UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA FACULTATEA DE AGRICULTUR I HORTICULTUR SCOP

PROCEDUR DE SISTEM

AUDIT INTERN

2012-2013

Prezenta procedur stabilete aciunile, responsabilitile, autoritile i nregistrrile aferente procesului de audit intern pentru a determnina conformitatea Sistemului de Management al Calitii cu cerinele specificate.

1. DOMENIU DE APLICARE
Prezenta procedur se aplic sistemului de management al calitii n cadrul Universitii din Craiova n scopul mbuntirii continue a eficacitii SMQ.

2. DOCUMENTE DE REFERIN I CONEXE

2.1. SR EN ISO 9000:2000 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular. 3.2. SR EN ISO 9001:2000 Sisteme de management al calitii Cerine. 3.3. PS 01 R1 Procedura de sistem Controlul documentelor

4. TERMENI I ABREVIERI
4.1. Audit: proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii de dovezi de audit i evalurii lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit (SR EN ISO 9000:2001); Not: Auditurile interne, uneori denumite i audituri de prima parte, sunt conduse de, sau n folosul organizaiei nsi pentru scopuri interne i formeaz baza propriei organizaii pentru o declaraie a conformitii. Auditurile externe includ ceea ce n general se numete audit secund parte sau audit ter parte. Auditurile secund parte sunt conduse de pri care au un interes n raport cu organizaia, cum ar fi clieni, sau de alte persoane sau n numele acestora. Auditurile tera parte sunt conduse de organizaii externe independente. Unele organizaii furnizeaz certificare sau nregistrare a conformitii cu cerine cum ar fi acelea ale ISO 9001 sau ISO 14001:1996. Atunci cnd sunt auditate mpreun sisteme de management ale calitii i ale mediului acesta este numit un audit combinat. Atunci cnd dou sau mai multe organizaii coopereaz pentru a audita un singur auditat n comun, acesta este numit audit comun. 4.2. Auditor persoan ce are competena pentru a conduce un audit ( SR EN ISO 9000:2001); 4.3. Managementul calitii activiti coordonate pentru a orienta i controla o organizaie n ceea ce privete calitatea. ( SR EN ISO 9000:2001); Not: n general orientarea i controlul calitii include stabilirea politicii referitoare la calitate i a obiectivelor calitii, a planificrii calitii, a controlului calitii, a asigurrii calitii i mbuntirii calitii 4.4. Neconformitate ne-ndeplinirea unei cerine( SR EN ISO 9000:2001); 4.5. Abrevieri
SMQ Sistemul de Management al Calitii D Decan PD Prodecan calitate EA Echipa de audit AS Auditor ef R Rector DC Director calitate DCI - Director calitate imagine

PROCEDUR DE SISTEM UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA FACULTATEA DE AUDIT INTERN AGRICULTUR I HORTICULTUR 5. REGULI DE PROCEDUR I RESPONSABILITI
5.1. Activitatea procedurat se desfoar conform logigramei prezentate mai jos: CINE CE 5.1. ANALIZA INFORMAIILOR: - Decan - Prodecan Calitate - Director Calitate Imagine - concluziile auditurilor interne anterioare
- concluziile auditurilor externe - rezultatele analizelor neconformitilor - rezultatele tratrii reclamaiilor i sesizrilor - raportul analizei managementului - deciziile managementului -

CUM

- Rapoarte de Audit - Procese verbale - Decizii

- Decan - Prodecan Calitate - Director Calitate - Imagine

5.2. PLANIFICAREA AUDITURILOR INTERNE ALE CALITII APROBAREA PROGRAMELOR DE AUDIT

- Program de audituri

- Decan, Rector - Prodecan Calitate - Auditor Sef - Directori Departamente - Director Calitae - Imagine - Auditor ef; - Auditori
- Decan - Prodecan Calitate - Auditor Sef - Directori Departamente

5.3. PREGTIRE AUDIT

- Contract prestri servicii - Plan de audit - Raport de audit

5.4. REALIZARE AUDIT

5.5. PRIMIREA I ANALIZA RAPORTULUI DE AUDIT

Proces verbal - Fia de aciuni corective i preventive - Program de aciuni preventive i corective - Fia de aciuni corrective i preventive

- Rector, Decan, - Directori Departamente

- Prodecan Calitate - Directori Departamente - Director Calitate Imagine

5.6. STABILIREA ACIUNILOR CORECTIVE I PREVENTIVE 5.7. IMPLEMENTAREA ACIUNILOR CORECTIVE I PREVENTIVE

- Prodecan Calitate - Auditor Sef;

