Managementul proiectelor cadrul logic

Cadrul Logic i-a dovedit utilitatea pentru cei care elaboreaz i implementeaz proiecte sau programe, fiind de mare ajutor pentru structurarea i formularea ideilor, ntr-un mod clar, coerent i standardizat. Dac abordarea proiectului sau programului este greit (obiective generale, scop, rezultate, activiti formulate greit) sau logica acestuia este defectuoas, Cadrul Logic evideniaz contradiciile, dar el singur nu poate s creeze automat o abordare mai bun. Cadrul logic ofer, prin urmare, un instrument i o metod pentru mbuntirea elaborrii i implementrii proiectului sau programului. Totui, un instrument, orict de performant ar fi el, nu poate garanta singur succesul. Succesul unui proiect sau program este influenat i de ali factori, n special de capacitatea managerial a echipei sau organizaiei responsabile pentru implementarea acestuia. De aceea, construirea unui Cadru Logic nu trebuie s fie un exerciiu de form, doar pentru a satisface o cerin a finanatorului. E bine ca acesta s fie rezultatul unei analize substaniale, minuioase, a crei calitate depinde de anumii factori: 1. informaia disponibil; 2. capacitatea de prelucrare a informaiei; 3. consultarea real a factorilor interesai, asigurnd reprezentarea echilibrat a diferitelor interese; 4. evaluarea metodic a leciilor nvate din experiene anterioare, fie proprii, fie ale altor organizaii care au realizat proiecte similare. Cadrul Logic trebuie vzut, mai ales, ca un instrument dinamic, care necesit reevaluare, revizuire, ajustare, urmrind continuu evoluia proiectului i a schimbrilor privind condiiile externe acestuia, care pot aprea pe durata implementrii. Proiecte de succes Succesul este unul din acele cuvinte care nate o imagine pe care ne-o zugrvim n minte. Care este imaginea ta despre succes? Este un imens ctig financiar, recunoatere public, promovarea n managementul de vrf sau doar un puternic sentiment personal interiorizat de realiyarea unui lucru despre care ai stabilit la nceput c este ceva ce trebuie obinut? n dicionar: Succes rezultat favorabil, pozitiv al unei aciuni; reuit, izbnd, victorie, sfrit fericit. Eec - nfrngere, insucces, neizbnd, nereuit ntr-o aciune. Care sunt cauzele percepute ale eecului?

n organizaii se invoc multe motive pentru eecul proiectelor, printre care: definirea precar a obiectivelor la nceputul proiectului; incapacitatea de a construi o echip cu adevrat interfuncional; lipsa implicrii managementului de vrf; incapacitatea de a anticipa problemele; planificarea i controlul precar sentimentul c planificarea este un lucru nefiresc; rezistena la schimbare; resurse inadecvate; absena oricrui proces de comunicare eficient; roluri i responsabiliti confuze cine, ce i cnd trebuie s fac? viteza este doar pentru maniacii de Formula 1 la noi o s dureze ct o s fie nevoie; optimismul exagerat referitor la durat cauzat de capacitatea noastr nnscut de a subestima totul; criterii de succes? Ce sunt astea? ntr-un climat de proiect este important s apar cuvntul client n imaginea despre succes, s existe o metod de msurare a succesului, precum i o msurare a beneficiilor aferente timpului.

Fazele construirii Cadrului Logic Construirea unui Cadru Logic se face n dou faze, parcurse progresiv: 1. Faza de Analiz este aceea n care se analizeaz situaia problematic existent la un moment dat (nainte de implementarea proiectului sau programului propus), ca punct de plecare pentru construirea unei noi situaii, mbuntite, respectiv situaia dorit n viitor (dup implementarea proiectului). Proiectul este un instrument cu ajutorul cruia echipa de proiect realizeaz schimbarea de la situatia problematic, existent, nainte de implementarea proiectului, la situaia mbuntit, dorit, dup implementarea proiectului. De notat c analizm o situaie problematic i nu o problem, pentru c situaia problematic este generat de mai multe probleme, acelea pe care trebuie s le tratm prin proiect. Esenial este ca, proiectele sau programele s fie concepute pentru a trata problemele reale cu care se confrunt grupurile int i beneficiarii finali, n aa fel nct s rspund nevoilor i intereselor acestora. Faza de Analiz se realizeaz n patru pai: Analiza Factorilor interesai; Analiza Problemelor (radiografia realitii, a situaiei problematice actuale stadiul actual); Analiza Obiectivelor (perspectiva unei situaii mbuntite stadiul viitor);

