Ghid MicrosoftProject2000

Ghid de utilizare a programului
Microsoft Project 2000

Conf. dr. Gabriela Meni
Traducere i adaptare din lucrarea: Kathy Schwalbe, Information Technology Project
Management Appendix A, Second Edition, 2001.
1. INTRODUCERE ................................................................................................................................... 2
1.1 Lansarea n execuie a project 2000 i fereastra help ..................................................................... 2
1.2 Elementele ferestrei principale ....................................................................................................... 4
1.3 View-urile PROJECT 2000 ............................................................................................................ 6
1.4 Filtrele Project 2000 ....................................................................................................................... 8
2. MANAGEMENTUL ACTIVITILOR PROIECTULUI ...................................................................... 9
2.1 Crearea unui nou fiier pentru un proiect ..................................................................................... 10
2.2 Realizarea structurii de descompunere a lucrrilor ...................................................................... 11
2.3 Salvarea fiierelor de proiect cu sau fr plan iniial.................................................................... 12
3. Administrarea duratei proiectului ...................................................................................................... 13
3.1 Introducerea duratelor activitilor ............................................................................................... 14
3.2 Stabilirea dependenelor dintre activiti ...................................................................................... 17
3.3 Schimbarea tipurilor de dependene ntre activiti i adugarea timpului avans i a
timpului restant ................................................................................................................................... 20
3.4 Diagramele Gantt.......................................................................................................................... 22
3.5 Diagramele reea........................................................................................................................... 23
3.6 Analiza drumului critic ................................................................................................................. 24
4. Managementul costurilor proiectului ................................................................................................. 25
4.1 Estimarea de costurilor fixe i variabile ....................................................................................... 26
4.2 Alocarea resurselor pe activiti ................................................................................................... 28
4.3 Planul iniial, costurile i duratele efective (reale) ....................................................................... 33
4.4 Managementul valorii ctigate (earned value) ............................................................................ 37
5. Gestiunea resurselor umane din cadrul proiectului........................................................................... 38
5.1 Calendarul resurselor .................................................................................................................... 38
5.2 Histograma resurselor................................................................................................................... 39
5.3 Echilibrarea resurselor (resource levelling).................................................................................. 41
6. Managementul comunicrilor la nivel de proiect .............................................................................. 42
6.1 Rapoartele i view-urile utilizate .................................................................................................. 42
6.2 Utilizarea template-urilor, inserarea hyperlink-urilor i a comentariilor...................................... 44
6.3 Salvarea fiierelor ca pagini Web ................................................................................................. 46
6.4 Utilizarea Project 2000 de ctre grupurile de lucru ...................................................................... 48
6.5 Project Central .............................................................................................................................. 49
Iai, 2003-2004
Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000
Project 2000 poate sprijini managerii n toate domeniile specifice managementului de proiecte.
Majoritatea utilizatorilor folosesc programul pentru obinerea suportului privind managementul
scopului, costurilor, resurselor umane i al comunicrii.
nainte de a putea utiliza Microsoft Project este necesar s se neleag conceptele
fundamentale ale managementului proiectelor.
1. Introducere
Primul pas n utilizarea Project 2000 const n acomodarea cu opiunea Help i a tutorialelor
online, a principalelor ecrane, imagini i filtre utilizate de program. De aceea, acest paragraf va face
o scurt incursiune n problematica general a exploatrii programului.
1.1 Lansarea n execuie Project 2000 i fereastra help

Odat ce Project 2000 a fost lansat , se deschide, n funcie de configurarea iniial, fereastra
Help, aa cum poate fi vzut i n figura 1.
Fig. 1 Fereastra de dialog Help
Opiunea de vizualizare a ferestrei, dac a fost dezactivat la configurarea iniial, poate fi

reactivat fie prin selectarea opiunii Help din bara de meniu, dup care Contents i Index, fie din
opiunea Tools, din meniul principal, dup care Options, General i bifat csua din dreptul
opiunii Display help on startup.
Fereastra Help prezint 6 opiuni:
Whats New: pentru cei care au mai utilizat i alte versiuni ale Microsoft Project, aceast
opiune prezint noile caracteristici, inclusiv noile posibiliti de planificare, mbuntirea
diagramelor reea .a.;
Quick Preview: ofer o scurt animaie asupra modului n care Project 2000 poate sprijini
construirea planului unui proiect, gestiunea proiectului i comunicarea informaiilor despre
proiect;
Tutorial: ofer informaii detaliate asupra modului de utilizare a programului;
Project Map: descrie activitile comune managementului proiectelor, cum ar fi definirea
unui proiect, planificarea activitilor proiectului, planificarea resurselor i a modului de
alocare a lor etc. Aceast opiune poate servi ca un ghid general, prezentnd paii detaliai
din Project 2000 necesare pentru iniierea, gestionarea i completarea proiectelor;
2
Managementul proiectelor
Office Assistant: permite introducerea unei ntrebri i cutarea informaiilor de interes

privind ntrebrile respective;
Reference: deschide o fereastr cu legturi ctre principalele caracteristici ale Project 2000,
la coninutul Help-ului i alte resurse suplimentare.
n tabelul 1 sunt scoase n eviden principalele elemente noi din Project 2000, dintre care pot
fi amintite:
noile caracteristici fac mult mai uoar introducerea, urmrirea i utilizarea n comun a
informaiilor despre un proiect. De exemplu, pentru a ajuta la crearea unei structuri a
descompunerii proiectului (WBS), poate fi utilizat toolbar-ul pentru a vedea foarte repede
diferitele niveluri ale activitilor din structura proiectului;
lunile pot fi introduse ca unitate specific n stabilirea duratei unei activiti, Project 2000
calculnd numrul de zile corespunztor pentru fiecare lun n parte;
mbuntiri privind modul de planificare i construire a diagramelor de tip reea, cum ar fi
un nou view al diagramei, inclusiv posibiliti de filtrare;
se pot introduce duratele ca estimri, permind vizualizarea lor pentru a fi lejer revenirea
la acele activiti care solicit o perioad mai mare de timp pentru estimarea duratei de
desfurare;
exist posibilitatea setrii unei limbi pentru afiarea meniurilor i csuelor de dialog;
este un provider OLE-DB (Object Link Embedded-DataBase), asigurnd integrarea mult
mai uoar a datelor proiectelor la nivelul ntregii organizaii.
Tabel nr. 1 Elementele de noutate din Project 2000
Elemente de noutate
Caracteristici noi
Planificarea i
mbuntirea
diagramelor reea
Administrarea i
Descriere
WBS prin care sunt scoase n eviden nivelurile de descompunere a
proiectului pe activiti poate fi extins sau restrns mult mai eficient.
Poate fi selectat direct gradul de detaliere pentru prezentarea nivelurilor
de descompunere a activitilor.
Lunile pot fi folosite ca uniti de baz pentru stabilirea duratelor de
desfurare a activitilor. Prin introducerea n cmpul durat
(duration), de exemplu, a caracterelor 3mon se recunoate ca valoare
3 luni.
Proiectele se pot baza acum pe template-uri. Sunt incluse cteva
template-uri detaliate pentru diferite tipuri de proiecte.
Exist opiuni care ofer posibilitatea eliminrii schiei iniiale de
proiect (baseline) sau a unui plan intermediar al unui proiect.
Posibilitatea de a stabili diferite setri doar pentru anumite componente
din proiect este mult mai uoar, fiind inclus direct n diagrama Gantt.
Calendarele, inclusiv zilele lucrtoare, pot fi setate. Calendarul permite
modificarea tipului de calendar chiar i numai la nivel de activitate.
Proiectele master pot calcula data final de-a lungul tuturor
subproiectelor, ceea ce permite vizualizarea unui singur drum critic
pentru tot proiectul i nu pe subproiecte.
Se pot seta datele de finalizare pentru a avertiza dac o activitate a fost
planificat s se termine dup aceste date.
Durata unei activiti poate fi introdus ca durat estimat, ceea ce
permite identificarea rapid a activitilor care nu au fost stabilite cu
certitudine, folosind noul filtru Tasks With Estimated Durations.
View-ul diagram-reea (Network Diagram) este nou i nlocuiete n
totalitate diagrama PERT din versiunile anterioare. De asemenea, exist
posibilitatea stabilirii unor filtre pentru vizualizarea diagramei-reea.
n view-ul diagramei-reea, se pot folosit simboluri pentru ascunderea
sau afiarea subactivitilor unei activiti n aceeai manier ca n
view-ul diagramei Gantt.
Ca i n pachetul Office 2000, Project folosete tehnologia Microsoft
3

posibilitile de
configurare
Installer, lsnd la latitudinea utilizatorului ce fiiere va folosi din cele

instalate. Dac un fiier de baz lipsete, Installer-ul le reinstaleaz.
Un pachet de limbi poate fi instalat, astfel nct versiunea Microsoft
Project-ului poate afia meniurile i casetele de dialog n alt limb
dect cea implicit (engleza).
Fiierele pot fi salvate i n format Microsoft Project 98 MPP, ceea ce
d posibilitatea folosirii proiectului i de ctre utilizatorii care nu au
noua versiune 2000.
Microsoft Project 2000 este un provider de OLE-DB (Object Link
Embedded-DataBase). OLE-DB este o specificaie pentru setarea
interfeelor de acces la date din diverse surse de stocare, pentru a se
asigura compatibilitatea utilizrii lor la nivel de organizaie. Acest lucru
asigur accesul la datele stocate prin Project pentru alte aplicaii din
cadrul organizaiei.
Compania Microsoft, realiznd c noul produs, Project 2000, poate necesita ceva timp pentru a
fi nvat, furnizeaz o serie de resurse pe site-ul Web propriu. Se selecteaz opiunea Office on the
Web din cadrul meniului Help pentru a ajunge la site-ul Microsoft pentru produsele Office. Site-ul
Web pentru Poject 2000 (www.microsoft.com/project) pune la dispoziia utilizatorilor fiiere pentru
descrcare, studii de caz, articole i alte materiale utile.
n cadrul produsului Project 2000, Office Assistant ofer rspunsuri la ntrebri diverse, de
ndat ce acestea apar. Office Assistant poate fi accesat n orice moment selectnd Microsoft
Project Help din cadrul meniului Help. De asemenea, se pot obine acelai rezultate apsnd tasta
F1 sau cu un click pe iconia
din bara de instrumente Standard. Ca i n alte aplicaii Microsoft,
Office Assistant permite tastarea unei ntrebri i cutarea informaiilor n legtur cu aceasta.
1.2 Elementele ferestrei principale

Figura 2 prezint ecranul principal ce poate fi vzut dup lansarea produsului Project 2000.
Ecranul principal prestabilit pentru Project 2000, denumit view-ul Gantt Chart, are trei pri: o
diagrama Gantt, un tabel pentru introducerea datelor (Entry table) i bara View.
Bara de meniu
Bara de instrumente
Linie de introducere
date
Legtur activiti
Mrirea/micorarea
mrimii de vizualizare
Identare pentru subactiviti
Bara de
vizualizri
Tabel introducere
date
Bara de modificare
a mrimii de vizualizare
a tabelului
Ecarnul de vizualizare
a diagramei Gantt
Figura 2 Ecranul principal al produsului Project 2000

4
n partea superioar, ecranul principal conine un meniu i o bar de instrumente similare cu

alte aplicaii Windows. Trebuie specificat faptul c ordinea i apariia iconielor din bara de
instrumente poate varia fa de figura 2, n funcie de caracteristicile (opiunile) utilizate. Bara de
instrumente poate fi afiat pe unul sau dou rnduri, iar iconiele se vor schimba n concordan cu
cea utilizat. Cteva din iconiele folosite frecvent, cum ar fi Link tasks, Zoom in i Zoom out,
Indent sunt ilustrate n figura 2. Imediat dup bara de instrumente este situat bara pentru
introducerea datelor (Entry bar), care afieaz datele introduse n Entry Table. Diagrama Gantt
apare n dreapta tabelului de introducere, separat de bara de splitare. Entry Table este folosit
pentru introducerea informaiilor despre activiti i subactviti (task and subtasks), cum ar fi
numele activitilor, duratele lor. Coloana din stnga celei n care sunt introduse numele
activitilor (Task Name) se afl coloana Indicators, ce afieaz indicatori sau simboluri privind
diferite aspecte asociate fiecrei activiti, cum ar fi adnotri, hyperlink-uri ctre alte fiiere,
caracterul recurent al unei activiti etc..
Remarc! Multe opiuni n Project 2000 sunt similare cu cele din alte aplicaii Windows. De
exemplu, pentru a vedea diferite bare de instrumente, se poate selecta opiunea Toolbars din
meniul View. Pentru a accesa rapid diferite opiuni (shortcut items), se face clic dreapta ori n zona
tabelului de introducere date, ori n diagrama Gantt. Multe din operaiunile ce se pot realiza n
Entry Table sunt asemntoare cu cele ce se pot realiza n Excel. De exemplu, pentru a ajusta
limea unei coloane, se ine apsat butonul din stnga mouse-ului i se trage n direcia dorit,
ntre titlurile coloanelor.
Dac se selecteaz un alt view i se dorete revenirea la diagrama Gantt, se va selecta opiunea
Gantt Chart din bara de View-uri din stnga ecranului sau clic pe opiunea meniul View i apoi clic
pe opiunea Gantt Chart, dup cum se poate vedea n figura 3. Dac tabelul din stnga diagramei
pare a fi diferit, se va selecta meniul View i apoi clic pe opiunea Table: Entry pentru a restaura
setrile prestabilite ale tabelului.
Figura 3 Opiunile meniului View din Project 2000
De remarcat bara de splitare (desprire), care separ tabelul intrrilor de diagrama Gantt. Cnd
se duce mouse-ul deasupra barei de splitare, va aprea pointer-ul de splitare ||. Apsnd
5
butonul din stnga al mouse-ului i trgnd bara de splitare spre dreapta vor fi afiate alte informaii
despre activiti n Entry Table, incluznd datele de nceput i sfrit, predecesorii i numele
resurselor utilizate.
La stnga Entry Table se afl bara View. n locul utilizrii opiunilor din meniul View pentru a
modifica modalitile de afiare a unui proiect, se poate face clic pe iconiele din aceast bar.
Pentru a economisi spaiu pe ecran, se poate ascunde bara View, deselectnd opiunea View Bar
din meniul View. Cnd bara View nu este vizibil, o linie albastr apare n stnga ferestrei
principale. Cnd se face clic dreapta pe aceast linie albastr, apare un meniu cu comenzi scurte
care ofer un acces rapid ctre alte view-uri.
1.3 View-urile PROJECT 2000

n Project 2000 exist diferite ci de a afia informaiile proiectului. Acestea se numesc
modaliti de afiare a datelor (views). Cteva view-uri prezentate n text sunt pe bara View
prestabilit: Gantt Chart, Network Diagram, Tracking Gantt Chart i Resource Graph. Altele
includ: Calendar, Task Usage, Resource Sheet, Resource Usage, i o opiune de afiare a mai
multor view-uri (More Views). Ele permit examinarea informaiilor despre proiect n diferite
moduri, ceea ce va ajuta la analiza i nelegerea a ceea ce se ntmpl n cadrul proiectului.
Meniul View ofer accesul la diferite tabele i rapoarte care afieaz informaii n diferite
moduri. Se pot accesa din meniul View tabele precum: Schedule (Program-agend), Cost, Tracking
(Control) i Earned Value (valoarea ctigat). Dintre rapoarte, se pot aminti: Overview (Vedere de
ansamblu), Current Activities (Activiti curente), Costs, Assignments (Sarcini, Alocri de atribuii,
resurse) i Workload (Gradul de nccare).
Unele view-uri din produsul Project 2000, cum ar fi view-ul chart (diagram), prezint o
viziune de ansamblu pentru ntregul proiect, n timp ce altele, cum ar fi view-urile de tip formular
(form views), se concentreaz pe informaii specifice fiecrei activiti n parte. Sunt disponibile
trei categorii principale de view-uri:
Graphical (Imagini de tip grafic): O reprezentare sub form de diagram sau grafic a unor
date, utiliznd bare, casete/chenare, linii i imagini.
Task Sheet or Table (Foaie cu sarcini sau tabel): O reprezentare a datelor sub form de
foaie de calcul n care apare fiecare activitate ca un rnd nou, iar fiecare informaie despre
activiti (task) este reprezentat de o coloan. Pentru a prezenta diferite tipuri de informaii
sunt utilizate tabele diferite.
Form (Formular): O imagine specific unei informaii pentru o sarcin/activitate.
Formularele sunt utilizate pentru a evidenia detaliat anumite aspecte privind o activitate.
n tabelul 2 sunt descrise unele view-uri (modaliti de afiare) predefinite din fiecare categorie
furnizat de produsul Project 2000 cu scopul de a ajuta la afiarea informaiilor despre proiect sau
activiti, n funcie de necesitile de afiare existente la un moment dat.
Tabel nr. 2 View-urile cele mai utilizate din Project 2000
Tipul de
view
Graphical
Numele view-ului
Descrierea view-ului
Gantt Chart
Format standard pentru afiarea informaiilor despre programul

proiectului, care listeaz activitile i datele lor de nceput i de
sfrit, n format calendar. Fiecare activitate este prezentat ca o
bar orizontal cu lungimea i poziia corespunztoare scalei de
timp din partea superioar a diagramei.
Afiarea schematic a legturilor logice sau a secvenierii
activitilor proiectului. Arat fiecare activitate ca un chenar, cu
linii de legtur ntre sarcini pentru a arta secvenierea.
Activitile critice apar colorate n rou.
Network Diagram
Task Sheet
or Table
Entry Table
Schedule Table
Cost Table
Tracking Table
Earned Value
Form
Task Details Form

