Universitatea tefan cel Mare Suceava Facultatea de tiine Economice i Administraie Public Program de master

MA A!EME "U# P$%&E'"E#%$

Note de curs

Suceava ()*+

'u,rins

Introducere I. II. Clarificri conceptuale Management de proiecte II.1. Concepia II.2. Planificarea II.3. Implementarea proiectelor II.4. Evaluarea sf!r"itul proiectelor III. #tragere de fonduri III.1. $tructura organi%aional "i atragere de fonduri III.2. Clasificarea surselor de finanare III.3. Campania de atragere a fondurilor III.4. Metode de atragere a fondurilor

&ntroducere

&n perioada actual atragerea de surse de finanare prin proiecte a devenit o practic destul de frecvent folosit. 'ac la (nceput metoda de finanare prin intermediul proiectelor a fost o practic caracteristic mai ales organi%aiilor neguvernamentale) (n ultima perioad finanarea prin proiecte s*a e+tins at!t la nivelul administraiilor pu,lice) c!t "i la nivelul organi%aiilor orientate spre o,inerea profitului. Pentru activitatea administraiilor pu,lice locale) ela,orarea "i gestionarea proiectelor) rspunde (n primul r!nd unei du,le necesiti* * nevoia de a adopta te.nici moderne de lucru) nevoia de a atrage noi resurse financiare pentru re%olvarea unor pro,leme aprute la nivelul comunitilor locale. /n proiect care dispune de termene precise) de o,iective) de un responsa,il "i de mi0loace alocate) permite introducerea progresiv a unei culturi orientate spre atingerea re%ultatelor (ntr*o perioad dat. Prin urmare managementul de proiect a devenit o tematic de ,a% (n mai toate modulele de pregtire adresate funcionarilor pu,lici. Materialul suport de curs care are ca tematic managementul de proiect este structurat pe trei pri. &n prima parte vor fi pre%entate c!teva noiuni de specialitate pentru a clarifica cadrul conceptual al domeniului la care ne referim. Cea de*a doua parte va fi dedicat modalitilor) pa"ilor care tre,uie urmai (n ela,orarea proiectelor "i a modului de conducere gestionare propriu*%is a unui proiect. 1undraisingul este tema celei de*a treia pri a acestui material.

&- 'larificri conce,tuale

&nainte de a vor,i despre ela,orarea proiectelor) despre managementul de proiect) precum "i despre te.nicile "i practicile de fundraising este necesar definirea termenilor de specialitate care vor fi folosii (n cadrul lucrrii. Pentru (nceput se vor defini cei doi termeni care compun aceast e+presie de management de proiecte. I. #stfel) cuv!ntul ,roiect provine din latinescul pro0ectus "i conform 'icionarului E+plicativ al 2im,ii 3om!ne are mai multe (nelesuri) pentru noi fiind interesante urmtoarele* * plan sau intenie de a (ntreprinde ceva) de a organi%a) de a face un lucru4 prima form a unui plan 5economic) social) financiar) etc.6 care urmea% s fie discutat "i apro,at pentru a primi un caracter oficial "i a fi pus (n aplicare. &n materialul editat de 1undaia pentru 'e%voltarea $ocietii * Centrul pentru 'e%voltarea 7rgani%aiilor Neguvernamentale * pentru conceptul de proiect sunt date urmtoarele (nelesuri1. 8!ndire anticipativ orientat ctre un scop) av!nd (n vedere producerea unei sc.im,ri) percepute ca favora,il pentru cel ce intenionea% s o produc. 2. 'ocumentaie te.nic "i financiar) riguros alctuit) pe ,a%a creia se poate reali%a un sistem oarecare cu caracteristici "i niveluri de performan predeterminate "i cu riscuri limitate. 3. Proiect 9 activitate care are un (nceput "i un sf!r"it) este planificat "i controlat "i are drept scop o sc.im,are. II. Pentru cuv!ntul management care provine de engle%escul management 'icionarul E+plicativ al 2im,ii 3om!ne reine urmtoarele sensuri* * * activitatea "i arta de a conduce) ansam,lul activitilor de organi%are) de conducere "i de gestiune a (ntreprinderilor) "tiina "i te.nica organi%rii "i conducerii unei (ntreprinderi. &n literatura de specialitate managementul este definit ca :meseria care const (n a conduce) (ntr*un conte+t dat) un grup de oameni cu scopul de a atinge (n comun o,iective conforme finalitilor organi%aiei de apartenen: 5Clin Emilian ;inea) Clin 8.iolan < Management pu,lic I) Editura 8e=alt) Clu0*Napoca 2>>>6. 'e aici se pot trage cel puin ? conclu%ii-

1. Managementul este o meserie- deci o activitate practic ce regrupea% un ansam,lu de e+periene) cuno"tine te.nice "i relaionale. Nu este vor,a aici nici de un proces a,stract) nici de teorie. 2. Aceast meserie const n a conduce . @# conduce: tre,uie perceput ca un termen generic pentru a desemna diferite stiluri de management care sunt posi,ile. 3. Meseria n cauz se exercit ntr-un context dat4 este vor,a aici de mediul economic) politic) social) tipul de cultur dominant) mentalitile) tradiiile ce determin apariia unor constr!ngeri oportuniti specifice. 4. Managementul presupune totodat a conduce un grup de oameni4 nu tre,uie deci confundat managementul cu simplul fapt de a avea un grup de oameni (n su,ordine. ?. Managementul vizeaz atingerea n comun a unor obiective conforme cu finalitile organizaiei. Mai general se poate defini managementul de proiect ca activitatea ce are drept scop conducerea reali%rii unui plan. 'in aceast definiie pot fi trase trei conclu%ii1. Managementul de proiect este o activitate cu un scop specific 2. Managementul de proiect se refer la conducerea activitii de reali%are a unui plan. 3. Managementul de proiect se desf"oar (n timp din momentul (n care este (nceput activitatea de ela,orare a planului care urmea% a fi reali%at "i ine p!n (n momentul reali%rii evalurii finale vis*a*vis de activitile derulate "i de succesul impactul proiectului. 7 alt definiie la care su,scriem are (n vedere faptul c managementul ,roiecteloreste procesul prin care managerul proiectului planific "i controlea% etapele "i activitile proiectului "i resursele pe care organi%aia le pune la dispo%iia proiectului.

'E ES"E U P$%&E'" / /n grup de activiti interdependente) (ntreprinse (ntr*o succesiune logic) (ntr*un interval limitat de timp) pentru o,inerea unor re%ultate ,ine preci%ate) necesare pt. a satisface o,iective clare.
/n alt termen des folosit (n acest domeniu este fundraising. un ec.ivalent al su (n lim,a rom!n ar fi str!ngere de fonduri) (neleg!ndu*se prin acesta activitatea de str!ngere de fonduri necesar pentru a implementa un proiect. &n perioada actual amploarea activitilor ?

de fundraising a crescut foarte mult "i c.iar se poate spune c este una dintre cele mai importante activiti desf"urate de un manager de proiect. 'erere de finanare < este formularul care tre,uie completat pentru a o,ine o finanare neram,ursa,il. Nu e+ist un document standard de acest fel < acestea difer (n funcie de finanator (n parte. 'e o,icei) cererea de finanare este unul dintre documentele din pac.etul informativ ce se acord celor care sunt interesai de finanri. Finanator < persoana sau organi%aia care acord finanare proiectului ela,orat de ctre o organi%aie sau o comunitate. 'ontribuie local < repre%int aportul persoanei organi%aiei sau al comunitii care ela,orea% "i gestionea% proiectul. #ceast contri,uie poate fi (n ,ani "i atunci spunem c este o contri,uie local proprie financiar sau poate consta din folosina ,unurilor "i aportul (n munc al solicitantului proiectului "i atunci vor,im de contri,uie (n natur. Program * repre%int un cadru instituional care spri0in proiecte ce converg spre un o,iectiv general. Prin conclu%ie putem spune c mai multe proiecte formea% un program.

'once,te c0eie1 Proiecte. management. management de ,roiecte. ,rogram. fundraising. cerere de finanare. finanator. contribuie local-

&&- Management de ,roiecte

#ctivitatea de ela,orare de proiecte caracteristic a organi%aiilor neguvernamentale a devenit o practic o,i"nuit "i pentru repre%entanii celorlalte dou sectoare- cel pu,lic "i cel de afaceri. &n aceast perioad tot mai des se vor,e"te "i (n aceste medii de e+istena unor departamente speciali%ate pentru ela,orarea de proiecte. 'omeniile (n care pot fi ela,orate proiectele sunt destul de variate "i se refer at!t la proiecte generale care vi%ea% de%voltarea 5a unei persoane) a unei organi%aii sau a unei comuniti6) c!t "i la proiecte care vi%ea% sc.im,ul de e+perien) organi%area de seminarii) etc.

'up cum am amintit "i mai sus activitatea de management de proiecte (ncepe din momentul demarrii activitii de ela,orare a propunerii de finanare. 'in acel moment cel care iniia% proiectul (ncepe munca efectiv de management de proiect. &n literatura de specialitate activitatea de management de proiect este (mprit (n patru etape fa%e* * * * concepia planificarea implementarea (nc.eiere evaluare &n cele ce urmea% vom (ncerca s pre%entm fiecare pas (n parte pentru a vedea care sunt activitile derulate (n cadrul acestora.

'once,ia

2nc0eiere3evaluare

Planificarea

&m,lementarea

&&-*- 'once,ia
Prima etap (n cadrul activitii de management de proiect const din clarificarea ideii care va sta la ,a%a propunerii de proiect. #ici la acest punct tre,uie definit Ce vrem s facemB Cu cine vrem s lucrmB Cum vrem s facemB 'e ce resurse avem nevoieB Este necesar ca (n aceast etap s acionm (n concordan cu strategia organi%aiei sau a comunitii pe care o repre%entm. &n ca% contrar se poate vor,i despre un proiect punctual care nu se (ncadrea% (n strategia organi%aional) ci vine (n (nt!mpinarea unei nevoi de moment identificate la nivelul organi%aiei sau a comunitii sau ca rspuns a unei posi,iliti de finanare. 'e"i orice proiect repre%int un pas (nainte totu"i ar fi mai ,ine dac "i aceast activitate s*ar desf"ura cu o C

component strategic foarte pronunat. Dre,uie remarcat c ma0oritatea proiectelor ela,orate sunt pe ,a% punctual "i fr a avea o component strategic. #cest lucru se datorea% "i finanrilor care se acord prin proiecte acestea nu se ,a%ea% de fiecare dat pe evaluri ale situaiilor concrete sau pe necesitile locale. Corelarea activitii de ela,orare "i management de proiecte cu activitile de planificare strategic la nivelul organi%aiei noastre este un de%iderat foarte important. &n ca%ul (n care nu avem un plan strategic de de%voltare a organi%aiei comunitii pe care o repre%entm) pentru determinarea prioritilor strategice din care decurge planul operaional "i mai apoi proiectele de de%voltare este nevoie s utili%m anali%a $E7D 1. $E7D este un instrument de anali% strategic) fle+i,il "i u"or de aplicat pe care o organi%aie sau o ec.ip de proiect (l folose"te pentru a identifica cele mai potrivite direcii de aciune. 7rice proiect nou ar tre,ui s ai, la ,a% o astfel de anali%) pentru a i se sta,ili gradul de oportunitate "i de fe%a,ilitate. $copul anali%ei $E7D este de a reali%a un plan strategic sau de a gsi o soluie la o pro,lem) lu!nd (n considerare factorii interni "i e+terni ai unei ec.ipe sau ai unei organi%aii. Principalul avanta0 al acestei anali%e il constituie consensul (ntre mem,rii ec.ipei. 'up ce au c%ut de acord asupra punctelor tari 5@$treng.ts:6) a punctelor sla,e 5@EeaFnesses:6) a oportunitilor 5@7pportunities6 "i a ameninrilor 5@D.reats6 care afectea% ec.ipa) este mult mai u"or s se identifice solutiile necesare. Ec.ipa care reali%ea% anali%a tre,uie s fie pregatit pentru un proces la,orios) (n care nu vor lipsi conflictele de idei. Este recomanda,il s e+iste un coordonator al (nt!lnirii 5care este din afara organi%aiei6) o ordine de %i "i s se foloseasc de c!te ori este posi,il te.nica ,rainstorming*ului. Pentru ca soluiile identificate la sf!r"it s fie (nsu"ite "i aplicate de toi mem,rii ec.ipei) facilitatorul tre,uie s (ncerce s*i implice pe fiecare) pe parcursul anali%ei. #nali%a $E7D arat (n felul urmtor-

Intern

* *

* *

#cronimul provine din cuvintele engle%e"ti Strenghts 5puncte forte6) Weaknesses 5puncte sla,e6) Opportunities 5oportuniti6 "i Threats 5pericole ameninri6.

