Sunteți pe pagina 1din 11

Tema 7: Diagnosticarea sistemului informaţional.

1. Definirea sistemului informaţional managerial, caracteristici şi cerinţe.

2. Funcţiile şi clasificarea sistemului informaţional.

3. Diagnosticarea sistemului informaţional.

1- Definirea sistemului informaţional managerial, caracteristici şi cerinţe


Sistemul informaţional – ansamblul de date, informaţii, fluxuri şi circuite informaţionale,
proceduri informaţionale, mijloace de tratare a informaţiei ce contribuie nemijlocit la
fundamentarea, adoptarea şi aplicarea deciziilor.

Componentele sistemului informaţional:

➢ Data – reprezentare cifrică sau letrică a unui proces, fenomen, activitate, acţiune.
➢ Informaţia – este o dată ce a fost supusă unui proces de prelucrare şi aduce un flux de
cunoaştere pentru destinatar, furnizându-i elemente mai valorificabile în exercitarea
sarcinilor şi realizarea obiectivelor ce le revin.
➢ Fluxuri informaţionale – trasee parcurse de informaţie de la executător la destinatar în
timp ce circuitul informaţional evidenţiază drumuri informaţionale de la naştere până la
distrugere sau arhivare.
Deosebirea fundamentală dintre acestea este dată de lungimea, cantitatea de informaţie
vehiculată şi costul de transmitere.
➢ Formarea fluxului informaţional este dată de schema:

Mediul
extern
Surse de Echipament Utilizatori
informați de calcul
Mediul i
intern

Lungimea circuitului informaţional este determinată de o serie de factori printre care


mai importanţi sunt:

1. Scopul informaţiei vehiculate


2. Poziţia în structura organizatorică a centrelor emiţători şi receptori
3. Viteza de prelucrare a datelor
4. Capacitatea canalelor de comunicaţii

Cu cât lungimea canalelor de circulare a informaţiei este mai mică, cu atât fluxul de informaţie
va fi mai operativ.

Fluxuri fizice

Aprovizionare Producţie Distribuţie


Furnizori

Clienţi
Fluxuri informaţionale

Procedurile informaţionale cuprind elementele referitoare la modalităţile de culegere,


înregistrare, transmitere şi prelucrare a informaţiei, operaţiile de efectuare şi succesiunea lor şi se
precizează suporţii informaţionali, formulele şi mijloacele de tratare a informaţiilor. Procedurile
informaționale pot fi:

Manualele (stilou, creion, calculator de birou, maşină de dactilografiat) cu viteză redusă


de tratare, cost scăzut şi posibilitatea apariţiei numeroaselor greşeli.

Automatizate (comuter) cu viteză de prelucrare mare, costuri ridicate, memorie internă


puternică, siguranţă, în calcule cu personalul de Specialitate (Operatori, analişti, programatori)

Caracteristicile sistemului informaţional:

1. Ciclul de informare – caracteristică a procesului informaţional care corespunde tipului


parcurgerii etapelor de culegere, transmitere, prelucrare a datelor de decizie şi de
transmitere a deciziilor în sistemul de execuţie indiferent de scopul acestora (coordonare,
iniţiativă). La rândul lui, ciclul de informare este compus din 2 timpi:
− Timp de reacţie – caracteristică a sistemului de conducere. Este măsurat din
momentul apariţiei informaţiei la nivelul acestuia şi până la clipa emiterii
deciziilor către sistemul de execuţie.
− Timp de răspuns – reflectă capacitatea de organizare a procesului de culegere,
transmitere şi prelucrare a datelor primare şi de transmitere a rezultatelor
prelucrării către sistemul de conducere.
2. Vârsta informaţiei – mărimea ciclului de informaţie determină una din cele mai
importante caracteristici ale întregului proces informaţional.
Vârsta informaţiei se calculează ca diferenţa calitativă între decizia necesară sistemului de
execuţie în momentul „n” şi decizia pe care recepţionează în acelaşi moment „n”, dar care a fost
fundamentată e baza unor date care au reflectat situaţia din momentul n-t, când au fost culese
informaţii de starea din sistemul de execuţie şi care au impus luarea deciziei respective.
Obiectivitatea şi oportunitatea datelor prelucrate, cât şi adaptabilitatea gradului de prelucrare
la nivel de competenţă a cadrului de conducere decident depind de modul în care ogranizarea
procesului informaţional asigură o caliate corespunzătoare a proceselor de culegere şi transmitere
a datelor, cât şi a procesului de prelucrare propriu-zisă a acestora.

