Lecia 2

Obiective
Utilizarea facilitii Office Assistant Utilizarea Excel n Web Utilizarea i crearea abloanelor Gsirea i nlocuirea textului Sortarea i filtrarea listelor
Pe parcursul acestei lecii vei nva cum s foloseti facilitatea Office Assistant, cum s utilizezi abloane gata create i cum s-i creezi propriile abloane, cum s gseti i s nlocuieti un anumit text, cum s te deplasezi rapid la o celul, cum s salvezi registrul de calcul curent ca i pagin Web, cum s sortezi i s filtrezi o list pentru a putea ajunge mai repede la informaia dorit.

OFFICE ASSISTANT
Atunci cnd lucrezi ntr-un registru de calcul, dac plasezi cursorul mouse-ului pe orice element din fereastr, dup o scurt pauz va apare o sugestie de ecran (ScreenTip) care va spune numele acelui element.

Sugestie de ecran

Dac vrei s tii mai multe apas combinaia Shift+F1 sau execut secvena Help\Whats This? (Ce este aceasta?). Indicatorul mouse-ului se transform ntr-o sgeat cu un semn de ntrebare ataat. Plaseaz-l pe orice element i execut click. Va aprea o descriere a elementului. Apas tasta Esc sau execut click n afara sugestiei pentru a o nchide. Sugestiile de ecran care apar atunci cnd utilizezi opiunea Whats This? i ofer mai multe informaii dect sugestiile de ecran normale, care nu indic dect numele elementului.

Ca s obii accesul la toate fiierele de asisten din Excel alege comanda Help (Ajutor) sau apas tasta F1. Dac Office Assistant este activ, aceast comand va afia asistentul. Dac asistentul Office a fost dezactivat aceast comand afieaz fereastra Help. n fereastra Help poi cuta un subiect folosind pagina Contents (Cuprins), alfabetic folosind pagina Index sau prin introducerea unei ntrebri n pagina Answer Wizard (Cutare).

UTILIZAREA OFFICE ASSISTANT-ULUI

Asistentul Office este un personaj animat conceput ca un instrument prietenos de acces la fiierele de asisten Office. Acest instrument i permite s pui ntrebri sau s introduci o serie de cuvinte cheie i s parcurgi mai multe casete de dialog pentru a obtine asisten privind orice caracteristic din orice aplicaie Office. Ca s apelezi asistentul Office poi s foloseti una din metode: Execut click pe butonul Office Assistant din bara de instrumente i i cere s pui ntrebarea. . asistentul apare

Obs. Execut click dreapta pe asistent i alege opiunea Choose Assistant ca s obi accesul la galeria Office Assistant. n aceast colecie exist opt personaje asistent animate.

Execut secvena Help\Show The Office Assistant.

Apas tasta F1. Utilizarea acestei metode are ca efect dou lucruri. Deschide asistentul Office i l oblig s ghiceasc subiectul pentru care ai nevoie de ajutor Aceast asisten legat de context se bazeaz pe caseta de dialog, meniul sau caracteristica n uz n clipa n care apei tasta F1. Not: Dac preferi s nu utilizezi asistentul alege butonul Options (Opiuni) din caseta de dialog a asistentului sau execut click dreapta pe asistent i alege Options. Deselecteaz opiunea Use the Office Assistant. Dac doreti ca Excel s afieze fereastra Help n loc de asistentul Office, atunci cnd apei tasta F1 deselecteaz opiunea Respond to F1 Key din caseta de dialog Office Assistant. Atunci cnd nu vrei s mai utilizezi asistentul execut click dreapta pe asistent i alege Hide.

LUCRUL CU ABLOANE
abloanele sunt regitri de calcul care pot fi reutilizai ca baz de pornire pentru ali regitri i care conin tot textul, toate numerele, formulele i formatrile necesare. Prin utilizarea unui ablon la nceperea unui fiier nu mai trebuie s inserezi, din nou, tot textul i formatele care se repet.

CREAREA ABLOANELOR
Este important ca un ablon s nu conin date care nu se aplic la orice utilizare a acestuia. Pentru a crea ca ablon registrul de calcul curent trebuie s parcurgi urmtorii pai: Alege File\Save As. Dac este necesar modific numele registrului de calcul.

Deschide caseta list Save as Type i alege Template (ablon). Caseta Save In trece automat la dosarul Templates.

Execut click pe Save (Salvare).

