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Las adquisiciones son un proceso formal por el cual muchas organizaciones obtienen bienes y servicios. Las salidas del proceso de adquisiciones incluyen:
Contrato Plan de gestin de adquisiciones Enunciado del trabajo de las adquisiciones (SOW) Documentacin Solicitudes de cambio Lecciones aprendidas
Gestin de adquisiciones
Compaas privadas
Compaas publicas
en de
Ya que son fondos pblicos tienen que cumplir con leyes normas y regulaciones que rigen especficamente cada paso.
En la mayora de las compaas existe un departamento que maneja y controla las adquisiciones. Al cual se le denomina departamento de adquisiciones, compras, 3contratacin o legal.
Planificar la contratacin
Seleccin de vendedores
Adquisiciones
Para gestionar las compras o adquisiciones se requiere de conocimiento y entendimiento sobre el proceso de adquisiciones, negociacin y conocimiento legal. Cuando se planifica un proyecto se analiza el trabajo para determinar si todo se lograr con recursos internos o si se necesitan adquisiciones. Una vez tomada la decisin de adquirir un bien o servicio se procede a hacer el plan de gestin y crear una descripcin del trabajo a ser realizado por el proveedor (enunciado de trabajo)
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Adquisiciones
Solicitud de propuesta
Documentos
Invitacin a la licitacin
Solicitud de presupuesto
Gerente de adquisiciones
Tipo de contrato Proceso de adquisiciones Depto. de adquisiciones Revisar el alcance del trabajo
Adquisiciones
Los contratos requieren de formalidad Todos los requisitos de los productos y de la direccin de proyecto deben estar especficamente estipulados en el contrato.
Si no esta en el contrato, solo puede hacerse si se emite una orden de cambio formal al contrato. Si esta en el contrato, debe realizarse una orden de cambio formal que ser aprobada por ambas partes.
Los cambios deben presentarse y aprobarse por escrito. Los contratos son legalmente vinculantes, el proveedor no tiene ms opcin que cumplir con lo acordado en el contrato. Los contratos deben ayudar a disminuir los riesgos del proyecto. La mayora de los gobiernos respaldan todos los contratos incluidos dentro de su jurisdiccin proporcionando un sistema de tribunales para la solucin de controversias.
Adquisiciones
Contratacin centralizada
Contratacin descentralizada
El gerente de adquisiciones participa en muchos proyectos al mismo tiempo. Los procesos de las adquisiciones y el lenguaje de los contratos se estandarizan entre proyectos. El proyecto es solo uno de tantos lo cual puede llevar problemas de compromiso, accesibilidad y autoridad.
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Se contrata al gerente de adquisiciones para trabajar en el proyecto y le reporta al lder de proyecto. No hay departamento de adquisiciones. Hay poca estandarizacin en los procesos de adquisiciones.
Adquisiciones
Ejercicio:
Proceso de adquisiciones
Qu necesitas hacer antes de comenzar el proceso de adquisiciones? Son la cultura de la compaa y los sistemas existentes que puedes utilizar (servicios Incluyen procedimientos disponibles que puedes de adquisiciones, contratar) contratos, lecciones aprendidas, lista de Provee una comprensin proveedores del alcance del proyecto Proporciona comprensin de los riesgos descubiertos a la fecha Ayuda a determinar cuales y cuando se Debe crearse antes de necesitan las iniciar el proceso de adquisiciones adquisiciones a fin de usarse como comparativo Ayuda a garantizar que las adquisiciones cumplan con los costos de la lnea base
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Proceso de Adquisiciones
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Realizar un anlisis de hacer o comprar. Crear un plan de gestin de las adquisiciones. Crear un enunciado de trabajo para cada una de las adquisiciones. Seleccionar un tipo de contrato. Crear los documentos de las adquisiciones. Determinar los criterios de seleccin de la fuente.
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Proceso de Adquisiciones
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Una de las principales razones para comprar es disminuir riesgos hacia las restricciones del proyecto. Es mejor hacerlo si:
Tiene una planta o trabajadores ociosos. Quiere mantener el control El trabajo implica informacin o procedimientos de carcter propietario.
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Proceso de Adquisiciones
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Ejemplo:
Estas intentando decidir si arriendas o compras un artculo para tu proyecto. El costo de arrendamiento diario es $120. Para comprar el artculo, el costo de inversin es de $1000 y el costo diario es de $20. Cunto tiempo llevar para que el costo del arrendamiento sea el mismo que el costo de compra? $120 D = $1000 + $20 D $120 D 20 D = $1000 $100 D = $1000 D = 10
Respuesta:
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Proceso de Adquisiciones
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Es el trabajo por realizar en cada adquisicin. Debe ser claro, completo y conciso. Debe describir TODO el trabajo y actividades que el proveedor tiene que completar. Tipos de enunciado de trabajo de las adquisiciones:
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Proceso de Adquisiciones
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Proceso de Adquisiciones
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Precio fijo
Tiempo y materiales
Costos reembolsable s
Contrato de costos
Orden de compra
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Proceso de Adquisiciones
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Precio fijo
Contrato de precio fijo (FP).
