Ministerul Educaiei al Republicii Moldova Universitatea de Stat din Tiraspol Catedra Psihologie i Pedagogie general

Studiu de masterat n domeniul managementului educaional

Tema:

Metoda managementului prin exceptie

Realizat: Lungu Larisa Verificat: Vasile Untu, lector superior universitar

Decembrie 2012

Introducere
Definiie: Managementul prin excepie reprezint un sistem de conducere care se bazeaz pe identificarea i comunicarea situaiilor n care este necesar intervenia conductorului aflat la un anumit nivel ierarhic n cadrul organizaiei, el rmnnd inactiv cnd activitatea se desfoar normal. Conceptul i metoda de Management prin excepie au cunoscut o perfeciune continu. Una din cele mai importante contribuii la dezvoltarea managementului prim excepie este cea a specialitilor de la Academia Bad Harzburg (Germania), care au pu s bazele unui sistem original de delegare a autoritii.

Condiii
Aplicarea sistematic i continu a Managementul prin excepie n toate domeniile de activitate i la toate nivelurile ierarhice necesit ntrunirea prealabil a urmtoarelor condiii: Managerul s accepte delegarea de sarcini, competene i rspunderi subalternilor, pe ct e posibil pn la nivelul de care acetea aparin, potrivit naturii lor; Deciziile i aciunile colaboratorilor trebuie s fie conduse pe baz de directive, care s evite reglementrile rigide-birocratice i s se refere n special la modul de comportament personal, pentru a se evita manifestarea fenomenului duntor, cunoscut sub denumirea de egoism local; Existena unui sistem operaional sigur i eficace, bazat pe prelucrarea automat a datelor, capabil s participe la toate fazele procesului managerial, s poat determina cu precizie abaterile de la nivelurile preliminare i s raporteze managerilor n timp optim cazurile excepionale dup regulile prestabilite. Managementul prin excepie s-a impus ca urmare a sporirii volumului informaiilor i a complexitii proceselor manageriale. Prin aplicatea acestui tip de management sunt afctate mai multe funcii ale managementului. Metoda pornete de la ideea c procesul de ma nagement trebuie simplificat n aa fel, nct un manager s aib posibilitatea de a -i concntra atenia, cu precdere, asupra acelor probleme care reclam intervenia sa determinat de nivelul ierarhic la care se afl i s fie eliberat de problemele de rutin, care ar putea fi rezolvate de ctre subordonaii si dup cum urmeaz: fluxurile informaionale ascendente cuprind aproape n totalitate informaii privind abateri de la plan i norme; abaterile (pozitive sau negative) sunt reinute la primul nivel, care are competena de a lua deciziile ce se impun;

 cu ct abaterile sunt mai mari, cu att ajung la un nivel ierarhic mai superior. Fiecarui cadru de conducere i se stabilete valoarea abaterilor pentru care este imputernicit s ia decizia i s anune organului ierarhic superior abaterile semnalate.

Caracteristici
Managementul prin excepie are anumite caracteristici specifice, care l difereniaz de celelalte metode. Prima caracteristic const n faptul c metoda presupune separarea informaiilor i deciziilor n dou categorii: a) Situaii normale, n care informaiile sunt n limitele prestabile, iar problemele decizionale sunt rezolvate de fiecare decident n sfera autoritii sale; b) Situaii de excepie, cnd se impune intervenia managerului ierarhic superior. Anume aceast grup de probleme constituie obiectul propriu-zis al acestei metode. A doua caracteristic const n stabilirea unui sistem de informare astfel, nct la un manager ierarhic superior s ajung numai acele informaii cu caracter de excepie, care reprezint abateri semnificative fa de obiectivele prestabilite. Cea de-a treia caracteristic const n faptul, c abaterile care urmeaz a fi raportate nu vor fi prestabilite, comunicndu-se doar atunci cnd apar. A patra caracteristic se refer la informaiile privind abaterile care circul selectiv n sens ascendent, iar deciziile de reglare n sens descndent. A cincea catacteristic se refer la delimitarea riguroas a deciziilor fiecrui decident n funcie de nivelul ierarhic la care se afl. Aceast metod de management sporete numrul de persoane antrenate n adoptarea deciziilor.

Aplicare
I etap const n stabilirea obiectivelor pentru fiecare nivel ierarhic. n acest etap se efectueaz oanaliz amnunit a rezultatelor obinute anterior i, pe baza concluziilor care se desprind, se formuleaz noile obiective. Pentru stabilirea noilor obiective se efectueaz o serie de lucrri, care pot fi structurate pe urmtoarele faze: Stabilirea informaiilor necesare i a metodelor de prelucrare a lor; Proiectarea obiectivelor; Stabilirea implicaiilor obiectivelor asupra rezultatelor, dac acestea se vor transpune n practic; Efectiarea corectrilor impuse de concluziile desprinse anterior.

