Politica

cheltuielilor
ocazionate
de
calatoriile
de
afaceriECHIPAMENTUL UTILIZAT PENTRU TESTAREA CALITATII
CUPRINS:

DEFINITII, RESPONSABILITATI

CHELTUIELI RAMBURSABILE IN DEPLASARE

2.1

TRANSPORT

2.2

CAZARE

2.3

DIURNA

2.4

MESE DE PROTOCOL

2.5

CHELTUIELI CU PARCAREA

2.6

CONVORBIRI TELEFONICE SI ALTE COSTURI LEGATE DE COMUNICATII

2.7

VIZE

2.8

ALTE CHELTUIELI RAMBURSABILE

2.9

ALTE CHELTUIELI NERAMBURSABILE

3 PROCESUL DE AUTORIZARE SI FLUXUL DOCUMENTELOR

Coca-Cola Imbuteliere Chisinau SRL

Elaborat:

Viorica Verega

Aprobat:

Anghelus Angela

Document
INTERN
Pagina 1 din 9

Financial Policies and Procedures

2701.1206.2006 2010 Rev.

04
02

Politica
cheltuielilor
ocazionate
de
calatoriile
de
afaceriECHIPAMENTUL UTILIZAT PENTRU TESTAREA CALITATII
1 DEFINITII, RESPONSABILITATI
1. n conformitate cu Regulamentul cu privire la detaarea angajatilor ntreprinderilor,

instituiilor si organizaiilor din Republica Moldova, aprobat prin Hotrirea Guvernului

Republicii Moldova nr.836 din 24 iunie 2002, deplasare in interes de serviciu reprezint
detaarea

angajatului,

conform

dispoziiei

conductorului

ntreprinderii,

instituiei,

organizaiei, pe un termen stabilit, pentru indeplinirea unor misiuni de serviciu in afara locului
permanent de lucru.
In cadrul companiei Coca Cola Imbuteliere Chisinau SRL deplasarea in interes de serviciu
este considerata a fi o calatorie de afaceri atunci cind are loc pentru unul din urmatoarele
motive:
-

Necesitatea de a lucra in alt loc de munca decit cel obisnuit;

Schimb de experienta, specializare, stagieri si instruire;

Elaborari de lucrari sau documente;

Incheierea sau semnarea contractelor;

Exercitarea functiei de control in problemele ce tin de competenta activitatii;

Proiecte;

Etc.

2. Nici un angajat nu va efectua o calatorie de afaceri fara a primi toate autorizarile

necesare inaintea efectuarii acesteia
3. Compania va rambursa angajatilor cheltuielile indreptatite aparute ca urmare a efectuarii
unei calatorii de afaceri. Orice incercare de falsificare sau exagerare a cheltuielilor va avea
ca urmare o actiune disciplinara in conformitate cu politicile de personal.
4.Calatoriile de afaceri sint considerate munca in interesul serviciului si nu sint platite ca
munca suplimentara. In mod exceptional, pentru lucrul in timpul zilelor libere, sau in mod
repetat ca munca in afara orelor de program, conducerea Companiei poate aproba
recuperari in conformitate cu legislatia Republicii Moldova.
5.Persoanele care calatoresc in interesul Companiei vor manifesta intelegere si atentie in
ceea ce priveste cheltuirea fondurilor Companiei.
6. Salariatii care isi pierd capacitatea de munca in timpul calatoriei au dreptul in aceasta
perioada la:
- indemnizatie pentru incapacitate temporara de munca
- indemnizatie de delegare
- decontarea cheltuielilor de cazare
Coca-Cola Imbuteliere Chisinau SRL
Elaborat:

Viorica Verega

Aprobat:

Anghelus Angela

Document
INTERN
Pagina 2 din 9

Financial Policies and Procedures

2701.1206.2006 2010 Rev.

