Activitatea de secretariat

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale

este i activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl
generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale
administraiei de stat guvern, ministere!, al organelor locale ale puterii de stat primrii,
consilii locale!, ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor de profiluri diferite
academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc!. "e aceea, structura,
forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o
organizaie la alta.
#unca de secretariat n administraia public prezint unele particulariti fa de
secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul instituiilor
publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor
i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager.
$ecretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul anga%at i
cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint n unele cazuri! o dublare
a direciilor au&iliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice.
Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative,
activiti de relaii cu publicul.
$ecretariatul este un au&iliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin
degrevarea acesteia de unele sarcini au&iliare, crendu-i astfel condiiile necesare
realizrii principalelor sale funcii' prevedere ( organizare ( comand ( coordonare
control. $ecretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care
reprezint actul esenial al conducerii.
)n literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu grupare de funcii i
respectiv persoane care le ocup! cu activiti, atribuii i sarcini individuale comple&e.
Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierar*ic directori de
secretariate, efi de serviciu, secretari-efi! autoritate subordonat la rndul su direct
conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea
lucrrilor specifice muncii de secretariat.
)ntr-un secretariat munca secretarelor presupune un comple& de activiti.
+! Activiti cu caracter specific de secretariat preluare, transmitere mesa%e telefon,
stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea
documentelor, nregistrarea corespondenei!.
,! Activiti prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului
documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.!
-! Activiti pe care le decid, le iniiaz singure cursuri de perfecionare, instruire a
secretarelor din subordine!,
.! Activiti de reprezentare a efilor lor primiri oficiale, participare la discuii cu
parteneri de afaceri, etc.!
Activitile se descompun n atribuii, iar atribuiile n sarcini. Atribuia reprezint sfera de
competen a unui compartiment, iar e&ecutarea atribuiilor de ctre un compartiment
presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din
aceste activiti.
+.-. Atribuiile i sarcinile secretariatelor
/ompartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se e&trag i se detaliaz
sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i
domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului.
$e poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de
secretariat, in cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom!, ea include
urmtoarele atribuii i sarcini '
0 e&ecutarea lucrrilor de registratura general sortarea, nregistrarea, datarea,
distribuirea! acolo unde nu e&ist un compartiment specializat de registratur.
0 lucrri de coresponden primit i emis de unitate1 lecturarea
corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea
rezolvrii corespondenei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii
prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenei cu materialul de
baz1 pregtirea corespondenei pentru e&pediere, predarea la registratur sau
e&pedierea direct, dup caz, asigurarea transportului corespondenei prin organizarea
muncii curierilor.
0 atribuii de documentare' detectarea surselor interne i e&terne, selectarea
materialului1 prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, sc*eme, statistici,
etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a ar*ivei
unitii.
0 scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, ntlnirile
de afaceri, stenografierea dup dictare i la telefon!, transcrierea setnogramelor.
0 multiplicarea materialelor' dactilografierea folosind maina de scris sau
calculatorul folosind metoda oarb!, folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea
mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a
materialelor pentru editorial.
0 traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare,
cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit.
0 probleme de protocol i relaii cu publicul' ntocmirea unor planuri pentru
desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afr instituiei, primirea
vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete
regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea
corespondenei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
0 evidena necesarului de consumabile i evidena de personal secretara
ntocmete referatul cu necesarul de rec*izite pentru compartimentul secretariat, ine
evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a
evenimentelor profesionale.
0 pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei
de *otel, obinerea vizei dac este cazul!, pregtirea documentelor necesare pentru
ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i
stabilirea programului.
0 cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou calculatorul, maina de
multiplicat, fa&, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.!1 cunoaterea
te*noredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.
0 organizarea sistemului informaional' primirea prelucrarea i transmiterea
informaiilor.
0 ntocmirea contabilitii primare a firmei
0 primirea i transmiterea comunicrilor telefonice
0 organizarea edinelor i a materialelor necesare.
0 difuzarea n unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter de circulat.
0 preluarea de la efi prin delegare de autoritate! a unor sarcini pe care
secretara asistenta manager! le poate rezolva sau c*iar secretara poate delega o serie
de responsabiliti persoanelor din subordine.
0 perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.
0 supraveg*erea personalului secretarial din subordine' instruirea acestuia,
evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.
0 respectarea disciplinei muncii.
E&ercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune e&ercitarea
responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena n a le realiza.
/ompetena celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a
fi'
0 un bun stenograf ( s poat transmite i transcrie e&act ceea ce i se dicteaz1
0 un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb1
0 un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut1
0 un bun specialist n clasarea i ar*ivarea actelor, corespondenei i
documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate1
0 un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile
reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s
comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri1
0 un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s
prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere
i celelalte compartimente ale unitii1
0 un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un te&t din2n limba
romn2limba strin1
0 un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s
nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s
pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat
corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de e&pediere a
corespondenei1
0 un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din
interiorul firmei ntlniri de lucru, edine, conferine!1 capabil s fac oficiul de secretar
de edin i s redacteze procese-verbale1
0 un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s
selecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc1
0 un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou
calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc!1
0 un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de
secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele1
0 un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s
filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i
ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade.
0 un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor
directive generale i a materialului documentar1
0 un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a
materialelor n curs de multiplicare.
+... 3rganizarea secretariatelor
)n scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i
materiale. 4esursele umane se refer la personalul anga%at n activitatea de secretariat
persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la noutile din
domeniu!. "e modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ.
4esursele materiale se refer la obiectele i mi%loacele prin care se asigura condiiile de
munca n acest domeniu, i anume'
0 spaiul de lucru 1
0 obiecte de iluminat1
0 obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier1
0 maini i aparate moderne de birou maini de scris, de stenografiat, multiplicat,
aparate de nregistrat, calculatoare, fa&, tele& etc.!
)n funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat
poate fi organizata astfel'
0 n unitile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este
centralizat;
0 n administraiile centrale i locale, n organizaii mari, aezarea fizic este
parial centralizata birouri colective!, parial descentralizata efi de cabinet, secretarii
conductorilor!.
3rganizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avanta%e'
0 concentrarea ec*ipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la
capacitate ma&ima1
0 pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse
centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor1
0 posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii
metodelor de operare n munca de birou1
0 costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor n maini de birou i al
ntreinerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.