CAPITOLUL II:

PLANIFICAREA PROIECTELOR

2.1. Necesitatea i
coninutul
planificrii de
proiect

Planificarea proiectelor
Omul care nu se gndete sau nu prevede
evenimentele ndeprtate are necazul aproape
(Lun Yu)
Odat proiectul aprobat, treburile n loc s se
simplifice, se complic.
(Grigorescu Adriana)

Definirea i caracteristicile planificrii

proiectelor
Planificarea proiectelor reprezint funcia de selectare a obiectivelor i de
stabilire a politicilor, procedurilor i programelor necesare pentru atingerea
obiectivelor.
Planificarea proiectelor reprezint elaborarea i actualizarea planurilor
proiectului.
Planificarea este un proces de baz n cadrul derulrii proiectelor, deoarece o
planificare i o urmrire riguroas a obiectivelor pot asigura succesul proiectelor.
Managerul de proiect este cheia unei planificri reuite.
Caracteristicile planificrii proiectelor:
-S

fie sistematic;
-S fie flexibil, pentru a face fa unor activiti de unicat;
-S fie riguroas prin analiz i control;
-S fie capabil s accepte intrri multifuncionale.

Necesitatea planificrii proiectelor:

-

Eliminarea sau reducerea nesiguranei;

mbuntirea eficienei operaiilor;
O mai bun nelegere a obiectivelor,
Asigurarea bazei necesare monitorizrii i
controlului.

Etape ale planificrii proiectelor:

1.
2.
3.
4.

Formularea obiectivelor;
Descompunerea i descrierea activitilor;
Elaborarea planurilor globale;
Elaborarea planurilor de detaliu.

Componentele planificrii proiectelor:

-

Obiectivele
Programele (aciunile pt. realizarea obiectivelor)
Termenele
Bugetele
Previziunile/estimrile (proiecii)
Organizarea (nr. de persoane necesare)
Politica (ghidul general pt. adoptarea deciziilor i aciunilor
individuale)
Procedura (metoda detaliat de ndeplinire a politicii)
Standardul (nivelul performanei individuale i de grup)

Clasificarea planificrii proiectelor:

a)
-

n funcie de orizontul de timp:

Planificare strategic (pn la 3 ani)
Planificare tactic (de regul, 1 an)
Planificare operaional (semestru, trimestru, lun, sptmn, zi, chiar or).

b) Planificarea n funcie de nivelurile organizaiei:

-

Planificare la nivel organizaional (al proiectului);

Planificare la nivelul grupului de lucru (la nivel funcional);
Planificare la nivel individual.

c) Din punctul de vedere al constrngerilor de timp i resurse:

-

Planificare liber;
Planificare orientat spre obiectiv.

Activitatea de planificare se refer la

urmtorul sistem de planuri:
1.
2.
3.

4.
5.
6.
7.
8.
9.

Planul costurilor (bugetelor)

Planul alocrii resurselor
Planul jaloanelor (etapele i fazele)
Planul calendaristic
Planul amplasrii
Planul de calitate
Planul anual al proiectului
Planul proiectului (master planul)
Planul strategic al proiectului

Planul anual al proiectului

Planul proiectului (master planul)
Planul strategic al proiectului

Planul anual al proiectului - este un plan parial al unui proiect

raportat la un an bugetar, important pentru decontri anuale ale proiectelor

multianuale i pentru nchiderea exerciiilor financiare.

Planul proiectului (master planul):

- reprezint ansamblul planurilor menite s ofere o imagine concret a modului

de transpunere n practic a proiectului;
cuprinde ansamblul documentelor formale utilizate pentru a ghida att execuia,
ct i controlul proiectelor.

Planul strategic al proiectului are ca scop:

precizarea activitilor care vor conduce la realizarea fiecrui obiectiv specific al

proiectului;
precizarea rezultatelor preconizate a fi obinute la finalul fiecrei activiti;
Este realizat de manager i constituie instrumentul de lucru al acestuia pe toat
perioada derulrii proiectului.

Premise fundamentele pentru

planificarea proiectelor strategice

Monitorizarea continu a mediului extern, deoarece

factorii de mediu fac parte integrant din procesul de
planificare
Definirea clar a autoritii, responsabilitii i rolului
persoanelor implicate n proiect
Existena unui contact strns a managementului de vrf
cu echipele de proiect
Planificarea strategic a proiectelor trebuie fcut de ctre
manageri, nu pentru manageri

2.2. Tehnici de planificare a proiectelor

Matricea i schema logic a proiectului

Grafice de programare:
GANTT
CPM (Critical Path Method)
PERT (Program Evaluation and Review Technique)

2.2.1.Matricea logic a proiectului LFA

(Logica Framework Approach)

Este instrumentul de lucru principal n planificarea proiectelor i cuprinde:

Obiectivele i rezultatele proiectului
Indicatorii folosii pentru msurarea nivelului de atingere a obiectivelor
Riscurile/premisele pentru atingere a obiectivelor
Sursele de informaii care verificarea ipotezelor de lucru.

