126

Revista Informatica Economic, nr.4 (40)/2006

Decision models for cash-flow DSS (part 1)

Drd. Rzvan PETRUEL Catedra de Informatica Economica, Facultatea de tiine Economice Universitatea Babe Bolyai, Cluj Napoca

The goal of this paper is to present some of the work conducted in order to create a cash-flow DSS that aims to improve the financial decisions of Romanian small and medium enterprise managers. In order to create the desired DSS two major stages were followed: the construction of models for various financial decisions and the implementation of those models within the knowledge base of the DSS. The present paper covers the first stage while the second stage will be presented in the next article. For a better understanding, the paper is divided into three parts: theoretical considerations, practical application of theory and conclusions. The theoretical part builds up on basic definitions and previous decision theory research, and, taking into consideration different modeling methodologies, establishes the necessary steps and tools that will be used in the second part. The second part establishes the decisional situations that will be modeled, briefly describes each of them and shows the models devised according to particularities of small and medium enterprises. The goal of this part is to create a model (variables, relations between them, etc) that is suited for implementation in a cash-flow DSS. In the final part some conclusions are stated and the future research direction is established. Keywords: decision model, cash-flow DSS, financial decisions, MTIS.

onsideraii teoretice Una din cele mai larg acceptate definiii ale modelului este aceea c el este o reprezentare abstract a unui sistem privit din punctul de vedere al celui care face modelarea1 [wikipedia]. Un model matematic este considerat acel model care folosete limbajul matematic pentru a descrie comportamentul sistemului. n economie un model este considerat orice construcie teoretic care reprezint procese teoretice cu ajutorul unui set de variabile legate ntre ele prin relaii logice i cantitative2 [wikipedia]. n general, un model economic are dou funcii: s simplifice i sintetizeze datele observate precum i s ofere mijloace pentru selecia datelor considerate importante. Avnd n vedere definiia modelului economic prezentat anterior s-a pornit n realizarea acestui studiu de la documentarea modului n care managerii iau decizii n domeniul finanelor ntreprinderilor mici i mijlocii, elemente prezentate anterior n [Petrusel 03]. Un punct simplu de vedere poate defini pro1 2

http://en.wikipedia.org/wiki/Model http://en.wikipedia.org/wiki/Model_%28economics%29

cesului decizional ca o simpl alegere ntre mai multe alternative. ns, la o privire mai atent, exist mai multe activiti care compun procesul decizional. O parte din aceste activiti sunt: procesul cutrii alternativelor, procesul evalurii alternativelor gsite i chiar procesul identificrii existenei nevoii unei decizii. Managerul ntreprinderii poate lua decizii n care alternativele sunt clar definite, poate ntlni probleme bine definite i structurate care implic elaborarea unei decizii creative, sau poate percepe deciziile ca oportuniti care trebuie descoperite prin studierea ntreprinderii i a mediului nconjurtor. Un sistem suport de decizie (DSS) trebuie s ia n considerare toate aceste aspecte i de asemenea trebuie s vin n ntmpinarea nevoii de informaii a managerilor prin ajutarea procesului de analiz i structurare a problemelor. Acest lucru se poate realiza prin descompunerea problemelor n componente simple i uor de neles. Dorina mbuntirii procesului decizional a dus la apariia mai multor instrumente de modelare n discipline cum ar fi economia, analiza deciziilor, teoria deciziilor, statistica, n care cunotinele des-

