SPITALUL CLINIC

JUDEEAN DE
URGEN ILFOV
PROCEDURA DE SISTEM PROCEDURA DE SISTEM Cod: PS 4.2.4
CONTROLUL NREGISTRRILOR CONTROLUL NREGISTRRILOR
Ed. 1 Re. !
E". N#. P$%. 1 &'
Aprobat
Manager,
Dr. Armeanu Eduard
CONTROLUL NREGISTRRILOR
CONTROLUL NREGISTRRILOR
Data intrrii n vigoare: 1 iulie 2009
L()*$ de +o,*#o- $ ed(.(e( & #e(/(e(:
Ed.&
Re.
O0(e+*1- 2od(3(+4#(-o# F()$
2od(3(+$#e
D$*$
1/0 Elaborare iniial
nto!mit
"M#,
re$. %aleria a!ob
Data: 01.0&.2009
PROPRIETATE INTELECTUAL
Do!umentul e'te proprietatea ()*A+,+, #+-# .,DE/EA- DE ,"0E-/1 +23%
"eprodu!erea 4i di$u5area do!umentului 'e pot $a!e doar !u a!ordul MA-A0E",+,
E'te autori5at numai utili5area !opiilor !ontrolate.
SPITALUL CLINIC
JUDEEAN DE
URGEN ILFOV
PROCEDURA DE SISTEM PROCEDURA DE SISTEM Cod: PS 4.2.4
CONTROLUL NREGISTRRILOR CONTROLUL NREGISTRRILOR
Ed. 1 Re. !
E". N#. P$%. 2 &'
1. SCOP
De$inirea !ontrolului ne!e'ar pentru identi$i!area, !ole!tarea, !odi$i!area, inde6area,
prote7area, ndo'arierea, ar8ivarea, p'trarea reg'irea, durata de p'trare 4i eliminarea
nregi'trrilor n !adrul ()*A+,+, #+-# .,DE/EA- DE ,"0E-/1 +23%.
2. DOMENIU
)ro!edura 'e apli! de !tre toate !ompartimentele Manageriei at9t pentru nregi'trrile
interne !9t 4i pentru !ele provenite de la $urni5ori 'au !lienti/ pa!ienti.
5. DEFINIII 6I PRESCURTRI
De$iniii. A!e'tea 'unt !on$orm (" E- (3 9000: 200:, ;((*EME DE MA-A0EME-* A+
#A+*1/: )rin!ipii $undamentale 4i vo!abular<
,#e%()*#$#e: do!ument !are $urni5ea5 dove5i obie!tive ale a!tivitii e$e!tuate 'au ale
re5ultatelor obinute =e6.: pro!e'e verbale de !on'tatare, pro!e'e verbale de re!epie, li'te
de di$u5are, li'te de a!tuali5are a do!umentelor, regi'tre de !ore'ponden, rapoarte de
ne!on$ormitate et!.>.
No*4: unele din '!opurile nregi'trrilor 'unt: demon'traia, tra'abilitatea, a!iunile
preventive 4i a!iunile !ore!tive. 3 nregi'trare poate $i '!ri' 'au 'to!at pe ori!e 'uport.
Co-e+*$#e: a 'tr9nge n mod organi5at do!umente, nregi'trri.
,do)$#(e#e: ordona pe domenii de a!tivitate, pe perioade de timp do!umentele 4i
nregi'trrile.
P4)*#$#e: a ine la lo! 'igur, a ine n bun 'tare, a avea gri7 de !eva.
A#7($#e: p'trarea a!telor, do!umentelor 'au a nregi'trrilor n !adrul unei ar8ive.
4. DOCUMENTE DE REFERIN
(" E- (3 9000: 200:, ;((*EME DE MA-A0EME-* A+ #A+*1/. )rin!ipii $undamentale
4i vo!abular<
(" E- (3 9001: 200?, ;((*EME DE MA-A0EME-* A+ #A+*1/: #erine
8. RESPONSA9ILITI
8.1. M$,$%e#1-
Aprob a!!e'ul per'oanelor din e6teriorul organi5aiei 4i a e!8ipelor de audit e6tern la
inregi'trri<
A'igur mi7loa!ele 4i !ondiiile de mediu pentru organi5area !ore'pun5toare a
a!tivitii de !ole!tare 4i ar8ivare.
-ume4te un "e'pon'abil !u ar8iva.
8.2. 6e3(( +o2:$#*(2e,*e-o#
(tabile'! atribuiile 4i re'pon'abilitile 'alariailor din 'ubordine n domeniul !ontrolul
nregi'trrilor<
denti$i! nregi'trrile, inde6ea5 4i ndo'aria5 toate nregi'trrile pe !are le emit<
SPITALUL CLINIC
JUDEEAN DE
URGEN ILFOV
PROCEDURA DE SISTEM PROCEDURA DE SISTEM Cod: PS 4.2.4
CONTROLUL NREGISTRRILOR CONTROLUL NREGISTRRILOR
Ed. 1 Re. !
