Manual de Implementare 20 PODCA

Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative Manual de Implementare versiunea revizuit Mai 2013
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
GUVERNUL ROMNIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Instrumente Structurale 2007-2013
MANUAL DE IMPLEMENTARE
A PROIECTELOR FINANATE DIN PROGRAMUL OPERAIONAL DEZVOLTAREA CAPACITII ADMINISTRATIVE
CCI 2007 051 RO 002 Obiectivul Convergen
BENEFICIARUL VA IMPLEMENTA PROIECTUL PE PROPRIA SA RSPUNDERE I N CONFORMITATE CU PREVEDERILE CONTRACTULUI DE FINANARE SEMNAT CU AUTORITATEA DE MANAGEMENT PENTRU PROGRAMUL OPERAIONAL DEZVOLTAREA CAPACITII ADMINISTRATIVE STUDIUL PREZENTULUI DOCUMENT DE CTRE BENEFICIAR NU NLOCUIETE DOCUMENTAREA COMPLET ASUPRA TUTUROR OBLIGAIILOR CE-I REVIN CONFORM PREVEDERILOR CONTRACTULUI DE FINANARE I A ANEXELOR SALE, A GHIDULUI SOLICITANTULUI, A REGULILOR PRNTRU CERERI DE IDEI DE PROIECTE, PRECUM I A LEGISLAIEI ROMNE I COMUNITARE APLICABILE, N VIGOARE
Cuprins
CAPITOLUL 1 ............................................................................................................................................................... 5 CADRUL GENERAL ....................................................................................................................................................... 5 1.1 GLOSAR DE TERMENI UTILIZAI ............................................................................................................................. 5 1.2. SCOPUL MANUALULUI .......................................................................................................................................... 9 1.3. LEGISLAIA APLICABIL ...................................................................................................................................... 10 1.4. ROLURI I RESPONSABILITI PE PARCURSUL PERIOADEI DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI .......................... 13 1.4.1. Autoritatea de Management ......................................................................................................................... 13 1.4.2. Beneficiarul .................................................................................................................................................... 15 CAPITOLUL 2 ............................................................................................................................................................. 17 ACHIZIII N CADRUL PROIECTULUI ........................................................................................................................... 17 2.1. CADRUL INSTITUIONAL ROLURI I RESPONSABILITI ALE BENEFICIARILOR PROIECTELOR FINANATE PRIN PO DCA (I PARTENERII ACESTORA, UNDE ESTE CAZUL) ............................................................................................ 17 2.2. ATRIBUIREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE PENTRU BENEFICIARII PROIECTELOR FINANATE PRIN PO DCA ........................................................................................................................................................................... 20 2.2.1. Proceduri aplicabile, obligaia beneficiarului , documentaia de atribuire. .................................................. 20
2.2.1.1. Programarea achiziiilor publice ............................................................................................................................... 22 2.2.1.2. Elaborarea documentaiei de atribuire ..................................................................................................................... 24 2.2.1.3. Elaborarea documentaiei de chemare la competiie ............................................................................................... 26 2.2.1.4. Derularea procedurii de atribuire ............................................................................................................................. 26 2.2.1.5. Atribuirea contractului de achiziie public .............................................................................................................. 28 2.2.1.6. Dosarul achiziiei publice .......................................................................................................................................... 31 2.2.1.7. Derularea contractului .............................................................................................................................................. 32 2.2.1.8 Finalizarea contractului ............................................................................................................................................. 32 2.2.1.9. Analiza procesului de achiziie public ..................................................................................................................... 33
2.2.2. Contractele de publicitate media ................................................................................................................... 33 2.3. CONFLICTUL DE INTERESE I/SAU MANIFESTAREA CONCURENEI NELOIALE IN PROCESUL DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZITII PUBLICE ...................................................................................................................... 35 CAPITOLUL 3 ............................................................................................................................................................. 38 MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR ........................................................................................................ 38 3.1 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR ........................................................................................................................... 38 3.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor................................................................................................................ 38 3.1.2. Cheltuieli eligibile ........................................................................................................................................... 39 3.1.3. Justificarea cheltuielilor eligibile .................................................................................................................... 44 3.2. FLUXUL FINANCIAR ............................................................................................................................................. 53 3.2.1. Deschiderea contului bancar ......................................................................................................................... 53 3.2.2. Solicitarea prefinanrii ................................................................................................................................. 56 3.2.3. Solicitarea rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate ................................................................................. 58 3.3. PLATA TVA.......................................................................................................................................................... 62 3.4. CONTRIBUIA BENEFICIARULUI .......................................................................................................................... 63 3.5. RECUPERAREA SUMELOR PLTITE NECUVENIT ................................................................................................... 64 CAPITOLUL 4 ............................................................................................................................................................. 66 MONITORIZAREA IMPLEMENTRII PROIECTELOR ..................................................................................................... 66 4.1. PROCEDURA STANDARD DE MONITORIZARE...................................................................................................... 66 4.1.1. Raportul tehnic de progres trimestrial R1 ...................................................................................................... 67 4.1.2. Centralizator ncrcare formulare individuale ale participanilor la activitile finanate de FSE prin PODCA i Formularul statistic privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA ........................................ 69 4.1.3. Raportul tehnic de progres R2 ....................................................................................................................... 69 4.1.4. Raportul final R3 ........................................................................................................................................... 70 4.2. PROCEDURI SPECIFICE DE MONITORIZARE ......................................................................................................... 72 4.2.1. Vizitele n teritoriu ......................................................................................................................................... 74 4.2.2. Verificrile suplimentare ................................................................................................................................ 74 4.3. ASISTENA POST-CONTRACTARE ........................................................................................................................ 75 CAPITOLUL 5 ............................................................................................................................................................. 76 MODIFICAREA CONTRACTELOR/ORDINELOR DE FINANARE .................................................................................... 77
3
5.1 NOTIFICRI .......................................................................................................................................................... 77 5.2 ACTE ADIIONALE ................................................................................................................................................ 79 CAPITOLUL 6 ............................................................................................................................................................. 82 MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE ............................................................................................................... 82 CAPITOLUL 7 ............................................................................................................................................................. 85 TEME ORIZONTALE .................................................................................................................................................... 85 7.1. INFORMAII PRIVIND EGALITATEA DE ANSE .................................................................................................... 85 7.1.1 Definiii ........................................................................................................................................................... 85 7.1.2 Consideraii generale ...................................................................................................................................... 86 7.1.3 Mic ghid orientativ pentru analiza de gen ...................................................................................................... 88 7.2 INFORMAII PRIVIND DEZVOLTAREA DURABIL ................................................................................................. 89 7.2.1 Concept ........................................................................................................................................................... 90 7.2.2 Principii i obiective ........................................................................................................................................ 90 7.2.3 Strategia de dezvoltare durabil a Uniunii Europene obiective generale .................................................... 90 7.2.4 Strategia naional de dezvoltare durabil .................................................................................................... 91 CAPITOLUL 8 ............................................................................................................................................................. 92 NEREGULI. VERIFICARE LA FAA LOCULUI ................................................................................................................. 92 8.1. NEREGULA .......................................................................................................................................................... 92 8.2. SESIZAREA I RAPORTAREA NEREGULILOR ......................................................................................................... 95 8.3. CONSTATAREA PRIMAR ADMINISTRATIV....................................................................................................... 95 8.4. VERIFICAREA LA FAA LOCULUI A PROIECTELOR FINANATE PRIN AM PODCA................................................. 103 CAPITOLUL 9 ........................................................................................................................................................... 108 MODUL DE PREZENTARE A DOCUMENTAIEI .......................................................................................................... 108 ANEXE ..................................................................................................................................................................... 111
Capitolul 1 CADRUL GENERAL
1.1 GLOSAR DE TERMENI UTILIZAI

