Contabilitatea in partida simpla

Data 23 March 2009 Marea majoritate a contabililor sunt obisnuiti sa lucreze in contabilitate in partida dubla, de aceea ne propunem sa abordam si cateva aspecte legate de contabilitatea in partida simpla. Cadrul legislativ este Ordinul nr. 1.040 din 8 iulie 2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea evidenei contabile n partid simpl de ctre persoanele fizice care au calitatea de contribuabil n conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal. Contribuabilii care obin venituri din activiti independente sunt obligai, potrivit prevederilor Codului fiscal s organizeze i s conduc evidena contabil n partid simpl. Organizarea evidenei contabile n partid simpl Contribuabilii pot utiliza toate formularele prevzute n prezentele norme metodologice sau numai o parte din acestea, n funcie de elementele specifice activitii desfurate. Pentru determinarea veniturilor, n funcie de natura activitii, de frecvena ncasrilor/plilor sau de felul serviciilor prestate, precum i de alte elemente specifice activitii desfurate, contribuabilii pot utiliza i alte formulare cu regim special, care au fost aprobate prin ordine ale ministrului finanelor publice. n funcie de necesiti contribuabilii pot utiliza i alte formulare stabilite prin norme metodologice de ntocmire i utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiar i contabil. Contribuabilii vor folosi i alte formulare prevzute n mod expres de acte normative care reglementeaz activiti economice specifice (exploatarea masei lemnoase, prestrile de servicii cu caracter internaional, jocurile de noroc etc). In cazul utilizrii modelelor formularelor financiar-contabile comune pe economie, aprobate pentru persoanele juridice, acestea vor fi completate n conformitate cu prezentele norme metodologice. n aceast situaie elementele referitoare la conturi, debite, credite, semnturile de aprobare, avizare, precum i alte elemente similare nu se completeaz. n condiiile utilizrii sistemelor informatice financiar-contabile este necesar s fie respectate Criteriile minimale privind programele informatice utilizate n domeniul financiar-contabil, prevzute de normele legale. Norme generale privind documentele justificative i financiar-contabile n conformitate cu prevederile legale evidena contabil n partid simpl se ine n limba romn i n moneda naional. Orice operaiune economico-financiar efectuat se consemneaz n momentul efecturii ei ntr-un document care st la baza nregistrrilor n evidena contabil n partid simpl, dobndind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale, prevzute n structura formularelor aprobate: - denumirea documentului; - numele i prenumele contribuabilului, precum i adresa complet; - numrul documentului i data ntocmirii acestuia; - menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economico-financiare (cnd este cazul); - coninutul operaiunii economico-financiare, iar atunci cnd este necesar, i temeiul legal al efecturii ei; - datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate; - numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii; - alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor n documente justificative. Documentele care stau la baza nregistrrilor n evidena contabil n partid simpl pot dobndi calitatea de document justificativ numai n cazurile n care furnizeaz toate informaiile prevzute n normele legale n vigoare. Documentele provenite din relaiile de cumprare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi nregistrate n evidena contabil n partid simpl numai n cazurile n care se face dovada intrrii n patrimoniu a bunurilor respective, prin ntocmirea Borderoului de achiziie sau a Notei de recepie i constatare de diferene, dup caz, i a plii acestora pe baz de Dispoziie de plat-ncasare ctre casierie . n cazul n care documentele respective se refer la cheltuieli pentru prestri de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baz de norm de venit, pentru a fi nregistrate n evidena contabil n partid simpl a contribuabililor prevzui la pct. 1, acestea trebuie s aib la baz contracte sau convenii, ntocmite n acest scop n conformitate cu reglementrile legale n vigoare, i Dispoziie de plat-ncasare ctre casierie . Documentele contabile jurnale, fie etc. servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n evidena contabil n partid simpl a operaiunilor consemnate n documentele justificative. nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu pix cu past, la maina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dup caz. n documentele justificative i n cele contabile nu sunt admise tersturi sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n acestea. Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect. Corectarea se face pe toate exemplarele documentului justificativ i se confirm prin semntura persoanei care a ntocmit documentul justificativ, menionndu-se i data efecturii operaiunii de corectare. In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza crora se primete, se elibereaz sau se justific numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevd asemenea restricii, documentul greit se anuleaz i rmne n carnetul respectiv (nu se detaeaz), cu excepia ordinului de deplasare (delegaie), pe baza cruia se primete sau se restituie diferena dintre cheltuielile efective de deplasare i avansul acordat. Contribuabilii au obligaia s efectueze inventarierea general a patrimoniului: la nceputul activitii; cel puin o dat pe an; la ncetarea activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege. Inventarierea se face n conformitate cu normele privind organizarea i efectuarea inventarierii, aprobate prin ordin al ministrului finanelor publice.