E". N#. P$%. 5 &'
)'trea5 nregi'trrile emi'e n !adrul !ompartimentelor din !are $a! parte, ntr@o
manier !are ' permit reg'irea lor !u u4urin.
)ermit a!!e'ul la nregi'trrile pe !are le dein, numai !u aprobarea Managerului.
8.5. RMC
)'trea5 nregi'trrile a't$el n!9t ' $ie permi' reg'irea lor !u u4urin<
Elaborea5 ;+i'ta inregi'trarilorA, !od: 2.B.2.B@01, o a!tuali5ea5 ori de !9te ori apar
modi$i!ri 4i o di$u5ea5 !ontrolat tuturor !ompartimentelor<
)ermite a!!e'ul la nregi'trri, numai !u aprobarea Managerului<
A'igur admini'trarea n !ondiii de 'iguran a inregi'trarilor !uprin'e n $ormat
ele!troni!<
Cnto!me4te li'ta per'onalului !are utili5ea5 te8ni! de !al!ul 4i drepturile de a!!e' la
ba5a de date ale a!e'tora.
(tabile4te m'uri de p'trare a 'e!retului a'upra parolelor, !onturilor, datelor 4i
apli!aiilor de 'i'tem.
8.4. A#7($#
A'igur ar8ivarea tuturor do!umentelor ()*A+,+, #+-# .,DE/EA- DE
,"0E-/1 +23% n !ondiii !are previn deteriorarea lor.
'. MODUL DE LUCRU
'.1. Ide,*(3(+$#e$ ;,#e%()*#4#(-o#
(e identi$i! toate tipurile de nregi'trri !are 'e tratea5 n !adrul pro!edurii. Cnregi'trrile
'unt identi$i!ate de emitent 4i 'unt pre5entate n !ap. & =-"E0(*"A"> al $ie!rei
)ro!eduri elaborate la nivelul ()*A+,+, #+-# .,DE/EA- DE ,"0E-/1 +23%.
*oate !ompartimentele ()*A+,+, #+-# .,DE/EA- DE ,"0E-/1 +23% !are
!ole!tea5 ='ortea5>, !odi$i!, inde6ea5, ndo'aria5, ar8ivea5, p'trea5, a!!e'ea5
'au di'trug nregi'trri au n vedere urmtoarele prevederi:
'tabile'! 4i re'pe!t mi7loa!ele de identi$i!are a nregi'trrilor pe !are le emit, pentru a
$a!e po'ibil reg'irea a!e'tora<
reali5ea5 un 'i'tem de eviden a nregi'trrilor !are ' a'igure reg'irea !u u4urin
a a!e'tora.
'.2. Co-e+*$#e$ ;,#e%()*#4#(-o#
#ole!tarea nregi'trrilor 'e reali5ea5 de !atre $ie!are !ompartiment.
#ole!tarea tipurilor de nregi'trari e'te $a!ut de !tre "M#.
'.5. Cod(3(+$#e$ ;,#e%()*#4#(-o#
#odi$i!area nregi'trrilor 'e $a!e !on$orm 'i'temului de !odi$i!are ale' de ()*A+,+,
#+-# .,DE/EA- DE ,"0E-/1 +23%.
"M# a'igur o !odi$i!are uni! a $ormularelor, nregi'trrilor 4i regi'trelor la nivelul 'pitalului<
3ri de !9te ori intervin modi$i!ri ale !odi$i!arii inregi'trarilor ele 'unt !omuni!ate utili5atorilor.
(e ine 'eama de $aptul ! e6i't anumite $ormulare a !ror !odi$i!are e'te impu' prin
reglementri la nivel naional.
'.4. I,de"$#e$ ;,#e%()*#4#(-o#
E6i't o eviden !entrali5at a tuturor nregi'trrilor 'pe!i$i!e ()*A+,+, #+-#
.,DE/EA- DE ,"0E-/1 +23% into!mita anual de !atre "M#.
*oate nregi'trarile 'e ndo'aria5a de !tre $ie!are din !ompartimente.
SPITALUL CLINIC
JUDEEAN DE
URGEN ILFOV
PROCEDURA DE SISTEM PROCEDURA DE SISTEM Cod: PS 4.2.4
CONTROLUL NREGISTRRILOR CONTROLUL NREGISTRRILOR
Ed. 1 Re. !
E". N#. P$%. 4 &'
'.8. A#7($#e$ ;,#e%()*#4#(-o#
Din pun!t de vedere al perioadei de p'trare a nregi'trrilor, a!e'tea 'e mpart n:
nregi'trri permanente !are 'e p'trea5 !ontinuu.
nregi'trri nepermanente !are 'e p'trea5 pe o durat limitat de timp =de regul D
ani de la data emiterii, da! reglementrile nu prevd alt$el>.
