@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

CUPRINS
1. FORMATAREA CU STILURI PENTRU REDUCEREA EFORTURILOR.------------------------- 2 1.0. APLICAREA UNUI STIL PREDEFINIT. ------------------------------------------------------------ 2 1.2 MODIFICAREA DEFINI IEI UNUI STIL.----------------------------------------------------------- 3 1.3 CREAREA UNUI STIL PROPRIU PRIN EXEMPLE. ---------------------------------------------- 4 1.4 COPIEREA STILURILOR DIN ALTE REGISTRE DE CALCUL.------------------------------- 4 1.5 TERGERA UNUI STIL. -------------------------------------------------------------------------------- 5 2. ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR i SCRIEREA FORMULELOR CU CELULE CARE AU NUME. --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 2.1 ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR SAU DOMENIILOR CU AJUTORUL ------------- 6 CASETEI DE NUME. ----------------------------------------------------------------------------------------- 6 2.2 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG CREATE NAMES.------------------------------------- 7 2.3 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG DEFINE NAME. --------------------------------------- 8 2.4 SCRIEREA FORMULELOR CU CELULE CARE AU NUME.----------------------------------- 9 3. VALIDAREA DATELOR ------------------------------------------------------------------------------------ 9 3.1 CONFIGURAREA VALIDARII DATELOR. -------------------------------------------------------- 9 4. IMPORTUL UNUI fi ier TEXT.---------------------------------------------------------------------------- 11 5. TRIMTEREA DATELOR DIN ACCESS n FOAIA DE CALCUL.---------------------------------- 13 6. IMPORTUL DATELOR DIN PAGINI WEB. ------------------------------------------------------------ 13 7. SORTAREA DATELOR. ------------------------------------------------------------------------------------ 14 7.1 SORTAREA RAPID A UNEI LISTE DUP O SINGUR COLOAN . -------------------- 14 7.2 SORTAREA UNEI LISTE DUP DOU SAU TREI COLOANE. ----------------------------- 15 8. FILTRAREA DATELOR. ----------------------------------------------------------------------------------- 16 8.1 FILTRAREA UNEI LISTE DUPA UN SINGU CRITERIU. -------------------------------------- 16 8.2 FILTRAREA DUPA DOUA cmpURI DIFERITE.------------------------------------------------- 17 8.3 FILTRAREA DUPA DOUA CRITERII DIN ACELASI cmp.----------------------------------- 17 9. FUNC IILE SUMIF i COUNTIF.------------------------------------------------------------------------- 18 9.1 FUNC IA SUMIF. --------------------------------------------------------------------------------------- 18 9.1.1 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG PASTE FUNCTION PENTRU SCRIEREA------- 19 UNEI FORMULE SOUMIF. -------------------------------------------------------------------------------- 19 9.1.2 UTILIZAREA OP IUNII CONDITIONAL SUM WIZARD.----------------------------------- 21 9.2 FUNC IA COUNTIF. ----------------------------------------------------------------------------------- 23 10. FUNC IILE VLOOKUP i HLOOKUP.----------------------------------------------------------------- 24 11. FUNC IA PMT. --------------------------------------------------------------------------------------------- 27 12. GOAL SEEK. ------------------------------------------------------------------------------------------------- 28 12.1 C UTAREA RASPUNSULUI LA O INTREBARE SIMPL CU GOAL SEEK. ----------- 28 12.2 UTILIZAREA INSTRUMENTULUI GOAL SEEK PENTRU PROBLEME MAI----------- 31 COMPLEXE.--------------------------------------------------------------------------------------------------- 31 13. FUNC IILE UZUALE MIN i MAX.-------------------------------------------------------------------- 33 13.1 FUNC IA MIN. ----------------------------------------------------------------------------------------- 33 13.2 FUNC IA MAX. ---------------------------------------------------------------------------------------- 34 14.FUNC IA AVERAGE. -------------------------------------------------------------------------------------- 35 15. FUNC IA IF. ------------------------------------------------------------------------------------------------- 36 16. LUCRU n RETEA. PARTAJAREA fi ierELOR n RETEA. ---------------------------------------- 38 16.1. PARTAJAREA REGISTRULUI DE CALCUL CU ALTI UTILIZATORI. ------------------ 38 16.2. COMBINAREA REGISTRELOR DE CALCUL. ------------------------------------------------- 42 16.3. Anularea partaj rii unui registru de calcul ---------------------------------------------------------- 45 16.3. Salvarea unui registru de calcul cu protec ie la scriere (readonly) ----------------------------- 46

www.formare.ro

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

1. FORMATAREA CU STILURI PENTRU REDUCEREA EFORTURILOR.

1.0. APLICAREA UNUI STIL PREDEFINIT. Un stil este un pachet complet de formate care pot fi aplicate toate simultan. De exemplu un stil ar putea include un font ro u, aldin, Times New Roman, de dimensiune 12, centrat, un chenar gros verde i un font galben pentru celul , precum i format de num r Currency. Se poate crea un stil propriu incluznd orice formate de celule i nume dori i, dnd apoi un nume stilului i aplicndu-l celulelor aflate oriunde n foaia sau registrul de calcul. In felul acesta economisiti timp, pentru c toate formate incluse n stil vor fi aplicate dintr-o data; veti economisi timp i dac este nevoie s modificati un format inclus n stil, pentru ca nu trebuie dact s modificati defini ia stilului. Excel are patru stiluri predefinite: Comma(Virgula), Currency(Moneda), Normal(Normal) si Percent(Procentaj). Normal este cel prestabilit, aplicat tuturor celulelor pn n momentul n care dumneavoastr aplica i alt stil. Stilurile Currency, Percent i Comma sunt formate predefinite de numere care au butoane pe bara de instrumente Formatting pentru a fi mai u or accesibile (Figura 1.1).
Comma

Figura 1.1

Currency

Percent

Aplicarea unu stil predefinit se face n urm torul fel: 1.Selecta i celula sau zona de celule n care vre i s aplicati stilul. 2.In bara de instrumente Formatting, executa i clic pe butonul corespunzator silului predefinit pe care vre i s l aplicati. Stilurile devin mai u or de aplicat dac , prin personalizarea unei bare de instrumente, afi ati caseta de stil (Style box) Figura 1.2. Caseta de stil se afla n caseta de dialog Customize pentru bara de instrumente , pe pagina cu eticheata Commands, n categoria Format (n cazul nostru am creat o bara de instrumente personala pe care am numit-o Bara_stil). Figura 1.2

www.formare.ro

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

1.2 MODIFICAREA DEFINI IEI UNUI STIL. Aplicarea unui stil predefinit este simpl i rapid , dar s-ar putea s nu fie exact ceea ce

dori i. De exemplu, poate vre i ca stilul Comma s aplice un font rosu, sau poate dori i s face i o modificare cu stilul Normal, valabil pentru tot registrul de calcul. Pute i modifica defini ia unui stil, inclusiv a stilurilor predefinite i toate celulele din registrul de calcul n care este aplicat stilul se vor modifica automat, reflectand noua defini ie a stilului. Modificarea defini iei unui stil se face n urm torul fel: 1.Selecta i o celul n care este aplicat stilul. 2.In meniul Format executa i clic pe Style. Se va deschide caseta de dialog Style, ca n Figura 1.3 Figura 1.3

Formatele incluse in stil.