Audit public intern Activitatea independent i obiectiv care ofer consiliere unei entiti n ceea ce privete gradul de control asupra operaiunilor, o ndrum pentru a-i mbunti activitatea i, printr-o abordare sistematic i metodic, ajut aceast entitate s i ating obiectivele, evalund i fcnd propuneri de mbuntire a eficienei managementului riscului, a proceselor de control i de conducere. Autoritatea public, la nivel naional, responsabil cu verificarea operaiunilor de management i a sistemului de control pentru fiecare program operaional, independent funcional de Autoritatea de Management i de Autoritatea de Certificare i Plat. n Romania, pentru toate programele operaionale, AA funcioneaz pe lng Curtea de Conturi. Structura organizatoric n cadrul Ministerului Finanelor Publice, responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de cheltuieli transmise la Comisia European, primirea de la Comisia European a fondurilor transferate Romniei din instrumente structurale i transferul ctre beneficiari/uniti de plat de pe lng autoritile de management a fondurilor primite din instrumente structurale, precum i a celor alocate de la bugetul de stat, n cazul programelor operaionale care utilizeaz mecanismul plii directe. Structur desemnat n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice (MDRAP), cu rol n gestionarea i implementarea asistenei financiare nerambursabile alocate Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative. Autoritate de Management pentru PO DCA este Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative (DDCA). Una dintre prioritile strategiei care st la baza unui program operaional, coninnd un grup de operaiuni corelate i care are obiective specifice msurabile. Prin beneficiar se nelege orice persoan fizic sau juridic de drept public ori privat, aa cum este acesta definit n documentele PO DCA i care este fie direct sau indirect parte n contractul/decizia/ordinul de finanare finanat parial din fonduri europene i/sau fonduri publice naionale aferente acestora. Cheltuielile efectuate de beneficiar, aferente proiectelor finanate n cadrul programului operaional, care pot fi finanate att din instrumente structurale, ct i din cofinanarea public i/sau cofinanarea privat, conform reglementrilor legale comunitare i naionale n vigoare privind eligibilitatea cheltuielilor (H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare;O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul comun al ministrului administraiei i internelor i al ministrului finanelor publice nr. 712/29.01.2009 i nr. 634/03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, cu
5
Autoritatea de Audit (AA)
Autoritatea de Certificare i Plat (ACP)
Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative (AM PO DCA) Ax prioritar
Beneficiar
Cheltuieli eligibile
modificrile i completrile ulterioare; O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare; H.G. nr. 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare; Alte cheltuieli dect cele eligibile Cheltuielile necesare realizrii activitilor proiectelor finanate din instrumente structurale n cadrul programului operaional, care nu pot fi finanate din instrumentele structurale, conform reglementrilor comunitare i naionale. Cheltuielile efectuate pentru funcionarea de ansamblu a Beneficiarului i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul operaiunii. (H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programe operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare). Metodologia de calcul aferent cheltuielilor generale de administraie se regsete n Anexa 19 la prezentul document. Ofertantul care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de achiziie public. Contractul cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul ori mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, asimilat actului administrativ, care include i categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare. Contractul de finanare din Fondul Social European, n cadrul Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, denumit n continuare contract de finanare, reprezint documentul juridic prin care se acord asistena financiar nerambursabil aferent unei operaiuni n scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operaional i care stabilete drepturile i obligaiile prilor. (H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programe operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare) Ordinul de finanare reprezint actul unilateral care se elaboreaz n cazul n care beneficiarul funcioneaz n instituia care acord asistena financiar nerambursabil aferent unei operaiuni n scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operaional i care stabilete obligaiile structurilor cu rol de autoritate de management/beneficiar. (H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programe operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare) Totalul fondurilor publice necesare implementrii programelor operaionale, format din cofinanarea public i fondurile aferente cheltuielilor publice, altele dect cele eligibile. (O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare).
6
Cheltuieli generale de administraie
Contractant Contract de achiziie public
Contract de finanare din Fondul Social European, n cadrul PO DCA
Ordinul de finanare
Contribuia public naional total
Control financiar preventiv
Documentaie de atribuire
Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR)
Fondul Social European (FSE)
Neregul
Activitatea de prevenire a neregulilor
Aplicare de reduceri financiare aplicate nainte de plat
Aplicare de corecii financiare aplicate dup plat
Activitatea prin care se verific legalitatea i regularitatea operaiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, nainte de aprobarea acestora. Documentaia ce cuprinde toate informaiile legate de obiectul contractului de achiziie public i de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv. Fondul structural are ca obiectiv reducerea diferenei ntre nivelurile de dezvoltare a regiunilor europene i a recupera din decalajul regiunilor cel mai puin favorizate FEDR i concentreaz intervenia pe un numr de prioriti tematice care reflect natura obiectivelor convergen, competitivitate regional i ocuparea forei de munc i cooperare teritorial european, n special pe finanri legate de investiii care contribuie la crearea de locuri de munc durabile, investiii n infrastructuri, precum i msuri de susinere a dezvoltrii regionale i locale, care cuprind asistena i serviciile pentru ntreprinderi, n special pentru ntreprinderile mici i mijlocii (IMM-uri). Fondul structural creat pentru a reduce diferenele cu privire la standardele de via i prosperitate n regiunile i statele membre ale UE i, prin urmare, pentru a promova coeziunea economic i social. Orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile naionale i/sau europene, precum i cu prevederile contractelor ori a altor angajamente legal ncheiate n baza acestor dispoziii, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a beneficiarului ori a autoritii cu competene n gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/ bugetele donatorilor publici internaionali i/sau fondurile publice naionale aferente acestora printr-o sum pltit necuvenit. (O.U.G. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare) Identificarea i gestionarea riscurilor, elaborarea i urmrirea aplicrii procedurilor de management i a celorlalte instrumente de control intern, care s asigure corectitudinea acordrii i utilizrii fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora. (O.U.G. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute n obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare) Msurile administrative luate de AM, n conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare, care constau n reduceri procentuale de la finanarea din fonduri europene i/sau fonduri publice naionale aferente acestora a cheltuielilor pentru care a fost constatat o abatere. Msurile administrative luate de AM, n conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare, care constau n excluderea de la finanarea din fonduri europene i/sau fonduri publice naionale aferente acestora a
Excludere temporar de la plat n cazul neregulilor privind contractele de achiziie public
Reduceri financiare aferente nendeplinirii indicatorilor/obiectivelor
Implementare
Monitorizarea implementrii
Ofier de proiect
Ofier de validare
Ofier verificare achiziii
Perioada de implementare Pist de audit
cheltuielilor pentru care a fost constatat o neregul. n cazul existenei unei sesizri de neregul la nivelul AM, pn la emiterea notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare, AM poate plti/rambursa beneficiarilor sumele solicitate, dar aplica preventiv reducerea procentual maxim aferent abaterii n aplicarea reglementrilor privind achiziiile, stabilit, potrivit reglementarilor legale. Regularizarea sumelor reinute se face ulterior emiterii notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare. (O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare) n aplicarea prevederilor O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare, i avnd n vedere principiul proporionalitii, AM are obligaia de a face reduceri procentuale din sumele solicitate la rambursarea/plata final, reprezentnd cheltuieli efectuate i declarate de beneficiari, n situaia n care constat nendeplinirea sau ndeplinirea parial a indicatorilor/obiectivelor proiectelor finanate din fonduri europene i/sau fonduri publice naionale aferente acestora, pentru care beneficiarii i-au angajat rspunderea realizrii, n perioada de implementare a contractelor/ordinelor de finanare nerambursabil. Realizarea tuturor activitilor din cadrul proiectului, n contextul ndeplinirii obligaiilor prevzute n contractul/ordinul de finanare ncheiat ntre Beneficiar i AM. Activitatea continu i sistematic de colectare, nregistrare, prelucrare i raportare de date de natur tehnic i financiar, efectuat de ctre ofierii de proiect din cadrul AM, cu privire la desfurarea activitilor prevzute n contractele ncheiate cu beneficiarii resurselor financiare alocate prin PO DCA, precum i asistena acordat Beneficiarilor n procesul de implementare, astfel nct proiectele s se deruleze n conformitate cu prevederile contractuale i cu legislaia naional i cea comunitar. Persoana din cadrul AM responsabil cu monitorizarea implementrii proiectelor, care asigur comunicarea permanent cu Beneficiarul i acord acestuia asisten pe toat durata de implementare, astfel nct atingerea obiectivelor proiectului s se realizeze n conformitate cu prevederile contractuale i cu legislaia naional i comunitar. Persoana din cadrul AM responsabil cu verificarea tehnico-financiar a solicitrilor de acordare a prefinanrii i a cererilor de rambursare naintate de beneficiarii PO DCA, n vederea autorizrii la plat a cheltuielilor eligibile i a TVA aferent acestora. Persoana din cadrul AM responsabil cu verificarea administrativ a achiziiilor publice privind furnizarea de produse i prestarea de servicii finanate n conformitate cu regulile comunitare i naionale, avnd responsabilitatea identificrii i semnalrii eventualelor abateri/ nereguli, cu aplicarea reducerilor/coreciilor financiare care se impun. Perioada prevzut n contractul/ordinul de finanare, semnat ntre Autoritatea de Management i Beneficiar. Stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor referitoare la acestea, precum i a modului de arhivare a documentaiei justificative complete, pentru toate stadiile desfurrii unei aciuni,
8
Prefinanare
Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative(PO DCA) Rambursare
care s permit, totodat, reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers (Lege nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat) Sumele transferate din instrumente structurale ctre beneficiari, alii dect cei prevzui la art. 5 alin. (1)-(3) i (3^1) din O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare, prin plat direct ori prin plat indirect, n stadiul iniial pentru susinerea nceperii derulrii proiectelor *+, n condiiile prevzute n contractul/ordinul de finanare ncheiat ntre Beneficiar i Autoritatea de management n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor finanate n cadrul Programului Operaional. Documentul adoptat de Comisia European prin Decizia nr. C(2000)5748 n data de 21.11.2007. Pli efectuate de Autoritatea de Management din bugetul de stat i/sau din instrumente structurale ctre un Beneficiar n baza cererilor de rambursare, nsoite de documente justificative privind efectuarea unor pli n stadiul de implementare a proiectelor, depuse de Beneficiar la Autoritatea de Management i validate de aceasta, n baza unui contract/ordin de finanare ncheiat ntre Beneficiar i Autoritatea de Management, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor. Beneficiarul asistenei din fonduri europene, oricare structur de implementare, precum i orice persoan fizic ori juridic ce se afl ntro relaie contractual, n cadrul proiectelor/programelor finanate din fonduri europene i/sau din fonduri publice naionale aferente acestora. (O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare)
Structuri verificate
1.2. SCOPUL MANUALULUI Scopul acestui manual este de a facilita nelegerea unitar a procesului de implementare a proiectelor cofinanate din FSE prin PO DCA i de a prezenta: structurile din cadrul DDCA implicate i rolul lor; modul de implementare a proiectului: o derularea activitilor, o managementul financiar-contabil, o derularea procedurilor de achiziii, o modificrile contractului/ordinului de finanare, o implementarea msurilor de identitate vizual, o gestionarea riscurilor o informaii privind neregulile, controlul i antifraud, o noiuni privind dezvoltarea durabil i egalitatea de anse. formatul documentelor i rapoartelor ce vor fi ntocmite de Beneficiari, precum i termenele de transmitere a acestora.
Care este utilitatea acestui manual de implementare?
Manualul de implementare se adreseaz tuturor Beneficiarilor Programului Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative" n vederea sprijinirii/ghidrii acestora n implementarea corespunztoare a proiectelor finanate din FSE prin PO DCA. Fiecare seciune a contractului/ordinului de finanare furnizeaz informaii relevante, reguli i obligaii ce trebuie cunoscute n detaliu de ctre Beneficiari i de ctre partenerii acestora, dup caz. Este necesar ca, n cazul existenei unor parteneri menionai explicit n cererea de finanare, Beneficiarii s se asigure de faptul c partenerii lor au cunotin despre informaiile cuprinse n acest manual. ATENIE! Acest manual nu se substituie niciunei prevederi sau obligaii pe care Beneficiarii trebuie s le ndeplineasc n conformitate cu contractul de finanare, precum i cu legislaia naional i comunitar incident!
1.3. LEGISLAIA APLICABIL La momentul elaborrii prezentului manual, legislaia comunitar i naional care reglementeaz implementarea i gestionarea contractelor cu finanare din fondurilor structurale este: Legislaie european Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999, cu modificrile i completrile ulterioare; Regulamentul Parlamentului European i al Consiliului (CE) nr. 1081/2006 privind Fondul Social European i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1784/1999; Regulamentul (CE) nr. 846/2009 pentru modificarea Regulamentului (CE) nr.1828/2006 al Comisiei din 8 decembrie 2006 privind stabilirea regulilor pentru implementarea Regulamentului Consiliului (CE) Nr 1083/2006 care stipuleaz prevederile generale ale Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i a Regulamentului nr.1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului asupra Fondului European de Dezvoltare; Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006 de stabilire a normelor de punere n aplicare a Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului pentru Fondul European de Dezvoltare Regional, cu modificrile i completrile ulterioare; Regulamentului Consiliului (C.E., Euratom) nr. 1605/2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene; Regulamentul Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene, cu modificrile ulterioare. Legislaie naional general aplicabil Hotrrea Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituional de coordonare i de gestionare a instrumentelor structurale, cu modificrile i completrile ulterioare;
10
Hotrrea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 218/2012 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a prevederilor O.U.G. nr. 64/2009, privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului administraiei i internelor nr. 712/29.01.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 268/24.04.2009, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 634/03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 268/24.04.2009, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului administraiei i internelor nr. 185/26.07.2012 pentru aprobarea versiunii a V-a a Documentului-cadru de implementare a Programului operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative 2007-2013; Ordinul ministrului afacerilor europene nr. 744/23.07.2012 pentru aprobarea versiunii a Va Documentului-cadru de implementare a Programului operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative 2007-2013; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 1660/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public p rin mijloace electronice din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat prin H.G . nr.198/2007. Ordonana de urgen a Guvernului nr. 30/2006 privind funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii , cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 525/2007 privind organizarea i funcionarea Autoriti i Naionale pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul Preedintelui ANRMAP nr. 183/2006 privind aplicarea dispoziiilor referitoare la contractul de publicitate media; Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana nr. 92/2003 privind Codul de procedur fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare;
11
Ordinul nr. 1917/2005 emis de Ministerul Finanelor Publice pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 5/2013 bugetului de stat pe anul 2013; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 2169/2009 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.917/2005, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr.875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora; Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu completrile i modificrile ulterioare; Legea nr. 677/2001 privind protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 571/2004 privind protecia intereselor personalului din autoritile publice, instituiile publice i din alte uniti care semnaleaz nclcri ale legii, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, cu modificrile i completrile ulterioare; Decizia nr. 100/2007 a Preedintelui Autoritii Naionale de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal; Legea nr. 315/2004 privind dezvoltarea regional n Romnia, cu modificrile i completrile ulterioare.
Legislaie orientativ n domeniul egalitii de anse Strategie pentru protecia, integrarea i incluziunea social a persoanelor cu handicap n perioada 2006-2013 "anse egale pentru persoanele cu handicap - ctre o societate fr discriminri"; Hotrrea Guvernului nr. 1175/2005 privind aprobarea Strategiei naionale pentru protecia, integrarea i incluziunea social a persoanelor cu handicap n perioada 20062013; Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai, republicat, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 61/2008 privind implementarea principiului egalitii de tratament ntre femei si brbai n ceea ce privete accesul la bunuri i servicii i furnizarea de bunuri i servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; Constituia Romniei, art. 4 alin. 2 i art. 16 alin. 1; Legea nr. 53/2003 Codul Muncii, art. 3-9, cu modificrile i completrile ulterioare;
12
Ordonana Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare, republicat; Hotrrea Guvernului nr. 285/2004 privind aplicarea Planului naional de aciune pentru egalitatea de anse ntre femei i brbai, cu modificrile i completrile ulterioare ; HOTARARE nr. 24/2003 privind nfiinarea Comisiei pentru egalitatea de anse ntre femei i brbai.
Site-uri utile www.fonduriadministratie.ro Ghid de bune practici n achiziia serviciilor de publicitate de ctre instituiile publice, disponibil la adresa www.publicitatepublica.ro; www.fonduri-UE.ro www.fseromania.ro http://www.undp.org/gender http://www.eldis.org/go/topics/resource-guides/gender http://web.worldbank.org/WBSITE/EXTERNAL/TOPICS/EXTGENDER/0,,contentMDK:21358 556~menuPK:3851633~pagePK:210058~piPK:210062~theSitePK:336868,00.html http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=418&langId=en http://ec.europa.eu/policies/index_ro.htm http://ec.europa.eu/environment/pubs/pdf/factsheets/sust_dev.pdf http://www.ncsd.ro/documents/national_strategy_for_sustainable_development/SNDD_2 008_RO.pdf www.ncsd.ro www.euractiv.ro http://ec.europa.eu/environment/eussd/ http://portal.unesco.org/education/en/ http://ec.europa.eu/anti_fraud/investigations/eu-expenditure/index_en.htm http://www.antifrauda.gov.ro/ 1.4. ROLURI I RESPONSABILITI PE PARCURSUL PERIOADEI DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI 1.4.1. Autoritatea de Management asigur ndeplinirea atribuiilor ce decurg din funciile prevzute la art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999 , cu modificrile i completrile ulterioare; contribuie la elaborarea i modificarea documentelor programatice specifice activitii PODCA; negociaz cu CE PODCA, n conformitate cu prevederile art. 32, 33 i 37 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificrile i completrile ulterioare; asigur implementarea i monitorizarea implementrii PODCA i rspunde pentru utilizarea eficient, efectiv i transparent a fondurilor din care acesta se finaneaz; analizeaz i propune modificri ale PODCA, pe care le supune aprobrii Comitetului de monitorizare; asigur i rspunde pentru buna gestionare financiar-contabil a operaiunilor finanate i derulate prin PODCA;
13
particip la reuniunile anuale cu CE pentru examinarea progresului implementrii PODCA, n conformitate cu prevederile art. 68 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificrile i completrile ulterioare; informeaz Comitetul de monitorizare a PODCA cu privire la observaiile i recomandrile CE i colaboreaz cu Ministerul Fondurilor Europene Autoritatea de coordonare a instrumentelor structurale, denumit n continuare MFE, i Autoritatea de certificare i plat, denumit n continuare ACP, pentru ntreprinderea aciunilor necesare n vederea implementrii observaiilor i recomandrilor; asigur corelarea operaiunilor din PODCA cu cele din programele finanate din fondurile structurale i, dac este cazul, cu cele din programele operaionale finanate din Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rural i Fondul European pentru Pescuit, sub coordonarea MFE; dezvolt parteneriate n procesul de programare i n fazele de implementare a PODCA, n conformitate cu prevederile art. 11 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificrile i completrile ulterioare; asigur dezvoltarea capacitii administrative a structurilor proprii ale ministerului implicate n derularea PODCA, sub coordonarea i cu sprijinul MFE; asigur dezvoltarea competenelor profesionale i pregtirea profesional continu a personalului propriu n domeniile specifice de competen; elaboreaz proceduri pentru gestionarea PODCA, n vederea asigurrii ndeplinirii atribuiilor specifice; pstreaz nregistrri pentru fiecare activitate n forma original sau ver siuni certificate, conforme cu originalele, pe suporturi de date acceptate i n condiii corespunztoare; furnizeaz MFE informaiile solicitate pentru verificarea ex-ante, monitorizarea anual i verificarea ex-post a respectrii principiului adiionalitii, n conformitate cu prevederile art. 15 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006, cu modificrile i completrile ulterioare; furnizeaz, n limita competenelor, informaiile necesare MFE, ACP i Autoritii de audit, pentru ndeplinirea de ctre acestea a atribuiilor ce le revin conform reglementrilor n vigoare; asigur prevenirea neregulilor, identific neregulile, constat creanele bugetare i asigur recuperarea sumelor rezultate din nereguli, n limita competenelor, potrivit dispoziiilor legale incidente; transmite ACP rapoarte privind neregulile identificate i sumele pltite necuvenit, precum i rapoarte privind recuperarea sumelor pltite necuvenit, a celor neutilizate i a celor rezultate din nereguli; pune la dispoziia CE, la cerere, lista operaiunilor ncheiate care fac obiectul nchiderii pariale, n conformitate cu prevederile legale n vigoare; elaboreaz, n colaborare cu celelalte structuri funcionale din cadrul aparatului propriu al ministerului, proceduri, instruciuni cu privire la detalierea sistemelor de management i control pentru PODCA; elaboreaz, implementeaz i monitorizeaz planul multianual de evaluare i se asigur c acesta este utilizat ca instrument strategic i de management pe parcursul implementrii PODCA; elaboreaz i implementeaz planul de comunicare pentru PODCA; contribuie, mpreun cu MFE, la dezvoltarea i implementarea Sistemului unic de management al informaiilor - Cadrul strategic naional de referin (SMIS - CSNR); colaboreaz cu MFE n vederea asigurrii unui cadru procedural eficient i armonios pentru implementarea instrumentelor structurale; colaboreaz cu MFE pentru realizarea activitilor de informare privind fondurile structurale;
14
verific i avizeaz proiectele legislative iniiate de alte structuri implicate n gestionarea fondurilor structurale la nivel naional i care ar putea afecta direct sau indirect implementarea PODCA; iniiaz i promoveaz propuneri legislative n vederea mbuntirii condiiilor de implementare a PODCA; colaboreaz cu alte instituii din sistemul naional de management i control al instrumentelor structurale, prin acorduri i nelegeri ncheiate n acest scop. 1.4.2. Beneficiarul are obligaia s respecte toate prevederile contractului de finanare, prevederile legislaiei naionale i comunitare n vigoare; asigur implementarea proiectului cu maximum de profesionalism i eficien ; are obligaia de a lua toate msurile i/sau de a respecta recomandrile primite din partea AM PODCA astfel nct s identifice riscurile i s asigure corectitudinea utilizrii fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora.; utilizeaz finanarea numai n scopul realizrii proiectului supus evalurii Autoritii de Management, pentru care s-a ncheiat contractul/ordinul de finanare; are responsabilitate exclusiv pentru realizarea Proiectului, sau a implementrii Proiectului n parteneriat, n vederea atingerii obiectivelor i indicatorilor proiectului transmite Autoritii de Management, n termenele i condiiile specificate n contractul/ordinul de finanare, notificri i note explicative n vederea ncheierii de acte adiionale/note de fundamentare la contractul/ordinul de finanare, n cazuri bine justificate; ntocmete i transmite Autoritii de Management, n termenul stabilit, rapoartele tehnice de progres; are obligaia de a furniza toate informaiile de natur administrativ, tehnic sau financiar legate de proiect i documentele solicitate de ctre Autoritatea de Management, ACP, AA, Comisia European sau orice alt organism abilitat; se va asigura de respectarea tuturor msurilor de informare i publicitate, aa cum sunt ele prevzute n contractul/ordinul de finanare i n Manualul de identitate vizual pentru instrumentele structurale 2007-2013 n Romnia (Obiectivul Convergen) aprobat prin OMFP nr. 31/2010; are obligaia de a ine evidena contabil folosind conturi analitice distincte pentru Proiect. Sistemul contabil utilizat va fi n conformitate cu legislaia naional n vigoare. are obligaia de a contracta un auditor, extern entitii, n vederea ntocmirii raportului de audit al activitilor, nregistrrilor i conturilor proiectului, realizat cu respectarea standardelor de audit n vigoare; ATENIE! Beneficiarul va fi singurul rspunztor n faa Autoritii de Management i a celorlalte organe de audit i control pentru implementarea proiectului!!!
15
Pe durata de implementare a proiectului, n calitate de Beneficiar, vei interaciona cu urmtoarele structuri din cadrul Autoritii de Management:
Serviciul Monitorizare i Comunicare - Compartimentul contractare i monitorizare proiecte responsabil de evaluarea, contractarea i monitorizarea administrativ i tehnic a proiectelor prin verificarea cererii de prefinanare, a rapoartelor tehnice de progres trimestrial i a rapoartelor tehnice de progres ce nsoesc cererile de rambursare, precum i efectuarea vizitelor de monitorizare.
Serviciul Monitorizare i Comunicare - Compartimentul de comunicare, SMIS si IT asigur respectarea cerinelor de informare i publicitate la nivelul PO DCA i a operaiunilor finanate din acesta.
AM PODCA
Serviciul management financiar - Compartimentul Validare responsabil de asigurarea corectitudinii i regularitii cheltuielilor declarate n cadrul proiectelor derulate prin PO DCA prin verificarea financiar i validarea cheltuielilor eligibile declarate. Serviciul Management Financiar - Compartimentul verificare achiziii responsabil de verificarea administrativ a contractelor de achiziie public ncheiate de ctre beneficiarii PO DCA, n scopul protejrii intereselor financiare ale bugetului naional i comunitar.
Birou Verificare la Faa Locului responsabil de verificarea la faa locului a modului de implementare al proiectului cofinanat din FSE prin PO DCA.
16
Capitolul 2 ACHIZIII N CADRUL PROIECTULUI 2.1. CADRUL INSTITUIONAL ROLURI I RESPONSABILITI ALE BENEFICIARILOR PROIECTELOR FINANATE PRIN PO DCA (I PARTENERII ACESTORA, UNDE ESTE CAZUL) Pentru a asigura coerena cu politicile UE privind achiziiile publice, autoritile romne au transpus Directivele nr. 17/2004/CE i 18/2004/CE, prin adoptarea Legii nr. 337/17.07.2006 care aprob O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziii publice, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare. De asemenea, a fost adoptat legislaia secundar. Pentru aplicarea prevederilor legale, a fost nfiinat Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice (A.N.R.M.A.P). Acest organism are rolul de a dezvolta strategiile de achiziii publice, de a asigura convergena cu acquis-ul comunitar i aplicarea corespunztoare a legislaiei, de a ndeplini obligaiile stabilite n Directiva UE, de a monitoriza, analiza i evalua metodele folosite pentru atribuirea contractelor publice, i de a oferi consiliere i instruire pentru personalul implicat n activitile de achiziii. Ministerul Finanelor Publice a fost desemnat ca organ de specialitate al administraiei publice centrale responsabil pentru ndeplinirea funciei de verificare exante (nainte de ncheierea contractului) a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor care intra sub incidena O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, activitatea fiind exercitat la nivel central printr-o structur de specialitate, fr personalitate juridic, respectiv Unitatea pentru coordonarea i verificarea achiziiilor publice (U.C.V.A.P), iar la nivel teritorial prin structuri specializate, coordonate direct de U.C.V.A.P, de la nivelul direciilor generale ale finanelor publice, denumite compartimente de verificare a achiziiilor publice (C.V.A.P). Beneficiarul trebuie s aplice legislaia n materia achiziiilor publice atunci cnd atribuie un contract de achiziie public prevzut n cererea de finanare i n bugetul proiectului. Produsele sau serviciile achiziionate trebuie s contribuie la atingerea obiectivelor i rezultatelor estimate i s fie furnizate/prestate cu respectarea legislaiei n vigoare i a contractului/ordinului de finanare. Toate contractele de achiziii publice vor fi atribuite n conformitate cu legislaia naional i comunitar n vigoare. Care sunt responsabilitile Beneficiarului? Pentru atribuirea contractelor de furnizare de produse i a celor de prestri servicii finanate prin PODCA, achizitorul TREBUIE s respecte urmtoarele principii: 1. Nediscriminarea i tratamentul egal - reprezint asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale, prin stabilirea i aplicarea, oricnd pe parcursul atribuirii contractului respectiv, de reguli, cerine i criterii identice pentru toi operatorii economici, inclusiv prin protejarea informaiilor confideniale atunci cnd este cazul, pentru ca oricare dintre acetia, s poat participa la atribuirea contractului i s beneficieze de anse egale de a deveni contractani (furnizori i/sau prestatori). 2. Recunoaterea reciproc const n acceptarea produselor serviciilor lucrrilor oferite n mod licit pe piaa Uniunii Europene, a diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autoritile competente din alte state, precum i a specificaiilor tehnice, echivalente cu cele solicitate la nivel naional.
17
3. Transparena nseamn aducerea la cunotina publicului a tuturor informaiilor referitoare la atribuirea contractului de furnizare de produse i/sau servicii. 4. Proporionalitatea reprezint asigurarea corelaiei ntre necesitatea beneficiarului, obiectul contractului de achiziie public i cerinele solicitate a fi ndeplinite . n acest sens, beneficiarul trebuie s se asigure c, n cazul n care sunt stabilite cerine minime de calificare, acestea prezint relevan i/sau sunt stabilite proporional n raport cu natura i complexitatea contractului atribuit. 5. Eficiena utilizrii fondurilor publice - reprezint atribuirea contractelor de achiziie pe baze competiionale i utilizarea unor criterii pentru atribuirea contractelor care s reflecte avantajele de natur economic ale ofertelor n vederea obinerii raportului optim ntre calitate i pre, inclusiv prin luarea n considerare a obiectivelor sociale, etice i de protecia mediului. 6. Asumarea rspunderii este un principiu care l privete n mod exclusiv pe beneficiarul proiectului este reprezentat de determinarea clar a sarcinilor i responsabilitilor persoanelor implicate n procesul de achiziie public, urmrindu -se asigurarea profesionalismului, imparialitii i independenei deciziilor adoptate pe parcursul derulrii acestui proces. S respecte toate etapele procesului de achiziie public prevzute n legislaia relevant, inclusiv derularea efectiv a contractului de achiziie public, plata bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate, astfel nct s se ncadreze n intervalul de timp prevzut n graficul de implementare al activitilor proiectului; S ntocmeasc dosarul achiziiei publice, s-l pstreze atta timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice i cel puin 5 ani dup ncheierea PO DCA i s -l pun la dispoziia organelor de control n conformitate cu prevederile contractului de finanare; S ntocmeasc toate documentele n limba romn, n formatele standard, conform legislaiei romne n vigoare. Care este rolul Autoritii de Management? n conformitate cu prevederile art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, coroborate cu prevederile art.13 din Regulamentul (CE) nr. 18 28/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, AM PO DCA are rolul de a verifica furnizarea de produse i prestarea de servicii finanate i de a controla dac toate cheltuielile declarate de beneficiari pentru operaiuni au fost suportate efectiv i sunt n conformitate cu regulile comunitare i naionale, avnd responsabilitatea identificrii i semnalrii eventualelor abateri/nereguli, cu aplicarea reducerilor/coreciilor financiare care se impun. Ce verificri efectueaz Autoritatea de Management privind achiziiile publice? Verificarea respectrii reglementrilor naionale i comunitare n materie de achiziii publice se realizeaz att din punct de vedere administrativ, la sediul AM PODCA ct i la faa locului, aspectele urmrite n cele dou cazuri fiind diferite. Verificarea administrativ a achiziiilor publice - Beneficiarii proiectelor finanate prin PO DCA informeaz, prin rapoartele tehnice de progres, stadiul derulrii achiziiilor publice efectuate i transmit documentele justificative solicitate de Autoritatea de Management (prevzute n Anexa 5). AM PODCA efectueaz verificrile administrative privind achiziiile publice pe baza listelor de verificare (Anexa 24), acoperind toate aspectele ce in de procedura de atrib uire, inclusiv implementarea contractului. Conform listelor de verificare, elementele analizate vizeaz:
18
- respectarea regulilor de publicitate; - ncadrarea n condiiile aplicabile reducerilor de termene; - ncadrarea n prevederile care reglementeaz alegerea tipului de procedur pentru atribuirea contractului; - relevana i caracterul nediscriminatoriu al criteriilor de calificare i selecie; - factorii de evaluare i metoda de calcul pentru stabilirea ofertei ctigtoare; - clarificrile/modificrile/eratele publicate de autoritatea contractant; - clarificrile i rspunsurile ofertantului ctigtor i raportul de atribuire; - comunicarea rezultatului procedurii; - respectarea termenelor de semnare ale contractului de achiziie public; - se verific actele adiionale ncheiate ulterior contractului de achiziie public (dac este cazul); - anunul de atribuire. Verificrile la faa locului (on-the-spot) - vor avea loc la sediul beneficiarilor proiectelor finanate prin PO DCA. Reprezentanii Autoritii de Management vor verifica modul n care sunt respectate reglementrile naionale i comunitare n materie de achiziii publice urmrindu-se aspecte cum ar fi: - respectarea legislaiei privind procedura de achiziie public aleas; - modalitatea de constituire a garaniei de participare/execuie, dup caz, n cuantumul i forma solicitate prin documentaia de atribuire; - dovada corespondenei privind solicitrile de clarificri, dup caz; - modalitatea de stabilirea a ofertelor ca fiind inacceptabile, neconforme sau admisibile n funcie de criteriile prevzute de lege/normele interne de achiziii (pentru procedurile de achiziii n care criteriul de atribuire a fost "preul cel mai sczut"); - ndeplinirea de ctre furnizor/prestator a obligaiilor asumate prin contractul de achiziie public; - deficienele n derularea contractului de achiziie. Atunci cnd, n urma verificrilor privind achiziiile publice, se constat nclcarea reglementrilor legislative aferente achiziiilor publice se vor aplica reduceri/corecii financiare, aa cum sunt ele prevzute n O.U.G 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare. n scopul eficientizrii implementrii proiectului, n ceea ce privete procedurile de achiziie public i de prevenire a abaterilor/neregulilor privind derularea acestora, Beneficiarul va utiliza listele de verificare privind achiziiile publice (anexa 24 funcie de categoria beneficiarului/procedura de achiziie derulat), pentru ntocmirea dosarului cererii de rambursare.
