Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor Master Sistem Informaionale pentru Afaceri

PROIECT DE ECHIP
<Titlul proiectului se completeaz> <Localizarea proiectului se completeaz >

Componena echipei:

Ponderea contribuiei la proiect: ____ % ____ % ____ % ____ %

1. 2. 3. 4.

Regula general este de 3-4 membri n echip. Ordinea membrilor este cea alfabetic, fiind obligatorie nregistrarea contribuiei reale la elaborarea proiectului.

CopyrightGabriela Mesnita IAI 2013

NOT

V rugm s citii i s completai cu atenie acest formular, fr a elimina nici o component a acestuia , inclusiv comentariile specifice fiecrei componente. Omisiunile nu vor putea fi rectificate dup predarea lui. n cazul n care una dintre informaiile sau anexele solicitate lipsesc, nota va fi diminuat cu punctajul alocat seciunii respective, conform Grilei de evaluare.
Versiunea electronic a formularului va fi pus la dispoziie p rin e-mail. Proiectele se vor realiza conform cerinelor specificate n cadrul orelor alocate disciplinei i vor avea obligatoriu pagin de cuprins cu trimiteri la paginile din formularul completat. ATENIE!!!! Proiectele vor aborda probleme i idei strict din domeniul specializrii de Master, discutate i la orele de seminar, bazndu-se, n principal, pe programele de finanare existente n aceast perioad.

CUPRINS

I.

CONTEXTUL ALEGERII PROIECTULUI I A LINIEI DE FINANARE ..................3

1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 Identificarea ideii de proiect ............................................................................................................... 3 Descrierea solicitantului/promotorului/beneficiarului finanrii: ...................................................... 3 Selectarea i descrierea liniei de finanare ......................................................................................... 3 Justificarea necesitii proiectului (maxim 4 pagini) ......................................................................... 4 Definirea scopului, obiectivelor i a jaloanelor proiectului (maxim 2 pagini) ................................... 4

II. RELEVANA PROIECTULUI.........................................................................................4 III. PLANIFICAREA PROIECTULUI .....................................................................................6

3.1 Descompunerea proiectului pe activiti/subactiviti, plecnd de la jaloane, i descrierea detaliat a activitilor (maxim 9 pagini) ...................................................................................................................... 6 3.2 Planificarea calendaristic (maxim 5 pagini) ..................................................................................... 6 3.3 Construirea echipei proiectului i stabilirea responsabilitilor pe activiti (maxim 3 pagini) ........ 6 3.4 Identificarea resurselor necesare i realizarea bugetului proiectului .................................................. 6

IV. IDENTIFICAREA RISCURILOR POTENIALE I ESTIMAREA INDICATORILOR DE EVALUARE ..........................................................................................................................7

4.1 4.2 4.3 Determinarea riscurilor proiectului (maxim 1 pagin) ....................................................................... 7 Identificarea indicatorilor de msurare a proiectului (maxim 1 pagin) ............................................ 7 Matricea cadru logic a proiectului ...................................................................................................... 7

V. BIBLIOGRAFIE...................................................................................................................8 List de control .........................................................................................................................9 Gril de evaluare .......................................................................................................................9

Graficul responsabilitilor pentru proiect ................................................................................................... 10 Buget agregat i bugetul estimat pe perioade calendaristice (se va realiza in Excel) .................................. 11 Matricea cadru logic ..................................................................................................................................... 13

I. CONTEXTUL ALEGERII PROIECTULUI I A LINIEI DE FINANARE

Identificarea ideii de proiect: o problem ce se dorete a fi rezolvat sau o oportunitate care va fi exploatat, n 2-3 fraze (vezi suportul de lucrri practice) 1.1 1.2 Descrierea solicitantului/promotorului/beneficiarului finanrii1: numele organizaiei solicitante i datele de contact ale acesteia tipul organizaiei (instituie public, organizaie non-guvernamental, firm privat) obiectul de activitate al organizaiei misiunea organizaiei experiena n domeniul proiectelor, dac este cazul (list cu proiectele la care a luat parte organizaia, sursele de finanare accesate, scopul proiectelor respective) Selectarea i descrierea liniei de finanare Se vor specifica programul de finanare, obiectivele i prioritile n care se ncadreaz ideea, solicitanii, activitile i cheltuielile eligibile. Se vor include informaiile necesare pentru a realiza evaluarea eligibilitii proiectului propus, att din punct de vedere al ideii, ct i al solicitantului, cu trimiterile bibliografice necesare, dar nu se vor copia integral informaiile gsite la finanator . Se vor selecta doar cele relevante din punctul de vedere al ideii de proiect, n max. o jumtate de pagin.