Doar abloanele din dosarul Templates sau din subdosarele directe, cum ar fi Spreadsheet Solutions, vor aprea n caseta de dialog New atunci cnd optezi pentru crearea unui registru de calcul plecnd de la un ablon. Dac ai creat i salvat abloane la o alt locaie, copiaz sau mut abloanele respective n dosarul Templates. Not: Dac doreti s creezi un ablon dintr-un registru de calcul completat, nainte de a salva registrul de calcul ca i ablon mai salveaz-l o dat n forma curent apoi terge orice date specifice, pstrnd doar titlurile de coloane, formulele i orice altceva pe care doreti s-l regseti pe fiecare foaie de calcul creat pe baza ablonului Cnd salvezi registrul de calcul ca ablon, fiierul original va fi pstrat intact, anterior operaiilor de stergere.

UTILIZAREA ABLOANELOR
Indiferent dac ncepi un nou registru de calcul plecnd de la un ablon instalat de Excel sau creat de tine trebuie s parcurgi paii: Alege File\ New. Se deschide caseta de dialog New.

Execut click pe fia cu numele subdosarului n care este stocat ablonul.

 Execut dublu click pe ablonul pe care doreti s-l utilizezi ca baz pentru noul registru de calcul. Se deschide noul registru de calcul, completat deja cu formatarea i coninutul din fiierul ablon. Obs. Cnd ncepi un nou registru de calcul plecnd de la un ablon, de fapt nu deschizi ablonul. Utilizezi ablonul numai ca punct de plecare i creezi un fisier complet nou ce conine informaia, coninutul i parametrii pe care i-ai stabilit n ablon. Numele noului registru de calcul este Book# iar numele de fiier al ablonului nici nu apare n bara de titlu.

OPIUNEA GO TO
Comanda rapid Go To poate fi apelat din meniul Edit, apsnd tasta F5 sau executnd combinaia Ctrl+G. Aceast comand deschide o caset de dialog n care poi introduce orice adres a oricrei celule sau bloc de celule. Dup introducerea adresei apas tasta Enter i vei fi automat plasat n celula a crei referin ai specificat-o. Butonul Special deschide caseta de dialog Go To Special ce permite accesul la formule, formatare condiionat i alte caracteristici ale unui registru de calcul.

n momentul n care este selectat una din optiunile acestei casete el va selecta cmpurile care ndeplinesc condiia specificat. n imaginea urmtoare apar marcate toatele celulele care conin formule cu rezultat numeric.

GSIREA I NLOCUIREA DATELOR

Opiunile Find (Gsire) i Replace (nlocuire) i permit s localizezi i s nlocuieti informaii. Aceste optiuni i permit s actualizezi foaia de calcul astfel nct s reflecte datele curente sau s elimini unele elemente care nu mai sunt de actualitate. Operaiile de gsire i nlocuire sunt efectuate la nivel de foi de calcul i, dac este necesar, ele trebuiesc repetate pentru fiecare foaie n parte n care trebuie efectuate aceleai modificri. Pentru a cuta i nlocui coninutul unei celule trebuie s parcurgi paii: Execut click n celula A1 a foii de calcul n care vrei s efectuezi cutarea i nlocuirea. Execut secvena Edit\ Find. Apare caseta de dialog Find. n cmpul Find What (De gsit) introdu coninutul ce urmeaz a fi cutat..

Apas butonul Replace. Ca urmare apare caseta de dialog Replace iar n cmpul Replace With introdu coninutul cu care se va face nlocuirea.

Alege opiunea de cutare Search (Cutare) : By Rows (pe linii) sau By Columns (pe coloane). Opiunea Match case permite diferenierea ntre litere mici i litere mari.

 Opiunea Find entire cells only gsete numai celulele care conin n ntregime specificaia din cmpul Find What (nu i cele care ncep cu acea specificaie). Execut click pe butonul Find Next pentru a gsi prima apariie a coninutului specificat n caseta Find What. Dac aceast prim apariie trebuie s fie nlocuit execut click pe butonul Replace: execut click pe butonul Find Next pentru a sri la urmtoarea apariie, pstrnd coninutul original al celulei. Continu s execui click pe butonul Find Next i apoi pe butonul Replace pentru a parcurge ntreg coninutul foii de calcul. Cnd toate apariiile datelor din caseta Find What au fost epuizate va aprea un mesaj care va anuna c nu se mai gsesc apariii ale acestora . Execut click pe OK. Execut click pe Close pentru a nchide caseta de dialog. Obs. 1. Dac eti sigur c vrei s nlocuieti toate apariiile respectivului coninut execut click pe butonul Replace All. Vor fi nlocuite toate apariiile i caseta de dialog se va nchide automat. Obs. 2. Evit utilizarea butonului Replace All atunci cnd vrei s nlocuieti numere.

