CURSUL 17 Alte faciliti Access pentru dezvoltarea aplicaiilor

Access facilitez dezvoltarea i exploatarea bazelor de date punnd la dispoziia utilizatorilor o serie de instrumente extrem de utile ce permit: Utilizarea bazelor de date create n versiuni diferite ale Microsoft Access i realizarea de conversii ntre formatele de fiiere Compactarea i repararea bazelor de date Elaborarea rapid a formularelor de intefa cu utilizatorul prin intermediul utilitarului SwitchBoard Manager! "ersonalizarea interfeei bazei de date prin intermediul ferestrei Start-up! #ivizarea aplicaiilor prin separarea tabelelor de restul obiectelor prin intermediul instrumentului DataBase Splitter! Analiza i documentarea bazelor de date $porirea %radului de securitate n exploatarea bazei de date prin conversia n format MDE& stabilirea unei parole& ncriptare sau stabilirea unui sistem ierar'ic de utilizatori!

Deschiderea unei baze de date create ntr-o versiune anterioar a Microsoft Access
(n momentul n care se ncearc desc'iderea unui astfel de fiier utilizatorul este solicitat s opteze ntre dou posibiliti: deschiderea bazei de date fr a realiza conversia (Open Database) ) n acest caz se vor putea actualiza& ter%e i adu%a nre%istrri n tabele& vor putea fi utilizate formularele& intero%rile i rapoartele existente& dar nu se vor putea efectua modificri n desi%n*ul acestora i nu exist posibilitatea creerii de noi obiecte+ Aceast soluie este recomandat n cazul bazelor de date accesate simultan de mai muli utilizatori& care folosesc versiuni diferite de Access!+

conversia bazei de date n formatul Access versiune noua (Convert Database) ) dac se opteaz pentru aceast soluie utilizatorului i se va solicita s acorde numele i s stabileasc directorul n care va fi localizat noua baz de date fiierul rezultat n urma conversiei trebuie s fie diferit de fiierul surs!+ Aceast operaiune se poate realiza i fr a desc'ide baza de date: se lanseaz Microsoft Access i din meniul Tools->Database tilities->Convert Database se selecteaz To Current Access Database !ersion+

Cursul "# $D

%&

"'(

Compactarea i repararea bazelor de date

,ter%erea nre%istrrilor din tabele ori ter%erea unor intero%ri& rapoarte sau alte obiecte ale bazei de date conduce la fra%mentarea acesteia+ #rept urmare spaiul ocupat pe disc de respectivul fiier este mai mai mare dect cel necesar n realitate+ "e de alt parte& evenimente precum penele de curent sau nc'iderea necorespunztoare a unei sesiuni de lucru n Access pot determina deteriorarea structurii bazei de date+ "entru a elimina aceste inconveniente Microsoft Access -... pune la dispoziia utilizatorilor facilitatea de compactare i reparare a bazelor de date& Compact and )epair Database+ "entru a realiza operaiunea de compactare asupra unei baze de date de/a desc'is se selecteaz din cadrul meniului Tools opiunea Database tilities->Compact and )epair Database+ (n acest caz baza de date compactat va lua locul celei vec'i+ (n cazul unei baze de date distribuite este necesar& n prealabil& nc'iderea acesteia de ctre toi utilizatorii+ Compactarea bazei de date nu este ec'ivalent cu o ar'ivare a acesteia+ "ractic prin compactare se procedeaz la o rearan/are a modului n care fiierul este stocat pe disc& eliminndu*se fra%mentrile ce implic spaii neutilizate+ Aceasta conduce& de re%ul& la dimensiuni mai mici ale fiierelor i la optimizarea performanelor+ "entru bazele de date de dimensiuni mai mari este indicat folosirea periodic a unui pro%ram de defra%mentare a 'arddis0*ului n paralel cu facilitatea de compactare din Access+ 1peraiunea de reparare a bazei de date are ca efect restaurarea tabelelor& intero%rilor i indecilor+ 2ormularele& rapoartele i modulele vor fi doar copiate n fiierul rezultat+ Compactarea poate fi realizat i prin intermediul limba/ului 34A folosind metoda CompactDatabase a obiectului D$*n+ine+

