TEHNOLOGIA COMINICAIEI N ADMINISTRAIA PUBLIC

Partea a II-a Bazele teoriei informaiei i a comunicaiei n instituia public

Conceptul de sistem de management al organizaiei

Definiie

Sistemul de management al organizaiei poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informaional, motivaional etc. din cadrul organizaiei, prin intermediul cruia se exercit ansamblul proceselor i relaiilor de management, n vederea obinerii unei eficaciti i eficiene ct mai mari.

Sistemul de management al organizaiei

Subsisteme componente
(sub)sistemul organizatoric;

(sub)sistemul informaional;
(sub)sistemul decizional; (sub)sistemul metodologic (metode i tehnici de

management); alte elemente de management.

Analogia sistem managerial-om

Definiie
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul

datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organizaiei.

Componentele sistemului informaional

Date i informaii - definiii

Data reprezint descrierea cifric sau letric a unor

aciuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizaie sau la procese din afara sa, care intereseaz managementul acesteia. Prin informaie, din punct de vedere al managementului, desemnm acele date care aduc adresantului un spor de cunoatere privind direct i indirect organizaia respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor ce-i revin n cadrul respectivei organizaiei.

datele
1. Datele - ansambluri de simboluri, exprimate sub form numeric, litere, sunete, imagini etc, susceptibile de a fi percepute de fiina uman. Exemplu: norme, cantiti, valori corespunztoare unor indicatori economici, financiari, statistici.

informaiile
2. Informaiile - sunt doar acele date care: - aduc cunotine noi destinatarului lor; - modific percepia asupra realitii; - reduc gradul de incertitudine (necunoatere) asupra acesteia.
Concluzii: - informaiile formeaz o submulime inclus n mulimea datelor;
- noiunea de informaie este relativ destinatarului ei, n sensul c ceea ce reprezint informaie pentru unul, nu este obligatoriu informaie pentru altul; - informaia ia n considerare ntotdeauna semnificaia fenomenului real pe care-l surprinde i care, n mod absolut difer n funcie de percepia proprie a utilizatorului; - informaia are un puternic caracter de subiectivism.

 Informaia pertinent baza

fundamentrii deciziei manageriale eficiente

Determinanii majori ai informaiei pertinente

COMPLETITUDINE (caracterul exhaustiv) FIABILITATE (gradul de ncredere n sursa informaiei) ACTUALITATE (reducerea ntrzierii n obinerea informaiei

PERTINENA INFORMAIEI

EXACTITATE (Absena fenomenului de perturbare)

PUNCTUALITATE (respectarea limitelor de timp n procesul de utilizare) ACCESIBILITATE (determinant major de utilizare efectiv a informaiei)

Circuite i fluxuri informaionale - definiii

Prin circuit informaional desemnm traiectul pe

care l parcurge o informaie sau o categorie de informaii ntre emitor i destinatar. Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care este vehiculat ntre emitorul i beneficiarul pe circuitul informaional, caracterizat prin anumite caracteristici - lungime, vitez de deplasare, fiabilitate, cost etc.

circuite i fluxuri informaionale

3. Circuite informaionale - reprezint traseul pe care l parcurge o informaie, de la surs la destinaie. Ele iau natere att n interiorul organizaiei, ct i ntre aceasta i mediul extern.

4. Fluxuri informaionale - reprezint ansamblul informaiilor care parcurg circuitele informaionale, raportate la un anumit interval de timp. Orizontale Verticale Oblice

Proceduri informaionale - definiie

n

esen, prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modaliti de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare i arhivare a unei categorii de informaii, cu precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporilor, formulelor, modelelor i mijloacelor de tratare a informaiilor folosite.

Principalele caracteristici ale procedurilor informaionale

proceduri i mijloace
5. Procedurile informaionale - ansamblu de metode i tehnici de reprezentare a informaiilor primare, prin intermediul crora este asigurat interfaa om-calculator.
6. Mijloacele de tratare a informaiilor - reunesc suporturile fizice (hardware) i cele logice (software) prin care sunt asigurate procesele de culegere, prelucrare, transmitere, stocare a informaiei, n vederea obinerii rezultatelor dorite.

Mijloace de tratare a informaiilor definiie

Totalitatea elementelor tehnico-materiale utilizate

pentru culegerea, nregistrarea, transmiterea, prelucrarea, interpretarea i stocarea datelor i informaiilor reprezint mijloacele de tratare a informaiilor, (de la cele mai simple (creion), la cele mai complexe (computer)

Referitor la categoriile de mijloace de tratare a informaiei prezentate n tabel, precizm c, cele mecanizate sunt pe cale de dispariie. Progresele formidabile nregistrate de mijloacele automatizate, n condiiile diminurii substaniale a costurilor, au fcut caduce mijloacele mecanizate.

