Manual de Implementare 20 PODCA

Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
Manual de Implementare versiunea revizuit Mai 2013

1

MANUAL DE IMPLEMENTARE
A PROIECTELOR FINANATE DIN
PROGRAMUL OPERAIONAL
DEZVOLTAREA CAPACITII ADMINISTRATIVE

CCI 2007 051 RO 002
Obiectivul Convergen

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

GUVERNUL ROMNIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale
i Administraiei Publice

Instrumente Structurale
2007-2013

2

BENEFICIARUL VA IMPLEMENTA PROIECTUL PE PROPRIA SA RSPUNDERE I N
CONFORMITATE CU PREVEDERILE CONTRACTULUI DE FINANARE SEMNAT CU
AUTORITATEA DE MANAGEMENT PENTRU PROGRAMUL OPERAIONAL DEZVOLTAREA
CAPACITII ADMINISTRATIVE

STUDIUL PREZENTULUI DOCUMENT DE CTRE BENEFICIAR NU NLOCUIETE
DOCUMENTAREA COMPLET ASUPRA TUTUROR OBLIGAIILOR CE-I REVIN CONFORM
PREVEDERILOR CONTRACTULUI DE FINANARE I A ANEXELOR SALE, A GHIDULUI
SOLICITANTULUI, A REGULILOR PRNTRU CERERI DE IDEI DE PROIECTE, PRECUM I A
LEGISLAIEI ROMNE I COMUNITARE APLICABILE, N VIGOARE
3

Cuprins

CAPITOLUL 1 ............................................................................................................................................................... 5
CADRUL GENERAL ....................................................................................................................................................... 5
1.1 GLOSAR DE TERMENI UTILIZAI ............................................................................................................................. 5
1.2. SCOPUL MANUALULUI .......................................................................................................................................... 9
1.3. LEGISLAIA APLICABIL ...................................................................................................................................... 10
1.4. ROLURI I RESPONSABILITI PE PARCURSUL PERIOADEI DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI .......................... 13
1.4.1. Autoritatea de Management ......................................................................................................................... 13
1.4.2. Beneficiarul .................................................................................................................................................... 15
CAPITOLUL 2 ............................................................................................................................................................. 17
ACHIZIII N CADRUL PROIECTULUI ........................................................................................................................... 17
2.1. CADRUL INSTITUIONAL ROLURI I RESPONSABILITI ALE BENEFICIARILOR PROIECTELOR FINANATE PRIN
PO DCA (I PARTENERII ACESTORA, UNDE ESTE CAZUL) ............................................................................................ 17
2.2. ATRIBUIREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE PENTRU BENEFICIARII PROIECTELOR FINANATE PRIN PO
DCA ........................................................................................................................................................................... 20
2.2.1. Proceduri aplicabile, obligaia beneficiarului , documentaia de atribuire. .................................................. 20
2.2.1.1. Programarea achiziiilor publice ............................................................................................................................... 22
2.2.1.2. Elaborarea documentaiei de atribuire ..................................................................................................................... 24
2.2.1.3. Elaborarea documentaiei de chemare la competiie ............................................................................................... 26
2.2.1.4. Derularea procedurii de atribuire ............................................................................................................................. 26
2.2.1.5. Atribuirea contractului de achiziie public .............................................................................................................. 28
2.2.1.6. Dosarul achiziiei publice .......................................................................................................................................... 31
2.2.1.7. Derularea contractului .............................................................................................................................................. 32
2.2.1.8 Finalizarea contractului ............................................................................................................................................. 32
2.2.1.9. Analiza procesului de achiziie public ..................................................................................................................... 33
2.2.2. Contractele de publicitate media ................................................................................................................... 33
2.3. CONFLICTUL DE INTERESE I/SAU MANIFESTAREA CONCURENEI NELOIALE IN PROCESUL DE ATRIBUIRE A
CONTRACTELOR DE ACHIZITII PUBLICE ...................................................................................................................... 35
CAPITOLUL 3 ............................................................................................................................................................. 38
MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR ........................................................................................................ 38
3.1 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR ........................................................................................................................... 38
3.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor ................................................................................................................ 38
3.1.2. Cheltuieli eligibile ........................................................................................................................................... 39
3.1.3. Justificarea cheltuielilor eligibile .................................................................................................................... 44
3.2. FLUXUL FINANCIAR ............................................................................................................................................. 53
3.2.1. Deschiderea contului bancar ......................................................................................................................... 53
3.2.2. Solicitarea prefinanrii ................................................................................................................................. 56
3.2.3. Solicitarea rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate ................................................................................. 58
3.3. PLATA TVA .......................................................................................................................................................... 62
3.4. CONTRIBUIA BENEFICIARULUI .......................................................................................................................... 63
3.5. RECUPERAREA SUMELOR PLTITE NECUVENIT ................................................................................................... 64
CAPITOLUL 4 ............................................................................................................................................................. 66
MONITORIZAREA IMPLEMENTRII PROIECTELOR ..................................................................................................... 66
4.1. PROCEDURA STANDARD DE MONITORIZARE ...................................................................................................... 66
4.1.1. Raportul tehnic de progres trimestrial R1 ...................................................................................................... 67
4.1.2. Centralizator ncrcare formulare individuale ale participanilor la activitile finanate de FSE prin PODCA
i Formularul statistic privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA ........................................ 69
4.1.3. Raportul tehnic de progres R2 ....................................................................................................................... 69
4.1.4. Raportul final R3 ........................................................................................................................................... 70
4.2. PROCEDURI SPECIFICE DE MONITORIZARE ......................................................................................................... 72
4.2.1. Vizitele n teritoriu ......................................................................................................................................... 74
4.2.2. Verificrile suplimentare ................................................................................................................................ 74
4.3. ASISTENA POST-CONTRACTARE ........................................................................................................................ 75
CAPITOLUL 5 ............................................................................................................................................................. 76
MODIFICAREA CONTRACTELOR/ORDINELOR DE FINANARE .................................................................................... 77
4

5.1 NOTIFICRI .......................................................................................................................................................... 77
5.2 ACTE ADIIONALE ................................................................................................................................................ 79
CAPITOLUL 6 ............................................................................................................................................................. 82
MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE ............................................................................................................... 82
CAPITOLUL 7 ............................................................................................................................................................. 85
TEME ORIZONTALE .................................................................................................................................................... 85
7.1. INFORMAII PRIVIND EGALITATEA DE ANSE .................................................................................................... 85
7.1.1 Definiii ........................................................................................................................................................... 85
7.1.2 Consideraii generale ...................................................................................................................................... 86
7.1.3 Mic ghid orientativ pentru analiza de gen ...................................................................................................... 88
7.2 INFORMAII PRIVIND DEZVOLTAREA DURABIL ................................................................................................. 89
7.2.1 Concept ........................................................................................................................................................... 90
7.2.2 Principii i obiective ........................................................................................................................................ 90
7.2.3 Strategia de dezvoltare durabil a Uniunii Europene obiective generale .................................................... 90
7.2.4 Strategia naional de dezvoltare durabil .................................................................................................... 91
CAPITOLUL 8 ............................................................................................................................................................. 92
NEREGULI. VERIFICARE LA FAA LOCULUI ................................................................................................................. 92
8.1. NEREGULA .......................................................................................................................................................... 92
8.2. SESIZAREA I RAPORTAREA NEREGULILOR ......................................................................................................... 95
8.3. CONSTATAREA PRIMAR ADMINISTRATIV ....................................................................................................... 95
8.4. VERIFICAREA LA FAA LOCULUI A PROIECTELOR FINANATE PRIN AM PODCA................................................. 103
CAPITOLUL 9 ........................................................................................................................................................... 108
MODUL DE PREZENTARE A DOCUMENTAIEI .......................................................................................................... 108
ANEXE ..................................................................................................................................................................... 111

5

Capitolul 1
CADRUL GENERAL

1.1 GLOSAR DE TERMENI UTILIZAI
Audit public intern Activitatea independent i obiectiv care ofer consiliere unei entiti
n ceea ce privete gradul de control asupra operaiunilor, o ndrum
pentru a-i mbunti activitatea i, printr-o abordare sistematic i
metodic, ajut aceast entitate s i ating obiectivele, evalund i
fcnd propuneri de mbuntire a eficienei managementului riscului,
a proceselor de control i de conducere.
Autoritatea de Audit (AA) Autoritatea public, la nivel naional, responsabil cu verificarea
operaiunilor de management i a sistemului de control pentru fiecare
program operaional, independent funcional de Autoritatea de
Management i de Autoritatea de Certificare i Plat. n Romania,
pentru toate programele operaionale, AA funcioneaz pe lng Curtea
de Conturi.
Autoritatea de
Certificare i Plat (ACP)
Structura organizatoric n cadrul Ministerului Finanelor Publice,
responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de
cheltuieli transmise la Comisia European, primirea de la Comisia
European a fondurilor transferate Romniei din instrumente
structurale i transferul ctre beneficiari/uniti de plat de pe lng
autoritile de management a fondurilor primite din instrumente
structurale, precum i a celor alocate de la bugetul de stat, n cazul
programelor operaionale care utilizeaz mecanismul plii directe.
Autoritatea de Management
pentru Programul
Operaional Dezvoltarea
Capacitii Administrative
(AM PO DCA)
Structur desemnat n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i
Administraiei Publice (MDRAP), cu rol n gestionarea i implementarea
asistenei financiare nerambursabile alocate Programului Operaional
Dezvoltarea Capacitii Administrative. Autoritate de Management
pentru PO DCA este Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii
Administrative (DDCA).
Ax prioritar Una dintre prioritile strategiei care st la baza unui program
operaional, coninnd un grup de operaiuni corelate i care are
obiective specifice msurabile.
Beneficiar Prin beneficiar se nelege orice persoan fizic sau juridic de drept
public ori privat, aa cum este acesta definit n documentele PO DCA i
care este fie direct sau indirect parte n contractul/decizia/ordinul de
finanare finanat parial din fonduri europene i/sau fonduri publice
naionale aferente acestora.
Cheltuieli eligibile Cheltuielile efectuate de beneficiar, aferente proiectelor finanate n
cadrul programului operaional, care pot fi finanate att din
instrumente structurale, ct i din cofinanarea public i/sau
cofinanarea privat, conform reglementrilor legale comunitare i
naionale n vigoare privind eligibilitatea cheltuielilor (H.G. nr. 759/2007
privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul
operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu modificrile i
completrile ulterioare;O.U.G. nr. 64/2009 privind gestionarea
financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru
obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul comun al ministrului administraiei i internelor i al ministrului
finanelor publice nr. 712/29.01.2009 i nr. 634/03.04.2009 privind
aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale
Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, cu
6

modificrile i completrile ulterioare; O.U.G. nr. 66/2011 privind
prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea
i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale
aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare; H.G. nr.
875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind
prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea
i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale
aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare;
Alte cheltuieli dect cele
eligibile
Cheltuielile necesare realizrii activitilor proiectelor finanate din
instrumente structurale n cadrul programului operaional, care nu pot
fi finanate din instrumentele structurale, conform reglementrilor
comunitare i naionale.
Cheltuieli generale de
administraie
Cheltuielile efectuate pentru funcionarea de ansamblu a Beneficiarului
i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul
operaiunii. (H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a
cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programe
operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare). Metodologia de
calcul aferent cheltuielilor generale de administraie se regsete n
Anexa 19 la prezentul document.
Contractant Ofertantul care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de
achiziie public.
Contract de achiziie public Contractul cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe
autoriti contractante, pe de o parte, i unul ori mai muli operatori
economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri,
furnizarea de produse sau prestarea de servicii, asimilat actului
administrativ, care include i categoria contractului sectorial, astfel cum
este definit la art. 229 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea
contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri
publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i
completrile ulterioare.
Contract de finanare din
Fondul Social European, n
cadrul PO DCA
Contractul de finanare din Fondul Social European, n cadrul
Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative,
denumit n continuare contract de finanare, reprezint documentul
juridic prin care se acord asistena financiar nerambursabil aferent
unei operaiuni n scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un
program operaional i care stabilete drepturile i obligaiile prilor.
(H.G. nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor
efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programe operaionale,
cu modificrile i completrile ulterioare)
Ordinul de finanare Ordinul de finanare reprezint actul unilateral care se elaboreaz n
cazul n care beneficiarul funcioneaz n instituia care acord asistena
financiar nerambursabil aferent unei operaiuni n scopul atingerii
obiectivelor axei prioritare dintr-un program operaional i care
stabilete obligaiile structurilor cu rol de autoritate de
management/beneficiar. (H.G. nr. 759/2007 privind regulile de
eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate
prin programe operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare)
Contribuia public naional
total
Totalul fondurilor publice necesare implementrii programelor
operaionale, format din cofinanarea public i fondurile aferente
cheltuielilor publice, altele dect cele eligibile. (O.U.G. nr. 64/2009
privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea
acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile
ulterioare).
7

Control financiar preventiv Activitatea prin care se verific legalitatea i regularitatea operaiunilor
efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,
nainte de aprobarea acestora.
Documentaie de atribuire Documentaia ce cuprinde toate informaiile legate de obiectul
contractului de achiziie public i de procedura de atribuire a acestuia,
inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv.
Fondul European de
Dezvoltare Regional (FEDR)
Fondul structural are ca obiectiv reducerea diferenei ntre nivelurile de
dezvoltare a regiunilor europene i a recupera din decalajul regiunilor
cel mai puin favorizate
FEDR i concentreaz intervenia pe un numr de prioriti tematice
care reflect natura obiectivelor convergen, competitivitate
regional i ocuparea forei de munc i cooperare teritorial
european, n special pe finanri legate de investiii care contribuie la
crearea de locuri de munc durabile, investiii n infrastructuri, precum
i msuri de susinere a dezvoltrii regionale i locale, care cuprind
asistena i serviciile pentru ntreprinderi, n special pentru
ntreprinderile mici i mijlocii (IMM-uri).
Fondul Social European (FSE) Fondul structural creat pentru a reduce diferenele cu privire la
standardele de via i prosperitate n regiunile i statele membre ale
UE i, prin urmare, pentru a promova coeziunea economic i social.
Neregul Orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu
dispoziiile naionale i/sau europene, precum i cu prevederile
contractelor ori a altor angajamente legal ncheiate n baza acestor
dispoziii, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a beneficiarului ori a
autoritii cu competene n gestionarea fondurilor europene, care a
prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/
bugetele donatorilor publici internaionali i/sau fondurile publice
naionale aferente acestora printr-o sum pltit necuvenit. (O.U.G.
66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea neregulilor
aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor
publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile
ulterioare)
Activitatea de prevenire a
neregulilor
Identificarea i gestionarea riscurilor, elaborarea i urmrirea aplicrii
procedurilor de management i a celorlalte instrumente de control
intern, care s asigure corectitudinea acordrii i utilizrii fondurilor
europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora.
(O.U.G. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea
neregulilor aprute n obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau
a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i
completrile ulterioare)
Aplicare de reduceri
financiare aplicate nainte de
plat
Msurile administrative luate de AM, n conformitate cu prevederile
O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea
neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau
completrile ulterioare, care constau n reduceri procentuale de la
finanarea din fonduri europene i/sau fonduri publice naionale
aferente acestora a cheltuielilor pentru care a fost constatat o
abatere.
Aplicare de corecii financiare
aplicate dup plat
Msurile administrative luate de AM, n conformitate cu prevederile
O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sancionarea
neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau
completrile ulterioare, care constau n excluderea de la finanarea din
fonduri europene i/sau fonduri publice naionale aferente acestora a
8

cheltuielilor pentru care a fost constatat o neregul.
Excludere temporar de la
plat n cazul neregulilor
privind contractele de
achiziie public
n cazul existenei unei sesizri de neregul la nivelul AM, pn la
emiterea notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor
financiare, AM poate plti/rambursa beneficiarilor sumele solicitate,
dar aplica preventiv reducerea procentual maxim aferent abaterii n
aplicarea reglementrilor privind achiziiile, stabilit, potrivit
reglementarilor legale. Regularizarea sumelor reinute se face ulterior
emiterii notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor
financiare. (O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si
sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor
europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu
modificrile i completrile ulterioare)
Reduceri financiare aferente
nendeplinirii
indicatorilor/obiectivelor
n aplicarea prevederilor O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea,
constatarea si sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea
fondurilor europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente
acestora, cu modificrile i completrile ulterioare, i avnd n vedere
principiul proporionalitii, AM are obligaia de a face reduceri
procentuale din sumele solicitate la rambursarea/plata final,
reprezentnd cheltuieli efectuate i declarate de beneficiari, n situaia
n care constat nendeplinirea sau ndeplinirea parial a
indicatorilor/obiectivelor proiectelor finanate din fonduri europene
i/sau fonduri publice naionale aferente acestora, pentru care
beneficiarii i-au angajat rspunderea realizrii, n perioada de
implementare a contractelor/ordinelor de finanare nerambursabil.
Implementare Realizarea tuturor activitilor din cadrul proiectului, n contextul
ndeplinirii obligaiilor prevzute n contractul/ordinul de finanare
ncheiat ntre Beneficiar i AM.
Monitorizarea implementrii Activitatea continu i sistematic de colectare, nregistrare, prelucrare
i raportare de date de natur tehnic i financiar, efectuat de ctre
ofierii de proiect din cadrul AM, cu privire la desfurarea activitilor
prevzute n contractele ncheiate cu beneficiarii resurselor financiare
alocate prin PO DCA, precum i asistena acordat Beneficiarilor n
procesul de implementare, astfel nct proiectele s se deruleze n
conformitate cu prevederile contractuale i cu legislaia naional i cea
comunitar.
Ofier de proiect Persoana din cadrul AM responsabil cu monitorizarea implementrii
proiectelor, care asigur comunicarea permanent cu Beneficiarul i
acord acestuia asisten pe toat durata de implementare, astfel nct
atingerea obiectivelor proiectului s se realizeze n conformitate cu
prevederile contractuale i cu legislaia naional i comunitar.
Ofier de validare Persoana din cadrul AM responsabil cu verificarea tehnico-financiar a
solicitrilor de acordare a prefinanrii i a cererilor de rambursare
naintate de beneficiarii PO DCA, n vederea autorizrii la plat a
cheltuielilor eligibile i a TVA aferent acestora.
Ofier verificare achiziii Persoana din cadrul AM responsabil cu verificarea administrativ a
achiziiilor publice privind furnizarea de produse i prestarea de servicii
finanate n conformitate cu regulile comunitare i naionale, avnd
responsabilitatea identificrii i semnalrii eventualelor abateri/
nereguli, cu aplicarea reducerilor/coreciilor financiare care se impun.
Perioada de implementare Perioada prevzut n contractul/ordinul de finanare, semnat ntre
Autoritatea de Management i Beneficiar.
Pist de audit Stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiilor i responsabilitilor
referitoare la acestea, precum i a modului de arhivare a documentaiei
justificative complete, pentru toate stadiile desfurrii unei aciuni,
9

care s permit, totodat, reconstituirea operaiunilor de la suma total
pn la detalii individuale i invers (Lege nr. 672/2002 privind auditul
public intern, republicat)
Prefinanare Sumele transferate din instrumente structurale ctre beneficiari, alii
dect cei prevzui la art. 5 alin. (1)-(3) i (3^1) din O.U.G. nr. 64/2009
privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea
acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile
ulterioare, prin plat direct ori prin plat indirect, n stadiul iniial
pentru susinerea nceperii derulrii proiectelor *+, n condiiile
prevzute n contractul/ordinul de finanare ncheiat ntre Beneficiar i
Autoritatea de management n vederea asigurrii derulrii
corespunztoare a proiectelor finanate n cadrul Programului
Operaional.
Programul Operaional
Dezvoltarea Capacitii
Administrative(PO DCA)
Documentul adoptat de Comisia European prin Decizia nr.
C(2000)5748 n data de 21.11.2007.
Rambursare Pli efectuate de Autoritatea de Management din bugetul de stat
i/sau din instrumente structurale ctre un Beneficiar n baza cererilor
de rambursare, nsoite de documente justificative privind efectuarea
unor pli n stadiul de implementare a proiectelor, depuse de
Beneficiar la Autoritatea de Management i validate de aceasta, n
baza unui contract/ordin de finanare ncheiat ntre Beneficiar i
Autoritatea de Management, n vederea asigurrii derulrii
corespunztoare a proiectelor.
Structuri verificate Beneficiarul asistenei din fonduri europene, oricare structur de
implementare, precum i orice persoan fizic ori juridic ce se afl ntr-
o relaie contractual, n cadrul proiectelor/programelor finanate din
fonduri europene i/sau din fonduri publice naionale aferente
acestora. (O.U.G. nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si
sancionarea neregulilor aprute in obinerea si utilizarea fondurilor
europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu
modificrile i completrile ulterioare)
1.2. SCOPUL MANUALULUI
Scopul acestui manual este de a facilita nelegerea unitar a procesului de implementare a
proiectelor cofinanate din FSE prin PO DCA i de a prezenta:
structurile din cadrul DDCA implicate i rolul lor;
modul de implementare a proiectului:
o derularea activitilor,
o managementul financiar-contabil,
o derularea procedurilor de achiziii,
o modificrile contractului/ordinului de finanare,
o implementarea msurilor de identitate vizual,
o gestionarea riscurilor
o informaii privind neregulile, controlul i antifraud,
o noiuni privind dezvoltarea durabil i egalitatea de anse.
formatul documentelor i rapoartelor ce vor fi ntocmite de Beneficiari, precum i
termenele de transmitere a acestora.

10

Care este utilitatea acestui manual de implementare?
Manualul de implementare se adreseaz tuturor Beneficiarilor Programului Operaional
"Dezvoltarea Capacitii Administrative" n vederea sprijinirii/ghidrii acestora n implementarea
corespunztoare a proiectelor finanate din FSE prin PO DCA.
Fiecare seciune a contractului/ordinului de finanare furnizeaz informaii relevante, reguli i
obligaii ce trebuie cunoscute n detaliu de ctre Beneficiari i de ctre partenerii acestora, dup
caz. Este necesar ca, n cazul existenei unor parteneri menionai explicit n cererea de finanare,
Beneficiarii s se asigure de faptul c partenerii lor au cunotin despre informaiile cuprinse n
acest manual.

1.3. LEGISLAIA APLICABIL

La momentul elaborrii prezentului manual, legislaia comunitar i naional care reglementeaz
implementarea i gestionarea contractelor cu finanare din fondurilor structurale este:

Legislaie european
Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale
privind Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de
Coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Regulamentul Parlamentului European i al Consiliului (CE) nr. 1081/2006 privind Fondul
Social European i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1784/1999;
Regulamentul (CE) nr. 846/2009 pentru modificarea Regulamentului (CE) nr.1828/2006 al
Comisiei din 8 decembrie 2006 privind stabilirea regulilor pentru implementarea
Regulamentului Consiliului (CE) Nr 1083/2006 care stipuleaz prevederile generale ale
Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i
a Regulamentului nr.1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului asupra Fondului
European de Dezvoltare;
Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006 de stabilire a normelor de punere n aplicare a
Regulamentului Consiliului (CE) nr. 1083/2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale
Coeziune i a Regulamentului (CE) nr. 1080/2006 al Parlamentului European i al Consiliului
pentru Fondul European de Dezvoltare Regional, cu modificrile i completrile ulterioare;
Regulamentului Consiliului (C.E., Euratom) nr. 1605/2002 privind regulamentul financiar
aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene;
Regulamentul Comisiei (CE, Euratom) nr. 2342/2002 de stabilire a normelor de aplicare a
Regulamentului Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 privind Regulamentul financiar
aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene, cu modificrile ulterioare.
Legislaie naional general aplicabil
Hotrrea Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituional de coordonare i de
gestionare a instrumentelor structurale, cu modificrile i completrile ulterioare;
ATENIE!
Acest manual nu se substituie niciunei prevederi sau obligaii pe care Beneficiarii trebuie
s le ndeplineasc n conformitate cu contractul de finanare, precum i cu legislaia
naional i comunitar incident!

11

Hotrrea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate
n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale, cu modificrile i
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a
instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen cu
modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 218/2012 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare a
prevederilor O.U.G. nr. 64/2009, privind gestionarea financiar a instrumentelor
structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i
Ordinul ministrului administraiei i internelor nr. 712/29.01.2009 privind aprobarea
cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional
Dezvoltarea Capacitii Administrative publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I,
nr. 268/24.04.2009, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 634/03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor
eligibile n cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea
Capacitii Administrative publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr.
268/24.04.2009, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul ministrului administraiei i internelor nr. 185/26.07.2012 pentru aprobarea
versiunii a V-a a Documentului-cadru de implementare a Programului operaional
Dezvoltarea Capacitii Administrative 2007-2013;
Ordinul ministrului afacerilor europene nr. 744/23.07.2012 pentru aprobarea versiunii a V-
a Documentului-cadru de implementare a Programului operaional Dezvoltarea
Capacitii Administrative 2007-2013;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziie
public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de
servicii, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a
Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor
de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile
i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 1660/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public prin mijloace electronice din
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006, modificat i completat prin H.G.
nr.198/2007.
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 30/2006 privind funcia de verificare a aspectelor
procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu
Hotrrea Guvernului nr. 525/2007 privind organizarea i funcionarea Autoritii
Naionale pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice, cu modificrile i
Ordinul Preedintelui ANRMAP nr. 183/2006 privind aplicarea dispoziiilor referitoare la
contractul de publicitate media;
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana nr. 92/2003 privind Codul de procedur fiscal, cu modificrile i completrile
ulterioare;
12

Ordinul nr. 1917/2005 emis de Ministerul Finanelor Publice pentru aprobarea Normelor
metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de
conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor
publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale,
cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 5/2013 bugetului de stat pe anul 2013;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 2169/2009 pentru modificarea si completarea
Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitii instituiilor publice,
Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, aprobate
prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.917/2005, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i
sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a
fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr.875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor Ordonanei de urgenta a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea,
constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor
europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora;
Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu
completrile i modificrile ulterioare;
Legea nr. 677/2001 privind protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea nr. 571/2004 privind protecia intereselor personalului din autoritile publice,
instituiile publice i din alte uniti care semnaleaz nclcri ale legii, cu modificrile i
Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii
private n sectorul comunicaiilor electronice, cu modificrile i completrile ulterioare;
Decizia nr. 100/2007 a Preedintelui Autoritii Naionale de Supraveghere a Prelucrrii
Datelor cu Caracter Personal;
Legea nr. 315/2004 privind dezvoltarea regional n Romnia, cu modificrile i
Legislaie orientativ n domeniul egalitii de anse
Strategie pentru protecia, integrarea i incluziunea social a persoanelor cu handicap n
perioada 2006-2013 "anse egale pentru persoanele cu handicap - ctre o societate fr
discriminri";
Hotrrea Guvernului nr. 1175/2005 privind aprobarea Strategiei naionale pentru
protecia, integrarea i incluziunea social a persoanelor cu handicap n perioada 2006-
2013;
Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai,
republicat, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 61/2008 privind implementarea principiului
egalitii de tratament ntre femei si brbai n ceea ce privete accesul la bunuri i servicii
i furnizarea de bunuri i servicii, cu modificrile i completrile ulterioare;
Constituia Romniei, art. 4 alin. 2 i art. 16 alin. 1;
Legea nr. 53/2003 Codul Muncii, art. 3-9, cu modificrile i completrile ulterioare;
13

Ordonana Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea i sancionarea tuturor formelor de
discriminare, republicat;
Hotrrea Guvernului nr. 285/2004 privind aplicarea Planului naional de aciune pentru
egalitatea de anse ntre femei i brbai, cu modificrile i completrile ulterioare ;
HOTARARE nr. 24/2003 privind nfiinarea Comisiei pentru egalitatea de anse ntre femei
i brbai.

Site-uri utile
www.fonduriadministratie.ro
Ghid de bune practici n achiziia serviciilor de publicitate de ctre instituiile publice,
disponibil la adresa www.publicitatepublica.ro;
www.fonduri-UE.ro
www.fseromania.ro
http://www.undp.org/gender
http://www.eldis.org/go/topics/resource-guides/gender
http://web.worldbank.org/WBSITE/EXTERNAL/TOPICS/EXTGENDER/0,,contentMDK:21358
556~menuPK:3851633~pagePK:210058~piPK:210062~theSitePK:336868,00.html
http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=418&langId=en
http://ec.europa.eu/policies/index_ro.htm
http://ec.europa.eu/environment/pubs/pdf/factsheets/sust_dev.pdf
http://www.ncsd.ro/documents/national_strategy_for_sustainable_development/SNDD_2
008_RO.pdf
www.ncsd.ro
www.euractiv.ro
http://ec.europa.eu/environment/eussd/
http://portal.unesco.org/education/en/
http://ec.europa.eu/anti_fraud/investigations/eu-expenditure/index_en.htm
http://www.antifrauda.gov.ro/

1.4. ROLURI I RESPONSABILITI PE PARCURSUL PERIOADEI DE IMPLEMENTARE A
PROIECTULUI
1.4.1. Autoritatea de Management
asigur ndeplinirea atribuiilor ce decurg din funciile prevzute la art. 60 din Regulamentul
(CE) nr. 1.083/2006 al Consiliului din 11 iulie 2006 de stabilire a anumitor dispoziii generale
coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1.260/1999 , cu modificrile i completrile
ulterioare;
contribuie la elaborarea i modificarea documentelor programatice specifice activitii PODCA;
negociaz cu CE PODCA, n conformitate cu prevederile art. 32, 33 i 37 din Regulamentul (CE)
nr. 1.083/2006 , cu modificrile i completrile ulterioare;
asigur implementarea i monitorizarea implementrii PODCA i rspunde pentru utilizarea
eficient, efectiv i transparent a fondurilor din care acesta se finaneaz;
analizeaz i propune modificri ale PODCA, pe care le supune aprobrii Comitetului de
monitorizare;
asigur i rspunde pentru buna gestionare financiar-contabil a operaiunilor finanate i
derulate prin PODCA;
14

particip la reuniunile anuale cu CE pentru examinarea progresului implementrii PODCA, n
conformitate cu prevederile art. 68 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificrile i
completrile ulterioare; informeaz Comitetul de monitorizare a PODCA cu privire la
observaiile i recomandrile CE i colaboreaz cu Ministerul Fondurilor Europene Autoritatea
de coordonare a instrumentelor structurale, denumit n continuare MFE, i Autoritatea de
certificare i plat, denumit n continuare ACP, pentru ntreprinderea aciunilor necesare n
vederea implementrii observaiilor i recomandrilor;
asigur corelarea operaiunilor din PODCA cu cele din programele finanate din fondurile
structurale i, dac este cazul, cu cele din programele operaionale finanate din Fondul
European Agricol pentru Dezvoltare Rural i Fondul European pentru Pescuit, sub coordonarea
MFE;
dezvolt parteneriate n procesul de programare i n fazele de implementare a PODCA, n
conformitate cu prevederile art. 11 din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006 , cu modificrile i
asigur dezvoltarea capacitii administrative a structurilor proprii ale ministerului implicate n
derularea PODCA, sub coordonarea i cu sprijinul MFE;
asigur dezvoltarea competenelor profesionale i pregtirea profesional continu a
personalului propriu n domeniile specifice de competen;
elaboreaz proceduri pentru gestionarea PODCA, n vederea asigurrii ndeplinirii atribuiilor
specifice;
pstreaz nregistrri pentru fiecare activitate n forma original sau versiuni certificate,
conforme cu originalele, pe suporturi de date acceptate i n condiii corespunztoare;
furnizeaz MFE informaiile solicitate pentru verificarea ex-ante, monitorizarea anual i
verificarea ex-post a respectrii principiului adiionalitii, n conformitate cu prevederile art. 15
din Regulamentul (CE) nr. 1.083/2006, cu modificrile i completrile ulterioare;
furnizeaz, n limita competenelor, informaiile necesare MFE, ACP i Autoritii de audit,
pentru ndeplinirea de ctre acestea a atribuiilor ce le revin conform reglementrilor n
vigoare;
asigur prevenirea neregulilor, identific neregulile, constat creanele bugetare i asigur
recuperarea sumelor rezultate din nereguli, n limita competenelor, potrivit dispoziiilor legale
incidente;
transmite ACP rapoarte privind neregulile identificate i sumele pltite necuvenit, precum i
rapoarte privind recuperarea sumelor pltite necuvenit, a celor neutilizate i a celor rezultate
din nereguli;
pune la dispoziia CE, la cerere, lista operaiunilor ncheiate care fac obiectul nchiderii pariale,
n conformitate cu prevederile legale n vigoare;
elaboreaz, n colaborare cu celelalte structuri funcionale din cadrul aparatului propriu al
ministerului, proceduri, instruciuni cu privire la detalierea sistemelor de management i
control pentru PODCA;
elaboreaz, implementeaz i monitorizeaz planul multianual de evaluare i se asigur c
acesta este utilizat ca instrument strategic i de management pe parcursul implementrii
PODCA;
elaboreaz i implementeaz planul de comunicare pentru PODCA;
contribuie, mpreun cu MFE, la dezvoltarea i implementarea Sistemului unic de management
al informaiilor - Cadrul strategic naional de referin (SMIS - CSNR);
colaboreaz cu MFE n vederea asigurrii unui cadru procedural eficient i armonios pentru
implementarea instrumentelor structurale;
colaboreaz cu MFE pentru realizarea activitilor de informare privind fondurile structurale;
15

verific i avizeaz proiectele legislative iniiate de alte structuri implicate n gestionarea
fondurilor structurale la nivel naional i care ar putea afecta direct sau indirect implementarea
PODCA;
iniiaz i promoveaz propuneri legislative n vederea mbuntirii condiiilor de
implementare a PODCA;
colaboreaz cu alte instituii din sistemul naional de management i control al instrumentelor
structurale, prin acorduri i nelegeri ncheiate n acest scop.
1.4.2. Beneficiarul
are obligaia s respecte toate prevederile contractului de finanare, prevederile legislaiei
naionale i comunitare n vigoare;
asigur implementarea proiectului cu maximum de profesionalism i eficien;
are obligaia de a lua toate msurile i/sau de a respecta recomandrile primite din partea AM
PODCA astfel nct s identifice riscurile i s asigure corectitudinea utilizrii fondurilor
europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora.;
utilizeaz finanarea numai n scopul realizrii proiectului supus evalurii Autoritii de
Management, pentru care s-a ncheiat contractul/ordinul de finanare;
are responsabilitate exclusiv pentru realizarea Proiectului, sau a implementrii Proiectului n
parteneriat, n vederea atingerii obiectivelor i indicatorilor proiectului
transmite Autoritii de Management, n termenele i condiiile specificate n
contractul/ordinul de finanare, notificri i note explicative n vederea ncheierii de acte
adiionale/note de fundamentare la contractul/ordinul de finanare, n cazuri bine justificate;
ntocmete i transmite Autoritii de Management, n termenul stabilit, rapoartele tehnice de
progres;
are obligaia de a furniza toate informaiile de natur administrativ, tehnic sau financiar
legate de proiect i documentele solicitate de ctre Autoritatea de Management, ACP, AA,
Comisia European sau orice alt organism abilitat;
se va asigura de respectarea tuturor msurilor de informare i publicitate, aa cum sunt ele
prevzute n contractul/ordinul de finanare i n Manualul de identitate vizual pentru
instrumentele structurale 2007-2013 n Romnia (Obiectivul Convergen) aprobat prin OMFP
nr. 31/2010;
are obligaia de a ine evidena contabil folosind conturi analitice distincte pentru Proiect.
Sistemul contabil utilizat va fi n conformitate cu legislaia naional n vigoare.
are obligaia de a contracta un auditor, extern entitii, n vederea ntocmirii raportului de audit
al activitilor, nregistrrilor i conturilor proiectului, realizat cu respectarea standardelor de
audit n vigoare;

ATENIE!
Beneficiarul va fi singurul rspunztor n faa Autoritii de Management i a celorlalte
organe de audit i control pentru implementarea proiectului!!!
16

Pe durata de implementare a proiectului, n calitate de Beneficiar, vei interaciona cu
urmtoarele structuri din cadrul Autoritii de Management:

AM PODCA
Serviciul Monitorizare i Comunicare
- Compartimentul contractare i monitorizare proiecte
responsabil de evaluarea, contractarea i monitorizarea
administrativ i tehnic a proiectelor prin verificarea cererii de
prefinanare, a rapoartelor tehnice de progres trimestrial i a
rapoartelor tehnice de progres ce nsoesc cererile de rambursare,
precum i efectuarea vizitelor de monitorizare.