Generarea automat a panourilor de comand pentru aplicaii

"rin intermediul pro%ramului ) 5izard ,-itchboard .ana+er& Access permite crearea automat a unuia sau mai multor panouri de diri/are a aplicaiilor+ (n fond& aceste panouri sunt formulare ce conin butoane care execut diverse operaii precum desc'iderea de formulare& tiprirea rapoartelor& execuia macro*urilor sau a secvenelor de cod 34A +

Utilizatorul poate realiza toate acestea fr s efectueze nici o operaie de formatare a formularelor i fr s modifice proprieti ale obiectelor sau s pro%rameze aciuni pe evenimentele acestora+ "aii care trebuie urmai sunt urmtorii: $e selecteaz Tools->Database tilities->,-itchboard.ana+er+

Cursul "# $D

%&

/'(

(n fereastra ,-itchboard .ana+er selectai *dit pentru a confi%ura un panou de comand n mod implicit exist un panou numit .ain ,-itchboard! sau %e- i apoi *dit dac dorii s creai unul nou+ (n fereastra *dit ,-itchboard &a+e putei modifica numele formularului n caseta ,-itchboard %ame sau putei adu%a noi obiecte prin apsarea butonului %e-+ (n caseta de dialo% *dit ,-itchboard 0tem completai textul pe care dorii s*l ataai unui buton de comand i selectai din lista Command aciunea pe care dorii s o execute+ Adu%ai astfel toate elementele dorite i apoi apsai butonul Close+ Exist posibilitatea de a defini mai multe panouri de comand+ "entru a comuta ntre acestea se poate ale%e din lista de aciuni disponibile n caseta *dit ,-itchboard 0tem 67o to $5itc'board8+ $e poate stabili care este panoul implicit al aplicaiei selectndu*l n fereastra ,-itchboard .ana+er i efectund clic pe .a1e Default+ (n momentul %enerrii de formulare n acest mod este creat automat i o tabel numit $5itc'board 9tems ce conine informaiile cu privire la aceste formulare+ #in acest motiv nu este recomandat modificarea panourilor ,-itchboard n modul Desi+n !ie- +

ersonalizarea interfeei bazei de date prin intermediul ferestrei !tart-"p

"entru o baz de date Access se poate stabili un formular care s fie desc'is automat la desc'iderea bazei de date+ #e exemplu un formular care s ofere butoane pentru accesul la toate funciile aplicaiei formulare& rapoarte& intero%ri& tabele!& fr ca utilizatorul s fie nevoit s cunoasc numele formularelor& rapoartelor& etc+ $tabilirea acestui formular i a altor parametrii ai bazei de date se realizeaz din meniul Tools->,tart p+
;umele formularului desc'is automat la odat cu desc'iderea bazei de date :itlul aplicaiei "icto%rama icon*ul! aplicaiei Meniul aplicaiei

"arametrii din fereastra ,tart p:

Numele parametrului Allow Full Menus Use Access Special Keys Descriere Sunt/nu sunt accesibile meniurile Access 2000 Sunt/nu sunt accesibile tastele pentru accesul la fereastra bazei de date, fereastra Immediate Window, etc. De exemplu pentru a accesa fereastra bazei de date atunci cnd parametrul Display Database Window este dezactivat, se poate activa aceast fereastr prin apsarea tastei SHIFT n momentul desc iderii bazei de date !ste/nu este accesibil fereastra bazei de date !ste/nu este afi"at bara de stare Sunt/nu sunt accesibile barele de instrumente

Display Database Window Display Status Bar Allow Built in Toolbars

Cursul "# $D

%&

2'(

Numele parametrului Allow Toolbar!Menu "#an$es

Descriere Se pot/nu se pot modifica meniurile "i barele de instrumente ale bazei de date

"tilitarul Database !plitter

"rin intermediul Database ,plitter se ofer posibilitatea separrii tabelelor de celelalte obiecte ale bazei de date formulare& rapoarte& etc+! %enerndu*se practic dou fiiere+ Este o facilitate extrem de util& n special n cazul sistemelor multiuser& permind fiecrui utilizator %estionarea elementelor de interfaa ntr*un fiier separat+

#aciliti privind securitatea bazei de date$

posibilitatea stabilirii unei parole de acces la baza de date< posibilitatea crerii de utilizatori pentru accesul la baza de date i stabilirea de drepturi de acces pentru acetia< fiecrui utilizator i se pot stabili numai obiectele din baza de date la care are access< posibilitatea criptrii bazei de date< conversia bazelor de date n format M#E+