Task Name Form
Imagine tabelar prestabilit, care afieaz coloane Task Name i

Duration, pentru numele activitilor i pentru durata lor. De
asemenea, se mai pot afia coloanele pentru datele de nceput i de
sfrit ale activitilor, predecesorii i numele resurselor.
Afieaz coloanele pentru numele activitilor (task Name), datele
de nceput (Start) i sfrit (Finish), cea mai trzie dat de nceput
(Late Start) i de sfrit (Late Finish), perioada de amnare (Free
Slack) i totalul posibil de amnat (Total Slack).
Afieaz coloane pentru numele activitilor/sarcinilor (Task
Name), costurile fixe (Fixed Cost), costurile de iniiale, evoluia
costurilor fixe (Fixed Cost Accrual), costurile totale (Total Cost),
variaiile fa de costurile iniiale (Baseline), costurile efective
(Actual) i costurile rmase (Remaining).
Afieaz coloanele pentru numele activitilor/sarcinilor (Task
Name), startul efectiv (Actual Start), finalul efectiv (Finish
Actual), procentajul parcurs (% Complete), durata efectiv (Actual
Duration), durata rmas (Remaining Duration), costul efectiv
(Actual Cost) i eforturile de munc depuse (Actual Work).
Afieaz coloanele pentru numele activitilor/sarcinilor (Task
Name), respectiv BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled),
BCWP (Budgeted Cost for Work Performed), ACWP (Actual Cost
for Work Performed), SV (Schedule variance), CV (Cost
variance), EAC (Estimate At Completion), BAC (Budgeted At
Completion), VAC (Variance At Completion)
Afieaz informaii detaliate despre o singur activitate ntr-o
singur fereastr.
Afieaz coloane pentru numele sarcinii (Task Name), resurse
(Resources), predecesori (predecessors) pentru o singur
activitate/ sarcin.
n continuare, se vor utiliza fiiere exemplu pentru a accesa i explora unele modaliti de
afiare (view-uri) disponibile n Project 2000. CD-ul de instalare a Project 2000 este furnizat cu o
serie de fiiere exemplu ce trebuie ncrcate pe hard disc, care se pot deschide selectnd opiunea
New din meniul File i apoi selectnd Project Templates (abloane). Template-uri suplimentare
sunt disponibile prin opiunea Office 97. Vizualizarea diferitelor template-uri poate determina
obinerea unor idei despre modul n care se pot creea propriile fiiere proiect. Dup cum s-a
menionat anterior, bara de instrumente i iconiele pot fi configurate n diferite moduri, ca i n alte
produse Office 2000. Cnd se utilizeaz pentru prima dat Project 2000, meniurile i barele de
instrumente afieaz comenzile i butoanele de baz, iar pe msur ce programul este folosit,
comenzile i butoanele utilizate frecvent sunt memorate ca setri personalizate i sunt afiate n
meniuri i bara de instrumente. Bara de instrumente poate fi afiat pe dou rnduri, n loc de unul.
Pentru a face ca bara de stare s apar doar pe o singur linie, clic pe partea stng a celui de-al
doilea rnd din bara de unelte i se trage peste primul rnd. De asemenea, se poate selecta
Customize din meniul Tools, apoi Toolbars i deselectarea opiunilor care se doresc astfel nct
barele de instrumente Standard i Formatting s mpart un singur rnd.
Pentru a exersa accesarea diferitelor view-uri i pentru a le explora, se lanseaz Project 2000,
apoi se parcurg urmtoarele operaiuni:
1. Deschiderea fiierului numit Infrastructure Deployment. Clic pe meniul File, apoi
opiunea New. Clic pe tab-ul Project Templates, apoi dublu clic pe iconia
Infrastructure Deployment. Se deschide fereastra de dialog cu informaii despre
proiect. Se introduce data 04/06/03 n cmpul scos n eviden printr-o alt culoare,
Start Date:, apoi clic pe OK sau se apas tasta ENTER pentru a nchide fereastra
Project Information. Dac fiierul Infrastructure Deployment nu este disponibil pe
7
2.
3.
4.
5.
6.
disc, poate fi descrcat de pe site-ul www.course.com (Information Technology

Project Management, Second Edition, 0-619-03528-5 [student downloads], 2001
Kathy Schwalbe sau direct la adresa :
www.course.com/catalog/titlelist.cfm?category=IT%20Project%20Management&
subcategory=Project%20Management).
Schimbarea scalei temporale din diagrama Gantt. Clic pe iconia Zoom out
de
pe bara cu instrumente, de trei ori sau de cte ori este nevoie, pn cnd scala de
timp a diagramei Gantt afieaz trimestre. Ar trebuie s se observe c proiectul
ncepe n Aprilie 2003 i se ncheie n Septembrie 2003. Iconia Zoom in
de pe
bara de instrumente face scala temporal mai mic luni n loc de trimestre, de
exemplu.
Explorarea diferitelor view-uri. Clic pe diferite view-uri utiliznd bara View.
Alternativ, se pot selecta din meniul View. De exemplu, clic pe iconia Calendar din
bara View pentru a vizualiza informaii despre proiect n format calendar, clic pe
iconia Network Diagram pentru a vedea diagrama reea a proiectului i clic pe
iconia Task Usage pentru a vedea cte ore sunt alocate pentru activiti.
Examinarea coloanelor din tabelul de introducere (Entry Table). Se revine la viewul diagramei Gantt. Se mut bara de splitare deplasnd mouse-ul ntre tabelul de
introducere i diagram, pn apare pointerul de redimensionare. Se ine apsat
butonul stng al mouse-ului i se trage (fr a elibera butonul) spre dreapta pn se
vor vedea alte coloane ale tabelului de introducere. Pentru a se afia tot textul n
coloana cu numele sarcinilor se mut cursorul mouse-ului deasupra liniei din dreapta
a coloanei pn ce acesta se transform n pointer de redimensionare. Prin dublu clic
cu butonul din stnga coloana se mrete automat, pentru a se afia tot textul.
Examinarea view-ului Table Schedule. Clic pe meniul View , mutarea cursorului pe
Table Entry, apoi clic pe Schedule n meniul cascad din dreapta. Se va observa c
toate coloanele din stnga diagramei afieaz informaii detaliate despre planificarea
proiectului. Se poate experimenta i cu alte view-uri tabelare, dup care revenire la
Table Entry.
Explorarea opiunii Reports. Clic pe meniul View, apoi pe Reports, dup care dublu
clic pe Overview din fereastra de dialog Reports. Dublu clic pe Project Summary
n fereastra de dialog Overview Reports. Se poate observa c pointerul se transform
ntr-o lup
ce modific mrimea de vizualizare dac se folosete n interiorul
raportului, pentru a-l mri sau micora. Clic pe butonul Close pentru a nchide
raportul, dup care se pot selecta alte forme de vizualizare a rapoartelor.
1.4 Filtrele Project 2000

Project 2000 folosete o baz de date care filtreaz, sorteaz, nmagazineaz i expune
informaiile, compatibil cu Microsoft Access, fiind relativ simplu s se "importe" i "exporte"
informaii din/ctre alte aplicaii, pe baza facilitilor OLE-DB.
Se pot filtra informaii doar fcnd clic pe sgeata csuei de text Filter de pe bara cu
instrumente. Figura 4 arat lista rezultat, cu filtre. Se pot accesa mai multe opiuni de filtrare
folosind bara derulant.
Filtrarea informaiilor din proiect este foarte folositoare. De exemplu, dac un proiect include
sute de activiti, e posibil la un moment dat s se doreasc vizualizarea numai a principalelor etape
(summary) sau numai jaloanele/reperele pentru a avea o imagine de ansamblu asupra proiectului.
Pentru a obine aceast form de vizualizare a proiectului, se selecteaz din lista Filter, opiunea
Milestones or Summary Tasks. Dac interesul se manifest doar pentru planificarea proiectului, se
poate selecta un filtru care arat doar sarcinile de pe drumul critic (Critical). Alte filtre includ
Completed Tasks, Late/Overbudget Tasks, Date Range, care prezint activitile pe baza unor
8
criterii introduse de utilizator. De asemenea, se poate accesa opiunea Show de pe bara de

instrumente pentru a accesa rapid diferite niveluri din WBS. De exemplu, Outline Level 1 arat
elementele de pe cel mai nalt nivel din WBS, Outline Level 2 arat urmtorul nivel de detaliere
.a.m.d.
Figura 4 Opiunile listei de filtrare
Pentru a experimenta filtrele Project 2000:

1. Filtrarea pentru a afia diferite sarcini. Folosind fiierul Infrastructure
Deployment, se aplic un filtru pentru vizualizarea doar a activitilor principale.
Dac csua de text Filter nu apare pe bara de instrumente, click pe More buttons
de unde poate fi selectat. Apoi clic pe sgeata derulant a listei de filtrare Filter,
i derulare pn este gsit opiunea SummaryTasks. Click pe Zoom out
de pe
bara de instrumente de trei ori, sau de cte ori este nevoie, aa nct scala temporal
s fie afiat n trimestre. Ecranul ar trebui s fie ca cel din figura 5.
Fig. 5 Filtru pentru prezentarea sintezei activitilor din fiierul Infrastructure Deployment
2. Afiarea nivelurile de descompunere (outline). Se selecteaz All tasks din lista

Filter pentru a afia din nou toate sarcinile din WBS. Clic pe sgeata derulant
Show, apoi pe Outline Level 2. Doar elementele de pe nivelul 2 i cele superioare
vor aprea n WBS. Se poate experimenta cu alte niveluri de descompunere. Not:
fiierele template din Project 2000 arat ntregul proiect ca nivel 1 n loc de nivel 0,
9
care este cea mai ntlnit form de descompunere i numerotare a descompunerii.

3. Examinarea altor fiiere template. Dup ce s-a vizualizat fiierul Infrastructure
Deployment se va nchide fr salvare, cu opiunea Close, dup care se pot deschide
alte fiiere pentru utilizarea opiunilor de filtrare.
2. Managementul activitilor proiectului

Managementul activitilor proiectului implic definirea eforturilor de munc care trebuie
depuse pentru a duce la bun sfrit proiectul. Pentru a folosi Project 2000, trebuie mai nti s se
defineasc scopul proiectului, cu activitile, subactivitile, jaloanele care conduc la atingerea
scopului. Pentru a ncepe introducerea activitilor proiectului, se creaz un nou fiier cu numele
proiectului i data de start. Se va dezvolta o list a activitilor care trebuie realizate pentru a duce
la bun sfrit proiectul, list care formeaz structura de descompunere a lucrrilor (WBS). Dac se
dorete compararea informaiilor efective despre proiect (din momentul n care s-a finalizat
conceperea i se trece la implementarea lui) cu planul iniial, trebuie mai nti s fie finalizat
introducerea tuturor informaiilor iniiale despre proiect i salvarea lui ca plan iniial (baseline). n
acest paragraf se va prezenta modul n care se va creea fiierului unui nou proiect, a realizrii
structurii de descompunere i salvarea ca plan iniial.
Not: Se vor parcurge mai multe etape pentru crearea unui fiier Project 2000, cu numele
Scope. Fiierul poate fi descrcat i de pe site-ul menionat anterior (www.course.com) pentru a
verifica paii efectuai i pentru a trece la urmtoarea etap. Proiectul exemplificat n acest material
este diferit de cel de pe site, datorit traducerii, n romn, a activitilor/subactivitilor i
jaloanelor. Pentru a avea un fiier complet este necesar s se parcurg ntr-o singur edin etapele
de gestiune a activitilor i duratelor.
2.1 Crearea unui nou fiier pentru un proiect

Pentru a crea un nou fiier de proiect:
1. Crearea fiierului pentru un nou proiect. Click pe meniul File apoi New. Va aprea
o csu de dialog n care este activ tab-ul General. Dublu click pe Blank Project
pentru a afia csua de dialog Project Information, cum apare n fig. 6. Prin aceast
fereastr se seteaz data de start a proiectului, tipul de calendar care va fi folosit,
precum i vizualizarea unor statistici privind noul proiectul. Ca valori implicite, data
de ncepere a proiectului este data la care se creaz fiierul, iar numele fiierelor
pentru noile proiecte sunt Project 1, Project 2 .a.m.d.
Fig. 6 Fereastra de dialog Project Information
2. Introducerea datei de ncepere a proiectului. n caseta de introducere a datei de start

se va introduce 04/06/03. Deocamdat nu se vor modifica data de finish, data,
10
pstrnd setrile prestabilite. Click OK.

3. Introducerea caracteristicilor proiectului. Click pe meniul File i selectarea opiunii
Properties. Fereastra de dialog Project Properties se deschide aa cum apare in
figura 7. Dac e necesar se va selecta tab-ul Summary pentru activare, astfel nct
s poat fi introduse urmtoarele informaii: titlul, subiectul, autorul, managerul,
compania, .a.m.d. Se va introduce Project Tracking Database n caseta Title,
dup care numele n csua de text Author. Click OK.
Fig. 7 Fereastra de dialog Project Properties
2.2 Realizarea structurii de descompunere a lucrrilor

nainte de a folosi Project 2000 este necesar s se realizeze structura de descompunere a
proiectului (Work Breakdown Structures ). Dezvoltarea unui bun WBS necesit timp, dar va face
mai uoar introducerea activitilor n tabelul intrrilor (Entry Table). De asemenea, este bine s se
stabileasc jaloanele/reperele nainte de a introduce activitile n Project 2000. Pentru parcurgerea
acestui paragraf se vor folosi informaiile din tabelul 3, pentru introducerea activitilor proiectului
Project Tracking Database. Exerciiul este mult mai uor i solicit mai puin timp dect majoritatea
proiectelor, de o complexitate mai mare fa de cea proiectului luat ca exemplu.
Tabelul 3 - Activitile pentru Project Tracking Database
Nr.crt.
1
2
3
Nr.crt.
11
12
13
Activiti
Proiectarea
Implementarea
Sistem implementat
4
5
6
Activiti
Iniierea
edina de lansare
Crearea documentului
proiectului
Document semnat
Planificarea
Dezvoltarea planurilor
14
15
16
7
8
9
10
Revizuirea planurilor
Planuri aprobate
Execuia
Analiza
17
18
19
20
Efectuarea controlului
Raportarea performanelor
Efectuarea controlului asupra
schimbrilor
nchiderea proiectului
Pregtirea raportului final
Prezentarea raportului final
Proiect finalizat
11
Pentru a dezvolta structura de descompunere a lucrrilor i stabilirea reperelor pentru