Intern

Po%itiv Puncte tari 5@$treng.ts:6

Negativ Puncte sla,e 5@EeaFnesses:6

E+tern

7portuniti 5@7pportunities:6 * *

#meninri 5@D.reats:6 * *

Concepia repre%int deci etapa (n care se identific necesitile "i se estimea% resursele disponi,ile. &n funcie de acestea se sta,ilesc proiectele care tre,uie ela,orate "i o,iectivele ce tre,uie urmrite.

&&- (- Planificarea
# doua fa% a activitilor (n cadrul managementului de proiect este planificarea. &n cadrul acestei etape se ia deci%ia privind a,ordarea organi%aional ce va fi adoptat "i se trece la ela,orarea proiectului "i transpunerea acestuia pe structura cererii de finanare dac e+ist un asemenea document. 'up ce (n etapa precedent am identificat proiectele necesare (ncepem activitatea de fundraising 5tem discutat (n detaliu (ntr*un al capitol al pre%entei lucrri6. /na dintre cele mai rsp!ndite metode de acordare a unui spri0in pentru proiectele noastre este te.nica acordrii de finanare pe ,a%a cererii de finanare. 1oarte important este ca (n acest punct s se parcurg cu atenie pac.etului informativ) ela,orat de ctre finanator) care va conine formularele care sunt necesare spre a fi completate "i ane+ele care vor fi ata"ate proiectului. Comple+itatea formularelor "i numrul ane+elor sunt varia,ile "i depind de fiecare finanator (n parte. /nul dintre cele mai comple+e pac.ete informative aparin /niunii Europene prin programul de finanare neram,ursa,il P;#3E. 5Poland and ;ungarH #ssistance for 3estructuring t.e EconomH6. 'e e+emplu) Pac.etul informativ pentru Programul P;#3E 'e%voltarea $ocietii Civile 2>>3 < Componenta 1.1. &nfiinare de ,irouri) are 1? documente cum ar fi* * * * 8.idul $olicitantului) Cererea de finanare) 1ormularul de ,uget) Matricea logic a proiectului)

E+tern

* * * * * * * * * * *

Pre%entarea ratelor privind diurnele) Modelul de contract ce va fi completat (ntre finanator "i ,eneficiar) Model de CJ) 'eclaraia de imparialitate) 3olul asociaiei naionale a KCC2) 2ista ora"elor unde e+ist KCC) Condiii generale) Proceduri pentru contractare) Cererea de plat) Identificare financiar) Manual de identitate vi%ual. /nele dintre aceste documente sunt specifice acestei componente) (n timp ce altele

sunt documente generale ce se regsesc (n fiecare pac.et informativ. Credem c pentru programul P;#3E pac.etul informativ este unul dintre cele mai comple+e) spre deose,ire de ali finanatori pentru care acest pac.et informativ conine doar un singur document de o pagin ma+im dou. 5D.e C.arles $tuart Mott 1oundation)etc.6. 'up consultarea < citirea cu atenie * a pac.etului informativ pasul urmtor const din completarea formularului de finanare. 'in nou nu e+ist o regul ferm) sunt finanatori care au un formular de finanare "i sunt finanatori care recomand o anumit structur a acestor cereri. Considerm c fiecare formular tre,uie s conin ni"te informaii cum ar fititlul) scopul) o,iectivul *le) grupul int) activitile) planul de activitate) metodologia de implementare) continuitatea) ,ugetul proiectului "i o scurt pre%entare a solicitantului. Este posi,il ca anumii finanatori s prefere (nainte de ela,orarea unei cereri de finanare trimiterea unei scrisori de intenie. Prin intermediul acestui document se poate evita ca organi%aia s depun un efort considera,il pentru ela,orarea cererii de finanare. $copul scrisorii de intenie este s furni%e%e 5(ntr*un document c!t mai scurt "i concis) de o,icei nu mai mare de trei pagini6 informaii eseniale despre proiectul propus spre finanare. $tructura scrisorii de intenie tre,uie s cuprind urmtoarele elemente- pre%entarea organi%aiei) scopul) 0ustificarea) o,iectivele) planul de implementare "i ,ugetul a proiectului. &n ca%ul (n care finanatorul are solicitri speciale (n ceea ce prive"te scrisoarea de intenie ele tre,uie luate (n considerare. &n cele ce urmea% vom (ncerca s pre%entm pe scurt modul de ela,orare al fiecrui element al unei cereri de finanare. Primul element ce tre,uie s se regseasc (n orice cerere
2

KCC* Kirou de consiliere pentru ceteni

1>

de finanare este titlul proiectului "i denumirea ,eneficiarului proiectului. #legerea titlului potrivit este un lucru care influenea% decisiv succesul unei cereri de finanare. &n alegerea titlului tre,uie s avem gri0 ca el s fie sugestiv pentru proiectul nostru. Dre,uie evitate titlurile foarte lungi "i eva%ive < unul scurt) c!t mai u"or de reinut "i care sugerea% de0a o,iectivul urmrit de noi cu aceast propunere de finanare fiind de preferat. $copul proiectului tre,uie s fie unul general (n care s se regseasc elemente din o,iectivele urmrite de finanator prin programul de finanare < de aici tre,uie s reias c e+ist o corelaie (ntre o,iectivele urmrite de finanator) programul de finanare "i propunerea de proiect (naintat de noi. 'e e+emplu) (n ca%ul proiectului (n cadrul cruia editm acest suport de curs < 1acilitator comunitar < scopul proiectului a fost * Implementarea funciei de facilitator comunitar (n vederea spri0inirii "i stimulrii proceselor de%voltrii rurale. 'in acest scop cei care evaluea% proiectul pot s trag urmtoarele conclu%ii* * este un proiect de de%voltare rural "i) prin acest proiect se propune (m,untirea calitii resurselor umane implicate (n procesul de%voltrii rurale. /n alt element care se regse"te (n cererile de finanare (n mod o,ligatoriu este sunt o,iectivul o,iectivele proiectului. /n o,iectiv poate fi definit ca un de%iderat care (n urma implementrii proiectului poate fi reali%at "i totodat repre%int un pas (n atingerea scopului proiectului. 7,iectivul proiectului tre,uie s fie at!t de concret (nc!t msura (ndeplinirii sale s fie cuantifica,il. Pentru a vor,i de grupul int tre,uie s facem o delimitare (n sensul de grup int direct "i grup int indirect. 'in grupul int direct al unui proiect fac parte cei care ,eneficia% (n mod direct de pe urma proiectului. Prin grup int indirect (nelegem ,eneficiarii proiectului care vor profita de re%ultatele acestuia dar nu (n mod direct. Este ,ine ca (n ca%ul ela,orrii proiectului s reu"im s apro+imm prin cifre numrul concret at!t al grupului int direct) c!t "i al celui indirect. /rmtorul element ce tre,uie s se regseasc (n orice proiect este un plan de activiti (n care se specific durata derulrii proiectului "i se descrie fiecare activitate (n parte. Planificarea activitilor este o etap important din orice proiect. &n aceast parte se descriu activitile derulate) ordinea "i durata acestora. Este ,ine ca activitile s fie pre%entate c!t mai (n detaliu pentru a putea apro+ima necesitatea c.eltuielilor prev%ute (n ,uget) dar "i sarcinile avute de ctre ec.ipa de proiect. &n ultima parte a cererii de finanare tre,uie demonstrat modalitatea de continuare a proiectului dup terminarea finanrii solicitate. Dre,uie accentuat (n ce msur nevoile pentru care a fost ela,orat proiectul dispar dup implementarea proiectului sau (n ce msur solicitantul va reu"i continuarea acestui proiect. Este o parte important a proiectului fiindc de 11

aici se poate determina) fire"te (n funcie de specificul proiectului) dac (n urma implementrii se re%olv pro,lema pentru care a fost creat sau nu. 'e regul) (n ane+ele care se regsesc la fiecare propunere de proiect una este ,ugetul) iar cealalt o scurt pre%entare a solicitantului. 2a ela,orarea ,ugetului tre,uie avut gri0 pe de o parte) at!t de cerinele formulate de ctre finanator) c!t "i de necesitile concrete ale proiectului. #stfel) tre,uie reali%at o corelare (ntre proiect) planul de activiti "i ,uget. /na dintre gre"elile frecvente care se fac la ela,orarea ,ugetului const din faptul c anumite activiti nu se regsesc ulterior ca "i capitole ,ugetare sau invers "i anumite c.eltuieli prev%ute (n ,uget nu se regsesc (n planul de activiti. $e poate afirma c ,ugetul reflect (n plan financiar activitile proiectului. /n ,uget poate s conin trei seciuni- veniturile) c.eltuielile "i ,ugetul narativ. &n marea ma0oritate a ca%urilor ,ugetul unei cereri de finanare va conine numai c.eltuielile "i ,ugetul narativ. /n alt element important (l poate repre%enta sumarul ,ugetului) care este scris dup ela,orarea ,ugetului) dar este pre%entat (naintea lui (n cadrul cererii de finanare. &n cadrul unui ,uget avem dou categorii principale de c.eltuieli- directe "i administrative. /nii dintre finanatori mai accept "i o a treia categorie de c.eltuieli repre%entat de fondurile de de%voltare pentru solicitant a"a*numitul over.ead) adic o ta+ de succes. Prin c.eltuieli directe (nelegem acele costuri ,ugetare care sunt necesare "i deriv (n mod direct din proiect. C.eltuielile administrative se refer la acele costuri care sunt necesare pentru administrarea proiectului 5c.irie) infrastructur de lucru) personal au+iliar) etc.6. Kugetul de c.eltuieli al unui proiect va fi ela,orat pe mai multe coloane din care s reias unitatea de msur folosit) numrul acestor uniti) costul cu aceste uniti) costul total "i (n final) defalcat contri,uia solicitantului "i contri,uia solicitat prin aceast cerere. Contri,uia solicitantului poate consta din contri,uia (n natur "i contri,uia financiar. Principalele capitole din orice ,uget sunt urmtoarelea6 resurse umane < aici intr costurile privind salariile) diurnele < at!t cele ale personalului implicat (n proiect 5coordonator de proiect) asistent asisteni de proiect6) c!t "i ale personalului au+iliar 5secretar) conta,il6 sau ale speciali"tilor 5lectori) consultani6. ,6 transport < la aceast categorie sunt incluse c.eltuielile de transport necesare pentru ,una desf"urare a proiectului. c6 c.eltuieli cu ec.ipamentele < aici se introduc costurile necesare cu cumprarea sau (nc.irierea ec.ipamentelor. Este vor,a de ec.ipamentele care sunt necesare (n derularea proiectului) prin urmare aceste ec.ipamente deriv din caracterul acestuia. &n ca%ul unui proiect care are drept scop efectuarea unei anali%e) pro,a,il c ec.ipamentele folosite vor fi mai ales 12