Se utiliza para adquirir bienes o servicios con especificaciones o requisitos bien definidos, y cuando hay suficiente competencia para definir un precio fijo justo y razonable antes de que el trabajo comience. Es el tipo de contrato mas comn. Si los costos son mayores, el proveedor debe asumir los costos adicionales.
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Proceso de Adquisiciones
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Las ganancias (o incentivos financieros) se pueden ajustar en base al cumplimiento de los criterios de rendimiento especficos del proveedor tales como completar el trabajo mas rpido, en forma ms barata o mejor.
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Proceso de Adquisiciones
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El comprador paga un precio fijo (que incluye un honorario) ms una cantidad por cumplimiento de objetivos (un bono) que se basa en el rendimiento.
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Proceso de Adquisiciones
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Si hay preguntas sobre las condiciones econmicas futuras para contratos existentes para un periodo de varios aos, un comprador puede elegir un contrato de precio fijo con ajuste econmico de precio.
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Proceso de Adquisiciones
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Orden de compra
Es el tipo ms simple de contrato de precio fijo. Normalmente es unilateral. Se utiliza para la adquisicin de artculos simples.
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Proceso de Adquisiciones
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Proceso de Adquisiciones
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Proceso de Adquisiciones
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Proceso de Adquisiciones
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Este contrato requiere que el comprador pague por todos los costos ms un porcentaje del costo como un honorario
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Proceso de Adquisiciones
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Proceso de Adquisiciones
Ventajas y desventajas del contrato de precio fijo
Ventajas Desventajas
Representa menos trabajo de gestin Si el proveedor vala su trabajo por para el comprador. debajo de su valor real, puede intentar recuperar ganancias en ordenes de cambio. El proveedor tiene un fuerte incentivo El proveedor puede intentar dejar sin para controlar costos. concluir algo del enunciado del trabajo de las adquisiciones si comienzan a perder dinero. Las compaas tienen experiencia con Este tipo de contrato requiere de ms este tipo de contratos. trabajo para el comprador al escribir el enunciado del trabajo de las adquisiciones. El comprador conoce el precio total antes El precio fijo (FP) puede ser mas caro de que el trabajo comience que el costo reembolsable (CR) si el enunciado del trabajo de las adquisiciones esta incompleto y el 31 proveedor necesita aumentar el precio por el incremento en los riesgos.
Proceso de Adquisiciones
Ventajas y desventajas del contrato de tiempos y materiales
Ventajas Desventajas
Este tipo de rpidamente. contrato se crea Hay una ganancia para el proveedor en cada hora facturada.
Es una buena opcin para cuando estas Este tipo de contrato es apropiado contratando personas para aumentar tu nicamente para proyectos pequeos. personal.
Los contratos de tiempo y materiales requieren de mucha supervisin diaria por parte del comprador.
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Proceso de Adquisiciones
Ventajas y desventajas del contrato de costos reembolsables
Ventajas
Este tipo de contrato permite enunciado del trabajo de adquisiciones ms simple.
Desventajas
un Este tipo de contrato requiere la auditoria las de las facturas del proveedor.
Generalmente requiere menos trabajo El costo reembolsable CR requiere ms para definir el alcance para un contrato de trabajo de gestin para el comprador. costo reembolsable CR que para un contrato de precio fijo FP.
Este es, por lo general, un costo menor El proveedor solo tiene un incentivo que el precio fijo FP porque el proveedor moderado para controlar los costos. no tiene que aumentar tanto por los riesgos. El precio total es desconocido.
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Proceso de Adquisiciones
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Proceso de Adquisiciones
Clculos de incentivos
En este contrato el costo se estima a $210000 y el honorario a $25000. El proyecto esta terminado y el comprador ha acordado que los costos eran, de hecho, $200000. puesto que los costos del proveedor resultaron ms bajos que los costos estimados, el proveedor comparte el ahorro: 80% para el Costo objetivo $210,000 comprador y 20% para el proveedor. Calcula el honorario final y Honorario $ 25,000 el precio final. objetivo
Precio objetivo Proporcin dividida Costo real Honorario final $235,000 80 / 20 $200,000 210,000 - 200,000 = 10,000 10,000 * 20%= 2,000 25,000 + 2,000 = 27,000 200,000 + 27,000 = 227,000
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Precio final
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Proceso de Adquisiciones
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Los documentos de adquisiciones bien diseados pueden tener los siguientes efectos en el proyecto:
Comparacin ms fcil de las respuestas de los proveedores. Respuestas ms completas. Cotizaciones ms exactas. Disminucin en el nmero de cambios al proyecto.
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Proceso de Adquisiciones
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Acuerdo de equipo
Contrato estndar Disposiciones especiales Trminos y condiciones
Vinculo legal
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Proceso de Adquisiciones
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Conseguir a los proveedores los las documentos creados. adquisiciones: Responder las preguntas de los proveedores. Tenerles respuestas preparadas. Revisar las respuestas para seleccionar un proveedor
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