Project Tracking Database se parcurg urmtorii pai:
1. Introducerea numelui activitilor. Se introduc cele 20 de activiti din tabelul 3 n
coloana Task Name n ordinea afiat. Nu se va lua n calcul, deocamdat, nici o alt
informaie legat de durata activitilor, resursele .a. Se va scrie numele fiecrei
activiti n coloana Task Name din Entry table, ncepnd cu primul rnd, dup care
Enter sau sgeat n jos pentru a deplasa cursorul pe rndul urmtor. Dac din
greeal se sare peste o activitate, se selecteaz rndul pe care se dorete introducerea
activitii i folosete meniul Insert, apoi opiunea New Task pentru a obine o linie
liber. Pentru a edita numele unei activiti este necesar selectarea activitii (clic pe
numele ei), apoi un se plaseaz cursorul n bara de introducere (cea din bara de
instrumente) i se modific textul.
2. Ajustarea limii coloanei Task Name. Pentru a afia ntregul text din coloana Task
Name, se deplaseaz mouse-ul deasupra coloanei din dreapta n Task Name header
pn apare pointerul de redimensionare, apoi clic cu butonul stng al mouse-ului i se
trage linia spre dreapta pentru a face coloana mai lat.
Structura de descompunere separ activitile n funcie de etapele proiectului, respectiv
iniierea, planificarea, execuia, controlul i nchiderea. Aceste activiti vor reprezenta nivelul 1
din WBS. Se recomand includerea tuturor activitilor grupate pe principalele etape, i nu
concentrarea numai pe activitile de execuie, aa cum fac foarte multe persoane. WBS ar trebui s
includ toate activitile cerute de proiect. n WBS-ul din exemplu (Project Tracking Database),
activitile au fost lsate intenionat pe un nivel superior (nivelul 2). Descompunerea pe celelalte
niveluri se va realiza atunci cnd se va prezenta modul de stabilire a activitilor principale
(summary tasks). Pentru un proiect real, este necesar ca WBS s fie descompus pe mult mai multe
niveluri, pentru a oferi mai multe detalii necesare descrierii tuturor eforturilor impuse de proiect.
De exemplu, activitatea de analiz pentru un proiect de baze de date ar putea s fie descompus
astfel nct s surprind realizarea diagramelor entitate-relaie, dezvoltarea documentaiei pentru
interfaa-utilizator .a. Activitatea de proiectare ar putea cuprinde pregtirea prototipurilor,
ncorporarea feedback-ului de la utilizatori, popularea bazei de date, testarea. Activitatea de
implementare include mai multe subactiviti, cum ar fi instalarea echipamentelor i software-ului,
instruirea utilizatorilor, documentarea sistemului .a.
2.2.1 Crearea activitilor principale (summary tasks)

Dup ce au fost introduse activitile din WBS (cele din tabelul 3), urmtorul pas const
stabilirea nivelurilor din WBS crend activitile principale. n exemplul luat, astfel de activitile
sunt: 1 - iniierea, 5 - planificarea, 9 - execuia, 14 - efectuarea controlului, 17 - nchiderea
proiectului. Crearea activitilor de baz se realizeaz prin selectarea i indentarea subactivitilor
din care este compus fiecare activitate principal.
Pentru crearea activitilor de baz:
1. Selectarea nivelului inferior sau a subactivitilor. Selectarea activitilor de la 2 la
4 prin clic pe activitatea 2 cu butonul din stnga mouse-ului, inerea apsat a
butonului i tragerea lui spre activitatea 4, inclusiv.
2. Indentarea subactivitilor. Click pe Indent
, dup ce subactivitile (Tasks 2
pn la 4) au fost indentate se poate observa c activitatea 1 devine automat marcat
cu bold, ceea ce indic faptul c e o activitate de baz, iar n stnga va aprea
semnul minus . Prin click pe minus, activitatea va fi minimalizat, fr a mai fi
afiate subactivitile, determinnd schimbarea semnului minus n plus . Prin click
pe plus se obine fenomenul invers. De asemenea, se poate observa c simbolul
pentru activitatea de baz din graficul Gantt s-a schimbat dintr-o bar albastr n una
12
neagr cu sgei, indicnd datele de nceput i sfrit.

3. Crearea altei activiti cu subactiviti. Se creeaz subactiviti pentru activitile 5,
9, 14 i 17 urmnd aceiai pai. Se indenteaz activitile de la 6 la 8 pentru a
transforma activitatea 5 ntr-o activitate de baz. La fel pentru activitile de la 10 la
13 pentru a transformarea activitii 9, de la 15 la 16 pentru activitatea14, respectiv
de la 18 la 20 pentru activitatea 17.
Pentru a transforma o subactivitate ntr-o activitate trebuie utilizat simbolul de Outdent

,
inversul indentului. Astfel, se selecteaz subactivitatea/subactivitile care se doresc a fi
transformate i clic pe Outdent din bara de formatare.
2.2.2 Numerotarea activitilor

n funcie de cum a fost instalat Project 2000, este posibil s fie vizualizate sau nu numerele
asociate activitilor din WBS, imediat ce sunt introduse.
Pentru activarea automat a numerotrii activitilor, folosind sistemul de numerotare
standard pentru WBS:
1. Deschiderea casetei de dialog Options. Clic pe meniul Tools, apoi Options.
2. Afiarea numerelor pentru fiecare nivel de structurare. n caseta de dialog Options,
clic pe tab-ul View, dac e necesar. Sub seciunea Outline Options for Project x,
clic pe Show outline number, astfel nct s apar marcajul n csua din stnga.
Clic OK.
2.3 Salvarea fiierelor cu sau fr plan iniial

O parte important a managementului proiectului o constituie atingerea unei performane ct
mai bune fa de estimrile iniiale. Cnd se salveaz pentru prima oar un fiier n Project 2000,
trebuie s se introduc un nume de fiier i apoi s se specifice dac va fi salvat ca plan iniial sau
nu, cu alte cuvinte cu sau fr etalon (Save without a baseline sau Save with a baseline). Pn la
introducerea tuturor informaiilor despre proiect este necesar s nu se salveze proiectul ca plan
iniial, altfel Project 2000 consider orice modificare ca o execuie a planului de baz, ncepnd s
fac diferite comparaii ntre datele estimate i cele efective. Dup ce au fost incluse toate
informaiile estimative despre proiect, se vor putea introduce informaiile reale, n funcie de modul
lui de implementare, pentru a compara datele planificate i realizrile efective. n acelai timp,
Project 2000 permite i eliminarea planului iniial, prin selectarea meniului Tools i a opiunilor
Tracking, Clear baseline.
Pentru salvarea unui fiier fr plan iniial se parcurg paii:
1. Salvarea fiierului. Se selecteaz meniul File i opiunea Save, sau din bara de
isntrumente se selecteaz iconia Save
2. Introducerea unui nume de fiier. n fereastra de dialog Save as, se tasteaz n
csua File name Scope , indicndu-se calea unde va fi memorat.
3. Salvarea fr plan iniial. Dup ce s-a dat OK, apare fereastra de dialog Planning
Wizard, care prezint 2 opiuni: salvarea fiierului fr plan iniial (Save without
baseline), fiind opiune implicit selectat, sau salvarea ca plan iniial (Save with
baseline). Este necesar s se verifice dac opiunea implicit, cea de salvare fr
plan iniial, este selectat, apoi clic pe OK.
13
Dup ce s-a terminat introducerea tuturor celor 20 de activiti, crearea activitilor de baz
cu subactivitile corespunztoare, setarea opiunii de afiare a numerelor nivelurilor de
descompunere, salvarea fiierului, proiectul ar trebui s arate ca cel din figura 8. (Se poate ajusta
scala de timp pentru a afia lunile prin clic pe Zoom in sau Zoom out ) .
Fig. 8. Ecranul din Project 2000 cu toate activitile, subactivitile introduse
3. Administrarea duratei proiectului

Multe persoane folosesc Project 2000 datorit caracteristicilor sale privind gestiunea timpului.
Primul pas n folosirea acestor caracteristici, dup introducerea WBS, este introducerea duratelor
activitilor sau a datelor de start i finish. Introducerea duratei sau a datelor calendaristice va
actualiza automat diagrama Gantt. Dac se intenioneaz efectuarea de analize privind drumul critic
este necesar s fie identificate dependenele dintre activiti. Dup stabilirea duratelor i
dependenelor pot fi vizualizate diagrama de reea i informaiile privind drumul critic.
3.1 Introducerea duratelor activitilor

Cnd se introduce o activitate, Project 2000 i atribuie automat durata standard de o zi, urmat
de un semn de ntrebare. Pentru a schimba durata, se va tasta o durat estimat a activitii n
coloana Duration. Dac nu exist sigurana asupra acestei durate, se poate introduce un semn de
ntrebare dup durata stabilit, pentru a putea fi evideniat atunci cnd se va reveni asupra
estimrilor iniiale. De exemplu, se poate introduce 5d? pentru o activitate cu o durat estimat de 5
zile, dar asupra creia se dorete s se revin.
O caracteristic esenial pentru Project 2000 o constituie filtrul pentru evidenierea numai a
activitilor care au o durat incert, prin selectarea opiunii Tasks With Estimated Durations,
vizualizndu-se astfel activitile care necesit revenirea asupra duratelor indicate iniial.
14
Pentru precizarea duratei unei activiti trebuie introdus un numr urmat de unul sau mai multe
caractere prin care s fie specificat unitatea de msur pentru durat. Dac se introduce doar un
numr, Project 2000 preia automat days (zile) ca valoare implicit pentru unitatea de msur.
Caracterele utilizate pentru reprezentarea unitilor de msur pentru durate sunt:
d = days (zile)
w = weeks (sptmni)
m = minutes (minute)
h = hours (ore)
mon = months (luni)
De exemplu, pentru a introduce o sptmn, ca durat a unei activiti, se tasteaz 1w n
coloana Duration. Pentru a introduce 2 zile, se tasteaz 2d n coloana Duration. Luna este o nou
unitate de timp n Project 2000. Poate fi introdus i durata efectuat dintr-o activitate, tot n coloana
Duration. De exemplu, 1ed (de la 1 elapsed day) nseamn o zi de activitate efectuat, sau 1ew o
sptmn efectuat. Durata scurs dintr-o activitate poate fi folosit pentru o activitate de genul
Uscarea vopselei, avnd n vedere c vopseaua se va usca ntr-o perioad exact de timp
indiferent dac este o zi lucrtoare, weekend sau vacan.
Not: Dac coloana Duration nu este vizibil, se deplaseaz mouse-ul peste bara de splitare
care separ tabelul de introducere date de diagrama Gantt, pn ce devine vizibil.
Introducerea estimrilor de timp sau a duratei poate prea un proces simplu. Totui, trebuie
respectate cteva etape importante:
Nu se vor introduce duratele pentru activitile de baz (descompuse n subactiviti), pentru
c ea va fi calculat automat pe baza duratei subactivitilor. Dac se introduce o durat
pentru o subactivitate i apoi este transformat ntr-o activitate de baz, durata ei se va
schimba automat, lund n calcul durata subactivitilor acesteia. Project 2000 nu permite
introducerea sau schimbarea duratei unei activiti de baz.
Pentru a marca o activitate ca jalon se va introduce durata 0 (zero), pentru c jalonul se obine
dup ce se va derula un set de activiti.
Pentru a stabili activiti periodice, cum ar fi ntlniri sptmnale sau raportri lunare, se
selecteaz Recurring Task din meniul Insert. Se introduce numele activitii, durata i datele
de start i finish. Project 2000 va insera n mod automat subactivitile corespunztoare n
funcie de durata stabilit i perioada de timp sau numrul aciunilor care se doresc a se
realiza. De exemplu, dac se introduce o activitate periodic pentru realizarea ntlnirilor
lunare, care au loc n prima zi a fiecrei luni pentru un proiect de 12 luni, Project 2000 va
plasa o activitate de baz pentru ntlnirile lunare i 12 subactiviti o ntlnire pe lun, aa
cum este prezentat i n figura 9.
Se pot introduce datele exacte de nceput i de sfrit ale activitilor, n loc s se introduc
durata, prin deplasarea barei de splitare spre dreapta pentru vizualizarea coloanelor Start i
Finish. E bine ca introducerea datelor de start i finish s fie efectuat numai dac datele
respective sunt certe. Dac se dorete ca datele activitilor s se modifice n funcie de datele
altor activiti, nu se vor introduce datele exacte de nceput i sfrit, ci trebuie introdus
durata i stabilirea dependenei fa de activitile corespunztoare.
Project 2000 folosete un calendar standard cu 5 zile lucrtoare pe sptmn i 8 ore pe zi.
Estimarea duratelor variaz n funcie de calendarul folosit. De exemplu, dac se introduce 5d
n calendarul standard, aceasta poate nsemna mai mult de 5 zile pe diagrama Gantt dac
perioada de timp include smbt i duminic. Se pot transforma anumite zile nelucrtoare n
lucrtoare sau invers, precum i ntregul calendar al proiectului dac se selecteaz opiune
Change Working Time din meniul Tools.
De multe ori, este necesar s se modifice scala de reprezentare a timpului n diagrama Gantt,
pentru a vizualiza planificarea proiectului sub ntr-o form mai detaliat sau nu, din punct de
vedere al raportriila perioadele calendaristice (sptmni, luni, trimestre sau ani), ceea ce
nseamn utilizarea iconielor Zoom out i Zoom in .
15
Fig. 9 Modul de reprezentare a unei activiti periodice
n continuare, se va prezenta modul de stabilire a duratelor pentru activitile din fiierul Scope
al proiectului Project Tracking Database, creat n paragraful anterior. Dac nu a fost creat, fiierul
poate fi descrcat de pe site-ul www.course.com. Se va crea o nou activitate periodic, respectiv
Raportri periodice, nainte de Activitatea 15, Raportarea performanelor, dup care se vor
introduce duratele pentru toate actvititile.
Crearea unei noi activiti periodice:
1. Inserarea unei activiti periodice nainte de activitatea de pe linia 15. n fiierul
Scope, clic pe activitatea de pe linia 15 n coloana Task Name, pentru selectare. Apoi
din meniul Insert se alege opiunea Reccuring Task, care se prezint ca n figura 10.
Dup cum se poate observa, noua activitate periodic va aprea nainte de activitatea
care se afla iniial pe linia 15.
Fig. 10 Operaiuni recurente (periodice)

16
2. Introducerea informaiilor privind activitatea periodic i durata specific fiecrei

ocurene. Se va introduce Raportri periodice ca nume de activitate n caseta Task
Name, apoi durata 1h n caseta Duration (Durata). Se va selecta Weekly
(Sptmnal) din lista de sub opiunea Recurrence pattern, apoi every din lista
derulant din dreptul expresiei week on. Sub aceast expresie se va selecta
Wednesday, pentru realizarea raportrilor n fiecare miercuri a fiecrei sptmni. In
seciunea Range of reccurence (setarea periodicitii), se va tasta 04/06/03 n caseta
Start, dup care clic pe End by (Termin pn la ) pentru a introduce data final a
activitii periodice, respectiv 09/23/03. Alternativ, pentru introducerea datelor de
start i finish se poate folosi selectarea din lista derulant din dreptul fiecrei casete
Start i End by, aa cum este prezentat i n figura 10. Mai exist o modalitate de
stabilire a perioadei necesare desfurrii ntregii activiti periodice prin
introducerea, n loc de data de finish, a numrului de subactiviti care se doresc a fi
realizate prin selectarea opiunii End after x occurrences.
3. Vizualizarea activitii periodice cu subactivitile specifice. Dup ce se d OK,
Project 2000 va insera noua subactivitate n coloana Task Name. De menionat c
aceast nou subactivitate apare cu caractere aldine i este notat cu semnul
n
stnga numelui operaiunii. Pentru a vizualiza toate subactivitile proprii este
suficient s se fac clic pe semnul , iar pentru a restrnge se va face clic pe semnul
minus , care apare la efectuarea operaiunii anterioare.
4. Ajustarea coloanei Duration i a scalei de vizualizare a timpului din diagrama
Gantt. Dac n coloana Duration se observ semnul # n dreptul activitii Raportri
periodice nseamn c nu este suficient spaiu pentru afiarea ntregii durate, ceea ce
necesit lrgirea coloanei, prin deplasarea mouse-ului spre dreapta titlului coloanei
Duration pn cnd apare sgeata de redimensionare ||. Dublu clic pe acest
simbol (||) pentru a lrgi automat coloana n vederea afirii ntregului coninut
al coloanei. Ecranul ar trebuie s arate ca cel din Fig. 11. Se poate observa c
activitatea periodic apare cu toate planificrile pentru subactivitile
corespunztoare n diagrama Gantt.
Fig. 11 Vizualizarea detaliat a activitilor recurente
17
Se vor utiliza informaiile din tabelul 4 pentru a introduce durata altor activiti din cadrul
Project Tracking Database. Linia din tabelul de introducere (Entry Table) pe care se afl
poziionat fiecare activitate apare n prima coloan din tabel, iar duratele specifice n coloana a
treia. Reamintim c nu trebuie introduse duratele pentru activitile de baz (descompuse n
subactiviti).
Tabelul 4. Duratele subactivitilor din Project Tracking Database
Linia pe care se
regsete
activitatea
2.
3
4
6
7
8
10
11
12
13
39
40
42
43
44
Numele activitilor (subactivitilor)

edina de lansare
Crearea documentului proiectului
Document semnat
Dezvoltarea planurilor
Revizuirea planurilor
Planuri aprobate
Analiz
Proiectare
Implementare
Sistem implementat
Raportarea performanelor
Efectuarea controlului asupra schimbrilor
Pregtirea raportului final
Prezentarea raportului final
Proiect finalizat
Durata
2h
10d
0d
3w
4mon
0d
1mon
2mon
1mon
0d
5mon
5mon
2w
1w
0d
Pentru a introduce durata celorlalte activiti:

1. Introducerea duratei pentru activitatea 2. Clic pe coloana Duration n linia 2, dup
care se introduce 2h, apoi Enter.
2. Introducerea duratei pentru activitatea 3. n coloana Duration pe linia 3 se tasteaz
10d, apoi Enter.
3. Introducerea duratei activitilor rmase. Se va continua introducerea duretelor
pentru celelalte activiti la fel ca n cazul activitii 2 sau 3, prelund informaiile
despre durata lor din tabelul 4.
4. Salvarea fiierului cu redenumirea lui. Clic pe meniul File, apoi opiunea Save as.
Se va introduce Time ca nume de fiier i se salveaz fr plan iniial (Save
without baseline).
3.2 Stabilirea dependenelor dintre activiti

Pentru a utiliza Project 2000 n vederea ajustrii automate a planificrilor i pentru realizarea
analizei drumului critic trebuie determinate dependenele sau relaiile dintre activiti. Project 2000
ofer 3 metode pentru crearea dependenelor:
iconia Link Tasks
. Pentru a crea dependenele prin folosirea iconiei Link Tasks
din
bara de instrumente, se selecteaz activitile ntre care trebuie stabilit dependena i apoi
clic pe iconi. De exemplu, pentru a crea o dependen de tip finish-to-start (final-la-start)
ntre activitile 1 i 2, clic pe oricare din celule de pe linia 1 i se trage cu mouse-ul pentru
selecia liniei 2, dup care clic pe iconia Link tasks
. Tipul implicit al legturii este
final-la-start. n exemplul Project Tracking Database, toate activitile folosesc aceast
relaie implicit. Alte tipuri de dependene vor fi explicate mai trziu;
18
coloana Predecessors din tabelul de introducere a datelor (Entry Table). Utilizarea acestei
metode presupune introducerea manual a numrului liniei pe care se afl activitatea cu care
se dorete stabilirea dependenei. De exemplu, activitatea 3 din tabelul 4 are ca predecesor
activitatea aflat pe linia 2, ce va fi introdus n coloana Predecessors, ceea ce nseamn c
activitatea 3 nu poate s nceap pn ce activitatea 2 nu s-a terminat. Pentru a vizualiza
coloana Predecessors din Entry Table se deplaseaz bara de splitare spre dreapta;
utilizarea barei de reprezentare a activitii din diagrama Gantt a activitii care urmeaz
s fie dependent de o activitate anterioar i tragerea ei pn s la plasarea ei astfel nct s
poat fi creat dependena, repectiv pn la afiarea ecranului din figura 12.
Fig. 12 Mesajul pentru acceptarea dependenei dintre dou activiti prin deplasarea barelor
din diagrama Gantt
De exemplu, clic pe simbolul jalonului

de pe linia 4, se apas butonul din stnga
mouse-ului i se trage spre simbolul
pentru activitatea aflat pe linia 6 pentru a crea
dependena aa cum este prezentat i n figura 13. Se poate observa c apare o caset text,
Finish-to Start Link.
19

Fig. 13 Crearea unei dependene ntre activiti prin folosirea simbolurilor din diagrama Gantt
n continuare, se vor folosi informaiile din fig. 14 pentru a introduce predecesorii activitilor
aa cum a fost prezentat pn acum. Unele dependene se vor crea prin tastarea manual a
predecesorilor n coloana Predecessors, altele prin folosirea icoanei Link Tasks, iar altele prin
folosirea simbolurilor din diagrama Gantt sau prin oricare din cele trei metode preferate.
Pentru stabilirea dependenelor pentru Project Tracking Database se parcurg paii:
1. Afiarea coloanei Predecessors din Entry Table. Se deplaseaz bara de splitare
spre dreapta pentru a vizualiza coloana Predecessors din fiierul numit Timp,
creat anterior.
2. Selectarea celulei pentru care se dorete stabilirea dependenei i unde trebuie
introdus predecessorul. Clic n coloana Predecessors pentru activitatea 3, se
introduce 2 i Enter.
3. Introducerea predecesorului pentru activitatea 4. Clic n coloana Predecessors
pentru activitatea 4, se tasteaz 3 i Enter. De remarcat faptul c, la introducerea
dependenelor activitilor, diagrama Gantt se modific pentru a reflecta noua
planificare.
4. Stabilirea dependenelor prin folosirea icoanei Link Tasks. Pentru a realiza
legturi ntre activitaile aflate pe liniile de la 10 la 13, clic pe numele activitii
10 n coloana Task name i se trage cu ajutorul mouse-ului pn la activitatea 13.
Apoi clic pe iconia Link Tasks
din bara de instrumente.
5. Crearea unei dependene prin folosirea simbolurilor din diagrama Gantt. Clic pe
simbolul milestone (jalon)
pentru activitatea 4 din diagrama Gantt, se ine
apsat butonul din stnga mouse-ului i se trage spre simbolul task bar
pentru
activitatea 6 (vezi Fig. 14).
6. Introducerea dependenelor pentru celelalte activiti. Se poate realiza fie prin
introducerea manual a predecesorilor n coloana Predecessors, fie prin folosirea
iconiei Link Tasks sau prin utilizarea simbolurilor din diagrama Gantt. Dac au
fost introduse corect toate datele, proiectul ar trebui s se finalizeze pe 09/23/03.
Pentru verificarea informaiilor se poate face o comparaie cu fig 14.
20
Fig. 14 Dependenele i duratele dintre activiti n cadrul Project Tracking Database
7. Vizualizarea fiierului i salvarea lui. Se selecteaz opiunea Print Preview din

meniul File sau clic pe iconia Print Preview
din bara de instrumente. Dac
fiierul vizuzalizat nu este asemntor cu cel din fig. 14, s-ar putea s fie necesar
s se deplaseze bara de splitare dintre Entry Table i diagrama Gantt. n final, se
va salva din nou fiierul fr plan iniial cu ajutorul iconiei Save
. Dac se
dorete, se poate tipri prin utilizarea iconiei Print
sau prin selectarea opiunii
Print din meniul File.
Remarc: Dac informaiile dintr-o coloan din Entry Table nu apar n opiunea Print
Preview, se va nchide aceast opiune i se va deplasa bara de splitare pentru a vizualiza coloana
n ntregime. Apoi se selecteaz din nou Print Preview. Informaiile din Project 2000 nu ar trebui
s fie tiprite dect dup ce informaiile solicitate sunt vizibile n totalitate prin opiunea Print
Preview.
3.3 Schimbarea tipurilor de dependene ntre activiti

i adugarea timpului avans i a timpului restant
Dependena sau relaiile dintre activiti descriu modul cum o activitate se raporteaz la
momentul de nceput sau sfrit al alteia. Project 2000 permite 4 tipuri de dependene ntre
activiti: finish-to-start (FS), start-to-start (SS), finish-to-finish (FF), start-to-finish (SF). Pentru
detalii a se vedea suportul de curs sau opiunea Help din Project 2000. Prin utilizarea efectiv a
acestor dependene se poate modifica drumul critic i se poate uura procesul de planificare a
proiectului. Cel mai comun tip de dependen este cel finish-to-start (FS). Toate dependenele din
exemplul Project Track Database sunt dependene FS. Totui, uneori, este necesar stabilirea altor
tipuri de dependene. Se va explica modul n care se pot modifica dependenele, aduga timpul
avans sau timpul restant ntre activiti.
Pentru a schimba tipul de dependen, trebuie deschis csua text Task information pentru o
anume activitate printr-un dublu clic pe numele activitii. Din opiunea Predecessors a csuei
Task Information se poate selecta un nou tip de dependen din lista plasat n coloana Type.
Opiunea Predecessor permite i adugarea timpului avans sau restant pentru o anume
dependen. Se poate introduce oricare dintre cele 2 timpuri prin folosirea coloanei Lag din
opiunea Predecessor. Timpul avans reflect o suprapunere ntre activitile ntre care exist o
dependen. De exemplu, dac Activitatea B poate ncepe cnd predecesorul su, ActivitateaA, este
pe jumtate executat se poate specifica o dependen FS cu un timp avans de 50% pentru
activitatea succesiv. Se va introduce timpul avans ca nr. negativ. n acest exemplu, se va introduce
50% n prima celul a coloanei Lag. Adugarea timpului avans mai este numit drum rapid i este
o modalitatae de a comprima planificarea unui proiect.
Timpul restant este opusul timpului avans, respectiv un timp mort ntre activiti dependente.
Dac este necesar o perioad de 2 zile ntre sfritul Activitii C i nceputul Activitii D se
stabilete o dependen FS i se specific un timp restant de 2 zile. Se va introduce timpul restant ca
valoare pozitiv. n acest exemplu se va tasta 2d n coloana Lag.
n exemplul privind Project Tracking Database, se poate observa c activitatea Proiectare nu
ncepe pn ce toat activitatea Analiz nu s-a terminat (a se vedea liniile 10 i 11 din WBS), iar
activitatea Implementare nu ncepe pn cnd toate subactivitile din cadrul activitii Proiectare
nu au fost ncheiate (a se vedea liniile 11 i 12 din WBS). De fapt, rareori, se ateapt pn ce toat
activitatea de Analiz a fost terminat nainte s se nceap orice activitate de Proiectare sau se
ateapt ca toat activitatea de Proiectare s fie terminat nainte de nceperea oricrei activiti de
Implementare.
21
O idee bun ar fi adugarea unui timp suplimentar sau a unui timp tampon naintea unei
activiti importante, cum ar fi implementarea unui sistem. Pentru crearea unei planificri mai
realiste, se adaug timp avans la activitile de Proiectare i Implementare i timp restant naintea
activitii de Implementare.
Adugarea timpurilor avans i restant:
1. Deschiderea ferestrei Task Information pentru activitatea 11, Proiectare. n
coloana Task Name a fiierului Timp, dublu clic pe activitatea 11, Proiectare.
Fereastra Task Information se va deschide. Clic pe opiunea Predecessors pentru a
o activa.
2. Introducerea unui timp avans pentru activitatea 11. Se tasteaz 10% n coloana
Lag, cum este prezentat fig. 15. Clic OK. Se poate, de asemenea, s se tasteze o
valoare de 5d pentru a indica o suprapunere de 5 zile. n diagrama Gantt rezultat
se poate observa c bara pentru aceast activitate s-a deplasat uor spre dreapta i
c data final a proiectului s-a modificat de la 9/19 la 9/16.
Fig. 15. Adugarea timpului avans sau restant la dependenele dintre activiti
3. Introducerea timpului avans pentru activitatea 12. Dublu clic pe numele activitii
12, Implementare. Se va introduce 3d n coloana Lag i clic OK. Se poate observa
c proiectul se ncheie acum la data de 9/16 n loc de 9/19.
4. Introducerea timpului restant pentru activitatea 13. Dublu clic pe numele activitii
13, Sistem implementat, dup care se tasteaz 5d n coloana Lag. Se va deplasa
bara de splitare spre dreapta, dac este necesar, pentru a vizualiza coloana
Predecessors. Cnd s-a terminat de introdus timpul restant, ecranul ar trebuie s
arate ca n fig. 16. Se observ suprapunerea activitilor 10 i 11 i perioada ce
desparte activitile 12 i 13. Data final a proiectului ar trebui s fie 9/23.
5. Salvarea fiierului fr plan iniial. Clic pe opiunea File din meniu, apoi Save
sau clic pe iconia Save
din bara de instrumente.
Recomandare! Se poate introduce sau modifica timpul avans sau restant direct n
coloana Predecessors din Entry Table. Se poate observa cum apar predecesorii pentru
activitile 11, 12, 13. De exemplu, coloana Predecessor pentru activitatea 11 arat
10FS-10%. Aceast notaie nseamn c activitatea 11 este dependent de tip FS de
activitatea 10, cu un timp avans de 10%. Se poate introduce timp avans sau restant la
dependenele activitilor direct n coloana Predecessors din Entry Table prin
utilizarea aceluiai format: nr. linie activitii de care este dependent, urmat de tipul
22
dependenei i de durata timpului avans sau restant.
Fig. 16. Planificarea cu timp avans i restant a lui Project Tracking Database
3.4 Diagramele Gantt

Project 2000 conine o diagram Gantt n pagina standard mpreun cu Entry Table. Diagrama
Gantt prezint grafic scala timpului i duratele activitilor. n Project 2000, dependenele dintre
activiti sunt indicate prin liniile cu sgei trasate ntre activitile dependente.
Cteva informaii necesare n utilizarea diagramelor Gantt:
pentru a ajusta scala timpului, clic icoana Zoom out
sau Zoom in . Prin utilizarea
acestor iconie se modific modul de vizualizare a timpului pe diagrama Gantt n sptmni,
luni, trimestre etc.
modificarea scalei timpului se poate face i prin accesarea opiunii de formatare prin
selectarea opiunii Timescale din meniul Format. Prin ajustarea scrii de msurare a
timpului este posibil s se vizualizeze ntreaga diagram Gantt pe un singur ecran i n
diviziunile de timp solicitate.
este pus la dispoziie un Gantt Chart Wizard n meniul Format. Acesta ajut la modificarea
formatului diagramei Gantt. De exemplu, se poate selecta o opiune pentru a vizualiza
informaiile critice din diagrama Gantt, informaii ce vor aprea automat prin folosirea unei
bare roii.
Se poate vizualiza o diagram Gantt de control prin salvarea unui plan iniial pentru un
proiect i introducerea duratelor efective ale activitilor. View-ul de control Gantt prezint
dou bare pentru activiti, una deasupra celeilalte, pentru fiecare activitate. Una dintre
aceste bare arat datele de sfrit sau nceput planificate, iar cealalt arat datele efective de
start i finish.
Deoarece au fost create deja dependenele dintre activiti, se pot obine informaiile privind
drumul critic al proiectului Project Tracking Database. Activitile critice sunt afiate cu rou n
view-ul Network Diagram, dar culoare poate fi modificat.
Pentru ca numele activitilor critice s apar scris cu rou n Entry Table i n diagrama
Gantt va trebui s se parcurg paii:
1. Deschiderea ferestrei de dialog Text Styles pentru fiierul Time. Selectarea opiunii
Format din meniu, apoi clic pe Text Styles. Se va deschide fereastra de dialog Text
23
Styles.
2. Schimbarea culorii activitilor critice n rou. Clic pe sgeata derulant de lng
opiunea Item to change i se selecteaz Critical Tasks. Din seciunea culoare se
selecteaz rou cum este prezentat n figura 17. Clic pe OK pentru preluarea
schimbrile efectuate n Text Styles.
Fig. 17. Setarea csuei Text Styles pentru a arta operaiunile critice n rou
3. Deschiderea Gantt Chart Wizard. Se selecteaz Gantt Chart Wizard din meniul
Format.
4. Clic pe opiunea Next i va aprea pasul 2 din Wizard.
5. Selectarea opiunii Critical Path. Clic pe butonul Critical Path cum se arat n fig.
18. Se observ c modelul diagramei Gantt n Wizard prezint cteva bare n rou,
reprezentnd activitaile ce formeaz drumul critic. Clic pe Finish. Va aprea pasul
4 din Wizard.
Fig. 18 Gantt Chart Wizard pasul 2 formatul Critical Path
6. Formatarea diagramei Gantt. Clic pe butonul Format It, dup care butonul Exit
Wizard. Barele pentru activitile critice din diagrama Gantt vor fi acum roii.
7. Salvarea fiierului fr plan iniial.
3.5 Diagramele reea

View-ul Network Diagram din Project 2000 este nou i nlocuiete complet diagramele PERT
din versiunile anterioare. Diagramele reea din Project 2000 utilizeaz metoda de prezentare grafic
a precedenelor, rednd activitile sub form rectangular, iar dependenele dintre ele prin linii. n
view-ul Network Diagram, activitile critice apar automat n rou.
Pentru a utiliza diagrama reea pentru Project Tracking Database:
24
1. Vizualizarea Network Diagram. Deschiderea fiierului Time, clic pe iconia

