Colaborarea si comunicarea

electronica








Bucur Paula- Andreea

Sistemul informatic reprezinta o parte a sistemului informational care permite realizarea
operatiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor si difuzare a informatiilor
astfel obtinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informatiei (TI) si a personalului
specializat in prelucrarea automata a datelor.
Sistemul informatic cuprinde:
Ansamblul informatiilor interne si externe, formale sau informale utilizate in cadrul
firmei precum si datele care au stat la baza obtinerii lor;
Software-ul necesar procesarii datelor si difuzarii informatiilor in cadrul organizatiei;
Procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a
informatiilor;
Platforma hardware necesara prelucrarii datelor si disiparii informatiilor;
Personalul specializat in culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor.

In functie de natura activitatilor sustinute sistemul informatic cuprinde:
Sisteme destinate conducerii (MMS Management Support Systems) au rolul de a
oferi informatii cu scopul sustinerii si asistarii managerilor in luarea deciziilor si
cuprind.
o Sisteme destinate conducerii curente (MIS Management Information
Sistem): sunt sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informatiile
necesare monitorizarii si controlului proceselor afacerii precum si anticiparii
unor performante viitoare.
o Sistemesuport de decizie (DSS Decision Support Systems). Reprezinta
sisteme informatice interactive cu rolul de a asista managerii in rezolvarea
unor problem semistructurate folosind in acest scop modele si baze de date
specializate pe problem bine definite.
o Sisteme informatice ale executivului(EIS Executive Information Systems):
reprezinta sisteme informatice gandite sa ofere: acces rapid si selectiv la date
interne si externe fimei, informatii referitoare la factorii critici de succes
determinati de realizarea obictivelor strategice, facilitati de calcul si
reprezentari grafice deosebite.
Sisteme destinate nivelului operational care cuprind:
o Sisteme destinate activitatii de birou (OAS Office Automation Systems): sunt
utilizate in principal de persoanele implicate in procesul prelucrarii datelor
(functionary,contabili,secretari etc) dar si managerilor rolul lor fiind de a
colecta, procesa, stoca si transmite informatie utilizand mijloace TI. In aceasta
categorie se cuprinde soft specializat pentru: procesare de texte, comunicatie,
lucru colaborativ, procesarea imaginilor, managementul activitatii de birou.
o Sisteme pentru procesarea tranzactiilor(TPS Transaction Processing
Systems): sunt specializate in preluarea, stocarea si prelucrarea datelor
corespunzatoare tranzactiilor zilnice, de rutina asigurand actualizarea curenta
a bazelor de date: se particularizeaza prin caracterul repetitiv al prelucrarilor
si complexitatea redusa a acestora, volumul mare al datelor procesate; sunt
destinate activitatilor curente desfasurate in compartimentele functionale ale
organizatiei;sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele
functionale.
Astzi, mai mult ca niciodat, desfurarea oricrei activiti economice,
financiare sau bancare nu se poate imagina fr utilizarea unui puternic suport
informaional care s asigure avantajul concurenial n raport cu ceilali
competitori de pe pia. A dobndi cunoatere prin informaia obinut este rolul
tehnologiei informaiei (TI).
TI nseamn hardware, software, comunicaii, reele, baze de date, automatizarea
lucrrilor de birou precum i toate celelalte echipamente i componente software
necesare prelucrrii informaiei.
TI ofer astzi nu doar suportul informaional necesar desfurrii afacerii n
condiii de eficien, ci i soluii pentru regndirea modului de a-i organiza
afacerea cu scopul meninerii competitivitii.Impactul TI asupra firmei nu se
resimte doar din mediul exterior ci i din interiorul firmei. Orice organizaie
(firm, banc etc) presupune existena a cinci elemente (componente)
interdependente:
- Structura organizatoric
- Managementul i procesele afacerii
- Tehnologia informaiei
- Strategia organizaiei
- Angajaii i cultura organizaiei.