5.8. AUDIT DE URMRIRE A REZOLVRII NECONFORMITILOR

- Raport de audit

02

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA FACULTATEA DE AGRICULTUR I HORTICULTUR

3

PROCEDUR DE SISTEM

AUDIT INTERN

5.1 Analiza informaiilor Se analizeaz urmtoarele categorii de informaii n scopul planificrii auditurilor interne: - concluziile auditurilor interne i externe anterioare din rapoartele de audit. - rezultatele analizelor neconformitilor. - rezultatele tratrii reclamaiilor i sesizrilor - raportul analizei managementului
deciziile managementului

5.2. Planificarea auditurilor interne ale calitii 5.2.1. Se ntocmete programul anual de desfurare a auditurilor n urma analizei informaiilor. 5.2.2. Se aprob programul de audituri interne ale calitii. 5.3. Pregtirea auditului 5.3.1. Se propune in scris - componena echipelor de audit (se poate stabili i prin subcontractare pe baza unui contract de prestri servicii) In cazul in care auditul calitatii se efectueaza cu furnizor extern, acesta se selecteaza in conditiile in care satisface cel putin cerintele: a) utilizeaz auditori certificai b) utilizeaz auditori cu experien n auditarea sistemelor de management al calitii conform cu SR EN ISO 9001:2001 - departamentul/activitatea ce urmeaz a fi auditat - intervalul de timp n care se desfoar auditul - documentele de referin 5.3.2. Se aprob propunera i se emite decizia de numire a echipei. Se asigur instruirea personalului care efectueaza auditul intern al calitii. 5.3.3. Se ntocmete planul de audit - formular cod PS-04-F06-R1. 5.3.4. Planul de audit va cuprinde: - obiectivele i domeniul auditului; - identitatea persoanelor (nume, funcia) care au responsabiliti directe referitoare la obiective i domenii, respectiv persoanele auditate; - identificarea documentelor de referin; - departamentul /activitatea care urmeaz s fie auditat; - data i durata estimat pentru fiecare activitate a auditului; - programul edinelor care trebuie inute cu Directorii de departament; - condiii de confidenialitate in cazul realizarii auditurilor cu furnizori externi; - data estimativ a difuzrii raportului de audit; 5.3.5. Se aprob planul de audit. 5.3.6. Se convoac echipa de audit i se stabilesc atribuiile membrilor echipei.

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA FACULTATEA DE AGRICULTUR I HORTICULTUR

PROCEDUR DE SISTEM

AUDIT INTERN

5.3.7. Se pregtesc documentele necesare pentru a facilita investigaiile echipei de audit pentru a documenta i argumenta rezultatul auditului. Documentele necesare desfurarii auditului includ: - chestionar de audit, cod PS-04-F01-R1 - fia de neconformiti, cod PS-04-F02-R1 - pagina de gard a raportului de audit, cod PS-04-F03-R1 - lista documentelor consultate, cod PS-04-F04-R1 - lista persoanelor auditate, cod PS-04-F05-R1 5.3.8. Se comunic Planul de audit, auditatului n scopul asigurrii condiiilor de desfurare a auditului. 5.4. Realizarea auditului intern al calitii 5.4.1. Auditul se desfoar conform planului de audit i ncepe cu edina de deschidere. Scopul unei edine de deschidere este de: - a prezenta membrii echipei de audit, cadrele de conducere ale auditatului i/sau a persoanelor desemnate a participa din partea auditatului; - a prezenta planul de audit; - a analiza domeniul i obiectivele auditului; - a prezenta un rezumat al metodelor i procedurilor care urmeaz s fie utilizate pentru efectuarea auditului; - a stabili cile oficiale de comunicare ntre echipa de audit i auditat; - a confirma c sunt disponibile resursele i facilitile necesare echipei de audit - a confirma ora i data pentru edina de nchidere i pentru toate edinele intermediare ale echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului; - a clarifica orice detalii neclare ale planului de audit. 5.4.2. Se efectueaz auditul (interviu, examinarea documentelor) n vederea colectrii dovezilor obiective, necesare pentru stabilirea neconformitilor. Auditarea propriu-zis se va desfura n zonele prevazute n planul de audit i va avea la baza chestionarul pentru determinarea conformitii sistemului calitii cu cerinele specificate. Dovezile obiective vor fi consemnate de auditori pe formularul Chestionar de audit, cod PS-04- F01-R1. Modificrile planului de audit, pe parcursul desfurarii auditului, se vor face cu acordul compartimentului auditat, la nivel de Directorii de departament. 5.4.3. Se identific neconformitile pe baza de dovezi obiective, se documenteaz n Chestionarul de audit cod PS-04-F01-R1 i Fia de neconformiti, formular cod PS-04-F02R1, i se comunic auditatului n edina de nchidere. 5.4.4. n cadrul edinei de nchidere se va reveni la scopul auditului, data cnd se va prezenta n scris raportul de audit, numrul de exemplare i cui se difuzeaz; se solicit stabilirea programului de aciuni corective i termenele de rezolvare a neconformitilor.