calculatoare) copiator) imprimant) dar (n ca%ul unui proiect care are drept scop rea,ilitarea unei poriuni de drum avem nevoie de ma"ini speciale cu care se pot efectua aceste lucrri. d6 costuri de ,irou < se refer (n principal la c.eltuielile necesare cu (ntreinerea ,iroului. $e pot include aici c.eltuieli ce vi%ea% at!t c.iria ,irourilor) (ntreinerea acestora) costuri cu asigurarea serviciilor 5internet) telefon) fa+6) consuma,ile. e6 alte c.eltuieli <pot fi introduse la aceast categorie < "i se refer la c.eltuielile privind pu,licaiile) evaluarea proiectului) organi%area unor evenimente 5conferine) seminarii6. &n cadrul literaturii de specialitate funciei de planificare a ,ugetului i se atri,uie urmtoarele caracteristici1. Kugetul cuantific activiti < adic le confer valoare (n ,ani. 2. Kugetele diri0ea% c.eltuielile astfel (nc!t resursele s fie c.eltuite numai pentru activiti care spri0in o,iectivele proiectului. 3. Kugetele identific ce resurse sunt necesare "i c!nd sunt solicitate 4. Kugetele permit e+aminarea o,iectivelor "i activitilor unui proiect din punct de vedere al costului lor actual ?. Kugetele clarific relaia dintre c.eltuielile directe necesare derulrii proiectului "i c.eltuielile de susinere sau administrative 5c.irie) personal de specialitate) etc.6 A. /n ,uget realist "i actuali%at permite evaluarea financiar a proiectului. $umele incluse (n ,uget tre,uie s reflecte realitatea) ele tre,uie s fie adaptate necesitilor reale. 'e e+emplu) (n ca%ul salariilor acestea tre,uie adaptate standardelor naionale < dac activitatea nu necesit o speciali%are deose,it un coodonator nu poate s primeasc multiplul sumei medii la nivel naional pentru aceast sum. Pa"ii care tre,uie parcur"i (n ela,orarea unui ,uget pentru o cerere de finanare sunt urmtorii* * * * * sta,ilirea perioadei de lucru pentru fiecare etap "i pentru proiectul (n ansam,lu reali%area estimrilor pentru toate costurile estimarea valorii c.eltuielilor estimarea veniturilor 0ustificarea c.eltuielilor < prin intermediu ,ugetului narativ Dre,uie s se acorde atenie faptului c) at!t cererea de finanare) c!t "i ,ugetul sunt pri ale unei propuneri de proiect. #cest proiect este definitivat doar dup implementarea "i derularea activitii de evaluare. 7 alt ane+ care este solicitat la cererile de finanare este pre%entarea solicitantului. &nelegem prin aceasta pre%entarea datelor de contact 5adres po"tal) e*mail) pagin =e,,6) a 13

structurii de conducere "i a ec.ipei de proiect. Este ,ine ca cel puin coordonatorul proiectului s ane+e la cererea de finanare un Curriculum vitae. #lte date ce tre,uie s apar (n acest document se refer la e+periena solicitantului din domeniu. Dre,uie trecute toate finanrile ce au fost o,inute (n ultimii 3*? ani prin intermediul cererilor de finanare. &n acest document mai pot fi adugate datele de contact ale finanatorilor.

&&-+ &m,lementarea ,roiectului

P!n acum au fost pre%entate modul de concepere "i ela,orarea proiectelor care sunt necesare organi%aiei comunitii pe care o repre%entm. # treia etap (n evoluia oricrui proiect const din implementarea acestuia. &n prima etap s*a definit pro,lema "i s*a sta,ilit modalitatea de intervenie pentru re%olvarea ei) (n fa%a a doua s*a ela,orat planul de aciune s* au sta,ilit resursele necesare) caracterul "i apartenena acestora. #ctivitile manageriale corespun%toare celei de*a treia etape (n e+istena unui proiect constau din utili%area resurselor materiale "i umane (n conformitate cu planul de activiti sta,ilit pentru (ndeplinirea de%ideratelor propuse (n etapele anterioare. Prin urmare putem spune c (n aceast etap putem identifica cinci mari tipuri de activiti manageriale* * * * * managementul activitilor) managementul financiar) managementul resurselor umane) relaia cu finanatorul finanatorii) relaia cu ,eneficiarii. Managementul activitilor. /na dintre primele reguli pentru managerul de proiect const din cunoa"terea cu e+actitate a proiectului pe care (l conduce. Implicit din acest lucru reiese c acesta cunoa"te cu e+actitate activitile pe care urmea% s le implemente%e (n cadrul proiectului. C.iar mai mult se poate presupune c acesta a avut un rol important (n ela,orarea planului de activiti. 3olul principal pe care (l are managerul de proiect este coordonarea ec.ipei de proiect pentru reali%area activitilor prev%ute. Este necesar implicarea direct (n derularea proiectului dar "i evaluarea continu a activitilor reali%ate. Managementul financiar- 7 alt component a activitii managerului de proiect const din managementul financiar folosit (n perioada implementrii. Li aici activitatea (ncepe din momentul ela,orrii proiectului c!nd se sta,ile"te necesarul de resurse "i disponi,ilul de resurse. Prin resurse necesare se (nelege at!t cele care vor fi atrase prin proiect c!t "i

14

contri,uia proprie a solicitantului. Prin disponi,il de resurse (nelegem contri,uia local a solicitantului) acele resurse pe care acesta le poate pune la dispo%iia proiectului. Este o,ligatoriu ca managerul de proiect s cunoasc modul de alocare al acestor resurse. 'e e+emplu este "tiut c finanarea primit este disponi,il (n mai multe tran"e. Este posi,il ca ultima tran" de finanare care repre%int apro+imativ 1>*1?M din cea acordat devine disponi,il a,ia dup decontarea integral a proiectului. &n aceast situaie managerul de proiect tre,uie s cunoasc situaia de la (nceput "i s "tie modalitile prin care poate avansa aceast sum. /n alt e+emplu este plata DJ# 3*lui din finanrile o,inute. 1oarte muli finanatori) de fapt) ma0oritatea acestora) nu accept DJ#*ul ca "i o c.eltuial eligi,il. &n aceast situaia managerului de proiect (i rm!n dou posi,iliti* * prima este o,inerea cotei > de DJ#) a doua este pltirea (n avans a acestei ta+e "i recuperarea ulterioar a acestuia. Primul pas (n asigurarea managementului financiar de succes este participarea coordonatorului de proiect la ela,orarea ,ugetului sau cunoa"terea foarte ,ine a acestuia. /rmtorul pas este repre%entat de cunoa"terea cu e+actitate a procedurilor financiare aplicate de ctre finanator. /n alt aspect pe care coordonatorii de proiect tre,uie s (l trate%e cu serio%itate este cointeresarea financiar a ec.ipei de proiect. Keneficiile materiale ale ec.ipei de proiect tre,uie adaptate (n funcie de resursele avute (n cadrul proiectului. 'e multe ori un management financiar defectuos al proiectului poate compromite reali%area acestuia. Planificarea "i un control financiar riguros poate permite o,inerea re%ultatelor scontate de pe urma proiectului. Managementul resurselor umane- #ctivitatea de management de proiect presupune coordonarea unei ec.ipe de lucru. 'e aici deriv o serie de provocri la adresa coordonatorului. Elementele pe care orice manager de proiect tre,uie s le trate%e cu ma+im serio%itate sunt repre%entate de* * * * detalierea sarcinilor avute pentru fiecare mem,ru al ec.ipei de proiect) evaluarea periodic a re%ultatelor o,inute de fiecare mem,ru al ec.ipei) motivarea personalului) cointeresarea profesional "i financiar a mem,rilor ec.ipei de proiect.

Dre,uie avut gri0 la selecia persoanelor care vor activa (n cadrul proiectului. 3esursa uman este una dintre cele mai importante resurse ce vor fi alocate proiectului. 'e capacitile acestor persoane vor depinde (ntr*o foarte mare msur re%ultatele o,inute (n urma implementrii proiectului.
3

DJ# * prescurtare de la Da+a pe Jaloare #dugat

1?

$elaia cu finanatorii- Este una dintre prioritile avute de ctre managerul de proiect. E+istena unei ,une relaii de cola,orare cu finanatorul poate a0uta la re%olvarea multora dintre pro,lemele care se ivesc pe parcursul implementrii. $ta,ilirea de relaii personale (ntre staff*ul propriu "i cel al finanatorului este o iniiativ necesar. Numele "i sigla organi%aiei care finanea% proiectul tre,uie s se regseasc pe toat documentaia oficial a proiectului. Dot a"a "i pe re%ultatele implementrii acesteia 5fire"te dac este posi,il6. $elaia cu beneficiarii- Keneficiarii) sau (n lim,a0 de managementul proiectelor* grupul int ) tre,uie consultai despre utilitatea proiectului pe tot parcursul derulrii. Motivul pentru care este ela,orat un proiect se refer la apariia unei necesiti la nivelul grupului int iar proiectul vine (n (nt!mpinarea acestor nevoi. Este posi,il ca pe parcursul implementrii din cau%a unor sc.im,ri produse (n cadrul comunitii unde activm sau (n societate (n general nevoile grupului int s se sc.im,e. 'ac continum implementarea proiectului dup planul iniial riscm s nu mai rspundem noilor necesiti aprute.

&&- 4- Evaluarea3sf5ritul ,roiectului

&n aceast etap din viaa unui proiect se (nc.eie anga0amentele avute cu finanatorii "i se face evaluarea financiar legat de utilitatea proiectului. &n aceast etap cea mai important activitate ce revine managerului de proiect este legat de reali%area raportului final financiar "i a celui narativ. #cestea sunt dou documente care sunt solicitate de fiecare finanator (n parte. &n funcie de procedurile finanatorului putem identifica formulare de raportare foarte comple+e sau unele e+trem de simple care se completea% pe parcursul a dou*trei pagini. &n aceste documente tre,uie decontate cu e+actitate toate sumele primite su, form de finanare "i tre,uie raportate toate activitile care au fost prev%ute. Eventualele neconcordane5dintre proiectul propus "i activitile reali%ate6 tre,uie e+plicate. 7 alt activitate ce va fi reali%at (n aceast etap se refer la sta,ilirea modalitilor prin care proiectul va fi continuat ulterior. &n general aceste lucruri sunt prev%ute (nc din fa%a ela,orrii proiectului dar un plan de aciune concret va fi reali%at a,ia (n aceast etap. Dot aici se reali%ea% evaluarea proiectului. Evaluare repre%int emiterea de 0udeci asupra urmtoarelor aspecte* * dac s*au atins o,iectivele urmrite prin proiect) dac resursele 5umane) financiare6 au fost ,ine folosite)

1A

* * * *

dac calitatea activitilor a fost corespun%toare. o,iectivele proiectului s fie clare ec.ipei de proiect de la ,un (nceput) monitori%area tre,uie s se efectue%e pe parcursul (ntregului proiect) iar informaiile tre,uie culese "i prelucrate cu gri0) re%ultatele evalurii tre,uie s produc sc.im,ri la nivelul a,ordrii organi%aionale. Evaluarea poate fi fcut at!t de persoane care aparin organi%aiei ce implementea%

Pentru a avea o evaluare eficient este nevoie de (ndeplinirea a 3 cerine eseniale-

proiectul sau pot fi "i e+terni ai acestei organi%aii. Este ,ine detaliile privind efectuarea acestei activiti s fie sta,ilite (nc de la (nceputul proiectului. #ctivitatea propriu*%is de evaluare este reali%at (n trei etape distincte1. pre*evaluare. 2. implementarea evalurii) 3. post*evaluare. &n prima etap este reali%at planificare activitii de evaluare. $e sta,ile"te 'e ce se faceB Pentru cine se faceB Ce este evaluatB 'e ctre cine este reali%atB Planul de aciune al evalurii. &n a doua etap se colectea% informaiile pe ,a%a crora se face evaluarea) se anali%ea% acestea "i se pre%int re%ultatele. &n cea de*a treia etap din activitatea de evaluare se o,ine acordul asupra recomandrilor care reies din evaluare.