Revista Informatica Economic, nr.4 (40)/2006

127

pre sistem sunt reprezentate folosind algebra, logica sau variabilele statistice. Interaciunile ntre elementele sistemului sunt exprimate prin ecuaii, reguli logice, etc. n cazul n care interaciunea nu este suficient de bine cunoscut se apeleaz la reprezentri probabilistice. Deciziile luate n condiii de certitudine au fost abordate prin metode cum ar fi analiza fluxurilor de trezorerie, analiza scenariilor, programarea matematic precum i printr-o varietate de algoritmi de optimizare. n cazul deciziilor luate n condiii de incertitudine metodele anterioare sunt mbuntite prin abordri statistice cum ar fi simulri, analiza certitudinii, etc. Din punctul de vedere al procesului decizional un model are trei componente: preferarea unor anumite ieiri, opiunile decizionale posibile i msura incertitudinii atribuit variabilelor care influeneaz decizia i rezultatele posibile [Druzdzel02]. Tot Druzdzel consider c prima component este considerat i cea mai important ntr-un proces decizional deoarece variantele dintre care se poate alege nu sunt dezirabile n aceeai msur. Ordonarea rezultatelor deciziilor se poate face cel mai uor dac exist atribute valorice care pot fi comparate pe o scal comun. De asemenea, n cazul unor decizii luate n condiii de incertitudine se poate ajunge la un compromis ntre risc i rezultatele dorite. A doua component e reprezentat de variantele decizionale posibile. Adesea aceste variante pot fi enumerate (de exemplu o list de posibili furnizori) dar exist cazuri n care variantele decizionale pot fi intervale de valori. A treia component, incertitudinea, este dificil de nlturat deoarece poate fi generat de nsi situaia decizional, de informaiile incomplete disponibile, de imprecizii sau din eliminarea unor elemente n scopul simplificrii modelului. Se apreciaz chiar c deciziile reale care nu implic un anumit grad de incertitudine fie nu exist fie aparin unei clase extrem de limitate3. Principalul scop al unui DSS considerm c nu este acela de a suplini decidentul ci de a oferi o perspectiv mbuntit care s ia n
3

considerare toi factorii relevani, incertitudinea i s combat presupunerile nefondate fcute instinctiv de decident. De altfel, s-a dezvoltat o clas nou de sisteme suport de decizie bazate pe analiza deciziilor care au fost aplicate cu succes n diferite domenii practice (medicin, economie, afaceri, inginerie)4. Acest tip de sisteme poate fi mprit n trei categorii [Druzdzel 02]: sisteme cu cunotine statice, sisteme cu modele decizionale particularizate i sisteme capabile de nvarea unui model pornind de la date. Se consider c un sistem real combin trsturi aparinnd fiecrei categorii, proiectul nostru propunndu-si s mbine elementele utile din toate cele trei categorii. Cea mai cunoscut i larg acceptat clasificare a DSS este n DSS bazate pe date i DSS bazate pe modele. O abordare a sistemelor suport de decizie bazate pe modele este posibil prin implicarea utilizatorului final n procesul de dezvoltare [Bento 86]. O metodologie pentru dezvoltarea unor sisteme suport de decizie bazate pe modele care sunt construite n jurul nevoilor utilizatorilor a fost propus de Bento, fiind denumit Management Through Information Systems (MTIS). Cteva din elementele propuse de aceast metodologie le vom folosi i pentru construirea sistemului propus de noi. Bento consider c orice tentativ de construire a unui model trebuie s nceap cu analiza situaiilor decizionale ntlnite. MTIS propune dou etape ale dezvoltrii DSS bazate pe modele: etapa de analiz n care se folosete analiza diagramelor de influen i principiul varietii cerinelor i etapa de implementare i testare a modelelor n care se utilizeaz analiza variabilelor, arborii de decizie i se ine seama de principiile specifice generatorului de sisteme DSS folosit [Bento 91]. Analiza situaiilor decizionale are ca scop crearea unui model care s descrie ct mai exact situaiile existente i determinarea informaiilor necesare susinerii modelului. Prima activitate este descrierea narativ a situaiei, inclusiv a scopurilor i motivaiilor care stau la baza desfurrii analizei. Urm4

The Complete Works of Benjamin Franklin, Ed. G.P. Putnam's Sons, New York 1887, Vol. 10, page 170