2

Arhivarea i pstrarea documentelor justificative i financiar-contabile Contribuabilii au obligaia s pstreze n arhiva lor registrele de contabilitate, documentele financiar-contabile, precum i documentele justificative, care stau la baza nregistrrii n evidena contabil n partid simpl. Termenul de pstrare a Registrului-jurnal de ncasri i pli, a Registrului-inventar, precum i a documentelor justificative i financiar-contabile este de 10 ani, cu ncepere de la data ncheierii anului fiscal n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia statelor de salarii, care se pstreaz timp de 50 de ani. Arhivarea documentelor justificative i financiar-contabile se face, de asemenea, n conformitate cu prevederile legale, cu respectarea urmtoarelor reguli generale: - documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite i parafate; - gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui an fiscal la care se refer acestea; - dosarele coninnd documente se pstreaz n spaii amenajate n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; - evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul unui registru de eviden curent, n care sunt inute evidenele dosarelor i documentelor financiar-contabile intrate n arhiv, precum i micarea acestora n decursul timpului. Norme privind nregistrarea veniturilor Evidena contabil n partid simpl a veniturilor se ine pe feluri de venituri, dup natura lor, astfel: a) venituri din activiti care constituie fapte de comer; b) venituri din profesii libere; c) alte venituri. Pentru asociaiile fr personalitate juridic evidena contabil n partid simpl a veniturilor se va ine n mod distinct. Evidena contabil n partid simpl a operaiunilor efectuate n valut se ine att n moneda naional, ct i n valut, potrivit reglementrilor elaborate n acest sens. n cazul n care bunurile din patrimoniul afacerii trec n patrimoniul personal al contribuabilului, suma reprezentnd contravaloarea acestora se include n venitul brut, considerndu-se o nstrinare. n cazul n care asociaiile i nceteaz activitatea, iar fotii asociai continu s funcioneze n mod individual, bunurile din patrimoniul asociaiei trec n patrimoniul noilor afaceri, se nscriu n Registrul-inventar al acestora i se amortizeaz n continuare, se consum sau se vnd, dup caz. n toate cazurile de nstrinare este necesar evaluarea bunului, care se poate face la preurile practicate pe pia sau stabilite prin expertiz tehnic. n cazul ncetrii definitive a activitii, sumele obinute din valorificarea bunurilor patrimoniului afacerii, nscrise n Registrul-inventar (mijloace fixe, obiecte de inventar etc), precum i stocurile de materii prime, materiale, produse finite i mrfuri rmase nevalorificate sunt incluse n venitul brut. Stabilirea venitului net obinut sau a pierderii nregistrate n cadrul asocierii se determin pe fiecare contract de asociere.