Principalele funcii ale sistemului informaional

Dimensiunile informaiei
n realizarea acestor funcii, sistemul informaional este confruntat cu probleme foarte complexe, dat fiind tripla dimensiune a informaiilor:
dimensiune individual, n sensul c ele condiioneaz

ntr-o proporie apreciabil potenialul i realizarea aspiraiilor personale ale salariailor. dimensiune organizaional, n sensul c reprezint o premis indispensabil pentru stabilirea i finalizarea obiectivelor organizaiei de ctre acionari i manageri. dimensiune social ce decurge din rolul lor n exercitarea drepturilor i responsabilitilor salariailor din cadrul organizaiei n calitate de ceteni.

Deficiene generale
distorsiunea

modificarea parial neintenionat a coninutului sau mesajului unei informaii pe parcursul culegerii, prelucrrii i transmiterii de la emitor la destinatar; filtrajul modificarea parial sau total a coninutului sau mesajului unei informaii in mod intenionat; redundanta este deficienta care consta n nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetat a unor informaii cauzate de absena coordonrii sau a coordonrii defectuoase a anumitor sisteme ale segmentului informaional; suprancrcarea circuitului informaional vehicularea unei cantiti de informaii mai mare dect capacitatea de transport, ducnd la blocarea sau ntrzierea unor informaii. De regul se face cu informaii inutile, nerelevante pentru activitatea respectiv, principala cauz fiind redundana.

Raporturile sistem informaional sistem informatic

Sistemul informatic al unei instituii publice

Prelucrarea datelor i comunicarea

Sistem informaional Subsistem de comunicaie Date comunicate

Subsistem de prelucrare date (prelucrare i modele de prelucrare)

Date rezidente

Sistemul informatic al unei instituii publice

Sistem informatic- acea parte a sistemului informaional pentru

care prelucrrile sunt, preponderent, automatizate.

Informatizarea, dac este planificat i derulat corespunztor,

are un dublu impact asupra activitilor din instituie: crete calitatea serviciilor i micoreaz costurile.
Strategia de informatizare component a strategiei generale a

instituiei publice.
Tehnologia informaiei i comunicaiilor reprezint suportul

tehnic al sistemului informatic.

Dimensiuni ale TIC n instituia public

Dimensiunea strategica: Tenologiile informatice si de comunicatie devin o resursa strategica pentru organizatia publica, in masura sa asigure avantajul competitiv. Dimensiunea organizationala: Aparatul informatic este parte integranta in organizatie si evolueaza in conditiile unui mediu favorabil sau restrictiv. Aparatul informatic trebuie sa raspunda cerintelor decizionale si operationale si, in interactiune cu alte subsisteme ale organizatiei va asigura sinergia intre domeniul informaticii si cel al managementului. Dimensiunea umana: Surclaseaza aspectele tehnologice si metodologice si reprezinta factorul de succes in folosirea eficienta a aparatului informatic.

Sistemul informatic al unei instituii publice conine

-Tehnici si mijloace pentru automatizarea activitatilor de birou.
-Proceduri automate pentru culegerea, prelucrarea, arhivarea si vehicularea datelor si informatiilor. -Aplicatii informatice pentru:
- optimizarea procesului decizional - gestiune economic - conducerea proceselor tehnologice - asistare a deciziei.

Sistemul informatic al unei instituii publice conine

-Instrumente de comunicatie electronica (mesageria electronica, videotextul interactiv, bancile de date accesate prin reteaua Internet, sistemele de audioconferinta si videoconferinta etc). -Sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), pentru crearea si gestionarea colectiilor de date clasice, destinate proceselor decizionale si celor de executie. -Tehnici de automatizare a proceselui de productie: proiectare asistata de calculator, conceptie, fabricatie si mentenanta asistata etc).

Sistemul informatic al unei instituii publice structur

Orice sistem informatic este structurat n patru categorii de componente:
1. 2. 3. 4.

Componenta uman Componenta organizatoric Componenta de infrastructur tehnologic Aplicaiile informatice

Structura sistemului informatic Componenta uman (1)

Este

cea mai important component pentru eficacitatea i eficiena sistemului informatic.

unui sistem informatic depinde de adaptarea celorlalte componente la nivelul i pregtirea resursei umane existente.