Network Diagram din View Bar sau selectarea Network Diagram din meniul
View.
2. Pentru a vizualiza mai multe activiti n view-ul Network Diagram, clic pe
Zoom out . Se pot folosi, de asemenea, barele scroll pentru a vedea diferite
componente ale diagramei. fig. 19 arat mai multe activiti din diagrama reea
pentru Project Tracking Database. Se observ c jaloanele, cum ar fi Document
semnat i Planuri aprobate, apar sub forma hexagoanelor, iar activitile sub
forma dreptunghiurilor. Activitile critice apar automat scrise cu rou, iar cele
noncritice apar cu albastru. Fiecare activitate din diagrama reea are incluse
informaii despre datele de start i finish, ID-ul activitii, precum i durata. Linia
punctat din marginile stnga i dreapta a fig. 19 reprezint dimensiunea unei
pagini. De multe ori, este necesar s fie modificate setrile standard ale view-ului
Network Diagram nainte de imprimare.
Fig. 19. Ferastra Network Diagram
3. Vizualizarea opiunii Help pentru reconfigurarea diagramei reea. Clic pe

iconia Microsoft Project Help
din bara de instrumente pentru a vizualiza
Office Assistant. De asemenea, se poate folosi tasta F1. Se tasteaz How do I
rearrange the network diagram? n csua text, apoi clic pe subiectul din
opiunea Help numit Change the arrangement of boxes in the Network Diagram
view. Fig 20 prezint ecranul Help care va rezulta n urma acestei operaiuni. Se
observ c se pot schimba mai multe opiuni de vizualizare a diagramelor reea,
se pot ascunde domenii i modifica manual poziia csuelor. Se va nchide
fereastra Help.
4. Revenirea la diagrama Gantt. Clic pe iconia Gantt Chart din bara View sau prin
selectarea Gantt Chart din meniul View.
Recomandare! Unele persoane creeaz noi fiiere Project 2000 sau adaug activiti la
fiierele existente din fereastra Network Diagram n loc de fereastra Gantt Chart. Pentru a
aduga o nou activitate sau o nou opiune n fereastra Network Diagram, se selecteaz
New Task din meniul Insert, sau apas tasta Insert de pe tastatur. Dublu clic pe noua
opiune pentru a aduga numele i alte informaii pentru noile activiti. Dependenele de tip
FS ntre activiti n fereastra Network Diagram se realizeaz prin clic pe activitatea ce
reprezint predecesorul i se trage mouse-ul spre activitatea ce reprezint succesorul. Pentru
a modifica tipul de dependen i pentru a aduga timpul avans sau restant, se face dublu clic
25

pe sgeata dintre opiunile aflate n dependen.
Fig. 20. Ecranul Help al Project 2000 pentru rearanjarea ferestrei Network Diagram
3.6 Analiza drumului critic

Project 2000 are mai multe view-uri i rapoarte care ajut la analiza informaiilor privind
drumul critic. Exist dou componente foarte utile, respectiv Schedule Table i raportul Critical
Tasks. View-ul Schedule Table prezint datele timpurii sau trzii de start i finish pentru fiecare
activitate i duratele dintre activiti. Aceste informaii arat ct de flexibil este planificarea
calendaristic i ajut n luarea deciziilor de reducere a duratelor. Raportul Critical Task conine
doar activitile aflate pe drumul critic al proiectului, oferind managerilor de proiect posibilitatea
monitorizrii activitilor drumului critic.
Pentru a accesa view-ul Schedule Table i pentru a vizualiza raportul Critical Tasks pentru
un fiier se parcurg paii:
1. Vizualizarea Schedule Table. Clic pe meniul View, apoi Table: Entry i Schedule.
Schedule Table va nlocui Entry Table n stnga diagramei Gantt.
2. Vizualizarea tuturor coloanelor din Schedule Table. se deplaseaz bara de splitare
spre dreapta pn apar toate coloanele. Ecranul ar trebuie s arate ca n fig. 21.
Aceast fereastr arat datele timpurii sau trzii de start i finish pentru fiecare
activitate i duratele dintre activiti. Clic pe meniul View, apoi Table:Schedule
Entry pentru a reveni la Entry Table.
26
Fig. 21 View-ul pentru vizualizarea duratele de start i finish, a duratelor dintre activiti
3. Deschiderea ferestrei de dialog Reports. Clic pe meniul View, apoi Reports.

Dublu clic pe Overview pentru a deschide fereastra de dialog Overview Reports.
4. Vizualizarea raportului Critical Tasks. Dublu clic pe Critical Task i va aprea
un raport Critical Task cu data curent.
5. nchiderea raportului. Cnd s-a finalizat analiza raportului Critical Tasks, clic pe
opiunea din fereastra de dialog Reports.
6. Salvarea fiierului fr plan iniial.
4. Managementul costurilor proiectului

Multe persoane nu folosesc Project 2000 pentru managementul costurilor. Marea majoritate a
organizaiilor au produse software mult mai performante. Totui folosind componentele legate de
costuri ale lui Project 2000 este posibil integrarea mult mai uoar a tuturor informaiilor
proiectului. Aceast seciune ofer pe scurt instruciuni pentru introducerea costurilor fixe i
variabile i informaii despre valorile efective ale costurilor i duratelor de derulare a activitilor
dup ce s-a finalizat planificarea iniial a proiectului. Mai multe detalii despre aceste caracteristici
se gsesc n opiunea Help a lui Project 2000, documente online sau alte cri.
Nota! Pentru a completa formularele din aceast seciune trebuie s fie descrcat de pe
Internet fiierul Resource de pe site-ul Course Technology Web.
4.1 Estimarea costurilor fixe i variabile

Primul pas n folosirea instrumentelor privind costurile const n introducerea informaiilor
privind costurile sub forma costurilor fixe sau variabile pe baza costului de utilizare a unei resurse
sau a tipului i cantitii resurselor utilizate. Costurile cu personalul, de cele mai multe ori, dein o
pondere substanial n costul total al proiectului.
4.1.1 Introducerea costurilor fixe n Tabelul Costuri (Cost Table)

Costurile fixe se introduc pentru fiecare activitate/subactivitate n Cost Table. Pentru a accesa
Cost Table se apeleaz opiunea Table Cost din menul View. n fig. 22 este prezentat modul de
afiare pentru Project Tracking Database.
27
Fig. 22 Vizualizarea Cost Table
Este posibil, de asemenea, s se aloce un cost de utilizare pentru o resurs reprezentnd

materiale sau furnituri i utilizarea lui ca baz pentru calcularea costului total cu materialele i alte
furnituri pentru o activitate. Se pot obine detalii suplimentare privind aceste elemente din opiunea
Help.
4.1.2 Introducerea costurilor cu resursele umane

Resursele umane sunt cele care dein, de cele mai multe ori, ponderea cea mai mare n totalul
costurilor unui proiect. Prin definirea i alocarea resurselor umane i a costurilor implicate de
activiti, se pot determina costurile cu munca efectuat de echipa proiectului, se poate urmri
modul n care fiecare membru al echipei este implicat, se identific potenialele lipsuri de resurse
care pot fora depirea termenului final, se pot stabili care resurse sunt neutilizate. Prin aceast
seciune se prezint modul de introducere a costurilor cu resursele umane i alocarea lor diferitelor
activiti. Urmtoarele paragrafe descriu alte faciliti oferite de Project 2000 cu privire la gestiunea
resurselor umane.
Exist cteva modaliti de introducere a informaiilor privind resursele. Cea mai simpl const
n introducerea informaiilor despre resurse n componenta Resource Sheet, prin accesarea opiunii
fie din bara de View-uri, fie din meniul View. Opiunea Resource Sheet permite introducerea
numelui, iniialei, grupului de care aparine resursa, numrul maxim de uniti, preul standard,
preul orelor suplimentare, cost/unitate de utilizare, metoda de sporire, calendarul de baz, codul.
Introducerea datelor n Resource Sheet este similar introducerii datelor ntr-o foaie de calcul
(spreadsheet) i exist posibilitatea sortrii categoriilor de resurse folosind opiunea Sort din meniul
Project. n plus, se poate utiliza lista de filtre din Toolbar sau din meniul Project pentru a filtra
resursele. Odat stabilite resursele, ele pot fi alocate activitilor/subactivitilor n modul de afiare
iniial (Entry Table din meniul View) folosind lista derulant care apare cnd se selecteaz o celul
n coloana Resource Names (fig. 23), care este ultima coloan din Entry Table.
28
Fig. 23 Modul de alocare a resurselor pe activiti/subactiviti

O alt modalitate de alocare a resurselor va fi descris n continuare. Se presupune c echipa de
implementare a proiectului este format din 4 persoane, iar proiectul implic numai costuri cu
resursele umane. Astfel, echipa este alctuit dinntr-un manager de proiect, un analist economic, un
analist de baze de date i un tehnician.
Pentru a introduce informaiile de baz pentru fiecare persoan n componenta
Resource Sheet se vor parcurge urmtorii pai:
1.
Se deschide Resource Sheet fie prin selectarea iconiei din bara de View-uri, fie
din meniul View.
2.
Se introduc datele din tabelul 5. Se scriu informaiile aa cum sunt ele afiate n
tabel i se apas tasta Tab pentru deplasarea pe urmtorul cmp. De observat c
abrevierile funciilor sunt cele plasate n coloana Initials. Atunci cnd se scriu
tarifele standard i pentru eforturile suplimentare este necesar s se introduc
numai valoarea (de exemplu, 50), pentru c Project 2000 va prelua valoarea
automat ca fiind tariful pe or, sub forma $50.00/hr. Tarifele standard i pentru
orele suplimentare introduse se bazeaz pe tarife orare. ns, pot fi introduse i
salarii anuale prin scrierea salariului anual ca numr urmat de /y sau per year.
Pentru celelalte coloane este de preferat s se pstreze valorile implicite existente.
Tabel 5 Datele privind resursele pentru Project Tracking Database
Resource Name
Manager proiect
Analist economic
Analist baze de date
Tehnician
Initials
(abrevieri)
MP
AE
AD
TH
Group (grupul
cruia i este
alocat resursa)
1
1
1
1
Stand.
Rate Ovt. Rate (preul
(preul standard)
pt ore
suplimentare)
$50.00/h
$60.00/h
$40.00/h
$50.00/h
$40.00/h
$50.00/h
$20.00/h
$25.00/h
4.1.3 Ajustarea costurilor resurselor

Pentru a realiza ajustarea costului unei resurse, cum ar fi creterea, se face dublu-click pe
numele funciei (persoanei) din coloana Resource Name n modul de afiare Resource Sheet, se
selecteaz butonul Costs din fereastra de dialog Resource Information care se deschide. Apoi se
introduce data calendaristic efectiv i procentajul creterii, pe linia urmtoare celei n care sunt
deja introdusele informaiile. De asemenea, se pot ajusta i alte informaii privind costul resurselor,
cum ar fi tariful standard i al orelor suplimentare.
De exemplu, pentru a crete cu 10% tariful managerului de proiect ncepnd cu data de
10/06/03 se vor parcurge urmtorii pai:
1. Deschiderea ferestrei de dialog Resource Information. Din view-ul Resource Sheet,
dublu-click pe Manager Proiect n coloana Resource Name.
2. Introducerea unei date calendaristice de la care se va aplica majorarea. Se selecteaz
butonul Costs i apoi butonul A, pentru a deveni activ (dac este necesar). Se
introduce date 10/06/03 pe a doua linie din coloana Effective Date. Altfel, se face clic
29
pe lista derulant care apare i se selecteaz data dorit din calendarul care se afieaz.
3. Se introduce procentul de majorare, prin scrierea valorii de 10% n coloana Standard
Rate i apoi [Enter]. Ecranul Resource Information ar trebui s se prezinte ca n fig.
24. Apoi se apas Ok.
Fig. 24 Ajustarea costurilor resurselor

Not: Se tie c unele persoane pot fi implicate n proiect numai n regim part-time, ceea ce
nseamn c pentru ele se introduce procentul de disponibilitate n coloana Max. Units din
Resource Sheet. Project 2000 va fixa automat acelor persoane numai numrul maxim de uniti de
timp. De exemplu, dac cineva poate lucra numai 25% din timpul su n cadrul proiectului, atunci
se va introduce 25% n coloana Max. Units. Cnd persoana va fi repartizat pentru o activitate,
numrul de ore implicit va fi de 25% din 8 ore standard pentru o zi de lucru (2 ore ntr-o zi).
4.2 Alocarea resurselor pe activiti

Pentru ca Project 2000 s calculeze costul resurselor este necesar s se aloce resursele
corespunztoare pentru fiecare activitate din WBS. Exist cteva modaliti de a repartiza resursele.
Aa cum s-a descris anterior, n Entry Table exist o coloan denumit Resources pentru selectarea
unei resurse, folosind o list derulant. Totui, aceast modalitate poate fi utilizat pentru alocarea
unei resurse pentru o singur activitate pe ntreaga durat a acesteia, iar pentru celelalte resurse este
necesar s se plaseze , (virgula) ntre resurse. Deseori este necesar s se foloseasc alte modaliti
de alocare a resursele, cum ar fi utilizarea iconiei Resources Assign
din Toolbar sau fereastra
Resource Cost, pentru a asigura c Project 2000 a preluat alocrile de resurse aa cum s-a dorit. Ca
urmare, pot fi folosite toate cele trei modaliti de alocare a resursele, dup cum se va prezenta n
continuare pentru Project Tracking Database.
4.2.1 Alocarea resurselor folosind Entry Table

Se vor parcurge urmtorii pai:
1. Selectarea activitii pentru care se dorete alocarea resurselor. Clic pe iconia
Gantt Chart din bara de View-uri pentru a reveni n modul de vizualizare a
diagramei Gantt. Se va selecta Activitatea 2, edina de lansare, de pe a doua linie
din coloana Task Name.
2. Afiarea coloanei Resource Names din Entry Table. Se va muta bara de splitare ctre
dreapta pentru a putea vizualiza coloana Resource Names.
3. Selectarea unei resurse din coloana Resource Names. Clic pe lista derulant a
coloanei Resource Names i selectarea Manager Proiect pentru a fi alocat ca resurs
activitii 2. De observat c alegerea resurselor se bazeaz pe informaiile care au
fost introduse n Resource Sheet. Dac nu au fost introduse resursele atunci nu va
30
aprea lista derulant i nu va putea fi fcut nici o selecie.