Serviciul management financiar
- Compartimentul Validare
responsabil de asigurarea corectitudinii i regularitii cheltuielilor
declarate n cadrul proiectelor derulate prin PO DCA prin
verificarea financiar i validarea cheltuielilor eligibile declarate.
Serviciul Management Financiar
- Compartimentul verificare achiziii
responsabil de verificarea administrativ a contractelor de
achiziie public ncheiate de ctre beneficiarii PO DCA, n scopul
protejrii intereselor financiare ale bugetului naional i
comunitar.
Birou Verificare la Faa Locului
responsabil de verificarea la faa locului a modului de
implementare al proiectului cofinanat din FSE prin PO DCA.
Serviciul Monitorizare i Comunicare
- Compartimentul de comunicare, SMIS si IT
asigur respectarea cerinelor de informare i publicitate la
nivelul PO DCA i a operaiunilor finanate din acesta.
17

Capitolul 2
ACHIZIII N CADRUL PROIECTULUI
2.1. CADRUL INSTITUIONAL ROLURI I RESPONSABILITI ALE BENEFICIARILOR
PROIECTELOR FINANATE PRIN PO DCA (I PARTENERII ACESTORA, UNDE ESTE CAZUL)

Pentru a asigura coerena cu politicile UE privind achiziiile publice, autoritile romne au
transpus Directivele nr. 17/2004/CE i 18/2004/CE, prin adoptarea Legii nr. 337/17.07.2006 care
aprob O.U.G. nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziii publice, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i
completrile ulterioare. De asemenea, a fost adoptat legislaia secundar.
Pentru aplicarea prevederilor legale, a fost nfiinat Autoritatea Naional pentru Reglementarea
i Monitorizarea Achiziiilor Publice (A.N.R.M.A.P). Acest organism are rolul de a dezvolta
strategiile de achiziii publice, de a asigura convergena cu acquis-ul comunitar i aplicarea
corespunztoare a legislaiei, de a ndeplini obligaiile stabilite n Directiva UE, de a monitoriza,
analiza i evalua metodele folosite pentru atribuirea contractelor publice, i de a oferi consiliere i
instruire pentru personalul implicat n activitile de achiziii.
Ministerul Finanelor Publice a fost desemnat ca organ de specialitate al administraiei publice
centrale responsabil pentru ndeplinirea funciei de verificare exante (nainte de ncheierea
contractului) a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor care intra
sub incidena O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, activitatea fiind
exercitat la nivel central printr-o structur de specialitate, fr personalitate juridic, respectiv
Unitatea pentru coordonarea i verificarea achiziiilor publice (U.C.V.A.P), iar la nivel teritorial prin
structuri specializate, coordonate direct de U.C.V.A.P, de la nivelul direciilor generale ale
finanelor publice, denumite compartimente de verificare a achiziiilor publice (C.V.A.P).
Beneficiarul trebuie s aplice legislaia n materia achiziiilor publice atunci cnd atribuie un
contract de achiziie public prevzut n cererea de finanare i n bugetul proiectului.
Produsele sau serviciile achiziionate trebuie s contribuie la atingerea obiectivelor i rezultatelor
estimate i s fie furnizate/prestate cu respectarea legislaiei n vigoare i a contractului/ordinului
de finanare.

Toate contractele de achiziii publice vor fi atribuite n conformitate cu legislaia naional i
comunitar n vigoare.
Care sunt responsabilitile Beneficiarului?
Pentru atribuirea contractelor de furnizare de produse i a celor de prestri servicii finanate prin
PODCA, achizitorul TREBUIE s respecte urmtoarele principii:
1. Nediscriminarea i tratamentul egal - reprezint asigurarea condiiilor de manifestare a
concurenei reale, prin stabilirea i aplicarea, oricnd pe parcursul atribuirii contractului
respectiv, de reguli, cerine i criterii identice pentru toi operatorii economici, inclusiv
prin protejarea informaiilor confideniale atunci cnd este cazul, pentru ca oricare dintre
acetia, s poat participa la atribuirea contractului i s beneficieze de anse egale de a
deveni contractani (furnizori i/sau prestatori).
2. Recunoaterea reciproc const n acceptarea produselor serviciilor lucrrilor oferite n
mod licit pe piaa Uniunii Europene, a diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise
de autoritile competente din alte state, precum i a specificaiilor tehnice, echivalente cu
cele solicitate la nivel naional.
18

3. Transparena nseamn aducerea la cunotina publicului a tuturor informaiilor
referitoare la atribuirea contractului de furnizare de produse i/sau servicii.
4. Proporionalitatea reprezint asigurarea corelaiei ntre necesitatea beneficiarului,
obiectul contractului de achiziie public i cerinele solicitate a fi ndeplinite. n acest
sens, beneficiarul trebuie s se asigure c, n cazul n care sunt stabilite cerine minime de
calificare, acestea prezint relevan i/sau sunt stabilite proporional n raport cu natura i
complexitatea contractului atribuit.
5. Eficiena utilizrii fondurilor publice - reprezint atribuirea contractelor de achiziie pe
baze competiionale i utilizarea unor criterii pentru atribuirea contractelor care s reflecte
avantajele de natur economic ale ofertelor n vederea obinerii raportului optim ntre
calitate i pre, inclusiv prin luarea n considerare a obiectivelor sociale, etice i de protecia
mediului.
6. Asumarea rspunderii este un principiu care l privete n mod exclusiv pe beneficiarul
proiectului este reprezentat de determinarea clar a sarcinilor i responsabilitilor
persoanelor implicate n procesul de achiziie public, urmrindu-se asigurarea
profesionalismului, imparialitii i independenei deciziilor adoptate pe parcursul
derulrii acestui proces.
S respecte toate etapele procesului de achiziie public prevzute n legislaia relevant,
inclusiv derularea efectiv a contractului de achiziie public, plata bunurilor/serviciilor/lucrrilor
achiziionate, astfel nct s se ncadreze n intervalul de timp prevzut n graficul de
implementare al activitilor proiectului;
S ntocmeasc dosarul achiziiei publice, s-l pstreze atta timp ct contractul de achiziie
public produce efecte juridice i cel puin 5 ani dup ncheierea PO DCA i s-l pun la dispoziia
organelor de control n conformitate cu prevederile contractului de finanare;
S ntocmeasc toate documentele n limba romn, n formatele standard, conform
legislaiei romne n vigoare.

Care este rolul Autoritii de Management?
n conformitate cu prevederile art. 60 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006, cu modificrile i
completrile ulterioare, coroborate cu prevederile art.13 din Regulamentul (CE) nr. 1828/2006, cu
modificrile i completrile ulterioare, AM PO DCA are rolul de a verifica furnizarea de produse i
prestarea de servicii finanate i de a controla dac toate cheltuielile declarate de beneficiari
pentru operaiuni au fost suportate efectiv i sunt n conformitate cu regulile comunitare i
naionale, avnd responsabilitatea identificrii i semnalrii eventualelor abateri/nereguli, cu
aplicarea reducerilor/coreciilor financiare care se impun.

Ce verificri efectueaz Autoritatea de Management privind achiziiile publice?
Verificarea respectrii reglementrilor naionale i comunitare n materie de achiziii publice se
realizeaz att din punct de vedere administrativ, la sediul AM PODCA ct i la faa locului,
aspectele urmrite n cele dou cazuri fiind diferite.
Verificarea administrativ a achiziiilor publice - Beneficiarii proiectelor finanate prin PO
DCA informeaz, prin rapoartele tehnice de progres, stadiul derulrii achiziiilor publice efectuate
i transmit documentele justificative solicitate de Autoritatea de Management (prevzute n Anexa
5).
AM PODCA efectueaz verificrile administrative privind achiziiile publice pe baza listelor de
verificare (Anexa 24), acoperind toate aspectele ce in de procedura de atribuire, inclusiv
implementarea contractului.
Conform listelor de verificare, elementele analizate vizeaz:
19

- respectarea regulilor de publicitate;
- ncadrarea n condiiile aplicabile reducerilor de termene;
- ncadrarea n prevederile care reglementeaz alegerea tipului de procedur pentru
atribuirea contractului;
- relevana i caracterul nediscriminatoriu al criteriilor de calificare i selecie;
- factorii de evaluare i metoda de calcul pentru stabilirea ofertei ctigtoare;
- clarificrile/modificrile/eratele publicate de autoritatea contractant;
- clarificrile i rspunsurile ofertantului ctigtor i raportul de atribuire;
- comunicarea rezultatului procedurii;
- respectarea termenelor de semnare ale contractului de achiziie public;
- se verific actele adiionale ncheiate ulterior contractului de achiziie public (dac este
cazul);
- anunul de atribuire.

Verificrile la faa locului (on-the-spot) - vor avea loc la sediul beneficiarilor proiectelor
finanate prin PO DCA. Reprezentanii Autoritii de Management vor verifica modul n
care sunt respectate reglementrile naionale i comunitare n materie de achiziii publice
urmrindu-se aspecte cum ar fi:
- respectarea legislaiei privind procedura de achiziie public aleas;
- modalitatea de constituire a garaniei de participare/execuie, dup caz, n cuantumul i
forma solicitate prin documentaia de atribuire;
- dovada corespondenei privind solicitrile de clarificri, dup caz;
- modalitatea de stabilirea a ofertelor ca fiind inacceptabile, neconforme sau admisibile n
funcie de criteriile prevzute de lege/normele interne de achiziii (pentru procedurile de achiziii
n care criteriul de atribuire a fost "preul cel mai sczut");
- ndeplinirea de ctre furnizor/prestator a obligaiilor asumate prin contractul de achiziie
public;
- deficienele n derularea contractului de achiziie.

Atunci cnd, n urma verificrilor privind achiziiile publice, se constat nclcarea
reglementrilor legislative aferente achiziiilor publice se vor aplica reduceri/corecii financiare,
aa cum sunt ele prevzute n O.U.G 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare.
n scopul eficientizrii implementrii proiectului, n ceea ce privete procedurile de achiziie
public i de prevenire a abaterilor/neregulilor privind derularea acestora, Beneficiarul va utiliza
listele de verificare privind achiziiile publice (anexa 24 funcie de categoria
beneficiarului/procedura de achiziie derulat), pentru ntocmirea dosarului cererii de
rambursare.

ATENIE!
Beneficiarul ESTE SINGURUL RSPUNZTOR de respectarea prevederilor contractuale i,
implicit, de cele referitoare la procedura de achiziie!
20

2.2. ATRIBUIREA CONTRACTELOR DE ACHIZIII PUBLICE PENTRU BENEFICIARII PROIECTELOR
FINANATE PRIN PO DCA
n situaiile n care implementarea proiectelor finanate prin PO DCA necesit ncheierea unor
contracte de achiziii, Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile legislaiei n domeniul
achiziiilor publice, precum i obligaia de a lua toate msurile necesare pentru ncadrarea n
graficul de implementare a activitilor proiectului.
2.2.1. Proceduri aplicabile, obligaia beneficiarului , documentaia de atribuire.
Care sunt procedurile pe care trebuie s le aplice Beneficiarul proiectului atunci cnd atribuie
contractul de achiziie public?
Procedura de licitaie deschis sau licitaie restrns reprezint regula de atribuire a contractelor
de achiziie public.
Excepii de la regul sunt:
dialogul competitiv;
negocierea cu/fr publicarea prealabil a unui anun de participare;
cererea de oferte.
Modalitile speciale de atribuire sunt:
acordul-cadru;
licitaia electronic;
sistemul de achiziie dinamic.
Ministerul Finanelor Publice va efectua verificarea procesului de atribuire a contractelor n cazul
tuturor procedurilor de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare pentru
care a fost ntiinat de ctre autoritatea contractant.

Care este obligaia beneficiarului n legtur cu achiziiile?
Beneficiarul are obligaia s respecte legislaia n vigoare privind achiziiile publice n vederea
atribuirii un contract de achiziie public prevzut n contractul/ordinul de finanare.
Ce trebuie s conin documentaia de atribuire?
Documentaia de atribuire conine toate documentele care prezint cerinele formale, tehnice i
financiare, ce permit descrierea obiectiv a obiectului contractului de achiziie public i pe baza
crora operatorul economic i va elabora oferta.
Documentaia de atribuire conine:
caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv;
clauzele contractuale obligatorii;
fia de date a achiziiei;
formulare i modele;
note justificative sau, dup caz, alte informaii cu privire la impozitare, protecia mediului i
protecia muncii.

Cine elaboreaz caietul de sarcini?
Caietul de sarcini se elaboreaz de ctre Beneficiar prin compartimentul intern de achiziii
publice/responsabilul desemnat pentru derularea procedurilor de achiziie public sau prin
specialiti (consultani) angajai n acest scop, cu respectarea prevederilor legale n vigoare
referitoare la concuren i la conflictul de interese.
21

Cum arat caietul de sarcini?
n caietul de sarcini, Beneficiarul va descrie obiectiv produsele/serviciile (cerine, caracteristici
tehnice minime etc.) n raport cu necesitile de implementare ale proiectului.
Ce trebuie s conin specificaiile tehnice?
Specificaiile tehnice descriu produsele sau serviciile solicitate, prin definirea, n general, a unor:
caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan;
cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor;
dimensiuni, terminologie, simboluri, teste i metode de testare, ambalare, etichetare,
marcare i instruciuni de utilizare a produsului;
sisteme de asigurare a calitii i condiii pentru certificarea conformitii cu standarde
relevante sau altele asemenea;
prescripii de proiectare i de calcul al costurilor;
condiii de recepie.

Ce trebuie s conin documentaia descriptiv?
Documentaia descriptiv ine loc de caiet de sarcini i este o component obligatorie a
documentaiei de atribuire, n cazul aplicrii procedurilor de:
dialog competitiv;
negociere.
Documentaia descriptiv trebuie s conin:
descrierea necesitilor, obiectivelor i constrngerilor Beneficiarului;
orice alte informaii pe baza crora se va derula dialogul pentru identificarea soluiilor
viabile;
posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea n runde succesive, cu scopul de a reduce
numrul de soluii discutate sau propuneri de oferte.

Ce trebuie urmrit dup ncheierea procedurii de achiziie?
Contractul de achiziie public reprezint contractul comercial care include i categoria
contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, ncheiat n
scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli
operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de
produse sau prestarea de servicii, n sensul O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i
Beneficiarul are dreptul s ncheie contractul de achiziie public cu ofertantul a crui
ofert a fost stabilit ca fiind ctigtoare, pe baza propunerilor tehnice i financiare
cuprinse n ofert i numai dup mplinirea termenelor pentru depunerea contestaiilor
prevzute n O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare. n caz contrar,
contractul de achiziie public este lovit de nulitate absolut.
Obiectul contractului de achiziie public trebuie s respecte prevederile contractului/
ordinului de finanare privind activitile din proiect.
ATENIE!
Specificaiile tehnice trebuie s permit oricrui ofertant accesul egal la procedura de
atribuire i nu trebuie s aib ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de
natur s restrng concurena ntre operatorii economici!!!
22

Plile prevzute n contractul de achiziie public aferente proiectului finanat din PODCA
nu trebuie s depeasc sumele prevzute n contractul/ordinul de finanare cu modificri
si completri, dup caz actele adiionale.
Contractul de achiziie public nceteaz de drept la expirarea perioadei pentru care a fost
ncheiat.
Prelungirea duratei contractului de achiziie public este posibil numai n perioada sa de
valabilitate i fr a fi modificate condiiile stabilite iniial.
Contractul de achiziie se finalizeaz odat cu recepia produselor/serviciilor
furnizate/prestate i semnarea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor
contractuale. Documentul de recepie este un nscris esenial al dosarului achiziiei
respective.

n ce condiii pot fi ncheiate acte adiionale la contractele de achiziii ?
Actele adiionale la contractele de achiziii publice pot fi ntocmite cu respectarea
reglementrilor n vigoare n domeniul achiziiilor publice, legislaia preciznd condiiile n care
acestea pot fi ncheiate, dup cum urmeaz:
actul adiional este rezultatul unei proceduri de negociere fr publicitate prealabil a unui
anun, n situaiile prevzute la art. 122 lit. i) i art. 252 lit. j) din OUG 34/2006. n acest caz,
actul adiional ncheiat are valoarea unui contract pentru care autoritatea contractant are
obligaia de a transmite spre publicare un anun de atribuire;
actul adiional prelungete contractul cu respectarea condiiilor prevzute la art. 6 din HG
nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea
contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind
atribuirea contractelor de achiziie publica, a contractelor de concesiune de lucrri publice
i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, privind
durata contractelor de furnizare sau de servicii cu caracter de regularitate, ncheiate n anul
precedent i a cror durat normal de ndeplinire expir la data de 31 decembrie;
actul adiional modific prevederile referitoare la denumirea prilor, adres, timpul de
suspendare a executrii obligaiilor fr a fi afectate prevederile referitoare la pre.
2.2.1.1. Programarea achiziiilor publice

Estimarea valorii contractului
Desfurarea procedurii de achiziie, precum i derularea efectiv a contractului de achiziie
public, inclusiv plata bunurilor/serviciilor achiziionate, trebuie s se ncadreze n interiorul
intervalului de timp prevzut n graficul activitilor proiectului (cuprins n cererea de finanare
anex a contractului de finanare).
Beneficiarii au obligaia s ia msurile i s ntreprind toate demersurile necesare pentru
ncadrarea n graficul de planificare a activitilor proiectului. Orice ntrziere n derularea
procedurilor de achiziie va fi comunicat AM PODCA, iar graficul activitilor proiectului va fi
actualizat, conform prevederilor H.G. nr. 218 /2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea
financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen.
Att alegerea procedurii de atribuire ct i estimarea valorii contractului de achiziie public sunt n
sarcina beneficiarului. La estimarea valorii unui contract de achiziie public se vor lua n
considerare cheltuielile aferente obiectului contractului care urmeaz a fi atribuit, precum i scopul
atribuirii acestuia n funcie de aceast valoare estimat, autoritatea contractant determin
procedura de atribuire a contractului.
23

Cum alegei tipul de procedur de atribuire?
Beneficiarul are obligaia s aleag procedura de achiziie public n funcie de valoarea estimat a
contractului de achiziie.
Regula de atribuire a contractelor de achiziie public este licitaia deschis sau licitaia restrns
(excepii de la regula de atribuire sunt: dialogul competitiv, negocierea i cererea de oferte).
Alegerea procedurilor de atribuire care reprezint excepii de la regul intr n responsabilitatea
exclusiv a autoritii contractante/a Beneficiarului.
n luarea deciziilor de selectare a unei anumite proceduri de achiziie public, Beneficiarul va avea
n vedere :
complexitatea contractului de achiziie public respectiv;
costurile implicate de atribuirea contractului respectiv;
nivelul de dezvoltare i concuren pe pia din domeniul unde va avea loc achiziia pentru
a se putea alege ntre licitaie deschis i licitaie restrns;
constrngeri cum ar fi urgena, compatibilitatea cu produse similare;
servicii deja existente n cadrul autoritii respective, aplicabile unui singur furnizor,
prestator sau executant .a.

Alegerea unei alte proceduri dect cele prevzute de regul se face pe baza unei note
justificative.
Beneficiarul, prin compartimentul intern de achiziii are obligaia de a elabora o nota justificativ
n toate situaiile n care procedura de atribuire propus pentru a fi aplicat este alta dect una
dintre cele prevzute la art. 20 alin. (1) din ordonana de urgen, i anume licitaia deschis sau
licitaia restrns.
Nota justificativ conine date despre:
categoria de produse/servicii;
codul CPV;
valoarea estimat a achiziiei;
identificarea fondurilor necesare;
au fost achiziionate sau/i urmeaz s se mai achiziioneze n anul bugetar produse
similare cu acestea i se stabilete dac valoarea total pe ntreg anul bugetar a produselor
similare depete sau nu pragul de la art.19 din O.U.G. nr.34/2006 cu modificrile i
procedura de achiziie conform legii.

Nota justificativ se elaboreaz de ctre Beneficiar, se aprob de ctre conductorul acesteia, cu
avizul compartimentului juridic i constituie un nscris esenial al dosarului achiziiei publice.
n cazul n care urmeaz sa fie aplicat procedura cererii de oferte, nota justificativ trebuie sa
conin numai explicaii cu privire la rezultatul estimrii, conform regulilor prevzute n cap. II
AM PODCA are rolul de a verifica beneficiarul, n calitate acestuia de Autoritate
contractant, aa cum este definit de legislaia naional n domeniul achiziiilor
publice, n procesul de derulare a procedurilor de achiziii publice, ex-post
atribuirii acestora!
24

seciunea a 2-a din ordonana de urgen, valorii contractului de achiziie public care urmeaz s
fie atribuit.
2.2.1.2. Elaborarea documentaiei de atribuire

Cine elaboreaz documentaia de atribuire?
Documentaia de atribuire se elaboreaz de ctre Beneficiar, prin compartimentul intern de
achiziii publice/responsabilul desemnat pentru derularea procedurilor de achiziie public sau
prin specialiti (consultani) angajai n acest scop, cu respectarea prevederilor legale referitoare la
concuren i conflictul de interese n vigoare. n cazul n care documentaia de atribuire este
elaborat de o firm de consultan, Beneficiarul prin compartimentul intern specializat sau
responsabilul desemnat trebuie s coordoneze i s supervizeze activitatea respectiv i s i-o
nsueasc prin recepionarea acesteia.

Ce cuprinde documentaia?
Documentaia de atribuire cuprinde toate informaiile legate de obiectul contractului de achiziie
public i de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz,
documentaia descriptiv i care conine cerinele formale, tehnice i financiare, care permit
descrierea obiectiv a obiectului contractului de achiziie public i care st la baza elaborrii
ofertei.

Documentaia de atribuire trebuie sa fie clar, complet i fr echivoc.
Documentaia de atribuire trebuie s cuprind, cel puin:
informaii generale privind beneficiarul, n special cu privire la adres - inclusiv telefon, fax,
e-mail, persoane de contact, mijloace de comunicare etc.;
instruciuni privind date limit care trebuie respectate i formaliti care trebuie ndeplinite
n legtur cu participarea la procedura de atribuire;
dac sunt solicitate, cerinele minime de calificare, precum i documentele care urmeaz
s fie prezentate de ofertani / candidai pentru dovedirea ndeplinirii criteriilor de
calificare i selecie;
caietul de sarcini sau documentaia descriptiv, aceasta din urm fiind utilizat n cazul
aplicrii procedurii de dialog competitiv sau de negociere;
instruciuni privind modul de elaborare i de prezentare a propunerii tehnice i financiare;
informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei
ctigtoare;
instruciuni privind modul de utilizare a cilor de atac;
informaii referitoare la clauzele contractuale obligatorii.
Autoritatea contractant are obligaia de a asigura obinerea documentaiei de atribuire de
ctre orice operator economic prin asigurarea accesului direct, nerestricionat i deplin, prin
mijloace electronice, la coninutul documentaiei de atribuire.
ATENIE!
Documentaia de atribuire trebuie s fie finalizat nainte de transmiterea spre
publicare a anunului de participare sau de transmiterea ctre operatorii economici a
invitaiei de participare, n funcie de procedura de atribuire aleas.
25

Cum se face alegerea cerinelor minime de calificare?
Criteriile de calificare i selecie, atunci cnd sunt prevzute, trebuie s se refere numai la:
situaia personal a candidatului sau ofertantului;
capacitatea de exercitare a activitii profesionale;
situaia economic i financiar;
capacitatea tehnic i / sau profesional;
standarde de asigurare a calitii;
standarde de protecie a mediului, dac este cazul.
Dac se solicit ndeplinirea unor cerine minime referitoare la situaia economic i financiar
sau la capacitatea tehnic i/sau profesional, atunci Beneficiarul trebuie s elaboreze o not
justificativ prin care s se motiveze cerinele respective. Nota justificativ se va ataa la dosarul
achiziiei.

Cum se stabilete criteriul de atribuire?
Criteriul de atribuire a contractului de achiziie public, poate fi:
oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic sau
n mod exclusiv, preul cel mai sczut.
Criteriul de atribuire a contractului de achiziie public se precizeaz n mod obligatoriu n anunul
de participare i n cadrul documentaiei de atribuire. Criteriul de atribuire, odat stabilit, nu poate
fi schimbat pe toat durata de aplicare a procedurii de atribuire. Cnd se stabilete criteriul de
atribuire, se elaboreaz o not justificativ prin care se motiveaz modul n care a fost stabilit
ponderea factorilor de evaluare.

ATENIE!
Documentaia de atribuire trebuie s conin aceleai cerine minime ca n
documentaia de chemare la competiie (invitaie/anun de participare).
NOT: Verificarea coninutului documentaiei de atribuire se efectueaz pe baza
prevederilor capitolului II, seciunea a 3-a din Ordonan - Reguli de elaborare a
documentaiei de atribuire .

NOT: Criteriile de calificare i selecie se vor stabili n baza prevederilor capitolului
V, seciunea a 2-a din Ordonan, capitolului II i seciunea 1 din Norme, precum i
prin consultarea Ordinului nr. 509/2011 al preedintelui ANRMAP, privind formularea
criteriilor de calificare i selecie.

NOT: Criteriul de atribuire se poate stabili n conformitate cu prevederile
capitolului V, seciunea a 3-a din Ordonan, cu capitolul II i seciunea a 2-a din
Norme.

26

2.2.1.3. Elaborarea documentaiei de chemare la competiie
n vederea asigurrii transparenei atribuirii contractelor de achiziie public, Beneficiarul ori de
cte ori dorete s atribuie un contract de achiziie public sau s ncheie un acord-cadru are
obligaia de a publica documentaia de chemare la competiie n SEAP. Aceasta const n:
a) anunul de participare, atunci cnd se iniiaz procedura de:
licitaie deschis;
licitaie restrns;
dialog competitiv;
negociere cu publicarea prealabil a unui anun de participare;
sistem dinamic de achiziie;
concurs de soluii.
b) invitaia de participare, atunci cnd se iniiaz procedura de cerere de oferte.
Invitaia de participare trebuie s cuprind cel puin urmtoarele informaii:
data limit stabilit pentru primirea ofertelor;
adresa la care se transmit ofertele;
limba sau limbile n care trebuie elaborat oferta;
dac se solicit ndeplinirea unor criterii minime de calificare, menionarea acestora;
scurt descriere a obiectului contractului de achiziie public care urmeaz s fie
atribuit;
modul de obinere a documentaiei de atribuire.

2.2.1.4. Derularea procedurii de atribuire
Beneficiarul trebuie s pun la dispoziia operatorilor economici interesai documentaia de
atribuire.
Aceast obligaie poate fi realizat:
fie n urma unei solicitri scrise a operatorului economic interesat;
fie prin accesarea direct i nerestricionat a unui fiier electronic, disponibil n SEAP i pe
pagina de internet proprie.
Beneficiarul trebuie s elaboreze i s transmit rspunsurile la clarificrile formulate de operatorii
economici interesai i s rspund la orice solicitare. Beneficiarul va rspunde n mod clar,
complet i fr ambiguiti, ct mai repede posibil, fr s depeasc termenul legal i fr s
dezvluie identitatea celui care a solicitat clarificri.
Beneficiarul are obligaia s desemneze persoana/persoanele responsabile pentru evaluarea
ofertelor (comisia de evaluare).

ATENIE!
n cazul n care documentaia de atribuire este accesibil direct prin mijloace electronice,
Beneficiarul are obligaia de a include n invitaia de participare informaii privind modul
de accesare a documentaiei respective!!!
NOT: Documentaia de chemare la competiie se elaboreaz n baza prevederilor
capitolului II i anexei 3A din Ordonan, capitolului III i anexei nr. 1 din Norme.

27

Procesul verbal de deschidere a ofertelor
Plicurile cu oferte trebuie deschise de ctre reprezentanii autoritii contractante, care au
obligaia de a anuna urmtoarele informaii:
denumirea (numele) ofertanilor;
modificrile i retragerile de oferte;
existena garaniilor de participare;
elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv preul;
cursul de referin care va sta la baza comparrii preurilor la evaluarea ofertelor
prezentate ntr-o alt moned;
propuneri de oferte alternative (dac este cazul);
orice alte detalii i precizri pe care comisia de evaluare le consider necesare.

Orice decizie cu privire la calificarea ofertanilor, respectiv a candidailor sau, dup caz, cu privire
la evaluarea ofertelor, va fi luat de ctre comisia de evaluare n cadrul unor edine ulterioare
edinei de deschidere a ofertelor.
Comisia de evaluare trebuie s ntocmeasc un proces-verbal de deschidere care trebuie s
includ informaiile anunate de ctre preedintele comisiei.
Procesul verbal privind edina de deschidere a ofertelor trebuie semnat de ctre membrii
comisiei i de ctre reprezentanii ofertanilor care sunt prezeni la deschiderea ofertelor.

Notificarea rezultatului procedurii de atribuire
Beneficiarul are obligaia de a informa candidaii/ofertanii despre deciziile referitoare la:
atribuirea contractului de achiziie public;
ncheierea acordurilor-cadru;
ATENIE!
Nicio ofert nu poate fi respins n cadrul edinei de deschidere, cu excepia ofertelor
ntrziate i a celor care nu fac dovada constituirii garaniei de participare.
ATENIE!
n scopul asigurrii confidenialitii i imparialitii n cursul procesului de achiziii
publice, precum i n vederea evitrii conflictului de interese, toi membrii comisiei
de evaluare trebuie s dea o declaraie de confidenialitate i imparialitate.
Declaraia se completeaz n ziua deschiderii ofertelor/ candidaturilor.
NOT: Verificarea modului de desfurare a fiecrei proceduri se efectueaz pe
baza prevederilor Capitolului III din Ordonan, urmrindu-se respectarea
pragurilor, termenelor i a perioadelor de ateptare prescrise n legislaia relevant
aplicabil. Procesului verbal al edinei de deschidere a ofertelor se va elabora n
conformitate cu prevederile Ordinului nr. 302/2011 al preedintelui ANRMAP,
privind aprobarea formularelor standard aferente procedurilor de atribuire a
contractelor de achiziii publice, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a
contractelor de concesiune de servicii.
28

admiterea ntr-un sistem de achiziie dinamic;
dac este cazul, anularea procedurii de atribuire i eventuala iniiere ulterioar a unei noi
proceduri.

Ofertanii ctigtori vor fi informai cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.
Comunicarea ctre ofertantul/ofertanii declarai ctigtori trebuie s conin i invitaia pentru
semnarea contractului, sau, dup caz, a acordului cadru.
Ofertanii/candidaii respini sau a cror ofert nu a fost declarat ctigtoare vor fi informai
asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, dup cum urmeaz:
fiecrui candidat respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a
candidaturii sale;
pentru fiecare ofert respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de
respingere. Se detaliaz argumentele n temeiul crora oferta a fost considerat
inacceptabil, neconform sau necorespunztoare, ndeosebi elementele ofertei care nu au
corespuns cerinelor de funcionare i performan prevzute n caietul de sarcini;
fiecrui ofertant care a prezentat o ofert acceptabil, conform si corespunztoare, dar
care nu a fost declarat ctigtoare, caracteristicile i avantajele relative ale
ofertei/ofertelor ctigtoare n raport cu oferta sa, numele ofertantului cruia urmeaz s
i se atribuie contractul de achiziie public sau, dup caz, ale ofertanilor cu care urmeaz
s se ncheie un acord-cadru.
2.2.1.5. Atribuirea contractului de achiziie public
Ce trebuie s conin raportul procedurii de atribuire?
Raportul procedurii de atribuire trebuie s cuprind:
procedura aplicat;
obiectul contractului i codul CPV;
nr. anun/invitaie de participare n SEAP/JOUE/erate;
nr. anun de intenie (dup caz);
sursa de finanare.
Coninutul raportului (cuprins):
Capitolul 1 - Informaii generale
1.1. Legislaia aplicabil
1.2. Calendarul procedurii de atribuire
1.3. Observatori UCVAP/CVAP
Capitolul 2 - Modul de desfurare a procedurii de achiziie public
2.1. Solicitri/rspunsuri la clarificri pn la termenul-limit de depunere
2.2. edina de deschidere a ofertelor
2.3. Procesul de evaluare
ATENIE!
Comunicarea se realizeaz n scris i nu mai trziu de 3 zile lucrtoare de la emiterea
deciziilor respective. Comunicarea se transmite i prin fax sau prin mijloace
electronice. Dac aceasta nu se realizeaz i prin fax sau mijloace electronice atunci
perioada de ateptare naintea semnrii contractului se majoreaz cu 3 zile lucrtoare.
29

ATENIE!
a) Conform art. 205 alin. (1) din OUG 34/2006, Beneficiarul are dreptul de a
ncheia contractul de achiziie public numai dup mplinirea termenului
de:
11 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii
procedurii, n cazul n care valoarea estimat, conform prevederilor art. 23
ale cap. II seciunea a 2-a a contractului de achiziie public/acordului-
cadru, este mai mare dect pragurile valorice prevzute la art. 55 alin. (2);
6 zile de la data transmiterii comunicrii privind rezultatul aplicrii
procedurii, n cazul n care valoarea estimat, conform prevederilor art. 23
ale cap. II seciunea a 2-a a contractului de achiziie public/acordului-
cadru, este egal sau mai mic dect pragurile valorice prevzute la art. 55
alin. (2).
b) Beneficiarul nu are obligaia de a respecta termenele prevzute anterior n
urmtoarele cazuri prevzute n OUG 34/2006, art. 205(3):
atunci cnd prezenta ordonan de urgen nu prevede obligativitatea
publicrii unui anun sau a unei invitaii de participare;
atunci cnd contractul de achiziie public/acordul-cadru urmeaz s fie
ncheiat cu un operator economic care a fost singurul ofertant la respectiva
procedur de atribuire i nu exist ali operatori economici implicai n
procedura de atribuire.
atunci cnd este atribuit un contract subsecvent unui acord-cadru sau ca
urmare a utilizrii unui sistem dinamic de achiziie.

NOTA: Raportul procedurii de atribuire se va elabora n conformitate cu prevederile
Ordinului nr. 302/2011 al preedintelui ANRMAP, privind aprobarea formularelor
standard aferente procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii.

Calificarea/selecia ofertanilor/candidailor
Evaluarea propunerilor tehnice
Evaluarea propunerilor financiare
Aplicarea criteriului de atribuire
Capitolul 3 - Concluzii i semnturi
Anexe:
1. Procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor
2. nscrisurile edinelor de evaluare ulterioare edinei de deschidere, dup caz
3. Rapoartele de specialitate ale experilor cooptai, dup caz

Cine aprob raportul procedurii de atribuire?
Raportul procedurii de atribuire trebuie aprobat de ctre conductorul autoritii contractante,
care efectueaz respectiva achiziie public.

30

Anunul de atribuire

Ce conine anunul de atribuire?
Anunul de atribuire trebuie s conin cel puin informaiile prevzute de anexa nr. 1 din H.G. nr.
925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea
contractelor de achiziie public din Ordonana de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 privind
atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice si a
contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare. Dac valoarea
estimat a contractului de achiziie public care urmeaz a fi atribuit depete pragurile pentru
care este obligatorie publicarea anunului de atribuire n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,
atunci acesta trebuie s conin cel puin informaiile cuprinse n anexa nr. 3A din O.U.G. 34/2006
privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice
i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, prin utilizarea
formularelor standard adoptate de Comisia European.

Cnd se public?
Anunul de atribuire trebuie transmis spre publicare n cel mult 48 de zile dup ce:
s-a finalizat procedura de
licitaie deschis;
licitaie restrns;
dialog competitiv;
negociere;
cerere de ofert
prin atribuirea contractului de achiziie public sau ncheierea acordului-cadru;
s-a finalizat un concurs de soluii prin stabilirea concurentului ctigtor;
s-a atribuit un contract de achiziie public printr-un sistem dinamic de achiziii.

Unde se public?
Anunul de atribuire se public:
obligatoriu n SEAP, prin mijloace electronice, folosind aplicaia dedicat, disponibil la
adresa de Internet www.e-licitatie.ro;
n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dac este cazul. Aceasta se realizeaz prin sistemul
SEAP.

