Sunteți pe pagina 1din 35

2.

TABELE
Lansarea aplicaiei Access se poate realiza din meniul START (Start/Programs/Microsoft Access) sau prin dublu click pe pictograma Access. n ambele cazuri pe ecran se afieaz fereastra de baz Access (figura 2.1).

Fig. 2.1. Fereastra Access. Utilizatorul poate opta pentru una din urmtoarele variante: crearea unei baze de date (opiunea Blank Database) (Baza de date necompletat); crearea unei baze de date folosind un ablon (opiunea General Templates); deschiderea unei baze de date existente (opiunea Open a file). S se creeze folosind opiunea Blank Database (Baz de date necompletat) fiierul Gestiune_firma.mdb Observaie: Dup alegerea opiunii pe ecran se afieaz caseta de dialog File New Database (figura 2.2). n aceast fereastra se precizeaz n rubrica File name numele

bazei de date, se alege locul n care se va salva baza de date din rubrica Save in i se creeaz baza de date selectnd butonul Create. Componentele unei baze de date Access se numesc obiecte. ntr-o baz de date poate fi incluse urmtoarele colecii de obiecte: tabele (Tables) sunt obiecte fundamentale ale bazei de date. Ele au o structur i se folosesc pentru a memora nregistrri; interogari (Queries) permit extragerea din baza de date a acelor date de care utilizatorul are nevoie; formulare (Forms) se utilizeaz pentru a vizualiza datele; rapoarte (Reports) se utilizeaz pentru a edita situaii; pagina Web de accesare a datelor (Page) reprezint un obiect care include un fiier HTML i alte fiiere suport n vederea furnizrii accesului la date prin intermediul browser-elor de Internet; macrouri (Macros) reprezint obiecte care conin o definiie structurat a uneia sau mai multor aciuni; modulele (Modules) reprezint obiecte care conin proceduri definite de utilizator i scrise n limbajul de programare Visual Basic.

Fig. 2.2. Caseta de dialog File New Database.

2.1. Crearea unei tabele


Pentru a crea o noua tabel se alege colecia de obiecte Tables(Tabele) din fereastra Database (figura 2.3.) i se acioneaz butonul de comand New(Nou) deschizndu-se caseta de dialog NewTable(Tabel nou) (figura 2.4.). Crearea unei tabele se poate realiza n mai multe moduri: utiliznd fereastra de proiectare (DESIGN VIEW / VIZUALIZARE PROIECT); folosind asistentul (TABLE WIZARD / EXPERT TABEL); introducnd direct datele (DATASHEET VIEW / VIZUALIZARE FOAIE DE DATE); importnd dintr-o baz de date (IMPORT TABLE / IMPORT TABEL); legnd de alte tabele aparinnd altor baze de date (LINK TABLE / LEGARE TABEL).

Fig. 2.3. Fereastra Database.

Fig. 2.4. Caseta de dialog New Table.

Pentru a utiliza fereastra de proiectare se alege opiunea Design View (Vizualizare proiect) din caseta de dialog New Table (Tabel nou), pe ecran aprnd fereastra Table (Tabele) (figura 2.5.).

Fig. 2.5. Fereastra Table. Fereastra conine: n partea superioar numele cmpului, tipul de date i opional, o descriere a cmpului respectiv; n partea inferioar (Field Properties) (Proprieti cmpuri) se introduc celelalte proprieti ale cmpului. Numele cmpului (Field Name) (Dimensiune cmp) poate fi format din maximum 64 caractere, poate s conin spaiu i nu trebuie s conin caracterele ., [,],!. Tipul atributului (Data Type) (Tip de dat) poate fi: TEXT, poate avea o lungime maxim de 255 caractere. Lungimea implicit pentru un atribut text este de 50 caractere. MEMO, recomandat pentru stocarea blocurilor de text de pn la 64000 de caractere. Spre deosebire de alte SGBD-uri relaionale (FoxPro, XBase) aceste cmpuri sunt stocate n tabel i nu n fiiere auxiliare acesteia. NUMBER (NUMR), pentru care sunt definite mai multe subtipuri precizate n proprietatea Field Size (tabelul 2.1). Tabelul 2.1. Proprietile subtipurilor datelor numerice. Subtip Byte(Octet) Integer(Intreg) Long Integer(Intreg lung) Single(Simpla precizie) Double(Dubla precizie) Replication ID(ID reproducere) Decimal(Zecimal) Numr de zecimale 0 0 0 7 15 Interval de valori [0,255] [-215; 215-1] [-231;231-1 [-3.4*1038; 3.4*1038] [-1.797*10308; 1.797*10308] Identificator global unic [-1028;1028] Octei ocu pai 1 2 4 4 8 16 16

DATE/TIME (DAT/OR), dat calendaristic i or. YES/NO( DA/NU), date de tip logic.

