Page 1 of 29

1.6 INSTRUMENTE DE SINTETIZARE A INFORMAIEI I DE ASISTARE A DECIZIEI

Procesorul de tabele Excel, alturi de facilitile cunoscute de calcul tabelar, de generare de grafice i de exploatare a bazelor de date, posed mai multe tehnici de prelucrare a datelor prin care informaia poate fi agregat, centralizat, regrupat, simulat sau optimizat. Aceste faciliti sunt cunoscute sub numele de instrumente de sintetizare a informaiei i de asistare a deciziei i regrupeaz: instrumente de sintetizare (tabelele de ipoteze, tabele pivot, subtotalizri, consolidri), instrumente de simulare i optimizare (scenariile, tehnica valorii scop i solver-ul) i instrumente de previziune (funciile Trend i Forecast, previziuni prin grafice).

1.6.1 Instrumente de sintetizare a informaiei

Procesorul de tabele Excel ofer tehnici i faciliti avansate de regrupare i centralizare a datelor coninute n tabele, obinndu-se n urma prelucrrii, noi informaii agregate i sintetizate.

1.6.1.1 Tabelele de ipoteze permit obinerea mai multor rezultate prin calcule
aplicabile mai multor serii de valori, dispuse monodimensional sau bidimensional. Astfel, prin aplicarea unei singure formule unor serii de valori dispuse pe linie sau pe coloan se poate obine un numr mare de rezultate care sintetizeaz prin regrupare informaiile dintr-un tablou sau o baz de date. De fapt, tabelele de ipoteze permit crearea de rapoarte de sintez pentru bazele de date. O tabel de ipoteze se compune din urmtoarele elemente: una sau 2 celule de intrare; una sau mai multe formule care vizeaz celulele de intrare; un cmp special numit cmp de ipoteze cu una sau 2 dimensiuni n care prima coloan sau linie conine valori asupra crora se aplic efectiv formulele.

Page 2 of 29 Atunci cnd mai muli parametrii particip la elaborarea unui rezultat, cmpurile tabelelor de ipoteze permit evaluarea importanei relative a fiecrui parametru (doi sau mai muli parametrii concur la rezultatul sintetizrii). Procedura de sintetizare a informaiei prin tabelele de ipoteze se declaneaz prin execuia comenzii Data Table.
C m pd ec r i t e r i iB 1 7 : B 1 8

F o r m u l : = D S U M ( A 1 : F 1 4 ; S a l a r i i ; B 1 7 : B 1 8 ) Z o n u n d es ea f i e a z r e z u l t a t e l e nu r m a a t aT a b l e c o m e n z i iD

T a b e l ad ei p o t e z eB 2 0 : C 2 5

Fig. 1.122 Tabel de ipoteze cu osingura variabil Tabela de ipoteze cu o singur variabil sau studiul variaiei unui singur parametru. O tabela de ipoteze cu o singur variabil permite exploatarea rezultatului uneia sau a mai multor formule, urmrind diferite valori luate de un parametru. Tabela de ipoteze este compus din: - - o celul de intrare, situat oriunde n foaia de calcul (dar mai puin n cmpul de ipoteze), definit i referit de utilizator n caseta de dialog Table, corespunztor rubricilor Row Input Cell sau Column Input Cell dup cum se dorete a se organiza rezultatul pe linie sau pe coloan. Celula de intrare poate fi vid, ea fiind situat ntr-un cmp de criterii atunci cnd formula generatoare de rezultate este tip baz de date (=D). n cazul utilizarii altor funcii, altele dect cele baze de date, celula de intrare poate conine unul din argumentele funciei respective. - cmpul de ipoteze conine rezultatele calculate prin aplicarea unei formule pentru o serie de date. Prima coloan a tabelei sau prima linie a acesteia poate conine valorile testate prin formul(e). Respectivul cmp va fi selectat de ctre utilizator nainte de activarea comenzii Data Table

Page 3 of 29 - - formula(formulele) este plasat pe prima linie a cmpului de ipoteze; acestea pot fi de tip baze de date sau formule bazate pe un interval de variaie (de tip PMT, SYD, SLN, DB, DDB etc). Celula din colul superior stng al cmpului de ipoteze nu intervine n calcule, coninutul su poate fi lsat la libera iniiativ a utilizatorului. Comanda Data Table permite completarea automat a tabloului ca i cum formula sau formulele situate pe prima linie ar fi aplicate succesiv pentru fiecare valoare gsit n prima coloan sau n prima linie, aceste valori reprezentnd parametrii sintetizrii informaiei. Pentru nelegerea mecanismului de sintetizare a informaiei se furnizeaz urmtorul exemplu: Plecnd de la o baz de date pentru evidena personalului unei societi comerciale, se calculeaz suma salariilor pe compartimente funcionale. Tabelul ce conine baza de date va fi definit pe coordonatele A1:F14, figura 1.122. Plecnd de la aceeai baz de date, ne propunem s calculm suma salariilor pe compartimente funcionale numai pentru personalul angajat n cursul ultimului an i care are salariile peste media salariilor, figura 1.123.

Tabela bazei de date A1:F14

Fig. 1.123 Baza de date pentru tabela de ipoteze Pentru a rspunde acestor restricii este necesar construirea unei interogri a bazei de date care s conin n cmpul de criterii condiiile enunate (cele referitoare la data angajrii i la salariu); nregistrrile care vor ndeplini cumulativ cele 2 restricii ale cmpului de criterii vor fi extrase ca valori unice ntr-un cmp de rezultate care va fi situat ntr-o alt locaie a foii de calcul i care va conine acele rubrici necesare pentru definirea tabelei de ipoteze (n cazul de fa rubrica Compartiment; Extragerea din baza de date se va face prin intermediul funciei DSUM care are ca argumente: baza de date, rubrica pe care se opereaz calculul i cmpul de criterii (n care sunt precizate cele 2 restricii;

Page 4 of 29 Acest exemplu mbin facilitile de interogare a bazelor de date prin criterii calculate cu faciliti de sintetizare a informaiei prin regrupare potrivit criteriilor enunate. Pentru rezolvarea aplicaiei se parcurg urmtoarele etape: 1. 1. se construiete cmpul de criterii pentru interogare care poate conine una (compartimentul) sau toate rubricile bazei de date + criteriul calculat (=Data angajarii >TODAY() 360 i =Salariul >AVERAGE(F2:F14) ); ntr-un criteriu calculat, rubrica de comparat este reprezentat de prima celul plasat sub rubrica respectiv. Astfel, n loc de Data angajrii se va scrie prima adres a domeniului, adic C2, iar pentru Salariul se va introduce adresa F2. 2. 2. se vor extrage din baza de date potrivit criteriului specificat acele nregistrri unice care ndeplinesc cumulativ restriciile enunate; cmpul de rezultate va fi definit ntr-o alt locaie a foii de calcul si va deveni ulterior parametrul cmpului de ipoteze pentru care o formula va calcula serii diferite de rezultate (extragerea se face prin Data- Filter- Advanced Filter, marcnd caseta se selectare Unique Record Only); 3. 3. se scrie formula de calcul (=DSUM()) n colul superior drept al cmpului de ipoteze- formula se va aplica pentru fiecare compartiment n parte nsumnd salariile pe respectivul criteriu de regrupare; 4. 4. se selecteaz cmpul de ipoteze 5. 5. se activeaz comanda Data Table i n caseta Table se completeaz adresa celulei care conine criteriul n rubrica Column Input Cell- tabela de ipoteze fiind orientat n acest caz pe coloan ( n cazul organizrii tabelei pe linie) 6. 6. validnd cu butonul OK, calculele se vor efectua automat pentru fiecare compartiment n parte, figura 1.124.

T a b e l d e i p o t e z e d i s p u s v e r t i c a l

Fig. 1.124 Tabela de ipoteze cu o singura variabil Un alt exemplu derivat din primul, vizeaz calculul mediei salariilor pe compartimente. De aceast dat, datele vor fi organizate orizontal- pe linie- i n consecin se va completa adresa celulei care conine criteriul n rubrica Row Input Cell aferent casetei de dialog Table. Figura 1.125 ilustreaz acest exemplu.

Page 5 of 29

Tabela de ipoteze dispus orizontal =DAVERAGE(A1:F14;Salariu;B23:B2 4)

Fig. 1.125 Tabel de ipoteze cu osingura variabil (II) Rezultatele calculului mediei salariilor se gsesc reflectate n figura 1.126.

Fig. 1.126 Rezultatul final (I) Tabela de ipoteze cu o singur variabil poate permite calcularea mai multor serii de rezultate, utiliznd mai multe formule. Astfel, dac s-ar fi dorit calcularea sumei i mediei salariilor economitilor, tabela de ipoteze ar conine trei coloane, una pentru marcarea valorilor studiate, adic parametrii, a doua pentru rezultatele calculului sumei salariilor i a treia pentru calculul mediei salariilor. Cmpul de criterii (B17:C18) a fost completat cu rubrica Funcia pentru a sintetiza informaia referitoare la economiti. Tabelul ce conine sursa de date pentru sintetizare a fost declarat la adresa A3:E15. Schema de organizare a informaiilor n tabela de ipoteze este prezentat n figura 1.127. Tabela de ipoteze declarat la adresa B20:D25 - va calcula suma i media (prin formulele DSUM i DAVERAGE) salariilor corespunztoare funciei de economist. n urma comenzii Data Table i precizarea adresei celulei vide (B18) n rubrica Column input cell, se vor genera automat rezultatele (figura 1.128).

C m p d e c r i t e r i i

Fig. 1.127 Tabel de ipoteze (III)

Page 6 of 29 Un alt gen de aplicaii pentru sintetizarea informaiei prin tabela de ipoteze cu o variabil, vizeaz funciile financiare, de exemplu: s se calculeze sumele rambursabile lunar (funcia PMT) aferente unui

Fig. 1.128 Rezultatele finale (III) credit de 80 de milioane lei, contractat pe 3 ani, pentru mai multe variante de rat a dobnzii (aplicaie exemplificat n figura urmtoare), sau s se calculeze aceleai sume rambursabile lunar, aferente aceluiai credit, cu o dobnd fix de 60%, pentru mai multe variante de perioade de rambursare: Alte aplicaii economice de sintetizarea informaiei, ce pot fi rezolvate cu tabela de ipoteze cu o variabil, ar putea fi: - - se calculeaz prin sintetizarea informaiei maximul, minimul i media salariilor angajailor cu funcia economist din compartimentele financiar i contabilitate (ncepnd din anul 1990) i se reprezint grafic printr-o diagram de amplitudine variaia salariilor pe cele dou compartimente; - - se reprezint grafic numrul total de angajai pe fiecare compartiment funcional i suma salariilor acestora;