ATENIE!
Pentru serviciile incluse n anexa nr. 2B la O.U.G. 34/2006 cu modificrile i
completrile ulterioare, obligaia este aplicabil numai contractelor a cror
valoare estimat este mai mare dect pragul pentru publicarea n Jurnalul Oficial
al Uniunii Europene.
NOT: Anunul de atribuire se realizeaz n baza prevederilor art. 56, 57 din
Ordonan i a capitolului III din Norme.

31

2.2.1.6. Dosarul achiziiei publice
Caracteristici:
are caracter de document public;
se ntocmete i se pstreaz de ctre Beneficiar prin compartimentul intern specializat de
achiziii publice;
se ntocmete pentru fiecare:
contract de achiziie public atribuit,
acord-cadru ncheiat,
contract de concesiune atribuit,
lansare a unui sistem de achiziie dinamic.
dac este solicitat poate fi pus la dispoziia:
oricrei autoriti publice interesate spre consultare, cu condiia ca nicio informaie s
nu fie dezvluit dac dezvluirea ei ar fi contrar legii, ar mpiedica aplicarea legii, ar
afecta interesul public, ar prejudicia interesul comercial legitim al prilor sau ar afecta
libera concuren;
organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor,
contraveniilor sau infraciunilor.

Ce cuprinde?
Dosarul achiziiei publice trebuie s cuprind documentele ntocmite/primite de autoritatea
contractant n cadrul procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fr a se limita, urmtoarele:
nota privind determinarea valorii estimate;
anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este cazul;
anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i/sau, dup caz,
invitaia de participare;
documentaia de atribuire;
nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire, n cazul n care procedura
aplicat a fost alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns;
nota justificativ privind accelerarea procedurii de atribuire, dac este cazul;
procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor;
formularele de ofert depuse n cadrul procedurii de atribuire;
solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de autoritatea
contractant;
raportul procedurii de atribuire;
dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii;
contractul de achiziie public/acordul-cadru, semnate;
anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare;
contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire, dac este cazul;
avizul consultativ emis n conformitate cu prevederile legale, referitor la funcia de
verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de
achiziie public, dac este cazul;
documentul constatator care conine informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor
contractuale de ctre contractant.
Pe parcursul derulrii contractului, dosarul achiziiei se poate completa cu:
dovada ndeplinirii obiectului contractului procese verbale de recepie preliminare i
finale;
dovada efecturii plilor;
dovada nregistrrii n contabilitate a rezultatului derulrii contractului.
32

Dosarului achiziiei publice se ntocmete n baza prevederilor art. 211 -216 din O.U.G. nr. 34/2006
privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice
i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare.
n cazul n care autoritatea contractant aplic o procedur de atribuire prin mijloace
electronice, utilizeaz un sistem dinamic de achiziie sau un sistem de achiziii electronice,
aceasta are obligaia de a asigura trasabilitatea deplin a aciunilor pe care le realizeaz pe
parcursul procesului de atribuire, astfel nct ntocmirea dosarului achiziiei publice, n
conformitate cu prevederile art. 213, s nu fie afectat.

2.2.1.7. Derularea contractului

Contractul intr n efectivitate conform prevederilor contractuale:
- fie dup constituirea garaniei de bun execuie, dac a fost solicitat;
- fie la termenul convenit ntre pri.
Intrarea n efectivitate, derularea i finalizarea contractului trebuie s se realizeze n perioada de
implementare a contractului de finanare, n limitele bugetare stabilite.
Contractul de achiziie se ncheie odat cu recepia produselor/serviciilor/lucrrilor furnizate/
prestate i semnarea documentului constatator privind ndeplinirea obligaiilor contractuale.
Ca anexe ce devin parte integrant a contractului de achiziie public se constituie cel puin
urmtoarele documente:
caietul de sarcini;
propunerea tehnic i propunerea financiar;
graficul de ndeplinire a contractului;
graficul de pli;
garania de bun execuie, dac este cazul;
angajamentul ferm de susinere din partea unui ter, dac este cazul.
2.2.1.8 Finalizarea contractului
Procesul verbal de recepie final
Recepia final reprezint operaiunea prin care Beneficiarul i exprim acceptarea fa de
produsele/serviciile rezultate n urma unui contract de achiziie public i pe baza creia
efectueaz plata final.
Documentul de recepie este un nscris esenial al dosarului achiziiei respective.

ATENIE!
n conformitate cu prevederile O.U.G nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de
achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de
concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, cu modificrile i
completrile ulterioare, i cu contractul de finanare, dosarul achiziiei publice,
precum i ofertele nsoite de documentele de calificare i selecie, se pstreaz de
ctre Beneficiar atta timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice
i 5 ani de la ncheierea PO DCA. Acelai termen se aplic i n cazul anulrii
procedurii de atribuire, termenul urmnd s fie calculat de la data anulrii
respectivei proceduri.
33

Care sunt documentele constatatoare privind ndeplinirea obligaiilor contractuale?
Beneficiarul are obligaia de a elibera contractantului documente constatatoare care conin
informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale i la eventualele prejudicii aprute pe
parcursul derulrii contractului.
Documentul constatator se elibereaz n termen de 14 zile de la data:
recepiei produselor care fac obiectul contractului de furnizare;
terminrii prestaiilor care fac obiectul contractului de servicii.
Cum se ncheie documentele constatatoare?
Documentele constatatoare se ntocmesc n 3 exemplare, dintre care:
un exemplar se ataeaz la dosarul achiziiei publice;
un exemplar se transmite ANRMAP n termenul stabilit de actele normative n vigoare;
un exemplar se elibereaz contractantului.

n ce condiii poate fi ajustat preul pe parcursul ndeplinirii contractului ?

Preul poate fi ajustat pe parcursul ndeplinirii contractului n urmtoarele situaii:
au avut loc modificri legislative, modificri ale normelor tehnice sau au fost emise de ctre
autoritile locale acte administrative care au ca obiect instituirea, modificarea sau
renunarea la anumite taxe/impozite locale, al cror efect se reflect n
creterea/diminuarea costurilor pe baza crora s-a fundamentat preul contractului;
pe pia au aprut anumite condiii, n urma crora s-a constatat creterea/diminuarea
indicilor de pre pentru elemente constitutive ale ofertei, al cror efect se reflect n
creterea/diminuarea costurilor pe baza crora s-a fundamentat preul contractului.
Pentru a se respecta principiul transparenei, posibilitatea de ajustare a preului trebuie s fie
precizat att n documentaia de atribuire, ct i n contractul care urmeaz s fie ncheiat, prin
clauze speciale n acest sens. Autoritatea contractant are obligaia de a preciza totodat i modul
concret de ajustare a preului, indicii care vor fi utilizai, precum i sursa informaiilor cu privire la
evoluia acestora, cum ar fi buletine statistice sau cotaii ale burselor de mrfuri.
n cazul n care durata de ndeplinire a contractului se prelungete peste termenele stabilite
iniial n respectivul contract, din motive care se datoreaz culpei autoritii contractante, nu
este posibil ajustarea preului, operatorul economic fiind ns ndreptit s solicite penaliti
i/sau daune-interese.
2.2.1.9. Analiza procesului de achiziie public
Persoana responsabil pentru realizarea unei achiziii publice analizeaz modul n care a fost
ndeplinit contractul respectiv, msura n care au fost satisfcute nevoile autoritii contractante,
punctele tari i punctele slabe ale procedurii de atribuire a contractului de achiziie public i
propune msuri de mbuntire a procesului de achiziie public pentru viitor.
Analiza procesului de achiziie public va fi fcut de responsabilul de achiziii din cadrul autoritii
contractante.
2.2.2. Contractele de publicitate media
n cazul atribuirii contractelor de publicitate media, Beneficiarul are obligaia de a publica un anun
de participare i un anun de atribuire, n sistemul informatic de utilitate public disponibil pe
Internet, la o adres dedicat, i pe pagina de Internet proprie, acolo unde exist, numai n cazul
n care valoare anual cumulat, fr TVA, este estimat ca fiind mai mare dect echivalentul n lei
a 15.000 euro.
34

Contractele de publicitate media reprezint orice contract de servicii avnd ca obiect crearea,
producerea i/sau difuzarea de reclam sau alte forme de promovare prin intermediul mijloacelor
de informare n mas scrise, audiovizuale sau electronice.
n anunul de participare trebuie precizate criteriile de calificare i selecie i, n situaia n care
criteriul de atribuire a contractului este oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic,
algoritmul de calcul a punctajului. Anunul trebuie s fie nsoit de un referat de oportunitate prin
care se justific raiunea achiziiei serviciilor de publicitate, precizndu-se totodat impactul
urmrit i criteriile de msurare a rezultatului obinut.
n cel mult 120 de zile de la data finalizrii contractului de servicii de publicitate, autoritatea
contractant are obligaia de a publica n sistemul informatic un raport de evaluare a impactului
achiziiei serviciilor de publicitate.
Contractele de publicitate media trebuie s conin n mod obligatoriu i urmtoarele clauze
specifice referitoare la obligaia prilor de a asigura, inclusiv pe parcursul ndeplinirii contractului,
accesul publicului cel puin la urmtoarele informaii: destinatarii finali ai fondurilor de publicitate,
criteriile de alocare a acestor fonduri, sumele alocate fiecrui beneficiar final i termenele de
ndeplinire a prevederilor contractuale.
Accesul publicului la informaii se realizeaz prin grija autoritii contractante care are obligaia de
a deine informaii actualizate cu privire la modul de ndeplinire a contractului.
Regimul anunurilor este acelai cu cel aferent celorlalte achiziii, ele fiind publicate n Monitorul
Oficial al Romniei, Partea a VI-a (facultativ), n Sistemul electronic de achiziii publice (SEAP), la
adresa de internet http://publicitatepublica.ro/, pe pagina de internet proprie a Beneficiarului,
dac exist, i n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (JOUE), n situaiile prevzute de OUG nr.
34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare.

Mijloc de comunicare Criterii de selecie
Publicaii tirajul mediu difuzat pe ediie al ofertantului
aria de difuzare
profilul
publicul-int
Presa audio-TV aria de acoperire i audiena certificate
profilul i publicul-int
Internet profilul
publicul-int

n termenul legal calculat de la data finalizrii contractului de servicii de publicitate, Beneficiarul
are obligaia de a publica n sistem informatic un raport de evaluare a impactului achiziiei
serviciilor de publicitate.

35

2.3. CONFLICTUL DE INTERESE I/SAU MANIFESTAREA CONCURENEI NELOIALE IN PROCESUL
DE ATRIBUIRE A CONTRACTELOR DE ACHIZITII PUBLICE

Beneficiarul are obligaia, pe parcursul aplicrii procedurii de atribuire, de a lua toate msurile
necesare pentru a evita situaiile de natur s determine apariia unui conflict de interese i/sau
manifestarea concurenei neloiale.
Verificarea posibilelor conflicte de interese/suspiciuni de fraud se realizeaz la nivelul AM
PODCA n dou etape:

a) la momentul verificrii procedurii de achiziie public, n urma creia a fost ncheiat
contractul de furnizare/servicii;
b) ulterior semnrii contractului de furnizare/servicii, respectiv pe parcursul derulrii
(implementrii) acestuia.

Verificarea se realizeaz de ctre AM PODCA prin completarea:
- Listei de verificare pentru achiziiile publice prevzute de O.U.G. nr. 34/2006 (Anexa 24),
- Lista de verificare privind incidena indicatorilor de fraud (Anexa 25),
- Lista de verificare a conflictului de interese (Anexa 26),
- Lista de verificare a conflictului de interese n perioada de implementare a contractului
(Anexa 27)
Astfel:
1. Pentru fiecare contract de achiziie public, beneficiarii au obligaia de a informa n scris
AMPODCA cu privire la numele i prenumele urmtoarelor persoane:
a) reprezentantul legal i membrii conducerii executive a beneficiarului (directorii), membrii
consiliului director, etc.;
b) membrii consiliului de administraie (dac este cazul), organul de conducere al
beneficiarului;
c) membrii Adunrii Generale a Acionarilor nominalizai n cadrul Declaraiei privind
nencadrarea n situaiile prevzute la art. 69^1 depuse de ctre ofertantul ctigtor (numai n
cazul procedurilor publicate dup data intrrii n vigoare a O.G. nr. 76/2010);
d) mputernicitul reprezentantului legal (dac este cazul);
e) persoanele care a fcut parte din echipa de implementare a proiectului (manager proiect,
etc.);
f) preedintele i membrii comisiei de evaluare a ofertelor/experii cooptai (pentru fiecare
contract atribuit prin procedur de atribuire conform OUG 34/2006, cu modificrile i completrile
ulterioare);
g) experii cheie nominalizai de ofertantul ctigtor.

2. Beneficiarii proiectelor vor transmite declaraii pe proprie rspundere n urmtoarele situaii:
a) n cazul n o persoan care a fcut parte din echipa de implementare a proiectului nu
mai face parte din structura beneficiarului, beneficiarul PO DCA va transmite anexat notificrii,
declaraie pe proprie rspundere din partea respectivei persoane c nu a devenit
angajat/acionar sau subcontractor al ofertanilor ctigtori ai beneficiarului (Anexa 28).
Declaraia actualizat va fi ataat la toate cererile de rambursare ulterioare care vor fi
depuse la AM, n intervalul de 12 luni de la data atribuirii contractului respectiv.
Prin excepie, n cazul n care managementul de proiect este externalizat, beneficiarul nu
trebuie s notifice AM PODCA.

36

b) n cazul n care preedintele sau un membru al comisiei de evaluare a ofertelor (pentru
fiecare contract atribuit prin procedur de atribuire conform OUG 34/2006, cu modificrile i
completrile ulterioare) nu mai face parte din structura beneficiarului, acesta va transmite anexat
notificrii declaraie din partea respectivei persoane din care s reias c aceasta nu a devenit
angajat/acionar sau subcontractor al ofertanilor ctigtori ai beneficiarului (Anexa 28).
Declaraia actualizat va fi ataat la toate cererile de rambursare ulterioare care vor fi
depuse la AM, n intervalul de 12 luni de la data atribuirii contractului respectiv.

c) n cazul n care unul dintre experii cheie nominalizai de ofertantul ctigtor este
nlocuit, beneficiarul va transmite anexat notificrii o declaraie pe propria rspundere din care s
reias c noua persoan nominalizat nu face parte din conducerea autoritii contractante
i/sau din echipa de implementare a proiectului (Anexa 29).

3. Toate informaiile solicitate la pct. 1 i 2 sunt cele valabile la data semnrii contractului de
achiziie public.

4. Beneficiarii proiectelor finanate din PO DCA vor informa n scris AM, n timpul derulrii
contractului, urmtoarele:

- orice modificare privind personalul specificat la pct. 1 i 2;
- dac persoanele nominalizate la pct. 1, lit. a - f sunt/au devenit angajai/acionari/subcontractori
ai ofertantului ctigtor la mai puin de 12 luni de la atribuirea contractului de achiziie public n
cauz.

5. Beneficiarii vor transmite la AM PODCA informaiile solicitate corespunztoare pct. 1,2 i 4,
dup cum urmeaz:

- n cazul contractelor de achiziie public semnate pn la data prezentei instruciuni, la
depunerea cererilor de rambursare ca documente justificative la dosarul achiziiei publice;
- n cazul procedurilor de atribuire n derulare, dup semnarea contractelor de achiziie public,
la depunerea cererilor de rambursare ca documente justificative la dosarul achiziiei publice;
- n cazul cererilor de rambursare depuse la AM i aflate n procesare, precum i pentru cererile
de rambursare pltite de AM dup data de 01.12.2012, ofierii de proiect vor solicita
beneficiarilor transmiterea informaiilor necesare verificrii conflictului de interese;

6. n cazul n care AM, prin verificrile efectuate, identific nclcri de la legislaia privind
achiziiile publice i conflictul de interese, va suspenda plata cheltuielilor cuprinse n cererile de
rambursare transmise de beneficiari, astfel:

A. Dac n urma verificrii incidenei indicatorilor de fraud i a conflictului de interese nu reiese
existena unei suspiciuni de fraud sau a unui conflict de interese, dar se constat o nclcare a
legislaiei privind achiziiile publice, se va proceda, dup caz, la:

a) pentru procedurile de achiziii pentru care nu au fost rambursate cheltuieli pentru abaterea
constatat de la legislaia privind achiziiile publice se stabilete reducerea procentual aplicabil
contractului de achiziie public n cauz, corespunztor procentului maxim prevzut de anexa la
O.U.G. nr. 66/2011, conform art. 6 i 9 din OUG 66/2011, cu modificrile i completrile
ulterioare.

37

b) pentru procedurile de achiziii pentru care au fost rambursate cheltuieli, se ntocmete
formularul de sesizare suspiciune de neregul (Anexa 31), iar pentru abaterea constatat de la
legislaia privind achiziiile publice se stabilete corecia financiar aplicabil contractului de
achiziie public n cauz, corespunztor procentului maxim prevzut, la OUG 66/2011, conform
art. 28 alin (1) i (2) din O.U.G. nr. 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare.

B. Dac n urma verificrii incidenei indicatorilor de fraud i a conflictului de interese, reiese
existena unei suspiciuni de fraud sau a unui conflict de interese, att la momentul verificrii
procedurii de achiziie public n urma creia a fost ncheiat contractul de furnizare/servicii ct i
ulterior semnrii contractului de furnizare/servicii, respectiv pe parcursul derulrii
(implementrii) acestuia, se ntocmete formularul sesizare suspiciune fraud/conflict de
interese (Anexa 30) care va fi transmis spre investigare ctre organele competente,
suspendndu-se plata contractului afectat de neregula pn la completa soluionare a cazului de
ctre acestea.

38

Capitolul 3
MANAGEMENTUL FINANCIAR AL PROIECTELOR
3.1 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR
3.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor
Care sunt condiiile pentru ca o cheltuial efectuat s fie eligibil?
Pentru a fi eligibil, o cheltuial trebuie s ndeplineasc n mod cumulativ urmtoarele condiii:
s fie efectiv pltit de la data intrrii n vigoare a contractului/ordinului de finanare (prin
excepie se poate prevedea o dat anterioar pentru anumite tipuri de cheltuieli eligibile,
conform art. 6 alin (3) din contractul de finanare);
s fie efectuat i efectiv pltit pentru realizarea activitilor din cadrul proiectului;
s fie prevzut n bugetul aprobat al proiectului i s se ncadreze n limitele prevzute pe
linii i categorii de cheltuieli;
s fie n conformitate cu principiile unui management financiar riguros, avnd n vedere
utilizarea eficient a fondurilor i un raport optim cost-rezultate;
s fie nsoit de facturi, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale, sau de alte
documente contabile cu valoare probatorie, echivalent facturilor, pe baza crora
cheltuielile s poat fi auditate i identificate;
s fie nregistrat n contabilitatea Beneficiarului i a partenerilor, n cazul n care sunt
implicai financiar, s fie identificabil, verificabil i s fie dovedit prin documente
originale;
s nu fi fcut obiectul altor finanri publice;
s fie n conformitate cu prevederile contractului/ordinului de finanare ncheiat de ctre
Autoritatea de Management;
s fie conform cu prevederile legislaiei naionale i comunitare;
s fie menionat n lista cheltuielilor eligibile.

ATENIE!
n cazul PO DCA, lista cheltuielilor eligibile este cuprins n Ordinul comun al
ministrului administraiei i internelor i al ministrului finanelor publice nr.
712/29.01.2009 i nr. 634/03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n
cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii
Administrative publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr.
268/24.04.2009, cu modificrile i completrile ulterioare (Anexa 1 a prezentului
manual), pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n
cadrul operaiunilor finanate prin PO DCA!!!
39

3.1.2. Cheltuieli eligibile
Care sunt categoriile de cheltuieli eligibile?
1. Cheltuieli pentru consultan i expertiz
cheltuieli pentru consultan i expertiz tehnic, administrativ, financiar-contabil,
fiscal, de management, precum i consultan, asisten juridic privind desfurarea
activitilor proiectului;
cheltuieli pentru servicii de consultan i expertiz aferente dezvoltrii, implementrii
i/sau certificrii / recertificrii de sisteme;
cheltuieli pentru elaborarea de rapoarte, strategii, ghiduri, metodologii;
cheltuieli pentru servicii/studii de evaluare, cercetare, certificare i recertificare, inclusiv
audituri de sistem;
cheltuieli cu studii i/sau analize solicitate de AM n scopul acordrii asistenei financiare
nerambursabile;
onorarii (consultani, lectori, experi, formatori, etc.);
cheltuieli cu servicii de sondaje de opinie i cercetare de pia;
cheltuieli pentru servicii de consultan i expertiz aferente obinerii finanrii
nerambursabile.

2. Cheltuieli de personal
Cheltuieli de salarizare (salarii) i contribuii salariale aferente suportate de ctre
angajator i angajat, pentru personalul angajat n cadrul instituiei /structurii care
beneficiaz de fondurile structurale, sau n cadrul instituiei/structurii partenere ca
ATENIE!
Toate documentele justificative care certific efectuarea unei cheltuieli eligibile n
cadrul unui contract ncheiat ntre beneficiarul proiectului i un ter trebuie s fie
datate n perioada de valabilitate a respectivului contract, iar produsele/serviciile
furnizate trebuie s respecte specificaiile tehnice i financiare precizate n
contract.
ATENIE!
n cazul n care contractele ncheiate de un Beneficiar cu un ter furnizor presupun
plata unui avans, acesta se va solicita la rambursare doar n cot parte aferent
serviciilor prestate i recepionate.
Facturile de avans se solicit la rambursare progresiv, pe msur ce avansul este
recuperat din facturile emise n baza serviciilor prestate.
Astfel, la fiecare cerere de rambursare se anexeaz factura de avans, precum i
factura aferent serviciilor prestate, nsoite de ordinele de plat corespunztoare
i se solicit la rambursare contravaloarea acesteia i a avansului recuperat.

40

funcionari publici ori personal contractual cu norm ntreag sau parial de lucru, avnd
atribuii privind implementarea proiectului finanat prin PODCA;

3. Cheltuieli cu deplasarea
Cheltuieli pentru cazare;
Cheltuieli cu diurna;
Cheltuieli pentru transportul persoanelor (inclusiv taxele aferente);
Cheltuieli cu transportul de materiale, mobilier i echipamente (inclusiv taxele
aferente).

Numrul de zile pentru care se acord diurna se stabilete n funcie de datele i orele de plecare,
respectiv de sosire nscrise n ordinul de deplasare.
Sunt considerate eligibile cheltuielile aferente transportului de persoane (personal propriu i / sau
participani) intern i internaional.
Mijloacele de transport folosite pentru efectuarea deplasrilor n cadrul proiectului pot fi:
autoturism, autocar, avion, tren, mijloace de navigaie fluvial etc.
ATENIE!
Cheltuielile de personal se refer la acele costuri pe care Beneficiarul le are cu personalul
implicat n implementarea proiectului.
Remunerarea persoanei angajate pe perioada de implementare a proiectului se face n
funcie de timpul efectiv lucrat n cadrul proiectului, conform fiei de pontaj, de
activitile prestate conform fiei postului, toate acestea fiind semnate de persoana
ierarhic superioar. Conform art. 6 din Ordinul comun MAI-MFP nr. 712/634/2009,
cheltuiala cu funcionarii publici i/sau personalul contractual avnd atribuii n
implementarea proiectului se deconteaz n baza ordinului/dispoziiei/contractului de
munc.

NOT: Pentru a fi eligibile cheltuielile legate de diurna legal pentru deplasrile
interne trebuie s corespund baremurilor impuse de HG nr. 1860/2006, cu
modificrile i completrile ulterioare. Pentru deplasrile externe diurna legal este
stabilit prin HG nr.518/1995, cu modificrile i completrile ulterioare.

ATENIE!
n vederea validrii cheltuielilor cu salariile, n cazul n care numrul de clase suplimentare
acordate n conformitate cu prevederile Legii nr. 284/2010 i Ordinului nr. 77/2011, cu
modificrile i completrile ulterioare, difer de la o lun la alta, se va solicita
beneficiarului pe lng ordinul/decizia de numire a persoanei n cadrul echipei de
implementare a proiectului i ordinul/decizia LUNAR a conductorului instituiei n ceea
ce privete acordarea claselor de salarizare, proporional cu timpul efectiv lucrat n cadrul
proiectului.

41

Cheltuielile efectuate n situaia utilizrii autoturismului proprietate personal sunt considerate
eligibile doar dac autoturismul a fost utilizat de ctre personalul angajat n proiect i/sau
participani doar pentru activitile derulate n cadrul proiectului.
Cheltuielile cu deplasarea (transport i cazare), mai puin diurna, sunt eligibile i pentru experii
solicitai n contextul implementrii proiectului.

4. Cheltuieli pentru traduceri i interpretariat
cheltuieli cu servicii de traducere i interpretariat aferente activitilor realizate n
cadrul proiectelor finanate prin PO DCA;

5. Cheltuieli aferente tipririi i multiplicrii de materiale
cheltuieli cu tiprirea, multiplicarea i distribuia de materiale efectuate n cadrul
proiectelor finanate prin PO DCA;

6. Cheltuieli pentru nchirieri i leasing
cheltuieli cu nchirierea de sedii pentru managementul proiectului finanat;
cheltuieli cu nchirierea de spaii pentru desfurarea diverselor activiti specifice
proiectului finanat;
cheltuieli cu nchirierea de echipamente;
cheltuieli pentru nchirierea de servicii de transport;
cheltuieli pentru nchirierea de mijloace de transport;
cheltuieli pentru nchirierea de mobilier (diverse bunuri);
cheltuieli cu ratele de leasing pentru mijloace de transport.

n cadrul proiectului sunt eligibile urmtoarele cheltuieli privind leasingul pentru mijloacele de
transport:
cheltuielile privind rata de leasing pentru bunul care face obiectul material al
contractului de leasing;
costurile aferente asigurrii de rspundere civil auto (RCA), cu condiia ndeplinirii
cumulative a condiiilor stabilite la art. 5 din Ordinul comun MAI-MFP nr. 712/634/2009.

ATENIE!
Decontarea cheltuielilor cu combustibilul se face innd cont att de datele cuprinse n
ordinul de deplasare/decontul de cheltuieli ct i de data i preul/litru de combustibil
din bonul fiscal de combustibil, care trebuie s fie emis ntr-o perioad apropiat
deplasrii.
ATENIE!
Pentru validarea cheltuielilor solicitate la rambursare n cazul deplasrilor externe,
AM utilizeaz cursul de schimb valutar al BNR din data efecturii decontului de
cheltuieli.
n cazul n care cursul valutar de la data avansului este mai mare dect cel de la data
decontului, la rambursare se va solicita contravaloarea cheltuielilor efectuate cu
deplasarea extern, la cursul BNR din data decontului.
42

7. Cheltuieli cu achiziia de materiale consumabile
cheltuieli cu achiziia de consumabile aferente activitilor desfurate n cadrul
proiectului;

8. Cheltuieli generale de administraie (conform definiiei din Hotrrea Guvernului nr.
759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor
finanate prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare)
cheltuieli cu servicii de comunicaii (telefoane, fax, internet, servicii potale i de
curierat, acces la baze de date);
cheltuieli cu plata utilitilor (energia electric, ap, canalizare, salubritate, energie
termic, gaze naturale);
cheltuieli de arhivare i securizare documente/informaii;
cheltuieli cu servicii de paz;
cheltuieli cu achiziionarea materialelor i serviciilor de ntreinere curent a sediului;
cheltuieli pentru servicii de ntreinere i reparaii echipamente i mijloace de
transport;
cheltuieli cu achiziionarea carburanilor i lubrifianilor pentru mijloacele de transport.

9. Cheltuieli pentru dotri care pot intra n categoria mijloacelor fixe sau a obiectelor de
inventar
cheltuieli cu achiziia de mobilier, aparatur birotic, telefoane (fixe i mobile) i alte
obiecte de inventar;
cheltuieli cu achiziia de echipamente de protecie a valorilor umane i materiale;
cheltuieli cu achiziia de echipamente de calcul i echipamente periferice de calcul.

10. Cheltuieli pentru achiziia de active fixe necorporale
cheltuieli cu achiziia de aplicaii informatice;
ATENIE!
La achiziionarea i ncadrarea materialelor consumabilelor n categoria de cheltuieli
VII din buget trebuie s avei n vedere distincia fa de obiectele de inventar, care
se ncadreaz n categoria de cheltuieli IX din buget.
ATENIE! Acestea sunt considerate cheltuieli de tip FEDR, iar limita maxim
eligibil se stabilete de ctre Autoritatea de management n ghidul
solicitantului ntocmit pentru fiecare cerere de proiecte sau n regulile privind
cererile de idei de proiecte!
La ntocmirea bugetului proiectului, ncadrarea dotrilor care intr n categoria
mijloacelor fixe trebuie s se fac inndu-se cont de prevederile Hotrrii nr.
2139/2004 (*actualizat*) pentru aprobarea catalogului privind clasificarea i
duratele normale de funcionare a mijloacelor fixe.
ATENIE!
Utilizatorul leasingului trebuie s fie n msur s dovedeasc faptul c leasingul a
fost metoda cea mai rentabil pentru a obine folosina bunului
43

cheltuieli cu achiziia de licene;
cheltuieli cu achiziia de brevete;
cheltuieli cu achiziia de mrci;
cheltuieli cu achiziia de know how;

11. Cheltuieli pentru servicii informatice i de comunicaii
instalare, ntreinere i reparare echipamente informatice, de comunicaii, periferice
de calcul i instalaii, necesare desfurrii proiectului;
ntreinere, actualizare i dezvoltare aplicaii informatice;
cheltuieli pentru cablare reea intern.

12. Taxe
taxe de certificare/recertificare;
taxe de evaluare/acreditare/ programe universitare;
taxe de eliberare a certificatelor;
taxe notariale;

13. Cheltuieli aferente procedurilor de achiziie public
cheltuieli aferente pregtirii/revizuirii documentaiei referitoare la procedura de
achiziie public, organizrii i derulrii procedurilor de achiziii publice conform Ordonanei
de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu
modificrile i completrile ulterioare, n cadrul proiectelor finanate prin PO DCA;

14. Cheltuieli pentru informare, comunicare i publicitate pentru proiect (conform prevederilor
Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006)

15. Cheltuieli pentru informare, comunicare i publicitate pentru activiti de contientizare
cheltuieli cu elaborarea, producia, tehnoredactarea, tiprirea/multiplicarea
materialelor publicitare i de informare;
cheltuieli cu difuzarea materialelor publicitare i de informare;
cheltuieli cu conceperea, dezvoltarea/adaptarea de pagini web, achiziia, nregistrarea
i nchirierea domeniului;
NOT: n aceast categorie sunt incluse cheltuielile pentru realizarea msurilor
minime de informare i publicitate, prevzute n Ghidul solicitantului aferent cererii
de proiecte sau de idei de proiecte n care se ncadreaz proiectul. Msurile
suplimentare de informare, comunicare i publicitate sunt ncadrate n urmtoarea
categorie de cheltuieli 15. Cheltuieli pentru informare, comunicare i publicitate
pentru activiti de contientizare.

ATENIE!
Nu confundai organizarea/participarea la cursuri cu taxele de certificare/eliberare a
certificatelor! Atenie la ncadrarea cheltuielilor n categoria corespunztoare!
44

cheltuieli cu producia, tiprirea/multiplicarea, inscripionarea i distribuia de
materiale promoionale;
cheltuieli cu nchirierea spaiului de anten privind organizarea de evenimente,
conferine, ateliere de lucru, inclusiv campanii de mediatizare i contientizare;
cheltuieli pentru publicitate n mass-media (elaborare, producie i difuzare);
cheltuieli pentru servicii de monitorizare media.

16. Cheltuieli cu achiziionarea de publicaii n format tiprit i/sau electronic i abonamente pe
durata de derulare a proiectului
cheltuieli cu abonamente la publicaii de specialitate;
cheltuieli cu achiziionarea de publicaii, cri, reviste de specialitate relevante pentru
operaiune, n format tiprit i/sau electronic.

17. Cheltuieli privind achiziionarea serviciilor de audit
cheltuieli cu auditul extern al proiectului;

18. Cheltuieli aferente garaniilor bancare
cheltuieli aferente garaniilor bancare cerute de AM la acordarea prefinanrii.

19. Cheltuieli pentru organizarea i/sau participarea la evenimente de genul conferine,
seminarii, ateliere de lucru, reuniuni de lucru, cursuri de instruire, activiti transnaionale.

3.1.3. Justificarea cheltuielilor eligibile
Cum se realizeaz justificarea cheltuielilor n cadrul proiectelor finanate din PO DCA?
Pentru a putea fi decontate, cheltuielile efectuate n cadrul bugetului aprobat al proiectului vor fi
ncadrate n cadrul capitolelor bugetare corespunztoare tipologiei din care fac parte i vor fi
susinute de documente justificative. n raportul financiar anexat fiecrei cereri de rambursare se
vor ncadra i detalia cheltuielile efectuate n implementarea proiectului pe fiecare categorie i
subcategorie (dup caz).

Ce documente justificative se solicit pentru cheltuielile de personal i onorarii?
Tipul
cheltuielii
Documentul care st la baza
efecturii plii
Documentul care atest
efectuarea plii
Salarii i
asimilate
acestora
actul administrativ (ordin, decizie etc.) de
constituire a echipei de implementare a
proiectului, cu urmtoarele precizri: nume
i prenume, funcia deinut conform
statului de funcii al instituiei/autoritii,
funcia/responsabilitatea n cadrul echipei
(de ex.: manager de proiect, asistent
ordin de plat/cotor fil
CEC/foaie de vrsmnt,
borderou virare n cont de card,
registru de cas;
chitan, dispoziia de plat (n
cazul plilor n numerar);
extras de cont din care s
ATENIE!
n acest moment AM PODCA nu solicit scrisori de garanie bancar pentru acordarea
prefinanrii! Nu este necesar s introducei acest tip de cheltuial n bugetul proiectului.
45

Tipul
cheltuielii
efecturii plii
efectuarea plii
manager, responsabil financiar etc.) i
perioada n care persoanele vor desfura
activitatea (perioad care nu poate fi mai
mare dect cea prevzut n contractul de
finanare);
acte administrative/notificri de
completare /modificare n cazul efecturii
unor schimbri a membrilor echipei de
implementare;
actul administrativ (ordin, decizie, etc.)
emis la ncadrare i cele de completare
/modificare, dup caz, pentru fiecare
membru al echipei de implementare,
documente n care trebuie s fie precizat
funcia/postul ocupat conform statului de
funcii al instituiei/autoritii, avizat i
aprobat conform legii (denumirea funciei
publice sau contractuale, gradul
profesional, gradaia, clasa de salarizare,
dup caz), perioada de angajare
(determinat sau nedeterminat), norma
de lucru (ntreag sau parial), salariul de
baz (conform legislaiei naionale privind
salarizarea, n vigoare n perioada de
referin) i alte drepturi salariale stabilite
conform legii, dup caz;
ordinul/decizia LUNAR a conductorului
instituiei cu privire la acordarea claselor
suplimentare de salarizare, stabilite n
funcie de timpul efectiv lucrat n cadrul
proiectului de fiecare membru din echipa
de implementare .
contracte individuale de munc sau acte
adiionale la contractele de munc,
ncheiate pe perioad
determinat/nedeterminat, ntocmite n
conformitate cu legislaia aplicabil, dup
caz;
statele de plat lunare ale persoanelor care
fac parte din echipa de implementare, n
care s fie evideniat calculul sumelor
solicitate pentru rambursare proporional
cu timpul efectiv de munc afectat
desfurrii activitilor din proiect;
fia de pontaj, semnat de managerul de
proiect, care atest timpul efectiv lucrat n
cadrul proiectului, pentru fiecare dintre
persoanele nominalizate n echipa de
rezulte viramentele i/sau
extragerile;
46

Tipul
cheltuielii
efecturii plii
efectuarea plii
implementare;
fiele de post completate corespunztor cu
activitile ce vor fi prestate n cadrul
proiectului

Onorarii convenii/contracte civile de prestri
servicii;
contract de cedare drepturi de autor;
contracte de prestare servicii ncheiate cu
persoane fizice autorizate (PFA) ;
rapoarte de activitate pentru experii
proiectului (cu detalierea activitilor i a
numrului de ore lucrate), semnate de
managerul de proiect;
factur emis;
situaie privind drepturile acordate i
impozitele reinute conform prevederilor
legal n vigoare.

borderou virare n cont de card,
registru de cas;
chitan, dispoziia de plat (n
cazul plilor n numerar);
extragerile;
Contribuii
sociale
aferente
cheltuielilor
salariale i
cheltuielilor
asimilate
acestora
state de plat

situaia privind stabilirea contribuiilor CAS,
CASS, omaj, contribuia pentru accidente
de munc i boli profesionale

ordin de plat/cotor fil CEC/
foaie de vrsmnt;
extragerile;.

