Manual Cheltuieli

MANUAL DE AUDIT INTERN
PRIVIND CHELTUIELILE REALIZATE DIN FONDURILE EUROPENE AFERENTE PERIOADEI DE PROGRAMARE 2007 2013
Audit intern de sistem Audit intern operaional
Emitent:
Ministerul Finanelor Publice Direcia de Audit Public Intern Serviciul de Audit Intern pentru Fonduri Externe
- Bucureti, ianuarie 2009 -
Manual de auditare a cheltuielilor din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 - 2013
CUPRINS
1. Introducere.................................................................................................................. 3 2. Cadrul legal................................................................................................................. 4 3. Cadru de aplicare........................................................................................................ 5 4. Auditul de sistem......................................................................................................... 8 4.1. Consideraii privind principiile generale ale sistemelor de management i control 8 4.2. Cerine cheie i criterii de evaluare n auditul de sistem....................................... 9 4.2.1. Principalele cerine cheie n ceea ce privete Autoritatea de Management / Organismele Intermediare ....................................................................................... 9 4.2.2. Principalele cerine cheie n ceea ce privete Autoritatea de Certificare / Organismele Intermediare ..................................................................................... 13 5. Auditul operaional .................................................................................................... 15 5.1. Scopul i domeniul procedurii............................................................................. 15 5.2. Caracteristicile auditului operaional................................................................... 16 5.3. Domeniul auditului operaional ........................................................................... 16 5.4. Efectuarea auditului operaional ......................................................................... 17
Pagina 2 din 17
1. Introducere Se intenioneaz ca prezentul manual/ghid/ndrumar s ofere un cadru general aplicabil auditului intern al programelor operaionale n contextul perioadei de programare 2007 2013. Avnd n vedere att cerinele Regulamentelor Europene1 ct i cele ale liniilor directoare2 emise de Comisia European n ceea ce privete sistemul de management i control intern aplicabil instituiilor ce sunt implicate n managementul fondurilor structurale, considerm necesar a se expune n mod detaliat activitatea de audit intern ce trebuie derulat de ctre compartimentele de specialitate, avnd n vedere: 1. auditul de sistem; 2. auditul operaional. Auditul de sistem se refer la evaluarea tuturor prevederilor menionate la art. 58 din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006. Pentru realizarea acestei activiti ar trebui utilizate liniile directoare emise de ctre Comisia European pentru a realiza o evaluare a acestor cerine. Auditul operaional se refer la toate aciunile realizate n cadrul auditului pe proiecte menionat la art. 62 din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006. Compartimentele de audit din cadrul instituiilor care gestioneaz fonduri europene pot realiza att audit de sistem ct i audit operaional. Este adevrat, n Regulamentele Europene att auditul de sistem ct i auditul operaional sunt date ca fiind atribuii ale Autoritii de Audit. O analiz mai detaliat a acestor prevederi3 relev faptul c Autoritatea de Audit trebuie de fapt s: ...(a) s se asigure c se efectueaz audituri n vederea verificrii funcionrii eficiente a sistemului de gestiune i a controlului programului operaional (n.r. audit de sistem); (b) s se asigure c se efectueaz controale ale operaiunilor pe baza unui eantion adecvat pentru a se verifica cheltuielile declarate; (n.r. audit operaional) Aceste asigurri pot fi obinute de ctre Autoritatea de Audit: fie prin realizarea (de ctre Autoritatea de Audit sau de ctre un ter desemnat de aceasta) de misiuni de audit de sistem i misiuni de audit operaional; fie prin luarea n considerare, n anumite condiii, a rezultatelor misiunilor de audit de sistem i/sau operaional, realizate de auditul intern al instituiilor responsabile cu gestionarea fondurilor europene; fie o combinaie a celor dou puncte anterioare.
1 2
Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006; Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006; Linii directoare privind metodologia comun de evaluare a sistemelor de management i control n Statele Membre (perioada de programare 2007 - 2013). Emitent Comisia European: DG Politic Regional, DG Ocuparea Forei de Munc, Afaceri Sociale i Egalitate de anse 3 Articolul 62(1) (a) i (b) din cadrul Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006
Pagina 3 din 17
n acest context, este foarte important ca auditul intern al structurilor ce gestioneaz fonduri europene s realizeze periodic (anual) att o misiune de audit de sistem ct i o misiune de audit operaional. Rezultatele acestor misiuni trebuie interpretate cumulativ astfel nct s ofere o imagine de ansamblu asupra modului de gestionare a fondurilor europene. 2. Cadrul legal Cadrul legal aplicabil avut n vedere la emiterea prezentului document este alctuit din Regulamentele Europene ce se refer la gestionarea fondurilor europene aferente perioadei de programare 2007 2013, precum i din liniile directoare emise de ctre Comisia European n aplicarea acestor Regulamente. Practic ne referim la: Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006 din 11 iulie 2006, de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999; Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006 din decembrie 2006, stabilind regulile pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 n care se stabilesc prevederile generale cu privire la Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i pentru implementarea Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regional; Linii directoare privind metodologia comun de evaluare a sistemelor de management i control n Statele Membre (perioada de programare 2007 2013). Emitent Comisia European: DG Politic Regional, DG Ocuparea Forei de Munc, Afaceri Sociale i Egalitate de anse; Linii directoare privind verificrile de management care vor fi efectuate de ctre Statele Membre asupra operaiunilor co-finanate de ctre Fondurile Structurale i Fondul de Coeziune pentru perioada de programare 2007 2013. Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1080/2006 din 5 iulie 2006 privind Fondul European de Dezvoltare Regional i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1783/1999; Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1081/2006 din 5 iulie 2006 privind Fondul Social European i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1784/1999.
Pagina 4 din 17
3. Cadru de aplicare Destinatarii informaiilor coninute n acest document se intenioneaz a fi compartimentele de audit intern ale instituiilor implicate n managementul fondurilor europene. Astfel principalii beneficiari sunt: Nr. Crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Instituia Ministerul Economiei i Finanelor Autoritatea de Certificare i Plat Ministerul Economiei i Finanelor Autoritate de Management POS Creterea Competitivitii Economice Organism Intermediar POS Creterea Competitivitii Economice Ministerul pentru IMM, Comer, Turism i Profesii Liberale Organism Intermediar POS Creterea Competitivitii Economice Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului (ANCS) Organism Intermediar POS Creterea Competitivitii Economice Ministerul Comunicaiilor i Tehnologiei Informaiilor Organism Intermediar POS Creterea Competitivitii Economice Ministerul Economiei i Finanelor (DG Politic Energetic) Ministerul Mediului i Dezvoltrii Durabile Autoritate de Management POS Mediu Organism Intermediar POS Mediu Bacau Regiunea 1 Nord-Est Organism Intermediar POS Mediu Galati Regiunea 2 Sud-Est Organism Intermediar POS Mediu Pitesti Regiunea 3 Sud-Muntenia Organism Intermediar POS Mediu Craiova Regiunea 4 Sud-Vest Organism Intermediar POS Mediu Timisoara Regiunea 5 Vest Organism Intermediar POS Mediu Cluj-Napoca Regiunea 6 Nord-Vest Organism Intermediar POS Mediu Sibiu - Regiunea 7 Centru Organism Intermediar POS Mediu Bucuresti Regiunea 8 Bucuresti-Ilfov Ministerul Dezvoltrii, Lucrarilor Publice i Locuinelor Autoritate de Management pentru Programul Operaional Regional
Pagina 5 din 17
Compartimentul beneficiar Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern
Nr. Crt. 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Instituia Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena pentru Dezvoltare Regional Nord-Est Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena de Dezvoltare Regional Sud-Est Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena pentru Dezvoltare Regional Sud Muntenia Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena pentru Dezvoltare Regional Sud-Vest Oltenia Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena pentru Dezvoltare Regional Vest Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agena pentru Dezvoltare Regional Nord Vest Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agentia pentru Dezvoltare Regionala Centru Organism Intermediar pentru Programul Operaional Regional Agenia pentru Dezvoltare Regional Bucureti-Ilfov Ministerul Muncii, Familiei i Egalitii de anse Autoritate de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Nord-Estp entu Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Sud-Est pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Sud-Muntenia pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Sud-Vest pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Nord-Vest pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane
Compartimentul beneficiar Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern
Pagina 6 din 17
Nr. Crt. 31 32 33 34 35 36 37 38
Instituia Organismul Intermediar Regional Vest pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organismul Intermediar Regional Centru pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Organism Intermediar Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Centrul Naional de Dezvoltare a nvmntului Profesional i Tehnic pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Agenia Naional de Ocupare a Forei de Munc pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Ministerul Transporturilor - Autoritate de Management pentru Programul Operaional Sectorial Transport Ministerul Internelor i Reformei Administrative Autoritate de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative Ministerul Economiei i Finanelor - Autoritate de Management pentru Programul Operaional Asisten Tehnic
Compartimentul beneficiar Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern Compartimentul de audit intern
Prin prezentul document4 se urmrete contientizarea importanei cerinelor cheie i a metodelor de evaluare utilizate de organismele de audit europene, de ctre auditorii din cadrul autoritilor implicate n evaluarea sistemelor de management i control pentru Fondurile Structurale i Fondul de Coeziune (autoritile de audit, autoritile de management / organismele intermediare, autoritile de certificare / organismele intermediare i beneficiarii finali). De aceea este extrem de important ca autoritile naionale de audit s aib aceeai abordare n ceea ce privete evaluarea autoritilor de management / organismelor intermediare i a autoritilor de certificare / organismelor intermediare, pentru a asigura armonizarea rezultatelor auditului, astfel nct auditorii din diferite pri ale lanului de control s se poat baza pe munca celorlali auditori. Prezentul document nu poate acoperi toate situaiile ce pot apare n procesul de management al fondurilor. Procesul de supervizare din cadrul fiecrui audit trebuie s ofere asigurri asupra faptului c, atunci cnd este exprimat o concluzie general
4 Ce are la baz, printre altele, n special Liniile directoare privind metodologia comun de evaluare a sistemelor de management i control n Statele Membre (perioada de programare 2007 - 2013). Emitent Comisia European: DG Politic Regional, DG Ocuparea Forei de Munc, Afaceri Sociale i Egalitate de anse
Pagina 7 din 17
asupra sistemului, aceast concluzie poate fi susinut cu documente suport, iar opinia de audit exprimat trebuie s fie n concordan cu constatrile, argumentat corespunztor i documentat. 4. Auditul de sistem 4.1. Consideraii privind principiile generale ale sistemelor de management i control n conformitate cu prevederile Articolului 58 din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006, sistemele de management i control ale programelor operaionale aplicate de Statele Membre prevd: (a) definiia funciilor organismelor care au responsabilitatea gestiunii, controlului i repartizrii funciilor n interiorul fiecrui organism; (b) respectarea principiului de separare a funciilor ntre aceste organisme i n interiorul fiecruia dintre ele; (c) proceduri pentru asigurarea corectitudinii i regularitii cheltuielilor declarate n cadrul programului operaional; (d) sisteme de contabilitate, supraveghere i informare financiar fiabile i informatizate; (e) un sistem de comunicare a informaiilor i de supraveghere n cazul n care organismul responsabil ncredineaz ndeplinirea atribuiilor unui alt organism; (f) dispoziii privind auditul funcionrii sistemelor;
(g) sisteme i proceduri care garanteaz o pist de audit adecvat; (h) proceduri de comunicare a informaiilor i de supraveghere pentru neregularitile i recuperarea sumelor pltite n mod necorespunztor. Pentru a efectua un audit de sistem este necesar a se parcurge urmtorii pai: definirea cerinelor cheie din regulamentele aplicabile (Regulamentul Consiliului nr. 1083/2006 i Regulamentul Comisiei nr. 1828/2006); definirea criteriilor de evaluare pentru fiecare cerin cheie pentru a evalua eficient funcionarea sistemelor; stabilirea concluziilor referitoare la funcionarea eficient a sistemelor pentru fiecare cerin cheie i pentru fiecare autoritate;
Pagina 8 din 17
4.2. Cerine cheie i criterii de evaluare n auditul de sistem Sunt prezentate criterii de evaluare pentru fiecare cerin cheie. Lipsa de conformitate cu aceste criterii implic un risc de cheltuieli nejustificate i certificate Comisiei, precum i un risc de rambursare excedentar ctre Statele Membre. Cerinele cheie se refer la: 1. Autoritatea de management i orice organism intermediar cruia i-au fost delegate sarcini (7 cerine cheie); 2. Autoritatea de certificare i orice organism intermediar cruia i-au fost delegate sarcini (4 cerine cheie); 4.2.1. Principalele cerine cheie n ceea ce privete Autoritatea de Management / Organismele Intermediare Cerin cheie nr. 1: Trebuie s existe o definiie clar a acestora (AM/OI), de alocare i de separare a funciilor ntre i n cadrul autoritii de management / organismului intermediar (art. 58 a), b), e), 59.2, 59.3, 60 din R 1083 si art. 12, 13.5 i 22 b) din R 1828 Criterii de evaluare: Ar trebui s existe: 1. proceduri adecvate la nivelul autoritii de management pentru a monitoriza eficient punerea n aplicare a sarcinilor delegate ctre organismul intermediar. 2. o definire clar i o alocare de funcii (organigrama, numrul indicativ de posturi, proceduri i manuale), inclusiv existena unui acord care s stabileasc n mod clar sarcinile care sunt delegate de autoritatea de management ctre organismul intermediar. Cerin cheie nr. 2: Trebuie s existe proceduri adecvate pentru selecia operaiunilor (proiectelor) (art. 60 a) si art. 65 a) din R 1083 si art. 5 i art. 13.1 R 1828) Obiectivul este de a se obine asigurri c exist transparen, tratament egal i caracter complet al procesului de selecie. Criterii de evaluare: 3. Cererile de depunere proiecte ar trebui s fie publicate - nu se aplic n cazurile de alocare direct a fondurilor UE la anumite proiecte naionale, regionale sau locale.
Pagina 9 din 17
(Cererile de depunere proiecte, n conformitate cu condiiile i obiectivele programului operaional, ar trebui s conin o descriere clar a procedurii de selecie utilizate precum i a drepturilor i obligaiilor beneficiarilor. Cererile de depunere proiecte ar trebui s fie publicate cu scopul de a ajunge la toi potenialii beneficiari). 4. Toate proiectele primite ar trebui s fie nregistrate - nu se aplic n cazurile de alocare direct a fondurilor UE la anumite proiecte naionale, regionale sau locale. (Proiectele ar trebui s fie nregistrate la primire, o dovad de primire trebuie emis fiecrui solicitant i trebuie pstrate nregistrri cu privire la stadiul aprobrii fiecrei cereri). 5. Toate proiectele ar trebui evaluate n conformitate cu criteriile aplicabile. (Evaluarea ar trebui s fie aplicat n mod constant, criteriile / punctajele utilizate ar trebui s fie n conformitate cu cele aprobate de ctre Comitetul de Monitorizare i menionate n cererea de depunere proiecte, rezultatele trebuie s fie documentate. Totodat ar trebui evaluat n mod corespunztor capacitatea financiar, administrativ i operaional a beneficiarilor de a-i ndeplini responsabilitile n ceea ce privete parte de finanare proprie). 6. Deciziile luate cu privire la acceptarea sau respingerea proiectelor ar trebui s fie comunicate solicitanilor. (Deciziile ar trebui s fie luate de ctre o persoan/organism desemnat, rezultate ar trebui notificate n scris i motivele pentru acceptarea sau respingerea proiectelor ar trebui menionate n mod clar. Procedura de atac (contestare) i deciziile referitoare la aceasta ar trebui s fie publicate). Cerin cheie nr. 3: Trebuie s existe o informare adecvat precum i o strategie de a oferi asisten i ndrumare beneficiarilor finali (art. 56, art. 60 c), d), f) din R 1083 si art. 13.1 R 1828) Obiectivul este de a se asigura c beneficiarii sunt informai despre drepturile i responsabilitile lor n ceea ce privete furnizarea de finanare proprie, precum i asupra faptului c li se acord asisten cu privire la aceste drepturi i responsabiliti. Criterii de evaluare: 7. Comunicare eficient cu beneficiarii privind drepturile i obligaiile lor, n special cu privire la: regulile de eligibilitate naionale, stabilite pentru program; normele comunitare cu privire la eligibilitate; condiiile specifice referitoare la produsele sau serviciile care urmeaz s fie livrate n cadrul proiectului; planul de finanare; termenul limit pentru executie; cerinele privind contabilitatea separat sau coduri de conturi distincte pentru
Pagina 10 din 17
a putea fi urmrite n contabilitate; modul de pstrare i comunicare a informaiilor. Obligaiile privind publicitatea i informarea ar trebui de asemenea stabilite n mod clar i comunicate acestora (beneficiarilor finali)(n scrisori de aprobare a fondurilor, decizii). 8. n cadrul programului trebuie s existe reguli naionale de eligibilitate clare i lipsite de ambiguitate. 9. Existena unei strategii pentru a se asigura c beneficiarii au acces la informaiile necesare i c acetia primeasc un nivel corespunztor de ndrumare (pliante, brouri, seminarii, ateliere, web site-uri). Cerin cheie nr. 4: Trebuie s existe verificri adecvate ale managementului (art. 60 b), g) din R 1083 si art. 13.2-13.4 de R 1828) (vezi Guidance document on management
verifications to be carried out by Member States on operations co-financed by the Structural Funds and the Cohesion Fund for the 2007 2013 programming period)
Obiectivul este acela de a obine asigurri asupra faptului c exist proceduri adecvate pentru a verifica livrarea bunurilor i a serviciilor n scopul de a asigura realitatea cheltuielilor declarate precum i conformitatea cu decizia Comisiei, condiiile acordrii fondurilor, legislaia naional i cea comunitar, n special cu privire la eligibilitatea cheltuielilor, achiziiile publice, ajutorul de stat, protecia mediului, egalitatea de anse i de informare i de publicitate. Este esenial ca suficient personal s fie alocat pentru efectuarea verificrilor de management, lundu-se n considerare calificarea i experiena acestuia. Criterii de evaluare: 10. Existena procedurilor scrise precum i a unor liste de verificare cuprinztoare cu scopul de a detecta erorile materiale. Aceasta nseamn c listele de verificare ar trebui vizeze verificri cu privire la: corectitudinea cererii de rambursare; perioada eligibil; conformitatea cu proiectul aprobat; respectarea ratei de finanare aprobat (dac este cazul); respectarea regulilor relevante de eligibilitate, precum i reglementrile comunitare i naionale privind achiziiile publice, ajutorul de stat, mediu, publicitate i oportuniti egale; realitatea proiectului, inclusiv progresul fizic al produsului/serviciului i conformitatea cu termenii i condiiile contractului de grant; cheltuielile declarate i existena pistei de audit.
11. nainte de certificarea cheltuielilor ar trebui efectuate verificri administrative n ceea ce privete cheltuielile din declaraia respectiv.
Pagina 11 din 17
12. Toate cererile de rambursare depuse de ctre beneficiari ar trebui s fie supuse verificrii administrative care ar trebui s includ att o examinare a cererii n sine, ct i a documentelor justificative relevante anexate. 13. Verificrile la faa locului ar trebui s fie realizate atunci cnd proiectul este avansat, att din punct de vedere fizic ct i din punct de vedere financiar (de exemplu, pentru msurile de pregtire profesional). 14. Ar trebui pstrate dovezi cu privire la: verificrile administrative i verificrile la faa locului, inclusiv activitatea desfurat i rezultatele obinute; monitorizarea (urmrirea remedierii) constatrilor realizate. 15. n cazul n care verificrile la faa locului nu sunt exhaustive, activitatea de eantionare a proiectelor ar trebui s se bazeze pe o evaluare adecvat a riscurilor, iar documentele ntocmite trebuie s identifice proiectele selectate, s descrie metoda de eantionare utilizat i s ofere o imagine de ansamblu att asupra concluziilor la care s-a ajuns n urma verificrilor ct i a neregulilor descoperite. 16. Existena unor proceduri aprobate de ctre autoritatea de management pentru a se asigura c autoritatea de certificare primete toate informaiile necesare cu privire la verificrile efectuate n scopul certificrii. Cerin cheie nr. 5: Pista de audit corespunztoare (art. 60 c), d), f), art. 90 din R 1083 si art. 15 din R 1828) Pista se audit este considerat suficient la nivelul autoritii de management atunci cnd permite reconcilierea sumei totale certificate Comisiei cu cheltuielile individuale nregistrate precum i cu documentele justificative care se gsesc la toate nivelele administrative pn la nivel de beneficiar final. Criterii de evaluare: 17. nregistrrile contabile ale proiectelor ar trebui s fie inute la un nivel de management corespunztor, i ar trebui s ofere informaii detaliate cu privire la cheltuielile efectiv suportate n fiecare proiect co-finanat de ctre beneficiar. Sistemul contabil permite att beneficiarilor, precum i altor organisme implicate s identifice plata mpreun cu documentele justificative ale acesteia. 18. Specificaiile tehnice i planul financiar al proiectului, rapoartele de monitorizare i progres, documentele referitoare la aplicarea, evaluarea, selectarea, aprobarea fondurilor, procedurile de licitaie i contractare precum i rapoarte privind inspeciile asupra produselor i serviciilor co-finanate, ar trebui s fie pstrate la un nivel adecvat de management. 19. Autoritatea de management ar trebui s verifice dac beneficiarii menin fie un
Pagina 12 din 17
sistem contabil separat, fie o codificare contabil corespunztoare pentru toate tranzaciile cu privire la asisten, codificare ce permite verificarea: alocarea corect a cheltuielilor referitoare numai la partea de cofinanare; anumite tipuri de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai n anumite limite sau proporional cu alte costuri. 20. Ar trebui s existe proceduri care s ofere asigurri asupra faptului c toate documentele necesare pentru a asigura o pist de audit adecvat sunt inute n conformitate cu cerinele prevzute n articolul 90 din Regulamentul 1083/2006; adic n ceea ce privete disponibilitatea de documente. Cerin cheie nr. 6: Situaii contabile de ncredere, sisteme de monitorizare i raportare financiar n form computerizat (art. 58 d) i art. 60 c), din R 1083, art. 14,1 i anexa III a Reg. 1828/2006) Criterii de evaluare: 21. Existena unor sisteme computerizate capabile de a furniza informaii fiabile i relevante (s existe proceduri care s asigure ntreinerea sistemului, protecia datelor i integritatea acestora; sistemul furnizeaz toate informaiile cerute de anexa III a R1828/2006). Cerin cheie nr. 7: Exist aciuni preventive i aciuni corective n cazul n care erori sistemice sunt detectate de audit (art de 98.1 din R 1083 si art. 16.3 din R 1828) n cazul n care erorile detectate de ctre autoritatea de audit sunt de natur sistemic i, prin urmare, implic un risc pentru alte operaiuni n cadrul programului operaional, autoritile competente trebuie s ntreprind aciuni preventive i corective. Criterii de evaluare: 22. Trebuie s existe proceduri implementate pentru a se asigura o monitorizare i o urmrire a rezultatelor tuturor auditurilor efectuate de ctre organismele de audit competente, n conformitate cu articolul 62 din R 1083 i c aceast monitorizare este documentat n mod adecvat. 23. Trebuie s existe proceduri pentru a se asigura implementarea de aciuni preventive i corective, n cazul detectrii unor erori de sistem. 4.2.2. Principalele cerine cheie n ceea ce privete Autoritatea de Certificare / Organismele Intermediare Cerin cheie nr. 1: Definire clar, alocarea i separarea funciilor ntre i n cadrul autoritii de certificare / organismului intermediar (art. 58 a), b), 59.2, 61 din R 1083 i art. 12 din R 1828)
Pagina 13 din 17