CURRENCY (MONED), format fix cu patru zecimale prevenind erorile de rotunjire, al crui nume provine de la semnul monetar ($) pe care l afieaz automat naintea realizrii atributului. AUTONUMBER (AUTONUMEROTARE), caracterizat prin faptul c genereaz automat o valoare numeric (long integer) prin incrementare cu 1 (Increment) sau generare automat (Random). OLE OBJECT (OBIECT OLE), include fiiere bitmap care stocheaz imagini/desene, fiiere care stocheaz secvene audio i alte tipuri de date care pot fi create de o aplicaie OLE Server. HYPERLINK, un text sau o combinaie de texte cu numere stocate ca un text i folosit ca adresa a unei pagini Web. LOOKUP WIZARD( EXPERT CUTARE), creeaz cmpuri ce permit utilizatorului s aleag valori din cadrul altor tabele sau dintr-o list de valori. S se creeze tabela Furnizori care are urmtoarea structur: Cod furnizor (cheia primar) Denumire Data infiintarii Sediu Banca Number Text Date Memo Text

Aceste cmpuri se caracterizeaz prin anumite proprieti pe care le vom defini utiliznd opiunile din Field Properties. Field Size(dimensiune cmp), permite modificarea dimensiunii implicite corespunztoare tipului definit. n cazul datelor numerice fiecare subtip prezint o dimensiune predefinit (tabelul 2.1). Format(format), permite stabilirea formatului de afiare a datelor. Aceast proprietate vizeaz atribute de tip text, numeric, data i logic. Formatul dorit se selecteaz din lista oferit n urma activrii butonului de control. Pentru datele de tip numeric, de exemplu, se poate opta ntre urmtoarele formate de afiare: General Number, Currency, Euro, Fixed, Standard, Percent, Scientific. Decimal places (zecimale) stabilete numrul de zecimale ce pot fi atribuite cmpului. Input Mask (masc de intrare) permite definirea mtilor pentru introducerea datelor. Se poate utiliza caracterul > pentru a transforma caracterele tastate n majuscule sau < pentru conversia caracterelor tastate n minuscule. Caption (legend) stabilete un al doilea nume pentru atribut care va fi afiat n formularele i rapoartele care se vor crea.

Default Value( valoare implicit) este valoarea implicit care se atribuie automat cmpului atunci cnd utilizatorul nu introduce nici o valoare. Validation Rule (regula de validare) definete restricii referitoare la domeniul de valori. Acestea folosesc: operatori: =, -, *, /, mod, >, <, <>, <=, >=, AND, OR, BETWEEN, IN, LIKE; identificatori; funcii; Validation Text (text de validare) reprezint textul care va aprea pe bara de mesaje n cazul n care valoarea introdus nu respect criteriul impus de regula de validare. Indexed (indexat) permite definirea unui fiier index pe atributul respectiv. Proprietile aferente cmpurilor tabelei Furnizori sunt prezentate n tabelul 2.2. nainte de salvarea tabelei se definete cheia primar care poate fi format din unul sau mai multe atribute. Pentru aceasta se parcurg etapele: se deschide tabela n modul de lucru Design(Proiect), in cazul n care nu se afl deja n acest mod executnd click pe butonul Design View (Vizualizare proiect ; se selecteaz atributul/atributele care vor forma cheia primar; se activeaz butonul Primary Key din bara de instrumente sau se alege comanda omonim di meniul Edit. Tabelul 2.2. Proprietile cmpurilor tabelei Funizori. Cmp Cod furnizor Proprieti Field Size (dimensiune camp) Format (format) Default Value (valoare implicita) Validation Rule (regula de validare) Validation Text (text de validare) Indexed (indexat) Field Size (dimensiune camp) Valori Byte General Number 100 =>100 and <=200 Trebuie sa tastezi intre 100 si 200 Yes (No Duplicates) 20

Denumire

Caption (legenda) Data infiintarii Format (format) Default Value (valoare implicita) Validation Rule (regula de validare) Validation Text (text de validare)

Denumirea furnizorului General Date 1 martie 2004 <=Date() Ai depasit data curenta

n cazul n care se creeaz o tabel n modul Datasheet View (Vizualizare foaie de date) se alege opiunea cu acelai nume din caseta de dialog New Table (Tabel nou). Avantajul const n definirea rapid a tabelei, iar dezavantajul const n faptul c ulterior trebuie perfecionat definirea implicit. S se creeze tabela Facturi care are urmtoarea structur: Datafact Date Cod furnizor Number

Nrfactura (cheia primar) Number Val factura Number

S se completeze cu nregistrri cele patru tabele prin deschiderea tabelelor n modul de lucru Datasheet View (Vizualizare foaie tabel) . Acest lucru se realizeaz fie acionnd butonul din fereastra Database dup ce n prealabil s-a selectat baza de date, fie executnd dublu clic asupra tabelei n aceeai fereastr. Proprietile aferente cmpurilor tabelei Facturi sunt prezentate n tabelul 2.3. Tabelul 2.3. Proprietile cmpurilor tabelei Facturi. Cmp Nrfactura Proprieti Field Size (dimensiune camp) Format (format) Caption (legenda) Default Value (valoare implicita) Validation Rule (regula de validare) Validation Text (text de validare) Valori

Datafact

Integer General Number Numar factura 2000 >=2000 and <=2500 Trebuie sa tastezi intre 2000 si 2500. Indexed (indexat) Yes (No Duplicates) Format format) General Date Caption (legenda) Data facturii Default Value (valoare implicita) =Date() Validation Rule (regula de validare) <=Date() Validation Text Ai depasit data curenta

Val factura

Field Size (dimensiune camp) Format (format) Default Value (valoare implicita) Validation Rule (regula de validare) Validation Text (text de validare)

Cod furnizor

Long Integer Currency 0 >0 Ai introdus o valoare negativ Field Size (dimensiune cmp) Byte Format (format) General Number Default Value (valoare implicita) 100 Validation Rule (regula de validare) >=100 and <=200 Validation Text (text de validare) Trebuie sa tastezi intre 100 si 200.

