Microsoft Office Project 2007 - Prezentare generala

Microsoft Office Project 2007 este un instrument robust pentru managementul proiectelor, avnd puterea, flexibilitatea si usurinta n utilizare de care aveti nevoie pentru a fi mai eficient in managementul proiectelor. Microsoft Office Project Professional 2007 include toate capabilitatile din Project Standard 2007. n plus, Office Project Professional 2007 asigura capabilitati de management colaborativ pe proiecte, la nivel enterprise, atunci cnd e folosit n impreuna cu Microsoft Office Project Server 2007.

Avantajele principale ale versiunii Microsoft Project 2007 fata de versiunea Microsoft Project 2003
(articol de Hilde Corbu , PMP, MVP Microsoft Project) Primele intrebari care apar in mintea oricarui utilizator de MS Project este: ce aduce in plus, bun, versiunea Microsoft Project 2007? Are rost sa trec la versiunea Microsoft Project 2007? Ce beneficii am eu ca utilizator? Ei bine, raspunsul este da, merita sa treceti la noua versiune de Project, deoarece functionalitatile aduse de aceasta usureaza mult efortul de planificare al unui project manager si, as putea spune, il elibereaza de anumite suparari adunate folosind versiunea Microsoft Project 2003.

Principalele beneficii vin din introducerea urmatoarelor capabilitati:

Nivele multiple pentru undo Change highlighting Resurse de tip Cost si de tip Buget Task Drivers Visual Reports

Nivele multiple pentru undo Cei care lucreaza deja cu versiunea Microsoft Project 2003, se vor bucura enorm sa afle ca in versiunea Microsoft Project 2007 s-au introdus mai multe nivele de undo, astfel ca putem face planificare fara teama ca orice mica neatentie poate strica planul de proiect, fara posibilitatea de a reveni in starea initiala (decat inchizand fisierul .mpp fara salvare, ceea ce devenea frustrant

daca nu iti dadeai seama imediat de greseala!). Deci, chiar si numai pentru aceasta capabilitate, versiunea Microsoft Project 2007 este foarte binevenita! Introducerea acestei functionalitati in Microsoft Project 2007, ne da posibilitatea sa facem diverse simulari in planul de proiect si apoi sa revenim la scenariul optim din punct de vedere timp, costuri, incarcarea oamenilor sau alocarea de resurse materiale, ceea ce pentru un manager de proiect este absolut indispensabil in perioada de planificare, cand trebuie sa gandeasca un plan care sa respecte constrangerile proiectului.

Acum se pot face in Microsoft Project 2007 operatii diverse si se poate reveni cu undo pentru 20 de astfel de modificari facute in planul de proiect. Cele 20 de nivele de undo standard pot fi crescute la 99, dar acest lucru poate necesita calculator mai performant pentru a executa aceste multiple operatii intr-un timp acceptabil (Tools -> Options -> tab General). Partea si mai placuta a acestei capabilitati in Microsoft Project 2007 este ca se pot intoarce chiar si operatii complexe de genul: rezultatele comenzii de leveling, trecerea de la un view la altul (de exemplu, de la Gantt Chart la Resource Sheet), alocare de resurse pe activitati etc. Totusi, sunt cateva operatii pe care functionalitatea aceasta din Microsoft Project 2007 nu le poate face si anume:

Deschiderea unui proiect enterprise (salvat pe Microsoft Project Server) Salvarea unui proiect Publicarea unui proiect pe Microsoft Project Server Stergerea unui sub-proiect inserat Modificarile facute folosind comanda Organizer Adaugarea resurselor enterprise (definite pe Microsoft Project Server) Inchiderea unui proiect Modificarea campurilor custom