Criterii de evaluare: 24. Respectarea principiului de separare a funciilor ntre autoritatea de certificare i autoritatea de management i n cadrul acestor organisme (autoritatea de certificare i organismele intermediare). 25. n cadrul autoritii de certificare sunt implementate proceduri care s monitorizeze eficiena ndeplinirii de ctre organismul intermediar a sarcinilor delegate. 26. Trebuie s existe o definire clar i o alocare a funciilor (organigram, numrul de posturi, manuale de proceduri), inclusiv existena unui acord prin care s se stabileasc sarcinile care sunt delegate de ctre autoritatea de certificare ctre organismul intermediar. Cerin cheie nr. 2: Pist de audit corespunztoare i sistem computerizat (art. 61 b), e) din R 1083, art. 15 din R 1828) Criterii de evaluare: 27. nregistrrile contabile adecvate ale cheltuielilor declarate ctre Comisie ar trebui s fie pstrate n form computerizat. 28. Pista de audit din cadrul autoritii de certificare ar trebui s permit reconcilierea dintre cheltuielile declarate Comisiei cu declaraiile de cheltuieli primite de la autoritatea de management / organismele intermediare. Cerin cheie nr. 3: Trebuie s existe modaliti adecvate, fiabile i bine fundamentate pentru certificarea cheltuielilor (art. 61 b), c), d) din R 1083) Asigurarea, n scopul certificrii, c autoritatea de certificare a primit informaii corespunztoare privind procedurile utilizate de ctre autoritatea de management i de ctre organismele intermediare pentru a verifica livrarea produselor i serviciilor cofinanate, realitatea cheltuielilor declarate, conformitatea cu reglementrile comunitare i naionale, c cheltuielile declarate a fost realizate pentru proiecte selectate pentru de finanare n mod corespunztor i c a fost meninut o pist de audit corespunztoare. Criterii de evaluare: Autoritatea de certificare ar trebui s: 29. specifice ce informaii trebuie introduse n procedurile de verificare a platilor utilizate de autoritatea de management si organismele intermediare si sa implementeze proceduri agreate cu autoritatea de management pentru a se asigura asupra faptului ca aceste informaii sunt primite n mod regulat si la timp de autoritatea de certificare. 30. revizuiasc (monitorizeze) rapoartele ntocmite de ctre autoritatea de management
Pagina 14 din 17
sau organismele intermediare privind progresele nregistrate n implementare, inclusiv o monitorizare a verificrilor efectuate n conformitate cu articolul 60 b) din R 1083 (toate verificrile ar trebui s fie documentate). 31. s monitorizeze rezultatele tuturor auditurilor, n conformitate cu articolul 62 din R 1083 (toate verificrile ar trebui s fie documentate). 32. se asigure c rezultatele acestor verificri sunt luate n considerare la certificarea legalitii i regularitii cheltuielilor efectuate. 33. Autoritatea de certificare reconciliaz i face o verificare aritmetic a cererilor de plata. Cerin cheie nr. 4: S existe o modalitate corespunztoare de pstrare a unui cont cu sumele recuperabile i a unuia de recuperare a plilor necuvenite (art. 61 f) din R 1083 si art. 20.2 din R 1828) Criterii de evaluare: 34. Autoritatea de certificare ar trebui s in o eviden a sumelor recuperabile i a sumele retrase n urma anulrii totale sau pariale a contribuiei pentru un proiect. Sumele recuperate vor fi rambursate nainte de nchiderea programului operaional prin deducerea acestora din urmtoarea declaraie de cheltuieli. 35. Pn la data de 31 martie a fiecrui an ncepnd cu 2008, autoritatea de certificare va trimite Comisiei o declaraie, n formatul stipulat n anexa XI din R 1828. * * * Toate aceste cerine cheie sunt transpuse ntr-o list de verificare, ce poate fi folosit de ctre compartimentele de audit intern pentru evaluarea de sistem efectuat asupra autoritilor de management i asupra Autoritii de Certificare i Plat. Aceast list de verificare se regsete n Anexa nr. 1. 5. Auditul operaional 5.1. Scopul i domeniul procedurii Scopul procedurii este garantarea unei desfurri corespunztoare a auditului operaional i garantarea conformitii acestuia cu prevederile Regulamentelor nr. 1083/2006 i nr. 1828/2006. Scopul auditului operaional const n verificarea, pe baza unui eantion corespunztor, a cheltuielilor declarate la Comisia European.
Pagina 15 din 17
5.2. Caracteristicile auditului operaional Auditul operaional are drept scop, n special, s verifice dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii: Proiectul respect criteriile de alegere n cadrul programului operaional corespunztor, a fost realizat conform deciziei de cofinanare i este conform cu toate condiiile privind destinaia, utilizarea i scopurile sale stabilite; Cheltuielile declarate sunt conforme cu nregistrrile contabile i documentele doveditoare pstrate de ctre beneficiar; Cheltuielile declarate de ctre beneficiar sunt conforme cu regulile comunitare i naionale; Contribuia public a fost pltit beneficiarului conform art. 80 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006.
Auditul operaional este efectuat pe baza planului de audit intern. nainte de derularea auditului operaional, echipa de audit va emite un document n care se stabilesc, printre altele, scopul i domeniul auditului operaional, metoda de analiz de risc folosit pentru alegerea eantionului, valoarea total a eantionului ales, modul de organizare a auditului, modul de documentare a muncii realizate, procesul de raportare. n mod obligatoriu se anexeaz eantionul ce va fi auditat n scopul verificrii cheltuielilor declarate. Un model privind informaiile ce ar trebui coninute n acest document se regsete n Anexa nr. 2. Acest document va nsoi permanent dosarul misiunii de audit operaional. 5.3. Domeniul auditului operaional Auditul operaional bazat pe un eantion din cheltuielile declarate Comisiei se refer, n primul rnd, la verificarea cheltuielilor din punctul de vedere al eligibilitii acestora. n afar de eligibilitatea cheltuielilor, vor fi supuse analizei i urmtoarele domenii: pstrarea pistei auditului; conformitatea cu regulile comunitare (achiziii publice, protecia mediului, egalitatea de anse, contribuia public); asigurarea informrii i promovrii corespunztoare; raportarea; progresul real al proiectului.
Pagina 16 din 17
Auditul operaional este efectuat la beneficiarii alei n eantion, la faa locului, pe baza documentaiei originale i, dac este necesar, la Autoritatea de Management. 5.4. Efectuarea auditului operaional Verificrile efectuate n cadrul auditului operaional trebuie consemnate pe parcurs prin completarea listelor de verificare ntocmite conform modelelor stabilite n: Anexa nr. 3 Lista de verificare general; Anexa nr. 4 Lista de verificare privind cheltuielile eligibile; Anexa nr. 5 Lista de verificare privind cerinele de mediu; Anexa nr. 6 Lista de verificare privind achiziiile publice.
Verificrile trebuie s se ncheie prin rspunsuri la toate ntrebrile aflate n lista de verificare. Toate verificrile realizate sunt consemnate n raportul de audit ntocmit. n acesta vor fi descrise pe scurt, clar i precis, obiectul analizei, domeniul verificrilor efectuate i concluziile la care s-a ajuns. Proiectul de raport va fi transmis beneficiarului care, n termen de 15 zile de la data remiterii acestuia, poate prezenta obiecii sau clarificri, menionnd totodat documentele suport aferente. Dup primirea rspunsurilor, se va ntocmi raportul final. n cazul n care concluziile vor avea caracter de probleme de sistem, incluznd un risc pentru alte proiecte, vor trebui identificate cauzele apariiei problemei. n cadrul auditului operaional, nainte de ntocmirea proiectului de raport vor fi analizate urmtoarele aspecte: dac problemele identificate au caracter de sistem; dac au fost ntreprinse, de ctre organismele responsabile, aciunile postcontrol pentru punerea n aplicare a recomandrilor (follow-up) din auditurile anterioare; valoarea cheltuielilor neeligibile rezultate din analiza eantionului ales n mod aleatoriu. _______________ __________ _____
Pagina 17 din 17
List de verificare audit de sistem privind Autoritatea de Management i Autoritatea de Certificare i Plat
Anexa nr. 1
LISTA DE VERIFICARE AUDIT DE SISTEM
Cerin cheie / criterii de evaluare AUTORITATEA DE MANAGEMENT
DA
NU
NA
Comentarii / Observaii
Cerin cheie nr. 1: Trebuie s existe o definiie clar a acestora (AM/OI), de alocare i de separare a funciilor ntre i n cadrul autoritii de management / organismului intermediar (art. 58 a), b), e), 59.2, 59.3, 60 din R 1083 si art. 12, 13.5 i 22 b) din R 1828
1. Exist proceduri adecvate la nivelul autoritii de management pentru a monitoriza eficient punerea n aplicare a sarcinilor delegate ctre organismul intermediar? (Verificai dac exist procedurile, dac acestea sunt aprobate, dac sunt comunicate personalului, dac sunt actualizate periodic de ctre un responsabil special desemnat. Evaluai dac prevederile procedurale sunt suficiente din punct de vedere calitativ pentru a oferi asigurri AM asupra aplicrii eficiente de ctre OI a sarcinilor delegate.) 2. Exist o definire clar i o alocare de funcii (organigrama, numrul indicativ de posturi, proceduri i manuale), inclusiv existena unui acord care s stabileasc n mod clar sarcinile care sunt delegate de autoritatea de management ctre organismul intermediar. (Obinei organigrama instituiei, statul de personal i facei o analiz a acestora.Obinei documentul pe baza cruia se face delegarea de sarcini de la AM la OI. Verificai dac acordul este semnat, datat i nregistrat la ambele instituii. Verificai dac personalul celor dou instituii au cunotin despre acord i despre sarcinile delegate.n msura n care este posibil verificai punerea n practic a prevederilor acordului, adic verificai n ce msur OI a introdus n atribuiile sale i pe cele delegate de la AM, dac a desemnat personal corespunztor, dac AM a evaluat capacitatea OI de a gestiona sarcinile delegate.)
Pagina 1 din 11
Anexa nr. 1
Cerin cheie / criterii de evaluare
DA
NU
NA
Cerin cheie nr. 2: Trebuie s existe proceduri adecvate pentru selecia operaiunilor (proiectelor) (art. 60 a) si art. 65 a) din R 1083 si art. 5 i art. 13.1 R 1828) 3. Sunt publicate cererile de depunere proiecte? (Verificai dac cererile de depunere proiecte conin o descriere clar a procedurii de selecie utilizate precum i a drepturilor i obligaiilor beneficiarului. Obinei dovezi asupra faptului c cererile de depunere proiecte au fost publicate cu scopul de a ajunge la too potenialii beneficiari. Obinei copii ale anunurilor publicate i evaluai conformitatea acestora cu cerinele anterioare.) 4. Sunt nregistrate toate proiectele primite? - nu se aplic n cazurile de alocare direct a fondurilor UE la anumite proiecte naionale, regionale sau locale. (Verificai dac se nregistreaz proiectele primite, dac exist un registru pentru acest lucru. Verificai dac se emite o dovad de primire fiecrui solicitant i dac exist nregistrri cu privire la stadiul aprobrii fiecrei cereri.) 5. Sunt evaluate toate proiectele n conformitate cu criteriile aplicabile? (Identificai criteriile / punctajele aprobate de ctre Comitetul de Monitorizare i menionate n cererea de depunere proiecte. Verificai dac, pentru evaluarea proiectelor, s-au utilizat criteriile/punctajele aprobate. Verificai dac se evalueaz capacitatea financiar, administrativ i operaional a beneficiarilor de a-i ndeplini responsabilitile n ceea ce privete partea de finanare proprie.) 6. Sunt comunicate solicitanilor deciziile luate cu privire la acceptarea sau respingerea proiectelor? (Obinei deciziile cu privire la acceptarea sau respingerea proiectelor. Verificai dac deciziile sunt luate de ctre persoane desemnate, dac rezultatele sunt notificate n scris, dac se menioneaz motivele pentru acceptarea sau respingerea proiectelor. Vedrificai dac dac se specific procedura de atac. Dac s-a aplicat o astfel de procedur verificai dac deciziile referitoare la aceasta s-au publicat.)
Pagina 2 din 11
Anexa nr. 1
DA
NU
NA
Cerin cheie nr. 3: Trebuie s existe o informare adecvat precum i o strategie de a oferi asisten i ndrumare beneficiarilor finali (art. 56, art. 60 c), d), f) din R 1083 si art. 13.1 R 1828) 7. Exist o comunicare eficient cu beneficiarii privind drepturile i obligaiile lor? (Verificai dac urmtoarele informaii sunt comunicate beneficiarilor: regulile de eligibilitate naionale, stabilite pentru program; normele comunitare cu privire la eligibilitate; condiiile specifice referitoare la produsele sau serviciile care urmeaz s fie livrate n cadrul proiectului; planul de finanare; termenul limit pentru executie; cerinele privind contabilitatea separat sau coduri de conturi distincte pentru a putea fi urmrite n contabilitate; modul de pstrare i comunicare a informaiilor, obligaiile privind publicitatea i informarea. Obineii copii ale documentelor sau dovezi ale efecturii comunicrii, inclusiv verificri ncruciate le nivelul beneficiarilor.) 8. Exist n cadrul programului reguli naionale de eligibilitate clare i lipsite de ambiguitate? (Verificai dac cheltuielile eligibile sunt stabilite prin acte normative i dac sunt clare, dac sunt cunoscute de ctre personalul instituiei.) 9. Exist o strategie pentru a se asigura c beneficiarii au acces la informaiile necesare i c acetia primesc un nivel corespunztor de ndrumare? (Obinei informaii care s dovedeasc faptul c beneficiarii primesc un nivel corespunztor de ndrumare, precum i modul n care se realizeaz aceast ndrumare:pliante, brouri, seminarii, ateliere, web site-uri .) Cerin cheie nr. 4: Trebuie s existe verificri adecvate ale managementului (art. 60 b), g) din R 1083 si art. 13.2-13.4 de R 1828) (vezi Guidance document on management verifications to be carried out by Member States on operations co-financed by the Structural Funds and the Cohesion Fund for the 2007 2013 programming period) 10. Exist proceduri scrise precum i liste de verificare cuprinztoare cu scopul de a detecta erorile materiale? Aceasta nseamn c listele de verificare ar trebui s vizeze verificri cu privire la:
Pagina 3 din 11
Anexa nr. 1
Cerin cheie / criterii de evaluare - corectitudinea cererii de rambursare; - perioada eligibil; - conformitatea cu proiectul aprobat; - respectarea ratei de finanare aprobat (dac este cazul); - respectarea regulilor relevante de eligibilitate, precum i reglementrile comunitare i naionale privind achiziiile publice, ajutorul de stat, mediu, publicitate i oportuniti egale; - realitatea proiectului, inclusiv progresul fizic al produsului/serviciului i conformitatea cu termenii i condiiile contractului de grant; - cheltuielile declarate i existena pistei de audit. 11. nainte de certificarea cheltuielilor sunt efectuate verificri administrative n ceea ce privete cheltuielile din declaraia respectiv? - avei n vedere capitolul 2.5 din Linii directoare privind verificrile de management care vor fi efectuate de ctre statele membre asupra operaiunilor co-finanate de ctre Fondurile Structurale i Fondul de Coeziune pentru perioada de programare 2007 - 2013
(Verificai dac toate cererile de plat emise de beneficiari, intermediare sau finale, sunt supuse verificrilor administrative care se vor realiza pe baza examinrii cererilor precum i a documentelor suport. Verificai dac natura documentelor suport ce vor fi transmise este stabilit de ctre autoritatea de management. Verificai dac se cere cel puin o list i o descriere a facturilor care nsoesc cererea, precum i o list a contractelor ncheiate.Verificai dac n funcie de documentele furnizate, verificrile administrative ar trebui s vizeze: Corectitudinea cererilor de plat; Dac cheltuielile au fost realizate ntr-o perioad eligibil; Dac cheltuielile au fost realizate n cadrul unui proiect aprobat; Conformitatea cu condiiile programului, incluznd, dac este cazul, conformitatea cu rata de finanare aprobat; Conformitatea cu regulile de eligibilitate naionale i Comunitare; Caracterul corespunztor al documentelor suport precum i existena unei piste de audit corespunztoare; Conformitatea cu regulile privind ajutorul de stat, cu prevederile referitoare la protecia mediului i ce Conformitatea cu regulile naionale i Comunitare privind achiziii publice; Respectarea regulilor naionale i ale CE privind publicitatea.)
DA
NU
NA
Pagina 4 din 11
Anexa nr. 1
DA
NU
NA
12. Toate cererile de rambursare depuse de ctre beneficiari sunt supuse verificrii administrative care ar trebui s includ att o examinare a cererii n sine, ct i a documentelor justificative relevante anexate? (Obinei documente din care s rezulte faptul c sunt verificate toate cererile de rambursare. Obinei documente din care s rezulte faptul c verificrile sunt efectiv realizate.) 13. Verificrile la faa locului sunt realizate atunci cnd proiectul este avansat, att din punct de vedere fizic ct i din punct de vedere financiar (de exemplu, pentru msurile de pregtire profesional)? (Verificai dac n procedur se prevede acest lucru, verificai dac personalul responsabil are cunotin de aceste cerine, verificai cum se aplic aceste prevederi, prin analize comparative ntre progresul proiectelor i verificrile realizate.) 14. Sunt pstrate dovezi cu privire la: - verificrile administrative i verificrile la faa locului, inclusiv activitatea desfurat i rezultatele obinute? (Solicitai s vedei modul n care se documenteaz verificrile efectuate.Analizai documentaia pus la dispoziie pentru a vedea suficiena documentrii verificrilor. Documentaia trebuie s fie suficient detaliat pentru a se nelege verificrile efectuate.) - monitorizarea (urmrirea remedierii) constatrilor realizate? (Verificai dac s-a urmrit remedierea constatrilor efectuate.)
Pagina 5 din 11
Anexa nr. 1
Cerin cheie / criterii de evaluare 15. n cazul n care verificrile la faa locului nu sunt exhaustive, activitatea de eantionare a proiectelor se bazeaz pe o evaluare adecvat a riscurilor, iar documentele ntocmite identific proiectele selectate, se descrie metoda de eantionare utilizat i se ofer o imagine de ansamblu att asupra concluziilor la care s-a ajuns n urma verificrilor ct i a neregulilor descoperite? (Identificai dac verificrile la faa locului se fac pe baz de eantion. Dac da, verificai dac exist o metodologie de eantionare bazat pe evaluarea riscurilor, dac este clar definit populaia, dac se documenteaz munca prin care se obine eantionul, dac este menionat eantionul n mod distinct.) 16. Exist proceduri aprobate de ctre autoritatea de management pentru a se asigura c autoritatea de certificare primete toate informaiile necesare cu privire la verificrile efectuate n scopul certificrii? (Identificai dac exist astfel de proceduri. Dac da, verificai dac aceste proceduri au fost comunicate celor care trebuie s le aplice.)
DA
NU
NA
Cerin cheie nr. 5: Pista de audit corespunztoare (art. 60 c), d), f), art. 90 din R 1083 si art. 15 din R 1828) 17. nregistrrile contabile ale proiectelor ar trebui s fie inute la un nivel de management corespunztor, i ar trebui s ofere informaii detaliate cu privire la cheltuielile efectiv suportate n fiecare proiect co-finanat de ctre beneficiar. Sistemul contabil permite att beneficiarilor, precum i altor organisme implicate s identifice plata mpreun cu documentele justificative ale acesteia. (Verificai dac este constituit compartiment de contabilitate. Verificai dac putei obine informaii despre un anumit proiect cu privire la cheltuielile totale, cheltuielile din fonduri UE, cheltuielile din fonduri naionale, cheltuielile suportate de beneficiar.Verificai dac se poate urmri o cheltuial pn la documentele justificative.)
Pagina 6 din 11
Anexa nr. 1
Cerin cheie / criterii de evaluare 18. Specificaiile tehnice i planul financiar al proiectului, rapoartele de monitorizare i progres, documentele referitoare la aplicarea, evaluarea, selectarea, aprobarea fondurilor, procedurile de licitaie i contractare precum i rapoarte privind inspeciile asupra produselor i serviciilor co-finanate, ar trebui s fie pstrate la un nivel adecvat de management. 19. Autoritatea de management ar trebui s verifice dac beneficiarii menin fie un sistem contabil separat, fie o codificare contabil corespunztoare pentru toate tranzaciile cu privire la asisten, codificare ce permite verificarea: - alocrii corecte a cheltuielilor referitoare numai la partea de cofinanare; - anumite tipuri de cheltuieli care sunt considerate eligibile numai n anumite limite sau proporional cu alte costuri. 20. Ar trebui s existe proceduri care s ofere asigurri asupra faptului c toate documentele necesare pentru a asigura o pist de audit adecvat sunt inute n conformitate cu cerinele prevzute n articolul 90 din Regulamentul 1083/2006; adic n ceea ce privete disponibilitatea de documente. (Pentru a asigura disponibilitatea documentelor n conformitate cu cerinele regulamentului, verificai dac exist condiiile necesare pentru pstratrea acestor documente: dac exist arhiv, dac este protejat, dac exist proceduri care s asigure aa ceva.)
DA
NU
NA
Cerin cheie nr. 6: Situaii contabile de ncredere, sisteme de monitorizare i raportare financiar n form computerizat (art. 58 d) i art. 60 c), din R 1083, art. 14,1 i anexa III a Reg. 1828/2006) 21. Existena unor sisteme computerizate capabile de a furniza informaii fiabile i relevante (Verificai dac s exist proceduri care s asigure ntreinerea sistemului, protecia datelor i integritatea acestora; sistemul furnizeaz toate informaiile cerute de anexa III a R1828/2006).
Pagina 7 din 11
Anexa nr. 1
DA
NU
NA
Cerin cheie nr. 7: Exist aciuni preventive i aciuni corective n cazul n care erori sistemice sunt detectate de audit (art de 98.1 din R 1083 si art. 16.3 din R 1828)
22. Trebuie s existe proceduri implementate pentru a se asigura o monitorizare i o urmrire a rezultatelor tuturor auditurilor efectuate de ctre organismele de audit competente, n conformitate cu articolul 62 din R 1083 i c aceast monitorizare este documentat n mod adecvat. 23. Trebuie s existe proceduri pentru a se asigura implementarea de aciuni preventive i corective, n cazul detectrii unor erori de sistem.
AUTORITATEA DE CERTIFICARE I PLAT Cerin cheie nr. 1: Definire clar, alocarea i separarea funciilor ntre i n cadrul autoritii de certificare / organismului intermediar (art. 58 a), b), 59.2, 61 din R 1083 i art. 12 din R 1828) 24. Respectarea principiului de separare a funciilor ntre autoritatea de certificare i autoritatea de management i n cadrul acestor organisme (autoritatea de certificare i organismele intermediare). (Obinei documente din care s rezulte aceast separare a atribuiilor ntre instituii i n cadrul acestora. Evaluai aplicarea efectiv a acestor prevederi.)
Pagina 8 din 11
Anexa nr. 1
Cerin cheie / criterii de evaluare 25. n cadrul autoritii de certificare sunt implementate proceduri care s monitorizeze eficiena ndeplinirii de ctre organismul intermediar a sarcinilor delegate. (Identificai care sunt procedurile care permit ACP s monitorizeze ndeplinirea de ctre organismul intermediar a sarcinilor delegate i evaluai modul n care acestea sunt aplicate i cum sunt valorificate concluziile.) 26. Trebuie s existe o definire clar i o alocare a funciilor (organigram, numrul de posturi, manuale de proceduri), inclusiv existena unui acord prin care s se stabileasc sarcinile care sunt delegate de ctre autoritatea de certificare ctre organismul intermediar. (Obinei organigrama instituiei, statul de personal i facei o analiz a acestora.Obinei documentul pe baza cruia se face delegarea de sarcini de la ACP la OI. Verificai dac acordul este semnat, datat i nregistrat la ambele instituii. Verificai dac personalul celor dou instituii au cunotin despre acord i despre sarcinile delegate.n msura n care este posibil verificai punerea n practic a prevederilor acordului, adic verificai n ce msur OI a introdus n atribuiile sale i pe cele delegate de la ACP, dac a desemnat personal corespunztor, dac ACP a evaluat capacitatea OI de a gestiona sarcinile delegate.)
DA
NU
NA
Cerin cheie nr. 2: Pist de audit corespunztoare i sistem computerizat (art. 61 b), e) din R 1083, art. 15 din R 1828) 27. nregistrrile contabile adecvate ale cheltuielilor declarate ctre Comisie ar trebui s fie pstrate n form computerizat. (Verificai dac exist un program de contabilitate. Verificai securitatea computerelor pe care este instalat programul. Verificai dac este implementat procedura de recuperare n caz de dezastru.)
Pagina 9 din 11
Anexa nr. 1
Cerin cheie / criterii de evaluare 28. Pista de audit din cadrul autoritii de certificare ar trebui s permit reconcilierea dintre cheltuielile declarate Comisiei cu declaraiile de cheltuieli primite de la autoritatea de management / organismele intermediare. (Verificai dac, pentru o anumit cerere, suma declarat la ACP se reconciliaz att cu sumele de la nivelul AM ct i cu sumele de la nivelul OI.)
DA
NU
NA
Cerin cheie nr. 3: Trebuie s existe modaliti adecvate, fiabile i bine fundamentate pentru certificarea cheltuielilor (art. 61 b), c), d) din R 1083) 29. ACP sa specifice ce informaii trebuie introduse n procedurile de verificare a platilor utilizate de autoritatea de management si organismele intermediare si sa implementeze proceduri agreate cu autoritatea de management pentru a se asigura asupra faptului ca aceste informaii sunt primite n mod regulat si la timp de autoritatea de certificare. 30. ACP sa revizuiasc (monitorizeze) rapoartele ntocmite de ctre autoritatea de management sau organismele intermediare privind progresele nregistrate n implementare, inclusiv o monitorizare a verificrilor efectuate n conformitate cu articolul 60 b) din R 1083 (toate verificrile ar trebui s fie documentate). (Obinei dovezi asupra modului n care ACP exercit aceste atribuii i evaluai calitatea acestora.) 31. ACP s monitorizeze rezultatele tuturor auditurilor, n conformitate cu articolul 62 din R 1083 (toate verificrile ar trebui s fie documentate). (Verificai dac exist o procedur n acest sens, identificai i descriei modul de aplicare, interpretai rezultatele.) 32. ACP s se asigure c rezultatele acestor verificri sunt luate n considerare la certificarea legalitii i regularitii cheltuielilor efectuate. (Identificai dac aceste rezultate se regsesc ca i criterii n procedura de certificare a cheltuielilor. Dac se iau n considerare la certificare n alt mod, descriei sistemul.)
Pagina 10 din 11
Anexa nr. 1
Cerin cheie / criterii de evaluare 33. Autoritatea de certificare reconciliaz i face o verificare aritmetic a cererilor de plata. (Identificai existena acestor reconcilieri. Verificai ct de jos pe lanul de management se fac aceste verificri. Interpretai rezultatele.)
DA
NU
NA
Cerin cheie nr. 4: S existe o modalitate corespunztoare de pstrare a unui cont cu sumele recuperabile i a unuia de recuperare a plilor necuvenite (art. 61 f) din R 1083 si art. 20.2 din R 1828) 34. Autoritatea de certificare ar trebui s in o eviden a sumelor recuperabile i a sumele retrase n urma anulrii totale sau pariale a contribuiei pentru un proiect. Sumele recuperate vor fi rambursate nainte de nchiderea programului operaional prin deducerea acestora din urmtoarea declaraie de cheltuieli. 35. Pn la data de 31 martie a fiecrui an ncepnd cu 2008, autoritatea de certificare va trimite Comisiei o declaraie, n formatul stipulat n anexa XI din R 1828.
