CONTROLUL

DOCUMENTELOR

PS-01
Ed.1
Ex.Nr:

Rev.0
Pag.1/8

Data
intrarii
in
vigoare: 11/11/2012

PROCEDURA DE SISTEM
CONTROLUL DOCUMENTELOR
COD PS 01
DATA INTRARII IN VIGOARE:

11/11/2011

DOCUMENT CONTROLAT:

DOCUMENT NECONTROLAT:
Nume
Elaborat Pop Anca
Verificat Sandu Victor
Aprobat Nichitus Andreea

Functia
AC
SL
DG

Data
10/10/2012
7/11/2012
11.11.2012

Semnatura

Aprobat, Director General:

Nichitus Andreea

Conform Legii nr.8 din 14 martie 1996 privind dreptul de autor i drepturile conexe. Dreptul
de utilizare/reproducere parial sau integral a prezentei documentaii este rezervat exclusiv societii
S.C. EXPLOSULF S.R.L.

CONTROLUL
DOCUMENTELOR

PS-01
Rev.0
Pag.1/8

Ed.1
Ex.Nr:

Data
intrarii
in
vigoare: 11/11/2012
S.C. EXPLOSULF.S.R.L.

Nr .crt

Lista de difuzare/retragere a documentelor

Departament :
COD : F 001
Anul : 2012
Descrierea
Semnatura de Semnatura de Observatii
documentului primire/Data retragere/Data

Destinatar

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Lista de difuzare
Aprobat, Director General:
Nichitus Andreea

Lista de revizii
Nr.crt
1.
2.
3.
4.
5.

Data

Revizia

Cauza reviziei

Semnatura

Aprobat, Director General:

Nichitus Andreea

Conform Legii nr.8 din 14 martie 1996 privind dreptul de autor i drepturile conexe. Dreptul
de utilizare/reproducere parial sau integral a prezentei documentaii este rezervat exclusiv societii
S.C. EXPLOSULF S.R.L.

CONTROLUL
DOCUMENTELOR

PS-01
Ed.1
Ex.Nr:

Rev.0
Pag.1/8

Data
intrarii
in
vigoare: 11/11/2012

1. SCOP
Descrierea responsabilitatilor si a masurilor necesare pentru tinerea sub control a primirii,
elaborarii, identificarii, verificarii, aprobarii, difuzarii si retragerii documentelor utilizate la
SC EXPLOSULF SRL, precum si modificarile acestora.

2. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplica n activitatile ce pot afecta calitatea, desfasurate de SC EXPLOSULF
SRL de catre personalul implicat in primirea, elaborarea, identificarea, verificarea, aprobarea,
difuzarea si retragerea documentelor.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA
Managementul mediului
SR EN ISO 14001:2005 Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de
utilizare
SR EN ISO 14031:2001 Management de mediu. Evaluarea performantei de mediu

4. DEFINITII SI PRESCURTARI
Definitii
-

Document - informaie mpreun cu mediul su suport;

Specificaie - document care stabilete cerine;
Documente controlate - documente a cror difuzare, modificare, retragere din uz i
arhivare se face controlat;
Gestionarea documentelor - nregistrarea, multiplicarea, difuzarea, pstrarea,
retragerea i arhivarea controlat a documentelor.
nregistrare document prin care se declar rezultate obinute sau furnizeaz dovezi
ale activitilor realizate.

Conform Legii nr.8 din 14 martie 1996 privind dreptul de autor i drepturile conexe. Dreptul
de utilizare/reproducere parial sau integral a prezentei documentaii este rezervat exclusiv societii
S.C. EXPLOSULF S.R.L.

CONTROLUL
DOCUMENTELOR

PS-01
Ed.1
Ex.Nr:

Rev.0
Pag.1/8

Data
intrarii
in
vigoare: 11/11/2012

Prescurtari
-

SMI - Sistem de management integrat ;

MMI - Manual de management integrat ;

DG - Director general ;

SL Sef lucrari

DMM - Dispozitiv de masurare si monitorizare

MM - Monitorizare si masurare

PMI - Program de management integrat

PMM - Program de masurare si monitorizare

DSMI - Documente sistem de management integrat

Conform Legii nr.8 din 14 martie 1996 privind dreptul de autor i drepturile conexe. Dreptul
de utilizare/reproducere parial sau integral a prezentei documentaii este rezervat exclusiv societii
S.C. EXPLOSULF S.R.L.

