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Formation Microsoft Office

Excel 2007

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Sommaire du cours
Vue d'ensemble : Une prsentation concrte Leon 1 : Ce qui a chang et pourquoi Leon 2 : Excel dans la pratique Leon 3 : Un nouveau format de fichier
Les deux premires leons comprennent une liste de tches suggres, ainsi qu'un test rapide.

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Vue d'ensemble : Une prsentation concrte

Excel 2007 a un nouveau look ! Vous y retrouverez les feuilles de calcul auxquelles vous tes habitu, quelques changements prs. En particulier, les menus et boutons de la partie suprieure de la fentre ont t remplacs par le ruban. Ce cours vous montre comment utiliser le ruban et souligne les autres modifications dans Excel qui vous aideront faire de meilleures feuilles de calcul, plus vite.
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Objectifs du cours
Comprendre la nouvelle interface d'Excel. Trouver les commandes les plus communes sur le ruban : Couper, Copier, Coller, Insrer des lignes dans la feuille, Insrer des colonnes dans la feuille et Somme. Enregistrer vos classeurs dans les nouveaux formats de fichiers Excel.

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Leon 1
Ce qui a chang et pourquoi

Ce qui a chang et pourquoi

Oui, beaucoup de choses ont chang dans Excel 2007. Ces changements sont particulirement visibles dans la partie suprieure de la fentre. Et ils en valent la Les commandes dont vous avez besoin sont maintenant peine !
plus particulirement visibles et accessibles dans un centre de commande appel le ruban.

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Que contient le ruban ?

Le ruban se compose d'onglets, de groupes et de commandes.

Les onglets Les onglets reprsentant les tches principales que vous effectuez dans Excel. Ils sont au nombre de sept, aligns le long de la partie suprieure de la fentre Excel. Les groupes Les groupes, affichs sous les onglets, sont des ensembles de commandes connexes. Les commandes Une commande est un bouton, un menu ou une zone o vous entrez des informations. Devenir un pro

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Que contient le ruban ?

Comment se mettre au travail sur le ruban ? Commenons au commencement.

Les principales commandes d'Excel sont regroupes sous le premier onglet, l'onglet Accueil.

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Que contient le ruban ?

Les groupes rassemblent toutes les commandes dont vous tes susceptibles d'avoir besoin pour un certain type de tche.

Tout au long de votre tche, les groupes restent l'cran, immdiatement accessibles ; les commandes ne sont plus masques dans les menus. la place, les commandes vitales sont visibles audessus de votre espace de travail.

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Davantage de commandes, uniquement quand vous en avez besoin

Les commandes du ruban sont celles que vous utilisez le plus.

Au lieu d'afficher chaque commande tout le temps, Excel 2007 affiche certaines commandes uniquement lorsque vous en avez besoin, en rponse l'action que vous faites. Par consquent, ne vous inquitez pas si toutes les commandes dont vous avez besoin en permanence n'apparaissent pas systmatiquement. Commencez votre tche, les commandes dont vous avez besoin seront alors disponibles. Devenir un pro

Des options supplmentaires, si vous en avez besoin

Parfois, une flche appele Lanceur de bote de dialogue, apparat dans le coin infrieur droit d'un groupe. Cela signifie que des options supplmentaires sont disponibles pour le groupe. Cliquez sur le lanceur de bote de dialogue , et vous verrez une bote de dialogue ou un volet Office. L'image en montre un exemple :
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Sous l'onglet Accueil, cliquez sur la flche dans le groupe Police. 2 La bote de dialogue Format de cellule s'ouvre, avec l'option exposant et d'autres, associes aux polices.
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Ajouter des commandes la barre d'outils

Utilisez-vous souvent des commandes qui ne sont pas aussi facilement accessibles que vous le souhaiteriez ? Vous pouvez facilement les ajouter la barre d'outils Accs rapide.
Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

Lisez l'animation pour apprendre ajouter, puis supprimer, un bouton dans la barre d'outils Accs rapide.

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Ajouter des commandes la barre d'outils

Utilisez-vous souvent des commandes qui ne sont pas aussi facilement accessibles que vous le souhaiteriez ? Vous pouvez facilement les ajouter la barre d'outils Accs rapide.
La barre d'outils Accs rapide se trouve au-dessus du ruban lorsque vous dmarrez Excel 2007 pour la premire fois. L, les commandes sont toujours visibles et accessibles.

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Que sont devenus mes raccourcis clavier prfrs ?

Si vous utilisez davantage le clavier que la souris, il devrait vous intresser de savoir que le ruban propose de nouveaux raccourcis.