Dac una din casetele de validare este tears , stilul nu va mai avea efect asupra respectivei caracteristici de formatare a celulei. 3.Executa i clic pe butonul Modify. Se va deschide caseta de dialog Format cells, ca n Figura 1.4 Figura 1.4

www.formare.ro

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

4. In caseta de dialog Format Cells, Stabili i i modificati formatele care vre i s fie aplicate de stil. 5. Executa i clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Format Cells. 6. Executa i clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Style. 1.3 CREAREA UNUI STIL PROPRIU PRIN EXEMPLE. 1. Formatati o celul astfel n cat s fie albastr , cu font alb, aldin, Arial, de dimensiune 14 i subliniat cu o linie neagr dubl . 2.Selecta i celula formatata . 3.In meniul Format, executa i clic pe Style. 4.In caseta de dialog Style, introduce i un nume pentru noul stil n caseta Style name ca n Figura 1.5. Figura 1.5

5.Executa i clic pe OK (acum stilul este gata pentru a fi aplicat altor celule din registrul de calcul.). 1.4 COPIEREA STILURILOR DIN ALTE REGISTRE DE CALCUL. Copierea stilurilor din alte registre de calcul este util mai ales dac ave i mai multe stiluri proprii deja configurate ntr-unul dintre registrele de calcul. Pute i copia unul sau mai multe stiluri dintr-un registru de calcul n altul. Copierea unui stil dintr-un registru de calcul n altul are urm torii pa i: 1.Deschide i ambele registre de calcul. 2.Copia i o celul n care este aplicat stilul. 3. Lipi i celula n cel de-al doilea registru de calcul.

www.formare.ro

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Celula copiat

i lipit poart cu ea stilul sau, n cel de-al doilea registru de calcul, i numele

stilului, care este ad ugat listei de stiluri. Copia i mai multe stiluri dintr-un registru de calcul n altul: 1.Deschide i ambele registre de calcul. 2.In al doilea registru de calcul (cel n care vre i s copia i stilurile), deschide i meniul Format; apoi executa i clic pe Style. 3.In caseta de dialog Style, executa i clic pe butonul Merge. 4.In caseta de dialog Merge Style, executa i clic pe numel registrului de calcul care con ine stilurile, apoi executa i clic pe OK (aveti grija s nu ave i doua stiluri cu nume identice pentru a evita tergerea unuia dintre ele). 1.5 TERGERA UNUI STIL. 1.In meniul Format, executa i clic pe Style. 2.In caseta Style name, selecta i stilul pe care vre i sail terge i. 3.Executai clic pe Delete (n aceste moment tot ce este formatat cu stilul pe care l-a i ters revine automat lastilul Normal.

www.formare.ro

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

2. ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR i SCRIEREA FORMULELOR CU CELULE CARE AU NUME.

2.1 ATRIBUIREA DE NUME CELULELOR SAU DOMENIILOR CU AJUTORUL CASETEI DE NUME. Utilizarea castei Name este cel mai rapid mod de a denumi o celul sau un domeniu dac nu crea i dect un singur nume sau dac numele nu este deja o etichet sau un titlu de tabel din foaia de calcul. De exemplu, pe foaia mea de calcul, pentru lista numerelor de telefon voi denumi ntreg tabelul Contacte ca s pot s ajung u or la el de oriunde m-a afla n registrul de calcul. (Figura 2.1). Figura 2.1

Caseta de nume

Numele se atribuie n felul urm tor: 1.Selecta i celula sau domeniul pe care vre i s -l denumi i. 2.Executa i clic pe caseta de nume (vezi Figura 2.1) 3.Introduce i de la tastatur numele i apasati Enter.

www.formare.ro

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

2.2 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG CREATE NAMES. Caseta de dialog Create Names este cea mai rapid metod dac numele pe care vre i s le utiliza i exist deja n foaia de calcul ca etichete de linii sau coloane. De exemplu, n foaia de calcul cu lista mea de telefoane, voi denumi fiecare coloana din domeniul Contacte cu antetul coloanei. Caseta de dialog Create Names creeaza toate patru numele odata: 1.Selecta i domeniul pe care care vre i s -l denumi i, incluznd i anteturile aflate pe marginile de sus, din stnga, de jos sau din dreapta ale domeniului (ca n Figura 2.2). Figura 2.2

Aceste anteturi devin nume de domeniu

2. n meniul Insert, pozitionati-ca pe Name i executa i clic pe Create. 3. n caseta de dialog Create Name , marcati sau terge i casetele de validare dupa cum e cazul, astfel nct s fie marcate numai casetele de validare care trebuie (n acest exemplu, trebuie marcata numai caseta de validare Top Row). Vezi Figura 2.3. 4. Executa i clic pe OK.

www.formare.ro

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 2.3

2.3 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG DEFINE NAME. Caseta de dialog Define Name este un alt mod de a crea nume de celule i domenii. Este singurul mod n care se pot denumi formule sau valori constante. In loc s scrie i de dou sau mai multe ori sau chiar s copia i o formula lunga i complexa, pute i s scrieti o formula o singura data, s -i da i un nume i apoi s scrie i numele n locul formulei. Atribuirea numelui unei formule sau unei valori constatnte cu ajutorul casetei de dialog Define se face astfel: 1.In meniul Insert, pozi iona i-v pe Name i executa i clic pe Define. Se va deschide caseta de dialog Define Name. 2.In caseta Names n workbook, introduce i numele formulei, domeniului sau valorii constante. 3.In caseta Refers to, introduce i senmul = urmat de formula sau de valoare (Figura 2.4 prezinta o casta de dialog Define Name care denumeste o valoare constanta). Figura 2.4

Valoare Constanta .

4.Executa i clic pe OK. www.formare.ro 8

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

2.4 SCRIEREA FORMULELOR CU CELULE CARE AU NUME. Utilizarea numelor celulelor i domeniilor n formule este foarte simpla, datorita lor formulele devenind mai u or de citi i de inteles. Utilizarea numelor celulelor i domeniilor n formule: 1.Executa i clic pe celula n care vre i s fie afi at rezultatulformulei. 2.Introduce i de la tastatura formula, ncepnd cu un =. 3.Scrieti numele acolo unde vre i s -l inserati; n meniul Insert, pozi iona i-v pe Name, Executa i clic pe Paste i apoi executa i clic pe numele din lista. 4.nchideti formula ap snd pe Enter.