Datele generate de sistemul de execuţie trebuie consemnate în aşa fel încât să


îndeplinească cumulativ următoarele cerinţe calitative:

1. Obiectivitatea – aceasta permite cunoaşterea reală a stării efective a sistemului de


execuţie, asigură coerenţa indicatorilor pe baza cărora sistemul de conducere îşi va
formula deciziile.
2. Completitudinea – datele primare trebuie să reflecte integral toate fenomenele şi
procesele economice care au loc în cadrul sistemului de execuţie.
3. Dinamica adecvată fenomenelor pe care le reflectă – dinamica proceselor de culegere şi
transmitere a datelor trebuie să concorde cu dinamica proceselor economice. Frecvenţa
execuţiei fazelor procesului informativ depinde de periodicitatea evenimentelor
economice.
4. Costuri minime – costurile prilejuite de culegerea datelor din sistemul de execuţie trebuie
să fie justificate din punct de vedere economic.

2.Funcţiile şi clasificarea sistemului informaţional.


Pentru procurarea, înregistrarea, prelucrarea şi difuzarea informaţiilor, firmele trebuie să-şi
dezvolte un sistem informaţional eficient, capabil să-şi îndeplinească cele trei funcţii specifice.
Acestea sunt:
I. De documentare – asigură înregistrarea şi vehicularea informaţiilor ce servesc
îmbogăţirii cunoştinţelor.
II. Decizională – asigură elementele informaţionale necesare adoptării deciziilor.
III. Operaţională – asigură operaţionalizarea datelor şi deciziilor ce facilitează asigurarea
suportului informaţional necesar cu de acţiuni solicitate de aplicare a deciziilor.
Există mai multe criterii de clasificare a sistemelor informaţionale manageriale. Un prim
criteriu se referă Ia nivelul ierarhic la care sunt folosite informaţiile, după care ele se deosebesc
în două grupe:

a) sistemul informaţional macroeconomic, care tratează nivelul şi tendinţele de dezvoltare


a economiei naţionale şi a ramurilor sale;

b) sistemul informaţional microeconomic, care reprezintă un instrument la dispoziţia


managerului şi oferă informaţii asupra desfăşurării activităţilor unitătii economice.

Un alt criteriu de clasificare are în vedere structura şi distingem:

a) sistemul informaţional intern care serveşte funcţiei unui organ managerial;

b) sistem informaţional extern care tratează procese ce au loc în afara zonei unui anumit
organ managerial.

Modul de organizare reprezintă un alt criteriu de clasificare a sistemelor informaţionale


manageriale. Din acest punct de vedere reţinem:

a) sistem informaţional funcţional, care deserveşte complet o funcţie (de aprovizionare,


producţie, desfacere, cercetare-dezvoltare, financiar-contabilă, de personal);

b) sistem informaţional integrat, care are în vedere conexarea proceselor manageriale cu


cele de informare, precum şi împletirea sistemului de prelucrare a datelor cu utilizarea
instalaţiilor de control şi management al producţiei prin intermediul calculatorului electronic.