ATENIE! Beneficiarul ESTE SINGURUL RSPUNZTOR de respectarea prevederilor contractuale i, implicit, de cele referitoare la procedura de achiziie!
19
2.2. ATRIBUIREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE PENTRU BENEFICIARII PROIECTELOR FINANATE PRIN PO DCA n situaiile n care implementarea proiectelor finanate prin PO DCA necesit ncheierea unor contracte de achiziii, Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile legislaiei n domeniul achiziiilor publice, precum i obligaia de a lua toate msurile necesare pentru ncadrarea n graficul de implementare a activitilor proiectului. 2.2.1. Proceduri aplicabile, obligaia beneficiarului , documentaia de atribuire. Care sunt procedurile pe care trebuie s le aplice Beneficiarul proiectului atunci cnd atribuie contractul de achiziie public? Procedura de licitaie deschis sau licitaie restrns reprezint regula de atribuire a contractelor de achiziie public. Excepii de la regul sunt: dialogul competitiv; negocierea cu/fr publicarea prealabil a unui anun de participare; cererea de oferte. Modalitile speciale de atribuire sunt: acordul-cadru; licitaia electronic; sistemul de achiziie dinamic. Ministerul Finanelor Publice va efectua verificarea procesului de atribuire a contractelor n cazul tuturor procedurilor de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare pentru care a fost ntiinat de ctre autoritatea contractant. Care este obligaia beneficiarului n legtur cu achiziiile? Beneficiarul are obligaia s respecte legislaia n vigoare privind achiziiile publice n vederea atribuirii un contract de achiziie public prevzut n contractul/ordinul de finanare. Ce trebuie s conin documentaia de atribuire? Documentaia de atribuire conine toate documentele care prezint cerinele formale, tehnice i financiare, ce permit descrierea obiectiv a obiectului contractului de achiziie public i pe baza crora operatorul economic i va elabora oferta. Documentaia de atribuire conine: caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv; clauzele contractuale obligatorii; fia de date a achiziiei; formulare i modele; note justificative sau, dup caz, alte informaii cu privire la impozitare, protecia mediului i protecia muncii. Cine elaboreaz caietul de sarcini? Caietul de sarcini se elaboreaz de ctre Beneficiar prin compartimentul intern de achiziii publice/responsabilul desemnat pentru derularea procedurilor de achiziie public sau prin specialiti (consultani) angajai n acest scop, cu respectarea prevederilor legale n vigoare referitoare la concuren i la conflictul de interese.
20
Cum arat caietul de sarcini? n caietul de sarcini, Beneficiarul va descrie obiectiv produsele/serviciile (cerine, caracteristici tehnice minime etc.) n raport cu necesitile de implementare ale proiectului. Ce trebuie s conin specificaiile tehnice? Specificaiile tehnice descriu produsele sau serviciile solicitate, prin definirea, n general, a unor: caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan; cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor; dimensiuni, terminologie, simboluri, teste i metode de testare, ambalare, etichetare, marcare i instruciuni de utilizare a produsului; sisteme de asigurare a calitii i condiii pentru certificarea conformitii cu standarde relevante sau altele asemenea; prescripii de proiectare i de calcul al costurilor; condiii de recepie. ATENIE! Specificaiile tehnice trebuie s permit oricrui ofertant accesul egal la procedura de atribuire i nu trebuie s aib ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natur s restrng concurena ntre operatorii economici!!!
Ce trebuie s conin documentaia descriptiv? Documentaia descriptiv ine loc de caiet de sarcini i este o component obligatorie a documentaiei de atribuire, n cazul aplicrii procedurilor de: dialog competitiv; negociere. Documentaia descriptiv trebuie s conin: descrierea necesitilor, obiectivelor i constrngerilor Beneficiarului; orice alte informaii pe baza crora se va derula dialogul pentru identificarea soluiilor viabile; posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea n runde succesive, cu scopul de a reduce numrul de soluii discutate sau propuneri de oferte. Ce trebuie urmrit dup ncheierea procedurii de achiziie? Contractul de achiziie public reprezint contractul comercial care include i categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, n sensul O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. Beneficiarul are dreptul s ncheie contractul de achiziie public cu ofertantul a crui ofert a fost stabilit ca fiind ctigtoare, pe baza propunerilor tehnice i financiare cuprinse n ofert i numai dup mplinirea termenelor pentru depunerea contestaiilor prevzute n O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile u lterioare. n caz contrar, contractul de achiziie public este lovit de nulitate absolut. Obiectul contractului de achiziie public trebuie s respecte prevederile contractului/ ordinului de finanare privind activitile din proiect.
21
Plile prevzute n contractul de achiziie public aferente proiectului finanat din PODCA nu trebuie s depeasc sumele prevzute n contractul/ordinul de finanare cu modificri si completri, dup caz actele adiionale. Contractul de achiziie public nceteaz de drept la expirarea perioadei pentru care a fost ncheiat. Prelungirea duratei contractului de achiziie public este posibil numai n perioada sa de valabilitate i fr a fi modificate condiiile stabilite iniial. Contractul de achiziie se finalizeaz odat cu recepia produselor/serviciilor furnizate/prestate i semnarea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale. Documentul de recepie este un nscris esenial al dosarului achiziiei respective.
n ce condiii pot fi ncheiate acte adiionale la contractele de achiziii ? Actele adiionale la contractele de achiziii publice pot fi ntocmite cu respectarea reglementrilor n vigoare n domeniul achiziiilor publice, legislaia preciznd condiiile n care acestea pot fi ncheiate, dup cum urmeaz: actul adiional este rezultatul unei proceduri de negociere fr publicitate prealabil a unui anun, n situaiile prevzute la art. 122 lit. i) i art. 252 lit. j) din OUG 34/2006. n acest caz , actul adiional ncheiat are valoarea unui contract pentru care autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare un anun de atribuire; actul adiional prelungete contractul cu respectarea condiiilor prevzute la art. 6 din HG nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie publica, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, privind durata contractelor de furnizare sau de servicii cu caracter de regularitate, ncheiate n anul precedent i a cror durat normal de ndeplinire expir la dat a de 31 decembrie; actul adiional modific prevederile referitoare la denumirea prilor, adres, timpul de suspendare a executrii obligaiilor fr a fi afectate prevederile referitoare la pre. 2.2.1.1. Programarea achiziiilor publice Estimarea valorii contractului Desfurarea procedurii de achiziie, precum i derularea efectiv a contractului de achiziie public, inclusiv plata bunurilor/serviciilor achiziionate, trebuie s se ncadreze n interiorul intervalului de timp prevzut n graficul activitilor proiectului (cuprins n cererea de finanare anex a contractului de finanare). Beneficiarii au obligaia s ia msurile i s ntreprind toate demersurile necesare pentru ncadrarea n graficul de planificare a activitilor proiectului . Orice ntrziere n derularea procedurilor de achiziie va fi comunicat AM PODCA, iar graficul activitilor proiectului va fi actualizat, conform prevederilor H.G. nr. 218 /2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen. Att alegerea procedurii de atribuire ct i estimarea valorii contractului de achiziie public sunt n sarcina beneficiarului. La estimarea valorii unui contract de achiziie public se vor lua n considerare cheltuielile aferente obiectului contractului care urmeaz a fi atribuit, precum i scopul atribuirii acestuia n funcie de aceast valoare estimat, autoritatea contractant determin procedura de atribuire a contractului.
22
AM PODCA are rolul de a verifica beneficiarul, n calitate acestuia de Autoritate contractant, aa cum este definit de legislaia naional n domeniul achiziiilor publice, n procesul de derulare a procedurilor de achiziii publice, ex -post atribuirii acestora!
Cum alegei tipul de procedur de atribuire?
Beneficiarul are obligaia s aleag procedura de achiziie public n funcie de valoarea estimat a contractului de achiziie. Regula de atribuire a contractelor de achiziie public este licitaia deschis sau licitaia restrns (excepii de la regula de atribuire sunt: dialogul competitiv, negocierea i cererea de oferte). Alegerea procedurilor de atribuire care reprezint excepii de la regul intr n responsabilitatea exclusiv a autoritii contractante/a Beneficiarului. n luarea deciziilor de selectare a unei anumite proceduri de achiziie public, Beneficiarul va avea n vedere : complexitatea contractului de achiziie public respectiv; costurile implicate de atribuirea contractului respectiv; nivelul de dezvoltare i concuren pe pia din domeniul unde va avea loc achiziia pentru a se putea alege ntre licitaie deschis i licitaie restrns; constrngeri cum ar fi urgena, compatibilitatea cu produse similare; servicii deja existente n cadrul autoritii respective, aplicabile unui singur furnizor, prestator sau executant .a. Alegerea unei alte proceduri dect cele prevzute de regul se face pe baza unei note justificative. Beneficiarul, prin compartimentul intern de achiziii are obligaia de a elabora o nota justificativ n toate situaiile n care procedura de atribuire propus pentru a fi aplicat este alta dect una dintre cele prevzute la art. 20 alin. (1) din ordonana de urgen, i anume licitaia deschis sau licitaia restrns. Nota justificativ conine date despre: categoria de produse/servicii; codul CPV; valoarea estimat a achiziiei; identificarea fondurilor necesare; au fost achiziionate sau/i urmeaz s se mai achiziioneze n anul bugetar produse similare cu acestea i se stabilete dac valoarea total pe ntreg anul bugetar a produselor similare depete sau nu pragul de la art.19 din O.U.G. nr.34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare; procedura de achiziie conform legii. Nota justificativ se elaboreaz de ctre Beneficiar, se aprob de ctre conductorul acesteia, cu avizul compartimentului juridic i constituie un nscris esenial al dosarului achiziiei publice. n cazul n care urmeaz sa fie aplicat procedura cererii de oferte, nota justificativ trebuie sa conin numai explicaii cu privire la rezultatul estimrii, conform regulilor prevzute n cap. II
23
seciunea a 2-a din ordonana de urgen, valorii contractului de achiziie public care urmeaz s fie atribuit. 2.2.1.2. Elaborarea documentaiei de atribuire Cine elaboreaz documentaia de atribuire? Documentaia de atribuire se elaboreaz de ctre Beneficiar, prin compartimentul intern de achiziii publice/responsabilul desemnat pentru derularea procedurilor de achiziie public sau prin specialiti (consultani) angajai n acest scop, cu respectarea prevederilor legale referitoare la concuren i conflictul de interese n vigoare. n cazul n care documentaia de atribuire este elaborat de o firm de consultan, Beneficiarul prin compartimentul intern specializat sau responsabilul desemnat trebuie s coordoneze i s supervizeze activitatea respectiv i s i-o nsueasc prin recepionarea acesteia. Ce cuprinde documentaia? Documentaia de atribuire cuprinde toate informaiile legate de obiectul contractului de achiziie public i de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv i care conine cerinele formale, tehnice i financiare, care permit descrierea obiectiv a obiectului contractului de achiziie public i care st la baza elaborrii ofertei.
ATENIE! Documentaia de atribuire trebuie s fie finalizat nainte de transmiterea spre publicare a anunului de participare sau de transmiterea ctre operatorii economici a invitaiei de participare, n funcie de procedura de atribuire aleas. Documentaia de atribuire trebuie sa fie clar, complet i fr echivoc. Documentaia de atribuire trebuie s cuprind, cel puin: informaii generale privind beneficiarul, n special cu privire la adres - inclusiv telefon, fax, e-mail, persoane de contact, mijloace de comunicare etc.; instruciuni privind date limit care trebuie respectate i formaliti care trebuie ndeplinite n legtur cu participarea la procedura de atribuire; dac sunt solicitate, cerinele minime de calificare, precum i documentele care urmeaz s fie prezentate de ofertani / candidai pentru dovedirea ndeplinirii criteriilor de calificare i selecie; caietul de sarcini sau documentaia descriptiv, aceasta din urm fiind utilizat n cazul aplicrii procedurii de dialog competitiv sau de negociere; instruciuni privind modul de elaborare i de prezentare a propunerii tehnice i financiare; informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei ctigtoare; instruciuni privind modul de utilizare a cilor de atac; informaii referitoare la clauzele contractuale obligatorii. Autoritatea contractant are obligaia de a asigura obinerea documentaiei de atribuire de ctre orice operator economic prin asigurarea accesului direct, nerestricionat i deplin, prin mijloace electronice, la coninutul documentaiei de atribuire.
24
NOT: Verificarea coninutului documentaiei de atribuire se efectueaz pe baza prevederilor capitolului II, seciunea a 3-a din Ordonan - Reguli de elaborare a documentaiei de atribuire . Cum se face alegerea cerinelor minime de calificare? Criteriile de calificare i selecie, atunci cnd sunt prevzute, trebuie s se refere numai la: situaia personal a candidatului sau ofertantului; capacitatea de exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar; capacitatea tehnic i / sau profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul. Dac se solicit ndeplinirea unor cerine minime referitoare la situaia economic i financiar sau la capacitatea tehnic i/sau profesional, atunci Beneficiarul trebuie s elaboreze o not justificativ prin care s se motiveze cerinele respective. Nota justificativ se va ataa la dosarul achiziiei. ATENIE! Documentaia de atribuire trebuie s conin aceleai cerine minime ca n documentaia de chemare la competiie (invitaie/anun de participare).
NOT: Criteriile de calificare i selecie se vor stabili n baza prevederilor capitolului V, seciunea a 2-a din Ordonan, capitolului II i seciunea 1 din Norme, precum i prin consultarea Ordinului nr. 509/2011 al preedintelui ANRMAP, privind formularea criteriilor de calificare i selecie.
Cum se stabilete criteriul de atribuire? Criteriul de atribuire a contractului de achiziie public, poate fi: oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic sau n mod exclusiv, preul cel mai sczut. Criteriul de atribuire a contractului de achiziie public se precizeaz n mod obligatoriu n anunul de participare i n cadrul documentaiei de atribuire. Criteriul de atribuire, odat stabilit, nu poate fi schimbat pe toat durata de aplicare a procedurii de atribuire. Cnd se stabilete criteriul de atribuire, se elaboreaz o not justificativ prin care se motiveaz modul n care a fost stabilit ponderea factorilor de evaluare. NOT: Criteriul de atribuire se poate stabili n conformitate cu prevederile capitolului V, seciunea a 3-a din Ordonan, cu capitolul II i seciunea a 2-a din Norme.
25
2.2.1.3. Elaborarea documentaiei de chemare la competiie n vederea asigurrii transparenei atribuirii contractelor de achiziie public, Beneficiarul ori de cte ori dorete s atribuie un contract de achiziie public sau s ncheie un acord -cadru are obligaia de a publica documentaia de chemare la competiie n SEAP. Aceasta const n: a) b) anunul de participare, atunci cnd se iniiaz procedura de: licitaie deschis; licitaie restrns; dialog competitiv; negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare; sistem dinamic de achiziie; concurs de soluii. invitaia de participare, atunci cnd se iniiaz procedura de cerere de oferte.
Invitaia de participare trebuie s cuprind cel puin urmtoarele informaii: data limit stabilit pentru primirea ofertelor; adresa la care se transmit ofertele; limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta; dac se solicit ndeplinirea unor criterii minime de calificare, menionarea acestora; scurt descriere a obiectului contractului de achiziie public care urmeaz s fie atribuit; modul de obinere a documentaiei de atribuire. ATENIE! n cazul n care documentaia de atribuire este accesibil direct prin mijloace electronice, Beneficiarul are obligaia de a include n invitaia de participare informaii privind modul de accesare a documentaiei respective!!!
NOT: Documentaia de chemare la competiie se elaboreaz n baza prevederilo r capitolului II i anexei 3A din Ordonan, capitolului III i anexei nr. 1 din Norme.
2.2.1.4. Derularea procedurii de atribuire Beneficiarul trebuie s pun la dispoziia operatorilor economici interesai documentaia de atribuire. Aceast obligaie poate fi realizat: fie n urma unei solicitri scrise a operatorului economic interesat; fie prin accesarea direct i nerestricionat a unui fiier electronic, disponibil n SEAP i pe pagina de internet proprie. Beneficiarul trebuie s elaboreze i s transmit rspunsurile la clarificrile formulate de operatorii economici interesai i s rspund la orice solicitare. Beneficiarul va rspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti, ct mai repede posibil, fr s depeasc termenul legal i fr s dezvluie identitatea celui care a solicitat clarificri. Beneficiarul are obligaia s desemneze persoana/persoanele responsabile pentru evaluarea ofertelor (comisia de evaluare).
26
Procesul verbal de deschidere a ofertelor Plicurile cu oferte trebuie deschise de ctre reprezentanii autoritii contractante, care au obligaia de a anuna urmtoarele informaii: denumirea (numele) ofertanilor; modificrile i retragerile de oferte; existena garaniilor de participare; elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preul; cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor prezentate ntr-o alt moned; propuneri de oferte alternative (dac este cazul); orice alte detalii i precizri pe care comisia de evaluare le consider necesare. ATENIE! Nicio ofert nu poate fi respins n cadrul edinei de deschidere, cu excepia ofertelor ntrziate i a celor care nu fac dovada constituirii garaniei de participare. Orice decizie cu privire la calificarea ofertanilor, respectiv a candidailor sau, dup caz, cu privire la evaluarea ofertelor, va fi luat de ctre comisia de evaluare n cadrul unor edine ulterioare edinei de deschidere a ofertelor. Comisia de evaluare trebuie s ntocmeasc un proces-verbal de deschidere care trebuie s includ informaiile anunate de ctre preedintele comisiei. Procesul verbal privind edina de deschidere a ofertelor trebuie semnat de ctre membrii comisiei i de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt prezeni la deschiderea ofertelor. ATENIE! n scopul asigurrii confidenialitii i imparialitii n cursul procesului de achiziii publice, precum i n vederea evitrii conflictului de interese, toi membrii comisiei de evaluare trebuie s dea o declaraie de confidenialitate i imparialitate. Declaraia se completeaz n ziua deschiderii ofertelor/ candidaturilor.
NOT: Verificarea modului de desfurare a fiecrei proceduri se efectueaz pe baza prevederilor Capitolului III din Ordonan, urmrindu-se respectarea pragurilor, termenelor i a perioadelor de ateptare prescrise n legislaia relevant aplicabil. Procesului verbal al edinei de deschidere a ofertelor se va elabora n conformitate cu prevederile Ordinului nr. 302/2011 al preedintelui ANRMAP, privind aprobarea formularelor standard aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii. Notificarea rezultatului procedurii de atribuire Beneficiarul are obligaia de a informa candidaii/ofertanii despre deciziile referitoare la: atribuirea contractului de achiziie public; ncheierea acordurilor-cadru;
27
admiterea ntr-un sistem de achiziie dinamic; dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi proceduri. ATENIE! Comunicarea se realizeaz n scris i nu mai trziu de 3 zile lucrtoare de la emiterea deciziilor respective. Comunicarea se transmite i prin fax sau prin mijloace electronice. Dac aceasta nu se realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de ateptare naintea semnrii contractului se majoreaz cu 3 zile lucrtoare.
Ofertanii ctigtori vor fi informai cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate. Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai ctigtori trebuie s conin i invitaia pentru semnarea contractului, sau, dup caz, a acordului cadru. Ofertanii/candidaii respini sau a cror ofert nu a fost declarat ctigtoare vor fi informai asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, dup cum urmeaz: fiecrui candidat respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a candidaturii sale; pentru fiecare ofert respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere. Se detaliaz argumentele n temeiul crora oferta a fost considerat inacceptabil, neconform sau necorespunztoare, ndeosebi elementele ofertei care nu au corespuns cerinelor de funcionare i performan prevzute n caietul de sarcini; fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar care nu a fost declarat ctigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale ofertei/ofertelor ctigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s i se atribuie contractul de achiziie public sau, dup caz, ale ofertanilor cu care urmeaz s se ncheie un acord-cadru. 2.2.1.5. Atribuirea contractului de achiziie public Ce trebuie s conin raportul procedurii de atribuire? Raportul procedurii de atribuire trebuie s cuprind: procedura aplicat; obiectul contractului i codul CPV; nr. anun/invitaie de participare n SEAP/JOUE/erate; nr. anun de intenie (dup caz); sursa de finanare. Coninutul raportului (cuprins): Capitolul 1 - Informaii generale 1.1. Legislaia aplicabil 1.2. Calendarul procedurii de atribuire 1.3. Observatori UCVAP/CVAP Capitolul 2 - Modul de desfurare a procedurii de achiziie public 2.1. Solicitri/rspunsuri la clarificri pn la termenul-limit de depunere 2.2. edina de deschidere a ofertelor 2.3. Procesul de evaluare
28
Calificarea/selecia ofertanilor/candidailor
Evaluarea propunerilor tehnice Evaluarea propunerilor financiare Aplicarea criteriului de atribuire
Capitolul 3 - Concluzii i semnturi Anexe: 1. Procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor 2. nscrisurile edinelor de evaluare ulterioare edinei de deschidere, dup caz 3. Rapoartele de specialitate ale experilor cooptai, dup caz NOTA: Raportul procedurii de atribuire se va elabora n conformitate cu prevederile Ordinului nr. 302/2011 al preedintelui ANRMAP, privind aprobarea formularelor standard aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii .
Cine aprob raportul procedurii de atribuire? Raportul procedurii de atribuire trebuie aprobat de ctre conductorul autoritii contractante, care efectueaz respectiva achiziie public.
ATENIE! a) Conform art. 205 alin. (1) din OUG 34/2006, Beneficiarul are dreptul de a ncheia contractul de achiziie public numai dup mplinirea termenului de: 11 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, n cazul n care valoarea estimat, conform prevederilor art. 23 ale cap. II seciunea a 2-a a contractului de achiziie public/acorduluicadru, este mai mare dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2); 6 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii procedurii, n cazul n care valoarea estimat, conform prevederilor art. 23 ale cap. II seciunea a 2-a a contractului de achiziie public/acorduluicadru, este egal sau mai mic dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2). b) Beneficiarul nu are obligaia de a respecta termenele prevzute anterior n urmtoarele cazuri prevzute n OUG 34/2006, art. 205(3): atunci cnd prezenta ordonan de urgen nu prevede obligativitatea publicrii unui anun sau a unei invitaii de participare; atunci cnd contractul de achiziie public/acordul -cadru urmeaz s fie ncheiat cu un operator economic care a fost singurul ofertant la respectiva procedur de atribuire i nu exist ali operatori economici implicai n procedura de atribuire. atunci cnd este atribuit un contract subsecvent unui acord-cadru sau ca urmare a utilizrii unui sistem dinamic de achiziie.
29
Anunul de atribuire Ce conine anunul de atribuire? Anunul de atribuire trebuie s conin cel puin informaiile prevzute de anexa nr. 1 din H.G. nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare . Dac valoarea estimat a contractului de achiziie public care urmeaz a fi atribuit depete pragurile pentru care este obligatorie publicarea anunului de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din O.U.G. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, prin utilizarea formularelor standard adoptate de Comisia European. Cnd se public? Anunul de atribuire trebuie transmis spre publicare n cel mult 48 de zile dup ce: s-a finalizat procedura de licitaie deschis; licitaie restrns; dialog competitiv; negociere; cerere de ofert prin atribuirea contractului de achiziie public sau ncheierea acordului -cadru; s-a finalizat un concurs de soluii prin stabilirea concurentului ctigtor; s-a atribuit un contract de achiziie public printr-un sistem dinamic de achiziii.
ATENIE! Pentru serviciile incluse n anexa nr. 2B la O.U.G. 34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare, obligaia este aplicabil numai contractelor a cror valoare estimat este mai mare dect pragul pentru publicarea n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Unde se public? Anunul de atribuire se public: obligatoriu n SEAP, prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la adresa de Internet www.e-licitatie.ro; n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul. Aceasta se realizeaz prin sistemul SEAP. NOT: Anunul de atribuire se realizeaz n baza prevederilor art. 56, 57 din Ordonan i a capitolului III din Norme.
30
2.2.1.6. Dosarul achiziiei publice Caracteristici: are caracter de document public; se ntocmete i se pstreaz de ctre Beneficiar prin compartimentul intern specializat de achiziii publice; se ntocmete pentru fiecare: contract de achiziie public atribuit, acord-cadru ncheiat, contract de concesiune atribuit, lansare a unui sistem de achiziie dinamic. dac este solicitat poate fi pus la dispoziia: oricrei autoriti publice interesate spre consultare, cu condiia ca nicio informaie s nu fie dezvluit dac dezvluirea ei ar fi contrar legii, ar mpiedica aplicarea legii, ar afecta interesul public, ar prejudicia interesul comercial legitim al prilor sau ar afecta libera concuren; organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor, contraveniilor sau infraciunilor. Ce cuprinde? Dosarul achiziiei publice trebuie s cuprind documentele ntocmite/primite de autoritatea contractant n cadrul procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fr a se limita, urmtoarele: nota privind determinarea valorii estimate; anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este cazul; anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i/sau, dup caz, invitaia de participare; documentaia de atribuire; nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire, n cazul n care procedura aplicat a fost alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns; nota justificativ privind accelerarea procedurii de atribuire, dac este cazul; procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor; formularele de ofert depuse n cadrul procedurii de atribuire; solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de autoritatea contractant; raportul procedurii de atribuire; dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii; contractul de achiziie public/acordul-cadru, semnate; anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare; contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire, dac este cazul; avizul consultativ emis n conformitate cu prevederile legale, referitor la funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, dac este cazul; documentul constatator care conine informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale de ctre contractant. Pe parcursul derulrii contractului, dosarul achiziiei se poate completa cu: dovada ndeplinirii obiectului contractului procese verbale de recepie preliminare i finale; dovada efecturii plilor; dovada nregistrrii n contabilitate a rezultatului derulrii contractului.
31
Dosarului achiziiei publice se ntocmete n baza prevederilor art. 211 -216 din O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare. n cazul n care autoritatea contractant aplic o procedur de atribuire prin mijloace electronice, utilizeaz un sistem dinamic de achiziie sau un sistem de achiziii electronice, aceasta are obligaia de a asigura trasabilitatea deplin a aciunilor pe care le realizeaz pe parcursul procesului de atribuire, astfel nct ntocmirea dosarului achiziiei publice, n conformitate cu prevederile art. 213, s nu fie afectat.
ATENIE! n conformitate cu prevederile O.U.G nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, cu modificrile i completrile ulterioare, i cu contractul de finanare, dosarul achiziiei publice, precum i ofertele nsoite de documentele de calificare i selecie, se pstreaz de ctre Beneficiar atta timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice i 5 ani de la ncheierea PO DCA. Acelai termen se aplic i n cazul anulrii procedurii de atribuire, termenul urmnd s fie calculat de la data anulrii respectivei proceduri.
2.2.1.7. Derularea contractului Contractul intr n efectivitate conform prevederilor contractuale: - fie dup constituirea garaniei de bun execuie, dac a fost solicitat; - fie la termenul convenit ntre pri. Intrarea n efectivitate, derularea i finalizarea contractului trebuie s se realizeze n perioada de implementare a contractului de finanare, n limitele bugetare stabilite. Contractul de achiziie se ncheie odat cu recepia produselor/serviciilor/lucrrilor furnizate/ prestate i semnarea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale. Ca anexe ce devin parte integrant a contractului de achiziie public se constituie cel puin urmtoarele documente: caietul de sarcini; propunerea tehnic i propunerea financiar; graficul de ndeplinire a contractului; graficul de pli; garania de bun execuie, dac este cazul; angajamentul ferm de susinere din partea unui ter, dac este cazul. 2.2.1.8 Finalizarea contractului Procesul verbal de recepie final Recepia final reprezint operaiunea prin care Beneficiarul i exprim acceptarea fa de produsele/serviciile rezultate n urma unui contract de achiziie public i pe baza creia efectueaz plata final. Documentul de recepie este un nscris esenial al dosarului achiziiei respective.
32
Care sunt documentele constatatoare privind ndeplinirea obligaiilor contractuale? Beneficiarul are obligaia de a elibera contractantului documente constatatoare care conin informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale i la eventualele prejudicii aprute pe parcursul derulrii contractului. Documentul constatator se elibereaz n termen de 14 zile de la data: recepiei produselor care fac obiectul contractului de furnizare; terminrii prestaiilor care fac obiectul contractului de servicii.
Cum se ncheie documentele constatatoare? Documentele constatatoare se ntocmesc n 3 exemplare, dintre care: un exemplar se ataeaz la dosarul achiziiei publice; un exemplar se transmite ANRMAP n termenul stabilit de actele normative n vigoare; un exemplar se elibereaz contractantului. n ce condiii poate fi ajustat preul pe parcursul ndeplinirii contractului ? Preul poate fi ajustat pe parcursul ndeplinirii contractului n urmtoarele situaii: au avut loc modificri legislative, modificri ale normelor tehnice sau au fost emise de ctre autoritile locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau renunarea la anumite taxe/impozite locale, al cror efect se reflect n creterea/diminuarea costurilor pe baza crora s-a fundamentat preul contractului; pe pia au aprut anumite condiii, n urma crora s-a constatat creterea/diminuarea indicilor de pre pentru elemente constitutive ale ofertei, al cror efect se reflect n creterea/diminuarea costurilor pe baza crora s-a fundamentat preul contractului. Pentru a se respecta principiul transparenei, posibilitatea de ajustare a preului trebuie s fie precizat att n documentaia de atribuire, ct i n contractul care urmeaz s fie ncheiat, prin clauze speciale n acest sens. Autoritatea contractant are obligaia de a preciza totodat i modul concret de ajustare a preului, indicii care vor fi utilizai, precum i sursa informaiilor cu privire la evoluia acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotaii ale burselor de mrfuri. n cazul n care durata de ndeplinire a contractului se prelungete peste termenele stabilite iniial n respectivul contract, din motive care se datoreaz culpei autoritii contractante, nu este posibil ajustarea preului, operatorul economic fiind ns ndreptit s solicite penaliti i/sau daune-interese. 2.2.1.9. Analiza procesului de achiziie public Persoana responsabil pentru realizarea unei achiziii publice analizeaz modul n care a fost ndeplinit contractul respectiv, msura n care au fost satisfcute nevoile autoritii contractante, punctele tari i punctele slabe ale procedurii de atribuire a contractului de achiziie public i propune msuri de mbuntire a procesului de achiziie public pentru viitor. Analiza procesului de achiziie public va fi fcut de responsabilul de achiziii din cadrul autoritii contractante. 2.2.2. Contractele de publicitate media n cazul atribuirii contractelor de publicitate media, Beneficiarul are obligaia de a publica un anun de participare i un anun de atribuire, n sistemul informatic de utilitate public disponibil pe Internet, la o adres dedicat, i pe pagina de Internet proprie, acolo unde exist, numai n cazul n care valoare anual cumulat, fr TVA, este estimat ca fiind mai mare dect echivalentul n lei a 15.000 euro.
33
Contractele de publicitate media reprezint orice contract de servicii avnd ca obiect crearea, producerea i/sau difuzarea de reclam sau alte forme de promovare prin intermediul mijloacelor de informare n mas scrise, audiovizuale sau electronice. n anunul de participare trebuie precizate criteriile de calificare i selecie i, n situaia n care criteriul de atribuire a contractului este oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic, algoritmul de calcul a punctajului. Anunul trebuie s fie nsoit de un referat de oportunitate prin care se justific raiunea achiziiei serviciilor de publicitate, precizndu -se totodat impactul urmrit i criteriile de msurare a rezultatului obinut. n cel mult 120 de zile de la data finalizrii contractului de servicii de publicitate, autoritatea contractant are obligaia de a publica n sistemul informatic un raport de evaluare a impactului achiziiei serviciilor de publicitate. Contractele de publicitate media trebuie s conin n mod obligatoriu i urmtoarele clauze specifice referitoare la obligaia prilor de a asigura, inclusiv pe parcursul ndeplinirii contractului, accesul publicului cel puin la urmtoarele informaii: destinatarii finali ai fondurilor de publicitate, criteriile de alocare a acestor fonduri, sumele alocate fiecrui beneficiar final i termenele de ndeplinire a prevederilor contractuale. Accesul publicului la informaii se realizeaz prin grija autoritii contractante care are obligaia de a deine informaii actualizate cu privire la modul de ndeplinire a contractului. Regimul anunurilor este acelai cu cel aferent celorlalte achiziii, ele fiind publicate n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a (facultativ), n Sistemul electronic de achiziii publice (SEAP), la adresa de internet http://publicitatepublica.ro/, pe pagina de internet proprie a Beneficiarului, dac exist, i n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (JOUE), n situaiile prevzute de OUG nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare.
Mijloc de comunicare Publicaii
Presa audio-TV Internet
Criterii de selecie tirajul mediu difuzat pe ediie al ofertantului aria de difuzare profilul publicul-int aria de acoperire i audiena certificate profilul i publicul-int profilul publicul-int
n termenul legal calculat de la data finalizrii contractului de servicii de publicitate, Beneficiarul are obligaia de a publica n sistem informatic un raport de evaluare a impactului achiziiei serviciilor de publicitate.
34
2.3. CONFLICTUL DE INTERESE I/SAU MANIFESTAREA CONCURENEI NELOIALE IN PROCESUL DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZITII PUBLICE Beneficiarul are obligaia, pe parcursul aplicrii procedurii de atribuire, de a lua toate msurile necesare pentru a evita situaiile de natur s determine apariia unui conflict de interese i/sau manifestarea concurenei neloiale. Verificarea posibilelor conflicte de interese/suspiciuni de fraud se realizeaz la nivelul AM PODCA n dou etape: a) la momentul verificrii procedurii de achiziie public, n urma creia a fost ncheiat contractul de furnizare/servicii; b) ulterior semnrii contractului de furnizare/servicii, respectiv pe parcursul derulrii (implementrii) acestuia. Verificarea se realizeaz de ctre AM PODCA prin completarea: - Listei de verificare pentru achiziiile publice prevzute de O.U.G. nr. 34/2006 (Anexa 24), - Lista de verificare privind incidena indicatorilor de fraud (Anexa 25), - Lista de verificare a conflictului de interese (Anexa 26), - Lista de verificare a conflictului de interese n perioada de implementare a contractului (Anexa 27) Astfel: 1. Pentru fiecare contract de achiziie public, beneficiarii au obligaia de a informa n scris AMPODCA cu privire la numele i prenumele urmtoarelor persoane: a) reprezentantul legal i membrii conducerii executive a beneficiarului (directorii), membrii consiliului director, etc.; b) membrii consiliului de administraie (dac este cazul), organul de conducere al beneficiarului; c) membrii Adunrii Generale a Acionarilor nominalizai n cadrul Declaraiei privind nencadrarea n situaiile prevzute la art. 69^1 depuse de ctre ofertantul ctigtor (numai n cazul procedurilor publicate dup data intrrii n vigoare a O.G. nr. 76/2010); d) mputernicitul reprezentantului legal (dac este cazul); e) persoanele care a fcut parte din echipa de implementare a proiectului (manager proiect, etc.); f) preedintele i membrii comisiei de evaluare a ofertelor/experii cooptai (pentru fiecare contract atribuit prin procedur de atribuire conform OUG 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare); g) experii cheie nominalizai de ofertantul ctigtor. 2. Beneficiarii proiectelor vor transmite declaraii pe proprie rspundere n urmtoarele situaii: a) n cazul n o persoan care a fcut parte din echipa de implementare a proiectului nu mai face parte din structura beneficiarului, beneficiarul PO DCA va transmite anexat notificrii, declaraie pe proprie rspundere din partea respectivei persoane c nu a devenit angajat/acionar sau subcontractor al ofertanilor ctigtori ai beneficiarului (Anexa 28). Declaraia actualizat va fi ataat la toate cererile de rambursare ulterioare care vor fi depuse la AM, n intervalul de 12 luni de la data atribuirii contractului respectiv. Prin excepie, n cazul n care managementul de proiect este externalizat, beneficiarul nu trebuie s notifice AM PODCA.