&&&- Fundraising
&n cadrul procesului de management de proiect o activitate cu o (nsemntate deose,it este repre%entat de fundraising < atragerea fondurilor prin intermediul proiectelor. Dre,uie s remarcm faptul c proiectele nu repre%int scopul unei activiti) ci mi0loacele prin care se pot atrage resurse suplimentare) se pot re%olva anumite pro,leme identificate (n cadrul respectivei organi%aii sau comuniti. 'up cum am amintit "i la (nceput) (n cea de*a treia parte a acestui material ne vom concentra asupra metodelor de atragere de fonduri care stau la dispo%iia managerilor de proiect. &n cadrul acestei pri a suportului de curs am (ncercat s (m,inm posi,ilitile de fundraising care se afl la dispo%iia facilitatorilor comunitari indiferent dac ace"tia (ncearc o,inerea de fonduri pentru proiectele administraiei pu,lice locale * (n cadrul creia activea% * sau pentru una dintre organi%aiile neguvernamentale care ("i desf"oar activitatea (n cadrul comunitii.

1C

Pentru asigurarea succesului unei campanii de atragere de fonduri tre,uie (ndeplinite anumite condiiiN e+istena unui proiect scris N solicitarea unei donaii N ,a% de date cu posi,ili finanatori N alocarea de timp pentru atragerea fondurilor N alocarea de ,ani pentru atragerea fondurilor N e+istena unei ec.ipe speciali%ate (n atragerea fondurilor. &n literatura de specialitate s*au identificat %ece pa"i necesari pentru a putea asigura succesul unei campanii de fundraising. #ce"ti pa"i sunt urmtorii1. Cunoa"terea principiilor de ,a% ale marFeting*ului 2. Cunoa"terea climatului general (n care se desf"oar atragerea de fonduri. 3. Ela,orarea proiectului pentru care se solicit finanarea. 4. Implicarea (ntregii ec.ipe (n cadrul activitii. ?. Efectuarea unui studiu de pia A. #legerea planului de lucru. C. $tudierea potenialilor finanatori G. Comunicarea "i implementarea planului de lucru I. $olicitarea finanrii 1>. 3e(nnoirea solicitrii *- 'unoaterea ,rinci,iilor de ba6 ale mar7eting8ului 7 a,ordare profesional a procesului de atragere a fondurilor (ncepe prin a con"tienti%a c relaia donator*,eneficiar este reciproc. 1inanatorul are dreptul de a primi ceva (n sc.im,ul donaiei sale. &n conclu%ie) tre,uie pre%entat (n a"a fel cererea noastr (nc!t finanatorul s con"tienti%e%e avanta0ul su prin participarea la finanarea acestui proiect. (- 'unoaterea climatului general 9n care se desfoar atragerea de fonduri &ntr*o activate de fundraising este ,ine s se porneasc de la o cunoa"tere (n detaliu at!t a factorilor interni care aparin de organi%aia repre%entat) c!t "i a factorilor e+terni acesteia. Printre factorii interni menionm disponi,ilitatea organi%aiei de a atrage fonduri) ec.ipa care ne st la dispo%iie) sistemul de management aplicat) planificarea strategic la 1G

nivel organi%aional. Printre factorii e+terni care influenea% activitatea de atragere de fonduri putem aminti- cadrul legal) fiscal) indici demografici. 'ac nu se ine cont de toate aceste elemente interne sau e+terne organi%aiei riscm s periclitm "ansele strategiei de fundraising adoptate. +- Elaborarea ,roiectului ,entru care se solicit finanare Nici un finanator nu va accepta s acorde spri0in pentru o organi%aie dac inteniile acestuia nu vor fi pre%entate (n detaliu. Modul cel mai indicat de pre%entare a conceptului pentru care solicitm finanare este proiectul ale crui elemente au fost tratate distinct (n prima parte a acestui material. Elementele care tre,uie s se regseasc o,ligatoriu sunt scopul) o,iectivul le "i activitile pentru care se solicit finanarea. 4- &m,licarea 9ntregii ec0i,e 9n cadrul activitii #ctivitatea de management de proiect (n general "i cea de fundraising (n special se ,a%ea% pe munca (n ec.ip. $e poate spune c acestea repre%int o activitate (n care implicarea fiecrui mem,ru al ec.ipei) (ncep!nd cu structura de conducere "i continu!nd cu personalul e+ecutiv) este necesar "i util. :- Efectuarea unui studiu de ,ia Prin studiu de pia nu (nelegem efectuarea unei cercetri economice ci) ne referim la faptul c posi,ilii finanatori pentru proiectele pe care le ela,orm pot proveni din medii diferite. &n aceast etap se trec (n revist ace"ti posi,ili finanatori care pot fi- agenii guvernamentale) firme private) regii autonome) fundaii) asociaii) cultele religioase "i c.iar persoane fi%ice. ;- Alegerea ,lanului de lucru &n aceast etap se sta,ilesc modalitile de a,ordare ale fiecrui finanator (n parte "i se decide dac se vor solicita ,anii pentru (ntregul proiect program sau numai o co*finanare pentru o activitate distinct. Printre strategiile de a,ordare se numr solicitrile directe) cererile de finanare) evenimentele speciale) cererile de sponsori%are. 1I

<- Studierea ,otenialilor finanatori Pentru identificarea finanatorilor poteniali este nevoie de un studiu de pia care s identifice cei mai interesani finanatori. $e poate c.iar propune celor care desf"oar asemenea activiti alctuirea unei ,a%e de date cu finanatorii care ofer spri0in (n domeniile de interes. Pentru reu"ita unui proiect program se sugerea% sta,ilirea unor relaii personali%ate (ntre mem,rii celor dou ec.ipe 5solicitant < finanator6. =- 'omunicarea i im,lementarea ,lanului de lucru 7dat reali%at planul de lucru privind contactarea finanatorului finanatorilor) se trece la implementarea acestuia. &n aceast etap o foarte mare importan i se acord procesului de comunicare) precum si modalitilor de eficienti%are ale procesului (n sine. Comunicarea se reali%ea% (ntre solicitant "i finanator) dar "i (ntre solicitant "i ,eneficiar 5(n ca%ul (n care ace"tia nu coincid6 "i (ntre solicitant "i parteneri. 7rice pro,leme ce pot aprea (n cadrul relaiilor de comunicare pot afecta (n mod direct succesul campaniei de str!ngere de fonduri. >- Solicitarea finanrii Doate etapele menionate mai sus fiind parcurse nu ne rm!ne altceva de fcut dec!t solicitarea finanrii. Dre,uie s se ai, (n vedere ca documentaia care va fi pus la dispo%iia finanatorului s conin toate informaiile necesare "i s corespund cerinelor formulate de acesta. *)- $e9nnoirea solicitrii &n momentul (n care iniiem o nou campanie de atragere de fonduri tre,uie acordat o atenie deose,it finanatorilor care au mai spri0init organi%aia pe care o repre%entm. Lansele de a o,ine o nou finanare sunt foarte mari) fire"te (n condiiile (n care precedentele cola,orri s*au desf"urat fr a (nt!mpina pro,leme 5ne g!ndim aici la incapacitatea de a derula proiectul sau) "i mai ru la deturnare de fonduri6. Li din punctul de vedere al finanatorului este mult mai comod "i sigur cola,orarea cu un solicitant cu care s*au sta,ilit de0a contacte. 2>

&&&-* $olul structurii organi6aionale 9n atragerea de fonduri

Pentru ca o organi%aie s se poat lansa (n activiti de atragere de fonduri un element definitoriu este gradul intern de pregtire al acesteia. #ceast noiune de grad intern de pregtire cuprinde mai multe elemente ale vieii organi%aionaleN structura de conducere N managementul financiar N sistemele de management al informaiei N resursele umane a- Structura de conducere C.iar dac nu este implicat (n mod direct (n activitatea de str!ngere a fondurilor) rolul personalului de conducere este esenial- implicarea (n ela,orarea planului de atragere a fondurilor 5(mpreun cu anga0aii organi%aiei "i eventualii consultani6. Prin aceast implicare structura de conducere legitimi%ea% orice solicitare de fonduri elimin!nd de la ,un (nceput semnele de (ntre,are legate de posi,ilele deturnri de fonduri 5deloc de negli0at (ntr*o societate marcat de suspiciune "i scindare6. Este) de asemenea) foarte util dac o cerere de finanare 5de orice tip6 este (nsoit de o scrisoare de recomandare din partea unui mem,ru marcant al consiliului de conducere. Ca%ul ideal (l (nt!lnim atunci c!nd mem,rii structurii de conducere pot "i doresc s se implice (n atragerea fondurilor. Ei pot folosi propriile lor contacte) autoritatea "i prestigiul lor adug!nd un element critic pentru oricare solicitare- credi,ilitatea. b- Managementul financiar #lturi de relaiile e+terne) managementul financiar repre%int componenta cea mai puternic legat de activitatea de atragere a fondurilor a0ut!nd organi%aia (n atingerea misiunilor ei. 3espectarea legilor (n vigoare) planificarea "i controlul resurselor financiare duc la eficienti%area activitii organi%aiei. /n management financiar ,un indic de cele mai

21

multe ori o organi%aie solid. 7 organi%aie cu un management financiar eficient ("i poate estima cu u"urin costurile pentru diferite activiti) poate ela,ora un ,uget anual care repre%int punctul de plecare pentru activitile de atragere a fondurilor. &n acela"i timp) procedurile punctuale de raportare financiar 5rapoarte anuale) rapoarte ale comisiei de cen%ori) audituri e+terne6 contri,uie la cre"terea credi,ilitii organi%aiei "i implicit la cre"terea "anselor de finanare. c- Sistemele de management al informaiei #ctivitile de atragere a fondurilor implic luarea deci%iilor pe ,a%a e+istenei unor informaii complete "i comple+eN ,ugete anuale precedente N ,ugete pe diferite categorii de c.eltuieli sau proiecte N rapoarte ctre diferii finanatori N informaii diverse despre finanatori N liste de coresponden) N ,a%e de date cu finanatori) etc Pentru ca volumul de informaie s nu devin cople"itor este necesar utili%area unor metode c!t mai eficiente de gestiune a informaiilor. Crearea unui sistem de gestionare ordonat "i u"or de folosit al diferitelor fi"iere pe calculator "i a unui sistem de clasificare al documentelor repre%int punctul de plecare al acestui efort) continu!nd cu utili%area listelor de coresponden pe calculator 5address lists6 pentru crearea rapid a corespondenei 5mail merge6. &n final) utili%area ,a%elor de date pentru stocarea diferitelor informaii cu privire lamem,ri) finanatori e+isteni) finanatori poteniali) sponsori) stadiul (n care se afl o cerere de finanare) repre%int un instrument e+trem de util care poate com,ina multe tipuri de informaii) le poate organi%a "i furni%a diferite rapoarte atunci c!nd sunt necesare. d- Personalul im,licat in atragerea fondurilor &n mod ideal toi cei implicai (ntr*o organi%aie sunt implicai "i (n atragerea fondurilor. Cu toate acestea) necesitatea coordonrii (ntregului proces este esenial. 'ac (n organi%aiile de%voltate e+ista un @fundraiser: sau @development officer: (n cele mici sau aflate la (nceput coordonarea acestui efort este preluat de ceilali componeni ai organi%aiei. 22

&ns"i ideea programului de facilitator comunitar ("i are originea (n aceast necesitate. $*a constatat de ctre cola,oratorii 1undaiei Civitas c (n 3om!nia) la nivelul comunitilor rurale) nu e+ist persoane care s ai, pregtirea dar "i (nsrcinarea de a atrage fonduri) management de proiecte sau c.iar de gestionare a pro,lemelor privind de%voltarea socio* economic la nivel local. Indiferent cine este aceast persoan este important ca atri,uiile ei s fie ,ine definite "i s i se acorde spri0inul necesar) (n final de efortul ei depin%!nd posi,ilitatea reali%rii proiectelor.