2.2. Relaii ntre tabele


n proiectarea i exploatarea bazelor de date de orice tip, se folosesc asocieri (relationships) ntre mulimile de entiti (datele) componente, pentru a modela realitatea pe care baza de date o reprezint. Fiind date dou mulimi de entiti, M1 i M2, se pot defini trei tipuri de asocieri: Unul-la-unul (One-to-one): este asocierea n care unei entiti din mulimea M1 i coreaspunde o singur entitate din mulimea M2, i reciproc; se noteaz cu 1:1. Unul-la-multe (One-to-many): este asocierea n care unei entiti din mulimea M1 i coreaspund una sau mai multe entiti n mulimea M2, dar unei entiti din M2 i corespunde o singur entitate n mulimea M1; se noteaz cu 1:N. Multe-la-multe (Many-to-many): este asocierea n care unei entiti din mulimea M1 i coreaspund una sau mai multe entiti n mulimea M2, i, de asemenea, unei entiti din M2 i corespund una sau mai multe entiti n mulimea M1; se noteaz cu M:N. n modelul relaional, asocierile dintre mulimile de entiti de date sunt asocieri ntre tabelele componente i se realizeaz prin intermediul cheilor tabelelor. ntr-o tabel se pot defini urmtoarele tipuri de chei: cheia primar (PRIMARY KEY), chei candidate (CANDIDATE KEY) i chei strine (FOREIGN KEY). O cheie candidat ntr-o relaie (tabel) este o submulime de cmpuri (coloane) ale tabelei care are valori unice n tabela respectiv, adic nu exist dou linii ale tabelei care s aib valori identice n toate cmpurile care aparin unei chei candidate. Este posibil ns ca o cheie candidat s admit valori de NULL. O c heie primar este o submulime de cmpuri ale tabelei care are valori unice n tabela respectiv, adic nu exist dou linii ale tabelei care s aib valori identice n toate

cmpurile care aparin unei cheii primare i nu sunt admise valori de NULL. Cheia primar este, n mod implicit, cheie candidat. O tabel poate avea oricte chei candidate, dar o singur cheie primar. O cheie strin este o submulime de atribute (cmpuri) ale tabelei astfel nct valoarea acesteia (a tuturor cmpurilor care o compun) este egal cu valoarea unei chei candidate din tabelul refereniat, sau are valoarea NULL. O tabel poate s aib zero sau orict de multe chei strine. Cmpurile corespondente din cheia strin i cheia candidat refereniat trebuie s fie compatibile ca tip, dar nu este neaprat nevoie s aib aceeai denumire. Prin intermediul cheilor se pot defini toate tipurile de asocieri ntre tabele. Asocierea 1:1 ntre dou tabele se realizeaz dac cheia primar dintr-o tabel este, de asemenea, cheie primar i n cealalt tabel. Asocierea 1:N se realizeaz prin intermediul unei chei strine: o cheie strin (definit ntr-o tabel) care refereniaz o cheie primar dintr-o alt tabel, realizeaz asocierea 1:N ntre tabela care conine cheia primar i tabela care conine cheia strin. Asociere M:N nu se poate defini direct ntre dou (sau mai multe) tabele, ci numai prin intermediul unei alte tabele (numit tabel de asociere), definit astfel nct fiecare din tabelele date realizeaz o asociere de tipul 1:N cu tabela de asociere. Pentru aceasta, tabela de asociere conine cte o cheie strin care refereniaz cheia primar corespunztoare din fiecare din tabelele date. Cheile impun constrngeri asupra valorii datelor care se pot memora n tabele i respectarea acestor constrngeri asigur integritatatea datelor. Constrngerile se definesc la proiectarea conceptual a bezei de date i se introduc n aplicaie ntr-un mod care depinde de sistemul de gestiune i de instrumentele de proiectare folosite. n Access, cheia primar a unei tabele se definete la proiectarea tabelei. Cheile candidate nu se definesc explicit, ci pot fi testate doar la introducerea datelor. Cheile strine permit stabilirea de asocieri ntre tabele i se definesc n dou etape. n prima etap, la crearea tabelelor, cmpurile (sau cmpul) care vor constitui cheia strin trebuie s fie definite de acelai tip de date (cu acelai domeniu) ca i cmpurile corespunztoare din cheia primar din tabela pe care o refereniaz. Dup definirea tabelelor (tabelele refereniate i tabelele care refereniaz), se folosete comanda de meniu Tools / Relationships (sau comanda Relationships din bara de instrumente, care are o pictogram reprezentnd un arbore) pentru a defini asocierea i deci cheia strin ntre tabele. Relaiile de tip 1:1 i 1:m au la baz respectarea restriciilor de integritate referenial. ntr-o tabel (Facturi) valorile pentru atributul cheie extern (Cod furnizor) trebuie s se regseasc n tabel n care atributul este cheie primar (Furnizori). n prezena acestei restricii mai nti trebuie adugate tuplurile n tabela surs nainte de a putea aduga o valoare pentru atributului celeilalte tabele pus n relaie cu tabela surs. n acelai timp, nu se poate terge un tuplu din tabela surs, dac cealalt tabel conine tupluri cu care atributul legat refer valoare de ters.

