Libros de contabilidad en el Proceso Contable

Valiente P. Ramrez Huerta

Para qu sirve la contabilidad?

La CONTABILIDAD sirve para:

Mostrar la imagen fiel de la empresa. Rendir cuentas a los propietarios de lo ocurrido en el negocio. Brindar informacin para la toma de decisiones.

Facilitar informacin veraz a los terceros legtimamente interesados.

Responder a las exigencias establecidas por las normas tributarias (control y liquidacin de impuestos). Tener un valor probatorio en los procedimientos en los que la empresa se vea inmersa (judiciales y/o administrativos)

La confianza: base para los negocios

Quines usan la informacin contable?

Proceso Contable
Usuarios Internos

Estados Financieros

Usuarios Externos

El Directorio La Gerencia General Los dems Gerentes Responsables de las compras,

almacenes, ventas, produccin, personal, etc.

Los Inversionistas Los Bancos Los Proveedores Los Clientes Los Trabajadores La SUNAT

Proceso Contable Peridico Informacin

Valuacin compras de Bs. y Ss. Valuacin del flujo de bienes Valuacin retribucin del RR. HH. Valuacin ventas de Bs. y/o Ss. Situacin econmica y financiera Ingresos, gastos y resultados Valuacin del Patrimonio inicial Valuacin de todas las transacciones realizadas en el periodo Tabulacin movimiento de las cuentas Distribucin de los saldos de las cuentas

Variaciones patrimonio neto

Valuacin benef. Sociales de los RR. HH.

Valuacin del flujo de efectivo

Valuacin de bienes activo fijo

Valuacin de riesgos

Flujos de efectivo por actividades

Control y valuacin del patrimonio de un ente

Libros contables en el Proceso Contable

Registro de compras Registro de ventas Planilla electrnica Kardex o Bincard

Estados Financieros Estado de Situacin Financiera Estado de Resultados Estado de cambios en el patrimonio neto Estado de Flujos de efectivo

Libro de inventarios y balances

Libro diario

Libro Mayor

Hoja de trabajo de Balance

Hojas de clculo BB. SS.

Hoja estimacin de riesgos

Registro de Bs. del activo fijo

Libro de caja y bancos

Libros o Hojas de Clculo de contabilidad

Hoja de Trabajo

Libros de Contabilidad
Son el soporte material del proceso contable, en las cuales se traducen a lenguaje contable las variaciones de la estructura patrimonial generada por las transacciones que efectan los encargados de las organizaciones, registrando en unidades monetarias empleando la moneda funcional que generalmente es la moneda de cursa legal del pas donde se encuentra ubicada la empresa. Sus propsitos son evidenciar el reconocimiento, valuacin, registro, presentacin y revelacin de las variaciones del patrimonio de los entes. Los libros de contabilidad deben ser legalizados ante notario pblico antes de usarse para que los registros contenidos en ellos tengan valor legal. Excepto la planilla de electrnica

Clasificacin de libros y registros Contables

Obligatorios: Existe un dispositivo legal

Legal
Potestativos: a criterio de la empresa

Principales: fundamental para el proceso contable Tcnico

Auxiliares: Ayudan al proceso contable

Desde el punto de vista legal

Libro de inventarios y balances Libro caja Libro diario Libro diario simplificado Libro Mayor Registro de ventas Registro de compras Planilla de remuneraciones Inventario permanente valorizado (Kardex) (ingresos superan de 1500 UIT) Inventario permanente en unidades (Bincard) (ingresos son de 500 a 1500 UIT) Control de bienes del activo fijo Registro auxiliar de retenciones (slo agentes de retencin) Registro auxiliar de percepciones (slo agentes de percepcin) Libro de actas Registro de Huspedes (slo establecimientos de hospedaje)

O B L I G A T O R I O S

Potestativos
Libro bancos Cuenta corriente de clientes Cuenta corriente de proveedores Diario auxiliar Mayor auxiliar Caja chica

Desde del punto de vista tcnico

Principales
Libro de inventarios y balances Libro diario Libro Mayor
A U X I L I A R E S Libro caja Registro de ventas Registro de compras Planilla de remuneraciones Inventario permanente valorizado (Kardex) Inventario permanente en unidades (Bincard) Control de bienes del activo fijo Registro auxiliar de retenciones (slo agentes de retencin) Registro auxiliar de percepciones (slo agentes de percepcin) Libro de actas Libro bancos Cuenta corriente de clientes Cuenta corriente de proveedores Diario auxiliar Mayor auxiliar Caja chica Registro de Huspedes (slo establecimientos de hospedaje)

Normas referidas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios

10

MARCO LEGAL

Cdigo de Comercio (ao 1,902). Ley N 24680 y el DS N 019-89-EF: Ley

del Sistema Nacional de Contabilidad.