Communications of the ACM, vol. 38/martie 1995

128

Revista Informatica Economic, nr.4 (40)/2006

toarea activitate i propune gsirea i clasificarea variabilelor implicate n procesul decizional. Aceste variabile sunt mprite n patru categorii: (a) variabile decizionale (sunt controlate de decident i variaz n funcie de alternativele selectate), (b) variabile rezultat (evalueaz rezultatele, performanele, eficacitatea, eficiena), (c) variabile exogene (nu sunt influenate de model dei l afecteaz) si (d) variabile intermediare (fac legtura ntre variabilele decizionale i exogene pe de o parte i variabilele rezultat pe cealalt parte) [Bento 91]. Al treilea pas este crearea diagramelor de influen care ilustreaz grafic relaiile existente ntre variabile. Ultimul pas al analizei atribuie relaiilor de influen identificate anterior relaii funcionale (n general funcii care au la baz ecuaii liniare, logaritmice, exponeniale, etc.). Consideraii practice S-a realizat descompunerea problemei n primul rnd printr-o clasificare a deciziilor financiare n funcie de perioada de timp afectat de acestea. Astfel se disting trei categorii de decizii financiare: operative, tactice i strategice. Deciziile financiare operative sunt considerate acele decizii care afecteaz o perioad scurt de timp (pn la un an), deciziile tactice afecteaz o perioad de timp medie (ntre unu i cinci ani) iar deciziile strategice afecteaz perioade de timp mari (peste cinci ani). Pentru fiecare din aceste trei categorii s-a mers mai departe cu descompunerea n cteva sub-probleme considerate eseniale astfel: - Deciziile operative asupra crora ne propunem s ne oprim sunt: alegerea efectelor de plat cerute pentru facturile emise clienilor i alegerea oportunitii ieirilor de numerar. - Deciziile tactice sunt cele referitoare la oferirea unor reduceri sau faciliti pentru clienii prefereniali, alegerea unor surse de finanare optime. - Deciziile strategice pe care ne propunem s le abordm sunt cele legate de oportunitatea unor investiii, de extinderea activitii sau de intrarea pe noi piee. Pentru construcia modelelor pentru fiecare din aceste situaii decizionale vom utiliza

metoda MTIS mbuntit cu anumite elemente considerate utile. Cadrul general pentru prima problem a deciziilor operative este urmtorul: decidentul trebuie s aleag n momentul eliberrii unei facturi care este modalitatea de ncasare dorit. Aceast problem este i cea mai uor de modelat deoarece decidentul are de ales ntre patru variante decizionale corespunznd modalitilor de decontare a creanelor: ncasare n numerar, prin ordin de plat (OP), prin bilet la ordin (BO) i prin CEC. Variabilele identificate de noi care influeneaz aceast decizie (enumerate n ordinea importanei) sunt: valoarea facturii (V), suma total de ncasat de la client (S), situaia general a clientului (G), istoricul clientului (I). Sumariznd putem spune c: Mod ncasare = f ( V, S, G, I) Variabilele identificate pot s aib ponderi diferite n alegerea final n funcie de specificul fiecrei implementri. Cadrul general pentru a doua problem decizional privind deciziile operative este urmtorul: decidentul trebuie s aleag, pornind de la numerarul disponibil la un moment-dat, care sunt sumele pltite ctre creditorii firmei. Posibilele destinaii ale numerarului, n ordinea importanei, sunt: datoriile ctre furnizori acoperite prin efecte de plat (CEC si BO) (DEF), salariile i contribuiile aferente salariilor angajailor (SAL), ratele i dobnzile scadente la credite (DOB), datoriile ctre furnizorii de utiliti (DOP), datoriile ctre bugetul statului (DBG), datorii ctre restul furnizorilor (ADF), datoriile ctre asociai (DAS), alte datorii (AD). Sistemul suport de decizie trebuie s determine sumele datorate i, n conformitate cu ordinea prezentat anterior, s sugereze o variant considerat cea mai potrivit de acoperire a acestor datorii. Decidentul poate s modifice aceast variant n funcie de situaia curent, n acest caz sistemul oferind posibilitatea efecturii unor analize de tipul what if. Aceast problem se poate sumariza astfel: Suma pltit = ( DEF, SAL, DOB, DOP, DBG, ADF, DAS, AD) Pentru a evidenia variabilele reinute s-a realizat urmtorul tabel:

Revista Informatica Economic, nr.4 (40)/2006

129

Variabil Decizional Rezultat Exogen Intermediar Alegere mod ncasare Prag semnificaie Efect de plat cerut Valoare factur Valori facturi n sold Situaie general client Suma total de ncasat

Decizie Oportunitate ieiri numerar Datorie selectat la plat Suma de plat Suma total disponibil Valoare datorie scadent Sum datorii selectate

Deciziile tactice referitoare la acordarea unor facilitai pentru clienii prefereniali se bazeaz pe clasificarea clienilor n patru categorii, n funcie de istoricul relaiilor lor cu societatea. Clienii care se afl la prima cumprare sunt ncadrai n clasa clieni noi. Clienii care au cumprat de cel puin x ori sunt trecui n clasa clienilor activi. Dac un client a achitat toate datoriile este trecut n clasa clieni poteniali. Dac un client activ a ntrziat plile pentru mai mult de dou facturi devine client n curs de recuperare. Clientul activ care depete un plafon de cumprri
Client potenial

n ultima perioad de timp devine client preferenial. Trecerea unui client n categoria clienilor prefereniali va fi notificat decidentului i, n funcie de plafoanele de ncasri stabilite se vor oferi variante pentru diverse faciliti (discount, perioade de ncasare mai mari, etc.). Se va oferi managerului posibilitatea evalurii impactului pe care aceste reduceri l vor avea asupra fluxului de trezorerie al firmei. S-au sintetizat strile prin care poate trece un client prin urmtoarea diagram de stare:

Creana recuperat integral / setPotential(true) Client n curs Scadenta depit de recuperare setProba(true)

Plasare comand setActiv(true Client nou

Creane stinse setActiv(false) Creana recuperat / setProba(false) Client preferenial TotCmda6Luni>10000 / setPref(true)

Client activ

Alegerea unor surse optime de finanare face parte din categoria deciziilor tactice dac se refer la finanri pe termen scurt i mediu (maxim cinci ani). Situaia decizional se poate rezuma astfel: managerul trebuie s decid care este cea mai potrivit surs de finanare a activitii avnd n vedere condiiile i restriciile specifice ntreprinderii precum i cele impuse de bnci. Deciziile posibile n acest caz sunt: alegerea unei variante de finanare externe, alegerea unei variante de finanare interne sau renunarea la finanare. Finanarea extern este asigurat de instituii financiare cum ar fi: bnci, societi de leasing, alte societi de credit, etc. Finanarea intern se face pe seama rezervelor (dac exist), prin mprumuturi de la asociai, prin

mrirea capitalului social prin emiterea de noi aciuni sau pri sociale, etc. Renunarea la finanare se face n cazul n care se constat c ntreprinderea nu genereaz suficient numerar pentru a susine rambursarea ratelor i a dobnzilor la scaden fie n cazul n care nu se ndeplinesc toate condiiile cerute. Ca urmare considerm necesar distincia ntre evaluarea ndeplinirii condiiilor i restriciilor de acces la creditare i decizia de alegere ntre acele credite care sunt accesibile. Factorii care influeneaz decizia de alegere a surselor de creditare sunt: suma maxim a creditrii (SMX), rata dobnzii (RD), comisioanele de acordare i administrare (COM), perioada de creditare (PER), penalitile pentru depirea termenelor (PEN), condiiile pri-

130

Revista Informatica Economic, nr.4 (40)/2006

vind rambursarea anticipat (RMB), valoarea avansului sau procentul din investiie suportat de societate (AV) i garaniile necesare (GAR). Sumarizand, putem spune c: Alegerea variantei de credit = f (SMAX, RD, COM, PER, PEN, RMB, AV, GAR) Evaluarea acestor factori se va realiza pentru fiecare variant de creditare disponibil, rezultatele evalurilor individuale urmnd a fi comparate pentru a determina o ierarhie. Bazndu-se pe aceast ierarhie sistemul va
Variabil Decizional Rezultat Faciliti clieni Prag semnificaie Tip facilitate Valoare facilitate