Pentru a defini relaii ntre tabele n Access se parcurg urmtoarele etape: se deschide fereastra Relationships fie utiliznd butonul Relationships din bara de instrumente, fie executnd opiunea Relationships din meniul Tools; se deschide caseta de dialog Show Table (figura 2.6.) alegnd fie butonul Show Table din bara de instrumente, fie opiunea Show Table din meniul Relationships; se selecteaz tabele dorite din lista Show Table i se acioneaz butonul Add pentru a aduce tabelele n fereastra Relationships (Furnizori i Facturi) (figura 2.7);

Fig. 2.6. Caseta de dialog Show Table.

Fig. 2.7. Fereastra Relationships.

se realizeaz operaia drag and drop de la cheia primar a tabelei principale la cheia extern a tabelei secundare deschizndu-se caseta de dialog Edit Relationships (figura 2.8.); se activeaz proprietile: Enforce Referential Integrity (Impune Restricia de Integritate); Cascade Update Related Fields, modificarea unei valori a cheii primare din tabela principal atrage modificarea cheii externe din tabela secundar; Cascade Delete Related Records, tergerea unei nregistrri din tabela principal atrage tergerea nregistrrilor din tabela secundar. se activeaz butonul Create.

Fig. 2.8. Caseta de dialog Edit Relationships. Observaie: Cnd se selecteaz restricia de integritate referenial cmpurile de legtur trebuie s fie de acelai tip i dimensiune. Dac utilizatorul dorete vizualizarea rapid a unor nregistrri din mai multe tabele n acelai timp, Access ofer posibilitatea ca n momentul afirii coninutului unei tabele s poat fi vizualizat coninutul tabelei cu care este corelat. Deci, n momentul vizualizrii tabelei Furnizori (cnd tabela este deschis n modul Datasheet View) se poate consulta tabela Facturi activnd controlul +, n timp ce controlul - anuleaz aceast facilitate (figura 2.9).

Fig. 2.9. Vizualizarea simultan a coninutului tabelelor corelate. S se stabileasc dou relaii de tipul 1:m ntre tabela Facturi i tabela Poziie factur i ntre tabela Produse i tabela Poziie factur, astfel nct fereastra Relationships s arate ca n figura 2.10.

Fig. 2.10. Fereastra Relationships.

2.3. Actualizarea unei tabele


Pentru a actualiza coninutul unei tabele (adugare de nregistrri, modificare coninut nregistrri i tergere nregistrri) trebuie ca tabela s fie mai nti deschis. Pentru a deschide o tabel se parcurg dou etape: se selecteaz tabela n fereastra Database; se activeaz butonul deschizndu-se tabela n modul Datasheet View. Pentru a aduga o nregistrare la sfritul tabelei se poate alege una din variantele: se poziioneaz cursorul dup ultima nregistrare pe rndul urmtor i se ncepe editarea (fig. 2.11); se activeaz butonul New Record din bara de instrumente (fig. 2.12); se alege din meniul Insert opiunea New Record (fig. 2.13).

Fig. 2.11. Poziionarea cursorului dup ultima nregistrare.

Fig. 2.12. Adugare folosind butonul New Record

Fig. 2.13. Adugare folosind Insert opiunea New Record. Dac se dorete modificarea valorii unui cmp n cadrul unui singur tuplu atunci se selecteaz valoarea ce va fi modificat, se terge cu tasta Delete i se introduce valoarea corect. n cazul n care se dorete actualizarea unui atribut n cadrul mai multor tupluri se poate utiliza opiunea Replace din meniul Edit. S se nlocuiasc n tabela Furnizori valoarea BRD a cmpului Banca cu valoarea Raiffeisenbank. Observaie: Trebuie s se realizeze urmtoarele etape: se poziioneaz cursorul n tabela Furnizor; se alege opiunea Replace din meniul Edit, afindu-se caseta de dialog Find and Replace (figura 2.14.); nlocuirea se poate efectua fie prin regsirea fiecrei valori de nlocuit i confirmarea modificrii (Find Next i Replace), fie prin actualizarea

automat a tuturor valorilor corespunztoare criteriului de cutare cu valoarea corect.

Fig. 2.14. Caseta de dialog Find and Replace tergerea uneia sau mai multor nregistrri din tabel se realizeaz urmnd una din urmtoarele posibiliti: se selecteaz nregistrarea / nregistrrile i se acioneaz tasta Delete; se selecteaz nregistrarea / nregistrrile i se acioneaz butonul Delete Record din bara de instrumente (fig. 2.15); se selecteaz nregistrarea / nregistrrile i se alege opiunea Delete Record din meniul Edit (fig. 2.16). S se tearg din tabela Produse acele produse cu un pre unitar mai mic dect o anumit valoare.

Fig. 2.15. tergerea unei nregistrri selectnd nregistrarea.

Fig. 2.16. tergerea unei nregistrri selectnd opiunea Delete Record din meniul Edit.

2.4. Cutare date


Pentru a consulta tabela n acces direct se utilizeaz butonul Find din bara de instrumente sau opiunea Find din meniul Edit. n ambele cazuri se deschide caseta de dialog Find and Replace (figura 2.17). n zona Find What se va specifica irul de caractere care va reprezenta criteriul de cutare. Cutarea se poate realiza n ntreaga tabel (All), ncepnd cu nregistrarea curent pn la sfritul tabelei (Down) sau ncepnd cu nregistrarea curent spre primul tuplu (Up), opiuni specificate n zona Search. Utilizatorul are la dispoziie butonul Find Next care va declana procesul de cutare a urmtorului tuplu ce corespunde criteriului specificat.

