Curs 4 Finante si Contabilitate.

1. Departamentul de finane i contabilitate

Contabilitatea financiar (sau servicul financiar contabil) este alcatuit din documente ale tranzacilor unei companii care au un impact asupra strii financiare a firmei. Activitile de contabilitate sunt de dou tipuri i anume : financiare i manageriale. Un tip suplimentar l reprezint contabilitatea taxelor. Deoarece contabilitatea taxelor este n mare parte necesar pentru raportarea extern a serviciului intern de beneficii, datele adunate pentru contabilitatea financiar formeaz baza pentru contabilitatea taxelor. Declaraiile finaciare obinuite includ bilanul financiar i declaraiile de venit. Bilanul finaciar prezint soldul conturilor, ca de exemplu, ci bani se dein, ci bani sunt datorai de ctre clienii firmei, costul materiei prime i a inventarului de bunuri, volumul monetar datorat furnzilorilor, sumele datorate bncilor i altor creditori i sumele investite de ctre investitori n companie. Bilanul financiar este o metod bun de a crea o vedere de ansamblu asupra sntii financiare a companiei la un anumit moment n timp. Declaraia de venit sau declaraia de profit i pierderi arat vnzrile companiei, costul vnzrilor, profitul i pierderile pe o anumit perioad de timp (de obicei pe un timestru). Profitabilitatea este important pentru creditori i pentru acionarii companiei. Este de asemenea o informaie important pentru manageri. Un manager observ profitul ca pe un indicator al succesului i pierderile ca pe un indicator al problemelor ce trebuie rezolvate. Companiile pregtesc declaraiile financiare timestrial, foarte rar se poate ntmpla s fie mai des. Pentru a pregti aceste declaraii trebuie s nghee conturile pentru a crea la acel moment de timp statisticile privind ctigurile/pierderile. Conturile nominale nchise vor avea balana zero de la care vor incepe acumularea beneficilor i cheltuielilor pentru nou perioad de raportare. Pentru aceasta, angajaii trebuie s verifice conturile pentru a vedea dac sunt actuale. Dac sistemul informatic al firmei genereaz regulat date precise la momente clar definite n timp atunci nchiderea conturilor nu ridic prob lem deosebite. Dac aceast operaie poate s consume foarte mult timp i s nu fie precis. Un avantaj al sistemelor informationale integrate este acela ca simplific procesul de nchidere a conturilor i de pregtire a declarailor financiare. Nu este necesar s se integreze date de la mai multe sisteme deoarece datele necesare sunt reinute ntr -un mod 1 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Finane i Contabilitate

centralizat. ntr-un sistem ERP balana si declaraia de profit i pierderi sunt rapoarte ale bazei de date. Acestea pot fi generate rapid oricnd i deoa rece datele sunt citite direct din tabelele bazei de date aceste rapoarte vor fi mereu actuale. O alta facilitate a unui sistem ERP este abilitatea de a afia datele variat (cu mai multe sau mai puine detalii). Astfel se pot genera declaraii financiare p entru variante diferite sau cu formate diferite pregtite pentru nevoile fiecrui utilizator.

2.