Pagina 11 din 11
Coninutul documentului referitor la auditul operaional
Anexa 2
ANEXA 2 Coninutul documentului referitor la auditul operaional Programul Operaional .., denumit n continuare PO.., este un program operaional cofinanat din ..................................... Scopul strategic al PO. este .. Resursele financiare n cadrul PO.. sunt direcionate pentru realizarea urmtoarelor prioriti i aciuni: Sistemul de management i control PO.. se bazeaz pe prevederile .. Autoritatea de Management al PO este . Organismele Intermediare ale PO...................... sunt.......................................... 1. Baza legal Aciunile sunt efectuate n baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern i a normelor proprii de audit intern aprobate prin............................................. 2. Scopul auditului Scopul auditului este verificarea, pe baza unui eantion corespunztor, a cheltuielilor declarate la Comisia European n cadrul realizrii PO...................... n special, auditul are drept scop s verifice dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii: Proiectul respect criteriile de alegere n cadrul programului operaional corespunztor, a fost realizat conform deciziei de cofinanare i este conform cu toate condiiile privind destinaia, utilizarea i scopurile sale stabilite; Cheltuielile declarate sunt conforme cu nregistrrile contabile i documentele justificative pstrate de ctre beneficiar; Cheltuielile declarate de ctre beneficiar sunt conforme cu regulile comunitare i naionale; Contribuia public a fost pltit beneficiarului conform art. 80 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006.
Pagina 1 din 4
Anexa 2
3. Domeniul auditului 3.1. Domeniul subiectiv Vor fi supui auditului beneficiarii PO.. Lista detaliat a beneficiarilor/proiectelor supuse auditului este prezentat n anex la prezentul document. 3.2. Domeniul obiectiv Aciunile de verificare vor cuprinde urmtoarele aspecte: 1) 2) 3) 4) 5) 6) pstrarea unei piste de audit suficiente; conformitatea cu regulile de eligibilitate; conformitatea cu regulile comunitare; ndeplinirea obligaiilor privind informare i promovarea; ndeplinirea obligaiilor privind raportarea; progresul real al proiectului.
Domeniul detaliat al aciunilor de verificare rezult din ntrebrile cuprinse n listele de verificare care constituie Anexele nr. 3 - 6 la manualul de audit intern privind cheltuielile realizate din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 2013. Menionm faptul c listele de verificare nu sunt exhaustive, ele putnd fi mbuntite de ctre auditori n funcie de necesiti. n domeniul descris la punctele 1) i 2), aciunile de verificare trebuie efectuate cu privire la cererile de plat ale beneficiarilor inclui n eantion. Este permis analiza pe eantion de cheltuieli din cereri doar n cazul n care trebuie verificat o cerere de fonduri care are incluse un numr foarte mare de cheltuieli, i nu poate fi verificat integral datorit resurselor care ar trebui mobilizate pentru acest lucru. n acest caz, din cererea de fonduri se extrage un eantion. Eantionul de cheltuieli trebuie s fie reprezentativ, ales pe baza analizei riscului. Metoda de alegere a eantionului trebuie s fie prezentat, alturi de o justificare, n cadrul proiectului de raport de audit intern precum i n cadrul raportului final. n cazul n care n ca urmare a analizei cheltuielilor vor fi constatate incorectitudini importante, eantionul va trebui extins n scopul analizrii domeniului de apariie a incorectitudinii n cererea analizat. n domeniul menionat la punctele 3), 4) i 5) analiza trebuie s se refere la ntregul proiect. Verificarea progresului real al proiectului de la punctul 6) trebuie corelat cu analiza modului de raportare i cu cererile de plat analizate (alturi de documentaia financiar pe care se bazeaz). n cazul identificrii n eantionul analizat, a unei erori financiare, inclusiv financiare cu caracter de sistem (de exemplu TVA, diferene de curs negative, procedura de achiziii publice), se va efectua analiza problemei cu referire la ntregul proiect. n special, va trebui stabilit dac eroarea poate aprea i n alte cereri de plat depuse n cadrul
Pagina 2 din 4
Anexa 2
proiectului, care nu au fost alese n cadrul eantionului. Se va extinde domeniul analizei. Dac se constat incorectitudini, n raportul de audit va trebui indicat cu precizie valoarea erorii n cadrul eantionului i n ntregul proiect (cu repartizare pe diferitele cereri de plat ale beneficiarului). n plus cu referire la cererile necuprinse n eantion se vor meniona datele privind cererile n care s-au constatat erori (dac este posibil: numrul cererii, data de depunere, valoarea total a costurilor eligibile, suma aprobat pentru plat, data primirii fondurilor de ctre beneficiar). Dac n eantion a fost aleas o cerere de plat aflat ntr-un proiect care a fcut deja obiectul analizei (privind o cerere de plat anterioar), n cursul creia au fost analizate domenii cum sunt: achiziii publice, progresul real al proiectului, informare i promovare, raportare cu privire la ntregul proiect sau, de la analiza anterioar, nu au avut loc nici un fel de modificri n aceste domenii care ar fi putut influena evaluarea cererii de plat alese n eantion (de exemplu proiectul are statutul de ncheiat), nu este necesar o nou analiz a problemelor obiective. n aceast situaie, materialele privind analiza anterioar pot fi incluse n materialele analizei cererii alese n eantion. 4. Alegerea eantionului nainte de a trece la alegerea eantionului, DAPI-SAIFE a creat, pe baza datelor financiare primite de Autoritatea de Management, populaia de proiecte declarate la Comisia European. Populaia a fost alctuit din proiectele pentru care cererile de plat ale beneficiarilor (valoarea cheltuielilor eligibile n total, adic aportul UE, aportul naional i resursele private ale beneficiarului) au fost cuprinse n cereri de plat adresate de Autoritatea de Certificare i Plat Comisiei Europene de la data de ............ la data de............... . Populaia pentru alegerea eantionului a fost reprezentat de . proiecte n valoare total de RON. n continuare se va descrie metoda de analiz de risc utilizat pentru stabilirea eantionului. Dac se utilizeaz metode de eantionare statistic se vor descrie n amnunt paii urmai pentru stabilirea eantionului. 4.1. Valoarea total a eantionului Pentru analiz au fost alese n total . proiecte, n valoare total de . RON, ceea ce reprezint .% din populaie. 5. Modul de documentare a activitilor Aciunile trebuie consemnate n ntregime ntr-un raport de audit intern ntocmit n baza Legii nr. 672/2002. n raportul de audit intern vor fi descrise pe scurt, clar i precis, obiectul analizei, activitile efectuate i concluziile obinute. Activitile de verificare trebuie consemnate pe parcurs prin completarea listelor de verificare ntocmite conform modelelor stabilite de Anexele nr. 3 - 6 la manualul de
Pagina 3 din 4
Anexa 2
audit intern privind cheltuielile realizate din fondurile europene aferente perioadei de programare 2007 2013. Efectuarea activitilor trebuie s se ncheie prin obinerea de rspunsuri la toate ntrebrile aflate n lista de verificare. n coloana Observaii din lista de verificare se va trece o scurt descriere a muncii efectuate (eventual cu trimitere la documentaia de lucru n care se afl descrierea muncii efectuate) i justificarea rspunsurilor date (se refer att la rspunsurile nu, ct i la da i nu este cazul). n cazul marcrii pe lista de verificare a rspunsului nu, n coloana Observaii din lista de verificare va trebui indicat, n plus, punctul din raportul de audit n care a fost descris n detaliu concluzia respectiv. Listele de verificare vor trebui ntocmite separat pentru fiecare proiect. n cazul n care verificrile se refer la mai multe cereri de plat ale beneficiarului, dac apar erori, n coloana Observaii se va indica numrul cererii n care s-a constatat eroarea respectiv. n ceea ce privete corectitudinea aplicrii procedurilor de achiziii publice, listele de verificare trebuie ntocmite separat pentru fiecare procedur de acordare a achiziiei publice analizat. Listele de verificare trebuie semnate de persoanele care le completeaz i verificate i aprobate din punct de vedere formal i de fond de ctre supervizor. Listele de verificare constituie un material de lucru, nu reprezint anexe la raportul de audit i nu sunt remise beneficiarului. Listele de verificare trebuie s fie ntocmite nainte sau o dat cu raportul de audit (nu mai trziu dect acesta). n documentele de lucru trebuie s se afle (n format de hrtie sau scanat) cele mai importante documente legate de cererea supus analizei (de exemplu, contractul de cofinanare, cererea de plat, lista de facturi, documentele de baz privind achiziiile publice), precum i toate documentele anexe care reflect procesul de stabilire a concluziilor (note, borderouri/liste, calcule etc). Elaborat: Aprobat: Data:
Pagina 4 din 4
Lista de verificare general pentru beneficiarii finali
Anexa nr. 3
LISTA DE VERIFICARE GENERAL pentru beneficiarii finali Misiune: Nume beneficiar: Adresa beneficiar: Nume proiect: Numr proiect: Valoare proiect:
Nr. crt. Informaii generale 1
Elemente de verificat
Da
Nu
N/A
Observaii
Datele beneficiarului menionate n contractul de cofinanare sunt corecte (denumire, adres, statut, numr cont bancar)? Contractul de cofinanare a proiectului a fost semnat de ctre persoana (persoanele) autorizat(e)? Proiectul este conform cu Programul Operaional (cererea a fost completat corect, conine toate anexele, proiectul este conform cu domeniul de fond al activitii)? (Dac beneficiarul deine toate documentele necesare, la Observaii se va nscrie Beneficiarul deine toate documentele necesare. Dac nu, se vor nscrie care dintre documentele necesare la cererea de cofinanare sunt deinute de beneficiar.)
Pagina 1 din 10
Anexa nr. 3
Nr. crt.
Da
Nu
N/A
Observaii
Meninerea unei piste suficiente a auditului Beneficiarul deine un cont bancar aferent proiectului (distinct, n cazul n care contractul de cofinanare prevede acest lucru), i care permite identificarea plilor legate de proiect? (Dac proiectul a fost realizat de o persoan fizic sau beneficiarul nu este obligat s aib un cont distinct, se va marca Nu este cazul.) Alegei un eantion aleatoriu de cheltuieli. Verificai dac toate cheltuielile alese sunt nregistrate n sistemul contabil al beneficiarului. (Dac beneficiarul nu are obligaia de a ine contabilitatea, se va marca Nu este cazul. n plus, la ntrebarea 6 se va marca Nu este cazul i se va trece la ntrebarea 7. Se vor pune de acord sumele din cheltuielile analizate cu documentaia suport i cu nregistrrile contabile.) Cheltuielile sunt nregistrate ntr-un mod care s permit identificarea acestora? (Verificai dac exist astfel de pli. Dac da alegei cteva pentru examinare.Verificai dac suma a fost nregistrat n contabilitate n contul corect. Verificai dac se poate identifica data crerii nregistrrii, valoarea cheltuielii, descrierea cheltuielii, documentele suport, data i modul de plat.) n cazul n care cheltuiala se refer numai parial la proiectul cofinanat, a fost indicat partea din cheltuial care privete proiectul? (Verificai dac documentul care susine cererea de plat a fost descris i dac proporiile corespund nregistrrilor din cererea aprobat de cofinanare a proiectului care constituie anex la contractul de cofinanare)
Pagina 2 din 10
Anexa nr. 3
Nr. crt.
Elemente de verificat n cazul n care cheltuiala poate fi eligibil numai ntr-o anumit limit sau proporional cu alte costuri, a fost indicat aceast parte din cheltuial? (Verificai dac exist limite pentru anumite cheltuieli n PO, n bugetul cuprins n cererea de cofinanare a proiectului, n contractul de cofinanare.) Beneficiarul pstreaz documentaia care permite meninerea unei piste suficiente a auditului (specificaii tehnice, documente de licitaie, rapoarte, documente justificative, de exemplu facturi, dovezi de plat)? (AM trebuie s informeze beneficiarul asupra documentaiei ce trebuie pstrat i comunicat. Verificai dac acest lucru s-a realizat. Verificai dac beneficiarul deine aceast documentaie.) Beneficiarul deine alte documente necesare ca anexe la cererile de plat transmise ctre AM/OI? (Verificai n contractul de cofinanare ce documente trebuie pstrate de ctre beneficiar. Verificai existena acestor documente. Dac beneficiarul deine toate documentele necesare, la Observaii se va nscrie Beneficiarul deine toate documentele cerute.) Beneficiarul se afl n posesia documentelor care susin cererile de plat (facturi, transferuri bancare i alte documente cu valoare doveditoare echivalent), anexate la lista de cheltuieli transmis Instituiei de Implementare/Intermediere?
Da
Nu
N/A
Observaii
10
11
Pagina 3 din 10
Anexa nr. 3
Nr. crt.
Elemente de verificat Cheltuielile declarate n cererea de plat sunt conforme cu lista de cheltuieli, facturile (sau alte documente doveditoare echivalente) i cu dovezile de plat (de exemplu transferuri bancare, extrase de cont)?
Da
Nu
N/A
Observaii
12
Conformitatea cu regulile de eligibilitate Beneficiarul primete plata n contul corespunztor, indicat n contractul de cofinanare? Beneficiarul primete plile n valoarea rezultat din cererile de plat aprobate i la termenele prevzute? (Stabilii dac valoarea plilor primite este conform cu informarea privind aprobarea cererilor de plat i privind efectuarea plii, transmis de AM/OI.) Tipul cheltuielii este conform cu contractul de cofinanare? Datele din documentele de atestare a efecturii cheltuielilor sunt conforme cu datele beneficiarului indicate n contractul de cofinanare a proiectului? Cheltuielile au fost suportate n mod real? (Verificai existena dovezilor de plat / suportarea cheltuielilor.)
13
14
15
16
17
Pagina 4 din 10
Anexa nr. 3
Nr. crt.
Da
Nu
N/A
Observaii
18
Cheltuielile au fost suportate n perioada de eligibilitate stabilit prin contractul de cofinanare? Nivelul de recuperare a cheltuielilor eligibile indicate n cererile de plat este conform cu coeficientul de cofinanare stabilit prin contractul de cofinanare? (Comparai informaiile din contractul de cofinanare a proiectului, cu coeficientul din cererea de plat i cu suma transferat.) n cazul n care proiectul genereaz profit, profitul este luat n considerare de ctre beneficiar n cererea de plat printr-o deducere corespunztoare? Cheltuielile suportate au fost indicate de ctre beneficiar n cererile de plat o singur dat? (Se vor efectua verificri n toate cererile de plat depuse n cadrul proiectului respectiv, nu este necesar un control complet al altor cereri de plat).
19
20
21
22
Investiia a fcut obiectul finanrii din alte surse publice? (Stabilii acest lucru, pe baza interviului cu beneficiarul i a documentelor deinute de acesta. Dac investiia nu a fcut obiectul cofinanrii din alte surse, se va marca nu. Dac investiia a fcut obiectul unei asemenea cofinanri, se va marca da)
Pagina 5 din 10
Anexa nr. 3
Nr. crt.
Da
Nu
N/A
Observaii
23
Cheltuielile suportate sunt conforme cu regulile de eligibilitate stabilite de documentele de program? (Se va completa lista de verificare privind regulile de eligibilitate - Anexa nr. 4. Dac nu s-au constatat incorectitudini, se va marca da. Dac s-au constatat incorectitudini, se va marca nu i, la Observaii, se va meniona poziia din lista de verificare privind regulile de eligibilitate, unde s-au fcut constatri.)
Conformitatea proiectului cu reglementrile comunitare
24
Proiectul este conform cu reglementrile privind protecia mediului? (Se va completa o list de verificare distinct cu privire la protecia mediului. Dac nu se constat incorectitudini, se va marca da. Dac se constat incorectitudini, se va marca nu i, la Observaii, se va meniona poziia din lista de verificare privind protecia mediului).
25
n cazul n care beneficiarul primete ajutor de stat, valoarea acestuia este luat n considerare de ctre acesta n cererea de plat? (Stabilii acest lucru pe baza interviului cu beneficiarul i a documentelor deinute de acesta.)
Pagina 6 din 10
Anexa nr. 3
Nr. crt.
Da
Nu
N/A
Observaii
26
Ajutorul de stat este exclus din obligaia notificrii la Comisia European? (Se va completa o list de verificare distinct privind ajutorul de stat - Anexa nr. 6).
27
Proiectul este conform cu regulile privind achiziiile publice? (Se va completa o list de verificare distinct privind achiziiile publice - Anexa nr. 6. Dac nu se constat incorectitudini, se va marca da. Dac se constat incorectitudini, se va marca nu i, la Observaii, se va meniona poziia din lista de verificare privind achiziiile publice.)
ndeplinirea obligaiilor privind informarea i promovarea n locul realizrii proiectului a fost amplasate panouri? Dac da, panourile sunt conforme cu regulile, i anume: - informarea privind aportul comunitar ocup cel puin 25% din suprafaa billboard-ului, 28 - dispunerea informaiilor este conform cu reglementrile (logo-ul UE, textul proiect cofinanat de Uniunea European) - mrimea fontului informrii privind aportul comunitar este aceeai cu mrimea fontului informrii privind indicatorii naionali? (Verificai n timpul deplasrii la faa locului. Consemnai prin fotografiere.)
Pagina 7 din 10
Anexa nr. 3
Nr. crt.
Elemente de verificat n cazul proiectelor ncheiate, au fost amplasate, n urmtoarele 6 luni de la ncheierea proiectului, panouri de semnalare care s conin logo-ul UE i informarea privind aportul comunitar? (Verificai n timpul controlului la faa locului. Consemnai prin fotografiere.) Publicaiile privind proiectul emise de ctre beneficiar (de exemplu fluturai, brouri) conin, pe pagina de titlu, informaii privind participarea UE, denumirea fondului i logo-ul UE (logo-ul UE este necesar dac este amplasat i logo-ul naional) ? n cazul organizrii de ctre beneficiar de evenimente informative legate de implementarea proiectului (conferine, seminarii, trguri, expoziii), a fost amplasat steagul UE n slile de conferine, iar pe materialele aferente a fost amplasat logo-ul UE? Beneficiarul se afl n posesia dovezilor care atest ndeplinirea acestei obligaii (de exemplu, fotografii)?
Da
Nu
N/A
Observaii
29
30
31
ndeplinirea obligaiilor privind raportarea 32 Beneficiarul ndeplinete obligaiile privind raportarea (rapoarte privind stadiul fizic i financiar al proiectului)? Rapoartele au fost transmise la termenul impus? (n cazul nerespectrii termenului, la Observaii se va indica durata ntrzierii, n zile) Informaiile cuprinse n raport cu privire la stadiul fizic reflect situaia de fapt?
33
34
Pagina 8 din 10
Anexa nr. 3
Nr. crt. 35
Elemente de verificat Informaiile cuprinse n raport cu privire la stadiul financiar sunt conforme cu cererile de plat?
Da
Nu
N/A
Observaii
Verificarea stadiului fizic al proiectului Proiectul finanat n cadrul cererilor de plat analizate a fost executat n fapt (achiziie de marf, prestare servicii)? (Se va analiza n detaliu problema stadiului fizic cu referire la cererile de plat analizate. Se vor efectua examinri ale proiectului realizat / n curs de realizare. n cazul efecturii de proiecte de colarizare, se va verifica dac serviciile de colarizare/consultan efectuate au avut efectiv loc, prin, de exemplu: - confirmarea existenei listelor de participani la colarizare n numrul indicat n rapoarte, - confirmarea efecturii achiziiei/deinerii de echipament folosit la realizarea proiectului, - confirmarea efecturii achiziiei/tipririi/elaborrii de materiale de lucru folosite la realizarea colarizrii, de exemplu verificarea documentelor care atest achiziia de materiale, a documentelor care atest multiplicarea materialelor etc.) n caz de subcontractare, mrfurile au fost livrate sau serviciile efectuate? Proiectul este realizat conform specificaiei tehnice cuprinse n cererea de cofinanare/contractul cu executantul? Obiectul cofinanrii este utilizat conform prevederile contractului de cofinanare? (Se refer n special la proiectele ncheiate; va fi supus analizei problema durabilitii proiectului).
36
37 38
39
Pagina 9 din 10
Anexa nr. 3
Nr. crt.
Elemente de verificat Nivelul actual de realizare a proiectului este conform cu informaiile cuprinse n rapoartele de realizare a proiectului?
Da
Nu
N/A
Observaii
40
ntocmit de: Data: Semntura:
Aprobat de: Data: Semntura:
Pagina 10 din 10
Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali
Anexa nr. 4
LISTA DE VERIFICARE CHELTUIELI ELIGIBILE pentru beneficiarii finali Misiune: Nume beneficiar: Adresa beneficiar: Nume proiect: Numr proiect: Valoare proiect:
Nr. crt.
Elemente de verificat Verificai dac cheltuielile proiectului au fost efectiv pltite de ctre beneficiar n conformitate cu prevederile contractului de finanare sau ale deciziei/ordinului de finanare. (Identificai documentele de plat i verificai dac plata s-a fcut ntre 1 ianuarie 2007 i 31 decembrie 2015, dac autoritatea de management sau organismul intermediar, pentru i n numele acesteia, nu decide altfel prin contractul de finanare sau ale deciziei/ordinului de finanare.) art. 2(1)(a) din HG 759/2007 Verificai dac cheltuielile realizate sunt nsoite de facturi, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalent facturilor, pe baza crora cheltuielile s poat fi auditate i identificate. (Identificai documentele justificative aferente cheltuielilor i apreciai suficiena acestora precum i caracterul corespunztor al acestora.) art. 2(1)(b) din HG 759/2007
Da
Nu
N/A
Observaii
Anexa nr. 4
Nr. crt.
Elemente de verificat Verificai dac cheltuielile realizate sunt n conformitate cu prevederile deciziei/ordinului de finanare sau ale contractului de finanare, ncheiat de ctre autoritatea de management sau organismul intermediar, pentru i n numele acesteia. (Obinei o copie a ordinului sau deciziei sau contractului de finanare, analizai prevederile referitoare la cheltuielile ce pot fi efectuate, i verificai dac cheltuielile efectuate respect aceste prevederi.) art. 2(1)(c) din HG 759/2007
Da
Nu
N/A
Observaii
Verificai dac cheltuielile cofinanate din PO au mai fost finanate din alt instrument comunitar. (Informaiile pot fi obinute din diverse surse, inclusiv o declaraie a beneficiarului.) art. 54(5) din Reg 1083/2006
Verificai dac AM respect prevederile art 60 din Reg 1083/2006. Dac nu se ntmpl acest lucru, pot apare cheltuieli neeligibile. art. 2(1)(c) din HG 759/2007. art. 2(1)(c) din HG 759/2007. (ntocmii pentru AM list de verificare separat pentru articolul 60 din Reg 1083/200. Dup efectuarea verificrii prezentai aici concluziile.) Verificai dac cheltuielile realizate sunt conforme cu prevederile legislaiei naionale i comunitare. (Pot exista cheltuieli care s respecte prevederile de mai sus, dar totui s nu fie eligibile deoarece s-au fcut cu nclcarea legislaiei comunitare sau naionale. Se va face analiz de la caz la caz.) art. 2(1)(d) din HG 759/2007
Anexa nr. 4
Nr. crt.
Da
Nu
N/A
Observaii
Dac se declar cheltuieli cu AJUTORUL DE STAT - prin derogare de la punctele 1 i 2 de mai sus (nu se aplic)
Verificai dac avansurile pltite de organismul care acord ajutorul i declarate Comisiei fac obiectul unei garanii bancare sau al unui mecanism financiar public cu efect echivalent. (Dac nu se ndeplinete condiia, cheltuiala este neeligibil) art 78(2)(a) din Reg 1083/2006
Verificai dac avansurile pltite de organismul care acord ajutorul i declarate Comisiei nu depesc 35% din valoarea total a ajutorului care trebuie acordat unui beneficiar pentru un proiect anume. (Dac nu se ndeplinete condiia, cheltuiala este neeligibil) art 78(2)(b) din Reg 1083/2006
Verificai dac avansurile pltite de organismul care acord ajutorul i declarate Comisiei sunt incluse n cheltuielile pltite la aplicarea proiectului i sunt justificate prin facturi achitate sau documente contabile cu valoare echivalent de dovad prezentate n termen de maxim trei ani dup anul n care s-a pltit avansul sau la 31 decembrie 2005, n cazul n care data respectiv este anterioar primei date; n caz contrar, declaraia urmtoare de cheltuieli se rectific n consecin. (Dac nu se ndeplinete condiia, cheltuiala este neeligibil) art 78(2)(c) din Reg 1083/2006
Anexa nr. 4
Nr. crt.
Da
Nu
N/A
Observaii
Dac se declar cheltuieli cu INSTRUMENTE DE INGINERIE FINANCIAR - dac beneficiarii sunt fonduri de capital de risc, fonduri de garantare, fonduri de mprumut i fonduri de dezvoltare urban. Verificai dac declaraia de cheltuieli conine totalul cheltuielilor de constituire a fondurilor sau de fonduri cu participare sau de contribuie din acestea. Art. 78(6) din Reg 1083/2006 Cu toate acestea, la ncheierea parial sau final a programului operaional, cheltuielile eligibile corespund totalului:
10
11
(a) plilor efectuate din fonduri de dezvoltare urban, pentru investiii n 11.1 parteneriate public-privat sau n alte proiecte care fac parte dintr-un program integrat n favoarea dezvoltrii urbane; sau (b) plilor pentru investiii n ntreprinderi pentru fiecare dintre fondurile respective; sau (c) garaniilor furnizate, inclusiv sumele angajate ca garanii prin fonduri de garanii; i
11.2
11.3
11.4 (d) costurilor de gestiune eligibile.
Anexa nr. 4
Nr. crt. 12
Elemente de verificat Ratele de cofinanare se aplic cheltuielilor eligibile pltite de ctre beneficiar. Creai o list de verificare complementar pe baza articolelor 43-46 din cadrul Reg 1828/2006. Evaluai cheltuielile prin prisma acelei liste i prezentai aici concluziile.
Da
Nu
N/A
Observaii
13
Dac se declar cheltuieli cu CONTRIBUIA N NATUR - pe lng punctele 2-6 de mai sus, trebuie ndeplinite i urmtoarele cerine pentru a fi o cheltuial eligibil: 14 Verificai dac contribuia n natur este de natura terenului, cldirilor, echipamentelor, materialelor. (Dac acest lucru nu se confirm cheltuiala nu este eligibil.) art 3(a) din HG 759/2007 Contribuia n natur este considerat contribuie proprie a beneficiarului. Verificai dac aceast contribuie n natur depete cumulativ 20% din totalul contribuiei proprii eligibile a beneficiarului stabilite prin contractul de finanare/decizia/ordinul de finanare. (Tot ce depete 20% este cheltuial neeligibil.) art 3(b) din HG 759/2007 Verificai dac obiectul contribuiei n natur a fost achiziionat prin intermediul unor finanri comunitare nerambursabile. (Dac a fost aa, cheltuiala nu este eligibil.) art 3(c) din HG 759/2007 n cazul terenului, cldirilor i echipamentelor, valoarea trebuie certificat de un evaluator independent autorizat. (Verificai dac este ndeplinit aceast condiie.) art 3(d) din HG 759/2007
15
16
17
Anexa nr. 4
Nr. crt. 18