Pentru membrii echipei de implementare care i ndeplinesc att atribuiile stabilite ca angajat al
unei instituii/autoriti publice, ct i cele de implementare a proiectului, sunt necesare
urmtoarele documente justificative:
stat de salarii ntocmit lunar, pentru activitatea prestat n proiect de membrii echipei
de implementare;
dispoziie semnat de reprezentantul legal n care se specific nr. de ore alocat de
membrii echipei de implementare, pentru implementarea proiectului, din durata normal
de lucru la funcia de baz;
ordinul/decizia LUNAR a conductorului instituiei cu privire la acordarea claselor
suplimentare de salarizare, stabilite n funcie de timpul efectiv lucrat n cadrul proiectului
de fiecare membru din echipa de implementare .
foaie de pontaj completat cu nr. de ore lucrat de membrii echipei de implementare;
fiele de post de la funcia de baz, ale membrilor echipei de implementare adnotate i
cu atribuiile necesare implementrii proiectului.
Pentru decontarea cheltuielilor de personal, se va completa formularul prezentat n anexa
nr. 23.3.

47

Ce documente justificative se solicit pentru cheltuielile cu deplasarea?
Tipul
cheltuielii
efecturii plii
efectuarea plii
Transport de
persoane
(personal
propriu
i/sau
participani);
Documente comune
bonuri taxe autostrad;
bonuri taxe de trecere a podurilor bac, etc.;
chitane/bonuri taxe parcare;
bilete/tichete de cltorie (n condiiile i n
plafoanele prevzute de dispoziiile legale n
vigoare), dac este cazul;
factur fiscal;

Transport personal propriu cu autoturismul
personal
bon fiscal de combustibil cu nscrierea pe
verso a numrului de nmatriculare a
autoturismului i a persoanei care
efectueaz deplasarea, emis ntr-o perioad
apropiat deplasrii, necesar pentru
determinarea valorii combustibilului de
rambursat;
ordin de deplasare (completat conform
prevederilor OMFP nr.3512/2008 privind
documentele financiar-contabile) n care s
se regseasc ruta parcurs i nr. de km
efectiv parcuri;
dup caz, referatul de justificare (pentru
salariaii instituiilor publice);
Transport cu autoturismul de serviciu
copia foii de parcurs a autovehiculului
borderou virare n cont
de card, registru de cas;
chitan, dispoziia de
plat (n cazul plilor n
numerar);
extras de cont din care
s rezulte viramentele
i/sau extragerile;
NOT: La stabilirea drepturilor salariale pentru personalul pltit din fonduri publice
este necesar s se aib n vedere prevederile Legii nr. 284/2010, Legii nr. 285/2010
i ale OMFP nr. 77/2011 privind normele de aplicare a Legii nr. 285/2010 privind
salarizarea n anul 2011 a personalului pltit din fonduri publice, precum i ale Legii
nr. 283/2011 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 80/2010
pentru completarea art. 11 din Ordonan de urgen a Guvernului nr. 37/2008
privind reglementarea unor msuri financiare n domeniul bugetar.
NOT: La solicitarea la rambursare a cheltuielilor efectuate cu onorariile,
beneficiarul are obligaia transmiterii unei analize cost-eficien care s evidenieze
dac acestea sunt corect dimensionate n raport cu activitile obinute i
rezultatele previzionate i dac acestea se ncadreaz n limita celor practicate pe
pia la momentul efecturii cheltuielilor
48

Tipul
cheltuielii
efecturii plii
efectuarea plii
aprobat pentru deplasrile efectuate n
scopul proiectului i solicitate la rambursare
i a foii de activitate zilnic;
bon fiscal de combustibil cu nscrierea pe
verso a numrului de nmatriculare a
autoturismului i denumirea instituiei n
care autoturismul este nregistrat ca mijloc
fix, emis n perioada deplasrii, necesar
pentru determinarea preului/litru;
formular de calcul al valorii solicitate la
rambursare pentru combustibil ;
ordin de deplasare (completat n toate
rubricile/spaiile din formular, conform
prevederilor OMFP nr. 3512/2008 privind
documentele financiar-contabile) n care s
se regseasc nr. de km parcuri i referatul
de justificare (pentru salariaii instituiilor
publice);
tabel semnat i tampilat de beneficiarul
finanrii, care s cuprind numele i
prenumele participanilor care efectueaz
deplasarea;
n cazul n care la nivelul instituiei/autoritii
publice sunt stabilite, conform legii,
consumuri de combustibil diferite n funcie
de sezon i tip de autovehicul, se vor face
precizri i trimite nscrisuri
corespunztoare, precum i actul normativ
prin care sunt stabilite (hotrre, ordin,
decizie etc. cu precizarea art., anexei etc).
Transport cu avionul/trenul/navigaie fluvial
biletele de cltorie/ tichetele (n condiiile
prevzute de dispoziiile legale, fr a putea
depi drepturile de aceast natur care se
pot acorda salariailor instituiilor publice);
ordinul de deplasare (completat n toate
rubricile/spaiile din formular)
referatul de justificare (pentru salariaii
instituiilor publice);
factura extern sau intern; (dac este
cazul).
Transport cu autocarul
ordinul de deplasare (completat n toate
documentele financiar-contabile );
49

Tipul
cheltuielii
efecturii plii
efectuarea plii
tabel semnat i tampilat de beneficiarul
finanrii care s cuprind numele i
prenumele persoanelor care efectueaz
transportul;
factura extern sau intern (dac este cazul);
Transport de
materiale i
echipamente;
contractul de prestri servicii (unde se
aplic);
contractul de nchiriere (unde se aplic);
factura extern i / sau intern emis de
vnztor, prestator, locator;
dispoziia de plat (n
cazul plilor n
numerar);
extras de cont sau alt
dovad a achitrii
facturii (pentru plile
electronice);
Diurn ordinul de deplasare (completat conform
documentele financiar-contabile)
dispoziia de plat ctre
casierie / dispoziie de
ncasare, registru de
cas / foaie de
vrsmnt;
i/sau extragerile;
Cazare factura extern sau intern cazare cu
menionarea numelor persoanelor cazate, a
duratei cazrii i a tarifului perceput; sau,
dup caz, diagrama cu persoanele cazate,
anexat la factur, cu tampila unitii de
cazare;
ordinul de deplasare (completat conform
documentele financiar-contabile)
decontul de cheltuial (completat n toate
documentele financiar-contabile);
dispoziia de plat (n
cazul plilor n
numerar);
i/sau extragerile sau
alt dovad a achitrii
facturii (pentru plile
electronice);
Pentru decontarea cheltuielilor de transport efectuate de persoanele fizice (fr a se ncheia un
contract de prestare servicii cu un operator economic pentru a efectua transportul), se va
completa formularul prezentat n anexa nr. 23.1 Acest document, completat semnat i tampilat
de responsabilul financiar al instituiei sau de persoana desemnat prin act administrativ s
gestioneze operaiunile financiare ale proiectului, se va nainta AM PODCA n vederea rambursrii
cheltuielilor cu transportul. Documentul este asumat, pe propria rspundere a reprezentantului
legal al Beneficiarului privind realitatea, regularitatea i legalitatea datelor i documentelor
cuprinse.
50

La sediul Beneficiarului se vor gsi n original, documentele justificative menionate mai sus pentru
acest tip de cheltuial.
Ce tipuri de cheltuieli se includ n cadrul cheltuielilor pentru nchirieri i leasing?
Tipurile de cheltuieli ce se includ n categoria cheltuielilor privind nchirierile i leasingul sunt:
cheltuieli cu nchirierea de cldiri, sedii, pentru managementul proiectului finanat;
cheltuieli cu nchirierea de spaii pentru desfurarea diverselor activiti specifice
proiectului finanat;
cheltuieli cu nchirierea de echipamente;
cheltuieli pentru nchiriere servicii de transport;
cheltuieli pentru nchiriere mijloace de transport;
cheltuieli pentru nchiriere mobilier (diverse bunuri);
cheltuieli pentru nchirierea de instalaii;
cheltuieli cu ratele de leasing pentru mijloace de transport;
Ce documente justificative se solicit pentru cheltuielile pentru nchirieri i leasing?
Tipul cheltuielii Documentul care st la baza
efecturii pltii
efectuarea plii
nchiriere (locaii,
bunuri)
contractul de nchiriere/prestri
servicii;
factura extern i / sau intern emis
de vnztor, prestator;
ordine de plat/cotor fil
CEC/ foaie de vrsmnt
vizat de banc, registru
de cas;
dispoziia de
plat/chitan (n cazul
plilor n numerar);
extragerile sau alt
dovad a achitri facturii
(pentru plile
electronice)
Rate de leasing contractul de leasing cu scadenarul
ratelor de leasing;
facturile fiscale cu ratele de leasing
pltite;
procesul verbal de recepie
provizorie/final (unde este cazul).
ordine de plat/cotor fil
CEC/ foaie de vrsmnt
vizat de banc, registru
de cas;
dispoziia de
plat/chitan (n cazul
plilor n numerar);
extragerile sau alt
dovad a achitrii facturii
(pentru plile
electronice).

51

Ce sunt cheltuielile generale de administraie?
Cheltuielile generale de administraie reprezint costurile efectuate pentru funcionarea de
ansamblu a Beneficiarului i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul
operaiunii. Anexa 19 a manualului prezint metodologia de calcul a cheltuielilor generale de
administraie.
Cheltuielile generale de administraie sunt considerate a fi cheltuieli eligibile dac se bazeaz pe
costuri reale aflate n legtur direct cu implementarea proiectului i dac se dovedete
necesitatea efecturii lor.
n calcularea cheltuielilor generale de administraie nu se includ elemente neeligibile.
Pentru dimensionarea cheltuielilor generale de administraie se va ine cont de procentul stabilit
prin ghidul solicitantului.
n vederea rambursrii este necesar ca Beneficiarul s prezinte Autoritii de Management
documente justificative n baza crora se vor calcula, prin defalcare, cheltuielile generale de
administraie. Totodat Beneficiarul va furniza Autoritii de Management actul administrativ prin
care se aprob metodologia de calcul i cota parte de cheltuieli de acest tip aferent proiectului.
Pentru decontarea cheltuielilor generale de administraie, se va completa formularul prezentat n
Anexa nr. 23.2.

NOT:
n vederea decontrii n cadrul proiectului a ratelor aferente contractelor de leasing,
Beneficiarul va avea n vedere urmtoarele condiii specifice:
- utilizatorul de leasing este Beneficiarul contractului de finanare;
- decontarea ratelor aferente contractelor de leasing se va realiza doar
pentru perioada de derulare a proiectului, n conformitate cu prevederile
contractului de finanare;
- obiectul contractului de leasing este utilizat exclusiv pentru realizarea
obiectivului proiectului i respect prevederile contractului de finanare ;
- rata de leasing pltit de utilizator este aferent contractului de leasing i
este justificat de documente contabile;;
- valoarea maxim eligibil nu depete valoarea de pia a bunului care
face obiectul contractului de leasing;
- utilizatorul de leasing trebuie s dovedeasc faptul c leasingul a fost
metoda cea mai rentabil pentru a obine folosina bunului.
n cazul n care se dovedete c preurile ar fi fost mai mici dac s-ar fi utilizat o
metod alternativ (de exemplu, nchirierea de mijloace de transport/echipamente),
cheltuielile adiionale se deduc din cheltuielile eligibile.

52

3.1.4. Cheltuieli neeligibile
Care sunt categoriile de cheltuieli care NU vor fi considerate eligibile?
Urmtoarele tipuri de cheltuieli NU sunt eligibile:
taxa pe valoarea adugat(pentru cererile de finanare depuse nainte de 31.12.2011);
dobnda i alte comisioane aferente creditelor i operaiunilor bancare;
cheltuielile colaterale care intervin ntr-un contract de leasing;
achiziia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructur, teren i alte imobile
pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FSE, cu excepia cheltuielilor de
tip FEDR n limita stabilit n Ghidul solicitantului .sau n Regulile pentru cereri de idei
de proiecte;
cheltuielile pentru locuine, pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FSE i
FC;
achiziia de echipamente second-hand;
amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat;
costurile pentru operarea obiectivelor de investiii;
contribuia n natur;
amortizarea.

NOT:
Taxa pe valoarea adugat, aferent cheltuielilor eligibile efectuate n
implementarea proiectului, se va rambursa Beneficiarului n mod distinct (chiar
dac este cheltuial neeligibil). Beneficiarii care, potrivit prevederilor Legii nr.
571/2003 , cu modificrile i completrile ulterioare, i exercit dreptul de
deducere a taxei pe valoarea adugat neeligibil pltit, aferent cheltuielilor
eligibile efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale au
obligaia s restituie la bugetul de stat sumele reprezentnd taxa pe valoarea
adugat dedus, a crei contravaloare a fost pltit de ctre Autoritatea de
Management, n termen de 3 zile lucrtoare de la ncasarea acesteia.
n acest sens, Beneficiarul va specifica att n cadrul Cererii de rambursare (Anexa
6), ct i n Raportul financiar (Anexa 7) suma reprezentnd TVA aferent
cheltuielilor eligibile solicitate la rambursare pentru poziiile specificate.
53

3.2. FLUXUL FINANCIAR
3.2.1. Deschiderea contului bancar
Unde i pot deschide beneficiarii cont?
Pentru derularea operaiunilor financiare aferente PO DCA, instituiile publice au obligaia s
deschid conturi n sistemul Trezoreriei Statului, conform prevederilor H.G. 218/2012 pentru
aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului
nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora
pentru obiectivul convergent. Celelalte categorii de beneficiari pot opta pentru deschiderea
acestor conturi n sistemul Trezoreriei Statului sau la bnci comerciale.
n acest sens Beneficiarul va completa Formularul de identificare financiar, Anexa 2 a acestui
manual i l va prezenta Autoritii de Management dup aprobarea deciziei de finanare a
proiectului.

Cum se vor face plile?
Autoritatea de management va rambursa Beneficiarului contravaloarea cheltuielilor efectuate de
ctre acesta i validate ca fiind eligibile de AM PO DCA.
Sumele aferente rambursrii vor fi transferate n contul Beneficiarului de ctre Autoritatea de
management. Toate sumele primite n cont vor fi exprimate n lei iar instrumentul de plat utilizat
este ordinul de plat. Sumele transferate Beneficiarului vor fi pe surse de finanare (FSE,
cofinanare de la bugetul de stat, TVA) i pe destinaii (prefinanare, debite, sume de rambursat).
Plata se va efectua prin Activitatea de Trezorerie i Contabilitate Public la care AM are deschise
conturi distincte.

n cazul beneficiarilor prevzui la art. 5 alin. (1)-(3) din OUG nr. 64/2009, cu modificrile i
completrile ulterioare, AM PO DCA va vira sumele aferente rambursrii cheltuielilor eligibile
efectuate n cadrul proiectului n conturile de venit ale bugetului de stat dup cum urmeaz:
20.45.01.02.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent;
20.45.01.02.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori.
AM va notifica n scris beneficiarii prevzui la art. 5 alin. (1)-(3) din OUG nr. 64/2009 cu privire la
sumele virate n conturile de venituri. Pe baza acestor notificri beneficiarii vor nregistra n
evidena extracontabil rambursrile de cheltuieli aferente instrumentelor structurale.

n cazul instituiilor publice prevzute la art. 6 alin (1) din OUG nr. 64/2009, cu modificrile i
completrile ulterioare, AM PO DCA va vira sumele aferente prefinanrii i rambursrii
cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului n conturile de venit ale bugetului local astfel:
21.45.02.02.01 Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent;
21.45.02.02.02 Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori;
21.45.02.02.03 Prefinanare.
n cazul cheltuielilor corespunztoare cofinanrii de la bugetul de stat i finanrii contravalorii
taxei pe valoarea adugat, AM va vira aceste sume n conturile de venit ale bugetului local:
21.42.02.20 Subvenii de la bugetul de stat ctre bugetele locale necesare susinerii derulrii
proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile post-aderare.

n cazul beneficiarilor - instituii publice care se finaneaz integral sau parial din venituri
proprii (instituii de nvmnt superior, spitale publice, instituii sanitare publice) beneficiari din
sectorul privat) ONG-uri, etc., AM va vira sumele validate ca fiind eligibile n conturile de disponibil
deschise fie n bnci comerciale, fie la Trezoreria statului, dup cum urmeaz:
54

50.98.04 Disponibil al organismelor neguvernamentale nonprofit reprezentnd
prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr.
64/2009;
50.98.02 Disponibil al organismelor neguvernamentale nonprofit aferent
proiectelor finanate din instrumente structurale i din cofinanarea acestora;
50.47.11 Disponibil aferent prefinanrii pentru proiecte finanate din fonduri
externe nerambursabile post-aderare;
50.47.09 Disponibil aferent proiectelor finanate din fonduri externe
nerambursabile post-aderare;

Pentru proiectele implementate n parteneriat, contul de disponibiliti care se deschide pe
numele liderului parteneriatului, n vederea primirii att a sumelor aferente prefinanrii, ct i a
celor aferente rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, este 50.14.01
Disponibil aferent proiectelor derulate n parteneriat conform OUG nr. 64/2009 cu modificrile
i completrile ulterioare.

Sumele primite aferente prefinanrii/rambursrii sunt virate de beneficiar, n termen de
maximum 3 zile lucrtoare de la data ncasrii, n conturile de disponibiliti proprii i/sau n
conturile de disponibiliti ale partenerilor deschise la Trezoreria Statului/instituii de credit din
Romnia i/sau n conturile de venituri ale bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat,
bugetelor fondurilor speciale sau ale bugetelor locale, deschise pe codul de identificare fiscal
propriu i/sau al partenerilor, la unitile Trezoreriei Statului prin care acetia i desfoar
activitatea sau n conturile de venituri ale bugetelor locale, deschise pe codul de identificare fiscal
al unitilor administrativ-teritoriale prin bugetele crora sunt finanate proiectele respective, n
cazul liderilor de parteneriat/partenerilor care au calitatea de entiti finanate integral din
bugetele locale.

Sumele primite sunt virate de beneficiar, n termen de maximum 6 zile lucrtoare de la data
ncasrii, ntr-un cont deschis pe numele partenerului la o instituie de credit din strintate prin
intermediul unui cont propriu deschis la o instituie de credit din Romnia, n situaia n care
partenerul este o persoan juridic nregistrat fiscal ntr-un alt stat membru al Uniunii Europene
i nu are un cont deschis la o instituie de credit din Romnia.

Beneficiarul are obligaia transmiterii unei notificri scrise att partenerilor, ct i Autoritii de
management, cu privire la efectuarea viramentului n conturile de venituri conform prevederilor n
termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data virrii, notificare la care anexeaz o copie a
ordinului de plat i a extrasului de cont.

Partenerii finanai integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele
fondurilor speciale sau bugetele locale au obligaia verificrii ncasrii sumelor n conturile de
venituri n termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data primirii notificrii.

n cazul n care ncasarea sumelor nu s-a efectuat, partenerii sunt obligai s transmit o notificare
scris att liderului, ct i Autoritii de management, n termen de maximum 3 zile lucrtoare de
la data constatrii.
Plile efectuate se nregistreaz n sistemul contabil, n conturi analitice distincte pentru fiecare
proiect n parte, att la nivelul AM PO DCA ct i la nivelul beneficiarului.

Depunerea cererilor de rambursare a cheltuielilor se va face conform Graficului estimativ de
depunere a cererilor de rambursare, Anexa 3 a prezentului manual i a contractului/ordinului de
55

finanare. Pe baza acestor grafice estimative, se asigur necesarul de disponibiliti n conturile
Autoritii de Management, aferent rambursrii.
Acest grafic va fi completat de Beneficiar i va fi prezentat Autoritii de Management dup
aprobarea deciziei de finanare a proiectului, dar nainte de semnarea contractului de finanare,
existnd obligativitatea actualizrii lui de ctre Beneficiar. Formele actualizate vor fi transmise
Autoritii de Management, independent de data depunerii solicitrii de acordare a prefinanrii
sau a cererii de rambursare, ori de cte ori a avut loc o actualizare a acestuia, dar nu mai mult de
trei ori pe toat durata de implementare a proiectului.

n ce termen vor fi transferate sumele datorate de ctre Autoritatea de Management?
Sumele solicitate ca prefinanare, respectiv rambursare a cheltuielilor eligibile de ctre un
Beneficiar, vor fi transferate de ctre Autoritatea de Management, n contul deschis distinct
conform prevederilor H.G. 218/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor Ordonanei de urgena a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a
instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, n termenul stabilit
n contractul de finanare Fac excepie de la aceast regul situaiile n care:
se ntrerupe procesul datorit solicitrii unor clarificri, documente sau informaii
suplimentare, care trebuie furnizate de ctre Beneficiar sau
se ntrerupe procesul pn la achitarea unor debite stabilite prin titluri de crean
individualizate pe numele Beneficiarului (plata voluntar n termenul prevzut de
lege);
Termenul limit va fi actualizat adugnd aceste zile suplimentare.

Cum se va face nregistrarea contabil a proiectelor?
nregistrarea contabil a proiectelor derulate n cadrul PO DCA se va face separat n sistemul
contabil, folosind conturi analitice distincte pentru fiecare proiect (cod SMIS) n vederea
reflectrii surselor de finanare, iar sistemul contabil utilizat, n partid dubl, s fie n
conformitate cu legislaia naional n vigoare.
nregistrrile contabile i cheltuielile aferente activitilor din proiect trebuie s permit
identificarea i verificarea tuturor veniturilor i cheltuielilor proiectului.
n fiele acelor conturi distincte pe proiect se vor evidenia cheltuielile i veniturile aferente
activitilor din proiect, astfel nct reflectarea acestora cu ajutorul programului de contabilitate,
s permit identificarea i verificarea tuturor veniturilor i cheltuielilor proiectului, prin simpla
vizualizare a unui rulaj sau sold final al contului respectiv.
Cheltuielile eligibile i cele neeligibile trebuie nregistrate separat i prezentate distinct n toate
facturile sau documentele justificative care nsoesc facturile, cu indicarea separat a TVA-ului
aferent cheltuielilor eligibile.
Recomandm Beneficiarului s utilizeze conturi analitice cu extensia .codul SMIS pentru
fiecare cont contabil implicat n derularea activitilor proiectului.
De exemplu: pentru nregistrarea contabil a unor operaiuni n contul 401 se va crea analiticul
401.codul SMIS, i astfel se vor evidenia separat, i totodat pot fi vizualizate cu uurin,
operaiunile contabile aferente acelui proiect (cod SMIS).

n vederea efecturii reconcilierii contabile ntre conturile contabile ale Autoritii de management
i cele ale Beneficiarului pentru operaiunile gestionate n cadrul PODCA, Beneficiarul are obligaia
transmiterii formularului de reconciliere, conform prevederilor H.G. 218/2012 pentru aprobarea
56

Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr.
64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru
obiectivul convergen, din care s rezulte sumele primite de la AM i cele restituite ctre aceasta.
Formularele de reconciliere vor fi transmise anual, pn la data de 31 martie pentru exerciiul
bugetar precedent i/sau, dup caz, n funcie de durata de implementare, odat cu ultima cerere
de rambursare.
Anual, pn pe data de 20 ianuarie, Beneficiarul debitor la finele anului precedent, trebuie s
restituie la solicitarea Autoritii de Management, n termen de 5 zile lucrtoare de la primire
formularul contabil Extras de cont, confirmat pentru suma acceptat, conform Ordinului MFP nr.
2861/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, cu modificrile i completrile ulterioare.
3.2.2. Solicitarea prefinanrii
Care este scopul prefinanrii?
Scopul acordrii prefinanrii este acela de a asigura resursele financiare necesare nceperii
derulrii corespunztoare a proiectelor.

Cnd se solicit prefinanarea?
Prefinanarea operaiunilor derulate prin PO DCA se asigur n trane, pentru a ajuta financiar
Beneficiarul s poat ncepe derularea proiectului, fiind asemntoare unui avans, n conformitate
cu prevederile H.G. 218/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor
Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor
structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen.
Prima tran de prefinanare se acord n cot de maximum 5% din valoarea eligibil a proiectului,
cu condiia existenei unuia sau mai multor contracte de furnizare de bunuri/prestare de servicii/
ncheiat(e) ntre Beneficiar i unul sau mai muli operatori economici, a crui/cror valoare
cumulat este de minim minimum 5%.
Pentru Beneficiarii alii dect cei prevzui la art. 5 alin. (1) (3) din OUG nr. 64/2009 cu
completrile i modificrile ulterioare, care implementeaz proiectele n parteneriat,
prefinanarea se acord partenerului respectnd prevederile legale n vigoare funcie de bugetul
alocat de acesta pentru implementarea proiectului.
n situaia n care prefinanarea se solicit n trane, acordarea acestor trane va putea fi efectuat
numai dup autorizarea cheltuielilor efectuate n valoare de minimum 60% din valoarea cumulat
a tranelor anterioare de prefinanare.
Prefinanarea se acord n baza unei solicitri scrise din partea Beneficiarului, potrivit modelului
din Anexa 4. Solicitarea se depune nu mai trziu de data depunerii primei cereri de rambursare.
Beneficiarul va ncheia contractul/ contractele cu un operator economic sau operatori economici
respectnd prevederile Ordonanei de Urgen nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de
achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de
servicii, cu modificrile i completrile ulterioare. .
Prefinanarea se acord fr a fi solicitate facturi. Ulterior acordrii prefinanrii, Beneficiarul va
transmite ctre Autoritatea de Management rapoarte tehnice de progres trimestriale (vezi
capitolul 4 - Monitorizarea implementrii proiectelor), n care va justifica, pe lng celelalte
cheltuieli i modul de utilizare a sumei primit ca i prefinanare.
Care este valoarea prefinanrii?
57

Suma reprezentnd prefinanare este de maxim 10% din valoarea total eligibil a proiectului n
cazul Beneficiarilor persoane juridice de drept public i/sau privat, altele dect beneficiari
autoriti publice centrale.
Prin excepie, autoritile publice centrale pot solicita prefinanare n cot de maximum 10% din
valoarea cheltuielilor eligibile aferente activitilor desfurate de ctre parteneri (persoane
juridice de drept privat), n conformitate cu prevederile Acordului de Parteneriat intervenit ntre
acetia.

Pentru proiectele implementate n parteneriat, Beneficiarul are obligaia virrii sumelor
reprezentnd prefinanarea ctre Parteneri, n conformitate cu prevederile Acordului de
parteneriat. Beneficiarul are obligaia transmiterii unei notificri scrise att Partenerului, ct i
Autoritii de Management, cu privire la efectuarea viramentului n termen de maximum 3 zile
lucrtoare de la data virrii, notificare la care anexeaz o copie a ordinului de plat i a extrasului
de cont.
Partenerul/partenerii are/au obligaia verificrii ncasrii sumelor reprezentnd prefinanarea n
termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data primirii notificrii. n cazul n care ncasarea
sumelor nu s-a efectuat, Partenerul este obligat s transmit o notificare scris att Beneficiarului,
ct i Autoritii de Management, n termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data constatrii.
Cum se solicit prefinanarea? Ce trebuie s conin documentaia de acordare a
prefinanrii?
solicitarea de acordare a prefinanrii n original, integral completat, nregistrat,
datat, semnat i tampilat de reprezentantul legal al Beneficiarului, conform
Anexei 4 a acestui manual;
copie a contractului/contractelor de prestare de servicii/furnizare de bunuri ntre
Beneficiar i unul sau mai muli operatori economici a crui/cror valoare cumulat s
fie de minimum 5% din valoarea eligibil a proiectului, respectiv din valoarea bugetului
eligibil al partenerului care solicit prefinaarea, avnd meniunea conform cu
originalul, semntura i tampila beneficiarului n original;
Graficul estimativ de depunere a cererilor de rambursare
formularul de identificare financiar, conform Anexei 2, privind conturile distincte
deschise la Trezorerie/banc comercial, dup caz n numele dumneavoastr
Beneficiarii, alii dect cei prevzui la art. 5 alin.(1) - (3) i art.6 alin. (1) din OUG
nr.64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, (structuri asociative ale
autoritilor administraiei publice locale, asociaii de dezvoltare intercomunitar,
organizaii neguvernamentale), au obligaia s deschid un cont dedicat exclusiv
pentru primirea prefinanrii i efectuarea de cheltuieli aferente proiectelor, inclusiv
acordarea de avansuri ctre contractori i/sau transferul de sume ctre parteneri, n
cazul proiectelor implementate n parteneriat.

n cazul menionat, sumele primite ca prefinanare aferente acelor tipuri de cheltuieli care nu pot
fi efectuate din acest cont deschis la Trezoreria statului, pot fi transferate de beneficiari n conturi
deschise la bnci comerciale, doar cu condiia efecturii cheltuielilor respective n termen de 3 zile
lucrtoare de la data efecturii transferului. Dobnda acumulat n acest cont aferent
prefinanrii rmas disponibil n cont se raporteaz AM PODCA i se vireaz n contul din care a
fost pltit prefinanarea, cel trziu nainte de depunerea ultimei cereri de rambursare. Suma
reprezentnd diferena dintre dobnda acumulat n acest cont, corespunztoare sumelor de
prefinanare rmase disponibile n cont i valoarea impozitelor aferente i a comisioanelor de
58

gestionare a contului respectiv se raporteaz Autoritii de Management i se vireaz n contul din
care a fost pltit prefinanarea, cel trziu nainte de depunerea ultimei cereri de rambursare.
n cazul n care Beneficiarul nu efectueaz viramentul, Autoritatea de Management are obligaia
de a face deducerile necesare din rambursarea aferent instrumentelor structurale n cazul plii
finale.

Care este modalitatea de recuperare a prefinanrii de ctre AM PODCA?
Suma acordat unui beneficiar sub forma prefinanrii se recupereaz integral dar
progresiv, indiferent de sursa din care a provenit, prin aplicarea unui procent de
minimum 30% din valoarea fiecrei cereri de rambursare (col. 5 din cadrul Anexei 6)
ntocmite de Beneficiar;
Recuperarea se efectueaz ncepnd cu prima cerere de rambursare, astfel nct suma
aferent prefinanrii s se recupereze integral, nainte de ultima cerere de
rambursare.
n situaia n care:
valoarea cererilor de rambursare este mai mic dect cea estimat,
cererile de rambursare se valideaz parial,
i/sau numrul cererilor de rambursare este mai mic dect cel estimat,
AM PODCA se va asigura, prin metode proprii, c ntreaga prefinanare acordat se va recupera
nainte de depunerea cererii de rambursare final.

3.2.3. Solicitarea rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate
Ce este rambursarea?
Plata efectuat de ctre Autoritatea de management din bugetul de stat sau din instrumente
structurale, n perioada de implementare a proiectelor, n baza unui contract de finanare ncheiat
ntre un Beneficiar i AM PODCA i a unei cereri de rambursare nsoit de documentele
justificative privind efectuarea unor pli, naintate de ctre Beneficiar i validate de Autoritatea
de management.
Cum se ramburseaz sumele cheltuite?
Beneficiarul desfoar activitile specificate n contract, pltete serviciile ctre contractori,
dup care depune cereri de rambursare ctre AM PODCA, nsoite de documente justificative ale
plilor efectuate.
Pentru a-i putea plti contractorii, Beneficiarii prevzui la art. 5 i art. 6 din OUG nr.64/2009 cu
modificrile i completrile ulterioare, trebuie s-i prevad sumele necesare finanrii valorii
totale a proiectelor proprii repartizate pe ani, n bugetul ordonatorului principal de credite cruia
i este subordonat.
ATENIE! n situaia n care Beneficiarul nu a transmis nicio cerere de rambursare n
termen de maximum 4 luni de la primirea prefinanrii, AM are obligaia de a recupera
integral prefinanarea acordat.
n situaia n care Beneficiarul nu a transmis n termen de maximum 6 luni de la primirea
primei trane de prefinanare, cereri de rambursare n cuantum de minimum 60% din
valoarea prefinanrii acordate, AM are obligaia recuperrii prefinanrii neutilizate
pentru efectuarea cheltuielilor eligibile incluse n cererile de rambursare primite.
59

n vederea cuprinderii n buget a sumelor menionate anterior, Beneficiarii de proiecte prevzui la
art. 5 i 6 din OUG nr.64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, au obligaia s completeze
fia de fundamentare a proiectului propus la finanare/finanat n cadrul PO DCA, conform
formularului din Anexa 22 la prezentul manual.
Beneficiarii prevzui la art.5 alin. (1) (3) din OUG nr.64/2009 cu modificrile i completrile
ulterioare, vor cuprinde n buget sumele menionate n fia de fundamentare a proiectului numai
dac aceasta este avizat de AM.
Beneficiarii de proiecte prevzui la art. 6 din OUG nr. 64/2009 cu modificrile i completrile
ulterioare, i pot cuprinde n buget sumele specificate n fia de fundamentare a proiectului, fr a
mai solicita avizul AM.
n cazul proiectelor propuse la finanare n anul bugetar curent, dar ale cror contracte/ordine de
finanare nu au fost ncheiate cu AM, Beneficiarul va pune la dispoziia AM note justificative
pentru angajarea cheltuielilor care se efectueaz nainte de data semnrii contractului/ordinului
de finanare.
Notele justificative vor cuprinde informaii privind eligibilitatea cheltuielilor i necesitatea angajrii
acestora pentru implementarea proiectului.
La stabilirea bugetului proiectului, beneficiarul trebuie sa in cont de:
sumele necesare asigurrii cofinanrii;
sumele necesare pregtirii i implementrii corespunztoare a proiectelor proprii;
sume reprezentnd TVA aferent cheltuielilor eligibile;
sumele necesare finanrii altor cheltuieli dect cele eligibile aferente implementrii
proiectelor proprii, dar care nu vor fi solicitate spre rambursare la AM PODCA.
Cheltuielile aferente activitilor din cadrul proiectelor finanate prin PO DCA trebuie susinute de
documente justificative care s dovedeasc faptul c acele cheltuieli au fost angajate i pltite n
caz contrar acestea neputnd fi validate.
Categoriile de cheltuieli din raportul financiar aferent cererii de rambursare trebuie s corespund
cu cheltuielile prevzute de ordinul privind aprobarea cheltuielilor eligibile ale PO DCA, n vigoare.
Beneficiarilor de proiecte li se va rambursa contravaloarea cheltuielilor efectuate de ctre acetia,
validate ca fiind eligibile de AM PODCA. Sumele rambursate Beneficiarului vor fi pe surse de
finanare (FSE, cofinanarea de la bugetul de stat, TVA).

ATENIE!
Documentele justificative anexate la cererea de rambursare trebuie s fie, n mod
obligatoriu, aranjate n funcie de cum sunt solicitate n raportul financiar. De ex. dac
prima cheltuial solicitat la rambursare n raportul financiar este cea pentru
elaborarea de rapoarte, (), ordinea documentelor justificative aferente acestei
cheltuieli, va fi urmtoarea: factura, contractul, ordonanarea de plat, angajamentul
individual/global, propunerea de angajare a unei cheltuieli (pentru instituiile publice),
ordinul de plat, extrasul de cont, procesul verbal de recepie (dac este cazul).
De asemenea, cheltuielile solicitate la rambursare n raportul financiar trebuie s fie
scrise pentru fiecare factur/document justificativ n parte, nu suma acestora. De ex.
dac s-au achiziionat consumabile justificate prin mai multe facturi, n raportul
financiar se va evidenia suma din fiecare factur, nu suma acestor facturi.