04
02

Politica
cheltuielilor
ocazionate
de
calatoriile
de
afaceriECHIPAMENTUL UTILIZAT PENTRU TESTAREA CALITATII
2 CHELTUIELI RAMBURSABILE IN DEPLASARE
2.1 TRANSPORT

A. Transport aerian
Toti salariatii vor calatori la economic class, cu urmatoarele exceptii:
- este inevitabila calatoria la business class, caz in care este obligatorie aprobarea
responsabilului de buget,
- sint implicati Senior Managerii (JG 14+)
Transportul va fi justificat prin factura fiscala si copia biletului de avion.

B. Transport pe calea ferata

Toti salariatii calatoresc la clasa I
In cazul calatoriei pe timpul noptii, toti angajatii au dreptul sa mearga cu vagonul de
dormit, clasa VIP.

C. Alte mijloace de transport (vapor, autobuz)

Toti angajatii au dreptul sa utilizeze cea mai buna clasa existenta a mijloacelor de
transport.

D. Vehicole inchiriate
Inchirierea masinilor particulare poate fi facuta numai in cazul in care nu pot fi folosite alte
mijloace de transport mai econome, ca de exemplu tren, taxi, zboruri regulate etc.
Categoria masinilor inchiriate nu trebuie sa depaseasca clasa C (autovehicole de
marime medie). Justificarea cheltuielii trebuie sa fie facuta clar in decont.

E. Masinile Companiei
Calatorii in interiorul tarii: cheltuielile cu combustibilul sint rambursabile. Reparatiile si
piesele de schimb sunt deasemenea rambursabile, dar se deconteaza separat nefiind
considerate cheltuieli de deplasare, in acest caz este necesara si aprobarea
Managerului de Garaj .
Calatorii in afara tarii: necesita aprobarea Function Head-lui. Costurile cu combustibilul,
reparatiile, taxele si cartea verde sint rambursabile.
Amenzile primite in calatoriile de afaceri nu sint rambursabile ( incalcarea regulilor
de circulatie , tonarea geamurilor ).
Coca-Cola Imbuteliere Chisinau SRL
Elaborat:

Viorica Verega

Aprobat:

Anghelus Angela

Document
INTERN
Pagina 3 din 9

Financial Policies and Procedures

2701.1206.2006 2010 Rev.

04
02

Politica
cheltuielilor
ocazionate
de
calatoriile
de
afaceriECHIPAMENTUL UTILIZAT PENTRU TESTAREA CALITATII
F. Taxi
Acolo unde este posibil, Compania recomanda a fi folosite taxiurile din aeroport care
sint mult mai eficiente din punct de vedere cost eficienta.
Toate cheltuielile cu taxiul trebuie sa fie justificate documentar.
2.2 CAZAREA
a) Toti angajatii au dreptul sa se cazeze in camera single. Atunci cind este necesara
reducerea costurilor pentru a se putea desfasura proiectul/evenimentul trebuie considerata
posibilitatea de ocupare a unei camere duble.
b) Costurile de cazare includ numai costul camerei si eventualul mic dejun cuprins in pretul
acesteia sau eventuale taxe. Nu sint incluse costurile legate de bauturi alcoolice, roomservice, telefoane altele decit in interesul serviciului sau alte costuri aferente altor facilitati
existente in hotel;
2.3 DIURNA
Pentru calatoriile de afaceri in afara teritoriului Republicii Moldova salariatii au dreptul la o
diurna zilnica. Diurna zilnica se acorda numai daca durata calatoriei este mai mare de 24
ore. Pentru o durata mai mica de 24 ore se va oferi 50 % din diurna.
In cazul calatoriilor de afaceri in interiorul tarii diurna este stabilita in felul urmator :

