Ministerul Economiei

Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice

Operator de date cu caracter personal nr. 26943

INSTRUCIUNEA Nr. 26 / 21.06.2013 privind implementarea mecanismului decontrii cererilor de plat

Avnd n vedere: - O.U.G nr. 27/2013 pentru modificarea i completarea OUG 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i pentru adoptarea unor msuri financiare pentru creterea gradului de absorbie a fondurilor europene, Pentru implementarea mecanismului decontrii cererilor de plat, Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice emite urmtoarea instruciune: Art. 1 Mecanismul decontrii cererilor de plat se aplic beneficiarilor instituii publice locale, astfel cum sunt definite la art. 2, pct. 39 din Legea nr. 273/2006 privind finantele publice, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i beneficiarilor asociaii de dezvoltare intercomunitar. Art. 2 n termen de maxim 3 zile lucrtoare de la primirea facturilor pentru livrarea bunurilor/prestarea serviciilor, acceptate la plat, beneficiarul depune la OI/AM care gestioneaz proiectul aprobat spre a fi finanat din POS CCE Cererea de plat nsoit de Situaia cheltuielilor eligibile, conform modelului anexat prezentei instruciuni (Anexa 1) i de documentele justificative corespunztoare. Art. 3. Cererea de plat a Beneficiarului trebuie s fie nsoit de urmtoarele documente justificative: (1) Pentru contractele de lucrri: copii dup contractele ncheiate de beneficiar; copii dup documentele aferente achiziiilor pentru respectivele contracte similar celor solicitate la rambursare (situaiile de plat pentru lucrrile executate aferente fiecrei facturi, autorizaia de construire, avizul/acordul ISC, autorizaia dirigintelui de antier, programul de urmrire i control al calitii lucrrilor); copiile facturilor; copii dup Garania de bun execuie pentru lucrri; copii dup procesele verbale de predare-primire a amplasamentului i cele pe faze determinante; copii dup procesele verbale de recepie a lucrrilor; (2) Pentru contractele de furnizare bunuri/servicii: copii dup contractele ncheiate de beneficiar; copii dup documentele aferente achiziiilor pentru respectivele contracte similar celor solicitate la rambursare (devize financiare, declaraii vamale dac este cazul); copiile facturilor; copii dup procesele verbale de recepie a bunurilor achiziionate; copii dup procesele verbale de punere n funciune a bunurilor achiziionate; copie dup Garania de bun execuie pentru bunuri/servicii, dac este cazul; copii dup procesele verbale de predare/acceptan a bunurilor/serviciilor; copii dup rapoartele de activitate/de audit. Art. 4. Documentele originale pe baza crora se nregistreaz n contabilitatea beneficiarului cheltuielile efectuate n cadrul proiectului vor avea menionat codul proiectului i meniunea Proiect finanat din POS CCE, codul SMIS.... . n plus, pe originalul facturilor incluse n Cererea de plat se va meniona

