1

UNIVERSITATEA TEFAN CEL MARE SUCEAVA

Facultatea de tiine Economice i Administraie Public
Specializarea: Management i audit n afaceri i administraie






Auditul performanei privind Sistemul
Informaional (IT) al instanelor de judecat:
judectorii, tribunale, curi de apel i nalta
Curte de Casaie i Justiie




Masterand:
PARFENOV CIPRIAN



SUCEAVA
2014
2

Auditul performanei privind Sistemul Informaional
(IT) al instanelor de judecat: judectorii, tribunale, curi
de apel i nalta Curte de Casaie i Justiie


Curtea de Conturi a realizat la Ministerul Justiiei i nalta Curte de Casaie i Justiie
dou misiuni de audit al performanei privind Sistemul Informaional (IT) al instanelor de
judecat: Judectorii, Tribunale, Curi de Apel i nalta Curte de Casaie i Justiie.

Scurt prezentare : Ministerul Justiiei (MJ) este organul de specialitate al
administraiei publice centrale care contribuie la buna funcionare a sistemului judiciar i la
asigurarea condiiilor nfptuirii justiiei ca serviciu public, aprarea ordinii de drept i a
drepturilor i libertilor ceteneti.
Pentru realizarea obiectivelor din domeniul su de activitate, Ministerul Justiiei
ndeplinete urmtoarele funcii: de strategie, de reglementare i sintez, de reprezentare, de
autoritate de stat, de administrare. n domeniul informatizrii pot fi amintite:
elaborarea strategiei de informatizare a sistemului judiciar, msuri pentru actualizarea
periodic i implementarea acesteia;
implementarea programelor guvernamentale de informatizare n unitile sistemului
judiciar
coordonarea, ndrumarea i verificarea din punct de vedere tehnic, metodologic i
profesional a activitii informatice a instanelor i unitilor subordonate;
emiterea normelor tehnice obligatorii pentru instanele judectoreti i instituiile
subordinate ministerului
Potrivit Regulamentului privind Organizarea i Funcionarea Administrativ a naltei
Curi de Casaie i Justiie (CCJ), domeniul informatizrii este gestionat la nivelul Serviciului
informatic juridic.
nc de la prima strategie de informatizare a sistemului judiciar (HG nr. 543/2005) s-au
prevzut obiective pentru eficientizarea procedurilor judiciare, creterea gradului de transparen,
3

securizarea informaiilor cu caracter personal, eliminarea corupiei, gestionarea eficient a
resurselor umane, financiare, materiale i au fost vizate, printre altele, aspecte legate de:
creterea calitii actului de justiie i scurtarea timpului de rezolvare a cauzelor aflate pe
rolul instanelor;
eliminarea treptat a gestionrii datelor n format hrtie prin utilizarea formei electronice
a dosarelor i a celorlalte documente specifice;
creterea gradului de pregtire n domeniul informatic al magistrailor i personalului
auxiliar, n scopul utilizrii eficiente a noilor tehnologii;
servicii electronice pentru ceteni, avocai i ali specialiti implicai n actul de justiie;
deschiderea ctre alte sisteme informatice pentru a prelua i a transmite informaii de
la/ctre acestea;
eliminarea posibilitilor de intervenie neautorizat asupra datelor din dosare etc

Obiectivul general: Evaluarea componentelor sistemului informatic al instanelor de
judecat ECRIS, a instrumentelor, tehnologiilor informatice i infrastructurii existente, a
ncadrrii n obiectivele stabilite de Strategia de informatizare

Constatri:
lipsa de eficacitate i economicitate a sumelor pltite ctre Compaq, pentru cele 5.506
licene LLDS, necesare constituirii unei baze de date legislative, n cadrul programului
PHARE RO9705-02, n condiiile n care, n prezent, instanele de judecat utilizeaz
produsele existente pe pia, renunnd aproape n totalitate la aceast component; dei
funcional, baza de date creat nu este actualizat dup data de 30.04.2007, data la care
s-a finalizat contractul ncheiat cu SC Indaco Systems SRL;
cu privire la aceste modaliti de informare, ct i cheltuielile aferente, auditorii opineaz
urmtoarele:
cheltuielile pentru materiale i prestri de servicii, n spe cheltuielile legate de
consumul de hrtie, servicii potale i materiale consumabile, nu s-au redus
urmare informatizrii sistemului judiciar ntruct, potrivit legislaiei n vigoare,
evidena dosarului n format hrtie este obligatorie i, n fapt, volumul de
4

