Revista Informatica Economic, nr.

4(32)/2004 33
XBRL Technology in Virtual Organizations

Lect.dr. Marian STOICA
Catedra de Informatic Economic, A.S.E. Bucureti


Use of XBRL is especially important for organizations that conduct business in a virtual envi-
ronment or an environment where the flow of goods and services must be combined with a
flow of information. Flows between organizations that evolve in a business-to business envi-
ronment offers excellent conditions for the use of an universal language. One of the central
concepts of virtual organizations is the business network. The main feature of a business net-
work is the exchange of resources, the nature and frequency of change in time. In these cir-
cumstances, virtuality is an important feature and it is gives the ability of an organization to
obtain consistency and coordinate critical competencies by designing a value-added business
process.
Keywords: XBRL technology, business network, business process, virtual organization.

rganizaiile virtuale trebuie s se replie-
ze pentru fiecare contract n parte. Con-
figuraia este rearanjat pentru fiecare proiect
nou i obiectivul este redefinit. Rezultatul es-
te o reea temporar de organizaii format pe
baz de proiecte, la care particip numai
anumii parteneri implicai n reeaua de afa-
ceri. Efectul acestui fenomen este c reeaua
de afaceri evolueaz prin parteneri care ajung
s se cunoasc n timpul unui proiect, exploa-
tnd avantajul informaiei rezultate n proce-
sele de selecie repetate. Acesta nseamn c
atunci cnd se ncheie noi contracte, partene-
rii de afaceri se apropie mai nti de cei cu
care au colaborat cu succes. Schimbul de in-
formaie ntre reelele temporare trebuie s
fie nentrerupt, ceea ce XBRL poate asigura
cu succes.
Un studiu ntreprins n Norvegia despre pro-
gresul de dezvoltare a XBRL a evideniat
avantajele noii tehnologii. Potenialul de fo-
losire n practic a metodei XBRL este ilus-
trat n continuare prin analiza comparativ a
dou organizaii (Axion i Boldstyl) care au
implementat noua tehnologie.
Axion este o societate comercial care
face afaceri la nivel global i are zece filiale
n tot attea ri, care raporteaz la cartierul
general internaional al Axion din SUA.
Compania a ncorporat recent XBRL n sis-
temul su financiar pentru a mbunti cur-
sul de informaie financiar n interiorul fir-
mei. Filialele trebuie s implementeze rapor-
tarea n aceeai manier, astfel nct biroul
principal s acumuleze cu uurin i s pro-
ceseze toate datele. XBRL este limbajul fi-
nanciar standard folosit de ctre toate siste-
mele Axion de nregistrare, procesare i
transmitere de informaie financiar.

Intern companiei, format proprietar
AIS AIS
BD ale
companiei A
BD ale
companiei B
Documente
XBRL/XML
Documente
XBRL/XML
Internet
Intern companiei, format prorpietar
XBRL/XML folosit pentru
transfer de date pe internet,
vocabular comun
Translator XML

Fig. 1. Procesul de raportare cu XBRL la compania Axion
O
Revista Informatica Economic, nr.4(32)/2004 34
De cnd Axion este menionat la bursa de
valori, trebuie s-i publice informaia finan-
ciar pe Internet pentru a oferi investitorilor
posibilitatea direct de a accesa informaia la
zi. Folosind elemente XBRL se creeaz fiie-
re HTML i tabele Excel care conin datele
financiare corecte pentru publicarea pe Inter-
net. Aceste forme de rapoarte financiare sunt
destinate celor care nc nu folosesc XBRL.
Pentru cei care folosesc XBRL, compania are
un document care poate fi procesat i descr-
cat direct. Documentele sunt plasate pe situl
corporaiei i n intranetul ei (figura 1).
Boldstyl este o organizaie din acelai
domeniu de afaceri ca i Axion, acionnd
global cu o serie de filiale n nou ri.
Boldstyl folosete metode tradiionale de ra-
portare extern. Informaia generat de pro-
cesele sale este introdus ntr-o baz de date
din sistemul informatic, cu diferene n for-
mat sau platform. Folosete o combinaie de
aplicaii standard de birou i baze de date,
utiliznd dou sisteme de operare diferite.
Motivul pentru care folosete dou sisteme
de operare este c are un sistem anterior teh-
nologiei actuale, care deinea toate datele ne-
cesare i care nu putea fi suprimat. Datele
trebuiau ncorporate n noul sistem informa-
tic al organizaiei pentru a putea menine afa-
cerea. Boldstyl este de asemenea cotat la
bursa de valori i vrea s-i publice rapoarte-
le financiare pe Internet. Acest lucru se reali-
zeaz prin copierea/rescrierea informaiei din
raportul anual afiat n documente HTML
sau PDF (figura 2).