3. VALIDAREA DATELOR
Este foarte simplu de introdus date necorespunz toare, lipsite de orice valoare. Unele inadvertente pot fi prevenite configurnd validarea datelor, care afi eaz un mesaj de eroare cnd datele nu corespund standardelor pe care le-a i stabilit. 3.1 CONFIGURAREA VALIDARII DATELOR. 1.Selecta i celula sau domeniul n care vre i ca datele introduse s fie valide. 2.In meniul Data, executa i clic pe Validation. Se va deschide caseta de dialog Data Validation ca n Figura 3.1. 3.In pagina cu eticheta Settings, selecta i un tip de data n lista derulanta Allow. 4.In lista derulanta Data, selactati criteriul dorit de limitare a validarii datelor, cum ar fi between(ntre) sau greater that(mai mare dect). 5.In caseta afi at sub lista derulant Data, stabili i criterii ca Minimum i Maximum (asta n func ie de op iunile pe care le-a i f cut n liste Allow i Data.) pentru valorile admise ale datelor. 6.Dac vre i s fie obligatorie introducerea datelor ntr-o celul . terge i marcajul din caseta de validare Ignore blank. 7.In eticheta Input Message, introduce i un titlu i un mesaj care s fie afi ate cnd una din celulele validate este selectata. n Figura 3.2 este prezentat un marcaj care apare la introducerea datelor.

www.formare.ro

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 3.1

Figura 3.2

8.In eticheata Error alert, alege i o pictogram

i introduce i un titlu i un mesaj de eroare

care s apar cnd sunt introduse date care nu sunt valide (pentru a nu ap rea nici un mesaj i introducerea datelor nevalide s fie pur i simplu respins se debifeaza caseta de validare Show error alert after invalid data is entered). 9.Executa i clic pe OK.

www.formare.ro

10

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

4. IMPORTUL UNUI fi ier TEXT.

Dac ave i date ntr-un fi ier format text (fisiere cu extensie .txt) pute i importa datele din el utilizand urm toarea procedur : 1.Executa i clic pe Open n bara de intrumente standard din Excel. 2.In caseta Files of type, selecta i All files(*.*). 3.Executa i dublu clic pe numele fi ierului text. Va fi lansat Text Import Wizard (Vrajitorul pentru import de text) ca n Figura 4.1.

Figura 4.1

4.In pasul 1 din Text Imoprt Wizard, asigurati-va ca butonul pentru op iunea Delimited este selectata i apoi executa i clic pe Next. 5.In pasul 2, marcati caseta de dialog Tab. dac vedeti ca datele care apar n fereastra Data preview nu sunt separate n coloane clare, incercati s marcati alti delimitatori, pn cnd obtineti o separare buna n coloane. Apoi executa i clic pe Next. (Figura 4.2)

www.formare.ro

11

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 4.2

6.In pasul 3, pute i stabili o formatare preliminara a datelor. n fereastra Data preview , executa i clic pe titlul coloanei pe care vre i s-o formatati. dac ea con ine numere, mentineti formatarea General din sectiunea Column data format; dac insa coloana con ine date calendaristice, Selecta i op iunea Date i identic pentru fiecare tip de data.(Figura 4.3) 7.Exexutati clic pe Finish. Figura 4.3

www.formare.ro

12

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Cnd salva i registrul de calcul, pentru a nu relua preocedeul cu Text Import Wizard, trebuie salvat cu Save As (din meniul File) ca foaie de calcul, nu ca fi ier text.

5. TRIMTEREA DATELOR DIN ACCESS n FOAIA DE CALCUL.

Cea mai mare deosebire dintre o foaie Excel i un tabel Access const n faptul c Excel este proiectat s manevreze, s manipuleze, s calculeze i s prelucreze numerele, n timp ce Access este proiectat s stocheze i s extraga datele. Dac ave i un tabel Access n care vre i s face i calcule serioase, pute i s -l trimite i cu u urin ntr-o faie de calcul Excel, utiliznd urm toarea procedur : 1.Deschide i baza de date Access. 2.Executa i clic pe eticheta Tables i apoi pe numele tabelului pe care vre i s -l trimite i n Excel(dar nu deschide i tabelul). 3.Deschide i meniul Tools, pozitiona i-v pe Office Links i apoi executa i clic pe Analyze It With MS Excel. Excel va fi lansat( dac nu era deja lansat) i se va deschide un nou registru de calcul. Noul registru con ine o singur foaie i registrul poarta numele tabelului Access.

6. IMPORTUL DATELOR DIN PAGINI WEB.

Sunt cteva metode pe care le pute i folosi pentru a importa date din pagini web, f r a le mai scrie din nou de la tastatura. Cea mai simpl metod este s le copia i (Copy) i apoi s le lipi i (Paste) n foaia de calcul, dar acest metod v poate crea probleme de formatare. Alt metod este s salva i pagina din format web n format text, i apoi s-o importa i n Excel, dar i aici pot ap rea probleme (n momentul n care vre i s le salva i din web n text). Cea mai bun metod pentru a importa date din web n registru de calcul este : 1.Clic pe Data , pozitiona i-v pe Import External Data, dupa care executa i clic pe New Web Query i se va deschide o fereastra de dialog (ca n Figura 6.1) unde pute i scrie URL-ul de unde vre i importa i datele.

www.formare.ro

13

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 6.1

2.Executa i clic pe Import. 3.Selecta i locul pe foaia de calcul de unde vre i s nceap tabelul cu date importat sau ntr-o foaie de calcul nou .

7. SORTAREA DATELOR.
Dupa ce a i introdus sau importat foarte multe date ntr-un registru de calcul, este nevoie s le organiza i pentru ca ele s devin utile sau s capete un sens (o anumita ordine). Primul mijloc pe care l ave i la dispozi ie este sortarea lor. Sortarea se face dup una sau mai multe coloane. 7.1 SORTAREA RAPID A UNEI LISTE DUP O SINGUR COLOAN . 1. Executa i clic n coloana(cmpul) din tabel de pe care vre i s sorta i. In Figura 7.1 vom sorta datele dupa coloana Denumire produs(nu selecta i mai mult de o celul din coloana aleas ). 2. In bara de instrumente Standard, executa i clic pe un buton de sortare: - Pentru sortarea n ordine ascendenta(1-10 sau A-Z), executa i clic pe Sort Ascending - Pentru sortarea n ordine descendenta(10-1sauZ-A), executa i clic pe Sort Descending . .

www.formare.ro

14

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

7.2 SORTAREA UNEI LISTE DUP DOU SAU TREI COLOANE. 1.Executa i clic pe oricare din celulele tabelului. 2.In meniul Data, executa i clic pe Sort (se va deschide caseta de dialog Sort. Figura 7.2.) 3.In caseta Sort by, executa i clic pe s geata ndreptata n jos, apoi executa i clic pe cheia de sortare de cel mai nalt nivel. 4.Executa i clic pe butonul cu op iunea corespunz toare ordinii pe care o dori i. 5.In prima caseta Then by, alege i cheia de sortare de nivel doi. 6.In a doua caseta Then By, alege i cheia de sortare de nivel trei. 7.Executa i clic pe OK. Figura 7.2

Clic in coloana (o singura celula)

www.formare.ro

15

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar Figura 7.3

Tel/fax: 0248-262340

Prima cheie

A doua cheie

A treia cheie

Tabelul va fi sortat dupa cheile stabilite n caseta de dialog Sort.

8. FILTRAREA DATELOR.
Dac ave i un tabel mare de date i vre i s v concentra i asupra anumitor nregistr ri, sau linii din tabel, pute i filtra tabelul astfel nct s afi eze numai nregistr rile care v intereseaz le ascund nregistr ri i lipirea lor n alt foaie de calcul (sau n alt fi ier, cum ar fi un fi ier Word). is pe celelalte. Filtrarea poate fi utilizat , de asemenea, pentru extragerea anumitor

8.1 FILTRAREA UNEI LISTE DUPA UN SINGU CRITERIU. 1.Executa i clic pe oricare din celulele tabelului. 2.In meniul Data, pozitiona i-v pe Filter i apoi executa i clic pe AutoFilter. In partea de sus a fiec rei coloane din tabel, vor ap rea niste s ge i mici i gri. Fig. 8.1.

www.formare.ro

16

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 8.1

Sageti pentru filtrare.