UTILIZAREA MODULUI PAGE BREAK

Pe msur ce introduci date ntr-o foaie de calcul, acestea pot depi dimensiunea unei singure pagini. Spaiul disponibil pe o pagin este determinat de dimensiunile foii de hrtie i marginile stabilite pentru respectiva pagin.

Acest mod de vizualizare i ofer o vedere de ansamblu a modului n care foaia de calcul este mprit n pagini. Imaginea urmtoare i prezint o foaie de calcul cu patru pagini afiate n modul Page Break. n aceast imagine poi observa c aceast foaie nu este gata pentru tiprire deoarece sfritul de pagin mparte tabelul 2, spre exemplu, pe patru pagini. Paginile trebuie s se termine exact ntre tabele. Pentru utilizarea modului Page Break Preview trebuie s parcurgi urmtorii pai:

 Utilizeaz secvena View\ Page Break Preview. ntreruperile de pagin vor aprea pe ecran ca linii ntrerupte albastre, orizontale i verticale. Plaseaz indicatorul de pagin pe ntreruperea de pagin pe care vrei s o modifici. Dup ce indicatorul mouse-ului se transform ntr-o sgeat cu dou capete trebuie s execui click i s tragi linia sfritului de pagin n poziia dorit. Obs. ntreruperile automate de pagin sunt reprezentate printr-o linie ntrerupt iar cele create de utilizator printr-o linie continu. e n t r u a p u t e a r e v e n i l a modul normal de vizualizare utilizeaz secvena View\Normal.

CREAREA ANTETULUI I SUBSOLULUI DE PAGIN

Cu toate c nu este obligatoriu pentru o foaie de calcul, coninutul unui antet sau a unui subsol este util. Foaia de calcul are deja alocat spaiu pentru acest tip de informaie care i ajut pe cititori s interpreteze coninutul foii de calcul. Dac doreti s modifici un antet sau un subsol de pagin predefint sau i creezi propriul antet sau subsol de pagin atunci trebuie s faci click pe butonul Custom Header sau Custom Footer. Se va deschide o nou fereastr care i va permite s introduci textul n stnga, n centrul sau n dreapta paginii.

Butoanele pentru modificarea sau crearea unui antet sau subsol de pagin au urmtoarele semnificaii: Formatarea textului (Format Text) faci click pe acest buton cnd doreti modificarea fontului, mrimii fontului sau stilului dup ce textul a fost selectat Numrul paginii (Page Number) i permite s inserezi numrul de pagin pe fiecare pagin Numrul total de pagini (Total Number of Pages) poi utiliza aceast facilitate mpreun cu numrul paginii pentru a crea iruri de tipul pagina 1 din 15 Data (Date) adaug data curent Timpul (Time) adaug timpul curent Numele registrului de calcul (File Name) adaug numele registrului de calcul Numele foii de calcul (Tab Name) adaug numele foii de lucru Antetele sunt locuri bune pentru informaiile de verificare a documentului cum ar fi numele companiei, numele departamentului sau titlul raportului. Acest tip de informaii ar ocupa un spaiu important pe ecran. Dac este plasat in antet atunci aceasta apare unde trebuie i nici nu incomodeaz cnd se lucreaz cu datele. Subsolurile sunt locuri eficiente pentru introducerea automat a datelor calendaristice, a orelor i a numerelor de pagin. Data i ora introduse automat specific data i ora la care a fost tiprit foaia de calcul, iar numrul de pagin arat dac a fost tiprit tot raportul. n subsolurile de pagin informaia este plasat, la fel ca la antete, n afara spaiului de lucru efectiv. Coninutul antetelor i al subsolurilor de pagin poate fi inserat automat executnd click pe butoanele enumerate anterior. Informaia inserat automat va fi ntotdeauna corect i recent, indiferent de modificrile pe care le-ai efectuat n foaia de calcul. Pentru a crea antetul i subsolul unei foi de calcul trebuie s parcurgi urmtorii pai: 34. Execut secvena File\ Page Setup. 35. Execut click pe fia Header/Footer. 36. Alege dintre anteturile sau subsolurile implicite din listele derulante Header i Footer sau parcurge paii urmtori pentru a-i crea propriile antete i subsoluri de pagin. 37. Execut click pe butonul Custom Header (Antet particularizat) pentru a deschide caseta de dialog Header. 38. Fiecare dintre cele trei casete reprezint o seciune a antetului. Introdu textul i folosete butoanele de cmp pentru a crea coninutul antetului personalizat. 39. Execut click pe OK.