Constituie venit brut venitul ncasat n cadrul unui an calendaristic, indiferent de perioada n care au fost efectuate prestaiile. Pentru fiecare tip de activitate desfurat se va ntocmi Fia pentru operaiuni diverse n care se vor nregistra toate documentele n ordine cronologic. n relaiile cu persoanele juridice contribuabilii sunt obligai, pentru sumele ncasate att pe baz de chitan, bon fiscal etc., ct i prin banc, s ntocmeasc factur. n relaiile cu persoanele fizice contribuabilii sunt obligai, pentru sumele ncasate prin banc, s ntocmeasc factur. Plile lunare efectuate de societile comerciale (de asigurare i reasigurare etc.) ctre persoane fizice, reprezentnd contravaloarea comisioanelor din activitatea de intermediere n baza unui contract de mandat, agent sau comision, se vor efectua pe baza Borderoului de pli care va cuprinde n mod obligatoriu i urmtoarele informaii: - numele i prenumele beneficiarului de venit; - codul numeric personal/numrul de identificare fiscal; - venitul brut la care se aplic cota de impozit de 10% sau 15%; - alte contribuii obligatorii reinute n momentul plii de ctre pltitorul de venituri, dup caz; - impozitul pe venit reinut prin stopaj la surs; - suma achitat; - semntura beneficiarului de venit. In condiiile utilizrii aparatelor de marcat electronice fiscale, n conformitate cu prevederile legale, nregistrarea veniturilor se face n baza Raportului fiscal de nchidere zilnic i a Registrului special, ntocmit n condiiile defectrii aparatelor de marcat electronice fiscale. Norme privind evidenierea cheltuielilor Condiiile generale pe care trebuie s le ndeplineasc cheltuielile aferente veniturilor, pentru a putea fi deduse, sunt: a) s fie efectuate n cadrul activitilor desfurate n scopul realizrii venitului, justificate prin documente; b) s fie cuprinse n cheltuielile exerciiului financiar al anului n cursul cruia au fost pltite; c) s respecte regulile privind amortizarea, prevzute n titlul II din Codul fiscal; d) cheltuielile cu primele de asigurare s fie efectuate pentru: - active corporale sau necorporale din patrimoniul afacerii; - activele ce servesc ca garanie bancar pentru creditele utilizate n desfurarea activitii pentru care este autorizat contribuabilul; - boli profesionale, risc profesional i accidente de munc; - persoane care obin venituri din salarii, potrivit prevederilor capitolului III din titlul III din Codul fiscal, cu condiia impozitrii sumei reprezentnd prima de asigurare, la beneficiarul acesteia, la momentul plii de ctre suportator. Evidena contabil n partid simpl a cheltuielilor se ine pe feluri de cheltuieli, n funcie de natura lor, astfel: a) cheltuielile efectuate n interesul direct al activitii, cum sunt: - cheltuielile cu achiziionarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar i mrfuri; - cheltuielile cu lucrri executate i servicii prestate de teri; - cheltuielile efectuate de contribuabil pentru executarea de lucrri i prestarea de servicii pentru teri; - chiria pentru spaiul n care se desfoar activitatea, pentru utilaje i pentru alte
4

instalaii nchiriate, utilizate n desfurarea activitii, n baza unui contract de nchiriere; - dobnzile aferente creditelor bancare; - cheltuielile cu comisioanele i cu alte servicii bancare; - cheltuielile cu primele de asigurare; - cheltuielile cu reclama i publicitatea; - cheltuielile potale i taxele de telecomunicaii; - cheltuielile cu energia i apa; - cheltuielile cu transportul de bunuri i de persoane; - cheltuielile de delegare, detaare i deplasare; - cheltuielile de personal; - cheltuielile cu impozite i taxe, altele dect impozitul pe venit; - cheltuielile reprezentnd contribuiile pentru asigurrile sociale de stat, pentru constituirea Fondului pentru plata ajutorului de omaj, pentru asigurrile sociale de sntate, precum i alte contribuii obligatorii; - cheltuielile reprezentnd contribuiile profesionale obligatorii datorate asociaiilor profesionale din care fac parte contribuabilii; b) cheltuielile cu sponsorizarea i mecenatul; c) cheltuielile de protocol; d) cheltuielile cu amortizarea fiscal; e) n cazul utilizrii bunurilor cu folosin mixt (pentru afacere i n scop personal), cheltuiala deductibil se determin, dup caz, proporional cu: - numrul de kilometri parcuri n interes de afacere; - numrul de metri ptrai folosii n interes de afacere; - numrul de uniti de msur specifice n