Succesul

Structura sistemului informatic Componenta uman (2)

3 categorii: -beneficiarii (cei crora le sunt adresate informaiile generate sau transmise n cadrul sistemului informatic); -utilizatorii (cei care utilizeaz nemijlocit TIC pentru obinerea de informaii); -personalul de ntreinere i dezvoltare.

Structura sistemului informatic Componenta uman (3)

Aspecte importante: -Creterea exponenial a numrului de beneficiari, i deci a cererii de informaie. -Apropiere ntre utilizatori i beneficiari. -Personalul de ntreinere i dezvoltare -resursa uman de nalt calificare, greu de obinut i scump.

Structura sistemului informatic Componenta organizatoric

Este format din structura organizatoric specific activitilor informatice, totalitatea mijloacelor i metodelor de natur organizatoric i metodologic utilizate pentru conducerea activitilor informatice i de modul n care se realizeaz legtura ntre sistemul informatic i restul organizaiei.

Structura sistemului informatic Componenta de infrastructur

Se identific n mare parte cu ceea ce numim Tehnologia Informaiei i Comunicaiilor, reprezentnd suportul fizic i infrastructura soft necesar funcionrii ntregului sistem. Reprezint totalitatea dispozitivelor, circuitelor echipamentelor utilizate pentru prelucrarea transmiterea informaiilor, mpreun cu sistemele operare, protocoalele de comunicaie i programele baz necesare funcionrii echipamentelor. i i de de

Structura sistemului informatic Aplicaii i module informatice

Reprezint totalitatea programelor informatice i a aplicaiilor informatice care implementeaz proceduri informaionale specifice activitilor desfurate n cadrul organizaiei. Dup unii autori, acestea ar fi cuprinse n TIC, n timp ce ali cercettori indic apartenena lor la Procesele Organizaionale (know how).

Structura sistemului informatic Aplicaii i module informatice

n funcie de gama de activiti pe care le deservesc, se clasific dup cum urmeaz: -Aplicaii pentru top management (Business Intelligence, programe care implementeaz metode de fundamentare a deciziei) -Aplicaii dezvoltate la nivelul unei funciuni (CRM) -Aplicaii pentru automatizarea unor activiti (program de eviden contabil, e-services) -Aplicaii transfunctionale (ERP, Managementul documentelor i fluxurilor de lucru) -Aplicaii de integrare a sistemului informatic propriu cu sistemele informatice ale unor instituii partenere (SCM) -Aplicaii de tip serviciu (SaaS i SOA)

Sistemul informatic al instituiei publice clasificare (1)

1)Dup gradul de dispersie al resurselor sistemului: sisteme informatice locale (exploatabile pe calculatoare independente sau n reea); sisteme informatice distribuite (bazate pe criterii teritoriale). 2)Dup specificul activitii pe care o automatizeaz : sisteme informatice de gestiune; sisteme informatice pentru optimizarea procesului decizional; sisteme informatice pentru conducerea proceselor tehnologice; sisteme informatice pentru managementul public. 3)Dup gradul de integrare: sisteme informatice insulare (singulare); sisteme informatice parial integrate, la nivelul structurii organizatorice: -pe orizontal, la acelai nivel decizional; -pe vertical, la nivel de activiti de baz (economice, juridice, publice, relaii publice, secretariat tehnic); sisteme informatice total integrate: - pe orizontal, la toate nivelurile decizionale; - pe vertical, la nivelul activitii de ansamblu din organizaie.

servicii

Sistemul informatic al instituiei publice clasificare (2)

4)Dup legtura cu tipul de organizare: sisteme informatice grefate pe organizarea procesual (n administraia local sunt sisteme pentru clase medii de activiti); sisteme informatice grefate pe subdivziuni organizatorice. 6)Dup tipul reelei pe care se dezvolt sistemul informatic: sisteme informatice bazate pe LAN (Local Area Network); sisteme informatice bazate pe MAN (Metopolitan Area Network); sisteme informatice bazate pe VPN (Virtual Private Network). 7)Dup modul de tratare al prelucrrilor: sisteme informatice cu prelucrare on-line, caracterizate de existena unui proces de transmitere i prelucrare a datelor, fr intervenia factorului uman; sisteme informatice cu tratarea lucrrilor n timp real (real time systems) incluznd acele sisteme care recepioneaz prelucrarea datelor i returneaz rezultatele, suficient de rapid pentru a fi n msur s influeneze n acel timp, mediul n care funcioneaz; sisteme informatice cu acces multiplu simultan (time sharing), prin care mai muli utilizatori i/sau procese sunt conectate simultan, interactiv, prin cte un terminal, la sistemul de calcul. Acesta aloc, printr-un regim special, segmente de timp, fiecrui proces lansat de ctre utilizatori, folosindu-se astfel n mod simultan resursele sistemului informatic.