La a II-a etap se stabilesc criteriile de evaluare a rezultatelor. Aici se stabilesc pentru fiacare abaterile admise, a cror rezolvare intr n competena sa i a celor care urmeaz a fi transmise nivelului ierarhic superior. Vom ine cont de urmtoarele precizri: Cu ct este mai important problema pentru realizarea obiectivului general, cu att se cere o mai mare atenie n stabilirea limitelor de responsabilitate; Atenia principal se acord domeniilor mai importante, pentru c toleranele cre se refer la acestea, chiar dac sunt mici, influeneaz puternic asupra obiectivului general; Stabilirea reuit a toleranelor are importan, deoarece pot atrage atenia asupra unor rezerve, care nu au fos luate n consideraie iniial. A III-a etap se refer la compararea rezultatelor obinute cu cele proiectate. Etapa a IV-a presupune iniierea de aciuni, avnd ca baz informaional abaterile comunicate de subordonatul su. Deciziile adoptate trebuie s nlture efectele negative a factorilor de influen i s asigure restabilirea fincionrii sistemului la parametrii prestabilii. n cazul cnd analiza abaterilor va reliefa anumite erori privind repartizarea obiectivelor pe subdiviziunile organizatorice, se vor iniia msuri de redistribuire a sarcinilor n raport cu situaia dat.

Avantajele metodei
Aplicarea permanent a conceptului de excepie conduce la o divizionare a muncii n cadrul procesului de management, care, la rndul su, conduce la creterea eficienei managementului i a eficienei de ansamblu. Sistemul de delegare a atribuiilor conduce la o ncadrare echilibrat a managerilor de la toate nivelurile ierarhice. Conducerea de la nivelul superior este degrevat de obligaia de a interveni n problemele cu caracter de rutin, care sunt soluionate de subalterni, sporind astfel eficiena activitii. Se asigur managerilor de nivel superior posibilitatea de a se preocupa de problemele importante i de perspectiv ale unitii conduse. Studiile efectuate asupra modului de utilizare a timpului de munc al managerilor de la nivelul superior au dovedit, c practic managerii sunt obligai s consume foarte mult timp pentru problemele operative, cu caracter de urgen, amnndu-se nejustificat soluionarea problemelor de perspectiv. Se reduce frecvena deciziilor n cadrul managementului, ntruct ele se refer doar la cazurile excepionale.

Se asigur condiii favorabile pentru conceperea i realizarea unui sistem informaional bazat pe prelucrarea automat a datelor. Managementul prin excepie asigur condiii pentru simplificarea structurii organizatorice i reducerea cheltuielilor cu aparatul managerial. Metoda asigur creterea eficienei activitii manageriale prin soluionarea problemelor n funcie de importana acestora i competena de intervenie a managerilor. Managementul prin excepie asigur managerilor de la nivelurile medii i inferioare o sfer concret pentru activiti pe propria lor rspundere, ceea ce conduce la integrarea efectiv a acestora n procesul de management i de luare a deciziilor. Prin aplicarea sistematic a Managementului prin excepie se asigur condiii prielnice pentru formarea managerilor prin participarea efectiv la procesul de conducere.

Dezavantajele metodei
Managementul prin excepie nu ofer un cadru adecvat pentru urmrirea obiectivelor de perspectiv, pentru a cror realizare e necesar o perioad ndelungat de activitate. Exist unele riscuri de neretransmitere a abaterilor semnificative i chiar de determinare a cazurilor excepionale, cnd avem de a face cu un mediu turbulent, n care abaterile abaterile pot depi cu mult limitele prestabilite i devin foarte frecvente. Unii factori, cum ar fi comportamentul uman, motivaia sunt greu i chiar imposibil de cuantificat i msurat cu tehnicile specifice Managementului prin excepie.

Concluzii
Managementul prin excepie se poate aplica cu eficien maxim cu urmtoarele condiii: Organizarea unui sistem informaional modern; Existena managerilor cu o bun pregtire de specialitate i cu gam larg de cunotine n domeniul informaional; - Delegarea de ctre manageri a unor sarcini i competene la toate nivelele ierarhice, astfel nct managerul s nu fie solicitat dect atunci cnd gama de competene a subalternilor si s-a epuizat, adic doar n cazuri de excepie. Fa de metoda de informare, cnd managerului i se raporteaz un volum prea mare de informaii, dintre care unele cu grad redus de prelucrare, prin aplicarea Managementului prin excepie se reduce considerabil cantitatea de informaie.

Are loc astfel reducerea timpului de rspuns al sistemului, adic a timpului dintre apariia abaterilor semnifictive i transformarea informaiei n decizie, pentru corectarea proceselor. Unele neajunsuri ale Managementului prin excepie pot fi compensate cu elementele altor metode de management, cum ar fi cele ale managementului prin obiective n cazul unor obiective pe un orizont mare de timp sau managementul participativ, n cazul motivaiei i comportamentului. Din cele de mai sus rezult c Managementul prin excepie nu exclude complementaritatea cu alte metode generale de management i chiar combinarea cu unele dintre acestea, cu condiia realizrii adaptrilor necesare.

Toate cele menionate conduc la convingerea c pregtirea unui manager devine o sintez a cerinelor viitorului, care va influena pozitiv o profesionalizare flexibil, promovnd cultura comunicrii totale. Prin nsi concepia Managementului prin excepie, cea mai mare parte a timpului managerului va fi folosit pentru munca de concepie, pentru studierea unor tendine de dezvoltare n viitor a organizaiei.