CONTROLUL
DOCUMENTELOR

PS-01
Ed.1
Ex.Nr:

Rev.0
Pag.1/8

Data
intrarii
in
vigoare: 11/11/2012
5. RESPONSABILITATI
Responsabil Asigurarea Calitatii:
-

intocmeste si revizuieste manualul calitatii MMC-01 si procedurile proceselor

manageriale si functionale ( PS);
mentinerea unui sistem de evidenta a actualizarilor,a difuzarilor si retragerii acestora;
intocmirea si actualizarea listelor cu documentele in vigoare si distribuirea acestora;
atribuirea codurilor pentru procedurile /instructiunile si formularelor aferente
acestora,in colaborare cu compartimentul elaborator,astfel incat sa fie asigurata
unicitatea codificarii;
arhivarea exemplarelor originale ale tuturor documentelor sistemului de management
al calitatii.

Responsabil Controlul Calitatii:

-

intocmirea, distribuirea si revizuirea planului calitatii (PC);

mentinerea evidentei neconformitatilor deschise si distribuirea lor la utilizatori.

Responsabil aprovizionare:
-

tinerea sub control a documentelor de aprovizionare si a contractelor de furnizare

materiale/produse/servicii;
tinerea sub control a inregistrarilor/documentelor primite de la furnizori;
tinerea sub control a evaluarii furnizorilor de materiale/produse/servicii conform PG08 Evaluarea furnizorilor.

6. DESCRIEREA PROCEDURII
Tinerea sub control a documentelor necesare n activitatile desfasurate societate implica
stabilirea unui sistem procedurat prin care se stabilesc responsabilitatile, metodele si fluxul
circulatiei documentelor n ce priveste: primirea, elaborarea, identificarea, verificarea,
aprobarea, difuzarea si retragerea documentelor.
Pstrarea documentelor
Persoanele care au primit documente cu difuzare controlat, pstreaz aceste
documente n zona de lucru pentru exercitarea pe baza lor a responsabilitilor care le revin
conform postului, sau pentru informare.
Conform Legii nr.8 din 14 martie 1996 privind dreptul de autor i drepturile conexe. Dreptul
de utilizare/reproducere parial sau integral a prezentei documentaii este rezervat exclusiv societii
S.C. EXPLOSULF S.R.L.

CONTROLUL
DOCUMENTELOR

PS-01
Ed.1
Ex.Nr:

Rev.0
Pag.1/8

Data
intrarii
in
vigoare: 11/11/2012
Identificarea persoanelor se face prin semntura de primire, n registrul de intrri/ieiri.
Pstrarea documentelor cu difuzare controlat se face n condiii de
siguran iar ediiile valabile sunt nregistrate n Registrul documentelor n vigoare conceput
ca n Anexa.
Fiecare entitate va pstra propriile documente emise i elaborate pe suport electronic,
ntr-un fiier propriu, pe calculatorul din biroul managerului . Documentele emise vor fi
distribuite n ordinea datei de emitere.
Informaiile se vor transcrie pe DVD-uri sau pe un alt mediu de stocare, pe intervale
de un an: 1 septembrie 31 august, i vor fi pstrate ntr-un loc special destinat n biroul
managerului cu titlul de: Documente elaborate de.....n intervalul.... Informaia astfel pstrat
va putea servi pentru arhivare i, n msura n care i pstreaz valabilitatea, pentru uz curent.
Elaborarea documentelor
Toate compartimentele care elaboreaza documente trebuie sa asigure:
-

atribuirea unei identitati unice prin codificarea documentelor;

tinerea evidentei documentelor elaborate cat si a reviziilor/modificarilor acestora;
obtinerea avizelor /aprobarilor necesare pentru documentele elaborate inainte de
difuzare;
stabilirea listelor de distributie si transmiterea documentelor conform listei;
retragerea documentelor anulate atunci cand se difuzeaza noi revizii ale acestora;
pastrarea tuturor dovezilor scrise de distribuire ( formulare de transmitere, documente
sau scrisori de transmitere);
pastrarea inregistrarilor care permit identificarea reviziilor la documente.