Utilizarea sistemelor ERP n gestionarea informailor de contabilitate

nainte de existena unui sistem centralizat companiile au folosit sisteme informatice diferite pentru fiecare departament, fiecare sistem avand un anumit mod de a aduna i stoca datele. Astfel transferul de date ntre diferitele sisteme software nu a funcionat n timp real, ceea ce a dus la apariia unor inconsistene n ceea ce privete datel e, iar departamente precum cel financiar contabil puteau foarte uor s ajung s foloseasc date care nu erau actuale. Un sistem ERP cu o baz de date centrala poate evita aceste probleme. De exemplu bunurile finale sunt transferate de la linia de asamblare la depozit. Un angajat din depozit poate cu uurin s nregistreze tranzacia utiliznd un terminal sau un scanner de cod de bare. ntr-un SAP ERP, n modulul de management al materialelor, transferul va fi vzut ca o cretere a volumului de bunuri finite care sunt disponibile pentru expediere. Modulul pentru contabilitate observa evenimentul ca o cretere a valorii monetare a bunurilor finite. ntr-un sistem ERP fiecare departament folosete aceeai baz de date pentru a nregistra datele operaiunii. Aceast baz de date fiind folosit mai trziu pentru a genera rapoarte manageriale, pentru decalaraii financiare i pentru a crea bugete. n contabilitatea clasic, conturile companiei sunt inute ntr-un registru numit registrul general. ntr-un sistem SAP ERP, intrrile n registrul general au loc simultan cu tranzaciile realizate. Multe module din SAP ERP determin introducerea de date de tranzacie n registrul general ca de exemplu: vnzrile si distribuia se realizeaz nregistrarea vnzrilor, se actualizeaz un registru general care indic care client datoreaz bani pentru bunurile primite; managementul materialelor se controleaz achiziiile i nregistrrile schimbrilor de inventar; crearea unei comenzi de achiziie creaz o intrare n registrul general astfel ncat compania se oblig s plteasca bunurile pe care le va primi; contabilitatea financiar se gestioneaz intrrile care trebuie ncasate respectiv care trebuie achitate din cele doua module de mai sus; acesta este modulul din care se nchid intrrile din registrul general la finalul unui an fiscal;

2 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Finane i Contabilitate

controlul profitului se urmresc costurile asocitate cu producia de bunuri; este nevoie de crearea unei imaginii foarte clare despre costurile de producie astfel putndu-se lua decizii privind preul produsului si investiile de capital; resursele umane se gestioneaza recrutarea, anagajarea, compensarea, terminarea servicilor cu angajaii; modulul Resurse Umane gestioneaz beneficile i genereaz statele de plat; managementul mijloacelor fixe se realizeaz gestionarea mijloacelor fixe i deprecierea lor in timp.

3.

Managementul soldurilor in SAP ERP

Acest management al soldurilor se refer la creditele clienilor unei companii, mai exact la plile pe care clienii trebuie sa le fac ctre companie n schimbul realizrii produselor dup ce s-a preluat o anumit comand ( ct trebuie s plteasc fiecare client n parte pentru fiecare produs sau serviciu cerut) n continuare este prezentat soluia SAP ERP. Sistemul permite companiei s stabileasc o limit de credit pentru fiecare cumprtor, adic s impun o anumit sum maxim care poate fi datorat de un client la un moment dat. Dup fixarea acestei limite orice depire a acesteia la formarea comenzii este semnalat. Fig. 1.1 este prezentat un exemplu de interfa grafic pentru configurarea soldului clienilor, iar in Fig. 1.2 este prezentat un mesaj de avertisment care apare atunci cnd limita de credit este depit.

Fig. 1.1. Exemplu de interfa grafic pentru configurarea soldului clienilor.

3 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Finane i Contabilitate

Fig. 1.2. Exemplu de mesaj de avertisment care apre cnd limita de credit pentru un anumit client este depit.

4.

Tranzaciile din interiorul companiei

Tranzaciile dintre companiile-mama si filiale, cunoscute si sub numele de tranzacii din interiorul companiei, trebuie eliminate din nregistrrile companiei -mam deoarece aceste tranzacii nu presupun o intrare/ieire propriu zisa n/din companie. S presupunem ca Acme Inc. deine Bennett Manufacturing. Compania Bennett vinde materie prim companiei Acme Inc. n valoare de 1 mil. de dolari. Acme folosete apoi materia prim pentru a realiza produse finite. Vnzrile companiei Bennett reprezint de fapt costuri de vnzare ale companiei Acme. Aadar, se poate considera c banii doa r au trecut dintr-o parte n alta n cadrul companiei-mama. O companie nu poate realiza profit vzndu-i tot ei produse. Adesea, companiile desfoara tranzacii comerciale cu filialele lor. Dac o companie face acest lucru, atunci asemenea tranzacii se vor realiza n mod frecvent. inerea evidenei acestor tranzacii i realizarea modificrilor care se impun, poate fi o adevrat provocare pentru contabili. Natura integrat a unui sistem ERP i folosirea unei baze de date comune i managementul de raportare construit, creeaz numeroase beneficii. Dei raportarea informaiilor din situaiile financiare este un lucru comun, de obicei este foarte dificil pentru 4 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Finane i Contabilitate