AIS
BD ale
companiei A
HTML
PDF
XML
Programe aplicative
SQL
etc.
INTERNET
AIS
BD ale
companiei B
Intern companiei, format proprietar Intern companiei, format proprietar TCP/IP, E-Mail, HTTP, EDI
HTML
PDF
XML
SQL
etc.
Programe aplicative

Fig. 2. Procesul de raportare la compania Boldstyl

O analiz a nivelurilor lucrului n cadrul
semiotic pentru cele dou organizaii se reg-
sete n tabelul 1. Rezultatele vor fi folosite
pentru a explora condiiile de implementare
cu succes a XBRL.
Dei ambele companii (Axion i Boldstyl)
folosesc Internetul pentru raportarea extern,
beneficiile XBRL n comparaie cu metodele
tradiionale ale raportrii bazate pe Internet
conduc la o cale de raportare de afaceri mai
eficient, sigur i necostisitoare.
Utilizarea XBRL faciliteaz procesul de ra-
portare financiar, ceea ce constituie un
avantaj al lucrului n cadrul semiotic. Datori-
t claritii i transparenei modelelor XBRL
la utilizatori se pot preveni problemele semi-
otice. Utilizatorii tiu la ce s se atepte i la
ceea ce se ateapt alii de la ei. Problemele
de semantic nu sunt niciodat eliminate, dar
folosirea XBRL asigur c informaia nre-
gistrat, transmis i procesat este intact i
corect dup standardul descris n taxonomie.
Utilizarea XBRL creeaz un grad nalt de
eficien n aspectele operaionale. n plus,
raportarea de afaceri bazat pe XBRL pla-
seaz organizaia ntr-o situaie nou, permi-
nd implementarea progresului strategic i
inovator.
O problem important la nivelul infrastruc-
turii tehnice este integrarea tehnologiei in-
formaiei i comunicaiilor astfel nct toate
nivelurile organizaionale s poat comunica
mai eficient, att intra-organizaional, ct i
cu furnizorii, clienii i ali parteneri.