&&&- ( 'lasificarea surselor de finantare

Clasificarea surselor de finanare este un e+erciiu util (n strategia de atragere a fondurilor) ea permi!nd segmentarea pieei) identificarea pieelor poteniale unde poate fi @v!ndut: cererea de finanare) cre"terea "anselor) o mai ,un organi%are a efortului) precum "i sistemati%area metodelor de atragere a fondurilor (n funcie de surs de finanare) pentru a meniona numai c!teva dintre ele. Criteriile de clasificare sunt foarte diverse) pre%ent!ndu*le numai pe cele mai utile (n sistemati%area efortului de atragere a fondurilor. &n funcie de locali%area geografic a finanatorului se pot distinge dou categorii ma0oreN $urse interne de finanare N $urse e+terne de finanare &n funcie de locali%area geografic a ariei de spri0in distingem proiecteN Interne N E+terne N Mi+te 5internaionale6 "i,uri de finanatori Fundaiile individuale sau familiale sunt (nfiinate prin contri,uia unor filantropi individuali sau a unor familii care de cele mai multe ori e+ercit o influen foarte puternic) direct sau indirect asupra distri,uirii fondurilor. Multe din aceste fundaii sunt sta,ilite printr*o mo"tenire important) la care apoi pot contri,ui "i ceilali mem,ri ai familiei. /nele

23

fundaii de acest tip practic nu au personal anga0at) unul din mem,rii familiei ocup!ndu*se (n timpul li,er de administrarea fondurilor. 2a polul opus se afl fundaiile particulare care cu timpul au devenit printre cele mai mari instituii finanatoare "i care au multi anga0ai. E+emple- Pe= C.arita,le Drust. C.arles $te=art Mott 1oundation) 1ord 1oundation) 3ocFefeller Krot.ers 1und Fundaiile cor,oraiilor sunt (nfiinate de ctre firmele mari) contri,uiile anuale fiind dependente de profitul firmei. 'e cele mai multe ori directorul e+ecutiv este unul din anga0aii companiei care poate avea "i alte (ndatoriri (n domeniul relaiilor pu,lice sau comunitare. E+emple- IKM 1oundation) #DOD 1oundation) Mitsu,is.i Electronic #merica 1oundation) $ega 1oundation. Fundaiile comunitare sunt (nfiinate prin contri,uia unor numeroase persoane fi%ice "i 0uridice dintr*o anumit comunitate 5locali%at geografic6 "i care ("i limitea% spri0inul financiar la acea comunitate. Cu toate c cererile de finanare sunt apro,ate de comitetul de evaluare al fundaiei) muli finanatori ("i menin un anumit control asupra fondurilor pe care le pun la dispo%iie. E+emple- ;ealt.H CitH 1oundation 5Polonia6) KaH #rea 1oundation 5$an 1rancisco6) 1und for t.e CitH of Ne= PorF. Fundaiile mi?te ("i o,in fondurile at!t de la ,ugetul de stat) c!t "i din surse particulare sau comerciale. 'omeniile (n care ele acord finanare tre,uie s fie de interes foarte larg) cu un ,eneficiu pu,lic evident) dat fiind faptul c o parte din ,ani vin practic de la contri,ua,ili. E+emple- National $cience 1oundation 5$tatele /nite6) International 3esearc. E+c.ange Net=orF) 8erman Mars.all 1und of t.e /nited $tates) Centrul 3egional pentru Protectia Mediului 53EC6 Ageniile guvernamentale utili%ea% fonduri provenite de la ,ugetele de stat) deci (n final de la contri,ua,il. 'e%avanta0ul const (n faptul c modul de accesare poate fi uneori dificil "i ,irocratic) scopurile lor av!nd uneori "i un determinism politic. &ntreg procesul) de la (naintarea cererii "i p!n la finanare) poate dura mai mult de un an. Printre avanta0e se numr faptul c fondurile de care dispun sunt foarte mari "i au (n vedere finanarea unor domenii destul de diverse. E+emple- Kritis. Qno= ;o= 1und) Programul P;#3E) #gentia $tatelor /nite pentru 'e%voltare Internationala 5/$#I'6. Programele internaionale sunt orientate spre finanarea unui anumit domeniu la nivel internaional. &n general au acelea"i avanta0e "i de%avanta0e ca "i cele ale ageniilor guvernamentale) av!nd (n vedere c sursa ,anilor este guvernamental 5de la guvernele naionale6. E+emple- 'anu,e Environmental Program) KlacF $ea Environmental Program) Center for 'evelopment and Population #ctivities. 24

Programele guvernamentale se adresea% unor pro,leme deose,ite la nivel naional. #stfel poate fi a,ordat reintegrarea "omerilor) situaia copiilor) pro,leme de mediu) tineretul) etc. &n general aceste programe sunt g!ndite pentru a putea fi u"or accesate de ctre organi%aiile neguvernamentale. E+ist ca%uri in care ele sunt orientate spre pro,leme locale) astfel fondurile put!nd fi administrate de Consiliile 2ocal sau de ctre Prefecturi. E+empleProgramele pentru tineret finanate de Ministerul Dineretului "i $porturilor) 1ondurile de 'e%voltare $ocial. Asociaiile religioase pot "i ele finana diferite tipuri de proiecte. 1ie c este vor,a de asociaii ale unor culte) fie c este vor,a de o anumit ,iseric ele pot fi surse de finanare importante (n domenii ca serviciile sociale) protecia mediului) grupuri defavori%ate) minoriti. 1ondurile sunt (n general u"or de accesat) procedura fiind facil "i puin ,irocrati%at. $umele acordate sunt (ns relativ mici) nedep"ind dec!t rareori c!teva mii de dolari. E+emple- #I'37M) Kiserica 2uteran. Alte instituii pot pune "i ele la dispo%iie diferite programe de finanare. #ici poate fi vor,a de instituii de (nvm!nt sau cercetare) instituii din domeniul culturii sau artei. E+emplu- 8ranturile #cademiei 3om!ne. %rgani6aiile neguvernamentale repre%int uneori un sponsor deloc de negli0at. E+ista 7N8*uri de%voltate care colectea% fonduri pe care apoi le donea% pentru proiecte mai mici. 1inanarea se face de cele mai multe ori (n acelea"i domenii de activitate cu al organi%aiei donatoare) sumele put!nd varia de la c!iva dolari p!n la %eci de mii de dolari. E+emple- Eorld Eide 1und for Nature) 1riends of t.e Eart.) International Eomens #ssociation Firmele constituie un finanator deose,it de important. Ele pot asigura fondurile necesare pentru ,ugetul de ,a%) pentru investiii sau ec.ipamente. Este mult mai u"or s se o,in sponsori%ri de la firme ca fonduri nerestricionate) dec!t o,inerea lor de la o fundaie sau un program de finanare naional sau internaional. &n plus nu tre,uie negli0ate nici donaiile (n ,unuri sau servicii pe care le pot face diferite firme. Persoanele ,articulare (ntr*un numr mare pot asigura sume su,staniale. Principala metod de accesare a acestei surse de finanare o repre%int solicitrile directe.

&&&- + Elemente de ,lanificare a unei cam,anii de atragere a fondurilor

2?

7 a,ordare profesional pentru colectarea de fonduri implic o ,un pregtire) pentru aceasta fiind esenial* * e+istena unui plan strategic al solicitantului e+istenta unui ,uget detaliat al solicitantului &n crearea unei strategii de o,inere a fondurilor tre,uie luate (n calcul urmtoarele cinci elemente1. Posi,ilitatea de aciune pe termen lung 2. E+istena unor surse de finanare variate care asigur sta,ilitate proiectelor derulate 3. Cunoa"terea ciclul financiar al instituiilor finanatoare 4. #locarea optim a fondurilor ?. Modalitate eficient de atragere a fondurilor 'omunicarea cu finanatorul $etul de activiti care poate duce la succesul unei campanii de atragere a fondurilor poate fi numit modelul relaional. @$ecretul: const (n sta,ilirea "i meninerea unei ,une relaii cu finanatorul. Cei care au succes consider procesul solicitrii de fonduri ca fiind puternic personali%at) a"a cum tre,uie s fie orice proces ,a%at pe o relaie. Cu toate c persoanele cu mai puin e+perien consider c o,inerea unei finanri tre,uie s fie impersonal) ,a%at doar pe calitile proiectului de finanare sau ale solicitrii) ma0oritatea fundraiserilor de succes susin contrariul. /n ,un proiect de finanare sau o scrisoare de solicitare este necesar) dar nu suficient pentru o,inerea spri0inului. Procesul de atragere a fondurilor tre,uie considerat ca un proces continuu "i nu o serie discontinu de evenimente. 3elaia cu finanatorul este una continu) menin!nd un dialog "i o comunicare regulat despre mai multe su,iecte) finanarea fiind numai unul dintre ele. Pentru a de%volta o ,un relaie cu finanatorul sunt eseniale urmtoarele lucruri- atitudine respectuoas) recunoa"terea importanei acestuia) identificarea pro,lemelor "i sta,ilirea e+act a prioritilor. #doptarea unei atitudini respectuoase se reflect (n diferite moduri. &n programarea unor (nt!lniri at!t locul) c!t "i timpul tre,uie lsate la latitudinea finanatorului) solicitantul fiind cel care va cltori sau va reprograma alte (nt!lniri. $u,iectele de discuie tre,uie de asemenea determinate (n linii mari de finanator. Pentru o utili%are eficient a timpului acordat unei (ntrevederi cu un finanator se poate reali%a un program al (nt!lnirii dar in!ndu*se cont de preferinele finanatorului. 2A

Momentul (n care este acordat spri0inul financiar depinde de asemenea de finanator) put!nd e+ista diferene de multe ori (ntre momentul solicitrii "i o,inerea ,anilor. Ca "i (n relaiile cu clienii tre,uie avute mereu disponi,ilitate "i dorin de a anticipa cererile "i nevoile finanatorilor. Pentru de%voltarea unor relaii via,ile cu finanatorul este ,ine ca acestea s se ,a%e%e pe realism "i spirit practic. &n o,inerea unei finanri este ,ine s se porneasc de la ideea c acest proces este unul trector) fundraiser*ul tre,uind s se g!ndeasc mereu la viitor. 2a fel cum orice finanare este temporar) ea este "i parial. 'ependena total poate funciona (ntr*o relaie personal) dar este total neproductiv (n relaia cu finanatorul. &n ma0oritatea ca%urilor acesta va prefera s (mpart riscul cu un altul. Cea mai frecvent com,inaie de surse de finanare este repre%entat de fundaii sponsori%ri contri,uii ale organi%aiei.

&&&- 4- Metode de atragere a fondurilor

Pentru activitatea facilitatorilor comunitari se pot identifica trei metode principale de atragere a fondurilor* * * prin intermediul cererilor de finanare prin metoda direct mail 5solicitare direct6) prin organi%area de evenimente speciale.

