Project Management

Soluii informatice pentru Enterprise Project Management

de Hilde Corbu, Managing Partner, Trilex

erularea proiectelor din organizaiile mari se face ntr-un mediu complex care poate nsemna foarte multe persoane, zeci de proiecte derulate simultan, sute de livrabile, bugete de milioane de euro, subcontractori i beneficiari. Enterprise Project Management (EPM) reprezint att un set de practici (procese) de derulare a proiectelor, ct i o soluie informatic care ofer suportul necesar

echipelor de proiect i managerilor pentru gestionarea proiectelor, a portofoliului de proiecte i a resurselor. competenele i disponibilitile necesare n realizarea activitilor proiectelor. Practic, toate informaiile despre resursele cheie din organizaie care pot lucra n proiecte, sunt inute centralizat n sistemul EPM. Astfel, de exemplu, mele EPM ofer capabiliti de comunicare i colaborare pentru toate persoanele implicate n proiect. Fiecare are nevoi diferite pentru o multitudine de informaii cum ar fi: ultimele versiuni de planuri de proiect, rapoartele pri-

Cele mai cunoscute soluii EPM sunt oferite de Microsoft i Primavera. Aceste soluii se difereniaz prin funcionaliti, uurina n exploatare, necesar de resurse hardware i costuri. Soluiile EPM ofer suport n gestionarea proiectelor din organizaiile mari cum ar fi bnci, operatori de telefonie, companii din industria petrolier, companii IT, companii farmaceutice, fabrici cu planuri de investiii i altele. Soluiile EPM adreseaz nevoile de project i portofolio management la nivelul ntregii organizaii. Ele sunt utilizate simultan de project manageri, manageri i directori, membrii din echipa de proiect, subcontractori. Prin informaiile disponibile n sistemele EPM, managerii i directorii pot analiza la nivel global starea proiectelor i a portofoliilor de proiecte i pot lua decizii de investiii i de prioritizare a lansrii proiectelor. La nivelul echipei de proiect, managerii de proiect i echipele lor au nevoie s planifice, s urmreasc derularea proiectelor la nivel de activiti, livrabile i milestone-uri i s gestioneze centralizat problemele, riscurile i schimbrile din proiect. Pentru fiecare din aceste sarcini, sistemele EPM ofer funcionaliti avansate de planificare i urmrire a progresului proiectelor. Project managerii au nevoie de a construi echipe eficiente de proiect. Soluia EPM face uoar identificarea persoanelor care au

un project manager poate interoga sistemul EPM pentru a afla ce persoane au competen de Analist i cu o disponibilitate de 18 ore, iar apoi va solicita managerilor de departamente alocarea acestor persoane pe proiect. n cazul n care o persoan lucreaz pe mai multe proiecte simultan, folosind sistemul EPM se poate evita supra-alocarea resurselor, statul peste program, graficele de execuie nerealiste i ntrzierile inerente. Un proiect genereaz foarte mult informaie care trebuie prezentat diferit pentru fiecare tip de audien: manageri de proiect, directori, manageri i membrii din echipa de proiect. Siste-

vind starea proiectului, bugetul, utilizarea resurselor, problemele, riscurile i documentele proiectului (contracte, specificaii, planuri, teste, acceptante etc.). Toate aceste informaii sunt stocate n sistemele EPM, fcnd comunicarea i colaborarea n proiect uoar i avnd acces securizat la informaiile de ultima or. De obicei, accesul securizat la informaiile din sistemele EPM urmrete structura organizaional (organigrama) i, cu ct o persoan are o poziie mai mare, cu att vizibilitatea n proiectele

din organizaie este mai mare. De exemplu un manager de departament poate s vad numai proiectele n care lucreaz oameni din departamentul su. n plus, acelai manager poate, de exemplu, s analizeze progresul portofoliului de proiecte la care este sponsor. Soluiile EPM se pot utiliza simultan de mai multe echipe, pentru mai multe tipuri de proiecte i folosind metodologii diferite, fie dezvoltate intern, fie comerciale cum ar fi PMI, Six Sigma, MSF, RUP, Prince2, Agile, SCRUM etc. Dimensiunea unei organizaii care folosete soluia EPM variaz de la 8-15 persoane pn la organizaii cu mii de persoane distribuite geografic n ar sau internaional. Este necesar ca aceste organizaii s aib un anumit nivel de maturitate de derulare a proiectelor pentru a beneficia de toate capabilitile soluiei EPM. Din punct de vedere tehnologic, soluiile EPM sunt construite n jurul unui server, al unui instrument dedicat pentru planificare i al unei interfee web de acces. De exemplu, n cadrul soluiei Microsoft EPM, toate informaiile de proiect sunt centralizate n Project Server i/sau Portfolio Server. Managerii de proiect folosesc Microsoft Project, instrumentul specializat de planificare i gestionare a proiectelor, iar celelalte persoane implicate n proiect (managerii, directorii, membrii echipelor de proiect) utilizeaz Internet Explorer i Outlook pentru a consulta i genera informaiile despre resurse, proiecte i portofoliul de proiecte.

Pentru o descriere i o explorare n detaliu a capabilitilor i scenariilor de utilizare a soluiei Microsoft EPM de project i portofolio management vizitai site-urile www.microsoft.com i www.trilex.ro.

5 Septembrie 2007

EWEEK

ROMNIA

23