Fig. 2.17. Caseta de dialog Find and Replace S se caute n tabela Furnizori, furnizorii care i au sediul n Ploieti.

Observaie: deplasarea secvenial se realizeaz folosind butoanele Next sau Previous din partea de stnga jos a ferestrei de introducere a datelor. Se pot alege i opiunile Next sau Previous din meniul Edit, dup ce s-a selectat opiunea GoTo.

2.5. Ordonarea nregistrrilor


Ordonarea presupune definirea unui criteriu de sortare specificat pentru valorile unuia sau mai multor atribute. Pentru a ordona cresctor nregistrrile din tabela Furnizori dup numele furnizorilor se procedeaz astfel: se selecteaz cmpul (coloana) Denumire; se activeaz butonul Sort Ascending din bara de instrumente sau se alege opiunea Sort i Sort Ascending din meniul Records sau din meniul contextual activat prin click dreapta. S se ordoneze descresctor tabela Furnizori dup cmpul Data nfiinrii (fig. 2.18).

Fig. 2.18. Sortare descresctoare folosind butonul Sort Descending


din bara de instrumente.

Fig. 2.19. Sortare cresctoare folosind butonul Sort Ascending. Observaie: Pentru a se reveni la forma iniial a tabelei se execut opiunea Remove Filter / Sort din meniul Records. Pentru a ordona tuplurile dup mai multe atribute, acestea trebuie s fie succesive n structura tabelei. Se selecteaz apoi atributele ce reprezint cheia de sortare i se specific sensul sortrii. S se ordoneze cresctor dup Data nfiinrii i dup Denumire. S se ordoneze tabela Facturi dup cmpurile Datafact i Val factura.

Observaie: Dac cele dou cmpuri s-au definit unul dup altul, se modific poziia folosind mouse-ul.

2.6. Filtrarea nregistrrilor


Filtrarea presupune afiarea nregistrrilor (tuplurilor) aparinnd tabelei active care corespund unor criterii de selecie definite de utilizator. Exist mai multe opiuni ale operaiei de filtrare. Cele mai utilizate sunt: 1. Filtrarea prin selecie (Filter by Selection ) este cea mai rapid metod de aplicare a unui filtru. Criteriul de filtrare se stabilete selectnd toate datele dintr-unul din cmpurile unei tabele sau numai o parte a lor. Aceast metod filtreaz nregistrrile numai pe baza unui criteriu aplicat unui singur cmp al tabelei. S se filtreze prin selecie furnizorii care au sediul n Bucureti.

se poziioneaz cursorul n coloana Sediu pe valoarea Bucureti; se acioneaz butonul Filter by Selection din bara de instrumente sau se alege opiunea Filter by Selection dup ce s-a ales opiunea Filter din meniul Records; pentru a renuna la filtru se acioneaz butonul Remove Filter din bara de instrumente sau opiunea omonim din meniul Records;

Fig. 2.20. Poziionare n coloana sediu.

Fig. 2.21 Rezultatul filtrrii. 2. filtrarea conform formularului (Filter by Form) n cazul acestei metode criteriul de filtrare se introduce ntr-o foaie de date goal. Aceast metod filtreaz rapid nregistrrile pe baza unor criterii aplicate n mai multe cmpuri. se alege opiunea Filter i Filter by Form din meniul Records sau se acioneaz butonul Filter by Form din bara de instrumente; se precizeaz n fereastra Filter by Form care se deschide (figura 2.22) criteriul de filtrare prin introducerea datei 01.03.2004 n coloana data nfiinrii i a oraului Bucureti n coloana Sediu;

Fig 2.22.Fereastra Filter by Form. se activeaz butonul Apply Filter din bara de instrumente sau se alege opiunea Apply Filter/Sort din meniul Records; pentru a renuna la filtru se acioneaz butonul Remove Filter din bara de instrumente sau se alege opiunea omonim din meniul Recors.

2.7. Modificarea structurii unei tabele


Modificarea structurii unei tabele se realizeaz prin selectarea acesteia n fereastra Database i activarea butonului Design . Modificarea structurii tabelei nseamn: adugarea de noi atribute la cele definite iniial; inserarea unor noi atribute; tergerea unor atribute definite anterior; modificarea definirii unor atribute (nume, tip, proprieti). Adugarea de noi atribute presupune nscrierea acestora n grila de definire, n continuarea celor existente.

Fig 2.23 Modificare structur Inserarea de atribute noi presupune parcurgerea urmtorilor pai: selectarea atributului n faa cruia se va introduce un nou atribut; introducerea uni rnd gol folosind fie butonul Insert Rows din bara de instrumente, fie opiunea Rows din meniul Insert; precizarea numelui, tipului, descrierii i proprietilor atributului.

Fig.2.24 Inserare cmp tergerea unui atribut definit anterior presupune: selectarea atributului n grila Design; eliminarea atributului din structur fie utiliznd butonul Delete Rows din bara de instrumente, fie utiliznd opiunea Delete Rows din meniul Edit. Observaie: Modificarea tipului sau dimensiunii unui atribut trebuie realizat cu atenie pentru a se evita trunchierea sau pierderea datelor.

