Microsoft Excel 97 Nivel nceptori

CUPRINS

CAPITOLUL 1 - NOIUNI DE BAZ............................................................................................................ 1-1 1.1. INTRODUCERE ........................................................................................................................................ 1-1 1.2. LANSAREA PROGRAMULUI MICROSOFT EXCEL ...................................................................................... 1-1 1.3. INTERFAA GRAFIC A PROGRAMULUI MICROSOFT EXCEL .................................................................... 1-2 1.4. REGISTRE DE CALCUL ............................................................................................................................. 1-3 1.5. CREAREA SAU DESCHIDEREA UNUI DOCUMENT: ..................................................................................... 1-3 1.5.1. Deschiderea unui document existent............................................................................................ 1-4 1.5.2. Deschiderea unui document nou .................................................................................................. 1-5 1.6. INTRODUCEREA DATELOR I A TEXTULUI ............................................................................................... 1-6 1.6.1. Selectarea unui element din documentul prelucrat ...................................................................... 1-6 1.6.2. Introducerea valorilor.................................................................................................................. 1-6
1.6.2.1. 1.6.2.2. 1.6.2.3. 1.6.2.4. 1.6.2.5. Introducerea textului................................................................................................................................ 1-7 Scrierea numerelor sub form de texte .................................................................................................... 1-8 Introducerea valorilor de calcul ............................................................................................................... 1-9 Introducerea datelor calendaristice i a orei............................................................................................. 1-9 Crearea unor serii de date i folosirea facilitii AutoFill ...................................................................... 1-10

1.7. NAVIGAREA .......................................................................................................................................... 1-11 1.8. EXECUIA INSTRUCIUNILOR I A COMENZILOR N EXCEL ................................................................... 1-11 1.8.1. Folosirea meniurilor .................................................................................................................. 1-11 1.8.2. Folosirea meniurilor contextuale............................................................................................... 1-12 1.8.3. Folosirea barelor cu instrumente............................................................................................... 1-12 1.8.4. Folosirea scurtturilor............................................................................................................... 1-13 1.9. TERMINAREA SESIUNII DE LUCRU EXCEL.............................................................................................. 1-13 1.10. OBINEREA ASISTENEI DIN PARTEA PROGRAMULUI ....................................................................... 1-14 1.10.1. Comanda Help ........................................................................................................................... 1-14 1.10.2. Ecranul Help Topics .................................................................................................................. 1-15 1.10.3. Microsoft Word Help.................................................................................................................. 1-17 1.10.4. Informaii dependente de context ............................................................................................... 1-18

Facultatea de Electrotehnic

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-1

Capitolul 1 NOIUNI DE BAZ

1.1. Introducere La prima vedere programul Microsoft Excel 97 vi se poate prea foarte impresionant, mai ales dac este pentru prima oar cnd lucrai cu un program de calcul tabelar. Bineneles, aceast fric va dispare cu timpul, mai ales dac v vei decide s afectai mai mult timp necesar pentru a parcurge toate etapele de instruire necesare nelegeri programului. n capitolul de fa vom discuta noiunile introductive ale programului Microsoft Excel 97, urmnd a nva apoi cum s introducei text i numere n foaia de calcul, care sunt modalitile de deplasare n Excel, ce comenzi exist i cum pot fi acestea lansate, cum salvai fiierele de lucru i cum putei folosi programul de asisten oferit de Microsoft Excel. Prima etap pe care trebuie s o parcurgem nainte de a studia programul Excel este de a cunoate modalitatea de a-l instala. Astfel n anexa A avei prezentat modalitatea general de instalare a programului. Dac calculatorul dumneavoastr are deja instalat software-ul Microsoft Excel atunci putei trece mai departe. Trebui precizat de altfel c vom presupune o cunoatere ct de ct a sistemului de operare b, adic tii s lansai programe, s mutai ferestre, s alegei meniurile i comenzile necesare i aa mai departe. 1.2. Lansarea programului Microsoft Excel Exist mai multe modaliti de lansarea programului Microsoft Excel 97, funcie de ceea ce dorim s facem. n acest paragraf v vor fi prezentate cteva modaliti foarte des utilizate. Metoda I: Folosirea meniului Start din Windows 95. 1. Selectai succesiv meniul Start>Programs>Microsoft Excel; 2. Va apare fereastra programului Microsoft Excel 97 i probabil fereastra Office Assistant. n aceast faz nchidei aceast ultim fereastr, executnd clic pe opiunea Start Using Microsoft Excel (ncepei utilizarea Microsft Excel). Ecranul dumneavoastr trebuie s arate ca cel din figura 1.1. Metoda II:Folosirea pictogramei de pe suprafaa de lucru a sistemului de operare Windows 95. 1. Selectai pictograma programului Microsoft Excel de pe suprafaa de lucru a sistemului de operare Windows 95, care reprezint o scurttur pentru lansarea programului. Pentru setarea acestei pictograme urmai urmtorii pai: ! Executai un clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaa liber a ecranului i alegei succesiv opiunile New i Shortcut din meniul afiat; ! Odat intrat n caseta de dialog Create Shortcut, executai clic pe butonul Browse i navigai pe traseul Program Files>Microsoft Office>Excel.exe; ! Executai clic pe butonul Next; ! Scriei un nume pentru pictograma scurtturii; ! Executai clic pe butonul Finish. Metoda III: n cazul n care avei un fiier Excel, putei deschide fiierul dorit i implicit programul Excel efectund dublu clic pe numele fiierului n cauz. Pentru a putea tii c

