PROCEDURA DE LUCRU

UNIVERSITATEA DIN PETROANI

Data: 06.2012 Ed. 1 Rev. 0

PROCEDUR PENTRU ALOCAREA, RAMBURSAREA I RAPORTAREA FONDURILOR ERASMUS

Pag. 1 din 5

1. SCOP Organizarea i desfurarea mobilitilor studeneti n cadrul Universitii din Petrosani au la baz principiile enunate n Carta Universitar European i recomandrile Ageniei Naionale pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale (denumit n continuare ANPCDEFP) privind organizarea mobilitilor n cadrul Programului de nvare pe tot parcursul vieii (Lifelong Learning Programme - LLP), finanat de Uniunea European. 2. DOMENIU Prezenta procedur se aplic n cadrul Universitii din Petroani. 3. DOCUMENTE DE REFERIN Conf. SR EN ISO 9001:2008- SMC- Cerine Legea nvmntului nr. 84 /1995, republicat, cu modificrile ulterioare; Legea nvmntului nr. 1 /2011 Legea nr. 288/2004 privind organizarea studiilor universitare; Legea nr. 87/2006 pentru aprobarea OUG nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei; HG 1418/2006 privind metodologia de evaluare extern, standardele de referin i lista indicatorilor de performan a ARACIS; Regulament privind mobilitatea beneficiarilor programului sectorial ERASMUS 29.09.2009 Carta universitara ERASMUS extinsa nr. 82442-IC-1-2007-1-RO-ERASMUS-EUCX-1 4. DEFINIII I ABREVIERI Terminologia utilizat n prezentul document este n conformitate cu definiiile din documentele de referin. Grant ERASMUS valoarea n euro stabilit in limitele min/max impuse de contractul dintre Universitatea din Petrosani si ANPCDEFP RMC Reprezentantul managementului pentru calitate UPET Universitatea din Petrosani ARACIS Agentia Romana pentru Asigurarea Calitatii in Invatamantul Superior CEAC Comisia de Evaluarea si Asigurarea Calitatii

5. RESPONSABILITI
Programul ERASMUS poate funciona n bune condiii numai cu participarea activa si concertata a tuturor factorilor implicai: Agenia Naionala pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei si Formarii Profesionale (A.N.P.C.D.E.F.P., Departamentul ERASMUS) Rectorat (coordonatorul instituional, Centrul de Programe LLP Erasmus, Serviciul Contabilitate); Faculti (decani, secretariatele facultilor, efi de departamente, cadre didactice, studeni). Managementul Programului ERASMUS se realizeaz n spiritul autonomiei universitilor si respectiv facultilor, care decid asupra propriilor modaliti de lucru si a propriului calendar de pregtire a candidaturilor si desfurare a activitilor specifice. n acest context, gradul de responsabilitate a conducerii universitii, a facultilor si a Centrului de Programe LLP Erasmus este foarte mare. Activitile concrete de care depinde reuita programului trebuie ealonate n mod judicios pe tot parcursul anului. La nivelul universitii, managementul Programului ERASMUS se asigura de Centrul de Programe LLP Erasmus. Anumite decizii se iau n edinele comune cu responsabilii

PROCEDURA DE LUCRU
UNIVERSITATEA DIN PETROANI

Data: 06.2012 Ed. 1 Rev. 0

PROCEDUR PENTRU ALOCAREA, RAMBURSAREA I RAPORTAREA FONDURILOR ERASMUS

Pag. 2 din 5

ERASMUS din faculti, organizate periodic de coordonatorul instituional si Centrul de Programe LLP Erasmus.

