Definitia birotica n esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, de distribuie i de exploatare a informaiei din perspectiva muncii de birou,

fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunicaiile, telematica. Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calitii i productivitii muncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi: Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia. Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informaiei. Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitii documentelor primite sau expediate. Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere a informaiei n activitatea administrativ. Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare i a vitezei de regsire a informaiei. Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceasta din urm se fundamenteaz.
1

Principiile biroticii : Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii n birou difer n funcie de nivelul ierarhic ntr-o organizaie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica se oprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt - n prima etap - analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activiti permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil. Data si informatia

informaia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta funcioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoatere. Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acesteia. Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i la 2 realizarea obiectivelor organizaiei . Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional. Raportul dintre sistemul informaional i cel informatic este de ntreg-parte. .Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional n care operaiile de culegere, de prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului. Funciile generale ale sistemului birotic Funcia de introducere a informaiei n sistem se exercit ntr-o varietate de modaliti, cum sunt: preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sau internaionale, publice sau private; preluarea informaiei provenite din reeaua local de date; introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii i sunetului. Informaia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fi memorat sau prelucrat de ctre sistem. Funcia de memorare i de regsire a informaiei joac un rol important n funcionarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performanelor unui sistem birotic. Informaiile se pot pstra astfel: n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare; n memoria extern, pentru datele care se consult periodic; arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar. Informaia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor de comunicaii.

Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i de procese: conversia informaiei din form analogic n form digital, necesar memorrii i procesrii ei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversie din digital n analogic; transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de suport); copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de reproducere a informaiei); crearea i ncrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informaiei pe suportul tehnic, ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informaia provenit din memoria extern sau intern din reelele de comunicaie ori manual, de la terminale; actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune eliminarea i introducerea informaiilor i modificarea informaiilor deja existente; tratarea propriu-zis a informaiei, care const n efectuarea celor mai variate operaii care pot privi: fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor; fie coninutul n cazul prelucrrii datelor. informaia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informaiei solicitate la un dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant etc.); punerea n form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite n raport de natura informaiei solicitate. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii punerea n form este una din operaiile principale la care acest gen de informaii sunt supuse. Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerine avnd n vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz: natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvene sonore, secvene vizuale; coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire; natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informaia la ieire; forma, digital sau analogic, a informaiei transmise; destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat. Funcia de comand i de control a sistemului birotic deine toate atributele necesare pentru dirijarea i pentru reglarea funcionrii ntregului sistem, a tuturor funciilor sale, alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la baza de programe i la baza informaional. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare i de ieire a informaiei n funcie de natura lor, de destinaia i de modul de transmitere a rezultatelor.

Componentele sistemului birotic Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informaiei n activitatea de birou i care i

exercit funciile sale n interdependen att cu sistemele informatice operaionale, ct i cu sistemele de telecomunicaii, ntre care creeaz un ansamblu de legturi funcionale3. Din aceast definiie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele i informaiile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizic a sistemului, programele (soft-ul) reprezint componenta logic a acestuia, n timp ce informaiile ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite

Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelor simbolice, ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice4.

Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt: Pota electronic O resurs obinuit oferit de Internet este un sistem internaional prin care se poate trimite i primi pota electronic, cunoscut sub numele de e-mail. De fapt, pota electronic reprezint o mare parte a traficului de pe Internet i pentru muli este singura resurs pe care o utilizeaz. Grupurile de discuii Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup pentru discuii n grup axate pe un anumit subiect. O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt asemntoare Use Net-ului, cu excepia faptului c toate fiierele sunt localizate pe un singur calculator care de obicei este ntreinut de o persoan sau de un grup. Partajarea fiierelor (transferul de fiiere) Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta se pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic. Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol) cu ajutorul cruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan. Serverul este identificat printr-o adres Internet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul, utilizatorilor nregistrai care au drept de acces. World Wide Web (www) Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseasc o idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui articol de revist sau al unei cri introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul
3 4

Idem., p. 23. NICOLESCU, O. Op. cit., p. 464.

paginii i probabil este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web-ul poate face n esen acelai lucru, folosind o tehnic ce va sublinia sau evidenia un cuvnt, o expresie sau o imagine din document. Cuvntul sau expresia evideniat arat utilizatorului c exist un alt document asociat primului. Acest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran. Documentul de acest tip poart numele de hypertext. Chat-ul (discuii prin Internet) Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt. Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n rndul tinerilor. Odat conectat, utilizatorul este pus n legtur cu o mulime de ali utilizatori din toat lumea.