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-2

fiierul este pentru programul Excel, deci l vei putea vedea cu acesta, trebui avut n vedere faptul c extensia fiierului tip Excel este *.xls (sau *.xl i *.xla dar mult mai puin utilizate). 1.3. Interfaa grafic a programului Microsoft Excel n momentul n care ai solicitat deschiderea programului Excel, pe ecran va apare fereastra de lucru a programului aa cum indic figura 1.1.
Caseta cu numele celulei Butonul pentru editarea formulelor Bara de titlu Bara cu instrumente standard Bara cu instrumente de formatare

Bara de formule

Foaia de calcul

Celul activ

Celul inactiv

Butoanele de deplasare n registru Eticheta foii de calcul

Barele de derulare

Bara de stare

Fig. 1.1 Componentele ecranului programului Microsoft Excel Cea mai mare parte a ecranului este ocupat de o foaie de calcul vid care este mprit n coloane i linii. Foaia de calcul conine un numr de 256 de coloane, notate la captul de sus cu litere i combinaii de litere de la A la IV, i 65536 de linii, numerotate la captul din stnga de la 1 la 65536. Dreptunghiul format la intersecia dintre o coloan i o linie reprezint o celul a foii de calcul. Pentru identificarea fiecrei celule, programul Excel folosete o adres format din alturarea literei care desemneaz coloana la numrul care contorizeaz linia. De exemplu, prima celul, din colul stnga-sus al foii de calcul este A1. Aa cum este precizat n figura 1.1. exist dou tipuri de celule i anume celul activ i celul inactiv. Celula activ este celula cu care tocmai lucrai i este marcat de un contur ngroat, adresa acesteia regsindu-se n caseta cu numele celulei. Toate celelalte celule sunt celule inactive. Alte componente eseniale ale ferestrei programului Microsoft Excel sunt:

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-3

Bara de titlu este bara care afieaz numele programului (Microsoft Excel) i numele documentului n curs de editare. Bara de meniuri conine meniul principal al programului Microsoft Excel. Bara de unelte standard care afieaz butoanele pe care le putei selecta pentru a realiza rapid diverse activiti de editare. Bara de unelte Excel poate fi folosit cu ajutorul mouse-ului. Bara cu instrumente de formatare se folosete pentru a selecta comenzi de formatare pentru caracterele selectate. De asemenea, pentru a folosi bara cu uneltele de formatare a textului trebuie s dispunei de mouse. Bara de formule reprezint bara unde se introduc datele sau formulele dorite. Butonul pentru editarea formulelor introduce formula scris n bara pentru formule n celula activ i afieaz rezultatul aferent. Acest buton are dou funcii: butonul Enter pentru confirmarea introducerii formulei scrise n bara de formule i respectiv butonul Cancel cu care se anuleaz introducerea efectuat n bara de formule. Eticheta foii de calcul reprezint denumirea foii de calcul aflat n uz i este utilizat pentru identificarea i selectarea foilor unui registru. Dac se efectueaz dublu clic pe etichet, aceast poate fi editat, introducndu-se numele dorit. Butoanele de deplasare n registru se folosesc pentru a deplasarea ntre diversele foi de calcul din cadrul registrului deschis. Barele de derulare sunt barele care afieaz informaii despre documentul cu care se lucreaz. Bara de stare afieaz informaii despre documentul cu care se lucreaz. Bara de programe Windows este o component a sistemului Windows 95. Afieaz aplicaiile active precum i ora curent. Poate fi utilizat pentru a comuta ntre diversele programe sau pentru a porni un nou program. n funcie de modul n care este configurat programul dumneavoastr, este posibil ca una sau mai multe dintre componente s nu fie afiate. 1.4. Registre de calcul Foaia de calcul de pe ecranul dumneavoastr este doar una din cele pe care le conine fiierul curent, numit registru de calcul. n mod implicit fiecare registru nou conine trei foi, dar poate avea pn la 255 de foi, ce sunt identificate de la Sheet1 la Sheet255. Registrul poate conine mai multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru diagrame (n care se pot crea grafice cu datele obinute n foile de calcul) i foi de tip macro (n care sunt memorate proceduri automate de prelucrare a datelor). Aceast structur permite stocarea datelor n foi diferite, dar totui n acelai fiier. Regula principal de lucru n Excel este urmtoarea: Selectm mai nti elementul dorit (un document, o celul, un domeniu de celule, o diagram, un obiect sau o component a acestora) asupra cruia dorim s acionm, i apoi alegem comanda i o executm. O dat ce am selectat un element, putem s executm asupra lui o secven de comenzi sau aciuni fr a trebui s precizm de fiecare dat inta acestora. 1.5. Crearea sau deschiderea unui document: Pentru a putea folosi programul Excel n vederea memorrii i prelucrrii datelor, trebuie s avem un document deschis, mai bine spus un registru. Aa cum s-a observat programul Microsoft Excel deschide implicit un astfel de document o dat cu deschiderea sa. La nceput acest registru este denumit Book1, toate meniurile din bara de meniuri fiind active Dac nu este deschis nici un document din bara cu meniuri sunt active doar dou meniuri i