35
b) n cazul n care preedintele sau un membru al comisiei de evaluare a ofertelor (pentru fiecare contract atribuit prin procedur de atribuire conform OUG 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare) nu mai face parte din structura beneficiarului , acesta va transmite anexat notificrii declaraie din partea respectivei persoane din care s reias c aceasta nu a devenit angajat/acionar sau subcontractor al ofertanilor ctigtori ai beneficiarului (Anexa 28). Declaraia actualizat va fi ataat la toate cererile de rambursare ulterioare care vor fi depuse la AM, n intervalul de 12 luni de la data atribuirii contractului respectiv. c) n cazul n care unul dintre experii cheie nominalizai de ofertantul ctigtor este nlocuit, beneficiarul va transmite anexat notificrii o declaraie pe propria rspundere din care s reias c noua persoan nominalizat nu face parte din conducerea autoritii contractante i/sau din echipa de implementare a proiectului (Anexa 29). 3. Toate informaiile solicitate la pct. 1 i 2 sunt cele valabile la data semnrii contractului de achiziie public. 4. Beneficiarii proiectelor finanate din PO DCA vor informa n scris AM , n timpul derulrii contractului, urmtoarele: - orice modificare privind personalul specificat la pct. 1 i 2; - dac persoanele nominalizate la pct. 1, lit. a - f sunt/au devenit angajai/acionari/subcontractori ai ofertantului ctigtor la mai puin de 12 luni de la atribuirea contractului de achiziie public n cauz. 5. Beneficiarii vor transmite la AM PODCA informaiile solicitate corespunztoare pct. 1,2 i 4, dup cum urmeaz: - n cazul contractelor de achiziie public semnate pn la data prezentei instruciuni , la depunerea cererilor de rambursare ca documente justificative la dosarul achiziiei publice; - n cazul procedurilor de atribuire n derulare, dup semnarea contractelor de achiziie public, la depunerea cererilor de rambursare ca documente justificative la dosarul achiziiei publice; - n cazul cererilor de rambursare depuse la AM i aflate n procesare, precum i pentru cererile de rambursare pltite de AM dup data de 01.12.2012, ofierii de proiect vor solicita beneficiarilor transmiterea informaiilor necesare verificrii conflictului de interese ; 6. n cazul n care AM, prin verificrile efectuate, identific nclcri de la legislaia privind achiziiile publice i conflictul de interese, va suspenda plata cheltuielilor cuprinse n cererile de rambursare transmise de beneficiari, astfel: A. Dac n urma verificrii incidenei indicatorilor de fraud i a conflictului de interese nu reiese existena unei suspiciuni de fraud sau a unui conflict de interese , dar se constat o nclcare a legislaiei privind achiziiile publice, se va proceda, dup caz, la: a) pentru procedurile de achiziii pentru care nu au fost rambursate cheltuieli pentru abaterea constatat de la legislaia privind achiziiile publice se stabilete reducerea procentual aplicabil contractului de achiziie public n cauz, corespunztor procentului maxim prevzut de anexa la O.U.G. nr. 66/2011, conform art. 6 i 9 din OUG 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare.
36
b) pentru procedurile de achiziii pentru care au fost rambursate cheltuieli, se ntocmete formularul de sesizare suspiciune de neregul (Anexa 31), iar pentru abaterea constatat de la legislaia privind achiziiile publice se stabilete corecia financiar aplicabil contractului de achiziie public n cauz, corespunztor procentului maxim prevzut, la OUG 66/2011 , conform art. 28 alin (1) i (2) din O.U.G. nr. 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare. B. Dac n urma verificrii incidenei indicatorilor de fraud i a conflictului de interese, reiese existena unei suspiciuni de fraud sau a unui conflict de interese , att la momentul verificrii procedurii de achiziie public n urma creia a fost ncheiat contractul de furnizare/servicii ct i ulterior semnrii contractului de furnizare/servicii , respectiv pe parcursul derulrii (implementrii) acestuia, se ntocmete formularul sesizare suspiciune fraud/conflict de interese (Anexa 30) care va fi transmis spre investigare ctre organele competente , suspendndu-se plata contractului afectat de neregula pn la completa soluion are a cazului de ctre acestea.
37
Capitolul 3 MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR 3.1 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR 3.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor Care sunt condiiile pentru ca o cheltuial efectuat s fie eligibil? Pentru a fi eligibil, o cheltuial trebuie s ndeplineasc n mod cumulativ urmtoarele condiii: s fie efectiv pltit de la data intrrii n vigoare a contractului/ordinului de finanare (prin excepie se poate prevedea o dat anterioar pentru anumi te tipuri de cheltuieli eligibile, conform art. 6 alin (3) din contractul de finanare); s fie efectuat i efectiv pltit pentru realizarea activitilor din cadrul proiectului; s fie prevzut n bugetul aprobat al proiectului i s se ncadreze n limitele prevzute pe linii i categorii de cheltuieli; s fie n conformitate cu principiile unui management financiar riguros, avnd n vedere utilizarea eficient a fondurilor i un raport optim cost-rezultate; s fie nsoit de facturi, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalent facturilor, pe baza crora cheltuielile s poat fi auditate i identificate; s fie nregistrat n contabilitatea Beneficiarului i a partenerilor, n cazul n care sunt implicai financiar, s fie identificabil, verificabil i s fie dovedit prin documente originale; s nu fi fcut obiectul altor finanri publice; s fie n conformitate cu prevederile contractului/ordinului de finanare ncheiat de ctre Autoritatea de Management; s fie conform cu prevederile legislaiei naionale i comunitare; s fie menionat n lista cheltuielilor eligibile.
ATENIE! n cazul PO DCA, lista cheltuielilor eligibile este cuprins n Ordinul comun al ministrului administraiei i internelor i al ministrului finanelor publice nr. 712/29.01.2009 i nr. 634/03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 268/24.04.2009, cu modificrile i completrile ulterioare (Anexa 1 a prezentului manual), pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin PO DCA!!!
38
ATENIE! Toate documentele justificative care certific efectuarea unei cheltuieli eligibile n cadrul unui contract ncheiat ntre beneficiarul proiectului i un ter trebuie s fie datate n perioada de valabilitate a respectivului contract, iar produsele/serviciile furnizate trebuie s respecte specificaiile tehnice i financiare precizate n contract.
ATENIE! n cazul n care contractele ncheiate de un Beneficiar cu un ter furnizor presupun plata unui avans, acesta se va solicita la rambursare doar n cot parte aferent serviciilor prestate i recepionate. Facturile de avans se solicit la rambursare progresiv, pe msur ce avansul este recuperat din facturile emise n baza serviciilor prestate. Astfel, la fiecare cerere de rambursare se anexeaz factura de avans, precum i factura aferent serviciilor prestate, nsoite de ordinele de plat corespunztoare i se solicit la rambursare contravaloarea acesteia i a avansului recuperat.
3.1.2. Cheltuieli eligibile Care sunt categoriile de cheltuieli eligibile? 1. Cheltuieli pentru consultan i expertiz cheltuieli pentru consultan i expertiz tehnic, administrativ, financiar-contabil, fiscal, de management, precum i consultan, asisten juridic privind desfurarea activitilor proiectului; cheltuieli pentru servicii de consultan i expertiz aferente dezvoltrii, implementrii i/sau certificrii / recertificrii de sisteme; cheltuieli pentru elaborarea de rapoarte, strategii, ghiduri, metodologii; cheltuieli pentru servicii/studii de evaluare, cercetare, certificare i recertificare, inclusiv audituri de sistem; cheltuieli cu studii i/sau analize solicitate de AM n scopul acordrii asistenei financiare nerambursabile; onorarii (consultani, lectori, experi, formatori, etc.); cheltuieli cu servicii de sondaje de opinie i cercetare de pia; cheltuieli pentru servicii de consultan i expertiz aferente obinerii finanrii nerambursabile. 2. Cheltuieli de personal Cheltuieli de salarizare (salarii) i contribuii salariale aferente suportate de ctre angajator i angajat, pentru personalul angajat n cadrul instituiei /structurii care beneficiaz de fondurile structurale, sau n cadrul instituiei/structurii partenere ca
39
funcionari publici ori personal contractual cu norm ntreag sau parial de lucru, avnd atribuii privind implementarea proiectului finanat prin PODCA;
ATENIE! Cheltuielile de personal se refer la acele costuri pe care Beneficiarul le are cu personalul implicat n implementarea proiectului. Remunerarea persoanei angajate pe perioada de implementare a proiectului se face n funcie de timpul efectiv lucrat n cadrul proiectului, conform fiei de pontaj, de activitile prestate conform fiei postului, toate acestea fiind semnate de persoana ierarhic superioar. Conform art. 6 din Ordinul comun MAI -MFP nr. 712/634/2009, cheltuiala cu funcionarii publici i/sau personalul contractual avnd atribuii n implementarea proiectului se deconteaz n baza ordinului/dispoziiei/contractului de munc.
ATENIE! n vederea validrii cheltuielilor cu salariile, n cazul n care numrul de clase suplimentare acordate n conformitate cu prevederile Legii nr. 284/2010 i Ordinului nr. 77/2011, cu modificrile i completrile ulterioare, difer de la o lun la alta, se va solicita beneficiarului pe lng ordinul/decizia de numire a persoanei n cadru l echipei de implementare a proiectului i ordinul/decizia LUNAR a conductorului instituiei n ceea ce privete acordarea claselor de salarizare, proporional cu timpul efectiv lucrat n cadrul proiectului.
3. Cheltuieli cu deplasarea Cheltuieli pentru cazare; Cheltuieli cu diurna; Cheltuieli pentru transportul persoanelor (inclusiv taxele aferente); Cheltuieli cu transportul de materiale, mobilier i echipamente (inclusiv taxele aferente).
NOT: Pentru a fi eligibile cheltuielile legate de diurna legal pentru deplasrile interne trebuie s corespund baremurilor impuse de HG nr. 1860/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. Pentru deplasrile externe diurna legal este stabilit prin HG nr.518/1995, cu modificrile i completrile ulterioare. Numrul de zile pentru care se acord diurna se stabilete n funcie de datele i orele de plecare, respectiv de sosire nscrise n ordinul de deplasare. Sunt considerate eligibile cheltuielile aferente transportului de persoa ne (personal propriu i / sau participani) intern i internaional. Mijloacele de transport folosite pentru efectuarea deplasrilor n cadrul proiectului pot fi: autoturism, autocar, avion, tren, mijloace de navigaie fluvial etc.
40
Cheltuielile efectuate n situaia utilizrii autoturismului proprietate personal sunt considerate eligibile doar dac autoturismul a fost utilizat de ctre personalul angajat n proiect i/sau participani doar pentru activitile derulate n cadrul proiectului. Cheltuielile cu deplasarea (transport i cazare), mai puin diurna, sunt eligibile i pentru experii solicitai n contextul implementrii proiectului. ATENIE! Decontarea cheltuielilor cu combustibilul se face innd cont att de datele cuprinse n ordinul de deplasare/decontul de cheltuieli ct i de data i preul/litru de combustibil din bonul fiscal de combustibil, care trebuie s fie emis ntr -o perioad apropiat deplasrii.
ATENIE! Pentru validarea cheltuielilor solicitate la rambursare n cazul deplasrilor externe, AM utilizeaz cursul de schimb valutar al BNR din data efecturii decontului de cheltuieli. n cazul n care cursul valutar de la data avansului este mai mare dect cel de la data decontului, la rambursare se va solicita contravaloarea cheltuielilor efectuate cu deplasarea extern, la cursul BNR din data decontului.
4. Cheltuieli pentru traduceri i interpretariat cheltuieli cu servicii de traducere i interpretariat aferente activitilor realizate n cadrul proiectelor finanate prin PO DCA; 5. Cheltuieli aferente tipririi i multiplicrii de materiale cheltuieli cu tiprirea, multiplicarea i distribuia de materiale efectuate n cadrul proiectelor finanate prin PO DCA; 6. Cheltuieli pentru nchirieri i leasing cheltuieli cu nchirierea de sedii pentru managementul proiectului finanat; cheltuieli cu nchirierea de spaii pentru desfurarea diverselor activiti specifice proiectului finanat; cheltuieli cu nchirierea de echipamente; cheltuieli pentru nchirierea de servicii de transport; cheltuieli pentru nchirierea de mijloace de transport; cheltuieli pentru nchirierea de mobilier (diverse bunuri); cheltuieli cu ratele de leasing pentru mijloace de transport. n cadrul proiectului sunt eligibile urmtoarele cheltuieli privind leasingul pentru mijloacele de transport: cheltuielile privind rata de leasing pentru bunul care face obiectul material al contractului de leasing; costurile aferente asigurrii de rspundere civil auto (RCA), cu condiia ndeplinirii cumulative a condiiilor stabilite la art. 5 din Ordinul comun MAI-MFP nr. 712/634/2009.
41
ATENIE! Utilizatorul leasingului trebuie s fie n msur s dovedeasc faptul c leasingul a fost metoda cea mai rentabil pentru a obine folosina bunului 7. Cheltuieli cu achiziia de materiale consumabile cheltuieli cu achiziia de consumabile aferente activitilor desfurate n cadrul proiectului; ATENIE! La achiziionarea i ncadrarea materialelor consumabilelor n categoria de cheltuieli VII din buget trebuie s avei n vedere distincia fa de obiectele de inventar, care se ncadreaz n categoria de cheltuieli IX din buget. 8. Cheltuieli generale de administraie (conform definiiei din Hotrrea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare) cheltuieli cu servicii de comunicaii (telefoane, fax, internet, servicii potale i de curierat, acces la baze de date); cheltuieli cu plata utilitilor (energia electric, ap, canalizare, salubritate, energie termic, gaze naturale); cheltuieli de arhivare i securizare documente/informaii; cheltuieli cu servicii de paz; cheltuieli cu achiziionarea materialelor i serviciilor de ntreinere curent a sediului; cheltuieli pentru servicii de ntreinere i reparaii echipamente i mijloace de transport; cheltuieli cu achiziionarea carburanilor i lubrifianilor pentru mijloacele de transport. 9. Cheltuieli pentru dotri care pot intra n categoria mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar cheltuieli cu achiziia de mobilier, aparatur birotic, telefoane (fixe i mobile) i alte obiecte de inventar; cheltuieli cu achiziia de echipamente de protecie a valorilor umane i materiale; cheltuieli cu achiziia de echipamente de calcul i echipamente periferice de calcul.
ATENIE! Acestea sunt considerate cheltuieli de tip FEDR, iar limita maxim eligibil se stabilete de ctre Autoritatea de management n ghidul solicitantului ntocmit pentru fiecare cerere de proiecte sau n regulile privind cererile de idei de proiecte! La ntocmirea bugetului proiectului, ncadrarea dotrilor care intr n categoria mijloacelor fixe trebuie s se fac inndu-se cont de prevederile Hotrrii nr. 2139/2004 (*actualizat*) pentru aprobarea catalogului privind clasificarea i duratele normale de funcionare a mijloacelor fixe.
10. Cheltuieli pentru achiziia de active fixe necorporale cheltuieli cu achiziia de aplicaii informatice;
42
cheltuieli cu achiziia de licene; cheltuieli cu achiziia de brevete; cheltuieli cu achiziia de mrci; cheltuieli cu achiziia de know how;
11. Cheltuieli pentru servicii informatice i de comunicaii instalare, ntreinere i reparare echipamente informatice, de comunicaii, periferice de calcul i instalaii, necesare desfurrii proiectului; ntreinere, actualizare i dezvoltare aplicaii informatice; cheltuieli pentru cablare reea intern. 12. Taxe taxe de certificare/recertificare; taxe de evaluare/acreditare/ programe universitare; taxe de eliberare a certificatelor; taxe notariale; ATENIE! Nu confundai organizarea/participarea la cursuri cu taxele de certificare/eliberare a certificatelor! Atenie la ncadrarea cheltuielilor n categoria corespunztoare!
13. Cheltuieli aferente procedurilor de achiziie public cheltuieli aferente pregtirii/revizuirii documentaiei referitoare la procedura de achiziie public, organizrii i derulrii procedurilor de achiziii publice conform Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii , cu modificrile i completrile ulterioare, n cadrul proiectelor finanate prin PO DCA; 14. Cheltuieli pentru informare, comunicare i publicitate pentru proiect (conform prevederilor Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006)
NOT: n aceast categorie sunt incluse cheltuielile pentru realizarea msurilor minime de informare i publicitate, prevzute n Ghidul solicitantului aferent cererii de proiecte sau de idei de proiecte n care se ncadreaz proiectul. Msurile suplimentare de informare, comunicare i publicitate sunt ncadrate n urmtoarea categorie de cheltuieli 15. Cheltuieli pentru informare, comunicare i publicitate pentru activiti de contientizare.
15. Cheltuieli pentru informare, comunicare i publicitate pentru activiti de contientizare cheltuieli cu elaborarea, producia, tehnoredactarea, tiprirea/multiplicarea materialelor publicitare i de informare; cheltuieli cu difuzarea materialelor publicitare i de informare; cheltuieli cu conceperea, dezvoltarea/adaptarea de pagini web, achiziia, nregistrarea i nchirierea domeniului;
43
cheltuieli cu producia, tiprirea/multiplicarea, inscripionarea i distribuia de materiale promoionale; cheltuieli cu nchirierea spaiului de anten privind organizarea de evenimente, conferine, ateliere de lucru, inclusiv campanii de mediatizare i contientizare; cheltuieli pentru publicitate n mass-media (elaborare, producie i difuzare); cheltuieli pentru servicii de monitorizare media. 16. Cheltuieli cu achiziionarea de publicaii n format tiprit i/sau electronic i abonamente pe durata de derulare a proiectului cheltuieli cu abonamente la publicaii de specialitate; cheltuieli cu achiziionarea de publicaii, cri, reviste de specialitate relevante p entru operaiune, n format tiprit i/sau electronic. 17. Cheltuieli privind achiziionarea serviciilor de audit cheltuieli cu auditul extern al proiectului; 18. Cheltuieli aferente garaniilor bancare cheltuieli aferente garaniilor bancare cerute de AM la acordarea prefinanrii.
ATENIE! n acest moment AM PODCA nu solicit scrisori de garanie bancar pentru acordarea prefinanrii! Nu este necesar s introducei acest tip de cheltuial n bugetul proiectului.
19. Cheltuieli pentru organizarea i/sau participarea la evenimente de genul conferine, seminarii, ateliere de lucru, reuniuni de lucru, cursuri de instruire, activiti transnaionale. 3.1.3. Justificarea cheltuielilor eligibile Cum se realizeaz justificarea cheltuielilor n cadrul proiectelor finanate din PO DCA? Pentru a putea fi decontate, cheltuielile efectuate n cadrul bugetului aprobat al proiectului vor fi ncadrate n cadrul capitolelor bugetare corespunztoare tipologiei din care fac parte i vor fi susinute de documente justificative. n raportul financiar anexat fiecrei cereri de rambursare se vor ncadra i detalia cheltuielile efectuate n implementarea proiectului pe fiecare categorie i subcategorie (dup caz). Ce documente justificative se solicit pentru cheltuielile de personal i onorarii? Tipul Documentul care st la baza Documentul care atest cheltuielii efecturii plii efectuarea plii Salarii i actul administrativ (ordin, decizie etc.) de ordin de plat/cotor fil asimilate constituire a echipei de implementare a CEC/foaie de vrsmnt, acestora proiectului, cu urmtoarele precizri: nume borderou virare n cont de card, i prenume, funcia deinut conform registru de cas; statului de funcii al instituiei/autoritii, chitan, dispoziia de plat (n funcia/responsabilitatea n cadrul echipei cazul plilor n numerar); (de ex.: manager de proiect, asistent extras de cont din care s
44
Tipul cheltuielii
Documentul care st la baza efecturii plii manager, responsabil financiar etc.) i perioada n care persoanele vor desfura activitatea (perioad care nu poate fi mai mare dect cea prevzut n contractul de finanare); acte administrative/notificri de completare /modificare n cazul efecturii unor schimbri a membrilor echipei de implementare; actul administrativ (ordin, decizie, etc.) emis la ncadrare i cele de completare /modificare, dup caz, pentru fiecare membru al echipei de implementare, documente n care trebuie s fie precizat funcia/postul ocupat conform statului de funcii al instituiei/autoritii, avizat i aprobat conform legii (denumirea funciei publice sau contractuale, gradul profesional, gradaia, clasa de salarizare, dup caz), perioada de angajare (determinat sau nedeterminat), norma de lucru (ntreag sau parial), salariul de baz (conform legislaiei naionale privind salarizarea, n vigoare n perioada de referin) i alte drepturi salariale stabilite conform legii, dup caz; ordinul/decizia LUNAR a conductorului instituiei cu privire la acordarea claselor suplimentare de salarizare, stabilite n funcie de timpul efectiv lucrat n cadrul proiectului de fiecare membru din echipa de implementare . contracte individuale de munc sau acte adiionale la contractele de munc, ncheiate pe perioad determinat/nedeterminat, ntocmite n conformitate cu legislaia aplicabil, dup caz; statele de plat lunare ale persoanelor care fac parte din echipa de implementare, n care s fie evideniat calculul sumelor solicitate pentru rambursare proporional cu timpul efectiv de munc afectat desfurrii activitilor din proiect; fia de pontaj, semnat de managerul de proiect, care atest timpul efectiv lucrat n cadrul proiectului, pentru fiecare dintre persoanele nominalizate n echipa de
Documentul care atest efectuarea plii rezulte viramentele i/sau extragerile;
45
Tipul cheltuielii
Documentul care st la baza efecturii plii implementare; fiele de post completate corespunztor cu activitile ce vor fi prestate n cadrul proiectului
Documentul care atest efectuarea plii
Onorarii
convenii/contracte civile de prestri ordin de plat/cotor fil servicii; CEC/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont de card, contract de cedare drepturi de autor; registru de cas; contracte de prestare servicii ncheiate cu chitan, dispoziia de plat (n persoane fizice autorizate (PFA) ; cazul plilor n numerar); rapoarte de activitate pentru experii proiectului (cu detalierea activitilor i a extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau numrului de ore lucrate), semnate de extragerile; managerul de proiect; factur emis; situaie privind drepturile acordate i impozitele reinute conform prevederilor legal n vigoare.
Contribuii state de plat ordin de plat/cotor fil CEC/ sociale foaie de vrsmnt; aferente situaia privind stabilirea contribuiilor CAS, extras de cont din care s cheltuielilor CASS, omaj, contribuia pentru accidente rezulte viramentele i/sau salariale i de munc i boli profesionale extragerile;. cheltuielilor asimilate acestora Pentru membrii echipei de implementare care i ndeplinesc att atribuiile stabilite ca anga jat al unei instituii/autoriti publice, ct i cele de implementare a proiectului, sunt necesare urmtoarele documente justificative: stat de salarii ntocmit lunar, pentru activitatea prestat n proiect de membrii echipei de implementare; dispoziie semnat de reprezentantul legal n care se specific nr. de ore alocat de membrii echipei de implementare, pentru implementarea proiectului, din durata normal de lucru la funcia de baz; ordinul/decizia LUNAR a conductorului instituiei cu privire la acordarea claselor suplimentare de salarizare, stabilite n funcie de timpul efectiv lucrat n cadrul proiectului de fiecare membru din echipa de implementare . foaie de pontaj completat cu nr. de ore lucrat de membrii echipei de implementare; fiele de post de la funcia de baz, ale membrilor echipei de implementare adnotate i cu atribuiile necesare implementrii proiectului. Pentru decontarea cheltuielilor de personal, se va completa formularul prezentat n anexa nr. 23.3.
46
NOT: La stabilirea drepturilor salariale pentru personalul pltit din fonduri publice este necesar s se aib n vedere prevederile Legii nr. 284/2010, Legii nr. 285/2010 i ale OMFP nr. 77/2011 privind normele de aplicare a Legii nr. 285/2010 privind salarizarea n anul 2011 a personalului pltit din fonduri publice, precum i ale Legii nr. 283/2011 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 80/2010 pentru completarea art. 11 din Ordonan de urgen a Guvernului nr. 37/2008 privind reglementarea unor msuri financiare n domeniul bugetar.
NOT: La solicitarea la rambursare a cheltuielilor efectuate cu onorariile, beneficiarul are obligaia transmiterii unei analize cost-eficien care s evidenieze dac acestea sunt corect dimensionate n raport cu activitile obinute i rezultatele previzionate i dac acestea se ncadreaz n limita celor practicate pe pia la momentul efecturii cheltuielilor
Ce documente justificative se solicit pentru cheltuielile cu deplasarea? Tipul Documentul care st la baza Documentul care atest cheltuielii efecturii plii efectuarea plii Transport de Documente comune ordin de plat/cotor fil persoane bonuri taxe autostrad; CEC/foaie de vrsmnt, (personal borderou virare n cont bonuri taxe de trecere a podurilor bac, etc.; propriu de card, registru de cas; chitane/bonuri taxe parcare; i/sau bilete/tichete de cltorie (n condiiile i n chitan, dispoziia de participani); plat (n cazul plilor n plafoanele prevzute de dispoziiile legale n numerar); vigoare), dac este cazul; extras de cont din care factur fiscal; s rezulte viramentele i/sau extragerile; Transport personal propriu cu autoturismul personal bon fiscal de combustibil cu nscrierea pe verso a numrului de nmatriculare a autoturismului i a persoanei care efectueaz deplasarea, emis ntr-o perioad apropiat deplasrii, necesar pentru determinarea valorii combustibilului de rambursat; ordin de deplasare (completat conform prevederilor OMFP nr.3512/2008 privind documentele financiar-contabile) n care s se regseasc ruta parcurs i nr. de km efectiv parcuri; dup caz, referatul de justificare (pentru salariaii instituiilor publice); Transport cu autoturismul de serviciu copia foii de parcurs a autovehiculului
47
Tipul cheltuielii
Documentul care st la baza efecturii plii aprobat pentru deplasrile efectuate n scopul proiectului i solicitate la rambursare i a foii de activitate zilnic; bon fiscal de combustibil cu nscrierea pe verso a numrului de nmatriculare a autoturismului i denumirea instituiei n care autoturismul este nregistrat ca mijloc fix, emis n perioada deplasrii, necesar pentru determinarea preului/litru; formular de calcul al valorii solicitate la rambursare pentru combustibil ; ordin de deplasare (completat n toate rubricile/spaiile din formular, conform prevederilor OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile) n care s se regseasc nr. de km parcuri i referatul de justificare (pentru salariaii instituiilor publice); tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii, care s cuprind numele i prenumele participanilor care efectueaz deplasarea; n cazul n care la nivelul instituiei/autoritii publice sunt stabilite, conform legii, consumuri de combustibil diferite n func ie de sezon i tip de autovehicul, se vor face precizri i trimite nscrisuri corespunztoare, precum i actul normativ prin care sunt stabilite (hotrre, ordin, decizie etc. cu precizarea art., anexei etc). Transport cu avionul/trenul/navigaie fluvial biletele de cltorie/ tichetele (n condiiile prevzute de dispoziiile legale, fr a putea depi drepturile de aceast natur care se pot acorda salariailor instituiilor publice); ordinul de deplasare (completat n toate rubricile/spaiile din formular) referatul de justificare (pentru salariaii instituiilor publice); factura extern sau intern; (dac este cazul). Transport cu autocarul ordinul de deplasare (completat n toate rubricile/spaiile din formular, conform prevederilor OMFP nr.3512/2008 privind documentele financiar-contabile ); referatul de justificare (pentru salariaii instituiilor publice);
Documentul care atest efectuarea plii
48
Tipul cheltuielii
Transport de materiale i echipamente;
Diurn
Cazare
Documentul care st la baza Documentul care atest efecturii plii efectuarea plii tabel semnat i tampilat de beneficiarul finanrii care s cuprind numele i prenumele persoanelor care efectueaz transportul; factura extern sau intern (dac este cazul); contractul de prestri servicii (unde se ordin de plat/cotor fil aplic); CEC/foaie de vrsmnt, borderou virare n cont contractul de nchiriere (unde se aplic); de card, registru de cas; factura extern i / sau intern emis de dispoziia de plat (n vnztor, prestator, locator; cazul plilor n numerar); extras de cont sau alt dovad a achitrii facturii (pentru plile electronice); ordinul de deplasare (completat conform dispoziia de plat ctre prevederilor OMFP nr.3512/2008 privind casierie / dispoziie de documentele financiar-contabile) ncasare, registru de cas / foaie de referatul de justificare (pentru salariaii vrsmnt; instituiilor publice); extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile; factura extern sau intern cazare cu ordin de plat/cotor fil menionarea numelor persoanelor cazate, a CEC/foaie de vrsmnt, duratei cazrii i a tarifului perceput; sau, borderou virare n cont dup caz, diagrama cu persoanele cazate, de card, registru de cas; anexat la factur, cu tampila unitii de dispoziia de plat (n cazare; cazul plilor n ordinul de deplasare (completat conform numerar); prevederilor OMFP nr.3512/2008 privind extras de cont din care documentele financiar-contabile) s rezulte viramentele decontul de cheltuial (completat n toate i/sau extragerile sau rubricile/spaiile din formular, conform alt dovad a achitrii prevederilor OMFP nr.3512/2008 privind facturii (pentru plile documentele financiar-contabile); electronice); referatul de justificare (pentru salariaii instituiilor publice);
Pentru decontarea cheltuielilor de transport efectuate de persoanele fizice (fr a se ncheia un contract de prestare servicii cu un operator economic pentru a efectua transportul), se va completa formularul prezentat n anexa nr. 23.1 Acest document, completat semnat i tampilat de responsabilul financiar al instituiei sau de persoana desemnat prin act administrativ s gestioneze operaiunile financiare ale proiectului, se va nainta AM PODCA n vederea rambursrii cheltuielilor cu transportul. Documentul este asumat, pe propria rspundere a reprezentantului legal al Beneficiarului privind realitatea, regularitatea i legalitatea datelor i documentelor cuprinse.
49
La sediul Beneficiarului se vor gsi n original, documentele justificative menionate mai sus pentru acest tip de cheltuial. Ce tipuri de cheltuieli se includ n cadrul cheltuielilor pentru nchirieri i leasing? Tipurile de cheltuieli ce se includ n categoria cheltuielilor privind nchirierile i leasingul sunt: cheltuieli cu nchirierea de cldiri, sedii, pentru managementul proiectului finanat; cheltuieli cu nchirierea de spaii pentru desfurarea diverselor activiti specifice proiectului finanat; cheltuieli cu nchirierea de echipamente; cheltuieli pentru nchiriere servicii de transport; cheltuieli pentru nchiriere mijloace de transport; cheltuieli pentru nchiriere mobilier (diverse bunuri); cheltuieli pentru nchirierea de instalaii; cheltuieli cu ratele de leasing pentru mijloace de transport; Ce documente justificative se solicit pentru cheltuielile pentru nchirieri i leasing? Documentul care st la baza Documentul care atest efecturii pltii efectuarea plii nchiriere (locaii, contractul de nchiriere/prestri ordine de plat/cotor fil bunuri) servicii; CEC/ foaie de vrsmnt vizat de banc, registru factura extern i / sau intern emis de cas; de vnztor, prestator; dispoziia de plat/chitan (n cazul plilor n numerar); extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile sau alt dovad a achitri facturii (pentru plile electronice) Rate de leasing contractul de leasing cu scadenarul ordine de plat/cotor fil ratelor de leasing; CEC/ foaie de vrsmnt vizat de banc, registru facturile fiscale cu ratele de leasing de cas; pltite; dispoziia de procesul verbal de recepie plat/chitan (n cazul provizorie/final (unde este cazul). plilor n numerar); extras de cont din care s rezulte viramentele i/sau extragerile sau alt dovad a achitrii facturii (pentru plile electronice). Tipul cheltuielii
50
NOT: n vederea decontrii n cadrul proiectului a ratelor aferente contractelor de leasing, Beneficiarul va avea n vedere urmtoarele condiii specifice: - utilizatorul de leasing este Beneficiarul contractului de finanare; - decontarea ratelor aferente contractelor de leasing se va realiza doar pentru perioada de derulare a proiectului, n conformitate cu prevederile contractului de finanare; - obiectul contractului de leasing este utilizat exclusiv pentru realizarea obiectivului proiectului i respect prevederile contractului de finanare ; - rata de leasing pltit de utilizator este aferent contractului de leasing i este justificat de documente contabile;; - valoarea maxim eligibil nu depete valoarea de pia a bunului care face obiectul contractului de leasing; - utilizatorul de leasing trebuie s dovedeasc faptul c leasingul a fost metoda cea mai rentabil pentru a obine folosina bunului. n cazul n care se dovedete c preurile ar fi fost mai mici dac s-ar fi utilizat o metod alternativ (de exemplu, nchirierea de mijloace de transport/echipamente), cheltuielile adiionale se deduc din cheltuielile eligibile.
Ce sunt cheltuielile generale de administraie?
Cheltuielile generale de administraie reprezint costurile efectuate pentru funcionarea de ansamblu a Beneficiarului i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul operaiunii. Anexa 19 a manualului prezint metodologia de calcul a cheltuielilor generale de administraie. Cheltuielile generale de administraie sunt considerate a fi cheltuieli eligibile dac se bazeaz pe costuri reale aflate n legtur direct cu implementarea proiectului i dac se dovedete necesitatea efecturii lor. n calcularea cheltuielilor generale de administraie nu se includ elemente neeligibile. Pentru dimensionarea cheltuielilor generale de administraie se va ine cont de procentul stabilit prin ghidul solicitantului. n vederea rambursrii este necesar ca Beneficiarul s prezinte Autoritii de Management documente justificative n baza crora se vor calcula, prin defalcare, cheltuielile generale de administraie. Totodat Beneficiarul va furniza Autoritii de Management actul administrativ prin care se aprob metodologia de calcul i cota parte de cheltuieli de acest tip aferent proiectului. Pentru decontarea cheltuielilor generale de administraie, se va completa formularul prezentat n Anexa nr. 23.2.
51
3.1.4. Cheltuieli neeligibile Care sunt categoriile de cheltuieli care NU vor fi considerate eligibile? Urmtoarele tipuri de cheltuieli NU sunt eligibile: taxa pe valoarea adugat(pentru cererile de finanare depuse nainte de 31.12.2011); dobnda i alte comisioane aferente creditelor i operaiunilor bancare; cheltuielile colaterale care intervin ntr-un contract de leasing; achiziia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructur, teren i alte imobile pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FSE, cu excepia cheltuielilor de tip FEDR n limita stabilit n Ghidul solicitantului .sau n Regulile pentru cereri de idei de proiecte; cheltuielile pentru locuine, pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FSE i FC; achiziia de echipamente second-hand; amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat; costurile pentru operarea obiectivelor de investiii; contribuia n natur; amortizarea.
NOT: Taxa pe valoarea adugat, aferent cheltuielilor eligibile efectuate n implementarea proiectului, se va rambursa Beneficiarului n mod distinct (chiar dac este cheltuial neeligibil). Beneficiarii care, potrivit prevederilor Legii nr. 571/2003 , cu modificrile i completrile ulterioare, i exercit dreptul de deducere a taxei pe valoarea adugat neeligibil pltit, aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale au obligaia s restituie la bugetul de stat sumele reprezentnd taxa pe valoarea adugat dedus, a crei contravaloare a fost pltit de ctre Autoritatea de Management, n termen de 3 zile lucrtoare de la ncasarea acesteia. n acest sens, Beneficiarul va specifica att n cadrul Cererii de rambursare (Anexa 6), ct i n Raportul financiar (Anexa 7) suma reprezentnd TVA aferent cheltuielilor eligibile solicitate la rambursare pentru poziiile specificate.
52
3.2. FLUXUL FINANCIAR 3.2.1. Deschiderea contului bancar Unde i pot deschide beneficiarii cont? Pentru derularea operaiunilor financiare aferente PO DCA, instituiile publice au obligaia s deschid conturi n sistemul Trezoreriei Statului, conform prevederilor H.G. 2 18/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergent. Celelalte categorii de beneficiari pot opta pentru deschiderea acestor conturi n sistemul Trezoreriei Statului sau la bnci comerciale . n acest sens Beneficiarul va completa Formularul de identificare financiar, Anexa 2 a acestui manual i l va prezenta Autoritii de Management dup aprobarea deciziei de finanare a proiectului. Cum se vor face plile? Autoritatea de management va rambursa Beneficiarului contravaloarea cheltuielilor efectuate de ctre acesta i validate ca fiind eligibile de AM PO DCA. Sumele aferente rambursrii vor fi transferate n contul Beneficiarului de ctre Autoritatea de management. Toate sumele primite n cont vor fi exprimate n lei iar instrumentul de plat utilizat este ordinul de plat. Sumele transferate Beneficiarului vor fi pe surse de finanare (FSE, cofinanare de la bugetul de stat, TVA) i pe destinaii (prefinanare, debite, sume d e rambursat). Plata se va efectua prin Activitatea de Trezorerie i Contabilitate Public la care AM are deschise conturi distincte. n cazul beneficiarilor prevzui la art. 5 alin. (1) -(3) din OUG nr. 64/2009, cu modificrile i completrile ulterioare, AM PO DCA va vira sumele aferente rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului n conturile de venit ale bugetului de stat dup cum urmeaz: 20.45.01.02.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent; 20.45.01.02.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori. AM va notifica n scris beneficiarii prevzui la art. 5 alin. (1)-(3) din OUG nr. 64/2009 cu privire la sumele virate n conturile de venituri. Pe baza acestor notificri beneficiarii vor nreg istra n evidena extracontabil rambursrile de cheltuieli aferente instrumentelor structurale. n cazul instituiilor publice prevzute la art. 6 alin (1) din OUG nr. 64/2009 , cu modificrile i completrile ulterioare, AM PO DCA va vira sumele aferente prefinanrii i rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului n conturile de venit ale bugetului local astfel: 21.45.02.02.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent; 21.45.02.02.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori; 21.45.02.02.03 Prefinanare. n cazul cheltuielilor corespunztoare cofinanrii de la bugetul de stat i finanrii contravalorii taxei pe valoarea adugat, AM va vira aceste sume n conturile de venit ale bugetului lo cal: 21.42.02.20 Subvenii de la bugetul de stat ctre bugetele locale necesare susinerii derulrii proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile post -aderare. n cazul beneficiarilor - instituii publice care se finaneaz integral sau par ial din venituri proprii (instituii de nvmnt superior, spitale publice, instituii sanitare publice) beneficiari din sectorul privat) ONG-uri, etc., AM va vira sumele validate ca fiind eligibile n conturile de disponibil deschise fie n bnci comerciale, fie la Trezoreria statului, dup cum urmeaz:
53
50.98.04 Disponibil al organismelor neguvernamentale nonprofit reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009; 50.98.02 Disponibil al organismelor neguvernamentale nonprofit aferent proiectelor finanate din instrumente structurale i din cofinanarea acestora; 50.47.11 Disponibil aferent prefinanrii pentru proiecte finanate din fonduri externe nerambursabile post-aderare; 50.47.09 Disponibil aferent proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile post-aderare;
Pentru proiectele implementate n parteneriat, contul de disponibiliti care se deschide pe numele liderului parteneriatului, n vederea primirii att a sumelor aferente prefinanrii, ct i a celor aferente rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, este 50.14.01 Disponibil aferent proiectelor derulate n parteneriat conform OUG nr. 64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare. Sumele primite aferente prefinanrii/rambursrii sunt virate de beneficiar, n termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data ncasrii, n conturile de disponibiliti proprii i/sau n conturile de disponibiliti ale partenerilor deschise la Trezoreria Statului/instituii de credit din Romnia i/sau n conturile de venituri ale bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat, bugetelor fondurilor speciale sau ale bugetelor locale, deschise pe codul de identificare fiscal propriu i/sau al partenerilor, la unitile Trezoreriei Statului prin care acetia i desfoar activitatea sau n conturile de venituri ale bugetelor locale, deschise pe codul de identificare fiscal al unitilor administrativ-teritoriale prin bugetele crora sunt finanate proiectele respective, n cazul liderilor de parteneriat/partenerilor care au calitatea de entiti finanate integral din bugetele locale. Sumele primite sunt virate de beneficiar, n termen de maximum 6 zile lucrtoare de la data ncasrii, ntr-un cont deschis pe numele partenerului la o instituie de credit din strintate prin intermediul unui cont propriu deschis la o instituie de credit din Romnia, n situaia n care partenerul este o persoan juridic nregistrat fiscal ntr-un alt stat membru al Uniunii Europene i nu are un cont deschis la o instituie de credit din Romnia. Beneficiarul are obligaia transmiterii unei notificri scrise att partenerilor, ct i Autoritii de management, cu privire la efectuarea viramentului n conturile de venituri conform prevederilor n termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data virrii, notificare la care anexeaz o copie a ordinului de plat i a extrasului de cont. Partenerii finanai integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale sau bugetele locale au obligaia verificrii ncasrii sumelor n conturile de venituri n termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data primirii notificrii. n cazul n care ncasarea sumelor nu s-a efectuat, partenerii sunt obligai s transmit o notificare scris att liderului, ct i Autoritii de management, n termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data constatrii. Plile efectuate se nregistreaz n sistemul contabil, n conturi analitice distincte pentru fiecare proiect n parte, att la nivelul AM PO DCA ct i la nivelul beneficiarului. Depunerea cererilor de rambursare a cheltuielilor se va face conform Graficului estimativ de depunere a cererilor de rambursare, Anexa 3 a prezentului manual i a contractului/ordinului de
54
finanare. Pe baza acestor grafice estimative, se asigur necesarul de disponibiliti n conturile Autoritii de Management, aferent rambursrii. Acest grafic va fi completat de Beneficiar i va fi prezentat Autoritii de Management dup aprobarea deciziei de finanare a proiectului, dar nainte de semnarea contractului de finanare, existnd obligativitatea actualizrii lui de ctre Beneficiar. Formele actualizate vor fi transmise Autoritii de Management, independent de data depunerii solicitrii de acordare a prefinanrii sau a cererii de rambursare, ori de cte ori a avut loc o actualizare a acestuia, dar nu mai mult de trei ori pe toat durata de implementare a proiectului. n ce termen vor fi transferate sumele datorate de ctre Autoritatea de Management? Sumele solicitate ca prefinanare, respectiv rambursare a cheltuielilor eligibile de ctre un Beneficiar, vor fi transferate de ctre Autoritatea de Management, n contul deschis distinct conform prevederilor H.G. 218/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgena a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, n termenul stabilit n contractul de finanare Fac excepie de la aceast regul situaiile n care: se ntrerupe procesul datorit solicitrii unor clarificri, documente sau informaii suplimentare, care trebuie furnizate de ctre Beneficiar sau se ntrerupe procesul pn la achitarea unor debite stabilite prin titluri de crean individualizate pe numele Beneficiarului (plata voluntar n termenul prevzut de lege); Termenul limit va fi actualizat adugnd aceste zile suplimentare. Cum se va face nregistrarea contabil a proiectelor?
nregistrarea contabil a proiectelor derulate n cadrul PO DCA se va face separat n sistemul contabil, folosind conturi analitice distincte pentru fiecare proiect (cod SMIS) n vederea reflectrii surselor de finanare, iar sistemul contabil utilizat, n partid dubl, s fie n conformitate cu legislaia naional n vigoare. nregistrrile contabile i cheltuielile aferente activitilor din proiect trebuie s permit identificarea i verificarea tuturor veniturilor i cheltuielilor proiectului. n fiele acelor conturi distincte pe proiect se vor evidenia cheltuielile i veniturile aferente activitilor din proiect, astfel nct reflectarea acestora cu ajutorul programului de contabilitate, s permit identificarea i verificarea tuturor veniturilor i cheltuielilor proiectului, prin simpla vizualizare a unui rulaj sau sold final al contului respectiv. Cheltuielile eligibile i cele neeligibile trebuie nregistrate separat i prezentate distinct n toate facturile sau documentele justificative care nsoesc facturile, cu indicarea separat a TVA-ului aferent cheltuielilor eligibile. Recomandm Beneficiarului s utilizeze conturi analitice cu extensia .codul SMIS pentru fiecare cont contabil implicat n derularea activitilor proiectului. De exemplu: pentru nregistrarea contabil a unor operaiuni n contul 401 se va crea analiticul 401.codul SMIS, i astfel se vor evidenia separat, i totodat pot fi vizualizate cu uurin, operaiunile contabile aferente acelui proiect (cod SMIS). n vederea efecturii reconcilierii contabile ntre conturile contabile ale Autoritii de management i cele ale Beneficiarului pentru operaiunile gestionate n cadrul PODCA, Beneficiarul are obligaia transmiterii formularului de reconciliere, conform prevederilor H.G. 218/2012 pentru aprobarea
55
Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, din care s rezulte sumele primite de la AM i cele restituite ctre aceasta. Formularele de reconciliere vor fi transmise anual, pn la data de 31 martie pentru exerciiul bugetar precedent i/sau, dup caz, n funcie de durata de implementare, odat cu ultima cerer e de rambursare. Anual, pn pe data de 20 ianuarie, Beneficiarul debitor la finele anului precedent, trebuie s restituie la solicitarea Autoritii de Management, n termen de 5 zile lucrtoare de la primire formularul contabil Extras de cont, confirmat pentru suma acceptat, conform Ordinului MFP nr. 2861/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, cu modificrile i completrile ulterioare. 3.2.2. Solicitarea prefinanrii Care este scopul prefinanrii?
Scopul acordrii prefinanrii este acela de a asigura resursele financiare necesare nceperii derulrii corespunztoare a proiectelor. Cnd se solicit prefinanarea?
Prefinanarea operaiunilor derulate prin PO DCA se asigur n trane, pentru a ajuta financiar Beneficiarul s poat ncepe derularea proiectului, fiind asemntoare unui avans, n conformitate cu prevederile H.G. 218/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen. Prima tran de prefinanare se acord n cot de maximum 5% din valoarea eligibil a proiectului, cu condiia existenei unuia sau mai multor contracte de furnizare de bunuri/prestare de servicii/ ncheiat(e) ntre Beneficiar i unul sau mai muli operatori economici, a crui/cror valoare cumulat este de minim minimum 5%. Pentru Beneficiarii alii dect cei prevzui la art. 5 alin. (1) (3) din OUG nr. 64/2009 cu completrile i modificrile ulterioare, care implementeaz proiectele n parteneriat, prefinanarea se acord partenerului respectnd prevederile legale n vigoare funcie de bugetul alocat de acesta pentru implementarea proiectului. n situaia n care prefinanarea se solicit n trane, acordarea acestor trane va putea fi efectuat numai dup autorizarea cheltuielilor efectuate n valoare de minimum 60% din valoarea cumulat a tranelor anterioare de prefinanare. Prefinanarea se acord n baza unei solicitri scrise din partea Beneficiarului, potrivit modelului din Anexa 4. Solicitarea se depune nu mai trziu de data depunerii primei cereri de rambursare. Beneficiarul va ncheia contractul/ contractele cu un operator economic sau operatori economici respectnd prevederile Ordonanei de Urgen nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare. . Prefinanarea se acord fr a fi solicitate facturi. Ulterior acordrii prefinanrii, Beneficiarul va transmite ctre Autoritatea de Management rapoarte tehnice de progres trimestriale (vezi capitolul 4 - Monitorizarea implementrii proiectelor), n care va justifica, pe lng celelalte cheltuieli i modul de utilizare a sumei primit ca i prefinanare. Care este valoarea prefinanrii?
56
Suma reprezentnd prefinanare este de maxim 10% din valoarea total eligibil a proiectului n cazul Beneficiarilor persoane juridice de drept public i/sau privat, altele dect beneficiari autoriti publice centrale. Prin excepie, autoritile publice centrale pot solicita prefinanare n cot de maximum 10% din valoarea cheltuielilor eligibile aferente activitilor desfurate de ctre parteneri (persoane juridice de drept privat), n conformitate cu prevederile Acordului de Parteneriat intervenit ntre acetia. Pentru proiectele implementate n parteneriat, Beneficiarul are obligaia virrii sumelor reprezentnd prefinanarea ctre Parteneri, n conformitate cu prevederile Acordului de parteneriat. Beneficiarul are obligaia transmiterii unei notificri scrise att Partenerului, ct i Autoritii de Management, cu privire la efectuarea viramentului n termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data virrii, notificare la care anexeaz o copie a ordinului de plat i a extrasului de cont. Partenerul/partenerii are/au obligaia verificrii ncasrii sumelor reprezentnd prefinanarea n termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data primirii notificrii. n cazul n care ncasarea sumelor nu s-a efectuat, Partenerul este obligat s transmit o notificare scris att Beneficiarului, ct i Autoritii de Management, n termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data constatrii. Cum se solicit prefinanarea? Ce trebuie s conin documentaia de acordare a prefinanrii? solicitarea de acordare a prefinanrii n original, integral completat, nregistrat, datat, semnat i tampilat de reprezentantul legal al Beneficiarului, conform Anexei 4 a acestui manual; copie a contractului/contractelor de prestare de servicii/furnizare de bunuri ntre Beneficiar i unul sau mai muli operatori economici a crui/cror valoare cumulat s fie de minimum 5% din valoarea eligibil a proiectului, respectiv din valoarea bugetului eligibil al partenerului care solicit prefinaarea, avnd meniunea conform cu originalul, semntura i tampila beneficiarului n original; Graficul estimativ de depunere a cererilor de rambursare formularul de identificare financiar, conform Anexei 2, privind conturile distincte deschise la Trezorerie/banc comercial, dup caz n numele dumneavoastr Beneficiarii, alii dect cei prevzui la art. 5 alin.(1) - (3) i art.6 alin. (1) din OUG nr.64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, (structuri asociative ale autoritilor administraiei publice locale, asociaii de dezvoltare intercomunitar, organizaii neguvernamentale), au obligaia s deschid un cont dedicat exclusiv pentru primirea prefinanrii i efectuarea de cheltuieli aferente proiectelor, inclusiv acordarea de avansuri ctre contractori i/sau transferul de sume ctre parteneri, n cazul proiectelor implementate n parteneriat.
n cazul menionat, sumele primite ca prefinanare aferente acelor tipuri de cheltuieli care nu pot fi efectuate din acest cont deschis la Trezoreria statului, pot fi transferate de beneficiari n conturi deschise la bnci comerciale, doar cu condiia efecturii cheltuielilor respective n termen de 3 zile lucrtoare de la data efecturii transferului. Dobnda acumulat n acest cont aferent prefinanrii rmas disponibil n cont se raporteaz AM PODCA i se vireaz n contul din care a fost pltit prefinanarea, cel trziu nainte de depunerea ultimei cereri de rambursare. Suma reprezentnd diferena dintre dobnda acumulat n acest cont, corespunztoare sumelor de prefinanare rmase disponibile n cont i valoarea impozitelor aferente i a comisioanelor de
57
gestionare a contului respectiv se raporteaz Autoritii de Management i se vireaz n contul din care a fost pltit prefinanarea, cel trziu nainte de depunerea ultimei cereri de rambursare. n cazul n care Beneficiarul nu efectueaz viramentul, Autoritatea de Management are obligaia de a face deducerile necesare din rambursarea aferent instrumentelor structurale n cazul plii finale. Care este modalitatea de recuperare a prefinanrii de ctre AM PODCA?
Suma acordat unui beneficiar sub forma prefinanrii se recupereaz integral dar progresiv, indiferent de sursa din care a provenit, prin aplicarea unui procent de minimum 30% din valoarea fiecrei cereri de rambursare (col. 5 din cadrul Anexei 6) ntocmite de Beneficiar; Recuperarea se efectueaz ncepnd cu prima cerere de rambursare, astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral, nainte de ultima cerere de rambursare. n situaia n care: valoarea cererilor de rambursare este mai mic dect cea estimat, cererile de rambursare se valideaz parial, i/sau numrul cererilor de rambursare este mai mic dect cel estimat, AM PODCA se va asigura, prin metode proprii, c ntreaga prefinanare acordat se va recupera nainte de depunerea cererii de rambursare final.
ATENIE! n situaia n care Beneficiarul nu a transmis nicio cerere de rambursare n termen de maximum 4 luni de la primirea prefinanrii, AM are obligaia de a recupera integral prefinanarea acordat. n situaia n care Beneficiarul nu a transmis n termen de maximum 6 luni de la primirea primei trane de prefinanare, cereri de rambursare n cuantum de minimum 60% din valoarea prefinanrii acordate, AM are obligaia recuperrii prefinanrii neutilizate pentru efectuarea cheltuielilor eligibile incluse n cererile de rambursare primite.
3.2.3. Solicitarea rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate Ce este rambursarea?
Plata efectuat de ctre Autoritatea de management din bugetul de stat sau din instrumente structurale, n perioada de implementare a proiectelor, n baza unui contract de finanare ncheiat ntre un Beneficiar i AM PODCA i a unei cereri de rambursare nsoit de documentele justificative privind efectuarea unor pli, naintate de ctre Beneficiar i validate de Autoritatea de management. Cum se ramburseaz sumele cheltuite? Beneficiarul desfoar activitile specificate n contract, pltete serviciile ctre contractori, dup care depune cereri de rambursare ctre AM PODCA, nsoite de documente justificative ale plilor efectuate. Pentru a-i putea plti contractorii, Beneficiarii prevzui la art. 5 i art. 6 din OUG nr.64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, trebuie s-i prevad sumele necesare finanrii valorii totale a proiectelor proprii repartizate pe ani, n bugetul ordonatorului principal de credite cruia i este subordonat.
58
n vederea cuprinderii n buget a sumelor menionate anterior, Beneficiarii de proiecte prevzui l a art. 5 i 6 din OUG nr.64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, au obligaia s completeze fia de fundamentare a proiectului propus la finanare/finanat n cadrul PO DCA, conform formularului din Anexa 22 la prezentul manual. Beneficiarii prevzui la art.5 alin. (1) (3) din OUG nr.64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, vor cuprinde n buget sumele menionate n fia de fundamentare a proiectului numai dac aceasta este avizat de AM. Beneficiarii de proiecte prevzui la art. 6 din OUG nr. 64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, i pot cuprinde n buget sumele specificate n fia de fundamentare a proiectului, fr a mai solicita avizul AM. n cazul proiectelor propuse la finanare n anul bugetar curent, dar ale cror contracte/ordine de finanare nu au fost ncheiate cu AM, Beneficiarul va pune la dispoziia AM note justificative pentru angajarea cheltuielilor care se efectueaz nainte de data semnrii contractului/ordinului de finanare. Notele justificative vor cuprinde informaii privind eligibilitatea cheltuielilor i necesitatea angajrii acestora pentru implementarea proiectului. La stabilirea bugetului proiectului, beneficiarul trebuie sa in cont de: sumele necesare asigurrii cofinanrii; sumele necesare pregtirii i implementrii corespunztoare a proiectelor proprii; sume reprezentnd TVA aferent cheltuielilor eligibile; sumele necesare finanrii altor cheltuieli dect cele eligibile aferente implementrii proiectelor proprii, dar care nu vor fi solicitate spre rambursare la AM PODCA. Cheltuielile aferente activitilor din cadrul proiectelor finanate prin PO DCA trebuie susinute de documente justificative care s dovedeasc faptul c acele cheltuieli au fost angajate i pltite n caz contrar acestea neputnd fi validate. Categoriile de cheltuieli din raportul financiar aferent cererii de rambursare trebuie s corespund cu cheltuielile prevzute de ordinul privind aprobarea cheltuielilor eligibile ale PO DCA, n vigoare. Beneficiarilor de proiecte li se va rambursa contravaloarea cheltuielilor efectuate de ctre acetia, validate ca fiind eligibile de AM PODCA. Sumele rambursate Beneficiarului vor fi pe surse de finanare (FSE, cofinanarea de la bugetul de stat, TVA).
ATENIE! Documentele justificative anexate la cererea de rambursare trebuie s fie, n mod obligatoriu, aranjate n funcie de cum sunt solicitate n raportul financiar. De ex. dac prima cheltuial solicitat la rambursare n raportul financiar este cea pentru elaborarea de rapoarte, (), ordinea documentelor justificative aferente acestei cheltuieli, va fi urmtoarea: factura, contractul, ordonanarea de plat, angajamentul individual/global, propunerea de angajare a unei cheltuieli (pentru instituiile publice) , ordinul de plat, extrasul de cont, procesul verbal de recepie (dac este cazul). De asemenea, cheltuielile solicitate la rambursare n raportul financiar trebuie s fie scrise pentru fiecare factur/document justificativ n parte, nu suma acestora. De ex. dac s-au achiziionat consumabile justificate prin mai multe facturi, n raportul financiar se va evidenia suma din fiecare factur, nu suma acestor facturi.
59
Ce documente transmite Beneficiarul n vederea obinerii rambursrii?
n vederea rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, Beneficiarul transmite ctre AM PODCA o cerere de rambursare (conform Anexei 6 a acestui manual) nsoit de raportul tehnic de progres R2 (conform Anexei 10) sau R3 pentru ultima cerere de rambursare (conform Anexei 11) i de documentele justificative (conform Anexei 5 a acestui manual). Toate documentele justificative vor fi completate n toate rubricile/spaiile stabilite prin format (de exemplu, facturile fiscale se vor completa cu toate datele/informaiile privind furnizorul: denumire, adresa, nr. cont, cod fiscal, etc.). Documentele justificative pentru activitile desfurate vor fi scanate i trimise pe CD, n fiiere separate pe fiecare activitate n parte (exemplu: fiierul A1 (activitatea 1 din proiect), n care se vor insera documentele justificative aferente activitii 1, denumite scurt i sugestiv), - documentele justificative n vederea validrii cheltuielilor eligibile i efecturii plaii vor fi trimise att n format letric, ndosariate separat pe categorii de cheltuieli n or dinea solicitrii din raportul financiar, ct i scanate i inserate pe CD n aceeai ordine, fiind denumite sugestiv; - documentele justificative pentru achiziiile publice vor fi trimise att n format letric, ndosariate separat pe categorii, ct i scanate i inserate pe CD. Se recomand ca prestatorii de servicii s ntocmeasc facturi detaliate (de exemplu, pentru cursurile de formare, pe facturi ar trebui s specifice distinct onorariile lectorilor, taxele de certificare, cheltuielile aferente tipririi i multiplicrii de materiale). Facturile transmise n copie ctre AM PODCA, n vederea rambursrii, vor avea tampila Conform cu originalul, tampila remis spre rambursare ctre AM PODCA pentru proiectul cod SMIS., i semntura responsabilului financiar al instituiei sau persoanei desemnate prin act administrativ s gestioneze operaiunile financiare ale proiectului. Aceste meniuni au rolul de a asigura c activitatea descris n cererea de rambursare a fost efectuat corespunztor cu planul de activiti din cererea de finanare i respect reglementrile din contractul de finanare ncheiat ntre Autoritatea de management i Beneficiar.
ATENIE! Dac la rambursare se solicit o sum mai mic dect cea facturat, pe originalul acelei facturi se va pune tampila pentru remis spre rambursare ctre AM PODCA pentru proiectul cod SMIS. specificndu-se i suma solicitat la rambursare. De exemplu. dac dintr-o factur n sum de 100 lei se solicit la rambursare doar 20 lei, pe originalul facturii va aprea meniunea remis spre rambursare ctre AM PODCA pentru proiectul cod SMIS. pentru suma de 20 lei. Dac o factur este compus din mai multe pagini, sigiliile i meniunile specificate mai sus, se pun pe fiecare pagin a facturii. Pentru mai multe informaii putei consulta http://www.fonduriadministratie.ro/Noutati/INSTRUCTIUNI. i adresa
60
Pentru instituiile i autoritile publice centrale/locale, fa de cele mai sus menionate, facturile transmise n copie ctre AM PODCA n vederea rambursrii, vor avea sigiliul i semntura pentru Bun de plat, tampila i semntura pentru certificarea realitii, regularitii i legalitii serviciilor prestate/bunurilor achiziionate,i vor fi nsoite de copii dup propunerile de angajare, angajamentele bugetare individuale/globale, ordonanrile de plat, vizate i tampilate de compartimentele de specialitate conform prevederilor OMFP nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale. Celelalte documente justificative, prevzute n Anexa 5 a prezentului manual, vor fi transmise n copie ctre AM PODCA, tampilate Conform cu originalul, semnate i tampilate de responsabilul financiar al instituiei sau persoana desemnat prin act administrativ s gestioneze operaiunile financiare ale proiectului.. Cnd se depune cererea de rambursare?
Cererile de rambursare se vor depune la AM PODCA la intervalele de timp stabilite n graficul estimativ de depunere a cererilor de rambursare, conform Anexei 3 a acestui manual, funcie de valoarea lor. nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective trebuie s fie deja efectuate i pltite, iar activitile pentru care s-au efectuat aceste cheltuieli s fie, de asemenea, realizate . Dup primirea cererilor de rambursare AM PODCA va verifica realitatea, legalitatea i conformitatea cheltuielilor efectuate de dumneavoastr. Verificarea se face pe baza documentaiei care nsoete cererile de rambursare i/sau verificrilor on the spot. Care este lista complet a documentelor solicitate la o cerere de rambursare?
Cererea de rambursare completat de ctre Beneficiar (vezi Anexa 6 a acestui manual), va fi ntotdeauna nsoit de raportul tehnic de progres R2 (Anexa 10) sau de raportul tehnic de progres R3 la finalul proiectului (Anexa 11) pentru ultima cerere de rambursare, de documentele justificative detaliate n Anexa 5, de raportul financiar (vezi Anexa 7 a acestui manual), Care este perioada maxim de primire a sumelor aferent rambursrii n cont de ctre solicitant n cazul aprobrii cererilor de rambursare? Sumele validate spre rambursare vor ajunge n contul Beneficiarului n termenul stabilit n contractul de finanare. Fac excepie de la aceast regul situaiile n care: se ntrerupe procesul datorit solicitrii unor clarificri, documente sau informaii suplimentare, care trebuie furnizate de ctre Beneficiar sau se ntrerupe procesul pn la achitarea unor debite stabilite prin titluri de crean individualizate pe numele Beneficiarului (plata voluntar n termenul prevzut de lege). Termenul limit va fi actualizat adugnd aceste zile suplimentare.
61
3.3. PLATA TVA Cum se ramburseaz TVA-ul? Se ramburseaz doar TVA aferent cheltuielilor eligibile din cadrul proiectului, pltit de beneficiar i susinut de documente justificative cu valoare probatorie. Beneficiarii prevzui la alin. (1) din OUG nr. 64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, care potrivit prevederilor Legii nr. 571/2003, cu modificrile i completrile ulterioare i exercit dreptul de deducere a TVA n cadrul proiectelor finanate din PODCA au obligaia s restituie la bugetul de stat sumele reprezentnd TVA dedus, a crei contravaloare a fost pltit de AM. Restituirea la bugetul de stat a sumelor reprezentnd taxa pe valoarea adugat dedus, conform art. 15 alin. (3) din OUG nr.64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, se va face n termen de 3 zile lucrtoare de la data ncasrii acestora de la Autoritatea de Management. Cheltuielile eligibile cuprinse n pachetul financiar de la cererea de finanare sunt cele aprobate prin Ordinul comun al Ministerului Administraiei i Internelor nr.712/2009 i al Ministerului Finanelor Publice nr.634/2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului operaional Dezvoltarea capacitii administrative. n vederea calculului taxei pe valoarea adugat aferent cheltuielilor eligibile din pachetul de finanare, beneficiarii trebuie s in cont de cotele difereniate de TVA prevzute de Legea nr.571/2003 privind Codul fiscal, cu modificri i completri. n acest sens, prezentm categoriile de cheltuieli i cotele difereniate de TVA aferente, astfel: Nr. crt. 1 Categoria de cheltuieli eligibile Capitol /Subcapitol din pachetul financiar Cheltuieli de personal II/ 2.1 i 2.2 Cota de TVA % 0 Observaii
Atenie : aceast categorie se refer strict la personalul angajat n cadrul instituiei, structurii care beneficiaz de fondurile structurale, conform ordinului comun privind cheltuielile eligibile A nu se confunda cu cheltuielile cu onorarii (consultani, lectori, formatori, etc.)
3 4
Cheltuielile cu deplasarea 0 (diurna) III/3.2 Taxe* 0 XII Cheltuieli aferente garaniilor 0 bancare XVIII Cheltuieli cu deplasare Funcie de (cazare internaional) cota III/3.1 aplicat n ara de destinaie
Plafoanele privind cheltuielile de acest tip sunt cele prevzute de HG nr. 518/1995. Orice sum care depete plafoanele reglementate prin legislaia naional va fi considerat cheltuial neeligibil
62
Nr. crt. 6
Categoria de cheltuieli eligibile Capitol /Subcapitol din pachetul financiar Cheltuieli cu deplasare (transportul internaional) III/3.3 Cheltuieli cu deplasare (cazare pe teritoriul Romniei) III/3.1 Cheltuieli cu achiziionarea de publicaii n format tiprit i/sau electronic i abonamente pe durata de derulare a proiectului XVI
Cota de TVA % 0
Observaii
Cu excepia celor destinate exclusiv sau n principal publicitii
Pentru celelalte categorii de cheltuieli eligibile din ordinul comun se aplic cota standard de TVA n procent de 24%. ATENIE! Dac n pachetul financiar aferent contractului de finanare cheltuielile aferente activitilor au fost prinse la categoriile de cheltuieli cu cote de TVA diferite de cota standard(cazare, diurna,transport internaional) iar pe parcursul implementrii acestea fac obiectul unor achiziii de servicii de organizare evenimente pentru care se aplica TVA la cota standard, Beneficiarul trebuie s se asigure nainte de semnarea contractului de servicii c n bugetul proiectului are asigurate, pentru categoriile de cheltuieli respective, fondurile necesare acoperirii TVA.
Not: Pentru diferitele cheltuieli/activiti care se reunesc sub egida categoriei Cheltuieli pentru organizarea i/sau participarea la evenimente de genul conferine, seminarii, ateliere de lucru, reuniuni de lucru, cursuri de instruire, activiti transnaionale,se aplic cota standard de TVA Pentru fiecare tip de activitate desfurat/categorie de cheltuial efectuat, trebuie s existe documente justificative distincte aferente facturilor emise, din care s reias clar natura cheltuiel ii efectuate. 3.4. CONTRIBUIA BENEFICIARULUI Care este contribuia Beneficiarului?
Pentru Beneficiarii eligibili, alii dect cei din administraia public central (autoriti publice locale, structuri asociative ale autoritilor administraiei publice locale, asociaii de dezvoltare intercomunitar, ONG-uri, etc.), valoarea finanrii acordate este de maxim 98% din totalul valorii eligibile a proiectului, respectiv maxim 85% - FSE i 13% contribuia public. Diferena de 2% reprezint contribuie proprie i nu va fi finanat din FSE, respectiv din contribuie public. Aceast contribuie trebuie s fie realizat sub form financiar, n cadrul proiectelor finanate prin PO DCA contribuia n natur nefiind eligibil.
63
Beneficiarii din administraia public central beneficiaz de finanare din nerambursabile n proporie de maximum 85% din valoarea total eligibil a contribuie public de maxim 15% aferent valorii eligibile a proiectului. Beneficiari, TVA aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, cheltuial definitiv din bugetul ordonatorului de credite.
fonduri externe proiectului i de n cazul acestor este considerat
3.5. RECUPERAREA SUMELOR PLTITE NECUVENIT Care sunt cazurile n care Beneficiarii sunt obligai s returneze ctre Autoritatea de Management sumele pltite necuvenit?
n cazul n care sunt efectuate pli excedentare i/sau urmare a unei activiti de verificare, sunt constatate nereguli aferente proiectelor n derulare i care sunt individualizate n titluri de crean, Autoritatea de Management va comunica Beneficiarului sumele ce vor trebui recuperate, defalcate pe surse de finanare i conturile bancare unde urmeaz a fi recuperate creanele bugetare. Compartimentul de control i antifraud stabilete i individualizeaz, n urma controlului efectuat la Beneficiar, debitorul i obligaia de plat a acestuia, ntocmind un Proces - verbal de constatare (conform modelului prevzut n anexa Hotrrii nr. 1306/2007), document ce reprezint, n condiiile legii, titlu de crean. Autoritatea de Management va comunica beneficiarului titlul de crean, aplicndu -se n mod corespunztor dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedur fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare, referitoare la comunicarea i contestarea actului administrativ fiscal. Constituie obiect al recuperrii creanelor bugetare rezultate din nereguli sumele pltite necuvenit din fonduri comunitare i/sau din cofinanarea aferent, costurile bancare, inclusiv accesoriile acestora, precum i alte sume stabilite de lege n sarcina Beneficiarului debitor. Creanele bugetare rezultate din nereguli sunt asimilate creanelor fiscale, n sensul drepturilor i obligaiilor care revin creditorilor, autoritilor cu competene n gestionarea asistenei financiare comunitare nerambursabile i debitorilor. Cum este realizat recuperarea creanelor n cazul descoperirii unor nereguli?
Beneficiarul debitor are obligaia de a nregistra n contabilitate i de a plti voluntar sumele datorate, termenul de plat stabilindu-se n funcie de data comunicrii titlului de crean astfel: dac data comunicrii este cuprins ntre intervalul 1 15 din lun, termenul de plat este pn la data de 5 a lunii urmtoare; dac data comunicrii este cuprins ntre intervalul 16 31 din lun, termenul de plat este pn la data de 20 a lunii urmtoare. Pentru neachitarea de ctre Beneficiar a obligaiilor de plat rezultate din nereguli la termenele prevzute, acesta, n calitate de debitor, datoreaz dup acest termen majorri de ntrziere. Majorrile de ntrziere se calculeaz pentru fiecare zi de ntrziere, ncepnd cu ziua imediat urmtoare termenului de plat i pn la data stingerii sumei datorat e, inclusiv, conform prevederilor contractului de finanare. Dac Beneficiarul nu pltete n termenul prevzut de titlul de crean, Autoritatea de management va proceda la stingerea debitului prin deducere din cererea de rambursare depus sau care urmeaz a fi transmis, al crei cuantum de cheltuieli eligibile acoper valoarea debitului constatat (astfel nct suma datorat s poat fi dedus din suma de rambursat cuvenit). n cazul
64
n care valoarea cheltuielilor eligibile validate este mai mic dect valoarea debitului, diferena va fi dedus din urmtoarea Cerere de rambursare care va fi depus.
ATENIE! Dac debitorul nu a achitat voluntar obligaiile bugetare rezultate din nereguli, pentru perioada de timp scurs de la expirarea termenului de plat i pn la deducerea din plile urmtoare, acesta datoreaz majorri de ntrziere, iar titlul de crean devine titlu executoriu la data la care debitul este scadent prin expirarea termenului de plat!
n cazul n care debitul nu este stins prin plat voluntar sau deducere, Autoritatea de management transmite titlul executoriu comunicat debitorului ctre organele teritoriale subordonate ANAF sau organele din cadrul administraiei publice centrale sau lo cale, competente pentru administrarea creanelor bugetelor aferente fondurilor de cofinanare, abilitate s duc la ndeplinire msurile asiguratorii i s efectueze procedurile de executare silit pentru recuperarea sumelor pltite necuvenit din fondurile comunitare i/sau fondurile de cofinanare, n conformitate cu prevederile n vigoare ale Codului de procedur fiscal. Beneficiarul are obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia organismelor abilitate inventarul asupra activelor dobndite prin Instrumentele Structurale i dup finalizarea perioadei de implementare a proiectului, pe o perioad de 5 ani de la data nchiderii oficiale a PO DCA. n cazul constatrii unor nereguli ulterior finalizrii implementrii proiectului, beneficiarul are obligaia s restituie debitul constatat, precum i eventualele dobnzi, penaliti de ntrziere, costurile bancare etc. n cazul nerespectrii obligaiei de restituire a debitului, Autoritatea de management va sesiza organele competente n vederea declanrii executrii silite.
65
Capitolul 4 MONITORIZAREA IMPLEMENTRII PROIECTELOR Monitorizarea implementrii se realizeaz de ctre AM PO DCA pentru a urmri atingerea obiectivelor proprii ale proiectelor finanate i implicit a obiectivelor specifice i obiectivului general ale PO DCA, precum i pentru a se asigura de respectarea legislaiei comunitare i naionale n vigoare. Pe toat durata de implementare, Autoritatea de management va monitoriza proiectele din punct de vedere administrativ, tehnic, fizic i financiar. ATENIE! n conformitate cu prevederile contractului de finanare, Beneficiarul implementeaz proiectul pe propria rspundere. Monitorizarea implementrii proiectelor va fi realizat prin urmtoarele instrumente de monitorizare: 1. Procedura standard de monitorizare: raport tehnic de progres trimestrial R1; raport tehnic de progres (la fiecare cerere de rambursare) R2; raport final (la finalul proiectului, cu ultima cerere de rambursare) R3; formulare statistice privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA. 2. Proceduri specifice de monitorizare: vizite n teritoriu; verificri suplimentare; 3. Asisten post-contractare: help-desk; ntlniri la sediul Beneficiarului sau sediul AMPODCA; seminarii. Monitorizarea implementrii fizice a proiectului se realizeaz prin msurarea indicatorilor (de realizare imediat i de rezultat) inclui n proiect. Avnd n vedere faptul c PO DCA finaneaz, cu precdere, intervenii privind dezvoltarea resurselor umane din administraia public, majoritatea operaiunilor orientative cuprind activiti de instruire. Pentru a permite abordarea uniform a diversitii activitilor de instruire (att din punct de vedere al duratei acestora, ct i al numrului de participani) i agregarea, la nivel de domeniu major de intervenie, a valorilor realizate la nivel de proiect, indicatorul de realizare imediat (output) este Numr de zile participant la instruire. Prin urmare, toate proiectele care cuprind activiti de instruire sunt monitorizate obligatoriu pe baza acestui indicator. Pentru determinarea valorii finale (int) a acestui indicator - propus n Cererea de finanare - ct i pentru calculul valorii realizate, n vederea raportrii ctre AM PO DCA, prin intermediul rapoartelor de progres (R1, R2 i R3), se utilizeaz urmtoarea formul: ZP=z1*p1+z2*p2++zn*pn, n care: z1, z2,...,zn = numrul de zile de instruire aferente tipului de curs desfurat;
66
p1,p2,,pn = numrul de participani la fiecare dintre cursurile desfurate. Exemplu de calcul al valorii indicatorului Zile participant la instruire (ZP): Tipul cursului de instruire Durata instruirii (n zile) (numr) 2 4 3 Participani la instruire (numr) 10 7 3 Zile participant la instruire/curs (numr) 2*10=20 4* 7= 28 3* 3= 9 57
Achiziii publice Managementul proiectelor Planificare bugetar multianual Valoare indicator Zile participant la instruire (ZP)
n ceea ce privete indicatorul Participani la instruire certificai, indicator de rezultat (result) al