Finanarea ,rin intermediul cererilor de finanare &n pre%ent aceast metod este cea mai utili%at de organi%aiile 5organi%aii pu,lice sau private6 din 3om!nia datorit posi,ilitilor destul de reduse pe care) p!n de cur!nd) le ofereau sponsori%rile) activitile economice "i donaiile individuale) precum "i din cau%a efortului mai mare pe care (l presupune utili%area acestor metode. Cererile sau propunerile de finanare sunt adresate unei organi%aii finanatoare care poate fi o fundaie) o asociaie) un program guvernamental sau internaional. 'e cele mai multe ori o cerere de finanare este destinat finanrii unui program proiect activitate) pentru

2C

ac.i%iionarea unor ,unuri) operaiunilor curente sau de%voltrii unei organi%aii comuniti. Principalii pa"i care tre,uie parcur"i (n ela,orarea unei cereri de finanare sunt* * * * identificarea su,iectului pentru care se cere finanarea planificarea activitilor "i ,ugetului identificarea surselor de finanare scrierea propunerii de finanare Nu insitm foarte mult asupra acestui aspect deoarece el a fost tratat (n detaliu (n primul capitol al pre%entei lucrri. Solicitarea directa @Airect mailB $olicitarea direct este o scrisoare adresat unui potenial finanator) persoana fi%ic sau 0uridic. Ea e+plic motivul pentru care se solicit a0utor financiar "i suma solicitat. Ea poate conine un formular de rspuns sau alte modaliti prin care donatorul poate face plata. &n $tatele /nite "i Europa 7ccidental este una din cele mai rsp!ndite metode pentru atragerea de fonduri. Ea se ,a%ea% pe disponi,ilitatea "i posi,ilitatea de donaie a persoanelor individuale) sectorului economic) personalitilor) etc. Ea const din trimiterea unui numr foarte mare de astfel de scrisori de solicitare) plec!nd de la premi%a c o parte din destinatari vor rspunde apelului "i vor trimite sau vira suma de ,ani solicitat 5sau (n mod ideal una mai mare6. &n ca%ul (n care o organi%aie vrea s lanse%e o campanie de colectare de fonduri prin intermediul solicitrilor directe primul lucru pe care (l sta,ile"te este motivul pentru care are nevoie de fonduri. 7 a doua etap o repre%int estimarea fondurilor pe care dore"te s le colecte%e astfel. Pe ,a%a acestor dou informaii este selectat cu a0utorul unui consultant o list de adrese. #ceste liste sunt alctuite de firme speciali%ate pe diferite domenii de activitate 5de e+ conservarea naturii) asistena social pentru ,tr!ni) etc.6. "i pot conine mii sau c.iar sute de mii de nume "i adrese "i sunt actuali%ate anual. Ele se ,a%ea% pe listele de mem,ri ale unor organi%aii) pe listele de a,onai ale unor anumite pu,licaii sau pe alte informaii. Evenimente s,eciale Evenimentele speciale nu sunt altceva dec!t oca%ii care permit solicitarea unei finanri. Ele ofer oamenilor "ansa de a se (ntlni "i a se distra) iar organi%aiei comunitii de 2G

a*"i face pu,licitate. &n urma evenimentelor speciale se pot c!"tiga ,ani e+ist!nd sentimentul unei reali%ri. Evenimentul ideal este acela care are un caracter pecuniar. 7 planificare atent) o ,un estimare a costurilor "i veniturilor permite reali%area acestui lucru. #l doilea scop este transmiterea unui mesa0. Modul (n care se organi%ea% evenimentul) discursurile care se vor ine) materialele care vor fi distri,uite) precum "i modul de aciune al (ntregii ec.ipe contri,uie la reu"ita misiunii. #l treilea) dar nu cel din urma scop este transmiterea unui mesa0 personali%at din partea organi%aiei celor care particip la eveniment. Mesa0ele "i valorile generale ale organi%aiei tre,uie s fie (n concordan cu evenimentele organi%ate. "i,uri de evenimente s,eciale Kaluri 'ineuri Petreceri 7rgani%area unor astfel de evenimente) (ntr*o atmosfer rela+ant) cu persoane care pot oferi a0utor "i spri0in) repre%int un real c!"tig pentru organi%aia comunitatea respectiv identific!nd astfel surse noi de finanare. Ka%aruri Dom,ole 2icitaii 7 alt modalitate de atragere de noi fonduri este repre%entat de organi%area unor evenimente de tip tom,ole sau licitaii) (n care originalitatea "i spiritul comercial dintr*o organi%aie pot atrage dup sine persoane importante interesate (n a contri,ui financiar sau logistic (n promovarea o,iectivelor respectivei organi%aii. $pectacole Concerte &n acest domeniu se poate spune c s*a (ncercat aproape totul "i c aproape totul merge dac este ,ine organi%at. 'e la spectacole cu deinui "i p!n la concertele de ,inefacere cu participarea unor vedete cu o pu,licitate corespun%toare evenimentului) "ansele de reu"it sunt asigurate. &n ceea ce prive"te evenimentele speciale din 3om!nia) (n ultimii ani s*a rsp!ndit modelul organi%rii %ilelor comunitii. #proape fiecare sat comun sau ora" ("i ser,ea% anual cu un program mai mult sau mai puin diversificat aceast %i. &n unele ca%uri %iua este aleas (n mod aleator) (n alte situaii ea este corelat cu un eveniment din istoria sau tradiiile comunitii. #cest gen de evenimente (n momentul actual nu au un rol de atragere de finanri 2I

(n mod direct) ci mai ales indirect) prin mediati%area care se face cu aceast oca%ie. 7rgani%area %ilelor comunitii "i valorificarea lor c!t mai ,un este o nou oportunitate pentru a asigura succesul activitii facilitatorilor comunitari.

Mstricea cadrului logic (LFA)

'e 9nseamn Metoda 'adrului #ogic @#FAB Metoda Cadrului 2ogic sau 21# 5Rlogical frame=orF approac.:6 este un instrument de planificare "i management folosit pentru proiectele de de%voltare. #ceast metod a fost adoptat pentru prima oar ca instrument de planificare pentru activitile de de%voltare desf"urate peste ocean de ctre /$#I') la (nceputul anilor SC>. Doate Programele de finanare P;#3E ale /niunii Europene folosesc aceast metodologie (n anali%a proiectelor. Metoda Cadrului 2ogic sinteti%ea% (ntr*un format standard* * * * * ce (ncearc s reali%e%e proiectul4 cum ("i propune s fac asta4 ce elemente sunt necesare pentru ca succesul proiectului s fie asigurat4 metodele prin care se poate msura evoluia proiectului4 eventualele probleme care pot s apar.

'e"i mult mai (nt!lnit (n cererile de finanare este termenul de RMatrice 2ogic: 5R2ogical 1rame=orF Matri+:6) tre,uie fcut distincia (ntre aceasta "i Metoda Cadrului 2ogic sau 21# 5R2ogical 1rame=orF #pproac.:6. 21#) ca a,ordare managerial) presupune un sistem de anali%a a pro,lemelor "i a nevoilor) reali%area unei ierar.ii mi0loace*scopuri "i selectarea celei mai potrivite strategii de implementare. 3e%ultatul acestei a,ordri analitice (l repre%int matricea 5sau cadrul logic < R2ogframe:6) care (nsumea% ceea ce urmre"te s reali%e%e respectivul proiect "i cum) care sunt ipote%ele c.eie "i cum vor fi monitori%ate "i evaluate out*put*urile "i impactul. Ae ce se folosete Metoda 'adrului #ogic / 21# este un instrument e+trem de folositor) at!t pentru planificarea c!t "i pentru monitori%area unui proiect. Ea ajut n parcurgerea unui proces util de gndire impunnd disciplina de a !i speci!ic "i clar (n privina a ceea ce se dore"te a se reali%a "i cum) dar mai

3>

ales (n privina su,linierii elementelor de care depinde succesul proiectului "i a ec.ipei de management. 'e asemenea matricea logica ofer un document u"or de utili%at prin care mem,rii ec.ipei de proiect) finanatorii) ,eneficiarii "i ali stakeholder-i pot fi informai sumar despre proiect. #cest document poate fi folosit "i adaptat pe parcursul (ntregului ciclu de via al unui proiect pentru a identifica sistematic o,stacolele "i sc.im,rile legate de atingerea out*put* urilor "i a o,iectivelor. 1olosirea unei matrici logice la design*ul unui proiect este un a0utor e+trem de important) care ne poate feri de gre"elile de logic sau de incoeren. 7 matrice logic este o privire de ansam,lu asupra factorilor c.eie) care poate s arate) (ntr*un mod foarte simplu) dac proiectul va fi un succes sau un e"ec.

!0id de construcie ,as cu ,as a matricei logice

/tili%ai urmtoarele etape la ela,orarea concepiei unui proiect folosind Matricea 2ogic. 'e*a lungul procesului urmai tot timpul principiul de lucru care porneste de la general la particular. &n prima fa% de ela,orare a Matricei 2ogice tre,uie pregtit un re%umat al proiectului. #ceasta presupune s1 define"ti %biectivul general la care contri,uie proiectul4 2 define"ti %biectivul care tre,uie (ndeplinit de ctre proiect 4 3 define"ti $e6ultatele pentru atingerea acestui o,iectiv4 4 define"ti Activitile pentru o,inerea fiecrui re%ultat. &ntruc!t aceste afirmaii sunt logic legate (ntre ele) este necesar a se confirma c logica este adevrat. Pentru a asigura acest lucru tre,uie s? verifici logica pe vertical cu testul Aac3Atunci. &ns nu vei fi capa,il s controle%i toi factorii legai de proiect "i de aceea tre,uie s faci ni"te supo%iii. /rmtorul pas este sA define"ti Su,o6iiile ,entru fiecare nivel. Este necesar s define"ti o ,a% pentru msurarea eficacitii proiectului. Pentru a face acest lucru tre,uie sC define"ti &ndicatorii de Cerificare a %biectivelor 5IJ76 pentru 7,iectivul general) apoi pentru 7,iectivul proiectului) apoi pentru 3e%ultate) apoi pentru nivelul #ctivitilor4 G define"ti MiDloacele de Cerificare 5MJ6.

31

#stfel ai reali%at o descriere a proiectului "i poi s treci acum s I aloci costuri pentru #ctiviti- pregte"ti Eugetul Proiectului&n final mai faci (nc doi pa"i pentru a verifica dac Matricea 2ogic a fost ,ine conceput1> verific Matricea 2ogic folosind #ista de Cerificare a Proiectului @'once,ieiB4 11 revi%uie"te concepia Matricei 2ogice (n lumina e+perienei precedente .

32

Matricea #ogic se ,re6int ca un tabel cu urmtoarea configuraie1

&ndicatori $e6umat Su,o6iii

7,. general Obiecti# $e%ultate Acti#it&i

Pasul *1 Aefinete %biectivul !eneral la care contribuie ,roiectul

$ %! % $ A &

7,iectivul 8eneral este cel pe care dore"ti s*l reali%e%i cu a0utorul proiectului) adesea (n com,inaie cu alii. 'e o,icei se refer la un program sau la un sector. 'e e+emplu poi avea un program care are ca 7,iectiv 8eneral cre"terea veniturilor familiilor fermierilor. #cesta se poate (ndeplini parial printr*un proiect cu 7,iectivul de cre"tere a produciei agricole. 1oarte adesea un grup de proiecte au acela"i 7,iectiv 8eneral.

33

MiDl- verificare

Pasul (1 Aefinete %biectivul de 9nde,linit de ctre ,roiect

$
%!

&

#ceasta se refer la scopul proiectul. El re%um impactul pe care cre%i c*l va avea proiectul. #r putea descrie cum se va sc.im,a lumea 5situaia6 ca urmare a o,inerii re%ultatelor proiectului. 7,iectivul descrie adesea o sc.im,are comportamentul ,eneficiarilor proiectului. (n

'e e+emplu) 7,iectivul se refer adesea la folosirea 3e%ultatelor proiectului- @1727$I3E# a noi metode de producie sau IMP2EMEND#3E# de noi sisteme:. &n mod normal ar tre,ui s avem un singur 7,iectiv pentru un proiect. Motivul este unul foarte practic. E+periena a demonstrat c este mai u"or s pui accentul pe re%ultate av!nd un singur 7,iectiv. 'ac ai mai multe 7,iective efortul proiectului se difu%ea% "i concepia este mai sla,. 'e"i 7,iectivul descrie motivele pentru care se o,in re%ultatele) el este (n afara controlului ec.ipei de proiect. Poi face rspun%toare o ec.ip de proiect pentru o,inerea anumitor re%ultate) dar nu pentru ceea ce vor face oamenii sau instituiile cu acele re%ultate. #ceasta (nseamn c tre,uie insistat ca ec.ipa de proiect s o,in anumite 3e%ultate care s a0ute la reali%area impactului dorit) dar c nu poi s o faci rspun%toare de reali%area acelui impact. Poi concepe un proiect cu 7,iectivul de a (m,unti producia agricol. Poi concepe c ranii vor fi spri0inii cu noi resurse 5credite) semine) unelte) etc.6 "i capa,iliti. 'e"i ec.ipa poate o,ine toate aceste re%ultate planificate) ea nu poate fi considerat rspun%toare dac ranii vor .otr( s fac ceva complet diferit.