Stabilirea unei parole de acces la baza de date se realizeaz din meniul Tools-Data$ase tilities->,et Database &ass-ord+ "entru a se putea stabili sau elimina parola bazei de date& aceasta trebuie desc'is pentru utilizare exclusiv+ #esc'iderea unei baze de date pentru utilizare exclusiv se stabilete n momentul desc'iderii acesteia prin secvena 3ile->Open+ #up stabilirea unei parole aceasta se poate elimina din meniul = Tools-Data$ase tilities - n,et Database &ass-ord>+ Atentie 4 #ac parola de access la baza de date este uitat& nu mai exist nici o posibilitate de a o desc'ide& sau de a afla aceast parol+

Cursul "# $D

%&

5'(

Stabilirea unui sistem de utilizatori Crearea de utilizatori& %rupuri noi de utilizatori& precum i modificarea utilizatorilor& %rupurilor& a parolelor utilizatorilor se realizeaz din meniul Tools6>,ecurit76> ser And 8roup Account+ Crearea utilizatorilor i stabilirea %rupurilor din care fac parte se realizeaz din seciunea sers a meniului menionat anterior+ Crearea de noi %rupuri se realizeaz din seciunea 7roups a aceluiai meniu+ 9mplicit sunt create automat de Access %rupurile Admins i sers+ Utilizatorul creat automat de Access este Admin care are drepturi complete asupra tuturor obiectelor bazei de date+ $c'imbarea unei parole pentru un utilizator se realizeaz din seciunea Chan+e 9o+on &ass-ord+

Fereastra pentru definirea utilizatorilor i a grupurilor din care fac parte

#biecte din baza de date

$ate%oria de obiecte

&ipurile de drepturi acordate

Fereastra pentru acordarea drepturilor de acces grupurilor sau utilizatorilor

$ecuritatea unei baze de date la acest nivel utilizatori& parole& drepturi asupra obiectelor bazei de date! ncepe s funcioneze n momentul cnd se stabilete o parol pentru utilizatorul Admin+ Acordarea drepturilor de acces pentru utilizatori sau %rupuri se realizeaz din meniul Tools6> ,ecurit76> ser And 8roup &ermission+ #ac drepturile se acord la nivel de %rup& acestea vor fi motenite de fiecare utilizator membru al %rupului respective Criptarea/decriptarea bazei de date $e realizeaz din meniul Tools6>,ecurit76>*ncr7pt'Decr7pt Database+ Criptarea bazei de date are ca efect imposibilitatea citirii anumitor elemente din baza de date prin desc'iderea ei cu un editor de texte+ #e exemplu ntr*o baz de date necriptat dac avem le%turi ctre alte tabele dintr*o alt baz de date care este prote/at prin parol& se poate %si aceast parol dac se caut cuvntul p-d n baza de date desc'is cu un editor de text+

Cursul "# $D

%&

:'(

Fereastra de schimbare a proprietarului unui obiect din baza de date

Conversia bazelor de date n format CCDE Acest proces presupune compilarea tuturor modulelor& renunarea la posibilitatea de editare a codului 34A& precum i compactarea bazei de date destinaie+ Codul 34A va continua s funcioneze& dar nu va putea fi vizualizat sau editat+ #imensiunea bazei de date va fi considerabil micorat& ca urmare a ndeprtrii codului& iar performanele obinute vor fi mbuntite prin %estionarea optim a memoriei+ $alvarea bazei de date n formatul M#E are drept efect: in'ibarea vizualizrii& modificrii sau crerii formularelor& rapoartelor sau modulelor n modul Desi+n !ie-; blocarea importului de formulare& rapoarte i module ale altor aplicaii& rmnnd viabil posibilitatea de a importa obiecte de tipul tabele& ?uer@ i macro din alte baze de date< nu se vor mai putea exporta spre o alt baz de date rapoartele& formularele i modulele& excepie fcnd tabelele& ?uer@*urile i macro*urile< imposibilitatea modificrii proprietilor i metodelor obiectelor& deoarece o baz de date de tip M#E nu mai conine codul sursa< prevenirea adu%rii& ter%erii sau sc'imbrii referinelor la librriile de obiecte sau la alte baze de date< Avnd n vedere sc'imbrile mai sus menionate suferite de baza de date n urma salvrii ei ca fiier M#E& este recomandabil pstrarea unei copii de si%uran a acesteia+ (n momentul n care se impune o modificare a formei rapoartelor& formularelor ori modulelor se va proceda la lucrul cu baza de date necompactat& salvarea modificrilor la acest nivel i abia apoi se recur%e la o noua salvare ca fiier M#E+ Utilizarea procedeului de transformare n fiiere M#E este recomandabil n cazul bazelor de date distribuite& pe o staie de lucru care nu va avea nevoie de posibilitatea de modificare a codului& n timp ca forma iniial a bazei de date va fi prezent pe server+ Conversia unei baze de date n format M#E se realizeaz prin parcur%erea urmtorilor pai: $e nc'ide baza de date& iar n cazul bazelor de date distribuite este necesar ca toi utilizatorii s nc'id baza de date (n cadrul meniului =Tools> se ale%e =Database tilities>& dup care se realizeaz clic0 pe =.a1e .D* 3ile> $e specific baza de date care se dorete salvat ca fiier M#E n cadrul ferestrei de dialo% Database To Save As MDE& dup care se realizeaz clic pe butonul <.a1e .D*>=