activitate, pentru personalul implicat n gestionarea dosarelor (grefieri i
magistrai), a crescut, acetia gestionnd att informaii pe format hrtie, ct i n
format electronic;
informaiile care pot fi obinute prin cele dou modaliti electronice au coninut
diferit, n sensul c o parte din informaiile livrate de Infochioc nu se regsesc
i pe portalul instanelor de judecat/site-ul CCJ (de ex.: circuitul intern al
dosarelor i documentele ataate, numele magistrailor i grefierilor, din cadrul
completului de judecat, dosare componente) i invers, informaii existente pe
portal nu se regsesc pe Infochioc (de ex.: ci de atac), n vederea eficientizrii
cheltuielilor generate de achiziia celor dou sisteme, apare necesitatea unificrii
acestor categorii de informaii, care pot fi accesate att prin intermediul
terminalelor Infochioc, din cadrul instanelor de judecat, inclusiv CCJ, ct i
de pe portalul instanelor de judecat/site-ul CCJ
modalitile de obinere a informaiilor electronice (Infochioc i portal/site-ul
CCJ), conin doar o mic parte din informaiile existente la dosar, situaie n care,
o bun informare presupune apelarea, n continuare, la forma clasic de informare
arhiv; n acest context, economicitatea cheltuielilor, necesitate de informarea
justiiabililor i creterea gradului de transparen a actului de justiie, prin
intermediul suportului electronic, reprezint deziderate ce nu au fost atinse,
accesul public la o parte a informaiilor coninute n dosare efectundu-se, n
continuare, prin efectuarea de cheltuieli legate de deplasarea la arhivele
instanelor, fr a contribui la reducerea birocraiei i factorilor de stress
de la constatrile anterioare, din care rezult un consum mare de resurse materiale i
umane pentru gestionarea dosarului n format hrtie, se constat c, prin dezvoltarea
viitoare a softului aferent managementului dosarelor, se poate trece treptat spre
implementarea i utilizarea unui mecanism care s permit justiiabililor sesizarea CCJ i
a instanelor de judecat prin investirea acestora cu ajutorul dosarului n format
electronic. Prin mecanisme de autentificare i certificare de tip semntur electronic
(mecanism legal n funciune), se realizeaz modalitatea ce permite recunoaterea
reciproc att de instan, ct i de justiiabili
5

din punct de vedere al funcionrii sistemului informatic, s-a constatat absena unor
proceduri de avertizare care s vin n sprijinul utilizatorilor interni, din cadrul
instanelor, pentru a evita unele carene pe care le prezint mecanismul de nregistrare a
dosarelor, atribuirea electronic a numrului unic de dosar i repartizarea aleatorie a
primului termen, astfel:
permite unui justiiabil s investeasc instana cu mai multe dosare, avnd acelai
obiect, consecinele acestui mod de lucru conducnd la existena unor riscuri n
activitatea jurisdicional, n sensul c apare posibilitatea dirijrii" doar a unuia
dintre multiplele dosare cu care a fost investit instana n aceeai spe, urmat de
renunarea la celelalte, cu ocazia primului termen. Prin aceste dosare, construite"
artificial, se denatureaz statistica oficial a dosarelor, pe total, pe tipuri de cauze
i pe judector etc.;
permite acordarea primului termen de judecat, diferit semnificativ pentru acelai
gen de spe.
la CCJ, dup constituirea Seciei a II-a civil (S2C), dosarele repartizate n cadrul
acesteia, comparativ cu dosare coninnd spee identice, repartizate la Secia I-a civil
(S1C), au primit un prim termen mult mai lung, aspect care se concretizeaz i printr-un
deficit de imagine la adresa CCJ i care poate nate suspiciuni privind acest aspect;
unele informaii, deosebit de importante pentru procesul de judecat, cum ar fi prile, nu
se regsesc pe portalul instanelor, cu toate c sistemul informatic permite nregistrarea
acestora, cu ocazia investirii instanei. O situaie privind asemenea cazuri arat c, n
ultimii ani, la nivelul instanelor de judecat, numrul dosarelor fr pri a cunoscut
valori semnificative: 15.896 din totalul de 5.006.890 (0,32 %) dosare n anul 2009,
12.806, din totalul de 5.767.129 (0,22 %) dosare, n anul 2010, respectiv 7.410, din
totalul de 6.950.912 (0,11 %) dosare, n anul 2011. La nivelul instanelor, au fost
identificate valori superioare acestor cifre: 2.796 dosare fr pri, din totalul de 278.610
(1%) dosare, existente pe rolul Tribunalului Bucureti, n anul 2010 sau 1.438 dosare, din
totalul de 98.463 (1,46%) dosare, existente la Tribunalul Suceava, n anul 2011