alte cazuri; i f) alte cheltuieli deductibile plafonat, stabilite potrivit reglementrilor n vigoare privind impozitul pe venit. Angajatorii au obligaia s ntocmeasc, pentru salariaii cu contract individual de munc, dup caz, Fia fiscal 1 (pentru venituri din salarii la funcia de baz FF 1), respectiv Fia fiscal 2 (pentru venituri, altele dect cele de la funcia de baz FF 2). In vederea completrii fielor fiscale 1 i 2 i stabilirii drepturilor bneti ale persoanelor angajate, angajatorul va ntocmi statul de salarii. Calculul venitului net Venitul brut cuprinde: a) sumele ncasate i echivalentul n lei al veniturilor n natur din desfurarea activitii; b) veniturile sub form de dobnzi din creane comerciale sau din alte creane utilizate n legtur cu o activitate independent; c) ctigurile din transferul activelor din patrimoniul afacerii utilizate ntr-o activitate independent, inclusiv contravaloarea bunurilor rmase dup ncetarea definitiv a activitii; d) veniturile din angajamentul de a nu desfura o activitate independent sau de a nu concura cu o alt persoan; e) veniturile din anularea sau scutirea unor datorii de plat aprute n legtur cu o activitate independent. Nu constituie venit brut i nu se nregistreaz n Registrul-jurnal de ncasri i pli sumele ncasate, cum sunt: - aporturile n Numerar sau echivalentul n lei al aporturilor n natur fcute la nceperea unei activiti ori n cursul desfurrii acesteia; - sumele primite sub form de credite bancare sau de mprumuturi de la persoane fizice ori persoane juridice;
5

- sumele primite ca despgubiri; - sumele sau bunurile primite sub form de sponsorizri, mecenat sau donaii. Pentru aceste categorii de operaiuni fie se deschid fie pentru operaiuni diverse distincte, fie se ntocmesc situaii cu ajutorul documentelor cumulative care s reflecte situaia acestor sume. Se admit la deducere numai cheltuielile care sunt aferente realizrii veniturilor i care sunt pltite n cursul unui an fiscal. nregistrarea n evidena contabil n partid simpl a bunurilor mobile i imobile se face la valoarea de achiziie, de producie sau la preul pieei, dup caz. Creanele, respectiv facturile emise i nencasate, precum i obligaiile stabilite conform legii i neonorate se nregistreaz la valoarea lor nominal n fie pentru operaiuni diverse. Aceste fie se deschid distinct pentru creane i datorii. Cheltuielile cu amortizarea pentru bunuri se admit la deducere, n conformitate cu reglementrile din titlul II din Codul fiscal. Sunt amortizabile, n conformitate cu prevederile legale, numai bunurile nregistrare n Registrul-inventar . Evidena contabil n partid simpl a bunurilor din patrimoniu se ine n conformitate cu prevederile normelor metodologice de ntocmire i utilizare a formularelor tipizate comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiar i contabil, aprobate prin ordin al ministrului finanelor publice. Orice sum pltit, respectiv ncasat, n numerar sau prin banc se va nregistra n mod obligatoriu, cronologic, n Registrul-jurnal de ncasri i pli. Cheltuielile deductibile plafonate se stabilesc astfel nct la sfritul anului fiscal s se ncadreze n prevederile legale. Venitul net sau pierderea fiscal se calculeaz astfel: din totalul sumelor ncasate, evideniate n col. 5, respectiv 6, din Registrul-jurnal de ncasri i pli, se scad cheltuielile cu amortizarea fiscal a bunurilor i drepturilor, evideniate n Fia pentru operaiuni diverse, i totalul sumelor pltite, evideniate n col. 7, respectiv 8, din Registrul-jurnal de ncasri i pli, i se adun sumele pltite pentru cumprarea bunurilor amortizabile i totalul cheltuielilor nedeductibile, care se preia din centralizatorul cheltuielilor nedeductibile, acest centralizator ntocmindu-se cu ajutorul unui document cumulativ. Venitul net sau pierderea fiscal va fi influenat cu plile i/sau ncasrile efectuate n avans, care se refer la alte exerciii fiscale, n cazul drepturilor de proprietate intelectual, cu impozitul aferent venitul brut ncasat, iar n cazul valorificrii bunurilor n regim de consignaie, veniturilor obinute ca urmare a unor activiti desfurate n baza unui contract de agent, comision sau mandat commercial. Registrul jurnal pentru incasari si plati
Nr. pagina ......... REGISTRUL-JURNAL DE INCASARI SI PLATI Nr. Data Documentul Felul Inasari Plati crt. (felul,nr.) operatiunii (explicatii) numerar banca numerar banca 1 2 3 4 5 6 7 8 TOTAL 14-1-1/b