MS.

ACCESS Importul si Exportul de date

Importul sau legarea la datele din alt baz de date Access
Exist mai multe modaliti de a transporta datele dintr-o baz de date Access n alta. Copierea i
lipirea reprezint metoda cea mai facil, dar importul i legarea ofer un control i o flexibilitate mai
bune asupra datelor aduse i asupra modalitii de introducere a acelor date n baza de date destinaie.
Cnd efectuai un import din alt baz de date, Access creeaz o copie a datelor sau a obiectelor n
baza de date destinaie, fr a modifica sursa. n timpul operaiunii de import, avei posibilitatea s
alegei obiectele pe care dorii s le copiai, s controlai modul de importare a tabelelor i a
interogrilor, s specificai dac s se importe relaiile dintre tabele i aa mai departe.

Importul datelor din alt baz de date Access

Procesul importului de date cuprinde aceti pai generali:

Pregtirea operaiunii de import (I.)

Execuia expertului de import (II.)
Opional, salvai setrile importului ca specificaie de import pentru utilizri viitoare
(III.)

Pregtirea operaiunii de import

I.
1.

Localizai baza de date surs i identificai obiectele pe care intenionai s le importai.

Dac baza de date surs este un fiier .mdb sau .accdb, avei posibilitatea s importai tabele,
interogri, formulare, rapoarte, macrocomenzi i module. Dac fiierul surs este unul in .mde sau
.accde, avei posibilitatea s importai doar tabele.
2. nchidei baza de date surs. Asigurai-v c aceasta nu este deschis de niciun utilizator n
modul exclusiv.
3. Deschidei baza de date destinaie. Asigurai-v c baza de date nu este doar n citire i c
avei permisiunile necesare pentru a aduga obiecte i date la baza de date.
Dac baza de date este protejat printr-o parol, vi se va solicita s introducei parola de fiecare dat
cnd o utilizai ca surs pentru o operaiune de import.
NOT Pentru a importa date ntr-o baz de date nou, trebuie s creai o baz de date
necompletat care s nu conin tabele, formulare sau rapoarte nainte de a porni operaiunea de
import. Facei clic pe butonul Microsoft Office

, apoi facei clic pe Nou.

Operaiunea de import nu suprascrie sau modific tabelele sau obiectele existente.

 Este important de reinut faptul c, pentru a aduga nregistrrile din tabelul surs la un tabel
din baza de date destinaie, trebuie s utilizai o interogare de adugare n loc s efectuai o
operaiune de import.
II.

Importul datelor

1. n fila Date externe, n grupul Import, facei clic pe Access.

NOT Fila Date externe este disponibil numai atunci cnd este deschis o baz de date.
2. n caseta text Nume fiier, tastai numele bazei de date surs sau facei clic pe Rsfoire pentru a afia
caseta de dialog Deschidere fiier.
3. Selectai Import tabele, interogri, formulare, rapoarte, macrocomenzi i module n baza de date
curent i facei clic pe OK.
4. n caseta de dialog Import obiecte, facei clic pe fiecare fil i selectai obiectele pe care le dorii.
Pentru a revoca un obiect selectat, facei clic din nou pe obiect.
5. Facei clic pe Opiuni pentru a specifica setrile suplimentare.
6. Facei clic pe OK pentru a termina operaiunea.
Access copiaz datele i afieaz mesaje de eroare dac ntmpin probleme. Dac operaiunea
reuete s importe datele, ultima pagin a expertului v permite s salvai detaliile operaiunii ca
specificaie de import pentru utilizri viitoare. Paii urmtori explic felul n care se salveaz
detaliile operaiunii ca specificaie.
III.