Comunicarea electronica include serviciul de posta electronica(e-mail), posta vocala(voice
mail), telefonia virtuala, transmiterea documentelor prin fax, videoconferinte, groupware,
schimb electronic de date, servicii informationale digitale.
Posta electronica permite crearea, transmiterea si primirea mesajelor si a fisierelor in intraga
lume.Poate fi prevazuta cu functii de calendar individual si de grup,sarcini,carte de
adrese,etc. Cele mai cunoscute software-uri pentru posta electronica sunt:Eudora, Lotus
Notes, Microsoft Outlook, Ability Amil server,etc).
Un software specific trebuie sa asigure:
Protocoale standard pentru posta electronica:SMTP, POP3, IMAP4, LDAP-
primire,trimitere mailuri,accesare cont;
Webmail- asigura accesul personalizat la conturi prin oricare browser web;
SPAM Protectio- prevenirea SPAM-urilor cu ajutorul filtrelor,listelor gri,verificarilor;
Protectie Antivirus-prin integrarea serverului de mail cu aproape toate produsele
antivirus.
Securitatea-incuie serverul de mail cu restrictii de Internet protocol sau
autentificarea SMTP;
Filtratea continutului- setarea unor reguli de contol al continutului, de rulare a
aplicatiilor;
POP3-descarcarea automata a mail-urilor de la alte servere de mail in conturile
locale;
Liste- trimiterea mail-urilor de la alte servere de mail in conturile locale.
o Scopurile utilizarii e-mail-urilor in organizatii:
Sporirea eficientei mediilor de lucru colaborative;
Asigurarea unei mobilitati sporite in rularea afacerii;
Cresterea accesibilitatii datelor in business;
Reducerea costurilor implementarii si functionarii noilor tehnologii.
o Managementul e-mailurilor
Categorii de mesaje:
Oficiale-contin informatie ce trebuie retinuta pe motive operationale
sau legale, oferind o valoare de business.Ex.mesajele tranzactionale,
mesaje confidentiale(de proprietate intelectuala).
Neoficiale-mesaje personale,tranzitorii sau alte mesaje care nu
necesita retinere.
Ciclul de viata al e-mailurilor:durata de timp de la creare pana la distrugerea
lor,bazata pe o strategie organizata care sa evite actiunile reduntate de
cautare,creare si comunicare a continutului informational.
Posta vocala telefonica(VMS) este o masina telefonica de raspuns.Digiteaza mesajele vocale
pe care apoi le transforma din nou in format audio pentru ascultare.
Raspunde la mai multe telefoane in acelasi timp;
Stocheaza mesajele vocale primite in cutii postale personalizate asociate cu
un numar de telefon al destinatarului;
Transfera apelurile catre un numar de telefon care asigura asistenta;
Trimite mesaje catre alte cutii poscale vocale;
Poate introduce un mesaj vocal de precizare(detaliere)la inceputul mesajului
trimis etc.
o Stocare:mesajele vocale sunt stocate pe hard-diskuri
o Interoperabilitatea dintre sisteme:mesajele pot fi transferate utilizand diverse
tehnologii:
AMIS-Audio Messaging Interchange Specification
VOIP-Voice Over Internet Protocol.
o Tipuri de posta vocala(voice-mail):
Posta vocala pentru birou
Posta vocala pentru telefoane mobile
Posta vocala pentru acasa
o Mesajele vocale sunt gestionate de doua tipuri de sisteme:
On-site(companii)
Off-site(utilizatori casnici,utilizatori de telefonie mobila)
o Actiuni generale:
Apelarea sistemului de posta vocala din interiorul companiei:telefonul
atentioneaza existenta mesajelor.Prin introducerea unei parole se asculta
mesajele primite.
Apelarea sistemului de posta vocala din interiorul companiei: se apeleaza
operatorul automat si se asculta mesajele.Daca casuta vocala este pe alt
server decat cel cu operatorul automat,se apeleaza numarul centrului de
mesaje a serverului respectiv.
o Actiuni detaliate:
Ascultare mesaj
Creare mesaj prin inregistrare si trimitere
Gestionarea casutei vocale:
Mesaje de intampinare permanente(bilingve) sau ocazionale(pana la o
data anume)
Nume si parola inregistrate
Relizarea listei de distributie(programarea si trimiterea mesajelor
catre mai multe casute vocale)
Inregistrarea mesajului propriu
Notificarea mesajelor(atentionare mesaje noi la un numar de
telefon/pager)
Devierea mesajelor vocale catre posta electronica
Programarea numarului de telefon unde destinatarul poate fi
contactat in locul creierii mesajului
Verificarea mai multor casute vocale
Mesaje vocale rapide-se lasa mesaje la un centru de mesaje impreuna
cu numarul casutei vocale unde se doreste a ajunge mesajul.
Posta vocala cu ajutorul computerelor- Cu Voice Mail se pot trimite e-mailuri sonore
fig.1
o My 1 Voice: (fig.1)
Apelare prin web
Stocarea postei vocale online
Transmiterea mai departe a mesajelor
Apelare in urma unei planificari