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA FACULTATEA DE AGRICULTUR I HORTICULTUR

PROCEDUR DE SISTEM

AUDIT INTERN

5.5. Primirea i analiza raportului de audit 5.5.1. Raportul de audit trebuie elaborat astfel nct sa se asigure corectitudinea i caracterul complet al acestuia. 5.5.2. Se dateaz i se semneaz raportul de audit. 5.5.3. Raportul de audit trebuie s conin urmtoarele elemente: - domeniul i obiectivele auditului - identificare unic, numr i dat - detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit i a reprezentanilor auditatului, perioada desfurarii auditului i identificarea deartamentului/ activitatii auditate - identificarea documentelor de referin n raport cu care a fost efectuat auditul - aprecierea echipei de audit asupra msurii n care auditatul se conformeaz cerinelor specificate precum i capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calitii - lista de difuzare a raportului de audit 5.5.4 Raportul de audit se comunic auditatului i conducerii la vrf. 5.5.5. Se analizeaz raportul de audit. 5.6. Stabilirea aciunilor corective i preventive n urma analizei raportului de audit se stabilesc aciunile corective i preventive conform procedurii de sistem ACIUNI CORECTIVE I PREVENTIVE, cod PS-05-R1. 5.7. Implementarea aciuniunilor corective i preventive Implementarea aciuniunilor corective i preventive se face conform procedurii de sistem Aciuni corective i preventive, cod PS-05-R1. 5.8. Auditul de urmrire a rezolvarii neconformitilor 5.8.1. Se planific auditurile de urmrire. 5.8.2. Se iniiaz auditurile conform punctelor 5.4.1 5.4.4. 5.8.3. Se efectueaz auditurile de urmrire i se completeaz fia de aciune corectiv conform procedurii de sistem Aciuni corective i preventive, cod 5.8.4. Se ntocmete un raport al auditului de urmrire care se gestioneaz n acelai mod ca i raportul iniial.

PROCEDUR DE SISTEM UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA FACULTATEA DE AUDIT INTERN AGRICULTUR I HORTICULTUR 6. RESPONSABILITI I AUTORITI Matricea responsabilitilor
R 5.1 5.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.3.7 5.3.8 5.4 5.5 5.5.15.5.3 5.5.4 5.5.5 5.6 5.7 5.8 5.8.1 5.8.2. 5.8.4 x D PD x x x DCI x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Director Depart. AS EA

x x

7. MSURI PENTRU ASIGURAREA CALITII

7.1. Prezenta procedur se revizuiete o dat la doi ani sau ori de cte ori se constat necesitatea, prin grija elaboratorului procedurii. 7.2. Deintorii procedurii care observ neconcordane sau nepotriviri referitoare la aceasta, le comunic n scris Prodecanului calitate si Directorului Calitate - Imagine

8. NREGISTRRI
8.1. Pagina de gard a raportului de audit, cod PS-04-F01-R1 8.2. Plan de audit, cod PS-04-F02-R1 8.3. Lista persoanelor auditate, cod PS-04-F03-R1 8.4. Lista documentelor consultate, cod PS-04-F04-R1 8.5. Fia de neconformiti, cod PS-04-F05-R1 8.6. Chestionar de audit, cod PS-04-F06-R1 8.7. Program de audit, cod PS-04-F07-R1 7

UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA FACULTATEA DE AGRICULTUR I HORTICULTUR

PROCEDUR DE SISTEM

AUDIT INTERN

9. INDICATORUL MODIFICRILOR
Formularul cod PS01F01R1 este completat cu numrul reviziei efectuate i se ataeaz originalului procedurii actualizate. Formularul evideniaz istoria reviziilor i stadiul actual al reviziei fiecrei proceduri.

10. ANEXE
10.1.Pagina de gard a raportului de audit, cod PS-04-F01-R1 10.2. Plan de audit, cod PS-04-F02-R1 10.3. Lista persoanelor auditate, cod PS-04-F03-R1 10.4. Lista documentelor consultate, cod PS-04-F04-R1 10.5. Fia de neconformiti, cod PS-04-F05-R1 10.6. Chestionar de audit, cod PS-04-F06-R1 10.7. Program de audit, cod PS-04-F07-R1