1.3

ATENIE! Prezentarea contextului se evalueaz prin comparaie cu detaliile incluse n proiect, din care trebuie s reias relevana proiectului propus, eligibilitatea solicitantului n raport cu cerinele liniei de finanare.

A nu se confunda beneficiarul finanrii cu beneficiarii proiectului (direci, grup int, indireci). Beneficiarul finanrii este o organizaie cu personalitate juridic care propune i urmeaz s implementeze proiectul.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

II. RELEVANA PROIECTULUI

2.1 Justificarea necesitii proiectului (maxim 4 pagini) Se vor furniza urmtoarele detalii: a) Argumentarea problemei sau a oportunitii identificate, specificarea cauzelor care au generat problema sau a elementelor declanatoare pentru oportunitate, a efectelor ce ar putea s se perpetueze prin nerezolvarea problemei sau neexploatarea oportunitii . n acest scop, se vor folosi date statistice, se va preciza localizarea geografic sau instituional, astfel nct din descriere s rezulte soluia/soluiile de rezolvare. De asemenea, din motivarea ideii trebuie s rezulte clar relevana proiectului raportat la sursa de finanare. Pe baza elementelor descrise, se va realiza o analiz SWOT a proiectului, astfel nct s fie evideniate punctele tari (ce exist acum i poate fi exploatat n favoarea proiectului) i nevoile/punctele slabe percepute (ce se ncearc a fi rezolvate prin proiect), oportunitile i ameninrile (constrngerile). Analiza SWOT trebuie s fie sinteza justificrii i NU prezentarea avantajelor/dezavantajelor pe care le aduce proiectul. Se va evidenia soluia gsit la problema identificat sau pentru exploatarea oportunitii, n concordan cu obiectivele i prioritile sursei de finanare. b) Descrierea beneficiarilor direci, grupurilor int, beneficiarilor indireci. Din motivarea ideii de proiect trebuie s rezulte categoriile de persoane afectate de problema/oportunitate i asupra crora se vor concentra eforturile proiectului. Plecnd de la justificare, se vor urmri cuantificarea numeric, localizarea geografic, caracteristicile demografice, nevoile percepute i modul lor de satisfacere. Se va completa doar tabelul nr. 1. c) Descrierea gradului de unicitate/inovare. Prezentarea va include elementele originale vizate, va sublinia importana lor pentru domeniu/organizaie/comunitate, plecnd de la eventualele proiecte implementate deja, experienele sau bunele practici ale altor proiecte i artnd ce s-ar putea dezvolta mai departe. Definirea scopului, obiectivelor i a jaloanelor proiectului (maxim 2 pagini)

2.2

a) Se va delimita scopul proiectului, avnd n vedere c el trebuie s fie clar formulat, s rezulte ce se poate rezolva din problema identificat i ce nu poate fi rezolvat, cui se adreseaz proiectul. b) Se vor identifica obiectivele pe termen mediu i lung (generale), argumentnd ncadrarea lor n linia de finanare (trebuie s existe coresponden cu justificarea 2.1 a). c) Se vor stabili obiectivele pe termen scurt (specifice sau operaionale) ale proiectului, fiind delimitate n funcie de caracterul lor cantitativ sau calitativ (cf. suportului de lucrri practice). Se va face o scurt justificare a relevanei ncadrrii lor n prioritile/operaiunile indicative ale liniei de finanare (trebuie s existe coresponden cu justificarea 2.1 a, n special cu analiza SWOT). d) Pe baza obiectivelor pe termen scurt sau a scopului, se vor formula jaloanele/reperele proiectului, vzute ca rezultate intermediare ale acestuia. Jaloanele se vor stabili la nivel de proiect, plecnd de la scop, sau pe fiecare obiectiv pe termen scurt. Acestea vor sta la baza descompunerii proiectului n activiti i subactiviti, precum i la stabilirea indicatorilor de msurare a evoluiei i finalizrii proiectului.