Factura a fost inclus in Cererea de plat nr. ./, pentru proiectul cod SMIS.. Beneficiarul va aplica meniunea Conform cu originalul pe copiile documentelor suport/justificative ce nsoesc Cererea de plat. Art. 5. n cazul n care organismele intermediare POS CCE verific cererea de plat: OI ADR vor transmite ctre AM POS CCE avizul pentru acordarea vizei bun de plat, iar organismele care au delegat atribuia de acordare a vizei vor transmite cererile de plat vizate bun de plat, conform acordurilor de delegare ncheiate i procedurilor de lucru n vigoare. Art. 6. Dup efectuarea verificrilor conform procedurilor de lucru, AM POS CCE vireaz beneficiarului valoarea cheltuielilor rambursabile i contravaloarea taxei pe valoarea adugat neeligibile, aferent cheltuielilor eligibile, ntr-un cont distinct de disponibil deschis pe numele beneficiarului, la unitile teritoriale ale trezoreriei statului. Art. 7. n ziua urmtoare efecturii virrii, AM POS CCE va transmite Beneficiarului o Notificare conform modelului anexat (Anexa 2). Pentru operativitate, AM POS CCE va transmite Notificarea scanat pe adresa de e-mail menionat n Cererea de plat a Beneficiarului. Art. 8. Beneficiarul are obligaia de a transmite o copie a Notificrii la unitatea teritorial a trezoreriei statului la care are deschise conturile; Art. 9. n termen de maximum 5 zile lucrtoare de la ncasarea sumelor de la AM POS CCE, Beneficiarul efectueaz plata numai pentru facturile nscrise n Notificarea transmis de AM POS CCE. Sumele ncasate pe baza cererilor de plat nu pot fi utilizate pentru o alt destinaie dect cea pentru care au fost acordate. Art. 10. Ordinele de plat se ntocmesc n conformitate cu Notificarea transmis de AM POS CCE i cu prevederile OUG 27/2013. Art. 11. n termen de maximum 10 zile lucrtoare de la data ncasrii sumelor virate de ctre AM POS CCE, Beneficiarul are obligaia de a depune o Cerere de rambursare (Anexa 3) n care sunt incluse numai facturile decontate prin cererea de plat la OI/AM responsabil de proiectul aprobat spre a fi finanat din POS CCE. Art. 12. Cererea de rambursare a Beneficiarului trebuie s fie nsoit de urmtoarele documente justificative: Cererea de plat n baza creia AM POS CCE a virat fondurile ctre Beneficiar (fr documentele justificative/suport); Notificarea transmis de AM POS CCE; Ordinele de plat pentru plata integral a facturilor din Notificare i extrasele de cont aferente; Documentele care atest nregistrarea n contabilitate a operaiunilor cuprinse n cerere. Art. 13. Beneficiarii au obligaia restituirii integrale sau pariale a fondurilor virate n cazul proiectelor pentru care acetia nu justific prin cereri de rambursare utilizarea acestora. Art. 14. Beneficiarii sunt responsabili de utilizarea sumelor conform destinaiilor, precum i de restituirea fondurilor virate n cazul n care acetia nu justific utilizarea lor. Art. 15. Beneficiarii pot depune separat de cererea de rambursare aferent unei cereri de plat i cereri de rambursare n care sunt incluse facturi pltite de acetia i care nu au fost incluse ntr-o cerere de plat. Pentru aceste cereri de rambursare, beneficiarii vor ataa documentele justificative menionate n Instruciunile pentru beneficiari publicate pe site-ul AM POS CCE. Art. 16. Dup verificarea cererii de rambursare aferente unei cereri de plat conform procedurilor de lucru (de ctre AM/OI POS CCE), AM POS CCE va deduce sumele virate pe baza cererii de plat din cererea de rambursare transmis. Art. 17. Beneficiarii vor ntreprinde demersurile necesare pentru deschiderea unui cont de disponibil la unitile teritoriale ale trezoreriei statului, n vederea ncasrii, dup verificarea cererilor de plat, a cheltuielilor rambursabile i a contravalorii taxei pe valoare adugat neeligibil, aferent cheltuielilor eligibile. Persoanele responsabile din cadrul AM POS CCE i a organismelor intermediare vor duce la ndeplinire prevederile prezentei instruciuni n baza OG nr.27/2013 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i pentru adoptarea unor msuri financiare pentru creterea gradului de absorbie a fondurilor europene,

Director General AM POS CCE 2

Adina MOGA

Nr. nreg./Data (Beneficiar) ......... / ...................

Anexa 1 Nr. nreg./Data (OI/AM POS CCE) ......... / ...................

Cerere de Plat
1. Cererea de plat nr. .. din data de . 2. Perioada de referin de la ../../.. pana la ../../
(perioada de referin este dat de la data emiterii facturilor)

3. Tipul cererii de plat:

Cerere intermediar Cerere final 4. Date despre beneficiar i plat: Numele beneficiarului:

Adresa:

Codul fiscal:

Contact (nume i funcie, tel, fax, email):

Numele bncii:

Adresa bncii:

Cod IBAN:

5. Detalii despre proiect: Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice

Programul operaional:

Axa prioritar: Domeniul major de intervenie:

Operaiunea: Data de nceput a proiectului: Titlu proiect: Numrul contractului de finanare /cod SMIS:

6. Cheltuieli eligibile
Situaia cheltuielilor eligibile reprezentnd contravaloarea lucrrilor efectuate/bunurilor achiziionate/serviciilor prestate n perioada de referin, cu documentele suport aferente:
Nr. crt. Categorii de cheltuieli eligibile Factura /Alte documente justificative (acolo unde este cazul) Denumire furnizor Val. din factur Fr TVA TVA Cod de identificare fiscal a furnizorului Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate de beneficiar n baza facturilor acceptate la plat Fr TVA TVA aferent

TVA

Descriere activiti

Nr. Contract achiziie

OP (nr. /data)

Nr.

