Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
r
d
e
n
e
c
o
n
f
o
r
m
i
t
i
Tip neconformiti
P
r
o
c
e
n
t
c
u
m
u
l
a
t
2
1
2
3
3
3.5. mbuntirea
Odat ce echipa de mbuntire a identificat cauza / cauzele rdcin ale problemei,
este pregtit s identifice soluiile / mbuntirile. Etapa de mbuntirea se va desfura
parcurgnd urmtoarelor activiti:
evaluarea alternativelor;
planificarea procesului de mbuntire;
schimbarea culturii;
dovedirea eficacitii;
implementarea.
3.5.1. Evaluarea alternativelor
Etapa de mbuntire ncepe prin stabilirea soluiei / soluiilor care va / vor ndeprta
sau va / vor reduce cel mai bine efectul cauzei / cauzelor problemei. Deoarece nu toate
mbuntirile posibile sunt la fel de eficiente, echipa de mbuntire trebuie s ia n
considerare o mulime de variante i s fie de acord asupra celor mai eficace i eficiente.
Prima sarcin a echipei este de a identifica posibilele alternative; Brainstormingul se
poate dovedi un instrument foarte util n aceast etap. Odat mbuntirile poteniale
identificate, membrii echipei trebuie s le evalueze n raport cu impactul asupra problemei i
asupra organizaiei.
Fiecare echip trebuie s cad de acord asupra criteriilor pe care le va utiliza. Cele
mai multe criterii de evaluare a alternativelor includ:
costul total. Costul implementrii unei mbuntiri nu trebuie s depeasc
resursele disponibile. De obicei mbuntirile micoreaz costurile, dar pot fi
necesare anumite investiii iniiale;
impactul asupra problemei. Echipa de mbuntire trebuie s estimeze impactul
diferitelor alternative asupra problemei. Unele mbuntiri pot s rezolve mai
multe probleme dect altele.
relaia cost / beneficii. Costul i impactul total sunt considerente importante, dar
costul fiecrei alternative comparativ cu impactul su asupra misiunii echipei sunt
chiar mai importante. O mbuntire cu un raport beneficiu / cost pe care nu ni-l
putem permite este de neacceptat.
rezistena / impactul la schimbare. Schimbrile tehnologice i operaionale
creeaz de obicei transformri culturale la nivel de organizaie, iar aceste
schimbri pot genera rezisten. Oamenii sunt de regul reticeni la experienele
noi. La evaluarea alternativelor, echipa trebuie s ia n considerare impactul
fiecrei mbuntiri propuse asupra celor care vor fi afectai de aceast
mbuntire. Rezistena posibil nu este un motiv suficient de eliminare a unei
mbuntiri, dar trebuie s fie cntrit n raport cu ali factori. Dac toi ceilali
factori sunt egali, varianta care va produce probabil cea mai mic rezisten este
de preferat.
timpul de implementare. Echipele de mbuntire vor trebui s evalueze timpul
necesar pentru implementarea mbuntirii i s l raporteze la urgena gsirii
unei soluii. Cu ct este mai mare urgena, cu att este mai important elementul
timp.
incertitudinea n legtur cu eficacitatea. Chiar dac o mbuntire propus are
un raport favorabil beneficii / costuri, s-a putea s nu fie o soluie bun. De
exemplu, o mbuntire s-ar putea s necesite o tehnica de predare netestat (cum
ar fi Problem Based Learning, Work Based Learning etc.) sau schimbri
organizaionale importante. Chiar dac costurile sunt relativ sczute, s-ar putea ca
incertitudinea beneficiilor s fie prea ridicat;
mediu. Nici o mbuntire propus nu trebuie s pun n pericol sntatea i
sigurana comunitii sau a angajailor. Impactul soluiei propuse trebuie s fie cel
puin neutru, dac se poate pozitiv.
Dup evaluarea diferitelor alternative de mbuntire, echipa convine asupra aceleia
care promite cel mai mult. Uneori, o echip poate s combine anumite caracteristici ale
alternativelor propuse, alegnd punctele tari ale fiecreia.
Aceast matrice poate fi utilizat pentru evaluarea alternativelor n raport cu anumite
criterii de evaluare. Se poate utiliza notaia:
3 - impact foarte favorabil;
2 - impact mediu favorabil;
impact slab favorabil.
Matricea poate fi utilizat n diferite moduri i anume:
fiecare membru al echipei poate completa o matrice; la final se va calcula media
tuturor punctajelor obinute;
echipa poate s discute fiecare criteriu i s ajung la un consens asupra
evalurilor pentru fiecare mbuntire propus.