Primirea documentelor
Compartimentele care primesc documente sunt resposabile pentru:
-

verificarea borderoului/ scrisorii/ formularului de transmitere cu continutul pachetului

de documente primite;
utilizarea / pastrarea / arhivarea documentelor intr-un sistem care sa permita o regasire
usoara a documentelor.

Verificarea/ aprobarea documentelor.

Orice document poate fi utilizat numai dupa ce a fost verificat, avizat si aprobat conform
cerintelor legale.
Modificarea documentelor
Cerintele generale privind modificarile la documente:
Conform Legii nr.8 din 14 martie 1996 privind dreptul de autor i drepturile conexe. Dreptul
de utilizare/reproducere parial sau integral a prezentei documentaii este rezervat exclusiv societii
S.C. EXPLOSULF S.R.L.

CONTROLUL
DOCUMENTELOR

PS-01
Ed.1
Ex.Nr:

Rev.0
Pag.1/8

Data
intrarii
in
vigoare: 11/11/2012
-

toate modificarile la documete vor fi supuse aceluiasi nivel de analiza si aprobare ca si

documentele initiale;
modificarile la documente trebuie sa asigure regasirea cu documentul initial prin cod,
denumire, nr. revizie, nr.fisa de modificare;
modificarea la un document va fi emisa intr-un numar de exemplare cel putin egal cu
nr. de exemplare al documentului initial si se va distribui in mod identic cu acesta.

Modificarile documentelor interne.

Identificarea necesitatii de modificare sau actualizare a documentelor interne se face
prin analizarea de catre fiecare elaborator in parte a documentelor emise.
Modificarile documentelor interne sunt necesare in urmatoarele situatii:
-

datorita cerintelor clientilor;

modificari in structura organizatorica a firmei;
propuneri ale angajatilor;
redefinirea politicii in domeniul calitatii;
cerinte impuse de standarde, legi, normative;
deficiente descoperite cu ocazia auditurilor interne;
actiuni corective si preventive.

Utilizatorii documentelor au posibilitatea de a face propuneri de modificare, imbunatatire

si corectare a acestora.
Retragerea documentelor anulate.
Pentru a se exclude posibilitatea utilizarii documentelor depasite sau anulate acestea
vor fi prompt retrase din uz.
Persoanele care au difuzat o noua revizie la un document vor retrage documentul
anulat, prin mentionarea in formularul de transmitere documente ANULAT.
Retragerea din uz a documentelor se realizeaza in diverse situatii, cele mai importante
fiind urmatoarele:
-

documentele sunt anulate/inlocuite;

documentele sunt inlocuite cu noi revizii;
documetele prezinta un grad avansat de uzura.

Retragerea sau anularea unui document se face de catre elaborator care va informa
responsabilul cu asigurarea calitatii in vederea operarii in lista P/I a schimbarilor survenite.
Conform Legii nr.8 din 14 martie 1996 privind dreptul de autor i drepturile conexe. Dreptul
de utilizare/reproducere parial sau integral a prezentei documentaii este rezervat exclusiv societii
S.C. EXPLOSULF S.R.L.