3.Executa i clic pe s geata de filtrare a capului de tabel pentru care vre i s stabili i criteriul de filtrare. 4.Executa i clic pe criteriul dupa care vre i s se faca filtrarea. Criteriul pe care l-a i ales r mne vizibil, iar toate celelalte vor fi ascunse. S geata pentru filtrare este albastr , lucru care v ajut s v aminti i unde a i stabilit criterii de filtrare. 5.Dac vre i s renun a i la criteriile de filtrare f r s dezactivati AutoFilter, executa i clic pe s geat dezactiva i. 8.2 FILTRAREA DUPA DOUA cmpURI DIFERITE. 1.Executa i clic pe tabel. n meniul Data, pozi iona i-v pe Filter i apoi executa i clic pe AutoFilter. 2.Executa i clic pe s geata de filtrare din primul cmp i apoi executa i clic pe criteriul dorit. 3.Executa i clic pe s geata de filtrare din al doilea cmp i apoi pe criteriul dorit. 8.3 FILTRAREA DUPA DOUA CRITERII DIN ACELASI cmp. 1.Executa i clic n tabel, iar n meniul Data, pozi iona i-v pe Filter i apoi executa i clic pe AutoFilter. Dac AutoFilter este deja activat, asigura i-v c toate celelalte criterii AutoFilter au fost anulate. i apoi pe (All). Ca s renun a i la filtrare i s afi ati toate nregistr rile, pe Filter i apoi executa i clic pe AutoFilter ca s -l deschide i meniul Data, pozi iona i-v

www.formare.ro

17

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

2.Executa i clic pe s geata de filtrare i apoi clic pe (Custom). Se va deschide caseta de dialog Custom AutoFilter (ca n Figura 8.2). 3.In caseta din stnga-sus selecta i un operator de compara ie din list . 4.In caseta din dreapta sus, selecta i o valoare din cmp. 5.Executa i clic pe butonul de op iune And/Or. 6.In caseta din partea de jos (criteriul doi) selecta i un operator de compara ie i valoare de cmp (acum caseta de dialog Custom AutoFilter este configurat pentru a rula). Figura 8.2

7.Executa i clic pe OK. Un ccriteriu Or(Sau) afi eaza nregistr rile care satisfac cel pu in unul dintre criterii; se cite te arat -mi orice intrare care este x sau y. Un criteriu And( i) afi eaz nregistr rile care satisfac ambele criterii; se citeste arat -mi toate intr rile care sunt i x i y.

9. FUNC IILE SUMIF i COUNTIF.

9.1 FUNC IA SUMIF. In tabelul din Figura 9.1, vreau s aflu ct de mult s-a vndut din produsul Planetare. Ca s g sesc r spunsul utilizez func ia SUMIF, care nsumeaz valorile care satisfac criteriul meu. In acest caz, voi scrie o formul care nsumeaz valorile din coloana Total, corespunz toare valorii Planetare din coloana Produs. O formul SUMIF poate fi scris n dou moduri. Se poate folosi programul de completare Conditional Sum Wizard, care ne poate consuma mai mult timp (dar este mai eficient n cazul aplic rii mai multor criterii). Cealalt metod const n utilizarea instrumenului Formula Palette, care este mai u oar i mai rapid pentru cu un singur criteriu.

www.formare.ro

18

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 9.1

9.1.1 UTILIZAREA CASETEI DE DIALOG PASTE FUNCTION PENTRU SCRIEREA UNEI FORMULE SOUMIF. 1. Executa i clic pe celula n care vre i s introduce i formula. 2. Executa i clic pe butonul Paste Function Palette pentru SUMIF (vezi Figura 9.2). 4. In caseta Range, introduce i domeniul celulelor care con ine criteriul (n cazul nostru coloana Produs, pentru c ea con ine criteriul Planetare). 5. In caseta Criteria introduce i criteriul pentru care vre i s nsuma i valorile urm rite. - Dac acest criteriu este un ir de caractere, cum este Planetare, ave i grij s introduce i ghilmelele de o parte i de alta. - In loc s introduce i de la tastatur irul de caractere i ghilimelele, pute i s executa i clic pe celula care con ine nregistrarea Planetare. .

3. In categoria All sau Math & Trig, executa i clic pe SUMIF. Se va deschide Formula

www.formare.ro

19

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 9.2 Domeniul care contine citeriul.

Criteriul.

Domeniul cu valori care trebuiesc adunate.

6.In Caseta Sum_range introduce i domeniul de valori pe care vre i s le adunati (n acest exemplu, coloana E, introdusa sub forma E:E). Caseta de diaolg SUMIF ar trebui s arate completata ca cea din Figura 9.3. 7.Executa i clic pe OK. Figura 9.3

Formual SUMIF este gata afi and rezulatatul ca n Figura 9.4.

www.formare.ro

20

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 9.4

9.1.2 UTILIZAREA OP IUNII CONDITIONAL SUM WIZARD. 1.Executa i clic oriunde n tabel. 2.In meniul Tools, pozi iona i-v pe Wizard i executa i clic pe Conditional SUM. Program Conditional Sum Wizard va fi lansat (vezi Figura 9.5). Dac domeniul selectat nu este cel bun, modifica i-l introducnd de la tastatur noi referin e sau tr gnd cu mouse-ul peste domeniul din foaia de calcul. 3.Executa i clic pe Next. 4.In pasul 2 al vrajitorului, stabili i coloana de adunat (n acest caz Total) i criteriul . Pentru a stabili criteriul pentru acest exemplu selecta i Produs, selecta i = i apoi selecta i Planetare (vezi Figura 9.6).

www.formare.ro

21

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 9.5

Figura 9.6

5. Executa i clic pe Add Condition ca s ad uga i listei nc o condi ie pentru sum executa i clic pe Next.

i apoi

6. La pasul trei al vrajitorului pute i alege s afi ati numai suma, sau suma i o etichet ; apoi executa i clic pe Next. 7. La pasii 4 i 5 ai vrajitorului, pute i decide unde trebuie plasata eticheta i suma n foaia de calcul. Executa i clic pe caseta vrajitorului, executa i clic pe o celul din foaia de calcul i apoi executa i clic pe Next. 8. Cnd a i ajuns la ultimul pas executa i clic pe Finish.

www.formare.ro

22

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Rezultatul dat de vrajitor este identic cu cel dat de formula SUMIF. Singura diferen calculul sumei. 9.2 FUNC IA COUNTIF.

real

este c vr jitorul v permite s stabili i mai multe criterii de selectare a celulelor care vor intra n

Func ia COUNTIF num r valorile dintr-un domeniu care corespund unui anumit criteriu, cum ar fi: cte comenzi au existat (n exemplul nostru ) pentru Planetare. Func ia COUNTIF lucreaz cu finctia SUMIF, dar nu are o versiune de tip vrajitor (nici nu ar fi nevoie). Utilizarea func iei COUNTIF. 1.Executa i clic pe celula n care vre i s plasa i rezultatul. 2.Executa i clic pe butonul Paste Function de dialog COUNTIF (Figura 9.7) Figura 9.7 .