34

Pasul +1 Aefinete $e6ultatele ,entru 9nde,linirea %biectivului

$
78

&

% $ A

3e%ultatele descriu CE dorim s livre%e ofere proiectul. Ele sunt descrise de o,icei (n termenii de referin 5D736 ai proiectului. 'ac asiguri resursele necesare) poi face ec.ipa de proiect direct rspun%toare de o,inerea acestor re%ultate.

Pasul 41 Aefinete Activitile necesare ,entru obinerea $e6ultatelor

$ %g % $ A &

#ctivitile definesc C/M va lucra ec.ipa la proiect. 2a modul general ar tre,ui s descrise pe scurt (ntre 3 "i C activiti care tre,uie reali%ate pentru a o,ine fiecare 3e%ultat propus pentru (ndeplinirea o,iectivului. #sigur suficiente detalii pentru a defini strategia de reali%are a fiecrei #ctiviti) "i pentru a asigura ,a%a pentru anali%a proiectului 58rafic de lucru) graficul activitilor) grafic 8antt6.

#minte"te*i c managementul proiectului presupune reali%area mai multor activiti. Dre,uie s inclu%i aceste #ctiviti (n Matricea 2ogic. Dre,uie s preve%i un program cu "edine periodice) pentru evenimentele de monitori%at "i evaluat. /nele ec.ipe de proiect su,linia% aceste #ctiviti prin includerea lor (n Ie"iri denumite @$istemul de Management al Proiectului Instalat "i 7peraional:.

Pasul :1 Cerific #ogica Certical cu testul Aac8Atunci

$tructura$&MS%g%$AtunciAAac Matricei 2ogice este ,a%at pe conceptul Cau% "i Efect. 'ac se (nt!mpl ceva sau se o,ine ceva) atunci altceva va re%ulta. Prin definiie) fiecare proiect descris de o Matrice 2ogic se ,a%ea% pe efectul logic 'ac #tunci sau Cau%* Efect.

3?

&ntr*o Matrice 2ogic ,ine planificat) la nivelele cele mai de 0os ale ei poi spune c dac au fost fcute anumite #ctiviti atunci este de a"teptat o,inerea anumitor 3e%ultate. #ceea"i relaie logic ar tre,ui s fie (ntre re%ultate "i 7,iectiv) "i (ntre 7,iectiv "i 7,iectivul 8eneral. Ca un e+emplu) se poate spune c dac reu"e"ti s asiguri ranii cu semine (m,untite atunci se va (ndeplini 7,iectivul de cre"tere a produciei. Cu c!t se reu"e"te reali%area unei legturi cau%*efect mai puternic (ntre o,iectivele de la diferite nivele) cu at!t mai ,un va fi concepia proiectului. Matricea 2ogic te o,lig s e+plici aceast logic. Ea nu asigur (ns o ,un concepie datorit faptului c vala,ilitatea efectului cau%*efect depinde de calitatea "i e+periena ec.ipei de concepie a proiectului. Pasul ;1 Aefinete Su,o6iiile cores,un6toare fiecrui nivel
$ %g % $ A &

'e"i e+ist o legtur logic (ntre afirmaiile cuprinse (n coloana $umar 53e%umat6) totu"i e+ist posi,ilitatea ca ali factori s rup aceast legtur. $upo%iiile sunt afirmaii despre factori inceri care ar putea rupe legtura dintre o,iectivele de la diferite nivele. logica e+tern a proiectului.

#ce"tia ar putea fi factori e+terni pe care nu*i poi controla (n proiect sau aceia pe care ai decis s nu*i controle%i. #ceasta este$upo%iiile pot descrie condiii naturale importante) cum ar fi ploi cu de,ite de 2> l m.p. (ntre lunile Mai "i 7ctom,rie. Pot fi factori umani cum ar fi lipsa grevelor pe perioada (nceperii proiectului) apro,area ,ugetului la timp) dorina fermierilor de a (ncerca metode noi) dorina fermierilor de a utili%a un nou mecanism de credit. Pot fi de asemenea factori e+terni cum ar fi factorii economici) de e+emplu) sta,ilitatea preurilor pentru culturile vegetale. Pot fi factori legai de alte proiecte care se e+ecut (n legtur cu acest proiect) de e+. Jala,ilitatea proiectului Kncii Mondiale (n domeniu sau finali%area programul Naiunilor /nite (n domeniu (nainte de (nceperea proiectului. &n $umar afirmaiie sunt trecute dup logica 'ac #tunci ca o condiie pentru legturile dintre nivele. $upo%iiile completea% logica matricei cu 'ac LI #tunci. Ele se refer la condiiile care sunt necesare pentru a susine legtura cau% efect (ntre nivele. Ele mai sunt cunoscute ca fiind condiii suficiente.

3A

In conditiile (n care cau%a "i efectul sunt conceptul central de design al unui proiect ,un) condiiile necesare "i suficiente sunt corolarul. Condiiile necesare descriu relaia tip cau% "i efect dintre #ctivitate*la*3e%ultat) 3e%ultat*la*7,iectiv "i 7,iectiv*la*7,iectiv general pentru reali%area o,iectivelor proiectului. #ceasta este logica intern dar nu define"te condiiile diferite de la fiecare nivel pentru reali%area nivelului imediat superior. #ceste alte condiii sunt supo%iiile. #ceasta este logica e+tern. 7,iectivele 5condiiile necesare6 plus supo%iiile 5condiiile suficiente6 ne dau o idee mai clar despre design*ul 5concepia6 proiectului. Prin definiie) ec.ipa de proiect nu este responsa,il de supo%iii. #cestea se afl (n afara controlului lor. Ec.ipa este responsa,il de producerea 3e%ultatelor. C!nd supo%iiile e"uea% sau se sc.im,) acest acord de management nu se mai aplic. Ec.ipa de proiect agreea% s monitori%e%e sc.im,rile supo%iiilor) iar (ntr*un ca% ca acesta supo%iiile tre,uie s fie c!t mai specifice cu putin. #ceasta ar putea (nsemna plasarea indicatorilor pe supo%iii astfel (nc!t s poat fi identificate mai u"or) dar ec.ipa de proiect nu este responsa,il de producerea lor. &n ciuda faptului c ei nu sunt responsa,ili de $upo%iii) mem,rii ec.ipei de proiect super* performante petrec mult timp (ncerc!nd s influene%e pro,a,ilitatea ca supo%iiile proiectului lor s fie adevrate. &m,ortana clarificrii Su,o6iiilor $upo%iiile sunt condiiile e+terne asupra crora proiectul nu e+ercit "i nu deine controlul) dar de care depinde (ndeplinirea o,iectivelor. Putei determina supo%iiile prin (ntre,area) @Ce condiii tre,uie s e+iste (n plus fa de o,iectivul meu 5la niveluri de #ctivitate) 3e%ultat) 7,iectiv sau 7,iectiv general6 pentru a a0unge la nivelul urmtorB: &n e+emplul nostru e+ist supo%iia c va cdea suficient ploaie. 1r aceast ploaie) noile semine nu vor da producia mare pe care o a"teptm. 'ac dorii s msurai gradul de incertitudine) tre,uie s cunoa"tei pro,a,ilitatea ca aceast supo%iie s fie adevrat. 'ac 2> l m.p. de ploaie (n timpul se%onului de plantare este cerina minim pentru produciile de recolt proiectate) "i aceasta s*a (nt!mplat numai (n trei ani din ultimii %ece) pro,a,ilitatea ca aceast supo%iie s fie adevrat pentru acest proiect este mic 53>M pro,a,ilitate6. Nu putem avea niciodat siguran 1>>M c 3e%ultatele proiectului vor cau%a 7,iectivul sau c 7,iectivul va cau%a 7,iectivul general. 2ucr!nd cu proiecte facem supo%iii despre gradul de incertitudine dintre aceste niveluri de o,iective. Cu c!t incertitudinea este mai mic cu at!t 3C

design*ul 5concepia6 proiectului este mai puternic. 7rice manager de proiect e+perimentat va fi de acord c supo%iiile uciga"e) "i anume acelea care se vor dovedi fatale unui proiect) pot deraia un proiect la fel de des precum re%ultatele sla,e o,inute. Pasul <1 Aefinirea &ndicatorilor de Cerificare a %biectivelor @&C%B ,entru %biective generale. %biective. $e6ultate. i a,oi ,entru Activiti$ %g % $ A &

Principiul de ,a% al coloanei IJ7 este acela c @dac (l poi msura atunci (l poi conduce:. Indicatorii demonstrea% re%ultate. Ca msuri de performan) ele ne spun cum s recunoa"tem (ndeplinirea cu succes a o,iectivelor. Ele nu sunt condiii necesare pentru atingerea acelor re%ultate. Nu e+ist o relaie cau% "i efect. 'ar ele definesc (n detalii msura,ile nivelurile de performan cerute de o,iective (n coloana 3e%umat .

"estul necesar i suficient IJ7*urile ne spun nu numai care reali%are este necesar) ci "i care ar fi performana suficient pentru a asigura c putem atinge o,iectivele nivelului urmtor. 'in acest motiv este mai ,ine s (ncepem cu sf!r"itul) "i anume s (ncepem cu un o,iectiv de la un nivel mai (nalt "i s lucrm (n descre"tere prin lanul cau%al. 7,iectiv general) apoi 7,iectiv) apoi) 3e%ultate) apoi #ctiviti. 'antitate. 'alitate i "im, @''"B &n mod normal vom e+prima Indicatorii (n termeni de Cantitate) Calitate "i Dimp 5"i c!teodat loc "i cost6. 7peraia de a pune numere "i date pe indicatoare se nume"te @Dargeting:. 'e"i se afirm adesea c o,iectivele de la niveluri mai mari nu sunt msura,ile) aceasta nu este adevrat. Putem alege s nu punem @targets: pe ele) dar putem da tuturor 7,iectivelor generale) 7,iectivelor "i 3e%ultatelor indicatoare msura,ile. '5i &ndicatori/ Cu c!t mai puini cu at!t mai ,ine. 1olosii numai numrul de indicatoari cerui pentru a clarifica ce tre,uie (ndeplinit pentru a satisface o,iectivul formulat (n coloana de 3e%umat .

3G

'um se construiete un &C%/ &ncepei cu indicatorul de ,a%. #sigurai*v c este Cuantifica,il (n sistemul numeric "i apoi adugai Calitatea "i apoi dimensiunile de Dimp.

!reeli frecvente 9n 9ntocmirea ,roiectelor

Pentru ela,orarea unui proiect de calitate) este ,ine a se considera care sunt motivele care duc la respingerea cererilor de finanare. 'estul de frecvent lipsa unui singur document prev%ut (n 8.idul $olicitantului duce la eliminarea proiectului (nainte de evaluarea te.nic. #stfel se (nt!mpl ca o propunere ,un s nu ai, "ansa de a primi finanare dintr*o neatenie. 'e aceea) se recomand verificarea de mai multe ori a documentelor din cererea de finanare) confrunt!ndu*le cu lista documentelor necesare) din 8.id. &n acest ca% regula este foarte strict) (n ca%ul lipsei unui document) nu e+ist posi,ilitatea de a fi adus ulterior. Cererile sunt respinse dac Puncta0ul o,inut este mai mic dec!t minimul prev%ut (n 8.idul $olicitantului4 &n urma anali%ei financiare) sunt eliminate unele costuri) iar re%ultatul este un ,uget 2ista principalelor motive de respingere a proiectelor cuprinde Nerespectarea criteriilor de eligi,ilitate "i conformitate administrativ4 $olicitant) partener sau proiect neeligi,il4 Capacitate operaional "i financiar sc%ut4 Proiect nerelevant4 Proiect de sla, calitate din punct de vedere te.nic si financiar.

total mai mic dec!t suma minim admis.