Elemente de verificat n cazul cldirilor i echipamentelor, acestea trebuie s fac parte integrant i inseparabil din rezultatul operaiunii. (Dac acest lucru nu se confirm cheltuiala nu este eligibil.) art 3(e) din HG 759/2007 n cazul terenurilor i cldirilor, acestea trebuie s fie libere de orice sarcini sau interdicii i s nu fac obiectul unor litigii aflate n curs de soluionare la instanele judectoreti. (Obinei documente din care s rezulte ndeplinirea acestei cerine.Solicitai aceste documente beneficiarului. Trebuie s le fi prezentat anterior fie la AM fie la OI.) art 3(f) din HG 759/2007 Pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FSE achiziia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructur, teren i alte imobile este neeligibil. Verificai dac exist astfel de cheltuieli. Atenie la excepii. art 3(g) din HG 759/2007
Da
Nu
N/A
Observaii
19
20
Dac se declar cheltuieli cu AMORTIZAREA - pe lng punctele 2-6 de mai sus, trebuie ndeplinite i urmtoarele cerine pentru a fi o cheltuial eligibil: Amortizarea este considerat cheltuial eligibil dac bunul amortizabil nu a fost achiziionat prin intermediul unor finanri comunitare nerambursabile. (Verificai aspect i prezentai concluziile.) art 4(a) din HG 759/2007 Amortizarea este considerat cheltuial eligibil dac amortizarea este calculat n conformitate cu prevederile legale n vigoare. (Identificai prevederile legale aplicabile i verificai dac sunt respectate. Prezentai concluziile.) art 4(b) din HG 759/2007
21
22
Anexa nr. 4
Nr. crt.
Elemente de verificat Amortizarea este considerat cheltuial eligibil exclusiv pentru perioada de finanare a proiectului, conform prevederilor contractului de finanare/deciziei/ordinului de finanare. (Identificai perioada de finanare a proiectului apoi identificai cheltuielile cu amortizarea declarate i verificai dac acestea din urm se ncadreaz n perioada de finanare.) art 4(c) din HG 759/2007 Amortizarea este considerat cheltuial eligibil dac costul de achiziie al bunului amortizabil nu a fost declarat drept cheltuial eligibil. (Identificai bunul amortizabil, verificai dac cheltuiala cu bunul amortizabil a fost declarat eligibil.) art 4(d) din HG 759/2007 Amortizarea este considerat cheltuial eligibil dac valoarea amortizrii poate fi evaluat i auditat. art 4(d) din HG 759/2007
Da
Nu
N/A
Observaii
23
24
25
Dac se declar CHELTUIELILE GENERALE DE ADMINISTRAIE - cumulativ cu punctele 1-6 Cheltuielile generale de administraie sunt eligibile dac sunt alocate proporional operaiunii, n conformitate cu metoda elaborat de autoritatea de management i prevzut n contractul de finanare/decizia/ordinul de finanare. (Verificai dac AM a elaborat metodologia de alocare proporional a cheltuielilor generale de administraie, dac aceast metodologie a fost comunicat beneficiarilor i dac acetia folosesc metodologia pentru a determina cheltuielile generale de administraie eligibile.) art 5(1) din HG 759/2007
26
Anexa nr. 4
Nr. crt.
Elemente de verificat Prin excepie de la punctul 26, n cazul granturilor finanate din FSE, cheltuielile generale de administraie declarate n mod forfetar sunt eligibile dac se bazeaz pe costuri reale i n procent de pn la 20% din costurile directe eligibile ale operaiunii. art 5(2) din HG 759/2007
Da
Nu
N/A
Observaii
27
Dac se declar cheltuieli cu ACHIZIIA DE TERENURI - pe lng punctele 1-6 de mai sus, trebuie ndeplinite i urmtoarele cerine pentru a fi o cheltuial eligibil: Cheltuielile cu achiziia de terenuri nu trebuie s depeasc 10% din totalul cheltuielilor eligibile ale operaiunii pentru a fi eligibile. (Verificai dac beneficiarul ine evidena cheltuielilor declarate cu achiziia de terenuri. Verificai dac acestea se ncadreaz n limitele specificate.) art 6(1) din HG 759/2007 Verificai dac costul de achiziie al terenului este certificat de un evaluator independent autorizat, care confirm c valoarea acestuia nu excede valoarea de pia. (Dac nu se ndeplinete condiia, cheltuiala nu este eligibil.) art 6(1)(a) din HG 759/2007 Proiectul sub care se declar aceste cheltuieli nu beneficiaz de finanare din FSE (cu excepiile menionate n HG i care trebuie analizate, dac este cazul). (Dac nu se ndeplinete condiia, cheltuiala nu este eligibil.) art 6(1)(b) din HG 759/2007
28
29
30
Anexa nr. 4
Nr. crt.
Elemente de verificat Depirea procentului de 10% de la punctul 28 se poate realiza dac, pentru operaiunile de protecie a mediului, achiziia de teren a fost fcut n conformitate cu decizia autoritii de management, aa cum este prevzut n contractul de finanare/decizia/ordinul de finanare. (Verificai dac este un proiect de mediu. Verificai dac exist o decizie a AM pentru depirea procentului de 10%, verificai dac se prevede aceast posibilitate n contractul de finanare.) art 6(2)(a) din HG 759/2007
Da
Nu
N/A
Observaii
31
32
Depirea procentului de 10% de la punctul 28 se poate realiza dac, pentru operaiunile de protecie a mediului, achiziia este fcut de ctre sau n numele unei instituii publice. (Verificai documentele de achiziie i stabilii dac se ndeplinesc condiiile stipulate.) art 6(2)(b) din HG 759/2007
33
Depirea procentului de 10% de la punctul 28 se poate realiza dac, pentru operaiunile de protecie a mediului, terenul este utilizat pentru destinaia stabilit, cu respectarea clauzelor/condiiilor din contractul de finanare/decizia/ordinul de finanare i pe perioada din contractul/decizia/ordinul de finanare. art 6(2)(c) din HG 759/2007
34
n cazul n care se achiziioneaz o cldire n scopul demolrii acesteia i utilizrii terenului, n scopul atingerii obiectivelor operaiunii, cheltuiala cu achiziia cldirii, pentru a fi eligibil, trebuie s respecte condiiile de la punctele 28-33 de mai sus. art 6(3) din HG 759/2007
Anexa nr. 4
Nr. crt.
Da
Nu
N/A
Observaii
Dac se declar cheltuieli cu ACHIZIIA IMOBILELOR DEJA CONSTRUITE - pe lng punctele 1-6 de mai sus, trebuie ndeplinite i urmtoarele cerine pentru a fi o cheltuial eligibil:
35
Costul de achiziie al imobilelor deja construite, cu excepia cazurilor prevzute la punctul 34, inclusiv terenul pe care se afl construcia, este eligibil dac sunt ndeplinite prevederile de la punctele 1-6 de mai sus i dac operaiunea nu beneficiaz de finanare din FSE, cu excepiile din lege. (Verificai dac sunt ndeplinite condiiile solicitate.) art 7(a) din HG 759/2007
36
Costul de achiziie al imobilelor deja construite, cu excepia cazurilor prevzute la punctul 34, inclusiv terenul pe care se afl construcia, este eligibil dac sunt ndeplinite prevederile de la punctele 1-6 de mai sus i dac imobilul nu a beneficiat de finanri comunitare nerambursabile n ultimii 10 ani pentru construcie sau reabilitare. (Verificai dac sunt ndeplinite condiiile solicitate.) art 7(b) din HG 759/2007
Anexa nr. 4
Nr. crt.
Elemente de verificat Costul de achiziie al imobilelor deja construite, cu excepia cazurilor prevzute la punctul 34, inclusiv terenul pe care se afl construcia, este eligibil dac sunt ndeplinite prevederile de la punctele 1-6 de mai sus i dac costul de achiziie al imobilului este certificat de un evaluator independent autorizat, care s confirme c valoarea acestuia nu excedeaz valorii de pia i c imobilul respect condiiile tehnice prevzute n legislaia naional. (Verificai dac sunt ndeplinite condiiile solicitate.) art 7(c) din HG 759/2007
Da
Nu
N/A
Observaii
37
Dac se declar cheltuieli cu LOCUINELE Cheltuielile pentru locuine sunt eligibile numai pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FEDR, cu respectarea prevederilor punctelor 1-6 de mai sus precum i ale art. 7 alin. (2) din Regulamentul nr. 1.080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului i ale art. 47 din Regulamentul Comisiei nr. 1.828/2006. (Verificai dac sunt declarate astfel de cheltuieli. Dac da, verificai dac respect prevederile punctelor 1-6, apoi creai liste de verificare suplimentare pentru art 7(2) din Reg 1080/2006 i art 47 din Reg 1828/2006.) art 8 din HG 759/2007
38
Dac se declar cheltuieli cu MANAGEMENTUL PROIECTULUI - pe lng punctele 1-6 de mai sus, trebuie ndeplinite i urmtoarele cerine pentru a fi o cheltuial eligibil:
Anexa nr. 4
Nr. crt.
Elemente de verificat Sunt prevzute sau rezult din aplicarea legislaiei naionale, n vederea obinerii de avize, acorduri i autorizaii necesare implementrii activitilor eligibile ale operaiunii sau rezult din aplicarea legislaiei comunitare specific instrumentelor structurale. art 9(1)(a) din HG 759/2007 Sunt aferente unor studii i/sau analize solicitate de autoritatea de management sau de organismul intermediar, n numele i pentru autoritatea de management, n scopul acordrii asistenei financiare nerambursabile. art 9(1)(b) din HG 759/2007 Sunt necesare n procesul de achiziii publice pentru activitile eligibile ale operaiunii. art 9(1)(c) din HG 759/2007 Sunt efectuate pentru managementul i/sau monitorizarea operaiunii pe parcursul perioadei de implementare. art 9(1)(d) din HG 759/2007
Da
Nu
N/A
Observaii
39
40
41 42
Dac se declar cheltuieli de LEASING - pe lng punctele 1-6 de mai sus, trebuie ndeplinite i urmtoarele cerine pentru a fi o cheltuial eligibil: Obiectul contractului de leasing respect prevederile din contractul de finanare/decizia/ordinul de finanare. (Identificai prevederile din contractul de leasing i cele din contractul de finanare i comparai-le.) art 11(a) din HG 759/2007 Utilizatorul de leasing este beneficiarul operaiunii. art 11(b) din HG 759/2007
43
44
Anexa nr. 4
Nr. crt. 45
Elemente de verificat Ratele de leasing pltite de utilizator sunt aferente contractului de leasing i sunt justificate de documente contabile. art 11(c) din HG 759/2007 Valoarea maxim eligibil nu depete valoarea de pia a bunului care face obiectul contractului de leasing. art 11(d) din HG 759/2007 Ratele de leasing sunt eligibile exclusiv pentru perioada de finanare a operaiunii. art 11(e) din HG 759/2007
Da
Nu
N/A
Observaii
46 47
Alte aspecte. 48 Verificai dac au fost declarate urmtoarele tipuri de cheltuieli neeligibile: a) taxa pe valoarea adugat; b) dobnda i alte comisioane aferente creditelor; c) cheltuielile colaterale care intervin ntr-un contract de leasing; d) dezafectarea centralelor nucleare; e) achiziia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructur, teren i alte imobile, pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FSE, cu excepia cazurilor n care se aplic prevederile art. 34 alin. (2) din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006, ale art. 3 alin. (7) i ale art. 11 alin. (4) din Regulamentul nr. 1.081/2006, potrivit art. 13 din prezenta hotrre; f) cheltuielile pentru locuine, pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FSE i FC; g) achiziia de echipamente second-hand; h) amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat;
Anexa nr. 4
Nr. crt.
Elemente de verificat i) costurile pentru operarea obiectivelor de investiii.
Da
Nu
N/A
Observaii
ntocmit de: Data: Semntura: Aprobat de: Data: Semntura:
Lista de verificare cerine de mediu pentru beneficiarii finali
Anexa nr. 5
LISTA DE VERIFICARE CERINE DE MEDIU pentru beneficiarii finali Misiune: Nume beneficiar: Adresa beneficiar: Nr. crt. Elemente de verificat S-a realizat o evaluare a proiectului dac acesta poate avea un impact semnificativ asupra mediului, nainte de a fi autorizat? (Verificai dac s-a realizat o astfel de evaluare. Verificai dac AM cunoate prevederile Directivei Consiliului 85/337/EEC privind evaluarea efectelor asupra mediului a unor proiecte publice sau private, amendat prin Directiva 2003/35/EC) Nume proiect: Numr proiect: Valoare proiect: Da Nu N/A Observaii
Anexa nr. 5
Nr. crt.
Elemente de verificat Sunt implementate verificrile de management n domeniul mediului (realizate de ctre AM) care trebuie s controleze dac beneficiarul a respectat Directivele aplicabile verificnd dac s-au obinut acordurile necesare de la autoritile naionale competente, conform prevederilor aplicabile? (Verificai dac AM cunoate directivele:Directiva Consiliului 85/337/EEC privind evaluarea efectelor asupra mediului a unor proiecte publice sau private, amendat prin Directiva 2003/35/EC, Directiva Consiliului 90/313/EEC, amendat prin 2003/4/EC, Directiva Consiliului 79/409/EEC privind protejarea psrilor slbatice; Directiva Consiliului 92/43/EEC privind conservarea habitatelor naturale precum mi a florei i a faunei; Directiva 2000/60/EC de nfiinare a Cadrului Comunitar de Aciune privind politica apelor, amendat prin Directiva 2008/32/EC; Directiva Consiliului 2006/12/EC a Parlamentului European i a Consiliului privind deeurile. Verificai dac AM verific respectarea acestor prevederi.) Autoritile de management au acces la expertiza intern sau extern, pentru a-i ajuta s identifice toate problemele relevante de mediu aferente tipului de proiect aprobat? Relaiile strnse de lucru cu ageniile naionale de mediu pot fi stabilite pentru a ajuta autoritile de management n acest sens
Da
Nu
N/A
Observaii
ntocmit de: Data: Semntura:
Anexa nr. 5
Nr. crt.
Da
Nu
N/A
Observaii
Aprobat de: Data: Semntura:
Lista de verificare privind achiziiile publice
Anexa 6
LISTA DE VERIFICARE LICITAIA PUBLIC pentru beneficiarii finali Misiune: Nume beneficiar: Adresa beneficiar: Nr. crt. ntrebare CAPITOLUL 1 Dispoziii generale Informaii generale 1. Procedurile de atribuire a contractului de achiziie public, a contractului de concesiune de lucrri publice i a contractului de concesiune de servicii, sunt reglementate? (art. 9 din OUG 34/2006) Atribuirea contractului se nscrie n sfera de aplicare a OUG 34 ? (se verific tipul contractului (achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii)) (art. 9 din OUG 34/2006) Au fost respectate prevederile OUG 34 referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public? (se verific dac au fost respectate prevederile OUG 34 referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public respectiv situaiile pentru care nu se aplica prezenta ordonan) (art. 13-16 din OUG 34/2006) CAPITOLUL 2 - Reguli comune aplicabile pentru atribuirea contractului de achiziie public SECIUNEA I - Reguli generale Nume proiect: Numr proiect: Valoare proiect: Da Nu Nu este cazul Observaii
2.
3.
Pagina 1 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare Autoritatea contractant a respectat prevederile OUG 34 referitoare la principiile de atribuire a contractului de achiziie public? (se verific respectarea de ctre autoritatea contractant a principiilor care stau la baza atribuirii contractului de achiziie public respectiv nediscriminarea; tratamentul egal; recunoaterea reciproc; transparena; proporionalitatea; eficiena utilizrii fondurilor publice; asumarea rspunderii.) (art. 17 din OUG 34/2006) A fost urmat una din procedurile de atribuire a contractului de achiziie public? (se verific tipul de procedura de atribuire) (art. 18 din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a achiziionat direct produse, servicii sau lucrri? (se verific dac valoarea achiziiei, estimat nu depete echivalentul n lei a 10.000 Euro pentru fiecare achiziie de produse, servicii sau lucrri, se verific respectarea pragurilor valorice prin interzicerea divizrii de ctre autoritatea contractant a contractului de achiziie public n mai multe contracte distincte) (art. 19 i 23 din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a respectat condiiile de atribuire a contractului de achiziie public? (se verific dac atribuirea contractului de achiziie public s-a realizat prin aplicarea procedurilor de licitaie deschis sau licitaie restrns) (art. 20 alin 1 din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a atribuit contractul de achiziie public prin aplicarea altor proceduri? (se verific dac autoritatea contractant a atribuit contractul de achiziie public prin aplicarea altor proceduri cu respectarea circumstanelor specifice prevzute de OUG 34/2006) (art. 20 alin. 2 din OUG 34/2006)
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
4.
5.
6.
7.
8.
Pagina 2 din 54
Anexa 6
Nr. crt. 9.
ntrebare Autoritatea contractant a aplicat procedurile de atribuire prevzute de OUG 34/2006, prin utilizarea mijloacelor electronice? (se verific dac aplicarea procedurilor de atribuire prin utilizarea mijloacelor electronice s-a realizat prin intermediul SEAP) (art. 21 din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a asigurat garantarea protejrii informaiilor confideniale?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
10.
(se verific protejarea de ctre autoritatea contractant a informaiilor pe care operatorul economic le considera ca fiind confideniale) (art. 24 din OUG 34/2006) SECINUEA II - Reguli de estimare a valorii contractului de achiziie public Autoritatea contractant a respectat prevederile legale referitoare la valoarea estimat a 11. contractului de achiziie public? (se verific modalitatea de stabilire a valorii estimate) (art. 25 -32 din OUG 34/2006) SECIUNEA III - Reguli de elaborare a documentaiei de atribuire Documentaia de atribuire este complet?
Pagina 3 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac documentaia de atribuire conine informaii generale privind autoritatea contractant, n special cu privire la adres - inclusiv telefon, fax, e-mail -, persoane de contact, mijloace de comunicare etc.; instruciuni privind date limit care trebuie respectate i formaliti care trebuie ndeplinite n legtur cu participarea la procedura de atribuire; dac sunt solicitate, 12. cerinele minime de calificare, precum i documentele care urmeaz s fie prezentate de ofertani/candidai pentru dovedirea ndeplinirii criteriilor de calificare i selecie; caietul de sarcini sau documentaia descriptiv, aceasta din urm fiind utilizat n cazul aplicrii procedurii de dialog competitiv sau de negociere; instruciuni privind modul de elaborare i de prezentare a propunerii tehnice i financiare; informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei ctigtor; instruciuni privind modul de utilizare a cilor de atac; informaii referitoare la clauzele contractuale obligatorii). (art. 33 34 din OUG 34/2006) 13. n cadrul documentaiei de atribuire, au fost prevzute condiii speciale de ndeplinire a contractului n msura n care acestea sunt compatibile cu dreptul comunitar? (art. 39 din OUG 34/2006) Specificaiile tehnice din caietul de sarcini sunt definite corespunztor?
Pagina 4 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac acestea au fost definite prin raportare la standarde naionale care adopt standarde europene, la omologri tehnice europene, la standarde internaionale sau la alte referine de natur tehnic elaborate de organisme de standardizare europene; dac specificaiile tehnice conin caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan, cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor, sigurana n exploatare, dimensiuni, terminologie, simboluri, teste i metode de testare, ambalare, etichetare, marcare i instruciuni de utilizare a produsului, tehnologii i metode de producie, precum i sisteme de asigurare a 14. calitii i condiii pentru certificarea conformitii cu standarde relevante sau altele asemenea; dac specificaiile respective sunt adecvate pentru definirea caracteristicilor produselor sau serviciilor a cror furnizare/prestare reprezint obiect al contractului de achiziie public; dac au fost ndeplinite specificaiile tehnice solicitate; dac au fost respectate prevederile prin care definirea specificaiilor tehnice s nu favorizeze sau sa elimine anumii operatori economici sau an a mrcii etc.; dac au fost incluse caracteristici de mediu (eticheta ecologic); dac specificaiile tehnice permit oricrui ofertant accesul egal la procedura de atribuire i nu trebuie s aib ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natur s restrng concurena ntre operatorii economici; (art. 35 38 din OUG 34/2006) Au fost onorate toate solicitrile privind documentaia de atribuire? ( se verific dac a fost asigurat obinerea documentaiei de atribuire de ctre orice operator 15. economic interesat care nainteaz o solicitare n acest sens precum i modalitatea de obinerii documentaiei de ctre operatorii economici) (art. 40 din OUG 34/2006) SECIUNEA IV - Reguli de participare la procedura de atribuire Au fost respectate regulile de participare la procedura atribuire? 16
Pagina 5 din 54
Anexa 6
Nr. crt. 16.
ntrebare ( se va verifica dreptul de participare la procedura de atribuire, dac a fost limitat participarea) (art. 41- 43 din OUG 34/2006) Au fost prevzute subcontractri ale contractului?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
( se va verifica dac ofertantul a inclus n oferta tehnic posibilitatea de a subcontracta o parte 17. din contractul respectiv, fr a i se diminua rspunderea n ceea ce privete modul de ndeplinire a viitorului contract de achiziie public, precum i dac a precizat partea/prile din contract pe care urmeaz s le subcontracteze i datele de recunoatere ale subcontractanilor propui) (art. 45 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile de participare n cadrul aceleiai proceduri? (se va verifica dac au fost depuse dou sau mai multe candidaturi/oferte individuale i/sau 18. comune, sub sanciunea excluderii din competiie a tuturor candidaturilor/ofertelor n cauz; dac a fost depus ofert individual/comun i s fie nominalizat ca subcontractant n cadrul unei alte oferte, sub sanciunea excluderii ofertei individuale sau, dup caz, a celei n care este ofertant asociat) (art. 46 din OUG 34/2006) SECIUNEA V - Reguli de publicitate
Pagina 6 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare A fost asigurat transparena atribuirii contractelor de achiziie public prin publicarea anunurilor?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac a fost transmis operatorului SEAP acceptul de publicare pentru anunul respectiv; dac anunul de participare a fost publicat n SEAP; dac exist acceptul de publicare din partea ANRMAP; dac a fost publicat anunul de participare n Monitorul Oficial i, dup caz, 19. n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac s-au respectat termenele minime prevzute de lege (conform Reg. Consiliului CEE, Euratom nr. 1182/71), dac a fost respectat termenul de transmitere a anunului de participare ctre Monitorul Oficial, dac cele dou anunuri conin aceleai informaii, dac au fost precizate toate cerinele minime de calificare solicitate prin documentaia de atribuire) (art. 47 din OUG 34/2006) A fost asigurat transparena atribuirii contractelor de achiziie public prin publicarea anunului de intenie? 20. (se verific dac a fost publicat un anun de intenie n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene i n Monitorul Oficial al Romniei, data transmiterii anunului simplificat ctre Comisia European) (art. 53 din OUG 34/2006) A fost asigurat transparena atribuirii contractelor de achiziie public prin publicarea anunului de participare? 21. (se verific dac a fost publicat un anun de participare n SEAP, n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene i n Monitorul Oficial al Romniei) (art. 55 din OUG 34/2006) A fost asigurat transparena atribuirii contractelor de achiziie public prin publicarea anunului de atribuire?
Pagina 7 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
22. (se verific dac a fost respectat termenul de transmitere spre publicare a anunului de atribuire; dac anunul a fost publicat n SEAP; dac a fost publicat anunul n Monitorul Oficial i n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene) (art. 56 i 57 din OUG 34/2006) SECIUNEA VI - Reguli speciale de transparen aplicabile achiziiei publice de servicii de publicitate Autoritatea contractant a respectat prevederile legale referitoare la transparena aplicabil achiziiei publice de servicii de publicitate? 23. (se verific dac autoritatea contractant a publicat un anun de participarea i un anun de atribuire n sistemul informatic de utilitate public (Internet), criteriile de calificare i selecie precum i dac au fost respectate prevederile generale referitoare la regulile de publicitate) (art. 58 din OUG 34/2006) SECIUNEA VII - Reguli de comunicare i de transmitere a datelor Au fost respectate prevederile legale referitoare la comunicarea i transmiterea datelor? 24. (se verific dac au fost respectate condiiile de comunicare, transmitere i stocare a datelor, astfel nct s se asigure integritatea i confidenialitatea datelor respective, dac au fost respectate prevederile legale referitoare la semntura electronic n cazul n care documentele sunt transmise prin mijloace electronice) (art. 59 - 65 din OUG 34/2006) SECIUNEA VIII - Reguli de evitare a conflictului de interese Autoritatea contractant a luat toate msurile de evitare a situaiilor de natur s determine apariia unui conflict de interese i/sau manifestarea concurenei neloiale? (se verific dac au fost respectate condiiile privind participarea la ntocmirea documentaiei de atribuire, la procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor) (art. 66 - 70 din OUG 34/2006)
25.
Pagina 8 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
CAPITOLUL 3 Proceduri de atribuire SECIUNEA I - Etape premergtoare iniierii procedurii de atribuire Autoritatea contractant a asigurat perioadele minime intre etapele premergtoare iniierii procedurii de atribuire? (se verific dac autoritatea contractant a stabilit perioadele minime care trebuie asigurate 26. ntre, pe de o parte, data transmiterii spre publicare a anunurilor de participare sau data transmiterii invitaiilor de participare i, pe de alt parte, data limit pentru depunerea ofertelor/candidaturilor) (art. 71 - 72 din OUG 34/2006) SECIUNEA II - Licitaie deschis Procedura de licitaie restrns s-a desfurat conform art. 81 din OUG 34/2006, n dou etape? 27. (etapa de selectare a candidailor, prin aplicarea criteriilor de selecie; etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidaii selectai, prin aplicarea criteriului de atribuire) (art. 81 (1) din OUG 34/2006) n situaia n care Autoritatea contractant a decis organizarea unei etape suplimentare de 28. licitaie electronic, aceasta a fost anunat n anunul de participare i n documentaia de atribuire? (art. 81 (2) din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a transmis spre publicare anunul de participare n momentul iniierii procedurii de licitaie restrns? (se verific publicarea prealabil a unui anun de participare, pentru atribuirea contractului de achiziie public sau pentru ncheierea acordului-cadru) (art. 82 din OUG 34/2006)
29.
Pagina 9 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