, ergonomia este o tiin complex care sintetizeaz anumite principii ale unor tiine precum: tiinele medicale, economice, tehnice, antropometrie, psihologia muncii, sociologia muncii n scopul aplicrii acestora la proiectarea echipamentelor, a uneltelor, a mobilierului i la gsirea tuturor msurilor care s duc la mbuntirea condiiilor de munc, precum i la formarea executanilor Principiile de organizare ergonomica Printele managementului tiinific este considerat Frederick Winslow Taylor. coala managementului tiinific pune accentul pe productivitate maxim cu efort minim, eliminndu-se pierderile/rebuturile i ineficiena. n principala sa lucrare Principiile managementului tiinific, Taylor arat c pentru a realiza un management tiinific este nevoie s fie stabilite o serie de reguli, legi i formule care s nlocuiasc judecata fiecrui individ n parte, dar care pot fi folosite efectiv numai dup ce au fost consemnate oficial5. n lucrarea menionat, Taylor expune o seam de principii ale organizrii tiinifice a muncii ce prevedeau: 1. S se concentreze la un loc toat experiena tradiional, care s fie clasificat, structurat pe categorii i transpus n reguli, n legi i n formule pentru a-i ajuta pe lucrtori n activitatea lor zilnic. 2. S se formuleze metode tiinifice pentru fiecare element din activitatea unui om care s le nlocuiasc pe cele empirice. 3. Lucrtorul s fie selectat, instruit i promovat pe baze tiinifice. 4. S se colaboreze cu lucrtorii pentru a garanta faptul c munca este fcut conform principiilor tiinifice formulate. 5. S se realizeze o diviziune a muncii i a responsabilitilor egal ntre lucrtori i ntre manageri, astfel nct acetia s efectueze activitile pentru care sunt cel mai bine pregtii. Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave disfuncionaliti care apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birouri. Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pn n 1989 factorii stresani ineau mai
5

TAYLOR, F.W. Principles of Scientific Management. New York: Harper @ Row, 1941, p. 41.

mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, n prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noi tipuri de situaii stresante cum ar fi : incertitudinea, schimbrile rapide i adesea imprevizibile, concurena, omajul, necesitatea reorientrii i recalificrii rapide i, nu n ultimul rnd, scderea nivelului de trai. Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentele stresante externe. Tot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative care s-i fac mai rezisteni la agresiunile psihice i mai eficieni n activitatea profesional. Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana respectiv este una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare. Individul poate tri o stare de disfuncionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n urma unei psihotraume severe (accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie). Reacia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat unor condiii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situaia marital, profesional sau material. De obicei individul i revine cnd situaia Princip tendinte in organiz si func birourilor. 1) stabilirea obiectivelor ntreprinderii; 2) formularea obiectivelor ce deriv din cele de baz, a politicilor i planurilor; 3) determinarea activitilor necesare pentru atingerea scopurilor propuse; 4) enumerarea i clasificarea acestor activiti; 5) gruparea activitilor pe baza resurselor materiale i umane disponibile i cea mai bun metod pentru folosirea lor; 6) delegarea conductorului fiecrui grup a autoritii necesare pentru desfurarea acestor activiti; 7) conexarea acestor grupri, orizontal i vertical, prin relaii de autoritate i sisteme informaionale. Sistemul integrat de birou Cnd n sistemul informaional predomin mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, msurare a datelor i informaiilor, sistemul respectiv devine informatic partea automatizat a sistemului informaional. Prin evoluia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui numr nsemnat de operaii i lucrri, dar nu este posibil nlocuirea total a sistemului informaional de ctre cel informatic. Pentru a fi eficient folosirea calculatorului n prelucrarea datelor, acestea din urm trebuie s ndeplineasc o serie de condiii: a) s fie n volum mare;

b) s aib grad ridicat de complexitate; c) calculele s necesite volum important de munc d) s existe necesitatea prelucrrii repetate a acestui tip de date.

Biroul viitorului Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou terminologie aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de automatizarea biroului i de biroul viitorului. n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 20-30% mai puin n viitor. Dac n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil. $ i avea capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruciuni pe secund) se folosete ca etalon IBM 3033 - iar n deceniul 90 acelai computer, suferind mbuntiri de 30% pe an, costa 125 000$. dup cum afirm James A. Senn n Sisteme informatice n management, n prezent costul lui este de cteva mii de dolari. Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c acest termen se va scurta. Capacitatea de stocare secundar se mbuntete, de asemenea, cu 40% pe an. Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii i managerii cu datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg rspndit i tot mai multe companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale. Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial, care vor facilita construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen. Managerii sistemelor informatice vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influennd natura activitilor. n prezent, probabil cea mai prosper ramur a inteligenei artificiale este cea a sistemelor expert destinate rezolvrii de probleme n domenii de specialitate. Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau pe experien, acumulate de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i asum sarcina rezolvrii acestora, urmrind minimalizarea interveniei utilizatorului n cursul rezolvrii.