General

D. Ley. N 26002: Ley del Notariado. Ley 26887: Ley General de Sociedades. Resoluciones del Consejo Normativo de
Contabilidad.

Resoluciones de CONASEV, SBS, etc. Ley N 28951: Ley de actualizacin de la

Ley N 13253 de profesionalizacin del CPC y creacin de los Colegios de CP.

MARCO LEGAL

Art. 87 num.4: llevar los libros de acuerdo a lo

establecido en las normas pertinentes.

Art. 87 num.7: conservar los libros y registros,

llevados en sistema manual, mecanizado o electrnico, mientras el tributo no est prescrito y comunicar a la AT (15 das) su prdida, o destruccin por siniestro, asaltos y otros.

Cdigo Tributario

Art. 62 num. 16: La SUNAT mediante RS

establecer el procedimiento de autorizacin y sealar los requisitos, formas, condiciones y dems aspectos en que debern ser llevados, as como los plazos mximos para su registro.

Art. 175 num. 5: constituye infraccin el llevar

libros y registros con atraso.

MARCO LEGAL
Art. 21 inc. j) y art. 22 Inc. f) de la Ley y el art. 35 Inc. h) de su Reglamento: facultan a la SUNAT a establecer los requisitos, caractersticas, contenido, forma y condiciones en que deber ser llevados el Libro de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34 LlR, el Registro de Activos Fijos, el Registro de Costos, el Registro de Inventario Permanente en Unid. Fsicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado. Art. 10 num. 1 del Reglamento: faculta a la SUNAT a travs de una RS, a establecer otros requisitos del Registro de Consignaciones, Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras, cuya inobservancia no acarrear la prdida del crdito fiscal.

Impuesto A la Renta

IGV

MARCO LEGAL

Ley de MYPEs

Decreto Legislativo N 1086: Ley Mypes DS 007-2008-TR: TUO de la Ley Mype Definicin y caractersticas de las Mypes: nivel de ventas y nmero de trabajadores. Rgimen tributario de las Mypes Rgimen laboral de las Mypes: SIS, SPS. RER: lmites en ingresos netos, activos fijos, adquisiciones y personal. Cuota del 1.5%. 2 libros y una DDJJ anual. Rgimen General: 3 libros. DS 118-2008-EF: Modifica Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. Inventario valorizado de activos y pasivos a ser consignado en la DDJJ anual: RS DS 008-2008-TR: Reglamento de la Ley Mype

LEY DE MYPES

Nuevas obligaciones formales

Rgimen especial de Rgimen general renta (hasta 150 UITs) (hasta 150 UITs) Registro de Ventas Registro de Ventas Registro de Compras Registro de Compras Declaracin informativa Libro Diario - Formato anual de sus Simplificado inventarios Vigencia: a partir del 01 de Octubre 2008

NUEVAS OBLIGACIONES FORMALES POR NIVELES DE INGRESOS

NIVEL DE INGRESOS Ms de 1,500 UITs (mas de S/ 5520,00) De 500 a 1,500 UIT (de S/ 1750,001 a 5520,000) De 150 a 500 UIT (de S/ 525,001 a 1750,000) Hasta 150 UIT (hasta S/ 525,000)
T1 RG 8,000 (1%) T2 - RG 13,000 (2%) T3 - RG 33,000 (5%)

OBLIGACIONES FORMALES Contabilidad Completa Inventario Permanente Unidades fsicas Inventario Permanente Valorizado Registro de Costos Contabilidad Completa Inventario Perm. Unidades fsicas

Contabilidad Completa
Registro de Ventas Registro de Compras Libro Diario - formato Simplificado Registro de Ventas Registro de Compras DDJJ Informativa anual No llevan Contabilidad

T4 - RG
MICRO EMPRESAS 586,000 (92%)

Hasta S/ 525,000

RER - MICRO EMPRESAS 113,000 RUS - MICRO EMPRESAS 426,000

Hasta S/ 360,000

Fuente: Declaraciones Juradas de Impuesto a la Renta y del IGV del ao 2007 presentadas a la SUNAT.