Un ultim criteriu de clasificare se referă la mijloacele utilizate. Potrivit acestui criteriu


deosebim:

a) sistem informaţional care foloseşte numai operatori umani pentru culegerea, prelucrarea şi
transmiterea informaţiilor;

b) sistem informaţional semiautomat, care utilizează operatori umani şi echipamente


(mijloace automate);

c) sistem informaţional automat, care se bazează pe folosirea numai a echipamentelor


automate.
3. Diagnosticarea sistemului informaţional

Analiza subsistemului informaţional are în vedere faptul că rolul acestuia este de a asigura
nevoile interne de informare a firmei, iar calitatea acestuia depinde de nivelul de dezvoltare al
tehnologiilor de transmisie a informaţiei. Analiza sistemului informațional este necesară, pe de o
parte, pentru că nu se poate proiecta un sistem de prelucrare a datelor, fără cunoașterea cerințelor
specifice de informare ale unității, în general, și ale cadrelor de conducere, în special, și, pe de altă parte,
datorită costurilor ce decurg din proiectare și care necesită o fundamentare economică a eficienței lor. În
ceea ce privește întreprinderile nou-înființate, este necesară stabilirea, în cadrul acestei etape, a unei
concepții adaptate la structura, organizarea și specificul activităților desfășurate în cadrul întreprinderii
analizate.

Analiza sistemului informațional existent are drept obiective principale:


1. Constatarea deficiențelor în domeniul procesului informational (perturbații în activitatea
de culegere, transmitere și prelucrare a datelor), precum și a lipsei unor date cu caracter
informațional corespunzător necesităților de decizie (respectiv, cantitatea și calitatea debitului de
date).
2. Analiza timpului de răspuns, ca urmare a observării deficiențelor existente în domeniul
mijloacelor și procedurilor de prelucrare a datelor.
3. Evaluarea costurilor generate de sistemul informațional existent și estimarea celor
presupuse de un sistem modernizat și adaptat necesităților identificate. Studiul presupune
culegerea datelor asupra tuturor componentelor sistemului informațional, apoi analiza lor
urmărind determinarea cauzelor care au condus la incapacitatea sistemului în funcțiune de a
răspunde cerințelor sistemului de conducere.
Pentru analiza sistemului, se folosesc metode cunoscute care servesc, în același timp, și la
proiectarea sistemelor informaționale. În general, metodele permit colectarea ordonată a datelor,
fluxurilor informaționale existente (sau dorite) și reprezentarea lor grafică într-o formă suficient
de sugestivă pentru analiză. Informațiile circulă, de obicei, prin intermediul documentelor, care
sunt considerate suporturi tehnice ale informațiilor, care au rolul de a asigura:
− recepționarea de către toți cei interesați a deciziilor conducerii;
− recepționarea de către conducere a tuturor informațiilor de stare din sistemul de execuție.
Elementele caracteristice ale majorității documentelor, și care trebuie să stea în atenția analizei,
sunt:
􀂃 _denumirea, originea și scopul documentului;
􀂃 _sursele de informații care-i dau naștere;
􀂃 _modul de colectare și de prelucrare a informațiilor;
􀂃 _modul de prezentare a informațiilor pe document;
􀂃 _modul de transmitere a documentelor;
􀂃 _circuitul pe care-l parcurge documentul;
􀂃 _operațiile la care este supus documentul pe parcursul circuitului său;
􀂃 _frecvența de elaborare, în unități de timp;
􀂃 _formularistica folosită;
􀂃 _tipul documentului (intrare, ieșire, evidență);
􀂃 _rezultatele care se obțin prin folosirea documentului;
_modul și locul de depozitare a documentului.
Utilizarea acestor acte permite efectuarea un studiu asupra: activităţilor şi fluxurilor
informaţionale existente; volumul de informaţii prelucrate; ariei de cuprindere a sistemului
informaţional şi a dotării acestuia cu tehnică de calcul. Acest studiu evidenţiază punctele forte,
limitele şi deficienţele actualului sistem informaţional care trebuie avute în vedere pentru
perfecţionarea acestuia în viitor. Un astfel de studiu presupune:

➢ Analiza critică prin prisma principiilor de fundamentare a subsistemului informaţional.