3.In categoria All sau Stastistical, executa i dublu clic pe COUNTIF. Se va deschide caseta

4. In caseta Range introduce i domeniul celulelor care trebuie cercetat (n cazul nostru am introdus coloana B). 5. In caseta Criteria introduce i criteriul de num rare a celulelor (n cazul nostru am executat clic pe celula B4, care are valoarea Planetare, pentru ca func ia s numere toate nregistr rile identice). 6. Executa i clic pe OK.

www.formare.ro

23

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

10. FUNC IILE VLOOKUP i HLOOKUP.

Uneori, este nevoie s c uta i o valoare n alt tabel. De exemplu, ntr-o factur e posibil s dori i ca Excel s caute rata impozitului aplicabil zonei de destina ie a transportului de marfa. Sau, e posibil s ave i nevoie de Excel s caute coduri de repere n func ie de denumirea reperelor. VLOOKUP este o func ie bun pentru c utarea unei valori n alt tabel (HLOOKUP fiind transpusa ei). Aceste dou func ii sunt destul de asem n toare, singura diferen fiind faptul c una dintre ele lucreaza n tabel pe verticala (VLOOKUP) iar cealalta pe orizontala (HLOOKUP). Vom explica func ia VLOOKUP si, pe cale de consecin , ve i intelege cum lucreaza i func ia HLOOKUP. Scrierea unei formule VLOOKUP: 1.Crea i un tabel de c utare care con ine valorile pe care vre i s le g siti (cum ar fi un tabel con innd codurile literale ale calificativelor la un test, pe care l vom folosi n acest exemplu). Tabelul trebuie s fie configurat astfel nct valorile c utate (n acest exemplu, mediile la test) s se afle n coloana cea mai din stnga (ca n figura 10.1) i s fie sortate n ordine cresc toare. Tabelul poate con ine mai multe coloane, atta timp ct valorile pe care le c uta i se afl n stnga. Ca s fie mai convenabil, pute i s denumi i tabelul i s v referi i la el n formul folosindu-i numele. 2.Executa i clic pe celula unde vre i s apar rezultatul. 3. Executa i clic pe butonul Paste Function Figura 10.1 .

4.In categoriile All sau Lookup & Reference, executa i dublu clic pe func ia VLOOKUP. www.formare.ro 24

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Se va deschide caseta de dialog VLOOKUP (Vezi Figura 10.2). Figura 10.2

Ce este cautat. Unde trebuie Coloana in care se afla valoarea corespondenta. Corespondenta cea mai apropiata sau exacta.

5. Executa i clic pe caseta Lookup_value i apoi pe celula care con ine valoarea pe care vre i s-o c uta i (n cazul nostru media la test). 6. Executa i clic pe caseta Table_array i trage i mouse-ul ca s selecta i tabelul de c utare (n Figura 10.1 cel ncercuit cu linia ntrerupt ). 7. In caseta Col_index_num introduce i de la tastatur num rul coloanei din tabelul de C utare, n care Excel trebuie s gaseasc o valoare corespondent . Considera i c tabelul are coloanele numerotate de la stnga la dreapta, ncepnd cu 1. In acest exemplu, valorile corespondente (codurile literale ale calificativelor) se va afla n coloana 2 din tabelul de c utare (tabelul din fig 10.1 incercuit cu linie intrerupta). 8. In caseta Range_lookup, decide i dac vre i s c uta i coresponden a cea mai apropiat sau una exact . Pentru cea mai apropiat coresponden , l sa i caseta goal . Pentru o coresponden exact introduce i cuvntul False (fals). In aceste exemplu, fiecare rezultat pe care l c uta i are cea mai apropiata coresponden . Deci, tabelul de c utare este sortat n ordine crescatoare i func ia VLOOKUP caut n coloan , de sus n jos, coresponden e pentru cea mai apropiat valoare. Pentru acest exemplu, caseta de dialog VLOOKUP ar trebui s arate ca n Figura 10.3.

www.formare.ro

25

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 10.3

9.Executa i clic pe OK. Func ia VLOOKUP caut rezultatul n tabelul de c utare (tabelul din fig 10.1 ncercuit cu linie ntrerupt ), g se te valoarea corespondent cea mai apropiat aflat n coloana a doua. 10. Pentru copierea formulei pe vertical , de-a lungul tabelului, pozitiona i indicatorul mouse-ului pe marcajul AutoFill i executa i dublu clic. Figura 10.4 i ntoarce codul literal

www.formare.ro

26

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

11. FUNC IA PMT.

Dac ave i de cumparat o casa, o ma in sau orice alt obiect care este destul de scump ca s necesite un mprumut, o informa ie cheie pe care vre i s-o ti i ar fi care este suma de bani care trebuie platit lunar pentru rambursarea mprumutului. Func ia PMT face acest lucru pentru dumneavostra cu rapiditate, dac i furniza i rata anual a dobnzii, num rul de pl i lunare i suma total de bani mprumuta i. (Figura 11.1 prezinta formula PMT -n bara de formule- completat cu valorile din celule corespunz toare din foaia de calcul). Dac folosti n formul , n loc de valori numerice, adrese de celule sau nume de celule, atunci pute i testa rezultatele date de formul modificnd pur i simplu valorile corespunz toare din foaia de calcul. Figura 11.1

www.formare.ro

27

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

12. GOAL SEEK.

Una din cele mai importante func ii ale calculatorului este s ne permit luarea deciziilor optime. Capacitatea de a calcula i de a sintetiza cantit i mari de date este un nceput bun. Dac ave i mai multe situatii posibile, sau scenarii, este bine s compara i rezultatele care se pot ob ine adoptnd diferite moduri de a ac iona, nainte de a v decide pentru unul dintre ele; instrumentul Scenario Manager din Excel care v poate ajuta s compara i diferite scenarii. dac lucra i la o problem i ti i la ce rezultat sau solu ie vre i s ajunge i, Excel v poate ajuta s v da i seama de ce ave i nevoie ca s ajunge i acolo; instrumentul Goal Seek rezolv problema invers; el descoper cu ce valori de intrare pute i ob ine un anumit rezultat. Excel a fost proiectat pentru efectuarea de calcule i deci, dac ti i ce valori de intrare are o ti i rezultatul pe care anumita func ie sau formul , Excel v va da un rezultat. Dar cum face i dac trebuie s -l ob ineti, dar nu ti i cu ce valori de intrare se poate ajunge la el. In acest capitol pute i afla cum s utiliza i Goal Seek pentru a rezolva probleme de matematic inverse: cunoa te i rezultatul i vre i ca Excel s v ajute s va dati seama care trebuie s fie valorile de intrare care s va conduca la acel rezultat. De exemplu pute i s utiliza i func ie PMT (prezentat la cap.11) ca s va dati seama cat veti avea de platit pentru un imprumut, cunoscand procentul dobanzii, num rul de rate i valoarea initiala a imprumutului; dar s presupunem ca vre i s ti i cat de mult pute i imprumuta ca s ave i ti i cum de platit o anumita suma de bani. Pentru raspunsul la aceasta intrebare, formula tebuie s Functioneze invers: ti i care trebuie s fie raspunsul (suma care trebuie platita) i vre i s pute i obtine acest raspuns (suma de bani imprumutata). 12.1 C UTAREA RASPUNSULUI LA O INTREBARE SIMPL CU GOAL SEEK. Ca s ilustrez utilizarea intrumentului Goal Seek pentru g sirea solu iei problemei puse n paragraful anterior, voi determina ce sum de bani pot lua cu mprumut dac pot s -mi permit s platesc 600 lei pe lun la un procent de dobanda de 7% i cu rate de plat lunare, ntinse pe o perioad de 5 ani (60 luni). Utilizarea intrumentului Goal Seek pentru determinarea sumei imprumutate. 1.Introduce i ntr-o foaie de calcul formula i valorile sale de intrare (argumentele), ca n Figura 12.1. 2.Completa i valorile de intrare care nu se vor modifica (n cazul de fa , procentul dobnzii i num rul de rate).