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-4

anume File i Help (sau chiar dac mai exist i alte meniuri active, acestea nu au nici o comand activ). n cazul n care nu avem nici un document deschis avem dou posibiliti: s deschidem unul din documentele existente sau s crem unul nou. 1.5.1. Deschiderea unui document existent Dac ne decidem c dorim s deschidem un document deja existent i care se afl pe hardul calculatorului vom proceda astfel: 1. Selectm meniul File din bara de meniuri. 2. Selectm comanda Open care va deschide fereastra de dialog Open, aa cum se observ i n figura 1.2.

Fig. 1.2. Fereastra de dialog Open 3. Se selecteaz documentul dorit. 4. Apoi se efectueaz clic pe butonul open (deschidere) aflat n dreapta-sus a ferestrei de dialog sau se poate efectua dublu clic pe documentul selectat. n cazul n care renunm la deschiderea documentului se efectueaz clic pe butonul cancel (anulare). Se poate observa c n afar de butoanele prezentate anterior, n fereastra de dialog Open mai sunt prezente i alte opiuni, cum ar fi: butonul Advanced, butonul Find Now, butonul Search, opiuni utile n momentul n care dorim s cutm documentul dorit; opiunile File Name, Files of Type, Text or property, Last modified, opiuni utile pentru a restrnge numrul fiierelor afiate n fereastra de dialog.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-5

Obinerea ferestrei de dialog Open se mai poate face prin acionarea butonului Open aflat pe bara de instrumente standard (figura 1.3).
Butonul Open

Butonul New

Fig. 1.3. Butoanele Open i New din bara de instrumente standard 1.5.2. Deschiderea unui document nou n cazul n care dorim s deschidem nu un document existent ci unul nou vom aplica urmtoarea metod: 1. Se selecteaz meniul File din bara de meniuri. 2. Se selecteaz comanda New, care deschide fereastra de dialog New (figura 1.4.).

Diferite stiluri de documente

Previzualizare stil document

Fig. 1.4. Fereastra de dialog New 3. Se selecteaz stilul documentului pe care dorim s-l deschidem (programul Microsoft Excel are presetat cteva tipuri de stiluri de documente care asigur minimul necesar de formatri). 4. Selecteaz butonul OK pentru activarea documentului sau Cancel pentru anularea deschiderii documentului.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-6

1.6. Introducerea datelor i a textului Majoritatea foilor de calcul conin tabele cu numere, denumite n Excel valori, cu care se execut diverse calcule folosind formule. ntr-o foaie de calcul se pot introduce diverse valori, cum ar fi: date calendaristice, ore ale zilei i chiar texte. 1.6.1. Selectarea unui element din documentul prelucrat Pentru a arta cum se pot introduce aceste tipuri de valori vom ncepe prin a prezenta modalitatea de selecie a unui element din documentul deschis. Aa cum am precizat nainte de a executa o comand n Excel, trebuie identificat elementul asupra cruia vom aciona. Operaia de identificare a elementului de prelucrat se numete selectare, iar elementul se numete selecie. Acest element poate fi o parte a unui document (una sau mai multe celule), un obiect (sau pri ale acestui obiect), ntregul document sau caractere din bara pentru formule. n continuare, vom prezenta cteva tehnici de selectare a celulelor. Pentru selectarea unei singure celule, se procedeaz astfel: ! Fie acionm celula dorit cu ajutorul mouse-ului, efectul fiind apariia unui chenar ngroat n jurul celului, ce va marca selecia; ! Fie prin intermediul unui clic selectm caseta cu numele celulei i introducem adresa celului pe care dorim s o selectm. Pentru selectarea unui domeniu de celule se procedeaz astfel: 1. Plasm mouse-ul pe prima celul dorit. 2. Antrenm mouse-ul n diagonal peste celelalte celule pe care dorim s le selectm. Domeniul de celule selectat este evideniat prin schimbarea culorii de afiare i ncadrarea lui cu un chenar gros. De exemplu, acionm pentru selectare celula B2 (figura 1.5). Antrenm mouse-ul pn la celula C9, obinnd astfel un domeniu de celule (de la B2 la B9 i de la C2 la C9) care este afiat pe fundal negru incadrat de un chenar ngroat. Celula B2 este celula activ, fiind singura care are un fond alb.

Fig. 1.5. Selectare domeniului B2-C9. 1.6.2. Introducerea valorilor Introducerea valorilor se face fie direct n celula activ, fie n bara pentru formule, care trebuie mai nti activat. n primul caz, facem dublu clic pe celula vizat, iar n al doilea caz selectm bara de formule. Activarea barei de formule va deveni evident prin afiarea butoanelor Cancel, Enter i Function Wizard (figura 1.6).

