CAPITOLUL 1

Tur rapid al Microsoft Office Access 2003

In aceasta Era Informationala suntem inconjurati de munti de date. Pentru a folosi efectiv aceste date, informatiile trebuie stocate in asa fel incat sa poata fi regasite si interpretate cu flexibilitate si eficienta. Microsoft Office Access 2003 este un sistem de management al bazelor de date de varf pe care il poti folosi pentru toate nevoile tale de management al informatiei, de la o simpla lista de adrese pana la un sistem complex de management al stocurilor. El furnizeaza unelte nu numai pentru stocarea si regasirea datelor, dar si pentru crearea unor formulare, rapoarte si pagini interactive de date web folositoare. Tot ce ai nevoie sunt cunostinte de baza de Microsoft Windows si o directie de explorare pentru a construi baza de date de care ai nevoie. Acest capitol iti arata cum sa pornesti Microsoft Office Access 2003 si iti furnizeaza un tur al mediului Access. Daca esti deja un utilizator experimentat poti sa citesti rapid materialul din acest capitol si sa treci la capitolul 2 pentru o patrundere in puterea uneltei numite baza de date relationala.

Pornirea Access si deschiderea unei baze de date

Poti porni majoritatea programelor construite pentru mediul Windows in acelasi mod: prin executarea unui click pe butonul Start si plasand cursorul pe Programe in meniul de Start. In functie de cum ai instalat Access 2003, numele ar trebui sa apara ca un element separat in lista Programe (sau Toate Programele, daca folosesti Windows XP) ori ca unul din programele dim meniul Microsoft Office. Daca nu vezi Microsoft Acces in lista programe, alege Microsoft Office, si apoi apasa pe Microsoft Access 2003. Cand se deschide prima data, fereastra principala Access afiseaza un panou de sarcini Gata de Start, oferindu-ti sa alegi intre accesarea prin internet a Microsoft Office, deschiderea unui fisier baza de date existent sau crearea unui nou fisier asa cum se arata in figura 1-1. Panoul Deschide contine numele bazelor de date recent deschise (lista ta va fi diferita). Fereastra de deschidere Access este locul din care incepe sesiunea ta cu Access. Panoul de sarcini Gata de Start aratat in figura 1-1 apare automat cand Access porneste prima data sau cand alegi Fisier | Nou. Alte cateva panouri de sarcini sunt

disponibile pentru a te ajuta cu alte activitati. Pentru acum apasa butonul Inchide (semnul x din coltul din dreapta sus) pentru a inchide panoul de sarcini si a goli fereastra Access pentru un tur al acesteia.

Figura 1-1 Fereastra de deschidere Access cu panoul de sarcini Gata de Start

Turul ferestrei Access

Fereastra Access arata o bara de titlu, o bara de meniu si o bara de unelte comuna cu programele Windows. In plus pentru a afisa numele programului Microsoft Access bara de titlu contine butoane pe care le poti folosi pentru a manipula fereastra:

Buton de inchidere Bara de stare Control meniu Buton de minimizare Buton de maximizare

Butonul Inchide , inchide programul; 4

Butonul Maximizeaza apare numai cand fereastra este mai mica decat marimea maxima si mareste fereastra pentru a umple ecranul; Butonul Restabilire inlocuieste butonul Maximizare cand fereastra este maximizata si reface fereastra la marimea redusa anterioara; Butonul Minimizare reduce fereastra la o icoana pe bara de sarcini Windows; Icoana Control Meniu din extremitatea stanga a barei de titlu deschide un meniu cu comenzile care realizeaza aceleasi lucruri ca si celelalte butoane. Apasa icoana Control Meniu pentru a deschide meniul.

Cand fereastra este mai mica decat marimea maxima, poti sa o muti intr-o noua pozitie pe desktop tragand de bara ei de titlu. Deasemenea poti sa-i schimbi inaltimea si latimea tragand de marginile ei sau de instrumentul de redimensionare din coltul din dreapta jos unde vezi trei linii diagonale. Majoritatea comenzilor din meniu sunt afisate estompat si nedisponibile intr-o fereastra a unei baze de date goala. Meniul Fisier ofera optiuni de creare a unei noi baze de date sau de cautare a unui fisier specificat. Alte optiuni, ca optiunea Bara de Unelte din meniul View, te lasa sa croiesti spatiul de lucru al bazei de date. Toate optiunile meniului Ajutor sunt disponibile. Butoanele din bara de unelte ofera scurtaturi catre multe din cele mai folosite comenzi. Chiar daca un buton este afisat estompat poti sta cu sageata mouse-ului pe buton si vedea numele lui afisat sub buton intr-un ecran (numit ToolTip in versiunile anterioare de Access). Bara de unelte, ca si bara de meniu, prezinta diferite optiuni, depinzand de activitatea curenta.

Bara de stare, localizata in partea de jos a ferestrei Access, furnizeaza un comentariu actualizat in functie de sarcina ce se executa si de mediul de lucru Access. Partea din dreapta a barii de stare deasemenea arata casute care indica prezenta unui filtru si starea unor taste ca INSERARE, MAJUSCULE, DEFILARE si NUMERIC. Vei vedea unele din acestea cand vei incepe sa lucrezi cu o baza de date.

Deschiderea unei baze de date

Dace baza de date pe care vrei sa o deschizi este listata in panoul de sarcini Gata de Start care apare cand Access porneste, poti sa o deschizi simplu facand click pe numele fisierului. Daca cea pe care o vrei nu este in lista, fa click pe Mai Mult. Casuta de dialog Deschide apare asa cum este aratat in figura 1-2. (Lista ta de cataloage si fisiere va fi diferita.) Aceeasi casuta de dialog apare daca Access ruleaza

deja cand alegi Fisier | Deschidere sau faci click pe butonul Deschidere din bara de unelte. Panoul Grupuri din stanga contine cinci butoane, pe care poti face click pentru a deschide alte cataloage sau pentru a te intoarce la desktop-ul Windows.
-

Butonul de sus, Documentele Mele Recente, deschide noile cataloage recente care contin numele, marimea, tipul si data ultimei modificari pentru fiecare baza de date recent accesata. Cand faci click pe butonul Documentele Mele Recente numele catalogului recent apare in casuta. Butonul Desktop arata o lista a componentelor desktop-ului computerului pe care le poti muta, incluzand articole ca si Computerul Meu, Documentele Mele, Retea si Servicii Online. Butonul Documentele Mele (sau numele catalogului tau personal implicit) arata continutul acestui catalog. Aceasta este afisarea implicita in casuta de dialog Deschide. Butonul Computerul Meu afiseaza lista unitatilor de memorie, discurile floppy, discurile compact si alte sisteme de stocare a datelor. In Windows 2000, butonul Reteaua Mea afiseaza cataloagele si obiectele pe care le-ai salvat in cataloagele web. In Windows XP, vezi unitatile din retea in reteaua ta locala la fel de bine ca orice catalog web pe care l-ai setat.

Figura 1-2 Casuta de dialog Deschide

Smecheria este sa stii unde ai stocat baza ta de date. Daca folosesti alte aplicatii ca Word sau Excel, stii cum sa gasesti fisierul pe care il doresti cu casuta de dialog Deschide.