Tabelul nr. 1 - Categorii de grupuri int, beneficiari direci i indireci2

Caracteristici demografice i sociale (de exemplu: vrsta/nivel studii/venituri poziie social/etnie etc.); alte elemente relevante de descriere3

Categoria

Componena categoriei

Cuantificare numeric

Nevoi percepute

Modul n care proiectul sprijin acoperirea nevoilor

Beneficiari direci

Grupul int

Beneficiari indireci

2 3

Numrul de linii din tabel se va adapta n funcie de numrul de elemente dintr-o categorie. Pentru elementele componente ale grupului int, se vor preciza inclusiv criteriile de selecie din categoria beneficiarilor direci.

III. PLANIFICAREA PROIECTULUI

3.1 Descompunerea proiectului pe activiti/subactiviti, plecnd de la jaloane, i descrierea detaliat a activitilor (maxim 9 pagini) Se vor descrie detaliat doar activitile care vor conduce la obinerea jaloanelor. Descrierea va include i posibile soluii tehnice, eventuale justificri economice pentru soluia selectat, ipoteze i contextul n care se vor derula. Activitile se vor descompune n subactiviti, respectnd regulile din suportul de curs. Se va stabili durata fiecrei subactiviti sau a activitilor ce nu sunt supuse descompunerii. Descompunerea se va realiza folosind ca instrument structura descompunerii pe lucrri n format rezumat. 3.2 Planificarea calendaristic (maxim 5 pagini) Durata proiectului va fi de __ luni.
4

Se va realiza planificarea calendaristic a proiectului, cu ajutorul diagramei Gantt, stabilindu-se i secvena de derulare a activitilor/subactivitilor (dependene FS, SS, FF, SF) . Diagrama Gantt va fi ataat ca anex, folosind o trimitere n cadrul acestui formular (ex. Anexa nr. x). Planificarea calendaristic nu trebuie s conin descrierile detaliate ale activitilor/subactivitilor, ci doar denumirea lor (v rugm s verificai dac denumirea lor este aceeai cu cea menionat n seciunea 3.1). Not: Planul proiectului va fi prezentat ntr-o diagram Gantt generat cu un produs software specific domeniului (Microsoft Project) sau cu alte aplicaii. NU se va apela la modul tabelar de redare a planului proiectului specific proiectelor finanate prin unele fonduri europene!!! 3.3 Construirea echipei proiectului i stabilirea responsabilitilor pe activiti (maxim 3 pagini)

a) Se vor identifica poziiile pentru echipa de management al proiectului i pentru echipa de implementare (doar pe funcii/roluri, nu este nevoie s se includ numele persoanelor). Se va construi o organigram a echipei proiectului, stabilindu-se tipul de structur organizatoric, conform structurilor din suportul de curs. Pentru fiecare rol se vor descrie abilitile i cunotinele necesare; modul de comunicare i de adoptare a deciziilor n cadrul proiectului, n funcie de responsabilitile alocate. n funcie de responsabiliti, se va construi Graficul responsabilitilor, n care se vor include i responsabilitile eventualilor parteneri, respectiv a firmelor contractate (furnizori) pentru bunuri, lucrri sau servicii, prezentat n Anexa 1. b) Descrierea rolului partenerilor proiectului (dac este cazul): o scurt prezentare a lor, a echipei care va gestiona proiectul la nivelul fiecrui partener (tot din punct de vedere al funciilor/rolurilor), specificarea responsabilitilor pe activitile n care vor fi implicai. Atenie, partenerii nu sunt furnizorii proiectului. Partenerii au aceleai drepturi i obligaii ca i solicitantul/beneficiarul proiectului. 3.4 Identificarea resurselor necesare i realizarea bugetului proiectului

a) n funcie de durata i complexitatea activitilor se vor estima resursele necesare. Pentru fiecare tip de resurs, se vor preciza numrul de uniti (buci, nr. de ore de lucru, mp de spaiu etc.) i preul pe unitate, calculndu-se valoarea total. Aici trebuie incluse i resursele umane (echipa proiectului) n funcie de graficul responsabilitilor i timpul de lucru afectat de fiecare resurs. Resursele se vor completa la nivel de activitate n Tabelul 2. Tabelul nr. 2 Resursele necesare desfurrii proiectului Cod Denumire activitate Denumire resurs Cantitate Pre Valoare activitate

b) Pe baza resurselor identificate i repartizate pe activiti, estimai bugetul proiectului i completai Anexa 2 pentru ntreaga durat de derulare a proiectului (bugetul pe luni) i bugetul agregat. Not: Formatul bugetului este prezentat n suportul de lucrri practice (tipurile de cheltuieli din anex sunt orientative) i trebuie s conin suficiente detalii pentru justificarea sumelor incluse la fiecare poziie bugetar (vezi suportul de curs i de lucrri practice).