Matricea proiectelor se caracterizeaz prin faptul c:

se completeaz cu rezultatele concrete ateptate i activitile necesare
pentru obinerea lor.
asigur o viziune de ansamblu pe toat durata realizrii proiectului
se folosete i n etapele urmtoare, pentru planificarea i monitorizarea
derulrii proiectului.

Matricea logic a proiectului LFA

(Logica Framework Approach)
Proiectele sunt abordate din perspectiva a trei direcii:

Proiectarea proiectului - propunerea unui program realist i consistent de

realizare a proiectului;
Implementarea proiectului crearea unui instrument de conducere a
proiectului de ctre managementul su;
Realizarea proiectului precizeaz cadrul pe baza cruia proiectul va fi
evaluat, controlat i monitorizat.

Limitele LFA:
Dificulti n completarea i nelegerea sa (datorit caracterului extrem de
concis)
Posibilitatea apariiei de confuzii.

Matricea logic a proiectului model

general
Rezumatul
proiectului

Indicatori de atins

Surse de informaii

Obiectivele imediate

Rezultatele
proiectului

Rezultatele
subproiectelor

Implementarea schemei de timp a

subproiectelor

Bugetul subproiectelor

Premise i riscuri

Matricea logic a proiectului modelul

CURAJ
Elementele proiectului
(logica interveniei

Indicatori
(verificabili n mod
obiectiv)

Surse de verificare
(informare)

Ipoteze
(factori externi de risc)

Obiectivele generale

Indicatori de atingere a
obiectivelor generale

Surse de obinere a
informaiilor pentru
determinarea sau verificarea
indicatorilor de atingere a
obiectivelor generale

Obiectivele imediate

Indicatori de atingere a
obiectivelor imediate

Surse de obinere a
informaiilor pentru
determinarea sau verificarea
indicatorilor de atingere a
obiectivelor imediate

Condiii importante sau decizii

(n afara managementului
proiectului), care, odat atins
obiectivul imediat, permit
atingerea obiectivelor generale

Rezultate

Indicatori de obinere a
rezultatelor

Surse de obinere a
informaiilor pentru
determinarea sau verificarea
indicatorilor de atingere a
rezultatelor

Condiii importante sau decizii

(n afara managementului
proiectului), care, permit
atingerea obiectivelor imediat.

Activiti

Resurse

Costuri

Condiii importante sau decizii

(n afara managementului
proiectului), care, odat atins
obiectivul imediat, permit
atingerea rezultatelor
Precondiii: Condiii importante
sau decizii (n afara
managementului proiectului),
necesare pentru nceperea

Matricea logic a proiectului modelul

GRIGORESCU

Logica
elem.
proiect

Elementele
proiectului

Indicatori de performan

Resursele proiectului

Ipoteze i riscuri poteniale

Obiectivele
generale ale
proiectului

Indicatorii urmrii a fi
atini n perspectiva
obiectivului general

Raportarea obiectivului la
resursele existente sau care pot
fi mobilizate

Necesitatea sau problema

specific ce trebuie rezolvat
prin realizarea proiectului

Obiectivele
specifice ale
proiectului

Indicatorii urmrii a fi
atini n perspectiva
obiectivelor specifice

Eficacitatea i eficiena
utilizrii resurselor pe obiective
specifice

Condiionri externe existente

sau necesare atingerii
obiectivelor

Activitile
proiectului

Indicatori de performan ai
fiecrei activiti

Alocarea resurselor pe
activiti

Riscuri probabile i forme de

rezolvare a acestora n procesul
de realizare a proiectului

Rezultatele
preconizate

Indicatori de evaluare a
rezultatelor obinute

Costuri totale

Riscuri de posibil eec parial

sau total al proiectului

Matricea logic a proiectului Etape:

1. Analiza

Obiectul analizei vizeaz 3 aspecte:

Aspectul funcional (contextul proiectului)
Aspectul tehnic (soluiile tehnice disponibile)
Aspectul operaional (costurile i caracteristicile operaionale)

Realizarea unui proiect se poate sintetiza astfel:

Poate un proiect funcional acceptabil (ce este de fcut?) s fie realizat cu o soluie tehnic
accesibil (cum trebuie fcut?), la un pre acceptabil (cu cine sau cu ce se va realiza?)?
n urma analizei se stabilete un model al proiectului:
Este cadrul de referin n timpul analizei pentru comunicarea ntre viitorii utilizatori i echipa de
proiect.
Cuprinde toate caracteristicile importante ale proiectului, fiind baza de plecare n activitatea de
planificare, de derulare i control
Este nu abstractizare a ceea ce trebuie s fac sistemul, nu cum trebuie s lucreze sistemul

1. Analiza

Analiza ncepe cu specificaia problemei, elaborat de

beneficiar, uneori mpreun cu proiectantul. Aceasta este baza
pentru definitivarea cerinelor reale ale beneficiarului referitoare la
rezultatele dorite.
Succesul proiectului depinde n mare msur de analiza
aprofundat a mediului proiectului:
Analiza mediului intern: resursele existente, reglementrile
legale specifice domeniului de activitate, nivelul salariilor i altor
recompense acordate, atitudinile de management etc.
Analiza mediului intern: probleme legislative, politice,
economice, sociale, tehnologice .a.
Analiza mediului concurenial: istoricul i activitatea prezent a
concurenei.