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-7

Butonul Undo

Funcii predefinite

Enter

Bara pentru formule

Cancel

Introducerea valorilor pentru funcie

Descrierea funciei predefinite aleas

Ajutorul oferit de Office Assistent

Fig.1.6. Descrierea barei pentru formule i activarea butonului Function Wizard ncepem apoi s efectum introducerea valorilor. Pe msur ce adugm caractere, acestea apar att n celula activ, ct i n bara de formule. n momentul n care am finalizat introducerea, o confirmm prin apsarea tastei ENTER sau prin acionarea butonului Enter. Dac dorim s anulm valorile introduse, apsm tasta ESC sau acionm butonul Cancel. Dac ne-am rzgndit sau am comis o eroare care necesit abandonarea introducerii, exist dou situaii: ! Dac nu am confirmat introducerea, acionm butonul Cancel sau apsm tasta ESC. ! Dac am confirmat introducerea, executm comanda Undo Entry, din meniul Edit, sau acionm butonul Undo din bara de instrumente standard (figura 1.6). 1.6.2.1. Introducerea textului Pentru ca foile de calcul s fie citite uor. Se introduc de obicei titluri de coloan sau de linie care descriu datele din celule respective. S scriem acum cteva titluri de coloan i de linie (figura 1.7): 1. Avnd celula A1 selectat, scriei Data (data calendaristic). Pe msur ce scriei, textul apare deopotriv n celula A1 ct i n bara de formule. Un cursor clipitor v semnalizeaz unde va fi plasat urmtorul caracter. 2. Apsai butonul Enter din bara de formule (sau pur i simplu acionai tasta ENTER) pentru a ncheia introducerea textului. Textul Data va apare n celula A1, aliniat la stnga (aceasta este alinierea implicit pentru texte). 3. Executai un clic pe celula B1 pentru a o selecta. 4. Scriei Numele Produsului, dar n loc de a apsa tasta ENTER, apsai tasta Tab. Programul ncheie introducerea textului n celula B1 i selecteaz celula C1. 5. Scriei n celula C1 Numrul Clientului i apsai tasta Tab. 6. Scriei n celula D1 Volumul vnzrilor i apsai tasta Enter pentru validare.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-8

Fig. 1.7. Introducerea textului n celule Putei remarca c titlurile din celulele B1, C1, D1 sunt destul de lungi i nu ncap n totalitate, deoarece Excel trunchiaz textul introdus funcie de limea celulei. Astfel dup introducerea textului trebuie ajustat limea celulelor (vezi paragraful ?? de la pagina ??). Am terminat de scris titlurile coloanelor, aa c ne vom ndrepta atenia ctre completarea cu informaii specifice fiecrei coloane. Deocamdat vom lsa necompletat prima coloan, completnd coloana a doua. Astfel vom preciza cteva produse, astfel: 1. Executai clic n celula B2 i scriei Monitor 17. 2. Apsai tasta ENTER, astfel c programul va termina scrierea n celula B2 i va trece la celula B3. 3. Introducei n celula B3 produsul Plac de baz. 4. Scriei, n continuare, urmtoarele produse: B4 Microprocesor AMD K7 B5 Memorie DIMM 64 B6 Placa Video S3 Trio B7 Placa Sunet Yamaha B8 Coller AMD K7 B9 Unitate CD-ROM 64x B10 Mouse Genius 3B 5. n momentul n care s-a dorit introducerea textului aferent celulei B5 s-a putut observa c Excel a afiat textul din celula B4, anticipnd ceea ce am fi dorit s scriem. Acest lucru este executat de funcia AutoComplete a programului Excel. 1.6.2.2. Scrierea numerelor sub form de texte Dup ce am terminat de introdus textele aferente coloanei B vom completa coloana C cu numerele asociate clienilor firmei fictive. De obicei, dorim ca programul s trateze numerele clienilor , numerele documentelor, numerele de telefon i alte numere folosite pentru identificare ca texte i nu ca valori cu care s se efectueze calcule. Dac numrul include pe lng cifre ntre 0 i 9 i alte caractere, programul l va considera automat text. Dac numrul este ns compus doar din cifre, atunci programul l va considera ca atare. De exemplu codul produselor menionate anterior, conin uneori doar cifre sau i cifre i litere. S vedem cu trateaz Excel codurile introduse: 1. Excutai clic pe celula C2 i scriei 4739AA i apsai tasta Enter. Codul coninnd i cifre i litere, Excel l trateaz ca text i l aliniaz la stnga. 2. n celula C3, scriei 943200 i executai clic pe butonul Enter. Se observ c programul a tratat codul clientului ca un numr, aliniindu-l la dreapta. n cazul n care dorim ca Excel s nu interpreteze numerele introduse ca valori de calcul ci ca text, la nceputul nregistrrii se introduce un apostrof (). Astfel, dac:

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-9

3. n celula C3 introducem din nou codul anterior dar de data aceasta cu apostrof, 943200, dup care acionm butonul Enter, programul Excel va trata valoarea ca text i l va alinia la stnga. 4. Introducei n continuare urmtoarele coduri pentru clienii virutali: C4 1488AA C5 6398AA C6 242422 C7 652248 C8 742669 C9 5465CF C 10 855111 Rezultatele se pot observa n figura 1.8.