Fig. 1.129 Tabel de ipoteze (IV) Tabela de ipoteze cu dou variabile

Page 7 of 29 Tabela de ipoteze cu dou variabile funcioneaz dupa aceleai principii ca i tabela cu o variabil, dar permite variaia simultan a doi parametrii, necesitnd n acest caz dou celule de intrare. Structura unei tabele de ipoteze cu dou variabile este urmtoarea: - - valorile primului parametru (prima celul de intrare) se afl n coloana stng a cmpului de ipoteze, iar valorile celui de-al doilea parametru (a doua celul de intrare) se afl pe prima linie; - formula pe care este construit sintetizarea se introduce n celula colului superior stng al cmpului de ipoteze ca i cnd s-ar aplica celor dou celule de intrare. Atunci cnd comanda Data Table este executat, cmpul de ipoteze este completat n mod automat cu rezultatele calculelor efectuate pentru fiecare linie i coloan a tabloului. Fiecare intersecie a unei linii cu o coloan furnizeaz rezultatul formulei aplicate valorilor liniei i coloanei. Pentru exemplificare, vom lua urmtoarea aplicaie: Se va calcula prin sintetizarea informaiei suma salariilor pe funcii i pe compartimente funcionale. Pentru rezolvarea aplicaiei se parcurg urmtoarele etape: - - se construiete tabela de ipoteze, completnd pe prima linie funciile salariailor pentru care se face sintetizarea prin nsumare i pe prima coloan compartimentele funcionale pentru care s se fac respectiva regrupare; - - se editeaz cmpul de criterii pe coordonatele B30:C31, cmp ce va conine rubricile: Compartiment i Funcia; - - se introduce formula de nsumare =SUM(A3:E15;5;B30:C31) n colul superior stng al tabelei de ipoteze (la adresa B35). Formula va genera rezultate centralizate pentru fiecare funcie i compartiment n parte; - - se selecteaz tabela de ipoteze (B35:F40); - - se activeaz comanda Data Table i n caseta Table (figura 1.130) se completeaz adresele celulelor de intrare astfel: n rubrica Column input cell se marcheaz adresa celulei vide corespunztoare compartimentului, adic B31; n rubrica Row input cell se marcheaz adresa celulei corespunztoare funciei, adic C31;

Page 8 of 29

Fig. 1.130 Tabel de ipoteze cu dou variabile Prin validarea aciunii cu butonul OK, sintetizarea informaiei prin nsumare se va efectua automat pentru fiecare compartiment i funcie n parte. Figura 1.131 prezint rezultatele gruprii datelor. O a doua aplicaie a tabelei de ipoteze cu dou variabile vizeaz calculul amortizrii accelerate: Se consider o investiie (un mijloc fix) n valoare de 12mil de lei (un calculator); valoarea rezidual estimat a imobilizrii este de 3 mil lei dup expirarea duratei normate de funcionare care este de 6 ani; nr de perioade pentru care se calculeaz amortizarea este de 6 ani.

Fig. 1.131 Rezultatul final (I)

Fig. 1.132 Tabel de ipoteze cu dou variabile

Page 9 of 29

Fig. 1.133 Rezultatul final (II) Se va genera un tablou de amortizare accelerat pe ani de funcionare i pe durata pentru care se calculeaz amortizarea. Modul de construire al tabelei cu dou variabile este prezentat n figura 1.132. Diferena fa de exemplul anterior const n faptul c, n cazul de fa celulele de intrare nu sunt vide i neprotejate, ci sunt chiar argumentele funciei financiare DB. Rezultatul sintetizrii informaiei prezentat n figura 1.133- reprezint chiar tabloul de amortizare al respectivei imobilizri.

1.6.1.2 Tabele pivot

Tabela pivot, ca instrument de asistare a deciziei reprezint o facilitate prin care datele dintr-o foaie de calcul pot fi permutate pentru a se pune n eviden noi informaii. Tabela pivot permite crearea unui tablou de sintez n care rubricile unui tabel sau unei baze de date pot fi permutate pe linie sau pe coloan, asupra datelor operndu-se agregri i calcule sub form de totaluri, medii, min, max. etc. Aceste operaii sunt alese dintr-o list de funcii predefinite i se pot opera calcule diferite asupra acelorai elemente supuse sintetizrii.

Fig. 1.134 Baza de date pentru tabela pivot

Page 10 of 29 Deci tabela pivot este un instrument care permite o foarte elastic asociere a unor cmpuri ntr-o manier interactiv, fapt ce duce la regruparea datelor i prezentarea acestora ntr-un mod sintetic. Tabela pivot se creeaz selectnd sursa datelor de sintetizat i opernd comanda Data - Pivot Table Report, dup care un asistent Pivot Table Wizard ndrum utilizatorul n 4 pai. Un exemplu edificator de construire i utilizare a tabelei pivot ar consta n sintetizarea informaiei pentru o editur, referitoare la vnzrile de carte;Fie o tabel (figura 1.134) aferent unei baze de date care regrupeaz informaii referitoare la vnzrile de carte de informatic pe orae (Bucureti, Ploieti, Bacu, Iai), pe doi ani (1997/1998), pe ageni de vnzare (Rdulescu S, Ionescu L, Popescu M, Vasilescu D, Moisescu A.), pe cantiti vndute (fiecare carte poate fi vndut n mai multe orae i acelai agent de vnzare poate opera vnzri pentru un titlu de carte sau mai multe, n acelai ora sau n mai multe) i pe valori reieite din vnzri. Preul crii se poate extrage (cu funcia VLOOKUP) dintr-un tablou de consultare vertical. Volumul vnzrilor realizate de ctre fiecare agent de vnzare este rezultatul nmulirii cantitii vndute cu preul crilor. n rezolvarea aplicaiei, asistentul tabelei pivot (prin comanda Data - Pivot Table Report) parcurge urmtoarele patru etape (prin apsarea butonului Next> pentru fiecare etap n parte): 1. n prima etap Pivot Table Wizard -Step 1 of 4 (figura 1.135) se alege sursa de date pentru sintetizarea informaiei: - dintr-un tabel Excel sau o baz de date (Microsoft Excel List or Database); - dintr-o baz de date extern (External Data Source); - din cmpuri multiple consolidate (Multiple Consolidation Ranges); - din alt tabel pivot (Another Pivot Table).