De remarcat faptul c asemenea informaii exist n bazele de date ale sistemului ECRIS, la
nivelul instanelor, inclusiv pe Infochioc, dar nu se preiau la replicarea informaiilor pe
6

portal, i nici nu se aliniaz i remediaz ulterior, astfel c, atunci cnd se face selecia, dup
criteriul parte", informaia este denaturat, deoarece numrul de dosare apare ca fiind mai
mic, iar dac persoana respectiv este parte ntr-un singur dosar, apare c nu figureaz cu nici
un proces .
lipsa unei proceduri a sistemului ECRIS, de blocare a investirii aceleai instane cu
aceeai cauz i de transmitere automat a soluiei la instana iniial ngreuneaz
rezolvarea unor situaii n care acelai justiiabil sesizeaz CCJ cu aceeai spe de
mai multe ori, uneori existnd chiar n acelai dosar dou soluii diferite. Nu exist
implementat un mecanism care s sesizeze i s atenioneze, cu privire la investirea
Instanei Supreme cu cauze imposibile (de ex.: recurs la hotrri privind strmutarea)
sau, n cazul unor procesomani, care ncarc nejustificat volumul de munc al
magistrailor. n acest context este util gsirea unor soluii tehnice, oferite de
aplicaia informatic, care s contribuie la diminuarea acestor practici i, implicit, a
cheltuielilor suplimentare pe care le implic;
circuitul dosarelor, a cror parcurs include, n afara instanelor de judecat, i CCJ,
nu poate fi urmrit n ntregime deoarece datele existente pe site-ul Curii Supreme nu
sunt replicate pe portalul instanelor de judecat. Soluia actual poate fi mbuntit
prin unificarea celor dou sisteme informatice (al instanelor i al CCJ), inclusiv
replicarea pe un portal comun (unificat) al instanelor de judecat, avnd aceeai
interfa grafic. n felul acesta pot fi eliminate costuri suplimentare i unele
inadvertene, pe care actualul sistem nu le pune n eviden, legate de transmiterea
dosarului electronic, pentru strmutare sau pentru conflict de interese, de la instanele
judectoreti la CCJ i a transmiterii, n sens invers, prin modaliti electronice, a
soluiei date de CCJ la instanele de fond, unde sunt nregistrate dosarele care fac
obiectul strmutrii
alte inadvertene constatate la CCJ n cadrul testelor de detaliu efectuate:
n cazul unui dosar identificat s-a constatat c, att pe site, ct i n sistemul
ECRIS, soluia prevede c se admite cererea, iar soluia pe scurt (detalii) c
respinge cererea, crend astfel confuzie pentru justiiabili
7

