Creatori si detinatori de documente dupa 1989

-institutii bancare de stat si private

-institutii judecatoresti: Ministerul Public, parchete, tribunale, judecatorii
-Guvernul
-Administratia Prezidiala
-Parlament-Camera Deputatilor si Senatul
-ONG-uri: Protectia Animalelor, Protectia Mediului, Asociatia de Proprietari
-PFA (administratori, contabili, traducatori, instalatori)
La nivel local: Prefectura, consiliile locale, scolile, spitalele, Politia, Jandarmeria,
Pompieri, Arhive, tribunale, judecatorii, ANP, primarii, finante, trezorerii, banci, fabrici,
microinteprinderi, hypermarketuri, cultele parohiale, telefonie, internet, cablu etc.
Cadru normativ:
-Legea 16/1996
-Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente aprobate de
conducerea AN prin Ordinul 17?23 mai 1996
-site-ul AN
-act normativ privind caracteristicile tehnico-functionale ale spatiilor si echipamentelor de
depozitare si conservare a arhivelor aflate in administrarea creatorilor publici si privati de arhiva
aprobat ptin Ordinul de Zi al Directorului General al AN nr 235/5 iulie 1996
-Legea 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public
-HG 125/2002 privind Aprobarea normelor metodologice de aplicare a legii 544/2001
-Legea 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate
-HG 585/2002 pt aprobarea standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate in
Romania
-Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica
-Decizia nr 1130/2008 privind normele tehnice si metodologice pt aplicarea Legii 135/2007
-Ordinul Ministrului Comunicatiilor si Societatii Informationale (MCSI) nr. 493/2009 privind
normele tehnice si metodologice pt aplicarea Legii 135/2007
-Recomandarea 13/2000 si Standardul International ISO 15489 referitor la managementul
documentelor


Standardul ISO 15489/2001. Model de linii directoare privind
managementul documentelor de la organizatiile publice si private