Change highlighting O alta functionalitate menita sa dea valoare versiunii Project Microsoft Project 2007 este change highlighting sau, in traducere pe larg, evidentierea efectelor care apar in tot planul de proiect atunci cand facem o modificare (schimbam o durata, o dependenta, allocarea unei resurse, un cost, un calendar etc). Impactul acestei modificari in plan este acum scos in evidenta instantaneu (colorat in albastru) si managerul de proiect poate foarte usor sa ia decizii daca

schimbarea facuta il ajuta sau nu sa obtina rezultatele dorite. Functionalitatea change highlinghting din Microsoft Project 2007 este activa in mod default in planul de proiect. Puteti verifica asta, accesand meniul View: daca functionalitatea este activa, in meniul View veti avea Hide Change Highlighting; daca este inactiva, atunci in meniul View, veti avea Show Change Highlighting. In versiunea Microsoft Project 2003, managerul de proiect trebuie sa cunoasca pe de rost toate detaliile planului de proiect pentru a fi capabil sa observe impactul pe care il are in planul de proiect o anumita modificare facuta de el si sa urmareasca lantul de schimbari astfel aparute. Acest effort era consumator de timp in versiunea Project 2003, dar versiunea Project Microsoft Project 2007 ne da acum libertatea de a ne concentra pe interpretarea efectelor si pe luarea deciziilor corecte in proiect in timp util. Evidentierea modificarilor din plan are loc nu numai la nivelul diagramei Gantt (pentru durate, start sau finish de task si/sau faza) ci si la nivel de resurse, in diagrame precum Resource Sheet sau Resource Usage, marcand modificari de costuri, de work sau de peak units. Evidentierile cu culoarea albastra raman pana la realizarea urmatoarei modificari sau pana la prima salvare a fisierului .mpp. Resurse de tip Cost si de tip Buget a. Resurse de tip Cost Versiunea Project Microsoft Project 2007 adauga un tip nou de resursa, resursa de tip cost, pe langa cele doua existente si in versiunea Project Microsoft Project 2003: work si material. Astfe, in versiunea anterioara nu exista alta posibilitatea de a introduce intr-un proiect cheltuieli aferente cazarilor, transportului, asigurarilor decat ca si costuri fixe asociate cu o activitate anume. In Microsoft Project 2007, resursele de tip cost, ne dau posibilitatea sa evidentiem in costurile proiectului orice tip de cheltuiala aferenta acestuia, chiar in conditiile in care aceasta cheltuiala are valoari diferite de la activitate la activitate (de exemplu biletele de avion au un cost diferit daca deplasarea este la Cluj sau la Constanta pentru un client cu multiple locatii). Alocarea acestor costuri pe activitati in Microsoft Project 2007 se poate realiza in diagrama Gantt, folosind de exemplu

comanda Assign Resources si introducand valoarea respectivei cheltuieli pentru acel task.

Sunt cateva avantaje principale ale folosirii resurselor de tip cost pe diagrama Gant:

Aceste resurse nu au asociat un calendar si, ca urmare, alocarea lor pe activitate nu modifica graficul de timp din diagrama Gantt Valorile acestor costuri se introduc manual pentru assignmenturile respective. Nu sunt deci o valoarea calculata ca urmare a work-ului rezultat prin aplicarea de catre Microsoft Project a formulei de planificare (Efortul = durata * Nr de resurse). Implicit, aceasta valoare indrodusa initial poate fi usor modificata ulterior sau poate fi chiar distribuita in timp manual de catre managerul de proiect (altfel decat Start/End/Prorated folosite in mod standard de catre aplicatie) In eventualitatea in care se doreste integrarea Microsoft Project cu sistemul de contabilitate al firmei, resursele de tip cost se pot defini chiar respectand structura de conturi din contabilitate.

b. Resurse de tip Buget Resursa de tip buget reprezinta in viziunea aplicatiei Project Microsoft Project 2007 capacitatea maxima a unui proiect de a consuma bani, efort sau materiale. Bugetele pot fi aplicate numai la nivel de proiect, prin asignarea resurselor de tip buget definite apriori direct pe Project Summary Task si introducand manual valorile bugetate. Definirea resurselor de tip buget se face de asemenea in Resource Sheet, dar trebuie bifata optiunea budget in Resource Information pentru fiecare buget in parte.