companii sa realizeze rapoarte potrivite pentru situaii potrivite. Fr un sistem ERP, operatiunea de identificare i urmrire a tuturor sumelor ce trebuie introduse ntr -un raport este o operaiune monumental. Cu ajutorul unui sistem ERP, o mare cantitate de informaii sunt disponibile n scopul raportrii acestora.

5.

Managementul bazat pe rapoarte i instrumente de analiz

Registrele contabile sunt nregistrate n baza de date comuna. Avantajul folosirii unei baze de date const n posibilitatea de a realiza rapoarte standard p recum i de a raspunde la ntrebri aleatoare. O ntrebare aleatoare este o ntrebare spontan. Programele de contabilitate tradiionale nu sunt optimizate pentru a realiza alte sarcini dect nregistrrile standard, dar bazele de date ofer aceast posibilitate. Aadar, cnd nregistrrile sunt stocate ntr-o baz de date, utilizatorul obine dou beneficii. nregistrarea poate fi stocat ntr-un program contabil, i nregistrrile pot fi interogate datorit limbajului ncorporat n baza de date. Astfel, un utilizator care dorete s afle care sunt cele mai mai mari 10 comenzi fcute de un anumit client pe perioada anului anterior poate realiza o interogare pentru a afla rspunsul. n mod normal, aceast interogare ar putea accesa n mod direct nregistr rile referitoare la tranzacii pentru a afla rspunsul. n practic, acest lucru ar nsemna ca analitii care realizeaz aceste interogri acceseaz nregistrrile n acelai timp n care sunt nregistrate tranzaciile actuale. Aceast competiie poate ncetini procesul chiar i n cazul unei baze de date performante. Soluia SAP pentru aceast problem este furnizarea unui depozit de date pentru fiecare modul major. Un depozit de date reprezint stocarea datelor obinute din diferite surse. Analitii pot folosi aceste depozite fr a afecta securitatea datelor sau performana bazei de date centrale. SAP ERP ofera instrumental numit Sistemul de Informaii despre Vnzri pentru interogarea nregistrrilor referitoare la vnzri, i instrumental numit Sistemul de Informaii Logistice pentru interogarea nregistrrilor referitoare la expediere/transport. Un sistem ERP este o component cheie n crearea rapoartelor necesare managementului. Raportul contabil managerial ajut managerii companiei s neleag modul n care compania obine bani: ce produse sunt profitabile, unde trebuie reduse costurile, i aa mai departe. Rapoartele financiar contabile sunt folosite pentru a informa prile externe acionarii (interesai) si ageniile guvernamentale despre ct de bine se descurc compania din punct de vedere financiar.

5 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Finane i Contabilitate

6.

Arhivarea

Unul dintre primele lucruri pe care l observ un utilizator al SAP ERP este faptul c sistemul software ofer foarte puine posibiliti de a terge o nregistrare. Exist opiuni pentru creare, schimbare i afiare, dar nu pentru tergere. nainte ca un material s poat fi ters din sistemul SAP ERP, utilizatorul trebuie s creeze o nregistrare contabil a existen ei acelui material. Datele vor fi nlaturate din sistemul SAP ERP doar dup ce au fost n prealabil inregistrate pe suport media pentru stocare permanent. Aceast stocare permanent, sau arhiv, permite auditorilor s reconstituie situaia financiar a companiei la orice moment din trecut. n plus sistemul SAP ERP ine evidena nregistrrilor atunci cnd datele sunt create sau modificate. De fiecare dat cnd un utilizator schimb informaiile referitoare la un material, sistemul ine evidena modificrilor efectuate, i anume, cine a operat aceste modificri i cnd.