Data emiterii

Fr TVA

TVA aferent

(1)

(2)

(3)

(4a)

(4b)

(5a)

(5b)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

I. Total costuri eligibile

8. Declaraie pe proprie rspundere a Beneficiarului: n calitate de Beneficiar declar urmtoarele: A) Cheltuielile solicitate sunt eligibile i au survenit n perioada de eligibilitate; B) Proiectul nu este finanat prin alte instrumente ale CE i nici prin alte instrumente naionale de co-finanare dect cele precizate n Contractului de Finanare; C) Regulile privind Ajutorul de Stat, achiziiile publice, protecia mediului i egalitii de anse au fost respectate; D) Suma solicitat este n conformitate cu prevederile Contractului de Finanare i a contractelor de achiziie public; E) Toate documentele suport sunt nregistrate n conformitate cu prevederile legislaiei Naionale; F) Declar ca prezenta Cerere de Plat a fost completat cunoscnd prevederile articolului 292 din Codul penal, cu privire la falsul n declaraii. Declar c toate documentele originale aa cum sunt definite n lista de anexe sunt pstrate de instituie, tampilate, semnate i sunt la dispoziia consultrii n scopul auditului.

Sunt contient de faptul c, n cazul nerespectrii prevederilor contractuale sau n cazul fondurilor solicitate nejustificat din cadrul acestei Cereri de Plat, este posibil s nu se plteasc, s fie corectate sau s se recupereze sumele pltite nejustificat. Organizaia Beneficiarului: Nume i Prenume: Funcia: Data: [Semntura] [tampila] 9. Lista Anexe se va completa de ctre beneficiar cu documentele efectiv ataate cererii de plat n cauz. Aceste documente trebuie s figureze i n OPIS. Nr. crt. Denumire Anexe 1. Cerere de plat 2 Documente nsoitoare Funcia: Director Proiect Nume Prenume: Semntura: Data
A se completa de ctre instituiile oficiale: Nume / Semntur OF OI/AM POS CCE: Data primirii de ctre OF OI : Data verificrii: Observaii :

Funcia: Reprezentant Legal Nume Prenume: Semntura: Data:

Nume / Semntur ef SMF OI/AM: Data : Verificat i aprobat Cererea de Plat n sum de:______LEI Data :

OI/AM POS CCE Bun de plat n suma de.. Nume /Semntura Responsabil Funcia 7

Anexa 2

Notificare aferent Cererii de plat nr................................

Beneficiar: Cod fiscal beenficiar: E-mail/Fax: Cod SMIS: Denumire proiect: ................................................

Cheltuielile eligibile reprezentnd contravaloarea lucrrilor efectuate/bunurilor achiziionate/serviciilor prestate

Nr. crt. Categorii de cheltuieli eligibile Factura /Alte documente justificative (acolo unde este cazul) Denumire furnizor Val. din factur Fr TVA TVA Cod de identificare fiscal a furnizorului Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate de beneficiar n baza facturilor acceptate la plat Fr TVA TVA aferent

TVA

Descriere activiti

Nr. Contract achiziie

OP (nr. /data)

Nr.

Data emiterii

Fr TVA

TVA aferent

(1)

(2)

(3)

(4a)

(4b)

(5a)

(5b)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

I. Total costuri eligibile

Anexa 3

Cerere de Rambursare nr ce include facturile decontate n Cererea de plat nr./

1. Cererea de rambursare nr. .. din data de . 2. Perioada de referin de la ../../.. pana la ../../ 3. Tipul cererii de rambursare
Cerere intermediar Cerere final 4. Date despre beneficiar: Numele beneficiarului:

Adresa:

Codul fiscal:

Numele bncii: Cod IBAN:

5. Detalii despre proiect:

Programul operaional: Axa prioritar: Domeniul major de intervenie:

Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice

Operaiunea: Data de nceput a proiectului: Titlu proiect: Numrul contractului de finanare:

6. Cheltuieli eligibile conform cu notificarea transmis de AM POS CCE

Nr. crt. Categorii de cheltuieli eligibile Factura /Alte documente justificative (acolo unde este cazul) Denumire furnizor Val. din factur Fr TVA (4a) TVA (4b) (5) (6) Cod de identificare fiscal a furnizorului Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate cf notificrii AM POS CCE Valoarea cheltuielilor pltite din fonduri virate de AM POS CCE