30. Sunt respectate prevederile art. 83 din OUG 34/2006 privind perioada cuprins ntre data transmiterii spre publicare a anunului i data limit de depunere a candidaturilor? Licitaia deschis s-a desfurat ntr-o singur etap? (n cazul n care s-a decis organizarea unei etape suplimentare de licitaie electronic Autoritatea 31. contractant trebuie s anune aceast decizie n anunul de participare i n documentaia de atribuire) (art. 73 (1) din OUG 34/2006) n cazul n care se utilizeaz licitaia electronic au fost respectate prevederile din Cap. 4 32. Modaliti speciale de atribuire a contractului de achiziie public, Seciunea a 3-a din OUG 34/2006? (art. 73 (2) din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a transmis spre publicare anunul de participare n momentul iniierii procedurii de licitaie restrns? 33. (se verific publicarea prealabil a unui anun de participare, pentru atribuirea contractului de achiziie public sau pentru ncheierea acordului-cadru) (art. 74 din OUG 34/2006) Este respectat termenul minim ntre data transmiterii anunului de participare spre 34. publicare n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene i data limit de depunere a ofertelor. (Conform OUG 34/2006, Art. 75 (1) perioada minim este de 52 zile) 35. n cazul n care a fost redus termenul limit de depunere a ofertelor au fost respectate condiiile prevzute la Art. 75, punctele (2),(3),(4),(5) i (6) din OUG 34/2006. 36. A fost respectat termenul minim de transmitere spre publicare n SEAP a anunului de participare? (Sunt respectate termenele prevzute n OUG 34/2006, Art. 76)
Pagina 10 din 54
Anexa 6
Nr. crt. 37.
ntrebare Autoritatea contractant a pus la dispoziia operatorului economic documentaia de atribuire n termenul prevzut? (Maxim 4 zile de la primirea solicitrii din partea operatorului economic conf. Art. 77 din OUG 34/2006) n cazul n care au fost primite solicitri de clarificare din partea operatorilor economici, Autoritatea contractant a rspuns n teren? (Maxim 3 zile lucrtoare de la primirea solicitrii conf. OUG 34/2006, Art 78 (2)) n cazul n care au fost primite solicitri de clarificare din partea operatorilor economici, Autoritatea contractant a transmis aceste rspunsuri, nsoite de ntrebrile aferente, ctre toi operatorii economici care au obinut documentaia de atribuire conform OUG 34/2006. (art. 78 (2) din OUG 34/2006) n cazul n care au fost primite solicitri de clarificare din partea operatorilor economici, Autoritatea contractant a transmis rspunsul nu mai trziu de 6 zile nainte de data limit stabilit pentru depunerea ofertelor? (art. 79 din OUG 34/2006)
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
38.
39.
40.
41. Deschiderea ofertelor s-a fcut la data, ora i locul indicate n anunul de participare? (art. 80 din OUG 34/2006) SECIUNEA III Licitaie restrns Au fost respectate etapele procedurii de licitaie restrns? 42. (se verific parcurgerea etapei de selectare a candidailor, prin aplicarea criteriilor de selecie i etapei de evaluare a ofertelor depuse de candidaii selectai, prin aplicarea criteriului de atribuire) Art. 81 (1) din OUG 34/2006
Pagina 11 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare Au fost respectate condiiile de iniiere a licitaiei restrnse?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
43. (se verific dac a fost transmis spre publicare un anun de participare prin care se solicit operatorilor economici interesai depunerea de candidaturi) Art. 82 din OUG 34/2006 A fost respectat dat de depunere a candidaturilor? (se verific dac perioada cuprins ntre data transmiterii anunului de participare spre publicare n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene i data limit de depunere a candidaturilor a fost de cel 44. puin 37 de zile sau cu 7 zile mai mic dac anunul este transmis n format electronic ; dac din motive de urgen aceast perioad a fost redus pn la maxim 15 zile sau cu 5 zile dac anunul este transmis n format electronic; ). Art. 83 din OUG 34/2006 A fost respectat termenul de transmitere ctre SEAP a anunului de participare n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public este egal sau mai mic dect 45. cele prevzute de art. 55 alin. 2 OUG 34/2006? (se verific dac anunul de participare a fost transmis spre publicare n SEAP cu cel puin 16 zile nainte de data limit de depunere a candidaturilor) Art. 84 din OUG 34/2006 Au fost respectate condiiile referitoare la numrul candidaturii depuse? (se verific dac au fost acceptate pentru prima etap a procedurii de licitaie restrns, candidaturile tuturor operatorilor interesai; dac numrul de candidai a fost limitat de ctre 46. autoritatea contractant cu condiia s existe un numr suficient de candidai disponibili; dac n anunul de participare indic criteriile de selecie i regulile aplicabile, numrul minim al candidailor pe care intenioneaz s-i selecteze(numrul minim de 5 candidai) i, dac este cazul, numrul maxim al acestora) Art. 85 din OUG 34/2006
Pagina 12 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare A fost respectat numrul de candidai selectai dup prima etap a licitaiei restrnse?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac numrul de candidai selectai dup prima etap a licitaiei restrnse este cel puin egal cu numrul minim indicat n anunul de participare; se verific i dac numrul candidailor care ndeplinesc criteriile de selecie este mai mic dect numrul minim indicat n anunul de participare ) Art. 86 (1) i (2) din OUG 34/2006 Autoritatea contractant a aplicat prevederile legale n cazul n care numrul candidailor care ndeplinesc criteriile de selecie a fost mai mic dect numrul minim indicat n anunul de participare? 48. ( se verific dac Autoritatea contractant a anulat procedura de licitaie restrns sau dac a continuat procedura de licitaie restrns numai cu acei candidai care ndeplinesc criteriile solicitate, n msura n care numrul acestora este, totui, suficient pentru a asigura o concuren real) Art. 86 (2) (a) i (b) din OUG 34/2006 Au fost respectate condiiile de participare la licitaia restrns? (se verific dac Autoritatea contractant a transmis o invitaie de participare la etapa a doua a procedurii restrnse tuturor candidailor selectai; se verific dac a fost respectat prevederea 49. legal privind interzicerea participrii la etapa a doua a licitaiei restrnse a unui operator economic care nu a depus candidatura n prima etap sau care nu a ndeplinit criteriile de selecie) Art 87 (1) i (2) din OUG 34/2006 Invitaia de participare conine informaiile corespunztoare? 47.
Pagina 13 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac a fost transmis invitaia de participare nsoit de documentaia de atribuire i dac n aceasta sunt precizate informaii referitoare la referine privind anunul de participare publicat; data i ora limit stabilite pentru depunerea ofertelor; adresa la care se transmit ofertele; limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; adresa, data i ora deschiderii 50. ofertelor; dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap pentru demonstrarea capacitii tehnice i economico-financiare; dac este indicat modul de accesare a documentaiei accesibil direct prin mijloace electronice n SEAP ) Art 88 din OUG 34/2006 A fost respectat termenul de transmitere a invitaiei de participare n funcie de valoarea estimat a contractului de achiziie public? 51. (se verific respectarea termenelor de transmitere a invitaiei de participare n funcie de valoarea estimat a contractului de achiziie public, conform prevederilor OUG 34/2006) Art 89 i 90 din OUG 34/2006 Au fost solicitate clarificri privind documentaia de atribuire de ctre candidaii selectai? (se verific dac au fost solicitate clarificri, dac autoritatea contractant a rspuns n mod clar 52. i n termen de maxim 3 zile lucrtoare; dac autoritatea contractant a transmis rspunsurile nsoite de ntrebrile aferente - ctre toi candidaii selectai, lund msuri pentru a nu dezvlui identitatea celui care a solicitat clarificrile respective) Art 91 din OUG 34/2006 Solicitrile candidailor au fost transmise n timp util? (se verific dac solicitrile candidailor au fost transmise n timp util, astfel nct autoritatea 53. contractant s poat rspunde nu mai trziu de 6 zile nainte de data limit stabilit pentru depunerea ofertelor)
Pagina 14 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Art 92 din OUG 34/2006 Autoritatea contractant a respectat adresa, data i ora de deschidere a ofertelor? (se verific respectarea informaiilor indicate n invitaia de participare referitoare la data i ora 54. de deschidere a ofertelor, n msura n care nu a devenit necesar decalarea termenului de depunere a ofertelor, conform prevederilor de la art. 72 din OUG 34/2006 sau ca urmare a depunerii unei contestaii). Art 93 din OUG 34/2006 SECIUNEA IV Dialogul competitiv Au fost ndeplinite condiiile pentru aplicarea procedurii de dialog competitiv prevzute art. 94 din OUG nr. 34 / 2006? (1. contractul n cauz este considerat a fi de complexitate deosebit; 2. aplicarea procedurii de licitaie deschis sau restrns nu ar permite atribuirea contractului de achiziie public n cauz) Contractul de complexitate deosebit a fost ncadrat conform prevederilor art. 95 din OUG nr. 34 / 2006? 56. (Autoritatea contractant nu este, n mod obiectiv, n msur: s defineasc specificaiile tehnice capabile s i satisfac necesitile i exigenele; i/sau s stabileasc montajul financiar i/sau cadrul juridic de implementare a proiectului) Autoritatea contractant a transmis spre publicare anunul de participare n momentul iniierii procedurii dialogului competitiv? 57. (se verific publicarea prealabil a unui anun de participare prin care se solicit operatorilor economici interesai depunerea de candidaturi) (art. 97 din OUG 34/2006)
55.
Pagina 15 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Au fost verificate termenele minime prevzute de legislaia n domeniu, conform art. 98 i 58. 99 din OUG nr. 34/2006? (se verific dac au fost respectate termenele limit cuprinse ntre data transmiterii spre publicare a anunului de participare i data limit de depunere a candidaturilor) Cnd preselecteaz candidaii, autoritatea contractant are obligaia de a aplica criterii obiective i nediscriminatorii, utiliznd n acest scop numai criteriile de preselecie prevzute n anunul de participare? 59. (Se verific dac n anunul de participare sunt menionate criteriile de preselecie i regulile aplicabile, numrul minim al candidailor pe care intenioneaz s i preselecteze i, dac este cazul, numrul maxim al acestora) (art. 101 din OUG 34/2006) Numrul de candidai admii n cea de-a doua etap a dialogului competitiv trebuie s fie cel puin egal cu numrul minim indicat n anunul de participare. n cazul n care numrul candidailor care ndeplinesc criteriile de preselecie este mai mic dect numrul minim indicat n anunul de participare, autoritatea contractant are dreptul:
60.
a) fie de a anula procedura de dialog competitiv; b) fie de a continua procedura de dialog competitiv numai cu acei candidai care ndeplinesc criteriile solicitate, n msura n care numrul acestora este totui suficient pentru a asigura o concuren real. (art. 102 din OUG 34/2006) Invitaie de participare la etapa a doua a procedurii de dialog competitiv tuturor 61. candidailor admii conf. art. 103 din OUG nr. 34/2006? (se verific dac au fost invitai doar operatorii economici care au participat i au fost admii n prima etap)
Pagina 16 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare Invitaia de participare trebuie s cuprind cel puin informaii minime conform art. 104 din OUG nr. 34/2006?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(referine privind anunul de participare publicat; adresa la care va avea loc dialogul, precum i data i ora lansrii acestuia; limba/limbile n care se va derula dialogul; dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie s le prezinte n 62. scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap pentru demonstrarea capacitii tehnice i economico-financiare. Autoritatea contractant are obligaia de a transmite invitaia de participare nsoit de un exemplar al documentaiei de atribuire, care va include i documentaia descriptiv. n cazul n care documentaia de atribuire este accesibil direct prin mijloace electronice n SEAP, autoritatea contractant are obligaia de a include n invitaia de participare informaii privind modul de accesare a documentaiei respective.) Autoritatea contractant a inclus n cadrul documentaiei descriptive o descriere a necesitilor, obiectivelor i constrngerilor autoritii contractante precum i, dac este cazul, primele care vor fi acordate participanilor la dialog? 63. (Autoritatea contractant are dreptul s prevad n cadrul documentaiei descriptive posibilitatea de a realiza dialogul n runde succesive, cu scopul de a reduce numrul de soluii discutate. Reducerea succesiv a soluiilor discutate se realizeaz numai pe baza factorilor de evaluare care au fost stabilii n documentaia de atribuire) (art. 105 din OUG 34/2006) 64. Autoritatea contractant deruleaz dialogul cu fiecare candidat admis, n parte, respectnd prevederile art. 106 din OUG nr. 34/2006? Autoritatea contractant transmite solicitarea de depunere a ofertei finale ctre participani n conformitate cu prevederile art. 107 din OUG nr. 34/2006
Pagina 17 din 54
Anexa 6
Nr. crt. 65.
ntrebare (Perioada acordat pentru elaborarea ofertei finale trebuie s fie rezonabil i nu trebuie s fie mai mic dect o perioad minim stabilit de comun acord cu participanii selectai pe parcursul derulrii celei de-a doua etape a procedurii de dialog competitiv)
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
66.
67.
68. 69.
70.
Invitaia de depunere a ofertei finale cuprinde cel puin informaiile prevzute la articolul 108 din OUG nr. 34/2006 (referine privind anunul de participare publicat; data i ora limit stabilite pentru depunerea ofertelor; adresa la care se transmit ofertele; limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; adresa, data i ora deschiderii ofertelor; dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap pentru demonstrarea capacitii tehnice i economico-financiare.) Pe parcursul etapei de evaluare, autoritatea contractant are dreptul de a solicita clarificri, detalieri i nuanri ale ofertei. Evaluarea ofertelor se realizeaz pe baza criteriilor prevzute n documentaia de atribuire, iar oferta ctigtoare se stabilete conform prevederilor art. 198 alin. (2). (art. 109 din OUG 34/2006) SECIUNEA V Negocierea cu publicarea prealabil a unui anun de participare Autoritatea contractant aplic procedura de negociere, cu publicarea prealabil a unui anun de participare n conformitate cu prevederile art. 110 din OUG 34/2006? n cazul n care autoritatea contractant decide organizarea unei etape finale de licitaie electronic, aceasta a fost anunat n anunul de participare i documentaia descriptiv conform art. 111 din OUG nr. 34/2006? Au fost verificate termenele minime prevzute de legislaia n domeniu, conform art. 113 i 114 din OUG nr. 34/2006? (se verific dac au fost respectate termenele limit cuprinse ntre data transmiterii spre publicare a anunului de participare i data limit de depunere a candidaturilor)
Pagina 18 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Cnd preselecteaz candidaii, autoritatea contractant are obligaia de a aplica criterii obiective i nediscriminatorii, utiliznd n acest scop numai criteriile de preselecie prevzute n anunul de participare? 71. (Se verific dac n anunul de participare sunt menionate criteriile de preselecie i regulile aplicabile, numrul minim al candidailor pe care intenioneaz s i preselecteze i, dac este cazul, numrul maxim al acestora) (art. 116 (2) din OUG 34/2006) Numrul candidailor preselectai trebuie s fie cel puin egal cu numrul minim indicat n anunul de participare. n cazul n care numrul candidailor care ndeplinesc criteriile de preselecie este mai mic dect numrul minim indicat n anunul de participare, autoritatea contractant are dreptul: 72. a) fie de a anula procedura de negociere cu publicarea prealabil de anun; b) fie de a continua procedura de negociere cu publicarea prealabil de anun numai cu acei candidai care ndeplinesc criteriile solicitate, n msura n care numrul acestora este totui suficient pentru a asigura o concuren real. (art. 117 din OUG 34/2006) Invitaie de participare la etapa a doua a procedurii de negociere cu publicarea prealabil 73. de anun tuturor candidailor preselectai conf. art. 118 din OUG nr. 34/2006? (se verific dac au fost invitai doar operatorii economici care au participat i au fost admii n prima etap) Invitaia de participare conine cel puin informaiile minime prevzute la art. 119 din OUG nr. 34/2006?
Pagina 19 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(referine privind anunul de participare publicat; adresa la care vor avea loc negocierile, precum 74. i data i ora lansrii acestora; limba/limbile n care se vor derula negocierile; dac este cazul, precizri referitoare la documentele suplimentare pe care operatorii economici trebuie s le prezinte n scopul verificrii declaraiilor sau completrii documentelor, prezentate n prima etap pentru demonstrarea capacitii tehnice i economico-financiare; informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei ctigtoare, corespunztor prevederilor cap. V seciunea a 3-a) 75. Autoritatea contractant deruleaz negocieri cu fiecare candidat n parte conform prevederilor art. 120 din OUG nr. 34/2006? 76. n situaia n care Autoritatea contractant desfoar negocieri n runde succesive acestea se realizeaz conform prevederilor art. 121 din OUG nr. 34/2006? SECIUNEA VI Negocierea fr publicarea prealabil a unui anun de participare Aplicarea, de ctre Autoritatea contractant, a procedurii de negociere fr publicarea 77. prealabil a unui anun s-a realizat doar pentru situaiile prevzute la articolul 122 din OUG nr. 34/2006? n cazul n care a fost posibil, fr a se nclca condiiile prevzute la art. 122 lit. h), i) i j), 78. autoritatea contractant si-a ndeplinit obligaia de a invita la negocieri un numr de operatori economici care s asigure o concuren real. SECIUNEA VII Cererea de oferte 79. Autoritatea contractant aplic procedura de cerere de ofert doar n cazurile prevzute la art. 124 din OUG nr. 34/2006? 80. Autoritatea contractant aplic procedura de cerere de ofert, cu publicarea prealabil a unui anun de participare n conformitate cu prevederile art. 125 din OUG 34/2006?
Pagina 20 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Invitaia de participare conine informaiile minime conform art. 125, alin. 2, din OUG 34/2006? 81. (data i ora limit stabilite pentru primirea ofertelor; adresa la care se transmit ofertele; data i ora deschiderii ofertelor; limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; dac se solicit ndeplinirea unor criterii minime de calificare, menionarea acestora; o scurt descriere a obiectului contractului de achiziie public ce urmeaz s fie atribuit; modul de obinere a documentaiei de atribuire) n cazul n care documentaia de atribuire este accesibil direct prin mijloace electronice, 82. autoritatea contractant a inclus n invitaia de participare informaii privind modul de accesare a documentaiei respective? (art. 125 (3) din OUG 34/2006) Dac Autoritatea contractant nu public invitaia de participare n SEAP atunci aceasta a 83. fost transmit ctre cel puin 3 operatori economici? (Pn la data de 31 decembrie 2006) (art. 126 din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a solicitat, n cazuri temeinic justificate, Autoritii Naionale pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice exceptarea de a publica n SEAP a invitaiei de participare la procedura de atribuire. 84. (Se poate aplica pentru o perioad care nu poate depi mai mult de 12 luni de la intrarea n vigoare a prezentei ordonane de urgen, ncepnd cu data de 1 ianuarie 2007) (art. 127, (1) (2) din OUG 34/2006) Au fost verificate termenele minime prevzute de legislaia n domeniu, conform art. 127 i 85. 128 din OUG nr. 34/2006? (se verific dac au fost respectate termenele limit cuprinse ntre data transmiterii spre publicare a invitaiei de participare i data limit de depunere a ofertelor) Autoritatea contractant a deschis ofertele la adresa, data i ora indicate n invitaia de participare? 86
Pagina 21 din 54
Anexa 6
Nr. crt. 86.
ntrebare (n msura n care nu a devenit necesar decalarea termenului de depunere a ofertelor, conform prevederilor de la art. 72 sau ca urmare a depunerii unei contestaii) (art. 129 din OUG 34/2006) Dac, n urma transmiterii invitaiei de participare, nu au fost depuse cel puin dou oferte corespunztoare Autoritatea contractant a anulat procedura de cerere de oferte? (art. 130, (1) din OUG nr. 34/2006) Dac a fost anulat procedura de cerere de oferte iar autoritatea contractant a aplicat o nou procedur de cerere de oferte, atunci autoritatea contractant a transmis invitaia de participare i ctre ali operatori economici de la care exist premisele obinerii de ofert? (n cazul n care, dup aplicarea unei noi proceduri, autoritatea contractant primete doar o singur ofert corespunztoare, aceasta are dreptul de a atribui contractul de achiziie public ofertantului respectiv) (art. 130, (2) din OUG nr. 34/2006) SECIUNEA VIII Concursul de soluii
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
87.
88.
n cadrul documentaiei de concurs sunt precizate informaiile, cerinele, regulile, criteriile 89. sau altele asemenea, necesare pentru a asigura potenialilor concureni o informare complet i corect cu privire la modul de aplicare a concursului de soluii? (art. 132 din OUG nr. 34/2006) Documentaia de concurs cuprinde cel puin informaiile prevzute la art. 133 din OUG nr. 34/2006?
Pagina 22 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(informaii generale privind autoritatea contractant; instruciuni privind date limit care trebuie respectate i formaliti care trebuie ndeplinite n legtur cu participarea la concurs; cerinele minime de calificare pe care autoritatea contractant a hotrt s le solicite, precum i 90. documentele care urmeaz s fie prezentate de concureni pentru dovedirea ndeplinirii cerinelor respective; ansamblul cerinelor pe baza crora concurenii urmeaz s elaboreze i s prezinte proiectul; cuantumul premiilor care urmeaz s fie acordate, n cazul n care concursul este organizat ca o procedur independent; angajamentul autoritii contractante de a ncheia contractul de servicii cu ctigtorul sau cu unul dintre ctigtorii concursului respectiv, n cazul n care concursul este organizat ca parte a unei alte proceduri de atribuire a contractului de servicii; informaii detaliate i complete privind criteriul aplicat pentru stabilirea proiectului/proiectelor ctigtor/ctigtoare) 91. Autoritatea contractant aplic procedura de cerere de ofert, cu publicarea prealabil a unui anun de participare n conformitate cu prevederile art. 134 din OUG 34/2006? n cazul n care autoritatea contractant solicit transmiterea electronic a proiectelor, 92. condiiile prevzute la art. 64 i 65 se aplic n mod corespunztor? (a se vedea punctul 24 din prezentul test) (art. 135 din OUG nr. 34/2006) Autoritatea contractant a realizat integritatea i confidenialitatea deplin a tuturor informaiilor comunicate de concureni conform art. 136 din OUG 34/2006? 93. (a luat toate msurile necesare pentru arhivarea informaiilor legate de schimburile de mesaje, comunicri A asigurat confidenialitatea planurilor sau proiectelor prezentate pn la data stabilit pentru deschiderea acestora)
Pagina 23 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Dac autoritatea contractant realizeaz o selecie preliminar a concurenilor atunci aceasta se face utiliznd criterii clare, obiective, nediscriminatorii, care trebuie s fie 94. precizate n mod explicit n documentaia de concurs? Numrul de concureni selectai este suficient astfel nct s asigure o concuren real? (art. 137 din OUG nr. 34/2006) Juriul numit de Autoritatea contractant este n conformitate cu prevederile art. 138 din OUG 34/2006? (Juriul este format din cel puin 3 membri, persoane fizice independente fa de concureni, cu 95. pregtire profesional i experien relevant n domeniu, precum i cu probitate moral recunoscut. n cazul n care concurenilor li s-a solicitat o anumit calificare profesional, atunci cel puin o treime din numrul membrilor juriului trebuie s aib acea calificare sau una echivalent.) 96. Proiectele sunt prezentate anonim conform prevederilor art. 139 din OUG 34/2006?
(Anonimatul este pstrat pn n momentul n care juriul a adoptat o decizie sau a formulat o opinie. Juriul este autonom n deciziile i opiniile pe care le emite.) Juriul numit respect prevederile art. 140 din OUG 34/2006? (Juriul evalueaz proiectele depuse exclusiv n baza criteriilor de evaluare indicate n anunul de 97. concurs i ntocmete un raport, semnat de toi membrii si, care trebuie s cuprind evaluarea calitativ a fiecrui proiect, observaii specifice, precum i, dac este cazul, lista de probleme care urmeaz a fi clarificate.) n cazul n care juriul invit concurenii s rspund la problemele care au fost 98. consemnate n raport au fost respectate prevederile art. 141 din OUG 34/2006? (Juriul are obligaia de a elabora procese-verbale complete ale discuiilor derulate conform prevederilor) CAPITOLUL 4 - Modaliti speciale de atribuire a contractului de achiziie public SECIUNEA I Acordul - cadru
Pagina 24 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Autoritatea contractant a respectat prevederile legale referitoare la procedurile utilizate pentru a ncheia un acord cadru? 99. (se verific dac a fost respectat obligaia de utilizare a procedurilor de licitaie deschis sau licitaie restrns, se verific dac au fost utilizate alte proceduri i condiiile n care acestea au fost aplicate) (art. 142 din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a utilizat n mod corespunztor acordul cadru? (se verific dac acordul cadru a fost utilizat n mod corespunztor sau n mod abuziv sau 100. impropriu acordurile-cadru, astfel nct s mpiedice, s restrng sau s distorsioneze concurena) (art. 143 din OUG 34/2006) Au fost respectate prevederile legale referitoare la durata unui acord-cadru? 101. (se verific dac a fost respectat termenul maxim de 4 ani reprezentnd durata unui acord cadru; se verific dac exist justificri n situaia n care termenul este mai mare de 4 ani) (art. 144 din OUG 34/2006) Contractul atribuit n baza unui acord cadru a fost ncheiat ntre autoritatea respectiv 102. operatorul care sunt parte a acordului respectiv? (art. 144 din OUG 34/2006) Au fost respectate prevederile acordului cadru? 103. (se verific dac au fost modificri substaniale ale elementelor/condiiilor stabilite iniial prin acordul-cadru respectiv) (art. 145 din OUG 34/2006) Au fost aplicate de ctre autoritatea contractant criteriile de selecie pentru stabilirea operatorului economic? 104. (se verific dac autoritatea contractant si-a ndeplinit obligaia de a stabili operatorul economic sau, dup caz, operatorii economici care vor fi parte a acordului-cadru respectiv, prin aplicarea criteriilor de selecie i atribuire)