Cette modification engendre deux avantages considrables par rapport aux versions prcdentes d'Excel : Chaque bouton est associ un raccourci dans le ruban. Des raccourcis qui ncessitent souvent moins de touches.
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Que sont devenus mes raccourcis clavier prfrs ?

Les nouveaux raccourcis ont galement un nouveau nom : les touches acclratrices. Appuyez sur ALT pour faire apparatre les touches acclratrices.
Voici par exemple comment utiliser des touches acclratrices pour centrer du texte : 1 Appuyez sur ALT pour faire apparatre les touches acclratrices.
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Appuyez sur L pour slectionner l'onglet Accueil. Appuyez sur A, puis sur C pour centrer le texte slectionn.
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Que sont devenus mes raccourcis clavier prfrs ?

Qu'est-il advenu des anciens raccourcis clavier ? Les anciens raccourcis clavier associs la touche CTRL sont encore actifs et vous pouvez les utiliser comme vous l'avez toujours fait. Par exemple, CTRL+C permet toujours de copier des lments dans le Presse-papiers et CTRL+V permet toujours de coller des lments partir du Presse-papiers.

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Nouvel affichage
Le ruban est loin d'tre la seule nouveaut d'Excel 2007. Le mode Mise en page en est une autre.

Si vous avez dj utilis le mode Page de Microsoft Office Word, vous serez ravi de voir Excel dot d'avantages similaires.

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Nouvel affichage
Pour voir le nouvel affichage, cliquez sur Mise en page de la barre d'outils Affichage .

Voici ce que vous dcouvrirez dans la feuille de calcul :

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En-ttes des colonnes. En-ttes des lignes. Rgles de marge.

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Nouvel affichage
En mode Mise en page, la page est borde de marges en haut, en bas et sur les cts de la feuille de calcul, et un peu d'espace bleu entre les feuilles de calcul. Des rgles sur les bords suprieur et latraux vous aident ajuster les marges.
Autres avantages du nouveau mode d'affichage : Vous n'avez pas besoin d'utiliser le mode Aperu avant impression pour rechercher les problmes avant l'impression. Il est plus facile que jamais d'ajouter des en-ttes et des pieds de page. Vous pouvez afficher diffrentes feuilles de calcul dans diffrentes vues. Devenir un pro

Utiliser diffrentes rsolutions d'cran

Tout ce qui a t dcrit jusqu' prsent s'applique si votre cran est rgl en haute rsolution et que la fentre Excel est agrandie. Si tel n'est pas le cas, les choses se prsentent diffremment. Quand et comment les choses se prsentent-elles diffremment ? basse rsolution. Si votre cran est dfini en basse rsolution, par exemple 800 x 600 pixels, quelques groupes du ruban n'afficheront que le nom du groupe, mais pas les commandes du groupe.

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Utiliser diffrentes rsolutions d'cran

Tout ce qui a t dcrit jusqu' prsent s'applique si votre cran est rgl en haute rsolution et que la fentre Excel est agrandie. Si tel n'est pas le cas, les choses se prsentent diffremment. Quand et comment les choses se prsentent-elles diffremment ? Lorsque la fentre Excel n'est pas agrandie. Certains groupes afficheront uniquement le nom du groupe. Avec les Tablet PC. Sur les PC dots des crans les plus petits, le ruban s'adapte pour afficher des versions rduites des onglets et des groupes.
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Exercices pratiques
1. Entrer du texte. 2. Rgler la largeur de la colonne. 3. Changer de vue du document. 4. Afficher ou masquer l'espace vide. 5. Ajouter un bouton la barre d'outils Accs rapide.

Exercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis)

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Test 1, question 1
Vous pouvez personnaliser Excel 2007 en ajoutant des commandes la barre d'outils Accs rapide. (une rponse possible) 1. Vrai. 2. Faux.

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Test 1, question 1 : Rponse

Vrai.

Vous pouvez ajouter les commandes auxquelles vous souhaitez pouvoir accder rapidement dans la barre d'outils Accs rapide.

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Test 1, question 2
Certaines commandes apparaissent uniquement lorsque vous en avez besoin. (une rponse possible) 1. Vrai. 2. Faux.

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Test 1, question 2 : Rponse

Vrai.

Au terme de la premire tape ou de la deuxime, vous verrez s'afficher un nouvel onglet, avec toutes les commandes dont vous avez besoin. Insrez, par exemple, un graphique ou un en-tte et un pied de page et d'autres commandes apparatront.