Definiii
TEHNOLOGE s. f. 1. tiin a metodelor i a mijloacelor de prelucrare a materiilor prime, a materialelor i a datelor. 2. ansamblul proceselor, al metodelor, operaiilor etc. pentru realizarea unui anumit produs (< fr. technologie) COMUNICRE s. f. 1. aciunea de a comunica. 2. ntiinare, veste, tire. 3. contact, relaie, legtur. 4. prezentare ntr-un cerc restrns de specialiti a unei contribuii personale ntr-o problem tiinific; lucrare care face obiectul unei asemenea prezentri. (<comunica) ADMINISTRIE, administraii, s.f. 1. Totalitatea organelor administrative ale unui stat; secie a unei instituii nsrcinat cu administrarea acelei instituii. Administraie de stat = a) form de activitate (executiv i de dispoziie) a statului pentru realizarea funciilor sale; b) totalitatea organelor de stat prin care se desfoar aceast activitate. Consiliu de administraie = organ colegial nsrcinat cu administrarea unei ntreprinderi sau a unei instituii. Din (1) fr. administration, lat. administratio, (2) rus. administratiia

Sursa: Florin Marcu - Marele dicionar de neologisme,, Editura Saeculum, 2000

Comunicare vs. Comunicaie

COMUNICIE, comunicaii, s.f. 1. Mijloc de comunicare ntre puncte diferite; legtur, contact. 2. Sistem tehnic folosit pentru realizarea comunicaiei. 3. (n sintagma) Comunicaii de mas = totalitatea mijloacelor tehnice de comunicare a informaiilor (pot, telegraf, telefon, radio, televiziune, cinema, publicaii etc.). [Var.: (nv.) comunicaine s.f.] Din fr. communication,

Comunicare:
-

Comunicaie:
-

caracter social i uman; schimb de informaii ntre emitor i receptor; Vizeaz coninutul informaional transferat.

caracter tehnic; Se refer la modul i mediul n care are loc transferul de informaie

Modelul Shannon
Odat cu izbucnirea celui de-al doilea rzboi mondial, comunicarea eficient a devenit unul din principalele obiective ale cercetrii n S.U.A. n acest context, au fost puse bazele tehnologiei comunicaiei, ca disciplin de studiu, de ctre Wilbur Schramm, cel care a lansat i primul program doctoral de pregtire n domeniul comunicaiei. Principalul teoretician al perioadei a fost ns Claude E. Shannon, care a formulat primele principii ale teoriei comunicaiei. Tot el a dezvoltat primul model matematic care descrie modul de funionare al unui sistem de comunicaie, precum i un set de reguli i instrumente pe baza crora se poate face analiza acestuia. Shannon a intenionat s formuleze o teoriei a comunicaiei care s fie utilizat, iniial, pentru nelegerea sistemelor de telecomunicaii. Mai trziu, el a indicat c modelul poate fi folosit n oricare alt domeniu sau sistem care implic procese de comunicaie. El considera c problema fundamental a comunicrii o reprezint reproducerea exact,la un anumit punct, a unui mesaj transmis de la un alt punct. De cele mai multe ori mesajul are un neles, care se refer sau care este corelat cu o serie de entiti fizice i conceptuale. Aceste aspecte, de natur semantic, erau considerate de Shannon ca fiind irelevante pentru problema comunicaiei.

Modelul Shannon
Model liniar, consituit din trei componente: un transmitor (surs), un canal de comunicaie i un receptor(destinaie) i include, de asemenea, mecanisme de criptare i decriptare a informaiilor.

MECANISM CRIPTARE SURS MESAJ Criptare surs Criptare canal

CANAL DE COMUNICAIE FACTORI PERTURBATORI

MECANISM DECRIPTARE MESAJ Decriptare Decriptare canal destinaie DESTINATAR

Modelul Shannon componente (1)

1.Sursa (transmitorul) reprezint persoana sau grupul de persoane care iniiaz procesul de comunicare.
2.Mecanismul de criptare este cel care asigur criptarea mesajului, deoarece ntre surs i canalul de comunicaie, datele trebuie codificate, respectiv reprezentate ntr-o anumit form care s poat s fie transmis de mediul care asigur comunicaia. 3.Mesajul reprezint, n accepiunea lui Shannon, o secven de simboluri, unde un simbol reprezint un element al unei mulimi finite denumit i alfabet. 4.Canalul de comunicaie include traseul pe care mesajul criptat l parcurge de la transmitor la receptor, precum i factorii perturbatori care influeneaz coninutul su.