4. ncercarea de a selecta alt resurs pentru activitatea 2. Din nou se va folosi lista
derulant din coloana Resource Names i apoi clic pe Analist Economic i Enter. De
observat c numai numele Analist Economic apare n coloana Resource. De aceea,
prin aceast metod poate fi alocat o singur resurs.
5. tergerea resursei repartizate. Clic pe coloana Resource Names pentru activitatea 2
i selectarea opiunii Edit din meniu, apoi Clear i Contents pentru eliminarea
resursei alocate.
Atenie! Nu trebuie s se foloseasc tasta Delete pentru a ncerca tergerea unei resurse
repartizate. Dac se folosete tasta Delete, va fi tears ntreaga activitate i nu numai resursa.
4.2.2 Alocarea resurselor apelnd la Toolbar

Pentru alocarea resurselor apelnd la Toolbar se parcurg urmtoarele etape:
1. Selectarea activitii pentru care se dorete alocarea resurselor. Clic pe Gantt
Chart din bara de View-uri pentru revenirea n modul de vizualizare a diagramei
Gantt. Selectarea activitii edin de lansare de pe a doua linie din coloana Task
Name.
2. Deschiderea ferestrei de dialog Assign Resource. Clic pe iconia Assign Resources
din Toolbar. Fereastra de dialog, care prezint lista persoanelor implicate n
proiect, va aprea, aa cum este prezentat n fig. 25. Aceast fereastr de dialog
rmne deschis pe msur ce se trece de la o activitate la alta pentru alocarea
resurselor.
3. Repartizarea Managerului de proiect pentru activitatea 2. Se selecteaz Manager
proiect i se apas butonul Assign. De observat c durata estimat pentru activitatea
2 rmne la 2 ore, iar numele Manager Proiect apare n diagrama Gantt n dreptul
barei activitii 2.
Fig. 25 Fereastra de dialog Assign Resources
4. Repartizarea Analistului economic pentru activitatea 2. Clic pe Analist economic

n fereastra de dialog Assign Resources i apsarea butonului Assign. De observat
c durata activitii 2 s-a modificat la 1 or, dar aceast modificare nu se dorete.
Se apas Close n fereastra Assign Resources.
5. Anularea resurselor alocate. Clic pe coloana Resource Names pentru activitatea 2,
selectarea opiunii Edit din meniu i apoi Clear i Contents pentru eliminarea
resurselor alocate.
6. Reintroducerea duratei pentru activitatea 2. Se introduce 2h n coloana durat
pentru activitatea 2 i Enter.
Dup cum se poate observa, trebui suficient de mult atenie pentru alocarea resurselor. Project
2000 presupune c durata activitilor nu este fix, ci este n funcie de eforturi, ceea ce poate
determina destul de multe probleme atunci cnd se aloc resursele. De exemplu, cnd se
repartizeaz 2 persoane n regim full-time, Managerul proiect i Analistul economic, pentru o
31
activitate de 2 ore, Project 2000 va ajusta automat durata acelei activiti la jumtate din valoarea
iniial, respectiv 1 or. n exemplul Project Tracking Database, totui, sunt cteva activiti ale
cror durate nu se vor modifica indiferent de ct de multe resurse ar fi alocate.
4.2.3 Alocarea resurselor utiliznd fereastra de splitare i view-ul Resource Cost

Chiar dac alocarea resurselor prin metoda Assign Resources pare simpl, este mult mai bine
s se utilizeze fereastra de splitare i view-ul Resource Cost atunci cnd se repartizeaz resursele,
modalitate prin care duratele activitilor nu se vor modifica automat dac se aloc mai multe
resurse i permite un control mai bun asupra informaiilor introduse. Help-ul online al Project 2000
ofer mai multe detalii asupra diferitelor opiuni pentru repartizarea resurselor, pe domeniul Assign
Resources.
Pentru repartizarea Managerului de proiect i a Analistului economic la edina de lansare
se parcurg urmtorii pai:
1. mprirea ecranului pentru a afia mai multe informaii. Se selecteaz opiunea
Window din meniu, apoi Split. Ecranul afieaz diagrama Gantt n partea
superioar, iar n partea inferioar tabela ce conine informaiile despre resurse.
2. Deshiderea ferestrei Resource Cost. Se apas butonul din dreapta mouse-ului n
partea inferioar a ferestrei i se selecteaz opiunea Resource Cost.
3. Repartizarea Managerului de proiect pentru activitatea 2. Avnd selectat
activitatea 2, clic sub coloana Resource Name din fereastra Resource Cost, apoi din
lista derulant se selecteaz Managerul de proiect.
4. Repartizarea Analistului economic pentru activitatea 2. Clic n celula imediat
urmtoare de sub Managerul de proiect i selectarea din list a Analistului
economic.
5. Introducerea resurselor alocate i revizuirea diagramei Gantt. Clic OK n fereastra
inferioar. Ecranul ar trebui s apar ca cel din figura 26. De observat c durata
pentru activitatea 2 este n continuare de 2 ore, iar Managerul de proiect i
Analistul economic au fost repartizai pentru realizarea activitii pentru 100%.
Fig. 26 Imaginea ecranului splitat pentru introducerea informaiilor despre resurse
6. Deschiderea ferestrei Resource Schedule. Se apas butonul din dreapta mouse-ului

n fereastra inferioar i se selecteaz opiunea Resource Schedule. De observat c
32
Managerul de proiect i Analistul Economic au fost repartizai pentru activitatea 2

pentru o durat de 2 ore, aa cum s-a intenionat. De asemenea, mai pot fi introduse
i alte informaii apelnd la aceast opiune, Resource Schedule.
7. nchiderea fiierului fr salvare. Alte informaii despre resurse au fost introduse
n fiierul din Project 2000 numit Resource, disponibil pe site-ul Course
Technology Web.
4.2.4 Vizualizarea informaiilor despre costurile proiectului

Odat introduse informaiile despre resurse, costurile resurselor sunt calculate automat pentru
proiect. Exist cteva posibiliti de vizualizare a informaiilor despre costurile proiectului. Se
poate vedea Cost Table pentru a obine informaiile legate de cost sau se pot folosi diferite rapoarte.
Vizualizarea informaiilor despre costuri:
1. Deschiderea fiierului. Dup descrcarea fiierului Resource de pe site-ul
www.course.com (Information Technology Project Management, Second Edition,
0-619-03528-5 [student downloads], sau direct la adresa:
www.course.com/catalog/titlelist.cfm?category=IT%20Project%20Management&sub
category=Project%20Management),
se va deschide prin utilizarea iconiei Open
din Toolbar sau prin selectarea
opiunii Open din meniul File.
2. Afiarea view-ului Cost Table. Cost Table, din meniul View, afieaz informaiile
despre costuri pentru diagrama Gantt. Se va muta bara de splitare ctre dreapta
pentru vizualizarea tuturor coloanelor. Ecranul ar trebui s se prezinte ca n figura
27.
3. Deschiderea ferestrei de dialog Cost Reports. Clic pe meniul View i opiunea
Reports. Dublu clic pe Costs pentru afiarea ferestrei de dialog Cost Reports.
Fig. 27 Tabela Cost pentru fiierul Resurse al Project Tracking Database
4. Setarea unitilor de timp pentru raport. Clic Cash Flow, apoi pe butonul Edit.
Fereastra de dialog Crosstab Report se va deschide. Se va selecta din lista
derulant Months n loc de weeks, dac este nevoie, ca n figura 28. Clic OK.
33
Fig. 28 Fereastra de dialog Crosstab Report
5. Vizualizarea Raportului Cash Flow. Clic pe butonul Select n fereastra de

dialog Cost Reports. Raportul Cash Flow pentru Project Tracking Database va
aprea, aa cum este prezentat n figura 29. Clic Close.
Fig. 29 Raportul Cash Flow
6. Vizualizarea raportului Project Summary. n fereastra de dialog Reports, dublu

clic pe Overview, apoi Project Summary. Va aprea un raport pentru Project
Tracking Database, oferind informaii privind datele iniiale de start i
finalizare ale proiectului; datele efective de start i de final; sinteze ale
duratelor, orelor de lucru, a costurilor, precum i informaii privind deviaiile
de la planificrile iniiale. Pentru c pn acum fiierul nu a fost salvat ca fiier
de baz (iniial), multe dintre aceste informaii nu vor aprea n raport (Fig. 30).
Raportul Project Summary ofer o imagine general asupra proiectului. Se va
nchide fereastra de dialog Reports cu Close.
34
Fig. 30 Raportul Project Summary

Not: Se pot edita mai multe formate de rapoarte n Project 2000. n loc de a face dublu clic pe
un raport, se va selecta cu un singur clic raportul dorit i apoi butonul Edit.
Costul total estimat pentru Project Tracking Database, plecnd de la informaiile existente, ar
trebui s fie de 50,296.35 USD, aa cum rezult din rapoartele Cash Flow i Project Summary.
4.3 Planul iniial, costurile i duratele efective (reale)

Dup ce a fost finalizat procesul iniial de creare a planului proiectului introducerea
activitilor, stabilirea dependenelor, atribuirea costurilor .a.m.d. se poate realiza planul iniial
(baseline plan). Prin compararea informaiilor din planul iniial cu planul actualizat pe msura
derulrii proiectului se pot identifica i rezolva diferite probleme. Dup ce proiectul se finalizeaz,
se pot folosi informaiile iniiale cu cele reale pentru a dezvolta planurile viitoarelor proiecte ntr-o
manier mai corect. Pentru ca Project 2000 s ajute n realizarea diferitelor controale este necesar
s se stabileasc un plan iniial, s se introduc costurile i duratele reale.
4.3.1 Stabilirea planului iniial

O parte important a mangementului proiectelor o constituie stabilirea unui plan iniial. Dac
se dorete compararea informaiilor efective, cum ar fi duratele i costurile, trebuie s fie salvat un
fiier n Project 2000 ca fiier de baz (iniial). Procedura implic selectarea din meniul Tools a
opiunii Tracking, Save Baseline. nainte de setarea unui plan iniial, este necesar s fie introduse
toate informaiile privind durata, costul, resursele umane. Va trebui s se acorde o mare atenie
atunci cnd se salveaz fiierul, adic nu trebuie salvat ca plan iniial pn nu s-au introdus toate
informaiile despre proiect. n situaia n care s-a realizat o astfel de salvare i nu se dorea, Project
2000 pune la dispoziie o opiune de anulare a salvrii ca plan iniial.
Chiar dac exist aceast posibilitate de anulare este mult mai bine s se salveze separat i s
se creeze o copie de siguran a planului iniial al proiectului. Se pot introduce valorile efective
(reale) i s salveze informaiile n fiierul principal, dar ntotdeauna trebuie pstrat copia de
siguran a planului iniial fr aceste valori. Pstrarea separat a fiierelor cu planul iniial i cu
valorile reale va permite revenirea la fiierul original n situaia n care este necesar reutilizarea
lui.
35
Pentru redenumirea fiierului Resource i apoi salvarea lui ca un plan iniial se vor
parcurge urmtorii pai:
1. Salvarea fiierului Resource ca fiier nou numit Baseline. Cu fiierul Resource
deschis, clic pe meniul File i apoi pe opiunea Save as. Se introduce denumirea
fiierului, Baseline, n locaia File name, apoi butonul Save. n fereastra de dialog
Planning Wizard se va pstra prima opiune deja selectat, Save baseline without
a baseline, apoi OK.
2. Deschiderea ferestrei de dialog Save Baseline. Clic pe meniul Tools, selectare
Tracking i apoi Save Baseline.
3. Verificarea opiunilor Save Baseline, apoi salvarea ntregului proiect ca plan
iniial. De reinut c sunt cteva opiuni n fereastra de dialog Save Baseline.
Fiierul poate fi salvat ca un plan intermediar dac se anticipeaz c vor exista
cteva versiuni ale planului. De asemenea, n planul iniial sau intermediar se poate
selecta ntregul proiect sau se pot selecta doar anumite activiti. Dac este necesar,
clic pe butoanele radio Save Baseline i Entire project. Aceste opiuni pot fi i
setrile implicite ale Project 2000. Clic OK.
4.3.2 Introducerea costurilor i duratelor efective

Dup ce a fost stabilit planul iniial, este posibil s se urmreasc informaiile pe fiecare
activitate pe msur ce proiectul se implementeaz. Bara de instrumente (toolbar-ul) Tracking
sprijin introducerea acestor informaii. Tabelul 6 prezint fiecare buton din bara de instrumente
Tracking. Icon-urile 100% i Update as Schedule sunt cele mai utilizate pentru introducerea
informaiilor efective.
Tabel 6 Butoanele barei de instrumente Tracking
Buton
Nume
Descriere
Statistici privind proiectul Ofer informaii sintetice despre planul iniial al proiectului,
(Project Statistics)
datele reale de start i finalizare, ntreaga durat a proiectului,
costurile i eforturile de munc depuse.
Actualizarea n funcie de Actualizeaz activitile selectate pentru a indica faptul c
planificare
(Update
as valorile reale ale datelor calendaristice, costurilor i muncii
Scheduled)
depuse corepund valorilor planificate.
Replanificarea
eforturilor Planific durata rmas pentru o activitate care este n ntrziere
(Reschedule Work)
astfel nct va putea s continue de la data stabilit.
Introducerea
liniei
de Afieaz o linie de evoluie a proiectului n diagrama Gantt de
indicare a evoluiei (Add la o dat selectat pe scala timpului.
Progress Line)
Finalizat n proporie de 0% Marcheaz activitile selectate ca finalizate n proporie de 0%
(0% complete)
n funcie de data stabilit (datele calendaristice, eforturile,
duratele sunt actualizate).
Finalizat n proporie de Marcheaz activitile selectate ca finalizate n proporie de
25% (25% Complete)
25% n funcie de data stabilit (datele calendaristice, eforturile,
50% (50% Complete)
75% (75% Complete)
100% (100% Complete)
100% n funcie de data stabilit (datele calendaristice,
eforturile, duratele sunt actualizate).
Actualizarea
activitilor Afieaz fereastra de dialog Update Tasks pentru activitile
(Update Tasks)
selectate astfel nct s poat fi introduse procentele de
36
(Update Tasks)
selectate astfel nct s poat fi introduse procentele de

finalizare, duratele reale, duratele rmase sau datele de start i
finalizare reale.
Bara de intrumente pentru Activeaz sau dezactiveaz afiarea barei de intrumente
grupuri
de
lucru Workgroup, cu ajutorul crora se poate lucra pe componente ale
(Workgroup Toolbar)
proiectului cu alte echipe.
Pentru a exersa introducerea informaiilor reale, se vor realiza cteva modificri n fiierul
Baseline. Se presupune c activitile de la 1 la 7 sunt finalizate aa cum au fost planificate, dar
activitatea 10 dureaz mai mult dect a fost stabilit iniial.
Pentru a introduce informaiile reale pentru activitile care au fost finalizate aa cum a fost
planificat se parcurg urmtorii pai:
1. Afiarea barei de instrumente Tracking. Clic pe meniul View, selectarea opiunii
Toolbars, apoi Tracking pentru a afia bara de instrumente Tracking. Bara de
instrumente poate fi mutat oriunde se dorete n bara general de instrumente.
2. Afiarea tabelei Tracking. Clic pe meniul View, selectarea opiunii Table: Cost i
clic Tracking pentru a vizualiza mai multe informaii pe msura introducerii
datelor reale. Se va muta bara de splitare pentru afiarea tuturor coloanelor din
tabela Tracking.
3. Marcarea activitilor de la 1 la 8 ca fiind finalizate. Clic n coloana Task Name pe
activitatea 1, Iniierea, i tragerea cursorului pn la activitatea 8 pentru a selecta
primele 7 activiti. Clic pe iconia 100 %
din bara de instrumente Tracking.
Coloanele cu informaii despre datele calendaristice, duratele, costurile proiectului
ar trebui s conin date n locul valorilor implicite, de genul NA (Not Available)
sau 0. 100% ar trebui s fie afiat n coloana %Comp. Se poate ajusta coloana dac
este necesar. Ecranul ar trebui s apar aa cum este prezentat n figura 31.
Fig. 31 Informaii din tabela Tracking
4. Introducerea datelor efective de finalizare pentru activitatea 10. Clic n coloana

Task Name pe activitatea 10, Analiza, apoi clic pe iconia Update Tasks
din
bara de instrumente Tracking, prin care se va deschide fereastra de dialog specific.
Pentru activitatea 10, se introduce data de start 5/15/03 n Actual Start, respectiv
data de finalizare 6/20/03 n Actual Finish, aa cum este prezentat n figura 32.
Apoi OK.
37
Fig. 30 Caseta de dialog Update Tasks
5. Afiarea coloanei Indicators. Clic pe meniul Insert, apoi Column, selectarea listei
derulante Field name, iar de acolo Indicators i OK. Coloana Indicators va aprea
oferind un marcaj de verificare a activitilor finalizate, aa cum rezult din figura
33.
6. Analiza modificrilor din diagrama Gantt. Se va muta bara de splitare spre stnga
pentru a obine un spaiu mai mare de vizualizare a diagramei Gantt. De remarcat
faptul c barele din diagram pentru activitile finalizate au fost modificate, prin
apariia unei linii negre n mijloc.
Not: Se poate ascunde coloana Indicators prin tragerea marginii drepte a capului de coloan ctre
stnga.
Fig. 33 Marcarea activitilor finalizate prin inserarea coloanei Indicators
Vizualizarea mai clar a informaiilor privind planificarea iniial i valorile efective se poate
obine prin Tracking Gantt Chart.
Pentru afiarea diagramei Tracking Gantt se parcurg paii:
1. Vizualizarea diagramei Tracking Gantt. Clic pe meniul View, apoi Tracking
Gantt. Dac bara de View-uri este afiat, se poate selecta iconia Tracking Gantt.
Se poate ajusta bara orizontal din partea inferioar dreapta a ferestrei n care este
reprezentat diagrama Gantt, pentru a vedea simbolurile din cadrul diagramei.
2. Afiarea informaiilor din diagrama Gantt n luni. Clic pe Zoom out
pentru a
38
afia informaiile n luni, aa cum apare n figura 34.
Fig. 34 Imaginea Tracking Gantt Chart
3. Salvarea fiierului cu un nou nume, Tracking. Clic pe meniul File, apoi Save as i
introducerea numelui de fiier Tracking. Se va accepta ca opiune implicit salvarea
fr plan iniial.
De remarcat informaiile suplimentare oferite de diagrama Tracking Gantt. Activitile
finalizate au plasat 100% n dreptul simbolurilor lor din diagrama Tracking Gantt. Pentru
activitile care nu au nceput nc s fie desfurate se afieaz 0%. Pentru activitile aflate n
derulare, cum este Activitatea 9, este plasat un procent din activitatea desfurat, respectiv 31% n
exemplu luat. De asemenea, se poate observa c data de finalizare a proiectului a fost mutat pe
10/3/03, ca urmare a faptului c unele activiti depind de finalizarea Activitii 10, care dureaz
mai mult dect a fost planificat iniial. Prin vizualizarea diagramei Tracking Gantt este posibil s se
observe mult mai uor evoluia implementrii proiectului comparativ cu planul iniial.
4.4 Managementul valorii ctigate (earned value)