Pagina 25 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(art. 146 din OUG 34/2006) Acordul cadru ncheiat cu un singur operator economic conine informaiile minime referitoare la operatorul economic? (se verific dac acordul cadru conine informaii referitoare la obligaiile pe care operatorul 105. economic i le-a asumat prin propunerea tehnic precum i preul unitar pe care operatorul economic l-a prevzut n propunerea financiar i pe baza cruia se va determina preul fiecrui contract atribuit ulterior) (art. 147 (1) din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public subsecvente acordului cadru n cazul n care autoritatea contractant ncheie acordulcadru cu un singur operator economic? 106. (se verific dac autoritatea contractant si-a ndeplinit obligaia de a atribui contractele de achiziie public subsecvente acordului-cadru numai cu respectarea condiiilor tehnice i financiare stabilite n acordul-cadru respectiv precum i de a se consulta, n scris, cu operatorul economic, solicitndu-i acestuia, n funcie de necesiti, completarea ofertei). (art. 147 (2) i (3) din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a ncheiat acordul cadru cu mai muli operatori economici? 107. (se verific dac n cazul n care autoritatea contractant ncheie acordul-cadru cu mai muli operatori economici, a fost respectat numrul acestora care nu poate fi mai mic de 3, n msura n care exist un numr suficient de operatori economici care au ndeplinit criteriile de calificare i selecie i care au prezentat oferte admisibile). (art. 148 din OUG 34/2006) n cazul n care autoritatea contractant ncheie acordul-cadru cu mai muli operatori economici, au fost prevzute n acordul respectiv informaiile minime obligatorii? 108
Pagina 26 din 54
Anexa 6
Nr. crt. 108.
ntrebare (se verific dac acordul ncheiat prevede obligaiile pe care fiecare dintre operatorii economici i le-au asumat prin propunerea tehnic; preul unitar pe care fiecare operator economic l-a prevzut n propunerea financiar) (art. 149 (1) din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public subsecvente acordului cadru n cazul n care autoritatea contractant ncheie acordulcadru cu mai muli operatori economici?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific condiiile n care autoritatea contractant a atribuit contracte de achiziie public, fie 109. fr reluarea competiiei, fie prin reluarea competiiei ntre operatorii economici semnatari ai acordului-cadru (fie respectnd elementele/condiiile prevzute n acordul-cadru, fie, dac nu toate elementele/condiiile au fost clar prevzute n acordul-cadru, prin detalierea acestora sau prin utilizarea, dac se consider necesar, unor alte elemente/condiii prevzute n caietul de sarcini elaborat pentru ncheierea acordului-cadru respectiv.), numai dac toate elementele/condiiile care vor guverna contractele respective au fost stabilite n acordul-cadru) (art. 149 (2) (3) i (4) din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a respectat procedura referitoare la reluarea competiiei ntre operatorii economici semnatari ai acordului-cadru? (se verific dac pentru fiecare contract ce urmeaz a fi atribuit, autoritatea contractant consult n scris operatorii economici semnatari ai acordului-cadru respectiv; autoritatea fixeaz un termen limit suficient pentru prezentarea ofertelor, n acest sens avnd 110. contractant obligaia de a ine cont de aspecte precum complexitatea obiectului i timpul necesar pentru transmiterea ofertelor; ofertele se prezint n scris, iar coninutul lor rmne confidenial pn cnd termenul limit stipulat pentru deschidere a expirat; autoritatea contractant atribuie fiecare contract ofertantului care a prezentat cea mai bun ofert, pe baza criteriului de atribuire precizat n documentaia n temeiul creia a fost ncheiat acordul-cadru). (art. 150 din OUG 34/2006)
Pagina 27 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare SECIUNEA II - Sistemul de achiziie dinamic Au fost respectate condiiile de utilizare a unui sistem de achiziie dinamic?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac a fost utilizat un sistem de achiziie dinamic numai prin intermediul SEAP i numai pentru achiziia unor produse de uz curent, ale cror caracteristici general disponibile pe 111. pia satisfac nevoile autoritii contractant; dac utilizarea sistemului dinamic nu a restrns sau distorsionat concurena; dac a fost respectat interdicia de a solicitata taxe operatorilor economici interesai sau participanilor la sistemul de achiziie dinamic) (art. 151 din OUG 34/2006) A fost respectat durata unui sistem de achiziie dinamic? 112. (se verific dac a fost respectat durata de maxim 4 ani a unui sistem de achiziie dinamic i dac au existat cazuri excepionale de depire a acestei perioade) (art. 152 din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a respectat regulile procedurii deschise? 113. (se verific dac n toate fazele sistemului de achiziie dinamic, autoritatea contractant a respectat regulile procedurii deschise) (art. 153 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile lansrii sistemului dinamic de achiziie i atribuire a contractelor de achiziie public?
Pagina 28 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac n scopul lansrii sistemului dinamic de achiziie i atribuirii contractelor de achiziie public n cadrul acestui sistem, autoritatea contractant a respectat obligaia de a utiliza numai mijloace electronice, respectnd totodat prevederile referitoare la regulile de comunicare i transmitere a ofertelor; dac a fost publicat un anun de participare n care se precizeaz clar faptul c pentru atribuirea contractului/contractelor de achiziie public se 114. utilizeaz un sistem dinamic de achiziie, precum i adresa de Internet la care documentaia de atribuire este disponibil; de a indica n caietul de sarcini, alturi de caracteristicile produselor care urmeaz s fie achiziionate, i informaiile relevante privind caracteristicile sistemului utilizat, echipamentul electronic folosit, posibiliti i instruciuni de accesare; de a permite prin mijloace electronice, ncepnd cu momentul publicrii anunului de participare i pn la nchiderea sistemului de achiziie dinamic, accesul nerestricionat, direct i complet la coninutul documentaiei de atribuire). (art. 154 - 155 din OUG 34/2006) Au fost respectate prevederile referitoare la oferta orientativ? (se verific dac a fost permis oricrui operator economic interesat s depun o ofert orientativ, cu scopul de a fi admis n sistem; dac autoritatea contractant a verificat n termen de 15 zile de la primirea ofertei orientative, dac ofertantul ndeplinete criteriile de calificare 115. stabilite i dac propunerea tehnic prezentat este conform cu cerinele din caietul de sarcini; dac a fost informat ofertantul cu privire la admiterea lui n sistemul de achiziie dinamic sau, dup caz, asupra deciziei de respingere a ofertei orientative; dac propunerea tehnic de mbuntire a ofertei orientative respect n continuare cerinele din caietul de sarcini) (art. 156 - 157 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile de publicare a anunurilor n scopul atribuirii contractelor de achiziie public prin sistemul dinamic de achiziie public?
Pagina 29 din 54
Anexa 6
Nr. crt. 116.
ntrebare (se verific dac autoritatea contractant are obligaia de a publica, pentru fiecare contract n parte, un nou anun de participare simplificat, prin care toi operatorii economici interesai sunt invitai s depun oferte orientative; dac autoritatea contractant a stabilit o dat limit de depunere a ofertelor orientative n funcie de valoarea orientativ)
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(art. 158 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile privind depunerea ofertelor ferme pentru contractul de achiziie public care urmeaz s fie atribuit? (se verific dac au fost invitai toi ofertanii admii n sistemul dinamic de achiziie s depun o 117. ofert ferm pentru contractul de achiziie public care urmeaz s fie atribuit, stabilind n acest sens o dat limit pentru depunere dup ce a finalizat verificarea tuturor ofertelor orientative depuse n termenul stabilit) (art. 159 din OUG 34/2006) Contractul de achiziie public a fost atribuit ofertantului care a prezentat cea mai avantajoas ofert? 118. (se verific dac Contractul de achiziie public a fost atribuit ofertantului care a prezentat cea mai avantajoas ofert pe baza aplicrii criteriilor de atribuire stabilite n anunul de participare publicat cu ocazia lansrii sistemului de achiziie dinamic) (art. 160 din OUG 34/2006) SECIUNEA III - Licitaia electronic Au fost respectate condiiile privind dreptul de utilizare a licitaiei electronice? (se verific dac Autoritatea contractant a utilizat licitaia electronica ca o etap final a licitaiei deschise, a licitaiei restrnse, a negocierii cu publicarea prealabil a unui anun de participare, sau a cererii de oferte, nainte de atribuirea contractului de achiziie public, i numai dac 119. specificaiile tehnice au fost definite cu precizie n caietul de sarcini; la reluarea competiiei dintre operatorii economici care au semnat un acord-cadru; cu ocazia depunerii ofertelor ferme n vederea atribuirii unui contract de achiziie public prin utilizarea unui sistem de achiziie dinamic).
Pagina 30 din 54
Anexa 6
Nr. crt. (art. 161 din OUG 34/2006)
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
A fost respectat obligaia privind anunarea deciziei de utilizare a licitaiei electronice? 120. (se verific dac Autoritatea contractant a anunat decizia de utilizare a licitaiei electronice n anunul de participare i n documentaia de atribuire) (art. 161 din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a utilizat licitaia electronic n mod corespunztor? (se verific dac Autoritatea contractant a utilizat licitaia electronic n mod corespunztor 121. astfel nct s nu mpiedice, s restrng sau s distorsioneze concurena; s nu modifice obiectul contractului de achiziie public, astfel cum a fost acesta prevzut n anunul de participare i n documentaia de atribuire). (art. 162 din OUG 34/2006) Licitaia electronic a fost utilizat pentru atribuirea contractelor care fac obiectul acestui tip de licitaii? 122. (se verific dac prin acest tip de licitaie au fost atribuite contracte care fac obiectul acestui tip de licitaii (contractelor de servicii i de lucrri, care presupun prestaii intelectuale cum ar fi consultan, proiectare i altele asemenea, nu pot face obiectul licitaiei electronice)). (art. 163 din OUG 34/2006) Atunci cnd intenioneaz s utilizeze licitaia electronic, Autoritatea contractant a precizat n cadrul documentaiei de atribuire i anumite precizri specifice?
Pagina 31 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac au fost precizate informaii referitoare la elementele ofertei care vor face obiectul procesului repetitiv de ofertare, cu condiia ca respectivele elemente s fie cuantificabile i s poat fi exprimate n cifre sau procente; eventuale limite ale valorilor pn la care 123. elementele menionate mai sus, pot fi mbuntite, astfel cum rezult acestea din specificaiile care definesc obiectul contractului; informaiile care urmeaz a fi puse la dispoziie ofertanilor n cursul licitaiei electronice i momentul cnd aceste informaii vor fi disponibile; informaiile relevante privind procesul licitaiei electronice; condiiile n care ofertanii vor avea dreptul s liciteze, cu referire n special la diferenele minime care, dac este cazul, vor fi solicitate pentru licitarea noilor oferte; informaiile relevante referitoare la echipamentul electronic folosit, condiiile tehnice i modalitile concrete de realizare a conectrii). (art. 164 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile privind lansarea licitaiei electronice? (se verific dac a fost realizat o evaluare iniial integral a ofertelor, n conformitate cu criteriul de atribuire stabilit n documentaia de atribuire; dac au fost invitai toi ofertanii care au depus oferte admisibile i dac autoritatea contractant a solicitat prezentarea de preuri noi 124. i/sau, dup caz, valori noi ale elementelor oferte; dac invitaia a fost transmis pe cale electronic, simultan, tuturor ofertanilor respectivi; dac n invitaie sunt prezentate data i momentul de start al licitaiei electronice; dac a fost respectat termenul de doua zile lucrtoare de ncepere a licitaiei de la data invitaiei) (art. 165 din OUG 34/2006) Invitaia conine informaiile corespunztoare n cazul atribuirii contractului n baza criteriului "oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic"? (se verific invitaia conine i informaii referitoare la rezultatul primei evaluri a ofertei depuse de ctre ofertantul destinatar;
Pagina 32 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
125. formula matematic care va fi utilizat pentru stabilirea automat a clasamentului final, n funcie de noile preuri i/sau noile valori prezentate de ofertani. Formula matematic utilizat ncorporeaz ponderile factorilor de evaluare ce urmeaz a fi aplicai pentru determinarea ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, conform precizrilor din anunul de participare sau din documentaia de atribuire). (art. 166 din OUG 34/2006) Procesul repetitiv de ofertare din cadrul licitaiei electronice se refer la preuri? (se verific dac procesul repetitiv de ofertare se refer fie numai la preuri, n cazul n care 126. criteriul de atribuire este preul cel mai sczut; fie la preuri i/sau la alte elemente ale ofertei, dup cum au fost prevzute n documentaia de atribuire, n cazul n care criteriul de atribuire este oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic) (art. 167 din OUG 34/2006) Licitaia electronic s-a desfurat n mai multe runde consecutive? (se verific modul n care s-a derulat licitaia electronic, dac n fiecare rund au fost comunicate instantaneu tuturor ofertanilor cel puin informaiile necesare acestora pentru a-i determina, n orice moment, poziia pe care o ocup n clasament precum i dac au fost 127. comunicate alte informaii de ctre autoritatea contractant referitoare la numrul participanilor n runda respectiv a licitaiei electronice; preuri sau valori noi prezentate n cadrul rundei de licitare de ctre ali ofertani, numai dac documentaia de atribuire a prevzut aceast posibilitate) (art. 168 din OUG 34/2006) Pe parcursul derulrii rundelor autoritatea contractant a asigurat confidenialitatea informaiilor referitoare la identitatea ofertanilor? 128. (se verific dac a fost respectat prevederea prin care pe parcursul efecturii rundelor de licitare, autoritatea contractant nu are dreptul de a dezvlui identitatea ofertanilor) (art. 168 din OUG 34/2006) Licitaia electronic s-a finalizat conform prevederilor legale?
Pagina 33 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare (se verific dac licitaia electronic s-a finalizat la un moment precis stabilit n prealabil i comunicat ofertanilor n invitaia de participare; dup un numr de runde de licitare al cror calendar de desfurare a fost precis stabilit n prealabil i comunicat ofertanilor n invitaia de participare; atunci cnd nu se mai primesc preuri i/sau valori noi care ndeplinesc cerinele cu privire la diferenele minime impuse; n acest caz, invitaia de participare trebuie s precizeze un termen limit care va fi lsat s curg de la primirea ultimei oferte pn la finalizarea licitaiei electronice). (art. 169 din OUG 34/2006) CAPITOLUL 5 - Atribuirea contractului de achiziie public SECIUNEA I Oferta. Oferte alternative Oferta elaborat de ctre ofertant este corespunztoare? (se verific dac oferta a fost ntocmit n conformitate cu documentaia de atribuire; oferta are caracter obligatoriu, din punctul de vedere al coninutului, pe toat perioada de valabilitate stabilit de ctre autoritatea contractant) (art. 170 - 171 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile de depunere a ofertelor? (se verific dac oferta a fost transmis la data, adresa corect i pn la ora stabilit; dac ofertele care au depit termenul sau au fost depuse la alt adres, au fost returnate nedeschise; dac a fost asigurat caracterul confidenial al ofertelor pn la momentul stabilit pentru deschiderea acestora) (art. 172 din OUG 34/2006) Ofertantul a depus oferte alternative? (se verific dac ofertantul a depus oferte alternative doar n cazul n care criteriul de atribuire este "cea mai avantajoas ofert din punct de vedere economic" i dac anunul de participare se precizeaz n mod explicit dac este permis depunerea de oferte alternative sau dac aceast posibilitate este interzis, n cazul n care aceast precizare lipsete, ofertele alternative nu trebuie luate n considerare) (art. 173 din OUG 34/2006)
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
129.
130.
131.
132.
Pagina 34 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Au fost respectate condiiile de depunere a ofertelor alternative? (se verific n cazul n care au fost acceptate oferte alternative dac au fost precizate n caietul 133. de sarcini cerinele minime obligatorii pe care acestea trebuie s le respecte i orice alte cerine specifice pentru prezentarea lor precum i dac au fost luate n considerare doar ofertele care respect cerinele minime) (art. 174 din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a anunat posibilitatea de a fi depuse oferte alternative? (se verific dac autoritatea contractant a respectat condiia de a nu respinge o astfel de ofert avnd ca singur motivaie faptul c, dac aceasta este declarat ctigtoare, contractul de 134. furnizare pentru atribuirea cruia s-a organizat procedura se transform n contract de servicii; sau contractul de servicii pentru atribuirea cruia s-a organizat procedura se transform n contract de furnizare). (art. 175 din OUG 34/2006) SECIUNEA II - Selecia i calificarea candidailor/ofertanilor Paragraful I - Criterii de calificare i selecie Au fost respectate condiiile de aplicare a criteriilor de calificare i selecie? (se verific dac au fost aplicate criterii de calificare i selecie referitoare numai la situaia 135. personal a candidatului sau ofertantului; capacitatea de exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului) (art. 176 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile de solicitare de ctre autoritatea contractant a certificatelor din partea operatorilor economici?
Pagina 35 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac certificatele prezentate de operatorii economici sunt emise de ctre o autoritate public competent sau de ctre un organism de drept public sau privat care respect standarde europene de certificare; dac autoritatea contractant a respectat prevederea conform creia nu are dreptul de a impune candidailor/ofertanilor obligativitatea prezentrii unei certificri 136. specifice, acetia din urm avnd dreptul de a prezenta, n scopul demonstrrii ndeplinirii anumitor cerine, orice alte documente echivalente cu o astfel de certificare sau care probeaz, n mod concludent, ndeplinirea respectivelor cerine; dac au fost stabilite modaliti de certificare de ctre Guvern prin includerea pe liste oficiale, la nivel naional, a operatorilor economici care opteaz pentru un astfel de sistem de certificare; dac au fost solicitate adeverine suplimentare care s ateste ndeplinirea obligaiilor de plat a impozitelor, taxelor i contribuiilor de asigurri sociale, n conformitate cu prevederile legale n vigoare). (art. 177 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile pentru aplicarea criteriilor referitoare la situaia economic i financiar i capacitatea tehnic i/sau profesional? (se verific dac au fost precizate n cadrul anunului de participare cerinele minime pe care 137. ofertanii/candidaii trebuie s le ndeplineasc pentru a fi considerai calificai; autoritatea contractant a respectat obligaia de a nu solicita ndeplinirea unor cerine minime referitoare la situaia economic i financiar i/sau la capacitatea tehnic i profesional, care ar conduce la restricionarea participrii la procedura de atribuire) (art. 178 din OUG 34/2006) Autoritatea contractant a respectat principiul proporionalitii pentru stabilirea criteriilor de calificare i selecie, precum i nivelul cerinelor minime solicitate? 138. (se verific respectarea principiului proporionalitii lund n considerare exigenele specifice impuse de natura i complexitatea contractului care urmeaz s fie atribuit) (art. 179 din OUG 34/2006) Paragraful II - Situaia personal a candidatului sau a ofertantului
Pagina 36 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Autoritatea contractant a respectat condiiile de excludere din procedura aplicat pentru atribuirea contractului de achiziie public a ofertanilor ofertant/candidailor care nu ndeplinesc condiiile de participare? (se verific dac ofertantul, n ultimii 5 ani, a fost condamnat prin hotrrea definitiv a unei instane judectoreti, pentru participare la activiti ale unei organizaii criminale, pentru corupie, pentru fraud i/sau pentru splare de bani; este n stare de faliment ori lichidare, afacerile i sunt conduse de un administrator judiciar sau activitile sale comerciale sunt 139. suspendate ori fac obiectul unui aranjament cu creditorii sau este ntr-o situaie similar cu cele anterioare, reglementat prin lege; face obiectul unei proceduri legale pentru declararea sa n una dintre situaiile menionate anterior; nu i-a ndeplinit obligaiile de plat a impozitelor, taxelor i contribuiilor de asigurri sociale ctre bugetele componente ale bugetului general consolidat, n conformitate cu prevederile legale n vigoare n Romnia sau n ara n care este stabilit; n ultimii 2 ani nu i-a ndeplinit sau i-a ndeplinit n mod defectuos obligaiile contractuale, din motive imputabile ofertantului n cauz, fapt care a produs sau este de natur s produc grave prejudicii beneficiarilor acestuia; a fost condamnat, n ultimii trei ani, prin hotrrea definitiv a une (art. 180-181 din OUG 34/2006) Paragraful III - Capacitatea de exercitare a activitii profesionale Autoritatea contractant a solicitat ofertanilor prezentarea unor documente edificatoare? 140. (se verific dac Autoritatea contractant a solicitat operatorilor economici s prezinte documente edificatoare care s dovedeasc forma de nregistrare ca persoan fizic sau juridic i, dup caz, de atestare ori apartenen din punct de vedere profesional, n conformitate cu prevederile din ara n care ofertantul/candidatul este stabilit). (art. 183 din OUG 34/2006) Paragraful IV - Situaia economic i financiar Autoritatea contractant a verificat situaia economic i financiar a operatorului economic?
Pagina 37 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac autoritatea contractant a solicitat ca operatorul economic care particip la 141. procedura de atribuire a contractului de achiziie public s fac dovada situaiei sale economice i financiare; n cazul n care autoritatea contractant solicit demonstrarea situaiei economice i financiare, atunci autoritatea contractant a indicat n documentaia de atribuire i informaiile pe care operatorii economici urmeaz s le prezinte n acest scop). (art. 184 din OUG 34/2006) Verificare economic i financiar a operatorului economic a avut la baza documentele relevante? (se verific dac au fost solicitate documentele reprezentnd declaraii bancare corespunztoare sau, dup caz, dovezi privind asigurarea riscului profesional; bilanul contabil sau extrase de bilan, n cazul n care publicarea acestor bilanuri este prevzut de legislaia rii n care este stabilit ofertantul/candidatul; declaraii privind cifra de afaceri global sau, dac este cazul, 142. privind cifra de afaceri n domeniul de activitate aferent obiectului contractului ntr-o perioad anterioar, care vizeaz activitatea din cel mult ultimii trei ani, n msura n care informaiile respective sunt disponibile; n acest ultim caz autoritatea contractant are obligaia de a lua n considerare i data la care operatorul economic a fost nfiinat sau i-a nceput activitatea comercial; sau a altor documente pe care autoritatea contractant le poate considera edificatoare, n msura n care acestea reflect o imagine fidel a situaiei economice i financiare a candidatului/ofertantului). (art. 185 din OUG 34/2006) A fost analizat situaia economic i financiar a ofertantului atunci cnd aceasta este susinut de o alt persoan? (se verific dac situaia economic i financiar a fost demonstrat n cazul n care capacitatea 143. economic i financiar a ofertantului/candidatului este susinut, pentru ndeplinirea unui contract, i de o alt persoan, sau atunci cnd un grup de operatori economici depune oferta/candidatura comun) (art. 186 din OUG 34/2006) Paragraful V - Capacitatea tehnic i/sau profesional
Pagina 38 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Au fost respectate condiiile de verificare a capacitii tehnice i/sau profesionale a operatorului economic precum i criteriile prin care aceasta se apreciaz? 144. (se verific dac a fost fcut dovad capacitii tehnice i/sau profesionale i dac aceasta a fost solicitat, autoritatea contractant a indicat n documentaia de atribuire i informaiile pe care operatorii economici urmeaz s le prezinte n acest scop) (art. 187 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile de verificare a capacitii tehnice i/sau profesionale a operatorului economic n cazul aplicrii unei proceduri pentru atribuirea unui contract de furnizare? 145. ( se verific dac a fost solicitat o list a principalelor livrri de produse efectuate n ultimii 3 ani, o declaraie referitoare la echipamentele tehnice i la msurile aplicate n vederea asigurrii calitii, informaii referitoare la personalul/organismul tehnic de specialitate de care dispune, certificate sau alte documente emise de organisme abilitate n acest sens, mostre, descrieri i/sau fotografii) (art. 188 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile de verificare a capacitii tehnice i/sau profesionale a operatorului economic n cazul aplicrii unei proceduri pentru atribuirea unui contract de servicii? ( se verific dac a fost solicitat o list a principalelor servicii prestate n ultimii 3 ani, o declaraie referitoare la echipamentele tehnice, informaii referitoare la personalul/organismul tehnic de specialitate de care dispune, informaii referitoare la studiile, pregtirea profesional i 146. calificarea personalului de conducere, o declaraie referitoare la efectivele medii anuale ale personalului angajat i al cadrelor de conducere n ultimii 3 ani, dac este cazul, informaii privind msurile de protecie a mediului, informaii referitoare la utilajele, instalaiile, echipamentele tehnice de care poate dispune operatorul economic, informaii privind proporia n care contractul de servicii urmeaz s fie ndeplinit de ctre subcontractani i specializarea acestora) (art. 188 din OUG 34/2006)