domeniului major de intervenie 1.3., acesta se calculeaz conform exemplului de mai jos.
Exemplu de calcul al valorii indicatorului Participani la instruire certificai: Participani la instruire certificai 8 20 11 35 74
Tipul cursului de instruire Achiziii publice Managementul proiectelor Planificare bugetar multianual Permisul european de utilizare a calculatorului (ECDL) Valoare indicator Participani la instruire certificai
Menionm faptul c, inta preconizat, att pentru aceti indicatori, ct i pentru ali indicatori de Program inclui n proiect, reprezint valoarea minim a respectivului indicator ce trebuie realizat pe durata implementrii proiectului. Conform prevederilor Contractului/Ordin ului de finanare i ale legislaiei incidente n vigoare, nerealizarea obiectivelor, a rezultatelor i a indicatorilor proiectului atrage posibilitatea diminurii, de ctre AM PO DCA a finanrii acordate, precum i aplicarea unei reduceri procentuale. 4.1. PROCEDURA STANDARD DE MONITORIZARE Monitorizarea standard se realizeaz prin analizarea i prelucrarea rapoartelor tehnice de progres trimise de ctre Beneficiar. Acestea trebuie s conin informaii privind modul de desfurare a activitilor prevzute n cererea de finanare, precum i gradul de realizare a indicatorilor i a rezultatelor proiectului. Beneficiarul finanrii are obligaia de a completa i de a transmite rapoartele tehnice de progres n forma i la termenele stabilite de ctre Autoritatea de Management, conform modelelor anexate la acest manual, care se regsesc i pe site-ul oficial al AM PO DCA: www.fonduriadministratie.ro La ntocmirea rapoartelor tehnice de progres trebuie completate toate seciunile i corelate informaiile inserate n rapoarte cu cele prevzute n Cererea de finanare.
67
4.1.1. Raportul tehnic de progres trimestrial R1 (vezi Anexa 9) De ce este necesar? Acest tip de raport este necesar n vederea prevenirii i identificrii, n timp util,a oricror dificulti i/sau probleme ce ar putea aprea pe durata implementrii proiectului, pentru a contribui la gestionarea eficient a activitilor prevzute n contract/ordinul de finanare i n vederea evitrii apariiei unor eventuale nereguli. De asemenea, raportul este necesar n vederea colectrii, nregistrrii i prelucrrii datelor care relev stadiul implementrii proiectului, necesare pentru ntocmirea rapoartelor anuale i a celui final de implementare a PO DCA, pe care Autoritatea de Management are obligaia de a le nainta Comisiei Europene. Raportul tehnic de progres trimestrial R1 trebuie completat de ctre Beneficiar dup ncheierea fiecrui trimestru calendaristic, cu urmtoarele elemente: activitile derulate i cele aflate n desfurare; valorile cumulate ale indicatorilor (valori realizate de la nceputul implementrii proiectului pn la data raportrii); rezultatele obinute n perioada de implementare; La punctul 3 din Anexa 9, Beneficiarul va completa, obligatoriu, tabelul cu indicatori de program aferent cererii de proiecte/ideii de proiecte pentru care a aplicat (celelalte tabele vor fi terse din formatul raportului) iar, n continuare, va insera i toi indicatorii prevzui n Cererea de finanare (conform ultimei versiuni aprobate a seciunii 2.7 din proiect). La punctul 4 din Anexa 9 Beneficiarul va completa doar tabelul cuprinznd indicatorii suplimentari corespunztori DMI n care se ncadreaz proiectul n cauz, aa cum sunt acetia stabilii prin Documentul Cadru de Implementare a PO DCA i prin Ghidul solicitantului/ Regulile pentru cererile de idei de proiecte (celelalte tabele vor fi terse din formatul raportului).
Completarea coloanelor 3, 4 i 5 ale tabelelor cu indicatori este obligatorie.
Cnd se depune raportul R1? Raportul R1 va fi transmis la AM PODCA n termen de 5 zile lucrtoare de la sfritul fiecrui trimestru calendaristic i va fi completat cu elementele menionate mai sus. Trimestrele calendaristice sunt: I. ianuarie martie; II. aprilie iunie; III. iulie septembrie; IV. octombrie decembrie. De exemplu, dac proiectul va ncepe pe 15 august, primul raport trimestrial se va referi la perioada august septembrie. n Raportul R1, n dreptul rubricilor unde nu au fost efectuate activiti sau nu exist date/informaii de raportat, Beneficiarul va completa NU. Raportul R1 va fi depus de ctre beneficiar chiar i n cazul n care perioada de raportare se suprapune cu depunerea R2/R3. Cum i unde se transmite raportul R1? Raportul R1 va fi completat electronic, listat i transmis, ntr-un exemplar original, prin pot, la sediul AM PO DCA. n cazul n care, n perioada de raportare, exist activiti de instruire finalizate, mpreun cu raportul R1 vor fi transmise, n format excel, inserat pe CD, Centralizator ncrcare
68
formulare individuale ale participanilor la activitile finanate de FSE prin PODCA (Anexa 20 - macheta 20.2) i Formularul statistic privind participanii la activitile finanate de F SE prin PO DCA (Anexa 21 - machetele 21.1 i 21.2). Anexa 21 va fi completat dup cum urmeaz: pentru activitile de instruire finalizate care fac obiectul primei raportri: numrul total de participani cuprins n formular (defalcat n funcie de nivelul studiilor, vrst i gen) nu va depi numrul de persoane prevzute n grupul int al proiectului, aa cum este specificat n contractul de finanare, cu modificrile i completrile ulterioare, pentru a se evita numrarea multipl a persoanelor care particip la sesiuni de instruire pe mai multe teme. pentru activitile de instruire finalizate care nu au fcut obiectul raportrilor precedente: numrul total de participani evideniat n formular (defalcat n funcie de nivelul studiilor, vrst i gen) se va referi numai la acei participani care nu au fcut obiectul formularelor anexate precedentelor raportri. Raportul R1 nu va fi nsoit de documente justificative, ns informaiile cuprinse n acesta trebuie sa reflecte realitatea i s se regseasc n documentele justificative ce vor fi transmise AMPODCA prin R2/R3. 4.1.2. Centralizator ncrcare formulare individuale ale participanilor la activitile finanate de FSE prin PODCA (Anexa 20 - macheta 20.2) i Formularul statistic privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA (Anexa 21- machetele 21.1 i 21.2). De ce sunt necesare aceste date? Informaiile cuprinse n aceste formulare sunt necesare Autoritii de Management n vederea colectrii datelor privind participanii la activitile proiectelor finanate prin PO DCA (grupul int). Care este modalitatea de colectare, nregistrare i centralizare a datelor? Beneficiarul este responsabil de colectarea i raportarea datelor individuale referitoare la participanii la activitile cu caracter de instruire finanate prin proiect. Pentru colectarea datelor se va utiliza Formularul standard din Anexa 20 - macheta 20.1 a prezentului manual. Acest formular se tiprete i se distribuie, prin grija furnizorilor de servicii de formare profesional achiziionate de beneficiari, fiecrui participant la activitile de instruire (cursuri, seminarii), de regul, la nceputul sesiunilor de instruire, pentru a fi completat de ctre acetia. Facem precizarea c, formularul mai sus-menionat va face obiectul verificrilor efectuate de ctre AMPODCA cu ocazia derulrii misiunilor de verificare la faa locului i vizitelor de monitorizare. La completarea formularelor participanii vor respecta urmtoarele cerine : 1. Punctele 1 - 4 i 6 - 8 se completeaz prin inserarea unui numr maxim de caractere n fiecare cmp, dup cum urmeaz: 1. Nume, iniiala tatlui, prenume participant - 50 caractere; 2. Cod proiect (SMIS) - 8 caractere; 3. Titlu proiect - 60 caractere; 4. Instituie/organizaie beneficiar - 50 caractere; 5. Tem activitate 50 caractere; 6. Data de nceput a activitii 8 caractere; 7. Durata activitii 2 caractere
69
2. Punctele 5 i 9-14 se vor completa prin bifarea csuelor corespunztoare situaiei participantului la activitatea finanat. Formularele completate se colecteaz de ctre furnizorul de servicii de formare profesional, iar datele cuprinse n aceste formulare se centralizeaz n Centralizatorul ncrcare formulare individuale ale participanilor la activitile finanate de FSE prin PODCA (Anexa 20 - macheta 20.2) i Formularul statistic privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA (Anexa 21 macheta 21.1.). Trebuie avut n vedere faptul c macheta 21.2 se completeaz automat, n condiiile completrii corecte a machetei 21.1. Datele colectate se insereaz exclusiv n celulele libere (cele corespunztoare criteriului gen (brbai-femei) pentru seciunea III.1., respectiv a, b, c, d pentru seciunea III.2.) ale machetei 21.1. Celelalte celule (n care apare cifra 0) conin formule i se actualizeaz automat pe msura introducerii datelor n celulele sus-menionate. Anexa 21, astfel completat, se salveaz pe un CD. Datele referitoare la persoanele care, la completarea Formularului individual pentru participanii la activitile finanate de FSE prin PODCA, au declarat pe proprie rspundere c au mai participat la activiti d e tipul instruire/seminar finanate din PO DCA, nu vor fi incluse n Formularul statistic privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA. CD-ul coninnd Anexa 20 - macheta 20.2 i Anexa 21 machetele 21.1 i 21.2 (n format Excel) se transmit la AM PODCA, odat cu rapoartele tehnice de progres trimestriale R1, care consemneaz activitatea de instruire/seminar finalizat pentru care se colecteaz datele individuale de la participani.
NOT: n vederea colectrii i prelucrrii datelor cuprinse n Formularul individual pentru participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA, n calitate de beneficiar, avei obligaia de a respecta prevederile Legii nr. 677/2001 privind protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare. De asemenea, v aducem la cunotin c, regula instituit de Legea nr. 677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare, este aceea c, prelucrarea datelor personale ale unei persoane fizice de ctre o alt persoan fizic sau juridic, n calitatea sa de operator, se efectueaz numai cu consimmntul persoanei n cauz, dat n mod expres i neechivoc. Prin urmare, colectarea i prelucrarea datelor personale trebuie s ndeplineasc condiiile legale (obinerea consimmntului sau ncadrarea ntr-o situaie de excepie, dup caz), la nivelul fiecrei entiti n cadrul creia se realizeaz activitatea de eviden a persoanelor care beneficiaz de sprijinul Fondului Social European.
4.1.3. Raportul tehnic de progres R2 (vezi Anexa 10) De ce este necesar? AM PO DCA nu poate ncepe aciunea de rambursare a sumelor solicitate la plat de ctre Beneficiar fr R2, nsoit de documentele justificative (Anexa 5). Raportul R2 va fi completat de ctre Beneficiar astfel: la prima cerere de rambursare: o cu activitile aprobate n cererea de finanare i desfurate nainte de semnarea contractului de finanare (acolo unde este cazul);
70
o cu indicatorii, rezultatele i activitile derulate de la semnarea contractului de finanare pn n momentul raportrii; la urmtoarele cereri de rambursare: cu indicatorii cumulai, activitile derulate i rezultatele realizate de la data transmiterii cererii de rambursare anterioare, pn n momentul raportrii. Raportul R2 prezint i progresul fizic n implementarea proiectului, reflectat n valorile indicatorilor i rezultatelor proiectului. La punctul 2.8. din Anexa 10, Beneficiarul va completa obligatoriu tabelul cu indicatorii de program afereni cererii de proiecte/idei de proiecte pentru care a aplicat (celelalte tabele vor fi terse din formatul raportului), iar n continuare va insera i toi indicatorii din proiect (conform ultimei seciuni 2.7 aprobate din proiect). La punctul 2.9 din Anexa 10, Beneficiarul va completa doar tabelul cuprinznd indicatorii suplimentari corespunztori DMI n care se ncadreaz pro iectul n cauz, aa cum sunt stabilii prin Documentul Cadru de Implementare a PO DCA i Ghidul solicitantului sau Regulile pentru cererile de idei de proiecte (celelalte tabele vor fi terse din formatul raportului).
Completarea coloanelor 3, 4 i 5 ale tabelelor cu indicatori este obligatorie.
Cnd se transmite R2? Raportul R2 se va transmite mpreun cu fiecare cerere de rambursare a Beneficiarului, conform graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare, cu excepia cererii finale de rambursare, care va fi nsoit de raportul final R3. Primul raport R2 va fi transmis de ctre Beneficiar n maximum 4 luni de la primirea prefinanrii. Ce documente nsoesc R2? Cererea de rambursare Anexa 6; Raportul financiar Anexa 7; Documentele justificative detaliate n Anexa 5 (n copie, avnd pe fiecare pagin semntura managerului de proiect, tampila i meniunea conform cu originalul); NOT: Documentele justificative pentru activitile desfurate vor respecta urmtoarele cerine: 1. Vor fi transmise doar n format electronic (scanate i inserate pe CD/DVD, n foldere separate pentru fiecare activitate n parte, iar fiierele vor fi denumite scurt i sugestiv). 2. Documentele transmise trebuie s ateste ndeplinirea activitilor prevzute n cererea de finanare pentru perioada de raportare, precum i realizarea msurilor de informare i publicitare, dezvoltare durabil i egalitate de anse. 3. Documentele vor fi corelate, din punct de vedere al datelor nscrise, cu informaiile din raportul R2. Documentele justificative n vederea validrii cheltuielilor eligibile i efecturii plailor i documentele justificative pentru achiziiile publice vor respecta urmtoarele condii i: 1. Vor fi trimise att n format hrtie, ndosariate separat pe categorii, ct i scanate i inserate pe CD. 2. Fiecare contract de achiziie va fi ndosariat, respectnd ordinea din raportul financiar, mpreun cu facturile, ordinele de plat i orice alte documente justificative aferente, ntr-un folder denumit sugestiv (de ex: achiziie echipamente). Dosarul cu documente justificative trebuie s conin un opis, iar fiecare pagin din dosar trebuie numerotat. Pe parcursul procesului de implementare Autoritatea de Management i rezerv dreptul de a solicita orice alte documente pe care le consider necesare.
71
ATENIE! Toate documentele justificative transmise mpreun cu cererile de rambursare trebuie s fie ndosariate n bibliorafturi, avnd pe cotor menionat codul SMIS al proiectului i numrul cererii de rambursare depuse (de exemplu: cod SMIS 1326, cererea de rambursare nr.2). Documentele care nu sunt transmise conform solicitrii de mai sus nu vor fi nregistrate la Autoritatea de Management i nu vor fi analizate. Cum i unde se depune raportul R2?
Raportul R2, cererea de rambursare i raportul financiar vor fi completate electronic, listate, semnate i tampilate i transmise ntr-un exemplar original, prin pot, la sediul AM PODCA. 4.1.4. Raportul final R3 (vezi Anexa 11) De ce este necesar? Raportul R3 este necesar pentru evaluarea final a proiectului i are un rol esenial n identificarea cheltuielilor eligibile din cadrul proiectului, n vederea rambursrii ultimelor sume ctre Beneficiar. Raportul R3 include toate activitile desfurate i rezultate obinute, precum i toi indicatorii realizai pe ntreaga perioad de implementare a proiectului. Implementarea fizic a proiectului este reflectat de realizarea indicatorilor prevzui n Cererea de finanare. La punctul 2.2 din Anexa 11, Beneficiarul va completa i explica obligatoriu stadiul de realizare a obiectivului general/scopului proiectului (realizat/parial realizat/nerealizat), prin prisma atingerii indicatorilor prevzui n proiect. La punctul 2.7. din Anexa 11 Beneficiarul va completa obligatoriu doar tabelul cu indicatori de program aferent cererii de proiecte/idei de proiecte pentru care a aplicat (celelalte tabele vor fi terse din formatul raportului), iar n urmtorul tabel va insera indicatorii suplimentari (conform ultimei seciuni 2.7 aprobate din proiect).
Completarea coloanelor 3 i 4 ale tabelului cu indicatori este obligatorie.
La punctul 2.8 din Anexa 11 se va completa doar tabelul cuprinznd indicatorii suplimentari corespunztori DMI n care se ncadreaz proiectul n cauz, aa cum sunt stabilii prin Documentul Cadru de Implementare a PO DCA i Ghidul solicitantului sau Regulile pentru cererile de idei de proiecte (celelalte tabele vor fi terse din formatul raportului). AM PODCA va diminua finanarea nerambursabil acordat, n cazul nendeplinirii sau ndeplinirii pariale a indicatorilor de program i/sau de proiect i a msurilor de dezvoltare durabil i egalitate de anse, n funcie de gradul de nendeplinire a indicatorilor constatat la finalizarea proiectului. Cnd se transmite raportul R3? Raportul R3, mpreun cu documentele justificative i rapoartele aferente, va fi transmis de ctre Beneficiar, n termen de maximum 30 de zile calendaristice de la finalizarea perioadei de implementare a proiectului i va nsoi ultima cerere de rambursare.
72
Ce documente nsoesc raportul R3? Raportul R3 va fi nsoit de: Cererea de rambursare Anexa 6; Raportul financiar Anexa 7; Raportul de audit extern al activitilor, nregistrrilor i conturilor proiectului, realizat cu respectarea standardelor de audit n vigoare de ctre un auditor; documentele justificative detaliate n Anexa 5 (trimise n copie avnd pe fiecare pagin semntura managerului de proiect, tampila i meniunea conform cu originalul). La depunerea R3 se va transmite de ctre Beneficiar Anexa 20.2 i Anexa 21 cu informaiile centralizate, pentru ntreaga perioad de implementare a proiectului Atenie: Fr raportul de audit nu se va efectua rambursarea final .
NOT: Documentele justificative pentru activitile desfurate vor respecta urmtoarele condiii: 1. Vor fi transmise doar n format electronic (scanate i inserate pe CD/DVD, n foldere separate pentru fiecare activitate n parte, iar fiierele vor fi denumite scurt i sugestiv). 2. Documentele transmise trebuie s ateste ndeplinirea activitilor prevzute n cererea de finanare pentru perioada de raportare, precum i realizarea msurilor de informare i publicitare, dezvoltare durabil i egalitate de anse. 3. Documentele vor fi corelate din punct de vedere al datelo r nscrise cu informaiile din raportul R3. Documentele justificative n vederea validrii cheltuielilor eligibile i efecturii plailor i documentele justificative pentru achiziiile publice vor respecta urmtoarele condiii: 1. Vor fi trimise att n format hrtie, ndosariate separat pe categorii, ct i scanate i inserate pe CD. 2. Fiecare contract de achiziie va fi ndosariat, respectnd ordinea din raportul financiar, mpreun cu facturile, ordinele de plat i orice alte documente justificative aferente, ntr-un folder denumit sugestiv (de ex: achiziie echipamente). Dosarul cu documente justificative trebuie s conin un opis, iar fiecare pagin din dosar trebuie numerotat.
Cum i unde se depune raportul R3?
Raportul R3, cererea de rambursare i raportul financiar vor fi completate electronic, listate, semnate i tampilate i vor fi transmise ntr-un exemplar original, prin pot la sediul AM PODCA.
73
NOT: 1. Dac n urma analizrii rapoartelor de progres vor fi necesare completri, clarificri, documente suplimentare etc., Autoritatea de Management va trimite Beneficiarului o scrisoare de solicitare de clarificri. Beneficiarul are obligaia de a transmite ct re Autoritatea de Management toate informaiile n termen de maxim 5 zile lucrtoare de la data primirii solicitrii. Netransmiterea completrilor, clarificrilor sau documentelor suplimentare, n termenul mai sus-menionat, va avea ca efect verificarea cererii de rambursare pe baza documentelor existente la dosar i, implicit, rambursarea cheltuielilor pentru care exist suficiente documente sau informaii. 2. De asemenea, atunci cnd consider necesar, Autoritatea de management poate formula recomandri. 3. Autoritatea de Management i rezerv dreptul de a solicita, pe parcursul duratei de implementare a proiectului, orice alte documente pe care le consider necesar n procesul de verificare.
4.2. PROCEDURI SPECIFICE DE MONITORIZARE Procedurile specifice constau n vizite n teritoriu i verificri suplimentare n vederea monitorizrii stadiului de desfurare al activitilor descrise n proiect. Att vizitele n teritoriu, ct i verificrile suplimentare reprezint ntlniri oficiale ntre Ofierii de proiect/experii externi i reprezentani ai Beneficiarului, realizate pe durata de implementarea a proiectului. 4.2.1. Vizitele n teritoriu De ce sunt necesare? Scopul acestor vizite const n urmrirea implementrii unei activiti importante a proiectului i/sau verificarea conformitii ntre situaia descris n rapoartele tehnice de progres i situaia real privind implementarea proiectului. Vizitele n teritoriu sunt efectuate de ofierii de proiect/experii externi la locul de implementare a uneia sau mai multor activiti eseniale i/sau la sediul unde se deruleaz proiectul (inclusiv la partener). De asemenea, prin vizitele la sediul proiectului, Autoritatea de management urmrete s se asigure c proiectul exist fizic, s culeag mai multe detalii dect cele prevzute n rapoartele de progres, s monitorizeze evoluia activitilor conform intelor propuse i s verifice dac Beneficiarul furnizeaz Autoritii de management informaii reale. Se verific, totodat, dac dosarul proiectului existent la sediul proiectului conine toate documentele, de la depunerea proiectului la AM PODCA pn la contractare, precum i cele provenite din procesul de implementare. Vizitele n teritoriu sunt efectuate pentru a identifica eventualele probleme intervenite n implementarea proiectului, pentru a face sugestii sau recomandri privind msurile de remediere, precum i pentru a descoperi elementele de succes ale proiectului. Cnd se efectueaz vizitele?
74
Pentru asigurarea transparenei, vizitele n teritoriu sunt stipulate n contractul/ordinul de finanare semnat ntre Autoritatea de Management i Beneficiar, iar data efecturii vizitei, va fi stabilit n scris, de comun acord cu Beneficiarul. Autoritatea de Management va efectua cel puin o vizit de monitorizare pe perioada de implementare a proiectului, de regul, n momentul desfurrii unei activiti prevzute n cererea de finanare. Beneficiarul va fi ntiinat, n scris, cu cel putin 3 zile lucrtoare nainte asupra vizitei de monitorizare (conform Anexei 12 a acestui manual). Unde se efectueaz? Vizitele n teritoriu se desfoar, de regul, n momentul desfurrii unei activiti prevzute n cererea de finanare, att la locul de implementare a proiectului, ct i la locul de desfurare a activitii, n cazul n care acestea nu coincid sau nainte de depunerea cererii de rambursare. Cum se efectueaz?
Urmare ntiinrii primite de la Autoritatea de management, Beneficiarul are obligaia de a asigura disponibilitatea persoanelor din echipa de proiect i de a pregti documentaia i logistica necesare vizitei n teritoriu. n cazul n care Beneficiarul informeaz Autoritatea de Management asupra indisponibilitii sale pentru vizita de monitorizare, din motive obiective, pentru perioada specificat n ntiinarea asupra vizitei, Autoritatea de Management va analiza oportunitatea replanificrii acesteia, urmnd a-l informa pe Beneficiar asupra deciziei luate. La sfritul vizitei se va ncheia un proces verbal, n 2 exemplare originale, cte unul pentru fiecare parte. Ulterior, Beneficiarul va primi de la Autoritatea de management o copie a raportului vizitei ntocmit de ctre Ofierul de Proiect/expertul extern, ce va cuprinde, dup caz: constatri, recomandri/aciuni corective i termene propuse pentru remediere, observaii. De asemenea, dac se constat neconcordane ntre dat ele raportate de Beneficiar prin rapoartele tehnice de progres i situaia de la faa locului, aceste neconcordane se vor consemna n Raportul vizitei de monitorizare (Anexa 13 a prezentului manual).
ATENIE! Autoritatea de Management efectueaz prin Biroul de verificare la faa locului i alte vizite, conform capitolului 8 al acestui manual.
4.2.2. Verificrile suplimentare De ce sunt necesare? Verificrile suplimentare se efectueaz, de regul dac, n implementarea proiectului intervin probleme deosebite, aspecte neclare sau situaii ce necesit verificri de documente i consultri ntre Autoritatea de Management i Beneficiari . Cnd se efectueaz verificrile suplimentare? ntiinarea va fi transmis de ctre Autoritatea de Management Beneficiarului cu cel puin 5 zile lucrtoare nainte de efectuarea verificrii suplimentare. Unde se efectueaz? Verificrile suplimentare au loc la sediul AM PODCA sau la sediul proiectului.
75
Cum se efectueaz?
n conformitate cu prevederile contractului de finanare, Beneficiarul are obligaia de a se prezenta la sediul Autoritii de Management cu toate documentele solicitate. Urmare verificrii suplimentare, se va ncheia un proces verbal,n 2 exemplare, cte unul pentru fiecare parte. Ulterior, Ofierul de proiect va ntocmi un raport al verificrilor suplimentare (Anexa 14 a prezentului manual) ce va cuprinde, dup caz: constatri, recomandri/aciuni corective i termene propuse pentru remediere, observaii. AM PODCA va transmite Beneficiarului o copie a acestui raport. NOT: Dac prin Raportul vizitei n teritoriu/verificrilor suplimentare Autoritatea de management a fcut recomandri sau a propus aciuni corective i termene pentru rezolvarea lor, urmrirea ndeplinirii acestora se va face prin verificarea rapoartelor de progres ulterioare i, dup caz prin efectuarea unei vizite suplimentare n teritoriu sau prin invitarea Beneficiarului la sediul Autoritii de Management. n cazurile n care sunt suspectate nereguli n procesul de implementare se vor urma paii descrii la capitolul 8 Nereguli. Control. Antifraud al acestui manual.
4.3. ASISTENA POST-CONTRACTARE Ce nseamn asistena post-contractare? Asistena post-contractare reprezint ajutorul oferit Beneficiarului de ctre Autoritatea de Management n implementarea proiectelor, n conformitate cu planul de activiti din cererea de finanare, fiind, n acelai timp, o modalitate posibil de aciune pentru a mbunti eficacitatea i performana intern a tuturor activitilor. Cum va sprijini Autoritatea de Management Beneficiarii pe perioada de implementare? Pe toat perioada de implementare a proiectelor, Autoritatea de Management ofer sprijin Beneficiarilor n vederea clarificrii problemelor aferente acesteia. Pentru orice ntrebri i informaii de natur s asigure implementarea eficient a proiectelor se vor pune la dispoziia Beneficiarilor linii telefonice, fax i adrese de e-mail. Dup semnarea contractului de finanare cu Autoritatea de Management, Beneficiarul se va adresa Ofierului de proiect desemnat pentru orice problem sau nelmurire legat de implementarea proiectului. Programul activitii de help - desk asigurate de ctre ofierii de proiect se desfoar zilnic, de regul, n intervalele orare 08.30-13.30. Cu ce alte metode de sprijin vine AM PODCA n sprijinul Beneficiarilor? Autoritatea de Management poate organiza, de-a lungul perioadei de implementare, seminarii tematice destinate Beneficiarilor. n cadrul acestor seminarii vor fi furnizate informaii noi, exemple de bun practic i vor fi prezentate greelile frecvente care pot aprea n implementare, n vederea prevenirii acestora.
76
Capitolul 5 MODIFICAREA CONTRACTELOR/ORDINELOR DE FINANARE n cazul n care, dup data semnrii contractului/ordinului de finanare, apar schimbri care afecteaz implementarea proiectului, contractul/ordinul de finanare i/sau anexele acestuia pot fi completate sau modificate n conformitate cu prevederile contractului/ordinului de finanare. Completrile sau modificrile nu trebuie s afecteze scopul proiectului i nu pot pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile. Modificrile la contractul/ordinul de finanare mbrac 2 forme: notificare sau act adiional. Majoritatea modificrilor necesit acordul ambelor pri. Pot ns interveni modificri determinate de schimbri n legislaia naional i european care vor fi efectuate de Autoritatea de Management, fr a fi necesar, n prealabil, acordul Beneficiarului. Modificrile la contractul/ordinul de finanare pot fi iniiate att de Beneficiar, ct i de Autoritatea de Management. Modificrile contractului/ordinului de finanare pot surveni numai n perioada de implementare a proiectului i nu pot avea efecte retroactive. Orice modificare la contractul/ordinul de finanare trebuie sa fie justificat i motivat detaliat. Solicitrile de modificare a contractului/ordinului de finanare prin act adiional i documentele justificative aferente, trebuie transmise ctre Autoritatea de Management, de regul, cu 60 de zile calendaristice nainte de finalizarea proiectului. Modificrile/completrile contractului/ordinului de finanare sau a anexelor acestuia trebuie s fie bine ntemeiate, s nu afecteze scopul proiectului sau s pun n discuie hotrrea de acordare a finanrii ori s fie contrar principiului tratamentului egal al solicitanilor i s respecte legislaia naional i comunitar n vigoare. Autoritatea de Management i rezerv dreptul de a aproba sau nu, justificat, solicitrile Beneficiarului de modificare a contractului/ordinului de finanare. 5.1 NOTIFICRI Ce putem modifica n contract folosind notificrile? A. Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris Autoritatea de Management, conform Anexei 15, n termen de cel mult 5 zile lucrtoare de la data operrii modificrii, n urmtoarele situaii: a) schimbarea adresei sau sediului social; b) schimbarea contului special al proiectului; c) nlocuirea reprezentantului legal. B. Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris AM, cu cel puin 10 zile lucrtoare nainte de data la care propune modificarea, cu justificarea detaliat a motivelor pentru care se dorete schimbarea, n urmtoarele situaii: a) n cazul numirii/schimbrii oricrui membru al echipei de proiect. Beneficiarul trebuie s comunice AM PODCA numele i datele de contact ale persoanei care urmeaz a fi desemnate i CV-ul acesteia; b) modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n limita a 15% ntre capitole bugetare, cu excepia cheltuielilor generale de administraie, a cheltuielilor cu personalul i a cheltuielilor de tip FEDR, al cror cuantum nu poate fi majorat; c) modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n cadrul aceluiai capitol bugetar;
77
d) modificri minore ale graficului de implementare a activitilor, fr s fie afectat durata proiectului, sau modificri ale altor seciuni din cererea de finanare; e) modificri ale termenelor din graficul privind depunerea cererilor de rambursare; f) schimbarea partenerului. Efectuarea acestor modificri va putea fi efectuat numai cu acordul scris al AM PO DCA. Pentru oricare din aceste cazuri, notificarea va fi nsoit de documente justificative care s ateste necesitatea modificrii, precum i de seciunile refcute din cererea de finanare, dac este cazul, care fac obiectul notificrii, de exemplu: bugetul proiectului (conform Anexei 16), seciunea activiti i graficul de implementare, seciunea achiziii publice, etc. Seciunile proiectului supuse modificrii trebuie corelate cu informaiile din cuprinsul notificrii. NOT: Trebuie avut n vedere faptul c experiena profesional a persoanelor propuse pentru a nlocui membrii echipei de implementare a proiectului trebuie s fie cel puin echivalent cu experiena profesional a celor care prsesc proiectul. Care sunt documentele justificative pentru notificri?
Beneficiarul are obligaia de a ataa notificrii pe care o transmite Autoritii de management, n funcie de specificul fiecreia, urmtoarele documente: 1. noul Certificat de nregistrate fiscal; 2. noul Formular de Identificare financiar i copie dup corespondena cu banca din care s reias motivul schimbrii contului; 3. numele i datele de contact ale reprezentantului legal; 4. bugetul revizuit conform modificrilor operate, n concordan cu Anexa 16; 5. CV-ul membrului, respectiv noului membru al echipei de implementare, datat i semnat, i, ulterior primiri acordului AM PODCA, va emite i va transmite AM, actul administrativ de numire, respectiv nlocuire a membrului/membrilor echipei de implementare (Beneficiarul poate emite un singur document care s conin att numirea, ct eliberarea din echipa de proiect a membrului/membrilor n cauz); 6. seciunile din Cererea de finanare, revizuite, etc. NOT: Documentele justificative se transmit ntr-un exemplar original /copie conform cu originalul, semnate i tampilate de ctre reprezentantul legal.
Care este procedura de aprobare a notificrilor?
Notificarea trebuie redactat de Beneficiar conform modelului din Anexa 15 a prezentului manual, semnat i tampilat de reprezentantul legal i trebuie trimis la sediul Autoritii de Management, mpreun cu documentele justificative, n termenele mai sus menionate. Acceptarea sau respingerea notificrii de ctre Autoritatea de Management va fi comunicat Beneficiarului, prin fax, n termen de maxim 7 zile lucrtoare de la primirea acesteia. n cazul acceptrii notificrii, data modificrii va fi data solicitat de Beneficiar, cu excepia cazului n care procesul de acceptare a notificrii se prelungete i a cazului n care data modificrii nu se ncadreaz n termenul de 10 zile lucrtoare, din vina exclusiv a Beneficiarului, data intrrii n vigoare a modificrii n aceste situaii fiind data la care Autoritatea de Management va c omunica Beneficiarului acordul su.
78
NOT: 1. n urma analizrii notificrilor i a documentelor justificative, Autoritatea de management poate solicita clarificri i poate respinge, justificat, notificrile dumneavoastr! 2. V rugm s analizai cu responsabilitate modificrile pe care le solicitai, s le justificai detaliat, s le transmitei n termenele menionate n acest manual i n contractul/ordinul de finanare, pentru a evita apariia unor probleme ulterioare legate de respingerea notificrilor, evitnd astfel i probleme legate de eligibilitatea cheltuielilor. 3. AM PODCA nu poate aproba modificrile solicitate retroactiv de ctre Beneficiar.
5.2 ACTE ADIIONALE Ce putem modifica n contract prin act adiional? Beneficiarul are obligaia de a solicita ncheierea unui act adiional, cu justificarea explicit i detaliat a motivelor care au condus la aceast solicitare. Exemple de situaii n care se poate solicita ncheierea unui act adiional: a) orice modificare intervenit n bugetul estimat al proiectului, ntre capitole bugetare, care depete valoarea de 15% din fiecare capitol bugetar afectat, cu excepia cheltuielilor generale de administraie, a cheltuielilor cu personalul i a cheltuielilor de tip FEDR; b) modificarea substanial a graficului de implementare a activitilor descris n Cererea de finanare; c) includerea de noi activiti eligibile care s contribuie la atingerea rezultatelor i obiectivelor specifice al proiectului, fr suplimentarea valorii totale eligibile a proiectului; d) modificarea perioadei de implementare a proiectului. Durata de implementare a proiectelor poate fi modificat cu acordul AMPODCA, la propunerea temeinic justificat a beneficiarului, dar fr a depi data de 31 decembrie 2015, cu respectarea urmtoarelor condiii: - cauza care genereaz ntrzieri nu este imputabil beneficiarului; - gradul de realizare a implementrii financiare a proiectului la momentul solicitrii prelungirii duratei. e) schimbarea personalitii juridice, a statutului Beneficiarului sau reorganizarea acestuia, etc.
Orice solicitare de modificare/completare a contractului de finanare va fi semnat de reprezentantul legal al Beneficiarului i va fi nsoit de documente justificative emise, n acest sens, de ctre autoritile competente, dup caz.
ATENIE! Nu se pot efectua transferri de sume n bugetul proiectului de la alte capitole bugetare ctre capitolul cheltuieli de personal, cheltuieli generale de administraie i cheltuieli pentru dotri care pot intra n categoria mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar!!! Sumele prevzute la acest capitol nu pot fi majorate!!!
NOT: Orice modificare intervenit n bugetul iniial al proiectului, indiferent de procent, se face numai cu acordul AM PODCA.
79
Care este procedura de ntocmire a actelor adiionale?
Beneficiarul redacteaz i trimite Autoritii de Management o not justificativ, n 2 exemplare originale, conform modelului din Anexa 18 a prezentului manual semnat i tampilat de reprezentantul legal. Nota justificativ trebuie s cuprind prezentarea detaliat a situaiei ce impune aceste modificri, argumentele aduse n favoarea ncheierii actului adiional, precizarea faptului c nu vor fi afectate scopul i valoarea total eligibil prevzute iniial n proiect, menionarea punctual a modificrilor efectuate n seciunile proiectului, precum i documentele justificative care susin propunerea de act adiional formulat. De asemenea, nota justificativ va avea anexate seciunile refcute din cererea de finanare care fac obiectul actului adiional, n dou exemplare, datate, tampilate i semnate de ctre reprezentantul legal al Beneficiarului, de exemplu: bugetul proiectului (conform Anexei 16), graficul de implementare a activitilor, seciunea achiziii publice, certificatul de nregistrare fiscal, etc. Seciunile proiectului supuse modificrii trebuie corelate cu informaiile din cuprinsul notei explicative. Dac, n urma verificrii documentelor, se constat c solicitrile sunt justificate i respect condiiile cerute, Autoritatea de management ntocmete actul adiional la contract, n 2 exemplare originale, (conform Anexei 17), a crui aprobare parcurge aceeai procedur de semnare ca i contractul de finanare. NOT: 1. Modificarea contractului prin act adiional i produce efectele de la data la care Autoritatea de Management aprob actul adiional. 2. Cheltuielile care deriv din modificarea solicitat, efectuate nainte de data aprobrii actului adiional, vor fi declarate neeligibile. Este posibil ca, n urma analizrii notei justificative i a documentelor suport, s se constate c modificrile solicitate nu sunt justificate sau nu respect condiiile cerute de Autoritatea de Management. n acest caz, Autoritatea de Management poate cere clarificri sau poate respinge, n mod justificat, solicitarea.! Pn cnd se pot face modificri ale contractului de finanare prin act adiional? Ultima cerere de modificare a contractului se va depune, de regul, cu 60 de zile calendaristice nainte de ultima zi de implementare a proiectului.
NOT: Modificarea contractului prin act adiional este o activitate care necesit timp. De aceea, trebuie s transmitei nota justificativ prin care motivai necesitatea ntocmirii unui act adiional cu cel puin 30 de zile calendaristice nainte de data la care dorii ca modificarea pe care o solicitai s i produc efectele. Ce trebuie avut n vedere cnd se ntocmete un act adiional? La solicitarea propunerilor de acte adiionale trebuie s avei n vedere urmtoarele principii: solicitarea de modificare a contractului nu va fi automat acceptat de ctre Autoritatea de Management. Pentru modificarea contractului trebuie s existe motive bine justificate.
80
Autoritatea de Management va examina motivele oferite i va respinge cererile nejustificate sau irelevante; durata de implementare a unui proiect nu poate fi extins peste durata maxim de implementare stabilit n Ghidul solicitantului pentru cererea de finanare sau Regulile pentru cererea de idei de proiecte respectiv. depirea valorii totale eligibile a proiectului va fi suportat de Beneficiar; orice cheltuial prilejuit de o modificare solicitat i neaprobat de AM PO DCA este neeligibil.
NOT: 1. Orice modificare intervenit n bugetul iniial al proiectului, indiferent de procent, se face numai cu acordul AM PODCA. 2. Prin modificrile aduse bugetului iniial, valoarea total eligibil a proiectului nu poate fi majorat.
81
Capitolul 6 MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE Ce responsabiliti privind informarea i publicitatea avei n calitate de Beneficiar?
Responsabilitile Beneficiarului privind informarea i publicitatea sunt prevzute de art. 69 din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i de art. 8 i 9 din Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. De asemenea, Beneficiarii proiectelor finanate din PO DCA vor trebui s respecte prevederile din Manualul de identitate vizual PODCA, material care este postat pe site-ul oficial AMPODCA, www.fonduriadministratie.ro Conform acestora, Beneficiarii sunt responsabili pentru: informarea publicului despre proiectul derulat prin FSE; menionarea finanrii proiectului din FSE prin PO DCA; informarea tuturor persoanelor care iau parte la operaiune cu privire la finanarea primit; acceptarea ca numele dvs. s apar, n urma introducerii de ctre AM PODCA, pe lista beneficiarilor, n conformitate cu prevederile art. 7 lit. d, din Regulamentul CE nr. 1828/2006 (publicarea, electronic sau n alt mod, a listei de Beneficiari, numele operaiunilor i valoarea fondurilor publice alocate operaiunilor); includerea n proiect, cu bugetul aferent, a msurilor minime de informare i publicitate, conform Ghidurilor solicitantului sau Regulilor pentru fiecare cerere de proiecte sau cerere de idei de proiecte n parte: o publicarea unui comunicat de pres ntr-un ziar regional i/sau local privind nceperea proiectului i a unui comunicat de pres la nchiderea proiectului cu menionarea rezultatelor obinute (se accept i publicarea unui anun n presa on -line). o postarea unor bannere sau afie la locul de desfurare a proiec tului; o includerea pe materialele-suport pentru activitile de training, inclusiv a certificatelor de orice tip, a elementelor obligatorii de identitate vizual, aa cum apar ele prezentate mai jos, n Manualul de identitate vizual PODCA; o plasarea de etichete pe partea din fa a mijloacelor fixe achiziionate n timpul desfurrii proiectului; o organizarea a cel puin unui eveniment de promovare a proiectului, de exemplu: o conferina de pres, un seminar cu participarea presei etc. Comunicatele de pres vor fi transmise, pe e-mail, la AM PO DCA nainte de transmiterea ctre pres pentru avizare/acceptare. Materialele de informare i publicitate trebuie s fie transmise AM PO DCA, spre aprobare, att n limba romn ct i n limba minoritilor naionale, adic bilingv (textul aprobat va fi cel n limba romn), pentru a asigura accesul tuturor cetenilor la informaia respectiv, conform Hotrrii nr. 1.206 din 27 noiembrie 2001pentru aprobarea Normelor de aplicare a dispoziiilor privitoare la dreptul cetenilor aparinnd unei minoriti naionale de a folosi limba matern n administraia public local, cuprinse n Legea administraiei publice locale nr. 215/2001 cu modificrile i completrile ulterioare, nainte de a fi utilizate de ctre Beneficiar. Unde se regsesc cheltuielile de informare i publicitate? Msurile minime de informare i publicitate vor fi trecute n bugetul din Cererea de finanare la capitolul XIV Cheltuieli pentru informare, comunicare i publicitate pentru proiect (conform prevederilor Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, cu modificrile i completrile
82
ulterioare), iar orice alt activitate de informare i publicitate va fi trecut la capitolul XV Cheltuieli pentru informare, comunicare i publicitate pentru activiti de contientizare. Ce reguli trebuie urmate n elaborarea materialelor de informare i publicitate?
ATENIE! Toate materialele de informare i publicitate vor fi transmise pe e-mail ofierului de proiect pentru avizare, nainte de tiprirea sau transmiterea lor ctre pres, n caz contrar, lipsa elementelor obligatorii va atrage neeligibilitatea cheltuielilor aferente
Informaii i elemente grafice obligatorii pentru materialele de informare i publicitate: Sigla Uniunii Europene (n stnga sus), dedesubtul ei plasndu-se urmtorul text: UNIUNEA EUROPEAN, prima n ordine Fondul Social European, conform imaginii urmtoare:
UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European
Sigla Romniei va fi plasat la mijloc, sus, dedesubtul ei plasndu-se urmtorul text GUVERNUL ROMNIEI, a doua n ordine Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, conform imaginii urmtoare:
GUVERNUL ROMNIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice
Logo-ul Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative reprezint a treia sigl care trebuie s apar pe materialele de informare, elaborate de ctre beneficiari i este prezentat mai jos:
83
Sigla Instrumentelor Structurale n Romnia va fi plasat n colul din dreapta sus, ultima n ordine, dedesubtul ei plasndu-se urmtorul text: Instrumente Structurale 2007-2013 conform imaginii urmtoare:
Instrumente Structurale 2007-2013
Sigla instituiei care implementeaz proiectul poate fi amplasat la mijloc, n partea de jos a documentelor; Sintagma Proiect cofinanat din Fondul Social European se va folosi pe toate materialele destinate publicului. Dac este spaiu suficient, aceast sintagma va fi plasat n apropierea steagului Uniunii Europene; Comunicatul/Anunul de pres va conine n partea de sus data i titlul, iar n partea de jos a documentului va fi trecut persoana de contact (numele, funcia, instituia, detalii de contact); Pe coperta 1 a publicaiilor (pliante, brouri, buletine informative etc.) vor aprea toate cele 4 sigle obligatorii amintite mai sus, iar pe ultima copert va exista o caset tehnic ce va cuprinde: o titlul proiectului; o editorul materialului, o data publicrii; o disclaimerul Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei. Bannerele vor avea urmtoarele dimensiuni recomandate: o 2,5m x 0,8m, pentru o sal care poate gzdui pn la 100 de persoane; o 4m x 1,2m, pentru o sal mai mare sau n exterior.
http://www.fonduriadministratie.ro/Implementare_proiecte/Masuri_de_vizibilitate_PODCA (pagina de internet unde se gsesc exemple de materiale de informare i publicitate PODCA, valabile pentru beneficiarii acestui program operaional).
ATENIE! n calitate de Beneficiar, trebuie s prevedei resursele bugetare corespunztoare activitilor de informare i publicitate. n plus, va trebui s descriei n cadrul rapoartelor de progres toate activitile de informare i publicitate desfurate n perioada implementrii proiectului. La raportul R2 trebuie s ataai un CD cu copii dup articolele de pres, copii dup publicaii, fotografii ale evenimentelor organizate n cadrul proiectului etc. din care s reias respectarea cerinelor de informare i publicitate (scanate).
84
Capitolul 7 TEME ORIZONTALE
ndeplinirea tuturor aspectelor legate de dezvoltarea durabil i egalitatea de anse prevzute n Cererea de finanare va fi urmrit constant de ctre Autoritatea de Management pe tot parcursul derulrii proiectelor, astfel nct s se asigure respectarea legislaiei naionale i comunitare n materie. 7.1. INFORMAII PRIVIND EGALITATEA DE ANSE n calitate de solicitant, trebuie s respectai prevederile legislaiei n vigoare cu privire la egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai n domeniul muncii i nediscriminare 1, iar n implementarea proiectului s luai n considerare toate politicile i practicile prin care s nu se realizeze nicio deosebire, excludere, restricie sau preferin, indiferent de: ras, naionalitate, etnie, limb, religie, categorie social, convingeri, gen, orientare sexual, vrst, handicap, boal cronic necontagioas, infectare HIV, apartenen la o categorie defavorizat, precum i orice alt criteriu care are ca scop sau efect restrngerea, nlturarea recunoaterii, folosinei sau exercitrii, n condiii de egalitate, a drepturilor omului i a libertilor fundamentale sau a drepturilor recunoscute de lege, n domeniul politic, economic, social i cultural sau n orice alte domenii ale vieii publice. 7.1.1 Definiii Egalitatea de anse conceptul conform cruia, toate fiinele umane sunt libere s-i dezvolte capacitile personale i s aleag fr limitri impuse de roluri stricte; faptul c diferitele comportamente, aspiraii i necesiti ale femeilor i brbailor sunt luate n considerare, evaluate i favorizate n mod egal nseamn c femeile i brbaii se bucur de aceeai libertate de a-i realiza aspiraiile. Relevana n problemele de gen punerea n discuie a relevanei unei politici sau a unei aciuni cu privire la relaiile de gen, a egalitii dintre femei i brbai. Abordarea integratoare a egalitii de gen elementul esenial utilizat n definiia abordrii integratoare a egalitii de gen este punerea accentului pe procesele de elaborare a politicilor. Abordarea integratoare se refer la (re)organizarea procedurilor i reglementrilor uzuale, (re)organizarea responsabilitilor i capacitilor n scopul integrrii perspectivei de gen n toate aceste proceduri, reglementri, responsabiliti, capaciti, etc. Se refer, de asemenea, la utilizarea expertizei de gen n elaborarea i planificarea politicilor, utiliz area analizei privind impactul de gen n acest proces, includerea consultrilor i participrii grupurilor i organizaiilor relevante. Numai cnd toate aceste (pre)condiii sunt ndeplinite se poate afirma c procesul abordrii integratoare este n curs de realizare. Dizabilitatea termenul general pentru pierderile sau devierile semnificative ale funciilor sau structurilor organismului, dificultile individului n executarea de activiti i problemele
Constituia Romniei, art. 4 alin. 2 i art. 16 alin. 1; Codul Muncii, art. 3 -9; OG 137/2000 republicat privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare; Legea 202/2002 privind egalitatea de anse ntre femei i brbai; OUG 96/2003 pentru protecia maternitii i Legea 210/1999 privind concediul paternal
85
ntmpinate prin implicarea n situaii de via, conform Clasificrii Internaionale a Funcionrii Dizabilitii i Sntii; Discriminare a diferenia sau a trata diferit dou persoane sau dou situaii, atunci cnd nu exist o distincie relevant ntre acestea sau de a trata ntr -o manier identic situaii care sunt n fapt diferite. Directivele UE anti-discriminare interzic, att discriminarea direct, ct i discriminarea indirect i dau aceeai definiie a discriminrii. 7.1.2 Consideraii generale Egalitatea ntre femei i brbai este un drept fundamental, o valoare comun a UE, i o condiie necesar pentru realizarea obiectivelor UE de cretere economic, ocupare a forei de munc i a coeziunii sociale. Cu toate c inegalitile nc exist, n prezent UE a fcut progrese semnificative n ultimele decenii n realizarea egalitii dintre femei i brbai. Aceasta este n principal datorit legislaiei de tratament egal, integrarea dimensiunii egalitii de gen i msurilor specifice pentru avansarea femeilor. Aceste aspecte vizeaz accesul la ocuparea forei de munc, egalitatea salarial, protecia maternitii, concediul parental, asigurrile sociale i profesionale, securitatea social, sarcina probei n cazurile de discriminare i de auto-ocupare a forei de munc. Principiul egalitii de anse ntre femei i brbai a nceput s fie transpus n legislaia i n politicile UE, urmrindu-se reglementarea vieii sociale a Statelor Membre din perspective economice. Astfel, egalitatea ntre femei i brbai pe piaa muncii s-a dovedit de importan crucial n spaiul comunitar, plasnd problematica egalitii de anse n centrul Strategiei Europene pentru Ocupare. Strategia Comunitar urmrete s combine integrarea perspectivei de gen n toate politicile i programele Comunitii Europen e concomitent (complementar) cu promovarea aciunilor specifice n favoarea femeilor. n plus fa de dispoziiile legale referitoare la egalitatea de tratament dintre brbai i femei, legislaia UE anti-discriminare a fost nlocuita de asigurarea unui nivel minim de protecie i un tratament egal pentru toat lumea n Europa. Ca i ceteni cu drepturi depline, persoanele cu handicap au drepturi egale i au dreptul la demnitate, egalitate de tratament, via independent i participare deplin n societate. Pn n 2010, Comisia European dorete s vad mbuntiri n perspectivele de ocupare a forei de munc, accesibilitate i via independent. Persoanele cu handicap sunt implicate n proces, pe baza principiului european: "Nimic despre persoane cu handicap fr persoane cu handicap". UE promoveaz incluziunea activ i participarea deplin a persoanelor cu handicap n societate, n acord cu abordarea europeana a drepturilor omului referitoare la problemele de handicap. Fondul Social European (FSE) este o surs important de finanare pentru activiti destinate dezvoltrii capacitii de ocupare a forei de munc i a resurselor umane. Este folosit ca o completare pentru politicile introduse n scopul realizrii obiectivului de promovare a oportunitilor de ocupare a forei de munc pentru toi cetenii, n cadrul unei societi incluzive. Scopul principal al FSE este acela de a sprijini msurile care previn i combat omajul, care contribuie la dezvoltarea resurselor umane i prevd integrarea social pe piaa muncii, astfel nct s promoveze un nivel ridicat al ocuprii forei de munc, egalitate de anse pentru femei i brbai, dezvoltare durabil i coeziune economic i social. n mod special, trebuie s sprijine msurile luate n conformitate cu Strategia European i Liniile Directoare privind Ocuparea Forei de Munc.
86
Egalitatea de anse n legislaia naional i comunitar Potrivit prevederilor OUG nr. 61/2008 privind implementarea principiului egalitii de tratament ntre femei i brbai n ceea ce privete accesul la bunuri i servicii i furnizarea de bunuri i servicii, prin principiul egalitii de tratament se nelege c nu va exista nicio discriminare direct bazat pe criteriul de sex, inclusiv aplicarea unui tratament mai puin favorabil femeilor pe motive de sarcin i maternitate i c nu va exista nicio discriminare indirect bazat pe criteriul de sex. n sensul Legii nr. 202/2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai, republicat, prin egalitate de anse ntre femei i brbai se nelege luarea n considerare a capacitilor, nevoilor i aspiraiilor diferite ale persoanelor de sex masculin i, respectiv, feminin i tratamentul egal al acestora. n art. 6 din Regulamentul (CE) nr. 1081/2006 al Parlamentului European i al Consiliului privind Fondul Social European i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1784/1999 se stipuleaz faptul c Statele Membre se asigur c programele operaionale cuprind o descriere a modului n care se ncurajeaz egalitatea ntre brbai i femei i egalitatea de anse n elaborarea, punerea n aplicare, supravegherea i evaluarea programelor operaionale. Statele Membre ncurajeaz o participare echilibrat a femeilor i brbailor la gestionarea i executarea programelor operaionale la nivel local, regional i naional, dup caz. Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziii generale privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999, prin art. 16 privitor la egalitatea ntre brbai i femei i nediscriminarea, cu modificrile i completrile ulterioare, prevede c Statele membre i Comisia asigur promovarea egalitii ntre brbai i femei i integrarea principiului de egalitate de anse n domeniul respectiv n fiecare dintre diferitele etape ale aplicrii Fondurilor. Statele membre i Comisia iau msurile adecvate pentru prevenirea oricrei discriminri bazate pe sex, ras sau origine etnic, religie sau convingeri, handicap, vrst sau orientare sexual n fiecare dintre diferitele etape ale aplicrii Fondurilor i n special n ceea ce privete accesul la Fonduri. n special, accesibilitatea persoanelor handicapate este unul dintre criteriile care trebuie respectate la definirea operaiunilor cofinanate din Fonduri i de care trebuie s se in seama n fiecare dintre diferitele etape ale aplicrii Fondurilor. Art. 21 alin. (1) din Carta UE privind Drepturile fundamentale stat ueaz c orice discriminare bazat pe orice criteriu precum sex, ras, culoare, etnie sau origine social, trsturi genetice, limb, religie sau credin, opinie politic sau de alt natur, apartenen la o minoritate naional, proprietate, natere, dizabilitate, vrst sau orientare sexual este interzis. Abordarea integratoare
Abordarea integratoare implic, de obicei, o reorganizare a proceselor de elaborare i planificare a politicilor (programelor, proiectelor), pentru c, de cele mai multe ori, procedurile existente nu in seama de diferenele de gen sau conin prejudeci legate de gen. n general, experii n strategii din instituiile/organismele care elaboreaz politici afirm c rezultatul muncii lor nu avantajeaz/dezavantajeaz nici unul dintre sexe (sunt neutre din punctul de vedere al genului) dar, n contradicie cu aceast supoziie, de multe ori a fost dovedit faptul c diferenele de gen nu sunt recunoscute ca atare i c deciziile se iau innd cont de prejudeci care favorizeaz perpetuarea inegalitilor de gen deja existente. Abordarea integratoare ca strategie are drept scop contracararea n mod activ a acestui fapt i folosirea rolului factorilor decizionali n elaborarea politicilor tocmai pentru a promova relaii echitabile ntre femei i brbai.
87
Egalitatea de gen
n societate, femeile i brbaii nu au aceleai roluri, resurse, nevoi i interese. Nu particip n mod egal la luarea deciziilor. Valorile atribuite muncii femeilor i muncii brbailor nu sunt aceleai; aceste diferene variaz de la o societate la alta, de la o cultur la alta i sunt denumite diferene de gen. Genul se refer la diferenele sociale dintre femei i brbai care sunt nvate i care se schimb n timp. Genul este un instrument conceptual cu ajutorul cruia sunt analizate rolurile, responsabilitile, constrngerile, ansele i nevoile brbailor i femeilor n orice context. Rolurile i nevoile de gen sunt influenate de clas, vrst, ras i etnie, cultur i religie i de mediul geografic, economic i politic. n orice context social, rolurile de gen pot fi f lexibile sau rigide, asemntoare sau diferite, complementare sau n conflict. Pe lng diferenele dintre femei i brbai, mai pot exista diferene n cadrul aceleiai categorii n ceea ce privete nivelul socio economic, puterea de decizie i vrst. Termenul de gen nu l nlocuiete pe cel de sex care se refer doar la diferenele biologice (de exemplu, datele statistice sunt difereniate pe sexe). Persoanele cu dizabiliti
n vederea garantrii conformrii cu principiul egalitii de tratament n legtur cu persoanele cu dizabiliti, art. 5 din Directiva Consiliului privind relaiile de munc 2000/78/CE prevede c, n cazurile particulare n care se impune, angajatorii trebuie s ia msurile necesare pentru a permite unei persoane cu dizabiliti s aib acces, s participe sau s promoveze la locul de munc sau s beneficieze de instruire, cu excepia cazului n care astfel de msuri ar presupune un efort disproporionat din partea angajatorului. Acest efort nu va fi disproporionat cnd este suficient acoperit de msurile existente n cadrul politicilor privind dizabilitatea ale statului n cauz. Aceasta presupune c, ori de cte ori este nevoie, trebuie luate msuri adec vate pentru persoanele cu dizabiliti tocmai pentru garantarea egalitii de tratament, cu excepia situaiei n care se poate demonstra c o astfel de acomodare ar reprezenta o dificultate nefiresc de mare pentru cealalt parte. Un exemplu n acest sens poate fi adaptarea orelor de lucru pentru persoanele cu dizabiliti. 7.1.3 Mic ghid orientativ pentru analiza de gen Ce ntrebri trebuie s punei Care este grupul int (direct i indirect) al proiectului propus? Cine va beneficia n urma proiectului? Cine va avea de pierdut n urma proiectului? Cum vor fi femeile implicate n elaborare i implementare? Desfurarea proiectului pune n vreun fel n discuie diviziunea de gen a muncii existente, sarcinile, responsabilitile i oportunitile? Care este impactul pe termen lung n ceea ce privete creterea capacitii femeilor de a se implica?
Ce trebuie s facei S avei o nelegere asupra relaiilor de gen, a diviziunii muncii ntre femei i brbai (cine ce munc presteaz), precum i cine are acces i control asupra resurselor.
88
S folosii procesele participatorii i s includei un numr ct mai mare de femei i brbai care fac parte dintre actorii cu impact social de la nivel guvernamental i din societatea civil, inclusiv organizaii de femei i experi n egalitatea de gen. S identificai barierele n calea participrii femeilor (sociale, economice, juridice, politice, culturale etc.). S avei o nelegere a nevoilor practice i a intereselor strategice ale femeilor i s identificai oportunitile de a le susine pe amndou. S luai n considerare impactul diferit al iniiativei asupra brbailor i femeilor. definirea problemei i a grupului int astfel nct experienele diferite ale femeilor i brbailor s fie luate n consideraie; proiectul nu trebuie s ntreasc stereotipurile de gen i discriminrile de gen; trebuie luat n consideraie impactul att asupra femeilor, ct i asupra brbailor; femeile i brbaii trebuie implicai, n egal msur n identificarea temei: Ce cred organizaiile pentru femei sau experii de gen n legtur cu problema? Care este nivelul de participare al femeilor i brbailor la procesul de identificare a problemei? vrsta, statutul social i ali factori ce modific experienele diferite ale femeilor i brbailor (de ex. sarcina, responsabilitile parentale); factorii culturali, economici, politici, juridici, socio-economici care influeneaz egalitatea de gen n cadrul proiectului.
Aspecte de gen care trebuie luate n consideraie
7.2 INFORMAII PRIVIND DEZVOLTAREA DURABIL Tratatul Uniunii Europene prevede integrarea dezvoltrii durabile n toate politicile europene, astfel nct acestea s contribuie de o manier integrat la ndeplinirea obiectivelor economice, sociale i de mediu. Noua Strategie de Dezvoltare Durabil a UE (2006) urmrete, alturi de Strategia de la Lisabona pentru cretere economic i locuri de munc, s contribuie la o Europ mai prosper, mai curat i mai corect. Pentru a respecta cerinele legislaiei comunitare, statele membre ale Uniunii Europene trebuie s abordeze conceptul dezvoltrii durabile n cadrul tuturor proiectelor i programelor finanate din fonduri structurale, pentru a contribui la realizarea unei economii europene echilibrate, durabile i inovative. Proiectele care integreaz dezvoltarea durabil din stadii timpurii de via au valoare adugat att pentru organizaiile promotoare, ct i pentru grupurile int vizate i pot deveni exemple de bun practic n domeniu. Importana acestei teme trebuie s fie recunoscut pe tot parcursul implementrii proiectelor. Astfel, n implementarea proiectelor trebuie abordate toate cele trei dimensiuni ale conceptului dezvoltrii durabile i anume dimensiunea ecologic, economic i social. Dimensiunea ecologic privete consumul i producia durabil, conservarea i managementul resurselor naturale, schimbrile climatice i energia curat. Dimensiunea economic se refer la dezvoltarea socio-economic (prosperitate economic) i transportul durabil, iar dimensiunea social vizeaz incluziunea social, schimbrile demografice i sntatea public. Se ateapt ca n urma implementrii proiectelor efectele ecologice, economice i sociale ale activitilor desfurate cu sprijin financiar comunitar s fie sesizabile/vizibile.
89
7.2.1 Concept Dezvoltarea durabil este un concept foarte complex, care a pornit de la preocuparea fa de mediu, ideea fiind mbogit n timp cu o dimensiune economic i una social. Dei iniial dezvoltarea durabil s-a vrut a fi o soluie la criza ecologic determinat de intensa exploatare industrial a resurselor i degradarea continu a mediului i caut n primul rnd prezervarea calitii mediului nconjurtor, n prezent conceptul s-a extins asupra calitii vieii n complexitatea sa, att sub aspect economic ct i social. Conceptul de dezvoltare durabil desemneaz astfel totalitatea formelor i metodelor de dezvoltare socio-economic, nu numai pe termen scurt sau mediu, ci i pe termen lung, al cror fundament l reprezint n primul rnd asigurarea unui echilibru ntre aceste sisteme socio-economice i elementele capitalului natural. Cea mai cunoscut definiie a dezvoltrii durabile este cu siguran cea dat de Comisia Mondial pentru Mediu i Dezvoltare (WCED) n raportul "Viitorul nostru comun", cunoscut i sub numele de Raportul Brundtland: "dezvoltarea durabil este dezvoltarea care urmrete satisfacerea nevoilor prezentului, fr a compromite posibilitatea generaiilor viitoare de a-i satisface propriile nevoi". 7.2.2 Principii i obiective Dezvoltarea durabil se deruleaz pe fondul unor principii majore ce o caracterizeaz: preocuparea pentru echitate i corectitudine ntre ri i ntre generaii; viziunea de lung durat asupra procesului dezvoltrii; gndirea sistemic, interconexiunea ntre economie, societate i mediu. n acest scop, sunt identificate patru obiective-cheie: Protecia mediului prin msuri care s permit disocierea creterii economice de impactul negativ asupra mediului; Echitatea i coeziunea social prin respectarea drepturilor fundamentale, diversitii culturale, egalitii de anse i prin combaterea discriminrii de orice fel; Prosperitatea economic prin promovarea cunoaterii, inovrii, competitivitii pentru asigurarea unor standarde de via ridicate i a unor locuri de munc abundente i bine pltite; ndeplinirea responsabilitilor internaionale ale UE prin promovarea instituiilor democratice n slujba pcii, securitii i libertii i a principiilor i practicilor dezvoltrii durabile pretutindeni n lume. 7.2.3 Strategia de dezvoltare durabil a Uniunii Europene obiective generale limitarea schimbrilor climatice, a costurilor i a efectelor negative pentru societate i mediu, asigurarea unui sistem de transport care s poat satisface nevoile economice, sociale i de mediu ale societii, minimiznd impactul nedorit asupra acestora, promovarea modelelor de producie i consum durabile, mbuntirea managementului i evitarea supraexploatrii resurselor naturale, recunoscnd valoarea serviciilor ecosistemelor, promovarea unei bune snti publice n mod echitabil i mbuntirea proteciei mpotriva ameninrilor asupra sntii, promovarea incluziunii sociale prin luarea n considerare a solidaritii ntre i n cadrul generaiilor, asigurarea securitii i creterea calitii vieii cetenilor, ca o precondiie pentru pstrarea bunstrii individuale,
90
promovarea activ a dezvoltrii durabile pe scar larg, pentru a asigura concordana ntre politicile interne i externe ale UE i angajamentele internaionale ale Uniunii privitoare la dezvoltarea durabil.
7.2.4 Strategia naional de dezvoltare durabil Proiectul de elaborare a Strategiei Naionale de Dezvoltare Durabil (SNDD) s -a realizat conform exigenelor UE de ctre Guvernul Romniei, prin Ministerul Mediului, n colaborare cu Programul Naiunilor Unite pentru Dezvoltare Durabil. Ministerul Mediului este instituia naional care se ocup att de elaborarea ct i de implementarea Strategiei Naionale de Dezvoltare Durabil (SNDD). Acest proiect se desfoar n baza Memorandumului de nelegere ncheiat ntre Guvernul Romniei i Programul Naiunilor Unite din Romnia, semnat ntre cele doua instituii la 28 august 2007 i aprobat prin Hotrrea de Guvern nr. 1216 / 2007. Strategia Naional de Dezvoltare Durabil, document de importan strategic naional, propune o viziune a dezvoltrii durabile a Romniei n perspectiva urmtoarelor dou decenii (versiunea draft a Strategiei poate fi consultat pe site -ul Ministerului Mediului http://www.mmediu.ro).
91
Capitolul 8 NEREGULI. VERIFICARE LA FAA LOCULUI 8.1. NEREGULA
Ce este neregula?
Neregula, aa cum este definit la punctul 1.1. n prezentul document, n conformitate cu legislaia naional aplicabil (conform art. 2. alin (1) lit. a) din OUG nr. 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare), reprezint orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu dispoziiile naionale i/sau europene, precum i cu prevederile contractelor ori a altor angajamente legal ncheiate n baza acestor dispoziii, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a beneficiarului ori a autoritii cu competene n gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/ bugetele donatorilor publici internaionali i/sau fondurile publice naionale aferente acestora printr-o sum pltit necuvenit. Conform legislaiei comunitare (art.2, pct.7 al Regulamentul Consiliului (CE) Nr. 1083/2006, cu modificrile i completrile ulterioare), neregula este definit ca orice nclcare a unei dispoziii de drept comunitar, urmare a unei aciuni sau omisiuni a unui operator economic, care poate sau ar putea avea ca efect prejudicierea bugetului general al Uniunii Europene, prin imputarea unei cheltuieli necorespunztoare. Exemple de tipuri de nereguli evidenele contabile: absente incorecte falsificate n acest caz, tipul de neregula, reprezint de fapt, o suspiciune de fraud neprezentate; documente n neregul: documente lips sau incomplete certificate insuficiente cereri de finanare nentemeiate, false sau falsificate in acest caz, tipul de neregula, reprezint de fapt, o suspiciune de frauda acte justificative lips sau incomplete acte justificative incorecte acte justificative falsificate in acest caz, tipul de neregula, reprezint de fapt, o suspiciune de frauda certificate nentemeiate, false sau falsificate in acest caz, tipul de neregula, reprezint de fapt, o suspiciune de fraud alte cazuri de documente n neregul; neeligibiliti: beneficiar sau partener neeligibil msur neeligibil pentru finanare activitate neeligibil cheltuial neeligibil; nereguli comise de beneficiar/contractor: identitate incorect beneficiar/contractor inexistent descrierea necorespunztoare a beneficiarului/partenerilor
92
beneficiar/contractor fr calitatea necesar alte nereguli comise de beneficiar/contractor privind nerespectarea angajamentelor asumate; nereguli privind dreptul la finanare: nerespectarea termenelor cumularea de finanri incompatibile refuzul controlului refuzul plii lipsa sau incompatibilitatea contractului sau ordinului de finanare mai multe cereri(de prefinanare sau rambursare) diferite cu acelai obiect nerespectarea altor reglementri/condiii contractuale nclcarea reglementrilor privind achiziiile publice (a se vedea coreciile financiare aplicate n acest caz, prezentate n capitolul 2 Achiziii n cadrul proiectului) alte nereguli privind dreptul la finanare; msuri neimplementate sau nefinalizate (activiti n proiect, msuri stabilite de autoritatea de management sau de alte autoriti competente); aciuni desfurate fr respectarea regulilor; declaraii falsificate n acest caz, tipul de neregula, reprezint de fapt, o suspiciune de frauda; cheltuieli nejustificate; cheltuieli n afara perioadei de aciune a contractului sau ordinului de finanare; depire a finanrii; nclcri privind sistemul de cofinanare; venituri nedeclarate; corupie in acest caz, tipul de neregula, reprezint de fapt, o suspiciune de frauda . Ce este neregula neintenionat?
O aciune a unei persoane care face parte din una din instituiile implicate n derularea programului operaional (beneficiar, contractant, consultant, autoritate de management, autoritate de certificare i plat, etc.) produs din neglijen sau fiind, n cea mai mare parte a cazurilor, rezultatul nclcrii procedurilor n vigoare. Exemple: greeli i erori cauzate de neglijen; nclcarea neintenionat a procedurilor interne n vigoare; nereguli rezultate din definirea neclar sau insuficient a mediului de control sau a sistemului de management financiar. Ce este suspiciunea de fraud?
O neregul care a fcut obiectul unei constatri primare administrative sau judiciare ce a generat iniierea unei proceduri la nivel naional pentru a determina existena unui comportament intenionat, n special existena unei fraude, precum cea menionat la art. (1), alin. (1) lit. (a) din Convenia privind protejarea intereselor financiare ale Comunitilor Europene, adoptat pe baza articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea European (Regulamentului Cadru al Comisiei (CE) Nr. 1828/2006 - art.27). Neregula intenionat: orice act intenionat sau de omisiune privind: utilizarea sau prezentarea de declaraii sau documente false, incorecte sau incomplete, avnd ca efect nsuirea fr drept sau reinerea ilegal de fonduri/
93
diminuarea resurselor din bugetul general al Comunitilor Europene sau bugetul de stat; nedezvluirea unor informaii nclcnd o obligaie specific cu acelai efect prezentat anterior; alocarea/dobndirea respectiv utilizarea nepotrivit sau incorect a fondurilor comunitare de la Bugetul General al Comunitilor Europene i/sau a sumelor de cofinanare aferente de la Bugetul de stat; cheltuirea eronat a acestor fonduri n alte scopuri dect cele prevzute iniial; obinerea de bani, proprieti sau servicii, evitarea plii, asigurarea unui avantaj personal sau de afaceri.
Exemple de indicii: declaraii false, facturi false (eliberate de firme fictive), contabilitate fals i n special tinuirea; facturi emise pentru servicii, bunuri sau lucrri care nu au fost realizate/achiziionate (facturi fictive); facturi realizate de firme fictive - fantom falsificri; facturi emise n duplicat; facturi pentru sume incorecte sau n plus inflaie de facturi; aceleai facturi transmise pentru justificarea cheltuielilor din proiecte diferite; facturi emise pentru sume incorecte, excesive facturi majorate nejustificat; transferul fraudulos al unor fonduri ctre alte conturi dect cele declarate iniial pentru desfurarea activitii; falsificarea i modificarea unor conturi i/sau a altor nregistrri sau documente justificative; falsificarea concluziilor rezultate din verificarea documentaiei; falsificarea concluziilor rezultate din verificri la faa locului. Tipuri de nereguli care constituie fraud:
furtul:
nsuirea necinstit a proprietii altora, incluznd retragerea abuziv de fonduri, bunuri sau bani; contabilitatea fals: Distrugerea, tergerea, ascunderea sau falsificarea cu rea intenie a calculelor, nregistrrilor sau documentelor cerute pentru orice scopuri contabile n vederea ctigului personal sau ctigului altora, sau furnizarea de informaii care sunt sau pot fi eronate, false sau neltoare; corupia: Reprezint abuzul de putere svrit n exercitarea funciei publice de un angajat al administraiei publice, indiferent de statut, structur sau poziie ierarhic, n scopul obinerii unui profit personal, direct sau indirect, pentru sine sau pentru altul, persoan fizic ori persoan juridic sau, mai simplu, aciunile demon strate prin documente i/sau fapte care dovedesc folosirea abuziv a puterii ncredinate, fie n sectorul public, fie n cel privat, n scopul satisfacerii unor interese personale sau de grup. Tipuri de fraud: Manipularea intenionat a declaraiilor financiare (de exemplu, raportarea incorect a veniturilor) Orice tip de deturnare de bunuri tangibile sau intangibile (de exemplu, rambursri frauduloase de cheltuieli)
94
Corupie (de exemplu, mit, manipularea procedurilor de cerere de oferte, nedeclararea conflictelor de interese, deturnare de fonduri)
Care sunt sursele frecvente de detectare?
semnalri sau rapoarte de control ale echipei de control n teren din cadrul Birou Verificare la faa locului , ncheiate urmare a misiunilor de verificare planificate sau inopinate efectuate la Beneficiarii fondurilor finanate din programul operaional; semnalri/rapoarte ale vizitelor n teritoriu, efectuate de ofierii de proiect; alte sesizri interne ale personalului Autoritii de Management - ca cele ale personalului cu atribuii de control, de validare i de monitorizare, (incluznd autosesizrile, n cazul informaiilor preluate din mass-media, alte surse); sesizri provenite din mediul extern, prin Direcia de Comunicare, Dialog Social i Relaia cu Parlamentul din MDRAP; alte sesizri externe, primite direct la sediul autoritii sau prin adresa de pot electronic destinat prelurii sesizrilor pentru nereguli; rapoarte de audit extern, efectuate de echipele de audit ale Autoritii de Audit; rapoarte de control extern, efectuate de echipele de control ale Departamentului pentru Lupta Antifraud (DLAF) sau de echipele mixte de control DLAF OLAF (Oficiul European de Lupt Antifraud); rapoarte emise de ctre Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice (ANRMAP); rapoarte de audit ale auditorilor, externi entitii; sesizri ale oricror altor autoriti naionale competente; sesizri n notificri/rapoarte de audit/control extern ale OLAF sau ale altor autoriti competente ale Comisiei Europene. 8.2. SESIZAREA I RAPORTAREA NEREGULILOR Cum se poate sesiza o neregul? Orice persoan care deine informaii privind nereguli n desfurarea proiectelor finanate n cadrul PO DCA din fondurile comunitare i/sau cofinanrile aferente, poate semnala nereguli prin formulare:

n scris, transmis prin pot sau depus personal la sediul Autoritii de management, sau prin pot electronic, transmis la adresa: sesizari.nereguli.ampodca@mdrap.ro
Sesizrile privind neregulile pot fi transmise anonim sau sub semntur, fr ca aceste semnalri s atrag un tratament inechitabil sau discriminatoriu asupra expeditorului. Confidenialitatea n ceea ce privete identitatea avertizorului de nereguli va fi pstrat de Autoritatea de management cu strictee. Pentru a fi acceptate la nivelul Autoritii de Management, sesizrile transmise trebuie s conin un minim de date referitoare la identificarea proiectului, localizarea Beneficiarului fondurilor, suma estimat afectat de neregul i descrierea pe scurt a contextului n care exist suspiciunea de comitere a neregulii. n acest sens, recomandm utilizarea formularului standard postat pe site-ul oficial al Autoritii de Management. Cine verific suspiciunile de nereguli?
n situaia identificrii unei nereguli, prin structura de control competent, Serviciul de Constatare i Stabilire Nereguli PODCA, AM PO DCA va lua toate msurile necesare pentru constatarea neregulii i de stabilire a coreciilor financiare i/sau crean elor bugetare, n
95
conformitate cu prevederile OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare. Pentru sesizrile acceptate, echipa nominalizat, format din personalul din cadrul Serviciului de Constatare i Stabilire Nereguli PODCA, va desfura activitatea de control si verificare. n cazul n care suspiciunea de neregul reprezint una din excepiile prevzute legal, Autoritatea de Management va notifica Direcia General de Inspecie Economico -Financiar din cadrul Ministerului Finanelor Publice, n scopul declanrii misiunii de control specializat.
Ambele instituii competente pentru realizarea controlului specializat au obligaia verificrii i individualizrii creanelor bugetare rezultate din nereguli. Pentru realizarea investigaiilor de specialitate referitoare la suspiciunile de fraud sau alte fapte ilegale, Autoritatea de Management va sesiza autoritile naionale competente. Raportarea neregulilor constatate
n baza detectrilor neregulilor care au fcut obiectul unei constatri primare administrative, incluznd constatrile rapoartelor de control/audit (ca prime evaluri scrise ale unei autoriti abilitate,) transmise ctre Autoritatea de Management de autoriti competente administrative sau judiciare, AM PO DCA va raporta Comisiei Europene neregulile constatate, n conformitate cu cerinele de raportare a neregulilor (aa cum sunt prevzute de seciunea 4 art. 27-36 din Regulamentul Cadru al Comisiei (CE) Nr.1828/2006, cu modificrile i completrile ulterioare). Cum se poate sesiza o fapt de corupie? Modalitile prin care poate fi sesizat o fapt de corupie sunt, n primul rnd, cele prevzute de Codul de procedur penal, respectiv plngerea, denunul i sesizarea din oficiu. Sesizarea unei/unor aspect/aspecte, care ar putea constitui fapte de cor upie, poate fi fcut la Direcia Naional Anticorupie/serviciile teritoriale anticorupie sau la structurile de Parchet. Contestaii Beneficiarii fondurilor proiectelor finanate prin PO DCA pot contesta: sumele validate de Autoritatea de Management, urmare a solicitrilor de acordare a prefinanrii sau cererilor de rambursare a cheltuielilor eligibile; msurile dispuse de conducerea Autoritii de Management n actele de control (notele de constatare/procesele-verbale de constatare), ncheiate ca urmare misiunilor organizate pentru verificarea i individualizarea creanelor bugetare provenite din utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinanare aferente; Contestaiile vor fi comunicate n form scris, pe suport de hrtie, ctre Autoritatea de Management - Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative, pe adresa: Piaa Revoluiei nr.1A, intrarea D, sector 1, Bucureti, cod potal 010086, Romnia. Orice contestaie va fi depus n numele reprezentantului legal/mputernicitului acestuia n termen de maxim 10 de zile (calendaristice) de la data nscris n informarea/notificarea asupra rezultatelor/msurilor activitilor contestate, transmise de reprezentanii Autoritii de Management. Cu excepia contestaiilor reglementate de OUG nr. 66/2011, orice contestaie se va depune cu respectarea prevederilor Legii nr. 554/2004 privind contenciosul administrativ, care la rndul ei prevede un termen de 30 de zile. n cazul n care se dorete stabilirea unui alt termen de
96
contestare, acesta trebuie corelat cu prevederile contractului i se refer exclusiv la procedura de soluionare amiabil. mpotriva msurilor dispuse prin titlul de crean emis de Direcia Constatare i Stabilire Nereguli, Serviciul Constatare i Stabilire Nereguli PO DCA sub forma notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare/ a procesului-verbal de constatare a unor creane bugetare provenite prin utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinanare aferente, termenul maxim legal de depunere a contestaiei la sediul autoritii este de 30 de zile (calendaristice) de la data comunicrii.
ATENIE! ntruct informaiile privind deliberrile autoritilor reprezint excepii de la accesul liber la informaiile de interes public, procedura de evaluare a cererilor de finanare i oricare alte proceduri care conin rezultate ale deliberrilor interne sunt confideniale. Documentele rezultate pe parcursul deliberrilor prevzute de aceste proceduri sunt numai pentru consultare oficial i nu pot fi divulgate nici Beneficiarilor i nici unei alte entiti, n afara serviciilor autorizate ale: Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit de pe lng Curtea de Conturi a Romniei, DLAF, OLAF, Comisiei Europene.
Pentru validarea (acceptarea) n vederea repartizrii spre soluionare a contestailor comunicate de Beneficiari ctre conducerea Autoritii de Management, formulrile scrise trebuie s conin urmtoarele cerine obligatorii de form i coninut: Identificarea contestatarului, prin: denumirea Beneficiarului, adresa - conform nscrierilor n contractul de finanare n vigoare, numele i prenumele reprezentantului legal sau al persoanei care reprezint contestatarul i calitatea acesteia (caz pentru care contestaia va fi nsoit obligatoriu de originalul mputernicirii reprezentantului legal); Identificarea proiectului, prin: numrul unic de nregistrare alocat (codul SMIS), titlul proiectului i referina contractului de finanare; Obiectul contestaiei; Motivele de fapt i de drept (dispoziiile legale naionale i/sau comunitare, princip iile nclcate); Mijloace de prob (acolo unde exist); Semntura reprezentantului legal sau, dup caz, a mputernicitului acestuia; tampila autorizat. Contestaiile, care ndeplinesc condiiile de form, coninut i termen, sunt analizate i soluionat e n termen de 30 de zile (calendaristice) de la data nregistrrii lor. n situaia n care se consider necesar o investigaie mai amnunit, care presupune depirea termenului de 30 de zile de analiz i soluionare a contestaiei, contestatarul va f i notificat n scris asupra termenului de soluionare. n cazul n care coninutul contestaiilor sau probele nsoitoare se aduc informaii privind unele suspiciuni de nereguli (fie ele neintenionate sau fraude, fapte de corupie i alte fapte ilegale), contestaiile vor fi abordate simultan de conducerea AM PODCA ca sesizri la posibile nereguli. Rezolvarea contestaiilor urmeaz mai nti calea procedurii administrative la nivelul AM PODCA i numai ulterior soluionrii acestora, contestatarii pot recurge la proceduri jurisdicionale. Deciziile
97
comisiilor constituite pentru soluionarea contestaiilor nregistrate pot fi de admitere sau de respingere a acestora i au caracter definitiv la nivelul Autoritii de Management. Contestatarul este notificat n scris asupra deciziei membrilor comisiei de soluionare a contestaiei, printr-o scrisoare oficial din partea conducerii AM PO DCA. Autoritatea competent s soluioneze contestaiile referitoare la achiziiile publice derulate pentru implementarea proiectelor este Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor (CNSC), organism cu activitate administrativ - jurisdicional care funcioneaz pe lng autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice (ANRMAP). Respons abilitatea de pstrare a contestaiilor n cauz este a compartimentelor/structurilor specializate din cadrul autoritilor contractante. Orice alt form de petiie adresat Autoritii de Management va fi soluionat n termenele i condiiile stabilite de Ordonana nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, cu modificrile i completrile ulterioare. 8.3. CONSTATAREA PRIMAR ADMINISTRATIV Ce este constatarea primar administrativ? Conform prevederilor art. 27 din Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006, constatarea primar administrativ este prima evaluare scris a unei autoriti competente administrativ sau judiciar, care concluzioneaz, pe baza faptelor concrete, dac a fost comis o neregul (in cluznd orice act de control/audit emis de o autoritate competent), fr a se elimina posibilitatea ca aceast concluzie s poat fi ulterior modificat sau retras, ca rezultat al evoluiei procedurii administrative sau judiciare. Primul act de constatare administrativ este titlul de crean prezentat sub forma: actului/documentului (procesului-verbal sau notei l) de constatare, stabilire i individualizare a obligaiilor de plat privind creanele bugetare, precum i accesoriile acestora i costurile bancare; hotrrii judectoreti definitive si irevocabile, prin care se stabilete obligaia de plat privind creanele bugetare. Cum se face constatarea neregulilor?
Activitile de constatare i de recuperare a sumelor pltite necuvenit din asistena financiar nerambursabil acordat Romniei de Comunitatea European, precum i din fondurile de cofinanare aferente, ca urmare a unor nereguli, sunt reglementate prin Ordonana Guvernului nr.66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare i prin Normele de aplicare a acesteia aprobate prin Hotrrea Guvernului nr. 875/2011. Activitatea de constatare este reglementat prin procedura operaional elaborat la nivelul Serviciului Constatare i Stabilire Nereguli - PODCA, din cadrul Direciei Constatare i Stabilire Nereguli, pentru activitatea de constatare a neregulilor, de stabilire a creanelor bugetare rezultate i de identificare a debitorilor Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative PO.DCSN.01 Activitatea de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/coreciilor financiare se efectueaz de ctre personalul din cadrul Serviciului Constatare i Stabilire Nereguli - PODCA.
98
n cazul n care suspiciunea de neregul reprezint una din excepiile prevzute prin Hotrrea Guvernului nr.875/2011 (Autoritatea de Management este beneficiar pentru axa prioritar 3 Asisten tehnic; personalul de control are interese personale/patrimoniale n legtur cu proiectul) aciunea de control nu poate fi efectuat de personalul Serviciului Constatare i Stabilire Nereguli - PODCA. De asemenea, structura de control este incompatibil n ceea ce privete constatarea neregulilor i stabilirea creanelor bugetare, n situaiile n care: a) este necesar investigarea unor posibile nereguli n gestiunea fondurilor europene pentru care autoritatea cu competene n gestionarea fondurilor europene are calitatea de beneficiar; b) este necesar investigarea unor posibile nereguli, altele dect cele sus-menionate prevzute la lit. a), pentru care structurile aparatului central din cadrul M.A.I., preluate de M.D.R.A.P. prin Hotrrea nr. 1 din 4 ianuarie 2013, privind organizarea i funcionarea Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice pot fi stabilite ca debitor. n aceast situaie ofierul de nereguli iniiaz solicitarea expres ctre Direcia General de Inspecie Economico - Financiar din cadrul Ministerul Finanelor Publice, n vederea constatrii creanelor bugetare rezultate din nereguli. Solicitarea este semnat de directorul DDCA i transmis de responsabilul cu gestionarea documentelor. Procesul verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare /nota de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare, ntocmit de Direcia General de Inspecie Economico - Financiar din cadrul Ministerului Finanelor Publice, este comunicat Autoritii de Management, n vederea nregistrrii i urmririi recuperrii debitelor. Termenul maxim de efectuare a verificrii i de emitere a proceselor-verbale de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/ notelor de constatare a neregulilor i de aplicare a coreciilor financiare este de 90 de zile de la data finalizrii activitii de organizare a verificrii/de la numirea echipei de control. Termenul maxim de efectuare a verificrii i de emitere a proceselor-verbale de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/ notelor de constatare a neregulilor i de aplicare a coreciilor financiare n cazul actului de control emis n conformitate cu normele i procedurile proprii de ctre DLAF, n cazul rapoartelor de inspecie emise de OLAF i n cazul documentelor de constatare emise de Autoritatea de Audit este de n termen de maximum 60 de zile de la data comunicrii actelor menionate mai sus. n cazul actelor de control emise de DLAF, rapoartele de inspecie emise de OLAF, documentele de constatare emise de Autoritatea de Audit, organizarea i efectuarea verificrilor neces are stabilirii creanei bugetare rezultate din nereguli i emiterea procesului-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare /notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare se efectueaz n termen de maximum 60 de zile astfel: - de la data comunicrii de ctre DLAF a actului de control emis n conformitate cu normele i procedurile proprii; - de la data primirii raportului de inspecie emis de OLAF; - de la data comunicrii documentelor de constatare emise de Autoritatea de Audit. n cazul constatrii unor nereguli care prezint indicii privind posibile fraude, Serviciului Constatare i Stabilire Nereguli - PODCA are obligaia s sesizeze de ndat DLAF i unitatea de parchet competent i s continue activitatea de verificare i ntocmire a procesului-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare, precum i de recuperare a creanelor bugetare conform prevederilor prezentei ordonane de urgen, independent de desfurarea cercetrii
99
penale, in conformitate cu prevederile OUG 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare, incidente in cauza. Activitatea de control i verificare se organizeaz la nivel de echip, reprezentnd un ansamblu de sarcini stabilite, respectiv, controlul i verificarea proiectelor din punct de vedere juridic, tehnic i financiar privind existena documentelor justificative referitoare la cheltuielile eligibile, verificarea eligibilitii, a conformitii, a stadiului de realizare al proiectului n scopul prevenirii si diminurii fraudei si a neregulilor. La aciunea de verificare particip, respectnd principiul proporionalitii, cel puin un consilier evaluare-examinare din cadrul Compartimentului Stabilire Creane/Corecii (CSC) i un consilier evaluare-examinare din cadrul Compartimentului Stabilire Debitori (CSD), compartimente care fac parte din structura organizatoric a SCSN-PODCA. Echipa de control este numit prin elaborarea unui mandat pentru efectuarea misiunii de verificare aprobare i aprobat de ctre directorul Direciei pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative. ntr-o prim etap are loc constatarea neregulii i stabilirea creanei i/sau a coreciei financiare. Aceast activitate se realizeaz de ctre consilierii din cadrul compartimentului CSC din cadrul SSCN-PODCA i se finalizeaz printr-un raport de verificare n care se precizeaz: neregula constatat i creana rezultat/corecia financiar aplicat. Acest raport de verificare este transmis apoi reprezentantului CSD din cadrul aceluiai serviciu, n vederea stabilirii debitorului. n a doua etap, exclusiv pe baza constatrilor reprezentanilor CSC menionate n raportul de verificare i pe baza documentelor probante puse la dispoziie, reprezentantul CSD stabilete debitorul. Dup individualizarea debitorului, tot reprezentantul CSD redacteaz Proces -verbal de constatare a neregulilor si de stabilire a creanelor bugetare/ Nota de constatare a neregulilor si de stabilire a coreciilor financiare (conform modelului prevzut n Hotrrea Guvernului nr. 875/2011) care reprezint titlu de crean i care este semnat/ de ctre persoanele desemnate n echipa de verificare, din cele dou compartimente ale SCSN-PODCA, mai sus amintite. nainte de aprobare, proiectul procesului-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare sau proiectul notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare ntocmite de membrii echipei de control se transmite structurii verificate/beneficiarului. Structura verificat/beneficiarul are dreptul s prezinte n scris structurii de control punctul su de vedere cu privire la constatrile acesteia n termen de 5 zile lucrtoare de la data primirii proiectului procesului-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare sau a proiectului notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare. Procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/ nota de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare se ntocmete de membrii echipei de control, respectiv membrii echipei de stabilire a debitorului (pentru pct. 12, 12.1 i 12.2 din Procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare utilizat pentru programele operaionale n cadrul obiectivului convergen, respectiv a pct. 13, 13.1 i 13.2 din Nota de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare) i se aprob de ef AM PODCA. Procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanei bugetare/Nota de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare constituie titlu de crean i se emite n vederea stingerii creanei bugetare.
100
Procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanei bugetare este act administrativ n sensul Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificrile i completrile ulterioare. Nota de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare se emite n cazul n care se constat nereguli n aplicarea de ctre beneficiari a prevederilor privind procedurile de achiziie public, fie n raport cu reglementrile naionale n vigoare n domeniul achiziiilor publice, fie cu procedurile specifice de achiziii aplicabile beneficiarilor privai. Notei de constatare a neregulilor i de aplicare a coreciilor financiare i se aplic toate prevederile legale aplicabile procesului-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare. Valoarea creanei bugetare stabilit pentru nereguli n aplicarea de ctre beneficiari a prevederilor privind procedurile de achiziie public se calculeaz prin stabilirea de corecii financiare, n conformitate cu anexa la O.U.G. nr. 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare. Activitii de stabilire a coreciilor financiare i se aplic toate prevederile legale aplicabile celei de stabilire a creanelor bugetare. Dup aprobarea de ctre de ef AM PODCA al titlului de crean, personalul Serviciului Constatare i Stabilire Nereguli -PODCA transmite acest document ofierului de recuperare debite, n vederea nregistrrii creanei n Registrul debitorilor i urmrirea recuperrii debitului. Pentru cheltuielile incluse n solicitrile/cererile de plat ale beneficiarilor care nu respect condiiile de legalitate, regularitate sau conformitate stabilite prin prevederile legislaiei naionale i comunitare, identificate de autoritile cu competene n gestionarea fondurilor europene nainte de efectuarea plii, nu se aplic procedura de constatare a neregulii prevzut la art. 21 din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 66/2011, n sensul ntocmirii procesului verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/notei de constatare a neregulilor i de aplicare a coreciilor financiare. n situaia n care, n urma verificrilor administrative i la faa locului, autoritatea cu competene n gestionarea fondurilor europene consider necesare investigaii suplimentare pentru a stabili eligibilitatea cheltuielilor care i-au fost solicitate la rambursare/plat de ctre un beneficiar, aceasta are dreptul, nainte de rambursarea/plata sumelor ctre beneficiar, s se adreseze pentru realizarea acestor investigaii Compartimentului Stabilire Creane/Corecii CSC din cadrul SSCNPODCA .Verificrile derulate n vederea constatrii caracterului eligibil al unor cheltuieli solicitate de un beneficiar nainte de rambursarea/plata lor de ctre autoritile cu competene n gestionarea fondurilor europene reprezint o activitate distinct de activitatea de constatare a neregulilor i stabilire a creanelor bugetare. n cazul n care echipa de control care a fost sesizat de autoritile cu competene n gestionarea fondurilor europene cu privire la o situaie din cele sus-menionate, constat, n urma verificrilor efectuate, c sesizarea primit constituie o neregul, inclusiv caracterul neeligibil al cheltuielii solicitate la rambursare/plat, va ntocmi o Not de control. n cazul n care echipa de control constat, n urma verificrilor efectuate, c sesizarea primit nu constituie o neregul n conformitate cu prevederile legale, va ntocmi un Raport de verificare, care va sta la baza actului de control final (nota de constatare/proces verbal de constatare). In cauza, nu se va mai ntocmi proiectul actului de control si se va proceda finalizarea actului de control.
101
Creanele bugetare rezultate din nereguli sunt scadente la expirarea termenului de plat stabilit n titlul de crean, respectiv n 30 de zile de la data comunicrii titlului de crean. Debitorul datoreaz, pentru neachitarea la termen a obligaiilor stabilite prin titlul de crean, o dobnd care se calculeaz prin aplicarea ratei dobnzii datorate la soldul rmas de plat din contravaloarea n lei a creanei bugetare, din prima zi de dup expirarea termenului de plat stabilit, pn la data stingerii acesteia, cu excepia cazurilor n care normele Uniunii Europene sau ale donatorului public internaional prevd altfel. Creanelor bugetare rezultate di n aplicarea dobnzii datorate li se aplic toate prevederile aplicabile creanelor bugetare rezultate din nereguli, cu excepia transmiterii proiectului la beneficiar n vederea formulrii unui punct de vedere. Procesul - verbal de stabilire a dobnzii i se vor aplica regulile de emitere i aprobare stabilite pentru procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/ nota de constatare a neregulilor i de aplicare a coreciilor financiare cu excepia celor privind transmiterea proiectului la beneficiar n vederea formulrii punctelor de vedere. Procesul-verbal de stabilire a creanelor bugetare rezultate din aplicarea dobnzii datorate constituie titlu de crean i se comunic debitorului. n cazul constatrii unor nereguli care prezint indicii privind posibile fraude, structurile de control au obligaia s sesizeze de ndat DLAF/autoritile de parchet competente sau Direcia General Anticorupie i s continue activitatea de verificare i ntocmire a procesului -verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare, independent de desfurarea cercetrii penale. Despre acest fapt va fi informat i autoritatea cu competene n gestionarea fondurilor europene nerambursabile afectate de neregul. Conform prevederilor Hotrrii Guvernului nr. 875/2011, mpotriva msurilor dispuse prin titlu de crean, beneficiarii pot formula contestaii ce se depun, sub sanciunea decderii, n termen de 30 de zile calendaristice de la comunicare. Contestaia este o cale administrativ de atac i nu nltur dreptul la aciune al celui care se consider lezat n drepturile sale printr-un act administrativ, n condiiile legii. Este ndreptit la contestaie debitorul, personal sau prin reprezentant legal. Contestaia administrativ se formuleaz n scris, n termen de maximum 30 de zile calendaristice de la data comunicrii titlului de crean i trebuie s conin urmtoarele elemente: datele de identificare a contestatarului; obiectul contestaiei; motivele de fapt i de drept; dovezile pe care se ntemeiaz; semntura contestatarului sau a mputernicitului acestuia, precum i tampila, n cazul persoanelor juridice. Obiectul contestaiei administrative l constituie numai sumele i msurile stabilite i nscrise n procesul-verbal de stabilire a creanei bugetare care reprezint titlu de crean. Termenul de 30 de zile este termen de decdere. Contestaiile se depun la sediul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice i nu este supus taxelor de timbru. n situaia n care autoritatea public emitent a titlului de crean constat c n contestaie nu sunt cuprinse toate informaiile prevzute mai sus, referitoare la dovada calitii de mputernicit al contestatarului, se va solicita acestuia ca, n termen de 5 zile de la ntiinarea prin care i se aduce la cunotin aceast situaie, s completeze contestaia. n cazul n care contestatarul nu se conformeaz acestei obligaii, contestaia va fi respins fr a se proceda la analizarea fondului.
102
Contestaia poate fi retras de contestatar pn la soluionarea acesteia. Prin retragerea contestaiei, contestatarul nu pierde dreptul de a nainta o nou contestaie n interiorul termenului general de depunere a acesteia. Introducerea contestaiei pe calea administrativ nu suspend executarea titlului de crean. Prevederile sus-menionate nu aduc atingere dreptului contestatarului sau al mputernicitului acestuia de a cere suspendarea executrii titlului de crean, n temeiul Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificrile i completrile ulterioare. Instana competent poate suspenda executarea, dac se depune o cauiune de pn la 20% din cuantumul sumei contestate. Contestaiile se soluioneaz de ctre Serviciul Soluionare Contestaii Nereguli Fonduri Europene din cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice. Decizia motivat a comisiei cu privire la admiterea, n tot sau n parte, a contestaiei sau la respingerea ei, se va emite i se va aproba conform art. 50 din O.U.G. nr. 66/2011, n termen de 30 de zile de la nregistrarea acesteia. Prin soluionarea contestaiei nu se poate crea contestatarului o situaie mai grea n propria sa cale de atac. Despre acest fapt va fi informat i contestatarul, cruia i se va trimite un exemplar al deciziei motivate. Decizia de soluionare a contestaiei este definitiv n sistemul cilor administrative de atac. Deciziile pronunate n soluionarea contestaiilor pot fi atacate de ctre contestatar la instana judectoreasc de contencios administrativ competent, n conformitate cu prevederile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificrile i completrile ulterioare. n cazul n care, prin hotrre definitiv i irevocabil a instanelor judectoreti, se anuleaz un titlu de crean, autoritatea care a emis acest titlu are obligaia s analizeze natura motivelor invocate de instan pentru anularea titlului de crean . n cazul n care instana a admis existena unui prejudiciu sau nu se exprim n aceast privin, dar a anulat titlul de crean din motive de form ori de nelegalitate a stabilirii debitorului, autoritatea de management pentru programele operaionale n cadrul obiectivului convergen are obligaia de a solicita n scris structurii de control competente, conform prevederilor art. 20 din O.G. nr. 66/2011, s ntreprind msurile prevzute la art. 21 din actul normativ invocat, n vederea elaborrii unui nou titlu de crean. Dreptul de a stabili creanele bugetare aferente neregulilo r constatate se prescrie n termen de 5 ani de la data de 1 ianuarie a anului urmtor datei de nchidere a programului, comunicat oficial de ctre Comisia European/donatorul public internaional prin emiterea declaraiei finale de nchidere, cu excepia cazului n care normele Uniunii Europene sau ale donatorului public internaional prevd un termen mai mare. 8.4. VERIFICAREA LA FAA LOCULUI A PROIECTELOR FINANATE PRIN AM PODCA Cnd se pot realiza verificrile la faa locului?
Proiectele finanate prin AM PODCA vor fi verificate la faa locului de o echip de verificare la faa locului desemnat de Autoritatea de management, cel puin o dat pe perioada implementrii. Aceast verificare poate interveni n orice moment al implementrii proiectului, ct i dup plata
103
final (ex-post), pe o perioad de cinci (5) ani de la data ncheierii proiectului i va cuprinde verificri de natur tehnic i economico-financiar. Care sunt obligaiile Beneficiarilor verificai?
Beneficiarul are obligaia de a prezenta la termenele stabilite toate datele i documentele solicitate, precum i tot sprijinul necesar pentru desfurarea n bune condiii a activitii de verificare a suspiciunilor de nereguli, prin: asigurarea spaiilor corespunztoare desfurrii misiunilor de control; asigurarea dreptului de acces a echipei de control: la locurile i spaiile unde se implementeaz proiectul; la sistemele informatice, inclusiv la toate documentele informatice privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului; disponibilitatea documentelor originale; prezena membrilor echipei proiectului.
ATENIE! Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile, n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i legislaia naional. Toate documentele vor fi pstrate inclusiv pe o perioad de cinci ani de la nchiderea oficial a PO DCA!! Beneficiarul se asigur c n contractele ncheiate cu tere pri se prevede obligaia acestora de a asigura disponibilitatea informaiilor i documentelor referitoare la proiect cu ocazia misiunilor de verificare la faa locului desfurate de structurile cu competente n controlul i recuperarea debitelor aferente fondurilor comunitare. Ce urmrete Autoritatea de Management prin verificrile la faa locului efectuate? Autoritatea de Management pentru PO DCA este nsrcinat cu gestionarea i implementarea programului operaional n conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, dup cum urmeaz: s verifice furnizarea de produse i de servicii cofinanate i s controleze dac toate cheltuielile declarate de beneficiari pentru operaiuni au fost suportate efectiv i c sunt n conformitate cu normele comunitare i naionale; s se asigure c exist un sistem de nregistrare i de depozitare sub form electronic a documentelor contabile pentru fiecare operaiune n cadrul programului operaional si este asigurata disponibilitatea acestora; s se asigure c Beneficiarii i alte organisme care particip la aplicarea operaiunilor aplic fie un sistem de contabilitate separat, fie o codificare contabil adecvat pentru toate tranzaciile privind operaiunea, fr a aduce atingere standardelor contabile naionale; s se asigure cu privire la respectarea obligaiilor n materie de informare i de publicitate. Verificrile trebuie s asigure faptul c declararea cheltuielilor este real, c achiziia de produse sau servicii a fost fcut n concordan cu contractul de finanare, c aplicaiile pentru rambursarea prin beneficiari sunt corecte i c operaiile i cheltuielile sunt n concordan cu regulile comunitare i naionale.
104
Cum se realizeaz verificrile la faa locului? Pentru a asigura buna desfurare a verificrilor la faa locului, vei fi ntiinat n prealabil despre data la care vor avea loc acestea. Obligaia dumneavoastr este de a pune la dispoziia echipei de verificare la faa locului toate documentele administrative i contabile solicitate n original, de a asigura accesul la sistemele informatice i la toate documentele stocate n format electronic privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului. Totodat avei obliga ia de a garanta prezena, n timpul verificrii, a persoanelor mputernicite s dea toate informaiile utile la nivel administrativ, contabil i tehnic. Echipa de verificare la faa locului controleaz urmtoarele aspecte: ndeplinirea condiiilor privind capacitatea dumneavoastr (a echipei de management a proiectului) de a implementa aciunile prevzute n proiect; legalitatea, regularitatea i realitatea operaiunilor financiare; nregistrarea corect n contabilitate a tuturor operaiunilor aferente pro iectului; respectarea legislaiei comunitare i naionale n materie de achiziii publice; ndeplinirea obligaiilor privind asigurarea vizibilitii i publicitii proiectului; stadiul tehnic de realizare a activitilor proiectului n conformitate cu obligaiile asumate prin contractul de finanare / ordinul de finanare. Autoritatea de Management i rezerv dreptul ca anumite aciuni de verificare la faa locului s fie declanate fr informarea dumneavoastr prealabil. Verificrile la faa locului se finalizeaz cu ntocmirea unui proces verbal de verificare la faa locului semnat mpreun cu Beneficiarul, precum i a unui raport de verificare la faa locului ce va cuprinde obiectivele, constatrile i concluziile misiunii de verificare la faa locului, precum i propunerile de msuri corective, cu indicarea termenelor propuse pentru realizare. Ofierii de verificare la faa locului vor urmri modul de implementare a recomandrilor ce v-au fost fcute. Pe lng verificrile la faa locului, Autoritatea de Management poate desfura la nivelul Beneficiarilor misiuni de verificare la faa locului ad-hoc, precum i verificarea ex-post, a proiectelor finalizate. Verificrile ex-post urmresc, n principiu, urmtoarele :
sustenabilitatea proiectului, conform cererii de finanare; gradul de realizare al indicatorilor prevzui a fi realizai ulterior finalizrii proiectului (dac este cazul); situaia activelor/stocurilor, respectiv resurselor materiale dobndite prin proiect; modul n care s-a realizat reconcilierea ntre cererea de plat final validat i contabilitatea beneficiarului; arhivarea documentelor; modul n care beneficiarul a respectat i promovat principiile egalitii de anse i nediscrimin Autoritatea de Management efectueaz i verificri ca urmare a sesizrilor privind existena unor nereguli. n situaia identificrii unei nereguli, prin structura de control competent, Serviciul de Constatare i Stabilire Nereguli PODCA, AM PO DCA va lua toate msurile necesare pentru constatarea neregulii i de stabilire a coreciilor financiare i/sau creanelor bugetare, n conformitate cu prevederile OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare.
105
Cum se recupereaz debitele constatate? AM va dispune recuperarea creanelor bugetare rezultate din nereguli i msurile necesare pentru eliminarea sau diminuarea consecinelor asupra implementrii Proiectului, msuri care pot viza inclusiv suspendarea executrii contractului de finanare i/sau rezilierea acestuia. Creanele bugetare rezultate din nereguli sunt scadente la expirarea termenului stabilit prin titlul de crean, potrivit legii, termen dup expirarea cruia, Beneficiarul va datora dobnzi de ntrziere, calculate prin aplicarea ratei dobnzii la soldul rmas de plat din contravaloarea, n lei, a creanei bugetare, din prima zi dup expirarea termenului de plat, pn la data stingerii acesteia.
Modul de abordare n scopul recuperrii debitelor constatate depinde de modul n care Beneficiarul acioneaz: de buncredin/din greeal sau exist suspiciuni de aciuni intenionate ( bona fide sau suspiciuni de fraud). Procedura avut n vedere n recuperarea sumelor pltite necuvenit urmare a utilizrii necorespunztoare a fondurilor poate fi: administrativ (solicitare de recuperare/despgubire), civil (intentare n instan a unei aciuni civile de recuperare, procedura de insolven) i/sau penal (depunerea unei plngeri penale la autoritile judiciare). Aciunile administrative i civile ale Autoritii de Management n scopul recuperrii debitelor nu nlocuiesc aciunile penale. Autoritatea de management asigur recuperarea creanelor bugetare rezultate din nereguli prin exercitarea funciei administrative (aa cum este descris n subcapitolul 3.5. al prezentului manual - Recuperarea sumelor pltite necuvenit). AM va sista finanarea nerambursabil i se va asigura de recuperarea finanrii nerambursabile acordate dac, pe perioada de valabilitate a contractului i n termen de 5 ani de la nchiderea Proiectului, intervine o modificare substanial, aa cu m este ea definit n Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. n vederea ncasrii de la Beneficiarul debitor a dobnzii datorate aferente creanelor bugetare principale, AM va comunica titlul de crean corespunztor, formalizat printr-un proces verbal de stabilire a creanelor bugetare rezultate din aplicarea dobnzii datorate. Rata dobnzii datorate este rata dobnzii de referin a Bncii Naionale a Romniei, n vigoare la data ntocmirii procesului - verbal de stabilire a creanelor bugetare rezultate din aplicarea dobnzii datorate. n cazul n care se constat o neregul determinat de necorelarea dintre legislaia naional i reglementrile comunitare, n Procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/Nota de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare nu se completeaz rubrica "debitor, sumele reprezentnd creane bugetare se recupereaz de AM conform prevederilor stabilite prin HG nr. 8 75/2011. Recuperarea debitelor este efectuat pe baza Titlului de crean, document ce stabilete i individualizeaz obligaia de plat a debitorului. Stingerea creanelor bugetare se face prin plat voluntar, efectuat de ctre Beneficiar n termenul prevzut, sau prin deducerea sumei datorate din cererea de rambursare. Beneficiarul are obligaia de a restitui orice sum care constituie o crean bugetar rezultat din nereguli, costurile bancare, inclusiv accesoriile acestora, precum i alte sume stabilite de lege n sarcina debitorului. Dac Beneficiarul nu asigur stingerea creanelor bugetare prin ncasare n termenul prevzut n titlul de crean, AM va proceda la stingerea creanei bugetare prin deducerea din plile/rambursrile urmtoare. La expirarea termenului de plat voluntar, debitorul datoreaz majorri de ntrziere, calculate pentru fiecare zi de ntrziere, ncepnd cu ziua imediat urmtoare termenului de
106
plat voluntar i pn la data nregistrrii cererii de rambursare la nivelul Autoritii de Management. n cazul n care creanele bugetare rezultate din nereguli nu pot fi recuperate prin ncasare, deducere din pli/rambursri urmtoare i/sau executarea garaniilor bancare, AM transmite titlurile executorii, mpreun cu dovada comunicrii acestora, organelor fiscale competente, care vor duce la ndeplinire msurile asigurtorii prevzute la cap. VI din Ordonana Guvernului nr. 92/2003, republicat, cu modificrile i completrile ulterio are. Prin excepie de la prevederile alin. (7), n cazul beneficiarilor publici prevzui la art. 5 alin. (1)-(3) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, aprobat cu modificri prin Legea nr. 362/2009, cu modificrile i completrile ulterioare, i la art. 14 i 24 din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 74/2009 privind gestionarea fondurilor comunitare nerambursabile provenite din Fondul european de garantare agricol, Fondul european agricol de dezvoltare rural i Fondul european pentru pescuit i a fondurilor alocate de la bugetul de stat, privind gestionarea fondurilor nerambursabile alocate de la Comunitatea European i a fondurilor alocate de la bugetul de stat aferente programului de colectare i gestionare a datelor necesare desfurrii politicii comune n domeniul pescuitului i a programului de control, inspecie i supraveghere n domeniul pescuitului i pentru modificarea art. 10 din Legea nr. 218/2005 privind stimularea absorbiei fondurilor SAPARD, Fondul european agricol pentru dezvoltare rural, Fondul european pentru pescuit, Fondul european de garantare agricol, prin preluarea riscului de creditare de ctre fondurile de garantare, aprobat cu modificri prin Legea nr. 371/2009, cu modificrile i completrile ulterioare, recuperarea sumelor nscrise n titlurile de crean devenite executorii se efectueaz din conturile de venituri ale bugetelor n care a fost efectuat rambursarea cheltuielilor. Recuperarea sumelor, n vederea rentregirii conturilor fondurilor europene, se efectueaz pe baza unui referat ntocmit de ctre AM, care urmeaz s fie naintat unitii Trezoreriei Statului la care sunt deschise conturile de venituri bugetare, procedura de restituire a acestor sume urmnd s se desfoare n conformitate cu prevederile HG nr. 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare.
107
Capitolul 9 MODUL DE PREZENTARE A DOCUMENTAIEI Care sunt cerinele privind prezentarea documentelor?
Toate documentele ntocmite de Beneficiar sunt adresate AM PODCA prin: pot, la adresa Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative, Piaa Revoluiei nr. 1A, sector 1, intrarea D, Bucureti, cod potal 010086; curieri, la adresa Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative, Piaa Revoluiei nr. 1A, sector 1, intrarea D, Bucureti; reprezentantul instituiei sau o persoan desemnat de Beneficiar, la adresa Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative, Piaa Revoluiei nr. 1A, sector 1, intrarea D, Bucureti; fax, la numrul 021.310.40.61; e-mail, pe adresa oficial a ofierului de proiect desemnat. Toate documentele vor fi redactate n limba romn i vor fi ndosariate (n dosare de ncopciat, cu in, din plastic sau carton), iar dac documentaia cuprinde mai multe dosare, acestea vor fi introduse n bibliorafturi pe care vor fi trecute datele de identificare ale Beneficiarului, iar numerotarea va fi reflectat ntr-un opis. Solicitrile de prefinanare sunt nsoite de o copie a contractului/contractelor ncheiate cu un ter, fiecare pagin din acest contract avnd meniunea conform cu originalul, precum i semntura i tampila Beneficiarului n original. Cererile de rambursare vor fi nsoite de raportul tehnic de progres R2 sau, n cazul ult imei cereri de rambursare, de raportul R3. Cererile de finanare, solicitrile de prefinanare, cererile de rambursare, rapoartele tehnice de progres i contestaiile sunt depuse la sediul Autoritii de Management prin pot, curieri, reprezentantul instituiei sau o persoan desemnat de Beneficiar, la adresa de mai sus.
ATENIE! Oricare alt metod prin care documentele enumerate mai sus sunt adresate AM PODCA nu este luata n considerare!!
Alte documente, exceptndu-le pe cele de mai sus, pot fi adresate Autoritii de Management utiliznd, pe lng pota, i fax-ul sau pota electronic. ATENIE! Toate documentele trimise ctre AM PODCA, indiferent de modul de transmitere acceptat de Autoritatea de management, trebuie s aib, ntotdeauna, adres de naintare i numr de ieire de la instituia Beneficiarului.
108
Cum trebuie pstrate i arhivate toate documentele contabile ale proiectului? Toate documentele trebuie s fie uor accesibile, datate i arhivate corect pentru a garanta o pist de audit corespunztoare care s permit verificarea documentelor originale de ctre reprezentani ai Autoritii de management, ai Comisiei Europene, ai Biroului European Anti fraud, ai Curii Europene a Auditorilor, ai Curii Europene de Conturi, precum i ai altor organisme abilitate, n limitele competenelor care le revin. Beneficiarul are obligaia pstrrii documentelor pentru proiectul implementat n cadrul PO DCA, astfel: n conformitate cu legea contabilitii i a cerinelor CE, document ele contabile sunt pstrate i arhivate dup cum urmeaz: soldurile finale i rapoartele anuale se pstreaz zece ani cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite; documentele contabile, registrele, documentele justificative, listele de inventariere, planul de conturi se pstreaz zece ani cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite; nregistrrile contabile ce dovedesc modalitatea n care unitatea de co ntabilitate este organizat se pstreaz pentru o perioad de cinci ani dup exerciiul financiar n care au fost ntocmite. Care sunt cerinele privind pstrarea documentelor? n calitate de Beneficiar al PO DCA suntei obligat s pstrai documentele cre ate pentru implementarea cu succes a proiectului/proiectelor, n condiii corespunztoare, asigurndu -le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de lege. Documentele originale (care, prin natura lor nu se pot trimite la Autoritatea de management) vor fi pstrate ntr-un dosar, i nu vor fi scoase dect dac este necesar efectuarea unor copii suplimentare, dup care documentul va fi pus la loc, evitndu -se astfel pierderea sau deteriorarea originalelor. La intervale regulate de timp, se vor face copii de siguran pentru toate documentele ce reies pe durata de via a proiectului. Acestea se vor ine separat de cele originale i se vor arhiva separat de acestea. Care sunt cerinele privind pstrarea i arhivarea documentelor? n calitate de Beneficiar al PO DCA, trebuie s arhivai toate documentele care reies pe durata de via a unui proiect. Conform art. 19 alin. 4 din Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, documentele care conin informaii privitoare la modul de utilizare a finanrilor nerambursabile, i care se vor pstra i se vor arhiva, pot fi: a) fotocopii ale documentelor originale; b) microfie ale documentelor originale; c) versiuni electronice ale documentelor originale; d) documente existente numai n versiune electronic. Care este perioada de pstrare a documentelor? Perioada de pstrare a dosarelor proiectului/ proiectelor si a tuturor documentelor ce reies din durata de via a proiectului/proiectelor este de 5 (cinci) ani de zile dup nchiderea oficial a PO DCA, exceptndu-le pe cele financiare, care se pstreaz conform perioadelor specificate mai sus.
109
Cnd se face arhivarea documentelor?
Procesul arhivrii propriu-zise ncepe dup perioada de pstrare de 5 (cinci) ani i se va efectua conform dispoziiilor legale n vigoare cu privire la arhivarea documentelor. Cum se face arhivarea documentelor? Arhivarea se poate face: a) pe format de hrtie, n dosare speciale de arhiv. Fiecare dosar are un opis pe care este nscris fiecare document coninut de dosar, numrul de pagini precum i timpul de arhivare. Dosarul proiectului cuprinde, pe lng documentele originale i fotocopii ale documentelor care trebuie trimise n original la Autoritatea de management. Aceste fotocopii trebuie semnate i certificate conform cu originalul de persoana cu atribuii n acest sens din cadrul instituiei Beneficiarului. Dosarele se in ntr-un spaiu special amenajat pentru aceasta, dotat cu mijloace adecvate de pstrare i protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor. b) n format electronic, Beneficiarul asigurndu-se c sunt ndeplinite toate condiiile de securitate cerute i acceptate de standardele de securitate n vigoare. Arhivarea pe suport electronic se face pe CD-uri sau pe memorii externe, care, de asemenea, ndeplinesc condiiile standard de securitate a informaiei. ATENIE! Beneficiarul este obligat s pun toate documentele utilizate n implementarea proiectului / proiectelor, la dispoziia Autoritii de management, Autoritii de Cerificare i Plat, Autoritii de Audit, Departamentului de Lupt Anti-fraud, Comisiei Europene, Oficiului European de Lupt Anti-fraud, Curii Europene de Conturi precum i altor instituii i organe abilitate prin lege s efectueze control i audit asupra modului de utilizare a finanrilor nerambursabile!
Care este circuitul documentelor?
Documentele ntocmite de Beneficiar vor parcurge urmtorul traseu: Beneficiarul trimite solicitarea de acordare a prefinanrii/cererile de rambursare/rapoartele tehnice de progres/raportul final/notificrile/notele explicative pentru actele adiionale/alte documente ctre Autoritatea Management; Acestea sunt nregistrate n Registrul special proiecte al Autoritii de Management; Documentele urmeaz traseul i timpul de rezolvare stabilite prin procedurile de sistem i procedurile interne, precum i instruciunile de lucru interne, aprobate, ale Autoritii de Management.
110
ANEXE
Anexa 1 - Ordinul comun al ministrului administraiei i internelor i al ministrului finanelor publice nr. 712/29.01.2009 i nr. 634/03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 268/24.04.2009, cu modificrile i completrile ulterioare; Anexa 2 - Formularul de identificare financiar Anexa 3 Grafic estimativ privind depunerea cererilor de rambursare Anexa 4 Solicitarea de acordare a prefinanrii Anexa 5 - Lista documentelor justificative Anexa 6 Cerere de rambursare Anexa 7 Raport financiar Anexa 8 - Formularul specimen de semnturi Anexa 9 - Raportul tehnic de progres trimestrial R1 Anexa 10 - Raportul tehnic de progres R2 Anexa 11 - Raportul final R3 Anexa 12 - ntiinare vizit de monitorizare Anexa 13 - Raport al vizitei de monitorizare Anexa 14 - Raport al verificrilor suplimentare Anexa 15 - Format standard al notificrii Anexa 16 - Formular standard de buget pentru situaiile n care intervin modificri (operate prin notificare sau act adiional) n bugetul estimat al proiectului (format Excel) Anexa 17 - Format standard al actului adiional Anexa 18 - Format standard al notei explicative pentru actul adiional Anexa 19 - Metodologia de calcul a cheltuielilor generale de administraie Anexa 20 - Formular individual ale participanilor la activitile finanate de FSE prin PODCA Anexa 21 - Formular statistic privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA (conine machetele 21.1 i 21.2) Anexa 22 Fia de fundamentare proiect propus la finanare Anexa 23 - Tabel stadiul derulrii contractelor de achiziie public Anexa 23.1 - Centralizator cheltuieli de deplasare Anexa 23.2 - Centralizator CGA Anexa 23.3 - Centralizator cheltuieli de personal Anexa 24 - Lista de verificare pentru proceduri de achiziie public
111
Anexa 25 - Lista de verificare privind incidena indicatorilor de fraud n cazul derulrii procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public Anexa 26 - Lista de verificare n materie de conflict de interese - n cazul ofertantului care a fost declarat ctigtor n cadrul unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziii publice Anexa 27 Lista de verificare n materie de conflict de interese in perioada de implementare a contractului - n cazul ofertantului care a fost declarat ctigtor n cadrul unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziii publice Anexa 28 - Declaraie funcionar Anexa 29 - Declaraie beneficiar Anexa 30 - Formular sesizare suspiciune de neregul Anexa 31 - Fraud i conflict de interese Anexa 32 Deficiene frecvente
112