7.

Autorizarea utilizatorilor

Un alt mod prin care sistemul SAP ERP poate evita ca un angajat s efectueze pli ctre un vnztor fictiv este prin autorizarea utilizatorilor i separarea atribuiilor. SAP ERP dispune de instrumente administrative sofisticate care permit nivele diferite de autorizare din partea managementului, pentru a se asigura c angajaii pot efetua doar tranzaciile care intr n atribuiile lor. Gestionarea modului n care au fost folosite autorizrile poate fi unul dintre cele mai complexe sarcini dintr-un sistem ERP.

8.

Grupurile de toleran

O alta metod prin care un sistem ERP se asigur c angajaii nu i depesc autorizarea n ceea ce privete tranzaciile financiare este stabilirea unor plafoane pn la care angajaii pot efectua operaiuni. n cadrul sistemului SAP ERP, acest lucru se face prin folosirea Grupurilor de Toleran. Grupurile de Toleran impun limite asupra preului unui singur bun dintr-o factur, precum i asupra valorii totale a facturii. La fel de important este i stabilirea unor limite asupra diferenelor de plat. S presupunem c unui client i s-a emis o factur n valoare de 1005Lei dar din greeal se pltesc doar 1000Lei. Costurile pe care le-ar implica efectuarea unei o a doua pli pentru numai 5Lei, i va costa att pe vnztor ct i pe cumprtor mai mult de 5Lei. n acest caz este mai avantajos s se accepte plata de 1000Lei ca plat integral, iar diferena de 5Lei s fie nregistrat ca variaie.

6 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Finane i Contabilitate

Astfel utilizatorului i se permite s efectueze nregistrri inexacte, atta timp ct diferena nu depaete 1% din valoarea total facturat. Dac un angajat nu este nscris n niciun grup de tolerana, atunci se aplic automat limitele predefinite. n ceea ce privete autorizaiile, este o practic preventiv definirea unui grup de toleran standard cu limite restrnse de autorizare.

9.

Transparena financiar

O trstur definitorie a oricrui sistem ERP este posibiliatea de a observa n detaliu un raport pn la documentele surs (tranzaciile) care le-au creat. De exemplu, dac graficul de vnzri este foarte ridicat pentru o anumita regiune, utilizatorul poate efectua dublu click pe grafic i sa extrag informaiile referitoare la toate acele vnzri, pentru a verifica corectitudinea rezultatelor. Posibilitatea de a extrage informaii direct din rapoartele nregistrrilor face mai uoar sarcina auditorilor de a verifica integritatea rapoartelor. Cu numai cteva click-uri, un auditor se poate deplasa de la o declaraie general la o situaie amnunit pentru a afla toate amnuntele referitoare la un angajat din cadrul centrului de Cercetare si Dezvoltare care a luat 110 kilograme de orz din inventar pentru dezvolatarea produsului. Cu ajutorul unui sistem ERP bine implementat i gestionat, exist puni directe ntre situaiile financiare ale companiei i tranzaciile individuale care au alctuit acele documente, pentru ca frauda i abuzul s poat fi detectate cu o mai mare uurin.

