Tema 7: Diagnosticarea sistemului informaional.

1. Definirea sistemului informaional managerial, caracteristici i cerine.

2. Funciile i clasificarea sistemului informaional.

3. Diagnosticarea sistemului informaional.

1- Definirea sistemului informaional managerial, caracteristici i cerine

Sistemul informaional ansamblul de date, informaii, fluxuri i circuite informaionale,
proceduri informaionale, mijloace de tratare a informaiei ce contribuie nemijlocit la
fundamentarea, adoptarea i aplicarea deciziilor.

Componentele sistemului informaional:

Data reprezentare cifric sau letric a unui proces, fenomen, activitate, aciune.
Informaia este o dat ce a fost supus unui proces de prelucrare i aduce un flux de
cunoatere pentru destinatar, furnizndu-i elemente mai valorificabile n exercitarea
sarcinilor i realizarea obiectivelor ce le revin.
Fluxuri informaionale trasee parcurse de informaie de la executtor la destinatar n
timp ce circuitul informaional evideniaz drumuri informaionale de la natere pn la
distrugere sau arhivare.
Deosebirea fundamental dintre acestea este dat de lungimea, cantitatea de informaie
vehiculat i costul de transmitere.
Formarea fluxuliu informaional este dat de schema:

Mediul
extern Surse Echipame Utilizato
de nt de ri
Mediul informa calcul
intern

Lungimea circuitului informaional este determinat de o serie de factori printre care

mai importani sunt:

1. Scopul informaiei vehiculate

2. Poziia n structura organizatoric a centrelor emitori i receptori
3. Viteza de prelucrare a datelor
 4. Capacitatea canalelor de comunicaii

Cu ct lungimea canalelor de circulare a informaiei este mai mic, cu att fluxul de informaie
va fi mai operativ.

Fluxuri fizice

Aprovizionare Producie Distribuie

Furnizori

Clieni
Fluxuri informaionale

Procedurile informaionale cuprind elementele referitoare la modalitile de culegere,

nregistrare, transmitere i prelucrare a informaiei, operaiile de efectuare i succesiunea lor i se
precizeaz suporii informaionali, formulele i mijloacele de tratare a informaiilor.

Dac categoria de mijloace de tratare a informaiei caracterizeaz organizaiile n perioada

actual.

Manualele (stilou, creion, calculator de birou, main de dactilografiat) cu vitez redus de

tratare, cost sczut i posibilitatea apariiei numeroaselor greeli.

Automatizate (comuter) cu vitez de prelucrare mare, costuri ridicate, memorie intern puternic,
siguran, n calcule cu personalul de Specialitate (Operatori, analiti, programatori)

Caracteristicile sistemului informaional:

1. Ciclul de informare caracteristic a procesului informaional care corespunde tipului

parcurgerii etapelor de culegere, transmitere, prelucrare a datelor de decizie i de
transmitere a deciziilor n sistemul de execuie indiferent de scopul acestora (coordonare,
iniiativ). La rndul lui, ciclul de informare este compus din 2 timpi:
Timp de reacie caracteristic a sistemului de conducere. Este msurat din
momentul apariiei informaiei la nivelul acestuia i pn la clipa emiterii
deciziilor ctre sistemul de execuie.
Timp de rspuns reflect capacitatea de organizare a procesului de culegere,
transmitere i prelucrare a datelor primare i de transmitere a rezultatelor
prelucrrii ctre sistemul de conducere.
2. Vrsta informaiei mrimea ciclului de informaie determin una din cele mai
importante caracteristici ale ntregului proces informaional.
 Vrsta informaiei se calculeaz ca diferena calitativ ntre decizia necesar sistemului
de execuie n momentul n i decizia pe care recepioneaz n acelai moment n, dar
care a fost fundamentat e baza unor date care au reflectat situaia din momentul n-t, cnd
au fost culese informaii de starea din sistemul de execuie i care au impus luarea
deciziei respective.

Obiectivitatea i oportunitatea datelor prelucrate, ct i adaptabilitatea gradului de

prelucrare la nivel de competen a cadrului de conducere decident depind de modul n care
ogranizarea procesului informaional asigur o caliate corespunztoare a proceselor de
culegere i transmitere a datelor, ct i a procesului de prelucrare propriu-zis a acestora.