In Microsoft Project 2007, se pot stabili bugete atat ca sume de bani (buget delegatii, buget achizitie echipamente) cat si ca numar de ore-om alocate proiectului (buget de 5.500 ore-om) sau cantitate de consum pentru anumite materiale (300 litri benzina, 200 saci de ciment etc). Pentru a face aceasta diferentiere, in Resource Information, dupa bifarea casutei budget trebuie selectat tipul de buget necesar (cost pt bugete stabilite in bani, work pentru bugetul de ore-om si material pentru bugete de cantitati de consum per proiect. In acest ultim caz, trebuie mentionata si unitatea de masura a bugetului in sectiunea material label). Pentru alocarea bugetelor pe proiect, se foloseste imaginea Task Usage din Microsoft Project 2007, in care se introduce Project Summary Task (Tools -> Options -> tab View) si apoi, folosind comanda Assign Resources, se asigneaza resursele de tip buget pe linia 0 din digrama Gantt.

Pentru introducerea valorilor bugetate, in pasul urmator utilizatorul introduce in Microsoft Project 2007 trei coloane suplimentare: Budget Cost, Cost si Budget Work, urmand ca, in functie de tipul de buget, in coloanele acestea sa fie specificate valorile respective. Folosirea bugetelor in Project Microsoft Project 2007 este putin mai complexa decat alte comenzi si necesita mai multe cunostinte despre aplicatie pentru a putea fi valorificata. Participare la un curs de instruire in Microsoft Project 2007 va poate ajuta sa beneficiati complet si de aceasta functionalitate. c. Task Drivers Daca vi s-a intamplat uneori sa pierdeti de timp pentru a identifica din ce cauza anumite activitati din plan capata o data de start inexplicabila si va da peste cap toata planificarea atunci cand faceti o simpla modificare de durata sau o banala alocare de resurse pe task, atunci functionalitatea task drivers este solutia salvatoare! De ce? Pentru ca rostul acestei comenzi este tocmai acela de a-i arata managerului de proiect care sunt factorii care stabilesc o anumita data de start pentru o activitate. Astfel, in fereastra task drivers se vor afisa unul sau mai multi dintre urmatorii factori:

Tipul de dependenta (ex: FS, SS, FF, FS), inclusiv cu lead/lag-ul definit, daca exista Tipul de constrangere (ex: Start No Earlier Than, Finish No Later Than etc) Project Calendar Task Calendar (daca acea activitate lucreaza dupa un calendar specific atasat ei) Resource Calendar Leveling Delays (anumite intarzieri introduse in plan in urma aplicarii comenzii de leveling) Actual Start Date (data reala la care a inceput executia task-ului)

Functionalitatea Task Drivers se activeaza din meniul Project al aplicatiei Microsoft Project 2007. Daca vi se pare ca informatia afisata in fereastra Task Drivers nu este corecta, apasati F9 pentru a-l determina pe Microsoft Project 2007 Project sa recalculeze datele. 2. Rapoarte si diagrame noi de proiect (Visual Reports) Pe langa rapoartele standard, existente si in Project 2003, in Project 2007 gasim categoria rapoartelor Visual Reports, care nu sunt rapoarte proprii ale aplicatiei, ci datele din proiect sunt exportate sub forma de rapoarte in

Microsoft Excel si in Microsoft Visio, beneficiind astfel de capabilitatile de raportare si realizare de grafice si diagrame specifice acestor doua aplicatii Microsoft. Visual Reports sunt compatibile cu Excel 2003/2007 dar numai cu Visio 2007. Visual Reports sunt impartite in 6 categorii:

Resource Summary, Task Summary, Assignment Summary Resource Usage, Task Usage, Assignment Usage Avantajul este dat de extinderea capabilitatilor de raportare pentru un proiect, realizand astfel o paleta nelimitata de rapoarte cu datele din proiectul definit in Microsoft Project. Dezavantajul poate fi pentru unii utilizatori - faptul ca este necesara si stapanirea aplicatiilor Excel si Visio pentru a beneficia din plin de aceste rapoart si diagrame. In sumar: Facilitatile noi oferite de Microsoft Project