Fig. 1.135 Tabela pivot, pasul 1 n prealabil sursa de date poate fi selectat sau se poate poziiona cursorul pe prima celul a sa (de exemplu A3).

Page 11 of 29 2. ntr-o a doua etap PivotTable Wizard - Step 2 of 4, fig.1.136, se valideaz tabela surs pe baza creia se va construi tabela pivot sau dac sursa de date nu a fost selectat anterior, aceasta se poate selecta n aceast etap prin completarea n rubrica Range.

Fig. 1.136 Tabela pivot, pasul 2 3. ntr-o a treia etap Pivot Table Wizard- Step 3 of 4 (fig. 1.137) are loc selectarea datelor, prin care se precizeaz care rubric(rubricii) va(vor) fi plasat(e) pe linie, i care pe coloan. Plasarea rubricilor pe linie sau pe coloan se face prin glisarea rubricii respective ntr-o caset de sintetizare, existnd posibilitatea agregarii datelor prin plasarea mai multor rubrici (nivel descresctor de centralizare) pe linie sau pe coloan. n plus exist i posibilitatea declarrii mai multor restricii prin glisarea unuia sau mai multor elemente centralizatoare pe pagin (Page). Caseta de dialog aferent celei de a treia etap, conine o machet-ablon unde vor fi glisate rubricile datelor de sintetizat astfel: ROW : poziioneaz elementele cmpului (rubricii) pe linie; COLUMN: poziioneaz elementele cmpului (rubricii) pe coloan; DATA : sintetizeaz elementele rubricii prin calcul, la nivelul ntregii baze de date, la intersecia valorilor rubricilor dispuse pe linie sau pe coloan; PAGE: regrupeaz elemente de centralizare ale bazei sau sursei de date pentru care informaia este sintetizat pe linie, pe coloan, pe linie i pe coloan. n cazul de fa, pentru rezolvarea sintetizrii "Volumul vnzrilor de carte de informatic pe titluri i pe ani", se va glisa rubrica "Denumire carte" pe linie ( ROW) i rubrica "Anul" pe coloan (COLUMN), iar rubrica "Valoarea vnzrilor" va fi glisat n centrul machetei (DATA) pentru totalizare.

Page 12 of 29
R u b r i c P l a s a t p e c o l o a n

C e n t r a l i z a r e R u b r i c d e s i n t e t i z a r e p r i n c a l c u l

R u b r i c p l a s a t p e l i n i e

Fig. 1.137 Tabela pivot, pasul 3 4. n a patra etap PivotTable Wizard - Step 4 of 4 , (fig. 1.138) se stabilete adresa tabelei pivot, i anume dac aceasta se va plasa ntr-o nou foaie de calcul (New worksheet), sau n foaia de calcul existent, la o anumit adres ( Existing worksheet).

Fig. 1.138 Tabela pivot, pasul 4 Tot n aceast etap se pot stabili i anumite opiuni ale tabelei pivot, prin apsarea butonului Options, prin caseta de dialog PivotTable Options (fig. 1.139): - stabilirea numelui tabelei pivot (rubrica Name); - efectuarea unor calcule de total general pe coloane (Grand totals for columns);

Page 13 of 29

Fig. 1.139 Tabela pivot, pasul 4, Options efectuarea unor calcule de total general pe linii (Grand totals for rows);

Fig. 1.140 Tabela pivot, rezultatul final (I) - salvarea datelor mpreun cu pagina tabelei pivot (Save data with table layout); - aplicarea unui format predefinit automat pentru tabela pivot (AutoFormat table). Procedura de generare a tabelei pivot se ncheie prin apsarea butonului Finish. Tabela pivot astfel construit este prezentat n figura 1.140. Tabela pivot, ca instrument de asistare a deciziei permite o sintetizare n trepte a informaiei, grupnd-o pe niveluri descresctoare de centralizare. Din punct de vedere tehnic, acest lucru se poate realiza grupnd mai multe rubrici pe linie sau pe coloan i efectund mai multe tipuri de calcule pentru aceeai rubric sau pentru rubrici diferite. Condiia pentru sintetizarea n trepte pe linie sau pe coloan este aceea ca prima rubric plasat pe linie sau pe coloan s conin mai multe elemente (ce vor fi regrupate) aferente celei de a doua rubrici plasate pe linie sau pe coloan, iar a doua rubric plasat pe linie sau pe coloan s conin elemente aferente celei de a treia rubrici, .a.md. Altfel

Page 14 of 29 spus, elementele sunt grupate pe linie sau pe coloan dup gradul lor de sintetizare, de la cel mai cuprinztoe element la cel mai puin cuprinztor. Agregarea n trepte a informaiilor permite deci obinerea unei viziuni mai sintetice n ceea ce privete analiza i reprezentarea datelor. Un exemplu de agregare n trepte este generarea unui raport, privind cantitatea de carte vndut de ctre agenii comerciali pe titluri de carte, pe ani i pe orae de distribuie.

Fig. 1.141 Tabela pivot, pasul 3 (II) Modificarea dispunerii rubricilor n macheta-ablon se face plecnd de la tabela pivot generat n cele patru etape, astfel: - - se poziioneaz cursorul oriunde n interiorul tabelei pivot; - se activeaz comanda Data PivotTable Report, ajungndu-se n etapa a 3-a de construire a tabelei pivot (PivotTable Wizard 3 of 4), figura 1.141; - - se reconfigureaz rubricile prin glisare n macheta-ablon pe linie, pe coloan, pe pagin sau n zona de calcule DATA, dup care se apas butonul NEXT; - - se parcurge etapa a 4-a, adic se alege amplasamentul tabelei pivot i anumite opiuni aferente acesteia (figura 1.142). Anularea unei rubrici se poate face urmnd primii doi pai de la procedura de modificare, dup care (n pasul PivotTable Wizard 3 of 4) rubrica de anulat va fi glisat din macheta-ablon n afara acesteia (n partea dreapt), alturi de celelalte rubrici care nu particip la sintetizarea informaiei.