Pagina 39 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare Au fost respectate condiiile de verificare a capacitii tehnice i/sau profesionale a operatorului economic n cazul aplicrii unei proceduri pentru atribuirea unui contract de lucrri?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
( se verific dac a fost solicitat o list a lucrrilor executate n ultimii 5 ani; informaii referitoare la personalul/organismul tehnic de specialitate de care dispune; informaii referitoare la studiile, 147. pregtirea profesional i calificarea personalului de conducere, precum i ale persoanelor responsabile pentru execuia lucrrilor; o declaraie referitoare la efectivele medii anuale ale personalului angajat i al cadrelor de conducere n ultimii 3 ani; dac este cazul, informaii privind msurile de protecie a mediului; o declaraie referitoare la utilajele, instalaiile, echipamentele tehnice, informaii privind partea/prile din contract ce urmeaz s fie ndeplinite de ctre subcontractani i specializarea acestora ) (art. 188 din OUG 34/2006) Au fost verificate capacitile de producie ale furnizorului sau capacitatea tehnic a prestatorului, metodele de studiu i cercetare utilizate, precum i msurile aplicate pentru controlul calitii? (se verific n cazul n care produsele care urmeaz s fie furnizate sau serviciile care urmeaz 148. s fie prestate au un caracter complex sau sunt destinate unui scop specific dac au fost verificate capacitile de producie ale furnizorului sau capacitatea tehnic a prestatorului, metodele de studiu i cercetare utilizate, precum i msurile aplicate pentru controlul calitii, direct sau prin intermediul unei autoriti competente aparinnd statului n care operatorul economic este stabilit i cu condiia acordului acestei autoriti) (art. 189 din OUG 34/2006) A fost analizat capacitatea tehnic i/sau profesional a operatorului economic atunci cnd aceasta este susinut de o alt persoan?
Pagina 40 din 54
Anexa 6
Nr. ntrebare crt. 149. (se verific dac capacitatea tehnic i/sau profesional a fost demonstrat n cazul n care este susinut, pentru ndeplinirea unui contract, i de o alt persoan, sau atunci cnd un grup de operatori economici depune oferta/candidatura comun) (art. 190 din OUG 34/2006) Paragraful VI - Standarde de asigurare a calitii Autoritatea contractant a solicitat certificate care s ateste c operatorul economic respect anumite standarde de asigurare a calitii? (se verific dac autoritatea contractant a solicitat certificate, emise de organisme 150. independente, prin care se atest faptul c operatorul economic respect anumite standarde de asigurare a calitii (standarde europene relevante, certificate de organisme conforme cu seriile de standarde europene privind certificarea) (art. 191 din OUG 34/2006) Au fost emise certificate de atestare asigurare a calitii din alte State ale Uniunii Europene? 151. (se verific dac au fost emise i acceptate certificate echivalente emise de organisme stabilite n alte state ale Uniunii Europene, n baza principiului recunoaterii reciproce) (art. 192 din OUG 34/2006) Operatorul economic a prezentat un certificat de calitate sau alte probe care s ateste calitatea? 152. (se verific dac au fost prezentate alte probe care s ateste calitatea n cazul n care operatorul economic nu deine un certificat de calitate aa cum a fost solicitat de ctre autoritatea contractant) (art. 193 din OUG 34/2006) Paragraful VII - Standarde de protecie a mediului Au fost solicitate certificate, emise de organisme independente, prin care se atest faptul c operatorul economic respect anumite standarde de protecie a mediului?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Pagina 41 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
153. ( se verific n cazul unor astfel de solicitri dac autoritatea contractant s-a raportat la fie la Sistemul Comunitar de Management Ecologic i Audit (EMAS), fie la standarde de gestiune ecologic bazate pe seriile de standarde europene sau internaionale n domeniu, certificate de organisme conforme cu legislaia comunitar ori cu standardele europene sau internaionale privind certificarea). (art. 194 din OUG 34/2006) Au fost emise certificate din alte State ale Uniunii Europene, care s ateste faptul c operatorul economic respect anumite standarde de protecie a mediului? (se verific dac au fost emise i acceptate certificate echivalente emise de organisme stabilite 154. n alte state ale Uniunii Europene, n baza principiului recunoaterii reciproce; dac n cazul n care operatorul economic nu deine un astfel de certificat solicitat, au fost acceptate orice alte probe sau dovezi prezentate de operatorul economic respectiv, n msura n care probele/dovezile prezentate confirm asigurarea unui nivel corespunztor al proteciei mediului). (art. 196 din OUG 34/2006) SECIUNEA III - Criterii de atribuire a contractului de achiziie public Anunul de participare precizeaz criteriul de atribuire a contractului de achiziie public? 155. (se verific dac anunul de participare conine criteriul de atribuire a contractului de achiziie public, care, odat stabilit, nu poate fi schimbat pe toat durata de aplicare a procedurii de atribuire). (art. 197 din OUG 34/2006) Criteriul de atribuire a contractului de achiziie public este n conformitate cu dispoziiile legislative sau administrative privind remunerarea anumitor servicii? 156. ( se verific dac criteriul de atribuire a contractului de achiziie public aplicat a fost fie oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic; fie, n mod exclusiv, preul cel mai sczut). (art. 198 din OUG 34/2006)
Pagina 42 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
A fost ales criteriul de atribuire a contractului de achiziie public corespunztor, n cazul n care se realizeaz prin aplicarea procedurii de dialog competitiv? 157. (se verific dac a fost utilizat criteriul de atribuire utilizat trebuie s fie numai oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic) (art. 198 din OUG 34/2006) Anunul de participare sau documentaia de atribuire conin ordinea descresctoare a importanei factorilor de evaluare care urmeaz s fie utilizai? (se verific, n situaia n care nu a fost posibil stabilirea exact a ponderilor relative pentru fiecare factor de evaluare, dac anunul de participare sau documentaia de atribuire conin ordinea descresctoare a importanei factorilor de evaluare care urmeaz s fie utilizai; dac au fost precizai factorii referitori la caracteristici privind nivelul calitativ, tehnic sau funcional, 158. caracteristici de mediu, costuri de funcionare, raportul cost/eficien, servicii post-vnzare i asisten tehnic, termen de livrare sau de execuie, alte elemente considerate semnificative pentru evaluarea ofertelor; dac au fost prezentate detaliat informaiile referitoare factorii de evaluare a ofertei cu ponderile relative ale acestora sau algoritmul de calcul, precum i metodologia concret de punctare a avantajelor care vor rezulta din propunerile tehnice i financiare prezentate de ofertani) (art. 199 din OUG 34/2006) SECIUNEA IV - Stabilirea ofertei ctigtoare Oferta ctigtoare a fost stabilit conform prevederilor legale? (se verific dac la baza stabilirii ofertei ctigtoare a stat criteriul de atribuire precizat n 159. anunul de participare i n documentaia de atribuire, n condiiile n care ofertantul respectiv ndeplinete criteriile de selecie i calificare impuse) (art. 200 din OUG 34/2006) Au fost solicitate clarificri/completri ale documentelor prezentate de ofertani/candidai?
Pagina 43 din 54
Anexa 6
Nr. crt. 160.
ntrebare (se verific dac au fost solicitate clarificri/completri ale documentelor prezentate de ofertani/candidai pentru demonstrarea ndeplinirii cerinelor stabilite prin criteriile de calificare i selecie sau pentru demonstrarea conformitii ofertei cu cerinele solicitate fr ca acestea s determine apariia unui avantaj evident n favoarea unui ofertant/candidat) (art. 201 din OUG 34/2006) Au fost solicitate detalii i precizri n cazul unei oferte care are un pre aparent neobinuit de sczut n raport cu ceea ce urmeaz a fi furnizat, executat sau prestat?
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac au fost solicitate detalii i precizri semnificative cu privire la ofert, i dac au fost verificate rspunsurile/justificrile care se refer ndeosebi la fundamentarea economic a 161. modului de formare a preului, aferent metodelor de execuie utilizate, procesului de producie sau serviciilor prestate; soluiile tehnice adoptate i/sau orice condiii deosebit de favorabile de care beneficiaz ofertantul pentru executarea lucrrilor, pentru furnizarea produselor sau prestarea serviciilor; originalitatea ofertei din punct de vedere al ndeplinirii tuturor cerinelor prevzute n caietul de sarcini; respectarea dispoziiilor privind protecia muncii i condiiile de lucru aplicabile pentru executarea lucrrii, prestarea serviciului sau furnizarea produselor; posibilitatea ca ofertantul s beneficieze de un ajutor de stat) (art. 202 din OUG 34/2006) Au fost solicitate clarificri n cazul n care o ofert are un pre aparent neobinuit de sczut deoarece ofertantul beneficiaz de un ajutor de stat? 162. (se verific dac ajutorul de stat a fost acordat n mod legal precum i dac autoritatea contractant a notificat Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice referitoare la respingerea unei oferte ca urmare a aspectelor menionate) (art. 203 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile referitoare la ncheierea contractului de achiziie public?
Pagina 44 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac ncheierea contractului de achiziie public cu ofertantul a crui ofert a fost stabilit ca fiind ctigtoare s-a realizat pe baza propunerilor tehnice i financiare cuprinse n 163. respectiva ofert; dac au fost luate msurile corespunztoare n cazul n care ofertantul ctigtor se afl ntr-o situaie de for major, respectiv declararea ctigtoare a ofertei de pe locul doi sau anularea aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public; dac a fost asigurat obinerea i pstrarea documentelor justificative care dovedesc efectuarea oricrei achiziii publice) (art. 204 din OUG 34/2006) Au fost respectate termenele la ncheierea contractului de achiziie public / acord-cadru? (se verific respectarea termenelor privind ncheierea contractului de achiziie public respectiv, 164. 10 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru este mai mare dect pragurile valorice; 5 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, n cazul n care valoarea estimat a contractului de achiziie public/acordului-cadru este mai mic sau egal cu pragurile valorice) (art. 205 din OUG 34/2006) Au fost situaii de nerespectare a termenelor pentru ncheierea contractului de achiziie public? (se verific dac au fost respectate condiiile de neaplicare a termenelor respectiv, atunci cnd 165. prezenta ordonan de urgen nu prevede obligativitatea publicrii unui anun sau a unei invitaii de participare n SEAP; atunci cnd contractul de achiziie public/acordul-cadru urmeaz s fie ncheiat cu un operator economic care a fost singurul ofertant la respectiva procedur de atribuire; atunci cnd este atribuit un contract subsecvent unui acord-cadru) (art. 205 din OUG 34/2006) SECIUNEA V - Informarea candidailor i a ofertanilor
Pagina 45 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Au fost respectate termenele de informare a candidailor/ofertanilor despre deciziile referitoare la atribuirea contractului de achiziie public? (se verific dac candidaii/ofertanii au fost informai conform termenelor, despre deciziile 166. referitoare la atribuirea contractului de achiziie public, ncheierea acordurilor-cadru, admiterea ntr-un sistem de achiziie dinamic sau, dup caz, la anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri; dac comunicarea s-a fcut prin fax sau prin mijloace electronice) (art. 206 din OUG 34/2006) A fost informat ofertantul ctigtor? 167. (se verific prin comunicare autoritatea contractant a informat ofertantul/ofertanii ctigtor/ctigtori cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate) (art. 207 din OUG 34/2006) Au fost informai ofertanii/candidaii care au fost respini? (se verific dac prin comunicare au fost informai ofertanii/candidaii care au fost respini 168. asupra motivelor concrete care au stat la baza deciziei de respingere; dac au fost informai n privina datei limit pn la care au dreptul de a depune contestaie) (art. 207 din OUG 34/2006) Au fost respectate condiiile referitoare la necomunicarea informaiilor cu privire la acceptarea/respingerea ofertelor? 169. (se verific dac nu au fost comunicate informaiile n cazul n care divulgarea acestora conduce la neaplicarea unei prevederi legale, ar constitui un obstacol n aplicarea unei prevederi legale sau ar fi contrar interesului public; ar prejudicia interesele comerciale legitime ale operatorilor economici, publici sau privai, sau ar prejudicia concurena loial dintre acetia). (art. 208 din OUG 34/2006) SECIUNEA VI - Anularea aplicrii procedurii de atribuire a contractului de achiziie public Au fost respectate condiiile privind anularea aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public?
Pagina 46 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
(se verific dac anularea aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de achiziie public, a fost aplicat nainte de data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii de atribuire i, oricum, nainte de data ncheierii contractului i n situaiile n care nu a fost posibil 170. asigurarea unui nivel satisfctor al concurenei; au fost depuse numai oferte inacceptabile i/sau neconforme; nu a fost depus nicio ofert sau au fost depuse oferte care, dei pot fi luate n considerare, nu pot fi comparate datorit modului neuniform de abordare a soluiilor tehnice i/sau financiare; abateri grave de la prevederile legislative afecteaz procedura de atribuire sau este imposibil ncheierea contractului). (art. 209 din OUG 34/2006) Participanii la procedura de atribuire au fost informai despre anularea procedurii? 171. (se verific dac autoritatea contractant a comunicat n scris tuturor participanilor la procedura de atribuire, n cel mult 3 zile lucrtoare de la data anulrii, att ncetarea obligaiilor pe care acetia i le-au creat prin depunerea de oferte, ct i motivul concret care a determinat decizia de anulare). (art. 210 din OUG 34/2006) CAPITOLUL 6 Dosarul achiziiei publice 172. Autoritatea contractant a ntocmit dosarul de achiziie pentru fiecare contract atribuit, acord cadru ncheiat sau pentru fiecare lansare a unui sistem de achiziie dinamic? (art. 211 din OUG nr. 34/2006) Dosarul achiziiei publice, precum i ofertele nsoite de documentele de calificare i selecie sunt pstrate de ctre autoritatea contractant conform prevederilor art. 212 din OUG 34/2006?
173
Pagina 47 din 54
Anexa 6
Nr. crt. 173.
ntrebare (att timp ct contractul de achiziie public/acordul-cadru produce efecte juridice, dar nu mai puin de 5 ani de la data finalizrii contractului respectiv. n cazul anulrii procedurii de atribuire, dosarul se pstreaz cel puin 5 ani de la data anulrii respectivei proceduri)
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Dosarul achiziiei publice conine cel puin documentele prevzute la art. 213 din OUG 34/2006? (dosarul trebuie s conin minim: nota privind determinarea valorii estimate; anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este cazul; anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i/sau, dup caz, invitaia de participare; documentaia de atribuire; nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire, n cazul n care procedura aplicat a fost alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns; nota justificativ privind accelerarea procedurii de atribuire, dac este cazul; procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor; 174. formularele de ofert depuse n cadrul procedurii de atribuire; solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de autoritatea contractant;
raportul procedurii de atribuire; dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii; contractul de achiziie public/acordul-cadru, semnate; anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare; contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire, dac este cazul; avizul consultativ emis n conformitate cu prevederile legale, referitor la funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, dac este cazul;
Pagina 48 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare documentul constatator care conine informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale de ctre contractant.) Raportul procedurii de atribuire (prevzut la art. 213, alin. (1) lit. j)) a fost elaborat nainte de ncheierea contractului de achiziie public/acordului-cadru/sistemului de achiziie dinamic i conine elementele minime prevzute de art. 213, alin.2 din OUG 34/2006? (Raportul trebuie s conin minim: denumirea i sediul autoritii contractante; obiectul contractului de achiziie public/acordului-cadru sau sistemului de achiziie dinamic;
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
dac este cazul, denumirea/numele candidailor participani la procedur; dac este cazul, denumirea/numele candidailor selectai i neselectai, precum i motivele care au stat la baza selectrii sau neselectrii respectivilor candidai; 175. denumirea/numele ofertanilor participani la procedur; denumirea/numele ofertanilor respini i motivele care au stat la baza acestei decizii;
dac este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost respinse ca urmare a considerrii preurilor prezentate ca fiind neobinuit de sczute; denumirea/numele ofertantului/ofertanilor a crui/cror ofert a fost declarat ctigtoare i motivele care au stat la baza acestei decizii; n cazul ofertantului/ofertanilor ctigtori, partea din contract pe care acesta/acetia au declarat c o sub-contracteaz, mpreun cu denumirea/numele sub-contractanilor; dac este cazul, justificarea hotrrii de anulare a procedurii de atribuire.)
Pagina 49 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
n cazul n care autoritatea contractant aplic o procedur de atribuire prin mijloace electronice, utilizeaz un sistem dinamic de achiziie sau un sistem de achiziii 176. electronice, aceasta a asigurat trasabilitatea deplin a aciunilor pe care le realizeaz pe parcursul procesului de atribuire, astfel nct ntocmirea dosarului achiziiei publice, n conformitate cu prevederile art. 216 din OUG nr. 34/2006. CAPITOLUL 7 Contractele de concesiune SECIUNEA I Principii i reguli generale de atribuire a contractului de concesiune Sunt respectate principiile care stau la baza contractului de concesiune? 177. (Principii ce trebuie respectate: nediscriminarea; tratamentul egal; recunoaterea reciproc; transparena; proporionalitatea; eficiena utilizrii fondurilor publice; asumarea rspunderii.) (art. 217 din OUG nr. 34/2006) A fost emis i respectat HG privind modul de fundamentare a deciziei de realizare a proiectului, modul de transfer i de recuperare a obiectului concesiunii, modul de 178. pregtire a documentaiei de atribuire i de aplicare a procedurilor prevzute n OUG nr. 34/2006? (art. 218, (2) din OUG nr. 34/2006) Pentru determinarea valorii estimate a contractului sunt aplicate regulile de estimare 179. conform art. 25 -32 din OUG 34/2006? (art. 219 (1) din OUG nr. 34/2006) 180. Modul de soluionare a contestaiilor depuse pe parcursul aplicrii procedurii de atribuire a contractului de concesiune este cel prevzut la cap. IX din OUG 34/2006? (art. 219 (2) din OUG nr. 34/2006) Sunt respectate prevederile art. 220 din OUG 34/2006 privind neaplicarea prevederilor ordonanei pentru situaiile n care contractul de concesiune: este atribuit ntr-una dintre situaiile prevzute la art. 12 - 14;
Pagina 50 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
se atribuie de ctre o autoritate contractant ce desfoar ntre activitile sale una sau mai multe dintre activitile relevante prevzute la art. 232 - 241, n cazul n care 181. contractul de concesiune are ca obiect efectuarea respectivelor activiti; sau are ca scop concesionarea bunurilor publice, dar numai n cazul n care, prin obiectul respectivului contract, autoritatea contractant nu urmrete dobndirea execuiei unei lucrri sau a unui serviciu, fapt care ar ncadra contractul respectiv fie n categoria contractelor de achiziie public, fie n categoria contractelor de concesiune a cror atribuire este reglementat de prezenta ordonan de urgen. n situaia n care prezenta ordonan de urgen nu se aplic, conform prevederilor art. 221, atunci cnd este necesar achiziionarea unor lucrri sau servicii suplimentare/adiionale care nu au fost incluse n contractul de concesiune iniial, dar care datorit unor circumstane neprevzute au devenit necesare pentru ndeplinirea contractului n cauz, au fost respectate, n mod cumulativ, condiiile impuse?
182.
(atribuirea s fie fcut contractantului iniial; lucrrile sau serviciile suplimentare/adiionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic i economic, separate de contractul iniial fr apariia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractant sau, dei separabile de contractul iniial, sunt strict necesare n vederea ndeplinirii acestuia; valoarea cumulat a contractelor atribuite pentru lucrri i servicii suplimentare/adiionale nu depete 50% din valoarea contractului iniial.) Procedura de atribuire a contractului de concesiune a nceput cu publicarea anunului de 183. participare? (art. 222 (2) din OUG nr. 34/2006) Autoritatea contractant a inclus n anun cel puin informaiile minime cuprinse n Anexa 184. nr. 3B din OUG 34/2006? (art. 222 (3) din OUG nr. 34/2006)
Pagina 51 din 54
Anexa 6
Nr. crt. 185.
ntrebare n cazul anunurilor de participare pentru care, n conformitate cu prevederile OUG 34/2006, nu este obligatorie transmiterea spre publicare ctre Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, coninutul acestora a fost stabilit prin hotrre a Guvernului? (art. 222 (4) din OUG nr. 34/2006) Prevederile art. 48 50 din OUG 34/2006, privind publicarea anunurilor, au fost aplicate corespunztor? (art. 222 (5) din OUG nr. 34/2006) Anunul de participare a fost publicat n SEAP i n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice, i, dup caz, n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (obligatoriu n toate situaiile n care valoarea estimat a contractului de concesiune care urmeaz s fie atribuit este mai mare dect echivalentul n lei a 5.000.000 euro)? (art. 223 din OUG nr. 34/2006) Sunt respectate termenele limit pentru transmiterea spre publicare n SEAP a anunului de participare conform art. 224 din OUG 34/2006? (autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare anunul de participare cu cel puin 52 de zile nainte de data limit de depunere a aplicaiilor. n cazul n care anunul de participare este transmis, n format electronic, spre publicare n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, perioada prevzut la alin. (2) se poate reduce cu 7 zile)
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
186.
187.
188.
SECIUNEA II Reguli pentru atribuirea contractelor de achiziie public de ctre concesionari Conform prevederilor art. 226 din OUG 34/2006, n cazul n care concesionarul are 189. calitatea de autoritate contractant n sensul prevederilor art. 8 lit. a) - c), au fost respectate prevederile cap. I - VI atunci cnd atribuie un contract de achiziie public unei tere pri?
Pagina 52 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
n cazul n care concesionarul nu are calitatea de autoritate contractant n sensul prevederilor art. 8 lit. a) - c), la atribuirea contractului a fost publicat un anun de participare n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, n SEAP i n Monitorul Oficial al 190. Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice, n toate situaiile n care valoarea estimat a contractului care urmeaz s fie atribuit este mai mare dect echivalentul n lei a 5.000.000 euro, cu excepia cazurilor prevzute la art. 122, conform prevederilor art. 227 din OUG 34/2006? Sunt respectate termenele minime privind numrul de zile dintre data transmiterii spre publicare a anunului de participare i data depunerii candidaturilor (cel puin 37 de zile) i numrul de zile dintre data transmiterii spre publicare a anunului de participare sau transmiterii invitaiei de participare i data depunerii ofertelor (cel puin 40 de zile)? 191. (n cazul n care anunul de participare este transmis, n format electronic, spre publicare n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, perioadele prevzute la alin. (2) se pot reduce cu 7 zile. (4) n cazul n care concesionarul public n SEAP ntreaga documentaie de atribuire i permite, ncepnd cu data publicrii anunului de participare, accesul direct i nerestricionat al operatorilor economici la aceast documentaie, atunci aceasta are dreptul de a reduce perioada prevzut la alin. (2) lit. b) cu nc 5 zile) (art. 227 (2) din OUG nr. 34/2006) Autoritatea contractant a inclus n anun cel puin informaiile minime cuprinse n Anexa 192. nr. 3B din OUG 34/2006? (art. 227 (6) din OUG nr. 34/2006) Prevederile art. 48 50 din OUG 34/2006, privind publicarea anunurilor, au fost aplicate 193. corespunztor? (art. 227 (7) din OUG nr. 34/2006)
Pagina 53 din 54
Anexa 6
Nr. crt.
ntrebare
Da
Nu
Nu este cazul
Observaii
Operatorii economici care particip la procedura de atribuire a unui contract de concesiune au inclus n aplicaie lista cuprinznd persoanele care au calitatea de 194. ntreprinderi afiliate acestuia? (concesionarul are obligaia de a actualiza aceast list n mod permanent, pn la finalizarea contractului de concesiune) (art. 228 (3) din OUG nr. 34/2006)
Pagina 54 din 54