6. CONINUT
Nivelul fondurilor pentru granturile ERASMUS alocate fiecrei ri participante este calculat pe baza unei formule n funcie de populaia tnr, totalul populaiei studeneti, distana geografic i variaiile n costul vieii. Aceast formul, aprobat de Consiliul de Minitri al Uniunii Europene, permite aplicarea unei marje de flexibilitate de +/-5%, n funcie de nivelul cererii i de necesitatea participrii echilibrate a partenerilor. Cuantumul total al granturilor ERASMUS alocate fiecrei universiti vizeaz asigurarea unei participri echilibrate la program a diferitelor regiuni geografice, ri, tipuri de universiti i domenii de studiu i in cont de past performance. Universitatea din Petroani va distribui granturile ERASMUS ntr-un mod care s permit ca numrul de mobiliti convenit cu instituiile partenere s fie realizat. Ca o aplicare a principiului oportunitilor egale, aplic diferenieri privind granturile ERASMUS acordate studenilor, cadrelor didactice i altor categorii de personal n funcie de ara de destinaie, domeniile de studiu i de plasament, situaia socio-economic sau satisfacerea nevoilor speciale ale persoanelor cu handicap fizic. n funcie de numrul de solicitri, grantul ERASMUS care se acord beneficiarilor poate atinge cuantumul maxim prevzut pentru ara de destinaie, conform Anexei VI - Plafoane + Modul de alocare a fondurilor Erasmus pentru mobiliti pentru anul universitar n curs, de pe siteul ANPCDEFP. Comisia de selcie a candidailor decide asupra acestui aspect, n funcie de numrul de candidai i bugetul total al granturilor ERASMUS. Informaiile referitoare la cuantumurile granturilor ERASMUS la Universitatea din Petroani trebuie s fie accesibile tuturor candidailor, asigurndu-se transparen i tratament echitabil pentru toi. Pentru alocarea fondurilor care reprezint granturile ERASMUS, la Universitatea din Petroani se vor parcurge urmtoarele etape: Distribuirea granturilor ERASMUS ntr-un mod care s permit ca numrul de mobiliti convenit cu instituiile partenere s fie realizat, cu respectarea cerinelor Contractului financiar ncheiat cu Agenia Naional pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale i cu posibilitatea aplicrii diferenierilor n funcie de ara de destinaie, domeniile de studiu, plasament i de predare, satisfacerea nevoilor speciale ale beneficiarilor; Nivelul granturilor acordate ctre studeni trebuie s fie potrivit cu justificarea necesitilor acestora. Grantul lunar mediu pentru plasamente poate s fie mai mare dect acela pentru perioada de studiu. Trebuie s se aib n vedere circumstanele i costurile suplimentare reale care urmeaz a fi suportate de ctre student deoarece instituia din ara gazd s-ar putea s nu ofere facilitile oferite de regul de ctre o universitate gazd. Calculul pentru sumele individuale este fcut de ctre beneficiar n baza instruciunilor din Anexa VI. Grantul minim pentru mobiliti studeni pentru studiu va fi de 275 EUR/lun, iar pentru plasamente va fi de 325 EUR/lun. Grantul ERASMUS nu acoper toate cheltuielile ocazionate de mobilitatea n strintate;

PROCEDURA DE LUCRU
UNIVERSITATEA DIN PETROANI

Data: 06.2012 Ed. 1 Rev. 0

PROCEDUR PENTRU ALOCAREA, RAMBURSAREA I RAPORTAREA FONDURILOR ERASMUS

Pag. 3 din 5

Fondurile ERASMUS vor fi utilizate doar pentru plata granturilor de mobilitate ctre beneficiari (sunt excluse orice fel de cheltuieli administrative efectuate la instituia gazd sau la Universitatea din Petroani direct din aceste fonduri); Cuantumul grantului ERASMUS trebuie exprimat n EURO. La redistribuirea fondurilor neutilizate se au n vedere urmtoarele obiective: o asigurarea sumei minime necesare pentru toi beneficiarii; o finanarea prelungirii perioadelor de studii acceptate de parteneri; o suplimentarea sumelor pentru rile de destinaie cu un cost al vieii mai ridicat. ncheierea cu fiecare beneficiar ERASMUS a unui contract financiar individual, n care se vor stipula nivelul grantului ERASMUS, fonduri proprii ale universitii sau fonduri proprii ale beneficiarului, modaliti de plat (n dou trane), durata, instituia partener, obligaia beneficiarului de a realiza integral cerinele Acordului de studiu, Acordului de formare profesional stabilite, respectiv a Programului de predare sau a Programului de lucru, fapt certificat de ctre instituia gazd. n contract se menioneaz faptul c nendeplinirea de ctre beneficiar a obligaiilor contractuale atrage dup sine obligaia de rambursare n totalitate a grantului ERASMUS. Contractul va fi ncheiat naintea nceperii mobilitii i va avea ataat Acordul de studiu sau Acordul de formare profesional n cazul studenilor, respectiv Programul de predare sau a Programului de lucru n cazul perosnalului didactic i nedidactic. n contract va fi stipulat obligaia beneficiarului de a alctui un raport de activitate la ntoarcerea din mobilitate, pe care l va depune la Centrul de Progarme LLP ERASMUS la datele stabilite. n cazul n care beneficiarul este student(), raportul de activitate va fi nsoit de un certificat ERASMUS i de o foaie matricol (pentru mobiliti de studiu) sau certificat de participare (pentru mobiliti de formare profesional) din partea instituiei gazd. n cazul mobilitilor de predare sau formare profesional pentru cadre didactice i alte categorii de personal, raportul de activitate va fi nsoit de un atestat de realizare a programului de predare sau de lucru emis de instituia gazd. n caz contrar Universitatea din Petroani poate suspenda plata celei de-a doua trane (20%) din granturile ERASMUS prevzute n contract; Universitatea din Petroani trebuie s se asigure c granturile acordate nu vor fi folosite pentru acoperirea de costuri identice cu cele acoperite din alte surse, ca de exemplu, fonduri rezultate din programele i activitile finanate de ctre Comisia European (programele Leonardo Da Vinci i Fifth RTD Framework), pentru evitarea situaiei de finanare dubl a aceleiai cheltuieli; Universitatea din Petroani se oblig s nmneze fiecrui student ERASMUS, odat cu contractul financiar individual, Carta Studentului ERASMUS; Universitatea din Petroani va ntreprinde toate msurile necesare pentru a se asigura c toate granturile ERASMUS ajung n posesia beneficiarilor n cel mai scurt timp dup primirea lor de la Agenia Naional pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale, dup cum urmeaz: un avans cuprins ntre 80% i 100% - dup primirea de la Agenia Naional pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale a avansului de 80% din suma total contractat; restul - n termen de 15 zile de la raportarea pe care acesta o va face la Centrul de Programe LLP Erasmus i de la primirea n contul Universitii din Petroani a sumelor alocate, corespunztoare restului de 20% (dac este cazul) din fonduri de la