Revista Informatica Economic, nr.4(32)/2004 35
Tabelul 1. Cadrul semiotic comparat pentru companiile Axion i Boldstyl
Nivel
semiotic
Boldstyl Axion
Fizic i
empiric
De cnd folosete diferite sisteme,
aplicaii i formate are nevoie s conver-
teasc toate formatele ntr-unul singur, care
poate fi procesat s formeze rapoarte anuale
(ceea ce poate conduce la erori).
Filialele folosesc modele diferite de n-
registrare, ceea ce conduce la probleme pri-
vind integrarea informaiei financiare la ni-
velul companiei.
Filialele Axion folosesc cteodat sis-
teme i aplicaii diferite. Standardizarea
formatului (independena de platforma har-
dware i software) asigur unicitatea meto-
dei de comunicare.
ncorporarea XBRL a fost relativ ne-
costisitoare deoarece tehnologia era pre-
zent n companie i administratorii baze-
lor de date deja incluseser XBRL.
Sintactic i
semantic
Utilizarea HTML pentru raportarea ba-
zat pe Internet asigur consisten aranja-
mentului, avnd o sigur structur
predefinit (limbajul poate fi neles de ctre
multiple aplicaii i platforme).
Aplicaiile nu pot determina semnifica-
ia informaiei i nu o pot procesa dac nu i
cunosc atributele.
Nenelegerile sunt evitate prin folosi-
rea tag-urilor care dau semnificaie elemen-
telor de informaie.
XBRL oprete redundana n infor-
maie, deoarece este introdus o singur
dat.
Folosind un limbaj bazat pe XML se
asigur consisten i integritate datelor n-
registrate.
Pragmatic
Orice schimbare n standarde trebuie
operat n toate componentele sistemului in-
formaional (ceea ce poate duce la inconsis-
ten n folosirea de standarde).
Filialele trebuie s raporteze organis-
melor naionale ale rilor n care fiineaz,
ceea ce nseamn c folosete GAAP-uri di-
ferite pentru raportare, ridicnd probleme
cnd filialele trebuie s raporteze la cartierul
general.
Are un standard pentru raportarea fi-
nanciar, dei informaia folosit pentru
crearea declaraiilor financiare trebuie s fie
convertit, copiat sau reinserat n formatul
corect nainte de procesarea i afiarea in-
formaiei financiare.
Extensivitatea permite adogarea pro-
priilor taxonomii n sistem, prin care se sa-
tisfac nevoile specifice filialelor i le n-
corporeaz n sistemul informaional finan-
ciar al companiei.
XBRL permite nregistrarea datelor
numai dac ele corespund taxonomiei;
taxonomiile sunt refereniate att pe Inter-
net ct i pe intranetul companiei i orice
schimbare n taxonomii este ncorporat
automat.
Filialele folosesc standarde de conta-
bilitate diferite, specifice rilor n care fi-
ineaz; un traductor de taxonomii permite
importarea direct a rapoartelor financiare
ale filialelor n sistemul informatic princi-
pal.
Social
Managementul informaional complet
i exact este valabil numai la sfritul lanu-
lui valoric de raportare financiar.
Dei situl Boldstyl nu este actualizat cu
regularitate, informaia financiar nu este
mai veche de dou luni.
Distribuirea informaiei financiare la
parteneri este fcut prin rapoarte anuale pe
hrtie, fiiere PDF, document HTML, do-
cument Word i pe CD-ROM. Conversia
declaraiilor financiare din bazele de date n
aceste formate este consumatoare de timp i
resurse.
Cnd XBRL va fi total ncorporat n
lanul valoric de raportare financiar, ra-
poartele manageriale interne vor fi dispo-
nibile online n orice moment (raportare
virtual).
Deoarece XBRL ofer semnificaie
(semantic) elementelor de informaie, pot
fi create diferite formate de prezentare pen-
tru raportarea bazat pe Internet, prin do-
cumente XBRL (HTML, Excel, PDF).
Legtura ctre situl companiei sau c-
tre un cuprins al documentului XBRL asi-
gur informaie la zi; prin protejarea unor
informaii mai sensibile, un document
XBRL original se poate transforma ntr-
unul public.
Compania i distribuie declaraiile
financiare prin intermediul rapoartelor anu-
ale pe hrtie, fiiere PDF, documente
HTML/Word i CD-ROM.
Revista Informatica Economic, nr.4(32)/2004 36
Reingineria mediului de afaceri virtuale, ca
expresie a standardizrii rapoartelor, a date-
lor primare i a procedurilor de raportare uti-
liznd XBRL, constituie o premis a succesu-
lui trecerii organizaiei tradiionale spre lu-
mea virtual, datorit urmtoarelor conside-
rente:
Aplicarea XBRL poate avea un impact
puternic asupra procesului de raportare n
afaceri pentru partenerii implicai. Distribui-
rea costurilor i beneficiilor pe diferii parte-
neri variaz. Cadrul de lucru semiotic poate
fi de ajutor n cuantificarea costurilor i bene-
ficiilor specificate pentru fiecare categorie de
parteneri implicai. Majoritatea aplicaiilor de
raportare financiar este n esen de natur
inter-organizaional, n care beneficiile utili-
zatorului sunt puternic dependente de compa-
tibilitate i standardizare.
Succesul n aplicarea XBRL depinde
foarte mult de dezvoltarea i acceptarea stan-
dardelor la nivelul tehnic, sintactic, semantic,
social i pragmatic. Ca urmare este nevoie de
standardizare pentru dezvoltarea taxonomii-
lor, care s reprezinte toate categoriile de
parteneri.
O condiie esenial pentru succes este
implicarea organizaiilor de conducere, pre-
cum corpurile profesionale de contabilitate,
comunitatea financiar, organizaiile guver-
namentale i ageniile regulatoare reprezen-
tnd rile industrializate.
Pe baza acordului n favoarea standarde-
lor partenerii implicai (n special organizaii-
le i contabilii), trebuie s investeasc ntr-o
infrastructur tehnic global bazat pe In-
ternet, fiind necesare limbaje standard de n-
registrare, stocare, transport i prezentare la
scar global.
Dezvoltarea XBRL este un stimulent im-
portant pentru crearea i dezvoltarea accentu-
at a organizaiilor virtuale.
Cercetrile viitoare vor trebui orientate ctre
dezvoltarea mai multor taxonomii pentru zo-
ne funcionale specifice. Comunitile de
cercetare (de exemplu corpurile profesionale
i universitile) sunt implicate att n cerce-
tarea fundamental, ct i n diseminarea cu-
notinelor ctre utilizatorii actuali i poteni-
ali.
Tehnologia XBRL constituie o dezvoltare
important n comunicarea i schimbul de in-
formaie financiar ntre partenerii ntr-un
context virtual, avnd n vedere c ntr-o
economie de reea bazat pe Internet, toate
tipurile de organizaii interacioneaz n mod
necesar ntr-un context economic.

Bibliografie
[Coffin, 2000], Coffin, Z (2000), The top 10
effects of XBRL. Management Accounting,
Volume 82, Issue 12, 64-67
[Daft, 1992], Daft R.L., Organization Theory
and Design (4
th
ed.), West Publishing Com-
pany, St. Paul 1992
[Katzy, 1998], Katzy, B.R. (1998), Design
and Implementation of Virtual Organizations,
Working Paper Series, 98.002, University
BW Munich.
[Manheim, 1999], Manheim M., Managing
Virtual Work: Integrating Reflection and Ac-
tion through Appropriate Software Support,
in Organizational Virtualness and Electronic
Commerce, Proceedings o the 2
nd
Interna-
tional VoNet Workshop, Zurich, Elveia 23-
24 septembrie 1999
[Vervest et al., 2000], Vervest P., Dunn A.,
How to Win Customers in the Digital World,
Springer, Germania 2000