recomanda decidentului varianta considerat cea mai bun i va oferi urmtoarele dou ca variante de rezerv. Prin modificarea condiiilor de creditare decidentul va putea realiza analize de senzitivitate i de tipul what if. Pentru a realiza ierarhia menionat anterior se vor face comparaii ntre urmtoarele criterii cantitative i calitative: valoare rat lunar, valoare dobnd lunar, valoare dobnd total, valoare penaliti n cazul ntrzierii, posibilitate reealonare, flexibilitate creditor.
Decizie Alegere surse finanare Valoare finanare Avans pltit Cost finanare Procent dobnd Procent comision Perioad finanare Tip finanare Penaliti ntrziere Rat lunar Dobnd lunar Alte costuri lunare Cost iniial Numerar disponibil Active societate

Exogen

Numr scadene depite Suma nencasat la scaden Suma de ncasat

Intermediar

Categorie de ncadrare

Pentru a analiza influena fiecrui factor n decizia final s-a realizat urmtorul model decizional cu ajutorul software-ului Criterium DecisionPlus. Acesta permite

att realizarea modelelor ct i analiza acestora prin evidenierea influenei fiecrui criteriu asupra rezultatului, analiza senzitivitii, analiza norului de rezultate, etc.

Rating-ul fiecrui criteriu s-a realizat dup cum urmeaz:

Revista Informatica Economic, nr.4 (40)/2006

131

Deciziile strategice reprezint decizii n care incertitudinea joac un rol major. Cea mai important decizie strategic este aceea de extindere a activitii, extindere care se poate face fie intensiv fie extensiv. Extinderea intensiv presupune mbuntirea gradului de utilizare a resurselor existente iar extinderea extensiv presupune creterea capacitilor de producie prin achiziionarea de noi mijloace fixe. n acest caz, prima decizie care trebuie luat este aceea privind oportunitatea investiiei. Propunem evaluarea oportunitii investiiei pornind de la urmtorii factori: valoarea capitalului investit i disponibilitatea lui, numrul de uniti de produse obinute sau de servicii posibil de prestat n plus, numrul de uniti pentru care exist comenzi ferme, numrul de uniti pentru care exist o posibil pia de desfacere, preul curent al produselor/serviciilor, preul viitor estimat pe perioad scurt i medie, costul generat de o unitate de produs/serviciu, alte costuri generate de investiie, rata dobnzii, durata procesului investiional i durata de via a investiiei. Dintre aceti factori pot fi determinai cu precizie doar cantitatea de produse obinut n plus i costul direct unitar al fiecrui produs. Restul factorilor vor reprezenta estimri ale decidentului sau a unor experi consultai de decident. Desigur, incertitudinea joac un rol major n orice demers de acest fel. Exist numeroase metode de evaluare a incertitudinii: analiza de senzitivitate a proiectelor, calVariabil Decizional Rezultat Exogen

culul unor indicatori pentru msurarea riscului, determinarea speranei matematice de obinere a fluxurilor de trezorerie, metoda arborelui de decizie pentru procese investiionale secveniale, analiza Bayesiana etc. Sistemul va pune la ndemna decidenilor un instrument capabil s genereze scenarii pentru analize de tipul what if n care decidenii s poat evalua impactul modificrii factorilor considerai. Extinderea activitii prin abordarea unor noi sectoare de activitate modific relativ puin analiza oportunitii investiiei. n principal considerm c trebuie modificat modalitatea de calcul a costurilor avnd n vedere gradul de nrudire a noilor activiti cu vechile activiti ale firmei. Extinderea activitii ntreprinderii se poate face ns i prin ptrunderea pe noi piee. Acest aspect decizional va cpta o importan sporit n viitorul apropiat deoarece n aceast situaie se vor afla acele firme din Romnia care vor dori s-i comercializeze produsele/serviciile pe pieele Comunitii Europene. n acest caz prospectarea acestor noi piee (realizata de experi) va trebui completat cu analize atente ale costurilor implicate de aceast extindere. Sistemul propus dorete s susin efortul de analiz a costurilor avnd n vedere efectele asupra fluxurilor de trezorerie ale firmei, punct de vedere apropiat i de problema alegerii surselor optime de finanare.