PROCEDURA DE LUCRU
UNIVERSITATEA DIN PETROANI

Data: 06.2012 Ed. 1 Rev. 0

PROCEDUR PENTRU ALOCAREA, RAMBURSAREA I RAPORTAREA FONDURILOR ERASMUS

Pag. 4 din 5

Agenia Naional pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale; Beneficiarii mobilitilor se oblig s suporte toate comisioanele bancare percepute pentru tranzaciile ce privesc suma acordat; Plata granturilor atribuite beneficiarului se va face n baza unui ordin de plat ctre banca la care beneficiarul are deschis un cont n Euro, n urma depunerii la Serviciul Financiar Contabil a urmtoarelor documente: referat ctre Serviciul Contabilitate semnat de directorul Centrului de Programe LLP Erasmus , Rector i Contabilul ef; dispoziie de deplasare extern, semnat de rector i contabilul ef. n cazul cadrelor didactice plata grantului se realizeaz prin casieria universitii pe baza unei dispoziii de plat. Rambursarea grantului ERASMUS: Rambursarea n totalitate a fondurilor primite n cazul n care beneficiarul nu a realizat integral programul stabilit i nu a respectat obligaiile contractuale, n baza unui referat din partea Centrului de Programe LLP Erasmus, semnat de ctre directorul centrului i contabilul ef; Cazurile de for major (de exemplu, deteriorare grav a strii de sntate care nu poate fi tratat n ara gazd n baza prevederilor asigurrii de sntate) vor fi aduse la cunotina Senatului Universitii din Petroani care le va analiza i le va supune spre aprobare Ageniei Naionale pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale. n caz c raportarea nu s-a fcut la termenul prevzut n contractul financiar, Universitatea din Petroani poate suspenda plata celei de-a doua trane (20%) din granturile ERASMUS prevzute a fi acordate beneficiarilor, n baza unui referat din partea Centrului de Programe LLP Erasmus, semnat de ctre directorul centrului i contabilul ef. Pentru raportarea utilizrii fondurilor care reprezint granturile ERASMUS: Universitatea din Petroani se oblig s furnizeze Ageniei Naional pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale urmtoarele documente n original, semnate i tampilate de ctre reprezentantul legal (rector), precum i n forma electronic: Raportul intermediar, privitor la realizarea programului de mobiliti ale beneficiarilor, pn la data de 28 februarie; Raportul final, care s includ cuantumurile totale pltite beneficiarilor drept granturi, pn la data de 30 noiembrie. La solicitare, urmtoarele documente (n copie): - pentru contribuia la costurile reale de cltorie (incluznd i costul vizei de intrare/ieire): facturi, chitane, tichete de cltorie, copie a vizei, tichete de mbarcare, dovada plii; - pentru cheltuieli de subzisten: tichete de cltorie i/sau not de plat de la hotel, ca dovad a datelor de sosire i plecare n/din ara gazd. n dosarul individual al beneficiarului ERASMUS se vor gsi copii dup documentele financiar-contabile (referat de plat, ordonanare de plat, extras de cont etc.).

PROCEDURA DE LUCRU
UNIVERSITATEA DIN PETROANI

Data: 06.2012 Ed. 1 Rev. 0

PROCEDUR PENTRU ALOCAREA, RAMBURSAREA I RAPORTAREA FONDURILOR ERASMUS

Pag. 5 din 5

Universitatea din Petroani va pstra toate documentele privitoare la utilizarea fondurilor ERASMUS timp de 5 ani de la data predrii Raportului final ctre Agenia Naional pentru Programe Comunitare n Domeniul Educaiei i Formrii Profesionale.

7. DISPOZIII FINALE Aprobarea modificrii prezentei proceduri este de competena Senatului UPET. Prezenta revizie la procedur intr n vigoare din momentul aprobrii n Senatul UPET. Verificarea modului n care se aplic prezenta procedur se realizeaz de ctre Senat.

DIRECTOR, Sef lucr.dr.ing. Camelia BARBU