baza de date de producie a sistemului ECRIS, replicat pe site, conine nc
exemple cu date de test. De menionat c, pe parcursul misiunii de audit, o
parte din aceste anomalii au fost corectate
cutarea unei pri n dosar este dependent de diacritice i, mai mult,
rezultatul cutrii pe site, atunci cnd acesta funcioneaz, are rezultate
imprevizibile. Exist totodat riscul, pentru cei care nu sunt familiarizai cu
aceste aspecte, ca atunci cnd se face o cutare a unei pri, avnd un nume
care conine diacritice, rezultatul cutrii s fie nul, adic persoana respectiv
nu ar fi parte n nici un dosar. n ceea ce privete site-ul www.scj.ro se
constat o instabilitate sporit a sistemului, legat att de cutri dup diverse
criterii, ct i de accesarea n sine a paginii web a Instanei Supreme. n acest
fel eficiena sistemului ECRIS este diminuat substanial toate acestea avnd
i un pronunat impact negativ recepionat la nivelul justiiabililor utilizatori
externi ai site-ului CCJ;
din aceeai categorie, dar avnd legtur direct cu modul n care se introduc
datele n sistem, inclusiv cu calitatea datelor coninute n bazele de date ale
sistemului, menionm cazul unor persoane care se regsesc sub diverse
prenume, apropiate de cel real, dar cu diferene minore (o liter), funcie de
erorile de introducere. Astfel de situaii pot fi evitate doar prin acordarea unei
atenii sporite la introducerea datelor, mecanismul de corectare a datelor deja
existente fiind unul dificil, mai ales n absena evidenierii, n zona de
identificare a prilor, a codului numeric personal pentru persoanele fizice i a
codului unic de identificare, pentru persoanele juridice, informaie care poate
ajuta, prin interconectarea cu bazele de date de la Direcia pentru Evidena
Persoanelor i Administrarea Bazelor de Date (DEPABD) sau cele de la
Oficiul Naional al Registrului Comerului (ONRC), la corectare rapid a
acestor anomalii;

din analiza contractelor care au concurat la realizarea acestui sistem s-a constatat c nu
sunt prevzute date i indicatori care s msoare performana sistemului referitoare, spre
exemplu, la reducerea de personal, reducerea de cheltuieli materiale, reducerea timpului
8

de soluionare a unui dosar, reducerea timpilor de acces, gradul de utilizare (numr de
accesri n unitatea de timp), astfel nct echipa de audit nu a putut verifica astfel de date;
dotarea tehnic, att din punct de vedere hardware, software i al infrastructurii de
comunicaii, corespunde funciei i obiectivelor sistemului judiciar, dar exist nc
echipamente, uzate fizic i moral, din categoria staiilor de lucru i a imprimantelor
achiziionate, n cadrul primelor programe PHARE sau din surse proprii;
schimbrile legislative frecvente, unele cu impact major asupra structurii sistemului
informatic ECRIS, au condus la dese adaptri i modificri n structura acestuia.
Componentele sistemului au devenit mai laborioase, uneori insuficient testate, avnd
repercusiuni nedorite asupra calitii i operativitii instruirii utilizatorilor i asupra
activitii curente, n general.

Concluzia general: este c sistemul informatic al instanelor de judecat ECRIS este
funcional i perfectibil, modulele acestuia acoper partea preponderent a activitii instanelor
de judecat, rezolv ntr-o bun msur sarcinile specifice, se afl n exploatare i n acelai timp
n dezvoltare, dar inexistena unui sistem complex de indicatori cantitativi i calitativi nu a
permis evaluarea procentual a gradului de implementare i utilizare a acestuia i nici a
performanei lui efective.
Au fost evideniate o serie de disfuncionaliti legate de modul de funcionare a
sistemului informatic evaluat, reieind c acesta nu beneficiaz de suficiente proceduri pentru
validarea i corelarea datelor i nici de mecanisme de alertare i suport pentru personalul
utilizator i factorii de decizie. Totui, prin implementarea sistemului informatic ECRIS s-a
obinut, n bun msur:
1.standardizarea activitilor i procedurilor de lucru;
2.transparen n actul de justiie prin publicare automat a informaiilor despre dosare pe
portalul instanelor de judecat i pe site-ul CCJ;
3.creterea ncrederii n actul de justiie legat de repartizarea aleatorie a dosarelor, prin
eliminarea factorului uman i, ntr-o bun msur, a suspiciunii privind repartizarea preferenial
a cauzelor;
4.prevenirea pierderii ori nlocuirii informaiei prin stocarea coninutului electronic al
documentelor;
9

5.creterea calitii muncii, a pregtirii profesionale;
6.uniformizarea practicii judiciare a instanelor i reducerea birocraiei;
7. securitate sporit a datelor;
8.rapoarte i statistici;
9. regsirea rapid a informaiilor.