Nr. Contract achiziie

Nr. (1) (2) (3a)

Data emiterii (3b)

Fr TVA (9)

TVA aferent (10)

Fr TVA (11)

TVA aferent (12)

I. Total costuri eligibile

A) Situaia plilor, conform cu documentele suport aferente:

Categorii de cheltuieli eligibile

Total cheltuieli eligibile cf. contractului de finanare

Total cheltuieli eligibile realizate pn la prezenta cerere

Total cheltuieli eligibile realizate n perioada de referin

Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate de beneficiar din prezenta factura

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

10

I. Total costuri eligibile II. Venituri nete din proiect III. Valoarea eligibil a Cererii de Rambursare (I-II) IV. Pre-finanare V. Total cheltuieli eligibile (III-IV) B) Stadiul proiectului (se va completa cu stadiul proiectului dpdv fizic)

Activitate

Perioada de desfurare a activitii

Stadiul de realizare a activitilor la momentul raportrii

Observaii

(1) 1. 2. 3.

(2) [luna, an]

(3)

(4)

7. Prin prezenta cerere de rambursare solicit suma de ........ LEI, reprezentnd cheltuieli eligibile i TVA reprezentnd .......... LEI. Valoarea eligibil a Cererii de Rambursare (1) FEDR (2)=(1)*%FEDR Prefinanare (3) FEDR = (2) (3) BS = (4) FEDR+BS Buget de Stat (BS) (4)=(1)*%BS Suma solicitat spre rambursare prin prezenta cerere (5)=(2)-(3)+(4)

11

8. Declaraie pe proprie rspundere a Beneficiarului: n calitate de Beneficiar declar urmtoarele: A) Cererea de Rambursare se bazeaz doar pe cheltuieli efectuate i efectiv pltite; B) Cheltuielile solicitate sunt eligibile i au survenit n perioada de eligibilitate; C) Contribuia pentru co-finanare este determinat n conformitate cu prevederile Contractului de Finanare; D) Proiectul nu este finanat prin alte instrumente ale CE i nici prin alte instrumente naionale de co-finanare dect cele precizate n Contractului de Finanare; E) Toate tranzaciile sunt nregistrate n sistemul contabil distinct, deci suma cerut corespunde cu datele din documentele contabile; F) Cerinele n ceea ce privete publicitatea au fost ndeplinite n conformitate cu prevederile din Contractului de Finanare; G) Regulile privind Ajutorul de Stat, achiziiile publice, protecia mediului i egalitii de anse au fost respectate; H) Suma solicitat este n conformitate cu prevederile Contractului de Finanare i a contractelor de achiziie public; I) Toate documentele suport sunt nregistrate n conformitate cu prevederile legislaiei Naionale; J) Declar ca prezenta Cerere de Rambursare a fost completata cunoscnd prevederile articolului 292 din Codul penal, cu privire la falsul n declaraii. Declar c toate documentele originale aa cum sunt definite n lista de anexe sunt pstrate de instituie, tampilate, semnate i sunt la dispoziia consultrii n scopul auditului. Sunt contient de faptul c, n cazul nerespectrii prevederilor contractuale sau n cazul fondurilor solicitate nejustificat din cadrul acestei Cereri de Rambursare, este posibil s nu se plteasc, s fie corectate sau s se recupereze sumele pltite nejustificat. Totodat, se certific faptul c documentele justificative anexate sunt conforme, iar orice fel de informaie descoperit ca fiind incorect sau fals va atrage dup sine reinerea sumelor sau neplata acestora.

Organizaia Beneficiarului: Nume i Prenume: Funcia: Data:

12

9. Lista Anexe Nr. crt. Denumire Anexe 1. Cererea de plat i notificarea aferent 2 Ordine de plat i extrase de cont 3. Documente contabile i alte documente nsoitoare (dac este cazul) Funcia: Director Proiect Nume Prenume: Semntura: Data
A se completa de ctre instituiile oficiale: Nume / Semntur OF O/AM POS CCE: Data primirii de ctre OF OI : Data verificrii: Observaii :

Funcia: Reprezentant Legal Nume Prenume: Semntura: Data:

Nume / Semntur ef SMF OI/AM: Data : Verificat i aprobat Cererea de Rambursare n sum de:______LEI Data :

OI/AM POS CCE Bun de plat n suma de.. Nume /Semntura Responsabil Funcia

13