'.'. P4)*#$#e$ ;,#e%()*#4#(-o#
)'trarea nregi'trrilor 'e e$e!tuea5 la nivelul $ie!rui !ompartiment.
"M# p'trea5 urmtoarele nregi'trri:
nregi'trri re5ultate n urma auditurilor interne 4i e6terne<
"apoarte de ne!on$ormitate, re'pe!tiv, de a!tiuni !ore!tive 'i preventive<
li'ta )ro!edurilor elaborate la nivelul ()*A+,+, #+-# .,DE/EA- DE ,"0E-/1
+23%<
rapoartele anali5elor e$e!tuate de management !u privire la $un!ionarea (M#.
Durata de p'trare a $ie!rei nregi'trri de !alitate 'e reg'e4te la !ap. & al $ie!rei
pro!eduri. Cn 'tabilirea duratei de p'trare 'e ine !ont 4i de !erinele !lienilor, organi'melor
de !erti$i!are 'au reglementrilor n vigoare.
)'trarea 4i ar8ivarea nregi'trrilor 'e $a! n !on$ormitate !u -omen!latorul ar8ivi'ti!.
'.<. A++e)1- -$ ;,#e%()*#4#(
A!!e'ul la nregi'trri 'e $a!e numai pe ba5a aprobrii Managerului.
#ategoriile de per'onal !are au a!!e' la nregi'trri 'unt:
emitentul<
per'onal de !ondu!ere al ()*A+,+, #+-# .,DE/EA- DE ,"0E-/1 +23%<
organi'mele de !erti$i!are<
organi'mele de !ontrol 'i in'pe!tie in ba5a legilor.
'.=. D()*#1%e#e$ ;,#e%()*#4#(-o#
)er'oana re'pon'abila de ar8iv, ine evidena do!umentelor !are 'e depun la ar8iv, unde
'unt pa'trate in !ondiii de tra'abilitate, in mediu ade!vat, utili59nd per'onal in'truit, a't$el
in!9t inregi'trrile 'a poata $i reg'ite u4or 4i !u eliminarea peri!olului deteriorarii, di'trugerii
'au pierderii a!e'tora.
Di'trugerea =!a'area> nregi'trrilor 'e $a!e n $un!ie de termenul de ar8ivare.
<. NREGISTRRI
N#. De,12(#e$ (,#e%()*#$#(( Cod 3o#21-$# C(,e
:$)*#e$/$
D1#$*$
:$)*#$#((
1. +i'ta nregi'trrilor 2.B.2.B@01 "M#
#on$orm
pro!edurilor 'au
reglementrilor
n vigoare
A-EEE
Ane6a 1: +ogigrama
Ane6a 2: +i'ta inregi'trarilor
SPITALUL CLINIC
JUDEEAN DE
URGEN ILFOV
PROCEDURA DE SISTEM PROCEDURA DE SISTEM Cod: PS 4.2.4
CONTROLUL NREGISTRRILOR CONTROLUL NREGISTRRILOR
Ed. 1 Re. !
E". N#. P$%. 8 &'
A,e"$ 1
CINE>
CE> CUM? CUM? CE CE
REZUL REZUL
T? T?
Elaboratori
do!umente
Emiteni
p!t.:.1
*ipuri
de inregi'trari
!ompartimente
)er'oane
de'emnate
)!t. :.2.
#ategorii
de inregi'trari
"M# )!t.:.D.
#odi$i!area
inregi'trarilor
Elaboratorii )!t. :.B.
nde6are
inregi'trari
Elaboratorii
)!t. :.B.
ndo'ariere
inregi'trari
Ar8ivar
!ompartimente
)!t.:.:.
)er'oane
de'emnate de
!ondu!ere
)!t. :.&.
Ar8ivar
nregi'trare
a pa'trata in
ar8iva
depa'e'te
termenulF
)er'oane
de'emnate
)!t. :.?. #a'are
do!umente
SPITALUL CLINIC
JUDEEAN DE
URGEN ILFOV
PROCEDURA DE SISTEM PROCEDURA DE SISTEM Cod: PS 4.2.4
CONTROLUL NREGISTRRILOR CONTROLUL NREGISTRRILOR
Ed. 1 Re. !
E". N#. P$%. ' &'
SPITALUL CLINIC
JUDEEAN DE
URGEN ILFOV
PROCEDURA DE SISTEM PROCEDURA DE SISTEM Cod: PS 4.2.4
CONTROLUL NREGISTRRILOR CONTROLUL NREGISTRRILOR
Ed. 1 Re. !
E". N#. P$%. < &'
A,e"$ 2 A,e"$ 2
LISTA NREGISTRRILOR
$-$0(-e -$ d$*$ ????????..
-r.
!rt.
Denumirea tipului de
nregi'trare
Ed. /
"ev
#od
$ormular
)erioada =ani> de
utili5are/ar8ivare
Meniuni
0 1 2 3 4 5
Cnto!mit: "M#
2@B.2.B@01