Introducere

Furnizori
Bugete
Comenzi
Facturi
nregistreaz n sistemul electronic i coreleaz cu fia bibliografic a unei lucrri
toate datele corespunztoare achiziiei (cumprturii), donaiei, transferului i
schimbului internaional de publicaii, precum:
furnizorul/donatorul/partenerul de schimb internaional
data comenzii
tipul documentului comandat
numrul de exemplare comandate
preul exemplarului i preul total
repartiia exemplarelor n cadrul coleciilor bibliotecii
include dou componente destinate gestionrii operaiunilor specifice achiziiei
oneroase sau neoneroase, respectiv controlului serialelor
Instrument deosebit de util n derularea activitii serviciilor
implicate n dezvoltarea coleciilor bibliotecii, care:
gestioneaz i ofer posibilitatea interogrii bazei de date cu privire la: istoricul
comenzilor, fiierul furnizorilor, nregistrrile facturilor fiscale, situaia bugetelor
1. PRIMIREA OFERTELOR de achizitie, donaie sau a listelor de titluri propuse de
partenerii de schimb internaional i selecia lucrrilor n raport cu politica
documentar a bibliotecii, planul de achiziie ori balana de schimb internaional pe
anul n curs sau PROSPECTAREA PIEEI editoriale romneti i strine, cercetarea
surselor de informare bibliografic n vederea identificrii i selectrii tilurilor de
interes, care se ncadreaz n parametrii mai sus menionai;
2. LANSAREA COMENZILOR sau a dezideratelor ctre furnizori/donatori/parteneri de
schimb internaional;
3. RECEPIA DOCUMENTELOR comandate i a facturilor fiscale (n cazul cumprturii);
4. RECLAMAREA TITLURILOR NESOSITE;
5. DESCRIEREA BIBLIOGRAFIC PRELIMINAR a titlurilor nou achiziionate n Modulul
Catalogare i OPERAREA DATELOR SPECIFICE N MODULUL ACHIZIII / SERIALE;
6. GENERAREA BORDEROURILOR de nsoire pentru donaii, transferuri i schimb
internaional;
7. NSCRIEREA BORDEROURILOR de nsoire i a FACTURILOR FISCALE n Registrul de
Micare a Fondurilor (RMF) pentru evidena global a documentelor achiziionate;
8. PREDAREA PUBLICAIILOR pe fluxul de prelucrare ;
9. TRANSMITEREA FACTURILOR fiscale serviciilor specializate n vederea efecturii
plilor.
PRIMIREA
OFERTELOR/
PROSPECTAREA PIEEI
LANSAREA
COMENZILOR
RECEPIA
DOCUMENTELOR
DESCRIEREA
BIBLIOGRAFIC
PRELIMINAR I
OPERAREA DATELOR N
MODULUL ACHIZIII
NSCRIEREA
BORDEROURILOR I A
FACTURILOR FISCALE
N RMF
PREDAREA
PUBLICAIILOR PE
FLUXUL DE
PRELUCRARE
TRANSMITEREA
FACTURILOR N
VEDEREA EFECTURII
PLILOR
RECLAMAREA
TITLURILOR NESOSITE
GENERAREA
BORDEROURILOR
Accesarea modulului
Modulul Achiziii / Seriale include urmtoarele 6 funcii, care pot fi
accesate dup cum este indicat mai jos :
Facturi
Comenzi
Administrare
Indexul comenzilor
Seriale
Cutare
Condiii prealabile care trebuie ndeplinite pentru nregistrarea
comenzilor:
Crearea fiierului bugetelor
Crearea fiierului de furnizori
Definirea monedei
Fi bibliografic n Modulul Catalogare
Prin intermediul funciei Administrare [V] Furnizori, se creeaz nregistrare
pentru fiecare nou furnizor, apsnd butonul NOI.
Se deschide o fereastr cu 4 meniuri (tab-uri), dup cum urmeaz:
FURNIZOR INFO 1
se completeaz cmpurile: Cod
furnizor, Nume furnizor,
Situaie furnizor, ara, Limba
FURNIZOR INFO 2
se completeaz cmpurile:
Moneda 1, Livrare comand,
Trimiterea comenzii
FURNIZOR INFO 3
se completeaz cmpurile:
Contact 1, Livrare 1
BIBLIOTECA FILIALA
unde, opional, se poate limita utilizarea
furnizorului respectiv doar pentru anumite
fonduri ale bibliotecii (de pild exemplarele
achiziionate de la furnizorul Centrul de carte
strin Sitka se vor repartiza doar n coleciile
Sediului central i ale Filialei Omnia)
Se salveaz nregistrarea prin apsarea butonului Actualizare.
Selectnd furnizorul nou creat n fiier i apsnd butonul Adres, putem
aduga datele de contact ale acestuia.
Fiierul permite regsirea furnizorului cutat dup urmtoarele criterii: Cod,
Nume, Cuvnt cheie etc.
1 2
3
4
BUGETELE:
sunt alocate pentru un anumit tip de achiziie i tip de document,
acoperind de regul perioada unui an calendaristic. Acestea reflect
tranzaciile efectuate, fiind utilizate pentru ncrcarea comenzilor i plata
facturilor.
Exemple: Achiziie carte romneasc-2012
Donaie carte strin-2012
Achiziie resurse electronice strine-2012
permit monitorizarea valoric i cantitativ a fiecrei metode de
achiziie.
sunt deosebit de utile n statisticile semestriale sau anuale, oferind prin
rapoartele generate din sistem, n funcie de anumite criterii, date
exacte privind:
sumele de bani cheltuite prin cumprtur sau valoarea total
acumulat prin donaie/transfer/schimb
numrul de exemplare intrate n coleciile bibliotecii
titlurile procurate printr-o anumit metod de achiziie
Crearea i gestionarea bugetelor
Crearea i gestionarea bugetelor
Prin intermediul funciei Administrare [B] Bugete, se insereaz o
nregistrare pentru fiecare buget nou, apsnd butonul NOU.
Se deschide o fereastr cu mai multe seciuni (tab-uri), dintre acestea
completndu-se Informaii Buget 1, dup cum urmeaz:
Codul bugetului
Valid de la = data de la care bugetul este activ
Valid pn la = data pn la care bugetul este activ
Situaia bugetului = activ sau inactiv
Se salveaz nregistrarea prin apsarea butonului Actualizare.
Seciunile Bilan i Tranzacii permit monitorizarea valoric i cantitativ
a fiecrui buget.
Procesul logic al achiziiei
Fia
bibliografic
Creare
comand
Adugare
Furnizor
Adugare
comenzi n Linie
exemplare
Completare
cmpuri n
Factura general
Deschidere
nregistrare
factur fiscal
ncrcarea
fiecrei comenzi
n Buget
Plata facturii
Acelai titlu poate avea
mai multe comenzi
Aceeai comand poate avea
un singur furnizor
Acelai furnizor poate
primi mai multe
comenzi
Acelai buget poate plti mai multe facturi;
Aceeai factur poate fi achitat din mai multe bugete
Procesul logic al achiziiei
Order record
FURNIZOR
FI BIBLIOGRAFIC
Order record
COMAND
BUGET
FACTUR
REGSIREA UNEI COMENZI se poate realiza prin dou metode:
n Indexul comenzilor prin diverse criterii de cutare (ex. Furnizor, Nr.
Comand, Titlu, Autor, Editur)
prin funcia Cutare n baza de date se regsete fia bibliografic a titlului
cunoscut a avea comanda cutat i se apas butonul Comand pentru a intra
n meniul List Comenzi
INSERAREA UNEI NOI COMENZI:
1. regsirea/crearea fiei bibliografice a titlului pentru care se dorete s se
adauge comanda
2. accesarea meniului List Comenzi prin apsarea butonului Comand
3. deschiderea Formularului comenzii prin butonul Adaug
4. selectarea tipului de comand dorit: Monografie (pentru cri, documente
din categoria Coleciilor speciale, resurse electronice), Comand continu
(pentru volume n continuare) sau Serial
Crearea i gestionarea comenzilor
B
I
B
L
I
O
T
E
C
A