Fig. 1.8. Introducerea valorilor (text) n celule 1.6.2.3. Introducerea valorilor de calcul Dup cum s-a putut observa introducerea valorilor numerice de calcul este o operaie la fel de uoar ca i introducerea unui simplu text. Parcurgei urmtorii pai pentru introducerea valorilor corespunztoare vnzrilor, n coloana D: 1. Executai clic pe celula D2 pentru a introduce valoarea de 230.56 i tastai Enter. 2. Scriei urmtoarele valori n celulele aferente: D3 189.23 D4 145.00 D5 78.12 D6 89.36 D7 36.25 D8 7.5 D9 175.9 D10 5.6 Se observ c programul nu scrie totdeauna aa cum ai introdus. Cu excepia cazului c i spunei altfel, programul alege modalitatea cea mai simpl de afiare i reinere a informaiilor. 1.6.2.4. Introducerea datelor calendaristice i a orei Pentru ca datele calendaristice i orele s fie afiate corect, acestea trebuie scrise ntrun format pe care programul s l identifice ca atare. Sunt recunoscute urmtoarele formate:

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-10

4/20 20-Apr-98 April 20, 1998 4-Mar Mar-97 3/4/97 04-Mar-97 M March-97 M-97 03/04/97 Exist dou formate suplimentare care combin data i ora sub forma: 3/4/97 1:30 PM 3/4/97 13:30 Pentru a evidenia modalitatea de lucru, a programului Excel, cu date calendarisitce vom introduce n coloana A urmtoarele date: A1 Jan3, 1997 A2 1/4/97 A3 1/10/97 A4 24-Jan-97 A5 Feb 2, 97 A6 2/8/97 A7 feb 14, 97 A8 3/1/97 A9 11-March-97 A10 March 28, 1997 nc o dat, nu trebuie s v ngrijorai dac programul nu va afia datele calendaristice aa cum le-ai introdus. Dup cum se vede n figura urmtoare ai completat toate rubricile corespunztoare unei foi de calcul simple. 1.6.2.5. Crearea unor serii de date i folosirea facilitii AutoFill n Excel, avem posibilitatea s crem diverse serii de valori pentru numere, date calendaristice i texte cu elemente de ordonare. De exemplu, pentru ca s crem o serie de numere de ordine, putem extinde secvena 1, 2, 3 adugnd 4, 5, 6, 7, . Aceste serii sunt utile de fiecare dat cnd avem nevoie de numere incrementate, perioade de timp sau alte elemente ce include valori incrementate. Pentru crearea unor astfel de serii de valori, Excel ne pune la dispoziie dou mecanisme: ! Mnerul din chenarul pentru selecii; ! Subcomanda Series, a comenzii Fill, din meniul Edit. Folosind tasta CTRL, putem s controlm creare seriilor de date. Astfel: 1. Dac am selectat o celul care conine o valoare i o copiem prin antrenarea mnerului ntr-un domeniu de celule, ea va fi introdus n toate celulele domeniului. 2. Dac dorim s crem o serie de valori incrementate pornind de la valoarea selectat, inem apsat tasta CTRL i antrenm mnerul seleciei n jos sau spre dreapta. 3. Dac dorim s crem o serie de valori decrementate pornind de la valoarea selectat, inem apsat tasta CTRL i antrenm mnerul seleciei n jos sau spre dreapta. 4. Dac am selectat o celul care conine o valoare pe care Excel ar incrementa-o automat, putem s prentmpinm acest lucru, prin apsarea tastei CTRL i s copiem prin antrenarea mnerului. Programul Excel poate crea urmtoarele tipuri de serii: ! timp - putem include incremente msurate n zile, sptmni sau luni i care sunt specificate de utilizator. ! liniare - valorile sunt incrementate sau decrementate cu o valoare constant. ! de cretere - seria se obine prin nmulirea valorilor printr-un factor constant.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-11

AutoFill - aceasta extinde mai multe tipuri de valori i creeaz serii inteligente de valori. Poate fi folosit direct, prin antrenare sau prin execuia subcomenzii Series a comenzii Fill, din meniul Edit sau din meniul contextual.