Manual Cheltuieli

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual Cheltuieli

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MANUAL DE AUDIT INTERN

Audit intern de sistem Audit intern operaional

- Bucureti, ianuarie 2009 -

LISTA DE VERIFICARE AUDIT DE SISTEM

Cerin cheie / criterii de evaluare AUTORITATEA DE MANAGEMENT

Cerin cheie / criterii de evaluare

Cerin cheie / criterii de evaluare

Cerin cheie / criterii de evaluare

Cerin cheie / criterii de evaluare

Coninutul documentului referitor la auditul operaional

Lista de verificare general pentru beneficiarii finali

Nr. crt. Informaii generale 1

Lista de verificare general pentru beneficiarii finali

Lista de verificare general pentru beneficiarii finali

Lista de verificare general pentru beneficiarii finali

Lista de verificare general pentru beneficiarii finali

Lista de verificare general pentru beneficiarii finali

Conformitatea proiectului cu reglementrile comunitare

Lista de verificare general pentru beneficiarii finali

Lista de verificare general pentru beneficiarii finali

Lista de verificare general pentru beneficiarii finali

Lista de verificare general pentru beneficiarii finali

ntocmit de: Data: Semntura:

Aprobat de: Data: Semntura:

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

11.4 (d) costurilor de gestiune eligibile.

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Lista de verificare cheltuieli eligibile beneficiari finali

Elemente de verificat i) costurile pentru operarea obiectivelor de investiii.

ntocmit de: Data: Semntura: Aprobat de: Data: Semntura:

Lista de verificare cerine de mediu pentru beneficiarii finali

Lista de verificare cerine de mediu pentru beneficiarii finali

ntocmit de: Data: Semntura:

Lista de verificare cerine de mediu pentru beneficiarii finali

Aprobat de: Data: Semntura:

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice

Nr. crt. 16.

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice

Nr. crt. 37.

Lista de verificare privind achiziiile publice

ntrebare Au fost respectate condiiile de iniiere a licitaiei restrnse?

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice

Lista de verificare privind achiziiile publice