N
A

I
O
N
A
L

A


R
O
M

N
I
E
I
Formularul de comand include urmtoarele seciuni (tab-uri):
1. AFIARE COMAND: permite vizualizarea rapid a informaiilor generale ale
comenzii (disponibile dup salvarea nregistrrii comenzii);
2. GENERAL:
cmpurile Numrul comenzii, Comand ISBN/ISSN, Data deschiderii, Data
comenzii i Statut comand sunt presetate (completate automat);
cmpurile Comand adiional nr., Format material, Tip material, Bibliotec
filial, Metoda de achiziie trebuie completate manual.
3. FURNIZOR: n cmpul Cod furnizor se selecteaz dintr-o list derulant furnizorul
dorit, odat cu acesta fiind inserate automat i alte date legate de nregistrarea
acestuia.
4. CANTITATE I PRE:
cmpul Moned este presetat n funcie de nregistrarea furnizorului
se completeaz manual cmpurile Nr. de uniti, Pre unitate, Colecie
exemplar, apoi se apas butonul Actualizare care permite sistemului s
calculeze automat Preul total i Preul estimat
dac se menine bifa n csua Creare nregistare exemplar, dup salvarea
comenzii, sistemul va genera automat exemplare pentru fiecare unitate
comandat
Salvarea formularului de comand se realizeaz prin apsarea butonului Adugare.
Crearea i gestionarea comenzilor
CARTURESTI 3/2012
1. n [G]-Factur general, se completeaz cmpurile: Suma net, Data facturii, Data
primirii, se bifeaz una din opiunile Debit (pentru ca din bugetul alocat s se scad
suma achitat) sau Credit (pentru ca la bugetul alocat s se adauge suma achitat) i se
salveaz prin butonul Actualizare.
2. n [L]-Linie exemplare, se adaug comenzile nregistrate, aferente respectivei facturi:
de la butonul Adaug se acceseaz Indexul comenzilor, din care acestea se selecteaz
pe rnd; fiecare comand se deschide n Formularul linie exemplare, care permite
ncrcarea bugetului.
nregistrarea facturilor, a tranzaciilor bugetare i operarea sosirilor
n bara de cutare a facturilor, n
primul cmp, se selecteaz codul
furnizorului, iar n al doilea cmp se
introduce numrul facturii (ex.
CARTURESTI - 3/2012)
Dup confirmarea c aceasta este o
factur nou, se poate deschide
formularul facturii.
3. Salvarea formularului se realizeaz prin apsarea butonului Adugare, aciune ce
genereaz automat un mesaj al sistemului cu solicitarea de confirmare a sosirii
unitilor comandate.
4. La final, dup repetarea procedurii pentru fiecare comand i efectuarea tuturor
tranzaciilor bugetare, se revine n [G] Factur general, se selecteaz tab 2. Plat i
se completeaz cmpurile: Data plii, Suma, Situaie = statusul plii, Aprobare Dep.
= cine aprob plata.
Se apas butonul Actualizare i, astfel, factura este achitat i nchis.
nregistrarea facturilor, a tranzaciilor bugetare i operarea sosirilor