Analiza urmrete urmtoarele aspecte:

1.
2.

3.
4.
5.
6.

Analiza problemei specifice (a nevoii de proiect)

Analiza contextului (a conjuncturii n care este iniiat i se va desfura
proiectul)
Analiza obiectivelor (stabilirea obiectivului general i a obiectivelor
specifice)
Analiza variantelor sau alternativelor i alegerea strategiei
(identificarea soluiilor pentru rezolvarea problemelor)
Analiza factorilor implicai sau interesai n realizarea proiectului
(pentru a stabili posibilitatea de antrenare n realizarea proiectului)
Analiza resurselor proiectului (accesibilitatea i posibilitatea de
mobilizare a resurselor).

Definirea obiectivelor faz

important a analizei proiectelor

Are o importan major deoarece derularea proiectelor are ca scop

atingerea obiectivelor ca stau la baza politicii de afaceri a organizaiilor
beneficiare.

Se stabilesc de comun acord cu cei implicai n realizarea lor, pentru a se

identifica cu acestea i pentru a depista la timp unele piedici n calea
realizrii lor.

Obiectivele se ierarhizeaz pe niveluri ierarhice:

La nivelul ierarhic superior se stabilesc obiectivele globale;
Pe nivelurile ierarhice inferioare, se stabilesc obiectivele concrete,
derivate din obiectivul general.

Cerina: obiectivele s fie clare, msurabile i verificabile. Mai nti se

formuleaz obiectivele calitative, apoi calitative, la nivelele ierarhice
inferioare, cu activitate predominant operativ.

Definirea obiectivelor

Problemele tipice care apar n definirea obiectivelor:

Obiectivele nu convin prilor implicate
Obiectivele sunt prea rigide i nu se pot adapta prioritilor n
schimbare
Nu exist timp suficient pentru definirea clar, n totalitate, a
obiectivelor
Obiectivele nu sunt cuantificate corespunztor i nu sunt suficient
de bine documentate
Echipa de proiect nu este coordonat corespunztor i costul cu
personalul este ridicat

Exemplu de ierarhizare a obiectivelor la

o instituie financiar-bancar
1.

Obiectivul instituiei: dezvoltarea viitoare din profitul

propriu

2. Obiective principale:
-

Rentabilitate
Lichiditatea
Sigurana

3. Obiective secundare:
-

Asigurarea i extinderea domeniilor de afaceri

Planificarea i conducerea eficient
Extinderea reelei de desfacere a serviciilor

Exemplu de ierarhizare a obiectivelor la

o instituie financiar-bancar

Obiective calitative:
mbuntirea relaiilor cu clienii i creterea
satisfaciei acestora;
Creterea competitivitii
Obiective cantitative:
Meninerea a 95% din clienii actuali;
Creterea frecvenei contactului cu clienii
Atragerea de noi clieni

Analiza presupune rspunsul la

urmtoare ntrebri:
-

Care este situaia pe care dorim s o schimb?

Cine este direct vizat?
Cine sunt ceilali participani i care sunt punctele lor de vedere?
Care sunt ateptrile cu privire la schimbrile dorite?
n ce domeniu exist preri diferite i/sau asemntoare?
Care sunt condiiile cadru care influeneaz aciunile celor
implicai (factori economici, politici, sociali, naturali etc)?
Ce fel de eforturi sunt necesare pentru atingerea obiectivelor?
Care este experiena acumulat n domeniul respectiv?
Care este potenialul suplimentar de aciune?

2. Proiectarea
1. Stabilirea structurii proiectului (planul structurii proiectului); care
cuprinde:
-

Obiectivele (generale i specifice

Jaloanele proiectului (etape i faze)
Activitile i loturile de lucrri;
Resursele;
Bugetele;
Standardele de calitate

2. Repartizarea resurselor proiectului (pe baza principiului eficienei)

3. Definirea indicatorilor de performan ai proiectului
4. Identificarea rezultatelor proiectului

2.2.2. Graficul GANTT

Este cea mai cunoscut i utilizat metod de

planificare i urmrire a termenelor unui proiect.

Etape pentru realizarea graficului:

1.

Identificarea fazelor
Data de ncepere a activitii/fazei
Estimarea duratei fiecrei componente
Sincronizarea i disponibilitatea echipei
Modificarea programului dac este necesar
Construirea graficului
Distribuirea graficului

2.
3.
4.
5.
6.
7.

b) Graficul GANTT

Limite:

- nu evideniaz fragilitatea legturilor dintre faze;

- nu evideniaz gradul n care se realizeaz sarcinile n
cadrul fiecrei faze;
- nu cuprinde alocarea resurselor (deci acestea nu se
pot coordona doar pe baza acestui grafic);
- nu prezint posibilele ntrzieri n cadrul fazelor,
datorate unor factori externi sau chiar interni.