Fara hrtie, sau mai puin hrtie ?

Aceasta a fost tema i ntrebarea central a seminarului, organizat n data de 28 martie la Brila de ctre companiile Reisswolf i Next Docs membre Sistec Holding, n parteneriat cu liderul local pentru soluii IT&C Pancronex, pe teme de arhivare fizic, electronic i distrugere securizat de date. Seminarul care i-a propus s ofere soluii viabile de managementul documentelor pe piaa din Brila i Galai, s-a bucurat de participarea a peste 50 de persoane provenind att din instituii publice ct i din mediul privat. Dintre cei prezeni in sal menionm instituii precum Prefectura, Primria i Consiliul Judeean Brila, Inspectoratul Judeean de Poliie, Casa Judeean de Pensii, ITM, Camera De Conturi Braila, Spitalul Judetean dar i firme private precum Setcar, Arabesque Galati, VARD Braila SA (antierul Naval) , Servclass, Estima Motors, Vega 93 Galati, Romnav, Soroli Cola, etc. Deschiderea seminarului a fost fcut de dl. Paul Bordei Director Pancronex, care a dorit s sublinieze importana externalizrii serviciilor de arhivare fizic i electronic pentru a permite organizaiilor s se concentreze pe afacerea lor, s fie competitive i s respecte legislaia, avnd totodat costuri mai sczute cu 30-40%, fa de internalizarea procesului. Seminarul organizat la sediul Pancronex pe 28 martie a nsemnat aducerea unor opiuni inexistente pn acum pe piaa din Braila i Galai pentru externalizarea serviciilor de arhivare fizic, distrugere securizat de date i arhivare electronic. Soluiile prezentate de specialitii notri au suscitat interesul organizaiilor invitate la eveniment. Soluia de arhivarea electronic i document management ELO pe care noi am propus-o, a fost extrem de apreciat pentru aplicabilitatea vast pe domenii de activitate diferite, eficientizare organizaional i timpul scurt de regasire a informaiei. Am ncercat s artam deasemenea cte riscuri i asum o organizaie cu pstrarea arhivei fizice n interior i am punctat costurile economisite prin externalizare. a declarat dl. Bordei. Seminarul Fr hrtie, sau mai puin hrtie? a continuat cu o scurt istorie a documentului i prezentarea biroului fr hrtie, un concept aprut in anii 80. Din pcate biroul fr hrtie, rmne un mit deoarece de la an la an, numrul de pagini imprimate la nivel mondial se tripleaz. a declarat Radu Dinescu, managing director Sistec NEXT DOCS.

Arhivarea fizic i obligaiile legislative conexe au fost urmtorul punct pe ordinea de zi. Reprezentantul diviziei de arhivare fizic si distrugere securizat al Sistec, Ana Tolti a pus accentul pe obligaiile legislative, riscurile i investiiile pe care le au oper atorii economici ce doresc s i in arhivele n sediul propriu. Cu toate obligaiile impuse de Legea arhivrii fizice 16/1996 actualizat, operatorii economici trebuie s implice multe resurse interne i s fac investiii consistente pentru a-i gestiona arhiva n aa fel nct s fie un avantaj competitiv pentru organizaie. Este o era n care avem nevoie de informaie rapid i corect ca s fim n top iar pentru asta, arhiva noastr trebuie s fie bine organizat i inventariat. Riscurile sunt deasemenea mari dac alegem s inem arhiva n sediu: de la angajaii neglijeni, la lips de specialiti, asigurri ale documentului i sediului, sisteme de stingere incendii i protecie antiefracie, totul recomand externalizarea acesteia. a declarat aceasta la conferin. Distrugerea securizat a datelor i documentelor a fost o alt recomandare fcut de Ana Tolti, managing director Reisswolf i susinut de dl. Cristian Filip, consilier al Arhivelor Naionale Brila. Dnsul a spus c acest serviciu de distrugere securizat este binevenit pe piaa din Romania n condiiile n care avem de-a face numai cu date confideniale cnd lucrm cu arhiva iar legislaia din Romania specific faptul ca arhiva trebuie distrus dup expirarea perioadei de via, ns nu spune cum i de ctre cine. Ultima parte a seminarului a fost dedicat prezentrii soluiei de document management ELO, prezentarea fiind susinut de dl. Claudiu Boran, director de vnzri ELO Romnia. Dnsul a pus accentul pe faptul c utilizarea soluiilor i serviciilor bazate pe tehnologii inovative, permite organizaiilor i instituiilor publice s-i eficientizeze modul de lucru, s aiba un control transparent asupra costurilor i s menin un echilibru dinamic ntre productivitatea personalului propriu i relaiile cu clienii sau cetenii/contribuabilii. In incheierea expunerilor, Radu Dinescu a concluzionat : Arhivarea i gestionarea documentelor n format electronic este o component indispensabil n contextul eficientizrii proceselor actuale, n care necesitatea de a avea acces instant la informaii este mai prezent ca oricand. Mai mult dect att, externalizarea serviciilor de arhivare fizic i electronic este o component primordial i un important factor decizional atunci cnd presiunea costurilor i eliminarea administrrii personalului devin principalele beneficii, contribuind astfel la o flexibilitate i independen sporit.

Echipa Sistec Holding Date contact departament marketing si PR : Raluca Vasilescu, director marketing Telefon/Fax : 021.408.3148/3066 Mail: marketing@sistec.ro