www.formare.ro

28

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 12.1

3.In meniul Tools, executa i clic pe Goal Seek. Va fi afi ata caseta de dialog Goal Seek, ca n figura 12.2. Celula curent activ este afi at n caseta Set cell; dac executa i clic pe o alt celul , aceasta va ap rea n caseta Set cell nainte de a fi lansat Goal Seek. Figura 12.2

4. Asigurati-va ca valoarea din caseta Set Cell este eviden iat ; dac nu, selecta i-o sau terge i-o, pentru c urmeaz s-o nlocui i n pasul urm tor.

www.formare.ro

29

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

5. In foaia de calcul, executa i clic pe o celul pentru care vre i s stabili i o valoare ( n cazul de fa celula E8, celula cu formula PMT, pentru c vreau s calculez o anumita valoare a sumei de pl tit). 6. Executa i clic pe caseta To value i introduce i valoarea la care vre i s ajungeti (n cazul de fa rata lunar pe care pot s mi-o permit, adic 600 lei). 7. Executa i clic n caseta By changing cell. 8. In foaia de calcul executa i clic pe celula care con ine valoarea de intrare pe care vre i ca Excel s o estimeze (n cazul de fata celula E6 care con ine suma de bani a mprumutului). 9.Executa i clic pe OK. Excel g se te un raspuns i modifica valoarea n foaia de calcul, ca n figura 12.3.

Figura 12.3

Dac vre i s p stra i datele noii foi de calcul, executa i clic pe OK; dac vre i s reveni i la valorile anterioare ale foii de calcul (n caz c vre i s rula i Goal Seek din nou cu alte numere), executa i clic pe Cancel.

www.formare.ro

30

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

12.2 UTILIZAREA INSTRUMENTULUI GOAL SEEK PENTRU PROBLEME MAI COMPLEXE. Desi Goal Seek nu poate modifica dect cte o variabil la un moment dat, l pute i totu i folosi pentru rezolvarea unor probleme care implic mult mai multe celule. In acest exemplu este vorba despre o problema cu un triunghi dreptunghic; cunosc lungimea catetei mai lungi (latura b) i tiu ct de lung vreau s fie ipotenuza (latura c). Vreu s aflu ct de lunga trebuie s fie cateta scurt a triunghiului (latura a) ca s obtin ipotenuza de care am nevoie. Pentru o abordare vizuala a problemei, consulta i figura 12.4. Utilizarea instrumentului pentru rezolvarea unei probleme complexe: 1. Introduce i n foaia de calcul valorile i formula. Celulele din colana Patratul lungimii sunt denumite Asq (pentru p tratul lui A), Bsq i Csq. Celulele din coloana lungimilor sunt denumite a_, b_, c_. Stiu cu ct este egal lungimea laturii b, a a c introduc aceasta lungime; apoi introduc i celelalte formule (figura 12.4). In Asq i Bsq sunt introduse formule care calculeaza p trate (a_*a_ i b_*b_); n celula Csq este introdusa formula triunghiului dreptunghic; n celula c_ este introdusa formula pentru lungimea ipotenuzei, adic radacina p trat din Csq. 2.Executa i clic pe celula c_(celula cu formula pentru lungimea ipotenuzei). 3.In meniul Tools, executa i clic pe Goal Seek. Se va deschide caseta de dialog Goal Seek, avand celula selectata n caseta Set cell. Figura 12.4

www.formare.ro

31

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

4. Introduce i 35 n caseta To value (lungimea pe care vreau s o aiba ipotenuza). 5. Executa i clic n caseta By changing cell; apoi executa i clic pe pe celula a (caseta a carei lungime doresc s o aflu). Caseta de dialog ar trebui s arate asem n tor cu cea din figura 12.5. 6. Executa i clic OK. Dac ve i privi cu aten ie, ve i observa cum numerele din foaia de calcul se modific rapid n timp ce Excel ncearc diferite valori i recalculeaza formulele la fiecare ncercare. Rezultatul dumneavoastr ar trebui s fie identic cu cel din figura 12.6 7. Dac vre i s p stra i noile valori, executa i clic pe OK. Figura 12.5

Figura 12.6

www.formare.ro

32

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

13. FUNC IILE UZUALE MIN i MAX.

13.1 FUNC IA MIN. Func ia MIN ntoarce cea mai mic valoare dintr-un domeniu de numere. Sigur c , dac domeniul dumneavoastr este format dintr-o singur coloan , pute i s afla i cea mai mica valoare i cu ajutorul sort rii sau filtr rii listei. Dac ns domeniul dumneavoastr este un tabel mare de numere, ca acela din figura 13.1, func ia MIN este util . Figura 13.1

Scrierea unei formule proprii cu func ia MIN: 1.Executa i clic pe celula n care vre i s plasa i formula. 2.Introduce i de la tastatur semnul = . 3.Introduce i de la tastatur min( . 4.Slectati n foaia de calcul celulele pentru care vre i s g siti valoarea minima (n acest exemplu B3:M20, adic toate numerele din tabel). 5.Introduce i de la tastatur semnul ) . 6.Apasa i pe Enter. Valoarea minim din tabel este 83, dac a i fi c utat-o singur ar fi durat ceva mai mult timp. Deoarece valoarea minima este rezultatul unei formule, ea continu s fie calculat automat, chiar dac modificati numerele din tabel.

www.formare.ro

33

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

13.2 FUNC IA MAX. Func ia MAX este opus func iei MIN i lucreaz exact la fel. Acesta func ie g se te valoarea cea mai mare dintru-un domeniu selectat pe celule. Pentru scrierea unei formule cu func ia MAX, pute i urma procedura din func ia MIN. Scrierea unei formule cu func ia MAX, prin inermediul casetei de dialog Paste Function: 1.Executa i clic pe celula n care vre i s introduce i formula. 2.Executa i clic pe butonul Paste Function .