40. Execut click pe butonul Custom Footer (Subsol personalizat) i repet paii 5 i 6 dac doreti s-i creezi un subsol personalizat. 41. Execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog Page Setup. Antetul i subsolul de pagin vor aprea oricnd vei tipri foaia de calcul, ns doar pentru pagina respectiv. Dac antetul sau subsolul este prea nalt va trebui s modifici marginile paginii astfel nct s nu se suprapun peste zona de editare a foii de calcul. Dac vrei s anulezi antetul sau subsolul de pagin execut click pe opiunea (none) (nici unul) din lista derulant Header sau Footer.

SORTAREA I FILTRAREA LISTELOR

Structurarea unei liste este cea mai important parte a procesului de creaie deoarece acest lucru determin ce vei putea extrage din list i ct de eficient vei putea gestiona lista dup ce ai creat-o. nainte de a ncepe crearea unei liste e bine s-i pui ntrebarea ce trebuie s prelucrezi dup ce ai creat lista. Dac tii exact ce informaii vei extrage atunci construirea unei liste devine simpl. Listele din Excel sunt, n general, structuri ierarhizate. Cteva din cele mai importante elemente de terminologie sunt urmtoarele:

 linie.

Numele de cmp descrie fiecare categorie de date. Reprezint titlurile de coloan sau de Cmp este denumirea unei celule cu coninut.

nregistrare este denumirea atribuit unui grup de celule ce cuprind toate datele despre un anumit obiect. Pot fi situate pe linie sau coloan. Corpul listei este alctuit din toate nregistrrile din foaia de calcul respectiv. Sugestie : Este bine s adopi o formatare standard pentru literele din list. i s creezi titluri scurte i sugestive. Obs. Excel 2000 extinde formatarea listei la orice intrare nou plasat la sfritul acesteia, inclusiv orice formul care face parte din intrrile anterioare. Pentru a deselecta aceast caracteristic trebuie s parcurgi secvena Tools\Options, execut click pe fia Edit i deselecteaz opiunea Extend List Formats and Formulas. Sugestie : Nu mpri lista prin linii i coloane goale. Acestea pot ncurca atunci cnd manevrezi datele. Dac doreti s introduci spaii libere ntre linii, spre exemplu, mrete nlimea rndului. Nu combina numele i prenumele angajailor, utilizatorilor, clienilor ntr-o singur celul. Este bine s separi numele i prenumele n celule diferite astfel nct fiecare s fie pe alt coloan ce va fi folosit la filtrare sau sortare.

SORTAREA LISTELOR
Dup ce ai creat o list este posibil s doreti s afiezi informaia n mai multe moduri. Pentru aceasta Excel i permite s sortezi listele sau s foloseti sortri personalizate. Pentru a sorta o list trebuie s parcurgi secvena Data\Sort pentru a deschide o caset de dialog Sort unde vei selecta condiiile de sortare. Dac nu selectezi nimic nainte de a deschide caseta de dialog Sort, programul Excel va selecta ceea ce consider el c ar fi list toate celelalte date adiacente la celula activ, mai puin prima linie, pe care programul o consider a fi linia cu titluri. Not: n cazul n care lista conine linii sau celule goale efectueaz selecia nainte de a ncepe procesul de sortare, altfel este posibil ca pri ale listei s fie excluse la sortare. Programul Excel poate sorta datele alfabetic, numeric sau dup data calendaristic.

Pentru a efectua o sortare a unei liste trebuie s parcurgi paii: 42. Sorteaz lista printr-una din metodele expuse. 43. Sortarea unei liste poate fi efectuat simultan dup maxim trei cmpuri. Specific n seciunile Sort by i Then by coloanele dup care se efectueaz sortarea n ordinea importanei lor pentru sortare.

44. Specific ordinea de sortare. O list poate fi sortat ascendent (0 9 sau A Z) sau descendent (de la 9 0 sau Z A). 45. Specific dac lista are cap de tabel sau nu. Atunci cnd sortezi datele manual trebuie s alegi opiunea No header row dac lista nu are cap de table i Header row dac lista ta are cap de table. Atunci cnd se efectueaz o selectare automat, dac indicatorul de celul se gsete ntr-o list aparent fr linie de titluri, programul Excel selecteaz opiunea No header row. Dac lista pare c ar avea cap de tabel atunci Excel alege opiunea Header row. 46. Pentru o sortare mai avansat selecteaz butonul Options. Se deschide o caset de dialog de unde poi opta pentru: sortarea listei de sus n jos (Sort top to bottom)

sortarea listei de la stnga la dreapta (Sort left to right).

sortarea sensibil a liste dup tipul de liter (Case sensitive) s sorteze separat intrri de tipul Data sau data. sortarea listei n funcie de listele personalizate pe care le-ai creat

