Informatii Utile - Planificare evenimente

Iata niste informatii pe care speram sa le considerati utile in planificarea evenimentului dumneavoastra. Fie ca sunteti un organizator experimentat, nou in afacerea de organizari de evenimente sau doar folositi site-ul nostru pentru a gasi o sala pentru un eveniment suntem siguri ca veti gasi locul perfect prin intermediul site-ului saladeconferinta.ro :

Elemente cheie Conferinte

in

selectarea

unui

Centru

de

Alegerea unui centru de conferinte poate fi o sarcina dificila avand in vedere existenta multitudinii de locatii dintre care puteti alege, fiecare oferind ceva in plus sau ceva diferit. Experienta personala este totdeauna in avantajul dumneavoastra, dar cand ofertantii sunt la distante mari, factorul de timp si costuri va va influenta in a alege o locatie fara sa o vizitati. Din fericire, multitudinea de informatii si imagini, harti oferite pe acest site pentru fiecare sala in parte va crea o imagine clara in mintea dumneavoastra despre cum arata sala, ce le puteti oferii invitatilor, ce avantaje aveti pentru a organiza un eveniment lipsit de surprize. Pentru a va crea o imagine a locatiei, facilitatilor, factorului uman este absolut necesar sa contactati ofertantul fie telefonic, fie prin e-mail, dar nu inainte de a intocmi o lista cu intrebari care sa le adresati persoanei de legatura. Factori pe care ar trebui sa le aveti in vedere inainte de a contracta o sala de evenimente:
y y y y y y y y

Personalul locatiei: Este personalul locatiei promt si prietenos la contactul telefonic sau prin e-mail? Locatia: Amplasarea salii este intr-o locatie convenabila dvs. si invitatilor dvs., iar acestora le va fi usor sa gaseasca si sa ajunga in acest loc? Parcarea: Vor fi locuri suficiente de parcare pentru toti participantii? Accesul: Este facilitat accesul tuturor participantilor chiar daca veti avea invitati cu dizabilitati locomotorii? Ambientul: Dispune locatia aceasta de modalitati de incalzire pe timp de iarna si racire pe timp de vara? Dimensiunile salii: Va avea sala de conferinta marimea optima pentru aranjamentul dorit si numarul de persoane asteptate? Dotarea tehnica: Sala dispune de suficiente puncte de alimentare electricitate, echipamentul de proiectie si restul dotarilor este adecvat cerintelor dvs.? Preparatele culinare: Vor fi preparatele bine pregatite, expuse corespunzator si gama destul de variata pentru toate gusturile?

Masuri de securitate in cazuri de urgenta: Este locatia bine dotata si amenajata pentru situatii de urgenta iar echipamentul dvs. este intr-un loc sigur?

Aceasta lista de factori pe care sugeram sa le aveti in vedere, ar trebiu sa va genereze o imagine clara in procesul de selectare a salilor. Si nu uitati, adresati oricate intrebari doriti, evitand astfel surprizele ulterioare si regretul de a fi ales o sala cu deficiente fie din plan uman sau tehnic.

Planificarea de conferinte pentru incepatori

Dupa cum cei experimentati ar trebui sa stie bine, secretul unui eveniment bine derulat consta in pregatirea minutioasa a acestuia. Pregatiti planificarea evenimntului cu minutiozitate si veti reduce semnificativ sansele ca ceva sa nu decurga conform planului si a lasa o impresie favorabila invitatilor. Fata de punctele importante ale planificarii cum ar fi programul celor care vor lua cuvantul, expozanti, programul de derulare mai sunt multe alte aspecte de luat in considerare in procesul de planificare. Veti avea nevoie si de cazare? Cine va plati cazarile? Care sunt factorii cu privire la calatorie? Oferiti dejun, cina sau alte servicii de masa? Doriti ca invitatii dvs. sa vina cu insotitor? Acestea par a fi probleme minore, dar a sarii peste aceste detalii este o greseala des intalnita la organizatorii neexperimentati. Cu atatea puncte de interes logistic nu este surprinzator sa apara greseli pe parcurs. Mai jos aveti un scurt ghid al incepatorului care sa va ajute sa treceti cu usurinta peste anumiti pasi in procesul de organizare: 1. Analizati detaliile tehnice Asigurativa ca stiti exact care sunt dotarile tehnice ale salii pana la cel mai mic amanunt. Se intampla foarte des ca intr-un moment cheie al conferintei in derulare sa aveti nevoie de o priza si sa nu aveti acces la ea. Multe sali de conferinta ofera detalii tehnice amanuntite ale salii, cereti aceste detalii pentru va v-ar putea salva de situatii jenante. 2. Faceti cunoscute caile de acces Arta de a organiza o conferinta nu consta doar in organizarea la fata locului. Este important sa ganditi si din punctul de vedere al participantului care trebuie sa stie care sunt caile de acces catre sala indiferent cu ce mijloc de transport va sosi. Cel mai optim este sa pregatiti o harta care sa indice locatia salii. Obtineti si

furnizati informatii si despre mijloace de transport in comun, si faceti cunoscut invitatilor dvs. detaliile de contact ale salii. 3. Mancare pe gustul tuturor Cand alegeti variante de meniu, pauze de cafea, asigurativa ca stiti exact ce veti primi, care sunt gramajele si cum va fi aspectul de prezentare. Evitati astfel supriza ca preparatele sa fie insuficiente. Intrebati invitatii dvs. daca au anumite diete si regimuri de urmat, daca sunt invitati vegetarieni si asigurativa ca se vor preparate si astfel de meniuri. 4. Oferiti cadouri simbolice Se obisnuieste oferirea de cadouri simbolice pentru oaspetii dvs. la plecare pentru a creea un sentiment de implinire oaspetelui la plecare. Un astfel de cadou ar putea include materiale promotionale, carti cu tematica conferintei, obiecte cu valoare simbolica, binenteles in functie de bugetul alocat de dvs. si neaparat inscriptionat cu sigla dvs., tema conferintei, eventual data de desfasurare a evenimentului. 5. Cereti feedback Cu putin timp inainte de finalul evenimentului este important sa obtineti cat mai multe pareri de la invitatii dvs. cu privire la derularea evenimentului atat din punct de vedere al organizarii cat si al locatiei. Puteti pregati formulare de feedback pe care sa le impartiti invitatilor, ceea ce va va ajuta enorm de mult in organizarea urmatorului eveniment. Chiar daca ati omis acest lucru in derularea conferintei, nici cu putin timp dupa acesta nu este tarziu. Puteti obtine un feedback de la acestia prin corepondenta sau telefonic dar sansele de a aduna feedback de la toti invitatii sunt reduse.