Datele generate de sistemul de execuie trebuie consemnate n aa fel nct s

ndeplineasc cumulativ urmtoarele cerine calitative:

1. Obiectivitatea aceasta permite cunoaterea real a strii efective a sistemului de

execuie, asigur coerena indicatorilor pe baza crora sistemul de conducere i va
formula deciziile.
2. Completitudinea datele primare trebuie s reflecte integral toate fenomenele i
procesele economice care au loc n cadrul sistemului de execuie.
3. Dinamica adecvat fenomenelor pe care le reflect dinamica proceselor de culegere i
transmitere a datelor trebuie s concorde cu dinamica proceselor economice. Frecvena
execuiei fazelor procesului informativ depinde de periodicitatea evenimentelor
economice.
4. Costuri minime costurile prilejuite de culegerea datelor din sistemul de execuie trebuie
s fie justificate din punct de vedere economic.

2.Funciile i clasificarea sistemului informaional.

Pentru procurarea, nregistrarea, prelucrarea i difuzarea informaiilor, firmele trebuie s-i
dezvolte un sistem informaional eficient, capabil s-i ndeplineasc cele trei funcii specifice.
Acestea sunt:
I. De documentare asigur nregistrarea i vehicularea informaiilor ce servesc
mbogirii cunotinelor.
II. Decizional asigur elementele informaionale necesare adoptrii deciziilor.
III. Operaional asigur operaionalizarea datelor i deciziilor ce faciliteaz asigurarea
suportului informaional necesar au de aciuni solicitate de aplicare a deciziilor.

Exist mai multe criterii de clasificare a sistemelor informaionale manageriale. Un prim criteriu
se refer Ia nivelul ierarhic la care sunt folosite informaiile, dup care ele se deosebesc n dou
grupe: a) sistemul informaional macroeconomic, care trateaz nivelul i tendinele de dezvoltare
a economiei naionale i a ramurilor sale; b) sistemul informaional microeconomic, care
reprezint un instrument la dispoziia managerului i ofer informaii asupra desfurrii
activitilor unittii economice.

Un alt criteriu de clasificare are n vedere structura i distinge: a) sistemul informaional intern
care servete funciei unui organ managerial; b) sistem informaional extern care trateaz procese
ce au loc n afara zonei unui anumit organ managerial.

Modul de organizare reprezint un alt criteriu de clasificare a sistemelor informaionale

manageriale. Din acest punct de vedere reinem: a) sistem informaional funcional, care
deservete complet o funcie (de aprovizionare, producie, desfacere, cercetare-dezvoltare,
financiar-contabil, de personal); b) sistem informaional integrat, care are n vedere conexarea
proceselor manageriale cu cele de informare, precum i mpletirea sistemului de prelucrare a
datelor cu utilizarea instalaiilor de control i management al produciei prin intermediul
calculatorului electronic.

Un ultim criteriu de clasificare se refer la mijloacele utilizate. Potrivit acestui criteriu deosebim
a) sistem informaional care folosete numai operatori umani pentru culegerea, prelucrarea i
transmiterea informaiilor; b) sistem informaional semiautomat, care utilizeaz operatori umani
i echipamente (mijloace automate); c) sistem informaional automat, care se bazeaz pe
folosirea numai a echipamentelor automate.

3. Diagnosticarea sistemului informaional

Analiza subsistemului informaional are n vedere faptul c rolul acestuia este de a asigura
nevoile interne de informare a firmei, iar calitatea acestuia depinde de nivelul de dezvoltare al
tehnologiilor de transmisie a informaiei.

Aceast analiz are scopul de a efectua un studiu asupra: activitilor i fluxurilor informaionale
existente; volumul de informaii prelucrate; ariei de cuprindere a sistemului informaional i a
dotrii acestuia cu tehnic de calcul. Acest studiu evideniaz punctele forte, limitele i
deficienele actualului sistem informaional care trebuie avute n vedere pentru perfecionarea
acestuia n viitor.

Un astfel de studiu presupune:

Analiza critic prin prisma principiilor de fundamentare a subsistemului informaional.

Conceperea i impementarea acestui subsistem este necesar s se fundamenteze pe un
 ansamblu de principii menite s asigure ndeplinirea cu maxim eficien a funciilor sale
specifice, fapt pentru care este necesar o evideniere a nerespectrii acestora.(tabelul 1)

Analiza critic prin prisma principiilor de fundamentare a subsistemului informaional.