Page 15 of 29

Fig. 1.142 Tabela pivot, rezultatul final (II) Plecnd de la tabela pivot definit anterior, s-a dorit reconfigurarea acesteia prin modificare pentru a obine, n mod dinamic pe ani i pe orae de distribuie, suma cantitilor de carte vndut, suma valoric a crilor vndute pe titluri de carte i pe ageni de distribuie. Sintetizarea dinamic presupune precizarea de restricii la nivel de pagin, prin alegerea unui element din lista de valori aferente rubricii, de exemplu Ora distribuie = Bucureti i Anul = 1997. Reconfigurarea rubricilor este prezentat n figura 1.143.

Fig. 1.143 Tabela pivot, reconfigurarea rubricilor Tabela pivot modificat i reconfigurat dinamic este prezentat n figura 1.144

Page 16 of 29

Fig. 1.144 Tabela pivot, reconfigurat dinamic Un alt procedeu de modificare-anulare a rubricilor ce particip la sintetizarea informaiei este urmtorul: - se selecteaz din tabela pivot rubrica de modificat sau anulat (nu elementele acesteia); - - se execut un dublu-click pe rubrica respectiv; - - n caseta de dialog PivotTable Field (figura 1.145); se poate anula rubrica prin apsarea butonului Delete; se poate schimba numele rubricii, n caseta Name; se poate schimba orientarea (Orientation) rubricii Agent vnzare de exemplu- pe linie (Row), pe coloan (Column), pe pagin (Page); se pot redefini sau anula elemente de calcul n rubrica Subtotals. n mod implicitAutomatic- se calculeaz numai suma, dar se pot realiza i alte calcule Custom- cum ar fi medie, produs, maxim, minim, etc, sau prin opiunea None calculele vor fi inhibate; se pot ascunde anumite elemente ale rubricii respective (Agent vnzare), prin marcarea acestora n caseta Hide items (de exemplu, dac se marcheaz elementul Ionescu L. acesta nu va mai apare n tabela pivot ca element sintetizat. se poate anula afiarea elementelor sintetizabile ce au valori nule, prin marcarea casetei de selectare Show items with no data.

Page 17 of 29

Fig. 1.145 Tabela pivot, modificarea rubricilor Pentru a schimba operaiile de calcul fcute asupra rubricilor, de exemplu modificarea valorii vnzrilor din sum n medie (sau n produs, maxim, minim, etc.), se activeaz prin dublu-clik n procedura de modificare ( PivotTable Wizard 3 of 4) cmpul de calcul (n caseta DATA Sum of Valoare vnzri) asupra cruia opereaz respectiva modificare a operaiei de calcul i n caseta de dialog PivotTable Field, la rubrica Summarize by se schimb din operaia din Sum n Average, validndu-se operaia cu OK, fig. 1.146 i 1.14.

Fig. 1.146-1.147 Tabela pivot, modificare rubrici

Page 18 of 29 Caseta de dialog PivotTable Field, prin butonul Options>> permite efectuarea i altor operaii ce permit modaliti diferite de prezentare a datelor sintetizate. Astfel, din lista derulant Show data as se pot alege operaii ca: diferen fa de , % fa de" etc. Aceste operaii se refer la rubricile tabelei pivot ( Base field) i se aplic elementelor acestor rubrici (Base item). De exemplu se poate construi urmtoarea sintetizare: suma vnzrilor pe ani, ca diferen fa de anul 1998. Tabela pivot permite ascunderea sau afiarea unor nivele de sintetizare. De regul nivelul de sintetizare ce urmeaz a fi inhibat (sau ascuns) trebuie s fie n mod obligatoriu ierarhic inferior ca agregare, fa de primul nivel care este mai cuprinztor. n exemplul luat (fig. 1.148), rubrica Agent vnzare este pe un plan ierarhic secundar fa de rubrica Titlu carte (un titlu de carte este vndut de mai muli ageni de vnzare). Pentru a ascunde un nivel de sintetizare, se selecteaz din tabela pivot, rubrica superioar n ierarhie fa de rubrica de inhibat (de exemplu rubricile Titlu carte i Anul) i se activeaz meniul Data, opiunea Grup and Outline, subopiunea Hide detail. Pentru a reafia respectivul nivel ierarhic inhibat, se procedeaz asemntor, cu deosebirea c se activeaz subopiunea Show Detail. Tabela pivot permite sintetizarea unor elemente disparate, prin gruparea acestora. Astfel dac se selecteaz din tabela pivot dou orae (Bucureti, Ploieti) i se activeaz comanda Data Group and Outline Group, cele dou elemente vor conta n sintetizarea informaiei ca fiind grupate (Group1), fig.1.149. Disocierea elementelor grupate se face selectnd grupul i acionnd comanda invers: Data Group and Outline Ungroup.

