Fi Standard 18 SEPARAREA ATRIBUIILOR 1.

Consideraii preliminare Scopul prezentei fie este acela de a prezenta o metod prin care managementul operaional poate fi eficientizat i consolidat. Entitile publice sunt constituite pentru a realiza misiuni i obiective, n raport cu care se concep, se reglementeaz i se organizeaz activitile destinate realizrii acestora, misiuni care se regsesc n actele normative de constituire, cum ar fi legi, hotrri ale Guvernului, statute, regulamente interne etc. Scopurile sunt cunoscute i sub denumirea generic de obiective. Atingerea obiectivelor stabilite sau obinerea rezultatelor ateptate este grevat de incertitudine, care poate deveni o barier n calea succesului sau o oportunitate. Incertitudinea exist, indiferent de modul n care o percepem. Oricnd pot apare situaii sau evenimente, aciuni sau inaciuni, care au drept consecin neatingerea obiectivelor sau se pot constitui n oportuniti ce trebuie exploatate. Astfel de probleme care pot apare i care influeneaz n sens negativ sau pozitiv obinerea rezultatelor dorite, reprezint riscurile. Riscuri n realizarea obiectivelor entitii publice pot aprea i ca urmare a neimplementrii standardului 18 Separarea atribuiilor. Separarea atribuiilor reduce riscul de fraud, al manipulrii intenionate, al erorii i mbuntete verificarea (controlul). Separarea atribuiilor , decurge din cerina elementar ca nicio persoan sau verig organizatoric s nu dein controlul exclusiv asupra tuturor etapelor importante ale unei tranzacii, activiti sau operaiuni. Urmtoarele trei funcii fundamentale sunt incompatibile n oricare entitate public: - funcia de autorizare (sau de decizie), care aparine managerului general / ordonatorului de credite; - funcia de nregistrare contabil, care nu poate fi exercitat dect de contabil; - funcia financiar, care const n actul de plat sau de ncasare, ndeplinit de un specialist n finane sau, dup caz, de un casier. A le atribui pe toate trei sau doar pe dou dintre ele, unei singure persoane, determin asumarea unor riscuri importante privind securitatea activelor. La aceste trei funcii permanente i incompatibile se adaug: funcia de control, aici cuvntul control avnd nelesul exclusiv de verificare, ca activitate specializat; funcia de deinere, specific persoanelor care dein n gestiune bunuri fizice sau alte valori. Organizarea, ca funcie managerial, constituie un ansamblu de msuri, metode, tehnici, mijloace i operaiuni prin care conducerea stabilete n conformitate cu anumite principii, criterii, reguli i norme, componentele procesuale (sarcina, atribuia, activitatea) i componentele structurale (postul, funcia, compartimentul, nivelurile ierarhice i relaiile organizatorice), n vederea realizrii obiectivelor fixate. Structura organizatoric i componentele sale, sunt cuprinse n Regulamentul de organizare i funcionare (ROF), document cu caracter normativ, elaborat i aprobat la nivelul entitii publice. Atribuia reprezint un ansamblu de sarcini de acelai tip, necesare pentru realizarea unei anumite activiti sau unei pri a acesteia, care se execut periodic sau continuu i care implic cunotine specializate pentru realizarea unui obiectiv specific. Activitatea const n totalitatea atribuiilor de o anumit natur, care determin procese de munc cu un grad de omogenitate i similaritate ridicat, cunotinele necesare realizrii activitii sunt din domenii apropiate, personalul utilizat putnd avea astfel o pregtire profesional sensibil unitar; activitatea cuprinde atribuii omogene ce revin compartimentelor entitii. Fia postului reprezint documentul care definete locul i contribuia postului n atingerea obiectivelor individuale i organizaionale, caracteristic att salariatului ct i instituiei i care precizeaz sarcinile i responsabilitile care i revin titularului unui post. 1