Manual de Implementare 20 PODCA

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual de Implementare 20 PODCA

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative Manual de Implementare versiunea revizuit Mai 2013

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

GUVERNUL ROMNIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

CCI 2007 051 RO 002 Obiectivul Convergen

Capitolul 1 CADRUL GENERAL

1.1 GLOSAR DE TERMENI UTILIZAI

Autoritatea de Audit (AA)

Autoritatea de Certificare i Plat (ACP)

Cheltuieli generale de administraie

Contractant Contract de achiziie public

Contract de finanare din Fondul Social European, n cadrul PO DCA

Contribuia public naional total

Control financiar preventiv

Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR)

Fondul Social European (FSE)

Activitatea de prevenire a neregulilor

Aplicare de reduceri financiare aplicate nainte de plat

Aplicare de corecii financiare aplicate dup plat

Excludere temporar de la plat n cazul neregulilor privind contractele de achiziie public

Reduceri financiare aferente nendeplinirii indicatorilor/obiectivelor

Ofier verificare achiziii

Perioada de implementare Pist de audit

Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative(PO DCA) Rambursare

Care este utilitatea acestui manual de implementare?

Cum alegei tipul de procedur de atribuire?

Mijloc de comunicare Publicaii

Presa audio-TV Internet

Documentul care atest efectuarea plii rezulte viramentele i/sau extragerile;

Documentul care atest efectuarea plii

Documentul care atest efectuarea plii

Transport de materiale i echipamente;

Ce sunt cheltuielile generale de administraie?

3.2.3. Solicitarea rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate Ce este rambursarea?

Ce documente transmite Beneficiarul n vederea obinerii rambursrii?

Cu excepia celor destinate exclusiv sau n principal publicitii

fonduri externe proiectului i de n cazul acestor este considerat

n ceea ce privete indicatorul Participani la instruire certificai, indicator de rezultat (result) al

Cum i unde se depune raportul R3?

Care este procedura de aprobare a notificrilor?

Care este procedura de ntocmire a actelor adiionale?

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

GUVERNUL ROMNIEI Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice

Instrumente Structurale 2007-2013

Capitolul 7 TEME ORIZONTALE

Aspecte de gen care trebuie luate n consideraie

Capitolul 8 NEREGULI. VERIFICARE LA FAA LOCULUI 8.1. NEREGULA

Care sunt sursele frecvente de detectare?

Cnd se face arhivarea documentelor?

Care este circuitul documentelor?

S-ar putea să vă placă și