10. Probleme care pot s apar n lipsa unui sistem informatic integrat
Managerii care se ocup cu analiza i profitul vnzrilor folosesc datele contabile pentru generarea unor rapoarte i statistici. n cazul n care datele despre comenzile clienilor nu sunt corecte rapoartele i statisticile realizate pot duce la mari pierderi. Motivele care pot influena corectitudinea datelor unor comenzi pot fi: nregistrri incomplete; realizarea unui inventar nepotrivit al costurilor; probleme legate de adunarea datelor de la diverse filiale.

nregistrri incomplete fiecare departament din cadrul companiei pstreaz nregistrrile proprii precum i evoluiile fiecrei vnzri. Dac departamentul de vnzri cnd nregistreaz o vnzare salveaz pentru vnzarea respectiv codul regiunii, iar dac departamentul de distribuie salveaz pentru o vnzare codul rii, atunci n cazul n care se va cere un raport care s urmreasc costul vnzrilor din anumite ri dintr -o anumit

7 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Finane i Contabilitate

regiune pentru anul anterior nici unul din cele dou departamente nu vaputea s ofere un rspuns. Va fi nevoie ca un contabil s execute urmtorii pai: 1. s solicite documentele vnzrilor de la fiecare departement; 2. s gseasc corespondena ntre codul de ar i cel de regiune ; 3. s fac un sumar dup ar i regiune. Folosind un sistem ERP, toate aceste eforturi i probleme ale datelor sunt diminuate sau chiar eliminate pentru c toate departamentele i vor stoca datele n acelasi fel n aceeai nregistrare. Astfel c rapoartele i statisticile se pot genera foarte uor i corect de ctre un simplu contabil. Inventar nepotrivit al costurilor calculul corect al costurilor este una dintre cele mai importante proceduri n orice companie. Orice manager trebuie s cunoasc exact costul de fabricare al fiecrui produs astfel nct s poat decide dac este profitabil sau nu. Costul fabricrii unui produs este compus din trei elemente: costul materiei prime, costul fabricrii produsului, costuri alternative. Costul materiei prime si costul fabricrii sunt numite costuri directe iar costurile alternative sunt numite costuri indirecte. Aceste costuri alternative sunt de obicei foarte greu de stabilit, dar ele fac parte din crearea unui produs aa c firma respectiv trebuie s tie la ce anume se ateapt. Cea mai uzual metod de aproximare a costurilor indirecte este utilizarea totalului orelor de funcionare a utilajelor folosite, cu premiza de-a afla costul unei ore de fabricare. Astfel c pentru fiecare or cu care se ntrzie fabricarea unui produs se poate calcula costul suplimentar. Aceai metod se poate aplica i n cazul angajailor companiei. De asemenea o companie ii poate calcula costurile i n funcie de experiena n producerea unor produse. Majoritatea companiilor fr un sistem de contabilitate integrat i analizeaz variaia costurile foarte rar i de multe ori nu se tie exact care sunt costurile pentru producerea unei pri a unui produs final. Folosind un sistem ERP toate costurile de producie pot fi nregistrate ntr -o baza de date global la nivelul companiei. De cte ori apare un cost suplimentar acesta este nregistrat. Astfel c orice aciune viitoare poate fi calculat i observat din rapoartele despre costuri care au fost nregistrate n sistemul ERP. Informaiile pe care acest sistem le ofer pot fi orict de detaliate incluznd pn i faptul c dac apare o cerere din partea unui client care ofer o anumit sum pentru produsul cerut, introducnd datele despre producerea acelui produs sistemul este capabil s ofere cu o aproximaie costul produsului i informaii despre profitabilitatea producerii acestuia. Totodat informnd compania despre posibilitatea de produciei bazndu-se pe resursele disponibile i costuri. Probleme legate de adunarea datelor de la diverse filiale ntr-o companie care funcioneaza n mai multe locaii simultan care deine fiecare cte un sistem de calcul, adunarea tuturor datelor i procesarea acestora este foarte dificil i supusa multor riscuri. 8 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Finane i Contabilitate

Avantajul oferit de sistemele ERP este integrarea acestor date n cadrul unui singur sistem de calcul care poate oricnd s ofere informaii despre fiecare locaie n parte i care este capabil s mbine aceste informaii cu scopul de a oferi o imagine ct mai detaliat a ansamblului funcionrii companiei.

9 Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii | Finane i Contabilitate