Se va ine cont de restriciile de timp impuse prin linia de finanare.

IV. IDENTIFICAREA RISCURILOR POTENIALE I ESTIMAREA INDICATORILOR DE EVALUARE

4.1 Determinarea riscurilor proiectului (maxim 1 pagin)

Se vor identifica principalele riscuri care pot afecta atingerea obiectivelor sau obinerea jaloanelor. Se vor preciza efectele asupra proiectului, precum i modalitile de contracarare a riscurilor sau de diminuare a efectelor lor. Se va completa Tabelul 3. Tabelul nr. 3 Riscurile asociate desfurrii proiectului

Cod risc

Riscul

Impact asupra proiectului

Aciuni de efectuat pentru contracararea riscului sau reducerea efectelor

Factorii ce ar putea influena proiectul i care trebuie sa fie luai n considerare la stabilirea riscurilor proiectului: economici tehnici financiari sociali si culturali legislativi naturali politici manageriali Impactul asupra proiectului poate fi reprezentat de: anularea unei activiti; ntrzierea proiectului; alocarea de sume suplimentare pentru acoperirea costurilor generate de risc; solicitarea ntreruperii proiectului; nchiderea proiectului. Codurile riscurilor se vor forma dup urmtorul ablon: prima liter a tipului de factor care determin riscul (de exemplu, E pentru factori economici, S pentru factori sociali etc.) + 1-2 cifre prin care s se indice ordinea riscului n cadrul categoriei de care aparine. Se va explica modul n care s-a stabilit codul. 4.2 Identificarea indicatorilor de msurare a proiectului (maxim 1 pagin)

Se vor stabili indicatorii de msurare la nivelul fiecrui jalon, preciznd att denumirea, ct i valoarea numeric a indicatorilor, avndu-se n vedere i activitile de monitorizare prevzute n planul proiectului. Atenie! Indicatorii se vor ataa jaloanelor, nu activitilor planificate.

4.3

Matricea cadru logic a proiectului

Se va realiza fia de sintez a proiectului, prin matricea cadru logic, completnd Anexa 3.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

V. BIBLIOGRAFIE
Lista bibliografic se va ntocmi pe categorii cri, reviste, resurse web etc.

List de control nainte de a depune proiectul, va rugm s verificai dac formularul este complet (revezi i Nota de la nceputul formularului) i, n special dac: Dosarul proiectului este complet i corespunde cu cerinele din formularul propus i din descrierea programului de finanare sau a strategiei organizaiei. Au fost completate toate rubricile. Durata activitilor i planificarea calendaristic a proiectului (seciunea 3.1) sunt incluse n cadrul formularului. Bugetul este complet i prezentat n formatul solicitat. Matricea cadru logic aferent proiectului a fost completat n concordan cu formatul furnizat.

Gril de evaluare Descrierea contextului asigur o imagine clar asupra ideii proiectului, a solicitantului i a programului de finanare abordat Justificarea proiectului corespunde cerinelor formulate prin definirea problemei i au fost surprinse toate componentele seciunii 1.4 Grupurile int, beneficiarii direci i indireci au fost identificai corect (localizare, cuantificare, segmentare, pentru fiecare categorie) Scopul i obiectivele proiectului sunt clar formulate. Sunt surprinse att obiectivele pe termen lung (generale), ct i obiectivele pe termen scurt (specifice) Jaloanele sunt relevante pentru proiect, asigur identificarea clar a pailor de urmat pentru atingerea scopului/obiectivelor proiectului Activitile/subactivitile sunt descrise, relevante pentru j aloane, coerent prezentate prin structura descompunerii pe lucrri. Au fost realizate planificarea calendaristic i Matricea cadru logic a proiectului Pentru echipa de management i implementare a proiectului sunt stabilite clar responsabilitile, abilitile i cunotinele necesare Resursele au fost stabilite corespunztor pe fiecare activitate. Bugetul a fost calculat n funcie de resursele alocate pe activiti/subactiviti, s-a utilizat anexa indicat n suportul pentru lucrri practice S-au stabilit riscurile i indicatorii de evaluare 1 punct 1 punct 1 punct 1 punct 1 punct 1.5 puncte