Salvarea specificaiei de import

1. Facei clic pe Salvare pai de import pentru a salva detaliile operaiunii.

Salvarea detaliilor v permite s repetai operaiunea n alt moment fr a fi necesar apelarea la
expert.
2. n caseta Salvare ca, tastai un nume pentru specificaia de import. Opional, tastai o descriere n
casetaDescriere.
3. Bifai caseta de selectare Creare activitate Outlook dac intenionai s efectuai operaiunea la
intervale fixe, cum ar fi sptmnal sau lunar.
Aceasta creeaz o activitate Microsoft Office Outlook 2007 care v permite execuia specificaiei.
4. Facei clic pe Salvare import.
Dac nu ai bifat caseta de selectare Creare activitate Outlook, Access salveaz specificaia de
import i import obiectele specificate. Acum avei posibilitatea s examinai tabelele i celelalte
obiecte importate, pentru a v asigura c s-au importat corect.

Dac ai bifat caseta de selectare Creare activitate Outlook, Access pornete Outlook. Aceast
procedur se utilizeaz pentru a parcurge paii care urmeaz.
NOT Dac Outlook nu este instalat, Access afieaz un mesaj de eroare. Dac Outlook nu este
configurat corect, Expertul pornire Outlook pornete. Urmai instruciunile din expert pentru a
configura Outlook.
1. n Outlook, examinai i modificai setrile de activitate, cum ar fi Dat scaden i Memento.
Pentru ca activitatea s se repete, facei clic pe Recuren. Aceast figur arat programatorul de
activiti i cteva setri obinuite ale sale:

2. Facei clic pe Salvare i nchidere.

Pentru a executa specificarea alt dat, deschidei activitatea n Outlook i, pe fila Activitate, n
grupul Microsoft Office Access, facei clic pe Executare import .
3. n Access, examinai tabelele i celelalte obiecte importate pentru a v asigura c s-au copiat toate datele
i obiectele.

Legarea la datele din alt baz de date Access

Legrile v permit s v conectai la datele din alt baz de date fr a le importa, pentru a face
posibil vizualizarea i modificarea datelor recente n bazele de date surs i destinaie, fr a crea i
a menine dou copii ale acelorai date. Avei posibilitatea v legai numai la tabelele din alt baz de
date Access. Nu avei posibilitatea s v legai la interogri, formulare, rapoarte, macrocomenzi sau
module.
Pregtirea legrii tabelelor ntr-o baz de date Access
1. Localizai baza de date surs. Formatul de fiier poate fi MDB, MDE, ACCDB sau ACCDE. Dac baza
de date surs este protejat printr-o parol, n timpul operaiunii de legare, vi se va solicita s introducei
parola.

2. Identificai tabelele la care v legai. Avei posibilitatea s v legai la tabele, dar nu este posibil s v
legai la interogri, formulare, rapoarte, macrocomenzi sau module.
3. nchidei baza de date surs. Asigurai-v c niciun utilizator nu a deschis baza de date n modul
exclusiv.
4. Deschidei baza de date destinaie. Asigurai-v c baza de date destinaie nu este doar n citire i c
avei permisiunile necesare pentru a aduga obiecte i date la baza de date.
Operaiunea de import nu suprascrie sau modific tabelele sau obiectele existente.
Reinei c, pentru a aduga nregistrrile din tabelul surs la un tabel din baza de date destinaie,
trebuie s utilizai o interogare de adugare n loc s efectuai o operaiune de legare.
Legarea la date
1. n fila Date externe, n grupul Import, facei clic pe Access.
NOT Fila Date externe este disponibil numai atunci cnd este deschis o baz de date.
2. n caseta text Nume fiier, tastai numele bazei de date surs sau facei clic pe Rsfoire pentru a afia
caseta de dialog Deschidere fiier.
3. Facei clic pe Se face legtura la sursa de date prin crearea unui tabel legat, apoi facei clic pe OK.
4. n caseta de dialog Legare tabele, selectai tabelele la care dorii s v legai. Pentru a revoca o selecie,
facei clic din nou pe tabel.
5. Facei clic pe OK pentru a termina operaiunea. Access creeaz tabelele legate.
6. Deschidei tabelele legate n Vizualizare foaie de date pentru a v asigura c datele arat aa cum
trebuie.