Se va deschide caseta de dialog Paste Function. 3.Derula i lista de func ii din partea dreapta a casetei de dialog i executa i dublu clic pe func ia pe care o dori i (n cazul nostru func ia MAX). 4.Va ap rea caseta Formula Palette corespunz toare func iei alese.(figura 13.2) Figura 13.2

5.Evidentiati sau terge i orice valoare din caseta Number1 i introduce i domeniul corespunz tor ntregului tabel selectnd celulele prin tragerea mouse-ului. In exemplul nostru, domeniul de celule care con ine valorile(B3:M20) a fost numit comision (a a c atunci cnd am selectat domeniul, Excel a inserat numele domeniului ca n figura 13.3) Figura 13.3

6.Executa i clic pe OK. www.formare.ro 34

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Formula este gata, iar valoarea maxima a domeniului este afi ata n foaia de calcul (vezi figura 13.4). Figura 13.4

14.FUNC IA AVERAGE.
AVERAGE este o alt func ie foarte des folosit i foarte u or de utilizat (calculeaza media

valorilor dintr-un domeniu selectat). Este la fel ca i func iile MIN, MAX. Un lucru foarte important de stiut despre func ia AVERAGE este c rezultatul pe care l d este mai corect dect cea ce a i obtine adunnd celulele i imp r ind suma la num rul lor. Calculnd mediile adunnd celulele i mpar ind rezulatatul adun rii la num rul de celule, uneori ob inem rezultate gre ite din cauz c , dac una din celule nu avea nici o valoare n ea, metoda o folosea n calculul mediei ca i cum ar avea valoarea zero! Func ia AVERAGE adun ns celulele din domeniul selectat i apoi imparte suma la num rul valorilor excluznd din calcul toate celulele goale Figura 14.1. Scrierea unei formule cu func ia AVERAGE: 1.Executa i clic pe celula n care vre i s plasati formula. 2.Introduce i de la tastatura =AVERAGE( . 3.Selecta i n foaia de calcul celulele pentru care vre i s face i media. 4.Introduce i de la tastatura semnul ) . www.formare.ro 35

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

5.Apasati pe ENTER.

Figura 14.1

Iordache Daniel a sarit peste testul acesta

=(B11+C11+D11 +E11)/4 media rezultata este gresita

Formula AVERAGE da rezultatul bun.

15. FUNC IA IF.

Func ia IF este un alt mod de a determina valoarea unei celule pe baza unui criteriu pe care l-a i stabilit. Func ia IF lucreaz astfel: dac (IF) o anumita afirma ie este adevarat , atunci (THEN) ntoarce acest prim valoare, altfel (OTHERWISE) ntoarce aceast a doua valoare. Figura 15.1 prezinta mai multe exemple n care func ia IF este n actiune. Dupa cum pute i vedea n firgura 15.1, func iile IF pot fi mbricate (nested), sau combinate n interiorul altor func ii IF, ceea ce le face s fie i mai utile. De fapt, orice func ie poate fi imbricata n alta func ie, pn la 7 niveluri de adncime, cea ce v calculelor. Pentru Situatie, care este un calificativ dat dup medie, IF ac ioneaz n felul urm tor: Dac media < 5, atunci scrie elimina altfel scrie promovat sau, altfel spus: if <<condi ie>> then <<valoarea dac e indeplinita conditia>> else <<valoarea dac nu e indeplinita conditia>> permite o mare creativitate n efectuarea

www.formare.ro

36

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Pentru a apela Func ia IF facem clic n celula n care dorim rezultatul (G2), i apoi clic pe

alegem cu clic functia IF si apoi clic pe OK

aici se tasteaza conditia

aici se tasteaza valoarea pe care o returneaza functia daca e indeplinita conditia

aici se tasteaza valoarea pe care o returneaza functia daca nu e indeplinita conditia

www.formare.ro

37

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

16. LUCRU n RETEA. PARTAJAREA fi ierELOR n RETEA.

16.1. PARTAJAREA REGISTRULUI DE CALCUL CU ALTI UTILIZATORI. Un registru de calcul partajat cu mai mul i utilizatori ntro re ea poate s fie utilizat de mai multe persoane. Acest lucru este de mare ajutor dac mai mul i utilizatori au nevoie de acces la aceea i list de date comune. Dac registrul de calcul este partajat, nimeni nu trebuie s i a tepte rndul ca s deschid fi ierul i s fac modific ri n el. Dac un registru de calcul nu este partajat i altcineva la deschis deja, atunci cnd se ncearc deschiderea lui va fi afi at o caset de mesaj care v permite s alege i dac deschide i registrul de calcul n mod readonly (deschidere numai pentru citire) sau a tepta i s fi i anun a i printrun mesaj pe ecran n momentul n care registrul de calcul va fi nchis i va fi disponibil pentru dumneavoastr . Partajarea unui registru de calcul se face astfel: 1. n meniul Tools executa i click pe Share Workbook. Se va deschide caseta de dialog Share Workbook, din figura 16.1 Figura 16.1

2. n pagina cu eticheta Editing, executa i click pe caseta de validare Allow changes by than one user at the same time. 3. Executa i click pe Ok. Un mesaj v va spune c registrul de calcul va fi salvat i v ntreab dac vre i s continua i. www.formare.ro 38

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

4.Executa i click pe Ok. Registrul de calcul va fi acum partajat i cuvntul [Shared] va fi afi at n bara de titlu pentru a aduce aminte de acest lucru. Cnd lucra i ntrun registru de calcul partajat unele opera ii nu pot fi efectuate. n func ie de versiunea programului Excel, unele din opera iile din lista de mai jos s-ar putea s nu fie efectuate: tergerea foilor de calcul. Inserarea sau tergerea unor zone de celule. Combinarea unor celule ntruna singur . Crearea formatelor condi ionate. Crearea sau modificarea configur rilor de validare a datelor. Crearea sau modificarea diagramelor, imaginilor, obiectelor sau a hiperleg turilor. Desenarea obiectelor grafice cu bara de desenare Drawing. Crearea subtotalurilor automate. Gruparea datelor pentru afi are sau ascundere. Crearea sau modificarea tabelelor pivot. Orice opera ie care implic comenzi macro. Dac dorim s afl m cine utilizeaz un registru de calcul trebuie s execut m urm torii pa i: 1.n meniul Tools execut m click pe Share Workbook. 2.n pagina cu eticheta Editing, n lista Allow changes by than one user at the same time se g sesc utilizatori care au deschis acest document n momentul respectiv. 3.Executa ii click pe Ok sau pe Cancel pentru nchiderea casetei de dialog. Dac mai mul i utilizatori au f cut modific ri ntrun registru de calcul atunci, persoana care face salvarea decide care dintre modific ri s fie re inute. Pentru salvarea unui registru partajat se execut urm torii pa i: 1.Se execut click pe butonul Save din bara de instrumente. Sar putea s apar un mesaj care s v anun e c ceilal i utilizatori au f cut modific ri. Dac apare citi i-l i executa i click pe Ok pentru a-l nchide. Celule modificate au chenare colorate i un triunghi n col ul din stnga sus. Chenarele i triunghiurile vor disp rea dup ce modific rile vor fi acceptate sau respinse. 2.Pozi iona iv pe o celul modificat modific ri. i va fi afi at un comentariu cu informa ii despre

www.formare.ro

39

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 16.2

Dup ce eviden ia i celulele modificate, pute i trece n revist modific rile individual, pentru a accepta pe unele i a le respinge pe altele. Acceptarea sau respingerea modific rilor se face astfel: 1. n meniul Tools pozi iona iv pe Track changes; figura 16.3 apoi executa i click pe Accept or reject changes. n acest moment este posibil s vede i un mesaj care v anun c registrul va fi salvat; executa i click pe Ok ca s continua i. Apoi este posibil s vede i caseta de dialog Resolve Conflicts; va trebui s accepta i sau s respinge i modific rile aflate n conflict. Dup aceasta se va deschide caseta de dialog de unde pute i accepta sau respinge modific rile (figura 16.4). Figura 16.3

www.formare.ro

40

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Figura 16.4

2.n caseta de dialog Select Changes to Accept or Reject executa i click pe casetele de validare When; Who or Where i selecta i variantele alternative din listele derulante pentru limitarea modific rilor pe care dori i s le vede i. 3.Executa i click pe Ok. Dac exist modific ri n cadrul limitelor pe care le-a i stabilit, va fi afi at o caseta de dialog Accept or Reject Changes din figura 16.5. Figura 16.5