Cursul "# $D

%&

>'(

$e indic calea i numele fiierului de tip M#E n cadrul ferestrei Save MDE As.

Analiza i documentarea bazei de date

M$ Access pune la dispoziia utilizatorilor un utilitar pentru analiza i optimizarea bazelor de date+ 1ptimizarea bazei de date poate fi realizat automat prin apelarea pro%ramului &erformance Anal7zer& apelabil prin selectarea opiunii Tools->Anal7ze->&erformance din meniul Access+

Fereastra Perfomance Analyzer

&erformance Anal7zer furnizeaz recomandri n vederea optimizrii bazei de date& dar permite i optimizarea propriu*zis a acesteia+

Figura Recomandri propuse de Perfomance Analyzer

Una dintre principalele etape parcurse n realizarea unei aplicaii o constituie i elaborarea documentaiei care trebuie s cuprind descrierea tuturor obiectelor bazei de date i care este necesar pentru dezvoltriAmodificri ulterioare+ Utilitarul Documentor elaboreaz automat documentaia fie pentru toate& fie pentru anumite obiecte ale bazei de date+ Apelarea acestui utilitar se realizeaz prin opiunea Tools->Anal7ze-> Documentor+

Cursul "# $D

%&

#'(

Fereastra Documenter

#ocumentaia %enerat de Documentor conine:

B+ "entru baza de date:

!ersiunea< tilizatorii ?i +rupurile de utilizatori ce pot accesa baza de date& etc+ &ropriet@i condiii de validare& numrul de nre%istrri etc+!< CAmpurile cu proprietile aferente denumire& tip& lun%ime& c'eie primar etc+!< 0ndec?ii denumire& tip etc+!< )ela@ile cu celelalte tabele ale bazei de date< tilizatorii'+rupurile de utilizatori ce au drepturi asupra tabelei+ &ropriet@i tipul de intero%are& data crerii etc+! Comanda ,B9 aferent< CAmpurile coninute de intero%are& cu proprietile corespunztoare< 0ndec?ii coninui din intero%are< Drepturile aferente fiecrui utilizator asupra intero%rii respective+ &ropriet@i tipul formularului& sursa de date etc+!< Controalele coninute de formular& inclusiv seciunile acestuia& cu proprietile aferente< .odulele incluse n formular< tilizatoriiC cu permisiunile fiecruia asupra formularului+ &ropriet@i titlul& sursa de date etc+!< Obiectele incluse controale i seciuni!& cu proprietile respective< tilizatorii ce pot executa sau modifica raportul+ &ropriet@i data crerii& proprietarul etc+!< Ac@iunile coninute< tilizatorii ce pot executaAmodifica macro*ul< &ropriet@i data crerii& proprietarul etc+!< Codul inclus declaraii& funcii i proceduri 34A!

-+ "entru un obiect de tip tabel!

C+ "entru obiecte de tip interogare:

D+ "entru obiecte de tip formular!

E+ "entru rapoarte!

F+ "entru obiectele macro:

G+ "entru obiecte modul!

Cursul "# $D

%&

D'(

Drepturile utilizatorilor asupra modulului+

H+ "entru rela"iile definite ntre tabele: Tabelele ce formeaz relaiile<Tipul fiecrei relaii

Cursul "# $D

%&

('(