60

Ce documente transmite Beneficiarul n vederea obinerii rambursrii?
n vederea rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, Beneficiarul transmite
ctre AM PODCA o cerere de rambursare (conform Anexei 6 a acestui manual) nsoit de raportul
tehnic de progres R2 (conform Anexei 10) sau R3 pentru ultima cerere de rambursare (conform
Anexei 11) i de documentele justificative (conform Anexei 5 a acestui manual). Toate
documentele justificative vor fi completate n toate rubricile/spaiile stabilite prin format (de
exemplu, facturile fiscale se vor completa cu toate datele/informaiile privind furnizorul:
denumire, adresa, nr. cont, cod fiscal, etc.).
Documentele justificative pentru activitile desfurate vor fi scanate i trimise pe CD, n fiiere
separate pe fiecare activitate n parte (exemplu: fiierul A1 (activitatea 1 din proiect), n care se vor
insera documentele justificative aferente activitii 1, denumite scurt i sugestiv),
- documentele justificative n vederea validrii cheltuielilor eligibile i efecturii plaii vor fi trimise
att n format letric, ndosariate separat pe categorii de cheltuieli n ordinea solicitrii din raportul
financiar, ct i scanate i inserate pe CD n aceeai ordine, fiind denumite sugestiv;
- documentele justificative pentru achiziiile publice vor fi trimise att n format letric, ndosariate
separat pe categorii, ct i scanate i inserate pe CD.
Se recomand ca prestatorii de servicii s ntocmeasc facturi detaliate (de exemplu, pentru
cursurile de formare, pe facturi ar trebui s specifice distinct onorariile lectorilor, taxele de
certificare, cheltuielile aferente tipririi i multiplicrii de materiale).
Facturile transmise n copie ctre AM PODCA, n vederea rambursrii, vor avea tampila Conform
cu originalul, tampila remis spre rambursare ctre AM PODCA pentru proiectul cod SMIS., i
semntura responsabilului financiar al instituiei sau persoanei desemnate prin act administrativ
s gestioneze operaiunile financiare ale proiectului. Aceste meniuni au rolul de a asigura c
activitatea descris n cererea de rambursare a fost efectuat corespunztor cu planul de activiti
din cererea de finanare i respect reglementrile din contractul de finanare ncheiat ntre
Autoritatea de management i Beneficiar.
ATENIE!
Dac la rambursare se solicit o sum mai mic dect cea facturat, pe originalul acelei
facturi se va pune tampila pentru remis spre rambursare ctre AM PODCA pentru
proiectul cod SMIS. specificndu-se i suma solicitat la rambursare. De exemplu. dac
dintr-o factur n sum de 100 lei se solicit la rambursare doar 20 lei, pe originalul facturii
va aprea meniunea remis spre rambursare ctre AM PODCA pentru proiectul cod
SMIS. pentru suma de 20 lei.
Dac o factur este compus din mai multe pagini, sigiliile i meniunile specificate mai
sus, se pun pe fiecare pagin a facturii.
Pentru mai multe informaii putei consulta i adresa
http://www.fonduriadministratie.ro/Noutati/INSTRUCTIUNI.

61

Pentru instituiile i autoritile publice centrale/locale, fa de cele mai sus menionate, facturile
transmise n copie ctre AM PODCA n vederea rambursrii, vor avea sigiliul i semntura pentru
Bun de plat, tampila i semntura pentru certificarea realitii, regularitii i legalitii
serviciilor prestate/bunurilor achiziionate,i vor fi nsoite de copii dup propunerile de angajare,
angajamentele bugetare individuale/globale, ordonanrile de plat, vizate i tampilate de
compartimentele de specialitate conform prevederilor OMFP nr.1792/2002 pentru aprobarea
Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor
instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i
legale.
Celelalte documente justificative, prevzute n Anexa 5 a prezentului manual, vor fi transmise n
copie ctre AM PODCA, tampilate Conform cu originalul, semnate i tampilate de responsabilul
financiar al instituiei sau persoana desemnat prin act administrativ s gestioneze operaiunile
financiare ale proiectului..

Cnd se depune cererea de rambursare?
Cererile de rambursare se vor depune la AM PODCA la intervalele de timp stabilite n graficul
estimativ de depunere a cererilor de rambursare, conform Anexei 3 a acestui manual, funcie de
valoarea lor.
nainte de solicitarea rambursrii, cheltuielile respective trebuie s fie deja efectuate i pltite, iar
activitile pentru care s-au efectuat aceste cheltuieli s fie, de asemenea, realizate .
Dup primirea cererilor de rambursare AM PODCA va verifica realitatea, legalitatea i
conformitatea cheltuielilor efectuate de dumneavoastr. Verificarea se face pe baza
documentaiei care nsoete cererile de rambursare i/sau verificrilor on the spot.

Care este lista complet a documentelor solicitate la o cerere de rambursare?
Cererea de rambursare completat de ctre Beneficiar (vezi Anexa 6 a acestui manual), va fi
ntotdeauna nsoit de raportul tehnic de progres R2 (Anexa 10) sau de raportul tehnic de progres
R3 la finalul proiectului (Anexa 11) pentru ultima cerere de rambursare, de documentele
justificative detaliate n Anexa 5, de raportul financiar (vezi Anexa 7 a acestui manual),

Care este perioada maxim de primire a sumelor aferent rambursrii n cont de ctre
solicitant n cazul aprobrii cererilor de rambursare?
Sumele validate spre rambursare vor ajunge n contul Beneficiarului n termenul stabilit n
contractul de finanare.
Fac excepie de la aceast regul situaiile n care:
se ntrerupe procesul datorit solicitrii unor clarificri, documente sau informaii
suplimentare, care trebuie furnizate de ctre Beneficiar sau
se ntrerupe procesul pn la achitarea unor debite stabilite prin titluri de crean
individualizate pe numele Beneficiarului (plata voluntar n termenul prevzut de lege).
Termenul limit va fi actualizat adugnd aceste zile suplimentare.
62

3.3. PLATA TVA
Cum se ramburseaz TVA-ul?
Se ramburseaz doar TVA aferent cheltuielilor eligibile din cadrul proiectului, pltit de beneficiar
i susinut de documente justificative cu valoare probatorie. Beneficiarii prevzui la alin. (1) din
OUG nr. 64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, care potrivit prevederilor Legii nr.
571/2003, cu modificrile i completrile ulterioare i exercit dreptul de deducere a TVA n
cadrul proiectelor finanate din PODCA au obligaia s restituie la bugetul de stat sumele
reprezentnd TVA dedus, a crei contravaloare a fost pltit de AM.
Restituirea la bugetul de stat a sumelor reprezentnd taxa pe valoarea adugat dedus, conform
art. 15 alin. (3) din OUG nr.64/2009 cu modificrile i completrile ulterioare, se va face n termen
de 3 zile lucrtoare de la data ncasrii acestora de la Autoritatea de Management.

Cheltuielile eligibile cuprinse n pachetul financiar de la cererea de finanare sunt cele aprobate
prin Ordinul comun al Ministerului Administraiei i Internelor nr.712/2009 i al Ministerului
Finanelor Publice nr.634/2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n cadrul axelor prioritare
1, 2 i 3 ale Programului operaional Dezvoltarea capacitii administrative.
n vederea calculului taxei pe valoarea adugat aferent cheltuielilor eligibile din pachetul de
finanare, beneficiarii trebuie s in cont de cotele difereniate de TVA prevzute de Legea
nr.571/2003 privind Codul fiscal, cu modificri i completri.
n acest sens, prezentm categoriile de cheltuieli i cotele difereniate de TVA aferente, astfel:

Nr.
crt.
Categoria de cheltuieli eligibile
Capitol /Subcapitol din pachetul
financiar
Cota de
TVA
%
Observaii
1 Cheltuieli de personal
II/ 2.1 i 2.2
0 Atenie :
aceast categorie se refer strict la
personalul angajat n cadrul instituiei,
structurii care beneficiaz de
fondurile structurale, conform
ordinului comun privind cheltuielile
eligibile
A nu se confunda cu cheltuielile cu
onorarii (consultani, lectori,
formatori, etc.)
2 Cheltuielile cu deplasarea
(diurna)
III/3.2
0
3 Taxe*
XII
0
4 Cheltuieli aferente garaniilor
bancare
XVIII
0
5 Cheltuieli cu deplasare
(cazare internaional)
III/3.1
Funcie de
cota
aplicat n
ara de
destinaie
Plafoanele privind cheltuielile de acest
tip sunt cele prevzute de HG nr.
518/1995.
Orice sum care depete plafoanele
reglementate prin legislaia naional
va fi considerat cheltuial neeligibil
63

Nr.
crt.
Categoria de cheltuieli eligibile
Capitol /Subcapitol din pachetul
financiar
Cota de
TVA
%
Observaii
(transportul internaional)
III/3.3
0
(cazare pe teritoriul Romniei)
III/3.1
9
8 Cheltuieli cu achiziionarea de
publicaii n format tiprit i/sau
electronic i abonamente pe
durata de derulare a proiectului
XVI
9 Cu excepia celor destinate exclusiv
sau n principal publicitii

Pentru celelalte categorii de cheltuieli eligibile din ordinul comun se aplic cota standard de TVA n
procent de 24%.

Not:
Pentru diferitele cheltuieli/activiti care se reunesc sub egida categoriei Cheltuieli pentru
organizarea i/sau participarea la evenimente de genul conferine, seminarii, ateliere de lucru,
reuniuni de lucru, cursuri de instruire, activiti transnaionale,se aplic cota standard de TVA
Pentru fiecare tip de activitate desfurat/categorie de cheltuial efectuat, trebuie s existe
documente justificative distincte aferente facturilor emise, din care s reias clar natura cheltuielii
efectuate.
3.4. CONTRIBUIA BENEFICIARULUI

Care este contribuia Beneficiarului?

Pentru Beneficiarii eligibili, alii dect cei din administraia public central (autoriti publice
locale, structuri asociative ale autoritilor administraiei publice locale, asociaii de dezvoltare
intercomunitar, ONG-uri, etc.), valoarea finanrii acordate este de maxim 98% din totalul valorii
eligibile a proiectului, respectiv maxim 85% - FSE i 13% contribuia public. Diferena de 2%
reprezint contribuie proprie i nu va fi finanat din FSE, respectiv din contribuie public.
Aceast contribuie trebuie s fie realizat sub form financiar, n cadrul proiectelor finanate
prin PO DCA contribuia n natur nefiind eligibil.
ATENIE!
Dac n pachetul financiar aferent contractului de finanare cheltuielile aferente
activitilor au fost prinse la categoriile de cheltuieli cu cote de TVA diferite de cota
standard(cazare, diurna,transport internaional) iar pe parcursul implementrii acestea fac
obiectul unor achiziii de servicii de organizare evenimente pentru care se aplica TVA la
cota standard, Beneficiarul trebuie s se asigure nainte de semnarea contractului de
servicii c n bugetul proiectului are asigurate, pentru categoriile de cheltuieli respective,
fondurile necesare acoperirii TVA.
64

Beneficiarii din administraia public central beneficiaz de finanare din fonduri externe
nerambursabile n proporie de maximum 85% din valoarea total eligibil a proiectului i de
contribuie public de maxim 15% aferent valorii eligibile a proiectului. n cazul acestor
Beneficiari, TVA aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, este considerat
cheltuial definitiv din bugetul ordonatorului de credite.
3.5. RECUPERAREA SUMELOR PLTITE NECUVENIT
Care sunt cazurile n care Beneficiarii sunt obligai s returneze ctre Autoritatea de
Management sumele pltite necuvenit?
n cazul n care sunt efectuate pli excedentare i/sau urmare a unei activiti de verificare, sunt
constatate nereguli aferente proiectelor n derulare i care sunt individualizate n titluri de crean,
Autoritatea de Management va comunica Beneficiarului sumele ce vor trebui recuperate,
defalcate pe surse de finanare i conturile bancare unde urmeaz a fi recuperate creanele
bugetare.

Compartimentul de control i antifraud stabilete i individualizeaz, n urma controlului efectuat
la Beneficiar, debitorul i obligaia de plat a acestuia, ntocmind un Proces - verbal de constatare
(conform modelului prevzut n anexa Hotrrii nr. 1306/2007), document ce reprezint, n
condiiile legii, titlu de crean.
Autoritatea de Management va comunica beneficiarului titlul de crean, aplicndu-se n mod
corespunztor dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedur fiscal,
cu modificrile i completrile ulterioare, referitoare la comunicarea i contestarea actului
administrativ fiscal.

Constituie obiect al recuperrii creanelor bugetare rezultate din nereguli sumele pltite necuvenit
din fonduri comunitare i/sau din cofinanarea aferent, costurile bancare, inclusiv accesoriile
acestora, precum i alte sume stabilite de lege n sarcina Beneficiarului debitor.
Creanele bugetare rezultate din nereguli sunt asimilate creanelor fiscale, n sensul drepturilor i
obligaiilor care revin creditorilor, autoritilor cu competene n gestionarea asistenei financiare
comunitare nerambursabile i debitorilor.

Cum este realizat recuperarea creanelor n cazul descoperirii unor nereguli?
Beneficiarul debitor are obligaia de a nregistra n contabilitate i de a plti voluntar sumele
datorate, termenul de plat stabilindu-se n funcie de data comunicrii titlului de crean astfel:
dac data comunicrii este cuprins ntre intervalul 1 15 din lun, termenul de plat
este pn la data de 5 a lunii urmtoare;
dac data comunicrii este cuprins ntre intervalul 16 31 din lun, termenul de plat
este pn la data de 20 a lunii urmtoare.
Pentru neachitarea de ctre Beneficiar a obligaiilor de plat rezultate din nereguli la termenele
prevzute, acesta, n calitate de debitor, datoreaz dup acest termen majorri de ntrziere.
Majorrile de ntrziere se calculeaz pentru fiecare zi de ntrziere, ncepnd cu ziua imediat
urmtoare termenului de plat i pn la data stingerii sumei datorate, inclusiv, conform
prevederilor contractului de finanare.

Dac Beneficiarul nu pltete n termenul prevzut de titlul de crean, Autoritatea de
management va proceda la stingerea debitului prin deducere din cererea de rambursare depus
sau care urmeaz a fi transmis, al crei cuantum de cheltuieli eligibile acoper valoarea debitului
constatat (astfel nct suma datorat s poat fi dedus din suma de rambursat cuvenit). n cazul
65

n care valoarea cheltuielilor eligibile validate este mai mic dect valoarea debitului, diferena va
fi dedus din urmtoarea Cerere de rambursare care va fi depus.

n cazul n care debitul nu este stins prin plat voluntar sau deducere, Autoritatea de
management transmite titlul executoriu comunicat debitorului ctre organele teritoriale
subordonate ANAF sau organele din cadrul administraiei publice centrale sau locale, competente
pentru administrarea creanelor bugetelor aferente fondurilor de cofinanare, abilitate s duc la
ndeplinire msurile asiguratorii i s efectueze procedurile de executare silit pentru
recuperarea sumelor pltite necuvenit din fondurile comunitare i/sau fondurile de cofinanare, n
conformitate cu prevederile n vigoare ale Codului de procedur fiscal.

Beneficiarul are obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia organismelor abilitate inventarul
asupra activelor dobndite prin Instrumentele Structurale i dup finalizarea perioadei de
implementare a proiectului, pe o perioad de 5 ani de la data nchiderii oficiale a PO DCA.
n cazul constatrii unor nereguli ulterior finalizrii implementrii proiectului, beneficiarul are
obligaia s restituie debitul constatat, precum i eventualele dobnzi, penaliti de ntrziere,
costurile bancare etc. n cazul nerespectrii obligaiei de restituire a debitului, Autoritatea de
management va sesiza organele competente n vederea declanrii executrii silite.

ATENIE!
Dac debitorul nu a achitat voluntar obligaiile bugetare rezultate din nereguli, pentru
perioada de timp scurs de la expirarea termenului de plat i pn la deducerea din
plile urmtoare, acesta datoreaz majorri de ntrziere, iar titlul de crean devine
titlu executoriu la data la care debitul este scadent prin expirarea termenului de plat!
66

Capitolul 4
MONITORIZAREA IMPLEMENTRII PROIECTELOR

Monitorizarea implementrii se realizeaz de ctre AM PO DCA pentru a urmri atingerea
obiectivelor proprii ale proiectelor finanate i implicit a obiectivelor specifice i obiectivului
general ale PO DCA, precum i pentru a se asigura de respectarea legislaiei comunitare i
naionale n vigoare.
Pe toat durata de implementare, Autoritatea de management va monitoriza proiectele din punct
de vedere administrativ, tehnic, fizic i financiar.

Monitorizarea implementrii proiectelor va fi realizat prin urmtoarele instrumente de
monitorizare:
1. Procedura standard de monitorizare:
raport tehnic de progres trimestrial R1;
raport tehnic de progres (la fiecare cerere de rambursare) R2;
raport final (la finalul proiectului, cu ultima cerere de rambursare) R3;
formulare statistice privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA.
2. Proceduri specifice de monitorizare:
vizite n teritoriu;
verificri suplimentare;
3. Asisten post-contractare:
help-desk;
ntlniri la sediul Beneficiarului sau sediul AMPODCA;
seminarii.
Monitorizarea implementrii fizice a proiectului se realizeaz prin msurarea indicatorilor (de
realizare imediat i de rezultat) inclui n proiect.
Avnd n vedere faptul c PO DCA finaneaz, cu precdere, intervenii privind dezvoltarea
resurselor umane din administraia public, majoritatea operaiunilor orientative cuprind activiti
de instruire.
Pentru a permite abordarea uniform a diversitii activitilor de instruire (att din punct de
vedere al duratei acestora, ct i al numrului de participani) i agregarea, la nivel de domeniu
major de intervenie, a valorilor realizate la nivel de proiect, indicatorul de realizare imediat
(output) este Numr de zile participant la instruire.
Prin urmare, toate proiectele care cuprind activiti de instruire sunt monitorizate obligatoriu pe
baza acestui indicator. Pentru determinarea valorii finale (int) a acestui indicator - propus n
Cererea de finanare - ct i pentru calculul valorii realizate, n vederea raportrii ctre AM PO
DCA, prin intermediul rapoartelor de progres (R1, R2 i R3), se utilizeaz urmtoarea formul:

ZP=z1*p1+z2*p2++zn*pn,
n care:
z1, z2,...,zn = numrul de zile de instruire aferente tipului de curs desfurat;
ATENIE!
n conformitate cu prevederile contractului de finanare, Beneficiarul implementeaz
proiectul pe propria rspundere.
67

p1,p2,,pn = numrul de participani la fiecare dintre cursurile desfurate.

Exemplu de calcul al valorii indicatorului Zile participant la instruire (ZP):

Tipul cursului de instruire Durata
instruirii (n
zile)
(numr)
Participani la
instruire
(numr)
Zile participant la
instruire/curs
(numr)
Achiziii publice 2 10 2*10=20
Managementul proiectelor 4 7 4* 7= 28
Planificare bugetar multianual 3 3 3* 3= 9
Valoare indicator Zile
participant la instruire (ZP)
57

n ceea ce privete indicatorul Participani la instruire certificai, indicator de rezultat (result) al
domeniului major de intervenie 1.3., acesta se calculeaz conform exemplului de mai jos.

Exemplu de calcul al valorii indicatorului Participani la instruire certificai:

Tipul cursului de instruire
Participani la
instruire certificai
Achiziii publice 8
Managementul proiectelor 20
Planificare bugetar multianual 11
Permisul european de utilizare a calculatorului (ECDL) 35
Valoare indicator Participani la instruire certificai 74

Menionm faptul c, inta preconizat, att pentru aceti indicatori, ct i pentru ali indicatori de
Program inclui n proiect, reprezint valoarea minim a respectivului indicator ce trebuie
realizat pe durata implementrii proiectului. Conform prevederilor Contractului/Ordinului de
finanare i ale legislaiei incidente n vigoare, nerealizarea obiectivelor, a rezultatelor i a
indicatorilor proiectului atrage posibilitatea diminurii, de ctre AM PO DCA a finanrii acordate,
precum i aplicarea unei reduceri procentuale.
4.1. PROCEDURA STANDARD DE MONITORIZARE
Monitorizarea standard se realizeaz prin analizarea i prelucrarea rapoartelor tehnice de progres
trimise de ctre Beneficiar. Acestea trebuie s conin informaii privind modul de desfurare a
activitilor prevzute n cererea de finanare, precum i gradul de realizare a indicatorilor i a
rezultatelor proiectului.
Beneficiarul finanrii are obligaia de a completa i de a transmite rapoartele tehnice de progres
n forma i la termenele stabilite de ctre Autoritatea de Management, conform modelelor
anexate la acest manual, care se regsesc i pe site-ul oficial al AM PO DCA:
www.fonduriadministratie.ro
La ntocmirea rapoartelor tehnice de progres trebuie completate toate seciunile i corelate
informaiile inserate n rapoarte cu cele prevzute n Cererea de finanare.
68

4.1.1. Raportul tehnic de progres trimestrial R1 (vezi Anexa 9)
De ce este necesar?
Acest tip de raport este necesar n vederea prevenirii i identificrii, n timp util,a oricror
dificulti i/sau probleme ce ar putea aprea pe durata implementrii proiectului, pentru a
contribui la gestionarea eficient a activitilor prevzute n contract/ordinul de finanare i n
vederea evitrii apariiei unor eventuale nereguli.
De asemenea, raportul este necesar n vederea colectrii, nregistrrii i prelucrrii datelor care
relev stadiul implementrii proiectului, necesare pentru ntocmirea rapoartelor anuale i a celui
final de implementare a PO DCA, pe care Autoritatea de Management are obligaia de a le nainta
Comisiei Europene.
Raportul tehnic de progres trimestrial R1 trebuie completat de ctre Beneficiar dup ncheierea
fiecrui trimestru calendaristic, cu urmtoarele elemente:
activitile derulate i cele aflate n desfurare;
valorile cumulate ale indicatorilor (valori realizate de la nceputul implementrii proiectului
pn la data raportrii);
rezultatele obinute n perioada de implementare;
La punctul 3 din Anexa 9, Beneficiarul va completa, obligatoriu, tabelul cu indicatori de program
aferent cererii de proiecte/ideii de proiecte pentru care a aplicat (celelalte tabele vor fi terse din
formatul raportului) iar, n continuare, va insera i toi indicatorii prevzui n Cererea de finanare
(conform ultimei versiuni aprobate a seciunii 2.7 din proiect).
La punctul 4 din Anexa 9 Beneficiarul va completa doar tabelul cuprinznd indicatorii suplimentari
corespunztori DMI n care se ncadreaz proiectul n cauz, aa cum sunt acetia stabilii prin
Documentul Cadru de Implementare a PO DCA i prin Ghidul solicitantului/ Regulile pentru cererile
de idei de proiecte (celelalte tabele vor fi terse din formatul raportului).
Completarea coloanelor 3, 4 i 5 ale tabelelor cu indicatori este obligatorie.
Cnd se depune raportul R1?
Raportul R1 va fi transmis la AM PODCA n termen de 5 zile lucrtoare de la sfritul fiecrui
trimestru calendaristic i va fi completat cu elementele menionate mai sus.
Trimestrele calendaristice sunt:
I. ianuarie martie;
II. aprilie iunie;
III. iulie septembrie;
IV. octombrie decembrie.

De exemplu, dac proiectul va ncepe pe 15 august, primul raport trimestrial se va referi la
perioada august septembrie.
n Raportul R1, n dreptul rubricilor unde nu au fost efectuate activiti sau nu exist
date/informaii de raportat, Beneficiarul va completa NU.

Raportul R1 va fi depus de ctre beneficiar chiar i n cazul n care perioada de raportare se
suprapune cu depunerea R2/R3.
Cum i unde se transmite raportul R1?
Raportul R1 va fi completat electronic, listat i transmis, ntr-un exemplar original, prin pot, la
sediul AM PO DCA.
n cazul n care, n perioada de raportare, exist activiti de instruire finalizate, mpreun
cu raportul R1 vor fi transmise, n format excel, inserat pe CD, Centralizator ncrcare
69

formulare individuale ale participanilor la activitile finanate de FSE prin PODCA (Anexa
20 - macheta 20.2) i Formularul statistic privind participanii la activitile finanate de FSE
prin PO DCA (Anexa 21 - machetele 21.1 i 21.2).
Anexa 21 va fi completat dup cum urmeaz:
pentru activitile de instruire finalizate care fac obiectul primei raportri: numrul total de
participani cuprins n formular (defalcat n funcie de nivelul studiilor, vrst i gen) nu va depi
numrul de persoane prevzute n grupul int al proiectului, aa cum este specificat n contractul
de finanare, cu modificrile i completrile ulterioare, pentru a se evita numrarea multipl a
persoanelor care particip la sesiuni de instruire pe mai multe teme.
pentru activitile de instruire finalizate care nu au fcut obiectul raportrilor precedente:
numrul total de participani evideniat n formular (defalcat n funcie de nivelul studiilor, vrst i
gen) se va referi numai la acei participani care nu au fcut obiectul formularelor anexate
precedentelor raportri.
Raportul R1 nu va fi nsoit de documente justificative, ns informaiile cuprinse n acesta
trebuie sa reflecte realitatea i s se regseasc n documentele justificative ce vor fi transmise
AMPODCA prin R2/R3.

4.1.2. Centralizator ncrcare formulare individuale ale participanilor la activitile
finanate de FSE prin PODCA (Anexa 20 - macheta 20.2) i Formularul statistic privind
participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA (Anexa 21- machetele 21.1 i 21.2).

De ce sunt necesare aceste date?
Informaiile cuprinse n aceste formulare sunt necesare Autoritii de Management n vederea
colectrii datelor privind participanii la activitile proiectelor finanate prin PO DCA (grupul
int).
Care este modalitatea de colectare, nregistrare i centralizare a datelor?
Beneficiarul este responsabil de colectarea i raportarea datelor individuale referitoare la
participanii la activitile cu caracter de instruire finanate prin proiect. Pentru colectarea datelor
se va utiliza Formularul standard din Anexa 20 - macheta 20.1 a prezentului manual.
Acest formular se tiprete i se distribuie, prin grija furnizorilor de servicii de formare
profesional achiziionate de beneficiari, fiecrui participant la activitile de instruire (cursuri,
seminarii), de regul, la nceputul sesiunilor de instruire, pentru a fi completat de ctre acetia.

Facem precizarea c, formularul mai sus-menionat va face obiectul verificrilor efectuate de ctre
AMPODCA cu ocazia derulrii misiunilor de verificare la faa locului i vizitelor de monitorizare.

La completarea formularelor participanii vor respecta urmtoarele cerine:
1. Punctele 1 - 4 i 6 - 8 se completeaz prin inserarea unui numr maxim de caractere n
fiecare cmp, dup cum urmeaz:
1. Nume, iniiala tatlui, prenume participant - 50 caractere;
2. Cod proiect (SMIS) - 8 caractere;
3. Titlu proiect - 60 caractere;
4. Instituie/organizaie beneficiar - 50 caractere;
5. Tem activitate 50 caractere;
6. Data de nceput a activitii 8 caractere;
7. Durata activitii 2 caractere
70

2. Punctele 5 i 9-14 se vor completa prin bifarea csuelor corespunztoare situaiei
participantului la activitatea finanat.
Formularele completate se colecteaz de ctre furnizorul de servicii de formare profesional, iar
datele cuprinse n aceste formulare se centralizeaz n Centralizatorul ncrcare formulare
individuale ale participanilor la activitile finanate de FSE prin PODCA (Anexa 20 - macheta 20.2)
i Formularul statistic privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA (Anexa 21 -
macheta 21.1.).
Trebuie avut n vedere faptul c macheta 21.2 se completeaz automat, n condiiile completrii
corecte a machetei 21.1. Datele colectate se insereaz exclusiv n celulele libere (cele
corespunztoare criteriului gen (brbai-femei) pentru seciunea III.1., respectiv a, b, c, d pentru
seciunea III.2.) ale machetei 21.1. Celelalte celule (n care apare cifra 0) conin formule i se
actualizeaz automat pe msura introducerii datelor n celulele sus-menionate.
Anexa 21, astfel completat, se salveaz pe un CD. Datele referitoare la persoanele care, la
completarea Formularului individual pentru participanii la activitile finanate de FSE prin
PODCA, au declarat pe proprie rspundere c au mai participat la activiti de tipul
instruire/seminar finanate din PO DCA, nu vor fi incluse n Formularul statistic privind participanii
la activitile finanate de FSE prin PO DCA.
CD-ul coninnd Anexa 20 - macheta 20.2 i Anexa 21 machetele 21.1 i 21.2 (n format Excel)
se transmit la AM PODCA, odat cu rapoartele tehnice de progres trimestriale R1, care
consemneaz activitatea de instruire/seminar finalizat pentru care se colecteaz datele
individuale de la participani.

4.1.3. Raportul tehnic de progres R2 (vezi Anexa 10)
De ce este necesar?
AM PO DCA nu poate ncepe aciunea de rambursare a sumelor solicitate la plat de ctre Beneficiar
fr R2, nsoit de documentele justificative (Anexa 5).
Raportul R2 va fi completat de ctre Beneficiar astfel:
la prima cerere de rambursare:
o cu activitile aprobate n cererea de finanare i desfurate nainte de semnarea
contractului de finanare (acolo unde este cazul);
NOT:
n vederea colectrii i prelucrrii datelor cuprinse n Formularul individual pentru participanii la
activitile finanate de FSE prin PO DCA, n calitate de beneficiar, avei obligaia de a respecta
prevederile Legii nr. 677/2001 privind protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu
caracter personal i libera circulaie a acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare.
De asemenea, v aducem la cunotin c, regula instituit de Legea nr. 677/2001, cu modificrile i
completrile ulterioare, este aceea c, prelucrarea datelor personale ale unei persoane fizice de ctre o
alt persoan fizic sau juridic, n calitatea sa de operator, se efectueaz numai cu consimmntul
persoanei n cauz, dat n mod expres i neechivoc.
Prin urmare, colectarea i prelucrarea datelor personale trebuie s ndeplineasc condiiile
legale (obinerea consimmntului sau ncadrarea ntr-o situaie de excepie, dup caz), la nivelul
fiecrei entiti n cadrul creia se realizeaz activitatea de eviden a persoanelor care beneficiaz de
sprijinul Fondului Social European.
71

o cu indicatorii, rezultatele i activitile derulate de la semnarea contractului de
finanare pn n momentul raportrii;
la urmtoarele cereri de rambursare: cu indicatorii cumulai, activitile derulate i
rezultatele realizate de la data transmiterii cererii de rambursare anterioare, pn n momentul
raportrii.
Raportul R2 prezint i progresul fizic n implementarea proiectului, reflectat n valorile
indicatorilor i rezultatelor proiectului.
La punctul 2.8. din Anexa 10, Beneficiarul va completa obligatoriu tabelul cu indicatorii de
program afereni cererii de proiecte/idei de proiecte pentru care a aplicat (celelalte tabele vor fi
terse din formatul raportului), iar n continuare va insera i toi indicatorii din proiect (conform
ultimei seciuni 2.7 aprobate din proiect). La punctul 2.9 din Anexa 10, Beneficiarul va completa
doar tabelul cuprinznd indicatorii suplimentari corespunztori DMI n care se ncadreaz proiectul
n cauz, aa cum sunt stabilii prin Documentul Cadru de Implementare a PO DCA i Ghidul
solicitantului sau Regulile pentru cererile de idei de proiecte (celelalte tabele vor fi terse din
formatul raportului).
Completarea coloanelor 3, 4 i 5 ale tabelelor cu indicatori este obligatorie.
Cnd se transmite R2?
Raportul R2 se va transmite mpreun cu fiecare cerere de rambursare a Beneficiarului, conform
graficului estimativ privind depunerea cererilor de rambursare, cu excepia cererii finale de
rambursare, care va fi nsoit de raportul final R3.
Primul raport R2 va fi transmis de ctre Beneficiar n maximum 4 luni de la primirea prefinanrii.
Ce documente nsoesc R2?
Cererea de rambursare Anexa 6;
Raportul financiar Anexa 7;
Documentele justificative detaliate n Anexa 5 (n copie, avnd pe fiecare pagin semntura
managerului de proiect, tampila i meniunea conform cu originalul);

NOT: Documentele justificative pentru activitile desfurate vor respecta
urmtoarele cerine:
1. Vor fi transmise doar n format electronic (scanate i inserate pe CD/DVD, n
foldere separate pentru fiecare activitate n parte, iar fiierele vor fi denumite scurt i
sugestiv).
2. Documentele transmise trebuie s ateste ndeplinirea activitilor prevzute n
cererea de finanare pentru perioada de raportare, precum i realizarea msurilor de
informare i publicitare, dezvoltare durabil i egalitate de anse.
3. Documentele vor fi corelate, din punct de vedere al datelor nscrise, cu informaiile
din raportul R2.
Documentele justificative n vederea validrii cheltuielilor eligibile i efecturii plailor
i documentele justificative pentru achiziiile publice vor respecta urmtoarele condiii:
1. Vor fi trimise att n format hrtie, ndosariate separat pe categorii, ct i
scanate i inserate pe CD.
2. Fiecare contract de achiziie va fi ndosariat, respectnd ordinea din raportul
financiar, mpreun cu facturile, ordinele de plat i orice alte documente justificative
aferente, ntr-un folder denumit sugestiv (de ex: achiziie echipamente).
Dosarul cu documente justificative trebuie s conin un opis, iar fiecare pagin din
dosar trebuie numerotat.
Pe parcursul procesului de implementare Autoritatea de Management i rezerv
dreptul de a solicita orice alte documente pe care le consider necesare.
72

Cum i unde se depune raportul R2?
Raportul R2, cererea de rambursare i raportul financiar vor fi completate electronic, listate, semnate
i tampilate i transmise ntr-un exemplar original, prin pot, la sediul AM PODCA.
4.1.4. Raportul final R3 (vezi Anexa 11)
De ce este necesar?
Raportul R3 este necesar pentru evaluarea final a proiectului i are un rol esenial n identificarea
cheltuielilor eligibile din cadrul proiectului, n vederea rambursrii ultimelor sume ctre
Beneficiar.
Raportul R3 include toate activitile desfurate i rezultate obinute, precum i toi indicatorii
realizai pe ntreaga perioad de implementare a proiectului.
Implementarea fizic a proiectului este reflectat de realizarea indicatorilor prevzui n Cererea
de finanare.
La punctul 2.2 din Anexa 11, Beneficiarul va completa i explica obligatoriu stadiul de realizare a
obiectivului general/scopului proiectului (realizat/parial realizat/nerealizat), prin prisma atingerii
indicatorilor prevzui n proiect.
La punctul 2.7. din Anexa 11 Beneficiarul va completa obligatoriu doar tabelul cu indicatori de
program aferent cererii de proiecte/idei de proiecte pentru care a aplicat (celelalte tabele vor fi
terse din formatul raportului), iar n urmtorul tabel va insera indicatorii suplimentari (conform
ultimei seciuni 2.7 aprobate din proiect).
Completarea coloanelor 3 i 4 ale tabelului cu indicatori este obligatorie.
La punctul 2.8 din Anexa 11 se va completa doar tabelul cuprinznd indicatorii suplimentari
corespunztori DMI n care se ncadreaz proiectul n cauz, aa cum sunt stabilii prin
Documentul Cadru de Implementare a PO DCA i Ghidul solicitantului sau Regulile pentru cererile
de idei de proiecte (celelalte tabele vor fi terse din formatul raportului).
AM PODCA va diminua finanarea nerambursabil acordat, n cazul nendeplinirii sau
ndeplinirii pariale a indicatorilor de program i/sau de proiect i a msurilor de dezvoltare
durabil i egalitate de anse, n funcie de gradul de nendeplinire a indicatorilor constatat la
finalizarea proiectului.
Cnd se transmite raportul R3?
Raportul R3, mpreun cu documentele justificative i rapoartele aferente, va fi transmis de ctre
Beneficiar, n termen de maximum 30 de zile calendaristice de la finalizarea perioadei de
implementare a proiectului i va nsoi ultima cerere de rambursare.

ATENIE!
Toate documentele justificative transmise mpreun cu cererile de rambursare trebuie s fie
ndosariate n bibliorafturi, avnd pe cotor menionat codul SMIS al proiectului i numrul
cererii de rambursare depuse (de exemplu: cod SMIS 1326, cererea de rambursare nr.2).
Documentele care nu sunt transmise conform solicitrii de mai sus nu vor fi nregistrate la
Autoritatea de Management i nu vor fi analizate.

73

Ce documente nsoesc raportul R3?
Raportul R3 va fi nsoit de:
Cererea de rambursare Anexa 6;
Raportul financiar Anexa 7;
Raportul de audit extern al activitilor, nregistrrilor i conturilor proiectului, realizat cu
respectarea standardelor de audit n vigoare de ctre un auditor;
documentele justificative detaliate n Anexa 5 (trimise n copie avnd pe fiecare pagin
semntura managerului de proiect, tampila i meniunea conform cu originalul).
La depunerea R3 se va transmite de ctre Beneficiar Anexa 20.2 i Anexa 21 cu informaiile
centralizate, pentru ntreaga perioad de implementare a proiectului

Atenie: Fr raportul de audit nu se va efectua rambursarea final.