Conceperea şi impementarea acestui subsistem este necesar să se fundamenteze pe un ansamblu
de principii menite să asigure îndeplinirea cu maximă eficienţă a funcţiilor sale specifice, fapt
pentru care este necesară o evidenţiere a nerespectării acestora.(tabelul 1)

Analiza critică prin prisma principiilor de fundamentare a subsistemului informaţional.

Denumirea Cerinţa exprimată Posibile efecte ale


principiului nerespectării principiului.

Subordonarea Elementele structurale şi Nu se asigură raţiunea


conceperii şi funcţionale ale subsistemului existenţei subsistemului
funcţionării sistemului informaţional trebuie stabilite informaţional ca suport de
informaţional cerinţelor ulterior sdudierii strategiei, derulare eficientă a
managementului firmei. politicilor şi analizelor efectuate în proceselor de management.
comun de către managerii cu
angajaţii responsabili cu
funcţionarea acestui subsistem.

Obţinerea maximului de Fondul de informaţii primare Nu se asigură o bază de


informaţii finale din existent la nivel de firmă trebuie informare temeinică pentru
fondul de informaţii să fie valorificat la maximum, în deciziile strategice şi o
primare. vederea obţinerii celor mai evaluare multilaterală a
pertinente informaţii finale. proceselor manageriale.

Asigurarea flexibilităţii Subsistemul managerial trebuie să Nu se realizează o operare


informaţionale fie suficient de flexibil pentru a rapidă cu ajutorul
manageriale. permite modificarea echipamentelor electronice
caracteristicilor funcţionale de calcul a modificărilor
conform necesităţilor. caracteristicilor
informaţional-manageriale.

Realizarea unităţii Modalităţile de culegere şi Nu se asigură un mod unitar


metodologice a tratării prelucrare a informaţiilor trebuie de tratare şi prelucrare a
informaţiilor. să asigure compatibilitatea informaţiilor.
informaţiilor transmise între toate
componentele subsistemului
informaţional.

➢ Analiza modului în care au fost respectate cerinţele de raţionalizare a informaţiilor,


respectiv dacă acestea sunt sintetice şi concise, precise şi sigure, reale sau adaptate la specificul
personalului implicat.(tabelul 2)

Cerinţa de Semnificaţia cerinţei Exemple de informaţii Posibelele efecte


raţionalizare care nu o respectă. ale nerespectării
cerinţei.

Să fie sintetice şi Informaţiile trebuie În general informaţia Provocarea sau


concise elaborate de persoane din documentele amplificarea”crizei
autorizate în acest sens şi primare completate sunt de timp” a
care trebuie să posede dificil de prelucrat şi managerilor,
cunoştinţele necesare de sintetizat datorită îndeosebi cei de
a surprinde cu prioritate neexploatării unui nivel superior.
elementele esenţiale de sistem informatic
noutate şi sintetizate. adecvat.

Să fie oportune Informaţiile trebuie Unele informaţii din Valorificarea


transmise şi prelucrate dările de seamă informaţiei
într-un interval de timp statistice privind transmise nu mai
considerat optim pentru elaborarea,avizarea şi are eficienţă
luarea deciziilor sau aprobarea documentelor scontată.
declanşarea acţiunii tehnico-economice nu
vizate. sunt prezentate în timp
optim Consiliului de
Administraţie.

Să fie precisă şi Surprinderea cu Transmiterea unor Diminuarea


sigure exacticitate a informaţii prelucrate eficienţei utilizării
informaţiilor esenţiale într-o manieră informaţiilor şi
prin utilizarea eficientă a simplificată, încărcarea
mijloacelor de tratare a nealgoritmizată şi fără a nejustificată a
acestora. utiliza mijloace moderne circuitelor
de tratare a acestora. informaţionale.