CONTROLUL
DOCUMENTELOR

PS-01
Ed.1
Ex.Nr:

Rev.0
Pag.1/8

Data
intrarii
in
vigoare: 11/11/2012
Arhivarea documentelor
Arhivarea documntelor se realizeaza in spatii special amenajate care sa asigure
conditiile specifice de pastrare, protectie impotriva pierderii, disparitiei, deteriorarii sau
distrugerii acestora.
Arhivarea trebuie realizata intr-un sistem de indexare care sa permita o usoara
identificare a acestora . Arhivele trebuie sa asigure conditii corespunzatoare astfel incat sa
fereasca documentele de foc, condens, inundatii, furturi, insecte si rozatoare, acte de
vandalism, etc.
Scoaterea din circulaie a documentelor i arhiva curent se realizeaz prin trecerea
lor n arhiva curent sau prin distrugere. Arhiva curent se constituie n acord cu
nomenclatorul de Arhiv al S.C EXPLOSULF SRL.
inerea sub control a documentelor SMC (MMC, PS, IL, PC).
Documentele SMC sunt tinute sub control prin lista procedurilor/ instructiunilor.
Lista procedurilor/ instructiunilor este elaborata de catre Responsabilul cu Asigurarea Calitatii
si este revizuita la un interval de trei luni.
Tinerea sub control a documentelor de aprovizionare:
Responsabilitatile si metodele aplicate pentru elaborarea,aprobarea,primirea si
arhivarea documentelor primite de la furnizori sunt tinute sub control de responsabilul cu
aprovizionarea.
Inregistrarile care dovedesc circulatia documentelor sunt pastrate ca inregistrari
nepermanente.

7.

NREGISTRRI.
Lista de difuzare a procedurii;
Indicatorul de stare al procedurii;
Lista procedurilor operaionale i instruciunilor de lucru.
Registrele de intrare/ieire ale diferitelor entiti;

Conform Legii nr.8 din 14 martie 1996 privind dreptul de autor i drepturile conexe. Dreptul
de utilizare/reproducere parial sau integral a prezentei documentaii este rezervat exclusiv societii
S.C. EXPLOSULF S.R.L.

CONTROLUL
DOCUMENTELOR

PS-01
Ed.1
Ex.Nr:

Rev.0
Pag.1/8

Data
intrarii
in
vigoare: 11/11/2012
8. Anexe

REGISTRUL DOCUMENTELOR N VIGOARE

NUMRUL

NR.

DENUMIREA

CRT

DOCUMENTULUI

DOCUMENTULUI/
DATA EMITERII

CINE

L-A

EMIS
Comisia

1.

Regulamentul intern al
EXPLOSULF SRL

OBSERVAII

de

lucru
1/30.08.2010

elaborare
regulament
intern

Regulament

2.

de

organizare

funcionare

al

Consiliului

de

administaie

Comisia
lucru
2/30.08.2010

al

3.

de

dezvoltare

instituional
EXPLOSULF SRL

elaborare
regulamente
de organizare
i funcionare

EXPLOSULF SRL
Planul

de

al 3/03.08.2010

Comisia

de

lucru
elaborare
P.D.I.

Conform Legii nr.8 din 14 martie 1996 privind dreptul de autor i drepturile conexe. Dreptul
de utilizare/reproducere parial sau integral a prezentei documentaii este rezervat exclusiv societii
S.C. EXPLOSULF S.R.L.

PS-01

CONTROLUL
DOCUMENTELOR

Ed.1
Ex.Nr:

Rev.0
Pag.1/8

Data
intrarii
in
vigoare: 11/11/2012

NOMENCLATORUL DE ARHIV AL
EXPLOSULF SRL

NR.

ENTITATEA

CRT. EMITENT

DENUMIREA

DOSARULUI

(CONINUTUL PE SCURT AL
PROBLEMELOR

LA

CARE

TERMEN DE
PSTRARE

OBSERVAII

SE REFER)
1.

SECRETARIAT
2. SECRETARIAT

1 Dosarele profesionale ale

personalului

Permanent

N Raporte de evaluare extern,

rapoarte de evaluare intern,
N.

CEAC

rapoarte de activitate, planuri

de aciuni preventive/corective,

5 ani

proceduri de sIstem, procedure

operaionale
N1

CEAC

N1 Adrese, informri, situaii

statistice

2 ani

Conform Legii nr.8 din 14 martie 1996 privind dreptul de autor i drepturile conexe. Dreptul
de utilizare/reproducere parial sau integral a prezentei documentaii este rezervat exclusiv societii
S.C. EXPLOSULF S.R.L.