Recomandri:
analiza/studierea posibilitii investirii de ctre unele categorii de justiiabili (avocai i
case de avocatur, entiti individuale i colective care utilizeaz mecanisme de
autentificare i certificare prin semntur electronic etc.) a instanelor de judecat,
inclusiv a CCJ, cu dosarul n format electronic pornind i de la prevederea legal de
recunoatere a semnturii electronice. n felul acesta se diminueaz termenele, se reduc
cheltuielile de procesare/scanare, se diminueaz volumul de munc al grefierilor, se poate
face economie de echipamente, de personal, de timp, de hrtie, de toner (consumabile).
Prin investirea dosarului electronic, se diminueaz i munca magistrailor, tinzndu-se ca,
n final, dosarul s fie n totalitate electronic, inclusiv n contextul transferului acestuia la
instanele de control judiciar;
studierea posibilitii introducerii unei noi arhitecturi, centralizate, a sistemului
informatic care gestioneaz dosarele tuturor instanelor, aceasta presupunnd i soluia
hardware aferent. n felul acesta se elimin circuitul/transferul dosarelor, instanele de
control judiciar avnd acces direct la dosarele ce urmeaz a fi soluionate. Se
mbuntete astfel activitatea de elaborare a statisticilor i apare posibilitatea
mbuntirii calitii activitii inspeciei judiciare, economie de personal specializat i o
mai bun posibilitate de administrare a echipamentelor, inclusiv prin redistribuire;

perfecionarea, din punct de vedere informatic, a mecanismului de nregistrare i
repartizare a dosarului, astfel nct s se previn investirea instanelor civile de ctre
aceeai persoan cu aceeai cauz obiect/materie juridic, chiar la aceeai secie.
mbuntirea mecanismului de validare/control a distribuirii aleatorii, dndu-se
posibilitatea avertizrii i blocrii temporare, pn la luarea deciziei aferente din partea
10

conducerii instanei, asupra unor situaii prin care aceeai persoan a mai investit n
aceeai cauz;
analiza posibilitii perfecionrii mecanismului informatic de repartizare a dosarelor n
cadrul celor dou secii civile ale CCJ, astfel nct s se evite situaia actual care
conduce la atribuirea pentru dosare avnd acelai obiect, repartizate n aceeai perioad, a
primului termen n mod difereniat, cu perioade de timp aproape duble n cazul Seciei a
II-a fa de Secia I-a;
studierea posibilitii unificrii celor dou sisteme informatice (MJ i CCJ), inclusiv a
interfeei grafice, n sensul replicrii datelor pe un portal comun, al tuturor instanelor de
judecat, acest fapt putnd contribui ntr-o mai bun msur la urmrirea de ctre cei n
drept a fluxului dosarelor i a desfurrii actului de justiie
unificarea categoriilor de informaii pentru cele dou modaliti electronice de informare,
astfel nct s contribuie la o mai bun informare a justiiabilului. De exemplu,
posibilitatea utilizrii de diacritice i de evideniere a cilor de atac pe Infochioc i
completarea informaiilor privind dosarele componente documentele ataate, componena
completelor i circuitul extern al dosarului pe portalul instanelor/siteul www.scj.ro;
analiza posibilitii informrii justiiabililor, prin preluarea pe portal/site a unor date cu
caracter public: data redactrii soluiei, data comunicrii, eventual chiar soluia n
ntregime (cu depersonalizrile de rigoare), atunci cnd aceasta rmne definitiv prin
neapelare, nerecurare etc
depunerea de diligene n vederea realizrii unui mecanism care s permit calcularea i
afiarea automat a duratei procesului ca diferen ntre data sesizrii instanei de fond i
data soluiei i comunicrii acesteia de la ultima instan de control judiciar (dup
rmnerea definitiv i irevocabil a soluiei n dosar);
Pe lng recomandrile formulate, pentru valorificarea constatrilor nscrise n Raportul de
audit al performanei, Curtea de Conturi a emis decizie prin care au fost dispuse msurile pe care
Ministerul Justiiei i nalta Curte de Casaie i Justiie trebuie s le duc la ndeplinire n vederea
nlturrii neregulilor constatate.