➢ Analiza graficului de circulaţie a documentelor, a conţinutului acestora precum şi a


celorlalţi suporţi informaţionali care au rolul de a colecta informaţiile care vor sta la baza
conceperii planurilor, a adoptării deciziilor, a coordonării şi a controlului. În prezent, analiza
graficului de circulaţie a documentelor evidenţiază că cele mai încărcate circuite informaţionale se
regăsesc între serviciul aprovizionare, transport, depozite, şi biroul contabilitate, respectiv între
serviciul investiţii şi biroul financiar.

➢ Analiza componentei informatice a subsistemului informaţional atît din punct de vedere


al categoriei hardware, respectiv al computerelor şi a dispozitivelor conexe, cît şi din punct de
vedere al software adică setul de programe, documente, proceduri şi rutine asociate activităţilor
de operare.Deşi majoritatea compartimentelor funcţionale sunt dotate cu tehnică electronică de
calcul, din cauza lipsei unor componente soft adecvate şi a unor specialişti în domeniu care să
creze programe informatice specifice, se evidenţiază faptul că suporţii informatici de date sunt
încă slab utilizaţi în multe compartimente şi pentru documentele netipizate s-ar putea crea o reţea
Intranet care să preia şi funcţiile de stocare şi centralizare a datelor.

Din punct de vedere informaţional, la nivel de firmă sunt conturate principalele componente
de la date şi informaţii la mijloacele de tratare a informaţiilor. Cu toate acestea, în funcţionarea
acestui subsistem de management se înregistrează încă destule deficienţe, cele mai importante
fiind prezentate în situaţia centralizatoare din tabelul 3.

Sinteza punctelor slabe ale subsistemului informaţional analizat.


Puncte slabe Cauze care-au generat Implicaţii
punctele slabe.

Informaţiile legate de unele Informatizarea activităţilor Informare nerelevantă şi


activităţi considerate conexe legate de funcţiunea de greoaie a managerilor.
au un grad de prelucrare mai producţie şi marginalizarea
precar. celorlalte funcţiuni.

Dimensionarea Existenţa unei concentrări de Reducerea operativităţii


necorespunzătoare a informaţii în anumite direcţii subsistemului informaţional
circuitelor şi fluxurilor sau zone şi apariţia unor prin generarea unor
informaţionale din punct de disproporţionalităţi între deficienţe majore, cum ar fi
vedere al lungimii traseului, extremităţile implicate, redundanţa sau
vitezei de deplasare a respectiv emiţătorul şi supraîncărcarea circuitelor
informaţiilor şi a receptorul. informaţionale.
configuraţiei.

Proceduri informaţionale

Eterogenitatea suporţilor Nedivizarea obiectivelor Informarea greoaie şi uneri


informaţionali pe care sunt derivate în obiective specifice tardivă a angajaţilor.
stocate datele şi obiective individuale şi o
slabă comunicare către
angajaţi a unor obiective
concrete ce le revin.

Utilizarea unor suporţi Absenţa preucupărilor Apariţia unor


informaţionali vechi, uzaţi sistematice de revizuire şi neconcordanţe între
moral şi fizic şi nepreluarea corelare a tuturor generaţiile de arhive
arhivelor de date pe suporţi componentelor subsistemului informaţionale şi a unor
informaţionali moderni. informaţional cu noile costuri mai ridicate cu
proceduri informaţionale. utilizarea procedurilor
informaţionale moderne.

Mijloace de tratare a informaţiilor

Subutilizarea componentei Existenţa unor neconcordanţe Diminuarea eficienţei


informatice prin păstrarea între pregătirea profesională şi mijloacelor de tratare a
formei, conţinutului iniţial al experienţa practică a informaţiilor.
documentelor şi al bazelor de angajaţilor care utilizează
date. echipamente informatice.