Fig. 1.148 Tabela pivot, rezultatul ascunderii datelor (I) Modificarea tabelei pivot, afiarea sau ascunderea unor detalii, gruparea

Page 19 of 29

Fig. 1.149 Tabela pivot, rezultatul ascunderii datelor (II) sau disocierea unor elemente disparate sunt operaii ce se pot realiza i cu ajutorul unei bare de butoane aferente tabelei pivot. Bara de butoane se activeaz prin comanda View Toolbars Pivot Table. Semnificaia butoanelor este prezentat n figur 1.150. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

Fig. 1.150 Bara de butoane pentrutabela pivot a) a) PivotTable Wizard permite modificarea tabelei pivot prin intermediul asistentului acesteia; b) b) PivotTable Field permite modificarea unei rubrici prin permutarea acesteia pe linie, coloan, pagin sau dac este vorba de o operaie de calcul, aceasta se poate modifica; c) c) Show Pages permite vizualizarea mai multor pagini ale tabelei pivot; d) d) Ungroup permite disocierea elementelor grupate; e) e) Group permite gruparea mai multor elemente ntr-o tabel pivot; f) f) Hide Detail inhib afiarea unui nivel agregat; g) g) Show Detail afieaz un nivel agregat care a fost anterior inhibat; h) h) Refresh Data actualizeaz datele din tabela pivot, dac sursa de date pe care aceasta a fost construit s-a modificat; i) i) Select Label selecteaz o rubric; j) j) Select Data selecteaz datele unei rubrici; k) k) Select Label and Data selecteaz o rubric cu elementele aferente. O ultim facilitate a tabelei pivot, ar fi aceea de extragere n alt foaie de calcul a unor informaii, potrivit unui criteriu. Acest lucru este posibil printr-un dublu-clik executat pe un element aferent unei rubrici sau aflat la intersecia a dou rubrici.

Page 20 of 29

Fig. 1.151 Rezultatul extragerii De exemplu plasnd cursorul la intersecia a dou rubrici, anume Ora distribuie = Bucureti i Birotica Total, rezult n urma unui dublu-click o extragere tip baz de date, pentru vnzrile totale de carte cu titlul Birotic n Bucureti (fig. 1.151).

1.6.1.3 Gruparea informaiei prin generarea de subtotaluri

Sub Excel exist posibilitatea sintetizrii informaiei prin organizarea ei pe niveluri de grupare, iar apoi pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri i subtotaluri.

Fig. 1.152 Rezultatul filtrrii datelor Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesar sortarea acestora pe rubricile de grupare. De exemplu, baza de date definit anterior (la tabela de ipoteze cu o variabil) pe coordonatele A3:E17 va fi sortat ascendent pe rubricile "Compartiment", "Funcie" (un compartiment conine salariai cu funcii diferite) i descendent pe rubrica "Marca". Sortarea se face cu ajutorul comenzii Data Sort (baza de date nu trebuie neaprat selectat, fiind suficient poziionarea cursorului pe una din rubrici). n caseta de dialog Sort se precizeaz cheia (cheile) de sortare Sort By (Then By) i ordinea sortrii: cresctoare (Ascending) sau descresctoare (Descending). Figura 1.152 ilustraz rezultatul sortrii datelor dup rubricile "Compartiment" (Sort By); "Funcia" (Then By); "Marca" (Then By). Dup ce datele au fost sortate dup cele trei chei de sortare, acestea pot fi totalizate pe cmpurile de grupare. Subtotalizarea se face prin poziionarea pe prima celul a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) i activarea comenzii Data

Page 21 of 29 Subtotals. Prin caseta de dialog Subtotal se desfoar tehnica de regrupare a informaiei, astfel: - - se precizeaz rubrica pentru care se face gruparea. Astfel, din lista derulant At Each Change in (n cazul de fa) se alege rubrica pe care se face gruparea sau unde are loc ruptura de secven "Compartiment"; - - se alege tipul de operaie care va aplica datelor regrupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product) din caseta Use Function;

Fig. 1.153 Caseta de dialog SUBTOTAL - - n final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia - n cazul de fa "Salariu"; - - dup precizarea acestor elemente se valideaz cu butonul OK. Caseta de dialog Subtotal este prezentat n figura 1.153.

Page 22 of 29

Fig. 1.154 Rezultatul gruprii datelor Rezultatul gruprii i totalizrii datelor este prezentat n figura 1.153. n urma totalizrii, foaia de calul i-a schimbat aspectul n sensul apariiei unor elemente (+ i -) care semnific gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a fcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor regrupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrri ulterioare (de exemplu reprezentri grafice de structur) a nivelului dorit astfel nct s fie relevat informaia de care utilizatorul are nevoie.
N i v e l u r id e i e r a r h i z a r e : 1 a f i e a z n u m a it o t a l u lg e n e r a l( G r a n d T o t a l ) 2 a f i e a z s u b t o t a l u r i( t o t a l u r ii n t e r m e d i a r e ) it o t a l u lg e n e r a l 3 a f i e a z e l e m e n t e l e d e t o t a l i z a t ,s u b t o t a l u r i l e it o t a l u lg e n e t a l

-r e s t r n g e i e r a r h i a + e x p a n d e a z i e r a r h i a

Fig. 1.155 Prezentarea ierahizat a datelor Revenirea afiarii din forma ierarhizat n forma normal se face prin selectarea tabelului sau poziionarea cursorului pe prima celul a acestuia i activarea comenzii Data Subtotals, iar din caseta Subtotal va fi apsat butonul Remove All (fig. 1.155).