3. INTEROGAREA BAZELOR DE DATE


INTEROGAREA unei baze de date const extragerea datelor dintr-o tabel (tabele), dintr-o interogare anterioar sau din ambele, prelucrarea acestora ntr-o form mai mult sau mai puin complex i furnizarea informaiilor ctre utilizatori [1-10]. Rezultatele interogrilor pot fi folosite ca atare sau pot constitui surs de nregistrri pentru crearea formularelor i rapoartelor. Pentru a realiza interogri n ACCESS se folosete colecia de obiecte de tip cerere (QUERY). Rezultatul interogrii se prezint sub forma unei foi de rspuns dinamic ce poart numele de DynaSet. Avantajele oferite de interogarea unei baze de date: utilizarea mai multor tabele ordonarea rezultatelor dup anumite criterii selecia cmpurilor din tabele si a nregistrrilor acestora pe baza unor criterii impuse de necesitile informaionale Introducerea unor cmpuri calculate pe baza unei formule Crearea unor formulare si situaii finale, care au la baza cereri de interogare create anterior. n Access se pot construi urmtoarele tipuri de interogri: interogri de selecie - permit extragerea de date din una sau mai multe tabele i / sau cereri, precum i efectuarea de calcule; interogri de parametrizare - ofer posibilitatea modificrii dinamice a criteriilor de cutare n baza de date; interogri de aciune - permit crearea de noi tabele i actualizarea bazei de date; interogri de analiz ncruciat - sintetizeaz datele i rezultatele obinute din calcule sub forma unei foi de calcul tabelar.

3.1. Crearea unui obiect de tip interogare


Pentru a crea un obiect de tip interogare n Access se selecteaz colecia de obiecte Queries (Interogri) din fereastra Database i se acioneaz butonul New (Nou) deschizndu-se caseta de dialog New Query (Interogare nou) (figura 3.1.). Posibilitile pe care le are la dispoziie utilizatorul pentru a crea o nou interogare, ilustrate n caseta de dialog New Query (Interogare nou) sunt: modul grafic de proiectare (Design View) (Vizualizare Proiect);

asistentul pentru interogri simple (Simple Query Wizard) (Expert de Interogare Simpl); asistentul pentru interogri ncruciate (Crosstab Query Wizard) (Expert Interogare de Tip Tabel ncruciat); asistentul pentru cutarea nregistrrilor duplicat; asistentul pentru cutarea nregistrrilor care nu au corespondent n cele dou tabele.

Fig. 3.1. Caseta de dialog New Query. Pentru a obine o interogare de selecie (cea mai utilizat n practic) se parcurg urmtoarele etape: se alege opiunea Design View (Vizualizare Proiect) din caseta de dialog New Query (Interogare Nou) afindu-se pe ecran fereastra Select Query(Interogare de Selectare) i caseta de dialog Show table (figura 3.2.);

Fig. 3.2 Fereastra Select Query.

se selecteaz sursa de date i se acioneaz butonul Add pentru a o aduga n fereastra Select Query i butonul Close. Sursa de date pentru un obiect de tip cerere (query) poate fi reprezentat de: una sau mai multe tabele aparinnd bazei de date; una sau mai multe cereri Access; tabele i cereri Access. Fereastra Select Query este mprit n dou zone: zona superioar - se vizualizeaz sursele de date; zona inferioar (Grila Query Design) - care este structurat astfel: Field (Cmp) - utilizat pentru a preciza numele cmpului selectat; Table (Tabel)- folosit pentru a preciza sursa de date; Sort (Sortare)- permite specificarea sensului sortrii; Show(Afiare) - utilizat pentru a inhiba afiarea valorilor cmpului respectiv; Criteria (Criterii)- folosit pentru a preciza criteriile de selecie. se precizeaz cmpurile ale cror valori vor fi returnate de cerere. Numele cmpurilor se vor specifica pe rndul Field utiliznd una din urmtoarele modaliti: se selecteaz cmpul din cadrul listei Field Name; se selecteaz dnd dublu click pe cmp n tabela din zona superioar. n mod implicit, n foaia de rspuns, antetul coloanelor este reprezentat de numele atributului. Dac se dorete afiarea unei noi etichete pentru un atribut, se plaseaz mouse-ul n coloana Field naintea numelui atributului i se tasteaz eticheta dorit i caracterul :. se precizeaz criteriul de selecie prin introducerea unei expresii Access n rndul Criteria. Executarea unei cereri se poate realiza n unul din urmtoarele moduri: folosind butonul RUN din bara de instrumente; utiliznd butonul QUERY VIEW din bara de instrumente; alegnd opiunea Datasheet din meniul View; selectnd opiunea RUN din meniul QUERY.

S se elaboreze o interogare simpl prin care s se determine (afieze) furnizorii care au emis facturi dintr-un anumit ora (figura 3.3).

Fig. 3.3. Fereastra Select Query Salvarea interogrii se poate realiza prin opiunea Save din meniul File sau nchiznd fereastra Select Query, n ambele cazuri utilizatorul trebuind s precizeze numele cererii create ntr-o caset de dialog (figura 3.4.), n mod implicit numele atribuit fiind Queryn.

Fig. 3.4. Caseta de dialog Save As.