Exportul datelor Access ntr-un document Word

Pentru a exporta date dintr-o Microsoft Access 2010 baz de date ntr-un Microsoft Word 2010
document, utilizai Expertul export din Access 2010. Acest articol discut operaiunea de export,
explic modul de utilizare al Expertul export i v arat cum s reutilizai o setare de export salvndo.
Ce se ntmpl cu datele pe care le exportai?
Cnd utilizai Expertul export Access pentru a exporta datele dintr-o baz de date Access ntr-un
document Word 2010, Access creeaz o copie a datelor ntr-un fiier format text mbogit Microsoft
Word (*.rtf). Totui, procesul de export copiaz doar cmpurile i nregistrrile vizibile din tabelele,
interogrile i formularele Access, apoi le afieaz ntr-un tabel n documentul Word. Dac avei
orice cmpuri sau nregistrri ascunse prin filtrele aplicate, Expertul export nu export acele date.
Cnd exportai un raport, att datele, ct i n aspectul acestuia sunt copiate astfel nct s semene
ndeaproape cu formatul iniial al raportului.

NOT De asemenea, nu se poate salva o baz de date sau un tabel Access ca document Word
utiliznd comanda Salvare ca n Access.
Ce fel de date pot fi exportate
Avei posibilitatea s exportai date dintr-un tabel, dintr-o interogare, dintr-un formular sau dintr-un
raport Access. De asemenea, avei posibilitatea s selectai nregistrrile dintr-o vizualizare. Atunci
cnd exportai un formular sau o foaie de date care conin subformulare sau subfoi de date, se
export doar formularul sau foaia de date principale. Trebuie s repetai operaiunea de export pentru
fiecare subformular i subfoaie de date pe care dorii s o vizualizai n Word. n mod contrar, atunci
cnd se export un raport, subformularele i subrapoartele care sunt incluse n raport se export
mpreun cu raportul principal. Nu avei posibilitatea s exportai macrocomenzi i module.
Exportul datelor ntr-un document Word existent.
Atunci cnd exportai pentru prima dat datele Access utiliznd Expertul export, datele sunt
exportate ntr-un nou document Word. Pentru a muta datele n alt document Word existent, trebuie s
selectai i s copiai datele, apoi s le lipii n documentul Word existent.
Exportul datelor Access n Word
1. Deschidei baza de date surs.
2. n Panoul de navigare, selectai obiectul care conine datele ce vor fi exportate. Avei posibilitatea s
exportai un tabel, o interogare, un formular sau un raport.
3. Examinai datele surs pentru a v asigura c nu conin indicatori de eroare (triunghiuri verzi) sau valori
de eroare, cum ar fi #Num.
IMPORTANT Orice eroare de valoare nerezolvat din sursa de date este nlocuit cu o
valoare nul n documentul Word.
4. Dac dorii s exportai doar o parte din datele de la un obiect, selectai doar nregistrrile pe care dorii
s le exportai.
5. n
fila Date
externe,
n
grupul Export,
facei
clic
pe Mai
multe,
apoi
pe Word. NOT Comenzile Export sunt disponibile doar atunci cnd este deschis o baz de date i
este selectat un obiect.
6. n Expertul Export, specificai numele fiierului de destinaie.
7. Expertul export ntotdeauna date formatate. Dac dorii s vizualizai documentul Word dup ce se
termin operaiunea de export, bifai caseta de selectare Se deschide fiierul destinaie dup
terminarea operaiunii de export.
8. Dac ai selectat nregistrrile de exportat nainte de a ncepe operaiunea de export, bifai caseta de
selectareSe export doar nregistrrile selectate. ns, dac exportai toate nregistrrile din
vizualizare, lsai caseta de selectare goal. NOT Aceast caset de selectare apare indisponibil
(estompat) dac nu este selectat nicio nregistrare.