Managementul valorii ctigate reprezint o tehnic important pentru evaluarea
performanelor unui proiect. Avnd introduse informaiile reale privind activitatea Iniiere n
Project Tracking Database se pot obine informaiile privind valoarea ctigat.
Pentru vizualizarea informaiilor privind valoarea ctigat se parcurg urmtorii pai:
1. Vizualizarea tabelei Earned Value. Avnd deschis fiierul Tracking, clic pe meniul
View, apoi Table:Entry. Se va selecta More Tables pentru a deschide fereastra de
dialog More Tables, apoi dublu-clic pe Earned Value.
2. Afiarea tuturor coloanelor din tabela Earned Value. Se va muta bara de splitare
ctre dreapta pentru afiarea tuturor coloanelor. De observat c tabela Earned Value
include coloane pentru fiecare termen implicat de valoarea ctigat, respectiv
BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled), BCWP (Budgeted Cost for Work
Performed), ACWP (Actual Cost for Work Performed), SV (Schedule Variance),
CV (Cost Variance), EAC (Estimate At Completion), BAC (Budgeted At
Completion), VAC (Variance At Completion), ale cror semnificaii se regsesc n
39
suportul de curs sau n Help. Tabela Earned Value apare ca n figura 35.
Fig. 35 Tabela Earnerd Value pentru Project Tracking Database
3. nchiderea fiierului fr salvare.
5. Gestiunea resurselor umane din cadrul proiectului

n paragraful privind costurile s-a prezentat modul de introducere a informaiilor privind
resursele i a alocrii lor pentru fiecare activitate. Pentru gestiunea resurselor umane, Project 2000
ofer nc dou modaliti, respectiv calendarul resurselor i histogramele.
5.1 Calendarul resurselor

Cnd s-a creat fiierul Project Tracking Database, s-a utilizat calendarul standard al Project
2000. Acest calendar presupune c perioada de lucru standard este de Luni pn Vineri, cu un
program de la 8 pn la 17, cu o or pauz de mas. Dar, exist poibilitatea crerii unui calendar
diferit care s in cont de cerinele unice ale fiecrui proiect.
Pentru a crea un nou calendar se parcurg urmtorii pai:
1. Clic pe meniul Tools, apoi deschiderea ferestrei de dialog pentru Change Working Time,
prin selectarea opiunii.
2. n fereastra de dialog Change Working Time, se selecteaz New, deschizndu-se fereastra
de dialog Create New Base Calendar. Se va apsa butonul radio Create New Base Calendar,
se va scrie un nume pentru noul calendar n caseta Name text, apoi OK. Se vor face
modificrile corespunztoare pentru crearea propriului calendar. Apoi clic OK.
Noul calendar poate fi utilizat pentru ntregul proiect sau poate fi atribuit pentru anumite
resurse ale proiectului.
Pentru atribuirea noului calendar la nivelul ntregului proiect:
1. Clic pe meniul Project, apoi Project Information pentru deschiderea ferestrei de dialog.
2. Clic pe lista derulant Calendar pentru afiarea unei liste a calendarelor disponibile.
Selectarea noului calendar creat, apoi OK.
40
Pentru atribuirea unui anumit calendar pentru o resurs anume:

1. Clic pe meniul View, apoi Resource Sheet.
2. Se selecteaz numele resursei pentru care se dorete alocarea noului calendar.
3. Clic pe celula din coloana Base Calendar pentru resursa selectat. innd butonul din stnga
mouse-ului apsat, clic pe lista derulant care apare i se selecteaz calendarul
corespunztor, dup care se elibereaz butonul mouse-ului.
4. Dublu-clic pe nume resursei pentru a afia fereastra de dialog Resource Information, apoi
clic pe butonul Working Time. Se poate bloca perioada zilelor de concediu sau zilelor
libere pentru anumite persoane prin selectarea zilelor respective n cadrul calendarului i
marcarea lor ca zile nelucrtoare, aa cum este prezentat n figura 36.
Fig. 36 Blocarea perioadei de concediu sau a zilelor libere
5.2 Histograma resurselor

Histograma resursei reprezint un tip de grafic ce prezint numrul resurselor alocate unui
proiect de-a lungul timpului. Histograma pentru o anumit persoan prezint dac este
suprancrcat sau neutilizat n timpul unei perioade timp. Pentru a vizualiza histograma, se
selecteaz Resource Graph din bara de View-uri sau din meniul View. Resource Graph ofer
posibilitatea de a vedea ce resurse sunt suprancrcate, ct de mult i cnd. De asemenea, prezint
procentual capacitatea fiecrei resurse de a face fa planificrilor, astfel nct exist posibilitatea
realocrii resurselor, dac este necesar, pentru a rspunde nevoilor proiectului.
Pentru a vizualiza histograma resurselor pentru Project Tracking Database:
1. Deschiderea fiierului Baseline, cu iconia Open sau din meniul File.
2. Vizualizarea Resource Graph. Clic pe iconia Resource Graph din bara de Viewuri. Va aprea mai nti histograma pentru Managerul de proiect, ca n figura 37.
De remarcat c ecranul este mprit n dou seciuni. Partea din stnga afieaz
numele resursei, iar cea din dreapta histograma pentru acea resurs.
3. Ajustarea scalei de timp pentru histogram. Clic Zoom out
i Zoom in ,
dac este necesar, pentru ajustarea scalei de timp astfel nct s apar n trimestre
sau luni.
4. Vizualizarea histogramei pentru urmtoarea resurs. Clic pe sgeata derulant din
dreapta seciunii cu numele resursei, determinnd apariia histogramei pentru
urmtoarea resurs.
41
Fig. 37 Imaginea histogramei unei resurse
De observat c histograma pentru Managerul de proiect are o bar parial roie, n prima lun
de proiect (aprilie 2003). Aceast seciune roie semnific faptul c este suprancrcat n timpul
lunii, adic a fost planificat s lucreze mai mult de 8 ore pe zi n timpul lunii. Procentele din partea
inferioar a fiecrei bare arat procentul cu care resursa contribuie la realizarea activitilor. De
exemplu, Managerul de proiect este planificat s lucreze 107% din timpul disponibil pentru luna
mai, 62% n iunie etc. Project 2000 dispune de dou instrumente ce permit vizualizarea mai multor
detalii despre suprancrcarea resurselor: view-ul Resource Usage i bara de instrumente Resource
Management.
Pentru a vedea mai multe detalii despre o resurs suprancrcat folosind view-ul Resource
Usage:
1. Deschiderea view-ului Resource Usage. Clic pe Resource Usage din bara de
View-uri sau clic pe meniul View, dup care Resource Usage.
2. Ajustarea modului de afiare a informaiilor. n partea dreapt a ecranului clic pe
sgeata derulant pentru afiarea orelor pentru Managerul de proiect care au fost
alocate pentru a lucra n fiecare zi, ncepnd cu luna aprilie. De asemenea, s-ar
putea s fie nevoie s se foloseasc sgeata derulant n jos pentru a vedea toate
orele Managerului de proiect. Dac este necesar se poate ajusta scala de timp pentru
afiarea n sptmni prin clic pe Zoom out
sau Zoom in . Ecranul ar trebui
s se prezinte ca cel din figura 38.
Fig. 38 View-ul Resource Usage

42
3. Analiza informaiilor privind supraalocrile. De remarcat c numele Managerului

de proiect apare n rou, precum i valoarea 8.57h din coloana Tuesday, ceea ce
nseamn c s-a planificat ca el s lucreze mai mult de 8 ore n acea zi.
Pentru a vedea mai multe informaii despre alocarea resurselor cu ajutorul barei speciale de
instrumente:
1. Vizualizarea barei de instrumente Resource Management. Clic pe meniul View,
selectare Toolbars i apoi Resource Management. Bara de instrumente va aprea
sub bara de instrumente Formatting.
2. Selectarea view-ului Resource Allocation. Clic pe Resource Allocation View
din bara de instrumente, afindu-se view-ul Resource Usage n partea superioar a
ecranului i view-ul pentru diagrama Gantt n partea inferioar. Figura 39 prezint
acest view, scond n eviden informaiile despre Managerul de proiect.
Fig. 39 View-ul Resource allocation
3. nchiderea fiierului fr nici o salvare.

View-ul Resource Allocation poate ajuta n identificarea cauzei pentru supraalocarea unei
resurse. Se poate observa cu uurin de ce Managerul de proiect este suprancrcat n prima zi a
proiectului: pentru c este repartizat la trei activiti diferite, pentru un numr de 8.57 ore, n total.
Aceast problem poate fi rezolvat prin reducerea numrului de ore al Managerului de proiect la
una din activiti sau derularea activitilor ntr-o perioad mai mare de timp. Prin utilizarea barei
derulante se pot vizualiza informaiile i pentru celelalte resurse. Dac se folosete bara derulant
pentru a vedea informaiile despre Analistul baze de date i spre dreapta pentru afiarea lunilor
iunie, iulie i august se va observa c este suprancrcat din cauza activitilor de proiectare i
implementare. Pentru a rezolva problema, s-ar putea ncerca ca analistul s lucreze n plus, s se
aloce alt resurs pentru a fi ajutat sau s se replanifice activitatea de implementare pentru
reducerea suprapunerii.
5.3 Echilibrarea resurselor (resource levelling)

Echilibrarea resurselor reprezint o tehnic prin care se rezolv conflictele dintre resurse prin
ntrzierea activitilor. Echilibrarea resurselor creeaz o distribuie liniar a utilizrii acestora.
Pentru echilibrarea resurselor:
1. Deschiderea fiierului Baseline. De obsevat c data de finalizare a proiectului este
43
23/09/2003.
2. Deschiderea casetei de dialog Resource Leveling. Clic pe meniul Tools, apoi
Resource Leveling, care se prezint ca n figura 40. Trebuie urmrite valorile
implicite, fr ns a se modifica.
Fig. 40 Caseta de dialog Resource Leveling
3. Echilibrarea resurselor proiectului i revizuirea datelor modificate. Clic pe

butonul Level Now i apoi OK. n exemplu, echilibrarea resurselor mut data de
finalizare a proiectului la 26/09/2003, aa cum rezult din data jalonului pentru
activitatea 45, Proiect finalizat, din diagrama Gantt.
4. Vizualizarea graficului resurselor pentru Managerul de proiect. Clic pe iconia
Resource Graph din bara de View-uri. De observat c este n continuare
suprancrcat n luna aprilie.
5. Echilibrarea utiliznd optiunea Hour by Hour. Clic pe meniul Tools, apoi
Resource Leveling. Se schimb baza pentru echilibrare din Day by Day n Hour
by Hour, apoi clic pe butonul Level Now. Data de finalizare a proiectului din
diagrama Gantt se modific la 30/09/2003.
6. Vizualizarea graficului resurselor. Clic pe iconia Resource Graph. Managerul de
proiect nu mai este suprancrcat. Deplasarea prin sgeata derulant pentru afiarea
informaiilor despre Analistul de baze de date, care, de asemenea, nu mai este
suprancrcat.
7. Vizualizarea diagramei Gantt echilibrat. Clic pe meniul View, apoi More View i
dublu-clic pe Leveling Gantt. Clic Zoom out, dac este necesar, pentru ajustarea
scalei de la trimistre cu luni. Project 2000 adaug o bar verde n diagrama Gantt
pentru a prezenta activitile care au fost echilibrate. Ecranul apare ca cel afiat n
figura 41.
44
Fig. 41 Vizualizarea Leveling Gantt
8. Salvarea fiierului i redenumirea lui sub numele Level. Clic pe meniul File, apoi
Save as i introducerea numelui de fiier Level, apoi Save fr plan iniial (without
a baseline).
Not: Dac se dorete anularea operaiunii de echilibrare a resurselor se va selecta imediat Undo
din bara de instrumente. Altfel, se redeschide caseta de dialog Resource Leveling i apoi clic pe
butonul Clear Leveling.
Mai multe informaii despre Leveling se pot obine din Help.

Pentru utilizarea acestei opiuni este necesar o atenie deosebit, astfel nct software-ul s
ajusteze resursele numai atunci cnd este necesar.
6. Managementul comunicrilor la nivel de proiect

Project 2000 poate sprijini generarea, colectarea, diseminarea, memorarea i raportarea
informaiilor despre proiect. Exist mai multe tabele, view-uri i rapoarte care ajut n comunicarea
la nivel de proiect, aa cum s-a vzut i n celelalte seciuni. n acest paragraf se vor evidenia
rapoartele i view-urile cele mai utilizate, precum i modul de utilizare a formatelor predefinite i a
inserrii hyperlink-urilor din Project 2000 n alte documente, maniera de salvare a fiierelor Project
2000 ca pagini Web i utilizarea Project 2000 la nivelul unui grup.
6.1 Rapoartele i view-urile utilizate

Pentru a mbunti comunicarea la nivel de proiect prin utilizarea Project 2000 este important
s se cunoasc momentele n care se vor folosi diferite modaliti de colectare, vizualizare i afiare
a informaiilor proiectului. n tabelul 6 sunt prezentate pe scurt cteva dintre cele mai importante
opiuni i funciuni care vor ajuta la nelegerea momentelor n care ar putea fi utilizate.
Rapoartele generale ofer un rezumat pe care managementul executiv ar dori s le urmreasc,
cum ar fi un rezumat al proiectului sau al jaloanelor. Rapoartele privind activitile curente ajut
managerii de proiect s in pasul cu activitile proiectului i pentru derularea acestuia. Rapoartele
45
privind activitile nencepute i a celor care creeaz probleme alerteaz managerii asupra
domeniilor respective. Rapoartele privind costurile ofer informaii privind cash flow-ul pentru
proiect, informaii despre buget, componentele care depesc bugetul iniial, precum i gestiunea
valorii ctigate (earned value). Rapoartele de alocare ajut echipa proiectului prin punerea la
dispoziie a diferitelor imagini privind persoanele ce au responsabiliti ntr-un proiect. De
asemenea, poate fi vizualizat cine este suprancrcat prin utilizarea rapoartelor privind
supraalocarea resurselor sau prin afiarea a dou rapoarte privind gradul de ncrcare a resurselor.
n plus, pot fi create rapoarte personalizate plecnd de la orice informaie introdus n Project 2000.
Componente
Gantt Chart, Entry Table
Network Diagram
Schedule Table
Cost Table
Resource Sheet
Vizualizarea prin 2 ferestre
a Resource Information i
Gantt Chart
Save Baseline
Bara de instrumente
Tracking
Earned Value Table
Resource Graph
Resource Usage
Bara de instrumente
Resource Management
Resource Leveling
Overview Reports
Current Activities Reports
Cost Reports
Assignments Reports
Workload Reports
Custom Reports
Save as Web page
Insert Hyperlink
Tabel 6 Funciunile principalelor componente ale Project 2000

Funciuni
Introducerea informaiilor principale privind activitile
Vizualizarea dependenelor dintre activiti i a drumului critic
Afiarea informaiilor despre planificarea calendaristic ntr-o
form tabelar
Introducerea costurilor fixe i afiarea informaiilor privind
costurile
Introducerea informaiilor despre resursele solicitate de proiect
Alocarea resurselor diferitelor activiti
Salvarea proiectului ca plan iniial
Introducerea informaiilor efective (reale) despre proiect
Afiarea informaiilor despre valoarea ctigat
Vizualizarea, sub form grafic, a modului de alocare a resurselor
Vizualizarea detaliat a utilizrii resurselor pe activiti i
perioade de timp
Afiarea utilizrii resurselor i a diagramei Gantt pentru
identificarea problemelor de supraalocarea a resurselor
Echilibrarea (nivelarea) resurselor
Rezumatul proiectului (Project Summary), activitile de pe nivel
cel mai nalt (Top-level tasks), activitile critice (Critical tasks),
jaloanele (Milestones tasks), zilele lucrtore (Working days)
Activitile care nu au nceput (Unstarted tasks), activitile
ncepute de curnd (Tasks starting soon), activitile n derulare
(Tasks in progress), activitile finalizate (Completed tasks),
Activitile care trebuiau ncepute (Should have started tasks),
activitile ntrerupte (Slipping tasks)
Cash Flow, Budget, Overbudget Tasks, Overbudget Resources,
Earned Value
Who does what (cine ce face), Who does what when (cine ce face
n ce moment), To-do list (list cu de fcut), Overallocated
Resources (resursele supraalocate)
Task Usage, Resource Usage
Permite personalizarea fiecrui tip de raport
Salvarea fiierelor ca documente HTML
Inserarea hyperlink-urilor altor fiiere sau site-uri Web
46
6.2 Utilizarea template-urilor, inserarea hyperlink-urilor i a comentariilor