Page 23 of 29

1.6.1.4 Sintetizarea datelor prin consolidare

Consolidarea datelor din foile de calcul semnific regruparea acestora prin utilizarea acelorai coordonate ntr-o foaie de calcul centralizatoare. Consolidarea datelor implic faciliti de exploatare tridimensional pentru foile de calcul. Datele ce urmeaz a fi consolidate se pot gsi n foi de calcul separate sau n fiiere (documente de calcul tabelar) distincte. Procedura de consolidare implic participarea fiecrei foi de calcul sau fiier la o operaiune de centralizare. Rezultatul acestei operaii se poate gsi fie n acelai fiier, dar ntr-o foaie de calcul distinct, fie n alt fiier. Este foarte important ca datele ce urmeaz a fi centralizate s aib o schem unic de organizare n foile de calul ce constituie surs a consolidrii. Altfel spus, datele de centralizat trebuie s fie editate la nite adrese fixe, pe baza ablonrii acestora, astfel nct coordonatele celulare ale informaiilor de consolidat s fie aceleai din punct de vedere al exploatrii tridimensionale a foilor de calcul. Din punctul de vedere al surselor de date ce particip la gruparea informaiei, consolidarea poate fi intern sau extern. Consolidarea intern a datelor presupune participarea mai multor foi de calcul ale aceluiai fiier, organizate identic din punct de vedere al referinelor celulare, la centralizarea datelor ntr-o foaie de calcul distinct, n cadrul aceluiai document de calcul tabelar. Consolidarea intern a datelor poate fi fcut n dou moduri: - - printr-o procedur special, generat prin comanda Data Consolidate; - - prin utlilizarea formulelor de calcul cu referine 3-D.

Page 24 of 29 Fig. 1.156 Variante de buget Pentru exemplificarea operaiunii de consolidare, propunem urmtoarea aplicaie: Un institut de formare dorete s-i centralizeze informaiile legate de bugetele de cheltuieli aferente cursurilor de instruire pe care le face. Fiecare buget de curs se gestioneaz individual de ctre un responsabil pedagogic. Presupunem c respectivul institut gestioneaz trei cursuri, elabornd cte un buget pentru fiecare : Contabilitate, Informatic i Management. Fiecare buget de curs are aceleai capitole: Cheltuieli salariale, Cheltuieli publicitare, Cheltuieli cu logistica, Cheltuieli administrative. Cele trei bugete au fost construite pe trei foi de calcul ce poart numele fiecrui buget. Bugetele au fost ablonate, n sensul marcrii elementelor de centralizat n aceeai ordine i pe aceleai coordonate. n figura 1.156 sunt prezentate cele trei variante de buget pentru cursurile de contabilitate, informatic i management: Pentru centralizarea datelor din cele trei foi de calcul, se pot urmri dou procedee de consolidare. Primul procedeu vizeaz consolidarea automat prin intermediul comenzii Data Consolidate, astfel: 1. 1. se deschide noua foaie de calcul care va conine rezultatele consolidrii; 2. 2. se poziioneaz cursorul n prima celul din stnga-sus (de regul) sau ntr-o celul ce desemneaz destinaia consolidrii datelor; 3. 3. se activeaz comanda Data Consolidate, figura 1.157; 4. 4. n caseta de dialog Consolidate se execut urmtoarele operaii:

Fig. 1.157 Caseta de dialog pentru consolidare a) a) se alege tipul de operaie ( Sum, Max, Min, Product, Average, etc.) care se va aplica datelor de consolidat, din lista derulant Function (de regul se alege suma); b) b) n caseta Reference se introduce sursa de date ce va participa la consolidare. La precizarea sursei de date se va avea n vedere att selectarea datelor de consolidat propriu-zise, ct i selectarea etichetelor sau explicaiilor aferente acestora; c) c) se apas butonul Add, zona selectat anterior fiind nregistrat automat n caseta All References;

Page 25 of 29 d) d) se repet succesiv ultimele dou proceduri pn la epuizarea zonelor surs ce particip la consolidare; e) e) se precizeaz modelul de organizare a datelor urmrit prin consolidare, prin caseta Use labels in. Consolidarea datelor pe categorii (niveluri ierarhizate de organizare a datelor) presupune i precizarea etichetelor i explicaiilor aferente datelor. Astfel, pot exista trei modele de consolidare : pe linie (caseta de selectare Top row), pe coloan (Left column) sau amndou (cele dou casete de selectare sunt activate), dup cum datele de consolidat sunt dispuse. Dac niciuna din cele dou casete de selectare nu este activat, consolidarea este considerat a fi fcut dup poziia datelor de consolidat, fr a urmri o eventual regrupare a acestora. f) f) se poate actualiza rezultatul consolidrii la modificarea valorilor unor celule ce aparin de sursa consolidrii, prin activarea casetei de selectare Create links to source data; g) g) n final procedura de consolidare se valideaz cu OK. Adugarea de noi foi de calcul de sintetizat care s participe la elaborarea unui rezultat consolidat se face prin includerea acestora n caseta Reference i apsarea butonului Add. tergerea unui element care particip la consolidare se face prin selectarea acestuia din lista All references i apsarea butonului Delete. n momentul crerii de legturi (Create links to source data) ntre surs i destinaie, nu se mai pot aduga noi surse de date ce particip la consolidare, nu se pot modifica sau terge surse existente.

Fig. 1.158 Rezultatul consolidrii (I) Rezultatele consolidrii celor trei foi de calcul sunt prezentate n figura 1.158. Dac datele de consolidat sunt externe documentului n care se face consolidarea, operaiunea poate fi fcut preciznd adresa fizic de pe disc a surselor de date. Acest lucru este posibil prin marcarea complet n rubrica References a specificatorului de

Page 26 of 29 fiier i a foii de calcul din care provin sursele de date sau prin apsarea butonului Browse i alegerea interactiv a coordonatelor datelor de consolidat. Al doilea procedeu de consolidare vizeaz utilizarea formulelor cu inciden tridimensional. Astfel, urmrind exemplul precedent se pot sintetiza urmtoarele etape de urmat: - - se deschide noua foaie de calcul care va conine rezultatele consolidrii; - - se poziioneaz cursorul n prima celul din stnga-sus (de regul) sau ntr-o celul ce desemneaz destinaia consolidrii datelor; - - se copiaz (Copy/Paste) etichetele datelor ce particip la consolidare - - se genereaz o formul de calcul de regrupare utiliznd referine tridimensionale. Referinele 3-D includ pe lng coordonatele coloanelor i liniilor, i numele foilor de calcul din care provin datele. De exemplu, pentru a calcula suma salariilor cadrelor didactice de seminarizare, n celula B5 a foii de calcul de consolidare (Buget CONSOLIDAT 2) s-a editat formula 3D: =SUM(Contabilitate:Management!B5).