2.Pentru acceptarea sau respingerea modific rilor fie individual, fie n mas executa i click pe butoanele corespunz toare din caseta de dialog. Dup ce toate modific rile au fost trecute n revist , caseta de dialog se va nchide singur . Cnd salva i un registru de calcul care con ine modific ri aflate n conflict, pute i rezolva conflictele prin acceptarea lor n caseta de dialog Resolve Conflicts (fig.16.6). Dac atunci cnd salva i un registru se deschide caseta de dialog Resolve Conflicts, se alege una din situa iile: se execut click pe butonul Accept Mine dac se dore te re inerea modific ri f cute de c tre dumneavoastr se execut click pe butonul Accept Other dac se dore te re inerea modific ri f cute de c tre altcineva www.formare.ro 41

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

se execut click pe butonul Accept All Mines dac se dore te re inerea tuturor modific rilor f cute de c tre dumneavoastr , f r a le mai trece n revist . se execut click pe butonul Accept All Others dac se dore te re inerea tuturor modific rilor f cute de c tre altcineva, f r a le mai trece n revist . se execut click pe butonul Cancel, dac dori i s amna i pe mai trziu rezolvarea conflictelor. Caseta de dialog Resolve Conflicts se nchide singur cnd a i terminat. Fig.16.6

16.2. COMBINAREA REGISTRELOR DE CALCUL. n cazul n care se lucreaz n echip putem trimite celorlal i utilizatori copii identice ale unui registru de calcul i fiecare utilizator poate s fac propriile sale modific ri sau ad ug ri i apoi se pot combina toate copiile napoi ntrun sigur registru de calcul. Exist anumite cerin e pe care trebuie s le ndeplineasc registrele de calcul pentru a putea fi combinate: Registru de calcul original trebuie s fie partajat nainte de a face copii dup el. n registrul de calcul original, trebuie s stabili i un num r de zile pentru urm rirea istoricului modific rilor.( n caseta de dialog Share Workbook, pagina cu eticheta Advanced ). Perioada prestabilit n Excel pentru urm rirea istoricului modific rilor este de 30 de zile.

www.formare.ro

42

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

Copiile registrelor de calcul trebuie s fie combinate nainte de expirarea perioadei de urm rire a istoricului. Pute i s combina i ntre ele doar copii ale registrului de calcul original. Copiile registrului de calcul trebuie s aib nume de fi ier diferite. Combinarea copiilor unui registru de calcul se poate face astfel : 1. 2. Se deschide copia registrului de calcul partajat care va deveni registru de calcul principal. n meniul Tools executa i click pe Compare and Merge Workbooks.

Dac registrul de calcul pentru combinare are vreo modificare nesalvat ve i vedea un mesaj care v cere s salva i registrul de calcul. Executa i click pe Ok. Se va deschide caseta de dialog Select Files to Merge Into Current Workbook (seam n cu caseta de dialog Open cu care sunte i deja familiarizat).

www.formare.ro

43

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

3. 4. 5.

n caseta de dialog Select Files to Merge Into Current Workbook executa i click pe numele Executa i click pe Ok. Repeta i pa ii 24 pentru fiecare copie pe care dori i s o combina i cu registrul de calcul

copiei partajate pe care dori i s o combina i cu registrul de calcul principal.

partajat principal. n registrul de calcul partajat principal, modific rile i conflictele sunt afi ate cu chenare colorate i cu indicatori pentru celulele modificate. Dup cum a i observat Excel are o perioad de urm rire a modific rilor. De exemplu dac o celul a fost modificat de mai multe ori, fiecare modificare este re inut . Pute i tip ri un istoric al modific rilor astfel: 1. 2. 3. 4. n meniul Tools se alege Track changes, iar apoi se execut click pe Highlight Changes. terge i marcajul casetelor de validare When, Who, Where. Executa i click pe caseta de validare List changes on a new sheet. Executa i click pe Ok.

Va fi creat o foaie de calcul nou care are butoane AutoFilter, a a c pute i filtra nainte de tip rirea istoricului. Aceast foaie de calcul este prezent n figura de mai jos.

www.formare.ro

44

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

16.3. Anularea partaj rii unui registru de calcul n unele cazuri nu mai este nevoie de partajarea unui registru de calcul, spre exemplu cnd este nevoie de un tabel pivot sau diagrame de prezentare. Din cauz c nu pute i face aceste lucruri ntr un registru de calcul partajat, este nevoie s anula i partajarea registrului de calcul. Aceasta se face astfel: 1. 2. 3. n meniul Tools executa i click pe Share Workbook. n pagina cu eticheta Editing, terge i marcajul casetei de validare Allow changes by more Dac sunte i sigur c dori i s anula i partajarea registrului de calcul, executa i click pe Yes.

than one user ; apoi executa i click pe Ok i va ap rea un mesaj de confirmare. Dac nu se dore te acest lucru se efectueaz click pe butonul No. Din acest moment registrul de calcul este disponibil pentru un singur utilizator. Dac ave i n registrul de calcul o foaie cu istoricul modific rilor aceasta va fi eliminat .

www.formare.ro

45

@2003 SC INTERCONSULT 2001 SRL Suport curs EXCEL Intermediar

Tel/fax: 0248-262340

16.3. Salvarea unui registru de calcul cu protec ie la scriere (readonly) Opera ia opus partaj rii unui registru de calcul este salvarea sa cu protec ie la scriere, astfel nct ceilal i utilizatori s nu poat dect s citeasc registrul de calcul, dar s nu poat f cute asupra registrului (dect ntrun fi ier cu alt nume). Dac a i deschis un registru de calcul care nu este partajat, oricine altcineva care ncearc s l deschid nu o poate face dect n modul readonly. Pute i permanentiza configurarea registrului de calcul ca readonly, pentru a le aminti celorlal i s nu l modifice chiar i atunci cnd dumneavoastr nu l utiliza i. Dac registrul de calcul nu este utilizat de c tre dumneavoastr , atunci cnd l deschide altcineva, mesajul pentru readonly are rolul de memento (dac cineva execut click pe No n mesajul Open as readonly registrul de calcul se deschide n mod normal i pot face modific ri asupra lui). Salvarea unui registru cu protec ie la scriere se face astfel: 1. 2. 3. 4. 5. n meniul File se execut click pe Save As. n caseta de dialog Save As se execut click pe butonul Options. n caseta de validare Save Options se execut click pe caseta de validare Read-only salva modific rile

recommended, apoi se execut click pe Ok. n caseta de dialog Save As se execut click pe Save. Va fi afi at un mesaj care v ntreab Executa i click pe Yes. dac dori i s nlocui i fi ierul existent cu cel vechi. De acum ceilal i utilizatori nu vor putea dect s deschid fi ierul i s i citeasc con inutul.

www.formare.ro

46