Moldova
Legislatia Moldovei
Tara

Compania
Cat
Cat III
II

Cat
I

valuta

limita

valuta

Chisinau

MDL

55

MDL

55

60

65

Balti, Tiraspol

MDL

55

MDL

55

60

65

alte mun. si orase

MDL

55

MDL

55

60

65

localitati rurale

MDL

55

MDL

55

60

65

In cazul calatoriilor de afaceri in afara tarii diurna este stabilita in felul urmator:
Tari Dezvoltate
Legislatia
Moldovei
Tara

Compania
Cat
Cat III
II

Cat
I

valuta

limita

valuta

Austria

EUR

30

EURO

20

20

20

Greece

EUR

25

EURO

20

20

20

Coca-Cola Imbuteliere Chisinau SRL

Elaborat:

Viorica Verega

Aprobat:

Anghelus Angela

Document
INTERN
Pagina 4 din 9

Financial Policies and Procedures

2701.1206.2006 2010 Rev.

04
02

Politica
cheltuielilor
ocazionate
de
calatoriile
de
afaceriECHIPAMENTUL UTILIZAT PENTRU TESTAREA CALITATII
Tari in curs de Dezvoltare
Legislatia
Moldovei
Tara

Compania
Cat
Cat III
II

Cat
I

valuta

limita

valuta

Romania / Bucuresti

EUR

20

EURO

20

20

20

alte orase

EUR

20

EURO

20

20

20

Bulgaria

EUR

20

EURO

20

20

20

Czech Republic

EUR

20

EURO

20

20

20

Hungary

EUR

20

EURO

20

20

20

Poland

EUR

20

EURO

20

20

20

Slovakia

EUR

20

EURO

20

20

20

Croatia

EUR

25

EURO

20

20

20

Compania
Cat
Cat III
II

Cat
I

Tarile C.S.I.
Legislatia
Moldovei
Tara

valuta

limita

valuta

Moscow, St.Petersburg

USD

35

EURO

20

20

20

alte orase

USD

20

EURO

20

20

20

Ukraine

USD

25

EURO

20

20

20

Russia

Diurna nu se justifica documentar (aceasta diurna se acorda pentru a compensa mici

cheltuieli personale ca de ex. telefoane personale, tichete de muzee, impachetare bagaj,
dulciuri etc.)
2.4 MESE DE PROTOCOL
In cazul deplasarii se pot efectua si mese de protocol. Acestea nu se incadreaza in
limitele mentionate si se ramburseaza separat, nefiind considerate diurna.
Ca regula, atunci cind la evenimentul aparut in cursul calatoriei de afaceri participa mai
mult de un salariat, plata si raportarea cheltuielii o va face salariatul cu cel mai mare grad.
Este permis a fi date si decontate bacsisuri in limite rezonabile. Pentru mese un nivel
acceptabil este de 5-10% din valoarea mesei, procentul scazind pe masura ce valoarea
creste. Limitele stabilite pentru mesele servite cuprind si valoarea bacsisului.
Mesele de protocol trebuie sa fie justificate documentar cu bon fiscal sau factura, cu
mentionarea persoanelor ce au mincat.

Coca-Cola Imbuteliere Chisinau SRL

Elaborat:

Viorica Verega

Aprobat:

Anghelus Angela

Document
INTERN
Pagina 5 din 9

Financial Policies and Procedures

2701.1206.2006 2010 Rev.