Fig. 1.159 Rezultatul cosolidrii (II) Formula semnific efectuarea unei sume pe coordonata celulei B5 aferent foilor de calcul cuprinse ntre foaia Contabilitate i Management. O alt formul 3-D ar putea viza referinele individuale ale celulelor care particip la consolidare. De exemplu n celula B7 a foii de calcul de consolidare s-a editat formula : =Contabilitate!B7+Informatica!B7+Management!B7. Consolidarea datelor dup aceast procedur este prezentat n figura 1.159. n utilizarea adreselor tridimensionale n procesul de consolidare a datelor, este foarte important ca datele de centralizat s aib acelai model de organizare pe coordonate celulare.

Page 27 of 29 - formula 3-D poate fi copiat la nivelul celorlalte celule, iar dac cerina anterioar de pstrare a acelorai coordonate tridimensionale este ndeplinit, tabloul de consolidare va fi generat corect. Consolidarea datelor ce provin din fiiere distincte prin acest procedeu presupune ca n formula de consolidare s intervin i specificatorul de fiier de unde provin datele de consolidat. Astfel de exemplu dac cele trei bugete ar fi fost construite pe fiiere separate: Contabilitate.XLS, Informatica.XLS, Management. XLS, formula de consolidare a datelor pentru Cheltulielile publicitare (celula B7) ar fi : =[Contabilitate.xls]Sheet1!B7+[Informatica.xls]Sheet1!B7+ [Management.xls]Sheet1!B7 (fig. 1.160)

Fig. 1.160 Buget consolidat

1.6.2 Instrumentele de simulare i optimizare

Instrumentele de simulare i optimizare cuprind faciliti puternice de modelare a unor probleme formulate n sensul gsirii unor soluii care s rspund la un ansamblu de restricii, n sensul simulrii i optimizrii acestora.

1.6.2.1 Tehnica valorii scop sau de cutare a rezultatului

Tehnica cutrii rezultatului permite stabilirea unei valori finale (scop sau obiectiv) pentru o formul pentru ca apoi s modifice valoarea uneia din celulele utilizate n formul pentru a calcula valoarea final. Utiliznd cutarea tip rezultat se poate ajusta o estimare pentru a se ajunge la o concluzie referitoare la o expresie relativ sau absolut (procentaj sau valoare) pentru un buget sau o variant de simulat. Cutarea valorii scop are loc prin comanda Tools - Goal Seek... unde prin caseta de dialog Goal Seek se stabilesc:

Page 28 of 29 celula scop sau obiectiv (rubrica Set cell:) care va fi ajustat automat la o valoare corespunztoare; o valoare care desemneaz rezultatul care se dorete a se obine (rubrica To value:); celula ce conine valoarea care trebuie modificat (rubrica By changing cell:) Pe scurt, pentru a gsi o valoare scop sau obiectiv, formularea ar fi urmtoarea : cu ct (sau la ct) ar trebui modificat un parametru ( By changing cell) pentru ca o valoare scop (Set cell) s ating un prag specificat (To value).

Fig. 1.161 Aplicaie Goal Seek Celula al crei coninut va fi modificat (By changing cell) trebuie s conin o valoare (care particip n mod nemijlocit la formarea rezultatului) i nu o formul, n timp ce valoarea scop sau obiectiv (Set cell) trebuie s conin n mod obligatoriu o formul. Pentru cutarea simultan a rezultatelor dup mai multe valori, nu se folosete Goal Seek ci se modeleaz o problem de optimizare folosind Solver-ul. Exemplul din fig.1.161 ilustreaz un buget previzional simplificat al cursurilor postuniversitare. Bugetul calculeaz veniturile, cheltuileile, precum i marja brut ce se degaj din aceste cursuri. Marja brut calculat la un numr de 30 de cursani este de 23%.

Fig. 1.162 Utilizarea tehnicii Goal Seek Dac s-ar dori calcularea eficienei cursurilor pentru un prag estimat la 30% marj brut i s-ar pune ntrebarea "de ci cursani ar fi nevoie pentru a atinge o marj de 30%, problema s-ar rezolva prin tehnica valorii scop astfel:

Page 29 of 29 - se poziioneaz (de regul) cursorul pe formula ce conine valoarea scop i se activeaz comanda Tools Goal Seek;

Fig. 1.163 Utilizarea tehnicii valorii-scop - se seteaz n rubrica Set cell: celula C15 care conine valoarea scop - adic marja brut (dac n prealabil nu s-a poziionat cursorul pe aceast valoare); - se stabilete valoarea obiectiv n rubrica To value: la care s trebuie s ajung valoarea scop - n cazul de fa 30%; - - se stabilete ce valoare s se schimbe n rubrica By changing cell: (celula C5) n cazul prezentat numrul de cursani- pentru a se ajunge la obiectivul propus; - - - se valideaz cu OK (fig. 1.162). Calculul este fcut automat pentru a se atinge valoarea scop i n celulele respective vor apare noile valori (34 cursani pentru o marj brut de 30%). Dac se valideaz cu butonul OK vechile valori vor fi nlocuite cu noile valori calculate pentru obiectivul fixat, iar dac se activeaz Cancel, vechile valori vor fi restaurate (fig. 1.163).