RG = Rgimen General

RER = Rgimen Especial de Renta

RUS = Rgimen nico Simplificado

1 UIT = S/ 3,500

La Resolucin de Superintendencia N 2342006/SUNAT, modificada por la RS N 230-2007/SUNAT

ESTRUCTURA DE LA RS 234-2006/SUNAT

Se logr, con una sola norma, regular todos los aspectos formales y de informacin mnima con la estructura siguiente:

Capitulo I: Definiciones Capitulo II: Del procedimiento de autorizacin Capitulo III: De la forma que deben ser llevados Capitulo IV: De los plazos mximos de atraso Capitulo V: De la prdida o destruccin
Capitulo VI: De la Contabilidad Completa Capitulo VII: De la informacin mnima - Formatos Anexos, Tablas y Formatos

2007

2008
Postergado hasta el

2009

PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIN

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN

Legalizacin de libros y registros:

Sern

legalizados por los notarios o, a falta de stos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda. el domicilio fiscal del deudor tributario. Tratndose de las provincias de Lima y Callao, la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

Se legaliza en la provincia en la que se encuentre ubicado

Los

notarios o jueces colocarn una constancia en la primera hoja de los mismos y sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que debern estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN

Legalizacin de libros y registros:

En ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de

registros podr contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.

Los libros y registros debern ser legalizados antes de su

uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas .

Tratndose del libro de planillas (fsico), la legalizacin se

regir por lo dispuesto en el Decreto Supremo N 001-98TR y normas modificatorias.

El Libro Planilla Electrnico (PDT 601) se regir por lo

dispuesto en el DS 018-2007-TR y la RM 250-2007-TR.

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN

Legalizacin de segundo y siguientes libros y registros:

Tratndose

de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario del libro o registro anterior. se deber acreditar que se ha concluido el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro.

Tratndose de libros o registros llevados en forma manual,

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN

Legalizacin de segundo y siguientes libros y registros:

En

los casos de incautacin de libros o registros llevados en forma manual se deber presentar el documento en el que conste la referida diligencia por la autoridad competente. producirse la devolucin de los libros o registros incautados no podr realizarse en ellos anotacin alguna debiendo procederse a su cierre inmediato. de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deber presentar la comunicacin correspondiente.

De

Tratndose

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN

Empaste de los libros y registros:

Los libros y registros llevados en hojas sueltas o continuas

debern empastarse hasta por un ejercicio gravable.

El

empaste deber ser dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente.

Cuando Se

las hojas utilizadas sean menor a veinte (20), el empaste podr comprender dos (2) o ms ejercicios gravables. debern incluir las hojas que hayan sido anuladas. La anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible.

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN

Empaste de los libros y registros:

Las De

hojas sueltas o continuas no utilizadas, podrn emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. realizarse el empaste en varios tomos, cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde.

FORMAS DE LLEVADO

FORMAS DE LLEVADO

Los libros y registros debern:

Contar

con datos de cabecera: Denominacin, periodo RUC y apellidos y nombres o razn social. el registro de sus operaciones: en orden cronolgico, correlativo, de manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni seales de haber sido alteradas. contable hasta obtener el total general del perodo o ejercicio gravable, segn corresponda: VAN y VIENEN.

Contener

Totalizar sus importes por cada folio, columna o cuenta De no realizarse operaciones en un determinado perodo
o ejercicio gravable: SIN OPERACIONES.

FORMAS DE LLEVADO

Los libros y registros debern:

Ser llevados en moneda nacional y en castellano, salvo

las excepciones previstas por el CT.

Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificacin o

rectificacin que correspondan.

Contener folios originales, no admitindose la adhesin

de hojas o folios, salvo disposicin legal en contrario.

Tratndose del Libro de Inventarios y Balances, deber

ser firmado al cierre de cada perodo o ejercicio gravable, por el deudor tributario o su representante legal, as como por el CPC o CM responsables de su elaboracin.

FORMAS DE LLEVADO

Se deber utilizar el Plan Contable General Empresarial, a cuyo efecto se emplearn cuentas contables desagregadas a nivel de:

Dos

(2) dgitos como mnimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos hasta ciento cincuenta (150) UITs.
(4) dgitos como mnimo, para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos mayores a ciento cincuenta (150) UITs. utilizacin del PCGE no ser de aplicacin en aquellos casos en que se encuentren obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto.