Analiza Strategiilor (compararea diferitelor opiuni de mbuntire a situaiei actuale) 2. Faza de Elaborare/Planificare este aceea n care ideea proiectului este elaborat practic,

operaional, pentru a permite implementarea sa. In aceast faz se definitiveaz Cadrul Logic (Matricea Logic), se formuleaz i se planific activitile i resursele. Cei patru pai ai analizei Analiza factorilor interesai Factorii interesai sunt definii ca persoane, grupuri de persoane, instituii, organizaii profesionale, companii etc, care pot avea o legatur, direct sau indirect, cu proiectul sau programul respectiv. Pentru a maximiza beneficiile sociale i instituionale ale proiectului sau programului i minimiza impactul negativ, n cadrul analizei factorilor interesai se identific toi acei factori care ar putea influena implementarea acestuia, fie pozitiv, fie negativ. Se impune ca analiza factorilor interesai s aib loc ntr-un stadiu incipient, respectiv n fazele de identificare i formulare ale proiectului sau programului. Ideal, proiectul sau programul ar trebui s fie elaborat n cadrul unui seminar interactiv, cu participarea reprezentanilor principalilor factori interesai (ex. administraia public local sau central, sectorul ONG, mediul de afaceri/sectorul IMM, organizaii sindicale, patronale, etc). Ori de cte ori Cadrul Logic este revizuit, pe durata vieii unui proiect, analiza iniial a factorilor interesai trebuie i ea revzut. Analiza factorilor interesai i analiza problemelor sunt strns legate ntre ele; fr a avea opinia oamenilor asupra unei probleme, nu vor fi clare nici cauza problemei, nici nevoile oamenilor i nici soluiile de rezolvare. Fiecare proiect poate fi privit din perspective diferite incluznd-o pe cea a diferiilor actori implicai: perspectiva proiectului nsui, perspectiva organizaiei care deruleaz proiectul, perspectiva grupului int i perspectiva diverselor organizaii care sunt afectate sau care influeneaz proiectul ntr-un fel sau altul. Aceste patru perspective pot fi reprezentate grafic printrun tetraedru tridimensional. Folosind aceast imagine devenim contieni de faptul c acest tot (cuprinznd proiectul, organizaia, grupul int i mediul organizaional) arat de fiecare dat diferit atunci cnd l privim dintr-un alt col.

Analiza problemelor Analiza problemelor identific aspectele negative ale unei situaii problematice actuale i stabilete relaia cauz-efect dintre problemele existente. Analiza implic trei pai: 1. Definirea i delimitarea clar a cadrului analizei (situaia problematic actual);