Cum i unde se depune raportul R3?
Raportul R3, cererea de rambursare i raportul financiar vor fi completate electronic, listate,
semnate i tampilate i vor fi transmise ntr-un exemplar original, prin pot la sediul AM PODCA.

NOT:
Documentele justificative pentru activitile desfurate vor respecta urmtoarele
condiii:
1. Vor fi transmise doar n format electronic (scanate i inserate pe CD/DVD, n
foldere separate pentru fiecare activitate n parte, iar fiierele vor fi denumite scurt i
sugestiv).
2. Documentele transmise trebuie s ateste ndeplinirea activitilor prevzute n
cererea de finanare pentru perioada de raportare, precum i realizarea msurilor de
informare i publicitare, dezvoltare durabil i egalitate de anse.
3. Documentele vor fi corelate din punct de vedere al datelor nscrise cu informaiile
din raportul R3.
Documentele justificative n vederea validrii cheltuielilor eligibile i efecturii plailor
i documentele justificative pentru achiziiile publice vor respecta urmtoarele condiii:
1. Vor fi trimise att n format hrtie, ndosariate separat pe categorii, ct i
scanate i inserate pe CD.
2. Fiecare contract de achiziie va fi ndosariat, respectnd ordinea din raportul
financiar, mpreun cu facturile, ordinele de plat i orice alte documente justificative
aferente, ntr-un folder denumit sugestiv (de ex: achiziie echipamente).
Dosarul cu documente justificative trebuie s conin un opis, iar fiecare pagin din
dosar trebuie numerotat.

74

4.2. PROCEDURI SPECIFICE DE MONITORIZARE
Procedurile specifice constau n vizite n teritoriu i verificri suplimentare n vederea monitorizrii
stadiului de desfurare al activitilor descrise n proiect.
Att vizitele n teritoriu, ct i verificrile suplimentare reprezint ntlniri oficiale ntre Ofierii de
proiect/experii externi i reprezentani ai Beneficiarului, realizate pe durata de implementarea a
proiectului.
4.2.1. Vizitele n teritoriu
De ce sunt necesare?
Scopul acestor vizite const n urmrirea implementrii unei activiti importante a proiectului
i/sau verificarea conformitii ntre situaia descris n rapoartele tehnice de progres i situaia
real privind implementarea proiectului.
Vizitele n teritoriu sunt efectuate de ofierii de proiect/experii externi la locul de implementare a
uneia sau mai multor activiti eseniale i/sau la sediul unde se deruleaz proiectul (inclusiv la
partener).
De asemenea, prin vizitele la sediul proiectului, Autoritatea de management urmrete s se
asigure c proiectul exist fizic, s culeag mai multe detalii dect cele prevzute n rapoartele
de progres, s monitorizeze evoluia activitilor conform intelor propuse i s verifice dac
Beneficiarul furnizeaz Autoritii de management informaii reale. Se verific, totodat, dac
dosarul proiectului existent la sediul proiectului conine toate documentele, de la depunerea
proiectului la AM PODCA pn la contractare, precum i cele provenite din procesul de
implementare.
Vizitele n teritoriu sunt efectuate pentru a identifica eventualele probleme intervenite n
implementarea proiectului, pentru a face sugestii sau recomandri privind msurile de remediere,
precum i pentru a descoperi elementele de succes ale proiectului.
Cnd se efectueaz vizitele?
NOT:
1. Dac n urma analizrii rapoartelor de progres vor fi necesare completri, clarificri,
documente suplimentare etc., Autoritatea de Management va trimite Beneficiarului
o scrisoare de solicitare de clarificri. Beneficiarul are obligaia de a transmite ctre
Autoritatea de Management toate informaiile n termen de maxim 5 zile lucrtoare
de la data primirii solicitrii. Netransmiterea completrilor, clarificrilor sau
documentelor suplimentare, n termenul mai sus-menionat, va avea ca efect
verificarea cererii de rambursare pe baza documentelor existente la dosar i, implicit,
rambursarea cheltuielilor pentru care exist suficiente documente sau informaii.
2. De asemenea, atunci cnd consider necesar, Autoritatea de management poate
formula recomandri.
3. Autoritatea de Management i rezerv dreptul de a solicita, pe parcursul duratei de
implementare a proiectului, orice alte documente pe care le consider necesar n
procesul de verificare.
75

Pentru asigurarea transparenei, vizitele n teritoriu sunt stipulate n contractul/ordinul de
finanare semnat ntre Autoritatea de Management i Beneficiar, iar data efecturii vizitei, va fi
stabilit n scris, de comun acord cu Beneficiarul. Autoritatea de Management va efectua cel puin
o vizit de monitorizare pe perioada de implementare a proiectului, de regul, n momentul
desfurrii unei activiti prevzute n cererea de finanare. Beneficiarul va fi ntiinat, n scris, cu
cel putin 3 zile lucrtoare nainte asupra vizitei de monitorizare (conform Anexei 12 a acestui
manual).
Unde se efectueaz?
Vizitele n teritoriu se desfoar, de regul, n momentul desfurrii unei activiti prevzute n
cererea de finanare, att la locul de implementare a proiectului, ct i la locul de desfurare a
activitii, n cazul n care acestea nu coincid sau nainte de depunerea cererii de rambursare.
Cum se efectueaz?
Urmare ntiinrii primite de la Autoritatea de management, Beneficiarul are obligaia de a
asigura disponibilitatea persoanelor din echipa de proiect i de a pregti documentaia i logistica
necesare vizitei n teritoriu. n cazul n care Beneficiarul informeaz Autoritatea de Management
asupra indisponibilitii sale pentru vizita de monitorizare, din motive obiective, pentru perioada
specificat n ntiinarea asupra vizitei, Autoritatea de Management va analiza oportunitatea
replanificrii acesteia, urmnd a-l informa pe Beneficiar asupra deciziei luate.
La sfritul vizitei se va ncheia un proces verbal, n 2 exemplare originale, cte unul pentru fiecare
parte. Ulterior, Beneficiarul va primi de la Autoritatea de management o copie a raportului vizitei
ntocmit de ctre Ofierul de Proiect/expertul extern, ce va cuprinde, dup caz: constatri,
recomandri/aciuni corective i termene propuse pentru remediere, observaii.
De asemenea, dac se constat neconcordane ntre datele raportate de Beneficiar prin rapoartele
tehnice de progres i situaia de la faa locului, aceste neconcordane se vor consemna n Raportul
vizitei de monitorizare (Anexa 13 a prezentului manual).

4.2.2. Verificrile suplimentare
De ce sunt necesare?
Verificrile suplimentare se efectueaz, de regul dac, n implementarea proiectului intervin
probleme deosebite, aspecte neclare sau situaii ce necesit verificri de documente i consultri
ntre Autoritatea de Management i Beneficiari .
Cnd se efectueaz verificrile suplimentare?
ntiinarea va fi transmis de ctre Autoritatea de Management Beneficiarului cu cel puin 5 zile
lucrtoare nainte de efectuarea verificrii suplimentare.
Unde se efectueaz?
Verificrile suplimentare au loc la sediul AM PODCA sau la sediul proiectului.

ATENIE!
Autoritatea de Management efectueaz prin Biroul de verificare la faa locului i alte vizite,
conform capitolului 8 al acestui manual.
76

Cum se efectueaz?
n conformitate cu prevederile contractului de finanare, Beneficiarul are obligaia de a se
prezenta la sediul Autoritii de Management cu toate documentele solicitate. Urmare verificrii
suplimentare, se va ncheia un proces verbal,n 2 exemplare, cte unul pentru fiecare parte.
Ulterior, Ofierul de proiect va ntocmi un raport al verificrilor suplimentare (Anexa 14 a
prezentului manual) ce va cuprinde, dup caz: constatri, recomandri/aciuni corective i
termene propuse pentru remediere, observaii. AM PODCA va transmite Beneficiarului o copie a
acestui raport.

4.3. ASISTENA POST-CONTRACTARE
Ce nseamn asistena post-contractare?
Asistena post-contractare reprezint ajutorul oferit Beneficiarului de ctre Autoritatea de
Management n implementarea proiectelor, n conformitate cu planul de activiti din cererea de
finanare, fiind, n acelai timp, o modalitate posibil de aciune pentru a mbunti eficacitatea i
performana intern a tuturor activitilor.
Cum va sprijini Autoritatea de Management Beneficiarii pe perioada de implementare?
Pe toat perioada de implementare a proiectelor, Autoritatea de Management ofer sprijin
Beneficiarilor n vederea clarificrii problemelor aferente acesteia. Pentru orice ntrebri i
informaii de natur s asigure implementarea eficient a proiectelor se vor pune la dispoziia
Beneficiarilor linii telefonice, fax i adrese de e-mail.
Dup semnarea contractului de finanare cu Autoritatea de Management, Beneficiarul se va
adresa Ofierului de proiect desemnat pentru orice problem sau nelmurire legat de
implementarea proiectului.
Programul activitii de help - desk asigurate de ctre ofierii de proiect se desfoar zilnic, de
regul, n intervalele orare 08.30-13.30.
Cu ce alte metode de sprijin vine AM PODCA n sprijinul Beneficiarilor?
Autoritatea de Management poate organiza, de-a lungul perioadei de implementare, seminarii
tematice destinate Beneficiarilor. n cadrul acestor seminarii vor fi furnizate informaii noi,
exemple de bun practic i vor fi prezentate greelile frecvente care pot aprea n implementare,
n vederea prevenirii acestora.
NOT:
Dac prin Raportul vizitei n teritoriu/verificrilor suplimentare Autoritatea de
management a fcut recomandri sau a propus aciuni corective i termene pentru
rezolvarea lor, urmrirea ndeplinirii acestora se va face prin verificarea rapoartelor de
progres ulterioare i, dup caz prin efectuarea unei vizite suplimentare n teritoriu sau
prin invitarea Beneficiarului la sediul Autoritii de Management.
n cazurile n care sunt suspectate nereguli n procesul de implementare se vor urma paii
descrii la capitolul 8 Nereguli. Control. Antifraud al acestui manual.

77

Capitolul 5
MODIFICAREA CONTRACTELOR/ORDINELOR DE FINANARE

n cazul n care, dup data semnrii contractului/ordinului de finanare, apar schimbri care
afecteaz implementarea proiectului, contractul/ordinul de finanare i/sau anexele acestuia pot fi
completate sau modificate n conformitate cu prevederile contractului/ordinului de finanare.
Completrile sau modificrile nu trebuie s afecteze scopul proiectului i nu pot pune n discuie
decizia de acordare a finanrii nerambursabile.
Modificrile la contractul/ordinul de finanare mbrac 2 forme: notificare sau act adiional.
Majoritatea modificrilor necesit acordul ambelor pri. Pot ns interveni modificri determinate
de schimbri n legislaia naional i european care vor fi efectuate de Autoritatea de
Management, fr a fi necesar, n prealabil, acordul Beneficiarului.
Modificrile la contractul/ordinul de finanare pot fi iniiate att de Beneficiar, ct i de
Autoritatea de Management.
Modificrile contractului/ordinului de finanare pot surveni numai n perioada de implementare a
proiectului i nu pot avea efecte retroactive. Orice modificare la contractul/ordinul de finanare
trebuie sa fie justificat i motivat detaliat.
Solicitrile de modificare a contractului/ordinului de finanare prin act adiional i documentele
justificative aferente, trebuie transmise ctre Autoritatea de Management, de regul, cu 60 de zile
calendaristice nainte de finalizarea proiectului.
Modificrile/completrile contractului/ordinului de finanare sau a anexelor acestuia trebuie s fie
bine ntemeiate, s nu afecteze scopul proiectului sau s pun n discuie hotrrea de acordare a
finanrii ori s fie contrar principiului tratamentului egal al solicitanilor i s respecte legislaia
naional i comunitar n vigoare.
Autoritatea de Management i rezerv dreptul de a aproba sau nu, justificat, solicitrile
Beneficiarului de modificare a contractului/ordinului de finanare.
5.1 NOTIFICRI
Ce putem modifica n contract folosind notificrile?
A. Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris Autoritatea de Management, conform Anexei 15,
n termen de cel mult 5 zile lucrtoare de la data operrii modificrii, n urmtoarele situaii:
a) schimbarea adresei sau sediului social;
b) schimbarea contului special al proiectului;
c) nlocuirea reprezentantului legal.

B. Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris AM, cu cel puin 10 zile lucrtoare nainte de data
la care propune modificarea, cu justificarea detaliat a motivelor pentru care se dorete
schimbarea, n urmtoarele situaii:
a) n cazul numirii/schimbrii oricrui membru al echipei de proiect. Beneficiarul trebuie s
comunice AM PODCA numele i datele de contact ale persoanei care urmeaz a fi desemnate i
CV-ul acesteia;
b) modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n limita a 15% ntre capitole
bugetare, cu excepia cheltuielilor generale de administraie, a cheltuielilor cu personalul i a
cheltuielilor de tip FEDR, al cror cuantum nu poate fi majorat;
c) modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n cadrul aceluiai capitol bugetar;
78

d) modificri minore ale graficului de implementare a activitilor, fr s fie afectat durata
proiectului, sau modificri ale altor seciuni din cererea de finanare;
e) modificri ale termenelor din graficul privind depunerea cererilor de rambursare;
f) schimbarea partenerului.
Efectuarea acestor modificri va putea fi efectuat numai cu acordul scris al AM PO DCA.
Pentru oricare din aceste cazuri, notificarea va fi nsoit de documente justificative care s ateste
necesitatea modificrii, precum i de seciunile refcute din cererea de finanare, dac este cazul,
care fac obiectul notificrii, de exemplu: bugetul proiectului (conform Anexei 16), seciunea
activiti i graficul de implementare, seciunea achiziii publice, etc.
Seciunile proiectului supuse modificrii trebuie corelate cu informaiile din cuprinsul notificrii.

Care sunt documentele justificative pentru notificri?
Beneficiarul are obligaia de a ataa notificrii pe care o transmite Autoritii de management, n
funcie de specificul fiecreia, urmtoarele documente:
1. noul Certificat de nregistrate fiscal;
2. noul Formular de Identificare financiar i copie dup corespondena cu banca din care s
reias motivul schimbrii contului;
3. numele i datele de contact ale reprezentantului legal;
4. bugetul revizuit conform modificrilor operate, n concordan cu Anexa 16;
5. CV-ul membrului, respectiv noului membru al echipei de implementare, datat i semnat, i,
ulterior primiri acordului AM PODCA, va emite i va transmite AM, actul administrativ de
numire, respectiv nlocuire a membrului/membrilor echipei de implementare (Beneficiarul
poate emite un singur document care s conin att numirea, ct eliberarea din echipa de
proiect a membrului/membrilor n cauz);
6. seciunile din Cererea de finanare, revizuite, etc.

Care este procedura de aprobare a notificrilor?
Notificarea trebuie redactat de Beneficiar conform modelului din Anexa 15 a prezentului manual,
semnat i tampilat de reprezentantul legal i trebuie trimis la sediul Autoritii de
Management, mpreun cu documentele justificative, n termenele mai sus menionate.
Acceptarea sau respingerea notificrii de ctre Autoritatea de Management va fi comunicat
Beneficiarului, prin fax, n termen de maxim 7 zile lucrtoare de la primirea acesteia. n cazul
acceptrii notificrii, data modificrii va fi data solicitat de Beneficiar, cu excepia cazului n care
procesul de acceptare a notificrii se prelungete i a cazului n care data modificrii nu se
ncadreaz n termenul de 10 zile lucrtoare, din vina exclusiv a Beneficiarului, data intrrii n
vigoare a modificrii n aceste situaii fiind data la care Autoritatea de Management va comunica
Beneficiarului acordul su.

NOT: Trebuie avut n vedere faptul c experiena profesional a persoanelor propuse pentru
a nlocui membrii echipei de implementare a proiectului trebuie s fie cel puin echivalent cu
experiena profesional a celor care prsesc proiectul.

NOT: Documentele justificative se transmit ntr-un exemplar original /copie conform cu
originalul, semnate i tampilate de ctre reprezentantul legal.

79

5.2 ACTE ADIIONALE
Ce putem modifica n contract prin act adiional?
Beneficiarul are obligaia de a solicita ncheierea unui act adiional, cu justificarea explicit i
detaliat a motivelor care au condus la aceast solicitare.
Exemple de situaii n care se poate solicita ncheierea unui act adiional:
a) orice modificare intervenit n bugetul estimat al proiectului, ntre capitole bugetare, care
depete valoarea de 15% din fiecare capitol bugetar afectat, cu excepia cheltuielilor generale
de administraie, a cheltuielilor cu personalul i a cheltuielilor de tip FEDR;
b) modificarea substanial a graficului de implementare a activitilor descris n Cererea de
finanare;
c) includerea de noi activiti eligibile care s contribuie la atingerea rezultatelor i
obiectivelor specifice al proiectului, fr suplimentarea valorii totale eligibile a proiectului;
d) modificarea perioadei de implementare a proiectului. Durata de implementare a
proiectelor poate fi modificat cu acordul AMPODCA, la propunerea temeinic justificat a
beneficiarului, dar fr a depi data de 31 decembrie 2015, cu respectarea urmtoarelor condiii:
- cauza care genereaz ntrzieri nu este imputabil beneficiarului;
- gradul de realizare a implementrii financiare a proiectului la momentul solicitrii
prelungirii duratei.
e) schimbarea personalitii juridice, a statutului Beneficiarului sau reorganizarea acestuia,
etc.

Orice solicitare de modificare/completare a contractului de finanare va fi semnat de reprezentantul
legal al Beneficiarului i va fi nsoit de documente justificative emise, n acest sens, de ctre autoritile
competente, dup caz.

NOT:
1. n urma analizrii notificrilor i a documentelor justificative, Autoritatea de
management poate solicita clarificri i poate respinge, justificat, notificrile
dumneavoastr!
2. V rugm s analizai cu responsabilitate modificrile pe care le solicitai, s le
justificai detaliat, s le transmitei n termenele menionate n acest manual i n
contractul/ordinul de finanare, pentru a evita apariia unor probleme ulterioare
legate de respingerea notificrilor, evitnd astfel i probleme legate de eligibilitatea
cheltuielilor.
3. AM PODCA nu poate aproba modificrile solicitate retroactiv de ctre Beneficiar.

ATENIE! Nu se pot efectua transferri de sume n bugetul proiectului de la alte capitole
bugetare ctre capitolul cheltuieli de personal, cheltuieli generale de administraie i
cheltuieli pentru dotri care pot intra n categoria mijloacelor fixe sau a obiectelor de
inventar!!!
Sumele prevzute la acest capitol nu pot fi majorate!!!

NOT: Orice modificare intervenit n bugetul iniial al proiectului, indiferent de procent,
se face numai cu acordul AM PODCA.

80

Care este procedura de ntocmire a actelor adiionale?
Beneficiarul redacteaz i trimite Autoritii de Management o not justificativ, n 2 exemplare
originale, conform modelului din Anexa 18 a prezentului manual semnat i tampilat de
reprezentantul legal. Nota justificativ trebuie s cuprind prezentarea detaliat a situaiei ce
impune aceste modificri, argumentele aduse n favoarea ncheierii actului adiional, precizarea
faptului c nu vor fi afectate scopul i valoarea total eligibil prevzute iniial n proiect,
menionarea punctual a modificrilor efectuate n seciunile proiectului, precum i documentele
justificative care susin propunerea de act adiional formulat.

De asemenea, nota justificativ va avea anexate seciunile refcute din cererea de finanare care
fac obiectul actului adiional, n dou exemplare, datate, tampilate i semnate de ctre
reprezentantul legal al Beneficiarului, de exemplu: bugetul proiectului (conform Anexei 16),
graficul de implementare a activitilor, seciunea achiziii publice, certificatul de nregistrare
fiscal, etc.
Seciunile proiectului supuse modificrii trebuie corelate cu informaiile din cuprinsul notei
explicative.
Dac, n urma verificrii documentelor, se constat c solicitrile sunt justificate i respect
condiiile cerute, Autoritatea de management ntocmete actul adiional la contract, n 2
exemplare originale, (conform Anexei 17), a crui aprobare parcurge aceeai procedur de
semnare ca i contractul de finanare.

Este posibil ca, n urma analizrii notei justificative i a documentelor suport, s se constate c
modificrile solicitate nu sunt justificate sau nu respect condiiile cerute de Autoritatea de
Management. n acest caz, Autoritatea de Management poate cere clarificri sau poate respinge,
n mod justificat, solicitarea.!
Pn cnd se pot face modificri ale contractului de finanare prin act adiional?
Ultima cerere de modificare a contractului se va depune, de regul, cu 60 de zile calendaristice
nainte de ultima zi de implementare a proiectului.

Ce trebuie avut n vedere cnd se ntocmete un act adiional?
La solicitarea propunerilor de acte adiionale trebuie s avei n vedere urmtoarele principii:
solicitarea de modificare a contractului nu va fi automat acceptat de ctre Autoritatea de
Management. Pentru modificarea contractului trebuie s existe motive bine justificate.
NOT:
1. Modificarea contractului prin act adiional i produce efectele de la data la care
Autoritatea de Management aprob actul adiional.
2. Cheltuielile care deriv din modificarea solicitat, efectuate nainte de data
aprobrii actului adiional, vor fi declarate neeligibile.

NOT: Modificarea contractului prin act adiional este o activitate care necesit timp. De
aceea, trebuie s transmitei nota justificativ prin care motivai necesitatea ntocmirii
unui act adiional cu cel puin 30 de zile calendaristice nainte de data la care dorii ca
modificarea pe care o solicitai s i produc efectele.

81

Autoritatea de Management va examina motivele oferite i va respinge cererile nejustificate sau
irelevante;
durata de implementare a unui proiect nu poate fi extins peste durata maxim de
implementare stabilit n Ghidul solicitantului pentru cererea de finanare sau Regulile pentru
cererea de idei de proiecte respectiv.
depirea valorii totale eligibile a proiectului va fi suportat de Beneficiar;
orice cheltuial prilejuit de o modificare solicitat i neaprobat de AM PO DCA este
neeligibil.

NOT:
1. Orice modificare intervenit n bugetul iniial al proiectului, indiferent de procent,
se face numai cu acordul AM PODCA.
2. Prin modificrile aduse bugetului iniial, valoarea total eligibil a proiectului nu
poate fi majorat.
82

Capitolul 6
MSURILE DE INFORMARE I PUBLICITATE

Ce responsabiliti privind informarea i publicitatea avei n calitate de Beneficiar?
Responsabilitile Beneficiarului privind informarea i publicitatea sunt prevzute de art. 69 din
Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i
de art. 8 i 9 din Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006, cu modificrile i completrile
ulterioare. De asemenea, Beneficiarii proiectelor finanate din PO DCA vor trebui s respecte
prevederile din Manualul de identitate vizual PODCA, material care este postat pe site-ul
oficial AMPODCA, www.fonduriadministratie.ro
Conform acestora, Beneficiarii sunt responsabili pentru:
informarea publicului despre proiectul derulat prin FSE;
menionarea finanrii proiectului din FSE prin PO DCA;
informarea tuturor persoanelor care iau parte la operaiune cu privire la finanarea
primit;
acceptarea ca numele dvs. s apar, n urma introducerii de ctre AM PODCA, pe lista
beneficiarilor, n conformitate cu prevederile art. 7 lit. d, din Regulamentul CE nr. 1828/2006
(publicarea, electronic sau n alt mod, a listei de Beneficiari, numele operaiunilor i valoarea
fondurilor publice alocate operaiunilor);
includerea n proiect, cu bugetul aferent, a msurilor minime de informare i publicitate,
conform Ghidurilor solicitantului sau Regulilor pentru fiecare cerere de proiecte sau cerere de idei
de proiecte n parte:
o publicarea unui comunicat de pres ntr-un ziar regional i/sau local privind
nceperea proiectului i a unui comunicat de pres la nchiderea proiectului cu menionarea
rezultatelor obinute (se accept i publicarea unui anun n presa on-line).
o postarea unor bannere sau afie la locul de desfurare a proiectului;
o includerea pe materialele-suport pentru activitile de training, inclusiv a
certificatelor de orice tip, a elementelor obligatorii de identitate vizual, aa cum apar ele
prezentate mai jos, n Manualul de identitate vizual PODCA;
o plasarea de etichete pe partea din fa a mijloacelor fixe achiziionate n timpul
desfurrii proiectului;
o organizarea a cel puin unui eveniment de promovare a proiectului, de exemplu: o
conferina de pres, un seminar cu participarea presei etc.
Comunicatele de pres vor fi transmise, pe e-mail, la AM PO DCA nainte de transmiterea
ctre pres pentru avizare/acceptare.
Materialele de informare i publicitate trebuie s fie transmise AM PO DCA, spre aprobare,
att n limba romn ct i n limba minoritilor naionale, adic bilingv (textul aprobat va fi cel n
limba romn), pentru a asigura accesul tuturor cetenilor la informaia respectiv, conform
Hotrrii nr. 1.206 din 27 noiembrie 2001pentru aprobarea Normelor de aplicare a dispoziiilor
privitoare la dreptul cetenilor aparinnd unei minoriti naionale de a folosi limba matern n
administraia public local, cuprinse n Legea administraiei publice locale nr. 215/2001 cu
modificrile i completrile ulterioare, nainte de a fi utilizate de ctre Beneficiar.
Unde se regsesc cheltuielile de informare i publicitate?
Msurile minime de informare i publicitate vor fi trecute n bugetul din Cererea de finanare la
capitolul XIV Cheltuieli pentru informare, comunicare i publicitate pentru proiect (conform
prevederilor Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, cu modificrile i completrile
83

ulterioare), iar orice alt activitate de informare i publicitate va fi trecut la capitolul XV
Cheltuieli pentru informare, comunicare i publicitate pentru activiti de contientizare.
Ce reguli trebuie urmate n elaborarea materialelor de informare i publicitate?

Informaii i elemente grafice obligatorii pentru materialele de informare i publicitate:
Sigla Uniunii Europene (n stnga sus), dedesubtul ei plasndu-se urmtorul text:
UNIUNEA EUROPEAN, prima n ordine
Fondul Social European, conform imaginii urmtoare:

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European

Sigla Romniei va fi plasat la mijloc, sus, dedesubtul ei plasndu-se urmtorul text
GUVERNUL ROMNIEI, a doua n ordine
Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, conform imaginii urmtoare:

GUVERNUL ROMNIEI
Ministerul Dezvoltrii Regionale
i Administraiei Publice

Logo-ul Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative reprezint a treia
sigl care trebuie s apar pe materialele de informare, elaborate de ctre beneficiari i
este prezentat mai jos:

ATENIE!
Toate materialele de informare i publicitate vor fi transmise pe e-mail ofierului de
proiect pentru avizare, nainte de tiprirea sau transmiterea lor ctre pres, n caz
contrar, lipsa elementelor obligatorii va atrage neeligibilitatea cheltuielilor aferente

84

Sigla Instrumentelor Structurale n Romnia va fi plasat n colul din dreapta sus, ultima n
ordine, dedesubtul ei plasndu-se urmtorul text:
Instrumente Structurale 2007-2013 conform imaginii urmtoare:

Instrumente Structurale
2007-2013

Sigla instituiei care implementeaz proiectul poate fi amplasat la mijloc, n partea de jos a
documentelor;
Sintagma Proiect cofinanat din Fondul Social European se va folosi pe toate materialele
destinate publicului. Dac este spaiu suficient, aceast sintagma va fi plasat n apropierea
steagului Uniunii Europene;
Comunicatul/Anunul de pres va conine n partea de sus data i titlul, iar n partea de jos
a documentului va fi trecut persoana de contact (numele, funcia, instituia, detalii de
contact);
Pe coperta 1 a publicaiilor (pliante, brouri, buletine informative etc.) vor aprea toate
cele 4 sigle obligatorii amintite mai sus, iar pe ultima copert va exista o caset tehnic ce
va cuprinde:
o titlul proiectului;
o editorul materialului,
o data publicrii;
o disclaimerul Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia
oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei.
Bannerele vor avea urmtoarele dimensiuni recomandate:
o 2,5m x 0,8m, pentru o sal care poate gzdui pn la 100 de persoane;
o 4m x 1,2m, pentru o sal mai mare sau n exterior.

http://www.fonduriadministratie.ro/Implementare_proiecte/Masuri_de_vizibilitate_PODCA
(pagina de internet unde se gsesc exemple de materiale de informare i publicitate PODCA,
valabile pentru beneficiarii acestui program operaional).

ATENIE!
n calitate de Beneficiar, trebuie s prevedei resursele bugetare corespunztoare
activitilor de informare i publicitate. n plus, va trebui s descriei n cadrul rapoartelor
de progres toate activitile de informare i publicitate desfurate n perioada
implementrii proiectului. La raportul R2 trebuie s ataai un CD cu copii dup articolele
de pres, copii dup publicaii, fotografii ale evenimentelor organizate n cadrul
proiectului etc. din care s reias respectarea cerinelor de informare i publicitate
(scanate).
85

Capitolul 7
TEME ORIZONTALE

ndeplinirea tuturor aspectelor legate de dezvoltarea durabil i egalitatea de anse prevzute n
Cererea de finanare va fi urmrit constant de ctre Autoritatea de Management pe tot parcursul
derulrii proiectelor, astfel nct s se asigure respectarea legislaiei naionale i comunitare n
materie.

7.1. INFORMAII PRIVIND EGALITATEA DE ANSE

n calitate de solicitant, trebuie s respectai prevederile legislaiei n vigoare cu privire la
egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai n domeniul muncii i nediscriminare
1
, iar
n implementarea proiectului s luai n considerare toate politicile i practicile prin care s nu se
realizeze nicio deosebire, excludere, restricie sau preferin, indiferent de: ras, naionalitate,
etnie, limb, religie, categorie social, convingeri, gen, orientare sexual, vrst, handicap, boal
cronic necontagioas, infectare HIV, apartenen la o categorie defavorizat, precum i orice alt
criteriu care are ca scop sau efect restrngerea, nlturarea recunoaterii, folosinei sau exercitrii,
n condiii de egalitate, a drepturilor omului i a libertilor fundamentale sau a drepturilor
recunoscute de lege, n domeniul politic, economic, social i cultural sau n orice alte domenii ale
vieii publice.

7.1.1 Definiii
Egalitatea de anse conceptul conform cruia, toate fiinele umane sunt libere s-i dezvolte
capacitile personale i s aleag fr limitri impuse de roluri stricte; faptul c diferitele
comportamente, aspiraii i necesiti ale femeilor i brbailor sunt luate n considerare,
evaluate i favorizate n mod egal nseamn c femeile i brbaii se bucur de aceeai libertate de
a-i realiza aspiraiile.
Relevana n problemele de gen punerea n discuie a relevanei unei politici sau a unei aciuni cu
privire la relaiile de gen, a egalitii dintre femei i brbai.
Abordarea integratoare a egalitii de gen elementul esenial utilizat n definiia abordrii
integratoare a egalitii de gen este punerea accentului pe procesele de elaborare a politicilor.
Abordarea integratoare se refer la (re)organizarea procedurilor i reglementrilor uzuale,
(re)organizarea responsabilitilor i capacitilor n scopul integrrii perspectivei de gen n toate
aceste proceduri, reglementri, responsabiliti, capaciti, etc. Se refer, de asemenea, la
utilizarea expertizei de gen n elaborarea i planificarea politicilor, utilizarea analizei privind
impactul de gen n acest proces, includerea consultrilor i participrii grupurilor i organizaiilor
relevante. Numai cnd toate aceste (pre)condiii sunt ndeplinite se poate afirma c procesul
abordrii integratoare este n curs de realizare.
Dizabilitatea termenul general pentru pierderile sau devierile semnificative ale funciilor sau
structurilor organismului, dificultile individului n executarea de activiti i problemele

1
Constituia Romniei, art. 4 alin. 2 i art. 16 alin. 1; Codul Muncii, art. 3-9; OG 137/2000 republicat privind
prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare; Legea 202/2002 privind egalitatea de anse ntre femei i
brbai; OUG 96/2003 pentru protecia maternitii i Legea 210/1999 privind concediul paternal
86

ntmpinate prin implicarea n situaii de via, conform Clasificrii Internaionale a Funcionrii
Dizabilitii i Sntii;
Discriminare a diferenia sau a trata diferit dou persoane sau dou situaii, atunci cnd nu
exist o distincie relevant ntre acestea sau de a trata ntr-o manier identic situaii care sunt n
fapt diferite. Directivele UE anti-discriminare interzic, att discriminarea direct, ct i
discriminarea indirect i dau aceeai definiie a discriminrii.
7.1.2 Consideraii generale
Egalitatea ntre femei i brbai este un drept fundamental, o valoare comun a UE, i o condiie
necesar pentru realizarea obiectivelor UE de cretere economic, ocupare a forei de munc i a
coeziunii sociale. Cu toate c inegalitile nc exist, n prezent UE a fcut progrese semnificative
n ultimele decenii n realizarea egalitii dintre femei i brbai. Aceasta este n principal
datorit legislaiei de tratament egal, integrarea dimensiunii egalitii de gen i msurilor specifice
pentru avansarea femeilor. Aceste aspecte vizeaz accesul la ocuparea forei de munc, egalitatea
salarial, protecia maternitii, concediul parental, asigurrile sociale i profesionale, securitatea
social, sarcina probei n cazurile de discriminare i de auto-ocupare a forei de munc.
Principiul egalitii de anse ntre femei i brbai a nceput s fie transpus n legislaia i n
politicile UE, urmrindu-se reglementarea vieii sociale a Statelor Membre din perspective
economice. Astfel, egalitatea ntre femei i brbai pe piaa muncii s-a dovedit de importan
crucial n spaiul comunitar, plasnd problematica egalitii de anse n centrul Strategiei
Europene pentru Ocupare. Strategia Comunitar urmrete s combine integrarea perspectivei de
gen n toate politicile i programele Comunitii Europene concomitent (complementar) cu
promovarea aciunilor specifice n favoarea femeilor.
n plus fa de dispoziiile legale referitoare la egalitatea de tratament dintre brbai i femei,
legislaia UE anti-discriminare a fost nlocuita de asigurarea unui nivel minim de protecie i un
tratament egal pentru toat lumea n Europa.
Ca i ceteni cu drepturi depline, persoanele cu handicap au drepturi egale i au dreptul la
demnitate, egalitate de tratament, via independent i participare deplin n societate. Pn n
2010, Comisia European dorete s vad mbuntiri n perspectivele de ocupare a forei de
munc, accesibilitate i via independent. Persoanele cu handicap sunt implicate n proces, pe
baza principiului european: "Nimic despre persoane cu handicap fr persoane cu handicap".
UE promoveaz incluziunea activ i participarea deplin a persoanelor cu handicap n societate, n
acord cu abordarea europeana a drepturilor omului referitoare la problemele de handicap.
Fondul Social European (FSE) este o surs important de finanare pentru activiti destinate
dezvoltrii capacitii de ocupare a forei de munc i a resurselor umane. Este folosit ca o
completare pentru politicile introduse n scopul realizrii obiectivului de promovare a
oportunitilor de ocupare a forei de munc pentru toi cetenii, n cadrul unei societi
incluzive.
Scopul principal al FSE este acela de a sprijini msurile care previn i combat omajul, care
contribuie la dezvoltarea resurselor umane i prevd integrarea social pe piaa muncii, astfel
nct s promoveze un nivel ridicat al ocuprii forei de munc, egalitate de anse pentru femei i
brbai, dezvoltare durabil i coeziune economic i social. n mod special, trebuie s sprijine
msurile luate n conformitate cu Strategia European i Liniile Directoare privind Ocuparea Forei
de Munc.

