Informatii Utile - Planificare evenimente

Iata niste informatii pe care speram sa le considerati utile in planificarea evenimentului

dumneavoastra. Fie ca sunteti un organizator experimentat, nou in afacerea de
organizari de evenimente sau doar folositi site-ul nostru pentru a gasi o sala pentru un
eveniment suntem siguri ca veti gasi locul perfect prin intermediul site-ului
saladeconferinta.ro :

Elemente cheie in selectarea unui Centru de

Conferinte
Alegerea unui centru de conferinte poate fi o sarcina dificila avand in vedere existenta
multitudinii de locatii dintre care puteti alege, fiecare oferind ceva in plus sau ceva
diferit.
Experienta personala este totdeauna in avantajul dumneavoastra, dar cand ofertantii
sunt la distante mari, factorul de timp si costuri va va influenta in a alege o locatie fara
sa o vizitati. Din fericire, multitudinea de informatii si imagini, harti oferite pe acest site
pentru fiecare sala in parte va crea o imagine clara in mintea dumneavoastra despre
cum arata sala, ce le puteti oferii invitatilor, ce avantaje aveti pentru a organiza un
eveniment lipsit de surprize. Pentru a va crea o imagine a locatiei, facilitatilor, factorului
uman este absolut necesar sa contactati ofertantul fie telefonic, fie prin e-mail, dar nu
inainte de a intocmi o lista cu intrebari care sa le adresati persoanei de legatura.

Factori pe care ar trebui sa le aveti in vedere inainte de a contracta o sala de

evenimente:

 Personalul locatiei: Este personalul locatiei promt si prietenos la contactul

telefonic sau prin e-mail?
 Locatia: Amplasarea salii este intr-o locatie convenabila dvs. si invitatilor dvs., iar
acestora le va fi usor sa gaseasca si sa ajunga in acest loc?
 Parcarea: Vor fi locuri suficiente de parcare pentru toti participantii?
 Accesul: Este facilitat accesul tuturor participantilor chiar daca veti avea invitati
cu dizabilitati locomotorii?
 Ambientul: Dispune locatia aceasta de modalitati de incalzire pe timp de iarna si
racire pe timp de vara?
 Dimensiunile salii: Va avea sala de conferinta marimea optima pentru
aranjamentul dorit si numarul de persoane asteptate?
 Dotarea tehnica: Sala dispune de suficiente puncte de alimentare electricitate,
echipamentul de proiectie si restul dotarilor este adecvat cerintelor dvs.?
 Preparatele culinare: Vor fi preparatele bine pregatite, expuse corespunzator si
gama destul de variata pentru toate gusturile?
  Masuri de securitate in cazuri de urgenta: Este locatia bine dotata si amenajata
pentru situatii de urgenta iar echipamentul dvs. este intr-un loc sigur?

Aceasta lista de factori pe care sugeram sa le aveti in vedere, ar trebiu sa va genereze

o imagine clara in procesul de selectare a salilor.

Si nu uitati, adresati oricate intrebari doriti, evitand astfel surprizele ulterioare si regretul
de a fi ales o sala cu deficiente fie din plan uman sau tehnic.

Planificarea de conferinte pentru incepatori

Dupa cum cei experimentati ar trebui sa stie bine, secretul unui eveniment bine derulat
consta in pregatirea minutioasa a acestuia.

Pregatiti planificarea evenimntului cu minutiozitate si veti reduce semnificativ sansele ca

ceva sa nu decurga conform planului si a lasa o impresie favorabila invitatilor.

Fata de punctele importante ale planificarii cum ar fi programul celor care vor lua
cuvantul, expozanti, programul de derulare mai sunt multe alte aspecte de luat in
considerare in procesul de planificare.

Veti avea nevoie si de cazare? Cine va plati cazarile? Care sunt factorii cu privire la
calatorie? Oferiti dejun, cina sau alte servicii de masa? Doriti ca invitatii dvs. sa vina cu
insotitor?

Acestea par a fi probleme minore, dar a sarii peste aceste detalii este o greseala des
intalnita la organizatorii neexperimentati. Cu atatea puncte de interes logistic nu este
surprinzator sa apara greseli pe parcurs. Mai jos aveti un scurt ghid al incepatorului
care sa va ajute sa treceti cu usurinta peste anumiti pasi in procesul de organizare:

1. Analizati detaliile tehnice

Asigurativa ca stiti exact care sunt dotarile tehnice ale salii pana la cel mai mic
amanunt. Se intampla foarte des ca intr-un moment cheie al conferintei in
derulare sa aveti nevoie de o priza si sa nu aveti acces la ea. Multe sali de
conferinta ofera detalii tehnice amanuntite ale salii, cereti aceste detalii pentru va
v-ar putea salva de situatii jenante.

2. Faceti cunoscute caile de acces

Arta de a organiza o conferinta nu consta doar in organizarea la fata locului. Este

important sa ganditi si din punctul de vedere al participantului care trebuie sa stie
care sunt caile de acces catre sala indiferent cu ce mijloc de transport va sosi.
Cel mai optim este sa pregatiti o harta care sa indice locatia salii. Obtineti si
 furnizati informatii si despre mijloace de transport in comun, si faceti cunoscut
invitatilor dvs. detaliile de contact ale salii.

3. Mancare pe gustul tuturor

Cand alegeti variante de meniu, pauze de cafea, asigurativa ca stiti exact ce veti
primi, care sunt gramajele si cum va fi aspectul de prezentare. Evitati astfel
supriza ca preparatele sa fie insuficiente. Intrebati invitatii dvs. daca au anumite
diete si regimuri de urmat, daca sunt invitati vegetarieni si asigurativa ca se vor
preparate si astfel de meniuri.

4. Oferiti cadouri simbolice

Se obisnuieste oferirea de cadouri simbolice pentru oaspetii dvs. la plecare

pentru a creea un sentiment de implinire oaspetelui la plecare. Un astfel de
cadou ar putea include materiale promotionale, carti cu tematica conferintei,
obiecte cu valoare simbolica, binenteles in functie de bugetul alocat de dvs. si
neaparat inscriptionat cu sigla dvs., tema conferintei, eventual data de
desfasurare a evenimentului.

5. Cereti feedback

Cu putin timp inainte de finalul evenimentului este important sa obtineti cat mai
multe pareri de la invitatii dvs. cu privire la derularea evenimentului atat din punct
de vedere al organizarii cat si al locatiei. Puteti pregati formulare de feedback pe
care sa le impartiti invitatilor, ceea ce va va ajuta enorm de mult in organizarea
urmatorului eveniment. Chiar daca ati omis acest lucru in derularea conferintei,
nici cu putin timp dupa acesta nu este tarziu. Puteti obtine un feedback de la
acestia prin corepondenta sau telefonic dar sansele de a aduna feedback de la
toti invitatii sunt reduse.