o MaxEmail:
Primirea mesajelor postei vocale prin e-mail si telefon
Trimiterea fax-urilor prin e-mail
o Grasshopper:
Program destinat organizatiilor
Livrarea mesajelor prin posta vocala si a fax-urilor
Muzica-in-asteptare
Mesaje de intampinare personalizate
Extensie nelimitata la mesaje
Convertirea mesajelor vocale in formate audio sau digitale si trimiterea prin e-
mail sau multimedia
Facilitati speciale pentru trimitere/primire fax-uri

o Google Talk
Mesagerie instant(Instant Messaging)
Comunicare vocala pe web (Voice Communication)
Permite chat-ul cu toatecontactele din google talk si Gmail in timp real
Chat vocal PC-la-PC gratuity cu oricineeste online si are instalat Google
talk
Trimiterea si primirea voice-mailurilor chiar daca receptorul nu este
online
Transfer nelimitat de fisiere
Notificarea mesajelor noi
Transmiterea documentelor prin fax se face prin scanarea si trimiterea semnalelor prin linia
telefonica catre un receptor.Receptorul recreaza imaginea pe hartie. Serviciu de fax prin
internet(e-mail fax, Internet fax, online fax)-trimiterea/primirea fax-urilor fara a necesita un
aparat special dedicat. Se va trimite prin interfata web, prin e-mail, sau direct cu ajutorul
unor programe speciale.
fig.2
o Avantaje:
Trimiterea/primirea faxurilor de la clientii e-mail printr-o interfata web
oricand si oriunde in lume.
Trimiterea fax-urilor multiple simultan.
o Unele servicii necesita instalarea unui software special pe un calculator.
FREEPOPFAX:
Trimitere si primire gratuita a fax-urilor pe internet
Fara aparat de fax
Fara linie telefinica
Fara software special
Necesita:nume destinatar, nume expeditor, tara destinatie, numar de
fax, e-mail, inserare continut fax, incarcare document, trimitere.
TPC:serviciul TPC este o colectie de servere utilizate pentru atrimite
fax-uri catre mai multe locatii la distanta.
o Trimiterea fax-urilor via Internet(e-mail-to-fax):
Trimiterea fax-urilor direct pe PC prin adresarea unui e-mail catre numarul de
fax al destinatarului
Extinderea la nivel de organizatie prin inregistrarea conturilor de e-mail la
furnizorul serviciului
Asigurarea functiei de transmitere simultana a aceluiasi fax la un anumit
numar de destinatari care se gasesc in lista de distributie
Tipurile documentelor acceptate:Microsoft Office, Corel HTML, TIFF, PDF,etc.
o Primirea fax-urilor via e-mail (fax-to-e-mail)
Fax-urile se prezinta ca fisiere atasate mesajelor din posta electronica
Se pot ptimi fax-uri simultan
Se realizeaza trimiteri succesive in caz de nefunctionare corecta, pana la
preluarea legaturii.
o Programe pentru trimitere/primire fax-uri exemple:
GreenFax
Metro Hi Speed
Ring Central
RapidFax
o Colaborarea electronica
Include sedintele electronice, sistemele de lucru colaborativ si teleconferinte. Permit
echipelor de colaboratori de a utiliza retelele de calculatoare si de a partaja
informatia,de a actualiza diferite planificari ale activitatilor,de a colabora pe proiecte
in diferite zone geografice.
Se utilizeaza software-uri speciale denumite groupware.Acestea permit uneia sau mai