9. Facei clic pe OK.

10. Dac documentul de destinaie exist, vi se solicit s facei clic pe Da pentru a suprascrie fiierul.
Facei clic peNu pentru a modifica numele fiierului de destinaie, apoi facei clic din nou pe OK.
Access export datele i deschide documentul destinaie n Word, n funcie de opiunile de export
specificate n expert. De asemenea, Access afieaz starea operaiunii pe pagina de sfrit a
expertului. Facei salt la paii urmtori dac dorii s salvai setrile de import pentru reutilizare
ulterioar.
Salvarea i utilizarea setrilor de export cu Outlook NOT Trebuie s avei instalat Microsoft
Outlook 2010 pentru a crea o activitate pentru setrile de export repetitive.
Aceasta poate fi util pentru a crea o activitate n Outlook 2010 dac dorii s executai operaiunea
de export la intervale regulate sau recurente. Totui, dac nu creai o activitate, Access salveaz nc
specificaia.
1. Pe ultima pagin a Expertului Export, bifai caseta de selectare Salvare pai de export
Va aprea un set de controale suplimentare.
2. n caseta Salvare ca, pstrai numele furnizat pentru specificaia de export sau modificai-l aa cum este
necesar.
3. Opional, tastai o descriere n caseta Descriere.
4. Pentru a executa operaiunea de export la intervale fixe (cum ar fi sptmnal sau lunar), bifai caseta de
selectare Creare activitate Outlook. Aceasta creeaz o activitate Outlook care v permite s executai
exportul n viitor.
5. Facei clic pe Salvare Export. Dac Outlook nu este instalat, Access afieaz un mesaj de eroare atunci
cnd facei clic pe Salvare Export.
NOT Dac Outlook nu este configurat corect, pornete expertul Lansare n execuie Microsoft
Outlook 2010. Urmai instruciunile din expert pentru a configura Outlook.
Crearea unei activiti Outlook
Pentru a crea o activitate Outlook, alegei caseta de dialog Export-nume - Activitate din Outlook.
1. Examinai i modificai setrile de activitate, cum ar fi Data de nceput,Dat scadent i Memento.
Pentru ca activitatea de export s se repete, facei clic pe Recuren.
2. Facei clic pe Salvare i nchidere. Executarea unei activiti salvate - n Panoul de navigare Outlook,
facei clic pe Activiti, apoi facei dublu clic pe activitatea pe care dorii s o efectuai. - Pe
fila Activitate, n grupul Microsoft Access, facei clic pe Executare export. - n caseta de dialog Se
export date din Microsoft Access, facei clic pe OK. - nchidei caseta de dialog Export activitate.

 Cum apar valorile Access atunci cnd sunt exportate n Word

n cazul n care o operaiune de export nu a funcionat aa cum v-ai ateptat, tabelul urmtor v
poate ajuta s determinai modul n care Access export diverse valori n Word.
ELEMENT
ACCESS

REZULTATELE EXPORTULUI N WORD

Nume
cmpuri

de Numele de cmpuri pentru datele exportate din tabele, formulare i interogri apar n
primul rnd din tabel n documentul Word. Atunci cnd se export un raport,
amplasarea numelor de cmpuri n documentul Word variaz n funcie de aspectul
raportului.

Cmpuri
valoare

multi- Un cmp care accept mai multe valori se export la o coloan unic n Word. Valorile
sunt desprite prin virgul (,).

Imagini, obiecte Elemente grafice, cum ar fi sigle, date din cmpurile obiectelor OLE i atari care fac
i atari
parte din datele surs, nu se export.
Grafice

Obiectele Microsoft Graph nu se export.

Expresii

Expresiile nu se export, se export doar rezultatele expresiilor.

Subformulare i Se export doar formularul principal sau foaia de date principal, nu i subformularele
subfoi de date
sau subfoile de date. Trebuie s exportai separat fiecare subformular i fiecare
subfoaie de date. Cu excepia cazului n care exportai un raport, datele i aspectul
acestora sunt copiate pentru a semna ct mai bine cu formatul raportului Access.