3.2. Cmpuri calculate n interogri de selecie


Interogri de selecie pot cuprinde i cmpuri calculate. Pentru a crea i denumi un cmp calculat se selecteaz o coloan liber din grila de interogare i n celula Field a acestei coloane se tasteaz numele cmpului urmat de caracterul : i de formula de calcul. Aceste cmpuri returneaz, la executarea cererii, valoarea expresiilor Access asociate lor. Expresiile Access cuprind urmtoarele elemente: Operatori: aritmetici (+,-,*,/,mod,^), de atribuire i comparare (=, <, >, <=, >=, <>), logici (and, or, not), de concatenare (+), ali operatori (is, like, between); constante; identificatori, sunt nume de obiecte Access; funcii. S se elaboreze o cerere simpl de selecie care s cuprind facturile emise de furnizori specificnd pentru fiecare factur n parte TVA i VAL TOTALA prin intermediul a dou cmpuri calculate. Observaie: Expresia aritmetic poate fi tastat n rndul Field al unei coloane sau poate fi construit cu ajutorul generatorului de expresii. Activarea generatorului de expresii se obine alegnd opiunea Build din meniul pop-up activat cu butonul dreapta al mouse-ului (figura 3.5).

Fig. 3.5. Realizarea cmpurilor calculate n fereastra Select Query. Cele dou cmpuri calculate (TVA i VAL TOTALA) nu motenesc nici una din proprietile tabelului. Pentru a afia datele din cele dou cmpuri urmate de simbolul monetar LEI trebuie parametrizat proprietatea Format. n acest scop: se selecteaz din grila de interogare cmpul TVA; se afieaz fereastra Field Properties (Proprieti cmp) (figura 3.6.) selectnd butonul Properties de pe bara de instrumente sau alegnd opiunea omonim din meniul contextual care apare dnd clic dreapta pe numele cmpului; n fereastra Field Properties se plaseaz cursorul de editare pe proprietatea Format i se selecteaz formatul monetar dorit (figura 3.6).

Fig. 3.6. Caseta de dialog Field Properties se nchide fereastra Properties i se execut interogarea.

4. FORMULARE
Formularele sunt machete (ferestre) folosite n scopul adugrii, modificrii sau consultrii datelor n/din tabelele bazei de date [1, 2, 4, 5, 8, 9]. Din aceast cauz, un formular va conine o serie de elemente vizuale numite controale (obiecte grafice). Formularul este destinat n special ecranului, dar poate fi tiprit i la imprimant. Utilizarea formularelor prezint urmtoarele avantaje [1, 3]: interfa prietenoas realizat cu ajutorul diferitelor controale; posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul tabelelor; posibilitatea actualizrii mai multor tabele printr-un singur formular. Principalul dezavantaj generat de folosirea formularelor const n faptul c datele nu se pot grupa dup diverse criterii, dezavantaj eliminat prin utilizarea rapoartelor. Spre deosebire de rapoarte, dac se tiprete un formular la imprimant apar i culorile de fundal, mpreun cu butoanele de comand, casetele de text i alte controale [6, 7].

4.3. Crearea unui formular


Pentru a crea un formular nou se selecteaz din fereastra Database (Baza de date) colecia de obiecte Forms (Formulare) i se acioneaz butonul New (Nou), aprnd astfel pe ecran caseta de dialog New Form (Formular Nou) (figura 4.3.).

Lista 1

Lista 2

Fig. 4.3 Caseta de dialog New Form

Din Lista 1, se va selecta varianta dorit pentru crearea formularului: Design View (Vizualizare proiect) - proiecteaz un formular fr asistena Accesului; Form Wizard (Expert formular) - genereaz un formular pe baza cmpurilor selectate din unul sau mai multe tabele sau interogri, utilizatorul fiind ndrumat pas cu pas n crearea formularului; AutoForm: Columnar (Autoformular: Coloane) - creeaz un formular n care fiecare cmp apare pe o linie separat avnd n stnga numele, fiecare nregistrare reprezentnd un nou tabel; AutoForm: Tabular (Autoformular: Tabele) creeaz un formular n care numele cmpurilor apare o singur dat n captul de sus al formularului, iar nregistrarea datelor se face pe linie; AutoForm: Datasheet (Autoformular: Foaie de date) creeaz un formular n care datele sunt afiate sub forma foilor de calcul tabelar; Chart Wizard (Expert diagrame) creeaz, n prezena asistentului, un formular ce va afia datele sub forma de grafic; Pivot Table Wizard (Expert PivotTable) creeaz un formular care va ngloba o tabel pivot generat prin aplicaia Excel. Din Lista 2 se va alege tabela sau interogarea ce va deveni surs de date a formularului. Selectarea sursei de date este obligatorie pentru formularele generate automat (variantele Autoform / Autoformulare) i pentru formularele grafice (obinute prin Chart Wizard / Expert diagram). Proiectarea formularelor prin varianta Form Wizard (Expert formular) presupune parcurgerea urmtoarele etape (atunci cnd sursa de date este o tabel): 1. se selecteaz sursa de date pentru formular i cmpurile ce vor fi afiate n acesta (fig .4.4.);

Sursa de date Butoane de selecie

Cmpuri disponibile

Cmpuri coninute n formular

2. se alege tipul de formular ( fig. 4.5.);

Fig. 4.4. Alegerea sursei de date i a cmpurilor pentru formular. Fig. 4.5. Selectarea tipului de formular.