Standardul 18 Separarea Atribuiilor presupune separarea atribuiilor privind efectuarea de operaiuni ntre persoane, astfel nct atribuiile de aprobare, control i nregistrare s fie, ntr-o msur adecvat, ncredinate unor persoane diferite, cum ar fi de exemplu: auditul intern i controlul financiar trebuie s fie independente de managementul activitilor; execuia bugetar se bazeaz pe principiul separrii atribuiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atribuiile persoanelor care au calitatea de contabil; cu privire la exercitarea activitii de control financiar preventiv propriu,conducerea este obligat s ia msurile necesare pentru separarea atribuiilor de aprobare, efectuare i control al operaiunilor, astfel nct acestea s fie ncredinate unor persoane diferite. 2. Definirea componentelor standardului Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entitile publice trebuie s le urmeze. Obiectivul standardelor este de a crea un model de control managerial uniform i coerent. Totodat, standardele constituie un sistem de referin, n raport cu care se evalueaz sistemele de control intern, se identific zonele i direciile de schimbare. Standardul 18 Separarea atribuiilor face parte din seciunea (elementul cheie) Activiti de control, seciune care prezint problematica managementului legat de documentarea procedurilor; continuitatea activitilor; gestionarea abaterilor (excepii de la proceduri); separarea atribuiilor; supravegherea (monitorizarea). n descrierea standardului se specific faptul c, n cadrul entitii publice elementele operaionale i financiare ale fiecrei aciuni sunt efectuate de persoane independente una fa de cealalt, respectiv funciile de iniiere i verificare trebuie s fie separate. n cerinele generale ale standardului, care reprezint direciile determinante n care trebuie acionat n vederea implementrii standardului, se precizeaz c: - separarea atribuiilor i responsabilitilor este una dintre modalitile prin care se reduce riscul de eroare, fraud, nclcare a legislaiei, precum i riscul de a nu putea detecta aceste probleme; - prin separarea atribuiilor se creeaz condiiile ca nicio persoan sau compartiment s nu poat controla toate etapele importante ale unei operaiuni sau ale unui eveniment; - separarea atribuiilor i responsabilitilor ntre mai multe persoane creeaz premisele unui echilibru eficace al puterilor; - managerii entitilor publice n care, datorit numrului mic de salariai, se limiteaz posibilitatea de aplicare a separrii atribuiilor i responsabilitilor, trebuie s fie contieni de riscuri i s compenseze aceast limitare prin alte msuri de control intern/managerial. 3. Autoevaluarea i stabilirea msurilor de control intern/managerial aferente standardului Operaiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entitii se realizeaz prin programarea i efectuarea urmtoarelor aciuni: - convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic privind sistemul propriu de control intern/managerial, avnd ca obiect stabilirea msurilor de organizare i realizare a operaiunii de autoevaluare; - completarea, de ctre fiecare compartiment din organigrama entitii publice, a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial. Pentru pregtirea autoevalurii, conductorul entitii publice poate recurge la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, n condiiile prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1.702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i exercitarea activitii de consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul entitilor publice, dar i a altor structuri cu rol de ndrumare metodologic a implementrii sistemului de control intern/managerial i, dup caz, la consilierea de ctre 2

controlorul delegat numit de ministrul finanelor publice, s i exercite atribuiile la respectiva entitate public. Scopul autoevalurii este de a stabili stadiul implementrii standardului la nivelul entitii publice. Pentru realizarea acesteia se parcurg urmtorii pai: Completarea chestionarului de autoevaluare a stadiului implementrii standardelor de control intern/managerial Managerii/persoanele care ocup o funcie de conducere n entitatea public, vor formula rspunsuri pertinente la ntrebrile aferente standardului, cuprinse n chestionarul de autoevaluare a stadiului implementrii standardelor de control intern/managerial. Rspunsurile incluse n chestionar trebuie s vizeze, n primul rnd, cerinele generale precizate n standard, precum i alte cerine specifice innd de domeniul standardului, mrimea i specificul entitii publice. n continuare se prezint o seciune a chestionarului de autoevaluare, completat pentru standardul 18 Separarea atribuiilor: Compartiment ..................... . Conductor de compartiment ................................. Numele i prenumele, funcia/semntura/data

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial la data de ............. Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului Rspuns i explicaii La nivelul compartimentului standardul este: I/PI/NI 4 I Da
- au fost dispuse msurile necesare pentru separarea atribuiilor i responsabilitilor conform legislaiei n vigoare, pentru toate lucrrile realizate la nivelul compartimentului(concepie, analiz, sintez, raportare, etc.); - n cadrul fielor de post au fost definite

Da/Nu 1 IV. ACTIVITI DE CONTROL Standardul 18 - Separarea atribuiilor Funciile de iniiere, verificare i aprobare a operaiunilor sunt funcii separate i exercitate de persoane diferite? 2

Explicaie asociat rspunsului 3

responsabilitile i limitele de competen, asigurndu-i astfel, separarea atribuiilor; - ordinele conductorului entitii publice pentru organizarea i exercitarea CFPP (valabil pentru compartimentul fianciarcontabil). Documente:Atribuii compartimente, fiele posturilor, proceduri operaionale,proceduri de sistem Conceperea i aplicarea procedurilor asigur separarea atribuiilor? Da
- n cadrul procedurilor elaborate la nivelul compartimentului, s-a asigurat separarea funciilor de iniiere,verificare i aprobare a operaiunilor.