2007 Urmariti si analizati proiectele avnd o ntelegere mai aprofundata a planului si a impactului produs de modificari. Beneficiati de controlul financiar mbunatatit si de capabilitatile mai bogate de analiza. Identificati sursele problemelor. Determinati rapid factorii care afecteaza datele sarcinilor si urmariti pistele catre sursele problemelor pentru a promova responsabilitatea. Functionalitatea Task Drivers va ajuta sa determinati factorul ce conduce la data de start a unei sarcini: dependintele de alte activitati, constrngeri de calendar, data programata sau vacantele. n felul acesta puteti urmari lantul de factori napoi catre cauza de baza a unei amnari specifice. Vedeti impactul unei modificari. Cu functia Change Highlights obtineti o mai buna ntelegere a impactului alegerilor dvs. Experimentati cu scenarii de tip "ce se ntmpla daca". Anulati sau refaceti mai multe trepte de modificari asupra datelor, vizualizarilor si optiunilor cu Multiple Level Undo. Puteti anula actiuni sau seturi de actiuni, inclusiv din scripturi de macro-instructiuni, pentru a putea testa mai multe scenarii de tip "ce se ntmpla daca". n felul acesta, ntelegeti deplin implicatiile fiecarei alegeri pe parcursul modificarii proiectului. Cu Multiple Level Undo, puteti experimenta n siguranta pe diverse scenarii de tip "ce se ntmpla daca". Controlati usor costurile . Folosind cmpul de buget, puteti asigna bugete pe proiecte si programe. Noul tip de resursa - Cost - mbunatateste estimarile si urmarirea cheltuielilor. Alte mbunatatiri la capitolul cost sunt cmpurile predefinite, cum ar fi codurile de cost, care se mapeaza pe cmpurile financiare din sistemele de contabilitate.

Analiza de proiect si urmarire flexibile. Calculati si urmariti metrici de baza, unice proiectului dvs, prin definirea unor cmpuri personalizate bazate pe formulele dvs. Indicatori grafici va pot alerta atunci cnd anumite conditii specifice se produc.

A. Comunicati eficient si prezentati informatiile proiectului

mbunatatiti organizarea proiectelor si a oamenilor dvs prin capabilitatile si puterea de programare din Office Project Standard 2007. Raportati facil si comunicati informatii n diverse formate, dupa nevoile beneficiarilor proiectului. Creati rapoarte, grafice si diagrame. Facilitatea Visual Reports foloseste Microsoft Office Excel si Microsoft Office Visio Professional pentru a produce vederi de tip PivotTable, harti de proiect, grafice si diagrame bazate pe date de proiect. Un utilizator poate defini usor sabloane personalizate de rapoarte si le poate partaja cu alti utilizatori de Microsoft Project. Scoateti n evidenta informatiile folosind sublinieri vizuale. Puteti schimba culoarea de fundal a unei celule sau a unui rnd folosind Background Cell Highlighting. Umbriti celule, ca n Excel, pentru a sublinia ntelesul acestora. Folositi vederi mbunatatite. Cu mbunatatirile aduse interfetei de Calendar si adaugarea efectelor 3-D pentru barele Gantt, puteti crea rapoarte mai expresive prin aspectul vizual. Partajati informatia. Partajati si gestionati documente corelate cu proiectele dvs folosind spatiile de lucru Microsoft Windows SharePoint Services, integrate n panoul de sarcini al ghidului de proiect. Nota: Spatiile Microsoft Windows SharePoint Services necesita Microsoft Windows Server 2003 sau mai recent.

C. Deveniti productiv rapid

Office Project 2007 va ajuta sa va organizati munca si oamenii mai bine, asa nct proiectele sa poata fi livrate la timp si ncadrate n buget. Urmariti ghidul proiectului. Stapaniti rapid procesul managementului de proiect folosind Project Guide, un modul de asistenta pas-cu-pas, interactiv, care va ajuta sa setati proiecte, sa gestionati sarcini si resurse, sa urmariti stari si sa raportati informatii despre proiecte Economisiti timp cu sabloane si modele. Porniti proiecte prepopulate cu date si modele folosind sabloane pentru a economisi timp. Va puteti crea sabloanele proprii sau puteti folosi unul din multele sabloane noi gata pregatite si oferite de Office Project Standard 2007. Puteti, de asemenea, sa descarcati sabloane de pe Web, folosind site-ul Microsoft Office Online.