multor persoane sa editeze sau sa lucreze la acelasi fisiere simultan.
Teleconferintele/videoconferintele permit interactiunea persoanelor din diferite
locatii prin lucrul colaborativ, utilizand imagini si sunet in timp real. Echipament
necesar:camera speciala de sedinta, camere video, display video, mocrofoane,
difuzoare. Comunicare utila si persoanelor cu dizabilitati fizice.
o Videoconferintanecesita o retea si un computer desktop cu o aplicatie
speciala(ex.CUSeeMe), o camera video pentru capturarea imaginilor. Online video
conferinte.
o Alte functiuni:
Inregistrarea conferintelor si arhivarea lor
Partajarea unei aplicatii software sau a tuturor aplicatiilor aflate la un
moment dat pe un calculator care participa la videoconferinta
Spatii de lucru online, unde se poate face schimb de date si informatii prin
partajarea documentelor
o Organizarea seminariilor web sau a conferintelor stiintifice(participare a sute de
persoane)
o Participarea altor persoane din interiorul sau exteriorul organizatiei la
videoconferinta prin interventii temporere facilitate de mesajele e-mail
o Realizarea feedback-ului videoconferintei prin sondaje care au loc in timp real si
salvate ca fisiere in arhiva organizatiei.
o Echipamente necesare:
Video de intrare:Camera web.Camera detasabila sau incorporata in rama
monitorului
Video de iesire:Monitoare,televizoare,proiectoare
Audio de intrare:Microfoane
Audio de iesire:Difuzoare
Echipamente de transfer de date:retea locala,Internet
o Pasi de urmat:
Initializarea intalnirii. Se va trimite adresa intalnirii catre toti participantii cu
ajutorul e-mail
Intrarea in conferinta.Se va accesa adresa de catre toti participantii la data si
ora convenite
Alaturarea la conferinta.Desfasurarea propriu-zisa a conferintei prin discutii si
schimb de informatii online
Concluzii :

Sistemul informatic cuprinde:
Ansamblul informatiilor interne si externe, formale sau informale utilizate in cadrul
firmei precum si datele care au stat la baza obtinerii lor;
Software-ul necesar procesarii datelor si difuzarii informatiilor in cadrul organizatiei;
Procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a
informatiilor;
Platforma hardware necesara prelucrarii datelor si disiparii informatiilor;
Personalul specializat in culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor.

Un software specific trebuie sa asigure:
Protocoale standard pentru posta electronica:SMTP, POP3, IMAP4, LDAP-
primire,trimitere mailuri,accesare cont;
Webmail- asigura accesul personalizat la conturi prin oricare browser web;
SPAM Protectio- prevenirea SPAM-urilor cu ajutorul filtrelor,listelor gri,verificarilor;
Protectie Antivirus-prin integrarea serverului de mail cu aproape toate produsele
antivirus.
Securitatea-incuie serverul de mail cu restrictii de Internet protocol sau
autentificarea SMTP;
Filtratea continutului- setarea unor reguli de contol al continutului, de rulare a
aplicatiilor;
POP3-descarcarea automata a mail-urilor de la alte servere de mail in conturile
locale;