Intermediar

Decizie de extindere a activitii Valoare investiie Profit net estimat Procent dobnd Procente impozite i taxe Cantiti produse suplimentar Comenzi ferme existente Pre de pia produse/servicii Durat proces investiional Durat viata investiie Sume disponibile Costuri directe i indirecte (fixe i variabile) Valoare creditare accesibil

Concluzii i direcii de continuare a cercetrii n cadrul prezentului articol s-a realizat o expunere succint a rezultatelor la care s-a

ajuns dup studierea mecanismelor generale de luare a deciziilor i a particularitilor situaiilor decizionale aprute n ntreprinderile mici i mijlocii din Romnia. Aceste rezulta-

132

Revista Informatica Economic, nr.4 (40)/2006

te ncearc s surprind acele aspecte eseniale pe care deciziile managerilor acestui tip de ntreprinderi se bazeaz sau ar trebui s se bazeze din punctul de vedere al autorilor, stnd astfel la baza dezvoltrii unor modele economice ale deciziilor. Prin cercetarea mai multor metode diferite de dezvoltare a sistemelor suport de decizie s-a ajuns la adoptarea i modificarea metodologiei MTIS prin adugarea unor elemente proprii care iau n considerare att situaia special n care se gsesc ntreprinderile mici i mijlocii ct i resursele limitate aflate la ndemna autorilor. S-a continuat cercetarea teoretic cu aplicarea practic a conceptelor si etapelor metodologiei, ajungndu-se la definirea mai multor sub-probleme care au fost modelate separat. Pentru fiecare subproblem s-au determinat variabilele considerate eseniale, s-au definit relaiile ntre ele i s-a analizat modelul astfel obinut. Considerm aceste modele suficient de bune pentru trecerea la urmtorii pai ai dezvoltrii proiectului. Aceast lucrare va fi urmat de prezentarea modului de implementare a acestor modele n cadrul unui sistem suport de decizie bazat pe fluxurile de trezorerie. Dorina autorilor este concretizarea acestui studiu printr-o aplicaie funcional care s poat fi implementat i utilizat n practic. De aceea nu considerm c aceste modele sunt definitive, mai mult, fiind foarte probabil modificarea i completarea lor pe msura dezvoltrii, testrii i implementrii. De asemenea, anticipm posibilitatea adaptrii aplicaiei i implicit a modelelor i a modului de includere n aplicaie pentru fiecare implementare.

Bibliografie 1. [Benyon-Davis] Benyon-Davis P., Entity Models to Object Models: Object-Oriented Analysis and Database Design, Information and Software Technology, Vol. 34, No. 4, 1992, pag. 255-262; 2. [Bento 86] Bento A.M. Management Through Information Systems: Decision Support Systems, Proceedings of HICSS19, January 1986, pag. 379-388; 3. [Bento 91] Bento A.M. "Tools for EndUser Systems Development: a case example" Interface, 1991; 4. [Druzdzel 02] Druzdzel M.J., Flynn R.R., Decision Support Systems Encyclopedia of Library and Information Science, Second Edition, Ed. Allen Kent,New York, 2002; 5. [Motta 00] Motta E., Lu W., A Library of Components for Classification Problem Solving in PKAW 2000: The 2000 Pacific Rim Knowledge Acquisition Workshop, Sydney, Australia, 2000; 6. [Nycz 03] Nycz M., Smok B. Intelligent Support for Decision-Making: A Conceptual Model, Informing Science, iunie 2003; 7. [Petrusel 03] Petruel R., Modelarea deciziilor, n vol. Specializare, Dezvoltare si Integrare, pag 194-197, Ed. Risoprint Cluj Napoca, 2003; 8. [Stefik 95] Stefik M., Introduction to Knowledge Systems, Ed. Kaufmann, San Francisco, California, 1995; 9. [biblioteca ASE] www.biblioteca.ase.ro/ downres.php?tc=1962 10. [wikipedia] www.wikipedia.org