Cuatro La

FORMAS DE LLEVADO

Modificacin de la denominacin o razn social:

Se deber comunicar a la SUNAT dicho cambio, conforme

lo establecido en la RS N 210-2004/SUNAT y normas modificatorias (Ley del RUC).

Pueden

optar por utilizar los libros y registros con la denominacin o razn social anterior hasta que se terminen, para lo cual debern consignar adicionalmente, mediante algn medio mecanizado, computarizado o un sello legible, la nueva denominacin o razn social, sin superponerse a la anterior. para lo cual debern acreditarse al notario haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas.

Tambin podrn optar por abrir nuevos libros y registros,

Prdida o destruccin de libros

PRDIDA O DESTRUCCIN DE LIBROS

Se deber:

Comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de

quince (15) das hbiles establecido en el CT.

La

comunicacin deber contener el detalle de los libros o registros, el perodo tributario y/o ejercicio al que corresponden stos, la fecha en que fueron legalizados, el nmero de legalizacin, adems de los apellidos y nombres del notario que efectu la legalizacin o el nmero del Juzgado en que se realiz la misma. deber adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada.

Se

PRDIDA O DESTRUCCIN DE LIBROS

Plazo para rehacer:

Los Si El

deudores tributarios tendrn un plazo de sesenta (60) das calendarios para rehacer los libros y registros. el deudor tributario requiere un plazo mayor para rehacer los libros y registros, la SUNAT otorgar la prrroga correspondiente, previa evaluacin. deudor tributario deber contar con la documentacin sustentatoria que acredite los hechos que originaron la prdida o destruccin. plazos se computarn a partir del da siguiente de ocurridos los hechos.

Los

Contabilidad completa

CONTABILIDAD COMPLETA

Los libros y registros que la integran son los siguientes:

Libro Caja y Bancos Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Registro de Compras Registro de Ventas e Ingresos
Adems, de acuerdo con las obligaciones de la LIR:

Libro de Retenciones incisos e) y f) del Artculo 34 de la LIR Registro de Activos Fijos Registro de Costos Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas Registro de Inventario Permanente Valorizado

Plazos mximos de atraso

PLAZOS MXIMOS DE ATRASO

Diez (10) das hbiles:

Tres (03) meses:

Libro de Ingresos y Gastos Libro de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34 de LIR Registro de Compras Registro de Consignaciones Registro de Huspedes Registro de Ventas e Ingresos Registro de Ventas e Ingresos Art. 26 RS 266-2004 Registro del Rgimen de Percepciones Registro del Rgimen de Retenciones Registro IVAP Registro Auxiliar de Adquisiciones

Libro Caja y Bancos

Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Diario formato simplificado Libro Mayor Registro de Activos Fijos Registro de Costos

Registro de Inventario permanente en Unidades Fsicas

Registro de Inventario permanente Valorizado

Formatos

FORMATOS: REQUISITOS MNIMOS

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Libro Caja y Bancos (2 Formatos) Libros de Ingresos y Gastos (2 Formatos) Libros de Inventarios y Balances (20 Formatos) Libros de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34 de LIR (1 Formato) Libros Diario (2 Formatos: General y Simplificado) Libro Mayor (1 Formato)

7.
8. 9.

Registro de Activos Fijos (4 Formatos)

Registro de Compras (1 Formato) Registro de Consignaciones (2 Formatos)

10. Registro de Costos (3 Formatos) 11. Registro de Huespedes 12. Registro de Inventario permanente en Unidades Fsicas (1 Formato) 13. Registro de Inventario permanente Valorizado (1 Formato)

FORMATOS: REQUISITOS MNIMOS

14. Registro de Ventas e Ingresos (1 Formato) 15. Registro de Ventas e Ingresos Art. 26 RS 266-2004 16. Registro del Rgimen de Percepciones 17. Registro del Rgimen de Retenciones 18. Registro IVAP 19. Registro Auxiliar de Adquisiciones Art. 8 RS 022-98 20. Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso a primer prrafo Art. 5 RS 021-99 21. Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso a primer prrafo Art. 5 RS 142-2001 22. Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso c primer prrafo Art. 5 RS 256-2004 23. Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso a primer prrafo Art. 5 RS 257-2004

24. Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso c primer prrafo Art. 5 RS 258-2004

25. Registro Auxiliar de Adquisiciones inciso a primer prrafo Art. 5 RS 259-2004