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Leon 2
Excel en pratique

Excel en pratique
La premire leon vous a permis de vous familiariser avec la nouvelle interface d'Excel 2007. Il est temps prsent de passer la pratique.
Supposons que vous ayez une demi-heure avant votre prochaine runion pour rviser et corriger une feuille de calcul que vous avez cre dans une version prcdente d'Excel. Pouvez-vous faire les choses lmentaires que vous devez faire dans Excel 2007, en 30 minutes ? Cette leon va vous montrer comment vous y prendre.
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Ouvrir un fichier
Commenons par le commencement. Vous voulez ouvrir un classeur existant, cr dans une version prcdente d'Excel.

Effectuez les actions suivantes :

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Cliquez sur le bouton Microsoft Office

Cliquez sur Ouvrir, puis slectionnez le classeur voulu. Notez galement que vous pouvez cliquer sur Options Excel, en bas du menu pour dfinir les options du programme.
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Insrer une colonne

Vous voulez prsent ajouter une colonne votre feuille de calcul pour identifier des catgories de produit. Vous voulez l'insrer entre deux colonnes de donnes existantes.
Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

Lisez l'animation pour dcouvrir le processus d'insertion d'une colonne dans la feuille de calcul.

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Insrer une colonne

Vous voulez prsent ajouter une colonne votre feuille de calcul pour identifier des catgories de produit. Elle devra s'insrer entre deux colonnes de donnes existantes, Quantit et Fournisseur. Votre feuille de calcul contient des lignes de produits commands auprs de divers fournisseurs et vous voulez que votre nouvelle colonne identifie les diffrents produits, par exemple les produits laitiers, les crales, les fruits et lgumes, etc.

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Insrer une colonne

Suivez la procdure suivante pour la colonne entre les colonnes Quantit et Fournisseur : 1. Cliquez dans la colonne Fournisseur. Ensuite, sous l'onglet Accueil , dans le groupe Cellules, cliquez sur la flche sur Insrer. 2. Dans le menu qui apparat, cliquez sur Insrer des colonnes dans la feuille. Une nouvelle colonne vide est insre, et vous entrez les nouvelles donnes dans la colonne. 3. Si vous devez ajuster la largeur de la colonne afin de l'adapter aux donnes, cliquez sur la flche en regard de Format dans le groupe Cellules, puis dans la liste qui s'affiche, cliquez sur Ajuster la largeur de colonne.

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Mettre en forme et modifier des donnes

Vous mettez en forme et modifiez les donnes l'aide de commandes rassembles dans des groupes sous l'onglet Accueil.

Par exemple, les titres de colonnes apparaissent plus clairement lorsqu'ils sont indiqus en gras. Pour ce faire, slectionnez la ligne qui contient les titres, puis sous l'onglet Accueil, dans le groupe Police, cliquez sur Gras.

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Mettre en forme et modifier des donnes

Tandis que les titres sont encore slectionns, vous dcidez de changer leur couleur et leur taille, pour les faire ressortir encore plus.

Dans le groupe Police, cliquez sur la flche Couleur de police. Vous dcouvrirez un choix de couleurs encore plus important. Vous pouvez galement tester diffrentes couleurs pour le titre en pointant sur la couleur de votre choix et en attendant le rsultat.
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Mettre en forme et modifier des donnes

Vous pouvez utiliser le groupe Police pour dfinir galement d'autres options de mise en forme et de modification. Pour augmenter la taille de la police, cliquez sur Augmenter la taille de police . Lorsque les titres sont slectionns, vous pouvez les centrer dans les cellules. Dans le groupe Alignement, cliquez sur Centrer . Enfin, vous dcidez de passer une commande supplmentaire de Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce. Slectionnez le nom du produit, puis dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier . Ensuite, dans la ligne du bas, et nouveau dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller .

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Entrer une formule

Avant de rendre votre rapport, vous devez additionner les chiffres de la colonne Quantit. C'est facile. Cliquez sur le bouton Somme .
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Placez le curseur dans la dernire cellule de la colonne Quantit, puis cliquez sur le bouton Somme sous l'onglet Accueil (dans le groupe dition). Appuyez sur ENTRE pour afficher le rsultat de la formule.