04
02

Politica
cheltuielilor
ocazionate
de
calatoriile
de
afaceriECHIPAMENTUL UTILIZAT PENTRU TESTAREA CALITATII
2.5 CHELTUIELI CU PARCAREA
Cheltuielile cu parcarea sunt rambursabile in cazul in care apare necesitatea drept
urmare a calatoriei de afaceri .
2.6 CONVORBIRI TELEFONICE SI ALTE COSTURI LEGATE DE COMUNICATIE
Acolo unde este posibil, folosirea telefoanelor din camere trebuie evitata, datorita
costurilor exagerate. Optiunea preferata este folosirea liniilor locale sau a telefoanelor
mobile, ultima optiune fiind aceea de folosire a telefonului din camera si numai in situatii de
urgenta.
Optiunea preferata este utilizarea LOTUS-lui , chat-ului si SMS . Alta optiune fiind
aceea de folosire a telefonului mobil / roaming, pentru convorbiri de afaceri urgente si
convorbiri rezonabile cu familia .
Se recomanda alegerea celui mai econom operator .
2.7 VIZE
Toate cheltuielile efectuate de catre salariat pentru obtinerea vizei pentru o calatorie de
afaceri se ramburseaza. Inainte de obtinerea vizei trebuie investigate toate optiunile
existente pentru a o folosi pe cea mai putin costisitoare, de exemplu viza cu multiple intrari in
loc de viza cu o singura intrare, atunci cind se asteapta a fi efectuate mai multe calatorii.
2.8 ALTE CHELTUIELI RAMBURSABILE
CHELTUIELI DE SPALATORIA

Atunci cind salariatii sint intr-o calatorie de afaceri cu o durata mai mare de 3 zile
lucratoare, acestia au dreptul la rambursarea cheltuielilor de spalare a hainelor si a
autoturismelor.
COMISIOANE BANCARE

Atunci cind schimbarea valutei este necesara toate comisioanele bancare aferente
schimbului valutar vor fi incluse in calculul ratei de schimb si astfel rambursate de catre
companie.
2.9 ALTE CHELTUIELI NERAMBURSABILE
- Excursiile prin oras, vizitarea muzeelor, teatrelor, evenimentelor sportive etc.

- Procurarea bunurilor de igiena personala.

- Facilitati suplimentare acordate de catre hotel cu plata.
Coca-Cola Imbuteliere Chisinau SRL
Elaborat:

Viorica Verega

Aprobat:

Anghelus Angela

Document
INTERN
Pagina 6 din 9

Financial Policies and Procedures

2701.1206.2006 2010 Rev.

04
02

Politica
cheltuielilor
ocazionate
de
calatoriile
de
afaceriECHIPAMENTUL UTILIZAT PENTRU TESTAREA CALITATII
- Dulciuri, gume de mestecat altele decit cele cuprinse in masa de baza.
- Calatoriile de afaceri combinate cu cele personale sunt permise, cu conditia ca angajatul
achita costul suplimentar pentru calatoria personala. Compania va rambursa angajatului
doar cheltuielile legate de calatoria de afaceri.

3 PROCESUL DE AUTORIZARE SI FLUXUL DOCUMENTELOR

Angajatul Companiei Coca Cola mbuteliere Chiinau trebuie s efectuieze urmatoarele
etape in cazul unei cltorii de afaceri.
1. n scopul autorizrii cltoriei, se completeaza formularul Ordin de deplasare.
Ordinul va fi completat de catre .
2. n Departamentul Financiar, angajatul prezinta Ordinul de deplasare contabilului
responsabil de gestionari, p/u a se calcula suma de bani necesar cltoriei. Calculul
se va efectua pe formularul Calculul sumei necesare p/u o cltorie de afaceri i
necesit aprobarea Finance Managerului.
3. Ridicarea avansului cash din cas se va face cu cel putin 48 de ore nainte de
cltorie. Angajatul va primi de la casier formularul Raport privind cheltuieli in
deplasare.
4. n cazul in care angajatul pleac peste hotarele Republicii Moldova i are nevoie de
un avans in valut, acesta va prezenta copia Ordinului de deplasare, copia
paaportului i Calculul sumei necesare p/u o cltorie de afaceri contabilului
responsabil de decontarile bancare, cu cel putin 3 zile nainte de plecare. Apoi, in
ziua urmtoare va putea ridica avansul din cas.
5. n caz ca angajatul refuz s plece in deplasare sau in locul lui pleaca alt persoan
(trebuie sa existe consimmntul Managerului de Departament), acesta trebuie s
ntiineze Contabilul ef cu cel putin 2 zile inainte de plecare.
6. Darea de seam privind cheltuielile efectuate (Raport privind cheltuieli in
deplasare) se prezint de ctre angajatul detaat contabilului responsabil de
gestionari, in termen de 3 zile de la revenirea in ar. Raportul privind cheltuieli in
deplasare se ntocmeste in acea valut in care a fost eliberat avansul.
7. n acelai termen se restituie n cas i suma avansului neutilizat. n cazul n care
sumele, eliberate p/u deplasarea de serviciu, nu au fost restituite in termenul stabilit,
ele se rein din salariul angajatului.
8. Att biletele de avion, tren, autobus etc., ct i asigurrile medicale achitate prin
transfer, se prezint in Contabilitate in termen de 3 zile de la revenirea din cltorie.