2. Identificarea problemelor majore definite ca stri, dificulti, aspecte negative cu care se confrunt grupurile int, beneficiarii i factorii interesai (Este rspunsul la ntrebarea: care este/sunt problema/problemele?); 3. Vizualizarea problemelor n form grafic, numit arborele problemelor sau ierarhia problemelor, pentru a stabili relaiile cauz efect. Analiza se prezint sub forma unei scheme grafice, avnd n partea superioar efectele problemei i cauzele ei dedesubt. Analiza are ca int identificarea blocajelor reale, crora factorii interesai le acord prioritate i pe care caut s le nlture. Diagnoza problemelor cuprinde cteva etape bine determinate: a) prezentarea situaiei, a contextului proiectului; b) identificarea tuturor problemelor individuale; c) afiarea tuturor problemelor; d) identificarea tuturor problemelor adiionale; e) afiarea tuturor problemelor adiionale; f) organizarea problemelor n arbori. Odat completat, Arborele problemelor prezint imaginea complet a unei situaii negative existente, pe care dorim s o mbuntim ca urmare a implementrii proiectului. Impactul acestui tip de schem logic poate fi maxim dac este elaborat n cadrul unui seminar cu cei vizai i care cunosc situaia), condus de o persoan care nelege dinamica grupului i are experien n utilizarea metodei (un moderator). Aceast abordare poate fi combinat cu altele, de tipul studiilor tehnice, economice sau sociale, ale cror rezultate ar putea completa analiza fcut n cadrul seminarului cu factorii interesai. Exist dou dificulti care pot interveni n procesul de identificare i de analiz a problemelor: probleme caracterizate n mod necorespunztor i enunarea absenei oricrei soluii: caracterizarea problemelor n mod necorespunztor apare atunci cnd o problem este descris cu detalii insuficiente astfel nct acestea nu comunic adevrata natur a problemei. Enunuri precum slaba performan trebuie detaliate astfel nct s putem nelege care este problema i s analizm n mod corespunztor cauza care o produce. Stabilirea nivelului la care trebuie s se ajung cu detaliile este o chestiune care trebuie gndit de participani i depinde de extinderea i de natura proiectului; absena soluiilor se regsete n enunuri ale problemelor care n loc s descrie situaia negativ existent descriu absena situaiei dezirabile.

Analiza obiectivelor Analiza obiectivelor este o metod conceput s:

1. Descrie situaia mbuntit (stadiul viitor dorit), ca urmare a implementrii proiectului; 2. Verifice ierarhizarea obiectivelor; 3. Ilustreze grafic relaiile cauz-efect . Situaia negativ ilustrat de Arborele problemelor este transpus ntr-o situaie mbuntit, prin reformularea pozitiv a problemelor identificate. De exemplu producia agricol scazut, situaie negativ, este reformulat n producia agrcol ridicat, ca situaie pozitiv. Aceste formulri pozitive devin astfel obiective. Ele se prezint ntr-o alt schem logic numit Arborele obiectivelor. Arborele obiectivelor ofer perspectiva clar a situaiei viitoare mbuntite. Adesea, o asemenea schem logic prezint fie un numr prea mare de obiective, fie obiective de mare anvergur (ex. fiscalitate redus, scheme de creditare accesibile, cadru legal stabil) care nu pot fi ndeplinite ca urmare a implementrii unui singur proiect, dar ar putea constitui obiective pentru un proiect mai mare, de interes naional sau chiar pentru un program sectorial, regional sau internaional. Alte obiective apar drept nerealiste. n astfel de cazuri, se pot formula alte obiective posibil de ndeplinit n locul celor nerealiste, care trebuiesc abandonate complet.

Analiza strategiilor Pasul final al fazei de Analiz const n alegerea strategiei care va fi aplicat pentru a ndeplini obiectivele propuse prin proiect. Alegerea strategiei const n selectarea, din arborele obiectivelor, a unor obiective care vor fi incluse n proiect (obiective care vor fi ndeplinite sau parial ndeplinite ca urmare a implementrii proiectului), a altor obiective care vor rmne n afara proiectului (obiective care nu vor fi ndeplinite prin proiectul propus) precum i n alegerea obiectivului central scopul proiectului. Acest pas presupune: 1. Stabilirea unor criterii clare pentru alegerea strategiei; 2. Identificarea diferitelor strategii posibile pentru ndeplinirea total sau parial a obiectivelor selectate pentru proiect; 3. Alegerea strategiei proiectului. Grupurile de obiective nrudite, grupate pe vertical, din arborele obiectivelor, se numesc strategii. Unul sau mai multe dintre aceste grupuri de obiective vor fi selectate ca strategie a proiectului propus. Strategia potrivit se alege n raport de resursele materiale i umane potenial utilizabile pe perioada de implementare a proiectului i pe baza unui numr de criterii, cum ar fi: prioritile factorilor interesai, ansa de succes, bugetul, relevana, timpul necesar implementrii, contribuia la reducerea inegalitilor.