Denumirea Cerina exprimat Posibile efecte ale

principiului nerespectrii principiului.

Subordonarea Elementele structurale i Nu se asigur raiunea

conceperii i funcionale ale subsistemului existenei subsistemului
funcionrii sistemului informaional trebuie stabilite informaional ca suport de
informaional cerinelor ulterior sdudierii strategiei, derulare eficient a
managementului firmei. politicilor i analizelor efectuate n proceselor de management.
comun de ctre managerii cu
angajaii responsabili cu
funcionarea acestui subsistem.

Obinerea maximului de Fondul de informaii primare Nu se asigur o baz de

informaii finale din existent la nivel de firm trebuie informare temeinic pentru
fondul de informaii s fie valorificat la maximum, n deciziile strategice i o
primare. vederea obinerii celor mai evaluare multilateral a
pertinente informaii finale. proceselor manageriale.

Asigurarea flexibilitii Subsistemul managerial trebuie s Nu se realizeaz o operare

informaionale fie suficient de flexibil pentru a rapid cu ajutorul
manageriale. permite modificarea echipamentelor electronice
caracteristicilor funcionale de calcul a modificrilor
conform necesitilor. caracteristicilor
informaional-manageriale.

Realizarea unitii Modalitile de culegere i Nu se asigur un mod unitar

metodologice a tratrii prelucrare a informaiilor trebuie de tratare i prelucrare a
informaiilor. s asigure compatibilitatea informaiilor.
informaiilor transmise ntre toate
componentele subsistemului
informaional.

Analiza modului n care au fost respectate cerinele de raionalizare a informaiilor,

respectiv dac acestea sunt sintetice i concise, precise i sigure,reale sau adaptate la
specificul personalului implicat.(tabelul 2)
Cerina de Semnificaia cerinei Exemple de informaii Posibelele efecte
raionalizare care nu o respect. ale nerespectrii
cerinei.

S fie sintetice i Informaiile trebuie n general informaia Provocarea sau

concise elaborate de persoane din documentele amplificareacrizei
autorizate n acest sens i primare completate sunt de timp a
care trebuie s posede dificil de prelucrat i managerilor,
cunotinele necesare de sintetizat datorit ndeosebi cei de
a surprinde cu prioritate neexploatrii unui nivel superior.
elementele eseniale de sistem informatic
noutate i sintetizate. adecvat.

S fie oportune Informaiile trebuie Unele informaii din Valorificarea

transmise i prelucrate drile de seam statistice informaiei
ntr-un interval de timp privind transmise nu mai
considerat optim pentru elaborarea,avizarea i are eficien
luarea deciziilor sau aprobarea documentelor scontat.
declanarea aciunii tehnico-economice nu
vizate. sunt prezentate n timp
optim Consiliului de
Administraie.

S fie precis i Surprinderea cu Transmiterea unor Diminuarea

sigure exacticitate a informaii prelucrate eficienei utilizrii
informaiilor eseniale ntr-o manier informaiilor i
prin utilizarea eficient a simplificat, ncrcarea
mijloacelor de tratare a nealgoritmizat i fr a nejustificat a
acestora. utiliza mijloace moderne circuitelor
de tratare a acestora. informaionale.

Analiza graficului de circulaie a documentelor, a coninutului acestora precum i a

celorlali supori informaionali care au rolul de a colecta informaiile care vor sta la baza
conceperii planurilor, a adoptrii deciziilor, a coordonrii i a controlului. n prezent,
analiza graficului de circulaie a documentelor evideniaz c cele mai ncrcate circuite
informaionale se regsesc ntre serviciul aprovizionare, transport, depozite, i biroul
contabilitate, respectiv ntre serviciul investiii i biroul financiar.
 Analiza componentei informatice a subsistemului informaional att din punct de vedere
al categoriei hardware, respectiv al computerelor i a dispozitivelor conexe, ct i din
punct de vedere al software adic setul de programe, documente, proceduri i rutine
asociate activitilor de operare.Dei majoritatea compartimentelor funcionale sunt
dotate cu tehnic electronic de calcul, din cauza lipsei unor componente soft adecvate i
a unor specialiti n domeniu care s creze programe informatice specifice, se evideniaz
faptul c suporii informatici de date sunt nc slab utilizai n multe compartimente i
pentru documentele netipizate s-ar putea crea o reea Intranet care s preia i funciile de
stocare i centralizare a datelor.