Un model de matrice de selectare a alternativelor este prezentat n tabelul 3.1.
Tabelul 3.1. Matrice de selectare a alternativelor
Criteriul Soluia 1 Soluia 2 Soluia 3
Costul total
Impactul asupra problemei
Relaia cost / beneficiu
Rezistena / impactul la schimbare
Timp de implementare
Incertitudine i eficacitate
Sntate i siguran
Punctaj obinut
Planificarea procesului de mbuntire
Odat ce echipa a selectat o soluie de mbuntire, se planific procesul de mbuntire prin
realizarea urmtoarelor activiti:
asigurarea c mbuntirea permite realizarea obiectivelor proiectului. Este
posibil ca echipa s trebuiasc s analizeze obiectivele proiectului pentru a
verifica dac mbuntirea va conduce la obinerea rezultatelor dorite i c toi
membrii echipei sunt de acord n aceast privin;
determinarea resurselor necesare. Echipa trebuie s determine, ct mai corect
posibil, resursele necesare pentru implementarea mbuntirilor propuse. Aceste
resurse includ: oameni, bani, timp, materiale;
stabilirea procedurilor i a altor schimbri necesare. nainte de implementarea
soluiei, echipa trebuie s descrie explicit procedurile necesare pentru adoptarea
remediului propus. Echipa trebuie s descrie de asemenea ce schimbri sunt
necesare n politicile organizaionale, procedurile, sistemele, instruciunile de
lucru, relaiile ntre compartimentele existente;
evaluarea cerinelor referitoare la resursele umane. Succesul oricrei
mbuntiri depinde de persoanele care vor implementa schimbrile necesare.
Este posibil s fie necesare instruiri ale personalului, aceste instruiri urmnd a fi
decise n funcie de resursele de instruire necesare.
De ex. proiectarea mbuntirilor ar putea presupune:
- asigurarea c mbuntirea permite realizarea obiectivelor proiectului -
conform celor prezentate mai sus;
- determinarea resurselor necesare pentru instruire / implementare: resurse
umane (informatician - 2 luni, laborani, - 2 sptmni, secretare 3 zile; cadre
didactice 1 zi); resurse materiale: reea 10 calculatoare cu software aferent; timp
pentru proiectare / implementare instruire etc.
- stabilirea procedurilor. Se vor dezvolta proceduri / tutoriale pentru diverse
categorii de utilizatori.
Schimbarea culturii
Prin natura lor, eforturile de mbuntire conduc la schimbri organizaionale. Efectul
intenionat al schimbrii este de a oferi ceva mai bun clienilor interni i externi un produs
sau serviciu mai bun, un proces de lucru mai eficient, pierderi reduse etc. Efectul real, chiar
dac din punct de vedere tehnologic pare atrgtor, are o consecin social. Orice schimbare
poate fi vzut de cei afectai ca o ameninare i, pn cnd ameninarea nu este neutralizat,
aceasta va fi dificil de realizat. Rezistena la schimbare a celor afectai, cum ar fi cadre
didactice, personal auxiliar, tehnicieni n laboratoare este definit ca rezisten cultural.
Rezistena cultural este o consecin natural a schimbrii, n special orice schimbare
brusc modific obiceiurile, tradiiile, statutul sau practicile stabilite. Nimnui nu i convine
s i se spun c modul de lucru actual nu mai este acceptat, n special dac practica respectiv
dureaz de muli ani. Rezistena cultural la o astfel de schimbare se va produce chiar i
printre aceia care vor beneficia de pe urma schimbrii propuse i chiar cred n ea.
Este indicat de aceea s fie prevzute perioade de incubare pentru ca mbuntirile
s fie puse n aplicare.
Exemple:
noua metod necesit ca angajaii s nvee noi proceduri i calificri. Aceasta
reduce valoarea acelora considerai experi n metodele anterioare de lucru;
angajailor li se cere s munceasc n echip cu ali angajai cu care nu au muncit
nainte;
angajailor li se cere s i modifice programul de lucru.