1.7. Navigarea Cel mai rapid mod de navigare n foaia de calcul este cu ajutorul mouse-ului. Dup cum ai vzut, executarea unui clic n oricare dintre celule mut indicatorul de celul n aceasta i afieaz noua adres corespunztoare. Pentru a afia pri ale foii de lucru care nu sunt vizibile pe ecran se folosesc barele de derulare. Pentru revenirea la prima celul a foii de calcul, oriunde v-ai afla, tastai combinaia de taste Ctrl + Home. De asemenea o alt modalitate de a naviga n interiorul unei foi de calcul este folosire tastaturii. Probabil c, la nceput, vei folosi mai frecvent tastele cu sgei, dar, pe msur ce ctigai experien, vei nva alte tasta sau combinaii de taste ce permit deplasarea cu o mai mare uurin de la o celul la alta. Iat cteva din aceste taste sau combinaii de taste, extrem de utilizate i foarte utile: Tabelul 1. Taste sau combinaia de taste ... Folosite pentru a ... Page Down Derula foaia cu o fereastr n jos Page Up Derula foaia cu o fereastr n sus Alt + Page Down Derula foaia cu o fereastr n dreapta Alt + Page Up Derula foaia cu o fereastr n stnga Ctrl + End Ajunge la sfritul zonei active Ctrl + Home Ajunge la celula A1 Home Ajunge la prima celul a liniei coninnd celula activ End, Sgeat dreapta Ajunge la ultima celul a liniei coninnd celula activ End, Sgeat sus Ajunge la prima celul a coloanei coninnd celula activ End, Sgeat jos Ajunge la ultima celul a coloanei coninnd celula activ 1.8. Execuia instruciunilor i a comenzilor n Excel Dup ce ai nvat s selectai i s introducei valori, vom discuta despre modalitile prin care putei transmite programului instruciunile sau comenzile dorite. 1.8.1. Folosirea meniurilor Putei transmite instruciuni programului Excel utiliznd comenzile puse la dispoziie de meniurile din bara de meniuri. Pentru cei ce cunosc procedurile elementare ale sistemului Windows 95, vor descoperi c i aici trebuie procedat la fel. Astfel dac dorim s alegem o comand din meniu, trebuie mai nti s executai un clic pe numele meniului din bara de meniuri. Cnd meniul se desfoar pe ecran, nu avei altceva de fcut dect s executai un clic pe numele comenzii dorite. Dac vrei s obinei acelai rezultat folosind tastatura, putei folosi combinaia de taste format din tasta Alt pentru a activa bara de meniuri simultan cu tasta corespunztoare literei subliniate din numele meniului i apoi apsai tasta coninnd litera subliniat din comanda dorit. Unele comenzi sunt urmate de o sgeat care indic faptul c, selectare comenzii respective, va fi afiat un submeniu. Alegei comenzile din submeniuri la fel ca pe cele din menuri. Alte nume de comenzi sunt urmate de puncte de suspensie (...), care indic faptul c trebuie s furnizai informaii suplimentare pentru ca Excel s execute comanda. Cnd se

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-12

selecteaz o astfel de comand, programul Excel afieaz o caset de dialog. Unele casete de dialog conin mai multe pagini, reprezentate prin etichete. Pentru afiare aopiunilor fiecrei pagini se execut un clic pe eticheta paginii respective. n cazul cnd numele comenzii este estompat, nseamn c nu putem alege acele comenzi.

Fig. 1.9. Folosirea meniurilor pentru a lansa comenzi i instruciuni n Excel n figura 1.9 se poate observa cum meniul Edit a fost selectat. Selectarea se putea face fie direct cu mouse-ul, fie prin combinaia de taste Alt+E. De asemenea se poate observa tipurile de comenzi precizate anterior. Astfel comanda Fill care este selectat are deschis un submeniu care are la rndul su alte comenzii. Totodat se pot observa tipurile de comenzi ce nu pot fi nc selectate (de exemplu Links, Objects din meniul Edit i Down sau Right din submeniul Fill). 1.8.2. Folosirea meniurilor contextuale Meniurile contextuale grupeaz comenzile specifice unui anumit tip de obiect, cum ar fi o celul sau un element al unei ferestre. Plasm indicatorul mouse-ului pe obiectul respectiv, executnd un clic cu butonul din dreapta mouse-ului i meniul corespunztor este afiat (pe scurt executarea unui clic-dreapta). Putem alege o comand din meniul contextual la fel ca dintr-un meniu obinuit. 1.8.3. Folosirea barelor cu instrumente O alt metod de a lansa comenzi sau instruciuni const n folosirea butoanelor din barele cu instrumente. Excel v pune la dispoziie numeroase bare cu instrumente predefinite.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-13

