Lecia 1 Utilizarea aplicaiei Access

1.1 Concepte generale privind bazele de date

Intr-o explicaie simplist,o baz de date poate fi definit ca o colecie de informaii. De exemplu, cartea de telefon este o baz de date, la fel cum este i agenda cu numerele de telefon i catalogul cu fie de la bibliotec. In cazul bazei de date computerizate putem stoca date dar putem face multe alte lucruri. Deci o baz de date este un ansamblu de colecii de date cunoscute sub denumirea de tabel (pentru bazele de date relaionale) i obiect (pentru bazele de date orientate pe obiect). Lumea real conine diferite obiecte pe care le vom numi entiti. Aceste entiti au anumite proprieti, pe care le vom numi atributele entitilor, aceste atribute pot lua anumite valori. Astfel, informaia poate fi definit ca fiind format din: - entitate (obiectul informaiei) - atribut (proprietile entitii) - valoare (msura proprietii). De exemplu entitatea angajat este format din atributele nume, vrst, ani, vechime, care au anumite valori. Toate aceste date sunt organizate n tabele. O baz de date este format din mai multe tabele cu diferite legturi ntre ele. Pentru a defini o tabel avem nevoie de urmtoarele elemente: - domeniul de valori un ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit; - atributul o coloan dintr-o tabel caracterizat printr-un nume.Mai multe atribute pot lua valori din acelai domeniu. Pentru a defini o baz de date este nevoie de: - tabel un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizat printr-un nume. De exemplu o foaie de calcul Domeniul 1 Domeniul 2 din Excel poate fi considerat o tabel, unde M 12 pe prima linie sunt trecute domeniile ce F 45 aparin tabelei, iar apoi datele M 21 corespunztoare acestor domenii (domeniul 1 F 32 se refer la sexul unor persoane, domeniul 2 F 43 se refer la vrsta persoanelor respective). legturile dintre tabele. De exemplu s construim o tabel pentru entitatea Angajat.
-

Fiecare coloan reprezint un cmp

Fiecare rnd este o nregistrare

Intersecia unui rnd cu o coloan formeaz o celul

O baz de date este format din mai multe tabele cu diferite legturi. Tipurile de legturi dintre dou tabele pot fi: - legtura de tip unu la unu (1:1) unei nregistrri dintr-o tabel i corespunde o singur nregistrare n cealalt tabel; - legtura de tip unu la mai muli (1:M) unei nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel; - legtura de tip muli la muli (M:N) mai multor nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe nregistrri n cealalt tabel. Intr-o baz de date exist diferite legturi ntre tabele. Este foarte important de definit restriciile referitoare la legturile existente ntre tabele. Aceste restricii se refer la tergerea datelor, la introducerea datelor sau modificarea lor. Pentru tabele cu foarte multe date se recomand ierarhizarea datelor din tabel, pentru a putea fi regsite ct mai uor. De aceea se recomand construirea indecilor cu ajutorul crora putem regsi foarte uor datele dintr-o tabel ( de exmplu un index care s ordoneze datele din tabel n ordine cresctoare a anilor de vechime). Orice tabel trebuie s aib definit o cheie. Cheia unei tabele reprezint un ansamblu minim de atribute care identific o nregistrare dintr-o tabel. Cheia poate fi format dintr-un singur atribut (cheie simpl) sau din mai multe atribute (cheie compus). La un moment dat ntr-o tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea c pot identifica o nregistrare, aceste combinaii se numesc chei candidate. Dintre aceste chei candidate se alege o combinaie care se folosete efectiv i care se va numi cheie primar. Aceast cheie primar va identifica n mod unic o nregistrare din tabel. Dac ntr-o tabel un atribut sau ansamblu de atribute ia valori n acelai domeniu ca i cheia primar a unei tabele, atunci acest ansamblu de atribute se numete cheie extern.

1.2Primii pai n lucrul cu baze de date

Deschiderea i nchiderea unei aplicaii de baze de date

Pentru a deschide aplicaia de baze de date exist mai multe posibiliti: a). din meniul Start Programs Microsoft Access

b). dac pe ecran exist o pictogram sub care scrie Microsoft Access se poate porni aplicaia printr-un dublu clic pe aceast iconi.

Pentru a nchide aplicaia putem alege opiunea Exit din meniul File sau putem executa un clic pe butonul din dreapta sus a ferestrei.

Executm clic pe acest buton pentru a nchide aplicaia

Deschiderea unei baze de date existente Pentru a deschide o baz de date existent se poate alege una din urmtoarele posibiliti:
a) alegem din meniul File opiunea Open sau apsm pe pictograma

existent n bara de sub meniul File Access este deschis;

, dac aplicaia Microsoft

b) printr-un dublu clic pe numele bazei de date;

c) printr-un clic efectuat pe butonul Open, dup ce fiierul dorit a fost

selectat;
Aici alegem calea unde se afl baza de date

Numele bazei de date

d) baza de date se poate deschide i printr-un dublu clic pe fiierul dorit,

dac deschidem fereastra Explorer;

e) prin meniul Start n documentele recent create;

f) n partea de jos a meniului File, exist n ordinea folosirii ultimele

fiiere accesate. Printr-un clic pe cel dorit se efectueaz deschiderea lui.

Crearea unei baze de date nou

a) o baz de date nou, se poate crea cu ajutorul opiunii New din meniul

File, sau printr-un dublu clic pe simbolul

din bara de instrumente;

b) n fereastra Explorer executm clic dreapta n directorul n care vrem s

salvm baza de date i apoi alegem opiunea New Microsoft Access Application.

 Salvarea unei baze de date Pentru a salva un fiier Access, se apeleaz funcia Save din meniul File, sau se apas pictograma existent n bara de sub meniul File

Utilizarea funciei Help Dac ajutorul nu apare pe ecran el se poate activa prin apsarea tastei

Pe ecran va aprea un asistent, sub forma unei imagini animate. Printr-un clic al mouse-ului pe aceast imagine, ea va devini activ i vom avea acces la cmpul Type your question here, n care vom formula ntrebarea i apoi vom apsa butonul Search pentru a ncepe cutarea. Asistentul se mai poate activa i prin apsarea tastei F1. Pentru a nchide asistentul se va da clic dreapta pe imagine i se va alege opiunea Hide.

 Inchiderea unei baze de date Pentru a nchide o baz de date fr a nchide i aplicaia Access se poate proceda astfel: a) File Close

b) se apas butonul existent n colul din dreapta sus al bazei de date

Executam clic pe acest buton pentru a nchide baza de date Angajat

Schimbarea modului de vizualizare Microsoft Access ofer mult mai multe instrumente dect sunt prezente iniial.Adugarea sau tergerea barelor de instrumente se poate realiza prin deschiderea meniului View Toolbars. Toate barele active la un moment dat sunt marcate, pentru a dezactiva una dintre ele fiind suficient s apsm o singur dat pe numele ei. Nu se recomand folosirea unui numr prea mare de bare de instrumente deoarece se micoreaz spiul dedicat lucrului cu baza de date.