Modelul Shannon componente (2)

5.Mecanismul de decriptare asigur decodificarea mesajului, fie folosind echipamente electronice (ex : echipamente periferice de ieire: monitor, imprimant, boxe etc.) fie sistemul vizual sau auditiv, atunci cnd este vorba de comunicarea direct.
6.Destinatarul reprezint acea persoan sau acel grup de persoane care reprezint beneficiarii procesului de comunicaie.

Tehnologia informaiei i comunicaiilor (TIC)

Aproximativ 75% din timpul de lucru al angajailor i mai bine de 80% din cel al cadrelor de conducere este consacrat activitilor de comunicare intern i extern, Tehnologiile de comunicaie, indisolubil legate de tehnicile informatizate de prelucrare, stocare, structurare sau reprezentare a informaiei sunt parte integrant a sistemului informatic al instituiei publice. Ele reunesc o serie de tehnici care n spe, asigur transmiterea unui mesaj (dup modelul emitent-receptor), dar bazndu-se exclusiv pe un mediu informatic i instrumente electronice specifice.

Tehnologii de comunicaie Definire

Tehnologii de comunicaie - Tehnologiile utilizate n

cadrul proceselor de comunicare, care presupun existena unui mediu informatic constituit din echipamente hardware, proceduri software specializate, precum i dispozitive electronice de transmisie/recepie date.

Tehnologia informaiei Aspecte economice

Costul este o caracteristic economic important a unei tehnologii de

comunicaie i reprezint efortul financiar generat de achiziia sistemului.

TOC (Total Cost of Ownership)- costurile totale de achiziie, instalare i

exploatare a unui sistem, inclusiv instruirea personalului de ntreinere i utilizator.

Eficiena economic a unei tehnologii (randamentul acesteia) valoarea

adugat pentru fiecare unitate monetar investit.

Eficacitatea tehnologiei capacitatea acesteia de a satisface cerinele

utilizatorului.

Tehnologii de comunicaie Caracteristici (1)

Aportul tehnologiilor moderne de comunicaie este condiionat de cteva caracteristici importante reflectate n :
Funcionalitatea pe care o asigur: producia, transmiterea sau

stocarea de mesaje, sau i alte funcii suplimentare. Forma informaiei care se comunic dac aceasta este oral, vizual, audiovizual, caracteristici ce au un impact direct asupra cantitii de informaii transmise. Capacitatea de interaciune oferit - se refer la intensitatea cu care se realizeaz procesul de comunicaie. Gradul de interaciune este determinat de viteza de transmitere i de posibilitatea de a efectua acest lucru de la distan.

Tehnologii de comunicaie Caracteristici (2)

Capacitatea de transmitere a mesajelor (debitul) - Performana unei

tehnologii, n termeni de volum de informaii (semnale, mesaje) i timp de transmitere (numrul de semnale transmise ntr-o unitate de timp, sau numrul de semnale stocate pe unitatea de volum).
Securitatea n cazul procesului de comunicaie (transmisie/recepie)

gradul de securitate a unei anumite tehnologii este msurat prin marja medie de eroare, fiind apreciat n funcie de posibilitatea de detectare a erorilor i de corectare a lor.
Accesibilitatea (facilitatea n utilizare) posibilitatea de includere a

tehnologiei ntr-un sistem de comunicaii. De exemplu, unele instrumente sunt imediat utilizabile n procesul de comunicaie ( telefonul), altele sunt accesibile dup o instruire rapid (telecopiator), iar altele necesit o formare specific a utilizatorilor (construirea de pagini Web, procesarea textelor etc).

Tehnologia comunicaiei Efecte

Comprimarea timpului, fiind posibil comunicarea imediat n orice

punct de pe glob., Reducerea constrngerilor de spaiu, eliminnd uneori integral neajunsurile impuse de dispersarea spaial a activitilor i oferind posibilitatea accesului la diverse zone de pia, delocalizrii anumitor activiti ale organizaiei etc. Reducerea costurilor de tratare i transmisie a informaiilor, ca urmare a faptului c acestea fiind accesibile de exemplu printr-un site (sau pagin Web) proprii unei instituii publice, pot fi furnizate direct, fr cheltuieli suplimentare (curier, pot etc). Creterea eficacitii n oferirea unor servicii de calitate cetenilor . Promovarea unei bune imagini la nivel local, regional sau naional a unor oraganizaii publice (Consilii Locale, Prefecturi, operatori de servicii publice de interes general, instituii de nvmnt, santate etc).