87

Egalitatea de anse n legislaia naional i comunitar
Potrivit prevederilor OUG nr. 61/2008 privind implementarea principiului egalitii de
tratament ntre femei i brbai n ceea ce privete accesul la bunuri i servicii i furnizarea
de bunuri i servicii, prin principiul egalitii de tratament se nelege c nu va exista nicio
discriminare direct bazat pe criteriul de sex, inclusiv aplicarea unui tratament mai puin
favorabil femeilor pe motive de sarcin i maternitate i c nu va exista nicio discriminare
indirect bazat pe criteriul de sex.
n sensul Legii nr. 202/2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre femei i
brbai, republicat, prin egalitate de anse ntre femei i brbai se nelege luarea n
considerare a capacitilor, nevoilor i aspiraiilor diferite ale persoanelor de sex masculin
i, respectiv, feminin i tratamentul egal al acestora.
n art. 6 din Regulamentul (CE) nr. 1081/2006 al Parlamentului European i al Consiliului
privind Fondul Social European i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1784/1999 se
stipuleaz faptul c Statele Membre se asigur c programele operaionale cuprind o
descriere a modului n care se ncurajeaz egalitatea ntre brbai i femei i egalitatea de
anse n elaborarea, punerea n aplicare, supravegherea i evaluarea programelor
operaionale. Statele Membre ncurajeaz o participare echilibrat a femeilor i brbailor
la gestionarea i executarea programelor operaionale la nivel local, regional i naional,
dup caz.
Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 al Consiliului de stabilire a anumitor dispoziii generale
coeziune i de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1260/1999, prin art. 16 privitor la
egalitatea ntre brbai i femei i nediscriminarea, cu modificrile i completrile
ulterioare, prevede c Statele membre i Comisia asigur promovarea egalitii ntre
brbai i femei i integrarea principiului de egalitate de anse n domeniul respectiv n
fiecare dintre diferitele etape ale aplicrii Fondurilor. Statele membre i Comisia iau
msurile adecvate pentru prevenirea oricrei discriminri bazate pe sex, ras sau origine
etnic, religie sau convingeri, handicap, vrst sau orientare sexual n fiecare dintre
diferitele etape ale aplicrii Fondurilor i n special n ceea ce privete accesul la Fonduri. n
special, accesibilitatea persoanelor handicapate este unul dintre criteriile care trebuie
respectate la definirea operaiunilor cofinanate din Fonduri i de care trebuie s se in
seama n fiecare dintre diferitele etape ale aplicrii Fondurilor.
Art. 21 alin. (1) din Carta UE privind Drepturile fundamentale statueaz c orice
discriminare bazat pe orice criteriu precum sex, ras, culoare, etnie sau origine social,
trsturi genetice, limb, religie sau credin, opinie politic sau de alt natur,
apartenen la o minoritate naional, proprietate, natere, dizabilitate, vrst sau
orientare sexual este interzis.

Abordarea integratoare
Abordarea integratoare implic, de obicei, o reorganizare a proceselor de elaborare i planificare
a politicilor (programelor, proiectelor), pentru c, de cele mai multe ori, procedurile existente nu
in seama de diferenele de gen sau conin prejudeci legate de gen. n general, experii n
strategii din instituiile/organismele care elaboreaz politici afirm c rezultatul muncii lor nu
avantajeaz/dezavantajeaz nici unul dintre sexe (sunt neutre din punctul de vedere al genului)
dar, n contradicie cu aceast supoziie, de multe ori a fost dovedit faptul c diferenele de gen nu
sunt recunoscute ca atare i c deciziile se iau innd cont de prejudeci care favorizeaz
perpetuarea inegalitilor de gen deja existente. Abordarea integratoare ca strategie are drept
scop contracararea n mod activ a acestui fapt i folosirea rolului factorilor decizionali n
elaborarea politicilor tocmai pentru a promova relaii echitabile ntre femei i brbai.
88

Egalitatea de gen
n societate, femeile i brbaii nu au aceleai roluri, resurse, nevoi i interese. Nu particip n mod
egal la luarea deciziilor. Valorile atribuite muncii femeilor i muncii brbailor nu sunt aceleai;
aceste diferene variaz de la o societate la alta, de la o cultur la alta i sunt denumite diferene
de gen.
Genul se refer la diferenele sociale dintre femei i brbai care sunt nvate i care se schimb
n timp. Genul este un instrument conceptual cu ajutorul cruia sunt analizate rolurile,
responsabilitile, constrngerile, ansele i nevoile brbailor i femeilor n orice context. Rolurile
i nevoile de gen sunt influenate de clas, vrst, ras i etnie, cultur i religie i de mediul
geografic, economic i politic. n orice context social, rolurile de gen pot fi flexibile sau rigide,
asemntoare sau diferite, complementare sau n conflict. Pe lng diferenele dintre femei i
brbai, mai pot exista diferene n cadrul aceleiai categorii n ceea ce privete nivelul socio-
economic, puterea de decizie i vrst.
Termenul de gen nu l nlocuiete pe cel de sex care se refer doar la diferenele biologice (de
exemplu, datele statistice sunt difereniate pe sexe).

Persoanele cu dizabiliti
n vederea garantrii conformrii cu principiul egalitii de tratament n legtur cu persoanele cu
dizabiliti, art. 5 din Directiva Consiliului privind relaiile de munc 2000/78/CE prevede c, n
cazurile particulare n care se impune, angajatorii trebuie s ia msurile necesare pentru a permite
unei persoane cu dizabiliti s aib acces, s participe sau s promoveze la locul de munc sau s
beneficieze de instruire, cu excepia cazului n care astfel de msuri ar presupune un efort
disproporionat din partea angajatorului. Acest efort nu va fi disproporionat cnd este suficient
acoperit de msurile existente n cadrul politicilor privind dizabilitatea ale statului n cauz.
Aceasta presupune c, ori de cte ori este nevoie, trebuie luate msuri adecvate pentru
persoanele cu dizabiliti tocmai pentru garantarea egalitii de tratament, cu excepia situaiei n
care se poate demonstra c o astfel de acomodare ar reprezenta o dificultate nefiresc de mare
pentru cealalt parte. Un exemplu n acest sens poate fi adaptarea orelor de lucru pentru
persoanele cu dizabiliti.
7.1.3 Mic ghid orientativ pentru analiza de gen
Ce ntrebri trebuie s punei
Care este grupul int (direct i indirect) al proiectului propus?
Cine va beneficia n urma proiectului?
Cine va avea de pierdut n urma proiectului?
Cum vor fi femeile implicate n elaborare i implementare?
Desfurarea proiectului pune n vreun fel n discuie diviziunea de gen a muncii
existente, sarcinile, responsabilitile i oportunitile?
Care este impactul pe termen lung n ceea ce privete creterea capacitii femeilor
de a se implica?

Ce trebuie s facei
S avei o nelegere asupra relaiilor de gen, a diviziunii muncii ntre femei i
brbai (cine ce munc presteaz), precum i cine are acces i control asupra
resurselor.
89

S folosii procesele participatorii i s includei un numr ct mai mare de femei i
brbai care fac parte dintre actorii cu impact social de la nivel guvernamental i din
societatea civil, inclusiv organizaii de femei i experi n egalitatea de gen.
S identificai barierele n calea participrii femeilor (sociale, economice, juridice,
politice, culturale etc.).
S avei o nelegere a nevoilor practice i a intereselor strategice ale femeilor i s
identificai oportunitile de a le susine pe amndou.
S luai n considerare impactul diferit al iniiativei asupra brbailor i femeilor.
Aspecte de gen care trebuie luate n consideraie
definirea problemei i a grupului int astfel nct experienele diferite ale femeilor
i brbailor s fie luate n consideraie;
proiectul nu trebuie s ntreasc stereotipurile de gen i discriminrile de gen;
trebuie luat n consideraie impactul att asupra femeilor, ct i asupra brbailor;
femeile i brbaii trebuie implicai, n egal msur n identificarea temei: Ce cred
organizaiile pentru femei sau experii de gen n legtur cu problema? Care este
nivelul de participare al femeilor i brbailor la procesul de identificare a
problemei?
vrsta, statutul social i ali factori ce modific experienele diferite ale femeilor i
brbailor (de ex. sarcina, responsabilitile parentale);
factorii culturali, economici, politici, juridici, socio-economici care influeneaz
egalitatea de gen n cadrul proiectului.
7.2 INFORMAII PRIVIND DEZVOLTAREA DURABIL
Tratatul Uniunii Europene prevede integrarea dezvoltrii durabile n toate politicile europene,
astfel nct acestea s contribuie de o manier integrat la ndeplinirea obiectivelor economice,
sociale i de mediu.
Noua Strategie de Dezvoltare Durabil a UE (2006) urmrete, alturi de Strategia de la Lisabona
pentru cretere economic i locuri de munc, s contribuie la o Europ mai prosper, mai curat
i mai corect. Pentru a respecta cerinele legislaiei comunitare, statele membre ale Uniunii
Europene trebuie s abordeze conceptul dezvoltrii durabile n cadrul tuturor proiectelor i
programelor finanate din fonduri structurale, pentru a contribui la realizarea unei economii
europene echilibrate, durabile i inovative.
Proiectele care integreaz dezvoltarea durabil din stadii timpurii de via au valoare adugat
att pentru organizaiile promotoare, ct i pentru grupurile int vizate i pot deveni exemple de
bun practic n domeniu. Importana acestei teme trebuie s fie recunoscut pe tot parcursul
implementrii proiectelor. Astfel, n implementarea proiectelor trebuie abordate toate cele trei
dimensiuni ale conceptului dezvoltrii durabile i anume dimensiunea ecologic, economic i
social. Dimensiunea ecologic privete consumul i producia durabil, conservarea i
managementul resurselor naturale, schimbrile climatice i energia curat. Dimensiunea
economic se refer la dezvoltarea socio-economic (prosperitate economic) i transportul
durabil, iar dimensiunea social vizeaz incluziunea social, schimbrile demografice i sntatea
public.
Se ateapt ca n urma implementrii proiectelor efectele ecologice, economice i sociale ale
activitilor desfurate cu sprijin financiar comunitar s fie sesizabile/vizibile.

90

7.2.1 Concept
Dezvoltarea durabil este un concept foarte complex, care a pornit de la preocuparea fa de
mediu, ideea fiind mbogit n timp cu o dimensiune economic i una social.
Dei iniial dezvoltarea durabil s-a vrut a fi o soluie la criza ecologic determinat de intensa
exploatare industrial a resurselor i degradarea continu a mediului i caut n primul rnd
prezervarea calitii mediului nconjurtor, n prezent conceptul s-a extins asupra calitii vieii n
complexitatea sa, att sub aspect economic ct i social. Conceptul de dezvoltare durabil
desemneaz astfel totalitatea formelor i metodelor de dezvoltare socio-economic, nu numai pe
termen scurt sau mediu, ci i pe termen lung, al cror fundament l reprezint n primul rnd
asigurarea unui echilibru ntre aceste sisteme socio-economice i elementele capitalului natural.
Cea mai cunoscut definiie a dezvoltrii durabile este cu siguran cea dat de Comisia Mondial
pentru Mediu i Dezvoltare (WCED) n raportul "Viitorul nostru comun", cunoscut i sub numele de
Raportul Brundtland: "dezvoltarea durabil este dezvoltarea care urmrete satisfacerea nevoilor
prezentului, fr a compromite posibilitatea generaiilor viitoare de a-i satisface propriile nevoi".

7.2.2 Principii i obiective
Dezvoltarea durabil se deruleaz pe fondul unor principii majore ce o caracterizeaz:
preocuparea pentru echitate i corectitudine ntre ri i ntre generaii;
viziunea de lung durat asupra procesului dezvoltrii;
gndirea sistemic, interconexiunea ntre economie, societate i mediu.
n acest scop, sunt identificate patru obiective-cheie:
Protecia mediului prin msuri care s permit disocierea creterii economice de impactul
negativ asupra mediului;
Echitatea i coeziunea social prin respectarea drepturilor fundamentale, diversitii
culturale, egalitii de anse i prin combaterea discriminrii de orice fel;
Prosperitatea economic prin promovarea cunoaterii, inovrii, competitivitii pentru
asigurarea unor standarde de via ridicate i a unor locuri de munc abundente i bine
pltite;
ndeplinirea responsabilitilor internaionale ale UE prin promovarea instituiilor
democratice n slujba pcii, securitii i libertii i a principiilor i practicilor dezvoltrii
durabile pretutindeni n lume.
7.2.3 Strategia de dezvoltare durabil a Uniunii Europene obiective generale
limitarea schimbrilor climatice, a costurilor i a efectelor negative pentru societate i
mediu,
asigurarea unui sistem de transport care s poat satisface nevoile economice, sociale i de
mediu ale societii, minimiznd impactul nedorit asupra acestora,
promovarea modelelor de producie i consum durabile,
mbuntirea managementului i evitarea supraexploatrii resurselor naturale,
recunoscnd valoarea serviciilor ecosistemelor,
promovarea unei bune snti publice n mod echitabil i mbuntirea proteciei
mpotriva ameninrilor asupra sntii,
promovarea incluziunii sociale prin luarea n considerare a solidaritii ntre i n cadrul
generaiilor, asigurarea securitii i creterea calitii vieii cetenilor, ca o precondiie
pentru pstrarea bunstrii individuale,
91

promovarea activ a dezvoltrii durabile pe scar larg, pentru a asigura concordana ntre
politicile interne i externe ale UE i angajamentele internaionale ale Uniunii privitoare la
dezvoltarea durabil.
7.2.4 Strategia naional de dezvoltare durabil
Proiectul de elaborare a Strategiei Naionale de Dezvoltare Durabil (SNDD) s-a realizat conform
exigenelor UE de ctre Guvernul Romniei, prin Ministerul Mediului, n colaborare cu Programul
Naiunilor Unite pentru Dezvoltare Durabil.
Ministerul Mediului este instituia naional care se ocup att de elaborarea ct i de
implementarea Strategiei Naionale de Dezvoltare Durabil (SNDD). Acest proiect se desfoar n
baza Memorandumului de nelegere ncheiat ntre Guvernul Romniei i Programul Naiunilor
Unite din Romnia, semnat ntre cele doua instituii la 28 august 2007 i aprobat prin Hotrrea de
Guvern nr. 1216 / 2007.
Strategia Naional de Dezvoltare Durabil, document de importan strategic naional,
propune o viziune a dezvoltrii durabile a Romniei n perspectiva urmtoarelor dou decenii
(versiunea draft a Strategiei poate fi consultat pe site-ul Ministerului Mediului
http://www.mmediu.ro).

92

Capitolul 8
NEREGULI. VERIFICARE LA FAA LOCULUI
8.1. NEREGULA
Ce este neregula?
Neregula, aa cum este definit la punctul 1.1. n prezentul document, n conformitate cu legislaia
naional aplicabil (conform art. 2. alin (1) lit. a) din OUG nr. 66/2011, cu modificrile i
completrile ulterioare), reprezint orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n
raport cu dispoziiile naionale i/sau europene, precum i cu prevederile contractelor ori a altor
angajamente legal ncheiate n baza acestor dispoziii, ce rezult dintr-o aciune sau inaciune a
beneficiarului ori a autoritii cu competene n gestionarea fondurilor europene, care a
prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/ bugetele donatorilor publici
internaionali i/sau fondurile publice naionale aferente acestora printr-o sum pltit
necuvenit.
Conform legislaiei comunitare (art.2, pct.7 al Regulamentul Consiliului (CE) Nr. 1083/2006, cu
modificrile i completrile ulterioare), neregula este definit ca orice nclcare a unei dispoziii de
drept comunitar, urmare a unei aciuni sau omisiuni a unui operator economic, care poate sau ar
putea avea ca efect prejudicierea bugetului general al Uniunii Europene, prin imputarea unei
cheltuieli necorespunztoare.
Exemple de tipuri de nereguli
evidenele contabile:
absente
incorecte
falsificate n acest caz, tipul de neregula, reprezint de fapt, o suspiciune de fraud
neprezentate;
documente n neregul:
documente lips sau incomplete
certificate insuficiente
cereri de finanare nentemeiate, false sau falsificate in acest caz, tipul de neregula,
reprezint de fapt, o suspiciune de frauda
acte justificative lips sau incomplete
acte justificative incorecte
acte justificative falsificate in acest caz, tipul de neregula, reprezint de fapt, o
suspiciune de frauda
certificate nentemeiate, false sau falsificate in acest caz, tipul de neregula,
reprezint de fapt, o suspiciune de fraud
alte cazuri de documente n neregul;
neeligibiliti:
beneficiar sau partener neeligibil
msur neeligibil pentru finanare
activitate neeligibil
cheltuial neeligibil;
nereguli comise de beneficiar/contractor:
identitate incorect
beneficiar/contractor inexistent
descrierea necorespunztoare a beneficiarului/partenerilor
93

beneficiar/contractor fr calitatea necesar
alte nereguli comise de beneficiar/contractor privind nerespectarea angajamentelor
asumate;
nereguli privind dreptul la finanare:
nerespectarea termenelor
cumularea de finanri incompatibile
refuzul controlului
refuzul plii
lipsa sau incompatibilitatea contractului sau ordinului de finanare
mai multe cereri(de prefinanare sau rambursare) diferite cu acelai obiect
nerespectarea altor reglementri/condiii contractuale
nclcarea reglementrilor privind achiziiile publice (a se vedea coreciile financiare
aplicate n acest caz, prezentate n capitolul 2 Achiziii n cadrul proiectului)
alte nereguli privind dreptul la finanare;
msuri neimplementate sau nefinalizate (activiti n proiect, msuri stabilite de
autoritatea de management sau de alte autoriti competente);
aciuni desfurate fr respectarea regulilor;
declaraii falsificate n acest caz, tipul de neregula, reprezint de fapt, o suspiciune de
frauda;
cheltuieli nejustificate;
cheltuieli n afara perioadei de aciune a contractului sau ordinului de finanare;
depire a finanrii;
nclcri privind sistemul de cofinanare;
venituri nedeclarate;
corupie in acest caz, tipul de neregula, reprezint de fapt, o suspiciune de frauda.

Ce este neregula neintenionat?
O aciune a unei persoane care face parte din una din instituiile implicate n derularea
programului operaional (beneficiar, contractant, consultant, autoritate de management,
autoritate de certificare i plat, etc.) produs din neglijen sau fiind, n cea mai mare parte a
cazurilor, rezultatul nclcrii procedurilor n vigoare.
Exemple:
greeli i erori cauzate de neglijen;
nclcarea neintenionat a procedurilor interne n vigoare;
nereguli rezultate din definirea neclar sau insuficient a mediului de control sau a
sistemului de management financiar.

Ce este suspiciunea de fraud?
O neregul care a fcut obiectul unei constatri primare administrative sau judiciare ce a generat
iniierea unei proceduri la nivel naional pentru a determina existena unui comportament
intenionat, n special existena unei fraude, precum cea menionat la art. (1), alin. (1) lit. (a) din
Convenia privind protejarea intereselor financiare ale Comunitilor Europene, adoptat pe baza
articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea European (Regulamentului Cadru al Comisiei (CE) Nr.
1828/2006 - art.27).
Neregula intenionat: orice act intenionat sau de omisiune privind:
utilizarea sau prezentarea de declaraii sau documente false, incorecte sau
incomplete, avnd ca efect nsuirea fr drept sau reinerea ilegal de fonduri/
94

diminuarea resurselor din bugetul general al Comunitilor Europene sau bugetul de
stat;
nedezvluirea unor informaii nclcnd o obligaie specific cu acelai efect prezentat
anterior;
alocarea/dobndirea respectiv utilizarea nepotrivit sau incorect a fondurilor
comunitare de la Bugetul General al Comunitilor Europene i/sau a sumelor de
cofinanare aferente de la Bugetul de stat;
cheltuirea eronat a acestor fonduri n alte scopuri dect cele prevzute iniial;
obinerea de bani, proprieti sau servicii, evitarea plii, asigurarea unui avantaj
personal sau de afaceri.
Exemple de indicii:
declaraii false, facturi false (eliberate de firme fictive), contabilitate fals i n special
tinuirea;
facturi emise pentru servicii, bunuri sau lucrri care nu au fost realizate/achiziionate
(facturi fictive);
facturi realizate de firme fictive - fantom falsificri;
facturi emise n duplicat;
facturi pentru sume incorecte sau n plus inflaie de facturi;
aceleai facturi transmise pentru justificarea cheltuielilor din proiecte diferite;
facturi emise pentru sume incorecte, excesive facturi majorate nejustificat;
transferul fraudulos al unor fonduri ctre alte conturi dect cele declarate iniial
pentru desfurarea activitii;
falsificarea i modificarea unor conturi i/sau a altor nregistrri sau documente
justificative;
falsificarea concluziilor rezultate din verificarea documentaiei;
falsificarea concluziilor rezultate din verificri la faa locului.

Tipuri de nereguli care constituie fraud:
furtul:
nsuirea necinstit a proprietii altora, incluznd retragerea abuziv de fonduri,
bunuri sau bani;
contabilitatea fals:
Distrugerea, tergerea, ascunderea sau falsificarea cu rea intenie a calculelor,
nregistrrilor sau documentelor cerute pentru orice scopuri contabile n vederea
ctigului personal sau ctigului altora, sau furnizarea de informaii care sunt sau pot
fi eronate, false sau neltoare;
corupia:
Reprezint abuzul de putere svrit n exercitarea funciei publice de un angajat al
administraiei publice, indiferent de statut, structur sau poziie ierarhic, n scopul
obinerii unui profit personal, direct sau indirect, pentru sine sau pentru altul,
persoan fizic ori persoan juridic sau, mai simplu, aciunile demonstrate prin
documente i/sau fapte care dovedesc folosirea abuziv a puterii ncredinate, fie n
sectorul public, fie n cel privat, n scopul satisfacerii unor interese personale sau de
grup.
Tipuri de fraud
:

Manipularea intenionat a declaraiilor financiare (de exemplu, raportarea incorect
a veniturilor)
Orice tip de deturnare de bunuri tangibile sau intangibile (de exemplu, rambursri
frauduloase de cheltuieli)
95

Corupie (de exemplu, mit, manipularea procedurilor de cerere de oferte,
nedeclararea conflictelor de interese, deturnare de fonduri)
Care sunt sursele frecvente de detectare?
semnalri sau rapoarte de control ale echipei de control n teren din cadrul Birou
Verificare la faa locului , ncheiate urmare a misiunilor de verificare planificate sau
inopinate efectuate la Beneficiarii fondurilor finanate din programul operaional;
semnalri/rapoarte ale vizitelor n teritoriu, efectuate de ofierii de proiect;
alte sesizri interne ale personalului Autoritii de Management - ca cele ale personalului
cu atribuii de control, de validare i de monitorizare, (incluznd autosesizrile, n cazul
informaiilor preluate din mass-media, alte surse);
sesizri provenite din mediul extern, prin Direcia de Comunicare, Dialog Social i Relaia
cu Parlamentul din MDRAP;
alte sesizri externe, primite direct la sediul autoritii sau prin adresa de pot
electronic destinat prelurii sesizrilor pentru nereguli;
rapoarte de audit extern, efectuate de echipele de audit ale Autoritii de Audit;
rapoarte de control extern, efectuate de echipele de control ale Departamentului pentru
Lupta Antifraud (DLAF) sau de echipele mixte de control DLAF OLAF (Oficiul European
de Lupt Antifraud);
rapoarte emise de ctre Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea
Achiziiilor Publice (ANRMAP);
rapoarte de audit ale auditorilor, externi entitii;
sesizri ale oricror altor autoriti naionale competente;
sesizri n notificri/rapoarte de audit/control extern ale OLAF sau ale altor autoriti
competente ale Comisiei Europene.
8.2. SESIZAREA I RAPORTAREA NEREGULILOR
Cum se poate sesiza o neregul?
Orice persoan care deine informaii privind nereguli n desfurarea proiectelor finanate n
cadrul PO DCA din fondurile comunitare i/sau cofinanrile aferente, poate semnala nereguli prin
formulare:
n scris, transmis prin pot sau depus personal la sediul Autoritii de management, sau
prin pot electronic, transmis la adresa: sesizari.nereguli.ampodca@mdrap.ro
Sesizrile privind neregulile pot fi transmise anonim sau sub semntur, fr ca aceste semnalri
s atrag un tratament inechitabil sau discriminatoriu asupra expeditorului. Confidenialitatea n
ceea ce privete identitatea avertizorului de nereguli va fi pstrat de Autoritatea de management
cu strictee.
Pentru a fi acceptate la nivelul Autoritii de Management, sesizrile transmise trebuie s conin
un minim de date referitoare la identificarea proiectului, localizarea Beneficiarului fondurilor,
suma estimat afectat de neregul i descrierea pe scurt a contextului n care exist suspiciunea
de comitere a neregulii. n acest sens, recomandm utilizarea formularului standard postat pe
site-ul oficial al Autoritii de Management.

Cine verific suspiciunile de nereguli?

n situaia identificrii unei nereguli, prin structura de control competent, Serviciul de
Constatare i Stabilire Nereguli PODCA, AM PO DCA va lua toate msurile necesare pentru
constatarea neregulii i de stabilire a coreciilor financiare i/sau creanelor bugetare, n
96

conformitate cu prevederile OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea
neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice
naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare.
Pentru sesizrile acceptate, echipa nominalizat, format din personalul din cadrul Serviciului
de Constatare i Stabilire Nereguli PODCA, va desfura activitatea de control si verificare.
n cazul n care suspiciunea de neregul reprezint una din excepiile prevzute legal,
Autoritatea de Management va notifica Direcia General de Inspecie Economico-Financiar
din cadrul Ministerului Finanelor Publice, n scopul declanrii misiunii de control specializat.
Ambele instituii competente pentru realizarea controlului specializat au obligaia verificrii i
individualizrii creanelor bugetare rezultate din nereguli.
Pentru realizarea investigaiilor de specialitate referitoare la suspiciunile de fraud sau alte fapte
ilegale, Autoritatea de Management va sesiza autoritile naionale competente.

Raportarea neregulilor constatate
n baza detectrilor neregulilor care au fcut obiectul unei constatri primare administrative,
incluznd constatrile rapoartelor de control/audit (ca prime evaluri scrise ale unei autoriti
abilitate,) transmise ctre Autoritatea de Management de autoriti competente administrative
sau judiciare, AM PO DCA va raporta Comisiei Europene neregulile constatate, n conformitate cu
cerinele de raportare a neregulilor (aa cum sunt prevzute de seciunea 4 art. 27-36 din
Regulamentul Cadru al Comisiei (CE) Nr.1828/2006, cu modificrile i completrile ulterioare).
Cum se poate sesiza o fapt de corupie?
Modalitile prin care poate fi sesizat o fapt de corupie sunt, n primul rnd, cele prevzute de
Codul de procedur penal, respectiv plngerea, denunul i sesizarea din oficiu.
Sesizarea unei/unor aspect/aspecte, care ar putea constitui fapte de corupie, poate fi fcut la
Direcia Naional Anticorupie/serviciile teritoriale anticorupie sau la structurile de Parchet.
Contestaii
Beneficiarii fondurilor proiectelor finanate prin PO DCA pot contesta:
sumele validate de Autoritatea de Management, urmare a solicitrilor de acordare a
prefinanrii sau cererilor de rambursare a cheltuielilor eligibile;
msurile dispuse de conducerea Autoritii de Management n actele de control (notele
de constatare/procesele-verbale de constatare), ncheiate ca urmare misiunilor
organizate pentru verificarea i individualizarea creanelor bugetare provenite din
utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinanare
aferente;
Contestaiile vor fi comunicate n form scris, pe suport de hrtie, ctre Autoritatea de
Management - Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, Direcia pentru
Dezvoltarea Capacitii Administrative, pe adresa: Piaa Revoluiei nr.1A, intrarea D, sector 1,
Bucureti, cod potal 010086, Romnia.

Orice contestaie va fi depus n numele reprezentantului legal/mputernicitului acestuia n
termen de maxim 10 de zile (calendaristice) de la data nscris n informarea/notificarea asupra
rezultatelor/msurilor activitilor contestate, transmise de reprezentanii Autoritii de
Management.
Cu excepia contestaiilor reglementate de OUG nr. 66/2011, orice contestaie se va depune cu
respectarea prevederilor Legii nr. 554/2004 privind contenciosul administrativ, care la rndul ei
prevede un termen de 30 de zile. n cazul n care se dorete stabilirea unui alt termen de
97

contestare, acesta trebuie corelat cu prevederile contractului i se refer exclusiv la procedura de
soluionare amiabil.

mpotriva msurilor dispuse prin titlul de crean emis de Direcia Constatare i Stabilire Nereguli,
Serviciul Constatare i Stabilire Nereguli PO DCA sub forma notei de constatare a neregulilor i de
stabilire a coreciilor financiare/ a procesului-verbal de constatare a unor creane bugetare
provenite prin utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinanare
aferente, termenul maxim legal de depunere a contestaiei la sediul autoritii este de 30 de zile
(calendaristice) de la data comunicrii.

Pentru validarea (acceptarea) n vederea repartizrii spre soluionare a contestailor comunicate
de Beneficiari ctre conducerea Autoritii de Management, formulrile scrise trebuie s conin
urmtoarele cerine obligatorii de form i coninut:
Identificarea contestatarului, prin: denumirea Beneficiarului, adresa - conform
nscrierilor n contractul de finanare n vigoare, numele i prenumele reprezentantului
legal sau al persoanei care reprezint contestatarul i calitatea acesteia (caz pentru
care contestaia va fi nsoit obligatoriu de originalul mputernicirii reprezentantului
legal);
Identificarea proiectului, prin: numrul unic de nregistrare alocat (codul SMIS), titlul
proiectului i referina contractului de finanare;
Obiectul contestaiei;
Motivele de fapt i de drept (dispoziiile legale naionale i/sau comunitare, principiile
nclcate);
Mijloace de prob (acolo unde exist);
Semntura reprezentantului legal sau, dup caz, a mputernicitului acestuia;
tampila autorizat.
Contestaiile, care ndeplinesc condiiile de form, coninut i termen, sunt analizate i soluionate
n termen de 30 de zile (calendaristice) de la data nregistrrii lor. n situaia n care se consider
necesar o investigaie mai amnunit, care presupune depirea termenului de 30 de zile de
analiz i soluionare a contestaiei, contestatarul va fi notificat n scris asupra termenului de
soluionare. n cazul n care coninutul contestaiilor sau probele nsoitoare se aduc informaii
privind unele suspiciuni de nereguli (fie ele neintenionate sau fraude, fapte de corupie i alte
fapte ilegale), contestaiile vor fi abordate simultan de conducerea AM PODCA ca sesizri la
posibile nereguli.

Rezolvarea contestaiilor urmeaz mai nti calea procedurii administrative la nivelul AM PODCA i
numai ulterior soluionrii acestora, contestatarii pot recurge la proceduri jurisdicionale. Deciziile
ATENIE!
ntruct informaiile privind deliberrile autoritilor reprezint excepii de la accesul
liber la informaiile de interes public, procedura de evaluare a cererilor de finanare i
oricare alte proceduri care conin rezultate ale deliberrilor interne sunt confideniale.
Documentele rezultate pe parcursul deliberrilor prevzute de aceste proceduri sunt
numai pentru consultare oficial i nu pot fi divulgate nici Beneficiarilor i nici unei alte
entiti, n afara serviciilor autorizate ale: Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii
de Audit de pe lng Curtea de Conturi a Romniei, DLAF, OLAF, Comisiei Europene.
98

comisiilor constituite pentru soluionarea contestaiilor nregistrate pot fi de admitere sau de
respingere a acestora i au caracter definitiv la nivelul Autoritii de Management. Contestatarul
este notificat n scris asupra deciziei membrilor comisiei de soluionare a contestaiei, printr-o
scrisoare oficial din partea conducerii AM PO DCA.

Autoritatea competent s soluioneze contestaiile referitoare la achiziiile publice derulate
pentru implementarea proiectelor este Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor (CNSC),
organism cu activitate administrativ - jurisdicional care funcioneaz pe lng autoritatea
Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice (ANRMAP). Responsabilitatea
de pstrare a contestaiilor n cauz este a compartimentelor/structurilor specializate din cadrul
autoritilor contractante.

Orice alt form de petiie adresat Autoritii de Management va fi soluionat n termenele i
condiiile stabilite de Ordonana nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a
petiiilor, cu modificrile i completrile ulterioare.
8.3. CONSTATAREA PRIMAR ADMINISTRATIV
Ce este constatarea primar administrativ?
Conform prevederilor art. 27 din Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006, constatarea primar
administrativ este prima evaluare scris a unei autoriti competente administrativ sau
judiciar, care concluzioneaz, pe baza faptelor concrete, dac a fost comis o neregul (incluznd
orice act de control/audit emis de o autoritate competent), fr a se elimina posibilitatea ca
aceast concluzie s poat fi ulterior modificat sau retras, ca rezultat al evoluiei procedurii
administrative sau judiciare.
Primul act de constatare administrativ este titlul de crean prezentat sub forma:
actului/documentului (procesului-verbal sau notei l) de constatare, stabilire i individualizare a
obligaiilor de plat privind creanele bugetare, precum i accesoriile acestora i costurile
bancare;
hotrrii judectoreti definitive si irevocabile, prin care se stabilete obligaia de plat privind
creanele bugetare.

Cum se face constatarea neregulilor?

Activitile de constatare i de recuperare a sumelor pltite necuvenit din asistena financiar
nerambursabil acordat Romniei de Comunitatea European, precum i din fondurile de
cofinanare aferente, ca urmare a unor nereguli, sunt reglementate prin Ordonana Guvernului
nr.66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare i prin Normele de aplicare a acesteia
aprobate prin Hotrrea Guvernului nr. 875/2011.
Activitatea de constatare este reglementat prin procedura operaional elaborat la nivelul
Serviciului Constatare i Stabilire Nereguli - PODCA, din cadrul Direciei Constatare i Stabilire
Nereguli, pentru activitatea de constatare a neregulilor, de stabilire a creanelor bugetare
rezultate i de identificare a debitorilor Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii
Administrative PO.DCSN.01

Activitatea de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/coreciilor financiare se
efectueaz de ctre personalul din cadrul Serviciului Constatare i Stabilire Nereguli - PODCA.
99

n cazul n care suspiciunea de neregul reprezint una din excepiile prevzute prin Hotrrea
Guvernului nr.875/2011 (Autoritatea de Management este beneficiar pentru axa prioritar 3-
Asisten tehnic; personalul de control are interese personale/patrimoniale n legtur cu
proiectul) aciunea de control nu poate fi efectuat de personalul Serviciului Constatare i Stabilire
Nereguli - PODCA.
De asemenea, structura de control este incompatibil n ceea ce privete constatarea neregulilor i
stabilirea creanelor bugetare, n situaiile n care:
a) este necesar investigarea unor posibile nereguli n gestiunea fondurilor europene pentru care
autoritatea cu competene n gestionarea fondurilor europene are calitatea de beneficiar;
b) este necesar investigarea unor posibile nereguli, altele dect cele sus-menionate prevzute la
lit. a), pentru care structurile aparatului central din cadrul M.A.I., preluate de M.D.R.A.P. prin
Hotrrea nr. 1 din 4 ianuarie 2013, privind organizarea i funcionarea Ministerul Dezvoltrii
Regionale i Administraiei Publice pot fi stabilite ca debitor.
n aceast situaie ofierul de nereguli iniiaz solicitarea expres ctre Direcia General de
Inspecie Economico - Financiar din cadrul Ministerul Finanelor Publice, n vederea constatrii
creanelor bugetare rezultate din nereguli. Solicitarea este semnat de directorul DDCA i
transmis de responsabilul cu gestionarea documentelor. Procesul verbal de constatare a
neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare /nota de constatare a neregulilor i de stabilire a
coreciilor financiare, ntocmit de Direcia General de Inspecie Economico - Financiar din cadrul
Ministerului Finanelor Publice, este comunicat Autoritii de Management, n vederea nregistrrii
i urmririi recuperrii debitelor.

Termenul maxim de efectuare a verificrii i de emitere a proceselor-verbale de constatare a
neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/ notelor de constatare a neregulilor i de aplicare a
coreciilor financiare este de 90 de zile de la data finalizrii activitii de organizare a verificrii/de
la numirea echipei de control.