Pe unele le vei folosi frecvent, pe altele, probabil, niciodat. De obicei programul afieaz doar barele cu instrumente Standard i Formatting. Cu toate acestea putem afia, muta sau ascunde oricnd orice bar de instrumente dorim. Este bine s v obinuii cu folosirea acestor bare cu instrumente, deoarece reprezint o metod eficient i rapid. S ne convingem: 1. Plasai indicatorul pe oricare buton din bara cu instrumente Standard. Vei vedea o etichet ToolTips cu numele butonului. 2. Deplasai ncet mouse-ul deaspura tuturor butoanelor exsitente pe barele de instrumente Standard i Formatting, pentru a le afia numele. 3. Executai clic pe butonul Web Toolbar din bara de instrumente Standard pentru a afia bara cu instrumente Web care apare sub celelalte bare. 4. Executai clic-dreapta undeva pe bara cu instrumente standard sau de formatare pentru a afia un meniu contextual care conine cteva din celelalte bare cu instrumente disponibile. Meniurile care sunt deja activate au un semn distinctiv ( ) n faa denumirii lor. 5. Selectai opiunea Chart din meniul contextual pentru a afia o bar cu instrumente Chart flotant. 6. Executai dublu clic pe titlul barei Chart pentru a o aduce n zona barelor cu instrumente din partea superioar a ferestrei. 7. Plasai indicatorul pe linia dubl de la captul din stnga al barei cu instrumente Chart i tragei-o pe suprafaa foii de calcul. 8. Executai clic pe butonul Close din partea dreapt a barei de titlu pentru a ndeprta bare cu instrumente Chart de pe ecran. 1.8.4. Folosirea scurtturilor Dac preferai s folosii tastatura n locul mouse-ului, putei lansa numeroase comenzi Excel folosind combinaii de taste, numite scurtturi. Putei afia o list a acestor scrutturi alegnd din meniul Help comanda Contents And Index i executnd dublu clic pe opiunea Reference Information din pagina Contents, apoi pe textul Keyboard Shortcut Reference i n final pe scurttura care v intereseaz. 1.9. Terminarea sesiunii de lucru Excel n momentul n care am terminat lucrul cu un document, acesta poate fi salvat ntr-un fiier. Dac documentul exist deja, salvarea se poate face n acelai fiier sau ntr-altul cu alt nume. Dac documentul este nou creat, trebuie s precizm numele fiierului n care dorim s-l salvm. Pentru a nelege mai bine vom salva fiierul pe care am lucrat pn acum. Pentru acest lucru parcurgei urmtorii pai: 1. Executai clic fie pe butonul Save din bara cu instrumente standard, fie din meniul File de pe bare de meniuri alegei comanda Save sau Save As. A doua comand o vom folosi atunci cnd avem deja un nume al fiierului sau cnd dorim s salvm sub un alt nume. n cazul nostru indiferent de ce alegem va trebui s introducem numele dorit de fiier (ex1capitol1.xls). 2. Programul afieaz caseta de dialog Save As. 3. Introducei numele ales pentru fiierul n cauz (ex1capitol1.xls). 4. n caseta Save In alegei directorul n care dorii s salvai documentul dumneavoastr. Implicit programul ofer posibilitatea salvrii n directorul My Documents (documentele mele).

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-14

5. Se acioneaz butonul Save pentru a salva numele ales al fiierului sau butonul Cancel pentru a anula denumirea fiierului. 6. La revenire n fereastra programului Excel se va observa c n bara de titlu s-a efectuat schimbarea denumirii documentului. Pentru nchiderea documentului urmai unul dintre paii urmtori: 1. Executai comanda Close din meniul File. Dac documentul pe care l nchidem conine modificri nesalvate nc, Excel afieaz o fereastr de dialog prin care suntei ntrebat dac dorii s salvai modificrile survenite de la ultima salvare. Avei la dispoziie trei opiuni: Yes (Da salveaz documentul), No (Nu nu salveaz documentul), Cancel (anuleaz nchiderea documentului). 2. Executai clic pe butonul sub form de x din partea dreaptasus a ferestrei documentului (atenie c exist dou astfel de semne, primul de sus corespunztor nchiderii programului, al doilea corespunztor nchiderii documentului activ). 3. Pentru nchiderea programului selectai comanda Exit din meniul File. n acest moment programul nchide toate documentele deschise i ne avertizeaz n cazul n care au mai rmas nesalvate date n anumite documente. 1.10. Obinerea asistenei din partea programului Programul Microsoft Excel nglobeaz mai multe mecanisme care permit accesul utilizatorului la informaii, sugestii de perfecionare, explicaii detaliate i exemple de utilizare cu privire la toate facilitile acestuia. n acest paragraf sunt explicate modalitile de utilizare ale sistemului de asistena software al programului Microsoft Excel. 1.10.1. Comanda Help Comanda Help v permite accesul n sistemul de asisten software al programului Microsoft Excel, sistem ce afieaz pe ecranul dumneavoastr informaii i instruciuni de lucru cu programul Excel. O cale de acces la sistemul de asisten software o reprezint comanda Help din meniul principal. La selectarea comenzii Help se afieaz un submeniu ce conine cinci comenzi. Acestea sunt urmtoarele: " Microsoft Excel Help - afieaz meniul asistentului sistemului de asisten. " Contents and Index - afieaz ecranul principal al sistemului de asisten software, ecran ce are titlul Help Topics. " What's this? - afieaz meniul help pentru un anumit obiect indicat, asigurnd ajutorul pentru o formatare deja existent din text. " Microsoft on the Web - permite conectarea la reeaua Microsoft (Microsoft Network). Aceast comand este disponibil numai dac la configurare ai realizat conectarea sistemului pe care lucrai la reeaua Microsoft. . " Lotus 1-2-3 Help - afieaz mesaje de asisten pentru utilizatorii familiarizai cu programul Lotus 1-2-3. " About Microsoft Word - afieaz informaii despre programul Word pentru Windows, cum ar fi numrul versiunii programului i numrul de licen. Acest capitol explic cele mai des folosite comenzi de asisten. Dac dorii informaii mai amnunite despre Microsoft Network sau Lotus 1-2-3 Help putei consulta documentaia livrat odat cu programul. Asisten rapid: n orice moment al editrii unui document, putei afia rapid ecranul Help Topics apsnd tasta F1.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-15