Nerespectarea criteriilor de eligibilitate i conformitate administrativ1

#pro+imativ 4>M din propuneri sunt respinse din cau%a neateniei sau a nerespectrii unor reguli simple) de ,a%. Printre motive) pot fi menionate 'ocumentaie incomplet4 Cereri scrise de m!n "i nu dactilografiate. E+emple- 'ac lipsesc documente) "tampile) semnturi) dac ,ugetul este e+primat (ntr*o alt moned dec!t cea menionat (n 8.id.

olicitant! partener sau proiect neeligibil"

3I

#cest lucru (nseamn nerespectarea criteriilor menionate (n g.id privind participanii acceptai la licitaie "i tipurile de activiti care pot fi trecute (n proiect. 7 alt serie de propuneri sunt respinse dac $olicitanii nu (ntrunesc condiiile stipulate (n 8.id 5de e+emplu au datorii la stat) sunt organi%aii care nu au menionate (n statut activitile propuse) nu activea% nici ei nici partenerii lor in regiunea prev%ut pentru proiect) sau sunt instituii care) potrivit 8.idului) nu pot solicita finanare64 Partenerii nu ("i au sediul (n 3om!nia "i nici (n statele /E) P.are 5Kulgaria6) #l,ania) 13P Macedonia) Kosnia*;eregovina) Croaia "i $er,ia* Muntenegru sau Durcia4 licitaiei4 Proiectele pre%entate nu se refer e+clusiv la sc.ema de 'e%voltarea 3esurselor /mane) de"i pre%int) poate) "i activiti (n acest domeniu4 Proiectele sunt prev%ute s ai, loc (ntr*o alt regiune dec!t cea (n care este depus cererea de finanare4 Propunerea dep"e"te durata ma+im permis4 $uma solicitat este mai mare dec!t suma ma+im permis4 $olicitantul < o firm de profit < a mai primit (n ultimii trei ani finanri neram,ursa,ile directe) care (nsumea% 1>>.>>> de Euro. 3eglementarea P.are nu permite firmelor s accese%e (nsumat peste acest plafon. E+emple- 'ac o firm de construcii dore"te s derule%e activiti de instruire a personalului) tre,uie sa ai, trecut (n statut aceast activitate. 'ac se dore"te o finanare pentru construirea unui ,loc) inclu%!nd "i o component de resurse umane) proiectul va fi respins. 'aca aplicantul este o organi%aie neguvernamental (n domeniul drepturilor omului nu va putea desf"ura activiti de instruire a anga0ailor (n industria c.imic. $olicitanii au (ncercat s influene%e comisia de evaluare (n timpul

#apacitate operaional i financiar sczut"

7dat a0uns la fa%a evalurii din punct de vedere te.nic "i financiar) propunerea este punctat) potrivit unei grile) care poate fi gsit (n 8.idul $olicitantului. $olicitantul tre,uie sa (ntruneasc un puncta0 minim dintr*un numr ma+im de puncte posi,il pentru a trece la urmtoarea fa%. $unt depunctate cererile dac $olicitanii nu au surse de finanare sta,ile "i suficiente pentru desf"urarea activitii4

4>

$olicitanii nu au e+periena "i competena profesional necesare finali%rii cu succes a proiectului propus4 $olicitanii nu dau dovad de un management financiar sntos (n utili%area eficient a ,anilor.

E+emple- 7 societate care solicit o finanare neram,ursa,il de ?>.>>> Euro nu va primi fonduri dac din situaiile financiare re%ult c anul precedent a fost (nc.eiat pe pierderi sau dac veniturile reali%ate sunt mult su, valoarea solicitat prin proiect.

$roiect nerelevant1
/n proiect nerelevant nu (nseamn neaprat un proiect lipsit de importan. /n proiect este considerat nerelevant daca o,ine mai puin de puncta0ul minim pentru seciunea R3elevan: nu a reu"it s conving evaluatorii ca activitile propuse vor contri,ui la reali%area o,iectivelor programului4 activitile propuse nu sunt relevante pentru nevoile de pe piaa creia i se adresea% proiectul4 dac nu define"te clar nevoile grupurilor*int "i ale ,eneficiarilor finali "i nu e+plic (n ce msur proiectul su re%olv o parte din aceste nevoi. E+emple- /n proiect care propune activiti de instruire pentru g.i%i montani (n 'elta 'unrii va ridica mari semne de (ntre,are (n privina relevanei sale pentru %ona respectiv.

$roiect de slab calitate din punct de vedere tehnic i financiar"

/n proiect ar putea fi depunctat "i) (n competiie cu alte propuneri mai ,une) va fi respins dac metodologia de lucru las de dorit 5activitile descrise sunt considerate nerealiste) planul general al proiectului nu este coerent) indicatorii propu"i nu sunt verifica,ili (n mod o,iectiv64 proiectul este considerat drept lipsit de dura,ilitate 5nu conine diseminarea informaiilor) e+ist du,ii (n legtur cu capacitatea organi%aiei de a*"i pstra structura dup (nc.eierea proiectului64 ,ugetul este nerealist) conine costuri neeligi,ile sau este mult prea mare (n comparaie cu re%ultatele estimate ale proiectului. E+emple- 'ac prin proiect aplicantul ("i propune s ac.i%iione%e ec.ipamente) o gre"eal (nt!lnit este umflarea ,ugetului. #u fost (nt!lnite ca%uri c!nd solicitanii au trecut suma de

41

3?.>>> de Euro pentru cumprarea unei ma"ini. Evaluatorii nu au contestat necesitatea unui autoturism pentru reu"ita proiectului) (ns au diminuat ,ugetul pentru ma"in la o sum accepta,il pe pia. &ntr*un alt ca%) un solicitant a trecut (n ,uget construirea unei case de A>.>>> de Euro) cost neeligi,il (n programul respectiv. Pentru toate liniile de ,uget) preurile considerate tre,uie s fie cele de pe piaa local. 'ac proiectul va fi implementat la #iud) nu poate fi trecut o c.irie practicat (n Kucure"ti sau Clu0. Evaluatorii sunt din regiune "i "tiu foarte ,ine preurile %onei. Costurile acceptate pentru finanare sunt e+plicate detaliat (n 8.idul $olicitantului. Ele includ de o,icei ac.i%iiile de ec.ipamentele) su,contractare) (nc.iriere ,irouri) etc. Este recomandat verificarea cu atenie a (ncadrrii (n costurile eligi,ile.

!reeli frecvente
Cele mai frecvente gre"eli sunt cele mai simple "i totu"i) lucruri similare se (nt!mpl multor solicitani. Li ei au cre%ut) cu siguran) c nu vor a0unge (ntr*o asemenea situaie. Prima recomandare este de a nu se lsa pe ultima sut de metri ela,orarea proiectului. Presiunea va cre"te pe msur ce se va apropia termenul limit "i) dup cum ,ine "tii) pro,lemele neprev%ute apar c.iar atunci c!nd este nevoie s mearg totul strun. $e stric imprimanta la mi0locul tipririi proiectului) se (m,olnve"te conta,ilul (nainte de definitivarea ,ugetului) se inund drumurile "i nu se mai a0unge la timp pentru depunerea dosarului. &n asemenea condiii nu e de mirare ca pot fi scpate din vedere anumite aspecte care erau "tiute foarte ,ine. 'e aceea este recomandat pregtirea din timp. 2a final este o,ligatorie verificarea listei cu documentele necesare care de o,icei se gse"te (n g.id. #r fi util ca o alt persoan) Run cap limpede:) s verifice (nc o dat ca toate condiiile s fie (ndeplinite. &n 4>M din ca%uri) proiectele au fost respinse din cau%a unor gre"eli care par e+trem de evidente. Cele mai frecvente dintre acestea sunt* * Cereri scrise de m!n "i nu dactilografiate. 2ipsa unor semnturi) "tampile) date. C!nd se lucrea% contra timp) este fireasc omiterea unei semnturi) a unei date pe un document) sau a numertrii paginilor proiectului) a"a cum se cere. * 2ipsa unor documente solicitate. &n ca%ul documentelor (n format E+cel) tre,uie verificat dac s*au completat toate paginile e+istente) nu numai pe cea care apare automat la desc.iderea documentului.

42

* * * *

Moneda (n care este e+primat ,ugetul. Instituia nu se ocup cu activiti de tipul celor descrise in proiect. $olicitantul sau unul din parteneri nu este nici persoan 0uridic rom!n "i nici dintr*o ar eligi,il. $uma solicitat este mai mare dec!t suma ma+im admis sau mai mic dec!t suma minim alocat prin program. Este o distincie clar (ntre ,ugetul proiectului "i suma solicitat. Kugetul proiectului include at!t contri,uia proprie c!t "i suma solicitat ca finanare.

Procenta0ele au fost calculate gre"it. 'e e+emplu) dac solicitantul tre,uie s contri,uie cu finanare (n proporie de minim 2>M) o cofinanare de 1I)IIM va duce la respingerea proiectului. Comisia de evaluare va lua (n considerare procentul care re%ult din raportul (ntre ,ugetul proiectului "i aportul solicitantului.

Calcularea costurilor duce la o sum diferit de suma total a proiectului. Kugetul tre,uie verificat de mai multe ori) pentru a elimina posi,ilitatea strecurrii unor astfel de gre"eli.

'urata proiectului dep"e"te durata ma+im admis prin g.id. 8re"eala poate aprea "i atunci proiectul pentru care se solicit finanare este o component a unui proiect mai amplu) care are o durat mai mare de durata ma+im admis.

$olicitantul a pre%entat prea succint e+periena pe care o are (n domeniu) nu a e+plicat detaliat ce resurse deine) g!ndindu*se c) dac este o instituie cunoscut) toat lumea a au%it de capacitatea sa. Evaluatorii nu se pot ,a%a (n evaluare dec!t pe informaiile furni%ate (n proiect) de aceea) o organi%aie ar.icunoscut) dar care nu*"i pre%int capacitatea operaional (n scris) va primi un puncta0 redus) de"i) poate) ar merita un puncta0 ma+im.

* *

Keneficiarii "i grupul int nu au fost sta,ilii clar. Metodologia proiectului este sla, punctat atunci c!nd activitile prev%ute nu contri,uie la (ndeplinirea o,iectivelor propuse) re%ultatele estimate nu pot fi msurate sau evaluate) grupurile int nu au legtur cu activitile) atri,uiile din proiect nu sunt descrise clar "i nici (mprite realist (ntre mem,rii ec.ipei sau (ntre organi%aiile partenere. &n acest ca%) avem de*a face cu un proiect care nu a fost ,ine g!ndit "i planificat.

$olicitantul nu ("i propune s identifice posi,iliti realiste de continuare a activitilor "i dup (nc.eierea finanrii "i nu e+plic impactul proiectului pe termen mediu.

43

Evaluatorii doresc s vad c activitile derulate cu fonduri neram,ursa,ile au un efect de lung durat "i nu unul care se opre"te odat cu (nc.eierea proiectului. * * Kugetul nu este clar) sau include costuri ne0ustificat de mari in raport cu preul pieei. Kugetul nu acoper toate activitile propuse) ceea ce poate pune (n pericol reali%area proiectului.

E&E#&%!$AF&E
1. Managementul $roiectelor 7pran) C.) $tan $.) #,a%a K. < Kucure"ti) 2>>2 2. #onducerea proiectelor de organizare 8erard ;erniau+ 4 traducere din lim,a france%a de Monica Ditirca. * Paris - IN$EP 4 Kucure"ti - Editura De.nica) 1II? 3. %hidul proiectelor locale &idel 1undatia Internaionala de Management 9 2ocal 1idel Pro0ects 8uide International Management 1oundation. * Kucure"ti- Nemira) 1III 4. Managementul operaional al proiectelor Corneliu Neagu si 2ucia Jioleta Melnic * Constanta - 7vidius /niversitH Press) 2>>1 ?. Managementul proiectelor - $ro'ect Management " Manual pentru construirea proiectelor Nicolae Postavaru. * Ed. a 3*a. * Kucure"ti- Matri+ 3om) 2>>3 A. Managementul proiectelor " cale spre creterea competitivitii Mariana Mocanu "i Carmen $c.uster. * Kucuresti - #ll KecF) 2>>1

44