3. se selecteaz stilul dorit de formular (fig. 4.6.); 4. se definete titlul formularului, precum i modul n care va fi deschis formularul (pentru execuie sau pentru modificare) (fig. 4.7.). n situaia n care se proiecteaz un formular cu opiunea Design View (Vizualizare proiect) se selecteaz opiunea cu acelai nume din caseta de dialog New Form (Fomular Nou) (figura 4.3.) i se alege o tabel ca surs de date pentru viitorul formular.

Fig. 4.6. Selectarea stilului de formular.

Fig. 4.7. Alegerea unui nume.

5. RAPOARTE
Rapoartele sunt produse finale ale aplicaiilor cu baze de date. Ele sunt obiecte ce se folosesc la afiarea / tiprirea datelor din tabele sau interogri. Spre deosebire de formulare, datele aflate n rapoarte nu sunt editabile. Rapoartele pot fi clasificate dup mai multe criterii [1-10]: Dup sursa de date: rapoarte legate conin date furnizate de o tabel sau o interogare; rapoarte nelegate nu sunt ataate unor surse de date i sunt, de obicei, folosite drept containere pentru subrapoarte construite pe tabele/interogri ntre care nu au fost definite relaii; Dup forma de afiare: rapoarte de tip Columnar afieaz datele unei nregistrri pe o singur coloan; rapoarte de tip Tabular afieaz fiecare cmp n coloan distinct; rapoarte de tip Chart conin diferite tipuri de grafice (2D, 3D). Asemnri ntre formulare i rapoarte: seciunile formularelor sunt prezente i la rapoarte: Report Header/Footer (Antet raport / Subsol raport) conin date ce vor fi afiate pe prima, respectiv, ultima pagin; Page Header / Footer (Antet pagin / Subsol pagin) sunt tiprite la nceputul, respectiv, sfritul fiecrei pagini; Detail (Detalii) afieaz nregistrrile din sursa de date a raportului. controalele disponibile la proiectarea rapoartelor sunt aceleai cu cele folosite la crearea formularelor. subrapoartele pot fi definite n acelai mod n care sunt definite subformularele. Deosebiri ntre formulare i rapoarte: rapoartele sunt destinate numai afirii sau tipririi datelor, deci datele coninute de acestea nu pot fi editate. chiar dac suport aceleai controale ca i formularele, trebuie precizat c nu toate controalele vor fi funcionale. proprietile de tip Event nu sunt disponibile pentru controale, ci numai pentru rapoarte i seciunile acestora.

5.1. Crearea rapoartelor

Pentru a crea un raport din fereastra Database (Baza de date) (figura 5.1.) se selecteaz colecia de obiecte Reports (Rapoarte) i apoi butonul New (Nou), deschizndu-se caseta de dialog New Report (Raport nou) (figura 5.2.). Utilizatorul are la dispoziie urmtoarele variante pentru a crea un raport: Design View (Vizualizare proiect), utilizatorul i va proiecta singur raportul, fr ajutorul asistenilor; Report Wizard (Expert raport), utilizatorul i va proiecta raportul sub ndrumarea asistenilor; AutoReport: Columnar (AutoRaport: Coloane), Access va genera automat un raport de tip coloan, fr nici o alt intervenie a utilizatorului; AutoReport: Tabelar (AutoRaport: Tabele), va fi generat automat un raport de tip tabel; Chart Wizard (Expert diagram) este activat asistentul de rapoarte de tip grafic; Label Wizard (Expert etichete) este varianta ce poate fi aleas pentru crearea unor rapoarte de dimensiuni mici, ce pot fi folosite ca etichete pentru coresponden.

Fig. 5.1. Fereastra Database.

Fig. 5.2. Fereastra New Report.

Crearea rapoartelor prin Report Wizard / Expert raport (cea mai folosit metod n practic deoarece utilizatorul are posibilitatea s aleag ce cmpuri vor fi afiate n Butoane pentru raport, care va fi formatul de selecia cmpurilor afiare etc.) const n parcurgerea urmtoarelor etape:

Cmpuri disponibile

Cmpuri coninute n raport

se selecteaz cmpurile ce vor fi afiate n raport (fig. 5.3.), folosind butoanele de selecie (dup care se acioneaz butonul Next); se definesc cmpurile n funcie de care se vor grupa datele (sunt admise maxim 3 niveluri de grupare) (figura 5.4.);

Fig. 5.3. Selectarea cmpurilor disponibile n raport.

Cmp de grupare

Date ce vor fi grupate


Cmpuri disponibile

Fig. 5.4. Selectarea cmpurilor de grupare.

se definesc cmpurile dup care vor fi ordonate datele din cadrul grupurilor (sunt admise maximum 4 cmpuri de sortare) (figura 5.5);

Fig. 5.5. Cmpuri de sortare.

Tot n aceast etap se pot preciza cmpurile din cadrul grupului, pentru care se vor calcula totaluri / subtotaluri (se acioneaz Summary Options) (figura 5.6.);

Fig. 5.6. Selectarea cmpurilor de totalizare. se stabilete modul de afiare (figura 5.7.); se alege stilul preferat pentru raport (figura 5.8.);

Fig. 5.7. Alegerea formatului de afiare.

Fig. 5.8. Specificarea stilului predefinit de raport.

ultima etap const n stabilirea titlului raportului, precum i a modului n care se dorete vizualizarea sa (Preview / Previzualizare sau Design / Vizualizare proiect) (figura 5.9).

Fig. 5.9. Vizualizarea raportului n modul Preview / Previzualizare.