Accesul limitat la reţeaua Lipsa unei concepţii unitare Persistenţa unei eficienţe
Internet şi lipsa preucupărilor privind informatizarea actuală scăzute a subsistemului
de a implementa un astfel de şi de perspectivă a firmei. informaţional.
sistem.

În mod similar, analiza diagnostic a subsitemului informaţional evidenţiază şi unele aspecte


pozitive ale organizării acestuia care pot constitui un punct de plecare în procesul de
ameliorare a funcţionării acestui subsistem al sistemului de management.(tabelul 4)

Puncte forte Cauze care au generat Implicaţii


punctele forte.

Date,informaţii, circuite şi fluxuri informaţionale.

Construirea unui grafic al Preucupările unui grup de Amplificarea substanţială a


fluxurilor şi evidenţierea specialişti din cadrul firmei dimensiunii şi vitezei
fluxurilor informaţionale de a crea circuite şi fluxuri fluxurilor informaţionale.
paralele, inutile şi neraţionale informaţionale electronice.
în vederea eliminării lor.

Preucuparea acerbă a Atenţia deosebită acordată Asigurarea unor condiţii de


specialiştilor pentru exercitării eficiente a funcţiei disciplină în untilizarea unor
protejarea bazelor de date de operaţionale a subsistemului informaţii sau documente
viruşi informaţionali. informaţional. informaţionale externe.

Mijloace de tratare a informaţiilor

Utilizarea mijloacelor Dotarea compartimentelor cu Creşterea eficienţei şi


automatizate de tratare a calculatoare performante. importanţei componentei
informaţiilor în detrimentul informatice a subsistemului
celor mecanizate şi /sau informaţional.
manuale.

Diminuarea rezistenţei Desfăşurarea unor cursuri de Implicarea angajaţilor în


angajaţilor la schimbările specializare în domeniul procesul de ameliorare a
produse de implimentarea informatic şi a unor întîlniri subsistemului informaţional
perfecţionărilor cu angajaţii implicaţi în acest de management.
informaţionale. domeniu pentru
conştientizarea importanţei
acestuia.

➢ Analiza sistemului informațional trebuie să se încheie cu concluzii privind:


a) debitul informațional al sistemului existent care poate fi caracterizat ca lipsit de informații și/sau
încărcat, în același timp, cu date inutile. Trebuie specificate care date lipsesc sau conduc la paralelisme,
precum și efectul acestor insuficiențe asupra sistemului de decizie din întreprindere;
b) mijloacele și procedurile utilizate, precum și timpul de răspuns specific sistemului.
Nerealizarea unui timp de răspuns corespunzător necesităților sistemului de decizie poate avea drept
cauze: personalul operator (insufficient numeric sau insuficient pregătit, randament scăzut, organizare
deficitară a acestuia, fluctuația de personal etc.), mijloacele tehnice de calcul și/sau procedurile utilizate
(echipamente cu randament scăzut sau neutilizate la performanțele tehnice proiectate etc.);
c) relevarea restricțiilor impuse sistemului informațional de cause subiective (insuficienta
preocupare a conducerii în domeniul debitului de informații și în acela al organizării judicioase a
mijloacelor și procedurilor), precum și unele cauze obiective (lipsa mijloacelor de prelucrare performante,
cu un randament corespunzător necesităților de informare ale cadrelor de conducere);
d) costul sistemului – vizează raportul dintre costul informațiilor și valoarea lor congnitivă.
Aceasta presupune că costul unei informații trebuie să fie mai mic decât valoarea deciziei ce se ia pe baza
informației respective. De exemplu, cât costă alimentarea conducerii cu informații în dinamică asupra
nivelului stocurilor de mărfuri față de valoarea vânzărilor care s-ar reduce din cauza lipsei anumitor
mărfuri la un moment dat. Potrivit celor menționate, colectivul de analiză a sistemului cercetat propune
măsuri de ameliorare a situației existente, schimbări radicale față de aceasta sau, în cazul noilor
întreprinderi, principalele coordonate ale viitorului siste informațional.