Pentru planificarea schimbrii trebuie s se aib n vedere:
identificarea tuturor surselor probabile de rezisten;
evaluarea piedicilor i sprijinului pentru schimbare;
identificarea contramsurilor necesare pentru a depi barierele.
n tabelul 3.2 se prezint sursele de rezisten ce pot aprea la implementarea unui
proiect si piedicile pe care acetia le pot pune n implementarea proiectului dar i
contramsurile pe care echipa de mbuntire le poate identifica
Tabelul 3.2. Transformri culturale necesare
Sursa de rezistenta Piedici Contramsuri
Director economic Cost ridicat
Prezentarea studiului de fezabilitate /
impact
ef catedr Nencredere
Mentalitate nvechit
Refuz introducere
Instruire
Contientizare asupra beneficiilor Cadre didactice
Dovedirea eficacitii
nainte ca o mbuntire s fie adoptat, trebuie s-i fie dovedit eficacitatea n
condiii operaionale. Exist mai multe metode de dovedire a eficacitii unei mbuntiri
poteniale, care pot fi utilizate individual sau combinate.
Testul pilot este adesea cea mai bun modalitate de a demonstra c o mbuntire i
atinge scopul, deoarece ofer oportunitatea de verificare a soluiei n condiii reale de operare.
Un al doilea avantaj al testului pilot este c utilizeaz mbuntirea la o scar limitat, aa c
deficienele pot fi recunoscute nainte de implementarea schimbrii organizaionale.
Simularea este necesar de obicei cnd una din celelalte opiuni este prea scump sau
exist un risc prea mare n raport cu eecul posibil. Simularea nu este condus n mediul real
de operare, dei se vor face eforturi ca aplicaia s fie ct mai aproape de realitate. Aceia care
vor implementa n cele din urm mbuntirea, trebuie s fie implicai n planificarea i
interpretarea rezultatelor.
Implementarea
Implementarea necesit introducerea schimbrii n rndul celor care urmeaz s o
aplice. Unii dintre aceti angajai au fost membri ai echipei de mbuntire i sunt astfel
familiarizai cu soluia propus. Alii vor avea nevoie de mai multe informaii i timp pentru
pregtire dou cerine critice pentru succesul soluiei de mbuntire.
Implementarea unei schimbri trebuie s includ de asemenea:
un plan clar;
descrierea schimbrii;
explicaie, indicnd motivele pentru care schimbarea este necesar;
implicarea celor afectai n diverse moduri de planificare i pregtirea pentru
schimbare.
Schimbarea poate s necesite de asemenea:
proceduri scrise;
instruire;
noi echipamente, materiale etc.
modificri de personal;
modificri ale responsabilitilor pentru anumite poziii.
Membrii echipei de mbuntire trebuie s colaboreze cu personalul implicat pentru a
avea sigurana c planurile sunt puse n aplicare i c toate resursele sunt disponibile nainte
ca orice schimbare s fie demarat. Cu ct este schimbarea mai complex, cu att va fi mai
mare nevoia de pregtire i planificare.
n funcie de natura schimbrii, este posibil ca echipa de mbuntire s solicite
suport i / sau resurse din alte compartimente ale organizaiei sau al top-managementului
nainte de implementarea la scar larg.
Tabelul Implementarea aciunilor de mbuntire
Nr.
Crt
Cauzele
(cu ponderea
cea mai mare)
Aciune
corectiv
Resurse
necesare
Responsabil Termen
Stadiul de
realizare %
(eficacitate)
Controlul
Prin proiectarea i implementarea de elemente de control, echipa de mbuntire se
asigur c ameliorrile sunt puse n practic i meninute. Controlul nseamn msurarea
performanei reale, compararea sa n raport cu performana dorit, i acionarea asupra
decalajelor. Controlul previne reapariia problemelor i menine realizrile obinute prin
mbuntire. Echipa i va nsui i va aplica instrumente ale calitii pentru a dezvolta i
implementa noi elemente de control. Dac noile elemente de control nu vor fi adoptate, este
probabil ca toate eforturile de mbuntire s fie pierdute cnd problema reapare. Pentru
meninerea acestor rezultate, echipa de mbuntire trebuie s implementeze proiecteze
elemente de control eficace i s perfecteze mbuntirile.
Proiectarea elementelor de control
Pentru a avea sigurana c mbuntirea este meninut, echipa trebuie s dezvolte un
control eficient al calitii. Controlul calitii se desfoar pe o bucl feed-back, iar pentru a
construi aceast bucl, echipa va trebui:
s ofere mijloacele de msurare a rezultatelor procesului mbuntit;
s stabileasc standarde de control pentru fiecare msur;
s determine modul n care performana real va fi comparat cu cea a
standardului de referina;
s proiecteze aciuni pentru a reglementa performana, dac aceasta nu respect
standardul.
Mijloacele de msur care se vor dezvolta n aceast etap pot fi utilizate i mai
trziu, pentru controlul proceselor.