ISO-Organizatia Internationala pt Standardizare a fost infiintata in 1947 si functioneaza
cu sediul la Geneva. Aceasta organizatie a creat si creeaza standarde pentru toate domeniile.
Institutia monoloaga in Romania- Asociatia de Standardizare din Romania care
functioneaza in baga Ordonantei de Guvern nr. 39/1998 si a Legii nr. 355/2002 ca asociatie fara
scop lucrativ de drept privat. (Initial a fost infiintat in 1970 sub un alt nume).
Standardizarea este activitatea specifica prin care sunt stabilite pt probleme reale sau
potentiale prevederi destinate unei utilizari comune si repetate urmarind obtinerea unui grad
optim de ordine intr-un context dat(art. 3 literele A, a) din OG nr. 39/1998.
Standardul ISO 15489 are 2 parti, este redactat in limba engleza in 2001 si tradus in
limba romana in 2007.
ISO15489/1- Informare si documentare. Managementul documentelor. Informatii
generale.
ISO15489/2-Informare si documentare. Managementul documentelor. Linii directoare.
Scopul ISO- crearea unui cadru pentru administrarea si pastrarea documentelor la
organizatiile private sau publice. !!!Nu se refera la modul de organizare si pastrare a
documentelor de la arhive!
Initiativa de elaborare a unor norme de administrare a documentelor apartine unor
reprezentanti din Australia. In perioada 1993-1996, Australia Standard a elaborat norma
nationala AS 4390 Records Management. In 1996, reprezentantii australieni au inaintat norma
nationala in vederea recunoasterii acesteia ca norma internationala la ISO.
S-a un constituit un comitet tehnic TC 46 Informare si documentare care a analizat norma
propusa de catre Australia si l-a respins.
In noiembrie 1997, a fost constituit in cadrul TC 46 un subcomitet de lucru SC 11 pt
elaborarea normelor privind managementul documentelor la organizatiile publice sau private. In
cadrul acestui subcomitet, au fost inclusi reprezentanti ai arhivelor de la registratura, filme,
autoritati, ministere, firme software si biblioteci din urmatoarele tari: Australia, Canada, Franta,
Marea Britanie, Suedia, SUA, Germania; organizatii internationale active in domeniul arhivistic
ICA si trustul international de management al documentelor precum si cateva tari au avut statutul
de observator.
La inceputul anului 1999 a fost prezentat de catre reprezentantii acestui comitet un nou
proiect de norme care continea doar intr-o mica masura principiile cuprinse in procedura
elaborata de reprezentantii Australiei care a fost modificata in noiembrie 1999 si reanalizata la 15
martie 2000. Prima parte a standardului ISO 14589 a fost publicat la incepeutul anului 2001 iar
ISO 15489/2 a fost publicat la inceputul 2002.
Scindarea intr-o norma a calitatii si intr-un raport tehnic a fost determinat de procedurile
diverse pe plan international referitoare la managementul documentelor precum si de catre o
intelegere diferita a rolului registraturii si a arhivei.
Norma calitatii ISO 14589/1 defineste conditiile generale de management al
documentelor. Partea a II-a Raportul tehnic ISO14589/2 ofera metode alternative de
management al documentelor care sa fie compatibile cu procedurile specifice fiecarei tari de
administrare a documentelor --> Cod de bune practici(partea a II-a).
ISO 14589 trebuie utilizat pentru stabilirea responsabilitatii sau a raspunderii pentru
document, pentru procesul de imbunatatire a calitatii documentului, pt implementarea unui
sistem electronic de management al documentului.(a aparut in contextul globalizarii)
ISO 15489/1 cuprinde 11 capitole si indici.
Primul capitol se refera la prezentarea sau descrierea ______(scopului) si a domeniului de
utilizare.
Cap. 2 cuprinde referente la celelalte norme ISO care sunt relevante pentru
managementul documentelor ISO 5127-Informare si documentare.Vocabular, ISO 9001-
Sistemul de management al calitatii
Cap. 3- o lista cuprinzand definirea unor termeni.
Cap. 4- folosirea si avntajele unei bune administrari a documentelor pt o institutie sau
organizatie. Ne ajuta in prezentarea caracteristicilor principale ale documentelor indiferent de
forma fizica a acestora.
Cap. 5- cadrul normativ de reglementare a managementului documentelor.
Cap. 6- principii, scop si responsabilitati in domeniul managementului documentelor.
Cap. 7- cerinte referitoare la managementul documentelor.
Cap. 8- functionalitati respectiv caracteristici ale sistemelor de management al
documentelor.
Cap. 9 procese si mijloace de control al managementului documentelor.
Cap. 10- Monitorizare si audit.
Cap. 11- formarea personalului care se ocupa de managementul documentelor.
ISO15489 nu reglementeaza modul de inregistrare a documentelor ci vizeaza asigurarea
unui sistem adecvat de management al documentelor, implementarea si controlul modului de
aplicare a acestuia.


Sistemul de administrare a documentelor este definit ca sistemul de informatii
care aduna, gestioneaza si asigura accesul la documente de-a lungul timpului.
Caracteristici ale sistemului de administrare a documentelor:
1. Fiabilitatea orice sistem desemnat pentru a gestiona documente trebuie sa fie capabil
de operare continua si uniforma in conformitate cu procedurile prevazute.
2. Integritatea masurile de control cum ar fi monitorizarea accesului, verificarea
utilizatorilor, distrugerea autorizata si securitatea trebuie sa fie implementate pentru a
preveni distrugerea documentelor, accesul unor persoane neautorizate, modificarea
documentelor.
3. Conformitatea sistemul de administrare a documentelor trebuie sa fie conform
prevederilor actelor normative, cerintelor organizatiei sau institutiei si asteptarilor
comunitatii in care organizatia isi desfasoara activitatea.
4. Comprehensivitatea sistemele de administrare a documentelor trebuie sa fie create,
intretinute si administrate sistematic, trebuie sa aiba politici clar documentate,
responsabilitati, atributii si metodologii oficiale pentru managementul sau.



Caracteristici ale documentelor

1. Autenticitatea nr de inregistrare, semnatura, stampila
2. Credibilitatea sa contina informatii corecte
3. Integritatea documentul trebuie sa fie complet, sa cuprinda toate elementele
necesare de validare si nemodificat. Toate adnotarile, modificarile trebuie
autorizate de conducere.
4. Utilitatea documentul trebuie sa fie localizat, regasit in mod facil, prezentat si
analizat.