Coca-Cola Imbuteliere Chisinau SRL

Elaborat:

Viorica Verega

Aprobat:

Anghelus Angela

Document
INTERN
Pagina 7 din 9

Financial Policies and Procedures

2701.1206.2006 2010 Rev.

04
02

Politica
cheltuielilor
ocazionate
de
calatoriile
de
afaceriECHIPAMENTUL UTILIZAT PENTRU TESTAREA CALITATII
ORDIN DE DEPLASARE
Acest formular se foloseste pentru autorizarea calatoriei interne/externe si aprobarea
bugetului estimativ de cheltuieli in conformitate cu Chart of Authority (COA).
Deasemenea este folosit pentru justificarea calatoriei si ca document-suport pentru
decont. Acest document trebuie sa fie in posesia persoanei care calatoreste, fiind stampilat
in conformitate cu legea RM, pentru a putea fi considerata valabila calatoria si pentru a putea
fi deduse cheltuielile.
-

Completat si semnat conform COA ( Manager Departament , Function Head si

Manager Resurse Umane )

- Inregistrat in registrul companiei

- Persoana care calatoreste pastreaza acest document asupra sa pina la intoarcerea din
deplasare, cind il ataseaza la Raportului de cheltuieli in Deplasare ca o dovada a calatoriei
efectuate
-

Ordinul de deplasare va fi stampilat atit la Resurse Umane cit si la locul destinatiei:

sosit (data, stampila)
plecat (data, stampila)

Raportul de Cheltuieli in Deplasare

Toate cheltuielile salariatilor ocazionate de o calatorie de afaceri trebuie sa fie inscrise spre
aprobare in Raportul de Cheltuieli.
-

Se completeaza si se semneaza personal in baza documentelor aferente cheltuielilor

Se anexeaza toate bonurile fiscale, facturile ce justifica cheltuielile.

Se aproba conform Chart of Authority

Se depune la dep. Financiar

Se pastreaza la registrul Decontari cu gestionarii

Atunci cind calatoria are o durata mai mare de o luna, Raportul de Cheltuieli se intocmeste
cel putin o data pe luna.
REFERINTE:
Business Travel and Entertainment Policy, issued in July 2006
Moldova Chart of Authority
EVIDENTA REVIZIILOR:
Rev.

Data

Numele

02

2010

Verega Viorica

01

2006

Anghelus Angela

Sumarul modificarilor
Modificarea diurnei si modului de decontare a
acesteia.
Document Nou

00

Coca-Cola Imbuteliere Chisinau SRL

Elaborat:

Viorica Verega

Aprobat:

Anghelus Angela

Document
INTERN
Pagina 8 din 9

Financial Policies and Procedures

2701.1206.2006 2010 Rev.

04
02

Politica
cheltuielilor
ocazionate
de
calatoriile
de
afaceriECHIPAMENTUL UTILIZAT PENTRU TESTAREA CALITATII

Coca-Cola Imbuteliere Chisinau SRL

Elaborat:

Viorica Verega

Aprobat:

Anghelus Angela

Document
INTERN
Pagina 9 din 9

Financial Policies and Procedures

2701.1206.2006 2010 Rev.

04
02