Termenul maxim de efectuare a verificrii i de emitere a proceselor-verbale de constatare a
neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/ notelor de constatare a neregulilor i de aplicare a
coreciilor financiare n cazul actului de control emis n conformitate cu normele i procedurile
proprii de ctre DLAF, n cazul rapoartelor de inspecie emise de OLAF i n cazul documentelor de
constatare emise de Autoritatea de Audit este de n termen de maximum 60 de zile de la data
comunicrii actelor menionate mai sus.

n cazul actelor de control emise de DLAF, rapoartele de inspecie emise de OLAF, documentele de
constatare emise de Autoritatea de Audit, organizarea i efectuarea verificrilor necesare stabilirii
creanei bugetare rezultate din nereguli i emiterea procesului-verbal de constatare a neregulilor
i de stabilire a creanelor bugetare /notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor
financiare se efectueaz n termen de maximum 60 de zile astfel:
- de la data comunicrii de ctre DLAF a actului de control emis n conformitate cu normele i
procedurile proprii;
- de la data primirii raportului de inspecie emis de OLAF;
- de la data comunicrii documentelor de constatare emise de Autoritatea de Audit.

n cazul constatrii unor nereguli care prezint indicii privind posibile fraude, Serviciului Constatare
i Stabilire Nereguli - PODCA are obligaia s sesizeze de ndat DLAF i unitatea de parchet
competent i s continue activitatea de verificare i ntocmire a procesului-verbal de constatare a
neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare, precum i de recuperare a creanelor bugetare
conform prevederilor prezentei ordonane de urgen, independent de desfurarea cercetrii
100

penale, in conformitate cu prevederile OUG 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare,
incidente in cauza.
Activitatea de control i verificare se organizeaz la nivel de echip, reprezentnd un ansamblu de
sarcini stabilite, respectiv, controlul i verificarea proiectelor din punct de vedere juridic, tehnic i
financiar privind existena documentelor justificative referitoare la cheltuielile eligibile, verificarea
eligibilitii, a conformitii, a stadiului de realizare al proiectului n scopul prevenirii si diminurii
fraudei si a neregulilor.
La aciunea de verificare particip, respectnd principiul proporionalitii, cel puin un consilier
evaluare-examinare din cadrul Compartimentului Stabilire Creane/Corecii (CSC) i un consilier
evaluare-examinare din cadrul Compartimentului Stabilire Debitori (CSD), compartimente care fac
parte din structura organizatoric a SCSN-PODCA.

Echipa de control este numit prin elaborarea unui mandat pentru efectuarea misiunii de
verificare aprobare i aprobat de ctre directorul Direciei pentru Dezvoltarea Capacitii
Administrative.
ntr-o prim etap are loc constatarea neregulii i stabilirea creanei i/sau a coreciei financiare.
Aceast activitate se realizeaz de ctre consilierii din cadrul compartimentului CSC din cadrul
SSCN-PODCA i se finalizeaz printr-un raport de verificare n care se precizeaz: neregula
constatat i creana rezultat/corecia financiar aplicat. Acest raport de verificare este transmis
apoi reprezentantului CSD din cadrul aceluiai serviciu, n vederea stabilirii debitorului.

n a doua etap, exclusiv pe baza constatrilor reprezentanilor CSC menionate n raportul de
verificare i pe baza documentelor probante puse la dispoziie, reprezentantul CSD stabilete
debitorul. Dup individualizarea debitorului, tot reprezentantul CSD redacteaz Proces-verbal de
constatare a neregulilor si de stabilire a creanelor bugetare/ Nota de constatare a neregulilor si
de stabilire a coreciilor financiare (conform modelului prevzut n Hotrrea Guvernului nr.
875/2011) care reprezint titlu de crean i care este semnat/ de ctre persoanele desemnate n
echipa de verificare, din cele dou compartimente ale SCSN-PODCA, mai sus amintite.

nainte de aprobare, proiectul procesului-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a
creanelor bugetare sau proiectul notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor
financiare ntocmite de membrii echipei de control se transmite structurii verificate/beneficiarului.
Structura verificat/beneficiarul are dreptul s prezinte n scris structurii de control punctul su de
vedere cu privire la constatrile acesteia n termen de 5 zile lucrtoare de la data primirii
proiectului procesului-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare sau a
proiectului notei de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare.

Procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/ nota de
constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare se ntocmete de membrii echipei de
control, respectiv membrii echipei de stabilire a debitorului (pentru pct. 12, 12.1 i 12.2 din
Procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare utilizat pentru
programele operaionale n cadrul obiectivului convergen, respectiv a pct. 13, 13.1 i 13.2 din
Nota de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare) i se aprob de ef AM
PODCA.

Procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanei bugetare/Nota de constatare a
neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare constituie titlu de crean i se emite n vederea
stingerii creanei bugetare.

101

Procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanei bugetare este act
administrativ n sensul Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificrile i

Nota de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor financiare se emite n cazul n care se
constat nereguli n aplicarea de ctre beneficiari a prevederilor privind procedurile de achiziie
public, fie n raport cu reglementrile naionale n vigoare n domeniul achiziiilor publice, fie cu
procedurile specifice de achiziii aplicabile beneficiarilor privai.

Notei de constatare a neregulilor i de aplicare a coreciilor financiare i se aplic toate prevederile
legale aplicabile procesului-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare.
Valoarea creanei bugetare stabilit pentru nereguli n aplicarea de ctre beneficiari a prevederilor
privind procedurile de achiziie public se calculeaz prin stabilirea de corecii financiare, n
conformitate cu anexa la O.U.G. nr. 66/2011, cu modificrile i completrile ulterioare.

Activitii de stabilire a coreciilor financiare i se aplic toate prevederile legale aplicabile celei de
stabilire a creanelor bugetare.

Dup aprobarea de ctre de ef AM PODCA al titlului de crean, personalul Serviciului
Constatare i Stabilire Nereguli -PODCA transmite acest document ofierului de recuperare debite,
n vederea nregistrrii creanei n Registrul debitorilor i urmrirea recuperrii debitului.

Pentru cheltuielile incluse n solicitrile/cererile de plat ale beneficiarilor care nu respect
condiiile de legalitate, regularitate sau conformitate stabilite prin prevederile legislaiei naionale
i comunitare, identificate de autoritile cu competene n gestionarea fondurilor europene
nainte de efectuarea plii, nu se aplic procedura de constatare a neregulii prevzut la art. 21
din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 66/2011, n sensul ntocmirii procesului verbal de
constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/notei de constatare a neregulilor i de
aplicare a coreciilor financiare.

n situaia n care, n urma verificrilor administrative i la faa locului, autoritatea cu competene
n gestionarea fondurilor europene consider necesare investigaii suplimentare pentru a stabili
eligibilitatea cheltuielilor care i-au fost solicitate la rambursare/plat de ctre un beneficiar,
aceasta are dreptul, nainte de rambursarea/plata sumelor ctre beneficiar, s se adreseze pentru
realizarea acestor investigaii Compartimentului Stabilire Creane/Corecii CSC din cadrul SSCN-
PODCA .Verificrile derulate n vederea constatrii caracterului eligibil al unor cheltuieli solicitate
de un beneficiar nainte de rambursarea/plata lor de ctre autoritile cu competene n
gestionarea fondurilor europene reprezint o activitate distinct de activitatea de constatare a
neregulilor i stabilire a creanelor bugetare. n cazul n care echipa de control care a fost sesizat
de autoritile cu competene n gestionarea fondurilor europene cu privire la o situaie din cele
sus-menionate, constat, n urma verificrilor efectuate, c sesizarea primit constituie o
neregul, inclusiv caracterul neeligibil al cheltuielii solicitate la rambursare/plat, va ntocmi o
Not de control.

n cazul n care echipa de control constat, n urma verificrilor efectuate, c sesizarea primit nu
constituie o neregul n conformitate cu prevederile legale, va ntocmi un Raport de verificare,
care va sta la baza actului de control final (nota de constatare/proces verbal de constatare). In
cauza, nu se va mai ntocmi proiectul actului de control si se va proceda finalizarea actului de
control.

102

Creanele bugetare rezultate din nereguli sunt scadente la expirarea termenului de plat stabilit n
titlul de crean, respectiv n 30 de zile de la data comunicrii titlului de crean.

Debitorul datoreaz, pentru neachitarea la termen a obligaiilor stabilite prin titlul de crean, o
dobnd care se calculeaz prin aplicarea ratei dobnzii datorate la soldul rmas de plat din
contravaloarea n lei a creanei bugetare, din prima zi de dup expirarea termenului de plat
stabilit, pn la data stingerii acesteia, cu excepia cazurilor n care normele Uniunii Europene sau
ale donatorului public internaional prevd altfel. Creanelor bugetare rezultate din aplicarea
dobnzii datorate li se aplic toate prevederile aplicabile creanelor bugetare rezultate din
nereguli, cu excepia transmiterii proiectului la beneficiar n vederea formulrii unui punct de
vedere.

Procesul - verbal de stabilire a dobnzii i se vor aplica regulile de emitere i aprobare stabilite
pentru procesul-verbal de constatare a neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare/ nota de
constatare a neregulilor i de aplicare a coreciilor financiare cu excepia celor privind
transmiterea proiectului la beneficiar n vederea formulrii punctelor de vedere. Procesul-verbal
de stabilire a creanelor bugetare rezultate din aplicarea dobnzii datorate constituie titlu de
crean i se comunic debitorului.

n cazul constatrii unor nereguli care prezint indicii privind posibile fraude, structurile de control
au obligaia s sesizeze de ndat DLAF/autoritile de parchet competente sau Direcia General
Anticorupie i s continue activitatea de verificare i ntocmire a procesului-verbal de constatare a
neregulilor i de stabilire a creanelor bugetare, independent de desfurarea cercetrii penale.
Despre acest fapt va fi informat i autoritatea cu competene n gestionarea fondurilor europene
nerambursabile afectate de neregul.

Conform prevederilor Hotrrii Guvernului nr. 875/2011, mpotriva msurilor dispuse prin titlu de
crean, beneficiarii pot formula contestaii ce se depun, sub sanciunea decderii, n termen de
30 de zile calendaristice de la comunicare.

Contestaia este o cale administrativ de atac i nu nltur dreptul la aciune al celui care se
consider lezat n drepturile sale printr-un act administrativ, n condiiile legii. Este ndreptit la
contestaie debitorul, personal sau prin reprezentant legal.

Contestaia administrativ se formuleaz n scris, n termen de maximum 30 de zile calendaristice
de la data comunicrii titlului de crean i trebuie s conin urmtoarele elemente: datele de
identificare a contestatarului; obiectul contestaiei; motivele de fapt i de drept; dovezile pe care
se ntemeiaz; semntura contestatarului sau a mputernicitului acestuia, precum i tampila, n
cazul persoanelor juridice.
Obiectul contestaiei administrative l constituie numai sumele i msurile stabilite i nscrise n
procesul-verbal de stabilire a creanei bugetare care reprezint titlu de crean. Termenul de 30
de zile este termen de decdere.
Contestaiile se depun la sediul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice i nu
este supus taxelor de timbru.

n situaia n care autoritatea public emitent a titlului de crean constat c n contestaie nu
sunt cuprinse toate informaiile prevzute mai sus, referitoare la dovada calitii de mputernicit al
contestatarului, se va solicita acestuia ca, n termen de 5 zile de la ntiinarea prin care i se aduce
la cunotin aceast situaie, s completeze contestaia. n cazul n care contestatarul nu se
conformeaz acestei obligaii, contestaia va fi respins fr a se proceda la analizarea fondului.
103

Contestaia poate fi retras de contestatar pn la soluionarea acesteia.
Prin retragerea contestaiei, contestatarul nu pierde dreptul de a nainta o nou contestaie n
interiorul termenului general de depunere a acesteia.

Introducerea contestaiei pe calea administrativ nu suspend executarea titlului de crean.
Prevederile sus-menionate nu aduc atingere dreptului contestatarului sau al mputernicitului
acestuia de a cere suspendarea executrii titlului de crean, n temeiul Legii contenciosului
administrativ nr. 554/2004, cu modificrile i completrile ulterioare.
Instana competent poate suspenda executarea, dac se depune o cauiune de pn la 20% din
cuantumul sumei contestate.
Contestaiile se soluioneaz de ctre Serviciul Soluionare Contestaii Nereguli Fonduri Europene
din cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice.

Decizia motivat a comisiei cu privire la admiterea, n tot sau n parte, a contestaiei sau la
respingerea ei, se va emite i se va aproba conform art. 50 din O.U.G. nr. 66/2011, n termen de 30
de zile de la nregistrarea acesteia. Prin soluionarea contestaiei nu se poate crea contestatarului
o situaie mai grea n propria sa cale de atac.
Despre acest fapt va fi informat i contestatarul, cruia i se va trimite un exemplar al deciziei
motivate.

Decizia de soluionare a contestaiei este definitiv n sistemul cilor administrative de atac.
Deciziile pronunate n soluionarea contestaiilor pot fi atacate de ctre contestatar la instana
judectoreasc de contencios administrativ competent, n conformitate cu prevederile Legii
contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificrile i completrile ulterioare.

n cazul n care, prin hotrre definitiv i irevocabil a instanelor judectoreti, se anuleaz un
titlu de crean, autoritatea care a emis acest titlu are obligaia s analizeze natura motivelor
invocate de instan pentru anularea titlului de crean .

n cazul n care instana a admis existena unui prejudiciu sau nu se exprim n aceast privin,
dar a anulat titlul de crean din motive de form ori de nelegalitate a stabilirii debitorului,
autoritatea de management pentru programele operaionale n cadrul obiectivului convergen
are obligaia de a solicita n scris structurii de control competente, conform prevederilor art. 20 din
O.G. nr. 66/2011, s ntreprind msurile prevzute la art. 21 din actul normativ invocat, n
vederea elaborrii unui nou titlu de crean.

Dreptul de a stabili creanele bugetare aferente neregulilor constatate se prescrie n termen de 5
ani de la data de 1 ianuarie a anului urmtor datei de nchidere a programului, comunicat oficial
de ctre Comisia European/donatorul public internaional prin emiterea declaraiei finale de
nchidere, cu excepia cazului n care normele Uniunii Europene sau ale donatorului public
internaional prevd un termen mai mare.
8.4. VERIFICAREA LA FAA LOCULUI A PROIECTELOR FINANATE PRIN AM PODCA

Cnd se pot realiza verificrile la faa locului?
Proiectele finanate prin AM PODCA vor fi verificate la faa locului de o echip de verificare la faa
locului desemnat de Autoritatea de management, cel puin o dat pe perioada implementrii.
Aceast verificare poate interveni n orice moment al implementrii proiectului, ct i dup plata
104

final (ex-post), pe o perioad de cinci (5) ani de la data ncheierii proiectului i va cuprinde
verificri de natur tehnic i economico-financiar.

Care sunt obligaiile Beneficiarilor verificai?
Beneficiarul are obligaia de a prezenta la termenele stabilite toate datele i documentele
solicitate, precum i tot sprijinul necesar pentru desfurarea n bune condiii a activitii de
verificare a suspiciunilor de nereguli, prin:
asigurarea spaiilor corespunztoare desfurrii misiunilor de control;
asigurarea dreptului de acces a echipei de control:
la locurile i spaiile unde se implementeaz proiectul;
la sistemele informatice, inclusiv la toate documentele informatice privind gestiunea
tehnic i financiar a proiectului;
disponibilitatea documentelor originale;
prezena membrilor echipei proiectului.

Beneficiarul se asigur c n contractele ncheiate cu tere pri se prevede obligaia acestora de a
asigura disponibilitatea informaiilor i documentelor referitoare la proiect cu ocazia misiunilor de
verificare la faa locului desfurate de structurile cu competente n controlul i recuperarea
debitelor aferente fondurilor comunitare.
Ce urmrete Autoritatea de Management prin verificrile la faa locului efectuate?
Autoritatea de Management pentru PO DCA este nsrcinat cu gestionarea i implementarea
programului operaional n conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, dup cum
urmeaz:
s verifice furnizarea de produse i de servicii cofinanate i s controleze dac toate
cheltuielile declarate de beneficiari pentru operaiuni au fost suportate efectiv i c sunt n
conformitate cu normele comunitare i naionale;
s se asigure c exist un sistem de nregistrare i de depozitare sub form electronic a
documentelor contabile pentru fiecare operaiune n cadrul programului operaional si
este asigurata disponibilitatea acestora;
s se asigure c Beneficiarii i alte organisme care particip la aplicarea operaiunilor aplic
fie un sistem de contabilitate separat, fie o codificare contabil adecvat pentru toate
tranzaciile privind operaiunea, fr a aduce atingere standardelor contabile naionale;
s se asigure cu privire la respectarea obligaiilor n materie de informare i de publicitate.

Verificrile trebuie s asigure faptul c declararea cheltuielilor este real, c achiziia de produse
sau servicii a fost fcut n concordan cu contractul de finanare, c aplicaiile pentru
rambursarea prin beneficiari sunt corecte i c operaiile i cheltuielile sunt n concordan cu
regulile comunitare i naionale.
ATENIE!
Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele
contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile, n vederea asigurrii unei piste de
audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i legislaia naional. Toate
documentele vor fi pstrate inclusiv pe o perioad de cinci ani de la nchiderea oficial a
PO DCA!!
105

Cum se realizeaz verificrile la faa locului?
Pentru a asigura buna desfurare a verificrilor la faa locului, vei fi ntiinat n prealabil despre
data la care vor avea loc acestea. Obligaia dumneavoastr este de a pune la dispoziia echipei de
verificare la faa locului toate documentele administrative i contabile solicitate n original, de a
asigura accesul la sistemele informatice i la toate documentele stocate n format electronic
privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului. Totodat avei obligaia de a garanta
prezena, n timpul verificrii, a persoanelor mputernicite s dea toate informaiile utile la nivel
administrativ, contabil i tehnic.
Echipa de verificare la faa locului controleaz urmtoarele aspecte:
ndeplinirea condiiilor privind capacitatea dumneavoastr (a echipei de management a
proiectului) de a implementa aciunile prevzute n proiect;
legalitatea, regularitatea i realitatea operaiunilor financiare;
nregistrarea corect n contabilitate a tuturor operaiunilor aferente proiectului;
respectarea legislaiei comunitare i naionale n materie de achiziii publice;
ndeplinirea obligaiilor privind asigurarea vizibilitii i publicitii proiectului;
stadiul tehnic de realizare a activitilor proiectului n conformitate cu obligaiile asumate
prin contractul de finanare / ordinul de finanare.
Autoritatea de Management i rezerv dreptul ca anumite aciuni de verificare la faa locului s
fie declanate fr informarea dumneavoastr prealabil.

Verificrile la faa locului se finalizeaz cu ntocmirea unui proces verbal de verificare la faa locului
semnat mpreun cu Beneficiarul, precum i a unui raport de verificare la faa locului ce va
cuprinde obiectivele, constatrile i concluziile misiunii de verificare la faa locului, precum i
propunerile de msuri corective, cu indicarea termenelor propuse pentru realizare. Ofierii de
verificare la faa locului vor urmri modul de implementare a recomandrilor ce v-au fost fcute.
Pe lng verificrile la faa locului, Autoritatea de Management poate desfura la nivelul
Beneficiarilor misiuni de verificare la faa locului ad-hoc, precum i verificarea ex-post, a
proiectelor finalizate.
Verificrile ex-post urmresc, n principiu, urmtoarele :
sustenabilitatea proiectului, conform cererii de finanare;
gradul de realizare al indicatorilor prevzui a fi realizai ulterior finalizrii
proiectului (dac este cazul);
situaia activelor/stocurilor, respectiv resurselor materiale dobndite prin proiect;
modul n care s-a realizat reconcilierea ntre cererea de plat final validat i
contabilitatea beneficiarului;
arhivarea documentelor;
modul n care beneficiarul a respectat i promovat principiile egalitii de anse i nediscriminrii.

Autoritatea de Management efectueaz i verificri ca urmare a sesizrilor privind existena unor
nereguli.
n situaia identificrii unei nereguli, prin structura de control competent, Serviciul de
Constatare i Stabilire Nereguli PODCA, AM PO DCA va lua toate msurile necesare pentru
constatarea neregulii i de stabilire a coreciilor financiare i/sau creanelor bugetare, n
conformitate cu prevederile OUG nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea
neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice
naionale aferente acestora, cu modificrile i completrile ulterioare.
106

Cum se recupereaz debitele constatate? AM va dispune recuperarea creanelor bugetare
rezultate din nereguli i msurile necesare pentru eliminarea sau diminuarea consecinelor
asupra implementrii Proiectului, msuri care pot viza inclusiv suspendarea executrii
contractului de finanare i/sau rezilierea acestuia.
Creanele bugetare rezultate din nereguli sunt scadente la expirarea termenului stabilit
prin titlul de crean, potrivit legii, termen dup expirarea cruia, Beneficiarul va datora
dobnzi de ntrziere, calculate prin aplicarea ratei dobnzii la soldul rmas de plat din
contravaloarea, n lei, a creanei bugetare, din prima zi dup expirarea termenului de plat,
pn la data stingerii acesteia.

Modul de abordare n scopul recuperrii debitelor constatate depinde de modul n care
Beneficiarul acioneaz: de buncredin/din greeal sau exist suspiciuni de aciuni intenionate
( bona fide sau suspiciuni de fraud).
Procedura avut n vedere n recuperarea sumelor pltite necuvenit urmare a utilizrii
necorespunztoare a fondurilor poate fi: administrativ (solicitare de recuperare/despgubire),
civil (intentare n instan a unei aciuni civile de recuperare, procedura de insolven) i/sau
penal (depunerea unei plngeri penale la autoritile judiciare). Aciunile administrative i civile
ale Autoritii de Management n scopul recuperrii debitelor nu nlocuiesc aciunile penale.
Autoritatea de management asigur recuperarea creanelor bugetare rezultate din nereguli prin
exercitarea funciei administrative (aa cum este descris n subcapitolul 3.5. al prezentului
manual - Recuperarea sumelor pltite necuvenit).
AM va sista finanarea nerambursabil i se va asigura de recuperarea finanrii
nerambursabile acordate dac, pe perioada de valabilitate a contractului i n termen de 5
ani de la nchiderea Proiectului, intervine o modificare substanial, aa cum este ea
definit n Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006, cu modificrile i completrile
ulterioare.
n vederea ncasrii de la Beneficiarul debitor a dobnzii datorate aferente creanelor
bugetare principale, AM va comunica titlul de crean corespunztor, formalizat printr-un
proces verbal de stabilire a creanelor bugetare rezultate din aplicarea dobnzii datorate.
Rata dobnzii datorate este rata dobnzii de referin a Bncii Naionale a Romniei, n
vigoare la data ntocmirii procesului - verbal de stabilire a creanelor bugetare rezultate din
aplicarea dobnzii datorate.
n cazul n care se constat o neregul determinat de necorelarea dintre legislaia
naional i reglementrile comunitare, n Procesul-verbal de constatare a neregulilor i de
stabilire a creanelor bugetare/Nota de constatare a neregulilor i de stabilire a coreciilor
financiare nu se completeaz rubrica "debitor, sumele reprezentnd creane bugetare se
recupereaz de AM conform prevederilor stabilite prin HG nr. 875/2011.
Recuperarea debitelor este efectuat pe baza Titlului de crean, document ce stabilete i
individualizeaz obligaia de plat a debitorului.
Stingerea creanelor bugetare se face prin plat voluntar, efectuat de ctre Beneficiar n
termenul prevzut, sau prin deducerea sumei datorate din cererea de rambursare.
Beneficiarul are obligaia de a restitui orice sum care constituie o crean bugetar
rezultat din nereguli, costurile bancare, inclusiv accesoriile acestora, precum i alte sume
stabilite de lege n sarcina debitorului. Dac Beneficiarul nu asigur stingerea creanelor
bugetare prin ncasare n termenul prevzut n titlul de crean, AM va proceda la stingerea
creanei bugetare prin deducerea din plile/rambursrile urmtoare.
La expirarea termenului de plat voluntar, debitorul datoreaz majorri de ntrziere,
calculate pentru fiecare zi de ntrziere, ncepnd cu ziua imediat urmtoare termenului de
107

plat voluntar i pn la data nregistrrii cererii de rambursare la nivelul Autoritii de
Management.
n cazul n care creanele bugetare rezultate din nereguli nu pot fi recuperate prin ncasare,
deducere din pli/rambursri urmtoare i/sau executarea garaniilor bancare, AM
transmite titlurile executorii, mpreun cu dovada comunicrii acestora, organelor fiscale
competente, care vor duce la ndeplinire msurile asigurtorii prevzute la cap. VI din
Ordonana Guvernului nr. 92/2003, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare.
Prin excepie de la prevederile alin. (7), n cazul beneficiarilor publici prevzui la art. 5 alin.
(1)-(3) din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a
instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, aprobat cu
modificri prin Legea nr. 362/2009, cu modificrile i completrile ulterioare, i la art. 14 i
24 din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 74/2009 privind gestionarea fondurilor
comunitare nerambursabile provenite din Fondul european de garantare agricol, Fondul
european agricol de dezvoltare rural i Fondul european pentru pescuit i a fondurilor
alocate de la bugetul de stat, privind gestionarea fondurilor nerambursabile alocate de la
Comunitatea European i a fondurilor alocate de la bugetul de stat aferente programului
de colectare i gestionare a datelor necesare desfurrii politicii comune n domeniul
pescuitului i a programului de control, inspecie i supraveghere n domeniul pescuitului i
pentru modificarea art. 10 din Legea nr. 218/2005 privind stimularea absorbiei fondurilor
SAPARD, Fondul european agricol pentru dezvoltare rural, Fondul european pentru
pescuit, Fondul european de garantare agricol, prin preluarea riscului de creditare de
ctre fondurile de garantare, aprobat cu modificri prin Legea nr. 371/2009, cu
modificrile i completrile ulterioare, recuperarea sumelor nscrise n titlurile de crean
devenite executorii se efectueaz din conturile de venituri ale bugetelor n care a fost
efectuat rambursarea cheltuielilor. Recuperarea sumelor, n vederea rentregirii conturilor
fondurilor europene, se efectueaz pe baza unui referat ntocmit de ctre AM, care
urmeaz s fie naintat unitii Trezoreriei Statului la care sunt deschise conturile de
venituri bugetare, procedura de restituire a acestor sume urmnd s se desfoare n
conformitate cu prevederile HG nr. 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea,
constatarea i sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor
europene si/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora, cu modificrile i
108

Capitolul 9
MODUL DE PREZENTARE A DOCUMENTAIEI

Care sunt cerinele privind prezentarea documentelor?
Toate documentele ntocmite de Beneficiar sunt adresate AM PODCA prin:
pot, la adresa Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, Direcia
pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative, Piaa Revoluiei nr. 1A, sector 1,
intrarea D, Bucureti, cod potal 010086;
curieri, la adresa Ministerul Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, Direcia
pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative, Piaa Revoluiei nr. 1A, sector 1,
intrarea D, Bucureti;
reprezentantul instituiei sau o persoan desemnat de Beneficiar, la adresa Ministerul
Dezvoltrii Regionale i Administraiei Publice, Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii
Administrative, Piaa Revoluiei nr. 1A, sector 1, intrarea D, Bucureti;
fax, la numrul 021.310.40.61;
e-mail, pe adresa oficial a ofierului de proiect desemnat.
Toate documentele vor fi redactate n limba romn i vor fi ndosariate (n dosare de ncopciat, cu
in, din plastic sau carton), iar dac documentaia cuprinde mai multe dosare, acestea vor fi
introduse n bibliorafturi pe care vor fi trecute datele de identificare ale Beneficiarului, iar
numerotarea va fi reflectat ntr-un opis.
Solicitrile de prefinanare sunt nsoite de o copie a contractului/contractelor ncheiate cu un ter,
fiecare pagin din acest contract avnd meniunea conform cu originalul, precum i semntura
i tampila Beneficiarului n original.
Cererile de rambursare vor fi nsoite de raportul tehnic de progres R2 sau, n cazul ultimei cereri
de rambursare, de raportul R3.
Cererile de finanare, solicitrile de prefinanare, cererile de rambursare, rapoartele tehnice de
progres i contestaiile sunt depuse la sediul Autoritii de Management prin pot, curieri,
reprezentantul instituiei sau o persoan desemnat de Beneficiar, la adresa de mai sus.

Alte documente, exceptndu-le pe cele de mai sus, pot fi adresate Autoritii de Management
utiliznd, pe lng pota, i fax-ul sau pota electronic.

ATENIE!
Oricare alt metod prin care documentele enumerate mai sus sunt adresate AM PODCA nu
este luata n considerare!!
ATENIE!
Toate documentele trimise ctre AM PODCA, indiferent de modul de transmitere acceptat
de Autoritatea de management, trebuie s aib, ntotdeauna, adres de naintare i numr
de ieire de la instituia Beneficiarului.
109

Cum trebuie pstrate i arhivate toate documentele contabile ale proiectului?
Toate documentele trebuie s fie uor accesibile, datate i arhivate corect pentru a garanta o pist
de audit corespunztoare care s permit verificarea documentelor originale de ctre
reprezentani ai Autoritii de management, ai Comisiei Europene, ai Biroului European Anti-
fraud, ai Curii Europene a Auditorilor, ai Curii Europene de Conturi, precum i ai altor organisme
abilitate, n limitele competenelor care le revin. Beneficiarul are obligaia pstrrii documentelor
pentru proiectul implementat n cadrul PO DCA, astfel:
n conformitate cu legea contabilitii i a cerinelor CE, documentele contabile sunt
pstrate i arhivate dup cum urmeaz:
soldurile finale i rapoartele anuale se pstreaz zece ani cu ncepere de la data
ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite;
documentele contabile, registrele, documentele justificative, listele de inventariere,
planul de conturi se pstreaz zece ani cu ncepere de la data ncheierii exerciiului
financiar n cursul cruia au fost ntocmite;
nregistrrile contabile ce dovedesc modalitatea n care unitatea de contabilitate este
organizat se pstreaz pentru o perioad de cinci ani dup exerciiul financiar n care au
fost ntocmite.
Care sunt cerinele privind pstrarea documentelor?
n calitate de Beneficiar al PO DCA suntei obligat s pstrai documentele create pentru
implementarea cu succes a proiectului/proiectelor, n condiii corespunztoare, asigurndu-le
mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condiii dect cele prevzute
de lege.
Documentele originale (care, prin natura lor nu se pot trimite la Autoritatea de management) vor
fi pstrate ntr-un dosar, i nu vor fi scoase dect dac este necesar efectuarea unor copii
suplimentare, dup care documentul va fi pus la loc, evitndu-se astfel pierderea sau deteriorarea
originalelor.
La intervale regulate de timp, se vor face copii de siguran pentru toate documentele ce reies pe
durata de via a proiectului. Acestea se vor ine separat de cele originale i se vor arhiva separat
de acestea.
Care sunt cerinele privind pstrarea i arhivarea documentelor?
n calitate de Beneficiar al PO DCA, trebuie s arhivai toate documentele care reies pe durata de
via a unui proiect.
Conform art. 19 alin. 4 din Regulamentul Comisiei (CE) nr. 1828/2006, cu modificrile i
completrile ulterioare, documentele care conin informaii privitoare la modul de utilizare a
finanrilor nerambursabile, i care se vor pstra i se vor arhiva, pot fi:
a) fotocopii ale documentelor originale;
b) microfie ale documentelor originale;
c) versiuni electronice ale documentelor originale;
d) documente existente numai n versiune electronic.
Care este perioada de pstrare a documentelor?
Perioada de pstrare a dosarelor proiectului/ proiectelor si a tuturor documentelor ce reies din
durata de via a proiectului/proiectelor este de 5 (cinci) ani de zile dup nchiderea oficial a PO
DCA, exceptndu-le pe cele financiare, care se pstreaz conform perioadelor specificate mai sus.

110

Cnd se face arhivarea documentelor?
Procesul arhivrii propriu-zise ncepe dup perioada de pstrare de 5 (cinci) ani i se va efectua
conform dispoziiilor legale n vigoare cu privire la arhivarea documentelor.
Cum se face arhivarea documentelor?
Arhivarea se poate face:
a) pe format de hrtie, n dosare speciale de arhiv. Fiecare dosar are un opis pe care este nscris
fiecare document coninut de dosar, numrul de pagini precum i timpul de arhivare. Dosarul
proiectului cuprinde, pe lng documentele originale i fotocopii ale documentelor care trebuie
trimise n original la Autoritatea de management. Aceste fotocopii trebuie semnate i certificate
conform cu originalul de persoana cu atribuii n acest sens din cadrul instituiei Beneficiarului.
Dosarele se in ntr-un spaiu special amenajat pentru aceasta, dotat cu mijloace adecvate de
pstrare i protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i stingere
a incendiilor.
b) n format electronic, Beneficiarul asigurndu-se c sunt ndeplinite toate condiiile de securitate
cerute i acceptate de standardele de securitate n vigoare. Arhivarea pe suport electronic se face
pe CD-uri sau pe memorii externe, care, de asemenea, ndeplinesc condiiile standard de
securitate a informaiei.

Care este circuitul documentelor?
Documentele ntocmite de Beneficiar vor parcurge urmtorul traseu:
Beneficiarul trimite solicitarea de acordare a prefinanrii/cererile de
rambursare/rapoartele tehnice de progres/raportul final/notificrile/notele explicative
pentru actele adiionale/alte documente ctre Autoritatea Management;
Acestea sunt nregistrate n Registrul special proiecte al Autoritii de Management;
Documentele urmeaz traseul i timpul de rezolvare stabilite prin procedurile de sistem i
procedurile interne, precum i instruciunile de lucru interne, aprobate, ale Autoritii de
Management.

ATENIE!
Beneficiarul este obligat s pun toate documentele utilizate n implementarea proiectului /
proiectelor, la dispoziia Autoritii de management, Autoritii de Cerificare i Plat,
Autoritii de Audit, Departamentului de Lupt Anti-fraud, Comisiei Europene, Oficiului
European de Lupt Anti-fraud, Curii Europene de Conturi precum i altor instituii i
organe abilitate prin lege s efectueze control i audit asupra modului de utilizare a
finanrilor nerambursabile!
111

ANEXE

Anexa 1 - Ordinul comun al ministrului administraiei i internelor i al ministrului finanelor
publice nr. 712/29.01.2009 i nr. 634/03.04.2009 privind aprobarea cheltuielilor eligibile n
cadrul axelor prioritare 1, 2 i 3 ale Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii
Administrative publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 268/24.04.2009, cu
Anexa 2 - Formularul de identificare financiar
Anexa 3 Grafic estimativ privind depunerea cererilor de rambursare
Anexa 4 Solicitarea de acordare a prefinanrii
Anexa 5 - Lista documentelor justificative
Anexa 6 Cerere de rambursare
Anexa 7 Raport financiar
Anexa 8 - Formularul specimen de semnturi
Anexa 9 - Raportul tehnic de progres trimestrial R1
Anexa 10 - Raportul tehnic de progres R2
Anexa 11 - Raportul final R3
Anexa 12 - ntiinare vizit de monitorizare
Anexa 13 - Raport al vizitei de monitorizare
Anexa 14 - Raport al verificrilor suplimentare
Anexa 15 - Format standard al notificrii
Anexa 16 - Formular standard de buget pentru situaiile n care intervin modificri (operate
prin notificare sau act adiional) n bugetul estimat al proiectului (format Excel)
Anexa 17 - Format standard al actului adiional
Anexa 18 - Format standard al notei explicative pentru actul adiional
Anexa 19 - Metodologia de calcul a cheltuielilor generale de administraie
Anexa 20 - Formular individual ale participanilor la activitile finanate de FSE prin
PODCA
Anexa 21 - Formular statistic privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO
DCA (conine machetele 21.1 i 21.2)
Anexa 22 Fia de fundamentare proiect propus la finanare
Anexa 23 - Tabel stadiul derulrii contractelor de achiziie public
Anexa 23.1 - Centralizator cheltuieli de deplasare
Anexa 23.2 - Centralizator CGA
Anexa 23.3 - Centralizator cheltuieli de personal
Anexa 24 - Lista de verificare pentru proceduri de achiziie public
112

Anexa 25 - Lista de verificare privind incidena indicatorilor de fraud n cazul derulrii
procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie public
Anexa 26 - Lista de verificare n materie de conflict de interese - n cazul ofertantului care
a fost declarat ctigtor n cadrul unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziii
publice
Anexa 27 Lista de verificare n materie de conflict de interese in perioada de
implementare a contractului - n cazul ofertantului care a fost declarat ctigtor n cadrul
unei proceduri de atribuire a unui contract de achiziii publice
Anexa 28 - Declaraie funcionar
Anexa 29 - Declaraie beneficiar
Anexa 30 - Formular sesizare suspiciune de neregul
Anexa 31 - Fraud i conflict de interese
Anexa 32 Deficiene frecvente

Manual de Implementare 20 PODCA

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual de Implementare 20 PODCA

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative

Manual de Implementare versiunea revizuit Mai 2013

S-ar putea să vă placă și