Din punct de vedere informaional, la nivel de firm sunt conturate principalele componente
de la date i informaii la mijloacele de tratare a informaiilor. Cu toate acestea, n
funcionarea acestui subsistem de management se nregistreaz nc destule deficiene, cele
mai importante fiind prezentate n situaia centralizatoare din tabelul 3.

Sinteza punctelor slabe ale subsistemului informaional analizat.

Puncte slabe Cauze care-au generat Implicaii

punctele slabe.

Informaiile legate de unele Informatizarea activitilor Informare nerelevant i

activiti considerate conexe legate de funciunea de greoaie a managerilor.
au un grad de prelucrare mai producie i marginalizarea
precar. celorlalte funciuni.

Dimensionarea Existena unei concentrri de Reducerea operativitii

necorespunztoare a informaii n anumite direcii subsistemului informaional
circuitelor i fluxurilor sau zone i apariia unor prin generarea unor
informaionale din punct de disproporionaliti ntre deficiene majore, cum ar fi
vedere al lungimii traseului, extremitile implicate, redundana sau
vitezei de deplasare a respectiv emitorul i suprancrcarea circuitelor
informaiilor i a receptorul. informaionale.
configuraiei.

Proceduri informaionale

Eterogenitatea suporilor Nedivizarea obiectivelor Informarea greoaie i uneri

informaionali pe care sunt derivate n obiective specifice tardiv a angajailor.
stocate datele i obiective individuale i o
slab comunicare ctre
 angajai a unor obiective
concrete ce le revin.

Utilizarea unor supori Absena preucuprilor Apariia unor

informaionali vechi, uzai sistematice de revizuire i neconcordane ntre
moral i fizic i nepreluarea corelare a tuturor generaiile de arhive
arhivelor de date pe supori componentelor subsistemului informaionale i a unor
informaionali moderni. informaional cu noile costuri mai ridicate cu
proceduri informaionale. utilizarea procedurilor
informaionale moderne.

Mijloace de tratare a informaiilor

Subutilizarea componentei Existena unor neconcordane Diminuarea eficienei

informatice prin pstrarea ntre pregtirea profesional i mijloacelor de tratare a
formei, coninutului iniial al experiena practic a informaiilor.
documentelor i al bazelor de angajailor care utilizeaz
date. echipamente informatice.

Accesul limitat la reeaua Lipsa unei concepii unitare Persistena unei eficiene
Internet i lipsa preucuprilor privind informatizarea actual sczute a subsistemului
de a implementa un astfel de i de perspectiv a firmei. informaional.
sistem.

n mod similar, analiza diagnostic a subsitemului informaional evideniaz i unele aspecte

pozitive ale organizrii acestuia care pot constitui un punct de plecare n procesul de
ameliorare a funcionrii acestui subsistem al sistemului de management.(tabelul 4)

Puncte forte Cauze care au generat Implicaii

punctele forte.

Date,informaii, circuite i fluxuri informaionale.

Construirea unui grafic al Preucuprile unui grup de Amplificarea substanial a

fluxurilor i evidenierea specialiti din cadrul firmei dimensiunii i vitezei
fluxurilor informaionale de a crea circuite i fluxuri fluxurilor informaionale.
paralele, inutile i neraionale informaionale electronice.
n vederea eliminrii lor.

Preucuparea acerb a Atenia deosebit acordat Asigurarea unor condiii de

specialitilor pentru exercitrii eficiente a funciei disciplin n untilizarea unor
protejarea bazelor de date de operaionale a subsistemului informaii sau documente
virui informaionali. informaional. informaionale externe.

Mijloace de tratare a informaiilor

Utilizarea mijloacelor Dotarea compartimentelor cu Creterea eficienei i

automatizate de tratare a calculatoare performante. importanei componentei
informaiilor n detrimentul informatice a subsistemului
celor mecanizate i /sau informaional.
manuale.

Diminuarea rezistenei Desfurarea unor cursuri de Implicarea angajailor n

angajailor la schimbrile specializare n domeniul procesul de ameliorare a
produse de implimentarea informatic i a unor ntlniri subsistemului informaional
perfecionrilor cu angajaii implicai n acest de management.
informaionale. domeniu pentru
contientizarea importanei
acestuia.