Reguli de sortare ale programului Excel Excel utilizeaz urmtoarea secven de sortare: 0-9 (spaiu) ! # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ { | } ~ + < = > A-Z. Celulele i liniile goale vor fi plasate la sfritul listei, indiferent de ordinea de sortare, ascendent sau descendent. Cnd se sorteaz valori logice, False este trecut naintea lui True, iar valorile de eroare vor fi plasate n ordinea n care au fost gsite fie la sfritul listei sortate dac a avut loc o sortare ascendent, fie la nceput dac s-a efectuat o sortare descendent. Exemplul 1 : list sortat tip text

Lista sortata

Lista initiala

Exemplul 2 : list sortat cu coninut text i numeric

Dac doreti ca literele nsoite de cifre s apar corect sortate atunci trebuie s completezi cu zerouri: A001, A002, etc. Not: Nu selecta pentru sortare o singur coloan fr a include i restul cmpurilor. Programul Excel va sorta numai acea coloan iar celelalte coloane din list vor rmne nemodificate.

FILTRAREA LISTELOR
Dac lucrezi cu liste mari, cu volum mare de informaie, este posibil ca localizarea unei nregistrri s dureze destul de mult. Atunci cnd doreti s vizualizezi una sau mai multe nregistrri specifice, filtrarea listei i permite s afiezi doar informaia dorit. n cazul filtrrilor lista rmne nemodificat, dar vei vizualiza la acel moment numai informaia specificat n filtru. Filtrul poate fi modificat n orice moment pentru a afia un alt set de nregistrri. nregistrrile filtrate pot fi formatate, editate i chiar reprezentate grafic. Programul Excel pune la dispoziie dou tipuri de filtre: AutoFilter (Filtrare automat) aplic un filtru simplu, automat, de selecie a listei, pe care l poi, apoi, personaliza. Advanced Filter (Filtrare avansat) i permite s stabileti criterii de filtrare mai complexe. Obs. Filtrarea reprezint unul din principalele motive pentru introducerea consecvent a datelor. Intrrile scrise diferit (de exemplu: dir. economic sau dir.economic) sunt tratate de filtru ca obiecte diferite. Utilizarea filtrelor automate Pentru a efectua o filtrare automat a unei liste trebuie s execui secvena Data\Filter\AutoFilter. Aceast comand este un comutator. Dac o repei poi dezactiva n orice moment filtrul automat. ntr-o list cu filtru automat programul Excel afieaz butoane cu sgeat pentru fiecare intrare din linia cu titluri. Aceste butoane activeaz meniuri derulante care i permit s stabileti ce nregistrare individual doreti s vezi la un moment dat sau mai multe nregistrri cu aceeai intrare n cmpul respectiv (exemplu: toate nregistrrile pentru Papetrie).

La alegerea filtrrii prin metoda AutoFilter butoanele de filtrare sunt poziionate pe celulele care conin titlurile de coloan iar lista rmne afiat n intregime. Ca s afiezi o list de nregistrri filtrate folosete unul din butoane sau o combinaie de butoane. Exemplul 1. Dac vrei s efectuezi o filtrare dup departamentul Papetrie este suficient s faci click pe butonul cu sgeat din celula care conine acest titlu i, din meniul derulant, s alegi Papetrie.

Lista filtrat va arta astfel:

Not: Sgeile de pe butoanele AutoFilter n uz i schimb culoarea n albastru. De asemenea, n extremitatea stng sunt evideniate etichetele de rnd corespunztoare a cror culoare este modificat tot n albastru. Exemplul 2. n cazul n care doreti s efectuezi o filtrare combinat, dup ce ai aplicat primul filtru este suficient s apei pe butonul de filtrare aferent cmpului dup care doreti s efectuezi urmtoarea filtrare. Dac doreti acum s filtrezi, din departamentul Papetrie, numai dup Caiete faci click pe butonul de filtrare aferent titlului Caiete i, din lista derulant, alegi filtrul Caiete.

Lista supus unei filtrri combinate va arta astfel:

Opiunile din partea de sus a listelor derulante AutoFilter ofer urmtoarele faciliti speciale de filtrare: All (Toate) permite afiarea tuturor nregistrrilor acelei categorii pe ecran. Aceast opiune este folosit pentru a reafia lista dup o filtrare.

 Top 10 (Primele 10) se aplic numai coloanelor care conin numere sau date calendaristice. Ca urmare a alegerii acestei opiuni se deschide caseta de dialog Top 10 AutoFilter n care vei preciza dac doreti s vezi nregistrrile de la nceputul listei sau din coada listei. Aceast opiune nu face limitarea la posibilitatea vizualizrii a numai 10 nregistrri. Poi vizualiza, de asemenea, Primele 30 sau ultimele 30 de inregistrri din list, sau 10% din primele sau din ultimele elemente din list. Pentru a afia primele sau ultimele 10% din nregistrri trebuie modificat parametrul din ultima caset din dreapta din Items n Percent.

Custom... (Definite...) deschide o caset de dialog care permite crearea unui filtru personalizat. Aceast modalitate de filtrare va fi detaliat n capitolul Crearea unui filtru automat personalizat. Blanks (Libere) permite afiarea nregistrrilor care conin celule goale ntr-un anumit cmp (coloan). Aceast opiune poate fi folosit pentru depistarea nregistrrilor crora le lipsesc intrri. NonBlanks (Ocupate) permite afiarea tuturor nregistrrilor care conin date n respectivul cmp . Obs. Opiunile Blanks i NonBlanks apar doar dac respectiva coloan conine celule goale. Crearea unui filtru automat personalizat Dac filtrul automat prestabilit nu ofer suficiente opiuni, poi crea un filtru personalizat. Pentru a realiza un filtru personalizat trebuie s parcurgi paii: Din lista derulant AutoFilter alege opiunea Custom.

listei.

n caseta de dialog Custom AutoFilter precizeaz criteriul ce va fi utilizat la filtrarea

Execut click pe OK.

Exemplul 1. Dac pe coloana Pret pe buc. doresc s efectuez filtrarea valorilor nter 100.001 i 500.000 inclusiv atunci condiiile trebuie s arate ca cele din figur.

Lista filtrat va arta ca n imaginea urmtoare.

Exemplul 2. Dac pe coloana Nume vrei s filtrezi dup persoanele al cror nume ncepe cu litera P sau se termin cu grupul escu atunci condiiile trebuie puse ca n figura care urmeaz.

Lista filtrat va arta ca n imaginea urmtoare.

Not: Dac doreti ca liniile selectate s ndeplineasc ambele condiii din casetele de text trebuie s selectezi opiunea And (i). Dac doreti ca liniile selectate s ndeplineasc oricare din cele dou criterii atunci este suficient s selectezi opiunea Or (Sau). Utilizarea filtrelor avansate Pentru a crea un filtru avansat este necesar s creezi un domeniu de criterii n afara listei utiliznd titlurile de coloan i apoi s specifici criteriul pe care doreti s-l utilizezi la filtrare. Domeniul de criterii trebuie s conin titlurile de coloane dup care se face filtrarea avansat precum i criteriile ce trebuie ndeplinite. Este util s creezi domeniul de criterii deasupra listei dar foaia de calcul trebuie s conin cel puin un rnd liber ntre acest domeniu i lista propriu-zis. Obs. Cel mai corect este s copiezi titlurile coloanelor din list pentru a fi identice cu cele din domeniul de criterii. Pentru crearea unui filtru avansat trebuie s parcurgi urmtorii pai: Creaz domeniul de criterii indicnd titlul de coloan pe o linie i imediat sub el criteriul care trebuie ndeplinit. Dac este posibil, plaseaz domeniul de criterii deasupra coloanei corespondente pentru a le vedea mai uor pe amndou. Pentru a stabili mai multe criterii trebuie s adaugi mai multe linii n domeniu de criterii.

 Cnd domeniul de criterii este complet execut click n list i execut secvena Data\Filter\Advanced Filter. Se deschide o caset de dialog .

Programul Excel selecteaz automat lista care urmeaz a fi filtrat dac aceasta este nconjurat de linii i coloane goale. Dac domeniul din cmpul List range este incorect trebuie s introducvi adresele corecte. Specific domeniul de criterii.

Dac vrei s filtrezi lista local execut OK pentru a rula filtrul, lsnd opiunea Filter the list, in-place selectat. Dac vrei s filtrezi lista la alt locaie atunci selecteaz opiunea Copy to another location. Ca urmare apare un nou cmp Copy to unde trebuie specificat adresa domeniului unde se va face filtrarea.

Rezultatul filtrrii este urmtorul:

Obs.1 : Folosete un filtru avansat atunci cnd: trebuie s stabileti mai mult de dou criterii pentru un cmp. utilizezi criterii extrem de complexe ce necesit folosirea funciilor sau a formulelor i/sau a unor criterii multiple AND/OR ntr-un singur filtru. Obs.2 : Intrrile din domeniul de criterii pot fi oricnd modificate pentru a afia un alt set de nregistrri filtrate. Lista va rspunde automat noilor criterii. Obs.3 : Dac lista conine nume sau nregistrri care apar n mod repetat poi opta s alegi numai nregistrrile unice dac selectezi opiunea Unique Records Only (doar nregistrri unice) din caseta de dialog Advanced Filter.

UTILIZAREA APLICAIEI EXCEL N WEB

Aplicaia Office ofer integrare complet cu Internetul, de la modificarea paginilor Web pn la preluarea de date din Web pentru utilizarea n documentele locale. Indiferent dac ai acces la Internet sau nu Excel 2000 faciliteaz transformarea unui registru de calcul, a unei foi de calcul sau a unui domeniude celule dintr-o foaie de calcul ntr-o pagin Web. Prin perfecionarea procesului de salvare a datelor Excel n format HTML, Office 2000 ofera noi opiuni referitoare la modul n care datele vor fi vizualizate i utilizate de cei care viziteaz site-ul de Web:

 Add Interactivity (Adugare interactivitate). Disponibil la publicarea unui domeniu de celule, aceast opiune permite unui utilizator din Web s lucreze efectiv cu registrul de calcul poate efectua operaii de sortare, filtrare, totalizare i utilizare a memoriei Clipboard pentru manevrarea datelor. Open Published Web Page in Browser (Se deschide n browser pagina Web publicat). Aceast opiune permite vizualizarea rapid a unei noi pagini n format browser, imediat dup salvarea fiierului ca HTML.

SALVAREA FOII DE CALCUL N FORMAT HTML

Pentru nceput trebuie s stabileti ce parte a registrului de calcul va fi salvat n format HTML ntregul registru de calcul, o foaie de calcul din interiorul registrului sau celule de pe o singur foaie. Dac trebuie s salvezi n format HTML o singur foaie sau un domeniu de celule, selecteaz-le nainte de a apela comanda Save as Web Page (Salvare ca pagin Web). Dup ce ai selectat celulele dorite trebuie s parcurgi paii urmtori: 47. Execut secvena File\Save as Web Page. 48. n caseta de dilaog Save As introdu un nume pentru fiierul HTML, nu trebuie s introduci i extensia .htm

49. Alege un dosar n care va fi salvat fiierul. 50. Seciunea Save a casetei de dialog i indic dac salvezi ntregul registru de calcul (Entire Workbook) sau o selecie (Selection urmat de cuvntul Sheet sau un anumit domeniu dac a fost selectat unul nainte de nceperea procedurii) 51. Execut click pe butonul Publish. Se va deschide caseta Publish as Web Page.

52. n caseta list Choose (Alegere) trebuie s confirmi obiectul care urmeaz a fi publicat. Dac nainte de nceperea procedurii ai selectat un domeniu, n caseta Choose va fi selectat Range of Cells. Domeniul l poi edita i manual sau poi folosi butonul Collaps Dialog pentru a expune foaia de calcul, apoi poi selecta celulele dorite, dup care reafieaz caseta de dialog.

Butonul Collaps Dialog

53. Dac publici un domeniu sau o singur foaie de calcul trebuie s selectezi opiunea Add Interactivity Width (Se adaug interaciune cu) i s alegi din lista derulant Spreadsheet Functionality (Funcionalitate tip foaie de calcul) sau PivotTable Functionality (Funcionalitate tip PivotTable). 54. n seciunea Publish As (Publicare ca) trebuie s introduci un nume de fiier i o cale n caseta File Name. 55. Dac browser-ul de Internet este deschis selecteaz opiunea Open Published Web page in Browser. Acest pas este opional. 56. Dac doreti s adaugi un titlu centrat deasupra seleciei publicate execut click pe butonul Change (Modificare). Se deschide o caset de dialog Set Title (Stabilirea titlu). Trebuie s introduci un titlu n caseta de text i apoi execut click pe butonul OK.

57. Execut click pe butonul Publish (Publicare). Dac browser-ul nu este deschis i ai bifat opiunea Open Published Web page in Browser, browser-ul Web folosit n mod curent se va deschide automat i va afia pagina.

Registrul de calcul, foaia de calcul sau seciunea specificat este acum publicat ca o pagin Web salvat n format HTML. Not: Dac selecia specificat conine hiperlegturi trebuie s te asiguri c fiierele ctre care trimit hiperlegturile sunt disponibile privitorilor on-line. Este bine s fie publicate i aceste fiiere, dac nu este posibil trebuie s tergi hiperlegturile nainte de a publica selecia.

VIZUALIZAREA FOII DE CALCUL CA O PAGIN WEB

Pentru a vizualiza o pagin Web publicat anterior trebuie s parcurgi paii urmtori: 58. n Excel execut secvena File\Open. 59. n caseta list Files of Type selecteaz Web Pages astfel nct s vezi doar fiierele n format HTML. 60. Localizeaz dosarul ce conine fiierul paginii Web i execut dublu click pe pagina Web pentru a o deschide. Pagina Web se va deschide n Microsoft FrontPage, dac este instalat acest program pe staia de lucru, sau n Word.

Obs. Pentru a deschide o pagin Web n Internet Explorer trebuie executat secvena File\Open i din caseta Open execut click pe browser pentru a identifica fiierul care urmeaz a fi vizualizat.

COPIEREA DATELOR TABELARE WEB NTR-O FOAIE DE CALCUL EXCEL

Poi copia coninutul unei pagini Web ntr-o foaie de calcul Excel prin intermediul memoriei Clipboard sau prin tragere i plasare. Aceast facilitate este foarte important pentru utilizatorii de pagini Web care au nevoie nu numai s vizualizeze informaia dar i s copieze poriuni din foaia de calcul n regitri Excel locali unde s foloseasc datele. Pentru a copia coninutul unei pagini Web Excel trebuie s parcurgi urmtorii pai: 61. Deschide pagina Web surs i registrul destinaie i ai grij s te poziionezi pe pagina Web. 62. Selecteaz celulele surs din pagina Web i copiaz-le n Clipboard. 63. Comut napoi n foaia de calcul destinatie, selecteaz celulele destinaie i lipete datele din Clipboard. Obs. Dac vrei s copiezi date folosind metoda tragere i lipire trebuie s ii tasta CTRL apsat n timpul tragerii, altfel riti s modifici coninutul Web prin eliminarea datelor trase i plasate n foaia de calcul..

REZUMATUL LECIEI 2
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre: Cum s apelezi i s utilizezi Office Assistant. Cum s-i creezi propriile abloane sau cum s foloseti abloane deja create Cum s gseti datele i s le nlocuieti sau s le modifici Cum s creezi antet i subsol de pagin Cum s sortezi i s filtrezi listele n funcie de necesiti Cum s foloseti filtre personale i avansate pentru a realiza filtrri speciale Cum s salvezi date n format Web Cum s vizualizezi datele n format HTML

ntrebri recapitulative
ntrebri gril
Bifeaz variantele de rspuns care consideri c sunt corecte. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri corecte. Care este semnificaia Office Assistant-ului?

funcioneaz ca i help o imagine animat un manual de ndrumare altul

Care este scopul sortrii?

s vizualizez numai anumite date la un moment dat se aranjeaz datele ntr-o ordine dorit se blocheaz datele dintr-o foaie de calcul altul

Care este scopul publicrii Web a datelor tip Excel?

schimbarea formatului datelor accesul altor utilizatori la informaie vizualizarea cu ajutorul browser-elor de Internet a informaiei nici unul

Completai
1. Cum se salveaz informaia ca ablon:

2. Cum se efectueaz filtrarea pe trei nivele:

3. Cum se insereaz antet i subsol de pagin:

Exerciii
1. Deschide registrul de calcul Salarii I trimestru.xls i golete de coninut (exceptnd titlurile) coloanele Salariu brut i Deducere de pe fiecare foaie de calcul n parte. 2. 3. 4. jos. Salveaz acest registru ca ablon sub numele Salarii anuale.xlt i inchide registrul de calcul. Apeleaz ablonul creat la pasul anterior i creaz un nou registru de calcul cu numele Salarii2002.xls. Insereaz o coloan cu titlul Direcia ntre coloanele Nume i Salariu brut i completeaz-o cu datele de mai

dir. Economica dir. Comerciala dir. IT dir. Comerciala dir. economica dir. IT dir. economica

5.

Gsete irul de caractere dir. economic i nlocuiete-l cu dir. Economic.

6. Pe fiecare foaie de calcul insereaz un antet care s conin numele fiierului i data i ora curent i un subsol de pagin care s conin numele paginii curente i numele foii de calcul. 7. Orientarea pe fiecare pagin s fie Landscape. 8. n acest registru de calcul completeaz cmpurile goale cu valorile din tabelul urmtor pentru luna ianuarie iar pentru celelalte luni creterea este cu 5% fa de luna precedent.

9. Anuleaz opiunea de Merge Cells de pe capul de tabel i terge apoi rndul cu numrul 5. Ajusteaz nlimea rndului. 10. Sorteaz acest tabel dup coloana Nume pe luna ianuarie. 11. Filtreaz acest tabel dup persoanele care au un salariu net mai mare sau egal cu 5.000.000 i mai mic strict dact 6.500.000 pe luna februarie. Reafieaz lista ntreag. 12. Creaz un filtru avansat astfel nct s fie evideniate toate persoanele din direcia Economic ce au un salariu net mai mare strict de 6.000.000 pe luna martie. n final cele trei foi de calcul trebuie s arate aa:

13. S se salveze datele din foaia de calcul Ianuarie cu opiunea Save as Web Page.