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Ajouter des en-ttes et des pieds de page

Comme touche finale, vous dcidez d'ajouter des en-ttes et des pieds de page la feuille de calcul. Cela permettra chacun d'y voir plus clair sur la nature de ces donnes.
Voici la procdure suivre : 1. Passez en mode Mise en page. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Affichage, puis cliquez sur Mode d'affichage Mise en page dans le groupe Affichages classeur. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton du milieu sur la barre d'outils Affichage au bas de la fentre.
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Ajouter des en-ttes et des pieds de page

Comme touche finale, vous dcidez d'ajouter des en-ttes et des pieds de page la feuille de calcul. Cela permettra chacun d'y voir plus clair sur la nature de ces donnes.
Voici la procdure suivre : 2. Cliquez dans la zone, en haut de la page, qui indique Cliquez ici pour ajouter un en-tte. 3. Ds que vous avez cliqu dans cette zone, les Outils des en-ttes et pieds de page et l'onglet Cration s'affichent dans le ruban.
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Imprimer
Il est temps d'imprimer le rapport. En mode Mise en page, vous pouvez effectuer des rglages et observer les modifications l'cran avant de lancer l'impression.
Procdure d'utilisation du mode Mise en page : 1. Cliquez sur l'onglet Mise en page. 2. Dans le groupe Mise en page, cliquez sur Orientation, puis slectionnez Portrait ou Paysage. En mode Mise en page, vous verrez l'orientation changer et comment les donnes sont reprsentes dans les deux situations.
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Imprimer
Il est temps d'imprimer le rapport. En mode Mise en page, vous pouvez effectuer des rglages et observer les modifications l'cran avant de lancer l'impression.
Procdure d'utilisation du mode Mise en page : 3. Toujours dans le groupe Mise en page, cliquez sur Taille pour choisir le format du papier. Vous constaterez le rsultat de vos choix mesure que vous les ferez. (Ce que vous voyez est ce que vous imprimez.)
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La fentre Nouveau classeur

La fentre Nouveau classeur constitue l'endroit rv pour dmarrer dans Excel.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Nouveau, la fentre Nouveau classeur s'ouvre. En haut de la fentre, vous pouvez slectionner soit un nouveau classeur vide, soit un modle.

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Exercices pratiques
1. Insrer une colonne. 2. Utiliser Somme automatique. 3. Ajouter un en-tte et un pied de page. 4. Apporter quelques touches finales. 5. Explorer des options d'impression.

Exercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis)

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Test 2, question 1
Pour insrer une nouvelle colonne, vous utilisez les commandes du groupe Cellules, sous l'onglet Accueil. (une rponse possible)

1. Vrai. 2. Faux.

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Test 2, question 1 : Rponse

Vrai.

Cliquez ensuite sur la flche en regard de Insrer, puis cliquez sur Insrer des colonnes dans la feuille.

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Test 2, question 2
O se trouve le bouton sur lequel vous cliquez pour trouver les commandes d'ouverture et de fermeture de vos fichiers ? (une rponse possible) 1. Sous le premier onglet. 2. Dans le coin suprieur gauche de la fentre. 3. Sous le ruban.

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Test 2, question 2 : Rponse

Dans le coin suprieur gauche de la fentre.

Cliquez sur le bouton Microsoft Office tout en rondeur dans le coin suprieur gauche.

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Test 2, question 3
En mode Mise en page, vous voulez ajouter un en-tte dans votre feuille de calcul, mais vous ne voyez pas les commandes ncessaires. Pour accder aux commandes, vous devez cliquer dans la zone qui indique Cliquez ici pour ajouter un en-tte . (une rponse possible) 1. Vrai. 2. Faux.

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Test 2, question 3 : Rponse

Vrai.

Ds que vous avez cliqu dans cette zone, les Outils des en-ttes et pieds de page et l'onglet Cration apparaissent sur le ruban. Ils contiennent les commandes qui vous permettent de travailler avec les en-ttes et les pieds de page.

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Leon 3
Nouveau format de fichier

Nouveau format de fichier

Excel propose un nouveau format de fichier. Vous pouvez toujours ouvrir et modifier dans Excel 2007 des classeurs crs dans des versions antrieures et partager vos fichiers avec des personnes qui ne disposent pas encore d'Excel 2007.

Le nouveau format de fichier, c'est une scurit renforce pour vos fichiers, des risques rduits d'altration de vos fichiers, des fichiers moins volumineux, et d'autres avantages.

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Utilisation de fichiers des versions prcdentes

Dans Excel 2007, vous pouvez ouvrir des fichiers crs dans les versions entre Excel 95 et Excel 2003.