Dei este important s se msoare rezultatele finale, msurrile n interiorul procesului
sunt cele mai utile pentru identificarea surselor poteniale cu deficiene. Este ntotdeauna mai
uor s elimini o deficien, sau s o descoperi la o faz incipient, dect s remediezi dup
ce deficiena s-a produs. Diagrama din figura 3.4 ne ajut s identificm zonele n care
mijloacele de msur interne vor fi cele mai utile.
Msurare
area perf
man
r
le
Standarde
rde
abilite
Comparare
cu
standardele
Reglarea
procesului
Nu corespunde
Corespunde
e
Fig. 3.4. Bucl feedback
Pentru a realiza aceast comparare, se vor realiza urmtoarele activiti:
se compar rezultatul performanei obinute cu obiectivul de calitate (standard,
specificaie, procedur etc.);
se interpreteaz diferena observat i se determin dac exist sau nu
conforman n raport cu standardul / specificaia / procedura etc.;
se decide asupra aciunilor care trebuie luate;
se simuleaz aciunile corective, de obicei o ajustare a procesului pentru a-i reduce
domeniul de variaie.
Dac rezultatele procesului nu respect standardele, este necesar s se stabileasc un
plan de aciune. Pentru aceasta este util s se completeze o diagram de control.
O diagram de control rezum un plan de aciune pentru un proces care nu este sub
control. Aceasta include de obicei:
variabile de control (ce se msoar);
cum se msoar;
unde i cnd se msoar;
standardul utilizat;
cine analizeaz;
cine acioneaz;
ce se va ntreprinde.
Perfectarea mbuntirii
Cnd o echip de mbuntire perfecteaz mbuntirea, aceasta este att de
fiabil, nct probabilitatea de eec este minim. Iat cteva tactici care pot ajuta o echip
s realizeze aceasta:
proiectarea sistemelor care s reduc probabilitatea de apariie a erorii;
meninerea buclelor feedback ct se poate de scurte;
utilizarea n special a controlului activ n detrimentul celui pasiv.
Odat mbuntirea implementat, angajaii care deservesc procesul pot fr ndoial
s identifice modaliti de perfectare a mbuntirii.
Multiplicarea rezultatelor i stabilirea de noi proiecte
Rezultatele proiectului sunt maximizate prin intermediul MULTIPLICRII un
proces pentru alte compartimente ale organizaiei pentru aplicarea mbuntirilor dezvoltate
de echipa de mbuntire, dar modificate n mod corespunztor pentru a fi utilizate ntr-o
locaie diferit, atunci cnd este cazul. Tot n aceast etap se identific i noi proiecte ce pot
fi demarate.
Aceste activiti dau sigurana c o mbuntire eficace pentru o problem este
aplicat pentru probleme similare i c organizaia continu s fac mbuntiri pentru a
oferi calitate parilor interesate.
Dac o cauz rdcin a fost identificat i remediat satisfctor, leciile nvate pot
fi aplicate problemelor similare.
n decursul unui proiect de mbuntire, este foarte probabil ca echipa s ntlneasc
noi probleme care trebuie abordate. Pe msur ce acestea sunt descoperite, echipa trebuie s
informeze managementul sau pe cei responsabili de aceste probleme, i s recomande noi
proiecte de mbuntire dac este cazul.
Aceast etap are mai multe justificri;
la definirea scopului proiectului, echipa de mbuntire are n vedere doar cauzele
vitale i exclude o mare parte din cele identificate. Uneori o parte din aceste cauze
neglijate trebuie s fie reconsiderate i s devin baza unui nou proiect;
pe msur ce echipa descoper o cauz rdcin a unei probleme, alte deficiene
asociate, dar insuficient documentate pot fi descoperite.
Bibliografie
1. Bendell, T., What is six sigma? Quality World, 2004.
2. Brusee, W., Statistics for six sigma. McGraw Hill, 2004.
3. Chen, C., Roth H., The big book of six sigma. McGraw Hill, 2005.
4. George M.,Rowlands D.,Kastle B.What is Lean Six Sigma?.McGraw-Hill, New York,
2004.
5. Snee, R. D., Hoerl, R., Six sigma beyond the factory floor. Pearson Prentice Hall, 2005.
6. Truscott, W. Six Sigma: Continual Improvement for Business. Butterworth Heinemann,
Burlington, 2003.
7. The Juran Institute. The Six Sigma Basic Training Kit. McGraw-Hill, New York, 2002.
8. Houston D., Rethinking quality and improvement in higher education, Quality Assurance
in Education, 2008.