Este destul de dificil s se creeze planuri foarte bune pentru diferite proiecte, astfel c multe
organizaii, cum ar fi Northwest Airlines, Microsoft i alte agenii organizaionale, pstreaz o
bibliotec cu fiiere-model pentru Project 2000. n acest mod, exist mai multe modele la dispoziia
utilizatorilor Project 2000.
Pentru a accesa fiierele-model ale Project 2000 se parcurg urmtoarele etape:
1. Deschiderea ferestrei de dialog New. Clic pe meniul File, apoi New i pe butonul
Project templates. Ecranul afiat va fi ca cel din figura 42.
Fig. 42 Template-uri pentru proiecte
2. Deschiderea template-ului Project Office. Dublu-clic pe iconia Project Office

pentru a deschide fiierul.
3. Introducerea unei date de start pentru fiierul nou. Se va introduce 04/10/2003 n
caseta de dialog, apoi OK.
Project 2000 include template-uri pentru urmtoarele tipuri de proiecte:
Commercial Construction
Engineering
Infrastructure Deployment
Microsoft Project 2000 Deployment
Microsoft Solutions Framework (MSF) Application Development
New Business
New Product
Office 2000 Deployment
Project Office
Residential Construction
Software Development
Windows 2000 Deployment
Utilizarea template-urilor poate sprijini pregtirea fiierelor proprii, dar trebuie mare atenie
pentru a asigura rezolvarea unor nevoi unice ale organizaiei sau proiectului. De exemplu, dei
multe persoane i proiecteaz propriile case, fiecare planificare calendaristic difer. Chiar dac
fiierul Residential Construction poate oferi un ghid n construirea unui fiier Project 2000 pentru
proiectul unei anume case, este necesar ca fiierul s fie proiectat n concordan cu fiecare situaie.
47
n plus, pentru utilizarea fiierelor template este util s se apeleze la documentele altor proiecte
i s se insereze legturi ctre ele prin intermediul Project 2000. De exemplu, organizaia poate s
aib un template pentru agenda ntlnirilor, rapoarte, planuri ale proiectelor.
Pentru a insera o legtur ntr-un fiier Project 2000:
1. Selectarea activitii unde se dorete inserarea unei legturi. Cu fiierul Baseline
deschis, clic n coloana Task Name pe activitatea 2, edina de lansare.
2. Deschiderea ferestrei de dialog Insert Hyperlink. Clic pe meniul Insert, apoi
Hyperlink. Fereastra de diaalog se deschide aa cum este prezentat n figura 43.
Fig. 43 Fereastra de dialog Insert Hyperlink
3. Introducerea numelui fiierului ca fiier de legtur. Se introduce sedintalansare.doc n

csua Type the file or Web page name. Pentru un proiect real, este necesar s se
acorde o atenie sporit la introducerea cii pentru fiierul sau pagina Web cu care se
dorete s se fac legtura. De asemenea, se mai poate selecta opiunea Browse pentru
a cuta fiierele. Apoi OK.
4. Afiarea coloanei Indicators. Clic pe meniul Insert, apoi Column. Clic pe lista
derulant Field Name, apoi Indicators i OK. O iconi de tip hyperlink
va aprea
n coloana Indicators la stnga coloanei Task Name, n dreptul activitii 2, aa cum
rezult i din figura 44.
48
Fig. 44 Modul de marcare a unei activiti legat de un fiier
Prin clic pe iconia Hyperlink din coloana Indicators se va deschide automat fiierul de
legtur. Utilizarea unor astfel de legturi reprezint o modalitate eficient de a pstra toate
documentele proiectelor ntr-o manier organizat.
De asemenea, este o ideea bun de a insera adnotri sau comentarii n fiierele Project 2000
pentru a oferi mai multe informaii privind anumite activiti.
Pentru a insera o adnotare la nivelul activitii 3, Document semnat, se vor parcurge etapele:
1. Deschiderea ferestrei de dialog Task Information pentru activitatea 3. Cu fiierul
Baseline deschis, dublu clic n coloana Task Name pentru activitatea 3, apoi pe butonul
Notes, din partea superioar a ferestrei de dialog.
2. Introducerea textului adnotrii. Se va introduce, n caseta de text, textul Exist mai
multe modele de documente, aa cum este prezentat n figura 45.
Fig. 45 Fereastra de dialog Notes din Task Information
3. Vizualizarea rezultatului utilizrii opiunii Notes. Clic Ok dup introducerea adnotrii

i se poate observa c n coloana Indicators pentru activitatea 3 apare iconia Notes .
4. Deshiderea adnotrii. Dublu clic pe iconia Notes
din coloana Indicators pentru
49
activitatea 3 i poate fi vizualizat nota, apoi OK.

5. nchiderea fiierului fr salvarea lui.
6.3 Salvarea fiierelor ca pagini Web

Multe organizaii folosesc Web-ul pentru transmiterea informaiilor ctre angajai i pentru a
comunica cu clienii. Project 2000 include o component ce permite salvarea informaiilor despre
un proiect ca o pagin Web. Ca majoritatea aplicaiilor Microsoft, aceast component din Project
2000 este disponibil prin selectarea opiunii Save as Web Page din meniul File. Se pot crea pagini
Web n mai multe formate standard, printre care Compare to Baseline, Cost data by task, Earned
value information, Top Level Tasks, un raport Who Does What .a. De asemenea, pot fi
proiectate i propriile formate pentru informaii ce urmeaz a fi salvate ca pagini Web.
Pentru a salva informaiile proiectului ca o pagin Web:
1. Deschiderea ferestrei de dialog Save as for Web page. Cu fiierul Baseline deschis,
clic pe meniul File i selectarea opiunii Save as Web Page.
2. Denumirea fiierului pentru pagina Web. Introducerea denumirii taskinfo n caseta de
text File name ca nume de fiier nou i salvarea lui ntr-un director. Se va deschide
fereastra de dialog Export Mapping, aa cum este prezentat n figura 46.
3. Selectarea formei de Import/export. Clic pe Default task information din lista de
forme Import/export, apoi Save. Project 2000 salveaz ca versiune HTML
informaiile despre activitile din fiierul Baseline. Numele pentru noua pagin web
este taskinfo.html.
Fig. 46 Fereastra de dialog Export Mapping pentru salvarea ca pagin Web
Pentru a deschide fiierul taskinfo.html:

1. Deschiderea fiierului taskinfo.html cu ajutorul unui browser Web. Dublu-clic din
Windows Explorer pe fiier. n figura 47 este prezentat o parte din fiierul
taskinfo.html cu ajutorul Internet Explorer.
50
Fig. 47 Fiierul n format HTML pentru prezentarea informaiilor de baz

privind activitile unui proiect (Default Task Information)
2. nchiderea fiierului taskinfo.html.

n Project 2000, exist mai multe modaliti de a modifica sau adapta documentele standard
HTML. Fereastra de dialog Export Format conine o component de editare ce permite adaptarea
formatelor standard HTML, folosind fereastra de dialog Define Import/Export Map. De asemenea,
se poate crea propriul format sau form prin clic pe butonul New Map din fereastra Export Format,
care ofer accesul la fereastra Define Import/Export Map. Pentru a afla mai multe informaii se
poate folosi cuvntul HTML n componenta de Help a Project 2000.
Salvarea informaiilor despre proiect ca pagini Web include numai informaiile sub form de
text i numerice, fr opiune de salvare a informaiilor n format grafic. Se pot crea imagini Web
ale formatelor grafice, cum ar fi diagrama Gantt sau cea reea, ns procesul este destul de
complicat i solicit cunotine detaliate despre modul de includere a imaginilor n paginile Web.
Pentru informaii detaliate privind modul de lucru cu imagini grafice se poate apela la Help-ul
online cu cutarea informaiilor privind Copy a Microsoft Project Picture into another program or
a Web Page. Dac utilizatorii Web au Project 2000 instalat, fiierele pot fi fcute publice prin
intermediul Web-ului crend o legtur (hyperlink) pentru fiierul Project 2000 memorat pe un
server Web.
6.4 Utilizarea Project 2000 de ctre grupurile de lucru

Project 2000 are la dispoziie multiple faciliti pentru grupurile de lucru pentru a sprijini
gestiunea proiectului i pentru a lucra cu ali membri ai echipei proiectului. Pentru utilizarea acestor
faciliti este necesar s se desemneze mai nti un manager al grupului de lucru persoana care
construiete i ntreine calendarul proiectului i realizeaz activiti de alocare.
Pentru a seta facilitile grupurilor de lucru ale Project 2000:
1. Clic pe meniul Tools, apoi Options.
2. Clic pe butonul Workgroup, aa cum este prezentat n figura 48.
51
Fig. 48 Opiunele ferestrei de dialog pentru setarea Workgroup
3. Selectarea metodei de comunicare la nivelul grupului din lista derulant de sub opiunea
Default workgroup messages for Baseline. n acest exemplu, Email este deja selectat. Se
poate alege, de asemenea, Web pentru setarea unui server Web sau Email, precum i Web
pentru transmiterea mesajelor n ambele forme.
4. n cmpul Microsoft Project Central Server URL se va introduce URL-ul pentru serverul
Web care urmeaz s fie utilizat pentru a accesa mesajele grupului.
5. Celelalte opiuni sunt folosite pentru a stabili modul n care Project 2000 permite
transmiterea de hyperlink-uri n e-mail, ce resurse s fie alocate activitilor din Microsoft
Project Central, precum i actualizarea informaiilor pe server la fiecare salvare.
6. Clic OK pentru salvarea setrilor.
Odat stabilit un grup de lucru, se pot utiliza facilitile de comunicare. Mesajele pot fi
gestionate cu ajutorul opiunii Team Inbox, din bara de instrumente Workgroup prin selectarea
opiunii Toolbars din meniul View, dup care Workgroup. Se poate utiliza bara de instrumente
Workgroup pentru a seta reminder-ul pentru membrii echipei, transmiterea mesajelor e-mail,
repartizarea persoanelor pentru diferite activiti, actualizarea activitilor, precum i prezentarea
informaiilor de stare.
6.5 Project Central

Project Central este un produs adiacent Microsoft Project ce permite planificarea colaborativ
la nivelul membrilor unui grup de lucru, a managerilor de proiect i a altor persoane interesate.
Abilitatea de a lucra cu Project Central reprezint una din cele mai importante noi componente ale
Project 2000. Aceast component a fost dezvoltat pentru a permite distribuirea detaliilor despre
proiect i actualizarea lor prin munc de tip colaborativ la mai multe persoane dintr-o reea.
Project Central ofer o larg flexibilitate i beneficii suplimentare pe lng cele existente n
sistemul de lucru prin e-mail. Cu ajutorul acestei componente, membrii unui grup pot:
s vizualizeze activitile pentru toate proiectele lor, s-i vizualizeze activitile dintr-o
diagram Gantt, s-i grupeze, sorteze i filtreze activitile proprii;
s afieze informaiile de ultim or pentru un proiect, nu numai sarcinile care i-au fost
atribuite;
s creeze noi activiti i s le transmit administratorului proiectului pentru ncorporarea
lor n fiierul proiectului;
52
s atribuie responsabiliti altor membri ai grupului, astfel nct managerul de proiect s le

poat transmite unui leader al echipei pentru a realoca resursele individuale.
Managerii de proiect pot:
s solicite sau s primeasc rapoarte de stare ntr-un format specificat i pot consolida
rapoarte individuale mult mai uor ntr-un singur raport;
s stabileasc regulile pentru mesaje, pentru acceptarea automat a actualizrilor de ctre
membrii grupului. Pot specifica faptul c actualizrile pot veni de la toi membrii sau numai
de la unii. De asemenea, pot stabili ca anumite actualizri s fie vizualizate, mai nti, de
ctre manageri, cum ar fi ce activiti au presupus eforturi de munc mai mari dect cele
planificate.
Figura 49 prezint un ecran al Project Central ce afieaz imaginea Personal Gantt,
reprezentnd grafic informaiile despre un proiect disponibile unui utilizator. Ca setare de baz,
resursele sunt vzute la nivelul tuturor activitilor la care au fost alocate, precum i pentru toate
proiectele la care au fost repartizate. Utilizatorii pot alege ntre formele predefinite i stilurile de
diagrame fcute accesibile de ctre administratorul proiectului, sau i pot adapta imagini specifice
prin reordonarea coloanelor, filtrarea anumitor activiti, sortarea sau gruparea activitilor dup
numele proiectului, data de start sau alte criterii specifice. De asemenea, pot modifica aceste
vizualizri pentru a include activitile din lista proprie Microsoft Outlook Tasks.
Fig. 49 Ecranul Project Central
53

Ghid MicrosoftProject2000

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghid MicrosoftProject2000

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ghid de utilizare a programului

Microsoft Project 2000

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

1.1 Lansarea n execuie Project 2000 i fereastra help

Fig. 1 Fereastra de dialog Help

Opiunea de vizualizare a ferestrei, dac a fost dezactivat la configurarea iniial, poate fi

Office Assistant: permite introducerea unei ntrebri i cutarea informaiilor de interes

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

Installer, lsnd la latitudinea utilizatorului ce fiiere va folosi din cele

1.2 Elementele ferestrei principale

Identare pentru subactiviti

Figura 2 Ecranul principal al produsului Project 2000

n partea superioar, ecranul principal conine un meniu i o bar de instrumente similare cu

Figura 3 Opiunile meniului View din Project 2000

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

1.3 View-urile PROJECT 2000

Format standard pentru afiarea informaiilor despre programul

Task Details Form

Imagine tabelar prestabilit, care afieaz coloane Task Name i

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

disc, poate fi descrcat de pe site-ul www.course.com (Information Technology

1.4 Filtrele Project 2000

criterii introduse de utilizator. De asemenea, se poate accesa opiunea Show de pe bara de

Figura 4 Opiunile listei de filtrare

Pentru a experimenta filtrele Project 2000:

2. Afiarea nivelurile de descompunere (outline). Se selecteaz All tasks din lista

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

care este cea mai ntlnit form de descompunere i numerotare a descompunerii.

2. Managementul activitilor proiectului

2.1 Crearea unui nou fiier pentru un proiect

Fig. 6 Fereastra de dialog Project Information

2. Introducerea datei de ncepere a proiectului. n caseta de introducere a datei de start

pstrnd setrile prestabilite. Click OK.

Fig. 7 Fereastra de dialog Project Properties

2.2 Realizarea structurii de descompunere a lucrrilor

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

Pentru a dezvolta structura de descompunere a lucrrilor i stabilirea reperelor pentru

2.2.1 Crearea activitilor principale (summary tasks)

neagr cu sgei, indicnd datele de nceput i sfrit.

Pentru a transforma o subactivitate ntr-o activitate trebuie utilizat simbolul de Outdent

2.2.2 Numerotarea activitilor

2.3 Salvarea fiierelor cu sau fr plan iniial

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

Fig. 8. Ecranul din Project 2000 cu toate activitile, subactivitile introduse

3. Administrarea duratei proiectului

3.1 Introducerea duratelor activitilor

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

Fig. 9 Modul de reprezentare a unei activiti periodice

Fig. 10 Operaiuni recurente (periodice)

2. Introducerea informaiilor privind activitatea periodic i durata specific fiecrei

Fig. 11 Vizualizarea detaliat a activitilor recurente

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

Numele activitilor (subactivitilor)

Pentru a introduce durata celorlalte activiti:

3.2 Stabilirea dependenelor dintre activiti

De exemplu, clic pe simbolul jalonului

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

7. Vizualizarea fiierului i salvarea lui. Se selecteaz opiunea Print Preview din

3.3 Schimbarea tipurilor de dependene ntre activiti

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000

dependenei i de durata timpului avans sau restant.

3.4 Diagramele Gantt

Ghid de utilizare a programului Microsoft Project 2000