CURS NR.

6
Desfasurarea auditului la fata locului
Pregatirea documentelor de lucru
Fisa de verificare (chestionar de verificare, plan de audit)
Fisa de neconformitate
Orice neconformitate constatata trebuie raportata individual, prin
intermediul fisei de neconformitate.
Neconformitatea trebuie sa fie descrisa cat mai clar si trebuie corelata cu
cerinta corespunzatoare. De regula in fisa de neconformitate se vor inscrie si
corectiile necesare inlaturarii neconformitatilor, precum si actiunile corective
care urmeaza sa se aplice pentru inlaturarea cauzelor respectiv
neconformitatilor cu mentionarea responsabilitatilor si a termenelor de
aplicare.
De regula o fisa de neconformitate contine urmatoarele informatii:
numarul fisei de neconformitate;
documentul de referinta al auditului;
data auditului;
descrierea neconformitatii
incadrarea neconformitatii (minora, majora)
tipul neconformitatii (documentatie sau aplicare)
clauza din standard/cerinta, fata de care s-a constatat
neconformitatea;
numele auditorului care a constatat neconformitatea, data,
semnatura;
raspunsul organizatiei auditate (acceptare/neacceptare)
reprezentantul
organizatiei
:
acceptare/
neacceptare
a
neconformitatii, semnatura;
corectia propusa, responsabil, termen, semnatura;
cauza neconformitatii;
actiunea corectiva/preventiva;
termen de realizare a masurii, responsabilitate, semnatura;
evaluare actiuni corective, auditor, semnatura, data.
Fisa de neconformitate se completeaza de auditor, penultimele 5
informatii de auditat, iar ultima de auditor, ulterior, in postaudit.
Daca o neconformitate se rezolva pe parcursul auditului, fisa de
neconformitate se intocmeste totusi si se mentioneaza in raportul de audit.
Observatiile ce nu sunt considerate neconformitati sunt semnalate,
se pot intocmi fise, dar nu afecteaza decizia finala a auditului.
Desfasurarea sedintei de deschidere
Sedinta de deschidere are ca scop:

a prezenta auditatul si echipa de audit;

a confirma planul de audit (domeniu, obiective, planificare orara,
limba, confidentialitate);
a prezenta un rezumat al metodelor si procedurilor utilizate
(esantionare);
a stabili caile oficiale de comunicare intre echipa de audit si auditat;
a confirma disponibilitatea resurselor necesare echipei de audit;
a confirma procedurile de siguranta si securitatea muncii, situatii de
urgenta relevante pentru echipa de audit;
a confirma identitatea, disponibilitatea si rolul ghizilor;
a stabili modurile de raportare precum si a modului de clasificare a
neconformitatiilor;
informare cu privire la situatiile in care auditul poate fi intrerupt;
informare in legatura cu procedurile de apel, cu mod de desfasurarea a
auditului sau cu concluziile auditului;
a oferi auditatului posibilitatea de a pune intrebari cu privire la modul
de desfasurare a auditului;
planul de audit exista dar se poate modifica.
In cazul auditurilor externe sedinta de deschidere este una oficiala.
Sedinta de deschidere este deschisa de Managerul organizatiei care
aminteste scopul intalnirii si prezinta participantii din partea organizatiei,
dupa care sedinta este condusa de Auditor Sef, care va prezenta echipa de
audit si va prezenta elementele mentionate anterior Se pastreaza
inregistrarile PV al sedintei de deschidere
Comunicarea pe parcursul auditului
Comunicarea se desfasoara pe doua planuri:
1. In echipa de audit intalniri zilnice pentru schimbarea de informatii si
comunicarea de neconformatati si pentru a evalua desfasurarea
auditului sau realocare de activitati sunt informale si nu necesita
pastrarea de inregistrari
2. Referitor la comunicarea cu clcientul si auditatul; auditorul sef trebuie
sa comunice periodic stadiul auditului precum si problemele
identificate.
Orice neconformitate majora sau risc imediat trebuie comunicate imediat
auditatului si clientului(documente, obiective ale auditului ce nu pot fi
indeplinite, elemente economice ale auditatului )si se decide impreuna
modificarea plan, obiective sau intrerupere audit.
Colectarea si verificarea informatiilor
Se realizeaza urmand secventele din planul de audit.
Se va urmarii colectarea informatiilor relevante pentru obiectivele
auditului si se va acorda o importanta deosebita interferentelor dintre

procese.Toate informatiile colectate se vor verifica pentru a deveni dovezi de

audit si pentru a fi inregistrate.
Etapele procesului de colectare si verificare a informatiilor sunt prezentate in
figura urmatoare:

Surse de
Colectarea informatiilor prin esantioane
corespunzatoare
Informatii
colectate
Verificare
Dovada de audit

Etapele procesului de colectare si verificare a informatiilor

De regula colectarea se desfasoara la doua niveluri:

-la nivelul responsabilului de proces;

-la nivelul operativ
Deci, in cadrul fiecarui proces identificat, se evalueaza cerintele generale ale
sistemului de maangement si apoi auditarea efectiva a activitatilor din cadrul
proceselor.
Pentru fiecare proces se vor avea in vedere:
politica in domeniul sistemului de management (calitate, mediu, SSM);
obiectivele generale ale organizatiei;

identificarea procesului si interconexiunea cu celelalte procese (furnizor

client );
obiectivele si resursele procesului;

procedurarea si documentarea modului de desfasurare si masurare /

monitorizare a procesului;
date de intrare in process;
operarea procesului;
rezultatul procesului;

 indicatori de performanta;
analiza si imbunatatirea procesului;
Auditarea unui proces presupune luarea in considerare a tuturor cauzelor care
au incidenta asupra procesului respectiv.
In cazul auditurilor de certificare se va acorda o atentie deosebita eventualelor
neconcordante intre domeniul de certificare solicitat si domeniul de activitate
constant cu ocazia auditului si cu pertinenta excluderilor daca este cazul.
Excluderile cerintelor din clauza 7 sunt acceptabile numai daca, astfel de
excluderi nu efectueaza obligativitatea organizatiei sau responsabilitatea sa de a
furniza un produs care sa satisfaca cerintele clientului si alte reglementari in
vigoare!
Cand auditatul analizeaza excluderi se pune accent pe impactul pe care
excluderea il poate avea asupra satisfactiei clientului
(Asigurarea conformitatii produsului livrat este cheia standardului)!
Cea mai frecventa excludere Proiectare, dezvoltare.
Organizatia trebuie sa dovedeasca faptul ca exercita sufiecient control ca procesul
respectiv sa fie realizat conform cerintelor de asigurarea calitatii.
De regula metodele de colectare si verificare a informatiilor presupune:
Analiza documentelor (politica, obiective, proceduri, specificatii tehnice, desene,
etc);
Intervievarea personalului;
Observarea activitatilor;
Verificarea informatiilor si analiza inregistrarilor ( sunt conforme, sunt alocate
responsabilitati, au fost identificate inspectiile si verificarea necesara).
Referitor la analiza documentelor:
- sa descrie corect desfasurarea proceselor;
- sa fie disponibile;
- sa fie actualizate si cunoscute;
- sunt in concordanta cu nivelul de instruire al utilizatorilor;
- sunt alocate corect responsabilitatile;
- au fost identificate nevoile de verificare ale procedurilor.
Referitor la intervievarea personalului :
Interviul reprezinta momentul cel mai delicat al procesului de audit, datorita
influentei pe care o are in realizarea sau nu a obiectivului auditului.Ca urmare
trebuie tinut cont de urmatoarele aspecte:
- a se desfasura in cadrul programului normal de lucru;
- auditorul trebuie sa creeze oa tmosfera in care auditatul sa se
simta in siguranta;
- auditatului trebuie sa I se explice motivul interviului si faptul ca se
inregistreaza (noteaza) anumite aspecte nu inseamna nereguli;
Tehnica interviului se bazeaza pe doua aspecte:
Comportamentul auditorului;
Tehnica de chestionare / comunicare a auditorului.
Comportamentul auditorului
La inceputul interviului:

modul de prezentare fizica a auditorului;

atitudine (agresiv, timid);
respectul acordat auditatului (salut, limbaj, mod de exprimare);
impartialitatea si obiectivitate;
adaptare interviu la persoana;
ajutarea interlocutorului in exprimarea ideilor;
evitarea conflictelor si rezolvarea situatiei incordate / divergente
atitudine defensive;
ascultare activa.
La final:
auditorul multumeste pentru ajutor;
Piedici in calea ascultarii active:
a nu-l lasa pe auditat sa-si urmeze ritmul;
sa reactioneze prematur sau emotional;
sa vorbeasca prea mult.
Tehnica de chestionare / comunicare:
Intrebarile trebuie:
sa fie exprimate clar, pe intelesul auditatului;
sa nu fie prea generale;
sa nu influenteze raspunsul;
sa nu fie puse prea repede si mai multe dintr-o data;
sa nu fie prea lungi;
sa nu fie inchise ( Da / Nu);
sa nu sugereze raspunsul;
sa nu fie patetice.