Rspunsurile i explicaiile asociate se completeaz n Chestionarul de autoevaluare de ctre fiecare compartiment din cadrul entitii publice. Acestea vor formula rspunsurile la ntrebri prin da sau nu (col. 2)., precum i un comentariu motivat, constnd ntr-o explicaie realist a situaiei existente (col. 3). Standardul la nivelul compartimentului se consider a fi: - implementat (I), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu "Da"; - parial implementat (PI), atunci cnd la cel puin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu "Da"; - neimplementat (NI), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu "Nu". Stadiul implementrii standardului se consemneaz n col. 4, pe linia corespunztoare acestuia. ntocmirea Situaiei sintetice a rezultatului autoevalurii stadiului de implementare a standardului la nivelul entitii publice n Situaia sintetic, se centralizeaz informaiile din chestionarele de autoevaluare, semnate i transmise de conductorii de compartimente, se stabilete stadiul implementrii acestuia la nivelul entitii publice i n raport cu acestea, se evalueaz i stabilesc msurile de control intern/managerial. Situaia sintetic se ntocmete, conform modelului prezentat mai jos: Preedintele structurii .............................. Numele i prenumele/funcia/semntura/data Situaia sintetica a rezultatului autoevalurii stadiului de implementare a standardului Denumirea standardului Numrul total al compartimentelor in care standardul este aplicabil
2

din care, compartimente n care standardul este: I

3

La nivelul entitii publice standardul este: I/PI/NI

6

PI
4

NI
5

Standardul 18 Separarea atribuiilor

Masuri de control intern/managerial de adoptat: . ..

La nivelul entitii publice, standardul de control intern/managerial se consider a fi: - implementat (I), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe rndul corespunztor acestui standard, reprezint cel puin 90% din numrul compartimentelor precizate n coloana 2, pe acelai rnd; - parial implementat (PI), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe rndul corespunztor acelui standard, reprezint ntre 41% i 89% din numrul compartimentelor precizate n coloana 2, pe acelai rnd; - neimplementat (NI), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe rndul corespunztor acelui standard, nu depete 40% din numrul compartimentelor precizate n coloana 2, pe acelai rnd. n partea final a Situaiei se consemneaz msurile de control intern/managerial necesare a fi luate pentru implementarea standardului, n cazul n care se constat c acesta este parial implementat sau neimplementat. 4

 Includerea msurilor de control intern/managerial adoptate n Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al entitii publice Msurile/aciunile concrete fixate de managerii entitii publice pentru implementarea standardului, n cazul n care acesta este parial implementat sau neimplementat, vor fi preluate din Situaia sintetic a standardului, pentru aplicare, n Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/ managerial al entitii publice, care n extras, poate fi prezentat pe urmtorul exemplu: Entitatea publica ................................... APROB Conductorul entitii publice Numele si prenumele PROGRAMUL de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial al (entitatea publica) perioada Obiectivul programului: Implementarea standardelor de control intern/managerial la nivelul (entitatea publica) Standardul Standardul 18 Separarea atribuiilor Direcii de aciune - Asigurarea separrii atribuiilor i responsabilitilor n privina elementelor operaionale i financiare ale fiecrei aciuni, respectiv separarea funciilor de iniiere fa de cele de verificare, astfel nct nicio persoan sau compartiment s nu poat controla toate etapele importante ale unei operaiuni sau ale unui eveniment. Aciuni - Urmrirea de ctre conducerea compartimentelor din minister, a aplicrii principiului separrii funciilor de iniiere, verificare i aprobare a operaiunilor. - Monitorizarea respectrii separrii atribuiilor n conceperea i aplicarea procedurilor elaborate pentru activitile proprii. Cine rspunde Conductorii compartimentelor din minister. Termen Permanent

Conductorii compartimentelor din minister.

Permanent