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Algunos Alcances Sobre Organizacin y Mtodos (O y M) y Construccin de los Manuales de Organizacin y Funciones y Procedimientos
Agenda
Organizacin y Mtodos
Racionalizacin Manual de Organizacin y Funciones: Partes, Elaboracin y Uso Manual de Procesos: Partes, Elaboracin y Uso
Organizacin y Mtodos
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el xito o hacia el fracaso. Ellos son su Organizacin y los Procedimientos Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.
Organizacin y Mtodos, es el rea de la Organizacin que se ocupa de analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los objetivos preestablecidos.
Del anlisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnolgicas disponibles, surgir una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerrquico e informativo de la empresa, entendiendo como: Eficacia: el grado de alcance de los objetivos Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su relacin con estos.
Analizar la Estructura. Estudiar la estructura jerrquica. Reordenar los niveles jerrquicos. Crear o suprimir rganos, secciones, departamentos, etc. Modificar la estructura de dependencia Fijar la red de interrelacin.
Analizar las Funciones Para asignar las funciones en cada caso es necesario que: La estructura jerrquica est definida. Los procedimientos administrativos estn normalizados. Estn asignadas las reas de responsabilidad.
Es un conjunto de tcnicas sistemticas que permiten establecer los tiempos de ejecucin de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organizacin. Mucho tienen que ver las metas de la Organizacin en cuanto a si est dispuesta o no a encarar un verdadero proyecto de Despapelizacin sobre una plataforma de Workflow, donde:
Los documentos viajan por la Red. Las tareas se direccionan automticamente en forma inteligente. Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automticas. Los tiempos del proceso disminuyen sustancialmente. Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.
Documento mediante el cual se representa de manera clara y especfica, la forma en la cual se ha definido la Estructura Organizativa de la empresa, segn las estrategias creadas.
Tambin conocer las diversas funciones que son inherentes al cargo que asuma.
Para representar la Organizacin actual, tal como se encuentra constituida la Organizacin o rea en particular en su momento actual. Para representar a la Organizacin, como resultado de un Proceso de cambio o reestructuracin Orgnico y Funcional.
Introduccin o Marco de Referencia 1. Objetivo del Manual 2. Alcance (reas que comprende) 3. Estructura Orgnica vigente (Organigrama actual) 4. Descripcin de Funciones:
Descripcin de Funciones
Nombre del Puesto Objetivo del Puesto Ubicacin del Puesto: a. Dependencia Lineal Ejercida b. Dependencia Lineal Recibida Perfil del Puesto (requisitos) Responsabilidades del puesto Funciones Normales Recurrentes (especficas)
Introduccin o Marco de Referencia 1. Objetivo del Manual 2. Alcance (rea(s) involucradas 3. Estructura Orgnica vigente (actual) 4. Anlisis de la Problemtica encontrada 5. Soluciones Planteadas: Sustentacin 6. Nueva Estructura Orgnica Planteada 7. Descripcin de Funciones:
7.1 Nombre del Area 7.2 Ubicacin 7.3 Objetivos del Area 7.4 Descripcin de Puestos:
EJEMPLO PRACTICO
INTRODUCCION.
Los constantes reclamos de Gerentes de Areas, referidas a falta de informacin para su gestin y toma de decisiones, as como los problemas encontrados en los sistemas de informacin y la necesidad bsica de modernizar la Plataforma Computacional de la empresa, hace impostergable, la revisin integral del rea de informtica en sus aspectos organizativos y en la realizacin de los diversos procesos que realiza. Por lo tanto se ha tomado la decisin de reestructurar Orgnica, Funcional y Procedimentalmente a dicha rea y a todo el personal que la conforma, encargndole a usted su realizacin, a partir de la fecha, dispondr de 45 das calendarios para cumplir con esta tarea.
Gerencia Gral.
Secretaria Sistemas Desarrollo Mantenimiento Produccin Digitacin Soporte Tcnico
Operacin
4. Anlisis de la Problemtica Encontrada. 4.1 Fallas en el diseo de las BDs existentes. 4.2 Los sistemas no se integran ni comparten datos. 4.3 Carencia de mecanismos de pruebas de SW antes de que se entreguen a produccin: Fallas detectadas tardamente. 4.4 Carencia de Planeamiento Estratgico de Sistemas 4.5 Carencia de Estndares para la construccin de SW. 4.6 Carencia de Procesos de seguimiento post implantacin. 4.7 Los mismos que se encargan de desarrollar el SW, se encargan de realizar las pruebas (Juez y Parte). 4.8 Carencia de mecanismos de verificacin de datos al ingresar datos al SW. 4.9 Estructura Orgnica actual es obsoleta y no permite implantar nuevas polticas. 4.10 Personal del rea se encuentra desactualizado y sin motivaciones.
OyM
FUNCIONALES
DIGITAC/VERIFIC
HW/SW
DESARROLLO
PERFORMANCE
CONTROL I/O
OPERACIONES
7. DESCRIPCION DE FUNCIONES
7.3 OBJETIVO DEL AREA. El Objetivo de esta rea, es definir las Estrategias, Planes y Programas del rea y crear e implementar los sistemas automatizados de informacin que coadyuven en alcanzar las metas organizacionales trazadas.
7.4.2 Ubicacin del Puesto: a. Dependencia Recibida: Depende directamente de la Gerencia General de la empresa. b. Dependencia Ejercida: Ejerce autoridad directa sobre las reas siguientes: b.1 Sub Gerencia de Sistemas b.2 Sub Gerencia de Pruebas b.3 Sub Gerencia de Produccin b.4 Sub Gerencia de Soporte Tcnico
7.3 Objetivo del Puesto. Definir las Estrategias, plan informtico de la empresa, acorde con las necesidades de la misma e implementar los SWs que la Organizacin requiera.
7.4.5 Responsabilidades del puesto: El puesto es responsable por el desarrollo integral del SW corporativo, de manera tal que sea optimo, eficaz y seguro para facilitar la toma de decisiones y que aproveche de la mejor forma los recursos de su rea. 7.4.6 Funciones Normales Recurrentes (especficas)
Manual de Procedimientos
3. Inventario de Procesos. 3.1 Proceso A 3.2 Proceso B 3.3 Proceso C . . . . 3.n Proceso N
4. Descripcin de Procesos
5. Diagrama de Procesos.
FIN CLASE 8