Comment faire si vous tes la premire personne parmi vos collgues passer Excel 2007 ? Comment faire pour partager vos fichiers avec les services qui ne sont pas encore quips d'Excel 2007 ? Pas de panique. Vous pouvez changer et partager vos fichiers sans problme.
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Utilisation de fichiers des versions prcdentes

Voici comment procder :
Les fichiers conservent leur format d'origine jusqu' ce que vous en dcidiez autrement. Excel enregistrera un fichier ancien dans son format d'origine, sauf spcification contraire de votre part. Par exemple, si un fichier a t cr dans Excel 2003, Excel 2007 l'enregistre au format 2003 par dfaut. Les nouvelles fonctionnalits vous avertissent si vous enregistrez un fichier dans un format ancien. Lorsque vous enregistrez un fichier dans un format d'une version prcdente, et que les fonctionnalits 2007 que vous avez employes ne sont pas compatibles avec une version antrieure, un vrificateur de compatibilit vous en avertit.

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Utilisation de fichiers des versions prcdentes

Voici comment procder :
Il est toujours possible de commencer par copier les fichiers dans le format le plus rcent. Il suffit d'indiquer Excel que vous voulez un classeur Excel (*.xlsx). Cette copie du fichier contiendra toutes les fonctionnalits Excel 2007. Vous pouvez partager des documents entre versions diffrentes l'aide d'un convertisseur. Vos collgues quips d'Excel 2000 2003 peuvent ouvrir les fichiers 2007 en tlchargeant et en utilisant un convertisseur.

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Avantages du nouveau format

Le nouveau format est synonyme d'amlioration pour Excel.

Voici les principaux avantages : Nouvelles fonctionnalits Des fichiers plus srs Des risques d'altration rduits

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Avantages du nouveau format

Le nouveau format est synonyme d'amlioration pour Excel.

Voici les principaux avantages : Taille de fichier rduite Des donnes plus utiles

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Nouveaux formats de fichier, nouvelles options l'enregistrement

Lorsque vous enregistrez un fichier dans Excel 2007, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de fichier.

Classeur Excel (*.xlsx). Utilisez ce type si le fichier ne contient aucune macro ou code VBA. Classeur Excel prenant en charge les macros (*.xlsm). Utilisez ce type si le fichier contient des macros ou du code VBA. Modle Excel (*.xltx). Utilisez ce type si vous avez besoin d'un modle.
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Nouveaux formats de fichier, nouvelles options l'enregistrement

Lorsque vous enregistrez un fichier dans Excel 2007, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de fichier.

Modle Microsoft Office Excel prenant en charge les macros (*.xltm). Utilisez ce type si vous avez besoin d'un modle et que le classeur contient des macros ou du code VBA. Classeur binaire Excel (*.xlsb). Utilisez avec un classeur exceptionnellement volumineux.

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Nouveaux formats de fichier, nouvelles options l'enregistrement

Lorsque vous enregistrez un fichier dans Excel 2007, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de fichier.

Classeur Excel 97 - Excel 2003 (*.xls). Utilisez lorsque vous devez partager votre fichier avec quelqu'un ne disposant que d'une version antrieure d'Excel. Classeur Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilisez lorsque vous devez partager votre fichier avec quelqu'un utilisant Microsoft Excel 5.0.

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Test 3, question 1
Si vous enregistrez un fichier cr dans une version antrieure d'Excel en tant que fichier Excel 2007, celui-ci peut utiliser toutes les nouvelles fonctionnalits Excel. (une rponse possible) 1. Vrai. 2. Faux.

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Test 3, question 1 : Rponse

Vrai.

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Test 3, question 2
Pourquoi le format de fichier Excel 2007 a-t-il t chang en XML ? (une rponse possible)

1. De nouvelles fonctionnalits ont pu tre ajoutes dans Excel. 2. Les fichiers sont plus srs. 3. Moins de risque d'altration des fichiers. 4. Taille de fichier rduite. 5. Toutes les rponses ci-dessus.

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Test 3, question 2 : Rponse

Toutes les rponses ci-dessus.

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Test 3, question 3
Vous recevez un fichier Excel 2003, que vous ouvrez dans Excel 2007. Lorsque vous avez termin de l'utiliser dans 2007, le fichier sera automatiquement enregistr au format Excel 2007, sauf si vous modifiez l'option. (une rponse possible) 1. Vrai. 2. Faux.

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Test 3, question 3 : Rponse

Faux.

Si le fichier est au format Excel 2003, Excel 2007 l'enregistre au format 2003, sauf si vous choisissez un autre format.

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Aide-mmoire
Pour un rsum des tches dcrites dans ce cours, consultez l'aide-mmoire.

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UTILISATION DE CE MODLE
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