1 punct 1 punct

0.5 puncte

10

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

ANEXA 1

Graficul responsabilitilor pentru proiect

Cod activitate 1000 Denumire activitate Organizare licitaie Manager de proiect RD Persoana 1* D Persoana 2* Persoana 3* Firma 1* Firma 2 Persoana n/ Firma n*

Tipuri de responsabiliti R = Responsabil cu efectuarea activitii C = Consultan D = Deruleaz activitatea Not: Se completeaz la intersecia liniei cu coloana, n funcie de responsabilitile descrise la 2.2.a Nu la toate interseciile trebuie s se ide ntifice un anumit tip de responsabilitate. * Se vor nlocui Persoana 1, 2 .. n i Firma 1, 2 ... n cu funciile/rolurile identific ate la punctul 3.3.a (Responsabil logistic, Administrator reea etc.), respectiv furnizorii necesari pentru derularea unor activiti identificate prin descrierea activitilor ( 3.1) , cum ar fi firma software, firma echipamente productie, firma publicitate etc.

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

11

ANEXA 2

Buget agregat i bugetul estimat pe perioade calendaristice (se va realiza in Excel)

BUGET AGREGAT ESTIMAT
Categorie bugetara A. Cheltuieli exploatare 1. Chirie 2. Cheltuieli curente 3. Cheltuieli personal 4. Consultanta/servicii 5. Promotionale 6. Materiale consumabile 7. Editare si multiplicare 8. Mobilitati (cheltuieli de deplasare, cazare, diurna) 9. Materiale pentru biblioteca 10. Abonamente, reviste 11. Cheltuieli speciale 12. Cheltuieli neprevazute Subtotal operationale (A) B. Investitii Amenajari cladiri Echipamente de birou: Calculator/soft: UM mp luni om-luna om-ore um luni um pers-zile um abon. Nr. unitati Pret/UM Nr. luni Total cost Contrib. finantator 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Unitate monetara Contrib. proprie

Atentie la formula de calcul din coloana Total cost. - Pentru categoriile de buget cu unitatile de masura mp, om-lun, om-ore, um, pers.-zile, abon., calculul se realizeaza prin inmultirea coloanelor Nr. unitati si Pret/Um; - Pentru categoriile de buget cu unitatile de masura luni, calculul se realizeaza prin inmultirea coloanelor Pret/um si Nr. luni.

Mobilier,scule Subtotal investitii (B) 0 0 0

TOTAL Proiect

12

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

BUGET ESTIMAT PE LUNI

Categorie bugetara A. Cheltuieli exploatare 1. Chirie 2. Cheltuieli curente 3. Cheltuieli personal 4. Consultanta/servicii 5. Promotionale 6. Materiale consumabile 7. Editare si multiplicare 8. Mobilitati (cheltuieli de deplasare, cazare, diurna) 9. Materiale pentru biblioteca 10. Abonamente, reviste 11. Cheltuieli speciale 12. Cheltuieli neprevazute Subtotal operationale (A) B. Investitii Amenajari cladiri Echipamente de birou: Calculator/soft: Luna 1 Luna 2 Luna 3 Luna n Unitate monetara Total luni

Mobilier,scule Subtotal investitii (B) 0 0 0 0 0 0

TOTAL Proiect

0 (cifra de control)

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

13

Anexa 3

Matricea cadru logic

Obiective pe termen lung ... ... Obiective pe termen scurt ... ... Jaloane ... ... ... Activiti pentru realizarea jaloanelor ... ... ... ... ... ... ...

Indicatori de msurare

Riscuri (codul de la 4.1) i ipoteze ... ... ... ... ... ... Resursele necesare desfurrii activitilor (doar pe categorii de resurse, fr detalierea lor) ... ... ... ... Surse de verificare