1.10.2. Ecranul Help Topics Fereastra Help Topics conine patru etichete (Contents, Index, respectiv Find, care v permit accesul n diferite zone ale sistemului de asisten software on-line. Carte deschis

Capitol Fig. 13.1 Eticheta Contents din caseta de dialog Help Topics Observai coninutul grupului Contents (figura 13.1) din meniul Help Topics Microsoft Wizard. Fiecare titlu (sau carte) din lista afiat definete o anumit seciune din materialul de asisten software on-line. Pentru a deschide o carte, selectai-o i apoi apsai butonul Open. Pentru a nchide o carte deschis, facei dublu clic pe pictograma ce reprezint o carte deschis situat n stnga titlului selectat. Atunci cnd deschidei o carte se afieaz lista capitolelor coninute de aceasta. Capitolele crii deschise sunt indicate prin pictograme de forma unui semn de ntrebare. Pentru a deschide un capitol, facei clic pe pictograma asociat lui i apoi facei clic pe butonul Open. De asemenea, o carte poate conine i alte cri pe care le putei deschide procednd n acelai mod. Pentru a reveni din fereastra ce conine amnuntele ajuttoare, facei clic pe butonul Help Topics pentru a nchide fereastra respectiv i a reveni n meniul principal.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-16

Fig. 13.2 Eticheta Index din ecranul Help Topics Grupul Index conine o list ordonat alfabetic a subiectelor despre care se pot furniza informaii, aa cum se observ deschiznd grupul din meniul principal Help Topics. Pentru a vizualiza fiierul facei clic pe subiectul ce v intereseaz i apoi apsai tasta Display.

Fig. 13.3 Eticheta Find din ecranul Help Topics Grupul Find din fereastra Help Topics permite cutarea informaiei dorite n sistemul de asisten software al programului. Pentru a utiliza facilitatea Find procedai astfel: 1. Introducei subiectul sau cuvntul dup care vrei s se efectueze cutarea n prima caset de text.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-17

2. n a doua caset de text, facei clic pe termenul cel mai apropiat de subiectul tastat n prima caset de text. 3. A treia caset de text afieaz o list ce conine termenii care se refer la subiectul selectat. Facei clic pe elementul din list care v intereseaz i apoi selectai butonul Display.

Fig. 13.4 Fereastra de tip text ce conine informaiile cerute Programul va afia o fereastr (figura 13.4) de asisten software cu informaii referitoare la subiectul selectat. Fereastra poate fi de dou tipuri: grafic sau text. n figura 13.4 este vorba de o fereastr grafic care furnizeaz o imagine a elementului selectat i conine diverse etichete asupra crora putei face clic cu mouse-ul pentru a afia informaii suplimentare referitoare la anumite opiuni ale programului. Fereastra de tip text furnizeaz informaii, multe din ferestrele de acest gen, conin la rndul lor, butoane pe care le putei selecta pentru a obine informaii suplimentare. n orice fereastr a sistemului de asisten software v-ai afla, facei clic pe butonul Help Topics pentru a nchide fereastra n cauz i a reveni la meniul principal. Pentru a nchide fereastra se folosete tasta ESC. De asemenea activnd butonul Options vei obine alte comenzi utile sistemului de asistena software, cum ar fi tiprirea ferestrei n cauz. 1.10.3. Microsoft Word Help Fereastra Microsoft Excel Help reprezint un sistem de ajutor mult mai facil, avnd o grafic mai atrgtoare. Aa cum se observ n figura 13.1 la activare comenzii Microsoft Excel Help din cadrul meniul Help, n cadru ferestrei programului Microsoft Excel, n partea dreapt jos, apare o animaie i un chestionar care ajut la Fig. 13.1 - Microsoft Assistent soluionarea problemei aprute. Astfel cel mai simplu este introducerea n spaiul destinat al cuvntului care descrie cel mai bine problema aprut. Dup

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 1-18

aceea se activeaz comanda Search fiind urmat de apariia unei ferestre cu descrierea soluiei sau soluiilor posibile pentru problema n cauz. 1.10.4. Informaii dependente de context Dac folosii meniurile sau casetele de dialog ale programului Excel, putei obine informaii de asisten software dependente de context n orice moment apsnd tasta F1. Dac ai selectat o comand dintr-un meniu i apsai tasta F1 se vor afia informaii despre ea. Dac ai deschis o caset de dialog, apsarea tastei F1 afieaz informaiile referitoare la caseta de dialog respectiv. Dup ce ai citit informaiile afiate, apsai tasta ESC pentru a nchide fereastra de asisten software i a reveni la ceea ce fceai anterior.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa