COMPONENTA ECHIPEI DE NEGOCIERE

Formarea echipei de negociere va cuprinde dou etape: fixarea mrimii i structurii echipei; stabilirea atribuiilor efului i ale membrilor ei. Echipa de negociatori este constituit din membri permaneni i uneori, dac este cazul, i din specialiti din diferite domenii, colaboratori ai firmei. Pe parcursul desfurrii negocierii, sarcinile membrilor echipei pot fi diferite: o parte joac rolul efectiv de negociatori; o parte are sarcina de a pregti documentaia; o parte furnizeaz informaii.

CONDUCTORUL ECHIPEI DE NEGOCIERE

Conductorul echipei de negociere are urmtoarele sarcini: s selecioneze membrii echipei; s pregteasc planul de negociere cu echipa, prin simulare; s conduc negocierea; s numeasc membrii echipei care s susin punctul su de vedere; s finalizeze i s semneze contractul; s se asigure c a respectat ntocmai mandatul primit; s ntocmeasc raportul asupra negocierii; s fie un exemplu pentru colegii si Conductorul echipei de negociere primete un mandat de negociere. Acesta este un document secret care conine urmtoarele elemente:

CONINUTUL MANDATULUI DE NEGOCIERE

LOCUL , DATA NEGOCIERII SI MOMENTUL NCEPERII ACESTEIA

Pregtirea unei ntlniri de afaceri trebuie s aib n vedere asigurarea de condiii optime, care vizeaz: alegerea locului i a datei de desfurare a ntlnirii; fixarea momentului i a duratei negocierii; amenajarea spaiului; asigurarea unor faciliti pentru echipa-oaspete. Ora nceperii negocierii trebuie n aa fel programat, nct s evite, pe ct posibil, nclcarea ritmului biologic al participanilor la tratative. Durata poate s varieze ntre 15 i 90 minute. De obicei, durata tratativelor este programat astfel: cu o or nainte de masa de prnz; cu o or nainte de terminarea programului instituiei.

NCPEREA DE DESFURARE A NEGOCIERII

Alegerea slii trebuie s in cont de asigurarea urmtoarelor condiii: numrul de locuri necesar; decor corespunztor, luminozitate, msuri de siguran oferite; material audiovizual necesar expunerii; aparatura: copiatoare, telefoane, internet; servicii: vestiar, bar, parcare, personal disponibil. Masa negocierilor constituie o problem att din punct de vedere organizatoric, ct i tactic, cu implicaii importante n desfurarea tratativelor.

Exemplu: Sala de Conferinte Synergy

~ POATE GAZDUI: INTALNIRI DE AFACERI, TRAINING-URI, WORKSHOP-URI. ~ SUPRAFATA: 20 M.P., CAPACITATE: MAX. 10 PERSOANE. ~ DOTARI: MASA OVALA DE SEDINTE CU 10 SCAUNE, PROIECTOR SI ECRAN, PLASMA TV, INTERNET WIRELESS, MOBILIER. ~ ACCES DIN HOLUL DE LA RECEPTIE.

ORDINEA DE ZI Proiectul ordinii de zi trebuie adus la cunotina delegaiei partenere nainte de nceperea negocierilor, oferind posibilitatea analizei i a unor eventuale modificri. Ordinea de zi trebuie s fie redactata ct mai concis i clar. Ea trebuie s conin: ziua i ora desfurrii aciunii; locul desfurrii; scopul ntlnirii; numele participanilor; timpul rezervat fiecrui subiect; ora estimat pentru ncheierea ntlnirii.

DOCUMENTE NECESARE IN PROCESUL NEGOCIERII

ELEMENTELE PLANULUI DE NEGOCIERE

CONCLUZII
n cadrul negocierilor discuia dintre parteneri este numai o etap a procesului de negociere. Elementul cel mai important este etapa de planificare i pregtire a negocierii, dar aceast etap este deseori neglijat de ctre negociatori . Fiecare parte are punctele sale slabe i forte, dar numai cea mai pregtit va obine cele mai bune rezultate. Pregtirea este probabil cea mai bun investiie pe care dumneavoastr o putei face nainte de a ncepe negocierile.